Contraloria Municipal de Tunja - INFORME FINAL AUDITORIA …contraloriatunja.gov.co/informes/auditoria-fiscal/2014/... · 2015-06-09 · Asunto: Informe final de auditoria. La Contraloría

CONTROL FISCAL UN COMPROMISO SOCIAL

CÓDIGO: R-AF-14

VERSIÓN: 0

PROCESO AUDITORÍA FISCAL FECHA:

REGISTRO INFORME DE AUDITORÍA MODALIDAD

ESPECIAL O EXPRES PÁGINA 1 DE 103

ELABORÓ: Equipo Auditor Profesional Especializado 18/12/2014

APROBÓ: Miryan Tocarruncho Auditor Fiscal (c) 22/12/2014 Contraloría Municipal de Tunja - Sede Principal: Carrera 10 No. 15-76

Teléfono y Fax:098-7441843 Correo electrónico: [email protected]

INFORME FINAL AUDITORIA GUBERNAMIENTAL MODALIDAD ESPECIAL AL ESTABLECIMIENTO PÚBLICO COLEGIO DE BOYACÁ

VIGENCIA 2013

REGISTRO INFORME DE AUDITORÍA MODALIDAD ESPECIAL O

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CÓDIGO R-AF-14 VERSIÓN 00

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Contraloría Municipal de Tunja - Sede Principal: Carrera 10 No. 15-76 Teléfono y Fax:098-7441843 Correo electrónico: [email protected]

INFORME FINAL AUDITORIA GUBERNAMIENTAL MODALIDAD ESPECIAL AL ESTABLECIMIENTO PÚBLICO COLEGIO DE BOYACÁ

VIGENCIA 2013

JOSÉ ARMANDO PUIN Contralor Municipal

MIRYAN TOCARRUNCHO PEDRAZA Auditor Fiscal (C)

Equipo Auditor

YONH FREDY PIRACOCA OCHOA – Profesional Especializado JULIANA MEDINA ESPINOSA – Profesional Especializada

Tunja, 04 de febrero de 2015


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TABLA DE CONTENIDO

2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ................................................................................ 6

2.1 INGRESOS .................................................................................................................. 6

2.1.1 Educación .............................................................................................................. 6

2.1.2 Donaciones ............................................................................................................ 9

2.1.3 Arrendamientos .....................................................................................................10

2.1.4 Intereses sobre depósitos .....................................................................................24

2.1.5 Venta de bienes y otros ingresos ..........................................................................25

2.2 PRESUPUESTO .............................................................................................................26

2.3 GASTOS .........................................................................................................................29

2.3.1 Retención en la fuente ..............................................................................................29

2.3.2 Sueldos y Salarios ................................................................................................33

2.3.3 Prima de alimentación ..........................................................................................34

2.3.4 Horas extras ..........................................................................................................36

2.3.5 Prima de vacaciones – denominada prima Samper ..............................................39

2.3.6 Vacaciones: ..........................................................................................................41

2.4 CONTRATACIÓN ...........................................................................................................44

2.4.1 Contratación directa ..............................................................................................45

2.4.2 Contratación por Mínima Cuantía .........................................................................60

2.4.3 Contratación por selección abreviada ...................................................................68

2.4.4 Otros hechos de la contratación ...........................................................................93

2.5 RENDICÓN DE LA CUENTA ..........................................................................................96

2.6 PLAN DE MEJORAMIENTO ...........................................................................................96

2.7 CONSOLIDADO DE HALLAZGOS ...............................................................................102


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1. CARTA DE CONCLUSIONES Doctora STELLA VARGAS DE MONROY Representante legal Colegio de Boyacá

Asunto: Informe final de auditoria. La Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por el Artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría Especial al Establecimiento Público Colegio de Boyacá, vigencia 2013, a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en el manejo de los recursos provenientes del servicio educativo prestado por el establecimiento público. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría Municipal de Tunja. La responsabilidad de la Contraloría consiste en producir un Informe de Auditoría Especial que contenga el concepto sobre el examen practicado. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas, con políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría Municipal de Tunja, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar el concepto. La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la contratación pública, los ingresos y los gastos generados con recursos propios y los provenientes de la prestación del servicio educativo, así como el cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Municipal de Tunja. CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que la gestión contractual, presupuestal tanto de ingresos como de gastos, cumple con los principios de economía, eficacia y equidad evaluados en el proceso auditor. Para la evaluación de la contratación pública, se tomó una muestra inicial de 34 contratos por valor de $1.319.128.642, lo que equivale al 65.46% del valor total contratado en la vigencia fiscal auditada. Al final de la evaluación contractual, se decide incluir dos contratos de seguro por valor de $115.282.000, con el fin de dar respuesta a requerimiento allegado a través de


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nuestro proceso de atención al ciudadano. El resultado de este y demás procesos evaluados se encuentra dentro del contenido del presente informe. Transversal a temas evaluados, se verificó el cumplimiento de disposiciones legales, la rendición de la cuenta y el cumplimiento de las acciones de mejora propuestas en plan de mejoramiento suscrito por el Colegio de Boyacá como resultado de la auditoria a la vigencia 2012. Asimismo de manera selectiva se evaluaron contratos de arrendamiento, gastos de nómina de docentes temporales, ingresos propios provenientes de la prestación del servicio educativo y otros ingresos. PLAN DE MEJORAMIENTO Como resultado de la auditoría anterior, se concertó entre la Contraloría Municipal de Tunja y el Colegio de Boyacá, un Plan de Mejoramiento que contenía las acciones de mejora a las observaciones resultado de la auditoría practicada a la vigencia 2012. De igual forma, se revisó el cumplimiento de los términos establecidos por la Resolución 175 de 2013, en lo que tiene que ver con los avances del mismo. Una vez analizado el cumplimiento del Plan de Mejoramiento, en el aparte correspondiente del presente informe, se muestra el resultado de la evaluación efectuada, allí encontrará que acciones de mejora no condujeron a subsanar hallazgos; asimismo, se indica que acciones de mejora llevaron a subsanar los hallazgos de la auditoria 2012. Recibidas las observaciones presentadas por el Colegio respecto al Plan de Mejoramiento, cabe aclarar que en el aparte correspondiente dentro del presente informe se dan las razones para dar por subsanados o no los hallazgos de la vigencia 2012 y que la evaluación del plan de mejoramiento no se planteó como una observación para réplica por parte del establecimiento público, sino como el resultado de la evaluación a lo evaluado por el equipo auditor con base al proceso adelantado. Aquellos hallazgos que se dan como no cumplidos y como parcialmente cumplidos, deben integrarse al plan de mejoramiento resultado de la presente auditoría a fin de que se subsanen en el tiempo que proponga la administración del Colegio de Boyacá. Recuerde que la presentación del plan de mejoramiento se debe hacer de conformidad a lo establecido en la resolución de rendición de cuentas No. 175 de 2013. En total se configuraron dieciocho (18) hallazgos administrativos de los cuales cinco (5) tienen alcance disciplinario y tres (3) alcance con alcance fiscal. Atentamente, MIRYAN TOCARRUNCHO PEDRAZA Auditor Fiscal (C.)


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2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

2.1 INGRESOS

2.1.1 Educación

Este rubro lo comprende las cuentas contables 430507 (Educación formal preescolar) – 430508 (Educación formal básica primaria) – 430509 (Educación formal básica secundaria) – 430510 (Educación formal media académica) - 430550 (Servicios conexos a la educación). Con el fin de verificar la veracidad de las cifras contables reflejadas en Estado de Resultados correspondientes a ingresos durante la vigencia 2013, se remitió el documento denominado “RECAUDOS2013”, al trabajar este archivo se detectaron inconsistencias en las sumatorias por tercero en la mayoría del archivo, está debilidad se le comento al funcionario que maneja los recaudos, a lo que él indicó que para detectar el error tenía que correr varios procesos, además, que debía solicitar soporte técnico a los desarrolladores del software por lo cual era un proceso que tomaba mucho tiempo; debido a esta inconsistencia la Contraloría no pudo comprobar si las cifras que refleja el Estado de Resultados por concepto de ingresos en la vigencia 2013 son reales.

Hallazgo No. 1

Existe incertidumbre de los ingresos por concepto de educación formal preescolar, básica primaria, básica secundaria, media académica y servicios conexos a la educación en la vigencia 2013. Esta observación tendrá alcance administrativo. Respuesta de la entidad Colegio de Boyacá

No existe incertidumbre con respecto a los ingresos por venta de servicios, en los diferentes niveles de educación, puesto que diariamente el banco envía archivos planos, los cuales son procesados en Facturación, igualmente con el movimiento diario de bancos. Al finalizar el mes se revisa, nuevamente para hacer la respectiva conciliación bancaria, por parte de Tesorería.

En el mes se puede presentar duplicidad en la facturación, puesto que el padre de familia con efectúa el pago correspondiente, generando para el siguiente mes una deuda anterior o paga la totalidad de la deuda al finalizar el año escolar.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja El archivo generado por el software contable SYSMAN que fue entregado a la Contraloría en


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la etapa de ejecución presentaba inconsistencias, por tanto el archivo que arroja el sistema no es confiable y puede ser que cuando se realiza la interface contable, los datos que migran a la contabilidad son erróneos. Cabe hacer mención que no existe conciliación entre los datos que emigran a contabilidad desde el módulo de facturación. A esta replica no fue adjuntado el archivo denominado “RECAUDOS2013”, para realizar nuevamente el análisis de la información con el fin de comprobar los saldos contables por concepto de educación formal preescolar, básica primaria, básica secundaria, media académica y servicios conexos a la educación en la vigencia 2013, por tanto la Contraloría no puede pronunciarse sobre la confiabilidad de la información, ya que por parte del Colegio no fue entregada la información corregida. Por lo anteriormente expuesto la observación queda en firme y se establece un hallazgo con alcance administrativo.

Por otra parte en la revisión también se detectó que los ingresos que recibe el Colegio de Boyacá a través del convenio interadministrativo No. 012 de 2013, son contabilizados en su totalidad en la cuenta contable denominada servicios conexos a la educación, contabilización errónea puesto estos recursos deberían estar distribuidos en educación básica primaria, básica secundaria y media académica según la consideración octava del convenio. Además, estos ingresos no se están causando, al parecer porque a estos alumnos no se les cobra pensión, argumento que no es válido ya que corresponden a los pagos por concepto del servicio educativo de tales estudiantes, el cual es cubierto por la Alcaldía Municipal de Tunja. Cabe hacer mención que los recursos con los cuales la Alcaldía Municipal de Tunja cancela el servicio educativo pertenecen a recursos del Sistema General de Participaciones - SGP en educación, es decir que el Colegio de Boyacá directamente no recibe éstos recursos, pero si lo hace de manera indirecta.

Hallazgo No. 2

El Colegio de Boyacá, al parecer, estaría vulnerando el principio contable de causación, consagrado en el régimen de contabilidad pública, adoptado por la Contaduría General de la Nación mediante resolución 354 de 2007. Esta observación tendrá alcance administrativo y disciplinario. Respuesta de la entidad Colegio de Boyacá En la cuenta 43 venta de servicios educativos, fueron registrados todos los ingresos por estos conceptos, de los cuales como no son facturados individualmente los ingresos del contrato interadministrativo, y en el momento de realizar la transferencia no se especifica a quien corresponde el pago, ya que el ingreso es global, y estos estudiantes en el sistema se encuentran como si fueran becados, el registro no es especifico por estudiante, de acuerdo


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a esto se registraron en la subcuenta 430550 afectando los ingresos por venta de servicios que equivalen al contrato interadministrativo. Si son registrados por estudiante no quedaría evidencia de la transferencia del Municipio y los ingresos se verían registrados como si el estudiante los cancelara. En el comprobante de ingresos 2013000009 fue recibido el primer desembolso del contrato interadminsitrativo que de acuerdo a la cláusula tercera del contrato número 12 de 2013 los giros se hacen de acuerdo a los informes presentados por la matricula realizada la cual en contabilidad no se conoce para realizar dicho ingreso. Igualmente los recursos son girados de acuerdo al número de estudiantes atendidos, adicional a esto no podemos causar un servicio sin haberlo prestado, ya que existen factores como es el la depuración de la matrícula del estudiante el cual se debía incluir y retirar del simat y así tener claridad a cuanto corresponde el valor del contrato realmente. En el mes de diciembre si fue caudado el saldo por cobrar del valor del contrato interadministrativo con el comprobante número 2013001232, teniendo en cuenta que a esta fecha ya se tenía claro que número de estudiantes fueron atendidos y el valor real del contrato. Decisión Contraloría Municipal de Tunja Según análisis al convenio interadministrativo se evidencia que por cada estudiante la Alcaldía Municipal de Tunja le cancelo $1.200.000 por el año escolar al Colegio de Boyacá, cabe hacer mención que el convenio inicio con 2.106 alumnos pero se han venido disminuyendo por razones como deserción escolar, cambio de colegio y por graduados, por esto es que en la vigencia 2013 el convenio considero 1.275 estudiantes, además según la fecha de suscripción del convenio el Colegio de Boyacá ya sabía en enero de 2013 la cantidad de alumnos que continuaban en la institución. La administración del Colegio de Boyacá debe evaluar el registro de los ingresos por concepto del convenio interadministrativo con la Alcaldía, pues este no se está realizado por alumno sino en conjunto, lo cual es erróneo considerando en primer lugar que los alumnos no son becados por la institución educativa y que por cada estudiante la Alcaldía Municipal de Tunja cancela por el año escolar $1.200.000. Segundo, en la contabilidad el Colegio de Boyacá está reflejando el ingreso por el convenio cuando la Alcaldía realiza el giro de los recursos, lo cual vulnera el principio de causación, pues el ingreso se debe reconocer mes a mes independientemente de que la Alcaldía cancele. Cuando el giro de la Alcaldía sea superior al valor causado adeudado, se deberá llevar a una cuenta del pasivo denominada ingresos recibidos por anticipado y ésta debe ir al ingreso, amortizada mes a mes. Cabe aclarar que cuando se menciona que se debe registrar por estudiante no quiere decir que en la contabilidad se registre por tercero a cada estudiante, pero si en facturación pues es donde emigra el dato a contabilidad, en pocas palabras tendría el mismo tratamiento de un alumno no subsidiado.


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Por lo anteriormente expuesto la observación queda en firme y se establece un hallazgo con alcance administrativo.

2.1.2 Donaciones

Al revisar estos ingresos se evidenció que en el mes de abril fue contabilizado el valor de $342.980.000 como ingresos por concepto de donación, al revisar el origen de estos recursos se evidenció que el Colegio Boyacá recibió en donación por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones 550 tablets por valor $342.980.000, las cuales fueron registradas como ingresos en dinero, este registro es erróneo pues según el manual de procedimientos de la Contaduría General de la República en el capítulo XVII menciona que “las donaciones son recursos sin contraprestación con la característica de destinación específica establecida por el donante, recibidos de otros gobiernos o de instituciones privadas de carácter nacional o internacional” cursiva fuera del texto. Además, señala que “para efectos contables se registran debitando la subcuenta de la cuenta que identifique el tipo de bien o derecho recibido en donación, y acreditando la subcuenta que corresponda, de la cuenta 3120- SUPERÁVIT POR DONACIÓN o 3235-SUPERÁVIT POR DONACIÓN”. Cursiva fuera del texto.

Hallazgo No. 3

Al parecer, existe sobreestimación en los ingresos del año 2013 por valor de $342.980.000, puesto que registraron una donación de bienes como si fuera en dinero. Esta observación tendrá alcance administrativo y disciplinario. Respuesta de la entidad Colegio de Boyacá Los ingresos de bienes son realizados en el módulo de almacén, en el cual su configuración refleja en la cuenta 480819 donaciones dicha cuenta no es clara en el manual de procedimientos cuál es su tratamiento, ni tampoco especifica qué tipo de donaciones se deben registrar en la cuenta 480819, y al realizar la interface de almacén a contabilidad el sistema estaba configurado para que afectara dichas cuentas. Es de aclarar que estos ingresos no afectaron el presupuesto del colegio ya que los ingresos presupuestales reflejados en el año 2013 corresponden únicamente a dineros recibidos por concepto de transferencias y recaudo de recursos propios. Decisión Contraloría Municipal de Tunja El manual de procedimientos de la Contaduría General de la República es claro, realmente lo que se evidencia es falta de análisis de la contabilidad por parte del personal encargado, pues los sistemas son una herramienta muy útil pero se debe realizar revisiones puesto que estos pueden presentar errores.


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Referente a la parametrización del sistema no puede considerarse una justificación, pues ésta se realiza con los mismos funcionarios de la entidad y son ellos quienes determinan las cuentas contables a donde se debe registrar el asiento contable. Cabe mencionar que la sobreestimación de $342.980.000 existe en contabilidad y en el 2013 no se afectó el presupuesto. Por lo anteriormente expuesto la observación queda en firme y se establece un hallazgo con alcance administrativo.

2.1.3 Arrendamientos Con el fin de verificar los ingresos contables por concepto de arriendos se solicitó a la administración del Colegio Boyacá los contratos de arrendamiento de cada local comercial; del análisis de estos, se evidenció que siete contratos fueron celebrados desde el año 1994, en donde se estableció en una de sus cláusulas que el incremento anual sería del 25%, pero al recalcular el valor del canon de arrendamiento para cada inmueble se observa que el valor cobrado por el Colegio Boyacá es inferior al pactado. Por lo anterior, se solicitó verbalmente explicación a la administración del Colegio Boyacá y lo indicado fue que después que salió la Ley 820 de 2003, prohibía un incremento al valor del canon de arrendamiento anual, superior al IPC del año anterior, con tales argumentos el equipo auditor consulto la norma, en la cual el artículo primero indica que el objeto de ésta ley es el de fijar los criterios que deben servir de base para regular los contratos de arrendamiento de los inmuebles urbanos destinados a vivienda, por tanto es claro que la norma no regula los arriendos comerciales; sin embargo si a bien lo consideraba el Colegio de Boyacá modificar el porcentaje de incremento del canon de arrendamiento inicialmente pactado, debió realizar las modificaciones al contrato o liquidar el anterior y suscribir uno nuevo, pero verificando las carpetas de los contratos no existe documento alguno por tanto, al parecer, el acuerdo de voluntades estaría vigente para los siete contratos. Estos siete contratos tienen características similares, fueron firmados el 31 de octubre de 1994 y tenían una duración de 2 años contados a partir del 1/11/1994 al 31/10/1996, prorrogables por otro termino igual; de conformidad con el artículo 518 del Código de Comercio, el acuerdo de voluntades está vigente, pues en la carpeta del contrato no existe soporte donde se evidencie modificación alguna. Por otra parte y según lo argumentado por el Colegio de Boyacá, y considerando que le aplicara la Ley 820 de 2003, la Contraloría Municipal de Tunja recalculo el canon de arrendamiento desde el año 2003 incrementándolo anualmente con el IPC, el resultado de este ejercicio arrojó igualmente diferencias considerables entre lo que está cobrando el Colegio de Boyacá Vs. la re liquidación realizada por la Contraloría con el incremento del IPC.


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El siguiente cuadro muestra el comparativo entre el canon de arrendamiento mensual según el acuerdo de voluntades, el calculado según el incremento del IPC desde el año 2003 y el canon de arrendamiento reportado por el Colegio de Boyacá a partir de noviembre de 2013.

Arrendatario Acuerdo de voluntades

IPC Calculado por la Contraloría

Cobrado por el Colegio de Boyacá

Teresa Otálora de Waked 9.020.562 1.298.332 840.000

Jorge Guzmán Vergara 6.938.894 998.717 646.000

Romelia Jiménez de Aragón 6.938.894 998.717 646.000

Gonzalo López López 5.551.115 798.973 520.000

Julia María Pedraza López 5.551.115 798.973 518.000

Mario Alfonso Martínez Vargas 13.877.788 1.997.434 1.225.000

Mario Enrique Sacristán Romero 31.225.023 4.494.225 2.900.003000

Cifras en pesos.

Del ejercicio efectuado se evidencia que existe gran diferencia en cada canon de arrendamiento, hecho que se podría considerar como presunto daño patrimonial. Teniendo en cuenta la caducidad de la acción fiscal contemplada en el artículo 9 de la Ley 610 de 2000, el cálculo del presunto daño se cuantifica a partir del año 2010 y se hace por cada contrato, tal como relaciona a continuación.

Contrato de arrendamiento del inmueble ubicado en la calle 19 No. 10-59/63 con la señora Teresa Otalora de Waked

Incremento anual 25%

Valor anual del contrato según:

Valor anual 1.560.000

Año Acuerdo de voluntades

(1)

IPC Según la Contraloría

(2)

Cobrado por el colegio (3)

Diferencia entre 1 y 3


Valor mensual 130.000

2010 46.185.278 13.979.274 9.030.000 37.155.278 4.949.274

Fecha de inició 01/11/1994

2011 57.731.597 14.286.572 9.228.599 48.502.998 5.057.973

Fecha de vencimiento 31/10/1996

2012 72.164.497 14.753.141 9.532.995 62.631.502 5.220.146

En la cláusula tercera se estableció una duración de 2 años prorrogables por otro periodo igual.

2013 90.205.621 15.270.734 9.880.000 80.325.621 5.390.734

228.615.398 20.618.128

Cifras en pesos

Hallazgo No. 4

El Colegio de Boyacá, al parecer, no está cobrando el canon de arrendamiento establecido en el acuerdo de voluntades con la señora Teresa Otalora de Waked, por lo cual se evidencia presunto detrimento patrimonial por valor de $228.615.398. Esta observación tendrá alcance administrativo, disciplinario y fiscal.


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Respuesta de la entidad Colegio de Boyacá Como se puede verificar en los contratos de arrendamiento de los locales comerciales. La cláusula establece: “CLAUSULA 4 AUMENTO: SE HARÁ UN AUMENTO DEL VEINTICINCO POR CIENTO (25%) DEL PRECIO MENSUAL, CADA AÑO.”. Dicho valor se traduce en un incremento anual inferior al IPC, ya que especifica el 25% “mensual” cada año. Contrario a lo que interpreta el auditor al estipular que el incremento se hará VEINTICINCO POR CIENTO por cada mes y no cada año.

Así mismo, a pesar de que asumiéramos que la interpretación efectuada por el Auditor es la correcta, tenemos que, en proporción a mantener el equilibrio del contrato, no le es posible al Establecimiento Público, enriquecerse subiendo el canon de arrendamiento por encima hasta del mismo avalúo que se le hiciere a los correspondientes locales, el cual a la fecha es:


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Y no difiere de manera contundente al que hoy percibe el Colegio, por concepto de arrendamientos. Por lo tanto, la Contraloría no puede analizar de manera unilateral, un contrato cuya regulación se encuentra orientada en el derecho privado y pretender subir de manera exorbitante el valor del canon de arrendamiento del contrato; ya que podría ocasionarse diferencias contractuales con los arrendatarios, por desequilibrio en la relación contractual. Complemento de la respuesta según oficio R-48 Con el fin de dar respuesta a su oficio AF-27 de fecha 22 de enero de 2015, me permito efectuar las siguientes aclaraciones:

1. Que con el fin de no causar el detrimento patrimonial, El Colegio de Boyacá optó por cobrar como incremento del canon de arrendamiento por lo menos el IPC, ya que como se puede verificarse dentro de las tablas efectuadas el IPC favorecía más que el acuerdo de contractual.

2. El IPC tomado para el incremento es del año inmediatamente anterior, ya que a la fecha de incremento en el mes de noviembre, no se conocía el IPC del mismo año.

3. Con estas aclaraciones se desvirtúa cualquier tipo de detrimento patrimonial, ya que puede verificarse por parte de la Contraloría que siempre se efectuaron aproximaciones por encima del valor arrojado por el incremento del IPC.

4. A continuación me permito relacionar tablas de análisis, correspondientes a cada arrendador:

TERESA OTALORA DE WAKED

AÑO

VALOR MENSUAL DEL AÑO

ANTERIOR 25%

VALOR INCREMENTO

MENSUAL SEGÚN

CONTRATO

VALOR A COBRAR SEGÚN LO PACTADO EN EL CONTRATO

VALOR COBRADO POR EL COLEGIO DE

BOYACA IPC AÑO

ANTERIOR VALOR

IPC

VALOR MENSUAL CON IPC

2009

749.373

2010

749.373

187.343

15.612

764.985

765.000 2,00%

14.987

764.360

2011

765.000

191.250

15.938

780.938

789.300 3,17%

24.251

789.251

2012

789.300

197.325

16.444

805.744

820.000 3,73%

29.441

818.741

2013

820.000

205.000

17.083

837.083

840.000 2,44%

20.008

840.008

JOSE GUZMAN VERGARA

AÑO


ANTERIOR

25%

VALOR INCREMENTO

MENSUAL SEGÚN

CONTRATO

VALOR A COBRAR SEGÚN LO PACTADO EN EL CONTRATO


BOYACA

IPC AÑO ANTERIOR

VALOR IPC


2009 575.573

2010 575.573 143.893 11.991 587.564 588.000 2,00% 11.511 587.084

2011 588.000 147.000 12.250 600.250 606.700 3,17% 18.640 606.640

2012 606.700 151.675 12.640 619.340 630.000 3,73% 22.630 629.330


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2013 630.000 157.500 13.125 643.125 646.000 2,44% 15.372 645.372

GONZALO LÓPEZ LÓPEZ

AÑO


ANTERIOR

25%

VALOR INCREMENTO

MENSUAL SEGÚN

CONTRATO

VALOR A COBRAR

SEGÚN LO PACTADO EN

EL CONTRATO


BOYACA

IPC AÑO ANTERIOR

VALOR IPC


2009 463.549

2010 463.549 115.887 9.657 473.206 473.000 2,00% 9.271 472.820

2011 473.000 118.250 9.854 482.854 488.000 3,17% 14.994 487.994

2012 488.000 122.000 10.167 498.167 507.000 3,73% 18.202 506.202

2013 507.000 126.750 10.563 517.563 520.000 2,44% 12.371 519.371

JULIA MARÍA PEDRAZA LÓPEZ

AÑO


ANTERIOR

25%

VALOR INCREMENTO

MENSUAL SEGÚN

CONTRATO

VALOR A COBRAR


EL CONTRATO


BOYACA

IPC AÑO ANTERIOR

VALOR IPC


2009 461.037

2010 461.037 115.259 9.605 470.642 471.000 2,00% 9.221 470.258

2011 471.000 117.750 9.813 480.813 486.000 3,17% 14.931 485.931

2012 486.000 121.500 10.125 496.125 505.000 3,73% 18.128 504.128

2013 505.000 126.250 10.521 515.521 518.000 2,44% 12.322 517.322

MARIO ALFONSO MARTINEZ VARGAS

AÑO


ANTERIOR

25%

VALOR INCREMENTO

MENSUAL SEGÚN

CONTRATO

VALOR A COBRAR


EL CONTRATO


BOYACA

IPC AÑO ANTERIOR

VALOR IPC


2009 1.152.357

2010 1.152.357 288.089 24.007 1.176.364 1.176.000 2,00% 23.047 1.175.404

2011 1.176.000 294.000 24.500 1.200.500 1.213.300 3,17% 37.279 1.213.279

2012 1.213.300 303.325 25.277 1.238.577 1.259.000 3,73% 45.256 1.258.556

2013 1.259.000 314.750 26.229 1.285.229 1.290.000 2,44% 30.720 1.289.720

MARIO ENRIQUE SACRISTAN ROMERO

AÑO


ANTERIOR

25%

VALOR INCREMENTO

MENSUAL SEGÚN

CONTRATO

VALOR A COBRAR


EL CONTRATO


BOYACA

IPC AÑO ANTERIOR

VALOR IPC


2009 2.592.000

2010 2.592.000 648.000 54.000 2.646.000 2.644.000 2,00% 51.840 2.643.840

2011 2.644.000 661.000 55.083 2.699.083 2.728.000 3,17% 83.815 2.727.815

2012 2.728.000 682.000 56.833 2.784.833 2.830.000 3,73% 101.754 2.829.754


EXPRES


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2013 2.830.000 707.500 58.958 2.888.958 2.900.000 2,44% 69.052 2.899.052

Decisión Contraloría Municipal de Tunja Analizadas las explicaciones obtenidas en la réplica y las aclaraciones solicitadas por la Contraloría se pudo establecer que efectivamente el incremento que el equipo auditor interpreto fue del 25% anual, sin embargo revisado los contratos evidentemente estipulan 25% mensual cada año, aun cuando este incremento no sea el que se esté cobrando a la fecha, no existe detrimento patrimonial. Según explicaciones, el Colegio de Boyacá decidió incrementar el valor del canon de arrendamiento de los siete contratos pero éste no fue plasmado en ningún documento al parecer quedo verbalmente, por tanto se está cobrando un canon de arrendamiento mensual que no tiene sustento legal alguno, circunstancia que podría acarrear inconvenientes judiciales y posibles detrimentos patrimoniales, por lo cual se recomienda efectuar los ajustes necesarios, pues el valor que se está cobrando por concepto de canon de arrendamiento no cuenta con acto administrativo que lo ampare. Teniendo en cuenta lo expuesto anteriormente se establece un hallazgo con alcance administrativo el cual quedara así: Se evidencian que el canon de arrendamiento cobrado mensualmente por el Colegio de Boyacá no tiene soporte legal, pues en los contratos vigentes se estipuló un incremento y el Colegio está cobrando un aumento diferente al pactado.

