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CONTROL INTERNO
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CAPITULO I: “EL CONTROL”
1. ¿Qué es el Control?
Origen:
El control tiene su origen en el regulador de fuerza centrífuga inventado por James Watt
en el siglo XVIII, que es un aparato que sirve para registrar la cantidad de vapor que pasa
de una caldera a un cilindro. Más adelante, a mediados del siglo XX, Norbert Wiener
estableció que la transferencia de la comunicación o de la información y el control ocurren
en el funcionamiento de muchos sistemas. En la ciencia que él llamó cibernética, Wiener
mostraba que todos los tipos de sistemas se controlan a sí mismos mediante la
retroalimentación de la información, la cual descubre el error en el logro de las metas e
inicia la acción correctiva. En otras palabras, los sistemas usan algo de su energía para
retroalimentar la información que compara el desempeño con una norma.
Definición de Control:
Verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, las instrucciones impartidas
y los principios establecidos. Tiene por objeto señalar las debilidades y los errores para
rectificarlos y evitar que vuelvan a ocurrir.
Desde una perspectiva más amplia se puede considerar que el control se ejerce a través
de diferentes mecanismos que no sólo miden el resultado final obtenido sino que
también, especialmente, tratan de orientar e influir en que el comportamiento individual y
organizativo sea el más conveniente para alcanzar los objetivos de la organización.
2. Tipos de control Existen tres tipos de control:
Control operacional
El control operacional es el proceso consistente en asegurar que las tareas específicas se
cumplan en forma eficaz y eficiente.
Está basado en la planificación operativa, está orientado al día a día (corto plazo) e intenta
asegurar las tareas específicas de cada puesto adecuadamente.
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Control de gestión
El control de gestión se define como el conjunto de procedimientos que guían no sólo el
control del resultado, sino también la elección del comportamiento de los que deben
tomar decisiones para que actúen lo más eficientemente posible a fin de alcanzar los
objetivos de la organización a partir de los recursos disponibles.
Control estratégico.
Está basado en la planificación estratégica, enmarcado en el largo plazo y centrando su
atención en los procesos de adaptación de la empresa al entorno (objetivo, estrategias,
políticas).
3. ¿Para qué controlamos?
El funcionamiento organizativo está ligado tanto a factores externos como internos y está
encaminado a la consecución de los fines y objetivos Institucionales. Para alcanzar los
fines toda empresa y, en particular, cada una de las unidades y personas que forman parte
de ella, establecen una determinada política y realizan una serie de funciones y
actividades que se orientan finalmente a la venta de un producto o servicio. Para la
realización de estas actividades la empresa obtiene y utiliza una serie de recursos que
provienen de su entorno. Con el objeto de lograr su supervivencia la dirección de una
empresa trata de asegurarse de que las actividades se realicen de la manera más
adecuada y de que el coste de estos recursos sea inferior a los ingresos que obtenga de su
transformación y comercialización, es decir, que se produzca un valor añadido.
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CAPITULO II: “CONTROL INTERNO”
1. Introducción El concepto de control interno reviste una importancia fundamental para la estructura
administrativo contable de una empresa. Se relaciona con la confiabilidad de sus estados
contables, con la confiabilidad de su sistema de información interno, con su eficacia y
eficiencia operativa y con el riesgo de fraudes.
Desde el punto de vista de una organización este se relaciona con el trabajo tendiente a
determinar la exactitud de la información contable y operativa generada, con la
efectividad y eficiencia de la estructura de control y con la efectividad y eficiencia de las
operaciones y procedimientos.
El objetivo principal de este módulo es que el alumno familiarice con un razonamiento la
identificación de controles faltantes o inexistentes y evaluar un sistema de control
existente, como asimismo familiarizarse con un método que le permita diseñar un sistema
de control interno.
Definición
Existen numerosas definiciones de control interno, pero para efectos de este módulo
aplicaremos la siguiente definición:
“El sistema de control interno comprende el plan de organización y todos los métodos
coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus
activos, verificar la confiabilidad y corrección de los datos contables, promover la
eficiencia operativa y fomentar la adhesión a las políticas administrativas establecidas.”
