Contabilidad en EBS

Manual de Usuario Manual de Operacin de Contabilidad General y

Presupuestos AC MUF Contabilidad

070604 v1.doc Contabilidad General y Presupuestos 07 Junio 2004

Sistema Integral de Informacin para el Control Financiero ERP - SIIF Pgina:0/211 Elabor: Administracin del Cambio Revis: Vigencia: 17/03/04

Manual de Usuario propiedad de ASA, prohibida su reproduccin o uso fuera de la empresa.

Manual de Operacin de Contabilidad y Presupuestos Contabilidad General y Presupuestos

Manual de Usuario






Tabla de contenido

1 CONTABILIDAD GENERAL Y PRESUPUESTOS ............................................0 1.1 CREAR ASIENTOS MANUALES ........................................................................................................ 0 1.2 GL CREAR ASIENTOS DE PROVISIN .............................................................................................. 0 1.3 GL CREAR ASIENTOS RECURRENTES............................................................................................. 0 1.4 GL CREAR ASIENTOS UTILIZANDO ADI........................................................................................... 0 1.5 GL CREAR ASIENTOS DE ASIGNACIN MASIVA ............................................................................... 0

1.5.1 Asientos>Ingresar (Journals>Enter) ............................................................................... 0 1.6 GL IMPORTAR ASIENTOS DEL LIBRO MAYOR AUXILIAR .................................................................... 0 1.7 IMPORTAR ASIENTOS DE LIBRO MAYOR AUXILIAR (IMPORT SUBLEDGER JOURNALS) ......................... 0 1.8 GL CORREGIR IMPORTACIN DE ASIENTOS .................................................................................... 0 1.9 REVERSAR ASIENTOS CONTABILIZADOS ......................................................................................... 0

1.9.2 Navegar por: ................................................................................................................... 0 1.9.3 Reportes>Ejecutar (Report>Run) ................................................................................... 0

1.10 GL CONTABILIZAR ASIENTOS ....................................................................................................... 0 1.11 CONSULTA DE CUENTA ................................................................................................................ 0 1.12 PRESUPUESTOS .......................................................................................................................... 0

1.12.1 Definir un Presupuesto ................................................................................................... 0 1.12.2 Definir una organizacin de presupuesto ....................................................................... 0

1.13 CREAR REPORTES FSG .............................................................................................................. 0 1.13.1 Crear un Juego Columnas.............................................................................................. 0

2 BITCORA DE ACTUALIZACIONES................................................................0






1 Contabilidad General y Presupuestos 1.1 Crear Asientos Manuales Mdulo: Libro Mayor General (GL)

Proceso: Crear Asiento Manuales (Create Manual Journals)

Objetivo: Ingresar asiento manual

Prerrequisitos: Preparar pliza de diario

Informacin de Lote de Asientos Navegar por: Asientos>Ingresar (Journals>Enter)

De clic en el botn Nuevo Lote (New Batch) o Nuevo Asiento (New Journal). Una entrada de asiento debe pertenecer a un lote para la contabilidad. Usted puede crear manualmente un lote y posteriormente agregar uno o ms asientos a ste, o slo crear asientos y permitir que el sistema cree automticamente un lote para cada asiento.






Informacin de Lote de Asientos

Todas los asientos registrados en un lote comparten el mismo periodo. Lote (Batch): Ingrese el nombre de lote para identificar el lote en los reportes. Se

recomienda asignar el nombre de la siguiente manera: Iniciales_Usuario-Fecha (MMDDYY)-Nmero consecutivo. (Ej: AAA-072103-01).

Periodo (Period): Ingrese el periodo contable para el que se contabilizarn los asientos. Se predetermina al perodo de apertura actual.

Descripcin (Description):

De manera opcional ingrese una descripcin para el lote.

Total Control (Control Total):

De manera opcional, ingrese la cantidad de control del lote.

Despus de ingresar la informacin de nivel del lote, de un clic en el botn Asiento (Journal) para agregar asientos al lote.






Nota: Si elige omitir la creacin del lote y crear el asiento, el sistema crear automticamente un lote con el siguiente nombre Asiento_Nombre-Fecha-Hora (Ej: PRUEBA-CREAR ASIENTO MANUAL 25-JUL-00 16:44:27). Informacin del Encabezado de Asientos

Todas las lneas en un asiento comparten la misma divisa y categora. Asiento (Journal): Ingrese un nombre nico de asiento para fines de identificacin si omite la

creacin del asiento. Se recomienda asignar el nombre de la siguiente manera: Iniciales_Usuario-Fecha (MMDDYY)-Nmero consecutivo. (Ej: AAA-072503-01)

Perodo (Period): Seleccione el perodo para el registro de los asientos. Si un lote no se cre, se predetermina al perodo ingresado al nivel del lote.

Fecha Efectiva: Aceptar o cambiar lo Predeterminado (Default).

Categora (Category):

Seleccionar una categora para sus diarios.

Tipo Saldo (Balance Type):

Al ingresar asientos reales mediante esta ventana Real (Actual) se predeterminar ya que el gravamen no est habilitado y los asientos de presupuesto se ingresan en otra ventana.







Ingrese una descripcin para el asiento. Esta descripcin se predeterminar para cada descripcin de las lneas de asiento

Control (Control): De manera opcional, ingrese el total de control para verificar los cargos totales para las lneas de asiento contra el total del control de asientos.

Divisa (Currency): Seleccione la divisa. Lo predeterminado ser la divisa oficial para el Juego de Libros (Set of Books). (Nota: Debe ingresar STAT en este campo para ingresar diarios estadsticos.)

Informacin de Lnea del Asiento Lnea (Line): Ingrese el nmero de lnea. Si ingresa 1 como el primer nmero, el sistema

incrementar cada nueva lnea por 1. Si ingresa 10, cada nueva lnea incrementar por 10. Los incrementos de lnea de 10 se recomiendan, ya que esto permite que usted inserte nuevas lneas ms adelante en la orden requerida.

Cuenta (Account): Ingrese la Cuenta (Account) en la lnea de asiento. Puede usar la lista emergente del campo de la cuenta o Ctrl+L L para abrir la ventana Flexfield de Contabilidad (Accounting Flexfield) o escriba manualmente toda la cuenta.

Debito (MXN) /Crdito (MXN) (Debit/Credit):

Ingrese la cantidad de cargo o abono para la cuenta designada. (Nota: Los cargos totales deben igualar a los abonos totales).


