Corso avanzato per lo sviluppo delle funzioni di Direttore

Generale

18 aprile 2008

Scuola Regionale Lombardia

Il sistema degli indicatori nel sistema integrato PEG/Controllo di gestione

Il sistema PeC direzionale ovvero il “controllo di gestione”

1. PROGRAMMAZIONE obiettivi

3. ATTIVITA’ E MISURAZIONI

azioni

2. FORMULAZIONE BUDGET decisioni

4. REPORTING VALUTAZIONE

risultati

Il sistema degli indicatori

Dove? Piano generale di sviluppo, Relazione previsionale e programmatica, Relazione illustrativa della Giunta al rendiconto., Bilancio, Peg ,Report, Bilancio mandato, Bilancio sociale …

Quando? Fase di pianificazione/programmazione, fase di reporting

Indicatori: gli attributi rilevanti dell’informazione

GLI ATTRIBUTI RILEVANTI

DELL’NFORMAZIONE

PROGRAMMABILI

COMPLETI

COMPRENSIBILI

TEMPESTIVI

SINTETICI

MISURABILI

Variabili di contesto

Sistema impresa Azienda pubblica

Esistenza del mercato Analisi proventi/costi-equilibri finanziari

Equilibrio: profitto Capacità di soddisfare la domanda espressa dalla cittadinanzaCapacità di soddisfare la domanda inespressa (domanda potenziale)

Governare la qualità percepita Governare la qualità percepita

Struttura della lezione

Fase preliminareFase preliminareIndicatori finanziari/patrimoniali

Indicatori di efficienza

Indicatori di efficacia

Indicatori nel sistema Pianificazione e Controllo

Indicatori finanziari

Sono tratti dai dati preventivi e consuntivi della contabilità finanziaria ed esprimono la struttura dei conti pubblici : riflettono l’andamento delle entrate e delle spese viste nella fase della competenza giuridica ed in quella della competenza monetaria

Composizione delle entrate correnti (1)

ENTRATE PROPRIE ENTRATE DERIVATE(Entrate tributarie + extratributarie)

Totale entrate correnti

Trasferimenti correntiTotale entrate correnti

Entrate tributarieTotale entrate correnti

Entrate extratributarieTotale entrate correnti

Imposte Entrate tributarie

TasseEntrate tributarie

Tributi specialiEntrate tributarie

Singola risorsaCategoria di riferimento

An

alis

i per

tit

oli

An

alisi per categ

orie

An

alis

i per

ri

sors

e

Integrazione con info extra bilancio: ENTRATE TRIBUTARIE Pressione tributaria

POPOLAZIONE TRASFERIMENTI DELLO STATO Intervento erariale

POPOLAZIONE

Indice di autonomia finanziaria Indice di autonomia impositivaIndice di autonomia tariffariaIndice di dipendenza finanziaria

Composizione delle entrate correnti (2)

Omogeneità dati: esempio 1

Comune A

Comune B

Titolo 1 40 40

Titolo 2 50 50

Titolo 3 10 60

Tot Entrate correnti

100 150

Gli EL offrono servizi indispensabili, servizi a domanda individuale e, a volte, sevizi produttivi.