2. Control Interno Administrativo y Control Interno
Contable
Estas dos grandes divisiones son reconocidas para el control interno. El control interno
administrativo, también llamado operativo, incluye, pero no está limitada, el plan de
organización y los procedimientos y registros que se relacionan con el proceso de decisión
que lleva a la autorización de los intercambios. Esta autorización es una función de la
gerencia directamente relacionada con la responsabilidad de cumplir con los objetivos
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organizacionales y es el punto de partida para el establecimiento de los controles
contables.
El control interno contable comprende el plan de organización y los procedimientos y
registros que conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros
contables, y que están diseñados para otorgar seguridad razonable.
Ejemplos de controles internos administrativos y contables:
• Que las compras sean efectuadas mediante el requerimiento de cotizaciones a
los proveedores autorizados. Esto no tiene que ver con la exactitud de los
registros contables, dado que se haya comprado o no al más barato hace a la
eficiencia en las operaciones, pero no a la corrección o no de los registros.
• El registro de los ingresos de materias primas en registros especiales
permanentes y su comparación periódica con las existencias físicas en
inventario y el análisis y eventual ajuste de cualquier diferencia de inventario o
error cometido.
3. Los Intercambios y los Estados Contables Definimos por intercambio como el hecho por el cual el ente entrega a un tercero o recibe
de él un factor económico (dinero, compromisos, bienes, servicios) a cambio de otro
factor económico contrapuesto.
El intercambio se incorpora al proceso contable por el valor económico que las partes
otorgan al mismo y por sus atributos no monetarios. El factor recibido se reconoce
contablemente como un débito y el entregado como un crédito.
Los atributos inherentes a los intercambios que son tratados por el sistema contable son:
• Fecha
• Parte
• Descripción
• Cantidad
• Precio
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Ejemplo de un intercambio es una operación de venta de bienes. En la misma se entrega
un bien a cambio de un derecho de cobro. Las partes asignan un valor monetario a la
venta, el cual debe ser incorporado al proceso contable junto con el resto de los atributos
inherentes al mismo.
Para producir estados contables correctos, el proceso contable debe capturar la totalidad
de los intercambios, registrar los atributos de fecha, parte, descripción, cantidad y precio
en forma exacta y a su debido tiempo efectuar las valuaciones que correspondan.
Asimismo el sistema control interno contable debe asegurar que esto así ocurra.
De este modo los estados contables serán la representación razonable de la realidad
económica del ente y estaremos en condiciones de afirmar que los mismos carecerán de
errores sustanciales y aseveraciones erróneas.
Cuando los funcionarios ejecutan intercambios, deben dejar evidencia documental de los
mismos; por una parte para dar cumplimiento a las normas legales y por otra para que los
demás usuarios de los estados contables, a través de los mismos, conozcan la situación
patrimonial y los resultados de las operaciones, que son consecuencia de los intercambios.
Posibilidades de error ante la existencia del intercambio, a saber:
• Que no se deje evidencia documental o magnética del intercambio.
• Que habiéndose dejado la evidencia referida, la información inherente a dicha
evidencia no sea procesada después por el sistema contable.
Un sistema de control interno contable será efectivo si está con un alto nivel de
confiabilidad, en condiciones de prevenir o detectar estos errores.
Cabe por ultimo aclarar que siempre nos estamos refiriendo a los estados contables, pero
la totalidad de los razonamientos que aquí se expresan son igualmente aplicables a
cualquier otro tipo de informe que, en base a los datos inherentes a los intercambios, sea
emitido dentro de la organización.
4. El Control Interno y la tarea del Auditor Interno Las normas relativas al trabajo de un auditor interno son las siguientes:
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1. Auditoria interna debe efectuar el levantamiento y evaluación del sistema de
control interno de la organización en su totalidad, con el objeto de determinar el
nivel de efectividad del mismo en todas las etapas del proceso administrativo,
recomendando los cambios necesarios para lograr su optimización.
2. En especial, la labor de la auditoria interna debe enfatizarse en el examen de los
siguientes aspectos:
a) Confiabilidad, integridad y oportunidad de la información, tanto contable como
operativa, evaluándose también los medios utilizados para identificarla,
controlarla, clasificarla y comunicarla.
b) Cumplimiento de las disposiciones legales vigentes.
c) Protección de los activos.
d) Uso eficiente y económico de los recursos.
e) Logro de objetivos y metas de operaciones o programas y comprobar que los
resultados sean coherentes con los objetivos y metas establecidas.
