Core Scm Ds Ds080 Dis Func Scm002 v2 Febrero2014

7/22/2019 Core Scm Ds Ds080 Dis Func Scm002 v2 Febrero2014

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DS.080 Diseo Funcional Extensiones e Interfaces15 de marzo de 2014

Cadena de SuministroFile Ref: Document1 (v1.0)

OUM

DS.080DISEO FUNCIONALEXTENSIONES E INTERFACESSCM002-WORKFLOW DEAPROBACIONESDESOLICITUDESINTERNASYSOLICITUDESINTERNASDECOMPRA

Cadena de Suministro

Autor: Oracle Consulting

Fecha de Creacin: octubre 7, 2013ltima Modificacin: Febrero 3, 2014

Documento Ref: DS080

Versin: 2.0

Aprobadores:

Jorge EspinosaLder Funcional Abastecimiento

Rodrigo DazLder Funcional Oracle

Alma GarcaGerente de Proyecto

Hugo TinocoGerente de Proyecto

Alejandro BritoGerente de TI


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Doc Ref: DS080

1 CONTROL DEL DOCUMENTO

1.1 Registro de Cambios10

Fecha Autor Versin Referencia del Cambio

01/10/13 Azucena Rodrguez 1.0 Sin documento previo

03/02/14 Azucena Rodrguez 2.0 Se agrega la condicin D.19, para las solicitudesinternas de almacn, que discrimina las solicitudesinternas provenientes de SAB

1.2 Revisores

Nombre Puesto

Jorge Espinosa Lder de ciclo de Abastecimiento Aeromxico

Hugo Tinoco Gerente de proyecto Aeromxico

Aarn Alamilla PMO de Abastecimiento Aeromxico

Gustavo Oran QA-KPMG

Rodrigo Daz Lder de ciclo de Abastecimiento Oracle

Alma Garca Gerente de proyecto Oracle

Yuri Forno PMO Oracle

Alejandro Brito Gerente TI Aeromxico

1.3 Distribucin

Nombre

Carpeta de proyecto Carpeta del Proyecto, Original Firmada

Jorge Espinosa Va mail Copia Electrnica

Hugo Tinoco Va mail Copia Electrnica

Aarn Alamilla Va mail Copia Electrnica

Gustavo Oran Va mail Copia Electrnica

Rodrigo Daz Va mail Copia Electrnica

Alma Garca Va mail Copia Electrnica

Yuri Forno Va mail Copia Electrnica

Alejandro Brito Va mail Copia Electrnica


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Doc Ref: DS080

Contenido

1 Control del Documento .............................................................................................. 21.1 Registro de Cambios .................................................................................................... 21.2 Revisores ...................................................................................................................... 21.3 Distribucin ................................................................................................................... 22 Introduccin ................................................................................................................ 42.1 Necesidades Bsicas del Negocio ............................................................................... 42.2 Caractersticas Principales ........................................................................................... 42.3 Supuestos ..................................................................................................................... 52.4 Definiciones .................................................................................................................. 52.5 Descripcin del Desarrollo ......................................................................................... 112.6 Reglas del Negocio .................................................................................................... 173 Descripcin de Programa ........................................................................................ 183.1 Pre-requisitos ............................................................................................................. 183.2 Cuando ejecutar el programa ..................................................................................... 183.3 Parmetros del Programa .......................................................................................... 18


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Doc Ref: DS080

2 INTRODUCCIN

El presente documento tiene por objetivo definir el proceso en Grupo Aeromxico que se seguirpara el flujo de aprobaciones que se llevaran a cabo para los cargos directos, servicios yrequerimientos de almacn para el consumo interno.

Estos cargos se crean por medio de documentos definidos en Oracle como Solicitudes Internas de

Compra(SIC) y Solicitudes Internas (SI). En Oracle Compras (PO) es necesario utilizar el WorkflowEstndar. Por lo tanto, es necesario modificar el WF estndar que viene por defecto para queconstruir la secuencia de aprobacin de los documentos antes mencionados.

2.1 Necesidades Bsicas del Negocio

Los siguientes conceptos requieren pasar por un flujo de aprobacin personalizado.

Requerimiento de compra de Cargo Directo y Servicios.

Requerimientos Internos al almacnEs necesario que los requerimientos provenientes de la pagina Web-SAB y de planeacinmantengan la funcionalidad natural de la aplicacin, y no se vean afectados por esta modificacin

Se requiere incluir la aprobacin de personal de Sistemas y Obras y Servicios cuando as lo indiquenlos tems.

