Upload
others
View
4
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Management de la documentation et de l’information
Documentation dans un projet
Introduction aux outils de gestion de la documentation
Sécurité des SI (Systèmes d’Information)
2ANF Assurance Produit 201518/11/2015
Maîtrise de la documentation ?
Définition des règles
Suivi
Amélioration continue
Du processus de management de l’information
3ANF Assurance Produit 201518/11/2015
Objectifs de la gestion documentaire ?
Enregistrer et stocker l’ensemble des données relatives à un projet donné (caractéristiques, activités, résultats,…)
Garantir aux acteurs la fiabilité, la qualité et la rapidité des renseignements diffusés
Favoriser l’accès de tous les acteurs à l’information (documentation à jour)
4ANF Assurance Produit 201518/11/2015
Management de l’information
Nécessité de déterminer le périmètreen fonction des besoins et/ouexigences de l’entité (unité ou projet).
Choix de la documentation
à gérer
5ANF Assurance Produit 201518/11/2015
Définitions◦ Document = Ensemble d’informations saisies sur
un support numérique ou papier
◦ Documentation = Ensemble de documents sur un sujet donné, qui est amené à vivre, à évoluer et à être diffusé
◦ Plusieurs catégories de documents
Documents de pilotage
Documents de support
Documents métier liés aux services et aux produits
6ANF Assurance Produit 201518/11/2015
•Décrit l'organisation scientifique et technique du projet
Doc de
haut
niveau
•Décrivent ce qui est plannifié en terme d'assurance
produit, de développement, de test,... PAP, Plans
•Décrivent la manière d’accomplir une
activité
Procédures, modes
opératoires,
guides
•Sont utilisés pour créer des
documents ou comme support
d’enregistrementModèles formulaires
•Donnent des preuves. Ils
peuvent être dans un format
papier ou numérique
Enregistrements, livrets
suiveurs
Organisation documentaire (liée à un projet)
7ANF Assurance Produit 201518/11/2015
La gestion de la documentation doit permettre de garantir :◦ l’exactitude et la fiabilité de l’information
◦ son accessibilité
◦ sa sécurité
◦ et la mise à disposition
Etapes de la gestion documentaire
Création - Identification
Mise à jour – Gestion des Versions
Vérification -Approbation
Diffusion – Classement –Mise à disposition
Archivage -destruction
8ANF Assurance Produit 201518/11/2015
Création du document◦ Utilisation d’un modèle Uniformité des
documents d’un projet
◦ Le modèle doit contenir toutes les informations nécessaires à la bonne gestion des documents
- le titre du documentla référence et la version du document- la date de la publication et l’historique des révisions- le nom de l’auteur et si nécessaire le nom du vérificateur et/ou de l’approbateur- une zone de signature- La liste des destinataires ou liste de diffusion- le nombre de pages- Le sommaire- La liste des acronymes, si besoin- La liste des documents applicables et de référence
A titre d’exemple :
9ANF Assurance Produit 201518/11/2015
Création du document◦ Le modèle doit être adapté à la criticité du
document et à son utilisation. ◦ Il doit permettre de gagner du temps dans la mise
en forme du document (certains contenus peuvent être pré-remplis).
Identification◦ De manière unique◦ Les documents projets sont identifiés par :
Une référence unique
Un numéro de Version/Edition
10ANF Assurance Produit 201518/11/2015
Identification◦ La référence ? Bloc (sigles séparés par un tiret)
+ un numéro chrono
Exemple :
PRO-XX-DD-000-LAB
Sigle du projet
Nom du sous-
système
Numéro Chrono
Type de document
Nom du laboratoire
« - »
- Bien réfléchir en amont au choix d’identification
- Numéro chrono unique gestion de l’identification centralisée
- Evolution dans projet Mise à jour de l’identification
- Référence doit apparaître sur toutes les pages (ex : cartouche)
11ANF Assurance Produit 201518/11/2015
Double référencement ?
- A éviter, toujours gérer avec un référencement unique et privilégier le référencement d’origine
- Si obligatoire Nécessité de la maintenir tout au long du cycle de vie du document
12ANF Assurance Produit 201518/11/2015
Vérification et approbation◦ Qui doit vérifier/approuver (nom+fonction) ?