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CAPITULO III: “CLASIFICACION DE LOS CONTROLES
INTERNOS” Para un mejor entendimiento de los conceptos de control interno es útil clasificarlos en
generales y específicos.
Los controles internos generales no tienen un impacto directo sobre la calidad de las
aseveraciones en los estados contables dado que no se relacionan directamente con los
ciclos de información contable, pero si la deficiencia puede afectar a la eficacia en el
funcionamiento de los controles internos específicos.
Los controles internos específicos son los que se relacionan directamente con los ciclos de
información contable y, por lo tanto, con las aseveraciones de los saldos que conforman
los estados contables. Estos controles se encuentran localizados a través de todo el flujo
de información contable, desde el origen de la información hasta los saldos de la
contabilidad.
1. Controles Generales Los controles internos generales comprenden:
• Conciencia de control;
• Estructura organizacional;
• Personal;
• Protección de los activos y registros;
• Separación de funciones.
Conciencia de Control
La gerencia es responsable del establecimiento de una conciencia favorable de control de
la organización.
Están relacionadas con este objetivo las normas relativas a la comunicación de las políticas
operativas, administrativo-‐contables y de control, y al grado y frecuencia de la vigilancia
sobre el sistema, incluyendo el establecimiento de un sector de auditoria interna.
Es sumamente importante la vocación de la gerencia de no violar los controles
establecidos, dado que el mejor sistema de control interno puede resultar totalmente
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ineficaz si es la Gerencia la que autoriza el no cumplimiento de los controles previamente
establecidos.
Estructura organizacional
El establecimiento de una adecuada estructura en cuanto a las divisiones y departamentos
funcionales, la asignación de responsabilidades y políticas de delegación de autoridad,
contribuye a generar un buen medio ambiente para el funcionamiento de los controles
internos específicos.
Personal
Se refiere a la calidad e integridad del personal que está encargado de ejecutar los
métodos y procedimientos establecidos por la Gerencia para el logro de los objetivos de
control interno anteriormente referidos.
Protección de los activos y registros
Se refiere a las políticas adoptadas para prevenir la destrucción o el acceso no autorizado
a los activos, a los medios de procesamiento, incluyendo las instalaciones de
procesamiento electrónico de datos, y a los datos generados. Incluyen las medidas
tendientes a evitar que el sistema contable se vea afectado por desastre (como
inundaciones o incendios) o pérdida o destrucción de información (por actos
intencionales, cortes de energía o existencia de un virus informático) y los procedimientos
establecidos para recuperar la información y continuar operando en caso de que algo así
ocurra.
Separación de Funciones
La segregación de funciones incompatibles reduce el riesgo de que una persona esté en
condiciones tanto de cometer como de ocultar errores o fraudes en el transcurso normal
de su trabajo. Si distintas personas, dentro de la organización, intervienen en dos etapas
en el ciclo operativo / administrativo de un mismo intercambio, para encubrir errores o
fraudes será necesaria la colusión. En particular, las funciones que se deben considerar
cuando se evalúa la segregación de funciones son:
• Autorización;
• Ejecución;
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• Registro;
2. Controles Específicos Un ciclo de información contable está constituido por el flujo de información que va desde
las cuentas del mayor general generadas por el tratamiento contable del intercambio
hasta los soportes documentales o magnéticos que contienen los datos inherentes a dicho
intercambio.
Las cuentas del mayor general contienen los saldos que a su vez comprenden las
aseveraciones de integridad, existencia, propiedad, exactitud, valuación y exposición, y
que son objeto de validación mediante los procedimientos sustantivos.
Los soportes documentales o magnéticos contienen los atributos de cantidad, precio,
descripción, parte y fecha inherente a los intercambios.
Para generar los saldos contenidos en las cuentas del mayor, el proceso contable debe
capturar los datos de cantidad, precio, descripción, parte y fecha inherentes al
intercambio para luego “tratar” dichos datos de tal manera que, luego de efectuar
sucesivos “tratamientos” a dichos datos, se generen los saldos de las cuentas del mayor.
Estos “tratamientos” constituyen procesos operativos y contables que consisten en
cambiar los datos de estado, pasándolos de un medio documental o magnético a otro
hasta llegar a generar los saldos de las cuentas mayores.
