Ottobre 2015

Comprendere al meglio il valore delle sale riunioni Ottimizzazione degli spazi sottoutilizzati

Studio sponsorizzato da…

Questo documento è stato tradotto dall'inglese all'italiano da SDL. Anche se la traduzione è stata condotta con l'approvazione di Wainhouse Research, Wainhouse Research non ha verificato e non può garantire la sua accuratezza.

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Introduzione Da più di 15 anni, Wainhouse Research (WR) fornisce servizi di consulenza strategica ad aziende di ogni dimensione in tutto il mondo. In molti casi, i progetti hanno anche previsto una valutazione dettagliata degli ambienti dedicati alle riunioni dei clienti.

Anche se ogni progetto ha ambiti e obiettivi finali diversi, presso molti dei nostri clienti finali abbiamo assistito all'emergere di tematiche ricorrenti. Uno dei problemi più frequenti emersi è il livello di confusione circa il valore e l'importanza strategica da assegnare agli ambienti dedicati alle riunioni di piccole dimensioni (noti anche come sale riunioni) presso la sede dei clienti.

WR ritiene che le sale riunioni debbano diventare parte integrante di ogni infrastruttura e strategia di collaborazione aziendale per diverse ragioni, tra cui:

- l'arrivo della cosiddetta "generazione Y" nell'ambiente di lavoro - il maggiore interesse per (e in alcuni casi il ricorso a) spazi di lavoro aperti e telelavoro - l'accresciuta esigenza di supporto per un gran numero di team di lavoro collaborativi e distribuiti

Eppure, la maggior parte delle aziende riscontra difficoltà nella gestione di questi spazi. Questo studio, sponsorizzato da Polycom, intende migliorare la consapevolezza sull'importanza di questi spazi di riunione non sufficientemente compresi, mal gestiti e spesso sottovalutati.

Cos'è una sala riunioni? Una piccola sala riunioni, in virtù delle sue dimensioni e configurazione, può ospitare solo un numero ridotto di partecipanti (di solito, massimo 6 persone). Questa definizione non dovrebbe presentare particolari difficoltà, eppure questi spazi di dimensioni ridotte sembrano essere fonte di confusione per i professionisti AV e VC.

La definizione di una sala riunioni presenta diverse dimensioni di ambiguità. A titolo di esempio, le definizioni di sale riunioni che abbiamo incontrato nel corso degli ultimi due anni si focalizzavano sui seguenti parametri:

• Destinazione d'uso (ad es., sale di piccole dimensioni nate per la collaborazione, le presentazioni e la risoluzione dei problemi)

• Funzionalità AV (ad es., sale di piccole dimensioni con display a pannello piatto e funzionalità per presentazioni wireless)

• Disponibilità (ad es., sale di piccole dimensioni disponibili per riunioni ad-hoc senza particolari necessità di pianificazione degli spazi)

• Pubblico target (ad es., sale di piccole dimensioni nate a supporto di aziende che ricorrono a spazi di lavoro aperti)

• Casi di utilizzo (ad es., sale di piccole dimensioni destinate a ospitare brevi riunioni o colloqui organizzati dal reparto HR)

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• Luogo (ad es., sale di piccole dimensioni presso sedi distaccate o strutture/campus di grandi dimensioni)

• Usabilità (ad es., sale di piccole dimensioni dalla maggiore semplicità d'uso) • Esigenze di supporto (ad es., sale di piccole dimensioni nate per essere utilizzate senza l'ausilio

di personale di supporto) Per chiarezza, WR non desidera mettere in discussione il fatto che a seconda dell'organizzazione, del luogo, della situazione e così via,le caratteristiche riportate sopra possano o meno applicarsi alle sale riunioni in azienda. Tuttavia, a nostro avviso non sussiste giustificazione sufficiente per includere tali elementi nella definizione effettiva di una sala riunioni (se si esclude il desiderio di creare una più stretta associazione tra i prodotti o servizi di determinati fornitori e questo tipo di spazi dedicati di riunione).

