Los futuros Regentes de Farmacia han ingresado a laborar en la IPS del Municipio de Ayapel Córdoba de tercer y cuarto nivel de atención y complejidad Hospitalaria llamado “Hospital Regional San Jerónimo de Ayapel”, en donde hay fuga de insumos quirúrgicos y medicamentos, una facturación inadecuada y muchas no conformidades con la política de seguridad del paciente además de otros inconvenientes como entrega inoportuna de medicamentos, inadecuado sistema de inventarios y faltantes, e inadecuado sistema de farmacovigilancia. 

En cuanto al proceso de almacenamiento se está viendo afectado porque debido al crecimiento del establecimiento ha habido necesidad de ubicar los insumos en diferentes lugares generando problemas de ubicación y de malos despachos en el momento de la dispensación ya sea porque se entrega un medicamento por otro o porque se niegan los medicamentos. Para el procedimiento de recepción el Regente de Farmacia tiene asignado al auxiliar de farmacia pero ha encontrado que durante el último mes el auxiliar no ha elaborado el acta de recepción, por lo que se vio en la necesidad de llamarle la atención. 

El principal problema de la IPS de Ayapel Córdoba es que no dispone de un sistema de control de movimientos y existencias de los diferentes medicamentos e insumos quirúrgicos. Los medicamentos y dispositivos médicos almacenados requieren un control frecuente de existencias, con el objeto primordial de comparar existencias físicas contra el movimiento (entradas y salidas), lo que permite determinar la eficiencia en el manejo de los mismos, así como también alimentar el sistema de información que va a permitir tomar decisiones administrativas en cuanto a la programación de necesidades, compras, rotación de inventarios, devolución a proveedores, elaborar presupuesto, identificar deterioros, vencimientos, hurto, averías. Permite establecer previsiones de consumo, estudiando los plazos de entrega del proveedor, realización de inventarios periódicos, utilizando una aplicación informática de gestión que realice análisis de consumos por grupo terapéutico, especialidad, servicio, paciente etc.

El sistema de control de inventarios consiste en el control de las existencias y la comparación con las necesidades presentes y futuras, además de permitir evaluar las condiciones de almacenamiento, garantizar la calidad, la conservación y el cuidado de los medicamentos e insumos quirúrgicos durante su permanencia en la farmacia o bodega conservando las condiciones de eficacia y seguridad hasta el momento de ser entregado al usuario final. “Una Farmacia además del control natural de inventarios requiere el establecimiento de políticas y procedimientos que permitan a la empresa cumplir con los requerimientos gubernamentales del manejo de dicho inventario, a su vez que permita que el activo de mayor relevancia en el negocio le suministre el mayor rendimiento”.1

Procedimiento Sugerido para una gestión de Stocks en la Farmacia Del “Hospital Regional San Jerónimo de Ayapel”

Calcular el Consumo Promedio Mensual (CPM) Para obtener este dato se debe establecer los movimientos de salida del Inventario de cada insumo durante los últimos tres meses como mínimo, datos que se obtienen directamente del Kardex y/o el sistema de Información, el cual debe ser actualizado constantemente. Para calcular el consumo

1 Control de Inventario. http://www.nuestrafarmacialarevista.com/farmacia/desarrollo-de-negocio/41-control-de-inventario.html

promedio mensual se suman el total de salidas de los insumos durante el periodo analizado y se divide por el número de meses que conforman dicho periodo.

EJEMPLO: Calcular CPM de Amoxicilina durante el periodo Enero - Marzo

PROMEDIO - ENERO =78 Tabletas

PROMEDIO FEBRERO=80 Tabletas

PROMEDIO MARZO =94Tabletas

3(MESES) TOTAL 252 Tabletas/ 3 MESES

PROMEDIO PERIODO=84

Es necesario calcular el Stock o Nivel Máximo Existencias (NME) (Cantidad máxima a pedir)

Vamos a considerar que la Farmacia de Ayapel quiere estar abastecida de Amoxicilina por 3 meses (90 días) y su pedido demora 20 días para llegar.

Buscamos el tiempo de Reposición (TR): suma: 90 + 20 = 110días (TR)

Debemos calcular el Promedio de Consumo Mensual (CPM); Para el ejemplo es 84Tabletas/ 30 días = 2,8 = 3 Tabletas.(día)

Ahora multiplicamos CPM (3 tabletas) x 110 días(TR) = 330 Tabletas es la cantidad que como máximo la Farmacia de Ayapel deberá estar abastecida por 3 meses de Amoxicilina.

El Stock Máximo que en este caso serìan las 330 tabletas nos ayuda para saber la cantidad que se debe pedir: Stock Máximo - Existencias= Es la cantidad a pedir para completar el stock máximo.

También es importante conocer el Stock o Nivel Mínimo Existencia que es la cantidad mínima a tener. Si a la Farmacia de Ayapel se le demora 20 días (TR) en llegar el medicamento desde que hace el pedido. -Si se consumen como promedio 3 Tabletas (CPV) en un día. x 20 dìas (TR) = 60 Tabletas es el NME . Se sugiere no esperar a llegar al Nivel mínimo de Existencia para realizar el pedido.

Para mejorar los procesos de almacenamiento y control de movimientos sugiero El ABC del sistema de control de inventario que es también un sistema de control que funciona de manera efectiva. Aquí, en este método, los elementos se clasifican por separado en grupos (en este caso sugiero por clases de medicamentos y presentación de los mismos) para controlar y mantener una estructura organizada y agilizar los procesos de despacho.

