Complejidad de Proyectos

PMI Capítulo Perú

CONGRESO NACIONAL DESCENTRALIZADO DE GERENCIA DE PROYECTOS PMI LIMAPERU 2008

CONGRESO NACIONAL DESCENTRALIZADO DE GERENCIA CONGRESO NACIONAL DESCENTRALIZADO DE GERENCIA DE PROYECTOS PMI LIMA DE PROYECTOS PMI LIMA PERU 2008 PERU 2008

Simplificando la Complejidad de los Proyectos

Victor Anyosa, PMP, PHD Study in Strategy, Program and Portfolio Management

PMI Lima Peru Chapter Presidente

Gerente General PM&B Consulting (www.pmbcg.com)

Agenda

PMI Capítulo Perú

1. Entorno de la Complejidad de los Proyectos 2. Factores que influencian en la Complejidad de los Proyectos 3. Evaluación de la Complejidad 4. Simplificadores de la Complejidad de los Proyectos 5. Conclusiones

Entorno de la Complejidad de los Proyectos

Project Management

Product Or

Unique Service

La Complejidad del Proyecto es definida por la interaccion de muchos elementos diferentes para lograr un producto o servicio unico. .

Elementos : Clientes, Equipos del proyecto, Stakeholders, Contratistas, Proveedores, Maquinarias, Tecnologia, Mercado, otros.

Entorno de la Complejidad de los Proyectos

Elephant

Hoy nosotros necesitamos mas que solo comer al elefante en pedacitos para manejar la complejidad.

Factores que influencian en la Complejidad de los Proyectos

• Nivel de Sponsorship • Complejidad del negocio (muchos productos y servicios) • Entorno del proyecto cambiante y de mucha incertidumbre • Dificultad para determinar los beneficios del proyecto • Integración de disciplinas o especialidades del proyecto

1. Integracion

• Alcance amplio con muchas áreas de trabajo, módulos, elementos, etc. • Dificultad para definir los requerimientos del proyecto • Muchos subsistemas de diversas especialidades como, trabajo civil, mecánico, eléctrico, instrumentación, seguridad, medio ambiente, la comunidad, entre otros. • Nivel de cambios de requerimientos durante el desarrollo del proyecto

2. Alcance


• El cronograma del proyecto involucra paquetes de trabajo de diversas especialidades y/o tipos de trabajo con diferentes rendimientos. • Dependencia relevantes con otros proyectos que pueden impactar la ruta crítica de algún contrato principal o del proyecto. • Los entregables del proyecto son bastantes dependientes unos de otros que hacen que la ruta critica pueda cambiar ante mínimos retrasos • Dificultad de obtener estimados de duración • Se dispone de un menor tiempo al necesario para hacer el proyecto

3. Tiempo


• Dificultad de obtener estimados de Costo. Se dispone de pocos o ningunos estimados históricos que sirvan de referencia. • La volatilidad de los costos es amplia en términos de escasez, inflación, depreciación de la moneda, entre otros. • El proyecto será financiado principalmente por varias entidades financieras y/o organismos internacionales. • Existe Dificultad para planificar el flujo de caja del proyecto y cumplirlo.

4. Costo


• Los requerimientos de QA/QC sobre el producto del proyecto y los entregables del mismo son exigentes?. El proyecto requiere la implementación de métricas de QA/QC con niveles de tolerancia exigentes y de control recurrente. • Requiere la preparación de ambientes de pruebas especiales con equipamiento especial y/o simulación de condiciones especiales de testing

5. Calidad


• Alto número de participantes claves y multidisciplinarios . • Recursos claves del proyecto en forma compartida con otros proyectos. • Nivel de Motivación y Compromiso con el éxito del proyecto • Personal con competencias técnicas especializadas • Dificultad de reclutar recursos del proyecto.

6. RRHH


• Alto Nro. de Stakeholders • Ambiente de trabajo muy interactivo, de mucha dependencia entre recursos, que requerirá de una muy buena comunicación entre ellos . • Participación de recursos claves que se encuentran en diferentes países con marcadas diferencias horarias, diferencias culturales y de idiomas. • Influencia y poder de parte de stakeholders internos y externos del proyecto (políticos, comunidades, ongs, alcaldías, etc) • Dificultad en la toma de decisiones a lo largo del proyecto por dificultad para lograr consenso o por diferencia de expectativas de los stakeholders.

7. Comunica ciones


• Riesgo del entorno del proyecto fomenta la aparición de riesgos inesperados. • Riesgos asociados a nueva tecnología y complejidad del alcance del proyecto. • Riesgo del Cliente y/o Usuarios (Falta de experiencia, Pobre definición de requerimientos, cambios continuos, etc.) • Riesgos de procura (Contratista/Proveedor/Condiciones de mercado, otros) • Riesgos de rr.hh.: fuga de personal, falta de experiencia, desmotivación, otros. • Riesgos de seguridad, medio ambiente y relaciones comunitarias (trabajo de alto riesgo, peligro de impacto al medio ambiente, licencia social). • Riesgos de impacto al portafolio de proyectos de la organización

8. Riesgos


• Gran número de contratos y/o adquisiciones. • Escasez de contratistas con experiencia (técnica y gestión) y solidez empresarial. • Dependencia en procura de materiales de poca oferta y de países extranjeros. • Alto % del presupuesto involucrado en la procura. • Contratos complejos que fomenta la aparición de reclamos continuos.