Ad esempio, sostenendo che queste sale riunioni debbano essere gestite senza supporto IT rafforza il business case, già abbastanza solido, volto alla creazione di sistemi di monitoraggio e di gestione centralizzati per la sala, ma nello specifico non aiuta nella definizione del tipo di ambiente.

È importante comprendere che le sale riunioni di piccole dimensioni si configurano in maniera fondamentalmente diversa rispetto alle sale riunioni standard. In alcune, potrebbero esserci dei divani al posto delle sedie. Altre potrebbero ospitare un tavolo più alto con sedute del tipo da bar. Infine, alcune potrebbero disporre unicamente di lavagne bianche.

Le sale riunioni di piccole dimensioni sono, come dice il nome stesso, sale che permettono alle persone di organizzare incontri privati di piccole dimensioni1. Una sala riunioni rientra in tale descrizione a prescindere dall'uso di apparecchiature audio-video, dall'impiego per brevi incontri o per lunghe discussioni o dalla sua disponibilità per l'uso ad-hoc o inserita nella pianificazione aziendale.

Le sale riunioni sono un concetto recente? Nonostante la recente grande copertura mediatica da parte di stampa ed esperti del settore, il concetto di sala riunioni di piccole dimensioni è tutt'altro che nuovo. Queste sale esistono da decenni in organizzazioni di tutte le dimensioni, pur essendo state per lo più ignorate o relegate allo stato di "la stanzetta dietro l'angolo" per diversi motivi, tra cui:

• Le sale riunioni di grandi dimensioni, dotate di mobilio elegante e dispositivi audio-video integrati, sono molto più prestigiose e una riunione in uno spazio del genere rende la discussione più formale o importante. Per contro, le sale riunioni di piccole dimensioni non sono né prestigiose né formali.

1 Il termine "huddle", che dà il nome a questo tipo di spazio nei paesi anglosassoni, è definito così in thefreedictionary.com: "una conferenza o riunione privata di piccole dimensioni."

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• Le grandi sale riunioni sono generalmente il risultato di una pianificazione attenta, per garantire sufficiente spazio a disposizione per le riunioni fisiche con i lavoratori. Le sale di piccole dimensioni, perlomeno in passato, si configuravano invece come uno spazio residuo, avanzato dopo aver allocato tutte le altre aree (uffici, postazioni, archivi, grandi sale riunioni, ecc.).

• Le grandi sale riunioni sono risorse limitate e a richiesta elevata, ed è per questo motivo che sono gestite in maniera attiva dal team AV/IT, dagli operatori dedicati al ricevimento o da altre figure. Le sale di piccole dimensioni sono meno rare e spesso non sono gestite affatto. Molte aziende non dispongono di un elenco centralizzato di sale riunioni di piccole dimensioni.

• Le grandi sale riunioni spesso ospitano apparecchiature AV costose e sono pertanto considerate risorse AV/IT/strutturali per l'azienda. Le sale di piccole dimensioni oggi includono poca o zero tecnologia e pertanto non rivestono un interesse significativo dal punto di vista della gestione delle risorse tecnologiche.

• L'aggiunta di tecnologie AV alle sale riunioni di piccole dimensioni è stata finora considerata una scelta costosa ed eccessivamente complessa.

• Infine, l'opinione (valida o meno) che l'esperienza di collaborazione fornita in una sala più piccola fosse inaccettabile per gli utenti.

La somma dei fattori appena elencati ci fa comprendere che le sale riunioni di piccole dimensioni fanno da sempre parte dello spazio di lavoro, ma fino a poco tempo fa erano date per scontate.

Quante sale riunioni esistono oggi? È una domanda posta di frequente al team di ricerca dedicato alla collaborazione visiva/audio-video di WR.

A dire il vero, non è possibile fornire una stima precisa del numero di sale riunioni di tutto il mondo. A differenza di prodotti o servizi forniti da un numero limitato di fornitori, le sale riunioni sono messe a punto dalle organizzazioni stesse (o dai loro collaboratori esterni).

