Control interno Mexico

SERIE GUÍAS TÉCNICAS NO. 5

CONTROL INTERNO

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SERIE GUÍAS TÉCNICAS PARA LAS TESORERÍAS MUNICIPALES

D.R. Instituto Hacendario del Estado de México (IHAEM)

Av. México No. 604, col. Américas Toluca de Lerdo, Estado de México

C.P. 50130 Teléfonos: (722) 2806627, 2806618, 2800300

Hacienda de Solís No. 7 col. Echegaray Naucalpan de Juárez, Estado de México

Teléfono: (55) 53734287

página web: www.ihaem.org correo electrónico: [email protected]

Comité Editorial de la Administración Pública Estatal

Autorización primera edición, 2002 A: 203/1/031/025

Autorización segunda, 2003 A: 203/1/025/035

La reproducción total o parcial de este documento podrá efectuarse mediante la autorización expresa de la fuente y dándose el crédito correspondiente.

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DIRECTORIO

INSTITUTO HACENDARIO DEL ESTADO DE MÉXICO

Lic. Enrique Peña Nieto Gobernador Constitucional del Estado de México

Dr. Luis Videgaray Caso Secretario de Finanzas

y Presidente del Consejo Directivo del IHAEM

Lic. Fernando R. Portilla Sánchez Vocal Ejecutivo

Lic. Jorge G. Pérez Cuevas Coordinador de Estudios Hacendarios

Lic. Jenaro Romero Moreno Subdirector de Asistencia Técnica

Lic. Marco A. Garay Martínez Subdirector de Estudios Fiscales

Investigación L.A.E. Juan Carlos Noguez Ortiz

C.P. José Ángel Ordóñez y Cortés

Edición Lic. Jorge Guillermo Pérez Cuevas

Lic. Jenaro Romero Moreno

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CONTENIDO PÁG.

PRESENTACIÓN 7

1. OBJETIVO DE LA GUÍA 9

2. EL CONTROL

2.1 ¿Qué es el Control? 10 2.2 Tipos de Control 11 2.3 Proceso Básico del Control 12 2.4 Los Beneficios del Control 13

3. EL CONTROL ORGANIZACIONAL

3.1 ¿Qué es el Control Organizacional? 15 3.2 El control interno 15 3.3 Características de un Buen Control Interno 17 3.4 Controles administrativos 22 3.5 Principios del control interno 23

4. EL CONTROL INTERNO EN EL ÁMBITO MUNICIPAL

4.1 La Hacienda Pública Municipal 4.2 El Control Interno Municipal

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4.3 Sustento Jurídico del Control Interno Municipal 4.4 Objetivos del Control Interno Municipal

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5. EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO MUNICIPAL 29

5.1 Contenido de un Sistema de Control Interno Municipal 29 5.1.1 Obtención de los Recursos

Financieros 29 5.1.2 Ejercicio del Gasto Público Municipal 35 5.1.3 Operación del Control Interno 40 5.1.4 Generación de Información Financiera 56 5.1.5 Entrega Recepción (Al Cierre) 59

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PRESENTACIÓN

En el marco del Nuevo Federalismo, los gobiernos municipales tendrán un papel central en la apertura de espacios democráticos y en la definición de nuevas formas de relación entre grupos, sectores e intereses.

El municipio mexicano se perfila ante todo, como una instancia política, de gobierno y de representación de la sociedad. Con mayores atribuciones y recursos legales para atender las demandas sociales, lo que implica que accedan formalmente a Sistemas Modernos de Administración.

De igual manera, está clara la necesidad de instrumentar medios adecuados para el eficiente y honesto manejo de los recursos de la Nación; en donde se definan y coordinen las responsabilidades, obligaciones y derechos de los servidores públicos.

Desde esta perspectiva de la realidad municipal, el Instituto Hacendario del Estado de México presenta el documento “Guía Técnica de Control Interno”, el cual servirá a las tesorerías municipales para mejorar el ejercicio de los recursos públicos y el cuidado del patrimonio municipal por parte de sus integrantes, a través del fomento a la eficacia y honestidad en sus operaciones.

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1. OBJETIVO DE LA GUÍA

Dotar a las Tesorerías Municipales de un instrumento eficaz, que con

estricto apego a las leyes, éstas administren dentro de los parámetros

de economía, eficiencia, eficacia y honradez, los ingresos, gastos y

bienes puestos a su guarda, y cumplan con las obligaciones del

municipio.

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2. EL CONTROL

2.1 ¿Qué es el control?

El término control proviene del vocablo francés “control” que significa literalmente: “contra un listado o relación”, esto es, un cotejo o verificación, que se efectúa al comparar dos relaciones. Este significado se continúa utilizando ya que el control denota la comparación o comprobación de la acción contra lo que se espera.

Henry Fayol, creador del proceso administrativo, y en consecuencia del cuarto elemento del mismo, referido al control, dijo que: “en una empresa, el control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, las instrucciones impartidas y los principios establecidos. Tiene por objeto señalar las debilidades y los errores para rectificarlos y evitar su incidencia. Opera en todo: cosas, gente, acciones”. 1

En este sentido, el control lo ejercemos todos los días en nuestras actividades privadas y en las organizaciones. Brink y Witt en su libro de Auditoría Interna Moderna señalan: “El control es un proceso necesario en todo el ámbito de la actividad humana, dentro de una organización y hacia la sociedad en general. En muchos aspectos sus conceptos y principios son usados en ambas vertientes”; y agregan: “el control como actividad organizacional o como componente de cualquier actividad organizacional, existe en todos los niveles de una organización y es aplicable a todos los individuos que la integran”.

Por esto, el control tiende a disminuir los impactos que puede sufrir una organización, a prevenir los posibles errores de sus integrantes y dar pauta para comparar lo realizado contra lo planeado.

En conclusión, el control se aplica en todo el proceso administrativo.

1 KOONZ y WEIHRICH; Administración, Editorial Mc Graw Hill. 1990

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2.2 Tipos de Control

Conforme a lo mencionado, el control ejerce su campo en todo el proceso administrativo y si lo situamos en ese proceso, podemos definirlo como: ex ante, concurrente y ex post; es decir; antes de , en el momento y después de.

En general el control en algunas organizaciones lo aceptan desde el momento que se están definiendo objetivos; en otras cuando las operaciones se están realizando y también cuando ya se realizaron.

Mencionaremos algunos ejemplos que pueden dar una más clara idea sobre los diferentes tipos de control:

Ex ante (antes de)

Establecemos en nuestro plan de acción el objetivo de incrementar la recaudación de la Tesorería en un 3% anual real (objetivo cuantificado) para alcanzar el 10% real en tres años.

Para alcanzar este objetivo, debemos tomar en cuenta: la situación económica del país, el ambiente social, los medios a utilizar para promover la recaudación, la capacidad de respuesta de las oficinas recaudadoras, el recurso humano, los medios informáticos de apoyo, etc. Estos aspectos nos dan elementos para conocer si estamos en el camino adecuado y cuál será el posible comportamiento de todas las variables y llevar un control.

Concurrente (en el momento)

Continuando con el ejemplo anterior, podríamos situarnos en el presente y mencionar: el crecimiento de la recaudación, según los reportes realizados cada día, no llegará a su objetivo anual; los problemas de la economía nacional se han agudizado. Entonces, algunas acciones de control que se podrían instrumentar para disminuir estos impactos, es la aplicación de una técnica de promoción de la recaudación, que provoque el acercamiento de los contribuyentes. O en el último de los casos, hacer ajustes al presupuesto de egresos.

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Ex post (después de)

Generalmente y el más conocido es el que se realiza posteriormente, cuando por los resultados obtenidos se tienen que tomar decisiones que van afectar al recursos humano, a la estructura de la organización o se debe de cambiar actividades para hacerlas más acordes a la realidad y conseguir los objetivos planteados. Un caso especial y que vemos todos los días es la actividad que realizan los auditores internos y el de los auditores externos cuando se emite una opinión sobre los estados financieros de una organización o de una actividad específica.

2.3 Proceso Básico del Control

El proceso básico del control comprende cuatro etapas: 2

• Establecimiento de estándares, • Medición del desempeño frente a estos estándares, • Corrección de las variaciones en relación con los estándares y

planes, y • Evaluación contínua.

2.3.1 Establecimiento de estándares

Los planes son los puntos de referencia con que los directivos diseñan los controles, por lo que el primer paso en el proceso del control será el establecimiento de planes.

2.3.2 Medición del desempeño

La evaluación del desempeño frente a los estándares o planes debe realizarse con base al futuro para que puedan detectarse las desviaciones antes de que ocurran y se eviten mediante acciones apropiadas.

2 LARA PÉREZ SERGIO ARMANDO. Cursos en Materia Hacendaria Pública. Curso de Control Interno. Universidad Autónoma del Estado de México. Instituto Hacendario del Estado de México. Junio 2002.

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2.3.3 Corrección de desviaciones

Los directivos podrán corregir las desviaciones mediante una nueva elaboración de sus planes o la modificación de sus metas.

También es posible que se corrijan las desviaciones mediante el ejercicio de su función organizacional a través de la reasignación o clarificación de responsabilidades.

2.3.4 Evaluación Contínua

El paso final en el proceso de control es la evaluación de resultados después de que las acciones han sido ejecutadas. Esto se convierte en un chequeo adicional del estado de salud de las recientes necesidades de acción y determinaciones, así como la manera en que fueron adoptadas.