Por ejemplo, si analizamos lo explicado hasta aquí, vemos que el primer “tratamiento”, en
este caso un proceso operativo, desde un pedido con lista de precio, formulamos una
factura, produciendo un cambio de estado de los datos. La factura específicamente
contendrá ahora los dato anteriores: cliente, articulo, cantidad, precio y los nuevos:
importe total y fecha. De ahora en adelante lo que sigue como sujeto de “tratamiento” de
datos es la factura.
Cuando el cliente recibe mercadería y firma conforme la factura va a la administración
central en donde se graba y se corre un programa que genera un listado “ventas al día xx”.
Aquí se ha producido otro cambio en el estado de los datos; antes se encontraba la
factura, ahora, se encuentra en el listado de “ventas al día xx”.
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Lo que hemos visto es un proceso operativo y uno contable consistentes en tratamiento
de datos en los cuales se produce un cambio de estado en los mismos a través de distintos
soportes documentales y/o magnéticos. De aquí en adelante se irán efectuando otro
número de procesos hasta llegar a generar los saldos de las cuentas del mayor.
Tipos de Errores
Los tipos de errores que pueden producirse en el tratamiento de los datos son de dos
tipos: de población y de exactitud.
Los errores de población son errores en el número de elementos que contienen los datos
que se capturan o procesan.
Siguiendo con el ejemplo, si en un determinado día el computador del centro de
distribución emitió 150 facturas que se entregaron, pero luego en la administración
central solo se grabaron 148 habrá 2 elementos contenedores de información, y por lo
tanto los saldos del mayor no contendrán finalmente los valores inherentes a los dos
intercambios.
Como vemos los errores de población tienen que ver con la integridad de la información
en ambos sentidos, la omisión o el exceso.
En el caso que se está analizando, si en el proceso de grabación de las facturas para una
de ellas se graba mal el importe total se incurre en un error de exactitud; de la misma
manera que si para una o más facturas se graba mal la fecha, nombre del cliente, articulo,
etc.
La transmisión inexacta de datos de un documento o medio a otro y los errores
matemáticos son las fuentes de errores de exactitud.
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CAPITULO IV: “MÉTODOS DE EVALUACIÓN” Los conceptos teóricos que han sido expuestos, son los que sirven de base a la
metodología que se explica en este capítulo y que nos permitirá dar a conocer un método
de evaluación.
1. El Método
Comprender el flujo de información contable:
Consiste en obtener un conocimiento y entendimiento del flujo de la información
contable, desde la captura de la información relativa a los intercambios hasta las
cuentas del mayor general que conforman los saldos, con métodos como los
flujogramas.
Identificar los Departamentos involucrados y analizar la
segregación de funciones:
El propósito es analizar la estructura de funciones para luego identificar aquellas
que sean incompatibles. Los conceptos inherentes a la separación de funciones.
Explicitar los objetivos del control:
El objetivo de una control interno se puede especificar de forma sintetizada de
acuerdo a lo que se quiere lograr, por ejemplo que las facturas indiquen monto
correctamente de acuerdo a las ventas.
Listar posibles errores de autorización, integridad y exactitud.
Lo que se busca mediante esta identificación es conocer, ser conscientes, estar
alerta de los errores que se pueden producir, para luego, identificar los controles
que la compañía ha establecido para prevenir o detectar tales errores. Si fallamos
en la identificación de los errores será difícil evaluar entonces la efectividad de los
controles existentes.
Identificar los controles existentes en el ciclo para prevenir o
detectar errores de autorización, integridad y exactitud.
Una vez que se han listado los posibles errores, corresponde relevar el sistema con
el propósito de identificar aquellos controles existentes que permitirán prevenir o
detectar los posibles errores previamente listados.
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Analizar la efectividad de los controles
Corresponde en esta etapa determinar si los controles existentes en la empresa,
identificados con un objetivo específico de control y con un error posible
determinado, permiten efectivamente prevenir o detectar el error o no.
Una vez detectado los controles efectivos debemos evaluar si los mismos nos
permiten depositar confianza sobre la integridad y exactitud de la información
generada por el flujo de la información contable que, se materializa con la
exactitud de los saldos.
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CAPITULO V: “MODELO DE CONTROL INTERNO COSO”
1. Definición El marco integrado de control interno de COSO, es el modelo de control interno más
aceptado en el mundo.