De manera opcional cambie la descripcin que se predetermina del encabezado del asiento.

Guarde (Save) su trabajo. Autorizar Asiento Manual Si la opcin Aprobar Lote (Journal Approval) est habilitada, entonces el aprobador debe aprobar los asientos en la jerarqua de autorizacin. Contabilizar Asiento Manual Existe ms de una manera de contabilizar asientos manuales. Usted puede ir directamente a la ventana Contabilizar (Post). Navegar por: Asientos>Contabilizar (Journals>Post)






De clic en el botn Encontrar (Find) el lote de asientos.






Seleccionar la casilla a la izquierda del lote para contabilizarlo. En esta ventana, pueden seleccionarse lotes mltiples para contabilizarlos. Si est habilitada la opcin Aprobar Lote (Journal Approval) y el lote no se autoriz, aparecer en Estado Contabilizacin (Post Status) como Contabilizable (Unpostable) en vez de contabilisado. Para contabilizar el (los) lote (s) seleccionado (s) para contabilidad, de un clic en el botn Contabilizar (Post). Se mostrar una ventana de Nota (Note) en la Identificacin (ID) de solicitud concurrente. De clic en Aceptar (Ok).






Otra manera de contabilizar un asiento es mediante el formato Ingresar Asientos Diarios (Journals Enter). Navegar por: Asientos>Ingresar (Journals>Enter)

En Encontrar Asientos (Find Journals) ingrese un parmetro de bsqueda como el nombre del lote. De clic en el botn Encontrar (Find).






Puede dar un clic en el botn Revisar Asiento (Review Journal) o Revisar Lote (Review Batch) para revisar el asiento antes de contabilizarlo. Para contabilizar el lote, de un clic en el botn Ms Procesos (More Actions).






De clic en el botn Contabilizar (Post). De manera opcional, los lotes de asientos pueden contabilizarse peridicamente mediante la ventana de Auto Contabilizar (AutoPost). Consulte el documento Contabilizar Asientos en el Libro Mayor General (GL Posting Journals Training) para las instrucciones sobre esta opcin de contabilidad.






1.2GL Crear Asientos de Provisin Mdulo: Libro Mayor General

Proceso: Crear Asientos de Provisin

Objetivo: Registrar los gastos por los que todava no ha recibido una factura

Prerrequisitos: Ninguno

Descripcin General (Overview) Los asientos de Provisin se crean despus de identificar los artculos que se han recibido y que no se han facturado o para registrar cualquier gasto recurrente para los que no se crearon rdenes de compra y que estn actualmente pendientes (servicios pblicos, renta, etc.). Los Asientos de Provisin se pueden ingresar manualmente o generarse desde una plantilla recurrente.






Informacin de Lote de Asientos Navegar por: Asientos>Ingresar (Journals>Enter)

El sistema de inicio, le presenta la pantalla de bsqueda. De clic en el botn Nuevo Lote (New Batch) o Nuevo Asiento (New Journal).






Todo registro de Asiento debe pertenecer a un lote para la contabilidad. Usted puede crear manualmente un lote y posteriormente agregar uno o ms Asientos a ste, o slo crear Asientos y permitir que el sistema cree automticamente un lote para cada Asiento. Todos los registros de asientos en un lote comparten el mismo periodo. Lote (Batch): Ingrese el nombre del Lote para identificarlo en los reportes.

Perodo (Period): Se refiere al periodo contable para el que se contabilizarn los registros de

asientos. Este dato se predetermina con base al perodo de apertura actual (en el que se est trabajando).


Ingrese la descripcin del Lote que se crea para identificarlo en los reportes.

Total Control (Total Control)

De manera opcional, ingrese la cantidad de control del Lote.

Nota: Si elige omitir la creacin del Lote y crea directamente el (os) Asiento(s), el sistema crear automticamente un lote con la convencin de nombramiento de Journal_Name Date Time.






Informacin del Encabezado del Asiento

Despus de ingresar la informacin para crear el Lote, De clic en el botn Asientos (Journals) para agregar asientos al Lote. Todas las lneas en un Asiento comparten la misma divisa y categora. Asiento (Journal): Ingrese un nombre nico de Asiento para fines de identificacin si omite la

creacin del Asiento.

Perodo (Period): Seleccione el periodo para las entradas de Asiento. Si el asiento se est ingresando a un Lote ya existente, el sistema predetermina al periodo ingresado al nivel del lote.

Categora (Category): Seleccione Provisin (Accrual) como una categora para los Asientos.

Tipo Saldo (Balance Type):

Aceptar lo predeterminado (Real) (Actual) como el tipo de saldo.


Ingrese una descripcin para el Asiento. Esta descripcin se predeterminar para cada descripcin de lnea de Asiento.






Total de Control (Total Control):

De manera opcional, ingrese el total de control a nivel de Asiento para verificar que los cargos totales por las lneas de Asiento sean iguales a dicho control..

Divisa (Currency): Seleccione la divisa. Lo predeterminado ser la divisa funcional que se configur para el Juego de Libros (Set of Books)

Informacin de Lnea del Asiento: Linea (Line): Ingrese el nmero de lnea. Si ingresa 1 como el primer nmero,

el sistema incrementar cada nueva lnea por 1. Si ingresa 10, cada nueva lnea incrementar por 10. Los incrementos de lnea de 10 se recomiendan, ya que esto permite que usted inserte nuevas lneas ms adelante en la orden requerida.

Cuenta (Account): Ingrese la Cuenta (Account) para la lnea de Asiento. Puede hacer clic en el campo, o Ctrl+L para abrir la Lista de Valores (L.O.V.) o escriba manualmente toda la cuenta.

Cargo / Abono (Debit / Credit):

Ingrese la cantidad de cargo o abono para la cuenta designada. (Nota: Los cargos totales deben igualar a los abonos totales).


De manera opcional, cambie la descripcin que se predetermina del encabezado del Asiento.

Marcar Asiento para Reversin La prctica recomendada es que usted debe marcar los Asientos de Provisin para Reversin al momento de registrar el Asiento y posteriormente generar el Asiento de Reversin despus que el periodo actual se cierra.






De clic en el botn Ms Detalles (More Details). Referencia (Reference):

De manera opcional, ingrese la referencia descriptiva de la Reversin.

