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Conferência de Produtos
Treinamento
Treinamento Objetivos da Capacitação
Este treinamento tem por objetivo :
1) Apresentar às franquias o sistema automatizado de conferência de
produtos e seus benefícios;
2) Mostrar o passo a passo do sistema e seu procedimento adequado;
3) Destacar o papel do gerente e os cuidados que devem ser tomados
no recebimento de produtos da linha Home Decor;
4) Orientar quanto ao procedimento de emissão de notas fiscal em
caso de devolução.
Treinamento Conteúdo abordado
• Sistema Was
• Coleta e separação
• Conferência
• Etiqueta
Conferência de Produto na Expedição:
• Organização de estoque
• Responsabilidade da gerência
• Conferência dos produtos recebidos
• Divergência de recebimento
• Conferência linha Home Decor
• Bipagem de produtos
• Divergência de produtos
Recebimento de Produto na loja:
Treinamento Conteúdo abordado
• Como proceder na emissão de notas em caso de devolução;
Procedimento para devolução:
Treinamento
Origem da demanda para implantação do WAS:
A implantação do sistema WAS surgiu em função da demanda de
tempo e de erros operacionais proporcionados por um processo
manual.
Com a implantação do sistema WAS, foi verificada diminuição
significativa nos erros operacionais (captação, separação e
conferência).
Sistema WAS
Treinamento
Definição de WAS:
WAS ou WMS (Warehouse Management System) é um sistema de
armazenagem, separação e conferência de produtos, que funciona através de
rádio frequência com o objetivo de gerenciar o estoque.
Quais os benefícios deste sistema:
Ajuda a diminuir erros e divergências no processo;
Melhora o gerenciamento do estoque;
Melhora a agilidade e assertividade na armazenagem e separação dos
produtos.
Sistema WAS
Treinamento
Apresentação do coletor | CD
O coletor, utilizado pela equipe do
Centro de Distribuição, tem enquanto
função:
Gerar ordem de armazenagem;
Endereçamento;
Separação de produtos.
Treinamento
Procedimento de captação e separação de produtos
Atualmente, os pedidos realizados pelas lojas são baixados nestes
coletores de rádio frequência para que a separação dos produtos
possa ser feita. O sistema WAS informa o endereço preciso de cada
item a ser separado;
Há uma segurança maior na separação do produto certo, a
quantidade exata, a rua e o box onde se encontra;
Esta medida é uma segurança maior na separação correta do
produto e na quantidade exata.
Treinamento
Separação e conferência
1) Após a captação, os
produtos são levados para
esta mesa, onde são
conferidos.
2) Para este procedimento, é
aberta esta tela de conferência
no computador através da sigla
e do número da loja.
Neste momento, é informado o total do pedido a ser conferido. Eles são
bipados novamente e, ao fim do processo, o número total de itens deve
obrigatoriamente ser o mesmo número do total do pedido.
Treinamento
Para conferência da carga, é aberta a tela de conferência :
1) Se um determinado produto estiver acima da quantidade do
pedido, aparece na tela uma mensagem com uma tarja vermelha
informando que já tem a quantidade necessária para atendê-lo. Isso
assegura para que não ocorra o envio de produtos a mais do que
solicitado.
2) Se no final da conferência o total de produtos conferidos for menor
que o total do pedido, a tela de conferência vai informar qual é o
produto que está faltando para finalizar a conferência, e o
conferente fará a verificação física da carga a ser embarcada.
Separação e conferência
Treinamento
Entrega Programada (E.P)
1) Se durante a conferência surgir
na tela uma tarja azul, significa
que este produto é de EP
(Entrega Programada).
Entrega programada
2) Este produto é separado e
conferido posteriormente, pois
são produtos de EP (Entrega
Programada).
Treinamento
Os produtos de EP (Entrega Programada) são acondicionados em
caixas exclusivas , identificadas com a etiqueta EP.
Entrega programada
Treinamento Comparando produtos entregues com etiquetas
A etiqueta de volume é impressa assim que uma caixa ou um fardo
estão completos. O sistema conta a quantidade de itens colocados nas
embalagens. Esta quantidade será impressa na etiqueta e deverão ser
conferidas as unidades de cada volume, conforme o modelo abaixo.
Treinamento Etiqueta
Quantidade de produtos
indicados na etiqueta que
deve corresponder à
quantidade de produtos em
cada volume recebido.
Número da loja
Sigla da loja
É importante conferir se a
etiqueta é realmente da loja
correta.
É importante comparar a quantidade de volumes mencionada na nota com os volumes recebidos fisicamente para que não haja divergência. A etiqueta possui informações importantes como:
Quantidade sequencial crescente
de volumes (caixas ou fardos)
Treinamento Organização do Centro de Distribuição
Para manter a organização e facilitar a conferência, os produtos
pequenos são colocados em caixas, e os grandes em fardos. Essa é a
organização atual do nosso Centro de Distribuição.
