Contrôler vos courriers d’aujourd’hui et d’hier,C’est maîtriser vos enjeux de demain !

Edité par a rch imed ®5

A propos d’Archimed

La gestion de courrier est la colonne vertébralede votre gestion électronique de documents.

Archimed est éditeur de logiciels pour la Gestion Electronique de Documents (GEC, GED) depuis plus de 20 ans .

L’innovation est une valeur fondatrice d’Archimed . Nos équipes répondent et anticipent les besoins et évolutions de la gestion du courrier et du document en entreprise.

Archimed compte à son actif des centaines de clients , des dizaines de milliers d’utilisateurs quotidiens et des millions de documents gérés par ses solutions .

Acteur indépendant et à dimension internationale , Archimed est une société en forte croissance qui a réalisé plus de 8 millions d’euros de chiffre d’affaires en 2013.

Pour accompagner sa croissance, Archimed s’appuie sur un réseau de partenaires privilégiés en France et à l’étranger .

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Avec Elise, maîtrisez les enjeux des documents circulants

La Gestion Electronique de Courrier (GEC) est un facteur clé de succès dans l’optimisation de la productivité et dans la relation avec vos clients ou avec les citoyens.

Vos échanges avec vos clients, partenaires,

fournisseurs et futurs collaborateurs

sont-ils au cœur de vos préoccupations ?

Optimisez la gestion de tous les documents circulants dans votre organisation, quel que soit leur support et leur contenu.

Maîtrisez les risques : archivez tous vos documents, garantissez la qualité et les délais de réponse, sécurisez les accès et assurez la confidentialité.

Améliorez la performance en automatisant vos processus administratifs et métiers.

Dynamisez la relation avec vos clients, partenaires ou administrés (GRC/CRM).

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Elise, une gestion centralisée de tous vos flux de documentsElise, une solution polyvalente et flexible pour chaque organisation

Elise est une application modulable qui sait s’adapter aux structures et processus de chacun de nos clients.

Du secteur public aux entreprises privées, d’organisations centralisées aux grands réseaux internationaux, des grands comptes aux PME, la souplesse et la facilité d’intégration d’Elise garantissent sa parfaite adéquation à vos métiers .

Centralisez la gestion de vos flux de documents : entrants, sortants et internes.

Unifiez la structuration de vos échanges : courriers, courriels, téléphone, formulaires...

Déployez une solution industrielle de numérisation et de reconnaissance de caractères.

Personnalisez vos modèles et créez rapidement des documents conformes à votre charte.

Adaptez Elise à tous vos types de contenus : factures, contrats, bons de commandes, documents RH.

Décloisonnez vos applications métiers et renforcez votre infrastructure de gestion électronique de documents.

Sécurisez votre base de courriers , seule mémoire de votre entreprise.

Liez l’ensemble de vos contenus , organisez-les par dossier, dans le respect de vos référentiels.

Le courrier est le premier patrimoine de votre organisation, faites le fructifier avec Elise .

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Elise facilite l’accès et la circulation de l’information

Vos collaborateurs ont un accès sécurisé aux documents partagés en fonction de leur position et niveau de responsabilité dans l’organigramme .

La personnalisation des espaces de travail par bannette structure le travail de vos équipes .

Des notifications et relances automatiques alertent vos collaborateurs sur les tâches et documents qui leur sont attribués.

La puissance des interfaces de recherche intégrées à Elise facilite et accélère l’accès à l’information : recherche simple, multicritères, mémorisée, plans de classement dynamiques .

La gestion des tâches est structurée : « valider », « répondre », « informer », « signer », « rédiger », « traiter ».

L’outil s’adapte aux évolutions de votre organisation : gestion des absences et délégation des tâches, réorganisation des services .

Les actes et décisions de vos collaborateurs sont notifiés pour un suivi en temps réel de vos dossiers .

Les fonctionnalités de classement et de gestion des documents par dossier augmentent la productivité de vos équipes .

Elise améliore le pilotage de vos projets et le management de votre entreprise.

Des tableaux de bord rassemblent les indicateurs clés de l’activité : temps de traitement, efficacité…

Elise, un outil collaboratif Elise, un outil de prise de décision

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Focus : Circuit courrierImpliquez tous les acteurs de votre entreprise

Bénéficiez d’un outil adapté à chaque métier , pour chaque utilisateur .