Compaa Compensacin (Clearing Company):

Puede utilizarse para el procesamiento entre compaas (intercompany processing) .

Perodo (Period): Seleccione el periodo de contabilidad para la entrada de la Reversin. (Si los saldos promedio estn habilitados, ingrese la fecha de efectividad).

Mtodo (Method): Seleccione Cambiar Dr/Cr (Switch Dr/Cr) ya que ste es el mtodo recomendado que se utiliza cuando se revocan las acumulaciones.

Guarde su trabajo para marcar el Asiento para Reversin. Nota: Puede predefinir un periodo de Reversin (y fecha de efectividad si el saldo promedio est habilitado) en cualquier momento, an despus de que se contabilice un Asiento.






Contabilizacin de Asiento Si no est habilitada la Contabilizacin de Asiento (Journal Approval), el lote de Asiento se encontrar disponible para su contabilidad. Si se encuentra disponible la Contabilizacin de Asiento (Journal Approval), ahora debe presentar el lote de Asiento para su autorizacin.

Para autorizar el Lote, De clic en el botn Ms Procesos (More Actions) De clic en el botn Contabilizar (Approve Batch). Una ventana de Nota (Note) mostrar la Identificacin (ID) de solicitud concurrente. De clic en el botn Aceptar (OK). Si el lote no se guard, se mostrar un mensaje de que esta accin guardar automticamente el lote y que un nmero de registro se cre. En ese caso, De clic en S (Yes).






Vea la Solicitud (Request) en lnea para asegurarse de que la contabilidad se complet de manera exitosa. Desde la barra de men, usted puede utilizar Ver> Solicitudes (View>Requests) para monitorear la solicitud Flujo de Aprobaciones Activado: Al momento de enviar el Asiento para Autorizacin, mostrar una pantalla emergente de Nota (Note) para indicar que el lote de Asiento se ha enviado a un aprobador. De clic en Aceptar (OK). Si la Autorizacin de Asiento (Journal Approval) est habilitada, entonces los Asientos tienen que ser autorizados por el aprobador en la jerarqua de autorizacin correspondiente. Para una explicacin de este proceso consulte el documento Contabilizacin de Asientos de Libro Mayor General (GL Approve Journals Training).






Contabilizar Asientos: Existe ms de una manera de contabilizar Asientos. Usted puede ir directamente a la ventana Contabilizar (Post). Navegar por: Asientos>Contabilizar (Journals>Post)

En la ventana Encontrar Lotes de Asiento (Find Journal Batches), ingrese el criterio de bsqueda para localizar el lote seleccionado que se contabilizar. De clic en el botn Encontrar (Find) para iniciar la bsqueda.






Marque (Check) la casilla al lado del lote que se contabilizar. Posteriormente, De clic en el botn Contabilizar (Post) para contabilizar el Lote. Nota: Puede seleccionar lotes mltiples para contabilizarlos al mismo tiempo. Una ventana de Nota (Note) mostrar la Identificacin (ID) de solicitud concurrente. De clic en el botn Aceptar (OK). Desde la barra de men, usted puede utilizar Ver> Solicitudes (View>Requests) para monitorear la solicitud que se procesa al Contabilizar (Post).






Vea la Solicitud (Request) en lnea para asegurarse de que la contabilidad se complet de manera exitosa. Despus de que el periodo actual se cierra y se abre el nuevo periodo, debe generar el Asiento de Reversin para la Provisin.






Generar Reversin Nota: nicamente puede generar Reversiones para Asientos que se han marcado con esa instruccin. Navegar por: Asientos>Contabilizar (Journals>Generate>Reversal)

Busque (Find) el Asiento que se va a revocar. Puede pedir cualquier combinacin de los campos en la ventana: Encontrar Asientos (Find Journals). De clic en el botn Encuentra (Find).






Marque (Check) en la casilla al lado del Asiento o Lote de Asientos a Reversar. Posteriormente, De clic en el botn Revertir (Reverse) para generar un Asiento o Lote de Asientos de Reversin. Nota: Puede seleccionar mltiples Asientos a revocar al mismo tiempo.






De clic en el botn Revertir (Reverse). Una ventana de Nota (Note) se abre para informar que se ha presentado la Solicitud (Request). De clic en el botn Aceptar (OK). Desde la barra de men, usted puede utilizar Ver> Solicitudes (View>Requests) para monitorear la solicitud que se procesa al Reversar Asientos (Reverse Journals). Una vez que se complet, puede revisar el Asiento de Reversin.






Revisar Asientos de Reversin Navegar por: Asientos>Ingresar (Journals>Enter)

Nota: El Libro Mayor General de Oracle (Oracle GL) nombra el Asiento de Reversin como Reversing Original_Journal_Entry_Name-Date-Time. Por lo tanto, busque el Asiento de Reversin escribiendo Revierte% (Reverse%) en el campo Asiento (Journal) como criterio de bsqueda. De clic en el botn Encontrar (Find) para encontrar el Asiento de Reversin.






De clic en el botn Revisar Asiento (Review Journal).






Nota: Aunque pueda modificar el Asiento de Reversin, se recomienda que no lo haga, ya que significara que la Provisin original no est completamente revocada. Si la Reversin se ha marcado para el periodo equivocado, entonces puede cambiar el periodo de contabilidad del Asiento de Reversin dando un clic en el botn Ms Procesos (More Actions). En la ventana Ms Procesos (More Actions), d un clic en el botn Cambiar Periodo (Change Period) e ingrese el nuevo periodo.






1.3GL Crear Asientos Recurrentes Mdulo: Libro Mayor General (GL)

Proceso: Crear Asientos Recurrentes

Objetivos: 1. Crear Asientos Recurrentes

2. Revisar los Juegos de Asignacin Automtica (Auto Allocation) para Asientos Recurrentes (Recurring Journals)

Prerrequisitos: Ninguno

Descripcin General En resumen, los pasos para crear asientos recurrentes (Recurring journals) son:

Definir Asientos (Journals) recurrentes Generar asientos recurrentes Revisar y aprobar lote de diario no contabilizado generado Contabilizar el lote de diario generado De manera opcional, defina y presente los Juegos Asignacin Automtica (AutoAllocation)

para generar y presentar diarios recurrentes. Existen tres tipos de asientos recurrentes:

Asientos de Estructura (Skeleton Journals) -asiento recurrente que tienen las mismas cuentas contables y el importe es el que varia cada perodo.