Contrato de arrendamiento del inmueble ubicado en la calle 19 No. 10-39 con el señor Jorge Guzmán Vergara





(1)


(2)





2010 35.527.137 10.753.288 6.931.731 28.595.406 3.821.557

Fecha de Inicio 01/11/1994

2011 44.408.921 10.989.671 7.093.404 37.315.517 3.896.267

Fecha de Vencimiento 31/10/1996

2012 55.511.151 11.348.570 7.326.996 48.184.155 4.021.574


2013 69.388.939 11.746.719 7.591.999 61.796.940 4.154.719

175.892.018 15.894.118

Cifras en pesos


EXPRES


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Observación No. 1

El Colegio de Boyacá, al parecer, no está cobrando el canon de arrendamiento establecido en el acuerdo de voluntades con el señor Jorge Guzmán Vergara, por lo cual se evidencia presunto detrimento patrimonial por valor de $175.892.018. Esta observación tendrá alcance administrativo, disciplinario y fiscal. Respuesta de la entidad Colegio de Boyacá La respuesta es la misma del hallazgo No. 4 Decisión Contraloría Municipal de Tunja Teniendo en cuenta las explicaciones del hallazgo No. 4 se levanta esta inconsistencia, ya que esta observación se recopila un solo hallazgo.

Contrato de arrendamiento del inmueble ubicado en la calle 19 No. 10-23 con el señora Romelia Jiménez De Aragón





(1)


(2)





2010 35.527.137 10.753.288 6.931.731 28.595.406 3.821.557


2011 44.408.921 10.989.671 7.093.404 37.315.517 3.896.267


2012 55.511.151 11.348.570 7.326.996 48.184.155 4.021.574


2013 69.388.939 11.746.719 7.591.999 61.796.940 4.154.719

175.892.018 15.894.118

Cifras en pesos

Observación No. 2

El Colegio de Boyacá, al parecer, no está cobrando el canon de arrendamiento establecido en el acuerdo de voluntades con la señora Romelia Jiménez De Aragón, por lo cual se evidencia presunto detrimento patrimonial por valor de $175.892.018. Esta observación tendrá alcance administrativo, disciplinario y fiscal. Respuesta de la entidad Colegio de Boyacá


EXPRES


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La respuesta es la misma del hallazgo No. 4 Decisión Contraloría Municipal de Tunja Teniendo en cuenta las explicaciones del hallazgo No. 4 se levanta esta inconsistencia, ya que esta observación se recopila un solo hallazgo.

Contrato de arrendamiento del inmueble ubicado en la carrera 10 No. 18-71 con el señor Gonzalo López López



Valor anual 960.000


(1)


(2)





2010 28.421.709 8.602.630 5.581.490 22.840.219 3.021.140


2011 35.527.137 8.791.737 5.706.000 29.821.137 3.085.737


2012 44.408.921 9.078.856 5.894.002 38.514.919 3.184.854

En la cláusula tercera se estableció una duración de 2 años prorrogables

por otro periodo igual.

2013 55.511.151 9.397.375 6.110.004 49.401.148 3.287.371

140.577.423 12.579.103

Cifras en pesos

Observación No. 3

El Colegio de Boyacá, al parecer, no está cobrando el canon de arrendamiento establecido en el acuerdo de voluntades con el señor Gonzalo López López, por lo cual se evidencia presunto detrimento patrimonial por valor de $140.577.423. Esta observación tendrá alcance administrativo, disciplinario y fiscal. Respuesta de la entidad Colegio de Boyacá La respuesta es la misma del hallazgo No. 4 Decisión Contraloría Municipal de Tunja Teniendo en cuenta las explicaciones del hallazgo No. 4 se levanta esta inconsistencia, ya que esta observación se recopila un solo hallazgo.


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Contrato de arrendamiento del inmueble ubicado en la carrera 10 No. 18-65 con el señora Julia María Pedraza López



Valor anual 960.000


(1)


(2)





2010 28.421.709 8.602.630 5.552.369 22.869.340 3.050.261


2011 35.527.137 8.791.737 5.681.997 29.845.140 3.109.740


2012 44.408.921 9.078.856 5.869.997 38.538.924 3.208.859



2013 55.511.151 9.397.375 6.085.998 49.425.153 3.311.377

140.678.558 12.680.237

Cifras en pesos

Observación No. 4

El Colegio de Boyacá, al parecer, no está cobrando el canon de arrendamiento establecido en el acuerdo de voluntades con la señora Julia María Pedraza López, por lo cual se evidencia presunto detrimento patrimonial por valor de $140.678.558. Esta observación tendrá alcance administrativo, disciplinario y fiscal. Respuesta de la entidad Colegio de Boyacá La respuesta es la misma del hallazgo No. 4 Decisión Contraloría Municipal de Tunja Teniendo en cuenta las explicaciones del hallazgo No. 4 se levanta esta inconsistencia, ya que esta observación se recopila un solo hallazgo.

Contrato de arrendamiento del inmueble ubicado en la carrera 10 No. 18-57 con el señor Mario Alfonso Martínez Vargas





(1)


(2)





2010 71.054.274 21.506.576 13.362.000 57.692.274 8.144.576


2011 88.817.842 21.979.342 13.464.000 75.353.842 8.515.342


2012 111.022.302 22.697.140 13.909.999 97.112.303 8.787.141


EXPRES


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2013 138.777.878 23.493.437 14.399.996 124.377.882 9.093.441

354.536.301 34.540.500

Cifras en pesos

Observación No. 5

El Colegio de Boyacá, al parecer, no está cobrando el canon de arrendamiento establecido en el acuerdo de voluntades con el señor Mario Alfonso Martínez Vargas, por lo cual se evidencia presunto detrimento patrimonial por valor de $354.536.301. Esta observación tendrá alcance administrativo, disciplinario y fiscal. Respuesta de la entidad Colegio de Boyacá La respuesta es la misma del hallazgo No. 4 Decisión Contraloría Municipal de Tunja Teniendo en cuenta las explicaciones del hallazgo No. 4 se levanta esta inconsistencia, ya que esta observación se recopila un solo hallazgo.

Contrato de arrendamiento del inmueble ubicado en la calle 19 No. 10-53 con el señor Mario Enrique Sacristán Romerox





(1)


(2)





2010 159.872.116 48.389.796 31.208.000 128.664.116 17.181.796


2011 199.840.144 49.453.519 31.896.000 167.944.145 17.557.520


2012 249.800.181 51.068.565 32.939.999 216.860.182 18.128.566



2013 312.250.226 52.860.234 34.100.004 278.150.222 18.760.230

791.618.664 71.628.111

Cifras en pesos

Observación No. 6

El Colegio de Boyacá, al parecer, no está cobrando el canon de arrendamiento establecido en el acuerdo de voluntades con el señor Mario Enrique Sacristán Romero, por lo cual se evidencia presunto detrimento patrimonial por valor de $791.618.664. Esta observación tendrá alcance administrativo, disciplinario y fiscal.


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Respuesta de la entidad Colegio de Boyacá La respuesta es la misma del hallazgo No. 4 Decisión Contraloría Municipal de Tunja Teniendo en cuenta las explicaciones del hallazgo No. 4 se levanta esta inconsistencia, ya que esta observación se recopila un solo hallazgo.

Por otra parte los restantes ocho contratos de arrendamiento estipularon el incremento anual al IPC, sin embargo al recalcular el canon de arrendamiento de estos contratos a 2013, se obtienen las siguientes diferencias:

Nombre del Arrendatario

Canon cobrado por el Colegio

Canon calculado por la Contraloría Diferencia

Luis Enrique García 1.290.000 1.262.625 27.375

María Luisa Martínez Puerto 2.278.000 3.500.000 (1.222.000)

Henry Rojas Parada 818.000 825.692 (7.691)

Humberto Camacho 1.087.000 1.104.526 (17.525)

Fernando Sierra Figueroa 2.500.000 2.544.990 (44.990)

Sandra López Sánchez 834.000 844.234 (10.235)

Aurora Benítez Daza (tienda escolar) 4.300.000 4.300.000 0

Compañía Transportadora de Valores PROSEGUR DE COLOMBIA S.A 11.149.000 11.151.871 (2.871)

Cifras en pesos

Haciendo el recalculo por cada mes a partir del incremento del canon de arrendamiento de cada contrato, se evidencia un posible detrimento patrimonial por valor de $1.974.551, que correspondería al valor dejado de cobrar por ajuste al canon de los referidos 8 contratos.

Hallazgo No. 5

Se presume detrimento patrimonial por valor de $1.974.551, por ajuste al canon de 8 contratos de arrendamiento. Esta observación tendrá alcance administrativo, disciplinario y fiscal. Respuesta de la entidad Colegio de Boyacá

En el caso del arrendatario LUIS ENRIQUE GARCÍA, se cobró lo justo.

En el caso de MARÍA LUISA MARTÍNEZ, el contrato No 062 del 7 de octubre de 2013,


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por un valor de $3.500.000 de pesos, no tiene por qué aparecer con un faltante, pues la fecha del Contrato fue a partir de octubre de 2013.

En el Contrato de HENRY ROJAS PARADA, por el año 2012, canceló la suma de $798.000 pesos, con una inflación o IPC del 2012 de 2.44% y canceló para el año 2013, la suma de $817.471 pesos. No existe diferencia alguna.

Para el Contrato de Humberto Camacho en el 2012, canceló la suma de $1.061.000 pesos, con una inflación para el 2012 de 2.44%, el valor pagado para el 2013, es de $1.086.884 pesos. No existe diferencia alguna.

En el caso de FERNANDO SIERRA, el pago para el 2012 fue de $2.440.000 pesos, con un IPC del 2012 de 2.44%, el valor a pagar en el 2013 sería de $2.499.536 pesos, y canceló$2.500.000 pesos. No existe diferencia alguna.

En el caso de la señora SANDRA LÓPEZ, pagó en el año 2012, la suma de $814.000, con un IPC por el 2012 de 2.44%, el valor a pagar por el año 2013, era de $833.861 pesos. No existe diferencia.

En el caso del Contrato de Tomas Greg, el canon de arrendamiento en el 2012 fue de $10.886.584 pesos, con un IPC para el 2012 de 2.44%, el valor a pagar en el año 2013, era de $11.151.817 pesos y el valor cancelado fue de $11.152.217 pesos, pero no veo donde puede haber diferencia o detrimento patrimonial.

Si bien es posible que en años anteriores no hubieran aplicado con exactitud el IPC, por error involuntario, eso pudo haber ocurrido en años en que ya prescribió la acción fiscal y en vigencias en que ya se produjo auditoría fiscal de la misma Contraloría municipal de Tunja. Decisión Contraloría Municipal de Tunja

Contrato Luis Enrique García Según indican en su respuesta que se le cobro lo justo, la Contraloría no puede revisar si es equitativo, pues este ente de control para revisar el valor cobrado se fundamenta en lo estipulado en el contrato y de este estudio se pudo establecer que desde el mes de abril de la vigencia 2013 debió de cobrarse un canon de arrendamiento mensual por valor de $1.262.625 y en la vigencia 2013 le cobraron $1.290.000 mensuales.

Contrato Compañía Transportadora de Valores PROSEGUR DE COLOMBIA S.A Cuando se solicitó al Colegio de Boyacá la relación del canon de arrendamiento mensual de todos los contratos, el valor que se reportó a la Contraloría por este contrato fue de $11.149.000 mensual, por tanto con este valor fue que se estableció la diferencia, ahora en la réplica se adjunta una relación de los pago de la vigencia 2013 del software contable, en donde se evidencia que el pago mensual fue por valor de $11.152.217 por tanto no existiría detrimento. Sin embargo se le hace un llamado de atención a los directivos del Colegio de Boyacá, en el sentido de tener mas cuidado en la información que se reporta ya que está es insumo para los auditores y del análisis de la misma se establecen los presuntos detrimentos.


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Contrato de María Luisa Martínez Por este contrato fue reportado $2.223.000 como canon de arrendamiento de enero a noviembre de 2013, y en el mes de diciembre se reportó un valor de $2.278.000, con el análisis de los documentos y la información suministrada por el Colegio se estableció el presunto detrimento patrimonial, pues según el acuerdo de voluntades la arrendataria debería cancelar mensualmente desde el mes noviembre de 2013 un valor de $3.500.000 y según reportaba el Colegio estaba cancelando menos. En la réplica a este hallazgo allegada con oficio R-67 del 30/01/2013 se afirma que no presentaba diferencia pero no se hizo llegar ningún documento que lo probara, con el fin de clarificar el tema se solicitó verbalmente explicación al subdirector administrativo y él realizo entrega de 2 reportes generados por el software contable donde se puede evidenciar que el señor Camargo Higuera Pedro venia cancelando un canon de arrendamiento por valor de $2.223.000 y la señora Martínez Puerto María Luisa desde el mes de noviembre de 2013 comenzó a cancelar un canon de arrendamiento de $3.500.000. Además, tal y como se estipuló en el contrato la arrendataria estaba cumpliendo con lo pactado en el parágrafo primero de la cláusula tercera en la que se establecía “Adicional al valor entregado como canon de arrendamiento la contratista se compromete a pagar adicionalmente un millón de pesos (1.000.000) por un periodo de 12 meses para cubrir el saldo de la deuda asumida del arrendatario anterior del inmueble … ”, tal y como lo certifica la oficina de tesorería del Colegio de Boyacá el día 30 de enero de 2015. Por lo anterior no se evidencia detrimento patrimonial. Se reitera a los directivos del Colegio de Boyacá el cuidado en la información que se entrega a la Contraloría para su revisión dentro del proceso auditor.

Contratos de Henry Rojas Parada, Humberto Camacho, Fernando Sierra y Sandra López

Teniendo en cuenta las condiciones estipuladas en cada uno de los contratos en la vigencia 2012 el canon de arrendamiento mensual debió ser mayor al que se cobró así:

Canon mensual en la vigencia 2012 según:

Arrendatario Colegio de

Boyacá

Contraloría Municipal de

Tunja Diferencia

HENRY ROJAS PARADA 798.000 825.692 (27.692)

HUMBERTO CAMACHO 1.061.000 1.104.526 (43.526)

FERNANDO SIERRA FIGUEROA

2.440.000 2.544.990 (104.990)

SANDRA LOPEZ SANCHEZ 814.000 844.234 (30.234)

El error al parecer viene desde la vigencia 2012 ya que la base que se toma en este año es inferior a la que se calcula teniendo en cuenta lo acordado entre las partes, por tanto en la vigencia 2013 se evidencia un presunto detrimento patrimonial por valor de $561.899


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discriminado así:

Arrendatario

Canon de arrendamiento según:

Diferencia mensual

Detrimento por la vigencia

2013 Observaciones Colegio de

Boyacá

Contraloría Municipal de

Tunja

HENRY ROJAS PARADA 818.000 825.692

(7.691)

69.223 El canon se incrementaba en el mes de abril

HUMBERTO CAMACHO 1.087.000 1.104.526

(17.525)

17.525 El canon se incrementaba en el mes de diciembre

FERNANDO SIERRA FIGUEROA

2.500.000 2.544.990

(44.990) 449.904 El canon se incrementaba en el mes de marzo

SANDRA LOPEZ SANCHEZ 834.000 844.234

(10.235)

25.246 El canon se incrementaba el 17 de octubre

Detrimento patrimonial 561.899

Por lo expuesto anteriormente se establece un hallazgo con alcance administrativo y fiscal el cual quedará así: Al parecer por error en la aplicación del incremento anual con el IPC, en alguna vigencia el canon de arrendamiento de 4 contratos no se ajusta a lo pactado en el acuerdo de voluntades, generando un presunto detrimento patrimonial por valor de $561.899.

2.1.4 Intereses sobre depósitos Para verificar los ingresos por este concepto se solicitó los extractos bancarios de la vigencia 2013 del total de cuentas bancarias, de la revisión de estos se estableció que existen once cuentas bancarias de las cuales seis (6) son cuentas de ahorros en las que la entidad financiera abona mensualmente intereses, para verificar el valor registrado mensualmente en la contabilidad se tomó mensualmente de los extractos por cada cuenta bancaria el valor de los interés abonados y se comparó con el contable, de este procedimiento se obtuvo una diferencia de $7.654 en el mes de septiembre, diferencia que no es considerable para establecer una observación.

Código contable

Entidad financiera

Tipo de cuenta

Numero Enero febrero Marzo Abril Mayo Junio

11100601 Popular Ahorros 250-02012-0

52.270

47.289

52.438

50.829

52.612

50.999

11100602 Popular Ahorros 250-10423-9

64.801

58.623

65.008

63.015

65.224

63.225

11100603 BBVA Ahorros 3920-01914-1

433.378

310.112

310.827

256.484

256.971

257.457

11100604 BBVA Ahorros 349-00062745

686.357

687.210

688.063

688.917

689.772

690.629

11100605 BBVA Ahorros 349-00091082

1.533.705

1.412.845

1.415.872

1.168.146

1.170.206

1.172.270

11100606 BBVA Ahorros 349-200142406

785.162

832.735

774.426

775.254

776.098

777.018

Total según Contraloría

3.555.673

3.348.814

3.306.634

3.002.645

3.010.883

3.011.598

Total según Contabilidad

3.555.673

3.348.814

3.306.634

3.002.645

3.010.883

3.011.598


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Diferencia

-

-

-

-

-

-

Código contable

Entidad financiera

Tipo de cuenta

Numero Julio Agosto

Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

11100601 Popular Ahorros 250-02012-0

52.786

52.875

54.671

53.050

51.423

53.227

11100602 Popular Ahorros 250-10423-9

65.440

65.550

67.778

65.767

63.751

65.985

11100603 BBVA Ahorros 3920-01914-1

257.940

258.419

138.085

262

262

1.005.396

11100604 BBVA Ahorros 349-00062745

691.486

692.345

772.287

863.626

864.698

865.772

11100605 BBVA Ahorros 349-00091082

1.174.338

1.176.410

1.178.485

1.180.564

1.182.646

1.439.054

11100606 BBVA Ahorros 349-200142406

778.036

778.815

779.595

780.376

781.157

782.341

Total según Contraloría

3.020.026

3.024.414

2.990.901

2.943.645

2.943.937

4.211.775

Total según Contabilidad

3.020.026

3.024.414

2.983.247

2.943.645

2.943.937

4.211.775

Diferencia

-

-

7.654

-

-

-

Cifras en pesos

2.1.5 Venta de bienes y otros ingresos Verificando el movimiento contable de la cuenta 481555 (venta de bienes), se evidenció que en los meses de enero y octubre se encuentran registrados ingresos por este concepto equivalentes a $64.788.000, por lo que se solicitó al Colegio relación de los bienes que habían sido vendidos, indicando que durante la vigencia 2013 no se realizó venta de bienes de propiedad del Colegio de Boyacá.

Hallazgo No. 6

Se evidencia una incertidumbre por valor de $64.788.000, pues no se sabe a qué corresponde este ingreso o si realmente lo hubo. Esta observación tendrá alcance administrativo. Respuesta de la entidad Colegio de Boyacá El saldo correspondiente a $ 64.788.000.00 corresponde a reclasificación de saldos de vigencias anteriores de contratos que fueron registrados y afectados en el gasto pero que no fueron ejecutados o que en el momento de liquidar no se ejecutaron al 100%, y de acuerdo a lo anterior se hicieron ajustes aclarando que son de vigencias anteriores. Decisión Contraloría Municipal de Tunja Analizando la respuesta no es posible que en la contabilidad se realice un registro por un gasto que no se ha ejecutado, pues el contrato en la contabilidad no se registra, lo que se


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reconoce y se lleva al gasto son los avances a medida que la obra, labor o bien son entregados. Esta inconsistencia puede radicar en que el Colegio de Boyacá está constituyendo cuentas por pagar sin que la obra o labor sea ejecutada en su totalidad en la vigencia. Además, el Colegio de Boyacá no envía soporte de la relación por tercero donde se discrimine el valor reclasificado, ni tampoco el registro contable donde se evidencie la reclasificación. Por lo expuesto la observación queda en firme y se establece un hallazgo con alcance administrativo.

2.2 PRESUPUESTO Verificando el presupuesto de ingresos de la vigencia 2013, se evidencia que a éste se adicionó por concepto de excedentes del balance $869.189.000, este dato contable corresponde al excedente del ejercicio que se obtuvo en el Estado de actividad financiera, económica, social y ambiental de la vigencia 2012. Adicionar un dato contable como lo es el excedente del ejercicio es erróneo, pues este dato contable no refleja con exactitud el dinero disponible, debido a que se le restan diferentes conceptos que no generan salida de dinero como lo es la depreciación, además, como la contabilidad se debe llevar por el principio de causación, no todos los ingresos reflejados en el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental fueron los realmente recaudados, por las anteriores razones, al parecer no se debió adicionar al presupuesto, un dato contable como el excedente del ejercicio. Cuando al final de la vigencia fiscal los gastos ordenados son menores que los ingresos ejecutados, se genera un superávit que se incorpora al nuevo presupuesto como recurso de capital del Balance, situación que al parecer dejó de suceder desde el año 2005 en el Colegio de Boyacá, razón por la cual existe un saldo elevado en bancos. Con el fin de establecer cuanto debió adicionarse al presupuesto de ingresos del Colegio de Boyacá en la vigencia 2013, se tomó el saldo de extractos de las once cuentas bancarias a 31 de diciembre del año 2012, a este valor se le restó las cuentas por pagar según Resolución No. 589 de 2012 y los cheques pendientes por cobrar a 31 de diciembre de 2012 que quedaron en las conciliaciones bancarias; de esta operación se obtuvo, que al parecer, se debió adicionar al presupuesto de la vigencia 2013 la suma $1.634.691.795 y el Colegio de Boyacá solo adicionó $869.189.000, es decir que no se adicionaron $765.502.795.

Total recursos en bancos según extractos 2.480.454.111

Cuentas por pagar según Res. 589 de 2012 622.637.402

Cheques por cobrar según conciliaciones 223.124.914

Total recursos disponibles 1.634.691.795

Adición al balance 869.189.000


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Faltante de adición 765.502.795

Hallazgo No. 7

El Colegio de Boyacá, al parecer, no adicionó $765.502.795 al presupuesto del año 2013, lo cual puede generar pérdida de recursos. Esta observación tendrá alcance administrativo. Respuesta de la entidad Colegio de Boyacá El Establecimiento Público Colegio de Boyacá, tan sólo adicionó la suma de $869.189.000 millones de pesos del total de recursos disponibles, dado que estos eran producto de los excedentes financieros que reflejaba el balance a 31 de diciembre de 2012 y el saldo restante o sea la suma de $765.502.795 millones de pesos, no se habían adicionado, por cuanto no existía un soporte legal para presentar ante el Concejo Municipal para poder ser adicionados. Para la vigencia fiscal de 2015, se viene haciendo un estudio minucioso sobre las ejecuciones presupuestales de los años 2006 a 2011 para poder determinar con claridad de qué fuente de financiación provienen estos excedentes presupuestales y de esta forma poderlos adicionar en funcionamiento o inversión dependiendo del caso. Decisión Contraloría Municipal de Tunja Como se explicó en este informe los excedentes financieros obtenidos en la vigencia 2012 no es un dato confiable para adicionar al presupuesto, además, no es excusa para haber dejado de adicionar al presupuesto $765.502.795 porque no existía un soporte legal, ya que es evidente la realización de la adición pues los recursos se encuentra en bancos. Según la respuesta obtenida se está trabajando en el tema por tanto se le hará seguimiento en el plan de mejoramiento. Por lo expuesto, la observación queda en firme y se establece un hallazgo con alcance administrativo.

Al no adicionar el superávit presupuestal de un año a otro puede ocasionar la pérdida de los recursos, pues no existe un control de estos recursos, ya que en el presupuesto no se incluyen. Con el fin de controlar los ingresos y gastos tanto presupuestales como contables se debe realizar una conciliación mensual, la cual si es posible. Por ejemplo para realizar la conciliación de los ingresos se toma el recaudo ejecutado se le resta los recursos del balance es decir $869.189.000, luego se toma el total de ingresos contables, para este caso se


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disminuyó $342.980.000 correspondientes a la donación de las tablets pues no es un ingreso tal y corresponde a donaciones. La diferencia que se obtuvo entre el dato contable Vs. el dato presupuestal fue de ($518.321.959), los cuales el Colegio de Boyacá debe depurarlos considerando que conocen al detalle la entidad.

Vigencia 2013

Vigencia 2013

Ingresos presupuestales

8.043.441.041

Gastos presupuestales 8.906.605.212

Ingresos contables

8.561.763.000

Gastos contables 9.027.978.000

Diferencia

(518.321.959)

Diferencia (121.372.788)

Cifras en pesos

El Colegio de Boyacá referente a los gastos presupuestales Vs. los gastos contables indica que “Los gastos contables no se pueden comparar con los gastos presupuestales, teniendo en cuenta que en presupuesto se expiden disponibilidades y registros presupuestales que no afectan el gasto contable” cursiva fuera del texto. La comisión de auditoria se permite cuestionar dicho argumento ya que los registros presupuestales afectan la contabilidad ya sea en los activos o gastos pues el artículo 71 del decreto 111 de 1996 (Estatuto orgánico del presupuesto) menciona que “todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos.

Igualmente, estos compromisos deberán contar con registro presupuestal para que los recursos con él financiados no sean desviados a ningún otro fin. En este registro se deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operación es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos”. Cursiva fuera del texto.

Hallazgo No. 8

Al parecer el Colegio de Boyacá no realiza una conciliación mensual entre presupuesto y contabilidad, que le permita controlar los ingresos y gastos. Esta observación tendrá alcance administrativo. Respuesta de la entidad Colegio de Boyacá Se puede precisar, que los ingresos se realizan en un solo movimiento de registro desde tesorería, teniendo en cuenta que el sistema es integrado, el cual afecta de inmediato las cuentas contables y presupuestales. En cuanto a la conciliación estas se hacen mensualmente entre presupuesto y tesorería con referencia a bancos. Igualmente, se solicitara revisión a la empresa de SYSMAN, dueña del programa integrado, para verificar si se están afectando correctamente las cuentas.


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Decisión Contraloría Municipal de Tunja Si el Colegio realizara una conciliación entre presupuesto y contabilidad se había percatado del error en el registro de las Tablet y de los ingresos registrados como venta de bienes. La conciliación que mencionan en la réplica solo toca un módulo de la contabilidad y no toda la contabilidad. Las conciliaciones tanto de ingresos y gastos entre el presupuesto y contabilidad le permitirá al Establecimiento Público tener pleno control de los mismos, ya que estas son dos dependencias que deben estar en constante comunicación pues cada movimiento repercute en ambas dependencias. Por lo expuesto, la observación queda en firme y se establece un hallazgo con alcance administrativo.