Treinamento Organização do estoque das lojas
O Padrão de Organização deverá ser mantido nas lojas, pois ajudará no
recebimento dos produtos, na organização e na conferência dos mesmos.
Treinamento
. 1. Mantenha o estoque limpo e organizado;
2. Organize todos os produtos por:
tipo de produto;
coleção nova e antiga;
tamanho;
estampa;
3. Organize as toalhas mais próximas da porta do estoque por
possuírem maior demanda;
4. Edredons e colchas devem ficar no fundo do estoque.
Procedimento para organização de estoque das lojas
Treinamento
. 5. Embalagens de produtos em exposição devem estar identificadas
e separadas nas prateleiras, dispostas em caixas;
6. Precificadores de acrílico e pedestais devem estar organizados em
caixa por modelo e limpos;
7. Os produtos Home Decor devem estar dispostos em prateleiras
encostadas na parede e organizados por tipo;
8. Área do ar condicionado deve estar sempre livre e desobstruida;
9.Eliminar os materiais de comunicação antigos.
Procedimento para organização de estoque das lojas
Treinamento Responsabilidade na conferência de produtos
A Gestão do Estoque e o Recebimento do Caminhão são de
responsabilidade do gerente;
Cada colaborador deve ajudar na organização da loja e na
conferência dos produtos, conforme escalas;
O gerente pode delegar para a equipe a parte operacional da
conferência. No entanto, a responsabilidade não deixa de ser do
gestor.
Treinamento Início do Recebimento e Conferência
Não misturar produtos recebidos com os estocados. Mantenha-os bem separados para não haver divergências na hora da bipagem. Caso haja divergência, a conferência será mais fácil.
No ato do recebimento, verificar também se as embalagens estão abertas, rasgadas, violadas ou que possam ter produtos danificados ou até mesmo falta de produtos.
Caso as siglas estejam incorretas, não abra nenhum volume. Siga os procedimentos e devolva para o caminhão.
Não se esqueça de verificar se as siglas das etiquetas são realmente da sua loja.
Ao receber a mercadoria, o gerente deve verificar a quantidade de volumes informada na nota fiscal e conferir corretamente todos os volumes.
Treinamento Divergência de recebimento de produtos em geral
Devem ser devolvidos imediatamente para a transportadora (por isso a
importância da conferência na presença do motorista). Somente o
volume com etiqueta de outra loja deve ser notificado para a
transportadora e para o Israel Santos , responsável pelo CD.
2) Caso o responsável identifique a falta de algum volume ?
1) Como proceder em caso de produtos recebidos e identificados com
etiquetas de outras lojas?
Notificar a transportadora no “conhecimento de transporte e no
canhoto da nota fiscal”, e passar um e-mail para Israel Santos
([email protected]), responsável pelo CD, com a
descrição sobre a falta apresentada. No e-mail, a planilha de
divergência deverá ser anexada.
Treinamento
Modelo de divergência de recebimento - mercadoria
Treinamento
Procedimento para bipagem de produtos recebidos
Após o recebimento de todos os produtos e a conferência, iniciar a bipagem
dos itens;
Agrupar os produtos para facilitar a bipagem e posterior armazenagem;
Bipar os produtos individualmente, conferindo cada bipagem na tela do micro,
que pode travar ou sair fora da tela sem a percepção do conferente.
Bipar etiqueta por etiqueta verificando as caixas e packs que possuem mais de
um produto (atente-se para as etiquetas externas).
A mmartan possui caixas que contém 3 produtos e outras que possuem 6
produtos.
Treinamento Bipagem de produtos
ATENÇÃO
É proibida a retirada de produtos para a venda sem conferência e
bipagem total do lote recebido. Caso falte algum produto na
conferência eletrônica, procurar fisicamente no mesmo lote.
É necessário bipar as peças, uma a uma, pois pode ser que exista dois
produtos com a mesma estampa, mas com tamanhos diferentes, o que
pode gerar divergência. Usar este modo de coletagem também para
passar as vendas para os clientes.
Treinamento Modelo de planilha divergência de recebimento
Treinamento Organização para Linha Home Decor
Todos os itens da linha Home Decor e aromas são colocados em
caixas devidamente identificados com CUIDADO FRÁGIL.
Treinamento
ATENÇÃO
As caixas de produtos frágeis poderão ser empilhadas somente até a
altura de 3 caixas.
Conferência Linha Home Decor
Treinamento
Com a ampliação do mix de produtos em loja e com a introdução da
Linha Home Decor, adotou-se um novo sistema de controle de entregas
para estes produtos. Isso deve-se ao fato de que os produtos dessa linha
serem altamente frágeis e passíveis de sofrer algum tipo de dano
durante o transporte do CD até a loja;
Desse modo, criou-se um procedimento para todas lojas com o objetivo
de evitar que os produtos cheguem danificados sem gerar prejuízos para
o franqueado e franqueadora.
