CONTROLADO - Hospital Civil de Guadalajara

Hospital Civil de Guadalajara “Dr. Juan I. Menchaca”

MANUAL DE OPERACIÓN

Procesos Técnico-Administrativos

DIVISIÓN DE GINECOLOGÍA Y OBSTETRICIA

Guadalajara, Jal. Noviembre 2012.

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MANUAL DE OPERACIÓN

Procesos Técnico-Administrativos

DIVISIÓN DE GINECOLOGÍA Y OBSTETRICIA

CONTENIDO TEMÁTICO

1.- Programación y Seguimiento de Reuniones de Trabajo (PC-SMGO-001).

2.- Emisión de Oficios (PC-SMGO-002).

3.- Control de Documentos (PC-SMGO-003).

4.- Atención a Clientes (PC-SMGO-004).

5.- Archivo de Documentos (PC-SMGO-005).

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AREA DE APLICACION 1/11/12

División de Ginecología y Obstetricia Página 1 de 4

NOMBRE DEL PROCESO CLAVE VERSIÓN Programación y seguimiento de reuniones de trabajo

PC-SMG0-001 O

CLIENTE PRODUCTO Personal en general Reunión de Trabajo

1. OBJETIVO

1.1. Programación y seguimiento de reuniones de trabajo en la Jefatura de la División de Ginecología y Obstetricia.

2. POLITICAS

2.1. La Jefatura de División llevará a cabo reuniones de trabajo para la toma de decisiones, ejecución de planes y programas institucionales.

2.2. Las reuniones de trabajo se celebrarán cada 30 días de forma ordinaria más las extraordinarias que se requieran.

3. DEFINICIONES

3.1. Reuniones de Trabajo: Son las sesiones oficiales de la Jefatura de la División de Ginecología y Obstetricia con uno o el total de los integrantes de la Reunión de Trabajo de la División de Ginecología y Obstetricia (Jefe de Obstetricia, Jefe de Ginecología, Jefe de Medicina Materno Fetal, Jefe de Hospitalización, Jefe de Consulta Externa).

4. RESPONSABILIDADES

4.1. Es responsabilidad de la Secretaria de División informar a los Jefes de Servicio, de las reuniones de trabajo ordinarias y extraordinarias, elaborar el orden del día, minuta de reunión de trabajo y recabar lista de asistencia.

4.2. Es responsabilidad del Jefe de División y Jefes de Servicio, dictar las políticas, planes estratégicos y de gestión; que garanticen la mejora continua de las actividades asistenciales y/o administrativas de la División.

4.3. Es responsabilidad del Jefe de División y Jefes de Servicio revisar proyectos, planes y programas del organismo; así como vigilar la correcta aplicación de los recursos asignados.

4.4. Es responsabilidad del Jefe de División, presentar orden del día, dirigir el análisis de los puntos del día, dar seguimiento, revisión y evaluación de acuerdos así como toma de decisiones y asignación de responsables.

4.5. Es responsabilidad de la Secretaria Suplente, en ausencia de la Secretaria de División, llevar a cabo las actividades inherentes a la Reunión de Trabajo.

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AREA DE APLICACION FECHA DE IMPLEMENTACION

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NOMBRE DEL PROCESO CLAVE VERSIÓN Programación y seguimiento de reuniones de trabajo PC-SMG0-001 o


5. DIAGRAMA DE FLUJO

Reunión de Trabajo Secretaria de la División Presidente de la Reunión

( inicio

6.1 Revisa agenda para Reunión de trabajo 6.4 Presenta el orden del día

6.5 Dirige análisis de los puntos del día (Ver 4.2,4.3) 6.2 Confirma asistencia de la Reunión de trabajo

6.3 Prepara minuta 6.6 Presenta seguimiento de acuerdos y/o puntos a tratar (FT SMGO -003 Versión o)

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Versión 0)

6.7 revisa y evalúa el seguimiento de acuerdos 6.10 Recaba minuta y toma lista de asistencia

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6.11 Agenda próxima reunión 6.8 Toma decisiones

6.9 Asigna responsabilidades _

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NOMBRE DEL PROCESO CLAVE VERSIÓN Programación y seguimiento de reuniones de trabajo

PC-SMG0-001 O


6. DESARROLLO 6.1. Revisa agenda para Reunión de trabajo.

6.1.1. La Secretaria de División, revisa agenda para Reunión de trabajo y señala el día.

6.2. Confirma asistencia de la Reunión de trabajo. 6.2.1. La Secretaria de División, confirma la asistencia con los convocados de

la Reunión de trabajo a la sesión programada.