Finalmente, el control es la máquina que asegura que el objetivo se logre; visto así, significa entonces un seguro, una garantía de la eficacia de la acción.

2.4 Los Beneficios del Control

El control es una herramienta que fortalece al individuo, a una organización y a la sociedad. El control representa el prevenir para que se tomen las medidas correctivas adecuadas y coadyuve para el logro de los objetivos. De igual forma, sirve para que se cumplan normas y procedimientos en una entidad.

Entre las bondades que tiene el control, podemos mencionar aquellas que están dirigidas a fortalecer los principios éticos de la organización, que son fundamentales en la actualidad. En este sentido, si la organización se sustenta en principios éticos y los lleva a la práctica, se tiene la autoridad moral suficiente para que los integrantes de una organización los acepten y cumplan de acuerdo a las normas establecidas.

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La aceptación de los controles por los individuos, sustentados en principios éticos y llevados a la práctica, representan tácitamente la legitimidad de los mismos.

Por otra parte, los controles en general en una organización y bajo las premisas antes mencionadas, hacen que los individuos tengan una mayor participación en su cumplimiento y tienden a refrendar que los controles, tanto a nivel directivo como operativo, sean llevados a cabo para el bienestar de la organización.

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3. EL CONTROL ORGANIZACIONAL

3.1 ¿Qué es el Control Organizacional?

El control organizacional tiende a verificar que el conjunto de responsabilidades y actividades sean realizadas por la organización sin que haya un traslape o confusión en las mismas. Cuando esto sucede, es necesario recurrir a modificar el organigrama, a reclutar nuevo personal o a intercambiar responsabilidades dentro de la organización.

En la actualidad, uno de los aspectos en el control organizacional más importante es la descentralización, es decir, repartir responsabilidades, y como se menciona en el Plan de Desarrollo Estatal 19992005, “repartir poder para que la toma de decisiones se realice en su lugar de origen”. Para lo anterior es necesario tener buenos controles para que éstos reflejen el uso eficiente y eficaz de los recursos.

El control organizacional tiende a la coordinación de esfuerzos, a establecer áreas de responsabilidad, centros de costos, etc., pero uno de los elementos importantes en el desarrollo del control organizacional es el liderazgo. En él descansa que las organizaciones fomenten códigos de conducta, valores que son de suma importancia para que el control sea una herramienta útil y ayude a sus integrantes a realizar sus actividades.

3.2 El Control Interno

En 1949 el Comité de Procedimientos del American Institute of Accountants (AIC), definió el control interno de la siguiente forma:

“El control interno abarca el plan de organización y los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de la empresa para salvaguardar sus activos, verificar la adecuación y fiabilidad de la información de la contabilidad, promover la eficacia operacional y fomentar la adherencia a las políticas establecidas de dirección.” 3

3 CASHIN J., NEUWIRTH P., LEVY J. Manual de Auditoría 2, Biblioteca Master Centrum; Grupo Editorial Océano; España 1987. p. 278

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El Instituto Mexicano de Contadores Públicos, en su glosario de términos, menciona “que el control interno está representado por el conjunto de políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad. La estructura del control interno consta de los siguientes elementos: el ambiente de control, el sistema contable y los procedimientos de control”.

A fin de hacer referencia en forma constante a lo que es el control interno, es recomendable tomar en consideración los conceptos y características que cita el boletín “5030, de Normas y Procedimientos de Auditoría”, y que integran el control, y que mencionamos a continuación:

Ambiente de Control: Por este concepto se entiende como la combinación de factores que afectan las políticas y procedimientos de una entidad, fortaleciendo o debilitando los controles. Algunos de estos factores son los siguientes:

• Actitud de la administración hacia los controles establecidos; • Estructura orgánica de la entidad; • Funcionamiento del Consejo de Administración y sus comités; • Métodos de control administrativo para supervisar y dar

seguimiento al cumplimiento de las políticas y procedimientos, incluyendo la función de la auditoría interna;

• Políticas y prácticas del personal; • Influencias externas que afecten las operaciones y prácticas de

la entidad.

Sistema Contable: Consiste en las políticas, métodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, registrar y producir información cuantitativa de las operaciones que realiza una entidad económica. Es importante que se conozca el sistema de contabilidad que tiene una entidad para el registro de sus operaciones. En el caso particular de las tesorerías, el clasificador por objeto del gasto y el catálogo de cuentas municipal, son vitales para que se pueda obtener información oportuna y veraz de la entidad.

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Los procedimientos de control: Los procedimientos marcan la pauta de cómo se deben realizar las operaciones y sobre todo, que de ellos emana el tipo de documentación que representa el origen de la operación o la actividad realizada, situación que permite verificar, como se menciona en la definición de control, que las normas, políticas, leyes, reglamentos, acuerdos, decretos, etc., se han cumplido.

3.3 Características de un Buen Control Interno

El Informe Especial de AIC de 1949 enumeraba 4 características, aún vigentes: 4

1. Un plan de organización que facilite la división adecuada de las responsabilidades y funciones.

2. Un sistema de procedimientos de autorización y de registro que sea suficiente para proporcionar un control contable razonable sobre el activo, pasivo y sobre los ingresos y gastos.

3. Unas prácticas coherentes que se han de seguir en la realización de las responsabilidades y funciones de cada uno de los departamentos de la organización.

4. Un personal de una calidad proporcional a las responsabilidades que les corresponde.

Jack Robertson, en su obra Auditing (Auditoría), añadió una quinta característica: 5

5. Un sistema fiable de control interno funciona en realidad de forma eficaz para detectar y corregir los errores del procesamiento de datos.

A continuación se comentará cada una de esas características:

Plan de Organización: La estructura de una organización varía dependiendo de la naturaleza de la empresa, su método de funcionamiento, tamaño, número de componentes, etc. Lo que tienen

4 CASHIN J.,LEVY J., Y NEUWIRTH P. Manual de Auditoría 2. Biblioteca Master Centrum. Grupo Editorial Océano. 1987.

5 ROBERTSON JACK, AUDITING, Bussiness Publications, Inc., Dallas 1979, p.191.

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en común las instituciones que aspiran a contar con unos planes de organización satisfactorios podría definirse mediante dos objetivos:

1. Independencia de la organización: separación adecuada de las funciones operacionales, de custodia, contabilidad y auditoría interna.

2. Líneas de responsabilidad: definiciones inequívocas de las responsabilidades, de acuerdo con las normas y procedimientos globales establecidos por la dirección.

Sistema de procedimientos de autorización y de registro: Que permitan la revisión y autorización de todas las transacciones antes de que éstas queden registradas en los libros de contabilidad de la empresa. El catálogo de cuentas y el manual de contabilidad constituyen también unos componentes esenciales del sistema.

Prácticas de sondeo: e incluye la división de obligaciones o competencias y el sistema de procedimientos de autorización y registro.

Calidad del personal: Indudablemente las características anteriores no pueden resultar eficaces a no ser que los altos cargos y empleados clave de la empresa sean competentes para cumplir con sus obligaciones de manera eficaz.

Sistema Fiable: Un auditor debe realizar las pruebas objetivas de los controles importantes en los que pretende basarse para determinar si el sistema, en efecto, funciona eficazmente tal y como se había previsto.

Por otra parte, la efectividad del control interno se da cuando existe el compromiso de los integrantes de la administración en ser promotores de un ambiente de control.

La actitud optimista de la administración hacia el cumplimiento de normas, reglas y procedimientos, y de no aceptar riesgos y cambios continuos de responsables, indicará que existe un buen control.

El registrar las operaciones de acuerdo a principios de contabilidad, a la aceptación de ajustes y mostrar en los estados financieros de la

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CICLO DE INGRESOS

$ CAJA

BANCOS

INVERSIONES INTERESES

IMPUESTOS APROVECH AMIENTOS

DERECHOS

MULTAS

INTERESES

PRODUCTOS DIVERSOS

PAGOS ANTICIPADOS

APLICACIÓN

SERVICIOS A CORTO PLAZO

SERVICIOS PERSONALES.

INVERSIONES

FISICAS.

organización cifras razonables, indica un sistema de control interno congruente con los objetivos de la entidad.

La aceptación de mejores prácticas en la organización indicará la promoción constante de un buen control para ser más eficaz y eficiente; y por ende, la correcta evaluación y seguimiento de los logros alcanzados.

Una adecuada estructura de organización y de administración debe proporcionar una base efectiva para la planeación, ejecución y control de las operaciones y de la emisión de la información.

Los métodos que normalmente se emplean para definir los objetivos específicos del control que permitan alcanzar metas, son:

Por ciclos financieros: se agrupan los controles por el conjunto de actividades que llevan a un fin en sí mismo, ejemplo: manejo eficiente del flujo de efectivo.

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CICLO DE COMPRAS

COMPRAS GENERALES

CUENTAS POR PAGAR

REQUISICIÓN DE COMPRA

AUTORIZACIÓN DE LA COMPRA

COTIZACIÓN DE PRECIOS

ORDEN DE COMPRA

COMPRAS DE EMERGENCIA

CONCURSOS

RECEPCIÓN DE MATERIAL PLAN DE

COMPRAS.

