Construção de taxonomias para recuperação da informação

GIDJSP

Redata• Empresa com 25 anos de atuação no mercado, é especializada na

organização e gestão de sistemas de informação e documentação.

• A Redata elabora políticas, procedimentos e tabelas de temporalidade documental, estrutura e organiza arquivos, bibliotecas e centros de documentação, de acordo com as necessidades específicas e a realidade de cada um de seus clientes.

Organizator• Consultoria especializada em gestão do conhecimento e de conteúdo. A

Organizator explora o melhor da tecnologia para facilitar o acesso às informações, preservar a segurança e agilizar a recuperação dos documentos, assim como garantir uma gestão eficiente do conteúdo. Sua especialidade é a automação dos processos arquivísticos, desde o registro de entrada do documento, sua captura e distribuição, até a definição da arquitetura dos sistemas de gestão de conteúdo com a aplicação de taxonomias.

Objetivo

A explosão dos arquivos eletrônicos além de congestionar as redes

corporativas é responsável pela perda de produtividade devido ao tempo gasto

na recuperação de um documento, ou ao retrabalho com a impossibilidade de

encontrar a informação certa.

Esta palestra tem por objetivo apresentar a taxonomia como uma ferramenta

para classificação e organização padrão das informações corporativas

viabilizando a recuperação eficaz das informações.

“Sábio não é aquele que conhece muitas coisas, mas aquele que conhece coisas úteis.” Ésquilo

Contexto Atual

Competitividade

Fonte: E. Carmello, Entheusiasmos.

Conceitos fundamentais

O que é taxonomia?

Ciência da Classificação: estabelece como descrever, nomear e classificar

os conteúdos, definindo uma hierarquia das informações. Seu objetivo é

facilitar o armazenamento e, consequentemente, a recuperação da

informação. Ex: Mapa de navegação, árvore de diretório etc. *

A taxonomia tem por objetivo criar categorias de classificação que facilitem

o agrupamento das informações. Sendo assim, a taxonomia é uma forma

de representação do conhecimento.

* Fonte: Dicionário Houaiss

Conceitos fundamentais

O que é metadados?

Definição: documentação do dado ou dado sobre dado.

O metadado descreve o conteúdo; qualidade; condição e outras

características dos dados.

Objetivo do metadado:

Facilitar o compartilhamento da informação.

Facilitar a gestão da informação (versão, acesso, localização etc.).

Tornar mais efetiva as ferramentas de busca da informação.

Conceitos fundamentais

O que é Vocabulário Controlado?

Conjunto de termos utilizados no campo de metadados. Muito útil para

escolher palavras-chaves pré-definidas, com o objetivo de resumir o

conteúdo do documento. Alinham os termos utilizado pelos usuários,

facilitando a busca e recuperação da informação.

É um recurso adicional de distribuição de conteúdo, muito utilizado para

fazer a informação certa chegar a pessoa certa.

Também conhecido como taxonomia descritiva. Sua aplicação é mais eficiente

para assuntos técnicos, em que o conhecimento faz parte do capital intelectual

da empresa.

Processo de construção

Qual o tipo de informação devo considerar?

Com a internet a informação foi disponibilizada de uma forma gratuita e fácil

de capturar. Isto redundou em um aumento considerável dos repositórios e

na dificuldade em recuperar a informação útil.

O que é informação útil?

•Crível.

•Tempestiva.

•No formato adequado.

•Oriunda de fonte primária.

•A um custo acessível.

Processo de construção

Como encontrar as informações?

Passo 1 - Selecionar qual informação é importante para tomada de decisão.

Passo 2 – Pesquisar fontes.

Aspectos a serem considerados nesta decisão:• Autenticidade• Integridade• Frequência de atualização• Frequência de uso• Custo

Processo de construção

Público Alvo x Tipo de taxonomia

A definição do público alvo é fundamental na escolha da taxonomia a ser

construída.

A taxonomia pode ser direcionada para um site corporativo e ser utilizada por

stakeholders externos (clientes, parceiros, fornecedores etc.). Ou pode ser

utilizada por colaboradores internos e ser aplicada num portal técnico.

Esta escolha irá orientar a granularidade da taxonomia, sua abrangência e especificidade.

Processo de construção

Taxonomia Corporativa x Departamental

Aplicação da taxonomia pode ser Top/Down – mais indicada para assuntos

genéricos - ou Bottom/Up – recomendada para assuntos específicos. A

experiência indica que quanto mais específica (departamental) a taxonomia

mais eficiente ela será.

Top/Down Taxonomia Corporativa Boa para classificar, mas não tão eficiente para recuperar a informação.

Bottom/UP Taxonomia Departamental

Bem eficaz para recuperar a informação.

Processo de construção

A importância da Plataforma

Não há nenhum problema em convivermos com distintas taxonomias

(corporativas – genéricas e departamentais – específicas), desde que sejam

aplicadas em sistemas diferentes.

Sendo assim, a plataforma (ou ferramenta) para a implantação de uma

taxonomia é a primeira definição necessária e antecede qualquer tipo de

análise de estrutura. Esta plataforma também deve apresentar recursos que

facilitem a gestão da taxonomia.

Melhores Práticas

Não ser muito extensa verticalmente.

Não ter mais do que quatro sub-níveis (horizontais)

Não ter nomes conflitantes.

Distribuição do conteúdo deve ser homogênea.

Deve poder ser incremental e extensível.

Dinâmica, necessita de uma política de governança.

Governança

Semântica, metadados, interpretação dos dados.

Regras de negócio e

procedimentos

Ontologia. Relacionamento dos

termos do vocabulário controlado

Benefícios

Organização.

Cria uma lógica comum, definindo regras e padrões.

Permite compartilhar informação mais facilmente.

Elimina a dependência da memória das pessoas para recuperar uma

informação.

Facilita as consultas (pesquisas).

Viabiliza o reaproveitamento do trabalho.

Aumenta a produtividade.

Nosso programa para o 2º Semestre

Obrigada!

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