Crystal Reports 2008 - Koulutusmateriaali

Crystal Reports 2008

Copyright 2008 Pengon 1 www.pengon.fi


Kurssimateriaali

Pengon Oy

www.pengon.fi



Aloitusikkuna

Kun Crystal Reports käynnistetään, aukeaa aloitussivu (Start Page). Tässä voidaan tarkastella

internetissä olevaa lisätietoa alalaidassa, luoda uusi raportti ohjatun toiminnon avulla tai sitten tyhjältä pohjalta (Start a new report) tai valita avattavaksi joku vanha raportti (My recent reports).



Report Wizard

Raportin luominen ohjatun toiminnon avulla helpottaa alkuun pääsyä, koska kaikki raportin

perusrakenteen vaihtoehdot tulee käsiteltyä.

Aloitus

Ohjatulla toiminnolla raportin luominen aloitetaan valitsemalla Aloitusikkunasta Report wizard tai

File | New | Standart Report...



Tietolähde (Data)

Kun ohjattu toiminto aloitetaan, pitää ensimmäisenä valita tietolähde. My Connections-kohtaan tulee

viimeksi käytettyjä tietolähteitä ja Create New Connection-kohdasta voidaan lisätä uusi yhteys.

Tietolähteet riippuu koneeseen asennetuista ajureista, mutta yleisin yhteyden laji on ODBC (RDO).

Olemme tehneet harjoitustietokannan Access-ohjelmalla ja sen ajurit tulevan automaattisesti kun

Crystal Reports asennetaan.



Yhteys mallitietokantaan saadaan valitsemalla Access/Excel (DAO).

Database Name-kohdassa valitaan tietolähteen sijainti.

Database Type-kohdasta valitaan tietokannan tyyppi. Tässä ajurissa niitä ovat Access, Excel, dBase,

Lotus, Paradox, HTML import ja teksti.

Mallitietokannan nimi on penger.mdb ja tyyppi on Access.



Kun tietolähde ja tyyppi on valittu, voidaan valita tietokannan taulut joista tiedot haetaan.

Valittavana on myös tietokannassa olevat näkymät (Views) ja proseduurit (Stored Prosedures).

Mallissa on valittuna Asiakas-taulu.

Huomaa että jos valitset useamman taulun, tulee seuraavana linkitys (Linking).



Kentät (Fields)

Seuraavassa vaiheessa valitaan raportilla näkyvät kentät. Kenttiä voidaan lisätä ja poistaa myös

ohjatun toiminnon jälkeen.

Mallissa valittuna Asiakkaan nimi, Maa ja Viime vuoden tilaukset.

Browse Data...-painikkeella voidaan tarkastella jonkun kentän sisältöä. Samalla nähdään kentän

tietotyyppi. Huomaa että tätä toimintoa kannattaa välttää jos tietokanta on iso ja käytetään useita tauluja.



Find Field...-painikkeella voidaan etsiä kentää sen nimen perusteella. Tämä on hyvä toiminto jos

tauluja ja kenttiä on paljon.

Ryhmittely (Grouping)

Tiedot voidaan ryhmitellä minkä tahansa kentän mukaan, joka löytyy valituista tauluista.

Ryhmittelyjä voi olla useita, esim. maa ja sen sisällä kaupunki. Ryhmittelyä ei ole pakko käyttää.

Ryhmittelylle voidaan valita myös lajitteluksi joko nouseva (in ascending order) tai laskeva (in

descending order).

Mallissa on ryhmittelyksi valittu Maa nousevalla lajittelulla.

Huomaa että vasemmalla valittavissa kentissä on ensin jo valitut kentät ja sen alla kaikki valituissa

tauluissa olevat kentät. Myös kenttää jota ei edellisessä vaiheessa valittu, voidaan käyttää

ryhmittelyssä.



Summaukset (Summaries)

Ryhmittelylle voidaan lisätä joku summaus. Summausta ei ole pakko käyttää.

Huomaa että jos edellisessä vaiheessa ei valita ryhmittelyä, ei tätä vaihetta tule ollenkaan. Koko

raportille voidaan lisätä summaus ohjatun toiminnon jälkeen.

Ensin valitaan kenttä josta laskentaa tehdään ja sen jälkeen mitä lasketaan.

Summaukselle voidaan valita laskennaksi esim. summa, keskiarvo, kappalemäärä, pienin arvo tai

suurin arvo. Laskentoja voi olla myös useita.