◦ Formalisme Circuit de vérification/approbation avec signature (« workflow »)
Documents doivent inclure une zone pour les signatures et doivent faire apparaître le nom et la fonction des personnes responsables de l’approbation
◦ Un document non approuvé ne peut pas être mis en service
◦ Bonne pratique : Document non approuvé Estampillé « Draft » ou « Brouillon »
13ANF Assurance Produit 201518/11/2015
Classement◦ Permet de retrouver facilement les documents
Codification adaptée
Utilisation d’une méthode/outil adapté(e) = GED…
Exemple de classement projet :
Projet A
Organisation
Management
Planning
Finance
Moyens humains
Réunions
Qualité
Phase préliminaire
(définition)
Etude du design
Sous-système A
Sous-système B
14ANF Assurance Produit 201518/11/2015
Mise à disposition des documents et diffusion◦ Rapide et sécurisée
◦ Disponibles et accessibles via un outil informatique ou zone adéquate
◦ Gestion des droits d’accès
Maîtrise de la diffusionInformation de l’existence du document, de ses modalités
d’accès et de ces évolutions pour tous acteurs concernés
Utilisation d’une même version de document par tous les membres du projet
La connaissance de l’existence de l’information et du moyen d’y accéder
est à privilégier plutôt que la diffusion de l’information elle-même
15ANF Assurance Produit 201518/11/2015
Mise à disposition des documents◦ Il est important :
- d’inclure une liste de diffusion dans le document
- d’identifier les moyens de diffusion retenus (réseaux, messagerie, tirage papier, …)
- d’identifier les formats d’échange
16ANF Assurance Produit 201518/11/2015
Mises à jour et gestion des versions◦ Documentation = reflet de l’état du projet
Mise à jour en fonction de l’avancement du projet
◦ Suivi de ces mises à jour et la différentiation de deux versions = indice / date
Indice : version + édition
Exemple d’indice : V1.2- Changement de version : Evolution majeure- Changement d’édition : Evolution mineure
17ANF Assurance Produit 201518/11/2015
Mise à jour des documents◦ Tableau « historique des évolutions » ou
« Enregistrement des mises à jour » Pour chaque version, les principales modifications du document.
Evolution de la documentation projet
Mise à jour régulièrement
(Ex : Pour revues)
Gestion de configuration
(Ex : Gestion des modifications)
18ANF Assurance Produit 201518/11/2015
Archivage de la documentation◦ Selon la criticité des documents et les durées de
conservation souhaitées, une procédure de sauvegarde et d’archivage doit être définie (moyens de sauvegarde adaptés, durée de conservation, destruction,…)
◦ L’archivage inclut la conservation des documents obsolètes et l’identification de leur statut.
19ANF Assurance Produit 201518/11/2015
Pour aller plus loin…◦ NF EN 82045-1 (MARS 2002) « Gestion de documents »
◦ FD X 50-185 (Mars 2004) « Management de l’information »
Guide pratique de maîtrise et gestion de la documentation
-Groupe de travail Référents Qualité INSU-(A paraître Nov. 2015)
Après avoir défini les règles pour chaque étape du cyclede vie du document, l’entité (projet) doit rédiger uneprocédure de maitrise/gestion des documents afin demettre en œuvre ces règles.
20ANF Assurance Produit 201518/11/2015
•Décrit l'organisation scientifique et technique du projet
Doc
de haut
niveau
•Décrivent ce qui est plannifié en terme
d'assurance produit, de développement, de
test,... PAP, Plans
•Décrivent la manière d’accomplir une
activité
Procédures, modes
opératoires, guides
•Sont utilisés pour créer des
documents ou comme support
d’enregistrementModèles formulaires
•Donnent des preuves. Ils
peuvent être dans un format
papier ou numériqueEnregistrements, livrets suiveurs
21ANF Assurance Produit 201518/11/2015
Liste des documents Assurance Produit dans un projet (GNS2012)
22ANF Assurance Produit 201518/11/2015
Liste des documents Ingénierie dans un projet (GNS2012)
23ANF Assurance Produit 201518/11/2015
Liste des documents Management dans un projet (GNS2012)
24ANF Assurance Produit 201518/11/2015
Plan d’assurance produit (PAP)L’objectif du PAP est de décrire les activités que le fournisseur doit exécuter pour garantir la qualité du produit spatial vis-à-vis des objectifs de mission spécifiés et démontrer sa conformité aux exigences d’AP applicables.