Inoltre, non esiste per le sale riunioni di piccole dimensioni una caratteristica definitiva o un requisito misurabile, da utilizzare per calcolare il numero totale di sale di questo tipo. Ad esempio, non esiste un requisito normativo o legato alla sicurezza che costringa le organizzazioni a segnalare le proprie sale riunioni. Se ogni sala riunione richiedesse una "licenza per sala riunione" o una "cassetta per sala riunione", potremmo misurare le licenze o le unità consegnate. Purtroppo, lo scenario è più complesso di così.

Pertanto, l'unico modo per conoscere in modo accurato il numero totale di sale riunioni di piccole dimensioni sarebbe raccogliere i dati da milioni di società a livello globale.2 A quel punto, naturalmente, dovremmo tenere conto della generale confusione relativa alla sala riunioni di piccole dimensioni

2 Secondo Manta.com, ci sono più di 30 milioni di aziende solo negli Stati Uniti.

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secondo quanto esposto in precedenza, e del fatto che molte di queste sale non sono censite o gestite in maniera centralizzata o trattate come risorse da monitorare.

Pertanto, anche potendo intervistare la persona giusta presso milioni di aziende di tutto il mondo, la validità dei dati sarebbe, nel migliore dei casi, marginale.

Una stima del numero di sale riunioni di piccole dimensioni a livello globale

Per i motivi esposti in alto, WR ha scelto un approccio alternativo per stimare il numero totale di sale riunioni sul campo.

Dopo aver maturato più di 15 anni di esperienza nell'analisi del settore delle videoconferenze di gruppo su base globale e anni di ricerche approfondite relative alle tendenze di livello enterprise in merito all'uso e al ciclo di vita dei prodotti, stimiamo che al mondo oggi siano in uso circa 1,5 - 2 milioni di sale per videoconferenza di gruppo.

In base agli innumerevoli colloqui con i manager AV e responsabili preposti alle videoconferenze presso i nostri utenti finali e di anni di progetti di consulenza strategica presso grandi organizzazioni, stimiamo che su base globale esistano dalle 20 alle 25 sale riunioni di piccole dimensioni per ogni sala video di gruppo.

Considerando quanto affermato sopra, WR stima che il numero totale di sale riunioni di piccole dimensioni nel mondo sia tra i 30 e i 50 milioni.

La tabella in basso riporta la stima di WR relativa al numero totale di sale riunioni, incluse le suite immersive (telepresenza), le sale del consiglio, le sale riunioni di grandi dimensioni e quelle di piccole dimensioni, a livello globale.

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Note importanti:

1) A seconda dell'organizzazione dell'utente finale e del modo in cui sceglie di operare, il rapporto tra sale riunioni di piccole dimensioni e sale video può essere compreso tra 1:1 e 50:1 o più (presumendo, naturalmente, che l'azienda disponga di una sala video).

2) Parte delle circa 1,5 - 2 milioni di sale video di gruppo in uso oggi può essere classificata come sale riunioni di piccole dimensioni. Tuttavia, WR non ritiene che ciò abbia un impatto materiale sulla stima relativa al numero totale di sale riunioni di piccole dimensioni sul campo oggi.

Cosa troviamo in 30 - 50 milioni di sale riunioni? Ancora una volta, non è possibile fornire dati statistici accurati sulle apparecchiature audio-video installate nella sala riunioni di piccole dimensioni, oggi. Tuttavia, la nostra ricerca ed esperienza maturata collaborando con le aziende indica che la stragrande maggioranza di sale riunioni di piccole dimensioni non dispone di dotazioni tecnologiche, a oggi.

Nello specifico…

• La tipica sala riunioni di piccole dimensioni include solo mobilio di base (un tavolino, qualche sedia) e magari un vivavoce o telefono PBX sul tavolo.

• In alcuni casi, potrebbe essere dotata anche di una lavagna cancellabile o a fogli mobili.

• Una piccola percentuale di sale riunioni include un display a pannello piatto montato alla parete e un cavo VGA/HDMI (o una piastra per le connessioni) per permettere agli utenti di creare presentazioni con il proprio notebook.

• Una sala riunioni di piccole dimensioni ed equipaggiata con un display a pannello piatto può anche includere un sistema di presentazione wireless che permetta agli utenti di avviare presentazioni dai propri notebook o dispositivi mobili (per ulteriori informazioni su queste soluzioni, invitiamo a consultare le analisi dei sistemi di presentazione wireless di WR).