Diarios Estndar (Standard Journals) - asiento recurrente que tienen las mismas cuentas contables e importe para cada perodo.

Diarios de Frmula (Formula Journals) - asiento recurrente que utilizan frmulas en lugar de cantidades para calcular cantidades.

Definir Asientos de Estructura Navegar por: Asientos>Definir>Recurrente (Journals>Define>Recurring)






Ingrese lo Siguiente:

Lote (Batch): Ingrese un nombre nico para la definicin de diario recurrente.


De manera opcional ingrese una descripcin.

Asiento (Journal): Ingrese el nombre para el asiento recurrente.

Categora (Category): Seleccione la Categora (Category) (Nmina) (Payroll).

Divisa (Currency): Seleccione la divisa (MXN) (Peso Mexicano) (USD) (Dlar Estadounidense) para el registro.

Fechas Efectivas (Active Dates):

De manera opcional, ingrese el rango de fechas para los perodos en que desea que se utilice el asiento recurrente.






De un clic en el botn Lneas (Lines).

Ventana Lneas de Asiento Diario (Journal Lines): Lnea (Line): Ingrese un nmero de lnea tal como 1 o 10.

Cuenta (Account): Ingrese la cuenta que ser afectada. El Libro Mayor General Oracle (Oracle

GL) actualizar esta cuenta cuando usted genere y contabilice sus asientos recurrentes. Puede utilizar la Lista de Valores (List of Value) mostrada o Ctrl+L para abrir la ventana Flexfield de Contabilidad (Accounting Flexfield) o escribir manualmente toda la cuenta.

Descripcin de Lnea (Line Description):

De manera opcional, ingrese una descripcin para la lnea de registro recurrente. Se recomienda que la plantilla se deje en blanco y cuando genere el diario, agregue una descripcin adecuada.

Descripcin de Cuenta (Account Description):

Este campo muestra la descripcin de los segmentos de cuenta ingresados en el campo de la cuenta.

Frmula (Formula): Djelo en blanco porque las frmulas no se utilizan para asientos de estructura

Con el cursor en la Descripcin de Lnea (Line Description), presione la tecla Flecha Hacia Abajo (Down Arrow) par agregar mas lneas. Definir el Asiento Estndar (Define Standard Journal)






Ingrese lo Siguiente: Lote (Batch): Ingrese un nombre nico.




Categora (Category): Seleccione la Categora (Category) (Pagos Conciliados) (Reconciled Payment).

Divisa (Currency): Seleccione la divisa (MXN) (Pesos Mexicanos) (USD) (Dlares Estadounidenses) para su registro.


De manera opcional ingrese el rango de fechas para los perodos en que desea que se utilice el asiento recurrente.







Ventana Lnea de Asiento Diario (Journal Lines): Lnea (Line): Ingrese un nmero de lnea tal como 1 o 10.

Cuenta (Account): Ingrese la cuenta que ser afectada. El Libro Mayor de Oracle (Oracle GL)

actualizar esta cuenta cuando usted genere y contabilice sus diarios recurrentes. Puede utilizar la lista emergente del campo Lista de Valor (List of Value) o Ctrl+L para abrir la ventana Flexfield de Contabilidad (Accounting Flexfield), o escribir manualmente la cuenta completa.


De manera opcional ingrese una descripcin para la lnea de registro recurrente.



Frmula (Formula): Ingrese 1 en el campo Paso (Step). Seleccione Ingresar (Enter) en el campo

Operador (Operator). Ingrese la cantidad en el campo Importe (Amount). Nota: Si la cantidad de la lnea es un cargo, deber iniciar una cantidad positiva y una cantidad negativa para el abono.






Con el cursor en la Descripcin de Lnea (Line Description), presione la tecla Flecha Hacia Abajo (Down Arrow) para agregar en las siguiente lneas del asiento hasta cuadrar el asiento.






Definicin de Frmula de Asiento Recurrente Navegar por: Asientos>Definir>Recurrente (Journals>Recurring>Define)

Ingrese lo siguiente: Lote (Batch): Ingrese un nombre nico.




Categora (Category): Seleccione la Categora (Category) (Ajuste) (Adjustment).

Divisa (Currency): Seleccione la divisa (MXN) (Pesos Mexicanos) (USD) (Dlar estadounidense) para el registro.


De manera opcional ingrese el rango de fechas para los perodos en que desea que se utilice el asiento recurrente.







Ventana de Lnea de Asiento Diario (Journal Lines): Lnea (Line): Ingrese un nmero de lnea tal como 1 o 10.

Cuenta (Account): Ingrese la cuenta que ser afectada. El Libro Mayor General de Oracle

(Oracle GL) actualizar esta cuenta cuando usted genere y contabilice sus asientos recurrentes. Puede utilizar la lista emergente del campo Lista de Valor (List of Value) o Ctrl+L para abrir la ventana Flexfield de Contabilidad (Accounting Flexfield), o escribir manualmente la cuenta completa.


De manera opcional, ingrese una descripcin para la lnea de registro recurrente.








Frmula (Formula): En la regin de la frmula, ingrese 1 en el campo Paso (Step). Seleccionar Ingresar (Enter) en el campo Operador (Operator) e ingrese la cuenta que ser afectada. Seleccione el Tipo de Saldo (Balance Type) y el Tipo de Importe (Amount Type). En el siguiente paso de la frmula, ingrese 2 en el campo Paso (Step) seleccione el tipo de operacin que realizar en el campo del Operador (Operator) e ingrese el importe en el campo de Cantidad (Amount).

Con el cursor en el campo Lnea (Line), presione la tecla Flecha Hacia Abajo (Down Arrow) para agregar las siguientes lneas de asiento.

Ingrese la lnea de asiento de compensacin: Lnea (Line): Ingrese 9999 como el nmero de lnea de compensacin automtico.

Cuenta (Account): Ingrese la cuenta de compensacin El Libro Mayor de Oracle (Oracle GL)

actualizar esta cuenta cuando usted genere y contabilice sus asientos recurrentes. Puede utilizar el icono Lista de Valores (List of Value) del men de la barra de herramientas o Ctrl+L para abrir la ventana Flexfield de Contabilidad (Accounting Flexfield) o escriba manualmente la cuenta completa.







De manera opcional ingrese una descripcin para la lnea de entrada recurrente.