Por sistemas: esto sería la agrupación en función a elementos distintos, pero que deben trabajar en una misma función, como pueden ser adquisiciones, cuentas por pagar, etc.

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Por áreas funcionales: se agrupan los métodos de control dependiendo del departamento como puede ser Tesorería, Obras Públicas, Administración, etc.

CICLO DE TESORERÍA

CAJA GENERAL

INVERIONES TEMPORALES

RECAUDACION.

SERVICIOS PERSONALES Y

OTROS

SEGUROS,INMUEBLES, EQUIPOS, OTROS.

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El enfoque por ciclos es uno de los más utilizados, ya que se puede emplear para definir los objetivos específicos del control de manera sencilla y lógica; este enfoque es el que desarrollaremos en la presente guía.

3.4 Controles Administrativos

3.4.1 El Presupuesto

El plan de la organización debe estar soportado por un presupuesto, en términos monetarios y en tiempos definidos para que se cumplan los objetivos; que tenga correspondencia con las áreas de la organización y por ende, permita que la autoridad se delegue sin pérdida de control.

Se ha considerado que el presupuesto es el instrumento ideal para lograr el control.

3.4.2 Medios soporte del Presupuesto

Existen muchos dispositivos de control tradicional que son soporte de los presupuestos. Entre los más importantes, destacan:

Datos estadísticos: El análisis estadístico, ya sea de naturaleza histórica o de proyección, es importantes para el control. Una manera amigable de presentar los datos estadísticos es en forma de gráfica o cuadros, ya que se aprecian mejor las tendencias y relaciones.

Informes y análisis especiales: Los informes relativos a recaudación, catastro, mercados, uso de suelo, consumo de agua, etc. y los especiales sobre contribuyentes morosos, tenencia de tierra, etc., son importantes para el control.

Observación de campo y administrativa: Nunca debe pasarse por alto la importancia del control a través de la observación personal. Es sorprendente la cantidad de información que se puede obtener de un recorrido ocasional por el municipio y las oficinas.

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3.5 Principios del Control Interno

Para lograr sus objetivos, el control interno debe diseñarse en función de los siguientes principios: 6

Aprobación: que implica que todas las operaciones deben realizarse de acuerdo con la aceptación expresa de la autoridad competente.

Racionalización: supone que todas las transacciones deben realizarse de la manera más económica y en las mejores condiciones.

Procesamiento y Registro de Transacciones: requiere que todas las operaciones se registren para permitir la preparación de reportes, de conformidad con criterios aplicables a dichos reportes y para mantener en archivos apropiados datos relativos a los activos en custodia.

Clasificación y Documentación: todas las operaciones deben clasificarse correctamente, documentándose con toda claridad y que esté disponible en todo momento la información.

Custodia y Salvaguarda: implica que el acceso a los activos sólo debe permitirse con autorización de la administración.

Verificación, Conciliación y Evaluación: supone que los datos relativos a las operaciones, la contabilidad y los procedimientos administrativos, deben compararse y examinarse a intervalos razonables y tomarse las medidas apropiadas respecto de las diferencias que existan.

6 Sistemas Integrales de Instructivos para las Tesorerías. Gobierno del Estado de México. 1990

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4. EL CONTROL INTERNO EN EL ÁMBITO MUNICIPAL

4.1 La Hacienda Pública Municipal

Es conveniente cuando mencionamos el concepto de hacienda pública y su control, tener en consideración algunos puntos de carácter normativo :

• Los Municipios administrarán libremente su hacienda.

• Se formará de los rendimientos de los bienes que les pertenezcan; de las contribuciones y otros ingresos que las legislaturas establezcan a su favor.

• Los presupuestos de egresos serán aprobados por los Ayuntamientos con base en sus ingresos disponibles.

4.2 El Control Interno Municipal

El control interno municipal tiene una actividad múltiple y de gran responsabilidad, que le permite dirigir sus esfuerzos para que se cumplan con eficiencia, eficacia y economía las tareas encomendadas al Ayuntamiento.

El control interno municipal lo definiremos como: “el plan que nos permite, conocer y estudiar el manejo de la hacienda pública y su patrimonio, analizar la estructura organizacional del municipio; estudiar y evaluar: las operaciones sustantivas; la puesta en marcha de las acciones de modernización y desarrollo administrativo implantadas que permitan determinar el grado de cumplimiento de los objetivos, metas y prioridades propuestas e identificar fuerzas y debilidades en el desarrollo de las operaciones, de conformidad con las normas establecidas.” 7

De igual manera, el Lic. Juan Carlos Enríquez Reyes y el Mayor y Lic. Fausto Abraham Valverde Muñoz, en la Conferencia sobre Control Interno Municipal, lo definen como: “el plan de organización, métodos y

7 Sistemas Integrales de Instructivos para las tesorerías. Gobierno del estado de México. 1990

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procedimientos que se adoptan en forma coordinada, para salvaguardar los activos, verificar la razonabilidad de la información financiera, promover la eficiencia operacional y provocar la adherencia a las políticas prescritas por la administración”.

Es evidente que la función de control interno municipal recae en las contralorías municipales. Sin embargo, debemos tener en cuenta que es necesario que sus integrantes tengan talento o sean eficientes para lograr sus objetivos internos y externos, que tengan la capacidad suficiente para realizar sus tares con eficacia y que realicen sus actividades en forma sencilla, para inculcar el sentido de economía en los Ayuntamientos.

La contraloría municipal deberá convertirse en el asesor de las distintas áreas que integran la administración, y no que éstas la vean como el órgano fiscalizador que únicamente busca errores para aplicar sanciones.

4.3 Sustento Jurídico del Control Interno Municipal

El Artículo 129 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México, plasma el fundamento jurídico del control interno municipal:

“Los recursos económicos de que dispongan los poderes públicos del Estado y los Ayuntamientos de los Municipios, así como sus organismos auxiliares y fideicomisos públicos, se administrarán con eficiencia, eficacia y honradez, para cumplir con los objetivos y programas a los que estén destinados.”

“Las adquisiciones, arrendamientos y enajenaciones de todo tipo de bienes, la prestación de servicios de cualquier naturaleza y la contratación de obra, se llevarán a cabo y se adjudicarán por medio de licitaciones públicas, mediante convocatoria pública, para que se presenten propuestas en sobre cerrado, que será abierto públicamente, a fin de asegurar al Gobierno del Estado y a los Municipios, las mejores condiciones disponibles en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes.”

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“Las licitaciones a que hace referencia el párrafo anterior serán idóneas para asegurar dichas condiciones, y las leyes establecerán las bases, procedimientos, reglas, requisitos y demás elementos para acreditar la economía, eficacia, eficiencia, imparcialidad y honradez que aseguren las mejores condiciones para el Estado y los Municipios.”

“El manejo de los recursos económicos estatales y municipales se sujetarán a las bases de este artículo.”

“Todos los pagos que efectúe el gobierno se harán mediante orden escrita en las que se expresará la partida del presupuesto a cargo de la cual se hacen éstos.”

“La Contaduría General de Glosa del H. Poder Legislativo, la Secretaría de la Contraloría del Estado y las contralorías de los Ayuntamientos, vigilarán el cumplimiento de lo dispuesto en este título, conforme a su respectiva competencia.”

4.4 Objetivos del Control Interno Municipal

Los principales objetivos de control interno en el ámbito municipal, son:

Jurídico: Proteger la hacienda pública y su patrimonio mediante la correcta aplicación de leyes y disposiciones reglamentarias.

Gestión: Determinar el grado de cumplimiento de los objetivos, metas y prioridades propuestas e identificar fuerzas y debilidades en el desarrollo de las operaciones.

Administrativo: Ejecutar las actividades de acuerdo a manuales, reglamentos, normas y procedimientos .

Contable: Rendir cuentas de acuerdo a principios de contabilidad y de conformidad a los sistemas de contabilidad establecidos.

Físico y Financiero: Establecer índices que permitan conocer la efectividad del gasto realizado en obras y servicios y su impacto en la comunidad.

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De lo anterior, se desprenden los siguientes objetivos específicos:

• Dotar a la institución municipal de un instrumento eficaz que vigile y evalúe los ingresos, gastos, recursos y obligaciones del municipio, con objeto de que su administración se efectúe con estricto apego a las leyes y dentro de los parámetros de economía, eficiencia, eficacia y honradez.

• Lograr que los recursos destinados a los municipios, se optimicen mediante su integración en un solo instrumento de los Ayuntamientos, bajo políticas, normas y directrices comunes.

• Permitir que mediante el control más eficiente de la administración pública municipal se coadyuve al crecimiento y desarrollo de la economía nacional.

• Promover que la vigilancia, supervisión, evaluación y control que se desarrolle, se constituya en medio preventivo para evitar la corrupción dentro de la administración pública municipal, llevando así a la práctica los conceptos de renovación moral requeridos por el país.

• Velar por que a través de los más modernos conceptos sobre el control administrativo se abandonen caducos sistemas de vigilancia y control tan parciales como superfluos, orientándose de una mejor manera al cuidado de programas prioritarios, de proyectos estratégicos y de sectores vitales, en detrimento de la atención que en esencia corresponde a toda la función pública.