Mallissa on valittu kentäksi Viime vuoden tilaukset ja laskennaksi summa.



Ryhmien lajittelu (Group sorting)

Ryhmiä voidaan rajata siten että summauksen mukaan otetaan vain viisi suurinta (Top 5 groups) tai

pienintä ryhmää (Bottom 5 groups).

Huomaa että jos aikaisemmassa vaiheessa ei valita ryhmittelyä ja summausta, ei tätä vaihetta tule

ollenkaan. Koko raportille voidaan lisätä ryhmien lajittelu ohjatun toiminnon jälkeen.

Huomaa että ohjatussa toiminnossa on käytössä vain ryhmien rajaus, mutta raportilla voidaan myös

lajitella ryhmiä niitä rajaamatta. Tästä syystä käsitteet ryhmien lajittelu ja ryhmien rajaus menevät

hieman sekaisin.

Ensin valitaan ryhmittely jota rajataan, sen jälkeen rajataanko suurimpia vai pienimpiä ryhmiä ja

viimeiseksi laskenta, jonka mukaan ryhmien rajaus tehdään.

Mallissa ei ole käytetty ryhmien lajittelua ollenkaan.



Kaavio (Chart)

Raportille voidaan lisätä kaavio.

Huomaa että jos aikaisemmassa vaiheessa ei valita ryhmittelyä ja summausta, ei tätä vaihetta tule

ollenkaan. Raportille voidaan lisätä kaavio ohjatun toiminnon jälkeen ja silloin on käytettävissä

suurempi valikoima erilaisia kaavioita ja niiden ominaisuuksia.

Ensin valitaan kaavion tyyppiksi joko pylväskaavio (Bar Chart), viivakaavio (Line Chart) tai

piirakkakaavio (Pie Chart).

Sitten voidaan muuttaa kaavion otsikkoa.

Seuraavaksi valitaan ryhmittely jonka vaihtumista seurataan.

Viimeiseksi valitaan ryhmittelyn summaus.

Mallissa on valittu pylväskaavio, otsikoksi on muutettu Viime vuoden tilaukset Maittain,

ryhmittelyksi on valittu Maa ja summaukseksi Viime vuoden tilaukset.

Mallissa ei muita ryhmittelyjä tai summauksia ollutkaan, joten vaihtoehtojakaan ei ole.

Näillä valinnoilla jokaista maata kohden tulee oma pylväs ja viime vuoden tilausten summa määrää

pylvään korkeuden.



Tietojen rajaus (Record Selection)

Seuraavaksi voidaan rajata tietoja.

Ensin valitaan kenttä johon ehto kohdistetaan. Kenttä voi olla mikä tahansa kenttä, mukaan

valituista tauluista ja sen ei tarvitse näkyä raportilla.

Tämän jälkeen valitaan ehto. Valittavana on esim. on yhtä kuin (is equal to), on vähemmän kuin (is

less than) tai on isompi kuin (is greater than).

Viimeisenä valitaan arvo.

Mallissa on ehtona että Viime vuoden tilaukset on suurempi kuin 3000.



Ulkoasumalli (Template)

Viimeisenä valittavaksi tulee ulkoasumalli.

Crystal Reportsin mukana tulee valmiita ulkoasumalleja, mutta ulkoasumalli voidaan myös hakea

mistä tahansa jo tehdystä raportista.

Mallissa on valittuna ulkoasumalliksi Corporate (Blue).



Valmis raportti on tämän näköinen.



Blank Report

Ohjattua toimintoa yksityiskohtaisemmin voi raportin luoda alusta asti itse.

Aloitus

Ohjatulla toiminnolla raportin luominen aloitetaan valitsemalla Aloitusikkunasta Blank Report tai

File | New | Blank Report...



Tietolähde (Data)

Samoin kuin ohjatussa toiminnossa, pitää ensimmäisenä valita tietolähde. Itse tietolähteen lisäys

toimii samoin kuin ohjatussa toiminnossa.

Koska mallitietokanta oli jo lisätty ohjatun toiminnon yhteydessä, löytyy se My Connections-

kohdasta.

Mallissa on lisätty Asiakas-taulu.



Kenttien lisäys (Field Explorer)

Uusia kenttiä lisätään ruudun oikeassa laidassa olevan Field Explorerin avulla.

Database Fields-kohta pitää sisällään kaikki raportille valitut taulut ja niiden kentät. Jo mukaan valitut kentät on merkattuina listalla.