2.3 GASTOS

2.3.1 Retención en la fuente Con el fin de verificar el cumplimiento en la presentación y pago de la retención en la fuente en las fechas establecidas en el calendario tributario, se solicitaron las 12 declaraciones de retención en la fuente de la vigencia 2013 y los libros auxiliares, con los cuales se realizaron cruces para comprobar que el saldo crédito de la cuenta 2436 coincidieran con el valor cancelado en la declaración; de este cruce se obtuvo:

1. No se presentó la declaración de retención en la fuente del mes de enero. 2. En el mes de febrero existe diferencia entre lo cancelado Vs. lo registrado en libros,

diferencia que se observa que es un menor valor cancelado. 3. Las diferencias que se presentan en los otros meses no son materiales y pueden

obedecer a ajustes al mil más cercano.

Mes fecha que debía

presentarla S/g CMT

Fecha de acuse

Fecha de pago Cumple?

Valor pagado

Valor S/g libros Diferencia

Enero 21/02/2013 No presentaron

0 432.451

(432.451)

Febrero 21/03/2013 14/03/2013 14/03/2013 1.472.000 2.477.608 (1.005.608)

Marzo 22/04/2013 16/04/2013 16/04/2013 3.158.000 3.158.485

(485)

Abril 23/05/2013 22/05/2013 22/05/2013 2.284.000 2.300.624

(16.624)

Mayo 25/06/2013 24/06/2013 24/06/2013 1.372.000 1.371.398

602

Junio 22/07/2013 19/07/2013 19/07/2013 9.406.000 9.405.705

295

Julio 23/08/2013 23/08/2013 23/08/2013 2.752.000 2.752.243

(243)


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Agosto 20/09/2013 10/09/2013 10/09/2013 1.020.000 1.020.160

(160)

Septiembre 22/10/2013 07/10/2013 07/10/2013 3.886.000 3.885.965

35

Octubre 26/11/2013 22/11/2013 22/11/2013 3.476.000 3.476.080

(80)

Noviembre 23/12/2013 10/12/2013 10/12/2013 5.142.000 5.142.292

(292)

Diciembre 23/01/2014 22/01/2014 22/01/2014 10.004.000 10.004.622

(622)

Cifras en pesos

Hay que tener en cuenta que la retención en la fuente se aplica cuando se haga el pago o se cause, sin importar si la compra ha sido realizada de contado o a crédito. La norma general sobre retención en la fuente, contempla que la retención se debe practicar en el momento en que se haga el pago o el abono en cuenta, lo que ocurra primero. El abono en cuenta es lo mismo que causar, puesto que se trata de consignar en la contabilidad cualquier movimiento o hecho económico, el abono en cuenta no implica necesariamente que el pago se haya hecho, basta con que surja el derecho o la obligación.

En las empresas que deben llevar contabilidad por el sistema de causación, siempre ocurrirá primero la causación o el abono en cuenta y luego el pago, por tanto, siempre la retención se aplicará en el momento de hacer la causación o el abono en cuenta.

La única excepción prevista por la ley, es la contemplada en la retención en la fuente por ingresos laborales, en donde la retención se aplica al momento de pago y no del abono en cuenta. Lo anterior se expone con el ánimo de explicar lo evidenciado en la auditoria pues en el mes de enero el Colegio de Boyacá no presentó la declaración de retención en la fuente aun cuando existía saldo crédito en la cuenta 243601 (Salarios y pagos laborales), a lo cual se indicó “la nómina del mes de enero de 2013, se canceló el 4 de febrero de 2013, por lo cual la retención por salarios $304.000 del mes de enero, se presentó con el mes de febrero de 2013 y se pagó en el mes de marzo de 2013”, cursiva fuera del texto. Lo cual por norma es permitido. En el mes de enero también se evidencio en los libros contables un saldo crédito en la cuenta 243605 (servicios) por valor de $128.451, los cuales el Colegio de Boyacá canceló en la declaración del mes de marzo, incumpliendo la periodicidad que tiene esta declaración, en conclusión la declaración del mes de enero debió presentarse por la retención por concepto de servicios, pues según el art. 24 del Decreto 4583 de 2006 indica: Declaración mensual de Retenciones en la Fuente. Los agentes de retención del impuesto sobre la renta y complementarios, y/o impuesto de timbre, y/o impuesto sobre las ventas a que se refieren los artículos 368, 368-1, 368-2, 437-2 y 518 del Estatuto Tributario, deberán declarar y pagar las retenciones efectuadas en cada mes, en el formulario prescrito por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Negrita fuera del texto. Por otra parte en el mes de febrero se evidencia una diferencia de $1.005.608 entre lo registrado en libros Vs. lo cancelado en la declaración, esta inconsistencia se le notificó al Colegio de Boyacá y la respuesta obtenida fue que “en el mes de febrero de 2013, se pagó

http://www.gerencie.com/abono-en-cuenta.html

http://www.gerencie.com/contabilidad.html

http://www.gerencie.com/obligados-a-llevar-contabilidad.html

http://www.gerencie.com/principio-de-causacion.html

http://www.gerencie.com/abono-en-cuenta.html

http://www.gerencie.com/retencion-en-la-fuente-por-ingresos-laborales.html

http://www.gerencie.com/retencion-en-la-fuente-por-ingresos-laborales.html


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por concepto de retención en la fuente el valor de $1.472.000, pero contablemente refleja un valor mayor, debido a que el Colegio de Boyacá opera bajo el sistema de caja, aplicando la retención en el momento del pago, según procedimiento tributario para las entidades públicas”. Cursiva fuera del texto. Analizando lo argumentado se tiene que la contabilidad en Colombia se lleva por el sistema de causación y suponiendo que fuera permitido llevarla por el sistema de caja, de todas maneras la retención la realizó el Colegio de Boyacá en febrero, es decir el pago se hizo en este mes pues quedo la retención registrada en la contabilidad. La diferencia en el mes de febrero radica en que no cancelaron la retención por servicios por valor de $128.451, se declaró menos reteiva y no se declaró la retención por compras, esto se observó en el cruce realizado entre la declaración de febrero Vs. los saldos en libros del mes de febrero, así:

Código de la cuenta contable Nombre de la cuenta

Saldo según libros

Saldos según la declaración Diferencia

243601 SALARIOS Y PAGOS LABORALES 680.000 680.000 -

24360301 RETENCION POR HONARIOS 10% - - -

24360302 RETENCION POR HONORARIOS 11% - - -

24360303 RETENCION HONORARIOS 2% LEY 1527 102.435 102.000 435

24360304 LEY 1607 SERVICIOS HONORARIOS - - -

243605 SERVICIOS 128.451 - 128.451

243606 ARRENDAMIENTOS - - -

24360801 RETENCION COMPRAS EN GENERAL 514.100 - 514.100

24362501 RETEIVA 15 % REGIMEN COMUN 414.623 52.000 362.623

243626 RETENCION CONTRATOS DE OBRA 2% 638.000

638.000 -

2.477.608 1.472.000 1.005.608

Cifras en pesos

El no cancelar la retención es una falta que según el artículo 402 del código penal tiene prisión indicando literalmente “Omisión del agente retenedor o recaudador. El agente retenedor o autorretenedor que no consigne las sumas retenidas o autorretenidas por concepto de retención en la fuente dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha fijada por el Gobierno Nacional para la presentación y pago de la respectiva declaración de retención en la fuente o quien encargado de recaudar tasas o contribuciones públicas no las consigne dentro del término legal, incurrirá en prisión de tres (3) a seis (6) años y multa equivalente al doble de lo no consignado sin que supere el equivalente a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes. En la misma sanción incurrirá el responsable del impuesto sobre las ventas que, teniendo la obligación legal de hacerlo, no consigne las sumas recaudadas por dicho concepto, dentro de

http://www.gerencie.com/agentes-de-retencion.html

http://www.gerencie.com/salario-minimo.html


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los dos (2) meses siguientes a la fecha fijada por el Gobierno Nacional para la presentación y pago de la respectiva declaración del impuesto sobre las ventas. Tratándose de sociedades u otras entidades, quedan sometidas a esas mismas sanciones las personas naturales encargadas en cada entidad del cumplimiento de dichas obligaciones.” Este ente de control evidencia que el personal administrativo al parecer no tienen claro porque sistema se lleva la contabilidad en el Colegio de Boyacá, esto en razón a que ellos mismos se contradicen pues según explicación obtenida por el Colegio de Boyacá en el oficio de octubre de 2014 se indica que la contabilidad se maneja por el principio de causación y la explicación obtenida por la tesorera indica es que el Colegio de Boyacá opera bajo el sistema de caja.

Hallazgo No. 9

El Colegio de Boyacá presentó y pagó incompleta la declaración de retención en la fuente del mes de febrero de 2013 y la del mes de enero no la presentó ni pagó. Esta observación tendrá alcance administrativo. Respuesta de la entidad Colegio de Boyacá En el mes de enero de 2013, se realizó orden de pago para nómina, la cual se canceló el 4 de febrero de 2013, por lo cual la retención por salarios $304.000,oo, del mes de enero, se presentó con el mes de febrero de 2013 y se pagó en el mes de marzo de 2013.

En el mes de febrero de 2013, se presentó por concepto de retención en la fuente el valor de $1.471.938,oo y valor ajustado y presentado $1.472.000,oo, contablemente refleja un valor mayor, debido a que el Colegio de Boyacá opera bajo el sistema de caja, aplicando la retención en el momento del pago, según procedimiento tributario para las entidades públicas. En el “Decreto 406, del 14/03/2001, Artículo 15: Declaración y pago de retenciones en la fuente de entidades públicas. De conformidad con el artículo 76 de la Ley 633 de 2000, las entidades ejecutoras del Presupuesto General de la Nación, deberán causar y practicar retención en la fuente cuando se efectúe el pago sujeto a retención”.

Presentación de Declaración cuando el valor corresponde a cero. En el “Artículo 20 de la Ley 1430 de 2010, se expresa: NO OBLIGADOS A PRESENTAR DECLARACIÓN DE RETENCIÓN EN LA FUENTE. Se modifica el parágrafo 2o y se adiciona un parágrafo transitorio al artículo 606 del Estatuto Tributario, así: PARÁGRAFO 2o. La presentación de la declaración de que trata este artículo no será obligatoria en los periodos en los cuales no se hayan realizado operaciones sujetas a retención en la fuente”.

Igualmente, verificado el archivo se encuentra que durante este periodo no se practicó retención por concepto de servicios por valor de $128.450.93, se realizó un comprobante de contabilidad en donde se ajustó y reclasificó el pago, ya que se había registrado por compras

http://www.gerencie.com/persona-natural.html


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y correspondía a servicios. Anexo Comprobante de Contabilidad No. 2013000016.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja Independientemente si realizan la retención por causación o por caja en febrero existía una retención registrada en contabilidad por valor de $2.477.608, por lo tanto se debió realizar el pago al sujeto de retención en este mes, pues la retención quedó causada. En el mes de enero según contabilidad existía un saldo de $102.425 en la cuenta 243605 (retención por servicios); según la réplica no correspondían a retención por servicios sino a retención por compras y fue reclasificada en el mes de abril en la cuenta 24360801 (retención compras en general). Por lo anterior no es cierto que en el mes de enero no se haya retenido nada y por esta razón no se haya presentado declaración, pues si hubo retención solo que quedo mal contabilizada, por tanto si había lugar a presentar declaración. Por lo expuesto, la observación queda en firme y se establece un hallazgo con alcance administrativo.

2.3.2 Sueldos y Salarios El Colegio de Boyacá durante su calendario escolar contrató docentes temporales con el fin de atender los estudiantes subsidiados por el convenio con la Alcaldía Municipal de Tunja. Para la vigencia 2013 se contrató 54 docentes por el tiempo de vigencia del calendario académico, el cual fue establecido por el Colegio de Boyacá mediante Resolución No. 013 del 4 de enero de 2013. Los docentes contratados en su mayoría son licenciados, once son especialistas, uno normalista, cinco profesionales no docentes y un magister.

Nivel de Estudios No. de

docentes

Especialización 11

Licenciados 36

Maestría 1

Normalista 1

Profesionales no docentes 5

Total 54

A los docentes temporales el Colegio de Boyacá les asignó mensualmente el salario en base al decreto del Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP No. 1001 de 2013, la auditoria constató que se estuviera pagando según el nivel de estudio y que los diplomas existieran en la hoja de vida. De la revisión de las hojas de vida se pudo establecer que:

tel:2013000016


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2 En la hoja de vida de la docente Adriana Julieta Rojas se evidenció que ella es licenciada

en educación, en matemáticas y física y no economista como lo reportó el Colegio. 3 Según diploma en hoja de vida el docente Luis Carlos Melo, él es licenciado en Música

con especialización en gerencia educacional y no licenciado en educación física, recreación y deporte como lo reporta el Colegio de Boyacá.

4 Que los docentes Pedro Quintero y Rosa Arévalo terminaron su especialización durante la vigencia 2013 y solo hasta que allegaron el diploma se les empezó a pagar como especialistas, lo cual es correcto.

5 Que la licenciada Yicela Lagos es especialista en gerencia educacional desde el 10/06/2010 pero solo se le empezó a pagar como tal desde el mes de mayo de 2013, pues hasta esta fecha ella allegó copia del diploma.

2.3.3 Prima de alimentación El decreto del DAFP No. 1001 de 2013 establece en su artículo séptimo que a partir del 1 de enero de 2013 tendrán derecho, el personal docente o docente directivo a $46.192 mensuales por concepto de prima de alimentación, siempre y cuando devenguen hasta una asignación básica mensual de $1.406.886. Seguidamente en el parágrafo segundo de este mismo artículo menciona que “no tendrán derecho a esta prima de alimentación los docentes o directivos docentes que se encuentren en disfrute de vacaciones, en uso de licencia, suspendidos en el ejercicio del cargo o cuando la entidad respectiva preste el servicio” Cursiva y negrita fuera del texto. Teniendo en cuenta lo expuesto anteriormente, se evidenció un posible detrimento patrimonial por valor de $658.391, debido a que en el mes de junio le pagaron completa la prima de alimentación a los docentes temporales que tienen derecho, cuando en este mes según el calendario académico se encontraban en vacaciones desde el 17 al 28 de junio de 2013, es decir 12 días, por tanto se pagaron 12 días de prima de alimentación que según la norma no se debieron pagar.

Hallazgo No. 10

Se evidencia posible detrimento patrimonial por valor de $658.391, por cancelar completa la prima de alimentación en el mes de junio de 2013 a los 36 docentes que tienen derecho, pues en este mes los docentes disfrutaron de un periodo de vacaciones. Esta observación tendrá alcance administrativo, disciplinario y fiscal. Respuesta de la entidad Colegio de Boyacá El personal Directivo Docente y Docente tiene derecho a las vacaciones que determine el calendario escolar equivalente a 49 días de vacaciones en el año, dos semanas a mitad de año y cinco entre diciembre y enero del año siguiente.


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De acuerdo al régimen docente, de enero a noviembre tienen derecho a su salario completo y las vacaciones son liquidadas en diciembre y enero del siguiente año. Decisión Contraloría Municipal de Tunja El decreto del DAFP No 1001 de 2013 es claro al mencionar que no tendrán derecho a la prima de alimentación los docentes o directivos docentes que se encuentren en el disfrute de vacaciones, también lo es que el calendario académico determinó como periodo de vacaciones desde el 17 al 28 de junio de 2013, por tanto no existe sustento legal que desvirtué la observación. Asimismo en el mes de junio no se debería cancelar 30 días de salario, lo correcto sería pagarle el periodo de sueldo y aparte sus vacaciones, aunque puede dar lo mismo en la contabilidad se está afectando el rubro de sueldo cuando en realidad son vacaciones. Por lo expuesto la observación queda en firme y se establece un hallazgo con alcance administrativo, disciplinario por violación al parágrafo segundo del artículo séptimo del decreto del DAFP No. 1001 de 2013 y fiscal por valor de $658.391.

Por otra parte al docente magister Marcos Miguel Díaz, no le pagaron como tal desde enero hasta diciembre de 2013, durante este periodo le pagaron como profesional no licenciado sin especialización; asignación mensual que le otorgaba el derecho al pago de la prima de alimentación, pero en el mes de diciembre se realizó un reajuste y se le canceló como profesional no licenciado con maestría, por tanto con la nueva asignación mensual no tenía derecho al pago de la prima de alimentación por lo cual se evidencia presunto detrimento patrimonial por valor de $457.309, los cuales corresponden a la prima de alimentación pagada desde el mes de febrero hasta el mes de noviembre.

Febrero 44.655

Marzo 44.655

Abril 44.655

Mayo 46.192

Junio 46.192

Julio 46.192

Agosto 46.192

Septiembre 46.192

Octubre 46.192

Noviembre 46.192

Total 457.309

Cifras en pesos

Observación No. 7

Se evidencia posible detrimento patrimonial por valor de $457.309, al parecer por concepto de prima de alimentación del docente Marcos Miguel Díaz.


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Esta observación tendrá alcance administrativo, disciplinario y fiscal. Respuesta de la entidad Colegio de Boyacá Al profesor MARCOS DÍAZ, en el mes de diciembre de 2013 se le canceló un retroactivo por concepto de Reajuste salarial de Categoría 2A a 3A con Maestría, en este Retroactivo el sistema le reajustó el subsidio de alimentación descontándole la suma de $472.698,00 (cuatrocientos setenta y dos mil seiscientos noventa y ocho pesos mcte) anexo desprendible de Retroactivo. Decisión Contraloría Municipal de Tunja Adjunto a la réplica se evidencia comprobante de pago del docente Marcos Miguel Arias en el cual se observa que por concepto de ajuste/ retroactivo auxilio de alimentación se le descontó la suma de $472.698 por tanto se levanta la observación con todos sus alcances.

2.3.4 Horas extras Revisando la nómina se evidenció que durante la vigencia 2013 se pagaron 1.766 horas extras a 30 docentes, según el artículo octavo del decreto del DAFP No. 1001 las “horas extras solamente procederán cuando la atención de labores académicas en el aula, no pueda ser asumida por otro docente dentro de su asignación académica reglamentaria”. Cursiva y negrita fuera del texto.

De acuerdo a lo expuesto anteriormente y revisando las horas extras pagadas a los docentes, se evidencia que al docente Fredy Gonzalo Mejía le pagan horas extras fijas mensuales, las cuales no se ajustan a la normatividad, ya que las horas extras que él desarrolla corresponden a entrenamiento de equipos de diferentes disciplinas, las cuales no se desarrollan dentro del horario académico y es más, por esta labor el Colegio de Boyacá contrata los entrenadores a través de contratos de prestación de servicios.

Mes No. de horas

extras

Febrero 40

Marzo 40

Abril 40

Mayo 40

Junio 40

Julio 40

Agosto 40

Septiembre 30

Octubre 40


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Noviembre 20

Total horas extras al año pagadas al docente Fredy Mejía 370

Para concluir llama la atención porque le pagan 40 horas extras fijas en el mes de junio cuando por calendario académico, en este mes los docentes disfrutan de 2 semanas de vacaciones.

Hallazgo No. 11

Se evidencia presunto detrimento patrimonial por valor de $182.880 correspondientes, al parecer, a 20 horas extras de junio del docente Fredy Mejía cuando éste estaba disfrutando vacaciones. Esta observación tendrá alcance administrativo, disciplinario y fiscal. Respuesta de la entidad Colegio de Boyacá Con el propósito de garantizar que los deportistas continúen su proceso de formación y nivel de competencia, a los Entrenadores de Planta del Colegio, se les otorgó 40 horas extras en el mes de junio y 40 en julio (Entre ellos al Profesor Fredy Mejía), dado que además de Profesor de Tiempo Completo, cumplía la condición de Entrenador del equipo de Voleibol, disciplina que fue clasificada a la Fase Departamental de los Juegos Supérate con el Deporte, Intercolegiados 2013. Precisamente, en la segunda semana del mes de Agosto, se celebraban los XL Juegos Intercolegiados Supérate con el Saber 2013, por tal razón, era indispensable mantener el ritmo de entrenamiento para estos deportistas, es de aclarar que en el año 2013, el Establecimiento Público Colegio de Boyacá, obtuvo el segundo puesto a nivel departamental, en estas contiendas deportivas. Decisión Contraloría Municipal de Tunja El artículo 11 del decreto No. 1850 de 2002 establece: “Cumplimiento de la jornada laboral. Los directivos docentes y los docentes de los establecimientos educativos estatales deberán dedicar todo el tiempo de su jornada laboral al desarrollo de las funciones propias de sus cargos con una dedicación mínima de ocho (8) horas diarias El tiempo que dedicarán los docentes al cumplimiento de su asignación académica y a la ejecución de actividades curriculares complementarias en el establecimiento educativo será como mínimo de seis (6) horas diarias, las cuales serán distribuidas por el rector o director de acuerdo con lo establecido en el artículo 7º del presente decreto. Para completar el tiempo restante de la jornada laboral, los docentes realizarán fuera o dentro de la institución educativa actividades propias de su cargo, indicadas en el artículo 9 del presente Decreto como actividades curriculares complementarias.” Cursiva fuera del texto


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Además, el artículo séptimo de este mismo decreto establece que el rector del establecimiento educativo fijara el horario de cada docente, distribuido para cada día de la semana, discriminando el tiempo dedicado al cumplimiento de la asignación académica y a las actividades curriculares complementarias, dando cumplimiento a lo regulado en la norma el Colegio de Boyacá expide el 4 de enero de 2013 la resolución No. 012, por medio de la cual se distribuyen las Coordinaciones de Sección, Coordinadores de Área y las Asignaciones Académicas de Docentes: Planta propia del Establecimiento y demás funciones administrativas. En esta resolución a página tercera se evidencia la carga académica del docente Fredy Mejía así:

Docente Área

Intensidad horaria

semanal

Asignatura académica Actividad curricular

curso horas Actividad Horas

Freddy Gonzalo

Mejía Valderrama

Educación física

2

101-102-103-104-105-106-107-108 -301-

302 20

Acompañamiento a estudiantes en descansos 2

Reunión área 2

Planeación individual 2

Apoyo pedagógico a padres 1

1 Transición 1 - 2

- 3 3

planeación y evaluación no presencial 10

Total actividad curricular comp 17

Total horas clase 23

Total horas profesor 40

Sin embargo el Departamento Administrativo de la Función Pública en el artículo octavo del decreto 1001 de 2013 menciona: “El servicio por hora extra efectiva de sesenta (60) minutos cada una, es aquel que asigna el rector o el director rural a un docente de tiempo completo por encima de las treinta (30) horas semanales de permanencia en el establecimiento educativo que constituyen parte de la jornada laboral ordinaria que le corresponda según las normas vigentes. Estas horas extras solamente procederán cuando la atención de labores académicas en el aula, no pueda ser asumida por otro docente dentro de su asignación académica reglamentaria.” Cursiva, subrayado y negrita fuera del texto Teniendo en cuenta lo expuesto anteriormente, las horas extras que le están siendo asignada a algunos docentes en el Colegio de Boyacá no se ajustan a lo que establece la normatividad, pues ésta es clara al establecer que las horas extras SOLAMENTE procederán cuando la atención de labores académicas en el aula, no puedan ser asumidas por otro docente dentro de su asignación académica reglamentaria, es decir que estas horas deben considerarse en la asignación académica reglamentaria de otro docente y este no las pueda dictar. En conclusión se levanta el alcance fiscal de la observación, sin embrago se establece un hallazgo con alcance administrativo y disciplinario el cual se configura así: Al parecer se le está asignado horas extras a los docentes temporales con fundamentos


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contrarios a los que establece el artículo octavo del decreto 1001 de 2013.

Por otra parte la Contraloría observó que dentro de las resoluciones a través de las cuales se autorizó pagar horas extras al personal docente no se estipuló documento o rubro presupuestal por medio del cual el funcionario encargado de presupuesto certificó la disponibilidad de recursos tal y como lo consagra el parágrafo quinto del artículo octavo del decreto del DAFP No. 1001 de 2013, el cual literalmente indica “Para asignar horas extras, el rector o director rural deberá solicitar y obtener la autorización y la disponibilidad presupuestal expedida por el funcionario competente de la entidad territorial certificada. Sin el cumplimiento de este requisito, el rector o director rural no puede asignar horas extras”. Cursiva fuera de texto.

Observación No. 8

Se observa, que al parecer, las resoluciones con las que se reconoce horas extras, no evidencian el rubro presupuestal que las respalda, de acuerdo a la certificación que expide el encargado de presupuesto. Esta observación tendrá alcance administrativo. Respuesta de la entidad Colegio de Boyacá Si bien es cierto en la Resolución que autoriza las Horas Extras no aparece el rubro presupuestal que se afecta, si se anexa el CDP a la cuenta donde se paga el respectivo gasto, parecería redundante que el Rubro Presupuestal afectado estuviera tanto en la Resolución como en el CDP adjunto, pero para el año 2015, estamos colocando el Rubro Presupuestal en la Resolución. Decisión Contraloría Municipal de Tunja Cuando se allego las resoluciones por medio de las cuales se autoriza el pago de horas extras al personal docente – provisional temporal, no fue adjuntado el CDP ni tampoco la certificación que según la norma debe expedir el funcionario encargado de presupuesto y dentro de la resolución en su parte motiva tampoco se indica el rubro presupuestal. Considerando lo aportado en la réplica, se levanta la observación, ya que según se indica ya se viene incluyendo el rubro presupuestal en la resolución.

2.3.5 Prima de vacaciones – denominada prima Samper

Esta prestación fue creada mediante Decreto 1381 de 1997, en la cual se estipula que se pagará dentro de los 5 días antes de iniciar el disfrute de las vacaciones, el 50% del salario mensual a los docentes que hayan laborado durante 10 meses del año escolar.


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La Contraloría Municipal de Tunja recalculó esta prestación social, donde obtuvo diferencias

que radican en el salario, pues según el artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo el

salario lo constituye no solo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe

el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera

la forma o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones

habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de

descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones. Si bien a los docentes no les

aplica el C.S.T la definición de salario es una sola.

Por otra parte cuándo se habla de sueldo se refiere a la remuneración regular asignada por el desempeño de un cargo o servicio profesional, verificando la liquidación de esta prestación social según la norma habla de salario no de sueldo mensual, por tanto el Colegio de Boyacá debe estudiar el tema. La Contraloría recalculó la prima de vacaciones tomado el sueldo mensual como lo hace el Colegio de Boyacá, además verificó que los docentes a los que se les pagó hubieran laborado los 10 meses del año escolar, de este ejercicio se obtuvo una inconsistencia en el cálculo, pues se evidenció que no se le pagó prima de vacaciones al docente Víctor Medina cuando este laboró 300 días que equivalen a 10 meses dentro del periodo escolar.

Fecha de Días laborados

Meses laborados

Sueldo 1.371.565

Ingreso Retiro

Prima de vacaciones S/g Contraloría 685.783

07/02/2013 06/12/2013 300 10

Prima de vacaciones S/g Colegio 0

Diferencia 685.783

Cifras en pesos

Observación No. 9

Al parecer, el Colegio de Boyacá, no le paga prima de vacaciones al docente Víctor Adelmo Medina Piñeros aun cuando laboro 300 días, equivalentes a 10 meses dentro del calendario académico. Esta observación tendrá alcance administrativo y disciplinario. Respuesta de la entidad Colegio de Boyacá La prima de Vacaciones o Prima de Samper, se cancela a los docentes que hayan laborado los 10 meses del Calendario Escolar, es bien sabido que en el año 2013, éste fue modificado por el Paro Agrario, según Resolución N°.0695 del 13 de septiembre de 2013, el calendario escolar terminó el 29 de noviembre de 2013, el profesor VICTOR ADELMO MEDINA, ingresó a laboral al COLEGIO DE BOYACÁ el 07 de febrero de 2013, no cumpliendo con el requisito de los 10 meses calendario escolar, por lo tanto no tiene derecho a este pago y por ende tampoco a la doceava de la prima de navidad.