Adicionalmente, el Instituto Hacendario del Estado de México elaboró la Guía Técnica de Control Interno para las Tesorerías Municipales, con el fin de que éstas desarrollen mejor sus funciones en cuanto a:

• Planear, organizar y coordinar la función de control,

• Auditar los ingresos ordinarios, extraordinarios y préstamos; asimismo el ejercicio del gasto público municipal y su congruencia presupuestal,

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• Practicar auditorías especiales, de control de gestión y de fondos y valores,

• Revisar, inspeccionar e intervenir en las obras públicas y adquisiciones respecto al cumplimiento de las leyes y normas,

• Evaluar el manejo y aplicación de recursos federales, transferidos o coordinados,

• Evaluar los resultados de los programas y acciones del gobierno municipal, y

• Vigilar y evaluar la eficiencia y honestidad de los servidores públicos.

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5. EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO MUNICIPAL

5.1 Contenido de un Sistema de Control Interno Municipal

El Sistema de Control Interno Municipal que propone el Instituto Hacendario a las Tesorerías Municipales, está integrado por 5 líneas de acción o estrategias generales:

5.1.1 Obtención de los Recursos Financieros 5.1.2 Ejercicio del Gasto Público Municipal 5.1.3 Operación del Control Interno 5.1.4 Generación de Información Financiera 5.1.5 EntregaRecepción (Al Cierre)

Enseguida presentamos el contenido mínimo de un Sistema de Control Interno Municipales, con el propósito de que sirva de base a los municipios, para que en función de sus necesidades, elaboren sus propios sistemas.

Sistema de Control Interno

5.1.1 Obtención de los Recursos Financieros

5.1.1.1 Recaudación de Recursos Financieros

Objetivo

Percibir el pago de tributos de manera ágil y transparente de todos los contribuyentes que en forma voluntaria acuden a las oficinas; y evitar lejanía de las oficinas recaudadoras, lentitud en los trámites, falta de información oportuna, y malos tratos por parte de los servidores públicos.

Aprobación

Las tarifas para el cobro de impuestos, derechos, productos, aprovechamientos y demás ingresos que genere el municipio, deben

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corresponder a las señaladas en la Ley de Hacienda Municipal; deberá existir el acuerdo de Cabildo que autorice los subsidios, disminuciones o incrementos a las tarifas señaladas por la ley; así como las razones que motivaron estas circunstancias.

Los ajustes a las liquidaciones deben ser autorizados por una persona ajena a quien determinó el monto a cubrir y deberá anotarse el ajuste en el recibo de ingresos correspondiente.

Deberá generarse una liquidación, la cual será autorizada antes de que se realice cualquier cobro.

Los procedimientos del ciclo de los ingresos deberán ser autorizados por las áreas responsables de emitir manuales y ratificados por el órgano con la aceptación del área responsable de la operación y cumplirse de manera irrestricta.

Para el cobro de ingresos concordados deberá mediar un acta en la que se señala y autoriza el monto a cobrar.

Procesamiento y Registro de Transacciones

Todos los ingresos por cobros deberán registrarse mediante un recibo, y en caso contrario debe justificar la falta de dicho recibo o deberá existir un acta circunstanciada.

Debe controlarse e identificarse el efectivo cobrado desde su recepción hasta su depósito diariamente.

Los recibos de cobro deben:

Prepararse correcta y oportunamente en base a las liquidaciones efectuadas y contabilizarse en el corte de caja , en el diario o póliza de ingresos según sea el caso.

Describir la información necesaria para determinar el monto recaudado por los diferentes conceptos de recaudación.

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En sistemas automatizados la computadora generará el recibo de ingresos y su acumulación por conceptos.

5.1.1.2 Aplicación del Procedimiento Administrativo de Ejecución

Objetivo

Instaurar las medidas de carácter administrativo o iniciar los procedimientos judiciales de cobro coactivo, hasta que se logre el ingreso del adeudo en la caja de la Tesorería.

Aprobación

Los mandamientos de ejecución, notificaciones, embargos, subastas, etc. deberán ser autorizados por el Tesorero Municipal o en su defecto se deberá señalar la habilitación por acuerdo suscrito por éste. Las cancelaciones en los procedimientos instaurados serán autorizados por el titular del Área de Cobranza.

El Síndico municipal autorizará los procedimientos de remate de bienes.

Únicamente procederán los descuentos cuando se haya instaurado el Procedimiento Administrativo de Ejecución, y si esta cancelación está autorizada por el Presidente Municipal.

Se determinará la eficacia de la Unidad de Cobranza verificando el porcentaje de créditos recuperados por la vía coactiva. Por otra parte el procedimiento para el pago de los notificadores y ejecutores debe ser claro y preciso a fin de evitar sanciones administrativas.

Por muestreo se verificarán los actos cancelados directamente en campo.


El Procedimiento Administrativo de Ejecución iniciará con la notificación del adeudo correspondiente.

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Todas las notificaciones serán registradas en el libro correspondiente, abriéndose un expediente para cada contribuyente. Después de cada notificación seguirá una liquidación y requerimiento de pago, cuidando de cubrir las fechas que la ley señala.

No se realizará ningún acto de autoridad fiscal si no media el mandamiento de ejecución y deberá cumplirse con todos los procedimientos a fin de evitar su anulación.

Si pasados los plazos que la ley señala no se cumple con el crédito, deberá en todos los casos, iniciarse el embargo.

Existirá un registro de fechas en el que se vayan registrando los plazos que la ley señala.

La conclusión del procedimiento si no se cubre el pago, será con el remate de los bienes.

Clasificación y Documentación

Cada etapa del procedimiento deberá estar perfectamente estipulada.

Existirá un registro del procedimiento por etapa del proceso y por contribuyente.

Verificación, Conciliación y Evaluación

Periódicamente se verificarán los expedientes de los procedimientos administrativos instrumentados, en cuanto a etapas realizadas, fechas de las mismas, etc.

5.1.1.3 Fiscalización del Cumplimiento de Obligaciones

Objetivo Comprobar el cumplimiento de las obligaciones de los contribuyentes para disminuir la brecha de inobservancia e incrementar la recaudación.

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Aprobación

Deberá llevarse el registro de todos los contribuyentes que paguen al municipio. Este control podrá ser de manera manual mediante tarjetas o en forma automatizada, el cual se autorizará por el Tesorero Municipal.

Todas las altas, bajas o modificaciones al padrón de contribuyentes serán autorizadas por un órgano ajeno a la unidad de fiscalización.

Cuando se determine la realización de visitas de inspección para comprobar si se está cumpliendo con las obligaciones tributarias, éstas deberán ser autorizadas por el Tesorero Municipal mediante mandamiento de ejecución.

Los mandamientos deberán estar foliados y su entrega se efectuará mediante autorización expresa.


Todas las altas, bajas y modificaciones al padrón de contribuyentes deberán estar autorizadas y se realizarán en forma inmediata .

La actualización de los pagos efectuados será de manera permanente.

El padrón de contribuyentes deberá contener todos los datos necesarios para identificar a los contribuyentes: nombre, domicilio, clave, etc.

Las verificaciones que se realizan en campo siempre generan un producto, el cual será asentado en el padrón.

El registro de contribuyentes será común para todos los impuestos y derechos municipales.

Las formas de liquidación alimentarán la información del padrón de contribuyentes.

Las verificaciones en campo serán prácticas cotidianas y de ellas se generarán incluso los padrones, cuando éstos no existan o no sean confiables.

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Las liquidaciones, altas, bajas y cambios serán clasificadas según el tipo de impuesto o derecho que se cubra, independientemente de ello, se tendrá un registro único de contribuyentes.

Los padrones se clasificarán por tipo de impuestos o derechos, pero siempre existirá la posibilidad de cruce de información.


El padrón de contribuyentes por ramo se verificará periódicamente, contra otros padrones y las diferencias se verificarán en campo.

Las liquidaciones, altas, bajas y cambios se verificarán en su totalidad contra el padrón de contribuyentes.

De manera selectiva se verificarán los recibos de pago contra las anotaciones de los padrones.

Regularmente se efectuarán barridos de campo para incorporar nuevos contribuyentes y actualizar la información de los ya existentes.

Se cotejará la información de los padrones contra los procedimientos instaurados para medir la efectividad de éstos.

Custodia y Salvaguarda

No tendrá acceso ninguna persona ajena a los padrones de contribuyentes, solamente el personal autorizado y dejará constancia de la labor realizada.

Las formas de altas, bajas y cambios a los padrones se manejarán como formas valoradas, realizando corte de formas y verificando su aplicación.

Las verificaciones en campo serán realizadas por personal debidamente identificado.

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5.1.2 Ejercicio del Gasto Público Municipal

5.1.2.1 Elaboración del Proyecto de Presupuesto de Egresos

Objetivo

Mantener el ejercicio del gasto público atendiendo los principios de legalidad, transparencia y racionalidad, a través de acciones responsables y coordinadas, para alcanzar de manera sistemática la asignación racional de los recursos en la satisfacción de las demandas de la sociedad.

Aprobación

El Presupuesto de Egresos del municipio debe corresponder íntegramente a los propios objetivos, señalados en el Plan de Desarrollo Municipal.

Los Presupuestos deben ser autorizados por el Cabildo Municipal, concordando las demandas sociales contra la capacidad económica emanada del anteproyecto de Ley de Ingresos.

Los procedimientos deberán fijarse con base a las disposiciones que determine la Legislatura, el Cabildo, y la propia unidad responsable de la elaboración del presupuesto.