Titolo 3 Comune A Comune B

Cat 1 0 50

Altre cat 10 10

Costi cat1 0 80

Caso A

Autonomia finanziaria: T1 +T3 T1+T2+T3

Comune A: 50%

Comune B: 66%

Caso B

Autonomia finanziaria T1 +deltaT3 T1+T2+deltaT3 Comune A: 50% Comune B: 28%

Composizione delle spese correnti

ANALISI PER TITOLO

Spese correntiTotale spese

Spese in c/capitaleTotale spese

Spese per rimborsi Totale spese

ANALISI FUNZIONALI ANALISI PER NATURA

FUNZIONETITOLO1

INTERVENTOTITOLO1

ANALISI PER SERVIZI

ServizioFunzione

Integrazioni con dati extra bilancio

ANALISI ENTRATA ANALISI USCITEEntrate tributarie

Abitanti Spese correnti

Abitanti

Trasferimenti correnti Abitanti

Spese in c/capitaleAbitanti

Trasferimenti correnti + Entrate tribut Abitanti

Spese per il personaleN dipendenti

Uscite servizi a domanda indiv -Entrate serv

Abitanti

Uscite serv.produttivi-Entrate serv prodAbitanti

Proventi dei beni dell’enteValore patrimonio disponibile

Costi di manutenzione del patrimonio disp

Valore patrimonio disponibile

Reddittività netta del patrimonio

Pressione finanziaria

° socialità del servizio

Indice di correlazione entrate spese

Entrate correntiSpese correnti

Entrate corr (tit1-Amm)+tit2+tit3Spese correnti + Quota capitale mutui

PersonaleEntrate correnti

Spese correnti + Quota capitale mutui =(Tit1 +Tit2+Tit3) Entrata

Rate mutuiEntrate correnti

Rate mutui + PersonaleEntrate correnti

Indice di rigiditàIndice di equilibrio

finanziario

Indici di gestione del bilancio

Entrata Denominazione indice Spesa

Previsioni inizialiPrevisioni definitive

Grado di attendibilità delle previsioni iniziali

Previsioni inizialiPrevisioni definitive

AccertamentiPrevisioni definitive

Grado di realizzazione delle Previsioni definitive

ImpegniPrevisioni definitive

RiscossioniAccertamenti

Grado di realizzazione delle Entrate & Uscite

PagamentiImpegni

Acc-RiscossioniAccertamenti

Grado di formazione dei residui

Impegni-PagamentiImpegni

Riscossioni in c/residuiResidui iniziali

Tasso di smaltimento dei residui

Pagamenti in c/residui

Residui iniziali

Residui finaliStanziamenti in

c/comp

Rapporto fra residui e competenza

Residui finaliStanziamenti in

c/comp

Indicatori patrimoniali

Essi dovrebbero specificare la struttura del patrimonio formato da beni e da rapporti giuridici attivi e passivi. Gli indicatori relativi si presenteranno come indicatori di composizione, atti a rappresentare i valori in termini percentuali, oppure indicatori che quantificano la dinamica di composizione nel tempo

“Il processo di produzione”

Inputs / Risorse

Processes / Processi

Outputs / Prodotti

Outcomes / Risultati

Inputs / Risorse

Efficienza tecnica

Efficacia

Creazione del valore

Efficacia gestionale

Efficienza:

Ottica rivolta all’interno dell’organizzazione.Massimizzazione del risultato dato un certo quantitativo di risorse a disposizioneMinimizzazione delle risorse utilizzate per il raggiungimento di un dato risultato

Costo totale di produzione

N . Unità prodotte o erogate

Efficienza tecnica: dato un certo livello di tecnologia raggiungere il max output con la dotazione di mezzi a disposizione

Efficienza gestionale: capacità di minimizzare il costo unitario di produzione. Entra in gioco anche la capacità di acquisizione dei fattori produttivi

Efficienza complessiva

• Negli EL è molto difficile valutare il risultato/output- non c’è mercato- per cui il concetto di efficienza spesso non è scollegato dall’efficacia

Efficienza -asilo nido-gli indicatori di costo

Indice di efficienza generale:Costo totale asilo nidoNumero bambini iscritti

PersonaleNumero iscritti

Cibi e bevandeNumero iscritti

Materiale didatticoNumero iscritti

Altri costiNumero iscritti

AffittiNumero iscritti

AmmortamentiNumero iscritti

InsegnantiNumero iscritti

Personale ausiliarioNumero iscritti

CuocheNumero iscritti

Ind

ici

di

co

sto

fa

tto

ria

li

OutputInput

Efficienza: gli indicatori di produttività

Asili nido

Numero bambini

Numero addetti

Mense

Numero pasti erogati

Numero addetti

Raccolta rifiuti

Tonnellate raccolte

Numero addetti

Grado di utilizzo del fattore lavoro

Ore lavorate

Ore lavorative

Efficienza e conto economico

I costi da imputare presuppongono un conto economico per singolo servizio erogato.Ulteriore analisi: costi fissi e costi variabili per decisioni di make or buy

