Reportes Con Crystal Reports

MAPICS, Inc.1000 Windward Concourse Parkway

Suite 100Alpharetta, GA 30005-8001

www.mapics.com

Crystal ReportsSyteLine 7

Primera edición

TM-SL7-CRYSTAL

Guía de capacitación Crystal Reports de SyteLine

Copyright © MAPICS, Inc. 2003

Todos los derechos reservados

Impreso en los EE.UU. Diciembre de 2003

Leyenda de derechos restringidos

El uso, la copia o la divulgación por parte del gobierno se encuentran sujetosa las restricciones estipuladas en el apartado (c)(1)(ii) de la cláusula Derechos de

Datos técnicos y software informático de DFARS 252.227-7013 yde los Derechos de información general de FAR 52.227.14, según corresponda.

Nombre del contratista: MAPICS, Inc., 1000 Windward Concourse Parkway, Suite 100, Alpharetta, GA 30005-8001.

SyteLine es una marca comercial de MAPICS, Inc. Todos los nombres de productos utilizados en este manual son marcas comerciales, marcas comerciales registradas o nombres comerciales de sus respectivas compañías.

Materiales de capacitación del curso - SyteLineGeneralSyteLine 101Interfaz del usuario de SyteLineDiferencias de SyteLine 7.03

Fabricación y operacionesLista de materiales/Aviso de cambio de ingeniería (ECN)Coproductos y subproductosEntrada de orden de clienteEstimaciónRecursos HumanosInventarioFabricación de trabajo en tallerEntrada de órdenes � Conceptos avanzadosPlaneaciónTaller de planeación y programaciónComprasFabricación repetitivaAutorización de devolución de materialProgramación

Contabilidad y finanzasCuentas por pagarCuentas por cobrarCosteoTaller de informes financierosLibro MayorMultimoneda en SyteLineTaller de multisitioNóminaProyectos

TécnicoCrystal ReportsTaller de desarrolladorPersonalización de formulariosPerspectiva general de la administración del sistema

Paquete de productos de SyteLineBusiness Process ManagementBusiness Intelligence - AdministrationBusiness Intelligence - ImpromptuBusiness Intelligence - PowerPlay UserBusiness Intelligence - TransformerConfiguration - BasicsConfiguration - ModelingWorkflow

Tabla de contenido _____________________________Prefacio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5Guía del manual ..............................................................................................................................5Cómo utilizar este manual ...............................................................................................................6

Principios de un aprendizaje satisfactorio.................................................................................6Estructura de secciones del manual .........................................................................................8Comentarios..............................................................................................................................8

Ayudas de navegación de SyteLine ..............................................................................................10Gráfico de teclas de acceso directo ........................................................................................10Barra de herramientas principal de SyteLine .........................................................................11

Objetivos y requisitos previos del curso ........................................................................................13Objetivos de este curso...........................................................................................................13Requisitos previos del curso ...................................................................................................13Nota para el instructor.............................................................................................................13

Navegación por el curso................................................................................................................14

Sección 1: Diseño de informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15Creación de un informe nuevo ......................................................................................................16

Ventana Design (Diseño) ........................................................................................................17Exploración de datos...............................................................................................................18Guardado del informe .............................................................................................................18Colocación y ajuste de tamaño de objetos .............................................................................18Uso de líneas guías ................................................................................................................19Movimiento de objetos ............................................................................................................19Cambio de tamaño de objetos ................................................................................................20Alineación de objetos ..............................................................................................................20

Dar formato a los objetos ..............................................................................................................21Dar formato a la apariencia.....................................................................................................21Dar formato a los datos...........................................................................................................22Dar formato a los objetos de texto ..........................................................................................23

Ejercicio .........................................................................................................................................24

Sección 2: Selección de registro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25Uso de Select Expert (Experto de Seleccionar) ............................................................................26

Comprensión de la diferencia entre datos guardados y datos actualizados...........................27Ejercicio...................................................................................................................................27

Agregado de criterios de selección adicionales ............................................................................28Comprensión de las condiciones �and� y �or� en los criterios de selección..............................29

Aplicación de la selección de registros para los campos de fecha ...............................................30Ejercicio .........................................................................................................................................31