De la numérisation à l’archivage, contrôlez la circulation et le traitement de vos courriers entrants et sortants .

Dématérialisez tous vos courriers arrivés papier.

Captez l ’ensemble de vos flux électroniques (courriels et formulaires Web).

Enregistrez rapidement les courriers via une interface de saisie simplifiée.

Diffusez efficacement l’information du jour aux différents services.

Gérez vos processus de traitement par service, par type de document.

Traitez les documents dans les délais impartis.

Suivez en temps réel les échéances et les process de traitement.

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Avec Elise, gagnez en productivité et développez durablement votre activité

Elise me permet de retrouver immédiatement tous les documents dont j’ai besoin, y compris ceux reçus au format

papier : c’est un gain de temps inestimableMarie C., Présidente

Les documents sont échangés de manière complètement électronique, nous avons considérablement réduit nos délais de traitement

et nos coûts de gestion interne

Christian V., Directeur Général des Services

Plus de photocopie ! Quelle économie de temps et d’argentLaurent N., Comptable

Cette application Web s’est déployée rapidement et sans contraintesSophie E., Directrice des Systèmes d’Information

Il était temps de pouvoir conserver les mails importants dans une archive centralisée

Florence L., Archiviste

La solution a su parfaitement s’adapter à notre organisation et à nos métiers

Guillaume N., Directeur des Ressources Humaines

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Elise, un progiciel intégré qui s’adapte à votre métier et votre organisation

Un produit paramétrable, en adéquation avec vos besoins

Modélisez votre organigramme.

Adaptez la politique de droits en fonction de vos contraintes.

Définissez les types de documents , les règles de gestion et les processus associés aux métiers de l’organisation.

Proposez des outils de recherche répondant aux attentes de chaque utilisateur.

Créez et partagez vos modèles de documents et d’email et vos structures de tableaux de bord.

Définissez des formats d’exports en adéquation avec les logiciels util isés au sein de votre entreprise.

Personnalisez vos workflows et les outils de votre quotidien : carnets d’adresses, outils de recherches, d’affichage, vos casiers d’enregistrement et bannettes de suivi pour une utilisation fluide et intuitive.

Optimisez l’accès à vos documents , avec un usage facilité d’Elise en situation de mobilité.

Mettez en place les règles de conservation et d’archivage des documents conformément aux réglementations.

Allez plus loin à l’aide de connecteurs ou d’extensions développés par nos équipes et partenaires.

Avant la mise en place d’Elise, nous échangions nos documents par email et nous ne savions jamais si nous avions la dernière version des documents

Fanny B., Secrétaire de direction

Je suis régulièrement en déplacement, Elise me permet de suivre et de superviser l’ensemble des courriers

importants échangés avec nos clients

Eric D., Directeur des ventes

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Pourquoi choisir Elise ?

Profitez de l’expérience et du sens de l’innovation d’Archimed : expert du domaine de la gestion de courrier et de la dématérialisation.

Bénéficiez du réseau Archimed : les meilleurs partenaires en consulting, intégration, formation, support et tierce maintenance applicative.

Investissez sur la durée avec Elise, et faites de ce progiciel un véritable « actif » capable d’accompagner votre organisation dans ses évolutions et besoins futurs.

Découvrez un écosystème complet et performant au service de vos projets de gestion électronique de documents.

Exploitez les performances et l’efficacité d’Elise , au service de votre Retour sur Investissement (ROI).

Retrouvez tous vos documents et courriers au sein d’une seule et unique application.

Fiez-vous aux règles automatisées et systématiques de confidentialité des documents en fonction de votre organigramme.

Comptez sur la fiabilité et la robustesse d’un progiciel Archimed.

Elise, un progiciel performant Elise, un progiciel de confiance

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Avec Elise, capitalisez sur vos outils tout en investissant pour l’avenirLes extensions d’Elise

Les modules « mobilité » : avec Elise iPad et Elise Office, vos courriers vous accompagnent partout .

La signature électronique, pour garantir l’authenticité de vos documents .

Le module Accueil(s) pour gérer, depuis une interface spécialisée, les prises d’appels téléphoniques et les sollicitations en face à face.