Según este modelo, el control interno consta de 5 categorías que la administración diseña
y aplica para proporcionar una seguridad razonable de que sus objetivos de control se
llevan a cabo.
Cada categoría contiene muchos controles, pero la idea es concentrarse en aquellos
diseñados para impedir o detectar errores materiales.
2. Ambiente de Control La esencia de la organización controlada en forma eficaz está en la actitud de su
administración. Si los altos niveles de la administración consideran que el control es
importante, otras personas en la empresa lo percibirán y responderán a ello observando
conscientemente los controles que se establecieron.
El ambiente de control consiste en acciones, políticas y procedimientos que reflejan las
actitudes generales de los altos niveles de la administración, directores y propietarios de
una entidad en cuanto al control interno y su importancia para la organización.
3. Evaluación del riesgo Todas las entidades, sin importar su tamaño, estructura, naturaleza, o industria, enfrentan
una variedad de riesgos provenientes de fuentes externas e internas que se deben de
administrar.
La identificación y análisis del riesgo es un proceso en curso y un componente crítico del
control efectivo interno.
La evaluación de riesgo de una entidad considera la probabilidad de que ocurran errores
significativos en los estados financieros.
4. Actividades de control Son las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que los alineamientos de la
organización se cumplen.
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5. Información y comunicación Evaluación adecuada de los mecanismos de comunicación:
1. La información interna y externa provee a la dirección los reportes
necesarios para el establecimiento de objetivos organizacionales.
2. Es proporcionada información a los personas adecuadas con suficiente
detalle y oportunidad para cumplir con sus responsabilidades.
3. Apoyo a la dirección al desarrollo de los sistemas de información necesarios
4. La comunicación personal, es eficaz en la descripción de sus funciones y
responsabilidades con respecto al control interno.
5. El establecimiento de canales de comunicaciones para la denuncia de
posibles actos indebidos.
6. La alta dirección es receptiva a sugerencias de los empleados.
6. Supervisión/ Monitoreo Se refiere a la evaluación continua o periódica de la calidad del desempeño del control
interno por parte de la administración.
Supervisión continuada
La supervisión continuada se produce en el transcurso normal de las operaciones e incluye
las actividades habituales de gestión y supervisión, así como otras acciones que efectúa el
personal a realizar sus tareas encaminadas a evaluar los resultados del sistema de control
interno.
Evaluaciones puntuales
Resulta útil examinar el sistema de control interno de vez en cuando, enfocando el análisis
directamente a la eficacia del sistema. El alcance y la frecuencia de tales evaluaciones
puntuales dependerán principalmente de la evaluación de los riesgos y de los
procedimientos de supervisión continuada.
7. Limitaciones del control interno El control interno garantiza el éxito de una entidad, es decir asegura la consecución de
objetivos básicos empresariales o como mínimo la supervivencia de la entidad. Sin
embargo el control interno no puede hacer que un administrador intrínsecamente malo se
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convierta en bueno. Así mismo, los cambios en la política o los programas
gubernamentales, las acciones que tomen los competidores o las condiciones económicas
pueden estar fuera del control de la dirección. El control interno no puede asegurar el
éxito, ni la supervivencia de una entidad.
Debido a sus limitaciones inherentes, el control interno solamente puede brindar la
seguridad “razonable” de que el objetivo se logre; estas limitaciones incluyen:
-‐ El requisito usual de que un control establecido sea costo-‐beneficio;
-‐ La dirección de la mayoría de los controles hacia el tipo de transacciones
repetitivas en lugar de excepciones;
-‐ El error humano debido a malentendidos, descuidos y fatiga;
-‐ La potencialidad de una colusión que pueda evadir los controles que dependen de
la segregación de funciones.
8. Funciones y responsabilidades Todos los miembros de la organización son responsables del control interno.
El director de una organización fija la pauta al grupo directivo para que estos controlen el
negocio. Ahora bien, estos a su vez designan al responsable de cada función dentro de su
unidad y establecen políticas y procedimientos de control interno más específicos.