• Una sala riunioni di piccole dimensioni "avanzata" potrebbe supportare le conferenze audio e perfino le videoconferenze (tramite un sistema di videoconferenza standalone o dei dispositivi USB audio/video connessi ai PC notebook degli utenti).

Dovremmo anche prendere in considerazione ciò che generalmente NON è presente nella sala riunioni di piccole dimensioni tipica, come:

• Uno scaffale per le apparecchiature AV • Un sistema di controllo AV • Altoparlanti da soffitto • Microfoni da tavolo

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• Pareti trattate acusticamente • Illuminazione controllabile/a intensità regolabile • Tende e/o imposte motorizzate

La maggior parte delle sale di piccole dimensioni sono sale riunioni di base, progettate dal team dedicato all'impiantistica senza particolari dotazioni AV.

Cosa aspettarsi dalle sale riunioni Gli utenti finali hanno aspettative piuttosto elevate in merito alle grandi sale riunioni con tecnologie integrate all'interno della propria organizzazione. Le loro aziende hanno effettuato investimenti significativi in questo ambito e spesso il completamento del progetto di integrazione AV ha richiesto diversi mesi. Pertanto, gli utenti si aspettano un'esperienza superiore, la "migliore in assoluto", quando si trovano in questo ambito.

Le sale di piccole dimensioni, d'altro canto, hanno come caratteristica principale proprio il compromesso. A differenza della "migliore esperienza in assoluto" che ci si aspetta dagli spazi di grandi dimensioni, le organizzazioni dovrebbero mirare a un'esperienza "sufficientemente buona" per queste sale. È da notare che "sufficientemente buona" NON equivale a inaccettabile o inaffidabile, né che la sala debba essere scomoda, eccessivamente scura, rumorosa o poco professionale. "Sufficientemente buona" significa che lo spazio e le apparecchiature a disposizione devono essere più che adeguate per il lavoro e le esigenze correnti.

Ad esempio, mentre un'illuminazione impeccabile sarebbe certamente apprezzata, un'illuminazione sufficientemente buona è accettabile, in una sala riunioni di piccole dimensioni. In maniera simile, un audio di qualità eccezionale (privo di rumore di fondo, con risonanze limitate e una riproduzione del suono ottimizzata) sarebbe certamente il benvenuto, ma una qualità audio chiara e comprensibile è da considerarsi sufficientemente buona.

I punti centrali nella progettazione delle sale riunioni di dimensioni ridotte riguardano principalmente l'esigenza di supportare più sale riunioni, pertanto le esigenze chiave includono i costi contenuti (sia in termini di spazi nell'immobile che di apparecchiature), facilità e velocità nell'installazione e semplicità d'uso (per limitare le esigenze di supporto).

Il futuro delle sale riunioni A causa dell'evoluzione in atto nella forza lavoro e negli spazi lavorativi, le sale riunioni di piccole dimensioni avranno un ruolo sempre più importante, in futuro. Nel corso del tempo, sempre più organizzazioni ne riconosceranno il valore intrinseco. All'origine di questa riscoperta ci saranno numerosi elementi, che includono:

• Maggiore richiesta di spazi di riunione aggiuntivi da parte degli utenti finali • Adozione crescente di spazi di lavoro aperti e di telelavoro

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• Continue iniziative di marketing miranti a sottolineare il valore delle sale riunioni di dimensioni ridotte

• Analisi estese delle soluzioni di collaborazione disponibili per sale riunioni di questo tipo Nel prossimo futuro, WR prevede l'introduzione sul mercato di nuove linee di soluzioni su misura per le piccole sale riunioni. Mentre le soluzioni odierne rispondono in parte alle esigenze delle sale riunioni di piccole dimensioni, WR è a conoscenza di numerose soluzioni di prossimo rilascio che forniranno funzionalità avanzate di collaborazione e presentazione e una qualità dell'esperienza che supera quella "sufficientemente buona", accompagnate da un fattore di forma che favorisce la semplicità dell'installazione, a costi estremamente contenuti.