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Decisión Contraloría Municipal de Tunja Analizando la respuesta obtenida por el Colegio de Boyacá, si se considera la fecha de terminación del calendario académico, 29 de noviembre de 2013, no tendría derecho porque al calcular los días laborados le arrojan 293 días dentro del calendario académico aun cuando el docente laboro hasta 6 de diciembre de 2013. Teniendo en cuenta que el decreto 1381 de 1997 menciona que tendrán derecho los docentes que hayan laborado durante 10 meses del año escolar se levanta la observación pues el docente Victor Medina laboro menos de los 10 meses exigidos por norma.

Al no reconocerle la prima de vacaciones al docente en mención, afectó la liquidación de la prima de navidad en un valor de $42.861.

Observación No. 10

Al parecer, se dejó de cancelar la suma de $42.861 por concepto de prima de navidad al empleado Víctor Adelmo Medina Piñeros. Esta observación tendrá alcance administrativo. Respuesta de la entidad Colegio de Boyacá Es la misma respuesta de la observación No. 9 Decisión Contraloría Municipal de Tunja Teniendo en cuenta las explicaciones de la observación No. 9 se levanta esta inconsistencia.

2.3.6 Vacaciones: Las vacaciones de los docentes están reglamentas en el artículo 67 del Decreto 2277 de 1979, en el cual se estipula que los docentes al servicio oficial tendrán derecho a las vacaciones que determine el calendario escolar. El Calendario Académico del Colegio de Boyacá para la vigencia 2013 fue establecido mediante Resolución No. 013 del 4 de enero de 2013, este reglamento en el artículo primero, numeral tercero, 7 semanas de vacaciones para los docentes y directivos docentes así:

Del al Días

liquidados

17/06/2013 28/06/2013

12


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09/12/2013 10/01/2014

32

Recalculando las vacaciones, la Contraloría obtiene diferencias en el número de días liquidados pues de acuerdo a las fechas que se fijaron en el calendario académico, se liquidarían 12 días en junio y 32 días en diciembre. Se indicó al grupo auditor que en el mes de junio le pagan completo el sueldo a los docentes, argumentando que sería igual reconocer 14 días de sueldo que 14 de vacaciones; sin embargo, para la comisión de auditoría, esto no sería cierto pues en la contabilidad se estaría reflejando mayor gasto por sueldo cuando corresponde al pago de vacaciones. En lo que respecta a las vacaciones del mes de diciembre, y considerando los 32 días establecidos en el calendario académico, se evidencia que se estaría pagando 2 días de más, lo que generaría un presunto detrimento patrimonial por valor de $4.218.470.

Hallazgo No. 12

Se presume daño patrimonial por el pago de vacaciones, ya que al parecer, en el mes de diciembre se pagaron 2 días demás, de los docentes temporales, por valor de $4.218.470. Esta observación tendrá alcance administrativo, disciplinario y fiscal. Respuesta de la entidad Colegio de Boyacá Teniendo en cuanta que los docentes del Contrato Inter-administrativo tenían nombramiento hasta el día 6 de diciembre de 2013, a estos se les cancelaron sus vacaciones indemnizadas, teniendo en cuenta que éstas se cancelan de acuerdo con la fórmula.

La fórmula es: (N° de días laborados *49/311,), al resultado esta fórmula se le restan los días de receso académico de mitad de año. Hay que tener en cuenta que los meses se pagan de 30 días ejemplo:

Un docente que ingresó a laborar al Colegio de Boyacá el 23 de enero al 06 de diciembre de 2013 se le calculo un total de 314 días laborados, se multiplicó por 49 que son los días de vacaciones y se dividió por los días de trabajo que son 311 (311 + 49 = 360) son el número total de días laborados en el año. Y nos da el número de días a consignar, seguido se restan los días ya disfrutados a mitad de año y el resultado nos da los días a pagar.

314*49/311 = 49 – 15 = 34 Esto quiere decir que le dio derecho a 34 días indemnizados Esta es la estructura del pago de vacaciones de un docente


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N° DÍAS LABORADOS

RESULTADO DÍAS A

COMPENSAR

DÍAS LABORADOS DICIEMBRE

DÍAS VACACIONES DICIEMBRE

TOTAL DÍAS DICIEMBRE

DÍAS VACACIONES

ENERO

314 34 6 24 30 10

Es de aclarar que los docentes no toman el mismo tiempo de receso de mitad de año que los estudiantes por cuanto tienen una semana para actividades curriculares. Decisión Contraloría Municipal de Tunja Analizando la respuesta se evidencia que el detrimento no se encuentra en las vacaciones si no en la nómina cancelada, pues según explicaciones del Colegio se deben laborar 311 días al año pues los restantes 49 días son de vacaciones, para un total de 360 días al año. Por lo anterior, no es posible que los docentes temporales laboren más de 311 días, pues ellos tienen un contrato laboral temporal, razón por la cual al docente se le cancela prestaciones sociales y seguridad social, por lo tanto no se puede considerar como un contrato de prestación de servicios.

Días laborados 311

Días laborados cancelados 314

Días de vacaciones 49

Días de vacaciones pagadas 48

Total días en el año 360

Total días en el año pagados 362

Treinta y seis (36) de los cincuenta y un (51) docentes temporales ingresaron el 23/01/13 y fueron liquidados el 6/12/13 es decir que se les cancelo 314 días de nómina y 48 de vacaciones para un total de 362 días al año; cabe aclarar que descansaron 49 días pero solo se le pagaron 48 porque el 31 de diciembre se descansa pero no se tiene en cuenta para el pago de vacaciones, pues el año laboral por analogía con el derecho Comercial se considera en principio para todos los efectos el mes laboral de 30 días. Por lo anterior se evidencia presunto detrimento patrimonial en el pago de 3 días de sueldo, aportes parafiscales y seguridad social a 36 docentes; y 2 días de sueldo y demás prestaciones sociales de 3 funcionarios por valor de $7.006.632 discriminados así:

Pago de 3 días de sueldo de 36 funcionarios y 2 días de sueldo de 3 funcionarios 5.388.805

Sena 2% 107.776

ICBF 3% 161.664

Comfaboy 4% 215.552

Salud 458.048

Pensión 646.657

riesgos 0,522% 28.130

Total detrimento 7.006.632 Cifras en pesos


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Con base en lo expuesto se constituye un hallazgo con alcance administrativo y fiscal el cual quedara así: Se presume daño patrimonial por valor de $7.006.632 por el pago de 3 días de salario a los docentes temporales, ya que se cancelaron 314 días y según análisis a la respuesta del Colegio de Boyacá los docentes laboran 311 días al año porque descansan 49 días.

2.4 CONTRATACIÓN El Colegio de Boyacá es un Establecimiento Público del orden Municipal; por ende se trata de una entidad pública a la que le aplica el estatuto de contratación pública (Ley 80 de 1993), la Ley 1150 de 2007, el decreto 734 de 2012 y demás disposiciones que sobre la materia haya establecido Colombia Compra Eficiente. La auditoría al Establecimiento Público Colegio de Boyacá se enfocó en la evaluación del componente de legalidad, gestión y resultados de la contratación pública que realizó la entidad en el año 2013. El 52.53% del valor total contratado en la vigencia de estudio, se realizó a través de la modalidad de selección abreviada de menor cuantía; el 33.19% en modalidad directa y el 14.28% con mínima cuantía.

Modalidad de

Contratación

Cantidad de

contratos Valor % Valor

Directa 50 646.648.500 33,19%

Minima Cuantía 31 278.289.268 14,28%

Selección Abreviada 14 1.023.559.129 52,53%

Concurso de meritos 1 - 0,00%

Total 96 1.948.496.897$ 100,00% La muestra seleccionada para revisión se estableció con base en la población objeto del estudio, información suministrada por el colegio a través del Sistema de Rendición Electrónico de Cuentas; es decir, la cuenta rendida de la vigencia 2013. La población objeto de estudio fue de 96 contratos, de los cuales se seleccionaron 34; es decir el 35,42%. En cuanto a la cobertura respecto al valor total, el valor seleccionado en la muestra representa el 67,70%, es decir $1.319.128.642 Por modalidad de contratación, el valor total de la muestra incluyó el 65,46% de contratación celebrada por modalidad de selección abreviada de menor cuantía; el 23.22% directa y el 11.32% con mínima cuantía.


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Modalidad de

Contratación

Cantidad de

contratos Valor % Valor

Directa 10 306.294.500 23,22%

Minima Cuantía 13 149.373.169 11,32%

Selección Abreviada 11 863.460.973 65,46%

Total 34 1.319.128.642 100,00% Cifras en pesos

Además de los contratos antes relacionados, se incluyó a la muestra dos (2) contratos de seguros por valor de $115.282.000, a fin de atender queja interpuesta por anónimo en este ente de control. La evaluación de la contratación se dividirá de acuerdo a la modalidad de selección y en el orden en el que se relacionó en el cuadro anterior. 2.4.1 Contratación directa De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1150 de 2007, la selección del contratista se hará con arreglo a las modalidades de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa. El numeral cuarto del artículo 2 Ibíd., señala que la contratación directa solamente procederá en los casos de urgencia manifiesta; contratación de empréstitos; contratos interadministrativos; los contratos de defensa que necesiten reserva; cuando no exista pluralidad de oferentes; para la prestación de servicios de apoyo a la gestión o para la ejecución de trabajos artísticos y los de arrendamiento. En la muestra seleccionada para evaluación, se incluyeron los siguientes contratos de modalidad directa:

No. Contrato

Objeto Valor ($) Contratista Supervisor

1

ASESORÍA JURÍDICA EXTERNA EN CONTRATACIÓN ESTATAL. PROCESOS DISCIPLINARIOS. CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO. COBRO COACTIVO Y ACOMPAÑAMIENTO A LOS COMITÉS DE CONCILIACIÓN Y CONVIVENCIA LABORAL PARA EL ESTABLECIMIENTO PÚBLICO COLEGIO

27.447.000

JUDITH COSTANZA

PEREZ SANCHEZ

LOPEZ SOLER MARIO

ERNESTO

2 SERVICIO PROFESIONAL DE ASESORÍA EXTERNA EN PLANEACIÓN Y MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PARA EL ESTABLECIMIENTO PÚBLICO COLEGIO DE BOYACÁ

41.767.000

HERNANDEZ GAMA WILLIAM

JAVIER

LOPEZ SOLER MARIO

ERNESTO

3 SERVICIO PROFESIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA EXTERNA PARA EL ESTABLECIMIENTO PÚBLICO COLEGIO DE BOYACÁ

35.800.000

CARVAJAL MARTINEZ JOHN

ALEXANDER

VARGAS DE MONROY LIBIA

STELLA


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4 SERVICIO PROFESIONAL DE ASESORÍA EXTERNA EN BIENESTAR SOCIAL PARA EL ESTABLECIMIENTO PÚBLICO COLEGIO DE BOYACÁ

23.867.000

AZULA PEREIRA MARIA

MERCEDES

LOPEZ SOLER MARIO

ERNESTO

6 SERVICIO DE INSTALACIÓN Y SEGUIMIENTO A FUNCIONAMIENTO DE REDES Y EQUIPOS DE PROCESAMIENTO DE DATOS DEL ESTABLECIMIENTO PÚBLICO COLEGIO DE BOYACÁ

25.764.000

ARIAS ADARME ANDERSON

ESMIT

LOPEZ SOLER MARIO

ERNESTO

9 CONTRATAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE CAPACITACIÓN A LOS DOCENTES DEL ESTABLECIMIENTO PÚBLICO COLEGIO DE BOYACÁ EN LOS TEMAS DE INCLUSIÓN. EDUCACIÓN AMBIENTAL Y FORMACIÓN EN E LEARNING

3.600.000

CARDENAS FLOREZ CLAUDIA

ISABEL

NIÑO GONZALEZ

ELSA OMAIRA

12

ASESORIA EN EL MANEJO DE LA EVALUACIÓN POR COMPETENCIAS COMO APOYO PARA EL ENTRENAMIENTO EN LAS PRUEBAS DE ESTADO SABER ICFES DESDE EL GRADO TERCERO AL UNDÉCIMO DEL ESTABLECIMIENTO PÚBLICO COLEGIO DE BOYACÁ

70.539.000

OCHOA DE VEGA MILTON SAMIR

NIÑO GONZALEZ

ELSA OMAIRA

29 ASESORÍA EN EL AULA PARA LOS DOCENTES DE TRANSICIÓN. PRIMERO. ASI COMO A LAS DIFERENTES ÁREAS DE BACHILLERATO EN EL PROCESO DE PLANEACIÓN DEL ENFOQUE “ENSEÑANZA PARA LA COMPRENSIÓN”.

20.000.000

DIAZ RIAÑO GONZALO

NIÑO GONZALEZ

ELSA OMAIRA

31 ASESORÍA EN MATERIA DE CONTROL INTERNO PARA EL ESTABLECIMIENTO PÚBLICO COLEGIO DE BOYACÁ.

20.000.000

APARICIO PEÑA DIANA CRISTINA

LOPEZ SOLER MARIO

ERNESTO

39 SERVICIO DE TRANSPORTE TERRESTRE PARA LOS ESTUDIANTES PARTICIPANTES EN ACTIVIDADES DEPORTIVAS. ACADÉMICAS Y CULTURALES DEL ESTABLECIMIENTO PUBLICO COLEGIO DE BOYACA

37.510.500

ELITUR EMPRESA DE

TRANSPORTES DE SERVICIOS

ESPECIALES SAS

BARRERA SANCHEZ

LUISA LEONOR

De la revisión de los contratos de este grupo, no se tienen observaciones relacionadas con la legalidad, ejecución y liquidación de los contratos no. 02, 09, 29 y 31 de 2013. De estos contratos se concluye que su objeto se ejecutó sin problema alguno, cumpliéndose con las obligaciones contraídas por parte de los contratistas. De igual manera, no se evidenciaron hechos que hayan conllevado a la configuración de daño al patrimonio público. Contrato 01/2013. Este contrato tiene por objeto la asesoría jurídica externa en contratación estatal. Procesos disciplinarios. Control interno disciplinario. Cobro coactivo y acompañamiento a los comités de conciliación y convivencia laboral para el establecimiento público colegio. En la etapa precontractual no se le exigió a la contratista la afiliación al sistema de seguridad social; al respecto, el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007 indica: “(...) El proponente y el contratista deberán acreditar que se encuentran al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda.” Por su parte el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 señala: “Artículo 50. Control a la evasión de los recursos parafiscales. La celebración, renovación o liquidación por parte de un particular, de contratos de cualquier naturaleza con Entidades del sector público, requerirá para el efecto, del cumplimiento por parte del contratista de sus


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obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar. Las Entidades públicas en el momento de liquidar los contratos deberán verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes mencionados durante toda su vigencia, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas.” (Se subraya).

Observación No. 11

Al parecer, no se exigió al contratista al momento de su contratación la vinculación al sistema de seguridad social. Observación con alcance administrativo y disciplinario. Respuesta de la entidad Colegio de Boyacá Dichos contratistas traen una relación contractual con el establecimiento Público Colegio de Boyacá, desde el año 2012, por lo cual se podía establecer por el Colegio, que los contratistas se encontraban vinculados al sistema de Seguridad social y que habían efectuado el correspondiente pago de aportes, del mes inmediatamente anterior, correspondiente a diciembre de 2013, ya que a la fecha de suscripción de los contratos aún no se había vencido el plazo de pago oportuno para trabajadores independientes del mes de enero. En atención a la ley antitrámites “ARTICULO 5. ECONOMIA EN LAS ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS. Las normas de procedimiento administrativo deben ser utilizadas para agilizar las decisiones; los procedimientos se deben adelantar en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes intervienen en ellos; las autoridades administrativas y los particulares que cumplen funciones administrativas no deben exigir más documentos y copias que los estrictamente necesarios, ni autenticaciones ni notas de presentación personal sino cuando la ley lo ordene en forma expresa, o tratándose de poderes especiales. En tal virtud, las autoridades deberán proceder con austeridad y eficiencia, optimizar el uso del tiempo y de los demás recursos, procurando el más alto nivel de calidad en sus actuaciones y la protección de los derechos de las personas, por lo tanto, no podrán exigírsele al contratista documentos que se encuentren en los documentos que reposan en la institución. Decisión Contraloría Municipal de Tunja Revisando la información reportada en el portal de Colombia Compra Eficiente, se evidencia que efectivamente se realizó contratación de la persona encargada de su ejecución a los pocos días de haber culminado el contrato del año 2012 y que por ende se daría por cierto el argumento de que la contratista se encontraba afiliada al sistema de seguridad social al momento de la celebración del contrato en cuestión.


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Conforme a lo anterior, se decide levantar la observación.

De otra parte, en la verificación del cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012, al parecer se evidenció incumplimiento del parágrafo 2, que señala: “Parágrafo 2°. La publicación electrónica de los actos y documentos a que se refiere el presente artículo deberá hacerse en la fecha de su expedición, o, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. (…)” El contrato 01/2013 se celebró el día 3 de enero de 2013, pero su publicación se hizo en el portal de contratación hasta el día 11 de enero; es decir, dos días después del límite establecido por el decreto reglamentario.

Hallazgo No. 13

Al parecer, no se cumplió con los tiempos máximos establecidos por el Decreto 734 para la publicación de los actos relacionados con la contratación pública. Observación con alcance administrativo y disciplinario. Respuesta de la entidad Colegio de Boyacá En atención a la publicación de SECOP, me permito solicitar muy comedidamente se oficie a dicha entidad con el fin de que certifique que en el año 2013, la aplicación presentaba algunos inconvenientes que ocasionaron que la persona encargada de publicar los contratos creyera que los mismos ya estaban en el portal de contratación y esto no era cierto; sin embargo, se subsano inmediatamente se advirtió el error. Decisión Contraloría Municipal de Tunja Accediendo a la petición efectuada por la entidad en su respuesta, nos permitimos contradecir los argumentos que se refieren a que la aplicación SECOP presentó fallas dentro de las fechas límite con que contaba el colegio para dar publicidad al acto en cuestión. El SECOP ofrece un certificado de indisponibilidad en caso de presentar fallas. La entidad si a bien lo tiene, puede descargar el certificado de indisponibilidad a través del ícono de Compradores/Información de Interés/Certificado de Indisponibilidad (www.colombiacompra.gov.co/compradores). Con base a dicho reporte, en el mes de enero de 2013, la única falla que presentó el sistema fue entre las 17:16 a las 17:57 del 29 de enero con Intermitencia de 41 minutos en el servicio, por ende el argumento de la entidad, no gozaría de certeza. Con base a lo anterior, se decide configurar hallazgo administrativo con alcance disciplinario por el incumplimiento al artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012, al parecer se evidenció

http://www.colombiacompra.gov.co/compradores


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incumplimiento del parágrafo 2, trasladándolo a la entidad competente.

En lo que respecta a los resultados de la ejecución contractual, se evidenció cumplimiento de las obligaciones contraídas por el contratista, así lo evidencian los documentos contractuales celebrados durante el año 2013 por la entidad y los anexos del expediente mismo. En lo que respecta a las labores de supervisión, se evidenció el control respectivo, así como la pronta liquidación de la relación contractual. Contrato 03/2013. Tiene por objeto Servicio profesional de asesoría jurídica externa para el establecimiento público Colegio de Boyacá; de acuerdo los documentos que reposan en el expediente, se observó que:

1. No se solicitó al contratista la afiliación al sistema de seguridad social antes de su vinculación.

2. Los aportes mensuales a la seguridad social no reportan afiliación a riesgos laborales.

3. No se publicó en SECOP el acta de liquidación (folios 146 y 147) celebrada el día 7 de enero de 2014.

Estas observaciones se relacionan con las dos anteriores, por lo que no se hace necesario plasmarla como un nuevo posible hallazgo. En lo que respecta a la ejecución de las actividades adelantadas por el contratista durante la vigencia del contrato, se resaltan las siguientes:

1. En la ejecución del contrato, periodo comprendido entre el 04/04/2013 y 03/05/2013 (Folio 64) se realiza la siguiente actividad: "Se acompaña a la directora del establecimiento público, en el proceso de responsabilidad fiscal No. 1392 a la audiencia de rendición de cargos el día 18 de abril de 2013 a las 2:00 pm."

2. En informe del periodo 05/05/2013 a 04/06/2013 (folio 73) se lee: "17-05-13 en representación del Colegio de Boyacá, se solicita a la Contraloría General de la República, copia magnética de la diligencia de versión libre, que fuera absuelta por parte de la Directora General del Establecimiento Público Dra. STELLA VARGAS DE MONROY el día 18 de abril de 2013, con el fin de ejercer la debida defensa técnica dentro del proceso de responsabilidad fiscal No. 1392, en que el Establecimiento Público ha sido vinculado, como presunto responsable."

3. En informe el periodo 05/06/2013 a 04/07/2013 (folio 82) se lee: "07-06-2013 En representación del Colegio de Boyacá, en compañía de la Directora General del


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Establecimiento Público Colegio de Boyacá, se acude a la audiencia pública de responsabilidad fiscal dentro del proceso No. 1392, la cual fue suspendida, mientras se resuelve la solicitud de nulidad presentada por el apoderado de la Dra. NELLY SOL GÓMEZ DE OCAMPO."

4. En informe del periodo 05/08/2013 a 04/09/2013 (folio 100) se lee: "15 de agosto de 2013, en compañía de la Directora General del Establecimiento Público Colegio de Boyacá, se asiste a la diligencia dentro del proceso de responsabilidad fiscal 1392."

Una vez analizadas las actividades desarrolladas por el contratista, se podría considerar que el establecimiento público, estaría usando recursos públicos para adelantar actuaciones fiscales de la directora general frente a la Contraloría General de la República, actividades que son de incidencia personal y no institucional. Tanto la Contraloría General de la República, como las contralorías departamentales y municipales, adelantan juicios de responsabilidad fiscal a fin de determinar y establecer la responsabilidad de los servidores públicos y de los particulares, cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta, causen por acción u omisión y en forma dolosa o culposa un daño al patrimonio del Estado1. El objeto de la responsabilidad lo define el artículo 4 de la Ley 610 de 2000 como el resarcimiento de los daños ocasionados al patrimonio público como consecuencia de la conducta dolosa o culposa de quienes realizan gestión fiscal mediante el pago de una indemnización pecuniaria que compense el perjuicio sufrido por la respectiva entidad estatal. Por lo anterior se entiende que las actuaciones que adelantan las contralorías a través del proceso de responsabilidad fiscal, están encaminadas no a la condena o sanción respecto de la conducta de determinado gestor fiscal, sino a que se resarza el daño causado a una determinada entidad del estado; dicho resarcimiento se da con el patrimonio del presunto responsable, pues es sobre quien recae la conducta dolosa o culposa que produjo el daño patrimonial. Al respecto el ordenamiento jurídico precitado, señala que en cualquier momento del proceso de responsabilidad fiscal se podrán decretar medidas cautelares sobre los bienes de la persona presuntamente responsable de un detrimento al patrimonio público, por un monto suficiente para amparar el pago del posible desmedro al erario; significa esto que ante un eventual fallo con responsabilidad fiscal, se deberá garantizar el resarcimiento del daño causado al patrimonio del Estado y que éste debe ser reconocido con el patrimonio del responsable fiscal. En el caso concreto, se observa que el apoderado del establecimiento público, adelantó actuaciones en defensa de la directora general, quien fuere vinculada dentro del proceso de responsabilidad fiscal No. 1392 de la Contraloría General de la República, tal como lo

1 Artículo 1, Ley 610 de 2000.


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demuestran los informes mensuales; en sus actuaciones el contratista señala además que actúa en defensa técnica del Colegio de Boyacá, entidad vinculada como presunto responsable dentro del citado proceso. Cabe entonces aclarar que dentro del proceso de responsabilidad en mención, no se vinculó al Colegio de Boyacá como presunto responsable, sino que se vinculó a la señora directora por ser la gestora fiscal. No se vinculó a la entidad en razón a que ésta en sí no realiza gestión fiscal; por ende no es cierta la afirmación hecha por el contratista, cuando señala que el presunto responsable fiscal vinculado al proceso fue el Establecimiento Público. Sobre el uso indebido En sentencia C-340/2007 la Corte Constitucional declaró inexequible la expresión “uso indebido” del artículo 6 de la Ley 610 de 2000; señala la jurisprudencia que el uso indebido per se no se puede considerar daño patrimonial, indica que habrían tres hipótesis al respecto:

1. Uso indebido que genera lesión o detrimento en bienes o recursos públicos. En esta hipótesis el daño no está representado en el uso indebido per se, sino, precisamente, en el detrimento, disminución o pérdida de los bienes o los recursos públicos.

2. El uso indebido puede no generar un detrimento apreciable o significativo en los bienes o los recursos públicos, pero si puede traer consigo un aprovechamiento patrimonial para el agente que usa indebidamente los bienes o los recursos del Estado.

3. El uso indebido puede darse en situaciones que, ni generen un detrimento apreciable en los bienes o en los recursos del Estado, ni produzcan una afectación de sus intereses patrimoniales por el aprovechamiento indebido de tales bienes o recursos.

Desde el punto de vista disciplinario, la Ley 734 de 2002 en su artículo 55, numeral 4 indica que es una falta gravísima, apropiarse, directa o indirectamente, en provecho propio o de un tercero, de recursos públicos, o permitir que otro lo haga; o utilizarlos indebidamente. Desde el ámbito penal, se estaría ante el delito que consagra el artículo 397 de la Ley 599 de 2000. En el caso concreto, ésta comisión de auditoría entiende que la administración del Establecimiento Público Colegio de Boyacá, presumiblemente aprovechó la celebración de un contrato de prestación de servicios jurídicos para adelantar gestiones particulares, encaminadas a la defensa de su representante legal, en procesos ajenos al funcionamiento diario de la entidad auditada.

Hallazgo No. 14

Se presume uso indebido de los recursos públicos del Colegio de Boyacá, al parecer por la defensa de su representante legal en procesos de responsabilidad fiscal adelantados por la


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Contraloría General de la República. Observación con alcance administrativo, disciplinario y penal. Respuesta de la entidad Colegio de Boyacá Con el fin de absolver el presente concepto, es necesario acudir, a lo consignado en la Ley. 1.- La Ley 1562 del 11 de julio de 2012, “Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones en materia de salud ocupacional”, en su Art. 2º, por medio del cual se modificó el artículo 13 del Decreto-Ley 1294 de 1994, en sus apartes, señaló:

“Artículo 13. Afiliados. Son afiliados al Sistema General de Riesgos Laborales:

a) En forma obligatoria:

1. Los trabajadores dependiente nacionales o extranjeros, vinculados mediante contrato de trabajo escrito o verbal y los servidores públicos; las personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con entidades o instituciones públicas o privadas, tales como contratos civiles, comerciales o administrativos, con una duración superior a un mes y con precisión de las situaciones de tiempo, modo y lugar en que se realiza dicha prestación.

2. … ” (Subrayado y negrilla fuera del texto). 2.- Es necesario explicar con el cuidado debido, la norma transcrita con anterioridad, con el fin de dar una interpretación que pueda apartarse al espíritu de la norma. 2.1.- Es obligatorio exigir la afiliación al sistema general de riesgos laborales, a aquellas personas que no tengan una relación laboral, pero que tengan un contrato ya sea de carácter civil, comercial y/o administrativo, ya sea con entidades de derecho público o privado. 2.2.- El Artículo precitado, señala al igual la existencia de otras condiciones: 2.2.1.- Que la duración de la relación contractual sea superior a un (1) mes, y; 2.2.2.- Que se determine claramente las situaciones de tiempo, modo y lugar en que se realiza dicha prestación. Esta última condición tiene su justificante, en el hecho de poder llegar a definir en el caso de presentarse un accidente de trabajo o una enfermedad profesional, puntualizarlo si éste ocurrió por la prestación del servicio a cargo del contratante (pues, es común que los contratistas independientes tengan dos o más relaciones contractuales), y dado el caso


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determinar las responsabilidades de cada caso. Ahora bien, revisados los contratos, se han designado una serie de actividades a realizar por parte del contratista, pero en ningún momento se ha determinado las condiciones de modo, tiempo y lugar, pues el Asesor Jurídico salvo puntuales situaciones debe encontrarse en las instalaciones del Colegio de Boyacá, situación que justificaría la no cotización a Riesgos Laborales. De igual forma, con el fin de evitar inconveniente alguno, se ha exigido la respectiva cotización a riesgos laborales.