Grado di copertura dei

costi

Proventi

Costi

Costo unitario a carico della collettività

Risultato netto

Utenti

Efficacia: il focus sui prodotti

Prodotti Facile da misurare e valutare Misurabile ogni anno, comparabile nel

tempo Dipendono dall’organizzazione

Risultati Difficile da misurare e valutare Richiedono tempi lunghi per verificarsi Dipendono da fattori multipli non

controllabili dall’organizzazione

Indicatori di efficacia

Esistono diversi aspetti dell’efficacia:1. Capacità che ha dimostrato l’ente di realizzare i

propri programmi “efficacia gestionale”2. Capacità che dimostrano di avere i programmi e le

politiche, quindi il sistema degli obiettivi di soddisfare la domanda.

3. Gradimento dell’utenza sotto il profilo qualitativo, da conoscersi interamente per via extra-contabile, sulla base di indagini campionarie. “efficacia sociale”

Utilità relativa che presentano i diversi servizi per l’utenza , in grado di suggerire quali sviluppare e quali restringere

Capacità per le politiche dell’Ente di determinare un cambiamento socialmente apprezzabile

Le dimensioni dell’efficacia (1)

Livello di

analisi

Tipo di efficacia Informazione ottenibile

Tipologia di controllo

Limiti informativi

1 Quantitativa Grado di realizzazione dei programmi

Interno/Esterno Informazioni solamente quantitative e relative alla capacità di ottimizzare la propria struttura

2 Quantitativa Grado di soddisfazione della domanda espressa

Interno / Esterno Informazioni parziali:Manca visione sistemica

dell’attività globale dell’Ente

Manca percezione diretta del raggiungimento del grado di utilità sociale creata

3 Qualitativa Gradimento qualitativo da parte dell’utenza

Utilità sociale prodotta

Esterno / Interno Insiti nelle diverse metodologie di misurazione delle qualità impiegate

Le dimensioni dell’efficacia (2)

Livello di analisi

Tipo di efficacia Informazione contabile Strumenti di indagine conoscitiva

1 Quantitativa Grado di realizzazione dei programmi

Indicatori quantitativi:Risultati conseguitiObiettivi programmati

2 Quantitativa Grado di soddisfazione della domanda espressa

Metodologie di analisi della domanda effettiva e potenziale dei servizi

Indagini sullo stato attuale e potenziamento dell’offerta dei servizi

Confronto del livello della domanda con quello dell’offerta

3 QualitativaGradimento qualitativo da parte

dell’utenzaUtilità sociale prodotta

Tecniche di misurazioni della customer satisfaction

Monitoraggio sistematico del livello qualitativo dei servizi

Gli indicatori dell’efficacia quantitativa

1. Livello Unità di servizio offerte

Unità di servizio programmate

2. Livello Servizio effettivamente prestato

Domanda di servizio

NB: l’efficacia va sempre considerata con l’efficienza

L’efficacia qualitativa

1.Qualità attesa: elemento cardine è l’utente. I bisogni possono essere impliciti, espliciti e latenti. E’ fondamentale capire i requisiti qualitativi del servizio richiesto. Variabili in gioco: caratteristiche del soggetto utilizzatore, natura del bisogno, esperienza del servizio, forma e contenuti della comunicazione aziendale.

2.Qualità progettata: dimensione interna all’ente. Definizione degli elementi caratteristici del sistema di erogazione del servizio, nonché le relative condizioni operative di funzionamento.

3.Qualità erogata: dimensione interna all’ente

4.Qualità percepita: l’utente esplicita che cosa ritiene di ricevere.