El Proyecto de Ley de Ingresos y el Plan de Desarrollo Municipal serán autorizados por la Legislatura del Estado y por el propio Cabildo.


La información presupuestal deberá ser clasificada, por lo menos en: Objeto de Gasto, Unidades Administrativas y Programas.

La presentación de los reportes del presupuesto seguirá los lineamientos de la Contaduría General de Glosa del H. Poder Legislativo y el propio Ejecutivo Municipal.

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Las modificaciones al presupuesto deben ser rápidamente identificadas, reportadas y autorizadas con el protocolo que para el caso señale el reglamento correspondiente.

Los presupuestos aprobados deben incorporarse a los registros y comunicarse con oportunidad a todas las áreas.


El presupuesto invariablemente debe incorporarse a los informes de la cuenta pública.

Todos los informes y reportes del presupuesto deberán contener información programática y administrativa.

El registro del avance presupuestal se asentará en los Estados Comparativos Presupuestales.

El avance de los programas se registrará en la Relación de Egresos.


El presupuesto y su ejecución deberá corresponder a las pólizas generadas por la contabilidad.

El presupuesto deberá corresponder de manera importante con el Plan de Desarrollo Municipal y los programas que en él se registren.


El acceso a las formas, registros y procedimientos, así como las áreas donde se aplican solo se permitirá al personal autorizado.

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5.1.2.2 Aplicación del Presupuesto de Egresos

Objetivo

Coadyuvar con la administración para suministrar racionalmente en tiempo y forma, los recursos necesarios para el cumplimiento de los programas municipales.

Aprobación

Los egresos deben autorizarse de acuerdo al Reglamento de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público; así como de todas las disposiciones que sobre el particular se den.

Los ajustes a los egresos solo procederán mediante autorizaciones del Ayuntamiento a petición del Presidente Municipal.

Deberán existir por escrito los procedimientos para efectuar egresos.

Racionalización

Los resultados de las transacciones de egresos deben estar en concordancia con los programas y presupuestos.

Los egresos deben realizarse al costo mínimo y administrarse eficientemente.

Los procedimientos para registrar, reconocer y efectuar los egresos y las transacciones relativas deben ser acordes a la contabilidad gubernamental.


Es conveniente establecer un programa de pagos de común acuerdo con el área responsable del manejo del presupuesto; en caso de que no se cuente con ello, la Tesorería Municipal establecerá un programa de pagos conforme a la disponibilidad financiera.

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Sólo debe aprobarse el registro de aquellos egresos que reúnan los requisitos legales establecidos en el reglamento y en la legislación correspondiente.

Los egresos deben registrarse de manera ágil y señalando claramente el destino del gasto.

Los montos de los bienes y servicios recibidos de proveedores se deben determinar, clasificar y asentar cuando se conozcan; y los adeudos, en su caso, deben registrase como pasivos.

La Tesorería Municipal deberá conocer a fin de año, los pasivos pendientes de pago que existan a fin de liquidarlos antes de la presentación de la cuenta pública.

Cada salida de efectivo debe estar fundada en un pasivo reconocido o en un bien devengado, debe haberse preparado y procesado adecuadamente y contar con todas las autorizaciones correspondientes.

Tanto los gastos como las salidas en efectivo y los ajustes correspondientes se deben clasificar, integrar y registrar correctamente.

Los pasivos incurridos, los gastos en efectivo y los ajustes relacionados con éstos deben ser aplicados correctamente de conformidad al Manual de Contabilidad.

El Tesorero vigilará que se elaboren las formas llamadas “cheque acuerdopóliza” y se presenten acompañados de los documentos justificantes para su autorización; en caso de que sean más de uno, deberá agregarse la sumatoria correspondiente.

Todos los pagos deberán hacerse con cheque nominativo y en su caso para abono en cuenta del beneficiario, excepto aquellas erogaciones denominadas “menores”.

Para el pago de gastos menores deberá establecerse un fondo fijo, a cargo de una persona quien será responsable absoluta del mismo.

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Las transacciones relativas a montos que se adeudan a proveedores, pagos en efectivo y los ajustes relativos a estas operaciones, se deben preparar periódicamente a fin de que se registren oportunamente.

Los egresos deben ser integrados y clasificados de acuerdo al catálogo de cuentas por objeto del gasto, por unidades administrativas y por programas.


Los comprobantes de egresos se verificarán contra el chequepóliza acuerdo, éstos a su vez se cotejarán contra la relación de egresos y la hoja de trabajo.

Los estados comparativos del presupuesto y los cortes de caja, deberán verificarse periódicamente.

Serán los propios municipios los que deberán revisar que los documentos que amparen los egresos, reúnan los requisitos legales.


El acceso a los registros de egresos y a las áreas de procesamiento, se deben permitir solamente a quien formalmente se le autorice para ello.

Los documentos soporte de las operaciones deberán tener constancia de firmas, sellos de recibido, pagado y autorizado a efecto de que no puedan utilizarse en segunda ocasión y se verifique que se cumplió con los procedimientos administrativos aprobados.

Los comprobantes originales de los egresos serán turnados a la Contaduría General de Glosa del H. Poder Legislativo.

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5.1.3 Operación del Control Interno

5.1.3.1 Procedimientos de Control Interno

Objetivo

Regular de manera oportuna y precisa los diferentes procesos y actividades que ejercen las tesorerías municipales.

5.1.3.2 Nóminas

Aprobación

Los servidores públicos deben contratarse de acuerdo con las políticas establecidas por la Administración Pública, Estatal y Municipal para los empleados numerarios, supernumerarios y eventuales.

Los tipos de percepción y las deducciones de nómina deben autorizarse con arreglo a las políticas establecidas por la administración pública municipal, apegándose a los lineamientos que señala el Estado.

Las aplicaciones a cuentas y los desembolsos de efectivo a cuenta de los servidores públicos, pagos anticipados y pasivos acumulados, deben autorizarse por el ejecutivo municipal, señalando las razones que los motivaron.

Los pagos de nóminas deben efectuarse apegándose a los lineamientos que para tal efecto señale el Ayuntamiento, sin que éstos contravengan los señalamientos que el gobierno estatal ha señalado.

Racionalización

Los resultados del proceso de nómina deben estar en concordancia con las normas de austeridad y racionalidad del gasto, señaladas en el presupuesto de egresos; así como con los planes y políticas de la Administración Pública Municipal.

Los procesos de nómina deben realizarse de manera económica y racional.

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Los procedimientos empleados para el manejo de las nóminas deben ser económicos y eficientes.


Los montos adeudados a los servidores públicos deben calcularse de manera correcta y de conformidad a ley y registrarse como pasivo en forma oportuna.

Los pagos relacionados con la nómina deben basarse en un pasivo reconocido y prepararse con exactitud.

Los importes adeudados a los servidores públicos deben concentrarse oportunamente en la tesorería. Los pagos efectuados a los servidores públicos y los ajustes incurridos deben aplicarse de conformidad a los procedimientos establecidos.


Las aplicaciones contables de la nómina deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con las políticas establecidas por la Contaduría General de Glosa del H. Poder Legislativo.


El acceso a los registros del personal, nómina, formas, cheques y áreas de proceso debe permitirse únicamente al personal autorizado, a fin de evitar el manejo inadecuado de la documentación o su desaparición.

Las nóminas y listas de raya deben ser preparadas por personal que no participe en el pago ni en la contabilidad de las mismas.

Los sueldo no reclamados deberán ser entregados de inmediato a la Tesorería para ser acreditados a la cuenta sueldos por pagar.

Para el cálculo de los días laborados se utilizará de preferencia tarjetas y reloj de asistencia o en defecto listas de asistencia firmadas. Verificación, Conciliación y Evaluación

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Los saldos registrados en cuentas de nóminas y las transacciones relativas se deben verificar, conciliar y evaluar en forma periódica contra los costos de operación.

5.1.3.3 Adquisición de bienes y servicios

Aprobación

Los proveedores deben registrarse en el padrón de proveedores del municipio, no autorizándose facturas y proveedores no inscritos, salvo en adquisiciones esporádicas.

El precio y las condiciones de los bienes, mercancías y servicios que han de proporcionar los proveedores se deben autorizar en el comité de compras instruido para tal fin.

Las distribuciones de cuentas, los pagos en efectivo y las cuentas de proveedores, de pagos anticipados y de pasivos acumulados deben autorizarse cuando existan argumentos sólidos que los justifiquen, los cuales estarán por escrito.

Todos los pagos por concepto de bienes y servicios recibidos, deben efectuarse de conformidad con las políticas establecidas en el reglamento interior.

Los procedimientos del ciclo de adquisiciones deben estar de acuerdo con los que señala la Ley de Adquisiciones y los procedimientos que utiliza el Gobierno del Estado.

Racionalización

Los procedimientos empleados para la adquisición de bienes y servicios deben ser económicos y racionales.

Las operaciones y transacciones para adquirir bienes y servicios deben realizarse de acuerdo a las leyes, la normatividad, la racionalización del gasto y de las operaciones y las políticas y planes de Administración Pública Estatal o Municipal.

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Las adquisiciones deben llevarse a cabo en forma económica, oportuna y racional.


Sólo deben aprobarse aquellos pedidos que se refieran a bienes o servicios cuya adquisición se encuentre plenamente justificada.