Sección 3: Ordenamiento, agrupamiento y resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33Ordenamiento de registros ............................................................................................................34Agrupamiento de registros ............................................................................................................35

Eliminación de grupos.............................................................................................................36Cambio de definición de grupo ...............................................................................................37

Ejercicio .........................................................................................................................................38Resumen .......................................................................................................................................39

Resumen en comparación con subtotal..................................................................................39Muestra de resúmenes de porcentajes...................................................................................40Inserción de totales generales ................................................................................................41

Ejercicio .........................................................................................................................................42

© 2003 MAPICS, Inc. Guía de capacitación Crystal Reports de SyteLine 1

Tabla de contenido

Sección 4: Creación de presentaciones de informes-Calidad . . . . . . . . . . . 43Aplicación de formatos especiales ................................................................................................44

Formato de campo de fecha, hora y fecha/hora .....................................................................44Uso de campos especiales............................................................................................................46Inserción de líneas y cuadros........................................................................................................47

Inserción de una línea.............................................................................................................47Inserción de un cuadro............................................................................................................47

Inserción de una imagen ...............................................................................................................49Ejercicio .........................................................................................................................................50

Sección 5: Objetos de texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51Combinación de objetos de texto con campos de la base de datos .............................................52

Uso de la opción Can Grow (Autoextensible) .........................................................................52Ejercicio: Inserción de un campo de la base de datos en un objeto de texto................................53

Controle su trabajo..................................................................................................................53Agregado de un campo especial a un objeto de texto ..................................................................54Ejercicio: Agregado de un campo especial a un objeto de texto...................................................55

Controle su trabajo..................................................................................................................55Formatos de objeto de texto adicionales.......................................................................................57Ejercicio .........................................................................................................................................58

Controle su trabajo..................................................................................................................58

Sección 6: Conceptos básicos de fórmula. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59Uso de fórmulas ............................................................................................................................60Uso del editor de fórmulas.............................................................................................................61

Definición de partes de Formula Editor (Editor de fórmulas) ..................................................61Ejercicio: Cree un informe para utilizar con fórmulas..............................................................62

Cálculos básicos............................................................................................................................63Ejercicio: Creación de costo extendido ...................................................................................63Ejercicio: Creación de una suma condicional .........................................................................64

Manejo de cadenas .......................................................................................................................65Controle su trabajo..................................................................................................................65

Cálculos de fecha básicos: Agregado de una fórmula a otra fórmula ...........................................66Controle su trabajo..................................................................................................................66

Ejercicio: Aplicación de fórmulas boolenas ...................................................................................67Controle su trabajo..................................................................................................................67

Aplicación de fórmulas If-Then-Else..............................................................................................69Ejercicio: Uso de formatos condicionales If-then-else ............................................................69

Uso de totales actualizados...........................................................................................................70Running Total Expert (Experto de Total acumulado) (Asistente)............................................70Ejercicio: Totales actualizados en una lista ............................................................................71Controle su trabajo..................................................................................................................73

Sección 7: Informe condicional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75Uso de Highlighting Expert (Experto de resaltado) .......................................................................76

Ejercicio: Uso de Highlight Expert (Experto de resaltado) ......................................................77Formato condicional ......................................................................................................................78

Aplicación de propiedades On (Activado) u Off (Desactivado) ...............................................78Propiedades de atributo ..........................................................................................................78

Ejercicio .........................................................................................................................................79

Sección 8: Formato de sección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81Cambio de tamaño de una sección ...............................................................................................82

Ejercicio...................................................................................................................................82Dar formato a secciones utilizando Section Expert (Experto de sección) .....................................83

2 Guía de capacitación Crystal Reports de SyteLine © 2003 MAPICS, Inc.

Tabla de contenido

Section Expert (Experto de sección).......................................................................................83Section Expert (Experto de sección) � ficha Common (Común).............................................83Section Expert (Experto de sección)-ficha Color ....................................................................84Ejercicio...................................................................................................................................85

Creación de un informe de resumen .............................................................................................86Ejercicio...................................................................................................................................86