6.3. Prepara minuta. 6.3.1. La Secretaria de División, prepara minuta (FT-SMGO-003 Versión 0),

lista de asistencia (FT-SMGO-006 Versión 0) y orden del día para reunión de trabajo 10 minutos antes de iniciar la sesión.

6.4. Presenta el orden del día. 6.4.1. El que preside la reunión presenta el orden del día ante la Reunión de

trabajo.

6.5. Dirige análisis de los puntos del día. 6.5.1. El que preside la reunión, coordina y dirige análisis de los puntos del día: Dictar las políticas, planes estratégicos y de gestión; que garanticen la mejora continua de las actividades asistenciales y/o administrativas de la División o revisar proyectos, planes y programas del organismo; así como vigilar la correcta aplicación de los recursos asignados.

6.6. Presenta seguimiento de acuerdos y/o puntos a tratar. 6.6.1. El que preside la reunión, presenta avance de acuerdos, criterios y puntos varios.

6.7. Revisa y evalúa el seguimiento de acuerdos. 6.7.1. El que preside la reunión, revisa y evalúa el seguimiento de acuerdos, criterios y puntos varios.

6.8. Toma decisiones. 6.8.1. El que preside la reunión, toma decisiones en relación al seguimiento y/o puntos tratados por los miegnbros de la Reunión de trabajo.

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NOMBRE DEL PROCESO CLAVE VERSIÓN

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Programación y seguimiento de reuniones de trabajo

PC-SMG0-001 O


6.9. Asigna responsabilidades. 6.9.1. El que preside la reunión, asigna responsabilidades para la ejecución de las decisiones tomadas.

6.10. Elabora la minuta y toma lista de asistencia. 6.10.1.La Secretaria de División elabora minuta (FT-SMGO-003 Versión 0) y toma lista de asistencia (FT-SMGO-006 Versión 0) y posteriormente la complementa en base a los puntos tratados e indicaciones de quien preside la reunión.

6.11. Agenda próxima reunión. 6.11.1. La Secretaria de División agenda la próxima Reunión del trabajo según calendario.

7. PUNTOS CRITICOS NA

8. ANEXOS 8.1. Minuta de Reunión de trabajo.(FT-SMGO-003 Versión 0) 8.2. Lista de asistencia. (FT-SMGO-006 Versión 0)

9. REFERENCIAS 9.1. Manual de certificación del Consejo de Salubridad General, Apartado de

Gobierno, Liderazgo y Dirección 1-6, págs. 158-173. 9.2. Requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001:2008, punto 5

Responsabilidades de la Dirección, págs. 5-7.

10. HISTORIAL DE CAMBIOS Versión Fecha del cambio Descripción de cambios

0 24/09/2012 Nueva emisión

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NOMBRE DEL PROCESO CLAVE VERSIÓN Emisión de oficios PC-SMGO-002 O

CLIENTE PRODUCTO Personal Administrativo Oficio generado

1. OBJETIVO

1.1. Estandarizar los mecanismos de comunicación oficial del despacho de la Jefatura de la División de Ginecología y Obstetricia.

2. POLITICAS

2.1. Es facultad del Jefe de División establecer los mecanismos de comunicación oficial y definir: contenido, seguimiento y autorización de los documentos emitidos a otras instancias.

2.2.En ausencia del Jefe de División, se designará a un Jefe de Servicio que en su representación autorizará la emisión de oficios por parte del despacho de la Jefatura de División.

2.3. El personal de otros servicios del hospital que requiera un oficio emitido por el Jefe de División, deberá elaborarlo en tiempo y forma en acuerdo con el mismo, cumpliendo con los pasos descritos en el presente proceso; así como garantizar la entrega al despacho del acuse de recibo respectivo.

3. DEFINICIONES

3.1.0tros Áreas: Identifíquese como Subdirecciones, Coordinaciones, Departamentos, Servicios o Áreas de la Institución.


4.1. Es responsabilidad del Jefe de División, indicar, determinar la emisión, contenido, validación y firma de los oficios que se realizan en el despacho de Jefatura de División.

4.2. Es responsabilidad de la Secretaria de División, la elaboración de los oficios, asigna clave y captura datos, entregar el documento en tiempo y forma, así como el seguimiento y control del proceso de emisión de oficios.