Exemple de contenu :◦ Domaine d’application et contenu◦ Management de l’assurance produit (planification de l’assurance produit)◦ Mise en œuvre de l’assurance produit◦ Assurance qualité◦ Sûreté de fonctionnement◦ Sécurité◦ Composants EEE◦ Matériaux et procédés◦ Assurance produit des logiciels◦ Autres exigences d’AP◦ …
PAP, Plans
25ANF Assurance Produit 201518/11/2015
Plan de gestion de la documentation (Ex : IDMP) Il permet de décrire comment l’information va être gérée au sein du projet et d’inclure dans un document unique tous les éléments nécessaires à la mise en conformité entre les exigences client et l’implémentation du management de l’information et en adéquation avec l’organisation qui régit au sein du projet
Exemple de contenu : ◦ Introduction (objectif,…)◦ Documents de référence et applicables◦ Management (Organisation, Responsabilités, Directives, Sécurité)◦ Implémentation (Identification de l’information, Formats de
données, Acteurs et méthodes de diffusion, Système d’Information, Approbation par Signatures, Reporting du statut de l’information)
◦ Planning et ressources (Planning, Ressources)PAP, Plans
26ANF Assurance Produit 201518/11/2015
EIDP (End Item Date Package)
Exemples de contenu :◦ Domaine d’application et contenu◦ Certificat de conformité du produit◦ Liste de non conformités◦ Résumé et statut des Demandes de
Modification/Déviation◦ « Logbook » Produit◦ Documents de Définition du produit◦ Procédures pour utilisation, emballage, transport,
stockage, sécurité et propreté pour produit (après livraison)
◦ Copies de rapports de tests◦ … Procédures, modes
opératoires, guides
27ANF Assurance Produit 201518/11/2015
Documentation liée aux tests (exemples de contenu) : ◦ Test procédures◦ Test reports
Fiche d’anomalie/non-conformité (exemple de contenu) :◦ Numéro de la FA◦ Pièces jointes◦ Elément non conforme◦ Numéro de procédure de référence◦ Fournisseur◦ Description◦ Initiateur◦ CTA interne◦ Classification◦ Cause de l’anomalie◦ Actions correctives ou préventives◦ Signatures◦ Clôture
Modèles formulaires
Enregistrements, livrets suiveurs
28ANF Assurance Produit 201518/11/2015
0 A B C D E F Sujet du document Mnemo Formulaires Mnemo
Définir les dispositions garantissant que le produit remplira ses fonctions.
