Comunicarea cu Presa

Embed Size (px)

Text of Comunicarea cu Presa

Lect. drd. TEFANIA BEJAN

COMUNICAREA CU PRESA

CAPITOLUL I COMUNICI SAU NU EXITI!

INTRODUCERE Cteva date extrase dintr-un sondaj efectuat de Bennet&Company pe un eantion reprezentativ alctuit din ziariti pot s dea serios de gndit specialitilor i lucrtorilor n domeniul comunicrii sociale:

69% dintre utilizatorii potei electronice citesc toate e-mail-urile recepionate;

din cei 31% care sunt parcimonioi cu timpul propriu, 23% deschid exclusiv e-mail-urile convingtoare prin conminut, iar 8% sunt interesai numai de mesajele expediate de persoane cunoscute; 59% dintre ziariti se declar influenai de prezentrile multimedia n materie de difuzare a informaiei;

68% recunosc dependena de informaiile comunicate de diferite organizaii prin intermediul departamentelor de PR;

62% dintre profesionitii mass-media folosesc aceste informaii n proporie de 1-10% la alctuirea materialelor de pres; Orice procent care depete cifra 50 poart cu sine o doz nsemnat de optimism: oamenii s-au mpcat cu ideea tehnologiilor moderne n comunicare; relaiile interumane nu mai depind de pota, telefon .a.; poi replica unor ini ale cror figuri nu prezint interes; ntr-un timp record poi fi destinatarul unei bogii de mesaje; absena rspunsurilor la ntmpinri electronice nu mai este catalogat drept impolitee; se consum o veritabil comuniune informaional care provoac suficiente satisfacii pentru a nu abandona.

1

Ceea ce intrig (alarmeaz) este folosirea informaiilor ntr-o prea mic msur, aprnd ca legitim ntrebarea: De ce nu profit jurnalitii de informaiile primite de-a gata, alegnd s descopere singuri 90-99%? S fie vorba despre orgoliu personal ori, poate, de contiinciozitate n exces, de necesitatea unui rezultat muncit pn la capt... Profesionitii comunicrii mediatice ne-ar putea scoate din impas. Din punctul de vedere al relaionistului, comportamentul constatat la ziariti este lipsit de logic, fie i numai pentru faptul c permite irosirea attor informaii demne de a ajunge la ochii-urechile publicului. Ce anume st la baza unei exploatri modeste (ca numr) a informaiilor primite de cinii de paz ai societii? ntmpltor sau nu, n domeniul relaiilor publice, personalul situat n ealoanele superioare (de conducere) reclam faptul c, dintr-o sut de mesaje recepionate zilnic prin pota electronic (e-mail), doar zece se refer strict la preocuprile sale ori la rangul ocupat. Acest fenomen (spam) conduce la ideea c folosirea e-mail-ului nseamn i o pierdere (de timp, de energie), precum i o mare risip. Vehicularea mesajelor nesolicitate (n pofida legii CAN-SPAM) reprezint un argument n plus la seria de acuzaii aduse comunicrii prin Internet. Dup Phillip Vassollo (U-Mail, I-Mail, More Effective Business E-Mail 1998)1, circulaia informaiilor prin e-mail stimuleaz expedierea mesajelor oricnd, oricum, ctre oricine, lucru abuziv, mai cu seam atunci cnd este vorba despre proprietatea companiei (firmei). Suprancrcarea calculatoarelor cu mesaje face anevoioas deopotriv organizarea i folosirea informaiilor. i mai costisitoare. Receptorii mesajelor, la rndu-le, au un disconfort real, silii s aleag ntre informaiile trebuincioase i cele inutile. Ceea ce ignor utilizatorii Internetului este: a) centrul de atenie al mesajului transmis; b) exigenele redactrii unui text.a)

Difuzarea mesajelor prin pota electronic vizeaz (asemeni transmiterii informaiilor prin oricare alt canal): nivelul cunotinelor receptorului, trsturile psihologice, expectanele, preocuprile legate de domeniul cruia i aparine mesajul, de tema sau subiectul acestuia. Un feed-back potrivit apare atunci cnd expeditorul i destinatarul mesajului se situeaz n poziie de compatibilitate. n funcie de coordonatele receptorului, se construiete sau se adapteaz mesajul, astfel nct el s conin suficiente2

informaii, ntr-un stil adecvat lectorului, pe o arie mulumitoare. n cazuri extreme (destinatar netiutor sau informat peste nivelul mesajului), ne putem confrunta cu situaii de supralicitare sau redundan informaional, ceea ce conduce la deplasarea centrului de atenie al mesajului: cei lipsii de minimum de date vor ignora mesajul care-i depete; utilizatorii bine informai nu vor acorda atenie masajului ca fiind nesatisfctor. Cu alte cuvinte, cunoscnd profilul receptorului, poi concepe i transmite un mesaj concis sau elaborat pentru a oferi un grad specific de satisfacie nivelurilor diferite de deinere a cunotinelor.b)

Comunicarea realizat prin e-mail oblig expeditorul la o precizie a exprimrii care o excede pe aceea din timpul adresrii mesajului oral.