Huomaa että kentät ovat oletuksena samassa järjestyksessä kuin tietokannassa, mutta ne saadaan

myös aakkosjärjestykseen ohjelman asetuksista (File | Options | Database | Sort fields

alphabetically).



Kenttä raahataan raportille haluttuun kohtaan. Yleensä yksittäiset kentät sijoitetaan Details-tasolle.

Huomaa että oletuksena kentän nimi tulee sarakkeen otsikoksi sivun ylätunnisteeseen. Myös tämän

saa pois päältä ohjelman asetuksista.



Ryhmittely

Tiedot voidaan ryhmitellä valitsemalla Insert | Group...

Samassa ikkunassa voidaan vaihtaa ryhmän lajittelua. Vaihtoehdot ovat:

1. In ascending order - nouseva järjestys

2. In descending order - laskeva järjestys

3. In specified order - itse määritellyt ryhmät

4. In original order - alkuperäinen tietokannassa oleva järjestys

Lajittelu voi myös perustua kaavaan, eli vaikka käyttäjän valitseman parametrin mukaan.



Options-välilehdellä voidaan ryhmän nimeksi vaihtaa joku muu kenttä kuin ryhmittelyssä käytetty

kenttä (Customize Group Name Field).

Ryhmän alkua voidaan siirtää seuraavalle sivulle jos ryhmä katkeaa sivun vaihdossa (Keep Group

Together).

Ryhmän jälkeen saadaan lisättyä pakotettu sivunvaihto (New Page After). Samassa voidaan

määrittää montako ryhmää jää ensimmäiselle sivulle (Visible Groups).

Ryhmän otsikot voidaan näyttä jokaisella sivulla, vaikka ryhmä jatkuu usealle sivulle (Repeat Group

Header On Each Page).

Jos ryhmittelyyn käytetään päivämäärä-kenttää, valitaan myös ryhmittelyn väli. Valittavana on mm.

päivä (for each day), viikko (for each day) tai vuosi (for each year).



Itse määritellyt ryhmät

Kun lajitteluksi valitaan In specified order - itse määritellyt ryhmät, voidaan valitun kentän arvoja

ryhmitellä itse määriteltyihin ryhmiin.

Samaan ikkunaan tulee uusi välilehti Specified Order.

New-painikkeella lisätään uusi ryhmä.

Ryhmälle annetaan nimi ja valitaan arvot jotka kuuluvat ryhmään.

Mallissa on tehty ryhmä Etelä-Suomi ja valittu siihen kuuluvat kaupungit.



Ryhmittelyjä voi luoda useita.

Samaan ikkunaan tulee ryhmien teon jälkeen Others-välilehti, jossa määritellään mitä tehdään

tiedoille, joita ei ole lisätty mihinkään ryhmään.

Tiedot voidaan jättää pois (Discard all others), lisätä samaan ryhmään (Put all others together, with

name) tai tehdä jokaisesta arvosta oma ryhmä (Leave in ther own groups).



Lajittelu

Ryhmien sisällä tiedot voidaan lajitella valitsemalla Report | Record Sort Expert...

Ryhmittelyn lajittelu tulee aina listaan ensimmäisenä ja sitä voi vaihtaa vain ryhmän asetuksista.

Vasemmalta valitaan haluttu kenttä lajitteluksi ja sen jälkeen voidaan valita joko nouseva järjestys

(Ascending) tai laskeva järjestys (Descending).

Huomma että lajitteluja voi olla useita. Esim. sukunimi ensin ja jos henkilöitä on samalla

sukunimellä voidaan vielä etunimi lisätä lajitteluun.



Summaukset

Raportille voidaan lisätä summauksia ryhmille tai koko raportille (Grand Total).

Summaus lisätään valitsemalla Insert | Summary. Huomaa että jos joku kenttä on valittuna, tulee se oletuksena summattavaksi kentäksi.

Choose the field to summarize-kohtaan valitaan kenttä jota summataan.

Calculate this summary-kohtaan valitaan mitä laskentaa summauksessa käytetään.

Valittavana on mm.

Sum – summa

Average – keskiarvo

Maximum - suurin arvo

Minimun - pienin arvo

Count - kaikkien arvojen kappalemäärä Distinct Count - eri arvojen kappalemäärä

Huomaa että jos summattava kenttä on teksti-tietotyyppinen, ei käytettävissä ole kaikkia

summaustyyppejä.

Summary location-kohdassa valitaan mille ryhmittelylle summaus lisätään. Yhteissummaus voidaan lisätä myös raportin loppuun (Grand Total (Report Footer)).