X X Plan assurance produit AP-1Fiche de
qualification technologique
FAP-1 (ex FI-3)
Définir les dispositions garantissant une bonne exécution des activités d'intégration
X X Plan AQI AP-2 / /
Définir les dispositions garantissant la tenue des exigences de performances vis-à-vis de contamination du produit par des particules et/ou des espèces chimiques au sol et en vol
X X Plan Propreté et Contrôle de la Contamination
AP-3 / /
Identifier les risques techniques en phase amont du projet X X X
Analyse Préliminaire de Risques Techniques AP-4
Analyse préliminaire de
risqueRecommandation
d'action
FAP-2 FAP-3
Recenser les composants EEE, les matériaux et les procédés utilisés dans la fabrication du produit
X X XListes des composants EEE,
des matériaux, procédés AP-5
Liste des composants EEE
Liste de matériauxListe des
composants mécaniques
Liste des procédés
FAP-4FAP-5FAP-6FAP-7
Prendre en compte les directives liées à la mise en oeuvre des substances chimiques dangereuses
X XInformations liées à la
réglementation (Rohs, REACH, …)
AP-6 Liste des matériaux dangereux
FAP-8
Etablir les règles pour obtenir un niveau suffisant de qualité des logiciels
X Qualité logiciel AP-7 / /
Identifier et traiter les défaillances potentielles du produit
X XAnalyse des Modes de
Défaillance, de leurs Effets et de leurs Criticités (AMDEC)
AP-8 Fiche AMDEC FAP-9
Justifier l'application des marges sur les composants EEE
X Analyse de derating AP-9 Fiche d'analyse de derating
FAP-10
Démontrer le bon fonctionnement du produit en conditions extrêmes
X Analyse pire cas AP-10 / /
Calculer les probalités de bon fonctionnement du produit
X X X Estimation de fiabilité et de disponibilité
AP-11 / /
Justifier la tenue du produit, de ses composantes, des matériaux, des composants 3E à l'environnement physique et opérationnel
X X Dossiers Justification Utilisation AP-12 / /
Identifier l'état du produit à sa livraison X Registre de Contrôle Individuel (RCI/EIDP)
AP-13 RCI
CR réunion d'acceptation
FAP-11 FAP-12
Identifier l'état du produit pendant sa durée de vie.Suivre les évolutions du produit (traçabilité des versions, anomalies)
X Livret Suiveur (LS) AP-14 LS FAP-13
Autoriser le démarrage des essais X Bilan technique (BT) AP-15 / /
Statuer sur la validité des essais réalisés X Commission de Revue des Essais CRE
AP-16 / /
Instruire et traiter les anomalies X Gestion des anomalies AP-17 Fiche d'anomalie FAP-14
DOCUMENTS DU GNS
ACTIVITES ASSURANCE PRODUIT
PHASES
Documents et
activités
Assurance Produit
(Relation avec
documentation du
GNS2012)
29ANF Assurance Produit 201518/11/2015
Implémentation d’un système de management de l’information/documentation dans un projet :◦ Création et Révision (Initiation, attribution d’une référence,
responsables concernés engagés) Document « En préparation »
◦ Revue du document (responsables concernés engagés,) Document « en cours de révision »
◦ Approbation et diffusion (si modification après validation/diffusion : nouvelle version/édition) « Released »
◦ Livraison (prendre en compte le degré de confidentialité, livraison en « package »
◦ Stockage Statut du document idem (reproductibilité et intégrité de l’information assurées)
◦ Archivage (garantie d’accès et préservation du document)
En conformance
avec le plan de gestion de
documentation/ configuration projet associé
30ANF Assurance Produit 201518/11/2015
Implémentation d’un système de management de l’information/documentation dans un projet (ECSS‐M‐ST‐40C Rev. 1_2009) :
31ANF Assurance Produit 201518/11/2015
Chaque acteur doit s’assurer que le processus de management de l’information et du système d’information est en accordance avec les besoins du projet.
Le système d’information doit permettre de maîtriser la création, la revue, la livraison, le stockage et l’archivage des donnéesd’information.
L’information et la documentation du projet doit être accessible à tous les membres autorisés.
Le système d’information se conformer aux exigences en matièrede “reporting” (revues, liste de documents à jour,…).
Un management électronique de l’information/documentation associé à un projet est fortement préconisé.