Sección 9: Agregado de un informe personalizado a SyteLine . . . . . . . . . . 87Tareas secundarias, procedimientos almacenados y Crystal Reports..........................................88Ejercicio integral ............................................................................................................................89

Paso 1: Crear un procedimiento almacenado nuevo ..............................................................89Paso 2: Crear el archivo .rpt de Crystal Reports.....................................................................91Paso 3: Crear una tarea secundaria nueva ............................................................................95Paso 4: Crear un informe básico-formulario de criterios ........................................................95


Tabla de contenido


Prefacio _________________________________________Guía del manual

Temas de la sección� Modelo de capacitación

� Principios de un aprendizaje satisfactorio

� Secciones del manual

� Comentarios

� Ayudas de navegación de SyteLine

� Objetivos y requisitos previos del curso

Objetivos de la secciónLuego de completar esta sección, usted podrá:

� Aplicar conceptos de aprendizaje satisfactorios a este curso

� Reconocer la navegación básica utilizada en SyteLine


Prefacio

Cómo utilizar este manualEste manual tiene el propósito de guiar al participante en las cuatro partes de este modelo de capacitación estándar. Estas cuatro partes consisten en:

1. Presentar el tema.

2. Brindar a los estudiantes, a modo de orientación, una versión simplificada del proceso o los conceptos que deben aprender.

3. Proporcionar al participante ejercicios que le ayuden a descubrir el tema en profundidad.

4. Realizar una conclusión del tema.

Si bien cada parte del modelo de capacitación es importante, el punto fundamental de este método gira en torno a dos principios que el participante y el profesor deben tener en cuenta. Estos principios son: (1) Aprendemos a hacer algo haciéndolo y (2) debemos aprender tanto los detalles como los aspectos generales, tanto la aplicación como el concepto.

Esto significa que los participantes deben realizar actividades detalladas y generales para aprender este material. No basta con oír y comprender. Puede leer más sobre las actividades detalladas y generales en la sección sobre los principios para un aprendizaje exitoso.

No obstante, ningún curso puede transformar a un participante en un experto. Sin embargo, cuanto más ayuda brinde el instructor a los participantes con actividades que les ayuden a aprender, más pronto adquirirán éstos una adecuada capacitación.

Principios de un aprendizaje satisfactorioEl modelo de capacitación mencionado anteriormente aplica principios de aprendizaje. ¿Es eso, sin embargo, todo lo que el participante y el instructor hacen para garantizar el máximo nivel de aprendizaje? Se trata de un tema cuyo análisis demandaría uno o más libros. No obstante, podemos resumir gran parte del mismo al comprender que el aprendizaje es un proceso biológico.

Su cerebro no es una computadoraNuestro cerebro se parece más a un músculo que a una computadora. El aprendizaje no es algo que almacenamos en un archivo, sino que desarrollamos. El hecho de que veamos, oigamos o incluso hagamos algo no significa que lo vayamos a recordar. Debemos ejercitar nuestro aprendizaje constantemente. Si únicamente trabajamos durante la clase, seremos como guerreros que desarrollan su resistencia sólo los fines de semana. Aquí le brindamos algunas sugerencias útiles para optimizar su aprendizaje antes y después de la clase.

ANTES

� Ingrese a SyteLine y familiarícese con las áreas en las que trabajará durante el curso.

� Lea el manual de SyteLine y los párrafos de textos relacionados con los temas comerciales.

� Responda las preguntas de preparación que su instructor le haya proporcionado.

� Escriba sus propias preguntas.

DESPUÉS

� Apenas finalice la clase, cree notas de revisión y memorandos breves.

� Al día siguiente, realice actividades generales y detalladas.

� A la semana siguiente, realice actividades generales y detalladas.

� Al mes siguiente, realice actividades generales y detalladas.


Prefacio

Actividades generales y detalladasEn cada una de nuestras clases se realizan actividades generales y detalladas. Estas actividades constituyen un ejercicio de entrenamiento. Su aprendizaje crecerá mediante estas actividades pero, al igual que lo que sucede con los músculos, si sólo se ejercita una vez, no obtendrá efectos duraderos. Necesita volver a ejercitar sus rutas neurales. Cuando realice actividades generales y detalladas, estará volviendo a ejercitarse. Estas actividades no sólo reforzarán lo aprendido, sino que frecuentemente lo ayudarán a profundizar aún más sus conocimientos.