Cuando se trate el penltimo nivel de aprobacin de la jerarqua (Direccin ejecutivas, etc.), esta nodeber pasar de forma inmediata al ltimo aprobador (Director General) deber pasar previamentepro las autorizaciones correspondientes de finanzas, sistemas y Obras segn corresponda antes depasar a la ultima autorizacin.

Es necesario que el WF que se personalice mantenga la misma funcionalidad que el WF estndar,permitiendo aprobar, rechazar, reenviar, reglas de vacaciones, visualizacin en las pantallas de

Compras y iProcurement.Para el caso de los usuarios de finanzas no deben de enviarse dos veces la misma aprobacin.

2.2 Caractersticas Principales

Los requerimientos de compra (SIC) o internos (SI) generados por la pagina SAB web quedaranaprobados de forma inmediata

nicamente las requisiciones de compra (SIC) de Cargo directo y servicios, pasaran por laaprobacin del rea financiera.

nicamente las requisiciones al almacn para consumo interno pasaran por la aprobacin del reafinanciera.

La validacin y aprobacin de Finanzas, estar en funcin a la jerarqua funcional definida en cadadocumento.

Dependiendo del monto definido, las aprobaciones de finanzas pueden variar de una a dos personasque validaran


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Doc Ref: DS080

2.3 Supuestos

Los requerimientos de compra (SIC) o internos (SI) generados por la pagina SAB web quedaranaprobados de forma inmediata (Attribute1 del cabecero de la requisicin)

Aplica para todas las empresa de Grupo Aeromxico.

Slo existir un responsable por cada nivel de aprobacin.

Los montos y usuarios debern estar activos.

nicamente las requisiciones de compra (SIC) de Cargo directo y servicios, pasaran por laaprobacin del rea financiera.

nicamente las requisiciones al almacn para consumo interno pasaran por la aprobacin del reafinanciera.

La validacin y aprobacin de Finanzas, estar en funcin a la jerarqua funcional definida en cadadocumento.

La aprobacin financiera empezara cuando el WF estndar determine que el ultimo aprobador hadado su autorizacin para aprobar y reservar el documento, sin embargo la excepcin correspondeal ltimo nivel de aprobacin, antes de llegar al nivel " Director General" deber pasar previamentepor la aprobacin de finanzas antes de continuar al " Director General"

Esta modificacin afectara a:

Documento Approval Workflow Item Type Workflow Start Process

Solicitud Interna de Compra

(Purchase Requisition)

Requisition REQAPPRV Main Requisition Approval

Solicitud Interna

(Internal Requisition)


Todas las notificaciones que se envi desde esta modificacin, debern comportarse de igualmanera que el WF estndar

Todas las notificaciones que se envi debern tener las opciones de aprobar y rechazar.

2.4 DefinicionesJerarqua funcional

La jerarqua funcional que se tomara de lo definido en cada documento:

Solicitud Interna

PO > Configuracin > Organizaciones > Tipo de documento >Solicitud Interna


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Doc Ref: DS080

1. Cdigo: Cdigo correspondiente

2. Descripcin: Corresponder al monto mnimo de aprobacin

3. Etiqueta: Corresponde al monto mximo de aprobacin, cuando sea nulo es monto mayor.

NOTAS: Nomenclatura definida

SIC = Solicitud Interna de Compra

SI = Solicitud Interna

Responsables de aprobacin finanzas

Para cada nivel se asignara un responsable de aprobacin a travs de un look up llamadoXXGAM_PO_APROBADORES

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Doc Ref: DS080

1. Cdigo: corresponder al nivel de aprobacin (Niveles de aprobacin finanzas)

2. Significado: Corresponder al usuario (clave) que esta como responsable de ese nivel deaprobacin

3. Descripcin: Nombre del empleado que esta como responsable de ese nivel de aprobacin

Tipo de documento

Definido en el campo Tipo

Requerimientos que no debe afectar

Todos aquellos requerimientos que tengan indicado en el Attribute1 o Attribute4 los valores SAB y/oS respectivamente no debern considerarse

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Doc Ref: DS080

Cuando en el attribute1 aparezcan valores como

SAB COMPRAS DE INVENTARIO SAB

UNI COMPRAS DE INVENTARIO UNI

PAP COMPRAS DE INVENTARIO PAPELERIA

SGE COMPRAS DE INVENTARIO SERVICIOS GENERALES

MKT COMPRAS DE INVENTARIO MKT

IMG COMPRAS DE INVENTARIO IMAGEN

TEC COMPRAS TECNICAS

TEG COMPRAS GENERALES PARA INVENTARIO TECNICO

BFE COMPRAS TECNICAS BFE (BUYER FURNITURE EQUIPMENT)