Frmula (Formula): Dejar en Blanco. El Libro Mayor General de Oracle (Oracle GL) calcular automticamente la cantidad para esta lnea de asiento de compensacin cuando usted genere el asiento recurrente.

Generar Asientos Recurrentes (Generate Recurring Journals) Navegar por: Asientos>Generar>Recurrentes (Journals>Generate>Recurring)

Marque la casilla al lado de Lote Recurrente (Recurring Batch) que seleccion para generar.






Seleccione el perodo de contabilidad (Jul-03) para crear un asiento sin contabilizar.






Posteriormente, de un clic en el botn Generar (Generate).

Nota: ID Solicitud (Request ID) (245815) se asign al proceso concurrente que genera el lote de asientos no contabilizado recurrente.






Revisar el Lote de Asientos No Contabilizado Generado Navergar por : Asientos>Ingresar (Journals>Enter)

En la ventana Encontrar Asientos, Buscar (Find) el lote de asientos no contabilizado.

De clic en el botn Encontrar (Find) el lote de asientos no contabilizado. Nota: El Libro Mayor General de Oracle (Oracle GL) nombra el lote de diario no contabilizado como Nombre del Lote de Asientos Recurrente: Fecha - Hora (Recurring_Batch_Name: Date-Time) (Ej: GL-0301 TEST RECURRENTE: 24-JUL-03 16:28:37). Por lo tanto, busque el asiento recurrente escribiendo GL-0301 TEST% en el campo de lote como criterio de bsqueda y de un clic en el botn Encontrar (Find)






De un clic en el botn Revisar Asiento (Review Journal).






Nota: Si gener un Asiento de Estructura, necesita ingresar las cantidades de cada registro en la Ventana de Asientos (Journals Window).






Contabilizar Lote de Asignacin Masiva (Post Mass Allocation Batch) Si se encuentra habilitada la Aprobacin de Asiento (Journal Approval), debe presentar el lote de asientos para aprobar antes de contabilizar. Para aprobar el lote, de un clic sobre el botn Ms Procesos (More Actions). Posteriormente de un clic sobre Aprobar Lote (Approve Batch). Para una explicacin del proceso de aprobacin del asiento, consulte el documento Aprobar Asientos del Libro Mayor General (GL Approve Journals Training). Si el botn Aprobar Lote (Journal Approval) no se encuentra habilitado, el lote de asientos se encuentra ahora disponible para contabilizarse. Para contabilizar el lote, en este punto, de un clic en el botn Ms Procesos (More Actions). Posteriormente de un clic en Contabilizar (Post). Para una explicacin de las diferentes maneras de contabilizar lotes de asientos, consulte el documento Contabilizar Asientos de del Libro Mayor General (GL Post Journals Training).






rea de Asignacin Automtica (AutoAllocation Workbench) Las Auto Asignaciones (AutoAllocations) le permiten automatizar la validacin de lote de asientos y la generacin para Asientos Recurrentes (Recurring Journals), Asignaciones Masivas (Mass Allocations), Presupuestos Masivos (Mass Budgets), Frmulas de Presupuesto (Budget Formulas) y Asignaciones de Proyectos (Projects Allocations). Desde el rea de Asignacin Automtica (AutoAllocation Workbench) puede definir los Juegos Asignacin Automtica y someterlos al procesamiento. Los conjuntos de AutoAllocation pueden programarse para su ejecucin en perodos futuros basndose en los programas de Libro Mayor General (General Ledger) que usted cree. Utilice Auto Asignaciones (AutoAllocations) para procesar los lotes de asientos que usted genera regularmente, tal como para el cierre de fin de mes Existen dos tipos de Juegos Asignacin Automtica (AutoAllocation Sets): Paralela (Parallel): La Asignacin Automtica Paralela (Parallel AutoAllocation) valida y genera

todos los lotes de asientos en un conjunto de Auto Asignacin (Auto Allocation) simultneamente. Los asientos pueden entonces contabilizarse para actualizar los saldos de una cuenta. Utilice cualquier combinacin de Asientos Recurrentes (Recurring Journals), Asignaciones Masivas (MassAllocations), Presupuestos Masivos (Mass Budgets), o Compromisos Masivos (Mass Encumbrances) en su Juego Asignacin Automtica (AutoAllocation) paralela.

Descender (Step Down): Al utilizar Asignacin Automtica (AutoAllocations), descendentes,

los lotes de asientos deben crearse en una secuencia especfica. Ordene los lotes de asientos de manera que los resultados contabilizados de un paso se utilicen en el siguiente de paso de Juego Asignacin Automtica (AutoAllocation).






Crear Conjuntos de Asignacin Paralela (Create Parallel Allocation Sets) Navegar por: Asientos>Asignacin Automtica>Banco de Trabajo Auto Allocation

>Workbench)

Crear conjuntos de Asignacin Paralela (Parallel Allocation) en la ventana Banco de Trabajo de Asignacin Automtica (AutoAllocation Workbench). Juego Asignaciones (Allocation Set):

Ingrese el nombre del Juego de Asignacin (Allocation).


Ingrese la descripcin del juego de asignacin.

Definir Tipo (Set Type):

Elija Paralelo (Parallel) como el tipo de Tipo de Juego de Asignacin (Allocation Set Type)

Lnea (Line):

Ingrese un nmero de lnea en la columna de paso

Tipo (Type): En la columna de tipo, elija el Tipo de Asignacin Automtica (Type of AutoAllocation) que desee utilizar de la lista de valores: Asignaciones Masivas (MassAllocations), Presupuestos Masivos(Mass Budgets), Asientos Recurrentes (Recurring Journals), o Compromisos Masivos (MassEncumbrances).






Lote (Batch Column): Ingrese un lote o elija una de la lista de valores. Los lotes ya estn definidos tal como en la ventana Definir Asignacin Masiva(Define Mass Allocation) o uno de la ventana Definir Asiento Recurrente (Define Recurring Journal).

Mtodo de Asignacin (Allocation Method):

Elija asignaciones de Incremento o Completo; para los asientos recurrentes el mtodo de asignacin N /D.

Botn de Definicin Minuciosa (Definition Drilldown Button)

El botn de Definition Minuciosa (Inferior Izquierdo) es un botn dinmico. La etiqueta cambia con su eleccin de Tipo (Type). Utilice este botn para solicitar y editar Asignaciones Masivas (Mass Allocations), Presupuestos Masivos (Mass Budgets), Asientos Recurrentes (Recurring Journals), o Compromisos Masivos (MassEncumbrances) existentes o crear.

