CÔNG TÁC KỸ SƯ - WordPress.com · CÔNG TÁC KỸ SƯ XÂY DỰNG 3. SOẠN THẢO EMAIL Nội dung trong thư cần được trình bày rõ ràng, mạch lạc. • Nên chia

CÔNG TÁC KỸ SƯ NGÀNH KỸ THUẬT XÂY DỰNG

T S . T R Ầ N T U Ấ N N A M ( t t . n a m @ h u t e c h . e d u . vn )

CHUYÊN ĐỀ 02 (THỜI LƯỢNG: 03 TIẾT)

o SOẠN THẢO EMAIL

o QUẢN LÝ HỘP THƯ

CÔNG TÁC KỸ SƯ XÂY DỰNG 2

CÔNG TÁC KỸ SƯ XÂY DỰNG

1. TẠO TÀI KHOẢN EMAIL & CÀI ĐẶT

• Email dùng để trao đổi trong công việc.

• Nên đặt tên nghiêm túc, tránh dùng nickname nhí nhảnh.

• Một số cách đặt tên tài khoản email:

• [email protected]



• Vào mục Cài đặt (Settings):

• Khai báo tên người gửi, chú ý viết hoa.

• Khai báo chữ ký (thông tin họ tên, địa chỉ liên lạc).

• Dùng tính năng trả lời tự động (nếu cần thiết).

3

mailto:[email protected]

















4



5



6


2. QUẢN LÝ HỘP MAIL

• Tạo nhãn (label) để phân loại email.

• Kéo chuột các email cùng chủ đề vào trong nhãn (label) phù

hợp để tiện theo dõi và quản lý.

• Đặt tên, dùng màu sắc để phân biệt giữa các nhãn.

7



8



9


3. SOẠN THẢO EMAIL

Tiêu đề email (subject) là thứ hiển thị đầu tiên ngay trong hộp

thư của người nhận.

• Tiêu đề có 2 nhiệm vụ: tạo sự chú ý đối với người đọc và tóm

tắt nội dung của toàn bộ email.

• Nó có khả năng quyết định người nhận có muốn mở thư ra

đọc hay không, và sơ bộ đoán biết người gửi là ai.

• Cách đặt tiêu đề: dùng dấu [ngoặc vuông] để định vị đối

tượng người gửi, rồi tiếp theo đó là nội dung tóm tắt email.

Ví dụ:

[18DXDB1-Trần Văn A] Xin phép vắng học

10



Lời chào đầu thư là thể hiện thái độ chuyên nghiệp và tôn trọng

của người gửi đối với người nhận. Tùy thuộc vào tuổi tác, vai vế

và đặc điểm cụ thể của người nhận để lựa chọn cách xưng hô.

Ví dụ:

Kính chào Ông/Bà,

Kính gửi Thầy ………

Chào Anh/Chị,

Chào ……… (ghi tên người nhận)

11



Nội dung trong thư cần được trình bày rõ ràng, mạch lạc.

• Nên chia thành các đoạn nhỏ để người đọc dễ theo dõi.

• Mỗi đoạn nên cách dòng.

• Hạn chế dùng quá nhiều dấu cảm thán (!) trong email.

• Những nội dung quan trọng (ví dụ như ngày tháng, địa điểm,

thông tin gấp…) có thể tô vàng, hoặc dùng màu chữ nổi bật.

• Cuối thư, nên có lời chào.

Ví dụ:

Trân trọng cảm ơn. Trân trọng.

Kính thư. Thân.

12



Lưu ý

• Không viết toàn bộ bằng chữ in hoa.

• Tránh dùng chữ to chữ nhỏ, in đậm, in nghiêng tùy tiện.

• Đầu dòng, đầu câu luôn viết hoa ký tự đầu tiên.

• Hai chữ nối tiếp nhau chỉ cách nhau một khoảng trống.

• Tất cả các dấu câu đều đặt sát vào chữ trước, sau đó cách

một khoảng trống, rồi mới đến chữ kế tiếp.

• Dấu (ngoặc đơn), “ngoặc kép” đặt sát vào ký tự ngay trước và

sau chúng.

13



Phải viết hoa tên riêng, tên địa danh, tên các công ty, tổ chức,

hiệp hội... theo quy tắc viết hoa chữ cái đầu của mỗi danh từ

trong cụm từ. Các chức danh “phó” thì viết hoa cả chữ “phó” và

chức danh chính.

Ví dụ:

• Đại học Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh

• Bộ Giáo dục và Đào tạo

• Trưởng phòng Tổ chức – Nhân sự

• Phó Giám đốc Công ty Tư vấn Thiết kế Xây dựng

• Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Quận Bình Thạnh

14



15



16



Cách ghi địa chỉ (khi có nhiều người nhận):

• To: người nhận trực tiếp.

• Cc: để báo cáo những người có liên quan, tuy không trực tiếp

nhận email nhưng cần nắm được nội dung và thông tin về

cuộc trao đổi (ví dụ: lãnh đạo, trưởng phòng…).

• Bcc: khi gửi một nội dung mail giống nhau cho nhiều đối

tượng người nhận khác nhau, nhưng cần bảo vệ quyền riêng

tư, không để lộ diện địa chỉ mail của mỗi người.

17



18

HẸN GẶP BUỔI HỌC TIẾP THEO

CÔNG TÁC KỸ SƯ XÂY DỰNG 19

Documents

CÔNG TÁC KỸ SƯ - WordPress.com · CÔNG TÁC KỸ SƯ XÂY DỰNG 3. SOẠN THẢO EMAIL Nội dung trong thư cần được trình bày rõ ràng, mạch lạc. • Nên chia