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VI CONTROL INTERNO SEGÚN EL REGLAMENTO DE
INTENDENCIA N°21 DE CARABINEROS DE CHILE1
1. Definición El Control Interno es el conjunto formado por la estructura institucional, el esquema
delineado por los procedimientos y métodos y el sistema de información adoptados y
coordinados dentro de Carabineros , con el fin de:
a) Proteger y salvaguardar sus bienes y otros activos contra perdidas.
b) Asegurar la exactitud y confiabilidad de la información que emana de los distintos
sistemas, que usa internamente la propia administración para planificar, dirigir y
controlar, como también para informar a otros organismos externos.
c) Promover la eficiencia operacional.
d) Impulsar la adhesión a las políticas establecidas por el Alto Mando.
El sistema de control interno involucra dos subsistemas:
Control interno contable:
Comprende el conjunto formado por el plan de organización, los procedimientos y
métodos del sistema de información contable y presupuestaria, que está directamente
relacionado con la protección y empleo de recursos y el resultado de las operaciones.
Control interno administrativo:
Comprende el conjunto formado por el plan de organización, los procedimientos y
métodos y el sistema de información, relacionado principalmente con la eficiencia
operacional y la adhesión a la política administrativa y que, por lo general, solo tiene que
ver indirectamente con los registros financieros.
2. Principales elementos del sistema de control interno El sistema de control interno institucional esta constituido por los diversos elementos que
se determinan e interrelacionan de acuerdo a los principios, procedimientos y técnicas
adoptados por el Alto Mando. Entre los principales elementos cabe señalar lo siguientes:
1 Reglamento de Intendencia de Carabineros de Chile N°21, Titulo VI
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Plan de organización: Corresponde a la estructura organizativa de la entidad auditada y
está representada por su organigrama y reglamento.
Procedimientos y métodos: Están constituidos por los cursos de acción específicos y las
formas de actuar de las diferentes áreas funcionales. Estos se encuentran establecidos en
forma expresa en los reglamentos y directivas.
Sistema de Información:
La contabilidad, integrada por el conjunto de documentos, registros e informes que deban
manejarse conforme a los principios e instrucciones de la Contraloria General de la
República y Reglamento de Intendencia N°21.
El presupuesto, compuesto por los presupuestos, los registros presupuestarios y los
estados de resultados presupuestarios, que conforman un medio de presentar los planes
de acción referidos a un periodo de tiempo determinado y el cumplimiento de dichos
planes.
La estadística, formada por el conjunto de elementos, normas y procedimientos,
destinados a recopilar, analizar e informar de hechos cuantificables en términos
numéricos.
Personal, es el elemento dinamico que pone en acción el sistema, formado por el conjunto
de personas que componen la entidad y de cuyo desempeño depende en gran medida la
efectividad de el.
Auditoria interna, el objetivo básico es apoyar al mando para el logro de la administración
más eficiente.
3. Principios básicos relativos a control La vigilancia constante es necesaria para que el personal desarrolle el procedimiento a su
cargo, de acuerdo con los planes y normas de la Institucion. El control debe ejercerse en
diversos niveles por diferentes funcionarios y en forma directa e indirecta, para
determinar:
Principios básicos relativos a control
a) Si se han interpretado correctamente las normas dictadas y si se han obedecido;
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b) Si los cambios en las condiciones operativas han hecho que los procedimientos
resulten difíciles de manejar, obsoletos o inadecuados, y
c) Si se han dictado rápidamente las medidas correctivas necesarias, cuando se han
presentado fallas en los sistemas.
El control sobre el sistema de control interno puede ser:
1) Control automático: Una buena planificación y sistematización de
procedimientos y un buen diseño de formularios, registros e informes, permite
el control casi automático de los diversos aspectos de las actividades y el
mismo control interno de la entidad.
En el sistema contable debe hacerse uso de las cuentas de control con la mayor
amplitud posible. Ellas prueban, en general, la exactitud entre los saldos de las
cuentas y la responsabilidad de los funcionarios segregados en diferentes
ocupaciones.
2) Control deliberado: Representado por el Departamento de Contraloría, que
tienen como misión permanente vigilar el funcionamiento del Departamento
de Finanzas en especial el sistema de control interno contable.
En el desempeño de su labor fiscalizadora, hacen uso de la técnica denominada Auditoria
Financiera o Examen de cuenta.
4. Auditoría financiera o examen de cuenta La auditoría financiera o examen de cuenta comprende todas las acciones orientadas a
cautelar y fiscalizar la correcta administración de los recursos de la institución.