Sólo deben aceptarse bienes y servicios que se hayan solicitado.

Los bienes y servicios recibidos deben reportarse con exactitud y en forma oportuna.

Los montos que se adeudan a proveedores por bienes y servicios recibidos, así como la distribución de dichos adeudos en la contabilidad, deben calcularse con exactitud y registrarse como pasivo en tiempo y de conformidad a la normatividad aplicable.


Los pagos y los ajustes relativos a las adquisiciones se deben clasificar y concentrar correcta y oportunamente, informando sobre la afectación presupuestal correspondiente de acuerdo con la normatividad aplicable.

Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos, deben aplicarse correcta y oportunamente en las subcuentas de cada proveedor.

Deben prepararse en cada periodo contable, asientos de contabilidad por los pagos efectuados .

Los asientos de contabilidad correspondientes a las adquisiciones deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con las disposiciones establecidas por la administración pública estatal y municipal.

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El acceso a los registros de adquisiciones (recepción y pago), y formas utilizadas, sólo debe permitirse a los servidores públicos que estén autorizados para tal efecto.

Se debe de realizar pruebas de circularización y conciliarse en forma periódica los saldos de las cuentas.

5.1.3.4 Construcciones y obras

Aprobación

Las construcciones y obras deben estar contempladas en el Plan de Desarrollo Municipal y aprobadas en el presupuesto y deberán ser autorizadas mediante los concursos correspondientes en caso de ser obras por contrato o a los presupuestos en caso de ser obras por administración.

Las especificaciones de los proyectos de construcción deben ser autorizadas por la unidad responsable de la obra y su cuantificación monetaria autorizada por el área del presupuesto.

Los procedimientos para las obras por administración, de construcciones y obras deben realizarse conforme la normatividad establecida en la Ley de Obras Públicas del Estado de México.

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Racionalización

La obra ejecutada debe cumplir las especificaciones señaladas en el proyecto aprobado respectivo.

Se deben determinar previamente los procedimientos para el control, como son: los números generadores de obra, los reportes de avance y estimación de los proyectos de construcción o de obra y también observar el avance físico financiero.


Los recursos utilizados en cada proyecto de construcción o de obra se deben reportar correcta y oportunamente.

Los resultados de las actividades de los proyectos se deben reportar correcta y oportunamente.

La valuación de los recursos utilizados y su distribución en la contabilidad deben ser registradas correcta y oportunamente.


Los costos incurridos en cada proyecto se deben clasificar por programa, obra y unidad administrativa.

Los costos incurridos deben aplicarse correctamente en los registros de obras por cada una de ellas y tener un análisis pormenorizado de aquellas que estén en proceso al cierre del año.


El acceso a los materiales de un proyecto por obra por administración debe restringirse a las personas previamente autorizadas.

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El acceso a los registros, formatos, áreas de construcción y procedimientos de los proyectos debe permitirse solamente a las personas previamente autorizadas.


Las condiciones en que se van a realizar los proyectos se deben comprobar y evaluar su viabilidad antes de ser autorizados.

El avance de los proyectos debe reportarse semanalmente en todos los casos.

5.1.3.5 Subsidios, concesiones, transferencias y apoyos

Aprobación

Los requisitos de solicitud de subsidios, concesiones, transferencias y apoyos deben ser autorizados de acuerdo con los lineamientos que para el efecto señale el ejecutivo municipal.

El proceso de solicitud de subsidios, concesiones, transferencias y apoyos debe ser establecido y sostenido por la Tesorería Municipal de común acuerdo con las necesidades planteadas y su viabilidad.

Los procedimientos para la ejecución, control y reporte de operaciones de subsidios, concesiones, transferencias y apoyos deben ser autorizados por el Tesorero en función de los lineamientos existentes.

Racionalización

El resultado del programa de subsidios, concesiones, transferencias y apoyos debe ser congruente con el Plan de Desarrollo Municipal y los programas anuales.

El resultado del programa de subsidios, concesiones, transferencias y apoyos se deben lograr de una manera económica y racional.

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Los procedimientos empleados para la ejecución, examen y reporte de las operaciones de subsidios, concesiones, transferencias y apoyos deben ser económicos y racionales.


Los requisitos para la solicitud de subsidios, concesiones, transferencias y apoyos deben autorizarse de acuerdo con la normatividad aplicable.

Los recursos utilizados en el proceso (recursos humanos, materiales, etc.) deben ser veraces y oportunamente reportados.

Los resultados de aplicación de subsidios, concesiones, transferencias y apoyos deben ser correcta y puntualmente reportados.

Deben establecerse y mantenerse registros y comprobación de subsidios, concesiones, transferencias y apoyos que permitan conocer los recursos utilizados y los resultados del programa.

Clasificación de Transacciones

Los subsidios, concesiones, transferencias y apoyos deben ser totalizados y clasificados en el capítulo de transferencias y soportados en forma analítica.

Los reportes por concepto de subsidios, concesiones, transferencias y apoyos se deben preparar correcta y puntualmente sobre bases consistentes que presenten la información de la manera más adecuada.


El registro de datos respecto a subsidios, concesiones, transferencias y apoyos se debe comprobar y evaluar periódicamente contra lo recibido.

La distribución de subsidios, concesiones, transferencias y apoyos debe examinarse y evaluarse periódicamente contra los programas .

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Los registros de aplicación de los subsidios, concesiones, transferencias y apoyos deben comprobarse y evaluarse periódicamente contra lo realizado .

5.1.3.6 Otorgamiento de créditos y préstamos

Aprobación

Los deudores y los tipos de créditos se deben autorizar de manera excepcional por el ejecutivo municipal de conformidad con las normas y políticas establecidas en la materia.

Las afectaciones a las cuentas de los deudores, los intereses y las distribuciones en la contabilidad, deben autorizarse por el Tesorero conforme a políticas específicas establecidas para el efecto.

Los procesos de otorgamiento y los procedimientos correspondientes se deben establecer, ajustar y mantener por escrito y darles difusión.

Racionalización

Los resultados de los programas de otorgamiento deben ser congruentes con las leyes, normas y políticas aplicables.

Los resultados de los programas relativos se deben alcanzar de la manera más racional posible.

Los procedimientos utilizados para examinar, procesar y reportar las operaciones relacionadas con el otorgamientos de créditos y préstamos deben ser económicos y racionales.

Sólo se deben aprobar las solicitudes para el otorgamientos de créditos y préstamos que llenen los requisitos previstos.

El deudor debe firmar los documentos respectivos antes de que le sea otorgado el crédito o préstamo y el otorgamiento debe registrarse de inmediato y en forma correcta.

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El cobro del principal y de sus intereses debe registrarse correctamente, así como las demás comisiones y accesorios.

En su caso, los derechos por el aval deberán registrarse en la contabilidad antes de que pueda perderse o prescriban.

Los intereses y comisiones deben calcularse y registrase de inmediato y en forma correcta.

Las afectaciones a las cuentas de los deudores, los intereses y las distribuciones relativas en la contabilidad se deben clasificar, resumir y registrar correctamente.

Las transacciones de otorgamiento y entrega deben registrase y reportarse de manera oportuna.


Los asientos por transacciones de otorgamiento de créditos y préstamos se deben preparar sobre la base de un tiempo fijado de antemano y las operaciones se deben clasificar y resumirse.


Debe ser posible localizar y entrar en contacto con el aval, así como custodiar adecuadamente sus documentos.

Periódicamente se revisará la antigüedad de los adeudos haciéndose efectivos cuando hayan transcurrido los plazos estipulados.


Los saldos registrados por créditos o préstamos y las operaciones relativas se deben verificar, conciliar, circularizar y evaluar periódicamente.

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5.1.3.7 Inventario de bienes muebles e inmuebles

Aprobación

Debe realizarse el inventario municipal con una metodología que sea autorizada por el Secretario y Síndico Municipal.

Cada jefe de área se hará responsable de los bienes a él asignados, mediante el resguardo correspondiente.

El inventario terminado será autorizado por el Presidente Municipal, Secretario y Síndico de Egresos.

La venta de bienes inmuebles requiere la autorización de la Legislatura y la de los bienes muebles deberá informarse a la Legislatura a través de la Contaduría General de Glosa.

El Secretario autorizará periódicamente la verificación física de cada una las partidas que lo integran para aumentar los bienes que no aparezcan en el inventario y dar de baja los que físicamente no existen; se deberá tener especial atención sobre los faltantes.


Los bienes muebles deberán estar identificados con placas, o etiquetas que tengan el mismo número, el cual aparecerá en el inventario.

El importe total de los inventarios debe coincidir con los saldos que aparezcan en los registros contables.

En la Cuenta Pública Mensual deberá incluirse una forma por cuenta colectiva de Muebles e Inmuebles consignando el saldo anterior y listando enseguida las adquisiciones o restando las enajenaciones o bajas ocurridas en el mes que se reporta.


El inventario de bienes muebles e inmuebles deberá estar bajo custodia del Secretario Municipal en lugar seguro.

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La unidad de administración conservará debidamente ordenadas y aseguradas las copias de los resguardos.

Los originales de los resguardos los conservarán en lugar seguro los propios jefes de área responsables de los bienes.


Los bienes existentes deberán corresponder a los relacionados en el inventario en todo momento.