La base de connaissance Eureka, pour offrir à vos concitoyens un accueil et des réponses de qualité optimale .

L’extension LAD Factures, pour lire et traiter automatiquement vos factures .

L’archivage SEDA, afin d’exporter vos données au format Standard d’Echange de Données pour l’Archivage vers un SAE (Système d’Archivage Electronique) .

L’extension conversion pdf, pour convertir automatiquement vos documents bureautiques au format PDF/A .

Un connecteur générique pour interconnecter Elise à vos applications (Alfresco , Sharepoint , gestion financière, SIRH, site web, intranet, CRM, ...)

Et un SDK (WebServices), pour intégrer Elise à vos systèmes de gestion .

Plus qu’un logiciel, un véritable écosystème au service de vos objectifs Connectez Elise à votre annuaire d’entreprise (LDAP, SSO),

Consolidez votre base de contacts Elise à partir de l’ensemble de vos carnets d’adresses.

Injectez dans Elise les référentiels de votre organisation (codes projets, codes clients, références produits ou services, …).

Intégrez Elise à vos intranets, pour les enrichir de fonctions complémentaires, indispensables et sur étagères.

Exploitez les informations statistiques et les vues de données Elise pour alimenter votre système décisionnel.

Du sas d’entrée / sortie en passant par les WebServices, interconnectez Elise à vos applications directement ou au travers de votre ESB (Entreprise Service Bus).

Elise est complètement intégrée à mon logiciel de comptabilité pour le

traitement des factures fournisseurs

Sophie B., Direction des Affaires Financières

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Fiche techniqueImplémentez EliseNUMERISATION

• Dématérialisation des documents en lots ou à l’unité par le biais de fiches séparatrices ou étiquettes codes-barres

• Dématérialisation centralisée ou éclatée depuis plusieurs points d’acquisition

• Supervision des chaînes de numérisation

• Reconnaissance des codes-barres 1D, 2D, traitement d’images, OCR, conversion PDF/A1, compression couleur, LAD

• Compatibilité avec tout périphérique de numérisation

CAPTATION DES FLUX ELECTRONIQUES

• Intégration automatique des courriels et formulaires Web

• Publication directe dans Elise d’un mail depuis Outlook

• Intégration des documents depuis le SAS d’entrée/sortie ou depuis les WebServices

• PRISE EN CHARGE DES DEMANDES TELEPHONIQUES ET EN PRÉSENTIEL

• Interface dédiée à la prise en charge des demandes reçues par téléphone ou en face à face : module « Accueil(s) »

CASIERS VIRTUELS• Routage automatique des

documents numérisés dans des casiers numériques pour enregistrement

• Personnalisation des casiers : par service, par type de documents, par support (papier, courriel…), par flux métiers…

• Possibilité d’association automatique à chaque casier d’un processus de traitement

• ENREGISTREMENT DES DOCUMENTS

• Gestion des documents entrants, sortants et internes

• Interface de saisie simple dédiée aux services courriers

• Interface de saisie complète dédiée aux services métiers

• Champs descriptifs standards utiles au traitement du document : date, émetteur, objet, référence…

• Personnalisation de données descriptives selon le type de document : métadonnées spécifiques, association du document à une ou plusieurs entrées d’un plan de classement (thésaurus), données liées à l’archivage…

• Dédoublonnage des documents

CIRCULATION ET PROCESSUS

• Demandes d’actions aux services et/ou collaborateurs ou sélection d’un processus de traitement pré-paramétré

• Gestion de catégories d’actions : Attribution, Contribution, pour Information et de sous-catégories personnalisables

• Gestion des refus

• Interface Web de modélisation des processus de traitements, basés sur l’organigramme de la structure

• Association à chaque action de dates d’échéance de traitement et de dates d’alerte

• Notifications automatiques

INTERFACE DE CONSULTATION

• Interface et référentiels multilingues

• Accès pour chaque utilisateur à sa boite personnelle, la boite du ou des service(s) d’appartenance et celle de ses collaborateurs

• Interface de consultation avec répartition des documents à traiter dans des bannettes virtuelles : En cours / A suivre / Terminé…

• Personnalisation des bannettes, des listes de résultats et des affichages pour s’adapter au contexte métier