Qp = Percezioni

Attese

Non si parla di qualità tecnica, ma qualità funzionale e relazionale

I sistemi per rilevare la soddisfazione

Questionario postale Un forte contenimento dei costi Contenimento dei tempi Maggiore libertà di risposta Comodità e flessibilità Bassa percentuale delle risposte Incompletezza delle risposte

Intervista diretta con i soggetti interessati Tassi di risposta più elevati Maggiore completezza delle risposte Questionari a struttura complessa Costi più elevati Tempi di espletamento delle interviste più lunghi

Intervista telefonica Estrema rapidità nel portare a termine le interviste Costi ridotti Diffusa tendenza a diffidare se non a rifiutare un’intervista telefonica

da parte di ampie fasce di popolazione

Servizio asilo nido: fattori critici di successo e indicatori di performance qualitativa

Fattori critici di successo Variabili da misurare Indicatori di performance qualitativa

Ampiezza copertura oraria Flessibilità orario Numero di ore di apertura Possibilità di rientro pomeridiano

Controlli pediatrici Disponibilità specialistica Numero ore giornaliere

Informazione personalizzata scheda individuale Incontro con i genitori

Frequenza periodica dell’aggiornamento della scheda individuale

Frequenza riunioni con genitori

Sviluppo dell’apprendimento Presenza di educatori professionali Numero di educatori per bambino

Attrezzature dedicate Presenza di giochi collettivi Presenza di speciali attrezzature Strutture per giochi all’aperto

Numero di giochi per bambino Numero dei posti disponibili per bambini

menomati Frequenza periodica della manutenzione

dell’attrezzature all’aperto

Professionalità del personale Possesso di titoli di qualifica professionale Numero di personale laureato/totpers Numero di personale specializzato/ tot

pers

Qualità del metodo di insegnamento Efficacia del metodo di apprendimento Tasso di coinvolgimento dei bambini nelle diverse iniziative

Aumento della socialità tra i bambini

Confort ambientale dell’intera struttura ospitante

Riscaldamento Presenza di sistemi audiovisivi Stanze di riposo Igiene dei bagni Manutenzione del giardino Qualità degli alimentiIgiene della cucina / mensa

Numero di ore giornaliere Numero audio visivi Numero di lettini Frequenza pulizia bagnoFrequenza manutenzione giardino Periodicità controlli ispettore sanitario Numero degli addetti alla cucina

Servizio di collegamento con l’utenza Mezzi di trasporto Frequenza dei collegamenti

Numero automezzi adibiti al trasporto bambini

Fasce orarie in cui viene garantito il trasporto asilo-abitazioni

Analisi della qualità attesa all’utenza

Fattori critici di successo

Variabili da misurare Peso attribuito dall’utenza

1 2 3 Ampiezza copertura oraria Flessibilità orario

Controlli pediatrici Disponibilità specialistica

Informazione personalizzata scheda individuale Incontro con i genitori

Sviluppo dell’apprendimento Presenza di educatori professionali

Attrezzature dedicate Presenza di giochi collettivi Presenza di speciali attrezzature Strutture per giochi all’aperto

Professionalità del personale Possesso di titoli di qualifica professionale

Qualità del metodo di insegnamento Efficacia del metodo di apprendimento

Confort ambientale dell’intera struttura ospitante

Riscaldamento Presenza di sistemi audiovisivi Stanze di riposo Igiene dei bagni Manutenzione del giardino Qualità degli alimentiIgiene della cucina / mensa

Servizio di collegamento con l’utenza Mezzi di trasporto Frequenza dei collegamenti

Analisi della qualità percepita dall’utenza

Indicatori di qualità Priorità (a b c) ValutazioneScadente (1) ottima

(7)

1 Flessibilità dell’orario 1..2..3..4…5..6..7..

2 Orario di apertura del servizio

3 Orario di chiusura del servizio

4 Apprendimento del bambino

5 Programma delle attività

6 Discrezione e riservatezza

7 Assenza di pericoli e rischi fisici

8 Igiene e pulizia

9 Parcheggio

10 Mezzi pubblici

11 Adeguatezza dell’edificio e dei locali

Qualità sociale

Esempio: risparmio idrico nella stagione estiva.

Cruscotto di indicatori del “controllo di gestione”. Da costruire nelle schede per centro di costo elementari. La dimensione valutata è soprattutto l’ efficienza e l’efficacia quantitativa. Il confronto è temporale e di benchmarking (vedi PEG obiettivi ordinari)

Cruscotto di indicatori che permettano di valutare la concretizzazione della strategia. (Da costruire nelle schede per obiettivi strategici).