De un clic en el botn de Definicin Minuciosa - Asientos Recurrentes (Definition Drilldown Button Recurring Journals)

Usted puede hacer un anlisis minucioso ms all en la ventana Asiento Recurrente (Recurring Journal) haciendo clic en cualquiera de los botones de esa ventana. Una vez que revis la definicin Asiento Recurrente (Recurring Journal), cierre la ventana y guarde el Juego Asignacin Automtica Paralela (Parallel AutoAllocation). Cuando ha ingresado todas las lneas en el Juego Asignacin Automtica (AutoAllocation), elija cualquiera de los tres botones en el centro de la ventana. Ejecutar (Submit), Cronograma (Schedule) o Visualizar Estado (View Status).






De un clic en el botn de Ejecutar (Submit) en la ventana Asignacin Automtica (AutoAllocation).

Complete los parmetros en la ventana Ejecutar (Submit).

Nombre (Name): El nombre de Juego de Asignacin Automtica (AutoAllocation) se

predeterminar.

Perodo (Period):

Selecciona el perodo para generar los asientos.

Presupuesto (Budget):

Si se est generando diarios de Presupuesto Masivo (MassBudget) seleccione el presupuesto.

De un clic en Ejecutar (Submit) en la ventana de parmetros. Se mostrar una nota y le dar su ID de solicitud concurrente. Una vez generados, los asientos estarn disponibles en la ventana Asientos Ingresar (Journals Entry).






Crear Juegos de Asignacin Automtica Descendiente (Create Step-Down AutoAllocation Sets) Navegar por: Asientos>Asignacin Automtica>Banco de Trabajo

(AutoAllocation>Workbench)

Crear conjuntos de Asignacin Descendente en la ventana Banco de Trabajo de Asignacin Automtica (AutoAllocation Workbench). Juego Asignaciones (Allocation Set):

Ingrese el nombre del Juego de Asignacin (Allocation).


Ingrese la descripcin del juego de asignacin.

Contacto por Defecto (Default Contact):

Seleccione el contacto predeterminado. Especifique la responsabilidad del usuario que notificar el Flujo de Trabajo en caso de error de proceso o fin de proceso o si se requiere aprobacin

Definir Tipo (Set Type):

Elija Descendente (Step Down) como el tipo de Tipo de Conjunto de Asignacin (Allocation Set Type)

Lnea (Line): Ingrese un nmero de lnea en la columna de paso.

Tipo (Type): En la columna de tipo, elija el Tipo de Asignacin Automtica (Type of






AutoAllocation) que desee utilizar de la lista de valores: Asignaciones Masivas (MassAllocations), Presupuestos Masivos (Mass Budgets), Asientos Recurrentes (Recurring Journals), o Compromisos Masivos (MassEncumbrances).

Lote (Batch): Ingrese un lote o elija de la lista de valores. Los lotes ya estn definidos tal como se muestran en la ventana Definir Asignacin Masiva (Define MassAllocation), o uno de la ventana Definir Asiento Recurrente (Define Recurring Journal).

Contacto (Contact): Elija un contacto en la lista de valores, si lo desea el Contacto por Defecto (Default Contact).

Mtodo de Asignacin (Allocation Method):

Elija mtodos de asignacin Completos (Full) o En Incremento (Incremental).

Botn de Anlisis Minucioso(Definition Drilldown Button)

El botn Definition Drilldown (Inferior Izquierdo) es un botn dinmico. La etiqueta cambia con su eleccin de Tipo (Type). Utilice este botn para solicitar y editar Asignaciones Masivas (Mass Allocations), Presupuestos Masivos (Mass Budgets), Asientos Recurrentes (Recurring Journals), o Compromisos Masivos (MassEncumbrances) existentes o crear nuevos.

Cuando haya ingresado todas las lneas en el conjunto de Banco de Trabajo de Asignacin Automtica (AutoAllocation), elija cualquiera de los tres botones del centro de la ventana. Ejecutar (Submit), Cronograma (Schedule) o Visualizar Estado (View Status). Una vez que se present el Juego Asignacin Automtica (AutoAllocation Set), los diarios generados estarn disponibles en la ventana Asiento Ingresar (Journal Entry).






1.4GL Crear Asientos Utilizando ADI Mdulo: Libro Mayor General (GL)

Proceso: Crear Asientos Utilizando ADI (Integrador de Aplicacin de Escritorio)

Objetivo: 1. Crear asientos utilizando el Asistente de Asiento (Journal Wizard) (ADI).

Prerrequisitos: 1. Definir un Juego de Libros (Set of Books) y asignar responsabilidad.

2. Abrir los perodos de contabilidad

3. Instalar ADI (Integrador de Aplicacin de Escritorio) en la PC del usuario o servidor compartido

Crear Asiento Utilizando Asistente de Asiento El Asistente de Asiento (Journal Wizard) (ADI) le permite cargar automticamente registros de asientos creados en Microsoft Excel en el Libro Mayor General (General Ledger). Los asientos se crean utilizando hojas de trabajo (hojas de clculo) de asientos generadas por el Asistente de Asiento (Journal Wizard) (ADI). El Asistente de Asiento (Journal Wizard) (ADI) le permite: Crear registros de asientos Personalizar hojas de trabajo Utilizar funciones de hoja de clculo de Excel Guardar hojas de trabajo de asientos Cargar asientos en el Libro Mayor General de Oracle (Oracle General Ledger)

En resumen, los pasos para crear asientos utilizando el Asistente de Asiento (Journal Wizard) (ADI) son: Crear una hoja de trabajo de asientos Ingresar asientos utilizando Asistente de Asiento (Journal Wizard) (ADI) Cargar e importar asientos al Libro Mayor General (General Ledger)

Para propsitos de este documento de capacitacin, utilizaremos el siguiente ejemplo:






Cargar los siguientes asientos: Dr 0001.032.6515031.0000.000.000.000 RECLASIF. DE CTAS. $10,000.00 Cr 0001.032.6515032.0000.000.000.000 RECLASIF. DE CTAS. $10,000.00 El primer paso es registrarse (firmar como usuario) en ADI (Integrador de Aplicacin de Escritorio).