Add to all group levels-valinta lisää summauksen jokaiselle ryhmälle sekä raportin loppuun

yhteisummauksen.

Insert Group-valinnalla voidaan luoda tässäkin vaiheessa uusi ryhmä, johon summaus lisätään.

Show as a percentage of-valinnalla saadaan summaus muutettua prosenttiosuudeksi

yhteissummauksesta tai ylemmästä ryhmittelystä.

Huomaa että jos tahdot nähdä sekä summauksen, että prosenttiosuuden, pitää lisätä molemmille

oma summaus.

Mallissa kentäksi on valittu Asiakas.Viime vuoden tilaukset ja siitä laskennaksi summa. Tämä

summaus tulee jokaselle maa-ryhmittelylle.



Kaaviot

Kaavioilla saadaan näyttävyyttä ja selkeytystä raportin tietoihin.

Kaavio lisätään valitsemalla Insert | Chart. Huomaa että heti kaaviota lisättäessä, pitää päättää tuleeko kaavio koko raportille vai jollekin

ryhmittelylle. Raportin voi lisätä vain Report Header- tai Footer-osioon tai jonkun ryhmän Group

Header- tai Footer-osioon.

Kaaviossa näkyy Design-puolella kolme vuotta mallitietoja, jotka vain auttavat hahmottamaan kaavion asettelua.



Preview-puolella näkyy varsinainen valmis kaavio.

Kaaviota muokataan valitsemalla Format | Chart Expert. Kaavio pitää olla valittuna, jotta toimintoon

päästään.

Type-välilehti

Type-välilehdellä valitaan kaavion tyyppi (Choose your chart type). Tyyppejä on mm.

• Bar - pylväs

• Line - viiva

• Pie - ympyrä

• 3D Riser - kolmiulotteinen monitasoinen pylväs

Oikella olevasta laatikosta voi valita eri tyyppien mukaan erilaisia malleja. Esim. pylväskaavion saa

muutettua pinotuksi pylväskaavioksi (Stacked bar chart) tai prosentteina näkyväksi pinotuksi

pylväskaavioksi (Percent bar chart).

Osan tyypeistä voi myös kääntää vaakasuuntaan (Horizontal), oletuksena suunta on pysty

(Vertical).

Osassa on myös mahdollista valita syvyysvaikutelma kaavioon (Use depth effect).



Data-välilehti

Data-välilehdellä valitaan mitä tietoa kaaviossa näkyy. Jos raportilla on ryhmittely ja sille jokin

summaus, tulee nämä arvot oletuksena valituksi.



Advanced Layout

Lisää toimintoja saadaan kun valitaan Advanced Layout. Jotkut kaaviotyypit vaativat advanced

layoutin käyttöä.

On change of-kohtaan valitaan kenttä jonka mukaan kaavio ryhmittelee tiedot. Ryhmien järjestystä

voidaan vaihtaa Order-painikkeella ja ryhmiä voidaan rajata TopN-painikkeen avulla.

Kenttiä voi olla useita, riippuen kuitenkin kaaviotyypistä.

Show values-kohtaan valitaan summatava tieto. Set Summary Operation-painikkeella voi vaihtaa

summauksen laskentaa.

Summaksia voi olla useita, riippuen kuitenkin kaaviotyypistä.



Axes-välilehti

Show gridlines-kohdassa määritetään kaavion taustaviivoitus. Viivoitus määritetään erikseen

ryhmittelyakselille (Group axis) ja tietoakselille (Data axis). Viivoitus voi olla pääarvojen (Major)

kohdalla tai niiden puolivälissä (Minor). Yleensä pääarvoja on täydet sadat tai tuhannet, riippuen

kaavion tietojen kokoluokasta.

Data values-kohdassa määritetään kuinka iso alue tietoakselille tulee. Näin saadaan esimerkiksi

tarkemmat erot näkyville jos skaalan alkua siirretään lähemmäs varsinaisia arvoja.

Esim. jos arvot ovat 1020, 1050 ja 1090 voi oletusskaala olla 0 - 1500. Näin erot ovat tuskin

nähtävillä ollenkaan. Jos muutetaan skaalaksi 1000 - 1100 saadaan erot selvemmin esille.

Number of divisions-kohdassa voidaan määrittää montako pääarvoa tietoakselille tulee näkyviin.

Tämä vaikuttaa gridlines-kohdan data axis Major-kohdan määritykseen.