Costruire un sistema di indicatori

La strategia

Per poter dar conto delle proprie azioni l’Amministrazione deve costruire un sistema che permetta di associare in modo logico e coerente gli impegni assunti con dei parametri di misurazione e controllo dei risultati. È necessario quindi rendere esplicito ciò che l’ente sceglie di fare, per qualificare il proprio intervento sulla base della propria interpretazione dell’interesse pubblico.

Ostacoli alla realizzazione della strategia

la strategia non è condivisa e/o il suo grado di attuazione non misurabile; le risorse non sono allocate in funzione delle strategie; i processi non sono progettati il linea con le priorità strategiche; l'organizzazione, la formazione e i sistemi di incentivazione non sono allineati alla strategia.

Il balanced scorecard (1)

Il Balanced Scorecard (BSC), è uno strumento di supporto nella gestione strategica dell'impresa che permette di tradurre la mission e la strategia dell'impresa in un insieme coerente di misure di performance, facilitandone la misurabilità.

Il balanced scorecard (2)

Il balanced scorecard (3)La performance aziendale viene vista sotto quattro prospettivela prospettiva finanziaria (financial perspective) - Da questo punto di vista la domanda chiave è: per avere successo dal punto di vista finanziario, come dovremmo apparire ai nostri azionisti? Gli obiettivi sono quelli economici finanziari, misurati dai tradizionali indicatori di performance e redditività; la prospettiva del consumatore (customer perspective) – La domanda chiave è: come dovremmo apparire ai nostri consumatori? L'obiettivo è il miglioramento dell'offerta e del servizio per il cliente; la prospettiva interna dell'impresa (business process perspective) – La domanda cui è necessario rispondere è: per soddisfare i consumatori, in cosa dovremmo eccellere? L'obiettivo è il miglioramento dei processi core; la prospettiva di innovazione e apprendimento (learning and growth perspective) – La domanda chiave è: Come manterremo le nostre capacità di apprendimento e miglioramento? L'obiettivo è l'apprendimento e sviluppo organizzativo.

Il balanced scorecard (4)

Per ciascuna prospettiva risultano così individuati:

gli obiettivi: ciò che deve raggiungersi ed è critico per il successo; le misure: gli strumenti che verranno utilizzati per quantificare il raggiungimento di ciascun obiettivo; i target: i valori-obiettivo delle misure; le iniziative: le azioni chiave e i programmi che verranno attuati al fine del raggiungimento degli obiettivi.

(… schede obiettivi strategici …)

Peg e obiettivi strategici

RPPRPPDefinizione

tempi e metodi

Negoziazione tra

Ass/Dirigenti

Caricamento dati nel sistema

Fee

db

ack

Def. strategie negoziali tra Sindaco e DG

Negoziazione con Segretario/DG

Discussione in Giunta

Comunale e approvazione

Feed

back

Obiettivi strategici e indicatori

Gli indicatori devono in qualche modo tutelare il dirigente valutato.Gli indicatori devono essere concordati.Gli indicatori non possono essere solo rivolti alla valutazione della realizzazione dell’obiettivo.

Lavori pubbliciGli indicatori devono essere misurabili anche durante il processo di realizzazione

L’opera pubblica di solito non si conclude nell’anno, ma è strategica nelle sue fasi iniziali. Indicatori di realizzazione potrebbero essere :

PERCENTUALE DI COMPLETAMENTO D’OPERA SAL RELAZIONE DA PARTE UFFICIO TECNICO

TEMPI PREVISTI PER L’APPROVAZIONE PROGETTO ESECUTIVO (ESEMPIO)

TEMPI PREVISTI

Altri settori

Giudizio da parte dell’Assessore di riferimento/GiuntaGradimento dell’utenzaTempi previsti per il completamento di una determinata fase.Ottenimento di un finanziamento

Esercitazione

Formulazione e fasizzazione di un obiettivo Peg con relativi indicatori di misurazione dello stesso secondo il principio delle balanced scorecard