4.3. Es responsabilidad de otras áreas, determinar contenidos y anexos así como enviar datos.

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Jefe de División/Autoridad asignada

inicio

Secretaria de la División Otras Areas

6.1 Indica elaboración de oficio

2 Requiere información

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• 6.3 Solicita datos

6.4 Determinan contenido y anexos

6.6 Determina contenido, anexos y destinatario

6.5.2Transmite los datos 1

• 6.5 Envía datos a

Jefatura de División no

6.7 Recaba documentos para anexar (11

6.8 Revisa y valida oficio

6.9 Elabora oficio

• 6.10 Asigna clave y captura

datos en Bitácora de control de documentos

6.12 Entrega el oficio

• r6.13 Recaba acuse de recibo del oficio

• 6.14 Archivo de oficio

• 6.11 Firma documento.

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Emisión de oficios PC -SMGO -002 O



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NOMBRE DEL PROCESO CLAVE VERSIÓN Emisión de oficios PC -SMGO -002 o


6. DESARROLLO

6.1.Indica elaboración de oficios.

6.1.1. El Jefe de División o Autoridad asignada indica a la Secretaria de División la elaboración de oficio.

6.2.¿Requiere información de otros Servicios?

6.2.1. Si requiere información de otros Servicios, pasa al 6.3. 6.2.2. Si no requiere información de otros Servicios, pasa al 6.9.

6.3.Solicita datos.

6.3.1. La Secretaria de División, solicita datos a la Subdirección, Coordinación, Departamento, Servicio, Áreas de la Institución y/o personal para que se complete la información

6.4. Determinan contenido y anexos.

6.4.1. Los responsables del área correspondiente, determinan el contenido y anexos de los datos necesarios para atender la solicitud del oficio.

6.5. Envía datos a Jefatura de División.

6.5.1. El responsable del área correspondiente, remite datos a Jefatura de División.

6.5.2. Tramita los datos.

6.6. Determina contenido, anexos y destinatario.

6.6.1. El Jefe de División o Autoridad asignada, determina contenido, anexos y destinatario del documento a emitir.

6.7. Recaba documentos para anexar. 6.7.1. La Secretaria de División, recaba documentos a anexar al oficio de

cont tación para su ern . ión.

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Emisión de oficios PC -SMGO-002 O CLIENTE PRODUCTO

Personal Administrativo Oficio generado

6.8. Revisa y valida documentos.

6.8.1. El Jefe de División o autoridad asignada, revisa y valida documentos.

6.9. Elabora oficio.

6.9.1. La Secretaria de División elabora oficio.

6.10. Asigna clave y captura datos en el sistema electrónico.

6.10.1. La Secretaria de División, asigna clave al documento y captura datos en la Bitácora de emisión de oficios (FT-SMGO-004 Versión 0) en el sistema electrónico.

6.10.2. La clave se conforma de la siguiente manera: 6.10.2.1. Al inicio se asignan las letras "GO" (mayúscula) que

identifica el despacho de la Jefatura de la División de Ginecología y Obstetricia seguida de un guión.

6.10.2.2. Posteriormente un número consecutivo de tres dígitos seguido de una diagonal.

6.10.2.3. Después se escriben los cuatro últimos dígitos que señalan el año en curso.

6.10.2.4. Obteniendo como ejemplo (G0-00112012).

6.11. Firma oficio.

6.11.1. El Jefe de División o autoridad asignada, firma el oficio.

6.12. Entrega el oficio.

6.12.1. La Secretaria de División, entrega el documento al área o personal correspondiente.

6.13. Recaba acuse de recibo del oficio.

6.13.1. La Secretaria de División, recaba acuse de recibo del oficio.

6.14. Arc 6.1

de oficios. a Secretaria de Div, ión, archiva oficios.

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División de Ginecología y Obstetricia Página 5 de 5 01. comal

40airw al .,- NOMBRE DEL PROCESO CLAVE VERSIÓN

Emisión de oficios PC-SMGO-002 O


7. PUNTOS CRITICOS. NA

8. ANEXOS 8.1. Bitácora de emisión de oficios (FT-SMG0-004 Versión 0)

9. REFERENCIAS NA

10. HISTORIAL DE CAMBIOS Versión Fecha Descripción de cambios


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Control de documentos PC -SMGO -003 O

CLIENTE PRODUCTO Personal Administrativo Documentos Controlados

1. OBJETIVO

1.1. Controlar el manejo interno de los documentos que se reciben en el despacho de la División de Ginecología y Obstetricia.