Las actividades generales le ayudan a resumir y observar las relaciones entre los detalles de un tema. Le ayudan a crear un modelo donde se incluirá la información. Las actividades generales incluyen tareas tales como la creación de mapas mentales, flujos de procesos, diagramas de relaciones y principios generales.

Las actividades detalladas le ayudan a comprender la navegación, los campos específicos, el efecto de los diversos parámetros y las etapas de cada proceso comercial necesarias para ingresar al sistema. Las actividades detalladas incluyen tareas tales como la configuración de una lista de materiales (BOM), la recepción de la orden de un cliente y el embarque del mismo, la ejecución de informes y el seguimiento contable.

Nuevamente, el primer ejercicio posterior a la clase que deseará realizar consistirá en clarificar y consolidar sus notas. Seguramente habrá detalles que olvidará. Sin embargo, puede disminuir considerablemente el volumen de información olvidada y el tiempo dedicado a recordar empleando 10 minutos para crear notas claras.

El aprendizaje es crecimientoUna determinada cantidad de estudios han confirmado la idea de que el aprendizaje es un proceso de crecimiento biológico que requiere repetición.

RECORDAR

En una determinada cantidad de estudios, se ha descubierto que:

� Sin revisión, las personas olvidan entre el 46% y el 80% de lo que han aprendido dentro de las 24 horas.

� Al realizarse un examen de los participantes seis semanas luego de una clase, se determinó que aquéllos que realizaron una prueba de revisión de 5 minutos al concluir la clase recordaron un 150% más que los que no realizaron una prueba de revisión apenas terminada la clase.

� Las personas aprenden y recuerdan más cuando: (1) estructuran lo que han aprendido con sus propias palabras, (2) recitan su aprendizaje y (3) distribuyen su práctica a lo largo de varios períodos en lugar de practicar todo de una sola vez.

DESCANSOS

Los estudios también han demostrado que las personas recuerdan más si descansan cada 20-50 minutos.

Los psicólogos creen que las huellas neurales demoran de 5 segundos a 15 minutos en diluirse o consolidarse. Es así como explican que algunos temas se clarifiquen durante un descanso o inmediatamente después de regresar del mismo y que tengamos la capacidad de recordar mayor cantidad de datos inmediatamente después de un período de aprendizaje que al final.

Realmente necesitamos dejar que la información se �asiente�.


Prefacio

Estructura de secciones del manualEste manual aplica los principios de aprendizaje y el modelo de capacitación explicados anteriormente. Cada tema principal debe tener 3 partes --(1) Introducción, (2) Descubrimiento y (3) Conclusión.

La responsabilidad del profesor consistirá en adaptar este manual a cada clase mediante el agregado o la eliminación de material según corresponda.

ComentariosComo profesores, creamos planes de lecciones y actividades de todo tipo. Pero no sabremos del éxito de nuestros esfuerzos a menos que obtengamos comentarios. Los comentarios son simplemente una declaración del efecto de nuestras acciones.

Dichos comentarios pueden obtenerse a través del lenguaje corporal y los índices de rendimiento, como la habilidad para completar un ejercicio, cuestionarios y pruebas. Sin embargo, es posible que no exista un vínculo directo entre nuestra enseñanza y el rendimiento o el lenguaje corporal de un participante. Es posible que un participante haya perdido el interés porque estuvo despierto hasta las 5 a. m. jugando videojuegos en su computadora portátil. Quizás finalizó el ejercicio porque vino temprano y leyó el material previamente. Sin embargo, lo que frecuentemente resulta útil para un participante no lo es para otro. Nunca sabremos el efecto directo de nuestra enseñanza si sólo observamos los índices de rendimiento y el lenguaje corporal que recibamos en los comentarios.

Los comentarios más precisos provienen de los mismos participantes; son ellos los que pueden decirnos qué es lo que resulta de utilidad y qué es lo que representa una dificultad. Pueden decirnos qué está claro y qué no lo está. Los participantes pueden decirnos exactamente cuándo se sintieron aburridos o confundidos o cuándo sintieron que desperdiciaban su tiempo.