Se deber utilizar el WF estndar de la aplicacin definido en los tipos de documento

Aprobadores Ejecutivos

Se definir un look up donde se ingresara el listado de usuarios - empleados, que debern ingresaruna vez que aprueben al flujo de aprobacin de finanzas, ya que ninguna aprobacin puede pasar aldirector ejecutivo sin la aprobacin previa de finanzas


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Doc Ref: DS080

1. Cdigo: Clave de usuario

2. Descripcin: Nombre del empleado

Flag de tems


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2.5 Descripcin del Desarrollo

Pag. 1 de 2

WF de Aprobacin de Solicitudes Internas y Solicitudes Internas de Compra en Oracle

WF

Usuario

SIC

SAB/UNI/PAP

SGE/MKT/IMG

OAS/BFE/SER No

Si

Si

No

No

Si

Si

No

Sis / O&S

Ninguno

SI No Si Si

Si

No

Si

Attribure1 =

SAB

Attribure1 =

D.16D.01

Usuario en

Lookup

Iniciar WF

Estandar

WF.14

Generar

requisicin

WF.01

D.15

Iniciar WF

Estandar

D.16

WF.02

6

Ultima

aprobacin

WF.03

D.13

D.04

2

1

Enviar a siguiente

aprobador

WF.13

Fin

Iniciar WF

Estandar

6

1

Ultima

aprobacin

D.02

WF.12

D.05

D.06

Enviar a siguiente

aprobador

Aprobada

Aprobada

5

WF.11

Usuario en

Lookup

3

4

4

WF.15

Tipo de

Solicitud

Atributo de

item=Aprobada

Notificar usuario y

estaus de

Rechazada

D.4

Inicio

1

Iniciar flujo de

aprobacin

Estandar

4

D.03

1

D.19


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Doc Ref: DS080

Pg. 2 de 2

WF de Aprobacin de Solicitudes Internas y Solicitudes Internas de Compra en Oracle

WF

2

1

LocalizarAprobador en

lookup

ApruebaIniciar Aprobacin

de finanzas

Monto SIC1/SI1Nivel de aprobacin

maxSi

3

No

3

Enviar a siguienteresponsable de

aprobacionSi

Monto > a nivel

max deaprobacion

Aprueba

Si

2 No

3 Si

Verificar si usuario

es ultimoaprobador

ltimo

aprobadorSi No

Enviar a ultimoaprobador de WF

Estandar

No

4

Iniciar WFEstandar

Aprobada5

2

Si

No

WF.16

WF.04

WF.06

WF.10

WF.07WF.08

WF.09

WF.10

D.07 D.09 D.10

D.12

D.13D.14

D.11

D.17

Validar que elusuario no este en

jerarquia deFinanzas

Jerarquia definanzas

Si

No

5

5

3

Si

WF.05

D.08


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El proceso inicia cuando el usuario captura una requisicin interna de compra o una requisicininterna.

Sec Responsable Actividad Descripcin

WF.01 Usuario Generar

requisicin

Captura e inicia el proceso de aprobacin de la SIC o de

la SI segn correspondaD.01 WF Tipo de Solicitud El WF validar conforme al tipo de documento

Si es Solicitud Interna de CompraIr a D.02

Si es Solicitud Interna Ir a D.14

D.02 WF Attribure1 Si el atributo 1 del cabecero de la Solicitud Interna deCompra es

Si es OAS/BFE/SERIr a D.03

Si es SAB/UNI/PAP/SGE/MKT/IMG Ir a WF.12

D.03 WFUsuario en Lookup

Validar que el usuario que en ese momento es dueo dela aprobacin se encuentre dentro del lookup de"XXGAM_PO_APROBADORES_EJEC

Sies usuario ir a WF.13

Noes usuario ir a WF.02

WF.02 WFIniciar WFEstndar

WF ejecutara el WF estndar (natural) para este nivel deaprobacin

D.04 WFAprobada

El usuario responsable del WF aprueba la SolicitudInterna de Compra

Siir a D.04

Noir a WF.13

D.05 WFUltima aprobacin

Si el aprobador opta por la opcin de aprobar, el WFdeber validar si es el ltimo aprobador de la cadena deaprobacin

Siir a actividad D.06

Noir a actividad WF.03

WF.03 WF Enviar a siguienteaprobador

Enviar al siguiente aprobador conforme a la JerarquaFuncional

Ira D.03

D.06 WF Atributo de tem= El WF deber validar si algn tem (cdigo de articulo)definido en esa aprobacin cuenta con la indicacin deSistemas y/u Obras&Servicios


