Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Presentación

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Consejo Presidencial deModernización de la

Administración Pública

Millennium Challenge

Corporation

Programa Umbral ParaguayUna Causa Nacional

Presentación Introductoria – Equipos Directivos

PROYECTO: SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

FORTALECER LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO Y LA PARTICIPACIÓN DE LA SOCIEDAD CIVIL EN LAS ACTIVIDADES DE

LAS ENTIDADES BENEFICIARIAS

EJE LUCHA CONTRA EJE LUCHA CONTRA LA IMPUNIDAD Y LA CORRUPCIONLA IMPUNIDAD Y LA CORRUPCION

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Objetivo del Proyecto:

Estructurar un Modelo de Gestión de la Calidad por Procesos, asociado a la Administración de Riesgos en los siguientes Organismos Públicos:

• Ministerio de Hacienda• Ministerio de Educación y Cultura• Ministerio de Salud Pública y Bienestar Social• Ministerio de Agricultura y Ganadería• Ministerio de Obras Públicas y Comunicación• Auditoría General del Poder Ejecutivo• Contraloría General de la República

Unificar y fortalecer los criterios y las competencias de los Equipos de Auditoría Interna y Externa

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Introducción:

Focalización Social (Puertas afuera “Imagen de Éxito")

Dentro del marco provisto por el Programa Umbral Paraguay existe una gran oportunidad para guiar al Sector Público hacia un nuevo tipo de cultura que permitirá forjar mejores relaciones con la Sociedad, transformando y mejorando su Calidad de Vida.

Mostrar resultados no es solo una moda pasajera. La demanda actual y futura exige una mejora permanente en el desempeño de este tipo de Entidades.

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Introducción:

Focalización en la Gestión (Puertas adentro “Logro de Objetivos”)

El desarrollo de las actividades en los distintos Organismos, a través de Sistemas de Gestión de la Calidad fuertemente orientados a los Procesos y a la Administración de Riesgos, permitirá la Mejora Continua en la performance de los procesos internos, obteniendo mejores resultados en la Gestión y una Mayor Satisfacción de todas las Partes Interesadas

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CONCEPTOS BÁSICOS

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Sistema:

Conjunto de Elementos Relacionados o que Interactúan

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Sistema de Gestión:

Sistema para establecer la Política y los Objetivos, y para Lograr dichos objetivos

POLÍTICA

OBJETIVOS

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Sistema de Gestión de Calidad (SGC):

Sistema de Gestión para dirigir y controlar una Organización con respecto a la Calidad

MEJORA

POLITICA

OBJETIVOS

MANUAL DEL SGC

PROCEDIMIENTOS

REGISTROS

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Proceso:Conjunto de actividades interrelacionadas que se gestionan de modo de Transformar Recursos (Entrada) en Resultados (Salida)

PROCESO

RECURSOS

RESULTADOS

RRHH

MATERIALES

TIEMPO

DINERO

INFORMACIÓN

PRODUCTOS

SERVICIOS

SATISFACCIÓN

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organization Organización organization Organización

Orientación a los Procesos:

La Organización se Orienta hacia el cumplimiento de los Objetivos definidos por la Alta Dirección

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Administración de Riesgos:

Modelo Sistemático Interactivo (Buenas Prácticas de Gestión) que consiste en evaluar y gestionar las actividades de forma de lograr un equilibrio adecuado entre:

resultado esperado variabilidad libertad de acción

acorde con la capacidad de la Organización para asumir Riesgos

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Identificar fuentes potenciales de riesgo Anticipar la probabilidad de ocurrencia de ciertas

situaciones y sus consecuencias Definir y tomar acciones de contingencia Monitorear el desempeño de las acciones planeadas

Administración de Riesgos:

El diseño de una estrategia de Administración del Riesgo implica atender cuatro cuestiones principales:

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Mejora Continua:

Es una filosofía que asume que la superación es siempre posible y que los procesos de las Organizaciones deben ser continuamente reevaluados y las Oportunidades de Mejora detectadas e implementadas

MEJORA

Ciclo P-D-C-A

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Mejora Continua:

Ciclo P – D – C – A

Definir y Planificar (Plan)

Definir y Planificar (Plan)

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Mejora Continua:

Ejecutar (Do) los Procesos

Ejecutar (Do) los Procesos


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Mejora Continua:

Control del Cumplimiento

(Control)

Control del Cumplimiento

(Control)


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Mejora Continua:

Tomar Acciones para la Mejora (Act)

Tomar Acciones para la Mejora (Act)


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Modelo Integrador:

Resp. de la Dirección

Gestión deRecursos

Medición, Análisis,y Mejora

CL

IEN

TE

CL

IEN

TE

Entrada Salida

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

MEJORA CONTINUAR

equ

isit

os

Sat

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cció

n

Productoo Servicio

Proceso

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BENEFICIOS

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Beneficios Esperados:

Mejorar la Eficiencia y el Control de los Procesos y de sus Interfases

Optimizar los Recursos Humanos y Presupuestarios

Unificar Criterios de Gestión y Auditoría de Procesos

Fomentar el Trabajo en Equipo y la Participación

Potenciar la Formación de Líderes para el Cambio

Elevar el Nivel de Competencias de los RRHH

Aumentar la Satisfacción de las Partes Interesadas

Identificar y Reducir los Costos Ocultos por Incumplimientos, Reprocesos y/o Duplicación de Actividades

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ESTRUCTURA

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Líderes del Proyecto:

• Coordinadores Institucionales

• Gerente de Gestión de la Calidad

• Líder de Gestión de la Calidad

Nivelde

Autoridad

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Gerente de Calidad: Responsabilidades

• Asegurar la implementación, el establecimiento, el mantenimiento y la mejora del Sistema de Gestión de la Calidad

• Mantener informada a la Alta Dirección acerca del desempeño y necesidades del Sistema de Gestión de la Calidad

• Asegurar que se promueva la toma de conciencia y la transformación cultural en la Organización

• Promover la comunicación interna y ser nexo y relacionamiento con partes externas en asuntos relacionados con el Sistema de Gestión de la Calidad

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Gerente de Calidad: Perfil

• Personal de Planta / Directivo de Primer Nivel

• Poseer Autoridad REAL delegada

• Tener Poder de Decisión

• Ser Proactivo

• Asumir Compromisos

• Capacidad de Liderazgo

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Líder de Calidad: Responsabilidades

• Asistir al Gerente de Calidad

• Administrar y monitorear el SGC

• Mantener informado al Gerente de Calidad acerca de las necesidades y desempeño del SGC

• Nexo y relacionamiento con consultores externos del SGC

• Impulsar las actividades relacionadas con el Desarrollo, Implementación y Mantenimiento del SGC

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Líder de Calidad: Perfil

• Ser Funcionario de Planta

• Dependencia directa del Gerente de Calidad

• Poseer Autoridad REAL delegada

• Ser Proactivo

• Poseer Capacidad de Trabajo

• Asumir Compromisos

• Buen Trato y Nivel de Comunicación

• Organizado

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ESTRATEGIA

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Se aplicará un Modelo Sistemático que permitirá delinear un SGC siguiendo los siguientes pasos generales:

Estrategia General del Proyecto:

Conocimiento General de la Entidad

1. Identificación de la Misión, Visión y Valores2. Identificación de los Objetivos Institucionales

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Estrategia General del Proyecto (cont.):

Identificación de los Procesos

1. Generales2. Particulares3. Soporte4. Interacciones

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Administración de Riesgos

1. Identificación de Factores Internos y Externos2. Identificación del Riesgo3. Clasificación del Riesgo4. Evaluación de Causas5. Identificación de Controles Existentes6. Definición de Planes de Acción. Mapa de Riesgos

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Definición y Documentación del SGC

1. Estructura del SGC2. Responsabilidades de la Dirección3. Gestión de los Recursos4. Prestación de Servicios5. Medición, Análisis y Mejora (incluyendo Auditoría)

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Implementación y Registro de Actividades

1. Implementación del SGC2. Registro / Evidencia de Actividades y Controles

Ejecución de Auditorias Internas

1. Evaluación de Resultados2. Plan de Acción

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DESARROLLO

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Desarrollo del Proyecto:

El Proyecto se encuentra dividido en 7 Fases:

1. Planificación

2. Introducción

3. Entrenamiento de Equipos de Trabajo

4. Asistencia Técnica

5. Apoyo a la Implementación

6. Entrenamiento de Auditores

7. Cierre

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Fase 1: PLANIFICACIÓN DESCRIPCIÓN

Definición del Plan de Ejecución:

Actividades

Fases

Metodología

Cronograma General

Productos y Resultados

Informes de Avance

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Fase 1: PLANIFICACIÓN CONSIDERACIONES

Se ha establecido un Programa General de Consultoría, definiendo los plazos comprometidos para la ejecución de cada una de las Fases del Proyecto

Además, se establecerá un Cronograma Detallado de Actividades por Fase

Esta Fase YA ESTÁ CONCLUIDA

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Fase 2: INTRODUCCIÓN DESCRIPCIÓN

Actividades de información y sensibilización a los Equipos Directivos sobre los conceptos generales de un Sistema de Gestión de la Calidad a fin de obtener su compromiso con el Proyecto

Facilitar y conducir un proceso de Autoevaluación sobre el Modelo de Operación existente y el estado actual de los procesos en cada institución (Equipos de Gestión por Procesos)

Ejecución de un Diagnóstico para identificar el Gap entre el estado actual y los requisitos de un SGC