Respecto de la utilización de recursos de la Defensa Técnica del Colegio de Boyacá, en el proceso de

responsabilidad fiscal No. 1392.

No cuenta con el suficiente asidero la manifestación realizada por parte del órgano auditor, atendiendo

a que de manera extraña y totalmente irregular la Contraloría General de la República, el

Establecimiento Público Colegio de Boyacá, -en su calidad de contratista-, y quien para la fecha del

auto de apertura de investigación fiscal, -esto es el día 06 de febrero de 2013, se encontraba

representada por parte de la Dra. STELLA VARGAS DE MONROY.

Así las cosas, las diligencias en las que participó el asesor jurídico externo del Colegio de Boyacá en

compañía de la Directora General del Establecimiento Público no fueron a título personal, sino como

representación de la Entidad Estatal, y fue así como con la participación activa de la defensa técnica

que se ordenó por el Ente Investigador la desvinculación de la persona jurídica de derecho público, al

no existir la posibilidad legal de adelantar imputación por responsabilidad fiscal a las personas

jurídicas.

De la lectura literal del hallazgo, se encuentra que es claro tal y como se consigna en el numeral 2, de la

página 30 que el acompañamiento se realizó en el “…proceso de responsabilidad fiscal No. 1392, en el

que el Establecimiento Público ha sido vinculado, como presunto responsable”. En ningún

momento se señala que la defensa técnica ejercida sea de carácter personal, por lo que el hallazgo no

cuenta con el respectivo sustento.

Con el fin de demostrar lo aquí expresado, nos permitimos adjuntar el auto No. 0004 de fecha 06 de

febrero de 2013, especialmente lo consignado a folio 180, acápite especial de “PRESUNTOS

RESPONSABILIDADES FISCALES”, “DEL CONTRATISTA”, al igual que el oficio No. 80153-266-

03-002269 de fecha Tunja, 15 de febrero de 2013.

Decisión Contraloría Municipal de Tunja Respecto a la observación de afiliación de los contratistas a riesgos laborales, se entiende que el Colegio de Boyacá conforme a su interpretación jurídica del artículo 2 de la Ley 1562 de 2012 pretende desconocer la obligación que recae de exigirles a los contratistas la respectiva afiliación.


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Conforme a la interpretación que realiza la entidad, los contratos de prestación de servicios celebrados por el colegio no cuentan con definiciones de tiempo, modo y lugar para la prestación del servicio, y por tal razón no tendría por qué hacerle exigible a los contratistas la afiliación a riesgos laborales. Al revisar las minutas de los contratos de prestación de servicios celebrados por el establecimiento público durante la vigencia 2013, se observa claramente que allí se define el tiempo de ejecución, las actividades a desarrollar y el lugar donde se debe efectuar dicho servicio; por ende, no se puede desconocer la existencia de las condiciones para hacer exigible la afiliación de los contratistas a riesgos laborales. Cabe entonces cuestionar al establecimiento público en que sucedería si ocurre un accidente laboral de un contratista mientras presta sus servicios al establecimiento público y éste no ha estado afiliado a una aseguradora?, seguramente uno de los responsables de tal situación sería la entidad por no dar cumplimiento a lo dispuesto en las normas de seguridad social. Por lo anterior, se mantiene lo observado dejándolo con alcance administrativo para que a través de plan de mejoramiento se tomen las acciones que se consideren pertinentes. En lo que respecta a la observación correspondiente al presunto uso indebido de recursos para la defensa de la representante legal del Colegio en actuación administrativa con la Contraloría General de la República. Una vez revisado el anexo adjunto en la respuesta, la comisión de auditoría entiende que efectivamente en el proceso de responsabilidad en mención, la Contraloría General vinculó al Colegio de Boyacá como presunto responsable de daño patrimonial, situación que debía ser atacada jurídicamente ya que la responsabilidad fiscal no tenía por qué recaer sobre el establecimiento público, sino sobre la persona que ejerce la gestión fiscal que ocasiona el daño, en la época de los hechos. Le asiste razón a la entidad al señalar que la gestión realizada por el abogado contratista no se encaminó a la defensa personal de la señora rectora del establecimiento público, sino que ésta se hizo en representación de la entidad estatal. De conformidad con lo anterior, se levanta la observación, incluyendo sus alcances. En conclusión, se establece un hallazgo con alcance administrativo el cual quedará así: Los aportes mensuales a seguridad social de algunos contratistas por prestación de servicios no reportan afiliación y pago a riesgos laborales, faltando al artículo 2 de la Ley 1562 de 2012.

Contrato 4/2013. Dicho contrato tuvo por objeto el Servicio Profesional de Asesoría Externa en Bienestar Social Para el Establecimiento Público Colegio de Boyacá, por valor de $ 23.867.000; plazo de ejecución de 12 meses.


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En la revisión de legalidad del contrato se evidenció:

1. Teniendo en cuenta que se trata de un contrato de prestación de servicios profesionales, en el estudio previo del proceso contractual, no se señaló que clase de profesional se requería.

2. Al revisar la hoja de vida del contratista, se evidenció que éste no tenía experiencia en el objeto del contrato, hecho que iría en contra de lo dispuesto en el artículo 3.4.2.5.1. del Decreto 734 de 2012, que al respecto señalaba:

“Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita.” (Se subraya).

3. La minuta del contrato se publicó en el portal de Colombia Compra un día después del

tiempo máximo permitido por el Decreto 734 de 2012.

4. No se exigió a la contratista afiliación al sistema de seguridad social antes de la suscripción del contrato.

Observación No. 12

Aparentemente no se dio cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 3.4.2.5.1 del Decreto 734 de 2012. Observación con alcance administrativo, disciplinario. Respuesta de la entidad Colegio de Boyacá Contrato 4/2013: “Servicio Profesional de Asesoría Externa en Bienestar Social para el Establecimiento Público Colegio de Boyacá” Respuesta: Para la revisión al cumplimiento de los requisitos precontractuales de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, el Establecimiento Público Colegio de Boyacá, en cumplimiento del art. 9 del Decreto 19 de 2012, no exige a los contratistas certificaciones o documentos que ya reposen en la Entidad, tales como constancias que refieren experiencia profesional relacionada en el objeto a contratar, y que demuestran idoneidad para el desarrollo de las actividades a desarrollar, como es el caso que


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atañe la presente observación, constancia pertinente, que se adjunta en el anexo. De otro lado, la verificación de las afiliaciones al Sistema de Seguridad Social antes de la suscripción del contrato es atendida por la Entidad de conformidad con el art. 23 del Decreto 1703 de 2003 mediante consulta electrónica directa en las páginas de las entidades públicas y privadas que cumplen dichas funciones o prestan estos servicios públicos, cuya información puede ser verificada cronológicamente de manera oportuna, sin necesidad de ser impresa en cumplimiento de la Directiva Presidencial 04 de 2012 “Cero papel” ANEXO: Certificación Laboral, expedida por el Subdirector Administrativo y Financiero del Establecimiento Público. Decisión Contraloría Municipal de Tunja De conformidad con el anexo adjunto en la respuesta, se entiende que la contratista que ejecutó el contrato 4/2013, sí cumplía con la experiencia para ejecutar el objeto del mismo; sin embargo cabe dejar en claro que estos documentos no reposaban en la hoja de vida de la contratista al momento de la revisión por parte de la comisión de auditoría, y que si bien la entidad poseía los documentos, estos no reposaban en el proceso contractual en mención. Valorando la respuesta de la entidad, así como los documentos anexos, se da por levantada la observación.

En lo que respecta a la ejecución, no se evidenciaron hechos conducentes a daño patrimonial; se cumplió con las obligaciones contraídas por parte de la contratista. Contrato 06/2013 El objeto de este contrato fue el servicio de instalación y seguimiento a funcionamiento de redes y equipos de procesamiento de datos del Establecimiento Público Colegio de Boyacá, por valor de $25.764.000 y un plazo de 12 meses. De la evaluación a la legalidad se tienen las siguientes observaciones:

1. El contrato se celebró el 04 de enero de 2013, pero su publicación en el SECOP fue hasta el 14 de enero.

2. No se exigió al contratista la afiliación a seguridad social previamente a la celebración del contrato.

3. No se exigió al contratista la afiliación y pago de aportes a riesgos laborales.


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En lo que respecta a la ejecución y resultados de la ejecución del contrato, se evidenció que el contratista cumplió con sus obligaciones; es decir, se cumplió con el objeto del contrato. Contrato 12/2013 Este contrato tuvo por objeto la asesoría en el manejo de la evaluación por competencias como apoyo para el entrenamiento en las pruebas de estado saber ICFES desde el grado tercero al undécimo del Establecimiento Público Colegio de Boyacá, por valor de $70.539.000 y un plazo de ejecución de 9 meses. La celebración de este contrato se da por la causal directa en razón a que el contratista posee los derechos de autor del servicio ofrecido al Colegio de Boyacá, al respecto el numeral 2 del Decreto 734 de 2012 señalaba:

“2. Cuando solo exista una persona que pueda proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser su proveedor exclusivo.”

Al indagar a la entidad respecto a los criterios tenidos en cuenta para establecer el valor del contrato se indicó que las principales razones fueron: la calidad de los materiales, 20 cuadernillos por alumno durante la ejecución del contrato, un número aproximado de 3.267 estudiantes de los grados tercero a undécimo, el oportuno apoyo tecnológico e informático, la certificación de calidad de los materiales (certificado por el ICFES), la complementariedad de los procesos y la ausencia de pluralidad de oferentes. De este contrato no se tienen observaciones de fondo toda vez que la observación que se presentó en su momento, fue resuelta por quien elaboró los estudios previos del mismo y que tenían que ver principalmente con la determinación del valor del contrato. Esta comisión de auditoría evidenció que el contratista cumplió con el objeto contractual, por lo que no se tienen observaciones respecto a la ejecución del mismo. Contrato 31/2013 Este contrato tuvo por objeto la prestación del servicio de transporte terrestre para los estudiantes participantes en actividades deportivas, académicas y culturales del Colegio de Boyacá, por valor de $37.511 mil y un plazo de 6,5 meses. La única observación que se tiene respecto a este contrato se relaciona con la modalidad de selección usada por el establecimiento público, toda vez que el transporte terrestre se caracteriza por ser un servicio que puede ser prestado por cualquier persona natural o jurídica habilitada por el Ministerio de Transporte y que cumpla los requisitos que la entidad le imponga; además de cumplir con características técnicas uniformes, es decir, existiría pluralidad de oferentes.


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La contratación pública se enmarca en el cumplimiento de los principios de transparencia, economía y responsabilidad de que trata el artículo 23 y siguientes de la Ley 80 de 1993. Por su parte, el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 establece que la contratación estatal se hará de conformidad con las modalidades de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa, en base a determinadas reglas. Sobre la celebración indebida de contratos El Código Penal Colombiano señala en su artículo 410 que se da celebración indebida cuando se celebra un contrato estatal sin el cumplimiento de los requisitos legales. Este tipo penal busca la protección del principio de legalidad en cada etapa de la contratación pública, configurándose cuando un servidor público tramita, celebra o liquida un contrato sin la observancia de los requisitos legales esenciales. La Auditoría General de la República2 señala, que también existe celebración de contratos sin el cumplimiento de los requisitos legales en los eventos en los que se omite o vulnere el proceso de selección de contratistas que corresponda, esto es, licitación, selección abreviada, concurso de méritos o contratación directa. En este sentido, la comisión de auditoría observa que el Colegio de Boyacá no estaría dando aplicación a lo dispuesto en las normas de contratación, para la selección del contratista que presta el servicio de transporte terrestre.

Hallazgo No. 15

Se estaría contratando la prestación del servicio de transporte terrestre a través de la modalidad de contratación que no es la adecuada. Observación con alcance administrativo y disciplinario. Respuesta de la entidad Colegio de Boyacá Se estaría contratando la prestación del servicio de transporte terrestre a través de la modalidad de contratación que no es la adecuada. El servicio de transporte, es un servicio, mas no un suministro, como se especificó en el correspondiente estudio previo, por tratarse de un contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión, ya que a través del mismo, se transportaba a los estudiantes del Colegio a cumplir diferentes actividades extracurricurales que complementan la actividad académica que brinda el colegio, se consideró procedente seleccionar de manera directa el contratista, utilizando como modalidad de contratación, la contratación directa.

2 Análisis de conductas disciplinarias, penales y fiscales más frecuentes en que pueden incurrir los funcionarios públicos y los particulares que cumplen funciones públicas al celebrar contratos para el cumplimiento de los fines Estatales. Auditoría General de la República, Bogotá, junio de 2010. Pag. 18.


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Si bien es cierto, a la fecha se han efectuado pronunciamientos que permiten discernir que dicho servicio debe contratarse a través de la modalidad de invitación pública o selección abreviada según corresponda de acuerdo al monto, para la fecha de suscripción del contrato en mención, es decir el año 2013, dicho proceder no era tan claro, como se expresó en el estudio previo el Colegio buscaba garantizar la confiabilidad del Prestador del Servicio, debido a la complejidad y responsabilidad que se delega al mismo al transportar estudiantes. Ya con anterioridad se tenían experiencias de empresas que de manera irresponsable no se presentaban el día que se requería el servicio, o dejaban a los estudiantes largas horas de tiempo esperando los buses de transporte, o los buses con los que se presentaban eran inadecuados para una buena prestación del servicio. Por esta razón la modalidad de contratación estuvo orientada a cumplir la finalidad de la Contratación estatal, como es, la debida selección del contratista, respetando los principios orientadores de la actividad contractual. Decisión Contraloría Municipal de Tunja De acuerdo a los argumentos presentados por la entidad en su respuesta, se entiende que la modalidad de contratación utilizada para este contrato, obedeció a la necesidad de garantizar una buena prestación del servicio, considerando procedente adelantarla a través de contratación directa. La comisión de auditoria no comparte los argumentos presentados por le entidad en su respuesta, toda vez que la ley ha sido clara al señalar cuales deben ser los principios que deben cumplir los servidores públicos al momento de contratar bienes y servicios para dar cumplimiento a los fines esenciales del Estado. De conformidad con el artículo 3 de la Ley 80 de 1993, la contratación estatal tiene como fin, “la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines”. El legislador también dispuso que las actuaciones contractuales de las entidades estatales deben supeditarse al cumplimiento de los principios de la contratación estatal. El principio de transparencia significa que la selección de los contratistas debe “edificarse sobre las bases de i) la igualdad respecto de todos los interesados; ii) la objetividad, neutralidad y claridad de la reglas o condiciones impuestas para la presentación de las ofertas; iii) la garantía del derecho de contradicción; iv) la publicidad de las actuaciones de la administración; v) la motivación expresa, precisa y detallada del informe de evaluación, del acto de adjudicación o de la declaratoria de desierta; vi) la escogencia objetiva del contratista idóneo que ofrezca la oferta más favorable para los intereses de la administración”. Con el objetivo de limitar la discrecionalidad del administrador público, la ley impone el cumplimiento de requisitos y procedimientos que garantizan la selección de la mejor propuesta para satisfacer el objeto del contrato a suscribir. En este orden de ideas, la suscripción del contrato debe estar precedida, de acuerdo con el artículo 24 de la Ley 80 de


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1993 de un proceso de licitación o concurso público y, excepcionalmente, de un proceso de contratación directa. (…); es en desarrollo del principio de transparencia que se impone la obligación de realizar los procesos de licitación, concurso o contratación directa “sin tener en consideración favores o factores de afecto o de interés”, esto con el objetivo de garantizar el derecho a la igualdad entre los oferentes y evitar el favorecimiento indebido, por cuanto se estarían desconociendo los principios de igualdad e imparcialidad. Al evaluar el caso concreto y al compararlo con procesos similares celebrados por otras entidades estatales, se podría indicar que con la celebración del contrato de transporte terrestre, el establecimiento público Colegio de Boyacá, habría vulnerado el principio de transparencia que rige a la contratación pública, al haberlo celebrado con modalidad directa, ya que presuntamente no garantizó la pluralidad de oferentes ni una selección objetiva del contratista. Por lo anterior, se conforma hallazgo con alcance disciplinario por presunto incumplimiento del artículo 23 de la Ley 80 de 1993 y artículo 2 ley 1150 de 2007; corriéndose traslado a la entidad competente para que sea la que defina si existió o no vulneración de dicho principio.

2.4.2 Contratación por Mínima Cuantía De conformidad con el artículo 3.5.1 la modalidad de contratación de mínima cuantía aplica para las adquisiciones de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad contratante, independientemente de su objeto, sujetándose a las reglas previstas en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011. De acuerdo a la información reportada por el Establecimiento Público, el presupuesto de la vigencia 2013 fue de $9.000.000 miles, de conformidad con el literal b del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, la menor cuantía del colegio era de $165.060.000 por lo que el 10% de ésta era de $16.506.000. A continuación se relacionan los procesos contractuales incluidos en la muestra a revisar en el presente proceso auditor; acto seguido se detallaran las observaciones correspondientes en cada caso, si las hay.

No. Contrato

Objeto Valor Contratista Supervisor

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INTERVENTORÍA TÉCNICA. ADMINISTRATIVA. FINANCIERA Y AMBIENTAL AL CONTRATO DE OBRA PRODUCTO DEL PROCESO DE SELECCIÓN. CUYO OBJETO ES LA RECONSTRUCCIÓN MURO EN ADOBE DE CERRAMIENTO DE LA SEDE SAN AGUSTÍN DEL ESTABLECIMIENTO PÚBLICO COLEGIO DE BOYACÁ

10.000.000

MATHEUS GOMEZ HECTOR

EDUARDO

LOPEZ SOLER MARIO

ERNESTO

45 SUMINISTRO DE REFRIGERIOS PARA LA CELEBRACIÓN DEL DÍA DEL ALUMNO DEL COLEGIO DE BOYACÁ PARA EL AÑO 2013. DE ACUERDO A EL PLAN DE BIENESTAR SOCIAL ESTUDIANTIL

10.199.600

SOTO BARRERA JOSE ORLANDO

CORREA VALENCIA

MILTON MAURICIO


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47 REMODELACIÓN BAÑOS SECCIÓN SANTOS ACOSTA DEL ESTABLECIMIENTO PÚBLICO COLEGIO DE BOYACÁ.

13.980.909

AVILA AYALA FABIO

LOPEZ SOLER MARIO

ERNESTO

52 SUMINISTRO DE UNIFORMES PARA LOS DEPORTISTAS DEL ESTABLECIMIENTO PUBLICO COLEGIO DE BOYACÁ.

11.596.000

LAURA XIMENA GONZALEZ PUIN

BARRERA SANCHEZ

LUISA LEONOR

63

SUMINISTRO DE BONOS O TARJETAS CANJEABLES ÚNICA Y EXCLUSIVAMENTE PARA COMPRA DE VESTUARIO PARA DAMA. CORRESPONDIENTE A LA DOTACIÓN DEL AÑO 2013 PARA LOS FUNCIONARIOS DEL ESTABLECIMIENTO PÚBLICO COLEGIO DE BOYACÁ. QUE TIENEN ESTE DERECHO

12.910.000

STUDIO G X 2 S.A.S

GARCIA ORTEGON ROSA INES

69 SUMINISTRO DE TRAJES TIPICOS PARA LOS ESTUDIANTES DEL ESTABLECIMIENTO PUBLICO COLEGIO DE BOYACÁ

9.592.000

LAURA XIMENA GONZALEZ PUIN

MORALES RODRIGUEZ

BEATRIZ

73

IMPLEMENTACIÓN DE UNA PLATAFORMA VIRTUAL (LMS-LEARNING MANAGEMENT SYSTEMS) DE DISTRIBUCIÓN LIBRE. CAPACITACIÓN PARA EL USO DE LA MISMA. ADMINISTRADA POR EL PERSONAL DEL COLEGIO DE BOYACÁ

13.589.400

PLAZAS PEREZ GERMAN

ARCOS LOPEZ JOSE MIQUEL

82 SUMINISTRO TARJETA O BONO REGALO CANJEABLES EN GRAN ALMACÉN. PARA EL PERSONAL DE APOYO DEL ESTABLECIMIENTO PÚBLICO COLEGIO DE BOYACÁ COMO ESTIMULO DE FIN DE AÑO

6.450.000

ALMACENES PARAISO S.A

GARCIA ORTEGON ROSA INES

85 INTERVENTORÍA TÉCNICA. ADMINISTRATIVA. FINANCIERA Y AMBIENTAL AL CONTRATO DE OBRA No. 85 DE 2013

7.400.000


EDUARDO

DÍAZ BONILLA FRANCISCO

89 ADQUISICIÓN DUPLICADORA DIGITAL DE ALTA VELOCIDAD PARA LA DEPENDENCIA DE AYUDAS EDUCATIVAS DEL COLEGIO DE BOYACÁ

11.940.000

SERVICOP DE COLOMBIA LTDA

MEDINA BRANDO

NELSON JOSE

90 SUMINISTRO DE ELEMENTOS DEPORTIVOS PARA EL ESTABLECIMIENTO PÚBLICO COLEGIO DE BOYACÁ

12.499.900

MOLINA DIAZ HECTOR

ORLANDO

ARCOS LOPEZ JOSE MIQUEL

91

ADQUISICIÓN E INSTALACIÓN DE UN SOFTWARE PARA LA VENTANILLA ÚNICA DE RADICACIÓN. SEGUIMIENTO Y RESOLUCIÓN DE CORRESPONDENCIA. EN TIEMPO REAL. GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVÍSTICA DEL ESTABLECIMIENTO PÚBLICO COLEGIO DE BOYACÁ

13.500.000

SERVICIOS COMPRENSAR

COOPERATIVA DE TRABAJO

ASOCIADO


93 ADQUISICIÓN E INSTALACIÓN DE CUATRO (4) CÁMARAS DE VIGILANCIA. SISTEMA DE GRABACIÓN Y MONITOREO DIGITAL EN LA SECCIÓN RAFAEL LONDOÑO BARAJAS DEL ESTABLECIMIENTO PÚBLICO COLEGIO DE BOYACÁ

15.715.360

LSC SISTEMAS ELECTRONICOS

DE CONTROL


Contratos sin observaciones De la ejecución de los contratos No. 36, 45, 52, 63, 85, 89, 90, no se evidenciaron hechos que merezcan la pena ser mencionados. En general, se cumplió con el objeto de los mismos y no se evidenciaron irregularidades legales que merezcan ser mencionadas en este informe. Se verificó el ingreso a almacén, así como la salida y designación de los bienes adquiridos a los funcionarios responsables; asimismo se comprobó su existencia y uso. Respecto de estos contratos no se observaron hechos de pérdida de recursos públicos, detrimento patrimonial o uso indebido. Contrato 47/2013


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Este contrato tuvo por objeto la remodelación de los baños de la sección Santos Acosta del Colegio de Boyacá, por valor de $13,980.909. Esta sección del colegio corresponde a la sede “la cabaña” donde funciona la básica primaria. En lo que respecta a la evaluación de legalidad del contrato, no se evidenciaron hechos que merecieran ser reportados, en general se cumplieron con los requisitos en las diversas etapas del proceso (precontractual, contractual y pos contractual). En visita de inspección y medición se revisaron los ítem de mayor relevancia, obteniéndose una cobertura del 80% del costo directo del contrato, es decir excluyendo AIU (administración, Imprevistos y Utilidad), que para el caso fue del 19% del costo directo. Como bien se observa en la tabla siguiente, los ítems medidos e inspeccionados por la comisión de auditoría, coinciden en su amplia mayoría con los establecidos en el cuadro de cantidades ejecutadas (cantidad de acta); se observaron algunas diferencias negativas poco significativas en los ítems 11 y 12, que no ameritan observación alguna.

Ítem

Descripción Unidad Cantidad

Acta Cantidad CMT Diferencia

valor Unitario

Valor Total

6 Caja de inspección 70 x 70 x 70 un 2

2,00 0,00 184.761 369.522

8 Enchape en porcelana Olimpia m2 90,02

93,9878 3,97 27.000 2.430.540

Baño 1 41,628

Baño 2 44,825

Baño 3 7,5348

9 Placa base en concreto e=0,08 m 2500 psi m2 17,02

32,0163 15,00 28.000 476.560

Baño 1 14,9413

Baño 2 14,15

Baño 3 1,725

Placa exterior 1,2

10 Baldosín en granito m2 27,29

27,9003 0,61 43.000 1.173.470

Baño 1, descontando área muros y lava traperos 13,4833

Baño 2, descontando área muros y lava traperos 12,692

Baño 3 1,725

11 Mesón en concreto 2500 psi m2 2,74

1,816 -0,92 60.000 164.400

12 Granito pulido terminado mesón m2 2,74

2,27 -0,47 90.985 249.299

13 Reubicación puntos hidráulicos un 15

15 0,00 23.000 345.000

14 Punto desagüe PVC 3” – 4” un 15

15 0,00 43.500 652.500

15 Suministro e instalación sanitario acuacer un 10

10 0,00 130.000 1.300.000

16 Suministro e instalación lavamanos acuacer un 7

7 0,00 120.500 843.500

21 Vinilo tipo 1 bajo teja dos manos m2 30,27

32,0163 1,75 6.000 181.620

25 Suministro e instalación registro Rw 1/2” un 4

4 0,00 34.000 136.000

28 Punto agua fría PVC un 7

7 0,00 39.280 274.960

29 Salida lámpara toma PVC un 2

2 0,00 52.184 104.368

30 Suministro e instalación ventana persiana m2 0,94

0,96 0,02 135.846 127.695

31 Suministro e instalación teja transparente m2 4,05

4,05 0,00 28.136 113.951

34 Suministro e instalación sanitario avanti completo un 1

1 0,00 246.634 246.634

35 suministro e instalación lavamanos avanti/pedestal un 1

1 0,00 190.065 190.065

36 reparación puertas principales – incluye corte un 3

3 0,00 39.000 117.000

VALOR REVISADO 9.497.084 VALOR CONTRATO (COSTO DIRECTO) 11.848.223 % REVISADO 80,16%

Cifras en pesos


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En lo que respecta a los precios unitarios, se tuvo en cuenta los establecidos por la Gobernación de Boyacá en el año 2010 y 2013; al compararlos, se evidenció que estos se ajustan a los allí dispuestos. Se concluye que se cumplió con el objeto contratado, obteniéndose los siguientes resultados de ejecución:

Contrato 69/2013 El objeto de este contrato fue el suministro de trajes típicos para los estudiantes del Colegio de Boyacá, por valor de $9.592.000. En la verificación de aspectos de legalidad, no se observaron hechos que merezcan ser mencionados en este informe; en la celebración, ejecución y liquidación de este contrato, se aplicaron las reglas de la mínima cuantía y se guardó respeto por los principios de la contratación pública. En el levantamiento del inventario de los bienes adquiridos, se observó que éstos reposan en las instalaciones de la sede central del establecimiento público, aunque se evidenció la ausencia de tres artículos, así:

1 Tocado: Flores artificiales coloridas con peineton.

1 mochila tejida en fique colores vivos.


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1delantal elaborado en satín decorado con encaje. Sin embargo con posterioridad a la visita, la coordinadora encargada entrego estos tres elementos faltantes. A continuación se muestran imágenes de lo observado por la comisión de auditoría:

Contrato 73/2013 Este contrato tuvo por objeto la implementación de una plataforma virtual (lms-Learning Management Systems) de distribución libre, capacitación para el uso de la misma, administrada por el personal del Colegio de Boyacá, por valor de $13.589.400.