Conferência Linha Home Decor
Treinamento
PROCEDIMENTO PARA CONFERÊNCIA DA LINHA HOME DECOR
Todas as caixas identificadas como FRÁGIL devem ser abertas e conferidas na
presença do motorista da transportadora. Não liberar a documentação fiscal
enquanto não realizar a conferência;
Caso haja alguma avaria, a loja deverá preencher o RCA (Relatório de Carga
com Avaria), imprimi-lo, coletar as assinaturas do motorista e da Gerente da
loja. Deve também fazer uma ressalva no verso da Nota Fiscal, informando o
produto avariado e a quantidade;
O RCA com as assinaturas e a Nota Fiscal com a ressalva devem ser
digitalizados e enviados aos cuidados do Atendimento ao Varejo, pelo e-mail:
Conferência Linha Home Decor
Treinamento
Modelo de divergência de recebimento - mercadoria
Treinamento
LOJA:
DT. EMISSÃO NF N° NOTA FISCAL CÓD. PROD. AVARIADO DESCRIÇÃO QTDE VALOR UNIT VALOR TOTAL
TOTAL
CTRC
DATA4
ASSINATURAGERENTE:
2
3
1
RCA - RECEBIMENTO DE CARGA COM AVARIA
TRANSPORTADORA DATA DE RECEBIMENTO
ASSINATURANOME DO MOTORISTA
Modelo de divergência de recebimento - mercadoria
Procedimento para
Devolução de Mercadorias com Defeito
Treinamento
Treinamento
Como expedir as mercadorias
Defeito após uso x Defeito de fabricação (não uso)
Diferenças importantes
Quando um cliente retorna à loja para reclamar do defeito de um
produto, primeiramente deve ser identificado:
A) Se o defeito foi constatado após a lavagem ou utilização do
produto;
B) Se o defeito foi constatado antes do uso ou lavagem.
Treinamento
A partir desta constatação, existem duas opções:
Situação A (após uso/lavagem do produto)
Seguir os procedimentos informados pelo SAC ;
Caso o produto já tenha sido utilizado e a troca foi autorizada pelo
SAC, o produto deve vir em uma sacola plástica e acompanhado,
obrigatoriamente, da planilha DEVCLI já autorizada pelo SAC e com o
número do chamado.
Como expedir as mercadorias
Treinamento
Planilha DEVCLI
Como expedir as mercadorias
Treinamento
Situação B - Não houve utilização ou lavagem do produto
A loja NÃO precisa solicitar autorização ao SAC;
No momento em que identificar o defeito, deverá preencher o
formulário DEVFRA;
O produto obrigatoriamente deve estar em sua embalagem original.
Como expedir as mercadorias
Treinamento
- Formulário DEVFRA;
Como expedir as mercadorias
Treinamento
As mercadorias devem retornar em suas respectivas embalagens
originais.
ERRADO CORRETO
Situação B - Não houve utilização ou lavagem do produto
Como expedir as mercadorias
Treinamento Autorização de coleta
Como solicitar autorização de coleta?
Cada produto que o SAC autorizar a troca, bem como aqueles que a
loja identificar com defeito de fabricação (não uso/lavagem), deve ser
anotado na planilha “Registro CD”
Treinamento Procedimento – registro CD
A Planilha de Registro CD:
- Deve ser enviada ao final de cada mês para o CD aos cuidados de
Ivan Santos ([email protected] );
- O CD fará o cálculo do frete ou aguardará o prazo máximo de 120
dias da primeira solicitação enviada, e dará autorização para
devolução;
- Somente após a autorização do CD é que a nota fiscal será emitida.
Treinamento Procedimento notas fiscais – franquias
.
Franquias:
• Dentro do estado de SP, a emissão deve ser feita com o CFOP 5202 –
Devolução de compra (casos em que o produto não tem ICMS ST) e
CFOP 5411 - Devolução de compra (casos em que o produto tem
ICMS ST, ex. travesseiros e aromatizantes).
• Fora do estado de SP (outros estados: PR, SC, RJ...etc) deve ser feita a
emissão da nota com o CFOP 6202 – Devolução de compra (casos
em que o produto não tem ICMS ST) e CFOP 6411 - Devolução de
compra (casos em que o produto tem ICMS ST, ex. travesseiros,
aromatizantes e tapetes).
Treinamento
Franquias:
As notas fiscais devem conter todas as informações conforme exemplo abaixo:
Procedimento notas fiscais – franquias
Treinamento Conclusão
. Após conhecer todo o sistema automatizado de coleta, separação e
conferência realizado no centro de distribuição, você pode constatar
todos os benefícios que o sistema automatizado WAS proporciona.
Para garantia da qualidade do trabalho iniciado no Centro de
Distribuição, faz-se necessário não apenas, atentar-se na conferência
dos produtos no momento em que chegam na loja, como também o
procedimento no caso de devolução de mercadorias.
Lembre-se que realizar o procedimento à risca ajudará você, gerente,
a gerenciar seu estoque e suas vendas de maneira mais eficaz!