Todos los bienes deberán contar con resguardo suscrito por el responsable del área en la que físicamente se localiza el bien.

Todos los bienes muebles estarán identificados con una placa la cual corresponderá al resguardo y a la relación de los bienes.

Todas las altas y bajas se registrarán en el inventario tan luego como ocurran, verificándose que el procedimiento así lo contemple.

5.1.3.8 Almacenamiento de materiales y herramientas

Aprobación

Todas las salidas de materiales y herramientas deberán ser autorizadas por los titulares de las áreas demandantes , por el responsable del almacén y deberá existir el comprobante de recibido.

Una vez realizada la recepción de materiales, dará motivo a la autorización de la factura para el cobro de la misma.

Registro y Procesamiento de Transacciones

Todos los materiales y herramientas deberán controlarse por medio de tarjetas para cada tipo de artículo, en las que se anotará por fecha las entradas y las salidas con su importe.

Las entradas al almacén están comprobadas con informe del recibo de los materiales y copias de las facturas.

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Las salidas deberán comprobarse con requisiciones numeradas, debidamente autorizadas y haciendo mención de su destino.

Las herramientas serán entregadas mediante resguardos, los cuales se cancelarán cuando se reciban éstas.

Periódicamente se realizarán inventarios físicos para cotejarlos contra los registros en libros.

La facturación deberá coincidir siempre contra lo recibido en descripción, calidad, cantidad, etc.

El estado de conservación de los bienes se verificará de manera periódica.


Las instalaciones de los almacenes deberán encontrarse totalmente seguras, incluyendo los acondicionamientos que permitan la conservación de los bienes.

Los artículos deberán estar debidamente estibados y ordenados que permitan su fácil localización.

El acceso a los almacenes estará permitido únicamente al personal responsable del manejo de los mismos y por ningún motivo se permitirá el acceso a personal ajeno.

5.1.3.9 Control contable

Objetivo

Custodiar y dar origen al registro contable del flujo de efectivo del Municipio, ingresando y asegurando los recursos y efectuando los pagos correspondientes.

La función contable comprende todas aquellas operaciones y actividades que permiten registrar en forma ordenada, completa y detallada, los ingresos y egresos, para determinar la situación financiera

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del organismo; en tal virtud se divide en dos etapas: Caja y Operación o Registro. A continuación se explicará el objetivo de las 2 etapas del control contable; así como los lineamientos que deben acatarse para cumplir con los objetivos señalados.

5.1.3.10 Caja

Aprobación

Suscribir el corte de caja diario amparando los ingresos y egresos con la documentación soporte.

Depositar diario el ingreso del día, autorizando las fichas de depósito e identificando su origen.

Sellar o impostar los recibos de ingresos una vez que se hizo el cobro y sellar o impostar las pólizas de egresos, tan luego como se haya entregado el cheque.


Registrar la emisión de cheques manteniendo actualizado el Estado de Cuenta Bancaria.

Se elaborarán recibos de ingresos por las participaciones, donativos, aportaciones especiales, venta de bienes, etc. el mismo día que se reciban, debiendo también depositarse inmediatamente.

Las liquidaciones diarias, acompañadas de las fichas de depósito, se entregarán al departamento de contabilidad para su proceso.


Diario se verificará que el ingreso reportado en los recibos corresponda al corte de caja y éste a la ficha de depósito.

Los cheques entregados deberán corresponder a las pólizas y éstas contener la documentación que dio origen al pago.

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Las personas que reciban los pagos, no deben encargarse de preparar ni efectuar los depósitos bancarios y tampoco deberán intervenir en la contabilidad.

Los recibos de ingresos deberán ser manejados por una sola persona, quien será responsable de ellos; además, mantendrá actualizado un inventario de los mismos.

Se deberá ejercer un control estricto de: los anticipos a funcionarios y empleados, deudores diversos, anticipos a contratistas, anticipos para gastos y en general de todas aquellas cuentas que representen propiedades del municipio con el fin de lograr su reembolso en las fechas previstas y realizar los descuentos; asimismo contabilizar a tiempo los traspasos a cuentas permanentes.

El único y absoluto responsable de la caja general del municipio es el Tesorero, quién por ley deberá caucionar su manejo.

Como medida de control y para seguridad del propio Tesorero, deberán efectuarse arqueos sorpresivos en número suficiente durante un periodo determinado.

Los arqueos siempre deberán ser comparados con los saldos que aparezcan en los Estados Financieros, y de haber diferencias de tomarán medidas adecuadas a fin de subsanarlas.

Los saldos de los Estados de Cuentas Bancarias deberán ser conciliados en cada mes con el saldo en libros. Las diferencias deben identificarse y hacer un seguimiento para resolverlas lo más pronto posible.

También con los fondos fijos deberán hacerse arqueos periódicamente y sus resultados se cotejarán con el saldo que aparezca en el Estado de Posición Financiera.

Cualquier diferencia deberá ser investigada y corregida de inmediato.

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La caja del Ayuntamiento deberá estar totalmente aislada con protecciones de todo tipo, debiendo existir una caja de seguridad y prohibir la entrada absoluta a personal ajeno.

5.1.3.11 Operación

Aprobación

El sistema contable que utilice el municipio deberá ser autorizado por el órgano técnico de la Legislatura.

Todas las operaciones deberán ser autorizadas y registrarse contablemente.

Todas las transacciones de la entidad deberán ser iniciadas por una persona, terminadas por otra y autorizadas por una tercera.


Los diarios de ingresos y las pólizas de ingresos a partir de los comprobantes fuente, serán revisados y registrados en la hoja de distribución de póliza.

Los acuerdoschequespóliza serán elaborados en contabilidad por la parte de la póliza, estos documentos estarán foliados y tendrán el mismo control de las formas valoradas.

Una vez que las pólizas de ingresos y de egresos se encuentren debidamente elaboradas, se procederá a registrarlas en las hojas de trabajo, en el estado de distribución de pólizas y de ahí al Estado de Posición Financiera.

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Las pólizas de diario serán elaboradas exclusivamente por el área contable y en ellas se registrarán operaciones que no impliquen flujo de recursos como pueden ser:

• Financiamiento en los que se desee destacar el importe de los intereses, comisiones y fechas de vencimiento.

• Creación de pasivo por créditos en cuentas abiertas. • Importe de materiales de almacén entregados para diferentes

obras en proceso. • Importe de formas valoradas que se hayan utilizado. • Enajenación de activos, verificación, conciliación y evaluación.

Deberán realizarse las sumatorias de los diferentes Estados Financieros para comprobar que se hayan efectuado correctamente los pases.

Las pólizas deberán corresponder contra las documentación comprobatoria y que reúna los requisitos legales.

Los saldos de los estados financieros deberán apoyarse en las existencias físicas reales.


Deberá protegerse el área en la que se conserven la documentación comprobatoria.

El personal de contabilidad deberá ser altamente calificado y de probada honorabilidad.

5.1.3.12 Administración de activos

Aprobación

Las fuentes y orígenes de los activos y los pasivos relativos, en su caso, deberán autorizarse de conformidad con la normatividad y las políticas de la Administración Pública Municipal.

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Los montos, tiempos y condiciones de las transacciones con activos se deben autorizar de acuerdo con la normatividad y las políticas de la Administración Pública Municipal.

Los montos, tiempos y condiciones de las inversiones y utilización de fondos, deben ser autorizados con arreglo a la normatividad y a las políticas de la Administración Pública Municipal.

Las afectaciones a las cuentas de activos y de pasivos, en su caso, deben ser autorizados de acuerdo con las políticas establecidas.

Los procedimientos administrativos relativos a activos y pasivos, se deben establecer y mantener en concordancia con las políticas establecidas.

Racionalización

Los resultados de la administración de activos deben ser congruentes con los planes, normas y políticas de la Administración Pública Municipal.

Los resultados deben lograrse en forma económica y racional.

Los procedimientos utilizados para crear, reconocer, reportar y registrar las actividades y las transacciones relativas a activos deberán ser económicos y eficientes.

Procedimiento y Registro de Transacciones

Deben aprobarse sólo aquellos requerimientos para comprar o vender activos que llenen los requisitos legales y los fijados por las políticas administrativas.

Los activos adquiridos, y en su caso, los pasivos relativos deben ser registrados correcta y rápidamente. Es conveniente establecer un archivo separado de las adquisiciones de activos, facturas y sus bajas

Los retiros o disposiciones de activos por personas extrañas al municipio, en caso de ser autorizados serán registrados correcta y prontamente.

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Las cantidades a favor o a cargo de deudores o acreedores y sus distribuciones en la contabilidad, se deben calcular correctamente y reconocerse rápidamente como activos o pasivos.


Deben clasificarse, totalizarse y registrarse correcta y rápidamente los montos adeudados a acreedores, así como las afectaciones a dichos montos se deben clasificar, totalizar y registrar rápida y correctamente.

Los traspasos en la contabilidad deben clasificarse adecuadamente.

Las compras y ventas de activos, así como los ajustes a estas operaciones, deben aplicarse correctamente a las subcuentas y auxiliares relativos.

Los asientos por activos y sus pasivos se deben preparar y registrar en la contabilidad en el ejercicio en el que se presenten.

Los asientos en el libro diario se deben totalizar, agrupar, resumir y distribuir conforme a la clasificación económica de las actividades y los planes relativos.