En la revisión de legalidad del contrato, se observó que la póliza de garantía que constituyó el contratista a favor del Colegio, no amparó el porcentaje establecido en el contrato; Allí se estableció que el contratista debería constituir garantía que amparara el cumplimiento en un porcentaje igual al 20% del valor total del contrato, sin embargo el porcentaje amparado por la póliza fue del 10%. De otro lado, en la invitación pública se estableció que el proponente adjudicatario constituiría a favor del Colegio de Boyacá una póliza de garantía que amparara cumplimiento en cuantía del 20% y calidad de los bienes también en cuantía del 20% del valor total del contrato; se


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evidenció que el amparo denominado calidad de los bienes, se excluyó en la minuta del contrato. Si bien es cierto la exigencia de garantías no es obligatoria en los eventos de contratación de mínima cuantía, el Colegio de Boyacá la incluyó dentro de la convocatoria pública M 23 de 2013, que el proponente que resultare ganador, constituiría los amparos a favor del establecimiento.

Hallazgo No. 16

Al parecer, la póliza que amparó la ejecución del contrato 73/2013, no cumplió con los porcentajes de cobertura establecidos en la invitación pública. Observación con alcance administrativo y disciplinario. Respuesta de la entidad Colegio de Boyacá Una vez revisada la observación, se encuentra que efectivamente de manera involuntaria, se cometió un error en la aprobación de la póliza que garantiza dicho contrato. Por lo tanto, se establecerá un plan de mejoramiento que permita que dicha situación no vuelva a presentarse. Decisión Contraloría Municipal de Tunja Con la respuesta de la entidad se confirma lo observado por la comisión de auditoría; sin embargo, se levanta el alcance disciplinario en consideración a que no hubo consecuencias con la omisión; se conforma hallazgo administrativo, para que a través de plan de mejoramiento la entidad tome las acciones tendientes a evitar una futura ocurrencia.

En lo concerniente a ejecución y resultados del contrato, se observó que el contratista cumplió con el objeto del contrato.

Contrato 89/2013

Este contrato tenía por objeto el suministro de una duplicadora digital de alta velocidad para la dependencia de ayudas educativas del Colegio de Boyacá, por valor de $11.940.000. El siguiente fue el elemento adquirido:


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Esta duplicadora tiene por objeto reproducir los documentos que produce la entidad, así como los utilizados por los docentes para sus actividades de aula. En aspectos de legalidad no se evidenciaron hechos que merezcan ser mencionados en el presente informe. Contrato 91/2013 Este contrato tuvo por objeto la adquisición e instalación de un software para la ventanilla única de radicación, seguimiento y resolución de correspondencia en tiempo real, gestión documental y archivística del establecimiento público colegio de Boyacá, por valor de $ 13.500.000. El tiempo pactado para la ejecución del objeto contractual fue de 1 mes; el 06 de febrero de 2014, a través de otrosí se amplió el plazo por un mes más, tiempo que consideró posteriormente el contratista insuficiente para poner en marcha el software; el 4 de marzo de 2014 se suspende por 30 días la ejecución del contrato por la necesidad de identificar el flujo de información como las tablas de retención documental, los formatos que se utilizan en las diferentes dependencias y culminar el acto administrativo de términos de repuesta, con el fin de capacitar efectivamente al funcionario o funcionarios encargados de la ventanilla única. El 3 de abril de 2014, mediante acta se reanuda la ejecución del contrato, el contratista manifiesta que el Colegio de Boyacá ha dado cumplimiento con la documentación e información solicitada, la cual fue verificada por el mismo, razón por la cual considera que es viable reanudar el contrato a partir del día 03 de abril de 2014, de igual forma solicita se realice una prorroga al contrato para poder cumplir a cabalidad con el compromiso


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contractual; dicha prorroga se da a través de otro sí, ampliándose la ejecución hasta el 12 de mayo de 2014. En fecha 14 de mayo de 2014 se liquida el contrato, argumentando el Colegio de Boyacá que el software que implementa el contratista no cumple con los requerimientos de calidad que necesita la entidad, asimismo, esgrime las razones del contratista para dar por terminado el contrato. El Colegio de Boyacá no realizó pago alguno por la ejecución de este contrato, por lo que no se evidencia observación con alcance fiscal; sin embargo, se acreditaría un problema de planeación, toda vez que la implementación del software se encontró con hechos inherentes al manejo documental de la entidad, que entorpecieron la ejecución del mismo y que lo llevaron a la ampliación, suspensión y liquidación, sin que finalmente se cumpliera su objeto. Contrato 93/2013

Este contrato tenía por objeto la adquisición e instalación de cuatro (4) cámaras de vigilancia, sistema de grabación y monitoreo digital en la sección Rafael Londoño Barajas del establecimiento público Colegio de Boyacá, por valor de $15.715.360. En la revisión de precios, se evidenció que estos se ajustaron a los del mercado; en lo que respecta al uso de los bienes, se hizo visita de inspección a la sede Londoño Barajas (contiguo a la remonta de la Policía Nacional), en donde se comprobó el uso de los elementos.

De la ejecución de este contrato, se concluye que se cumplió con el objeto y que los bienes adquiridos están cubriendo la necesidad que motivo la contratación. No se evidenciaron hechos irregulares que merezcan ser nombrados en este informe.


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2.4.3 Contratación por selección abreviada De conformidad con el numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, la modalidad de selección abreviada corresponde a la selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. La menor cuantía del Colegio de Boyacá para el año 2013, era de hasta 280 salarios mínimos mensuales legales vigentes, es decir hasta $165.060.000. Los contratos seleccionados para revisión en este aparte fueron los siguientes:

No. Contrato

Objeto Valor Contratista Supervisor

35 RECONSTRUCCIÓN MURO EN ADOBE DE CERRAMIENTO DE LA SEDE SAN AGUSTIN DEL ESTABLECIMIENTO PÚBLICO COLEGIO DE BOYACÁ.

165.052.797 CONSORCIO V & M MATHEUS

GOMEZ HECTOR EDUARDO

44

SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE ASEO. PAPELERÍA. CAFETERÍA INSUMOS PARA EQUIPOS DE CÓMPUTO Y OTROS ÚTILES DE OFICINA PARA LAS DIFERENTES SECCIONES Y DEPENDENCIAS DEL ESTABLECIMIENTO PÚBLICO COLEGIO DE BOYACÁ.

122.141.785 MEDINA RUIZ ZULMA

YANNETH

RUBIANO RUBIANO MILENA

58

SUMINISTRO DE BONOS Y/O TARJETAS CANJEABLES ÚNICA Y EXCLUSIVAMENTE PARA COMPRA DE VESTUARIO Y CALZADO CORRESPONDIENTE A LA DOTACIÓN DEL AÑO 2013 - VESTIDO CABALLERO

10.776.288 GARCÍA CUBILLOS MARCELO HERNAN

GARCIA ORTEGON ROSA

INES

59

SUMINISTRO DE BONOS Y/O TARJETAS CANJEABLES ÚNICA Y EXCLUSIVAMENTE PARA COMPRA DE VESTUARIO Y CALZADO CORRESPONDIENTE A LA DOTACIÓN DEL AÑO 2013 - ZAPATOS DAMA Y CABALLERO

12.085.920 SAMBONI CI S.A.S GARCIA

ORTEGON ROSA INES

60

SUMINISTRO DE BONOS Y/O TARJETAS CANJEABLES ÚNICA Y EXCLUSIVAMENTE PARA COMPRA DE VESTUARIO Y CALZADO CORRESPONDIENTE A LA DOTACIÓN DEL AÑO 2013 - ROPA Y CALZADO ESPECIAL DE TRABAJO

9.527.063 HENAO RAMIREZ

GUILLERMO

GARCIA ORTEGON ROSA

INES

74

ADQUISICIÓN E INSTALACIÓN DE UN ARCHIVADOR RODANTE Y ESTANTERIA PARA ORGANIZAR LA INFORMACION DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTALEN EL ARCHIVO CENTRAL Y OTRAS DEPENDENCIAS DEL ESTABLECIMIENTO PUBLICO COLEGIO DE BOYACÁ

19.165.000 INDUSTRIAS 2 RR

LIMITADA DÍAZ BONILLA FRANCISCO

75 MANTENIMEINTO Y REMODELACIÓN SECCIONES FRANCISCO DE PAULA SANTANDER Y RAFAEL REYES DEL ESTABLECIMIENTO PÚBLICO COLEGIO DE BOYACÁ.

143.939.450 RINCON CACERES

JAIRO ENRIQUE DÍAZ BONILLA FRANCISCO

77

MANTENIMIENTO Y ADECUACIÓN SECCIÓN RAFAEL LONDOÑO BARAJAS DEL ESTABLECIMIENTO PÚBLICO COLEGIO DE BOYACÁ EN EL ÁREA ADMINISTRATIVA: ENFERMERÍA. PSICOLOGÍA. PSICORIENTACIÓN. SECRETARÍA. TERMINACIÓN PLAZOLETA.

133.545.863 GONZALEZ BARON

GABRIEL ALEJANDRO


80 TAPIZADO. REMODELACION Y PINTURA DE LAS SILLAS METALICAS Y TABLE PARA TEATRO. DEL AULA MÁXIMA DEL COLEGIO DE BOYACÁ.

21.108.000 COMERCIALIZADORA

INTERNACIONAL M.A.C LTDA


84 MANTENIMIENTO DEL MURO EN ADOBE DE CERRAMIENTO SOBRE LA CARRERA SÉPTIMA COSTADO SUR - ORIENTAL DE LA SECCIÓN SAN AGUSTÍN DEL ESTABLECIMIENTO PÚBLICO COLEGIO DE BOYACÁ.

110.513.108 CONSORCIO SURORIENTE


EDUARDO

95 CONSTRUCCIÓN SENDERO EN ADOQUÍN QUE COMUNICA LAS SECCIONES SANTOS ACOSTA Y RAFAEL LONDOÑO BARAJAS DEL ESTABLECIMIENTO PÚBLICO COLEGIO DE BOYACÁ.

162.088.918

SOLUCIONES INTEGRALES DE

DISEÑO Y CONTRUCCION DE



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OBRAS CIVILES S.A

En esta sección se realiza una división de los contratos, así: un grupo que incluirá los procesos de suministro y otro que agrupara los de mantenimiento y obra pública. Contratos de suministro Contratos 58, 59 y 60 de 2013 La contratación de este objeto se hizo a través de una sola invitación pública, de la cual se celebraron tres contratos distintos de acuerdo a la manera en la que la entidad dividió el suministro de elementos a adquirir. En la valoración de este aspecto, se incluye el contrato de mínima cuantía No. 63 de 2013, toda vez que el objeto tuvo relación con la dotación del personal. En la evaluación de legalidad, en lo que respecta a la celebración, ejecución y liquidación de estos contratos, no se observaron hechos que merezcan ser mencionados. Estos contratos tuvieron por objeto el suministro de bonos para la adquisición de dotación del personal de planta que tenía el derecho a recibirla. El artículo 1 del Decreto 1978 de 1989, establece que todo trabajador permanente vinculado mediante relación legal y reglamentaria o por contrato de trabajo, al servicio de los Ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, establecimientos públicos, unidades administrativas especiales, empresas industriales o comerciales de tipo oficial y sociedades de economía mixta tanto en el orden nacional como en las entidades territoriales; tendrán derecho a que la respectiva entidad les suministre en forma gratuita, cada cuatro meses, un par de zapatos y un vestido de trabajo. El artículo 3 ibid señala que para tener derecho a la dotación, el trabajador debe haber laborado para la respectiva entidad por lo menos tres (3) meses en forma ininterrumpida, antes de la fecha de cada suministro, y devengar una remuneración mensual inferior a dos (2) veces el salario mínimo legal vigente, hecho que efectivamente se cumplió. El Colegio de Boyacá en el año 2013, a través de la contratación en mención, entregó dotación a 35 de sus trabajadores, así:

Personal con derecho a dotación 2103

Personal Administrativo 12

Personal de servicios Generales 23

Total 35


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El valor promedio por bono fue el siguiente:

V/r promedio bono administrativos (hombres) 516.708

V/r promedio bono administrativos (Mujeres) 500.000

V/r promedio bono servicios generales (hombres) 396.221

V/r promedio bono servicios generales (mujeres) 458.000

El valor del bono dependió de los elementos que hicieron parte de la dotación; las entregas de dotación de cada periodo no fue igual para los empleados que desempeñaron labores de servicios generales, caso contrario ocurrió con el personal administrativo. El personal administrativo (hombres) recibió bonos que cubrían la compra de zapatos, traje de paño, camisa para corbata y corbata; por su parte las mujeres del personal administrativo recibieron bonos que cubrieron la compra de zapatos, traje Prada de 2 piezas y blusa. El número de bonos que recibió cada empleado dependió de la fecha de ingreso a laborar con la entidad y con la dotación pendiente de reconocimiento. Por su parte el personal de servicios generales (hombres) recibió bonos para tres tipos de dotaciones (a quienes se les debía reconocer tres dotaciones del año 2013); la primera incluyó zapatos, traje de paño, camisa y corbata; la segunda incluía pantalón y chaqueta en jean supertrack, camiseta y botas; la tercera incluyó camisa, blusa dril tipo gabardina, camisa tipo polo y botas. En el caso del personal de servicios generales (mujeres) se entregó dotación que incluía conjunto súper vértigo de 2 piezas, zapatos, blusa y blusa anti fluido. El cuadro siguiente resume las piezas entregadas a modo de bono al personal del colegio.

Administrativos (hombre)

1 par de zapatos

1 traje de paño

1 camisa lino manga larga

1 corbata en seda

Administrativos (mujer)

1 par de zapatos

1 traje Prada de 2 piezas

1 blusa

Servicios Generales (hombre)

1 par de zapatos

1 traje de paño

1 camisa lino manga larga

1 corbata tipo jacquar


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1 pantalón jean supertrack

1 chaqueta en jean supertrack

1 camiseta en algodón

1 camisa algodón tipo polo

1 botas dieléctricas en cuero nobuk

1 blusa en dril raza tipo gabardina

Servicios Generales (mujer)

1 par de zapatos

1 conjunto súper vértigo de 2 piezas

1 blusa para conjunto

1 blusa anti fluido

De los cuatro contratos celebrados, se observó que el colegio invirtió una cuantía de $44.763.351 para la dotación del personal de planta. Asimismo, se corroboró que los bonos hubiesen sido entregados al personal beneficiado. De la ejecución de estos contratos, no se evidenciaron hechos que conduzcan a establecer posible daño patrimonial; sin embargo, se evidenció que las directivas del Colegio de Boyacá no estarían dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 2 del Decreto 1978/1989 que señala: “Artículo 2º.- El suministro a que se refiere el artículo anterior deberá hacerse los días 30 de abril, 30 de agosto y 30 de diciembre de cada año. La entrega de esta dotación para el trabajo. (…)” Los contratos que se mencionaron en este aparte, se celebraron el día 30 de octubre de 2013, por lo que se incumplió con los plazos de entrega de la dotación correspondiente a los dos primeros cuatrimestres del año 2013.

Hallazgo No. 17

Presunto incumplimiento de lo establecido en el artículo 2 del Decreto nacional 1978 de 1989, relacionado con los plazos de entrega de dotación para el trabajo del personal que tenía derecho. Observación con alcance administrativo y disciplinario. Respuesta de la entidad Colegio de Boyacá Presunto incumplimiento de lo establecido en el artículo 2 del Decreto nacional 1978 de 1989, relacionado con los plazos de entrega de dotación para el trabajo del personal que tenía derecho. A pesar de que el Establecimiento Público, destina todo lo necesario para el cumplimiento de


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dicho requerimiento, así como apropiar los recursos necesarios desde el inicio del año; se espera hasta que se efectué el correspondiente aumento salarial del año correspondiente, con el fin de que no se entreguen dotaciones a trabajadores que pierdan dicho derecho con el incremento. Así mismo se involucra la voluntad de los trabajadores en la escogencia de la dotación respectiva, sumado al hecho de que la ciudad de Tunja, no cuenta con empresas textileras que pueden entregar la dotación, por la diversidad de la misma lo cual dificulta la elaboración del estudio previo correspondiente, para dar inicio a la contratación. Estas circunstancias retrasaron el proceso de contratación de la dotación, sin embargo, ya se han implementado acciones con el fin de que no vuelva a presentarse tal circunstancia. Decisión Contraloría Municipal de Tunja Revisados los argumentos presentados por la entidad, se entiende que el reconocimiento de dotación para el personal de planta, se hizo una vez se sabía cuál sería el incremento salarial; sin embargo, esto se cuestiona toda vez que a la fecha de reconocimiento (30 abril o 30 de agosto), independientemente de sí se haya hecho o no incremento salarial, el establecimiento público debería reconocer la dotación para quienes cumplan con los requisitos que establece el decreto que lo regula. De otro lado y considerando que la entidad está adelantando acciones para evitar la ocurrencia de dicha acción, se levanta el alcance disciplinario para que a través de plan de mejoramiento se tomen las medidas que a bien considere. Se configura hallazgo administrativo.

Contrato 74/2013 Este contrato tuvo por objeto la adquisición de un (1) archivo rodante (incluye instalación)

compuesto por módulos de estantería con ruedas en la base que les permite desplazarse a lo largo de unos rieles mediante el giro de un volante, diseñados para el archivo de cajas, puerta con cerradura y provisto de dos llaves y treinta y cuatro (34) estantes tipo reforzado para cajas de archivo. El valor de este contrato fue de $19.165.000, donde el archivo rodante tuvo un costo de $8.608.000 y los estantes $10.557.000. Tras la visita de verificación realizada a las instalaciones del Colegio, se evidenció que el archivo rodante está en uso dentro de la sede administrativa, oficina de contratación del Colegio.


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En lo que respecta a los treinta y cuatro estantes, se evidenció que 3 están al servicio de almacén y los 31 restantes ubicados en el archivo central; de estos últimos, se evidenció que solo 16 están en uso, los restantes 15 al momento de la visita, estaban sin uso alguno.

En la visita también se inspeccionó que la funcionaria encargada de almacén realizó el ingreso de estos bienes al inventario de la entidad. El valor de cada estante fue de $310.500, lo que significaría que $4.657.500 del valor invertido en la compra de estantería para el archivo del colegio, está almacenado y sin uso alguno en el archivo central.


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Esta compra fue motivada en la necesidad de garantizar el orden, almacenamiento y ubicación de los archivos y documentos generados por las diferentes secciones y dependencias, con el fin de salvaguardar los documentos, de conformidad con la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivo”, sin embargo no mencionó la necesidad de crear un stock de archivadores para la disposición futura de documentos, lo que permitiría inferir que la necesidad planteada en el estudio previo de este contrato, no estuvo motivada en aspectos relacionados con la creación de un inventario disponible para futuros documentos, hecho del que se desprende la subutilización de los bienes adquiridos.

Observación No. 13

Existen 15 estantes metálicos de archivo subutilizados en el archivo central del Colegio, esto significa que $4.657.500 fueron invertidos en bienes que no contribuyen en el cumplimiento de los fines esenciales de la entidad. Observación con alcance administrativo. Respuesta de la entidad Colegio de Boyacá Es posible que en el momento en que visitaron el Archivo Central del Colegio de Boyacá existieran los 15 estantes metálicos sin utilizar, pero al finalizar el año se produjo la transferencia documental de cada una de las dependencias y Secciones al archivo central, siendo utilizados en su totalidad. Es de recordarle que el principio de planeación exige prever las necesidades a corto, mediano y largo plazo y dado que los procesos de contratación son supremamente engorrosos y por principio de economía no podemos estar comprando un estante cada vez que lo necesitamos, peor sería si por descuido o negligencia se dejaran de comprar estos elementos y en el momento que se necesitara no se pudiera adquirir, la custodia y buen estado de los archivos son una obligación que está claramente establecida en la Ley. Decisión Contraloría Municipal de Tunja De acuerdo con la respuesta de la entidad, la comisión de auditoria da por aceptados los argumentos referentes a la planeación y por supuesto al uso que se le dio a los estantes después de la visita de auditoría; por ello, se da por levantada la observación.

Contrato 44/2013 Este contrato tuvo por objeto la adquisición de artículos de oficina y aseo, por valor de $122.141.785. La elección del contratista se surtió a través de una subasta inversa de la cual no existen observaciones de fondo. El modo de entrega de los bienes fue gradual y se hizo en el transcurso de la vigencia 2013 o hasta que se agotara el presupuesto. La comisión de auditoría verificó que los bienes adquiridos en este contrato, ingresaron al inventario de la


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dependencia de almacén, así como la salida de los mismos. Los documentos evidencian que se llevó control sobre el consumo de dichos bienes; los documentos también permitieron evidenciar que la salida de estos elementos estaba firmada por el funcionario a quien se le hizo la entrega. En la ejecución del contrato, se evidenció que el otrosí del contrato principal se publicó de forma extemporánea en la página de Colombia Compra Eficiente, vulnerando los términos a los que se refiere el artículo 2.2.5 del decreto 734 de 2012. Contratos de obra En este grupo de contratos se incluye los de mantenimiento, remodelación y construcción de espacios del establecimiento público, en la vigencia auditada. Contrato 80/2013 El objeto de este contrato fue el tapizado, remodelación y pintura de las sillas metálicas y tabla para teatro del aula máxima del colegio de Boyacá, por valor de $21.108.000 (IVA incluido). El aula máxima del Colegio de Boyacá está ubicada en la sección Francisco de Paula Santander; la necesidad de contrato se enfocó en la remodelación de 242 sillas; se incluyó el modelado en madera de espaldar, asiento y brazos, así como la suavizada en espuma con densidad 26, también se incluyó desmonte y monte de las sillas y la pintura de la estructura metálica. En la revisión precontractual se encontró que en el estudio de mercado realizado para establecer el valor de la invitación pública, se promedió una cotización que no incluyó el IVA, lo que disminuyó el valor total de la invitación. En visita de inspección realizada al colegio, se verificó lo realizado por el contratista, evidenciándose cumplimiento del objeto contractual.


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Contrato 35/2013 Este contrato tuvo por objeto la reconstrucción del muro en adobe de cerramiento de la sede San Agustín del colegio de Boyacá. El valor destinado a la ejecución de este contrato fue de $165.052.797. Al revisar el proceso de contratación, se evidenció que el establecimiento adelantó las respectivas gestiones ante la curaduría urbana para el otorgamiento de licencia; asimismo, se observó que el Ministerio de Cultura autorizó la intervención del muro, esto teniendo en cuenta que las obras se adelantarían en un bien de patrimonio cultural de la Nación. En la revisión documental del proceso contractual no se evidenciaron circunstancias relacionadas con la legalidad que merezcan ser mencionadas. Los precios unitarios se ajustaron a los de mercado y se compararon con los establecidos por la Gobernación de Boyacá en 2013. A través del proceso de mínima cuantía se eligió al arquitecto Héctor Eduardo Matheus Gómez como interventor de la obra, uno de los requisitos que exigió el colegio para el interventor fue experiencia y conocimientos en intervención de bienes de patrimonio cultural. En visita de inspección realizada por la comisión de auditoría, con el acompañamiento del profesional Juan Pablo Castellanos Castro, profesional especializado de la Contraloría Municipal, se hizo la medición y cálculos del 65.21% del costo directo del contrato, obteniéndose el siguiente resultado:

ITEM Descripción Unidad Cantidad

Acta Cantidad

CMT Diferencia cantidad

Vr. Unitario

Vr. Total ACTA

Valor CMT Diferencia

Valor

5 Caja de inspección 0,8 x 0,8 x 0,8 Und 2 2 0 277.000 554.000 554.000 -

9,1 Concreto columnas m3 2,19 2,4395 0,2495 622.000 1.362.180 1.517.369 155.189

9,2 Concreto vigas m3 6,75 0,592 -6,158 495.000 3.341.250 293.040 (3.048.210)

12 Construcción muro mampostería adobe e=0,80 m2 130,63 122,4 -8,23 214.000 27.954.820 26.193.600 (1.761.220)

14 Tejadillo teja barro ml 65,41 40,8 -24,61 62.000 4.055.420 2.529.600 (1.525.820)

16,1 Desmonte hoja existente un 1 1 0 94.040 94.040 94.040 -

NP1 Cimiento sillar en piedra a la vista m3 67,66 73,44 5,78 226.050 15.294.543 16.601.112 1.306.569

NP 3 Demolición anden existente en concreto e=0,10 m2 53,5 52 -1,5 35.759 1.913.107 1.859.468 (53.639)

NP 11 Zarpa en concreto 3000 psi m3 22,24 20,4 -1,84 468.398 10.417.172 9.555.319 (861.852)

NP 12 Muro en concreto 3000 psi m3 16,95 16,32 -0,63 560.308 9.497.221 9.144.227 (352.994)

NP 14 Adoquín peatonal en tolete m2 174,83 175,845 1,015 51.940 9.080.670 9.133.389 52.719

NP 15 Pasos escalera en adoquín en tolete (escalera y gradas)

m2 24,1 6,7 -17,4 22.350 538.635 149.745 (388.890)

NP 16 Acometida eléctrica ml 1 1 0 324.225 324.225 324.225 -

NP 17 Tablero parcial 6 circuitos un 1 1 0 233.200 233.200 233.200 -

NP 18 Tierra tablero general un 1 1 0 241.000 241.000 241.000 -

NP 21 Restauración y montaje de puerta un 1 1 0 1.352.388 1.352.388 1.352.388 -

NP 22 Sumidero un 2 2 0 453.250 906.500 906.500 -


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NP 23 Reja en forja m2 4,05 3,737 -0,313 150.000 607.500 560.550 (46.950)

NP 24 Placa en concreto para sillas graderías ml 33,62 32,65 -0,97 59.500 2.000.390 1.942.675 (57.715)

NP 26 Predicación m2 62,09 147,39 85,3 11.000 682.990 1.621.290 938.300

VALOR REVISADO 90.451.250 VALOR CONTRATO COSTO DIRECTO 138.699.829 % REVISADO 65.21%

Cifras en pesos

Teniendo en cuenta que existen diferencias tanto positivas como negativas en las cantidades ejecutadas de algunos ítems, se realizó el cruce entre valores totales ejecutados de más versus dejados de ejecutar, a esto se le tuvo en cuenta el porcentaje de Administración, Utilidad e imprevistos (AIU) del contrato, que se fijó en 19%, el resultado de dicha operación da como resultado una diferencia negativa de $6.716.970, valor que se traduciría en presunto daño patrimonial, toda vez que aparentemente se pagó al contratista de más por obra no ejecutada.

Mayor Cantidad Ejecutada

Menor Cantidad Ejecutada

Costo directo 2.452.777 (8.097.290)

AIU (19%) 466.028 (1.538.485)

Subtotal 2.918.805 (9.635.775)

Diferencia

(6.716.970)

Observación No. 14

Al parecer se evidenció presunto daño patrimonial por valor de $6.716.970 correspondiente a obra no ejecutada y pagada dentro del contrato 35/2013. Observación con alcance administrativo, disciplinario y fiscal. Respuesta de la entidad Colegio de Boyacá Contrato de obra Pública No. 035 de 2013 Anexo: Se anexan las memorias de cantidades de obra en diez y ocho (18) páginas Decisión Contraloría Municipal de Tunja Una vez revisadas las memorias anexas a la respuesta a esta observación, se procedió a compararlas con las mediciones tomadas por la comisión de auditoría en el tiempo de ejecución; allí se evidenció de forma detallada que las cantidades de obra efectivamente corresponden a las cobradas por el contratista. De igual manera, se observó que en la visita de inspección realizada en etapa ejecución del proceso de auditoría, se dejó de incluir las cantidades de obra de los ítems 9,2, 12 y 14 que fueron utilizadas para mantenimiento del muro sur occidental de la sede San Agustín (entrada carrera 8). A fin de verificar la existencia de dicha obra, se realizó visita de inspección y medición el día 28 de enero de 2015, obteniéndose como resultado, que efectivamente dicha zona había sido intervenida en las cantidades que se señalan en los documentos adjuntos a la respuesta.