Revisar los costos de las órdenes (como las cantidades a transportar y tiempos de llegada) y de las existencias almacenadas (pueden ser el costo me mantenerlas en una bodega, o la energía necesaria para mantener en las condiciones adecuadas.

2. Establecer las diferencias en los grados de complejidad de los servicios farmacéuticos de acuerdo a lo establecido en la resolución 1403 del 2007 y de las Instituciones prestadoras de Salud de acuerdo a lo establecido en la resolución 1441 del 2013. 

CONCEPTOSERVICIOS DE BAJA COMPLEJIDAD

SERVICIOS DE MEDIA Y ALTA COMPLEJIDAD

SERVICIOS FARMACEUTICOS

El servicio farmacéutico contará con una estructura que permita el cumplimiento efectivo de sus objetivos, desarrollando los criterios de responsabilidad por los resultados de los procesos y colaboración entre sus miembros. Todo servicio farmacéutico deberá cumplir, como mínimo, con los siguientes requisitos: a) Disponer de una infraestructura física de acuerdo con su grado de complejidad, número de actividades y/o procesos que se realicen y personas que laboren.b) Contar con una dotación, constituida por equipos, instrumentos, bibliografía y materiales necesarios para el cumplimiento de los objetivos de las actividades y/o procesos que se realizan en cada una de sus áreas.c) Disponer de un recurso humano idóneo y suficiente para el cumplimiento de las actividades y/o procesos que realice.En las políticas y programas de mejoramiento continuo se incluirán mecanismos que promuevan y fomenten la continua actualización, capacitación

Realizará básicamente los procesos siguientes: a) Selección de medicamentos y dispositivos médicos.b) Adquisición de medicamentos y dispositivos médicos.c) Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos.d) Distribución de medicamentos y dispositivos médicos.e) Dispensación de medicamentos.f) Participación en grupos interdisciplinarios.g) Información y educación al paciente y la comunidad sobre el uso adecuado de medicamentos y dispositivos médicos.h) Destrucción o desnaturalización de medicamentos.

Además de las actividades y/o procesos del servicio farmacéutico de baja complejidad, realizará los procesos siguientes:a) Atención farmacéutica.b) Preparaciones magistrales.c) Mezclas de nutrición parenteral.d) Mezclas y/o adecuación y ajuste de concentraciones de medicamentos oncológicos.e) Adecuación y ajuste de concentraciones para cumplir con las dosis prescritas.f) Reempaque y/o reenvase de medicamentos dentro del Sistema de Distribución de Medicamentos en Dosis Unitaria, para pacientes hospitalizados y/o ambulatorios en casos especiales.g) Preparaciones extemporáneas.h) Control, dispensación y distribución de radiofármacos.i) Investigación clínica.j) Realización o participación en estudios sobre farmacoepidemiología, uso de antibióticos, farmacia clínica y cualquier tema relacionado de interés para el paciente, el servicio farmacéutico, las autoridades del sector y la comunidad.

ESTABLECIMIENTO FARMACEUTICO

Se considera establecimiento farmacéutico a todo establecimiento dedicado a la producción, almacenamiento, distribución, comercialización, dispensación, control o aseguramiento de la calidad de los medicamentos, dispositivos médicos o de las materias primas necesarias para su elaboración y demás productos autorizados por ley para la comercialización en dicho establecimiento. En ningún caso, se podrán vender al por mayor y al detal medicamentos en graneros, tiendas,

1. Farmacias-Droguerías. La dirección estará a cargo exclusivamente del Químico Farmacéutico. Estos establecimientos se someterán a los procesos de:a) Recepción y almacenamiento;b) Dispensación;c) Preparaciones magistrales.2. Droguerías. La dirección estará a cargo del Químico Farmacéutico, Tecnólogo en Regencia de Farmacia, Director de Droguería, Farmacéutico

4. Depósitos de drogas donde se realice el proceso especial de reenvase. La dirección estará a cargo exclusivamente del Químico Farmacéutico. Estos establecimientos se someterán a los procesos de: Reenvase de medicamentos dentro del Sistema de Distribución de Medicamentos en Dosis Unitaria

carnicerías, cantinas o sitios donde se comercialicen productos que no tengan relación con la farmacoterapia, con excepción de los almacenes de cadena o de grandes superficies por departamentos según el artículo 1° del Decreto 3050 de 2005 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya. Se consideran establecimientos farmacéuticos mayoristas: los Laboratorios Farmacéuticos, las Agencias de Especialidades Farmacéuticas y Depósitos de Drogas, y establecimientos farmacéuticos minoristas: Las Farmacias-Droguerías y las Droguerías.

Licenciado, o el Expendedor de Drogas. Estos establecimientos se someterán a los procesos de:a) Recepción y almacenamiento;b) Dispensación. 3. Agencias de Especialidades Farmacéuticas. La dirección estará a cargo del Químico Farmacéutico o del Tecnólogo en Regencia de Farmacia. Estos establecimientos se someterán al proceso de recepción y almacenamiento. 4. Depósitos de drogas donde no se realice el proceso especial de reenvase. La dirección estará a cargo del Químico Farmacéutico o del Tecnólogo en Regencia de Farmacia. Estos establecimientos se someterán al proceso de recepción y almacenamiento.

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