Options-välilehti

Chart color-kohdassa voidaan valita onko kaavio värillinen vai mustavalkoinen.

Data points-kohdassa määritetään näytetäänkö kaavion sisällä alueen nimi (Show label) tai arvo

(Show value). Esim. pylväskaaviossa, pylvään päähän saadaan maan nimi ja pylvään korkeuden

määrännyt arvo.

Layout-kohdassa voidaan automaattinen asettelu ottaa pois päältä.

Legend-kohdassa määritetään näytetäänkö selite ja sen sijainti (Placement).

Customize settings-kohdassa olevat määritykset vaihtelevat kaaviotyypin mukaan. Esim.

pylväskaaviolle voi määrittää pylvään paksuutta, viivakaaviolle voi vaihtaa merkkien kokoa ja

muotoa.



Color Highlight-välilehti

Kaavion alueita voi muotoilla ehdollisesti.

Mallissa pylvään väriksi tulee Aqua, jos viime vuoden myynti on yli 100 000.



Text-välilehti

Otsikoille tulee automaattisesti tekstit, mutta ne voidaan myös muuttaa käsin poistamalla ensin

Auto-Text-ruksi. Myös fonttia voi vaihtaa.



Poimintaehdot

Raportille tulevia tietoja voidaan rajata lisäämällä poimintaehtoja.

Poimintaehdot lisätään valitsemalla Report | Select Expert | Record. Huomaa että jos joku kenttä on valittuna, tulee se oletuksena poimintaehdon kentäksi.

Ensimmäisenä valitaan kenttä johon ehto kohdistetaan.

Sitten määritetään miten miten valittu kenttä halutaan rajata.

Ehtoja on:

• Is any value - mikä tahansa arvo (ei rajausta)

• Is equal to - yhtä suuri arvo kuin

• Is not equal to - erisuuri kuin

• Is one of - arvojoukko

• Is not one of - arvojoukkoon kuulumaton

• Is less than - arvo pienempi kuin

• Is less than or equal to - arvo pienempi tai yhtä suuri kuin

• Is greater than - arvo suurempi kuin

• Is greater than or equal to - arvo suurempi tai yhtä suuri kuin

• Is between - arvo tietyltä väliltä

• Is not between - arvo ei tietyltä väliltä

• Starts with - arvo alkaen

• Does not start with - arvo ei alkaen

• Like - arvo kuten



• Is not like - arvo ei kuten

• Is in the period - aika tai päiväys on annettavassa aikaikkunassa

• Is not in the period - aika tai päiväys ei ole aikaikkunassa

• Is True - Boolean-arvo on tosi

• Is False - Boolean-arvo on epätosi

• formula - arvo perustuu kaavaan

Mallissa on lisätty ehdoksi että jokaisella asiakkaalla testataan on sen viime vuoden myynti

suurempi kuin 3000.

Kaava voidaan myös kirjoittaa itse alla olevaan laatikkoon.

Kun ehdot on hyväksytty, valitaan päivitetäänkö raportti halutuilla hakuehdoilla valitsemalla Refresh

Data. Vastaavasti Use Saved Data käyttää jo haettuja tietoja.



Ulkoasumallit

Raportin muotoilut voidaan hakea valmiista mallista.

Malli otetaan käyttöön valitsemalla Report | Template Expert

Crystal Reportsin mukana tulee muutamia valmiita malleja.

Omat mallit

Omia malleja on myös helppo käyttää.

1. Mikä tahansa raportti voidaan etsiä Browse...-painikkeen avulla ja siitä otetaan muotoilut

raportille.

2. Jos mallien oletuskansioon (\Program Files\Business Objects\Crystal Reports

12.0\Templates\en) kopioidaan raportti, tulee se suoraan valittavien mallien listaan.



Format field

Kenttien muotoiluun päästään valitsemalla haluttu kenttä ja Format | Format field. Sama valinta

löytyy myös painamalla hiiren oikean puoleista painiketta halutun kentän päällä.

Kenttien muotoilut vaihtelevat tietotyypin mukaan, mutta kaikilla tietotyypeillä on samat Common-,

Border-, Font- ja Hyperlink-välilehdet.

Common-välilehti

Common-välilehdellä määritetään yleisiä asetuksia. Näitä ovat mm.

• Suppress If Duplicated - näyttää vain ensimmäisen, jos sama arvo toistuu peräkkäin

• Can Grow - kentän korkeus voi kasvaa jos tekstiä on paljon (vain tekstitietotyypillä)

• Tex Rotation - kentän kääntäminen pystyyn



Border-välilehti

Border-välilehdellä määritetään reunaviivoja ja taustaväri.