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En lo que respecta a los demás ítems, se cruzó la información de las memorias de cantidades de obra con lo consignado en los cálculos del auditor, encontrándose que se habían dejado de incluir algunas cantidades de obra ejecutadas y que no fueron informadas a detalle por quien acompaño la visita. Considerando la segunda visita, documentos anexos y aclaraciones realizadas por el contratista mismo, se concluye que el grupo auditor cuenta con evidencia suficiente para determinar que no existió daño patrimonial tras la ejecución de este contrato, por lo que encuentra viable levantar la observación.

A continuación se muestra el estado previo, la ejecución y el resultado final de las obras ejecutadas: Antes:

Después:


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Contrato 75/2013 El objeto de este contrato fue el mantenimiento y remodelación secciones Francisco de Paula Santander y Rafael Reyes del establecimiento público Colegio de Boyacá, por valor de $143.939.450. Este contrato se dividió en cinco secciones así:

1. Construcción plazoleta jardín sede central 2. Cambio de tramos de piso corredores, barandas en tubería y reparación de puertas. 3. Remodelación aula máxima 4. Intervención sección Rafael Reyes

A continuación se detallan los ítems inspeccionados en visita de obra realizada en ejecución de la auditoría.

1. Plazoleta Jardín


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OBRA: PLAZOLETA JARDIN

ITEM UnidadCantidad

ActaDiferencia

Vr.

Unitario

Vr. Total

ACTA Valor CMT

Diferencia

Valor

m2 58,83 74,97 16,14 35.340 2.079.052 2.649.489 570.437

30,984

Grada 1 - (longitud 1 * altura + longitud 2 * altura) * 2 12,12



23,56

Circulo grande - 3,1416 * diámetro (3,6) * altura (1m) 11,31

Circulo mediano - 3,1416 * diámetro (2,5) * altura (1m) 7,85

Circulo pequeño - 3,1416 * diámetro (1,4) * altura (1m) 4,40

20,425

Longitud * altura 20,425

m2 65,42 62,062 -3,36 9.387 614.098 582.575 (31.522)

Grada 1 13,248

Grada 1 11,819

Grada 1 16,57

Muro matera 20,425

13,19 13,51 0,32 82.323 1.085.840 1.112.092 26.251

Circulo grande - 3,1416 * diámetro (3,6) * altura (1m) 11,31

Circulo pequeño - 3,1416 * diámetro (1,4) * altura (0,6m) 2,20

12 19,38 19,6 0,22 55.764 1.080.706 1.092.974 12.268

NP 02 m3 2,48 2,475 0,00 493.672 1.224.307 1.224.307 0

6 (adición) m3 4,01 6,65 2,64 336.244 1.348.338 2.235.686 887.348

*CMT (Contraloría Municipal de Tunja)

Suministro e instalación concreto simple 3000 placa graderías

Suministro e instalación concreto 3000 psi anden

Cantidad CMT

3

9

10

Descripción

Pintura sobre trafico placas concreto

JARDINERA

GRADA

MATERA

Enchape en piedra

Muro Tolete común e= 0,12m (con traba interna cada 1 m)

Obra paisajismo jardinería - flores ornamentales

Cifras en pesos

En los ítems medidos de esta obra no se evidenciaron diferencias representativas que afecten el patrimonio público, al contrario, se evidencia ejecución de mayores cantidades de obra.

2. Pisos, Corredores, Barandas A.N y Reparación de Puertas En este aparte se incluyó la reparación de pisos, corredores, instalación de barandas para las escaleras y reparación de puertas de la sección central del Colegio. A continuación se muestran los resultados de la visita. OBRA: CAMBIO DE TRAMOS DE PISO CORREDORES, BARANDAS EN TUBERIA A.N. Y REPARACION PUERTAS

ITEM UnidadCantidad

ActaDiferencia

Vr.

Unitario

Vr. Total

ACTA Valor CMT

Diferencia

Valor

m2 72,61 100,50 27,89 62.900 4.567.169 6.321.632 1.754.463

Tercer piso 67,29

Segundo piso 33,21

ml 55,82 57,06 1,24 26.499 1.479.174 1.512.033 32.859

segundo a tercer piso 29,52

Primer a segundo piso 27,54

un 39 49 10,00 15.250 594.750 747.250 152.500

Tercer piso 29

Segundo piso 20

m2 30,69 49,25 18,56 40.496 1.242.822 1.994.258 751.436

Tercer piso 25,13

Segundo piso 24,12

*CMT (Contraloría Municipal de Tunja)

NP 04

8 (adición)

Suministro e instalación piso en gravilla

Baranda en tubería aguas negras d=2"

Suministro e instalación de aplicaciones sobre grav illa lav ada de rio

Suministro e instalación listón techo machihembrado ciprés

Descripción

3

4

Cantidad CMT

Cifras en pesos


3. Remodelación aula máxima


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El aula máxima del Colegio de Boyacá está ubicado en la sección central, la intervención de este espacio incluyó la instalación de pisos, escaleras, techos, bombillas, vinilo en muros, etc. Los resultados de la visita fueron los siguientes: OBRA: REMODELACION AULA MAXIMA

ITEM UnidadCantidad

ActaDiferencia

Vr.

Unitario

Vr. Total

ACTA Valor CMT

Diferencia

Valor

1 un 1 1 0,00 118.000 118.000 118.000 -

7 m2 182,98 195,75 12,77 43.350 7.932.183 8.485.763 553.580

8 m2 487,44

m2 86,74 89,7 2,96 10.400 902.096 932.880 30.784

ventanas 81,9

puerta 7,8

13 und 4 4 0,00 87.600 350.400 350.400 -

NP 06 und 2 2 0,00 651.000 1.302.000 1.302.000 -

NP 07 m2 188,98 201,15 12,17 75.000 14.173.500 15.086.250 912.750

Auditorio 150,75

Estrado 45

Altura estrado 5,4

NP 08 m2 182,98 195,75 12,77 3.097 566.689 606.238 39.549

NP 09 ml 47 67,2 20,20 7.400 347.800 497.280 149.480

CMT (Contraloría Municipal de Tunja); NP (No previsto)

Salida lámpara toma pvc completa

escalera en madera

Auditorio y estrado piso en madera

Desmonte cielo falso en madera

Suministro e instalación guarda escoba en madera para auditorio

Descripción Cantidad CMT

10

Esmalte madera (puertas y ventanas) tres manos

Desmonte estructura acceso dos escaleras

Cielo raso en dry wall incluye alistado y estructura

Vinilo tipo 1 - muros y cielo raso - tres manos

Cifras en pesos


4. Intervención sección Rafael Reyes La sección Rafael Reyes está ubicada en la Carrera 10 contigua entre calles 18 y 19, contiguo al establecimiento comercial llamado Foto Sport, antigua sede de la secretaría de gobierno del Municipio de Tunja, y donde actualmente funciona el archivo central del Colegio. En esta sección se intervinieron pisos, paredes (pintura), techos (madera) y puertas. Tras la visita de inspección se verificaron los siguientes ítems. OBRA: RAFAEL REYES

ITEM UnidadCantidad

ActaDiferencia

Vr.

Unitario

Vr. Total

ACTA Valor CMT

Diferencia

Valor

3 m2 48,52 47,93 -0,59 3.641 176.661 174.501,11 (2.160)

4 m2 48,52 47,93 -0,59 11.226 544.686 538.025,13 (6.660)

6 m2 2 2 0,00 40.496 80.992 80.992,00 -

8 m2 2 1,9404 -0,06 73.238 146.476 142.111,02 (4.365)

10 m2 7,54 7,5301 -0,01 20.699 156.070 155.865,54 (205)

14 un 5 5 0,00 87.600 438.000 438.000,00 -

CMT (Contraloría Municipal de Tunja); NP (No previsto)

Placa base en concreto e=0,2 2500 psi. Para poyo recepción

Laca para portón principal

Salida lámpara toma PVC completa

Descripción Cantidad CMT

Levantar liston en madera existente

Alistado pisos

Suministro e instalación listo techo machihembrado

Cifras en pesos

En la revisión de esta sección se encontraron diferencias negativas poco representativas; existen faltantes de obra que no ameritan observación alguna toda vez que se trata de cantidades mínimas en cada ítem medido. De este contrato se revisó el 35% del costo directo ($42.551.810 / $120.957.521) esto teniendo en cuenta que los demás ítems consistían en la construcción de obra que está bajo tierra y el suministro de ítems como tierra negra y pintura para las fachadas internas de la sección central; este último concepto tuvo un costo directo de $47.486.280, que sumado al


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costo directo de los ítems relacionados anteriormente, se tendría que se revisó el 74.44% del costo directo del contrato. En lo que respecta a los precios unitarios, se evidenció que estos guardaron coherencia con los de mercado, se realizó comparación con los establecidos por la Gobernación de Boyacá en el año 2013. A continuación se muestran evidencias de las obras ejecutadas con este contrato, con lo que se prueba el cumplimiento del objeto del mismo.

En lo que respecta a la legalidad del contrato se evidenció que el proceso contractual se adelantó conforme a lo establece las normas que rigen la contratación pública, por ende no hay observaciones al respecto. Contrato 77/2013 El objeto de este contrato fue el mantenimiento y adecuación sección Rafael Londoño Barajas del Colegio de Boyacá en el área administrativa: enfermería, psicología, psicorientación, secretaría y terminación plazoleta, por valor de $133.545.870. En la revisión de legalidad del proceso contractual no se evidenciaron hechos o circunstancias irregulares que merezcan ser mencionadas en este informe; el proceso de selección del contratista se hizo conforme lo establecen las normas que rigen la contratación pública. En lo que respecta a la ejecución del contrato, a continuación se muestran los resultados de la visita de inspección realizada a las zonas intervenidas; la ejecución de este contrato se dividió por secciones, así:

1. Mantenimiento áreas de enfermería, secretaría, psicología.


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2. Terminación plazoleta del ajedrez. 3. Tramo andén área libre – matera - revestimiento talud. 4. Construcción cerramiento muro malla eslabonada.

Los resultados de la visita, se muestran de acuerdo a la división que se dio a la ejecución del contrato.

1. Mantenimiento áreas de enfermería, secretaría, psicología. OBRA: MANTENIMIENTO AREAS ENFERMERIA, SECRETARIA, PSICORIENTACION-PSICOLOGIA

ITEM UnidadCantidad

Acta

Cantidad

CMTDiferencia

Vr.

Unitario Vr. Total ACTA Valor CMT

Diferencia

Valor

7 und 7 7 0 15.600 109.200 109.200 -

8 m2 133,5 129,375 -4,1255 18.310 2.444.318 2.368.782 (75.536)

10 m2 84,35 81,7105 -2,6395 50.160 4.230.996 4.098.599 (132.397)

11 ml 88 88 0 19.800 1.742.400 1.742.400 -

19 m2 49,14 47,664 -1,476 30.642 1.505.748 1.460.520 (45.228)

20 m2 11,26 13,55 2,29 36.689 413.118 497.136 84.018

26 und 2 2 0 246.634 493.268 493.268 -

27 und 3 3 0 190.065 570.195 570.195 -

28 und 1 1 0 257.065 257.065 257.065 -

NP 01 und 4 4 0 92.682 370.728 370.728 -

NP 02 und 6 6 0 76.262 457.572 457.572 -

NP 03 und 4 4 0 65.886 263.542 263.542 -

NP 04 und 2 2 0 82.357 164.714 164.714 -

NP 05 und 2 2 0 88.122 176.244 176.244 -

NP 06 und 1 1 0 32.702 32.702 32.702 -

CMT (Contraloría Municipal de Tunja) NP (No prev isto)

Punto sanitario PVC 2"

Punto sanitario sifón 3"

Punto sanitario 4"

Registro 1/2"

Piso cerámica alfa

Suministro e instalación sanitario avanti

Suministro e instalación lavamanos avanti incluye pedestal

Suministro e instalación orinal mediano

Salida lámpara PVC completa

Punto hidráulico 1/2"

Descripción

Adaptación puertas a nivel piso en madera laminada. Cortar

Placa base en concreto e=0,05 2500psi

Piso en madera laminado 8 mm

Guarda escoba

Enchape en porcelana Olimpia

Cifras en pesos

De los ítems revisados de esta sección, se concluye que no existen diferencias significativas que merezcan observación con alcance fiscal. Las obras revisadas en general cumplen con las cantidades de obra efectivamente pagadas al contratista.

2. Terminación plazoleta del ajedrez

ITEM UnidadCantidad

Acta

Cantidad

CMTDiferencia

Vr.


Diferencia

Valor

5 m2 178,55 146,576 -31,974 45.423 8.110.277 6.657.922 (1.452.355)

7 und 5 5 0,000 41.260 206.300 206.300 -

8 m2 33,88 33,8396 -0,040 11.199 379.422 378.970 (452)

NP 07 und 20 20 0,000 69.863 1.397.250 1.397.250 -

CMT (Contraloría Municipal de Tunja) NP (No previsto)

Concreto mesa: instalación tubería

Esmalte mesa conformada por tubería

Construcción butaco(0,25 x 40 x 0,60) ladrillo

Descripción

Suministro e instalación adoquín gres peatonal

Cifras en pesos

De la revisión de los ítems seleccionados de esta sección, se evidenció que el ítem 5 denominado suministro e instalación adoquín gres peatonal, presentó una diferencia negativa de 31.97 metros, lo que significaría que aparentemente se dejó de ejecutar esa cantidad de obra.


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3. Tramo andén área libre – matera - revestimiento talud. OBRA: TRAMO ANDEN AREA LIBRE - MATERA - REVESTIMIENTO TALUD

ITEM UnidadCantidad

Acta

Cantidad

CMTDiferencia

Vr.


Diferencia

Valor

4 m2 74,93 14,796 -60,134 35.340 2.648.026 522.891 (2.125.136)

5 m3 74,1 74,23 0,13 35.904 2.660.486 2.665.154 4.668

6 m3 4,27 4,4 0,13 336.244 1.435.762 1.479.474 43.712

9 m2 63 36,96 -26,04 40.000 2.520.000 1.478.400 (1.041.600)


Suministro e instalación concreto revestimiento talud

Suministro, extendida y compactación tierra negra

Descripción

Muro tolete común e=0,12

Suministro e instalación concreto andenes

Cifras en pesos

En esta sección se observaron diferencias negativas representativas de los ítems 4 y 9, que corresponden a muro tolete común e=0,12 y suministro, extendida y compactación de tierra negra, respectivamente.

4. Construcción cerramiento muro malla eslabonada OBRA: CONSTRUCCION CERRAMIENTO MURO MALLA

ITEM UnidadCantidad

Acta

Cantidad

CMTDiferencia

Vr.


Diferencia

Valor

6 m3 12,96 12,96 0 406.300 5.265.648 5.265.648 -

7 m3 14,95 14,775 -0,175 473.100 7.072.845 6.990.053 (82.793)

8 m3 4,55 4,608 0,058 563.100 2.562.105 2.594.765 32.660

9 m2 218,7 223,26 4,56 52.140 11.403.018 11.640.776 237.758

13 m2 326,7 354,6 27,9 45.976 15.020.359 16.303.090 1.282.730

14 ml 239,4 264 24,6 5.300 1.268.820 1.399.200 130.380


Muro tolete semiprensado

cerramiento en malla eslabonada

Estructura en ángulo y/o tubo para soporte

Descripción

Concreto zapatas 3000 psi

Concreto viga de amarre 3000 psi

Concreto columnas 3000 psi

Cifras en pesos

De este tramo se observaron mayores cantidades de obra ejecutadas a las contratadas, especialmente del ítem de cerramiento en malla eslabonada. En conclusión y como bien se observa, de los ítems revisados de este contrato, algunos se ejecutaron en mayor cantidad a los referenciados en el acta de recibo final, así como también se evidencian ítems con menor cantidad de obra ejecutada. Con el fin de hacer claridad sobre el tema, a continuación se realiza cruce entre las mayores y menores cantidades de obra para así determinar si existe o no observación alguna al respecto:



Costo directo 1.815.926 (4.955.496)

AIU (19%) 345.026 (941.544)

Subtotal 2.160.952 (5.897.041)

Diferencia

(3.736.089) Cifras en pesos

Luego de hacer el cruce respectivo (se tuvo en cuenta todos los ítems revisados que resultaron con diferencia), y tras tener en cuenta el AIU del contrato (19%), se presume la


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existencia de un presunto daño patrimonial por valor de $3.736.089, valor que resulta de menores cantidades de obra ejecutadas de este contrato.

Observación No. 15

Al parecer se evidenció presunto daño patrimonial por valor de $3.736.089 correspondiente a obra no ejecutada y pagada dentro del contrato 77/2013. Observación con alcance administrativo, disciplinario y fiscal. Respuesta de la entidad Colegio de Boyacá Contrato de obra Pública No. 077 de 2013 Anexo: Se anexan las memorias de cantidades de obra en nueve (9) páginas Decisión Contraloría Municipal de Tunja Con el fin de aclarar los ítem que tenían inconsistencias, en visita de inspección de 28 de enero de 2015, se volvieron a medir los ítems, obteniéndose que:

En la visita de inspección realizada en la etapa de ejecución se dejó de incluir el área de un salón al que no fue posible el acceso, por ende las cantidades del ítem 10 del área de enfermería, secretaría y psicología se ajustan a los realmente ejecutados.

De la plazoleta del ajedrez se volvieron a medir cada una de las áreas intervenidas, en adoquín gres peatonal, encontrándose que se había dejado de incluir dos tramos que no fueron medidos en la primera visita.

De los ítems en los que se encontró diferencias y que correspondían al tramo andén área libre – matera - revestimiento talud, se volvió a medir el perímetro de la plazoleta del ajedrez, área que presentaba mayor diferencia, encontrándose que correspondía a la efectivamente ejecutada por el contratista; en lo que respecta al suministro de tierra negra, por aclaración del director administrativo y del asesor de obras del colegio y conforme a lo evidenciado en las fotografías de ejecución de la obra, la diferencia de este ítem (9), obedece a que dicha tierra se utilizó para la nivelación del área adjunta al muro oriental, costado remonta Policía Nacional.

En lo que respecta al ítem 2 del área correspondiente al mantenimiento áreas de enfermería, secretaría, psicología, y denominado placa base en concreto 2500PSI, y con base a los documentos adjuntos a la respuesta, se evidenció que el área que se asumió para el caso de los pisos de los baños, fue la de los muros y no la del piso, lo que incrementó el área total de 95,62 m2 a 133,5 m2, es decir que por este ítem se pagó de más la suma de $825.341 (incluyendo AIU); sin embargo, al cruzar dicho valor con las mayores cantidades de obra ejecutadas, se obtiene un saldo a favor del contratista, por lo que no se podría considerar detrimento patrimonial dicho valor.


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Conforme a los documentos anexos y a la visita realizada el 28 de enero de 2015, se evidencia que no existe daño patrimonial tras la ejecución del contrato 77 de 2013, por lo que se decide levantar la observación.

A continuación se muestran los resultados de la ejecución de las obras de este contrato. Cerramiento

Plazoleta del ajedrez, matera y andén

Zona administrativa – enfermería, secretaría, sicología.


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Contrato 84/2013 Este contrato tuvo por objeto el mantenimiento del muro en adobe de cerramiento sobre la carrera séptima costado sur - oriental de la sección San Agustín del establecimiento público Colegio de Boyacá, por valor de $110.513.108. En la revisión de legalidad de la etapa precontractual y contractual no se evidenciaron hechos que ameriten ser mencionados; el proceso contractual se adelantó con observancia de los principios y normas que le aplican a la contratación pública. De la visita realizada al sitio de la obra, se tomaron medidas de algunos ítems que se detallan a continuación:


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ITEM UnidadCantidad

Acta

Cantidad

CMTDiferencia

Vr.

Unitario

Vr. Total

ACTA Valor CMT

Diferencia

Valor

2,2 m3 4,77 3,3984 -1,3716 482.000 2.299.140 1.638.029 (661.111)

3,5 m2 126,05 117,5 -8,55 15.720 1.981.506 1.847.100 (134.406)

3,6 un 234 233 -1 57.450 13.443.300 13.385.850 (57.450)

3,7 m2 268,64 299,645 31,005 44.700 12.008.208 13.394.132 1.385.924

4,13 m3 15,71 15,04 -0,67 464.776 7.301.631 6.990.231 (311.400)

4,17 un 2 2 0 1.387.584 2.775.168 2.775.168 -

4,19 un 1 1 0 1.720.620 1.720.620 1.720.620 -

4,25 ml 20,4 20,4 0 20.180 411.672 411.672 -

4,28 m3 227,51 212,5 -15,01 35.692 8.120.287 7.584.550 (535.737)

CMT (Contraloría Municipal de Tunja)

VALOR REVISADO 50.061.532

VALOR CONTRATO COSTO DIRECTO 91.576.174

% REVISADO 54,67%

Taqueado con piezas de piedra muro

Adoquin peatonal

Concreto de 3000 psi para carcamos o sumideros

Pozo de isnpeccion en ladrillo tolete, diametro 1,2 y 2 m altura

Construccion placa aligerada en caseton 3,85*3,39m h=25 cm

Flanche en lamina galvanizada

Descripción

Losa de coronamiento en concreto 21 Mpa e=12cm

Pañete impermeabilziado 1:3 para sumidero

Rejilla para sumidero

Cifras en pesos

Tras la visita de inspección realizada en la sede San Agustín, se concluyó una revisión del costo directo total del contrato, en un porcentaje igual al 54.67%. De los ítems revisados, se evidenciaron diferencias en 5 de los 9 medidos; estas discrepancias se cruzaron con aquellos ítems que tenían mayores cantidades ejecutadas de obra, dando como resultado una diferencia de $373.875, tal como se detalla a continuación:



Costo directo

1.385.924 (1.700.104)

AIU (19%) 263.325 (323.020)

Subtotal 1.649.249 (2.023.124)

Diferencia

(373.875)

Como bien se observa, de las mediciones realizadas a las obras ejecutadas, se encontró una diferencia negativa de $373.875, valor que corresponde a menores cantidades de obra ejecutada en los ítems medidos; esto significaría la existencia de un presunto daño patrimonial por valor de $373.875.

Observación No. 16

Se evidenció presunto daño patrimonial por valor de $373.875 correspondiente a obra no ejecutada y pagada dentro del contrato 84/2013. Observación con alcance administrativo, disciplinario y fiscal. Respuesta de la entidad Colegio de Boyacá


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Contrato de obra Pública No. 084 de 2013 Anexo: Se anexan las memorias de cantidades de obra en cuatro (4) páginas Decisión Contraloría Municipal de Tunja Al revisar las memorias de la obra adjuntas a la respuesta, se tiene que la diferencia en el ítem 2.2 “losa de coronamiento en concreto 21 Mpa E:12cm” proviene de un área que esta sobre el techo de salones ubicados en el costado oriental de la sede San Agustín y que en el momento de la medición realizada en etapa de ejecución no se evidenció. En lo que respecta al ítem 4.13 “concreto de 3000 PSI. (21 Mpa) para cárcamos”, se observó que la diferencia radica en que se tomó medidas de alto y ancho constantes, lo que hizo que la cantidad total en M3 calculada fuera inferior a la efectivamente ejecutada. Esta misma situación se repitió en el ítem 4.28 “taqueado con piezas de piedra muro” ya que se asumió una altura constante de 2.5m, sin embargo observando el muro, se nota que la altura del área intervenida con este ítem es variable, teniendo una altura mínima de 1.95m y una máxima de 3.50m, de manera que le asiste razón al colegio al señalar que no existen diferencias negativas tras la ejecución del contrato. Al hacer el balance de los ítems medidos, se obtiene como resultado que las cantidades de obra ejecutadas fueron superiores a las contratadas, lo que evidentemente no genera daño patrimonial; por esta razón, se decide levantar lo observado.

En lo que respecta a los precios unitarios de cada ítem, se evidenció que estos se ajustaron a los de mercado, por lo que no se concluyen observaciones al respecto. A continuación se muestran los resultados de la ejecución de este contrato. EJECUCIÓN DE OBRAS


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Contrato 95/2013 Este Contrato tuvo por objeto construcción de un sendero en adoquín que comunica las secciones Santos Acosta y Rafael Londoño Barajas del establecimiento público colegio de Boyacá por valor de $ 172.479.991. La sección Santos Acosta es en dónde se imparten


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clases a los alumnos de primaria, mientras que la sección Londoño Barajas es dónde el colegio tiene los grados sexto y séptimo de educación básica; ambas sedes contiguas a la remonta de la Policía Nacional. En la verificación al proceso contractual no se evidenciaron hechos de carácter legal que hayan estado en contra de las disposiciones que sobre la materia existía al momento de celebrarse el contrato. El proceso contractual de este proceso se adelantó a través de la modalidad de selección abreviada de menor cuantía, observándose el cumplimiento de los pasos a seguir para este tipo de contratos. En lo que respecta a los precios unitarios, se encontró que estos se ajustaron a los precios de mercado, por lo que no se evidencia sobrecosto alguno. Para el caso, al igual que para los demás, se tuvo en cuenta como precios de referencia los establecidos por la Gobernación de Boyacá en el año 2013. De la visita de inspección realizada al sitio de la obra, se midieron y recalcularon los ítems que a continuación se relacionan.

ITEM UnidadCantidad

ActaDiferencia

Valor

unitario Valor Acta Valor CMT Diferencia

13 m2 829,06 840,28 11,22 49.282 40.857.735 41.410.679 552.944

11,8 4,2 49,56

30 3,05 91,5

30 3 90

30 3 90

30 3 90

30 3,4 102

30 4 120

17,3 4,4 38,06

8,9 4,4 39,16

13 10 130

4 m2 429,82 420,14 -9,68 32.835 14.113.140 13.795.297 (317.843)

5 m2144,54 168,06 23,516 65.400 9.452.916 10.990.862 1.537.946

NP 01 m2 421,44 416,6 -4,84 35.890 15.125.482 14.951.774 (173.708)

CMT (Contraloría Municipal de Tunja) NP (No prev isto)

VALOR REVISADO 79.549.272$

VALOR CONTRATO COSTO DIRECTO 144.941.169$

% REVISADO 54,88%

Sardinel fundido in situ H=0,40 m

Cantidad CMT

Suminsitro, extendida y compactacion de material seleccionado para

subbase, asumiendo e=0,2

Descripción

Adoquin tipo maguncia 24*12*6

Suministro, extendida y compactacion de recebo

Cifras en pesos

En la revisión efectuada, se encontró que las mayores cantidades de obra fueron superiores a las cantidades no ejecutadas, lo que significa que no existe observación que conduzca a establecer un presunto daño patrimonial. A continuación se muestran las obras ejecutadas tras la celebración del contrato en mención.


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De la visita se pudo evidenciar que las obras efectivamente se ejecutaron y que estas guardan coherencia con los fines del Colegio de Boyacá. De igual manera, se concluye que tras la


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ejecución de este contrato, no se evidenciaron hechos que hayan conducido a daño patrimonial del Estado. Contratos de seguro El Colegio de Boyacá celebro contratos de seguro en el año 2013 por valor de $115.282.001 en los que amparó a la institución en responsabilidad civil, daños materiales combinados, manejo global e infidelidad y riesgos financieros. El contrato más importante de este grupo fue el contrato 06 de 2013, un proceso de selección abreviada de menor cuantía que fue adjudicado a seguros La Previsora S.A. por valor de $99.998.974 y cuya vigencia iba desde el 05 de diciembre de 2013 hasta el 11 de diciembre de 2014. Respecto a la celebración de este contrato no se evidenciaron hechos irregulares respecto a la legalidad del mismo; la modalidad de menor cuantía garantizó que el valor del contrato fuera el menor ofrecido por los oferentes habilitados. En lo que respecta a su ejecución, se evidenció que las pólizas se constituyeron en los amparos y plazo establecidos en la invitación pública. De igual manera cabe aclarar que el contrato está vigente a la fecha, ya que el colegió de Boyacá celebró una adición que lo prorroga hasta el 13 de junio de 2015. El otro contrato de este grupo fue la invitación de mínima cuantía 61 de 2013 en la que se contrató un seguro temporal por que amparó los mismos riesgos del anterior, pero por una vigencia inferior a 6 meses. De este contrato, tampoco se evidenciaron hechos irregulares en ninguna de las etapas contractuales; se usaron las reglas que establecen las normas contractuales aplicables a la mínima cuantía. Asimismo, de la ejecución de estos contratos, no se evidenciaron situaciones que conllevaran a daño patrimonial. 2.4.4 Otros hechos de la contratación Teniendo en cuenta que el proceso auditor, se caracteriza por ser una actividad en la que se integran diversos tipos controles, en la revisión contractual, se evidenciaron las siguientes inconsistencias que debe tener en cuenta la entidad. El presupuesto de gastos En la ejecución del proceso auditor se pudo establecer que algunos contratos, no ejecutaron su objeto dentro de la vigencia 2013, tal es el caso de los contratos No. 44, 75, 77 y 91 de 2013. En la revisión efectuada al presupuesto de gastos, no se evidenció que el Colegio de Boyacá hubiera constituido reservas presupuestales, en razón al no recibo a satisfacción del objeto contratado de aquellos contratos que no cumplieron con la ejecución del mismo dentro de la vigencia fiscal 2013.