Como profesor, mi responsabilidad es recibir y solicitar comentarios. Como participante, su responsabilidad es brindarlos.

Parte de la sección Definición

Introducción Presentación o actividad cuyo fin es brindar a los participantes los aspectos generales sobre un tema o una hora.

Descubrimiento Prácticas guiadas

Guía etapa a etapa para el análisis del tema. Generalmente, el instructor guía a la clase en cada una de las etapas; sin embargo, los participantes pueden llevar a cabo cada etapa solos, en parejas o en pequeños grupos.

Referencia

Explicación de los conceptos, formularios, campos y procesos principales del tema. Los profesores resaltarán los conceptos principales en su introducción y en la práctica guiada pero es posible que no analicen todos los puntos de estas secciones.

Ejercicios

Oportunidad para que los participantes exploren y practiquen.

Conclusión Ejercicio que ayuda al participante a estructurar su conocimiento. Las conclusiones generalmente consisten en una lista de las principales preguntas de análisis o en un mapa mental. En ambos casos, el profesor guiará a la clase durante la conclusión.

Un mapa mental es un método para tomar notas que le permite mostrar conexiones entre diversos conceptos.


Prefacio

La mejor manera de realizar comentarios es dejar de lado el ego y los juicios de valor. En lugar de criticar o alabar al profesor (lo hace al utilizar palabras como �fantástico�, �terrible�, �capaz�, etc.), hable sobre causa y efecto. Aquí le brindamos algunos ejemplos.

�Su explicación de Planeación de requerimientos de materiales (MRP) [causa] realmente me aclaró el significado del término �explosión� [efecto]�.

�Al comienzo de la sesión de hoy, avanzó muy rápido en el análisis de los formularios [causa]. Intenté mantener el ritmo de la navegación y ni siquiera pude pensar en los conceptos [efecto]�.

�Me gustó la manera de enseñar de Fred [no demasiado útil]. Realizó una conclusión [causa] que resultó muy clara [efecto]. Se aseguró de que tuviéramos los descansos habituales [causa] y eso pareció incidir favorablemente en mi concentración por la tarde [efecto].

Causa y efecto. Los comentarios útiles se centran en cómo lo afecta nuestra enseñanza. Si conocemos los efectos de nuestra enseñanza, podemos modificar nuestros esfuerzos para suministrar la clase de servicio que le resulte más útil.


Prefacio

Ayudas de navegación de SyteLineGráfico de teclas de acceso directo

Tecla de acceso directo

Acción

Ctrl / 1 Alterna entre una vista de Cuadrícula/Formulario y Cuadrícula solamente

Ctrl / 2 Alterna entre una vista de Cuadrícula/Formulario y Formulario solamente

F1 Ayuda de nivel de campo

F2 Pantalla de campo completo

F4 Comienzo de filtro activo/Recuperar datos

F5 Actualizar

Ctrl / F5 Actualizar actual

Ctrl / F4 Cerrar ventana actual

Ctrl / N Registro nuevo

Ctrl / D Eliminar

Ctrl / S Guardar

Ctrl / F8 Activar siguiente recolección

F8 Registro siguiente

F7 Registro anterior

Ctrl / X Cortar

Ctrl / V Pegar

Ctrl / C Copiar

F6 Activar segundo panel

Ctrl / Inicio Inicio del cursor

F12 Ver registro de diagnóstico

Ctrl / F12 Configurar diagnóstico

Ctrl / TAB Cambiar a otro formulario abierto


Prefacio

Barra de herramientas principal de SyteLine

Se utiliza para abrir un formulario

Guarda los datos modificados y cierra el formulario

Cierra el formulario activo sin guardar los datos

Registro nuevo

Filtro (como lo hace en Consulta por ejemplo [QBE], realizará una consulta en los campos del formulario y no en una lista de campos)

Flechas de la barra de desplazamiento/alterna entre los registros de un formulario activo

Publica o presenta el formulario

Notas para el registro actual - Vacías

Notas para el registro actual - Tiene notas asociadas

Acerca del formulario SyteLine

Muestra la ayuda de un campo en un formulario

Ingresa UDFA/Diseño

Cierra el formulario y lo vuelve a abrir basándose en los cambios realizados en el Diseño

La Sugerencia de ayuda aparece en la esquina inferior izquierda de la aplicación (Barra de estado) aunque su selección no se encuentre activa.