2. POLÍTICAS

2.1. Los documentos recibidos o emitidos en la División de Ginecología y Obstetricia, deberán tener un registro ya sea en la Bitácora de Emisión de oficios (FT-SMGO-004 Versión O), o en la Bitácora de Recepción de oficios (FT-SMGO-007 Versión O)

2.2. Los documentos deberán ser atendidos en los primeros 5 días hábiles, a partir de la fecha de su recepción por parte de la División de Ginecología y Obstetricia.

2.3. Los documentos con solicitud con carácter de urgente, deberán ser procesados el mismo día de su recepción.

2.4. En caso de ausencia del Jefe de División, podrá autorizar el Jefe de Obstetricia y/o el Jefe de Ginecología, según el caso.

3. DEFINICIONES

3.1. Documento: Información y su medio de soporte.


4.1.Es responsabilidad del solicitante, entregar y recibir documentos. 4.2. Es responsabilidad de la Secretaria de División, recibir y hacer una

clasificación inicial de los documentos, capturar, clasificar y archivarlos para su resguardo y localización, proporcionar los documentos al Jefe de División, y verificar su seguimiento en acuerdo con el mismo.

4.3. Es responsabilidad del Jefe de División, analizar los documentos y determinar su seguimiento.

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6.1 Entrega documento 6.2 Revisa documentos

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6.4 Recibe documentos y registra

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Control de documentos PC -SMGO -003 O


5. DIAGRAMA DE FLUJO Control de documentos

6.12 Recibe documento FT-SNIG0-007 Version o

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6.5 Clasifica la información

6.6 para firma o analisis

6.7 Firma documento y/o indica observaciones

• 6.10 Recibe documento aná lisis

6.8 Recibe documento y/o indicación •

6.9 Entrega documento

•

J 6.11 Archiva documento firmado de recibido

fin

6.13 Presenta documentos para análisis

6.14 Revisa documento

6,16 Activa Proceso Emisión de Oficios

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6 17 Recibe indicaciones para dar seguimiento

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Control de documentos PC-SMGO-003 O


6. DESARROLLO

6.1. Entrega documento. 6.1.1. El solicitante entrega el documento a la Secretaria de División.

6.2. Revisa documentos.

6.2.1. La Secretaria de División, revisa que los documentos cumplan con las siguientes especificaciones para recepción de documentos: Que correspondan al despacho y/o persona, que estén firmados y en caso de acompañarse de anexos, verificarlos.

6.3. Cumple con las especificaciones para recepción.

6.3.1. Al cumplir con las especificaciones para recepción de documentos, pasa al punto 6.4.

6.3.2. Si no cumple con las especificaciones para recepción de documentos pasa al 6.10

6.4. Recibe documentos y registra.

6.4.1. La Secretaria de División, recibe la documentación con un sello que contiene el nombre del hospital y la leyenda "Correspondencia Recibida -División de Ginecología y Obstetricia", así como la fecha, hora, nombre y firma de quien recibe.

6.4.2. La Secretaria de División, registra el ingreso del documento en la Bitácora de Recepción de oficios (FT-SMGO-007 Versión O)

6.5. Clasifica la información.

6.5.1. La Secretaria de División, analiza el tipo de información y clasifica los documentos en dos apartados: para firma o análisis.

6.6. ¿Para firma ó análisis? 6.6.1. Si es para firma, pasa al punto 6.7. 6.6.2 s para análisis, pesa al punto 6.12.

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Control de documentos PC-SMGO-003 O


6.7. Firma documento o indica observaciones.

6.7.1. El Jefe de División evalúa el documento, si lo autoriza suscribe su firma, y si no, indica observaciones y lo regresa a la Secretaria de División para su entrega.

6.8. Recibe documento y/o indicación.

6.8.1. La Secretaria de División, recibe el documento y/o indicación por parte del Jefe de División.

6.9. Entrega documento.

6.9.1. La Secretaria de División, entrega el documento al área o persona que lo generó e informa si es el caso, las indicaciones emitidas por el Jefe de División.