n fond, un e-mail este un text, supus acelorai reguli tiute din mediul tipriturii. Privat de ajutorul mimicii i al gesticii, exprimarea n format electronic presupune exactitate. Cine vizualizeaz textul trebuie s neleag ntocmai ceea ce ai vrut s comunicai, fr a rmne loc pentru interpretare. Rspunsul la mesajul expediat este cel mai bun instrument de verificare a corectitudinii celor spuse. Largheea exprimrii orale devine constrngere n corespondena electronic, aceasta din urm impunnd o strategie comunicaional similar dialogului prin scrisori, la care se ataeaz exigene suplimentare, reunite de Doug Anne Newsom i Bob Carrell n expresia ce se cuvine i ce nu se cuvine n folosirea eficient a e-mail-ului de afaceri (profesional): asigurai-v c adresa destinatarului este corect; folosii cu grij expresiile neprotocolare (chiar dac ele sunt recomandabile unor formule tipice exprimrii din invitaii sau scrisori oficiale); scriei n fraze scurte (12-15 cuvinte), pentru evitarea confuziilor create de subordonate i fraze dense, fr alineat; trimitei texte corecte din punct de vedere gramatical; cnd destinatarul este un grup, se cuvine confruntarea cu ntrebrile: Au nevoie de aceste informaii toi membrii grupului? Este cunoscut contextul, astfel nct nelegerea mesajului s nu constituie o problem? Este mesajul adecvat tuturor receptorilor din punct de vedere al responsabilitilor profesionale?

3

corelai expedierea mesajelor cu ora indicat pe ecranul calculatorului, pentru a rspunde n ton cronologic partenerilor de dialog; nu folosii abrevierile (excepie fac mesajele cu caracter personal); nu scriei lucruri pe care alii, n afara destinatarilor, nu trebuie s le afle (s avei permanent n vedere absena intimitii/caracterul public al mesajelor); coninutul mesajelor profesionale nu se presar cu glume sau informaii destinate mai curnd convorbirilor amicale; nu facei rabat de la stilul adresrii, pentru c orict de tehnologic, rece ar fi canalul de transmitere, mesajul ajunge la o fiin uman pe care o impresioneaz ntr-un fel sau altul; gndii-v permanent la reacia pe care cititorul ar putea (sau ar trebui) s o aib la citirea mesajului (punei-v n situaia lui); nu fii ermetici cu destinatarii, chiar dac se recomand o scriitur n termeni simpli; solicitai un rspuns tradus prin cuvinte sau aciune, tiut fiind faptul c email-ul reduce intervalul de reacie n situaii de criz. Am nceput cu pota electronic, prezentnd-o ca manier contemporan de a stabili i ntreine corespondena relaionist, lsnd cu intenie memo-ul i scrisoarea la sfrit. Orice angajat n domeniul relaiilor publice, fie i debutant, tie c, n permanen, va redacta:

memo-uri;

scrisori; rapoarte; propuneri;

e-mail-uri.

n virtutea proverbului Vorba zboar, scrisul rmne, relaionitii au mereu n atenie ntocmirea i pstrarea unor nscrisuri care s le justifice n orice moment activitatea. Nimic nu se construiete n PR fr a avea la baz un document scris, aprobat de persoanele abilitate i care i asum responsabilitatea demarrii aciunilor de PR (dar, n parte, i a eficienei ntreprinderilor respective). Lucru n aparen mrunt (insignifiant, de detaliu, dispreuit de relaionitii fr experien), ntreinerea relaiilor profesionale (de comunicare) printr-o coresponden adecvat se dovedete esenial n toate segmentele sau etapele muncii n PR, fa de oricare dintre categoriile de public (inclusiv fa de ziariti).

4

Ce este un memo i cum arat at-urile sale n comunicarea de tip relaionist? Nota de serviciu, modalitatea de a semnala petrecerea a ceva sau programarea unui eveniment de tip PR, memo-ul funcioneaz mai ales la nivelul publicului intraorganizaional; trece graniele instituiei sub forma faxului. Prima regul a ntocmirii memorandum-ului este simplitatea (un expeditor anun un destinatar c ceva are loc). Formula primar: ctre..., de la..., subiectul... se completeaz n funcie de cteva elemente: identitatea adresei pentru mai muli destinatari (se va preciza numele fiecrui primitor);

folosirea antetului (care anuleaz inscripionarea adresei); de telefon l precede pe cel de fax);

prezena telefoanelor i a fax-urilor destinatarului (situaie n care numrul cnd exist un numr apreciabil de destinatari n cadrul aceleiai companii, memo-ul trebuie s conin i numrul csuelor potale ale receptorilor;

cnd memo-urile fac obiectul transmiterii prin pot sau fax, intervine specificarea c (C), indicndu-i i pe ali destinatari dect cei precizai.

Iat un exemplu de memo cu toate ingredientele: CTRE: Mircea Ionescu, director de vnzri C.P. 123 Tel.: 0232/276 132, interior 12 Fax: 0232/230197 Doina Marcovici, contabil ef C.P. 124 Tel.: 0232/231 084, interior 63 Fax: 0232/205 360 DE LA: Dumitru Pantazescu, Biroul de relaii publice C.P. 13 Tel.: 0239/6333 331, interior 1653 Fax: 0239/524 706 RE(F) (sau SUBIECTUL): Planificarea conferinei pentru raportul pe anul 2005, mai, 29, ora 9:00, n Sala de consiliu C: Octavian Dinu, agent de vnzri

5

Recunoatem un memo dup cteva trsturi: comunic date, fapte, aciuni: tonul adresrii poate fi: rapid eficient oficial (spre ealoanele superioare) neprotocolar (ntre comunicatori de rang egal) publicul poate fi restrns numeros (n funcie de coninutul mesajului; scala variaz de la un destinatar unic, la totalitatea angajailor unei companii care sunt ntiinai, printr-o comun