Si nunca antes ha utilizado ADI (Integrador de Aplicacin de Escritorio), necesitar definir una base de datos. Consulte con su Soporte Tcnico y DBA (Base de datos) para buscar todos los siguientes parmetros necesarios para darse de alta en ADI. Una vez que ingresa a el ADI (Integrador de Aplicacin de Escritorio) debe proceder con el registro de asientos.






Crear una Hoja de Trabajo de Asientos (hoja de clculo en la interfaz ADI - Excel) Desde la barra de herramientas de ADI (Integrador de Aplicacin de Escritorio), seleccione el icono

del Libro Mayor (Ledger) . Desde la lista que se presenta, seleccione la registro Ingresar Asientos (Enter Journals).

Ingrese el Criterio de Seleccin para Crear la Hoja de Trabajo (Hoja de clculo en la interfaz ADI - Excel): Seleccionar Tipo Asiento (Journal Type): Reales Funcionales (Functional Actuals):

Asientos reales que utilizan la divisa oficial para el Juego de Libros (Set of Books).

Reales Extranjeros (Foreign Actuals):

Asientos reales utilizando una divisa extranjera.

Presupuestos (Budgets):

Asientos que se contabilizarn contra un presupuesto.

Compromisos (Encumbrances):

Asientos para actualizar los saldos de compromisos (gravmenes).






Presupuestos (Budgets):

Asientos que se contabilizarn contra un presupuesto.

Nmero de Asientos (Number of Journals): nico (Single): Prepare un registro de asiento en la que todas las lneas del asiento

comparten informacin de encabezado, Categoras (Categories), Fuente (Source), Divisa (Currency) y fecha de contabilidad.

Mltiple (Mltiple): Preparar registro de uno o varios lotes de asientos en las que las lneas de asiento no compartan la misma informacin tal como categoras, fuentes y divisas.

Nota: Con el Mltiple (Multiple), puede cargar los diferentes registros de asientos al mismo tiempo. Crear Hoja de Trabajo en (Create Worksheet in): Nvo Libro Trbjo (New Workbook):

Crear la hoja de trabajo de asiento como un libro de trabajo nuevo de Excel.

Libro Trabajo Actual (Current Workbook):

Crear la hoja de trabajo del asiento dentro del libro de trabajo actual de Excel. Nota: Esta opcin est disponible nicamente cuando ya ha abierto un libro de trabajo de Excel.

De manera opcional, haga clic en el botn Editar la Disposicin (Edit the Layout) en la ventana Crear Hoja Trabajo de Asientos (Create Journal Worksheet) para personalizar las hojas de trabajo de asiento si usted elige no utilizar la disposicin estndar de la plantilla.






Seleccione las siguientes opciones para la personalizacin:

Hoja Trabajo (Worksheet Tab): Seleccione las diferentes opciones para cambiar el tipo de asiento y nmero de asientos.






Encabezado (Header Tab): Seleccione las diferentes opciones para cambiar la informacin del encabezado para una hoja de trabajo de asiento de registro nico. Nota: La Opcin de Encabezado (Header Tab) se encuentra deshabilitada para las hojas de trabajo de asiento de registro mltiple debido a que la informacin del encabezado aparecer en las lneas del asiento. De manera opcional, vuelva a disponer la secuencia de los Campos Requeridos (Required Fields) utilizando los botones de direcciones (arriba / abajo) que se encuentran en la pantalla. Nota: No obstante, no puede cambiar los campos. De manera opcional, puede incluir Campos Opcionales (Optional Fields) tales como Identificacin de Grupo (Group ID), Nombre de Lote (Batch Name), Descripcin de Lote (Batch Description), Descripcin de Asiento (Journal Description), Referencia de Asiento (Journal Reference), Revocacin de Asiento (Reverse Journal) y Periodo de Revocacin (Reversal Period). Nota: Si est creando un asiento de Provisin o ajuste que necesite reversarse posteriormente, seleccione las casillas Reversar Asiento (Reverse Journal) y Periodo de Revocacin (Reversal Period).






Lnea (Line Tab): Seleccione las diferentes opciones para cambiar la informacin de lnea para una hoja de trabajo de asiento de registro nica. Nota: En una hoja de trabajo de asiento de registro mltiple, las lneas de asiento incluyen la informacin del encabezado. De manera opcional, puede incluir los Campos Opcionales (Optional Fields) tales como Descripcin (Description), Cantidad de Inicio (Start Amount), Contexto DFF de Lnea (Line DFF Context), DFF de Lnea 1 a 10 (Line DFF 1 to 10), Contexto de Informacin Capturada (Captured Info Context), DFF 1 a 10 de Informacin Capturada (Captured Info DFF 1 to 10), Reporte de Detalle de Lnea (Line Detail Report), Reporte de Detalle de Fuente (Source Detail Report), Informacin Adicional de Lnea 1 a 8 (Additional Line Info 1 to 8). Haga clic en el botn






Despus de que se personaliz la hoja de trabajo del asiento, regrese a la ventana Crear Hoja de Trabajo de Asiento (Create Journal Worksheet) y haga clic en el botn .






El Asistente de Asiento (Journal Wizard) (ADI) crear automticamente la hoja de trabajo del asiento basndose en las especificaciones. Lo predeterminado para Origen (Source) es Hoja de Clculo (Spreadsheet).






Primero debe quitar la proteccin a la hoja (Barra de Herramientas del Men (Menu Toolbar): Herramientas (Tools) Proteccin (Protection) Hoja Sin Proteccin (Unprotect Sheet)). Esto le permitir agregar filas adicionales a la hoja de clculo. Adems, permitir llevar a cabo el siguiente paso. Tambin, debe formatear todas las celdas de Flexfield de Contabilidad (Accounting Flexfield) como texto. (Resaltar los campos; Formato (Format) Celdas: Texto (Cells:Text)). Esto habilitar a Excel para que ingrese los datos exactamente como usted los ingres. Una vez que ha creado la hoja de trabajo del asiento, puede guardarse y volverse a utilizar como una disposicin estndar. Cada vez que abra la hoja de trabajo guardada, sta lanzar una instancia de ADI (Integrador de Aplicacin de Escritorio). Ingrese la informacin que necesita cargar. Esta hoja de clculo se encuentra en la parte superior de las aplicaciones Oracle (Oracle Applications), de manera que existen campos disponibles de Lista de Valor (List of Value) (LOV). Puede acceder a la LOV (Lista de Valor) ya sea haciendo doble clic en la celda o navegando desde la barra de herramientas ADI (Integrador de Aplicacin de Escritorio) (Libro Mayor (Ledger) > Lista de Valores (List of Values))






Ingrese la Informacin del Encabezado del Asiento Categora (Category): Seleccione la categora (Reclasificar) (Reclass) para los asientos. Lista de

Valor (LOV) disponible.