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En lugar de constituir reservas presupuestales, en el presupuesto de gastos solo se vieron reflejadas las cuentas por pagar. Al respecto cabe señalarle al Colegio de Boyacá, que una cuenta por pagar se debe constituir cuando el bien o servicio se ha recibido a satisfacción antes del 31 de diciembre pero no se le ha pagado al contratista o cuando en desarrollo de un contrato se han pactado anticipos y estos no han sido cancelados. Mientas que una reserva presupuestal se genera cuando el compromiso es legalmente constituido pero cuyo objeto no fue cumplido dentro del año fiscal que termina y será pagada con cargo a la reserva que se constituye a más tardar el 20 de enero de la vigencia siguiente. Al respecto, el artículo 89 del decreto 111 de 1996, señala que las apropiaciones incluidas en el presupuesto general de la Nación, son autorizaciones máximas de gasto que el Congreso aprueba para ser ejecutadas o comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva; que después del 31 de diciembre de cada año estas autorizaciones expiran y, en consecuencia, no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse, ni contracreditarse. Sin embargo, también señala la ley en mención que al cierre de la vigencia fiscal cada órgano constituirá las reservas presupuestales con los compromisos que al 31 de diciembre no se hayan cumplido, siempre y cuando estén legalmente contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación. Las reservas presupuestales sólo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron origen; asimismo cada órgano constituirá al 31 de diciembre del año cuentas por pagar con las obligaciones correspondientes a los anticipos pactados en los contratos y a la entrega de bienes y servicios.

Hallazgo No. 18

Se presume el incumplimiento del artículo 89 del Decreto 111 de 1996, en lo referente a la constitución de reservas presupuestales. Observación con alcance administrativo y disciplinario. Respuesta de la entidad Colegio de Boyacá Al parecer existe una interpretación diferente al Decreto 111 de 1996, por cuanto la deuda era real, efectiva y exigible, por tal razón se optó por las cuentas por pagar, pero en ningún momento hubo dolo, tal es que para la vigencia fiscal de 2014, se optó por constituir la reserva Presupuestal y las cuentas por pagar, por tal razón ni siquiera hay necesidad de Plan de Mejoramiento. Decisión Contraloría Municipal de Tunja Al señalar que la deuda era real, efectiva y exigible, la entidad se está refiriendo a cuentas por pagar y no a reservas presupuestales. Una cuenta por pagar debe constituirse cuando el bien o servicio se haya recibido a satisfacción a 31 de diciembre, o cuando en desarrollo de un contrato se hayan pactado anticipos y estos no hayan sido girados; por el contrario, una reserva presupuestal se genera cuando el compromiso es legalmente constituido pero cuyo


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objeto no fue cumplido dentro del año fiscal que termina y será pagada con cargo a dicha reserva; en caso de existir reservas presupuestales provenientes de relaciones contractuales, sólo podrán constituirse con fundamento en los contratos debidamente perfeccionados; por ende el señalamiento de que se estaría haciendo una inadecuada interpretación al Decreto 111 de 1996, carece de sustento, toda vez que éste es claro con el tema en mención. Esta observación se mantiene independientemente de que la entidad ya haya tomado medidas para corregirlo, esto en razón a que en la vigencia 2013, se omitió la obligación legal de incluir en el presupuesto lo correspondiente a reservas presupuestales. Así las cosas, se configura hallazgo con alcance disciplinario por presunto incumplimiento del Artículo 89 decreto 111 de 1996.

Manual de contratación Para la evaluación de la contratación pública, además de las leyes y decretos que sobre la materia ha expedido el congreso de la república y la presidencia, se tuvo en cuenta lo dispuesto en el manual de contratación de la entidad auditada. Respecto al manual de contratación, el artículo 8.1.11 del decreto 734 de 2012, señalaba que las entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública (Ley 80 de 1993) deberán contar con un manual de contratación, en el que se señalen las funciones internas en materia contractual, las tareas que deban acometerse por virtud de la delegación o desconcentración de funciones, así como las que se derivan de la vigilancia y control de la ejecución contractual. El Colegio de Boyacá adoptó su manual de contratación a través de la resolución 019 del 26 de enero de 2009, estando vigente a 31 de diciembre de 2013. De la evaluación de dicho documento, se observó que éste está amparado en disposiciones legales que han sido derogadas, lo que significa desactualización del mismo.

Observación No. 17

Se observó que el manual de contratación pública del Colegio de Boyacá está desactualizado. Observación con alcance administrativo. Respuesta de la entidad Colegio de Boyacá El 31 de julio de 2014, mediante Resolución No 409, se adoptó el nuevo Manual de Contratación, dando cumplimiento a lo estipulado en el Decreto 1510 de 2013. Anexo: Resolución No 409 de 31 de julio de 2014.


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Decisión Contraloría Municipal de Tunja Conforme al anexo adjunto, la comisión de auditoría se permite levantar lo observado toda vez que la entidad actualizó su manual de contratación en la vigencia 2014. Sin embargo, cabe aclarar que durante la vigencia auditada el manual de contratación permaneció desactualizado.

2.5 RENDICÓN DE LA CUENTA El Colegio de Boyacá, rindió la cuenta de la vigencia 2013 a través del Sistema Electrónico de Rendición de Cuentas de la Contraloría Municipal de Tunja, dentro de los términos establecidos en la Resolución No. 175 de 2013. La entidad rindió entre otros, los siguientes formatos e informes:

1. Relación de contratos. 2. Estados financieros (Balance General, Estado de Resultado, informes de: control

interno contable y notas al balance). 3. Formatos de ejecución definitiva del presupuesto de ingresos y gastos. 4. Resoluciones de caja menor y conciliaciones bancarias. 5. Formatos de contratación pública 6. Relación de pagos 7. Informes de gestión, plan de acción e informes de austeridad del gasto.

Al revisar tanto el contenido como la forma de la rendición de los formatos, se evidenciaron las siguientes inconsistencias:

Los formatos de presupuesto de ingresos y gastos no reflejaron la realidad de la vigencia 2013.

2.6 PLAN DE MEJORAMIENTO En cumplimiento de lo establecido por el artículo 49 de la Resolución 175 de 2013, el Colegio de Boyacá presentó avances al plan de mejoramiento suscrito con ocasión de la auditoria a la vigencia 2012. A continuación se realiza un análisis a cada hallazgo teniendo en cuenta el último avance al plan de mejoramiento entregado por el Colegio a través del sistema electrónico de cuentas y que corresponde al corte 30 de agosto de 2013. Además, para la evaluación al plan de mejoramiento se tiene en cuenta lo evidenciado y analizado por el equipo auditor en la presente auditoria. Del análisis al plan de mejoramiento se concluye que de los veinticuatro hallazgos administrativos que quedaron en firme de la auditoria a la vigencia 2012, se encuentran


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cumplidos 15 hallazgos equivalentes al 63%, dos hallazgos se encuentra parcialmente cumplidos y los siete restantes equivalentes al 29%, se encuentran sin cumplir. De los hallazgos que a continuación se relacionan, el Colegio de Boyacá deberá incluirlos en el plan de mejoramiento que surja con ocasión de esta auditoría, todos aquellos a los que se calificó con acción de mejora no cumplida.

No. Descripción del hallazgo Observación Cumplida Parcialmente

cumplida No

cumplida

2

Mediante resolución No. 352 del 10 de agosto de 2012, se ordena dar de baja muebles de propiedad del colegio por valor de $193.368.598,57, sin que durante la vigencia 2012 se haya adelantado este proceso por parte de los encargados de esta labor. Por lo cual se genera una sobrevaloración por el valor ya mencionado.

Por el alcance de la auditoría no se verificó el cumplimiento de la acción de mejora.

X

3

Mediante inspección ocular realizada en las sedes del Colegio, se pudo establecer que existe una falencia en el control de los inventarios de la propiedad, planta y equipo, puesto que el software SYSMAN genera un código a cada activo, pero físicamente no se encuentran identificados mediante placas individuales en cada dependencia, conforme a los códigos mostrados por el sistema.

En la ejecución de la auditoria a la vigencia 2013, se estableció que el inventario está identificado con placas en donde se relacionan información de cada bien.

X

4

De enero a septiembre de la vigencia 2012, no se vienen amortizando progresivamente las pólizas y en octubre se hace un ajuste por el total no amortizado durante el año, faltando al numeral 8 del capítulo VI del manual de procedimientos del régimen de contabilidad pública.

Por el alcance de la auditoría no se verificó el cumplimiento de la acción de mejora.

X

7

Al analizar el comportamiento de la cuenta 2.9.10.07 “Ventas”, se observa que inicia el año con un saldo de $386.106.000, los cuales son debitados en su totalidad en el mes de octubre. Esta cuenta hace referencia a los ingresos recibidos por concepto de matrículas y pensiones, sin embargo no son amortizados paulatinamente durante la vigencia 2012.

En esta se establecieron observaciones por concepto de ingresos, por lo que se da por cumplida esta observación.

X

9

Mediante resolución No. 149 del 8 de abril de 2012, se creó el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de Información Contable del Colegio de Boyacá con funciones como verificar y recomendar la depuración de valores contables, hacer seguimiento a la aplicación del Modelo Estándar de Procedimientos para Sostenibilidad del Sistema de Información Contable. La Resolución determina que este comité se deberá reunir mínimo dos veces por año, sin embargo durante la vigencia 2012 no se llevan a cabo dichas reuniones.

De la ejecución de la auditoria a la vigencia 2013, no se evidenció que el comité creado aportara a mejoras en la información contable, por lo que se da como no cumplida.

X

10

En el formato F_06 correspondiente a la ejecución presupuestal de ingreso contiene las columnas: presupuesto inicial, adiciones, reducciones y recaudos, NO coinciden en los siguientes rubros: venta de servicios educativos, inicia con $1.313.636.000 y según el reporte de ejecución presupuestal a este rubro no se le hacen ni adiciones ni reducciones pero en el reporte electrónico si se

De la información presupuestal de la vigencia 2013, se evidencian importantes inconsistencias, tanto así que la información consolidada de ejecución presupuestal no esta suministrada en la forma en

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esta está modificando el presupuesto con una adición de $2.736.076.600 y una reducción por $17.932.186.

que se debería.

12

En el formato F_07, NO coinciden algunos valores de la ejecución presupuestal con la información reportada electrónicamente en el SIRECT, en los siguientes rubros de Sueldo personal de nómina, Dotación de infraestructura, Material de enseñanza, impresos, y papel de consumo, Divulgación asistencia técnica capacitación Recurso humano, Evaluación y promoción de la calidad y Pago participación y eventos académicos, deportivos, recreativos, culturales y de conocimientos

Una vez analizado el presupuesto de la vigencia fiscal 2013, se evidenciaron errores en la forma de presentación de la información, ya que esta no viene a niveles de gasto en donde se diferencien los gastos de funcionamiento y de inversión. Asimismo, se observó que el colegio no reportó en el presupuesto de gastos las reservas presupuestales y la totalidad de las cuentas por pagar.

X

13

Las transferencias de recursos por parte del municipio de Tunja en cumplimiento al contrato interadministrativo se están girando por fuera de la vigencia a pesar de haberse liquidado el contrato el 28 de diciembre de 2012, debiéndose quedar apropiado estos recursos dentro del presupuesto de la vigencia 2012, toda vez en la ejecución a 31 de diciembre de 2012, de los $1990.169.414, que se debían girar, tan solo se transfirieron la suma de $867.762.640, es decir el 43.60%, reflejándose como si estos recursos no quedaran incluidos dentro presupuesto.

Para la vigencia 2013, se evidenció que los recursos del contrato celebrado con el municipio de Tunja, se incluyeron en el presupuesto de forma adecuada, además se establecieron nuevas observaciones referentes a la ejecución definitiva del presupuesto de ingresos y gastos de la vigencia 2013.

X

16

Según el Acuerdo No. 01 del 23 de enero de 2012, al verificar la adición en el presupuesto de gastos del mes de enero de 2012, se encuentra que aunque estos valores están adicionados dentro de la ejecución presupuestal de gastos de este mes, NO se tienen especificados tal y como se detallan los rubros en la resolución de adición.

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17

Según el Acuerdo No. 18 del 29 de octubre de 2012, al verificar la adición en el presupuesto de gastos del mes de octubre de 2012, NO se encuentra relacionado en la ejecución de este mes, encontrándose que aunque estos valores están adicionados dentro de la ejecución presupuestal, sólo se están incluyendo en la ejecución del mes de noviembre, mes diferente al del acto administrativo. Igualmente la codificación de los rubros NO coincide entre la del acto administrativo y la de la ejecución

X

19

Los movimientos presupuestales de traslado que se realizan en un mes determinado mediante acto administrativo y contenidos en los soportes movimiento presupuestal y que se están realizando en el mes correspondiente, también se están efectuando en los meses subsiguientes como si se tratara de un nuevo traslado, cuando estos se deben relacionar únicamente en el mes en el cual se realiza el movimiento y acumularse en la columna de total presupuesto en los siguientes meses

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21

Revisados los estudios previos en el ítem de valor estimado del contrato del contrato se vulneró el principio de la planeación y el artículo 25 numeral 12 de la Ley 80 de 1993, modificado por la Ley 1474 de 2011, artículo 87. El cual reza que Previo a la apertura de un proceso de selección, o a la firma del contrato en el caso en que la modalidad de selección sea contratación directa, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos y los pliegos de condiciones, según corresponda. Lo anterior teniendo en cuenta que el valor estimado del contrato debe corresponder precisamente a un estudio concienzudo donde se indique el cálculo del valor estimado del contrato de tal manera que sirva a los proponentes y a la entidad misma a revisar con base en el mismo las propuestas presentadas.

En los estudios previos de los contratos revisados en la vigencia 2013, no se evidenciaron hechos similares a los observados en la vigencia 2012, por ello se puede dar por cumplida la acción de mejora.

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23

Teniendo en cuenta que se realizó un contrato de prestación de servicios en el cual es obligación del contratista realizar aportes a salud y pensión sobre el 40% del valor del contrato ello es para un pago mensual de dos millones ciento cincuenta y nueve mil pesos M/te (2.159.000.00), la suma de doscientos cuarenta y seis mil ciento veintiséis pesos M/te. (246.126.00) y en este caso el contratista realizaba los aportes en mención sobre el salario mínimo del año 2012 cancelando ciento sesenta y un mil seiscientos pesos (161.600.00), con lo cual se vulneró el artículo 23 del Decreto 1703 de 2002.

De la muestra contractual seleccionada, no se encontró que los contratistas cancelaran aportes a la seguridad social en topes de Índice Básico De cotización, inferiores al 40%. Sin embargo si se observaron circunstancias en las que no se exigió afiliaciones al momento de la contratación, así como tampoco se verificó la afiliación y pago de aportes a riesgos laborales.

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Teniendo en cuenta que en los estudios previos y en el contrato se menciona una intensidad horaria de 42 horas semanales y se toma esa intensidad horaria para calcular el valor del contrato, pero en la propuesta realizada por el contratista solo menciona que el horario de trabajo será de lunes a viernes de 3:00 pm a 5:00 pm, para un total de 10 horas semanales, y en algunas ocasiones la misma intensidad de dos horas diarias se puede ver reflejada en los controles de asistencia anexados en los informes de actividades. Por lo anterior se configura un presunto detrimento patrimonial en la suma de nueve millones seiscientos mil pesos ($9.600.000), restando el valor de las horas trabajadas durante la ejecución del contrato, esto es nueve meses.

En los contratos de prestación de servicios revisados en la etapa de ejecución del presente proceso auditor, no se evidenciaron situaciones similares a las ocurridas en la vigencia 2012. En ninguna de las etapas contractuales se encontró que se haya fijado horario para los contratistas.

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Teniendo en cuenta que al momento de realizar el contrato se desconoció el criterio de selección que se estipuló en los estudios previos en donde se menciona que para la elección del contratista se revisaría la hoja de vida del mismo, la cual debía contener la experiencia y el conocimiento específico sobre el objeto contractual, y analizando la hoja de vida del contratista se observa que el elegido es un estudiante de 10 semestre de Educación Física y revisando los cursos adelantados tienen que ver con Pilates, baile terapia, entrenamiento con bandas, entre otros similares; luego no es acorde la preparación y la experiencia con las actividades que se describen en el objeto del contrato, ello es la

En la celebración de contratos de prestación de servicios se evidenció que el contrato cuyo objeto estuvo relacionado con asuntos de bienestar laboral, aparentemente la entidad no se percató de que la contratista cumpliera con los requisitos de experiencia, faltando con ello a lo dispuesto en el decreto 734 de 2012.

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preparación en atletismo. Asimismo el valor cancelado por el contrato es el referente al cancelado a un profesional, luego el contratista no debió percibir esa elevada suma, teniendo en cuenta que al momento de la suscripción del contrato el mismo no se había graduado.

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Teniendo en cuenta que en los estudios previos la institución sugiere marcas de productos específicos, como por ejemplo, cocosete, chocobreak, gansito, entre otros, lo cual se encuentra prohibido por disposición legal, Decreto 2474 de 2008, artículo 16, parágrafo 3º. Además no se aclara en los estudios previos en qué se basan para colocar la cantidad de cada producto que se va a pedir, no se anexa el estudio por medio del cual se permite establecer la cantidad de productos que se están solicitando.

En las invitaciones públicas cuyo objeto fue la adquisición de bienes con características técnicas uniformes celebradas en la vigencia 2013, no se encontró la utilización especifica de marcas, referencias o similares que vulneraran lo dispuesto en los decretos de la contratación pública.

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Teniendo en cuenta que en los estudios previos la institución sugiere marcas de insumos para la realización de los uniformes deportivos, como por ejemplo, lafayette, pat primo, entre otros, lo cual se encuentra prohibido por disposición legal, Decreto 2474 de 2008, artículo 16, parágrafo 3º.

En las invitaciones públicas cuyo objeto fue la adquisición de bienes con características técnicas uniformes celebradas en la vigencia 2013, no se encontró la utilización especifica de marcas, referencias o similares que vulneraran lo dispuesto en los decretos de la contratación pública.

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Teniendo en cuenta que el contrato realizado no satisface una necesidad clara que tenga la institución, ya que estas actividades pueden ser desarrolladas por el personal que hace parte del plantel educativo, como es el caso de los Psicorientadores, que son las personas capacitadas e idóneas para tratar los temas que fueron encargados a la contratista, configurándose con este contrato en una actuación ineficaz e ineficiente por parte de la entidad.

En las acciones de mejora propuestas por el Colegio, se implementó a través de calidad un formato uniforme de entrega de informes por parte de los contratistas. Donde mensualmente se revisa el cumplimiento de las funciones estipuladas en el contrato ayudando a mejorar esta actividad; esto efectivamente se implementó, por lo que se da como cumplida la acción de mejora.

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se presenta un incumplimiento del contrato por cuanto en la propuesta presentada por la contratista, la cual hace parte de los documentos que conforman el contrato realizado (clausula décimo novena, numeral 3º) se menciona entre otras actividades la realización de capacitaciones para estudiantes, padres de familia, docentes y área administrativa del Colegio de Boyacá, y revisando los informes de actividades no se encuentran dichas actividades, en cambio se presentan actividades que no requieren una preparación especializada para ser desarrolladas.

En las acciones de mejora propuestas por el Colegio, se implementó a través de calidad un formato uniforme de entrega de informes por parte de los contratistas. Donde mensualmente se revisa el cumplimiento de las funciones estipuladas en el contrato ayudando a mejorar esta actividad; esto efectivamente se implementó, por lo que se da como cumplida la acción de mejora.

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Teniendo en cuenta que uno de los oferentes fue declarado inhábil por no adjuntar la cotización, pero la misma esta anexa en la carpeta junto con el sobre de la propuesta (folio 98, carpeta del contrato). Así mismo fue rechazada otra de las propuestas por no contener el RUT, pero revisando los soportes entregados por cada uno de los oferentes, este se encuentra en el folio 86 de la carpeta del contrato. También se presenta una irregularidad por cuanto el contratista no allegó el formato único de hoja de vida y este es solicitado dentro del contrato en la cláusula décimo octava del mismo

Manifiesta el colegio de Boyacá que en el año 2013 se revisaron los procesos de selección con el cumplimiento de los requisitos, se implementó una lista de chequeo donde se debe cumplir 100% de los requisitos.

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Teniendo en cuenta que las personas vinculadas mediante contrato de prestación de servicios deben ser obligadas a afiliarse a riesgos profesionales, teniendo en cuenta que si bien es un riesgo mínimo el que se corre por las actividades encomendadas, la entidad debe prever posibles indemnizaciones futuras.

Esta observación no se da por cumplida en razón a que dentro de la auditoría practicada a la vigencia 2013, se evidenciaron circunstancias similares a las del hallazgo de la auditoria de la vigencia 2012.

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Se presenta esta observación por cuanto el supervisor del contrato de obra no es una persona con los conocimientos profesionales necesarios para dictar un dictamen acerca de las obras que se realizaron, como es el caso de los contratos No. 59 de 2012, No. 71 de 2012, No. 70 de 2012, No. 2, entre otros.

De la revisión efectuada a los contratos de obra de la vigencia 2013, se evidenció que la supervisión de esta clase de contratos estuvo a cargo en su gran mayoría, del director administrativo y financiero. Sin embargo, para la ejecución de otras obras, si se utilizó la figura del interventor. La observación se mantiene en razón a que la supervisión contractual debería ser afín con los conocimientos del funcionario a quien se le delegue la supervisión.

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Revisados los contratos No. 1, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 13, 14, 16, 26, 27, 28, 33, 34, 36, 37, 38, 39, 41, 46, 47, 48, 51, 54, 55, 57, 59, 62, 66, 68, 70, 71, todos del año 2012, se encontró que en la mayoría de los contratos no se cumplió con las disposiciones legales, como es el caso del Decreto 2474 de 2008 artículo 8, en el cual expresamente se menciona la obligación de publicar en el SECOP todas y cada una de las actuaciones que se llevan a cabo desde el proceso de adjudicación del contrato hasta la liquidación del mismo y en este caso los contratos No. 1, 1, 3, 5, 7, 13, 14, 16, 26, 27, 28, 32, 33, 34, 54, 59, 62, 68, 70 y 71 todos del año 2012 no cumplieron con este requisito, con lo cual se configura un presunto hallazgo con alcance administrativo y disciplinario.

De la muestra seleccionada para revisión de la auditoria a la vigencia 2013, se evidenció que la administración del Colegio de Boyacá, implemento los correctivos para dar cumplimiento al principio de publicidad de los actos a que se refería el decreto 734 de 2012, publicando en el portal de Colombia compra eficiente.

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Según lo observado por el grupo auditor, desde el día 07 de junio hasta el día 03 de octubre, el Colegio de Boyacá no cuenta con personal responsable de adelantar los procesos inherentes al control interno de la institución.

Esta observación se subsanó con la contratación de una persona que cumple funciones del control interno, por lo que se da como cumplida la acción de mejora.

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2.7 CONSOLIDADO DE HALLAZGOS

HA: Hallazgo Administrativo HD: Hallazgo Disciplinario HF: Hallazgo Fiscal HP: Hallazgo Penal

No. Hallazgo HA HD HF HP

1 Existe incertidumbre de los ingresos por concepto de educación formal preescolar, básica primaria, básica secundaria, media académica y servicios conexos a la educación en la vigencia 2013.

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El Colegio de Boyacá, al parecer, estaría vulnerando el principio contable de causación, consagrado en el régimen de contabilidad pública, adoptado por la Contaduría General de la Nación mediante resolución 354 de 2007.

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3 Al parecer, existe sobreestimación en los ingresos del año 2013 por valor de $342.980.000, puesto que registraron una donación de bienes como si fuera en dinero.

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Se evidencian que el canon de arrendamiento cobrado mensualmente por el Colegio de Boyacá no tiene soporte legal, pues en los contratos vigentes se estipuló un incremento y el Colegio está cobrando un aumento diferente al pactado.

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Al parecer por error en la aplicación del incremento anual con el IPC, en alguna vigencia el canon de arrendamiento de 4 contratos no se ajusta a lo pactado en el acuerdo de voluntades, generando un presunto detrimento patrimonial por valor de $561.899.

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6 Se evidencia una incertidumbre por valor de $64.788.000, pues no se sabe a qué corresponde este ingreso o si realmente lo hubo.

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7 El Colegio de Boyacá, al parecer, no adicionó $765.502.795 al presupuesto del año 2013, lo cual puede generar pérdida de recursos.

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8 Al parecer el Colegio de Boyacá no realiza una conciliación mensual entre presupuesto y contabilidad, que le permita controlar los ingresos y gastos.

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9 El Colegio de Boyacá presentó y pagó incompleta la declaración de retención en la fuente del mes de febrero de 2013 y la del mes de enero no la presentó ni pagó.

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Se evidencia posible detrimento patrimonial por valor de $658.391, al parecer, por cancelar completa la prima de alimentación en el mes de junio de 2013 a los 36 docentes que tienen derecho, pues en este mes los docentes disfrutaron de un periodo de vacaciones.

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11 Al parecer se le está asignado horas extras a los docentes temporales con fundamentos contrarios a los que establece el artículo octavo del decreto 1001 de 2013.

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Se presume daño patrimonial por valor de $7.006.632 por el pago de 3 días de salario a los docentes temporales, ya que se cancelaron 314 días y según análisis a la respuesta del Colegio de Boyacá los docentes laboran 311 días al año porque descansan 49 días.

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13 Al parecer, no se cumplió con los tiempos máximos establecidos por el Decreto 734 para la publicación de los actos relacionados con la contratación pública.

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14 Los aportes mensuales a seguridad social de algunos contratistas por prestación de servicios no reportan afiliación y pago a riesgos laborales, faltando al artículo 2 de la Ley 1562 de 2012

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Se estaría contratando la prestación del servicio de transporte terrestre a través de la modalidad de contratación que no es la adecuada, vulnerando el artículo 23 de la Ley 80 de 1993 y artículo 2 ley 1150 de 2007

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16 Al parecer, la póliza que amparó la ejecución del contrato 73/2013, no cumplió con los porcentajes de cobertura establecidos en la invitación pública.

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17 Presunto incumplimiento de lo establecido en el artículo 2 del Decreto nacional 1978 de 1989, relacionado con los plazos de entrega de dotación para el trabajo del personal que tenía derecho.

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18 Se presume el incumplimiento del artículo 89 del Decreto 111 de 1996, en lo referente a la constitución de reservas presupuestales.

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Elaboró

JULIANA MEDINA ESPINOSA YONH FREDY PIRACOCA OCHOA Profesional Especializada Profesional Especializado

VoBo MIRYAN TOCARRUNCHO PEDRAZA Auditora fiscal (C)

Documents

Contraloria Municipal de Tunja - INFORME FINAL AUDITORIA …contraloriatunja.gov.co/informes/auditoria-fiscal/2014/... · 2015-06-09 · Asunto: Informe final de auditoria. La Contraloría