Prefacio

Campos obligatorios, generados por el sistema y de sólo lectura

Campos estándar de la Interfaz gráfica del usuario (GUI)

Todo campo requerido para una ventana tendrá un fondo amarillo. Si el fondo es verde, se trata de un campo generado por el sistema y si el fondo es gris, se trata de un campo de sólo lectura.

Casilla de verificación que indica SÍ o NO.

Botón de opción para seleccionar una opción entre varias opciones.

Cuadro desplegable para seleccionar una opción entre varias opciones.


Prefacio

Objetivos y requisitos previos del cursoObjetivos de este curso

Esta clase está diseñada para analizar la mayoría de los temas básicos necesarios para una persona que modifica los informes existentes de SyteLine 7 o que crea informes nuevos a partir de cero. Una vez finalizada esta clase, los participantes podrán:

� Identificar los elementos de la interfaz Crystal Reports.

� Crear un informe nuevo.

� Dar formato a los objetos.

� Insertar y editar cuadros de texto.

� Abrir y utilizar la opción Select Expert (Experto de Seleccionar).

� Definir criterios para la selección de registros.

� Aplicar la selección de registros para los campos de fecha.

� Ordenar registros de informes.

� Agrupar registros en secuencias significativas.

� Modificar grupos.

� Resumir y crear información de subtotales.

� Crear totales generales.

� Aplicar formatos especiales a los objetos.

� Utilizar campos especiales de Crystal Reports.

� Agregar líneas y cuadros.

� Insertar imágenes.

� Importar elementos en un cuadro de texto.

� Dar formato a elementos individuales de un objeto de texto.

� Utilizar fórmulas básicas en Crystal Reports.

� Utilizar totales actualizados.

Requisitos previos del cursoNinguno.

Nota para el instructorTiene la responsabilidad de seleccionar los temas y las actividades que satisfagan las necesidades de los participantes. Es posible que, según la clase, no pueda analizar todo el material de este manual en un solo día. Asegúrese de hablar con los participantes sobre la planificación de la clase y seleccione cuidadosamente los temas que desea analizar.

Asegúrese de estimar la velocidad de la clase a la mitad de la misma y realice los ajustes necesarios para tratar los contenidos a los que usted y los participantes asignaron la prioridad más alta.

Los ejercicios de esta clase se han diseñado para generar debate e intercambio de ideas entre los participantes. Muchos de los ejercicios no tienen cifras de �verificación�. Debe suministrar dichos comentarios realizando los ejercicios junto con los participantes. Luego, ellos podrán verificar sus respuestas con las suyas.


Prefacio

Recomendamos no sustituir los ejercicios con clases teóricas y presentaciones. Los participantes obtendrán el máximo aprendizaje al hacer los ejercicios. Una correcta proporción de tiempo para la clase teórica y el trabajo del participante es 30%:70%.

Considere la utilización de los ejercicios de revisión que se encuentran en el apéndice como parte de la conclusión final de la clase.

Navegación por el cursoSyteLine agrupa la navegación para formularios de datos, procesos e informes por función comercial. Por lo tanto, podrá orientarse con mayor rapidez, si (1) identifica las funciones principales analizadas en este curso y si (2) identifica los formularios de datos, procesos e informes agrupados en dicha función.


Sección 1: Diseño de informe__________________ObjetivosUna vez finalizada esta sección, estará capacitado para:

� Identificar los elementos de la interfaz Crystal Reports.

� Crear un informe nuevo.

� Dar formato a los objetos.

� Insertar y editar cuadros de texto.


Sección 1: Diseño de informe

Creación de un informe nuevoPuede crear un informe nuevo con Crystal Reports utilizando dos métodos diferentes. Haremos hincapié principalmente en la segunda parte de lo siguiente:

� Uso de Report Expert (Experto de informes).