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Fase 2: INTRODUCCIÓN CONSIDERACIONES

Para la Autoevaluación se prevé el desarrollo de Talleres con los Equipos de Proceso a fin de identificar los Proceso Principales en cada Entidad y comenzar a delinear el primer borrador del Diagrama General de Procesos

El Diagnóstico implicará la ejecución de una serie de Auditorías por parte de los Consultores, incluyendo la visita a las instalaciones y entrevistas a los funcionarios en su lugar de trabajo

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Fase 3: ENTRENAMIENTO DE EQUIPOS DE PROCESO

DESCRIPCIÓN

Formación / Ajuste de los Equipos de Proceso, en consideración a las Oportunidades detectadas en la Fase 2

Capacitación de los Equipos de Proceso en áreas relacionadas con sus habilidades, conocimientos y actitud

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Fase 3: ENTRENAMIENTO DE EQUIPOS DE PROCESO

CONSIDERACIONES

Se prevé Capacitación General y Específica en:

Modelo de Sistemas de Gestión de la Calidad. Enfoque Basado en Procesos

Conceptos de Administración del Riesgo

Estructura Documental de un SGC

Mejora Continúa y Trabajo en Equipo

Resolución de Problemas

Otros Cursos, según necesidades detectadas

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Fase 4: ASISTENCIA TÉCNICA

DESCRIPCIÓN

Asistencia integral in situ para el Desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad, en consideración a las características particulares definidas para cada Entidad

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Fase 4: ASISTENCIA TÉCNICA

CONSIDERACIONES

Se desarrollará una serie de Talleres Ejecutivos para la definición de la Misión, Visión y Objetivos de cada Entidad (Equipos de Directivos)

Se trabajará con los distintos Equipos de Procesos en la construcción del Sistema de Gestión de la Calidad y en el diseño de su Manual y Procedimientos correspondientes

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Fase 5: APOYO A LA IMPLEMENTACIÓN

DESCRIPCIÓN

Asistencia in situ para la Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, en consideración a las características particulares definidas para cada Entidad

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Fase 5: APOYO A LA IMPLEMENTACIÓN

CONSIDERACIONES

Se asistirá a los Directivos y Funcionarios en la Difusión, Puesta en Marcha, Monitoreo y Ajuste de los procesos definidos en el Sistema de Gestión de la Calidad

Se ejecutarán Auditorias Tuteladas de Control, junto a los equipos de trabajo técnico (futuros Auditores de Calidad), a manera de instrumento de control y seguimiento, que asegure el eficaz desenvolvimiento del proyecto

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Fase 6a: ENTRENAMIENTO DE AUDITORES

DESCRIPCIÓN

Conformación de Equipos de Auditores Internos y Externos

Capacitación de los Equipos de Auditores en el desarrollo de Auditorías Sistémicas por Procesos

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Fase 6a: ENTRENAMIENTO DE AUDITORES

CONSIDERACIONES

Las actividades de Entrenamiento de Auditores incluirán:

Formación Avanzada en SGC

Formación en Técnica y Proceso de Auditoría

Competencias y Habilidades del Buen Auditor

Planificación y Ejecución de Auditorías Tuteladas

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Fase 6b: MANUAL DE AUDITORÍA

DESCRIPCIÓN

Relevamiento de datos para obtener un diagnóstico compilado de las prácticas actuales de Auditoria

Unificación de Criterios y Técnicas de Auditoría

Asistencia y definición de lineamientos para la emisión de Manuales de Auditoria

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Fase 6b: MANUAL DE AUDITORIA

CONSIDERACIONES

Se trabajará con los Auditores de todos los niveles para generar un diagnóstico que compile los datos de la situación actual

Nos enfocaremos hacia la búsqueda de la Unificación de los Criterios, Standards, Técnicas y Procedimientos aplicables

Se guiará a los auditores en la elaboración de los Manuales de Auditoria

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Fase 7: CIERRE DESCRIPCIÓN

Discusión y Formulación de un Informe Final del Grado de Avance de la Implementación del SGC, incluyendo la evaluación del nivel de competencia y capacidad alcanzado por los funcionarios, con especial consideración a los integrantes de los Equipos de Auditores

Formulación de un Plan de Implementación a futuro, para que las Entidades continúen el desarrollo continuo de sus sistemas

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CRONOGRAMA

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Cronograma General del Proyecto:

1- Planificación 26/01/07

2- Introducción 07/02/07 15/03/07

3- Entrenamiento a Equipos 05/03/07 30/04/07

4- Asistencia Técnica 11/05/07 30/07/07

5- Apoyo a la Implementación 01/08/07 31/10/07

6- Entrenamiento de Auditores 01/11/07 15/01/08

7- Cierre 02/01/08 29/02/08

DESCRIPCIÓN INICIO FIN

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Cronograma: FASE 2

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