6.10. Recepción de documento por solicitante.

6.10.1. El solicitante recibe el documento y firma de recibido.

6.11. Archiva documento firmado de recibido.

6.11.1. La Secretaria de División, archiva el documento con sello y firma de recibido.

6.12. Recepción de documento por solicitante.

6.12.1 El solicitante recibe el documento y firma de recibido

6.13. Presenta documentos para análisis.

6.13.1. La Secretaria de División, presenta los documentos para análisis al Jefe de División y un resumen oral de la información contenida en los mismos.

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ÁREA DE APLICACIÓN FECHA DE IMPLEMENTACIÓN 1/11/12



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6.14. Revisa documento.

6.14.1. El Jefe de División, revisa el documento y define si requiere contestación.

6.15. ¿Requiere contestación?

6.15.1. Si el Documento requiere contestación, pasa al punto 6.16. 6.15.2. Si No requiere contestación, pasa al punto 6.18

6.16. Activación del Proceso Emisión de Oficios.

6.16.1. El Jefe de División, activa el Proceso de Emisión de Oficios.

6.17. Recibe indicaciones para dar seguimiento.

6.17.1. La Secretaria de División recibe indicaciones del Jefe de División para dar seguimiento al documento evaluado y lo registra en la Bitácora de Emisión de oficios (FT-SMGO-004 Versión O)

6.18. Activa Proceso Archivo de Documentos.

6.18.1. La Secretaria de División, activa el Proceso Archivo de Documentos.

7. PUNTOS CRITICOS NA

8. ANEXOS

8.1.1. Bitácora de Emisión de oficios (FT-SMGO-004 Versión O) 8.1.2. Bitácora de Recepción de oficios (FT-SMGO-007 Versión O)

9. REFERENCIAS 9.1.1. Norma internacional ISO-9001:2008. 9.1.2. Proceso Archivo de Documentos (PC-SMGO-005 Versión O). 9.1.3. Proceso Emisión de oficios (PC-SMGO-002 Versión O).

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AREA DE APLICACIÓN

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10. HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión Fecha de cambios Observaciones 0 24/09/2012 Nueva emisión

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O.P.D. Hospital Civil de Guadajara

AREA DE APLICACION

"Dr. Juan I. Menchaca" FECHA DE IMPLEMENTACION

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Atención de clientes PC -SMGO -004 O

CLIENTE PRODUCTO Personal Administrativo Atención de la solicitud o necesidad

1.OBJETIVO

1.1.Atención de manera eficiente de clientes que acuden a la División de Ginecología y Obstetricia.

2.POLÍTICAS

2.1.NA

3.DEFINICIONES

3.1.Cliente: Organización o persona que recibe un producto o servicio.

4.RESPONSABILIDADES

4.1.Es responsabilidad del cliente, acudir a la División y exponer su solicitud o necesidad.

4.2.Es responsabilidad de la secretaria de División, revisar las solicitudes, registrar la solicitud o necesidad de los clientes, canalizar con el personal o área de apoyo para la atención de la solicitud o necesidad por parte del cliente que acude a la División de Ginecología y Obstetricia, así como el resultado de la solicitud o necesidad.Y la aplicación de la encuesta de satisfacción del cliente

4.3.Es responsabilidad del Personal de la División de Ginecología y Obstetricia dar seguimiento a la solicitud o necesidad del cliente e informar a la secretaria el resultado.

4.4.Es responsabilidad de otras áreas atender la solicitud de la División de Ginecología y Obstetricia para la atención del cliente, de su solicitud o necesidad.

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aribel Rangel Nav r4., Dr. Daniel Vaca Franske

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1/11/12



Atención de clientes PC -SMGO-004 O


5.DIAGRAMA DE FLUJO Atención a clientes

Cliente Secretaria de la Personal de la

División División

6.1 Acude a División

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6.4 Registra la solicitud o necesidad

6.5 Puede resolver?

S

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6.10 Requiera 6.11 Atiende la apoyo de otra SI solicitud o

área? necesidad

▪ 6.17 Analiza resultados

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NO

NO • .

6.12 Da —1 seguimiento a la

- - --- solicitud o necesidad j

6.8 Canaliza al área respectiva

14 Periodo encuesta de satisfacción

NO

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LO:T-8~4:908 VO 6.15 Aplica encuesta de satisfaccion

6.16 Tabula los resultados de la

encuesta de satisfacción

•

o

6.18 Requiere acción correctiva

o preventiva?