El examen de cuentas sobre la administración de los fondos incluyen las labores
tendientes a determinar si las Reparticiones y otros organismos que cuentan con
Departamentos de Finanzas:
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a) Mantienen un control efectivo sobre los ingresos, gastos y obligaciones;
b) Los informes financieros contienen datos precisos, confiables y útiles, y si dichos
datos se presentan razonablemente, y
c) Se cumple con las normas legales, reglamentarias e instrucciones relativas al
ingreso e inversión de los fondos y presentación de las cuentas.
5. Concepto de reparo El concepto de reparo tiene dos acepciones:
1) Advertencia, nota u observación:
Cumple una finalidad de carácter informativo que se expresa en defensa o
resguardo de los intereses públicos, que se traduce en los oficios que abren el
procedimiento del sumario administrativo por objeciones a las cuentas rendidas.
En este caso, el reparo constituye la demanda con la que se inicia el sumario
administrativo, demanda que es entablada por el Servicio de Intendencia o por las
Jefaturas de zonas de Inspección, que determinaron la infracción que ha
significado menoscabo de los intereses que dichas Reparticiones estén encargadas
de fiscalizar.
2) Restauración o remedio:
Constituye una acción encaminada a obtener la compensación monetaria a un
daño al patrimonio de los entes públicos y que se manifiesta en las Órdenes de
Reintegro, que son mandatos destinados a enterar en arcas públicas dineros que
no debieron haber salido de ellas.
6. Reparos provenientes del examen de cuentas.
Reparos a las cuentas
Será materia de “reparos” la circunstancia de carecer de alguno de los requisitos
exigidos o la omisión de cualquier disposición legal, reglamentaria o interna que
ordene alguna modalidad especial, si como consecuencia de las situaciones
anteriores se deriva un menoscabo de los intereses fiscales. En general, un reparo
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presupone la existencia de un daño al patrimonio fiscal, constituye una apreciación
estimativa y debe dar origen a un Sumario administrativo.
Constituirán materia de reparo:
1-‐ Liquidación de impuestos o de derecho que no se ajusten a las disposiciones
legales y reglamentarias que fijen sus montos o formas de aplicación.
2-‐ Inobservancia de los plazos en que deben producirse los ingresos.
3-‐ No cobro de los intereses penales y multas o no hacer efectivas las sanciones
que establezcan las leyes o reglamentos por la mora o incumplimiento de las
obligaciones.
4-‐ Documentación no autentica. Se considerara como autentico solo el
documento original sin perjuicio de que, en casos calificados, puedan aceptarse
en subsidio de la documentación original, copias o fotocopias autentificadas
por el ministro de fe o el Contador Jefe solo cuando se trate de documentación
que se extravié con posterioridad a su cancelación, la que, además, deberá
cumplir con la totalidad de los requisitos reglamentarios.
5-‐ Operaciones de aritmética y de contabilidad inexactas.
6-‐ Ingreso o gasto imputado incorrectamente dentro del presupuesto, de modo
que no corresponda al objeto para el cual fueron destinados
7-‐ Gasto no autorizado por funcionario competente, dentro de los plazos
correspondientes.
8-‐ En general, la omisión del cumplimiento de cualquier dispociioens legal o
reglamentaria que ordene la forma de recaudar los ingresos, efectuar los
egresos o rendir las cuentas.
Observaciones por omisiónes de documentos y errores de imputación.
Cuando en el examen de las cuentas se descubra la falta de documentos autenticos y
se encuentren errores de imputación tanto de ingresos como de egresos, estas
circunstancias se harán presentes con el caractyer de “observaciones”,
estableciéndose, en ek oficio respectivo, el plazo de quince días para enviar los
documentos y explicar las causas de los errores de imputación.
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Observaciones por enmiendas para la correcta presentación de las
cuentas y otras deficiencias no clasificadascomo reparos.
Estas observaciones corresponden a situaciones en que esta probado que no existe un
daño al patrimonio fiscal. A manera de ejemplo, pueden mencionarse:
1-‐ Errores de imputación que hayan significados excesos en las autoirzaciones para
efectuar gastos.
2-‐ Incumplimiento de instrucciones relativas a la forma de presentar la
información correspondiente.
Esta y otras observaciones similares son sin perjuicio de las sanciones disciplinarias que
puedan aplicarse por actuación negligente de los funcionarios respectivos.