Jos kentälle halutaan laatikko ympärille, pitää joka laidalle valita viivan tyyppi erikseen.

Taustaväri valitaan lisäämällä Background-kohtaan ruksi ja valitsemalla sitten haluttu väri.



Font-välilehti

Font-välilehdellä voidaan määrittää yleisiä fonttimuotoiluja jotka löytyvät myös työkalurivistä.

Lisäksi voidaan määrittää yliviivaus (Strikeout) ja kentässä olevien merkkien etäisyys toisistaan

(Spacing).



Hyperlink-välilehti

Hyperlink-välilehdellä voidaan kentästä (tai vaikka yrityksen logosta) tehdä hyperlinkki. Kohteita on

• A Website on the Internet - valittu sivu internetissä

• Current Website Field Value - kentän arvona oleva sivu internetissä

• An E-mail Address - sähköpostiosoite

• A File - tiedosto

• Current E-mail Field Value - kentän arvona oleva sähköpostiosoite



Paragraph-välilehti

Kun kentän tietotyyppi on teksti, tulee näkyviin Paragraph-välilehti.

Määritettävissä on mm.

• First Line - ensimmäisen rivin sisennys

• Left - vasen sisennys

• Right - oikea sisennys

• Line Spacing - riviväli



Number-välilehti

Kun kentän tietotyyppi on numero, tulee näkyviin Number-välilehti.

Valittavana on valmiita malleja muotoiluiksi, mutta muotoilu on juuri mallin mukainen, joten

tuhaterottimeksi tulee pilkku ja desimaalierottimeksi piste.

Sulut malleissa tarkoittavat että negatiiviset luvut ovat suluissa.

Myös valuuttasymbolin voi laittaa päälle. Valittavana on myös onko valuuttasymboli kentän laidassa

(Fixed) vai luvussa kiinni (Floating).

Tarkempia määrityksiä saadaan Customize-painikkeella.



Number-välilehti

Kun painetaan Customize-painiketta, päästään Number-välilehdelle.

Valittavana on mm.

• Suppress if Zero - nolla-arvojen piilotus

• Decimals - desimaalien määrä

• Rounding - pyöristys

• Allow Field Clipping - kentän sisällön katkaisu hyväksytään



Currency Symbol-välilehti

Myös Currency Symbol-välilehti on numeroiden tarkemmissa muotoiluissa.

Valittavana on

• Fixed - valuuttasymboli kentän laidassa

• Floating - valuuttasymboli luvussa kiinni

• One Symbol Per Page - valuuttasymboli vain kerran sivulla

• Position - valuuttasymboli luvun eteen tai jälkeen

• Currency Symbol - valuuttasymboli



Date and Time-välilehti

Kun kentän tietotyyppi on päivämäärä ja aika, tulee näkyviin Date and Time-välilehti. Jos tietotyyppi

on pelkkä päivä tulee Date-välilehti ja aika tietotyypillä Time-välilehti.

Valittavana on valmiita malleja muotoiluiksi. Ikkunan alalaidassa oleva Sample-kohta helpottaa

oikean mallin valinnassa.

Tarkempia määrityksiä saadaan Customize-painikkeella.



Date and Time-välilehti

Kun kentän tietotyyppi on päivämäärä ja aika, tulee näkyviin Date and Time-välilehti. Tätä välilehteä

ei ole jos tietotyyppi on pelkkä päivä tai aika.

Order-kohdassa voidaan määrittää missä järjestyksessä päivämäärä ja aika näytetään, tai

tahdotaanko näyttää vain toinen vaihtoehdoista.

Separator-kohta määrittää päivän ja ajan välissä olevan erottimen.



Date-välilehti

Date-välilehdellä määritellään päivämäärän tarkempia asetuksia.

Valittavan on mm.

• Month - näytetäänkö kuukausi yhdellä vai kahdella numerolla, tekstillä tai piilotetaanko se

kokonaan

• Order - järjestys Y=vuosi, M=kuukausi ja D=päivä

• Day of week - viikonpäivän esittäminen



Time-välilehti

Time-välilehdellä määritellään kellonajan tarkempia asetuksia.

Valittavan on mm. 12 tai 24 tunnin näyttäminen.



Boolean-välilehti

Boolean-välilehdellä määritellään kuinka totuusarvo ilmaistaan, esim. True or False, Yes or No, Y or

N.