6.19 Genera acción •

r: correspondiente •

6.13 Informa resultado

SI

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y Obstetricia


Lic. Beatriz Gutiérrez Moreno Gerente de Calidad.

Dr. Benj ez

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Otras áreas Jefe de División

♦ --6.2 Expone su

solicitud o necesidad

6.9 Atiende la solicitud o necesidad

6.6 Resuelve la solicitud o necesidad

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1/11/12



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Atención de clientes PC-SMGO-004 O


6. DESARROLLO

6.1.Acude a División de Ginecología y Obstetricia.

6.1.1.El Cliente acude a División de Ginecología y Obstetricia en el turno establecido.

6.2.Expone su solicitud o necesidad.

6.2.1.El Cliente expone o presenta su solicitud o necesidad para la atención a la secretaria de División.

6.3.¿Corresponde a la División de Ginecología y Obstetricia?

6.3.1.Si corresponde pasa al punto 6.4 6.3.2.Si no corresponde pasa al punto 6.8

6.4.Registra la solicitud o necesidad.

6.4.1.La secretaria de División registra la solicitud o necesidad en el Registro atención a Clientes (FT-SMGO-005 Versión O)

6.5.¿Puede resolver?

6.5.1.Si puede resolver para al punto 6.6 6.5.2.Si no puede resolver para al 6.9

6.6.Resuelve la solicitud o necesidad.

6.6.1.La secretaria de División resuelve la solicitud o necesidad del cliente.

6.7.Registra el resultado.

6.7.1.La secretaria de División registra el resultado en el en el Registro atención a Clientes (FT-SMGO-005 Versión O)

6.8.Canaliza al área respectiva.

6.8.1.La secretaria de División canaliza al cliente al área respectiva.

6.9.Atiende la solicitud o necesidad.

6.9.1.El personal de División de Ginecología y Obstetricia atiende la solicitud o necesidad del Cliente.

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Dr. Sergio Fasot-. Dueñas .., Jefe d: 0' sion de

Gine : e •f. y Obstetricia


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1/11/12





6.10.¿Se requiere apoyo de otra área?

6.10.1.Si requiere apoyo de otra área pasa al punto 6.11 6.10.2.Si no requiere apoyo de otra área para al punto 6.12

6.11.Atiende la solicitud o necesidad.

6.11.1.EI personal de otra área, atiende la solicitud o necesidad del cliente .

6.12.Da seguimiento a la solicitud o necesidad.

6.12.1.EI personal de División de Ginecología y Obstetricia, da seguimiento a la solicitud o necesidad del cliente hasta el final del proceso o procedimiento.

6.13.Informa el resultado.

6.13.1.EI personal de División de Ginecología y Obstetricia informa el resultado de la solicitud o necesidad del cliente.

6.14. Periodo de encuesta de satisfacción?

6.14.1.Si es periodo de encuesta de satisfacción del cliente? pasa al punto 6.15

6.14.2.Si no es periodo de encuesta de satisfacción del cliente pasa a FIN.

6.15.Aplica encuesta de satisfacción.

6.15.1. La secretaria de División aplica cada 4 meses la encuesta de satisfacción del cliente (FT-SMGO-008 Versión O) a los clientes que acuden a la oficina de la División en el transcurso de una semana.

6.16.Tabula los resultados de la encuesta de satisfacción.

6.16.1. La secretaria de División tabula los resultados de la encuesta de satisfacción del cliente.

6.17.Analiza resultados.

6.17.1. El Jefe de División analiza los resultados de la encuesta de satisfacción del cliente.

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aribel Rangel Na Dr. Daniel Vaca Franske

Dr. Sergio F/...„. -. o Dueñas Jefe . 5 visión de

Gine •Ofeía y Obstetricia

Consejo de Calidad y Consejo Seguridad del paciente


Dr. riamín Gálvez !vez

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O.P.D. Hospital Civil de Guadalajara "Dr. Juan I. Menchaca" FECHA DE IMPLEMENTACION

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AREA DE APLICACION 1/11/12





6.18.¿Requieren acción correctiva o preventiva?

6.18.1.Si requieren acción correctiva o preventiva pasa al punto 6.19 6.18.2.Si no requiere acción correctiva o preventiva pasa a FIN.

6.19.Genera acción correspondiente.