32ANF Assurance Produit 201518/11/2015
Objectif :◦ Mettre en place et formaliser des méthodes nécessaires et
suffisantes pour maitriser les informations utiles pour le projet
Enjeux :◦ Accessibilité, fiabilité, limitation des risques, pérennité,
sécurité, traçabilité, exhaustivité, travail collaboratif, partage, mutualisation, capitalisation, communication
Résultats constatés :◦ Gain en temps dans la recherche d'information ou de
documents internes◦ Gain en efficacité et sans créer de fonction dédiée◦ Gain en efficience◦ Diminution des volumétries papier◦ …
33ANF Assurance Produit 201518/11/2015
Définition en amont :◦ Du périmètre
◦ Des utilisateurs concernés
◦ Des règles de gestion à appliquer
◦ De la configuration requise
◦ De la méthode/Outil adéquate Exemple : GED En fonction des besoins
Des ressources et des contraintes
Formalisation du besoin Elaboration du
cahier des charges
Test et mise en œuvre
Accompagnement des utilisateurs 34ANF Assurance Produit 201518/11/2015
Gestion
Organisation
Diffusion
Partage
Pérennité
Archivage
Informations
35ANF Assurance Produit 201518/11/2015
La GED (Gestion Electronique de la Documentation)
Plateforme collaborative
Moteur de notifications Gestion des droits
Moteur de rechercheRéférentiel d’utilisateurs
Moteur de surveillance
Partage des fichiers
36ANF Assurance Produit 201518/11/2015
Mise en place d’un outil de GED (Gestion Electronique de la Documentation)
◦ Trouver l’outil adéquate
◦ Définir en amont avec le chef de projet l’arborescence documentaire adéquate et des fonctionnalités nécessaires à activer en fonction des besoins
◦ Possibilité de gérer le cycle de vie d’un document
◦ Sensibiliser, former et accompagner le personnel sur l’outil
37ANF Assurance Produit 201518/11/2015
La GED (Gestion Electronique de la Documentation)
o Des utilisateurs :
o Des administrateurs de l’outil :
o Des administrateurs système :
38ANF Assurance Produit 201518/11/2015
Gestion en « workflow » :◦ Gestion du cycle de vie d’un document
Contrôle, maîtrise et enregistrement
Chaque collaborateur, à une étape donnée, est associée une action prédéfinie :
- produire,
- vérifier,
- valider,
- diffuser,
- archiver.
Traitement de l’information simplifié
et accéléré
39ANF Assurance Produit 201518/11/2015
Objectif : Répondre à des besoins précis grâce à un outil. Mener une réflexion concertée en suivant une méthodologie
rigoureuse.
Ne pas oublier :
qu’il est nécessaire de clairement définir : les rôles des différents acteurs du projet, de la stratégie à
l’opérationnel. de planifier en amont de phase la mise en place des moyens financiers et humains.
qu’il est primordial de communiquer et d’accompagner les utilisateurs dans la prise en main du nouvel outil et dans les nouvelles pratiques associées.
Guide d’aide à la rédaction d’un cahier des charges fonctionnelles pour un outil de GED (A paraître Nov. 2015) - Groupe de travail Référents Qualité INSU]
40ANF Assurance Produit 201518/11/2015
Maîtrise du Système d’Information
◦ Protéger le patrimoine scientifique, disposer de ressources numériques fiables
faire connaître à tous le contexte réglementaire et légal
comprendre les menaces, la facilité d'exploitation des vulnérabilités, les impacts possibles
savoir réagir en cas d'incident de sécurité pour minimiser les impacts
pouvoir s'engager auprès de partenaires scientifiques ou industriels
◦ Cerner les enjeux vitaux pour l'unité afin de décider des mesures de protection nécessaires
◦ Impliquer tous les acteurs du SI
41ANF Assurance Produit 201518/11/2015
Maîtrise du SI◦ Minimiser les risques de survenance d’un incident de
sécurité
ou, quand l’incident ne peut être évité,
◦ Minimiser ses conséquences grâce à la préparation de plans de secours qui permettent de poursuivre malgré tout, les missions essentielles.
Disponibilité
Intégrité
Confidentialité
42ANF Assurance Produit 201518/11/2015
43ANF Assurance Produit 201518/11/2015
Signature électronique
Principes de la signature électronique :◦ L’utilisateur possède une clé publique et une clé privée.◦ La clé publique est liée à l’utilisateur par un certificate spécifique
(X.509).◦ Le certificate est délivré par une autorité de certification qui
authentifie l’utilisateur et vérifie que le procédé de livraison du certificate est respecté
◦ L’utlisateur signe le document avec sa proper clé privée en utilisant un outil de signature dédié (algorithme spécifique)
Le document contient alors la (ou les) signature(s) et l’information lui permettant de :◦ Vérifier chaque signature et d’identifier son auteur/date/fonction à
l’aide du certificat associé
ECSS‐M‐ST‐40C Rev. 1_2009
44ANF Assurance Produit 201518/11/2015
Des questions ?
45ANF Assurance Produit 201518/11/2015 [email protected]