Los saldos de las cuentas de activos y pasivos, así como las transacciones relativas, se deben verificar, conciliar y evaluar periódicamente.


Deben establecerse áreas para salvaguardar y con seguridad física donde se almacenen activos y se procesen las transacciones.

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5.1.4 Generación de Información Financiera

Objetivo

Estructurar en apego a la ley y principios contables los Estados Financieros que muestren de manera oportuna y confiable la situación financiera del municipio.

5.1.4.1 Generación de reportes

Aprobación

Se deben establecer sistemas para reportar las actividades y los resultados de la Administración Pública Municipal.

Los sistemas para la presentación de reportes deben establecerse de conformidad con los lineamientos generados por la Contaduría General de Glosa y las políticas y planes que señale el propio Ayuntamiento.

Racionalización de las Operaciones

Los reportes se deben presentar con la información suficiente para su comprensión.

Los reportes de contabilidad deben ser oportunos y reflejar fehacientemente la posición financiera del municipio.

Procedimiento y Registro de Transacciones

La información significativa e importante se debe reportar rápida y correctamente.

La información significativa e importante se debe resumir y presentar de manera simplificada.

La información de cuentas y expedientes y otros registros importantes debe ser reportada oportuna y correctamente.

La consolidación de reportes debe efectuarse correcta y rápidamente.

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Los reportes se deben preparar sobre bases consistentes y presentar adecuadamente la información.


La información y los saldos en registro y cuentas se deben periódicamente verificar, conciliar y evaluar.

El acceso a los registros, formas y áreas de procesamiento de información, debe permitirse solamente de conformidad con la normatividad establecida.

5.1.5 Entrega Recepción (Al Cierre)

Objetivo

Realizar la entregarecepción con la mayor transparencia, relativa a los recursos recibidos y que fueron administrados.

Aprobación

Es el proceso mediante el cual el servidor público saliente entrega y el servidor público entrante recibe una oficina, con todos los recursos y demás elementos que tenga asignados.

Se considera como servidor público a toda persona que desempeña un empleo, cargo o comisión, de cualquier naturaleza en la Administración Publica Estatal o Municipal, en sus Organismos Auxiliares y Fideicomisos Públicos y en los Poderes Legislativo y Judicial del Estado, con independencia del acto jurídico que les dio origen.

También incluidos como sujetos de la Ley, quienes participen en los actos u omisiones que originen responsabilidad administrativa en los términos de la propia iniciativa constituyendo una responsabilidad solidaria con los responsables directos y subsidiarios en su carácter de servidores públicos y que en tal virtud, tanto unos como otros quedan

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obligados al pago de los daños y perjuicios que se causen a la hacienda pública del Estado, o al patrimonio de sus organismos auxiliares y fideicomisos públicos.

Fecha de la entregarecepción: 18 de agosto del año final del período municipal, a partir de las 9:00 hrs.

Coordinador del programa al interior de la entidad municipal:

• Contralor Interno Municipal

Se efectuará en el momento en que el servidor público tome posesión del empleo, cargo o comisión, previa protesta que en términos de ley proceda. Si no se hubiera nombrado al nuevo titular de la oficina, la entrega recepción se realizará con el servidor público que para tal efecto se designe.

Como consecuencia de la separación del cargo, por cualquier motivo, de los servidores públicos, así como por liquidación, fusión o transferencia total o parcial de las oficinas, funciones o recursos, según corresponda.

Racionalización

Al separarse de su empleo, cargo o comisión, rendirán, a quienes los sustituyan en sus funciones, un informe del estado que guardan los asuntos de su competencia, incluyendo los relativos a las unidades administrativas dependientes, y entregarán los recursos que tengan directamente asignados para el ejercicio de sus atribuciones.


Los servidores públicos sujetos al proceso de entrega recepción de oficinas deberán tener permanentemente actualizados sus registros, controles y demás documentación relativa.

La entrega recepción de una oficina se efectuará por escrito, mediante acta administrativa que contendrá los aspectos y elementos

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relativos a los recursos humanos, financieros, materiales y documentales que se establezcan en el manual que al efecto se emita.

La Secretaría de la Contraloría, por sí o a través de los órganos de control interno de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos públicos, participará, invariablemente, en todos los actos de entrega recepción de oficinas que comprendan hasta el nivel de subdirección.


El Ayuntamiento saliente, a través del Presidente Municipal, presentará al Ayuntamiento entrante, con una copia para la Legislatura, un documento que contenga sus observaciones, sugerencias y recomendaciones en relación a la administración y Gobierno Municipal.


En todos los casos, la Secretaría de la Contraloría verificará que los actos de entrega recepción se hubiesen efectuado conforme a la normatividad aplicable.

Los servidores públicos saliente y entrante deberán verificar con precisión los datos asentados en el acta de entrega recepción, así como en sus respectivos anexos. El acta y sus anexos serán firmados por los servidores públicos saliente y entrante, y por dos testigos de asistencia, así como por el representante de la Secretaría de la Contraloría o del órgano de control interno, cuando esto corresponda.

Asimismo, se enviarán a las Secretarías de Finanzas y Planeación, de Administración y de la Contraloría, copia del acta y, de acuerdo al ámbito de su respectiva competencia, copia de los soportes documentales que se recaben en los actos de entrega recepción, en un plazo no mayor de cinco días hábiles a la fecha en que éste se hubiese efectuado, de conformidad con lo señalado en el manual correspondiente.

El servidor público entrante verificará el contenido del acta de entrega recepción, así como de sus anexos, en un término no mayor de quince días hábiles y, para tal efecto, el servidor público saliente podrá ser

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requerido por el órgano de control interno correspondiente, para que realice las aclaraciones o proporcione la información adicional que se le solicite.

El servidor público saliente que no haga la entrega de su oficina, será requerido por el órgano de control interno correspondiente, para que en un término de quince días hábiles, contados a partir de la fecha de su separación del empleo, cargo o comisión, cumpla con esta obligación.

A continuación se procederá a la suscripción de las actas y demás documentos relativos a la entregarecepción de la administración municipal, con la participación de los miembros de los Ayuntamientos y los titulares de sus dependencias administrativas salientes y entrantes, designados al efecto; la cual se realizará siguiendo los lineamientos, términos, instructivos, formatos, cédulas y demás documentación que disponga la Contaduría General de Glosa de la Legislatura del Estado para el caso, misma que tendrá en este acto la intervención que establezcan las leyes. La documentación que se señala anteriormente deberá ser conocida en la primera sesión de Cabildo por los integrantes del Ayuntamiento, a los cuales se les entregará copia de la misma.

Finalmente, algunas recomendaciones importantes, son:

Por término de periodo constitucional, la Tesorería elaborará un calendario o programa que le permita reducir gradualmente las operaciones financieras y compromisos, para estar en condiciones de integrar oportunamente las carpetas de entregarecepción.

Se recomienda que 60 días antes de que concluya la gestión, las Tesorerías Municipales encaminen la mayor parte de sus actividades al trámite de pagos pendientes a proveedores, instituciones de crédito, acreedores y los correspondientes a sueldos y salarios.

Tomar las previsiones de recursos financieros para hacer frente a los gastos de fin de año y dejar recursos suficientes para que la nueva administración cubra el gasto corriente del inicio de su gestión, particularmente en lo referente a sueldos y salarios, pagos de impuestos

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y cuotas retenidas que habrán de enterarse a Hacienda Federal, ISSEMYM y otros.

El inventario general de bienes muebles e inmuebles se elaborará a la fecha del cierre del último mes de la gestión, para lo cual deberán coordinarse el Síndico, el Secretario, el Tesorero y Contralor Interno Municipales, de acuerdo a lo establecido en la propia Ley Orgánica Municipal.

El Tesorero Municipal saliente gestionará en el o los bancos correspondientes, la cancelación de las cuentas bancarias, solicitando por los saldos de cada una de ellas, la expedición de los respectivos cheques de caja, mismos que entregará al Tesorero entrante.

Se recomienda a las Tesorerías emitir una circular a las diferentes áreas de la administración municipal, para informarles que 90 días antes de finalizar la gestión, se realizarán las últimas adquisiciones de materiales con el objeto de que oportunamente se efectúen los pagos correspondientes a éstas y en el último mes cubrir únicamente los pagos de sueldos y salarios.

Durante los últimos 60 días de la gestión se sugiere dar trámite a adquisiciones que tengan el carácter de urgentes así como el gasto corriente.

Asegurarse de depurar las cuentas de mayor a fin de que los Estados Financieros reflejen cifras reales.

Cancelar en el penúltimo mes de gestión los fondos fijos y reintegrar los saldos a tesorería, a fin de que en el Estado de Posición Financiera al concluir la gestión, no aparezca cantidad alguna por este concepto.

Asegurarse de registrar debidamente los pasivos a la fecha del cierre del último mes del periodo de la gestión, así como el estado de deuda pública para que la nueva administración los reconozca y proceda a su pago, en la forma siguiente:

• Quedar debidamente registrado en la contabilidad municipal,

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• Cuidar que la documentación comprobatoria esté debidamente autorizada por la persona responsable de la adquisición de bienes y servicios o por la autoridad municipal competente, y

• Cuidar que la documentación comprobatoria esté debidamente requisitada en términos de ley.

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