6.19.1. El Jefe de División genera acción correspondiente.

7.PUNTOS CRITICOS NA

8.ANEXOS

8.1.Registro atención a Clientes (FT-SMGO-005 Versión 0) 8.2.Encuesta de satisfacción del cliente (FT-SMGO-008 Versión 0)

9.REFERENCIAS 9.1 NA

10.HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión Fecha del cambio Descripción de cambios


laboró /New.° Revisó Consejo de Calidad y


Gerente de Calidad ,

Au Ir" ó Dr. Benja ■k ' álvez

'' z Director a Un .ad

J C. Maribel Rangel Nav Dr. Daniel Vaca Franske

Dr. Sergio Ol.o Dueñas i Jefe di¡ són de

Gine 01:a y Obstetricia

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O.P.D. Hospital Civil de Guadalajara "Dr. Juan I. Menchaca" FECHA DE IMPLEMENTACIÓN

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Archivo de documentos PC -SMG0-005 0

CLIENTE PRODUCTO Personal Administrativo Documentos archivados

1. OBJETIVO

1.1. Resguardo de los documentos recibidos y emitidos en la División de Ginecología y Obstetricia.

2. POLÍTICAS

2.1.Todo documento recibido deberá tener un registro en Bitácora de Recepción de oficios (FT-SMGO-007 VERSION O).

2.2. La organización del Archivo deberá estar bajo la metodología de las 5's. 2.3. El tiempo de resguardo de los documentos en físico, deberá ser por un

periodo de 5 años a partir de su registro.

3. DEFINICIONES

3.1. Documento: Información y su medio de soporte.


4.1. Es responsabilidad de la Secretaria de la División de Ginecología y Obstetricia, conocer el destino del documento emitido y recibido en la División de Ginecología y Obstetricia y el control del archivo del mismo.

4.2. Es responsabilidad de la Secretaria de la División de Ginecología y Obstetricia, encargarse del archivo y resguardo de los documentos recibidos y remitidos por la división.

Elabor' j, "--obó Revisó Auto ; \..D

C. Maribel Rangel Navarro' Dr. Daniel Vaca Franske

„...":4- /o Fajardo Dueñas J- . de División de

G - e ología y Obstetricia

n rjo/39qá 1,1 y lunbactiler paci tire


Dr. Benia e Gálv

Director de la idad

DOCUMENTO

CONTR

OLADO

Archivo de documentos

Secretaria de la División

INICIO

6.1 Clasifica el tipo de documento

6.2 Ordena documentos a

archivar

FT-SMGO-007

6.3 Captura en base de datos

6.4 Archiva documentos


r


1/11/12



Archivo de documentos PC -SMGO-005 O



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Ap.O. í Revisó Au orizó

C. Maribel -Kangel Na 4VVb- Dr. Daniel Vaca Franske

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O.P.D. Hos • ital Civil de Guadalajara "Dr. Juan I. Menchaca"

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1/11/12



Archivo de documentos PC -SMGO -005 O


6. DESARROLLO 6.1.Clasifica el tipo de documento.

6.1.1. Una vez evaluada y revisada la documentación por el Jefe de División, la Secretaria de División resguarda los documentos.

6.2.0rdena documentos a archivar.

6.2.1. La Secretaria de División, ordena los documentos alfabéticamente por fecha, servicio y/o área, y los coloca en carpetas previamente identificadas.

6.3.Captura en Bitácora de Recepción de oficios (FT-SMGO-007 VO)

6.3.1. La Secretaria de División, identifica el servicio y/o el área del remitente del documento y captura la información requerida en la Bitácora de Recepción de oficios (FT-SMGO-007 VERSION 0).

6.4.Archiva documentos.

6.4.1. La Secretaria de División, archiva el documento en la carpeta correspondiente y espacio asignado para tal fin.

7. PUNTOS CRITICOS. NA

8. ANEXOS 8.1 Bitácora de Recepción de oficios (FT-SMGO-007 VERSION 0).

9. REFERENCIAS

9.1.NA

10. HISTORIAL DE CAMBIOS Versión Fecha del cambio Descripción de cambios


Elabor Apr ,5.o Revisó A torizó <

C. Marib angel Nava...1 Dr. Daniel Vaca Franske

Dr. Sergio Fí „. .o Dueñas

f-, Je visión de Ginyt,"7,.,la y Obstetricia



Dr. Be r rnin Gálvez Igilvz

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DOCUMENTO

CONTR

OLADO

Documents

CONTROLADO - Hospital Civil de Guadalajara