Tietokannat

Jos raportille halutaan lisätä uusia tauluja valitaan Database | Database Expert.

Uusi taulu lisätään valittuihin tauluihin.

Kun toinen taulu on lisätty, ilmestyy ikkunaan Links-välilehti.



Links-välilehdellä määritetään taulujen välillä oleva yhteys.

Jos tauluilla ei ole mitään yhdistävää kenttää, voidaan ne lisätä samalla raportille ainoastaan

aliraportin avulla.

Oletuksena Crystal Reports käyttää Auto-Link-toimintoa joka etsii saman nimiset ja samaa

tietotyyppiä olevat kentät ja linkittää ne.

Useasti tämä linkitys toimii väärin ja silloin voidaan poistaa nämä linkit ja tehdä linkitys itse

vetämällä linkittävä kenttä ensimmäisestä taulusta toisen taulun vastaavaan kenttään.



Linkitystyyppi

Linkityksen tyyppi voidaan määrittää valitsemalla taulujen välissä oleva linkitysviiva ja painamalla

Link Options...-painiketta.

Yhdistystyyppit (Join Type)

Inner Join katsoo että molemmista tauluista löytyy sama tieto.

Mallissa otetaan mukaan vain asiakkaat joilla on vähintään yksi tilaus ja vain tilaukset joille löytyy

asiakas.

Left Outer Join ottaa vasemmasta taulusta kaikki tiedot ja oikeasta taulusta ne joille löytyy arvo.

Mallissa otetaan mukaan kaikki tilaukset, vaikka asiakas puuttuisi. Asiakkaista otetaan mukaan vain

tilauksen tehneet asiakkaat.

Right Outer Join ottaa mukaan oikeasta taulusta kaikki ja vasemmasta taulusta vain ne joille löytyy

arvo.

Mallissa otetaan mukaan kaikki asiakkaat, vaikka yhtään tilausta ei olisi tehty. Tilauksista otetaan

mukaan vain ne, joille löytyy asiakas.

Full Outer Join tuo molemmista tauluista kaikki tiedot ja linkittää jos löytyy samoja arvoja.

Huomaa että vain harva tietokantatyyppi tukee tätä yhdistystyyppiä.

Mallissa otetaan kaikki tilaukset sekä asiakkaat ja linkitetään jos sama asiakas ID löytyy.



Pakotettu liitos (Enforce Join)

Not Enforced ei pakota liitosta, eli jos raportilla käytetään vain toisen taulun kenttiä, ei yhdistystä

tehdä ollenkaan.

Enforced From pakottaa aina vasemman taulun linkityksen. Eli jos otetaan kenttiä vain oikeasta

taulusta, tehdään linkitys kuitenkin. Jos otetaan vain vasemmasta taulusta kenttiä, ei linkitystä

tehdä.

Enforce To pakottaa aina oikean taulun linkityksen. Eli jos otetaan kenttiä vain vasemmasta

taulusta, tehdään linkitys kuitenkin. Jos otetaan vain oikeasta taulusta kenttiä, ei linkitystä tehdä.

Enforce Both liitos pakotetaan aina kun kummasta taulusta tahansa otetaan kenttiä mukaan.

Linkkityyppi (Link Type)

Normaalisti tyyppi on yhtäsuuri (=) jolloin etsitään samaa arvoa.

Jos tahdotaan etsiä arvojen perusteella voidaan käyttää myös tyyppejä:

• > Vasemman taulun arvo suurempi kuin oikean taulun arvo

• >= Vasemman taulun arvo suurempi tai yhtä suuri kuin oikean taulun arvo

• < Vasemman taulun arvo pienempi kuin oikean taulun arvo

• <= Vasemman taulun arvo pienempi tai yhtä suuri kuin oikean taulun arvo

• != Vasemman taulun arvo eri suuri kuin oikean taulun arvo



Kaavakentät

Uusi kaavakenttä (Formula) luodaan painamalla hiiren oikeaa painiketta Formula Fields-kohdan

päällä ja valitsemalla New...

Seuraavaksi kaavakentälle annetaan nimi.



Formula Workshop -ikkunan sisään aukeava Formula Editor on eroteltu neljään eri osaan.

Report Fields - listassa näytetään kaikki raportilla olevat kentät, summakentät, kaavat, parametrit

sekä kaikki tietokannan kentät. Viittaukset formuloihin on tunnistettavissa formulan edellä olevasta

@-merkistä.