TRAITEMENT• Gestion des commentaires et des

annotations

• Gestion des accusés de réception

• Intégration de pièces jointes utiles au traitement / Gestion du versioning et de la confidentialité

• Gestion des liens entre documents

• Gestion de fonctions utiles au traitement : Demande d’informations, transfert du document, envoi et relance par courriel, réponse…

• Gestion des consignes sur chaque action

• Mise à disposition d’une base de connaissance pour faciliter le traitement interne des documents

• Alertes automatiques selon les échéances

• Gestion des absences et de la délégation

GESTION DES DOCUMENTS DEPARTS

• Fonction Répondre avec création automatique de la fiche documentaire

• Lien automatique entre le document entrant et sa réponse

• Gestion d’une base de documents modèles : Accusés de réception, réponses, notes internes

• Pilotage depuis le navigateur des suites Office et OpenOffice

• Insertion de codes-barres dans le document

• Processus de validation associés aux réponses

• Fonction intégrée de signature électronique

MOBILITE• Lecture et traitement des

documents en mode déconnecté via IPad et PC

GESTION DES REFERENTIELS

• Gestion intégrée d’une base de contacts tiers / Gestion en carnets / Module intégré de contrôle d’adresses (P@C)

• Gestion des destinataires internes basée sur l’organigramme

• SUIVI• Suivi en temps réel des traitements

via un processus graphique

• Suivi des demandes réalisées par chaque collaborateur via une bannette dédiée

• Historique des échanges

RECHERCHE ET PLANS DE CLASSEMENT

• Recherche simple par mots clés sur les métadonnées et le contenu du document

• Recherche multicritères par le biais d’une interface de recherche avancée

• Constitution à la volée de plans de classement dynamiques des documents

• Enregistrement des recherches et des plans de classement

• Sauvegarde des documents dans un panier

• Classement des documents par dossiers

IMPORTS / EXPORTS ET IMPRESSIONS

• Import automatisé des bases contacts et des documents via le SAS d’entrée/sortie

• Exports de listes de documents au format CSV

• Impression des fiches documentaires

STATISTIQUES• Editions standards fournies

• Requêtes paramétrables

ARCHIVAGE• Archivage des documents selon

leur durée d’utilité administrative

• Module complémentaire d’archivage SEDA

Licence par serveur et modules optionnels,Licence par utilisateur,Licence par utilisateur de périphériques mobiles en mode déconnecté.

Licences

Navigateurs web : Microsoft Internet Explorer et Mozilla FireFox,Outils bureautiques : Microsoft Office et Apache OpenOffice, éditeurs PDF,Périphériques mobiles en mode déconnecté : Apple iPad et Windows,Serveurs : Microsoft Windows Server et Microsoft Internet Information Services,Virtualisation : Microsoft HyperV et VMWare,Bases de données : Microsoft SQL Server et Oracle,Annuaires et SSO : Microsoft ActiveDirectory et LDAP V3, Serveurs de messagerie : POP(S), IMAP(S) et SMTP(S),Formats d’entrées pour la numérisation : TIFF multipages et PDF.

Multil ingues : gestion de la langue d’interface et de la langue des référentiels par utilisateur,Multi-tenant ou multi instances.

Déploiement

Données techniques

VMware est une marque déposée ou une marque de commerce de VMware, Inc. aux États-Unis et/ou dans d’autres juridictions - Oracle et Java sont des marques déposées d’Oracle Corporation et/ou de ses affiliés - Microsoft est une marque déposée de Microsoft Corporation aux Etats-Unis et/ou dans d’autres pays - Sharepoint est une marque déposée de Microsoft Corporation - Alfresco est une marque déposée de Alfresco Software Ltd - «Apache», «OpenOffice», «OpenOffice Apache» et «ApacheCon» sont des marques déposées de l’Apache Software Foundation - Apple, iPad sont des marques d’Apple Inc. déposées aux Etats-Unis. 2120

Retrouvez sur notre site l’ensemble de nos solutions, des ressources en ligne et des témoignages :

www.archimed.fr

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www.archimed.fr/elise

Les documents sont échangés de manière complètement électronique, nous avons

considérablement réduit nos délais de traitement et nos coûts de gestion interne.

Christian V., Directeur Général des Services