9. Procura

Evaluación de la Complejidad

Seguridad

Medio Ambiente

Rel.Commu.

Proyectos de Construccion




Evaluación de la Complejidad

Evaluacion de la Complejidad

Seguridad

Medio Ambiente

Rel.Commu.

Proyectos de Construccion

Project Complexity – Simplify it ! An example of the simplifiers

Sub Projects with PMs responsible



Supuestos


Project

Sub Projects with PMs responsible

(solo proyectos de gran envergadura)


Salud del Proyecto

Criterios

Métricas de Control

Salud Verde

Salud Amarillo

Salud Rojo

Tiempo Desviación <= 5%

Desviación <=10%

Desviación >10%

Costo Desviación <= 5%

Desviación <=10%

Desviación >10%

Otros (Negocios Ej. Saldo Pasivos) <=2% <=5% > 5%


Proy1

Proy2

Proy3

Proy4

Proy5

Proy6

Proy7

Proy8

PMO


Proyecto

WBS

RAM Sponso

r

Project Manager

Tecnología Procesos Implementación Capacitación Migración

Comité Directivo



Análisis y Diseño Constr ucción

Análisis y Diseño

Constr ucción

Con ejecución rápida (Fast Tracking)


Métricas

1. Condiciones geométricas del pozo

Trayectoria del pozo con baja severidad de curvatura

De 1 a 4 grados / 30 m. verde

Mayor a 5 grados / 30 m. rojo

2. Condiciones mecánicas del pozo

Pruebas de presión

De 1000 y 1500 psi verde

Menor a 1000 psi rojo


QA / QC


Revisión de pares


Director Ejecutivo

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Personal

Personal

Personal

Gerente Funcional

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Director Ejecutivo

Director del Proyecto


Personal

Per sonal

Per sonal


Personal

Per sonal

Per sonal

Per sonal

Per sonal

Per sonal




Sponso r

Project Manager

Tecnología Procesos Implementación Capacitación Migración

Comité Directivo


Director de Proyecto

Líder Equipo A

Sub Equipo

Sub Equipo

Sub Equipo

Sponsor del

proyecto

Líder Equipo B

Sub Equipo

Sub Equipo

Sub Equipo

Gobierno

Región

Grupo de Ecologistas

Gobierno Regionales

Alcaldías


50% confianza

90% confianza 10%

confianza

5 2

10

• Simplificar la complejidad no es solo dividir el elefante en pedacitos, involucra un análisis más completo de todas las áreas de complejidad del proyecto, calcular el nivel de complejidad y luego simplificar la complejidad del mismo.

• La simplificación de la complejidad principalmente se logra creando una sistemática de planificación y control del proyecto con niveles de responsabilidad por área de trabajo y toma de decisiones efectiva (Disciplina).

• Conocer los simplificadores de la complejidad por área de conocimiento refuerza aun más la necesidad por planificarlo mejor para llevarlo a niveles de gestión controlada (Planifique mas).

Conclusiones

• Todos los proyectos tienen diversa complejidad y difícilmente un proyecto es complejo en todas las áreas de conocimiento (conozca al proyecto amigo! ).

• Implementar un sistema de medición de la complejidad no solo permite identificar las áreas donde se puede trabajar para simplificarla sino también elegir al personal más idóneo para asignar el liderazgo del proyecto, de esta manera se asegura una línea de carrera para el personal de la organización (exper iencia).

• Mientras más complejo sea el proyecto, más serán las habilidades que vamos a requerir, y más abiertos tenemos que ser para manejar la integración de la diversidad (disciplinas, recursos, etc.) que están bajo nuestra responsabilidad

Conclusiones

No se asuste de la Complejidad !

Sonriale ! y Simplifiquela !

• Para lidiar con la complejidad hay que innovar y buscar opor tunidades constantemente!

Conclusiones

A new approach to diagnosing and managing projects, PMWorldToday, July 2007 (Vol IX, issue 7). Author : Kathleen B. Hass, PMP.

Project complexity indicators http://www.wm.edu/it/pmo/Project%20Complexity%20Indicators.doc

Project complexity factors, Tom Welch, PMP, CPC, MBA. http://www.allpm.com/allpmtemplates/CK_Comp.PDF

Project complexity: A brief exposure to difficult situations PrezSez 102007, Dr Lew Ireland. http://www.asapm.org/asapmag/articles/PrezSez1007.pdf

Referencias

Contact Information

PMI Capítulo Perú

• Project Management & Business Consulting S.A.C

• Cell: (054) 9 59 65 14 27

• Email: [email protected]

• Session #

Documents

Complejidad de Proyectos