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Doc Ref: DS080

Sistemas y/u Obras&Serviciosir a WF.04

No indicadoir a WF.05

WF.04 WFLocalizar

Aprobador enlookup

Se inicial el WF custodiado para la aprobacin deIndicando en el Lookup deXXGAM_PO_APROBADORES_ADD

D.07 WFAprueba

El usuario responsable del WF aprueba la Solicitud

Siir a WF.05

Noir a WF.13

WF.05 WFValidar que elusuario no est en

jerarqua deFinanzas

EL WF validara si el usuario aprobador aparece en lajerarquia de finanzas

D.08 WFJerarqua definanzas Siir a WF.10

Noir a WF.06

WF.06 WFIniciar Aprobacinde finanzas

Se inicial el WF customizado para la aprobacin definanzas

D.09 WFMonto


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Doc Ref: DS080

Siir a D.11

Noir a WF.14

D.11 WFMonto > SIC1/SI1Nivel deaprobacin Max

El WF validara si el monto de la Solicitud Interna deCompra y/o Solicitud Interna es menor o igual al montoMximo de aprobacin definido para el grupo deaprobacin

SI1 para Solicitudes internasSIC1 para Solicitudes internas de Compra

Definido en el lookupXXGAM_PO_NIVEL_APROBACION

En la columna de Etiqueta

Si es >al monto mnimo ir a WF.08

No es >al monto mnimo ir a WF.11

WF.08 WF Enviar a siguiente

responsable deaprobacin

Enva notificacin de aprobacin al siguiente usuario

definido en Responsables de aprobacin finanzas dellook up XXGAM_PO_APROBADORES

D.12 WFAprueba


Siir a D.13

Noir a WF.14

D.13 WF Monto > a nivelMax deaprobacin

El WF validara si el monto de la Solicitud Interna deCompra y/o Solicitud Interna es menor o igual al montoMximo de aprobacin definido para el grupo deaprobacin

XXGAM_PO_NIVEL_APROBACION

En la columna de Etiqueta

Si es >al monto mnimo ir a WF.08

No es >al monto mnimo ir a WF.09

WF.09 WF Verificar si usuarioes ultimoaprobador

Deber verificar conforme al WF estndar si el usuariofuncional que aprob en la actividad es el ultimoaprobador

D.14 WF ltimo aprobador Sies el ultimo aprobador ir a actividad WF.10Noes el ultimo aprobador ir a actividad WF.11

WF.10 WFEnviar a ultimoaprobador de WFEstndar

Enva notificacin de aprobacin al usuario definido comoel ultimo aprobador de la solicitud interna de compra parafinalizar el proceso de aprobacin estndar.

Fin de actividad


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Doc Ref: DS080

WF.11 WFFinalizar procesoSIC /SI Aprobada

Finaliza proceso de aprobacin con estatus de aprobaday reservada.

Fin de actividad

WF.12 WFIniciar flujo de

aprobacin Estndar Continua flujo estndar de aprobacin

Fin de actividad

WF.13 WFIniciar WF Estndar


D.14 WFAprobada


Siir a D.06

Noir a WF.10

WF.14 WFNotificar usuario y

estas de Rechazada Enviar notificacin de de rechazo y dejar en estatus derechazado.

Fin de actividad

D.19 WFAttribute1 = SAB

La solicitud interna en el attribute1 = SAB

Siir a WF.11

NOir a D.15

D.15 WFUsuario en Lookup

Validar que el usuario que en ese momento es dueo dela aprobacin se encuentre dentro del lookup de"XXGAM_PO_APROBADORES_EJEC

Sies usuario ir a

Noes usuario ir a WF.02



D.16 WFAprobada


Siir a D.17

Noir a WF.14

D.17 WFltimo aprobador

Sies el ultimo aprobador ir a actividad WF.06

Noes el ultimo aprobador ir a actividad WF.16

WF.16 WFEnviar a siguienteaprobador

Enva notificacin de aprobacin al usuario definido comoel siguiente aprobador de la solicitud interna de compradel proceso de aprobacin estndar.

Ir a D.15




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Doc Ref: DS080

D.18 WFAprobada

Sies el ultimo aprobador ir a actividad WF.06

Noes el ultimo aprobador ir a actividad WF.14

2.6 Reglas del Negocio

Aplicara a todas las empresas que tengan asignado en el tipo de documento:

Documento Aprobar Workflow tem Type Workflow Start Process

Solicitud Interna de Compra

(Purchase Requisition)


Solicitud Interna

(Internal Requisition)


Existir un solo responsable por cada grupo de Aprobacin de finanzas.

Los usuarios y/o empleados debern estar activos


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