Inoltre, WR prevede che alcune soluzioni per sale riunioni di piccole dimensioni siano disponibili per l'acquisto unicamente tramite rivenditori AV, mentre altre saranno disponibili per l'acquisto diretto (ad es., tramite Amazon) e progettate per poter essere installate direttamente dall'utente finale.

Riepilogo Per decenni, la tecnologia di collaborazione è stata limitata alle grandi e costose sale riunioni integrate. Ma la nuova generazione di lavoratori, insieme alla necessità per le aziende di poter competere su scala globale, sta determinando una richiesta sempre maggiore di soluzioni di collaborazione in tutta l'organizzazione aziendale.

Nel corso dei prossimi anni, i prodotti e servizi di collaborazione e audio-video verranno implementati in milioni di ambienti di piccole dimensioni (noti anche come sale riunioni), che offriranno un'esperienza utente "sufficientemente buona", affiancata da una fascia di prezzo concorrenziale e dalla gestione centralizzata, a supporto dei requisiti di collaborazione su vasta scala delle aziende di domani.

Il concetto di sala riunioni e il modo in cui questo tipo di spazio è utilizzato potrebbe variare a seconda dell'organizzazione, del luogo, del mercato verticale, della cultura, ecc. Tuttavia, quando parliamo del ruolo giocato dalle sale riunioni nell'ambito della collaborazione/AV, le domande da fare non sono SE avverrà, ma QUANDO e in che misura.

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Informazioni sugli autori

Ira M. Weinstein è Analista senior e partner presso Wainhouse Research, un veterano nel settore delle conferenze, della collaborazione e delle tecnologie audio-video, con esperienza ventennale. Ira ha scritto e contribuito a decine di articoli, white paper, studi, report e valutazioni su comunicazioni multimediali avanzate, videoconferenze, streaming e webcast, design e integrazione audio-video, strategie e politiche generali aziendali, ed è specializzato nella fornitura di servizi di consulenza strategica a fornitori, rivenditori e utenti finali di soluzioni nell'ambito dello spazio di collaborazione. Ira può essere contatto all'indirizzo iweinstein@wainhouse.com.

Saar Litman è Ricercatore senior e consulente presso Wainhouse Research e vanta 15 anni di esperienza nei settori audio-video e delle videoconferenze. Il suo campo di ricerca primario sono i prodotti, i servizi e le società nell'ambito audio-video. Inoltre, Saar fornisce servizi di progettazione AV, aiuta le organizzazioni di livello enterprise a definire e implementare sistemi AV globali e gestisce il laboratorio di testing WR a Coral Springs, in Florida. Saar può essere contatto all'indirizzo slitman@wainhouse.com.

Informazioni su Wainhouse Research Wainhouse Research, www.wainhouse.com, è una società di analisi indipendente che focalizza i suoi studi sulle problematiche principali nel settore delle comunicazioni unificate e della collaborazione.

L'azienda conduce ricerche personalizzate e per più clienti, realizza consulenze con gli utenti finali sulle principali problematiche legate all'implementazione, pubblica white paper e statistiche di mercato e offre seminari pubblici e privati nonché presentazioni tenute da oratori presso riunioni di settore.

Informazioni su Polycom (documento fornito da Polycom) Polycom aiuta le organizzazioni a utilizzare tutta la potenza della collaborazione tra persone. Più di 415.000 aziende e istituzioni di tutto il mondo superano le

distanze grazie alle soluzioni audio, video e di condivisione dei contenuti sicure offerte da Polycom, che permettono di migliorare la produttività e il time-to-market, offrire un servizio clienti migliore, diffondere le conoscenze e salvare vite. Polycom e il suo ecosistema globale di partner forniscono soluzioni di collaborazione flessibili per qualsiasi ambiente, assicurando la migliore esperienza utente, la più ampia interoperabilità tra tecnologie di più fornitori e una protezione degli investimenti senza confronti. Per ulteriori informazioni, visita www.polycom.com o seguici su Twitter, Facebook e LinkedIn.