Fuente (Source): Predeterminado a Hoja de Clculo (Spreadsheet).

Divisa (Currency): Lo predeterminado es la divisa oficial (USD) basado en las opciones de creacin. La divisa seleccionada para reales extranjeros es la divisa funcional (USD) para el Juego de Libros (Set of Books).

Fecha de Contabilidad (Accounting Date)

Ingrese la fecha de contabilidad, en un periodo abierto, de registro del asiento. Lista de Valor (LOV).

Nombre del Asiento (Journal Name):

Ingrese un nombre para el asiento nico para fines de identificacin.

Ingrese Informacin de Lnea del Asiento (Enter Journal Line Information) Cargar (Upload): El distintivo Indicador (Flag) marca las filas que se seleccionarn para la carga

al Libro Mayor General (GL). Esto se establece automticamente cuando crea una fila o puede agregar el indicador manualmente oprimiendo la techa de Barra Invertida (Backslash) (del teclado).

Cuenta (Account): Ingrese la Cuenta (Account) en la lnea del asiento utilizando el icono de Lista de Valor (List of Value) del men de la barra de herramientas de ADI (Integrador de Aplicacin de Escritorio) para abrir la ventana Flexfield de Contabilidad (Accounting Flexfield) o ingrese la cuenta total manualmente.

Cargo / Abono (Debit / Credit):

Ingrese la cantidad de cargo o abono para la cuenta designada. Nota: Los cargos totales deben ser iguales a los abonos totales.


De manera opcional, ingrese una descripcin para cada una de las lneas del asiento.

Nota: Puede utilizar las frmulas de Excel para ingresar las cantidades. La plantilla del Asistente de Asiento (Journal Wizard) (ADI) tambin puede estar vinculada a otras hojas de trabajo para derivar campos de Cuenta (Account), Cargo (Debit), Abono (Credit), y Descripcin (Description).






Cargar e Importar Asientos al Libro Mayor General Despus de ingresar las registros del asiento en la hoja de trabajo con los cargos totales iguales a los abonos totales, puede cargar el asiento a la tabla de interfaz de Libro Mayor General (GL).

Haga un clic en el icono Cargar a Interfaz (Upload to Interface) (Ledger> Upload to Interface) de la barra de herramientas del ADI (Integrador de Aplicacin de Escritorio).

Seleccione las Opciones de Carga del Asiento (Select the Journal Upload Options): Filas a Cargar (Rows To Upload): Seleccione las siguientes opciones para controlar qu filas de la hoja de trabajo del asiento se van a cargar. Filas Indicadas (Flagged Rows):

Cargar las filas que estn marcadas con un carcter indicador.

Todas Filas (All Rows):

Cargar todas las filas en la hoja de trabajo del asiento

Validacin Anterior (Pre-Validation):






Seleccione las siguientes opciones para prevalidar la informacin del asiento antes de cargarla a la tabla de interfaz del Libro Mayor General (General Ledger). Total (Full): Valida todos los datos del asiento y realiza una validacin cruzada

Parcial (Partial): Valida todos los datos del asiento excepto las cuentas.

Ninguno (None): Realiza la verificacin de seguridad del segmento nicamente Recomendado.

Nota: Todos los tipos de prevalidacin realizarn verificaciones de seguridad de segmento. Si se encuentran Errores de Carga (If Upload Errors are Encountered):

Seleccione las siguientes opciones para controlar qu es lo que hace el proceso de carga, deben presentarse errores en algunas de las filas que se estn cargando.

No Cargar Ninguna de las Filas (Do Not Upload Any Rows) (La carga no se procesar por

un probable error encontrado en alguna de las filas). Recomendado.

Cargar nicamente Filas Vlidas (Upload Only Valid Rows) (La carga procesar nicamente filas que no tengan errores)

Iniciar Importacin de Asiento (Start Journal Import):

Marque (Check) la casilla para iniciar el proceso de importacin de asiento automticamente despus de que el proceso de carga se completa.

Nota: Si elige seleccionar esa casilla, se puede elegir entre las siguientes opciones: Contabilizar Errores de Cuenta para Suspensin (Post Account Errors to Suspense):

Marque esta casilla para contabilizar las lneas de asiento con errores para una cuenta de suspensin predefinida. Nota: Para utilizar esta funcin, suspender contabilizacin en el Juego de Libros (Set of Books) en el Libro Mayor General (General Ledger).

Crear Asientos de Resumen (Create Summary Journals):

Marque esta casilla para resumir todas las transacciones que comparten la misma cuenta, periodo y divisa.

Flex Descriptivo (Descriptive Flex):

Seleccione no importar para evitar flexfields descriptivos de importacin o para importar flexfields descriptivos con o sin validacin

Nota 1: Si los datos de flexfield descriptivos se incluyen en el asiento, podr elegir ya sea Importar Con Validacin (Import With Validation) o Importar Sin Validacin (Import Without Validation).






Nota 2: Se recomienda que no marque la casilla Contabilizar Errores de Cuenta (Post Account Errors) en Cta. Transitorio (Suspense Account). Si una lnea de asiento contiene errores, deber corregirse antes de la carga al Libro Mayor General (General Ledger). Haga clic en el botn para iniciar el proceso de carga del asiento.

Una vez que se completa la carga del asiento, se muestra una ventana de Integrador de Escritorio de Libro Mayor General (GL Desktop Integrator) para mostrar la siguiente informacin:

Nmero de errores en el proceso de carga del asiento (2 filas cargadas exitosamente. Ninguna fila con errores)

(ID) Identificacin de Solicitud de Importacin de Asiento (Journal Import request ID) (326520)

Un mensaje indicando que se ha presentado una solicitud de observacin para la Identificacin de Solicitud de Importacin de Asiento (Journal Import request ID) (El Centro de Solicitud est monitoreando la solicitud 326520)

Haga clic en el botn OK para cerrar la ventana. Una vez que se complet la carga, el asiento est disponible para contabilizar (o autorizar si as se requiere) en el Libro Mayor General (General Ledger).



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