Functions -listalla on lueteltu kaikki ne funktiot, joita formulan kaavassa voi käyttää.

Operators -listalla näkyy kaikki käytettävät operaattorit.

Formula Editor -ikkuna eli tila, mihin itse kaava kirjoitetaan.

Valmis kaavakenttä voidaan lisätä raportille samaan tapaan kuin tietokantakentät.



Parametrit

Uusi parametri (Parameter) luodaan painamalla hiiren oikeaa painiketta Parameter Fields-kohdan

päällä ja valitsemalla New...



Parametrille annetaan nimi ja tyyppi.



Parametri voidaan sijoittaa vaikka hakulauseeseen.

Nyt joka kerta raporttia ajettaessa, kysytään myös parametri.



Jos raportin tiedot päivitetään avaamisen jälkeen, voidaan valita käytettävän samaa parametrin

arvoa (Use current parameter values), tai sitten voidaan antaa uusi arvo (Prompt for new parameter

values).

Parametriä voidaan myös muuttaa vasemmassa laidassa olevasta palkista.

Muutoksen jälkeen pitää se vielä päivittää pukkimerkillä.



Jos parametriin sallitaan syötettäväksi useampia arvoja (Allow multiple values), muuttuu

syöttölomake erilaiseksi.

Myös vasemman laidan toiminto muuttuu.



Raportin suorituksen vaiheet

Raportti suoritetaan kolmessa vaiheessa.

Esivaihe 1 (Pre-pass #1)

Kun raportti ajetaan, ensimmäiset suoritettavat osat ovat ”pysyvät” kaavat (Constant Formulas).

Pysyvät kaavat ovat kenttiä, joiden arvo ei muutu raportin edetessä.

Esim. 100*30 on pysyvä kaava.

Kirjoittamalla formula-kentän alkuun BeforeReadingRecords, kaava suoritetaan tässä vaiheessa.

Vaihe 1 (Pass #1)

Seuraavaksi lähdetään lukemaan tietokannasta tietoja ja suoritetaan seuraavat toimenpiteet:

• Tietojen haku

Ohjelma suorittaa mahdollisimman paljon tietojen poimintaan ja lajitteluun liittyviä

toimintoja tietokannassa.

• Recurring formulas

Formula -kentät jotka sisältävät tietokannasta haettua dataa, mutta eivät sisällä viittausta

ryhmäsummiin tai loppusummiin. Kirjoittamalla formula-kentän alkuun WhileReadingRecords, kaava suoritetaan tässä

vaiheessa.

• Tietojen poimintaehdot

Jos poiminta ehdot ovat liian monimutkaisia suoritettavaksi tietoja haettaessa, suoritetaan

ne tässä vaiheessa.

• Lajittelu, ryhmittely ja summaus

• Tietojen tallennus

Tiedot tallennetaan väliaikaistiedostoon ja kaikissa jatkotoimenpiteissä käytetään näitä

tietoja.



Esivaihe 2 (Pre-pass #2)

Tässä vaiheessa tehdään ryhmien lajittelu/TopN tai hierarkkinen ryhmittely, jos niitä on käytetty.

Vaihe 2 (Pass #2)

Vaiheeseen kaksi saavutaan kun tarkastellaan sivuja. Jokainen sivu luodaan tarvittaessa (On-

demand).

Sivuja luotaessa tehdään seuraavat toimenpiteet:

• Ryhmän rajaukset

• Running total –kentät

• Print Time Formulat

Formula -kentät jotka sisältävät viittauksen ryhmäsummiin tai loppusummiin.

Kirjoittamalla formula-kentän alkuun WhilePrintingRecords, kaava suoritetaan tässä vaiheessa.

• Kaaviot ja Kartat

• Aliraportit

• Ristiintaulukointi

• On-demand -sivujen rakennus

Huom. Jos raportissa on ryhmän rajausehtoja (Group Selection Formula), saattaa ryhmäsummat ja

loppusummat olla virheellisiä. Virheen aiheuttaa se, kun summat lasketaan Vaihe 1:ssä ja ryhmän

rajaus tehdään Vaihe 2:ssa. Tässä tapauksessa summat voidaan korvata running total -kentillä,

jotta saadaan oikeat summat.

Vaihe 3 (Pass #3)

Viimeisessä, kolmannessa vaiheessa lasketaan sivujen kokonaismäärä, jos se esitetään raportilla.

Documents

Crystal Reports 2008 - Koulutusmateriaali