� Uso de un informe en blanco.

Otro enfoque, quizá con mayor sentido común, consiste en copiar un informe existente similar al resultado final que intenta obtener y realizar las modificaciones donde sean necesarias.

En este ejemplo crearemos un informe en blanco.

1. Abra Crystal Reports y elija la opción �Blank Report� (Informe en blanco).

2. Elija el lugar desde donde tomará los datos. En esta instancia, para que el software Crystal Reports funcione con los procedimientos almacenados, es importante que se asegure de que Crystal Reports haya almacenado los procedimientos como una opción para incluirla como un origen de datos. Haga clic en el botón Options (Opciones) y seleccione la casilla de verificación Stored Procedures (Procedimientos almacenados). Al principio trabajaremos con una conexión ODBC directa al origen de los datos y luego con los procedimientos almacenados en la base de datos de SQL Server.

3. Desplácese por la lista de orígenes de datos ODBC hasta encontrar el DSN (Nombre de origen de datos) de la base de datos App de SyteLine. (Si uno no está configurado en su máquina, deberá hacerlo a través de Inicio + Configuración + Panel de control + Orígenes de datos [ODBC]). Una vez que esté configurado, seleccione SyteLine App DSN (DSN de App de SyteLine) desde la vista de árbol que se muestra en el nivel de árbol de ODBC. (En esta instancia se ha denominado SL7App. Probablemente el suyo sea diferente).

4. Una vez que haya seleccionado el DSN correcto, se le solicitará que seleccione las tablas con las que desea trabajar desde esa base de datos concreta. En esta instancia, si trabaja con la base de datos de la Aplicación SyteLine 7.0, debe seleccionar la tabla �co� desde la lista y hacer clic en el botón Add (Agregar).

5. Haga clic en el botón Close (Cerrar).



6. Aparecerá la ventana �Field Explorer� (Explorador de campos).

Utilizaremos esta ventana con frecuencia durante el curso, pero por ahora, haga clic en el nivel de árbol Database Fields (Campos de base de datos) y observe el modo en que muestra la tabla �co�. Si expande la tabla co, verá todos los campos de la tabla.

En esta instancia, puede comenzar a arrastrar campos a la ficha Detail (Detalle) del informe.

Antes de hacerlo, observemos la ficha Detail (Detalle).

Ventana Design (Diseño)En forma predeterminada, la ficha Detail (Detalle) se divide en cinco secciones:

� Encabezado de informe

� Encabezado de página

� Detalles

� Pie de página de informe

� Pie de página

En las últimas secciones, la ficha Detail (Detalle) se analizará con mayores detalles.

Ahora, continuando con nuestro proceso de creación de informes:

1. Con el Field Explorer (Explorador de campos) y los campos de la tabla �co� visibles, haga clic en el campo �co_num� y arrástrelo a la sección Details (Detalles) del informe. Observe cómo el nombre de columna se agrega automáticamente al encabezado de página. (Para que aparezca la etiqueta, asegúrese de que en File [Archivo] + Options [Opciones], esté seleccionada la opción Insert Detail Field Titles [Insertar títulos de campo de detalle]).

2. Para obtener una vista preliminar de los datos de informe reales y para activar la ficha

�Preview� (Vista preliminar) en Crystal Reports, seleccione el botón en la barra de herramientas principal. (Este botón debe seleccionarse para ejecutar la consulta en la base de datos).

3. Una vez ejecutada la consulta, se habilitará la ficha Preview (Vista preliminar) y usted podrá ver los datos del informe en esta ficha.



Exploración de datosPuede ver datos reales de un campo en cualquier momento haciendo clic en el botón (Browse [Explorar]) de la ventana Field Explorer (Explorador de campos).

Una vez que haga clic en el botón Browse (Explorar), verá los primeros 500 campos de datos únicos para esta columna de la tabla.

Guardado del informeEl guardado de informes se realiza simplemente seleccionando la opción File (Archivo) + Save (Guardar) + Save as (Guardar como) en el menú principal, o haciendo clic en el

botón . Guarde el informe como �CustomerOrders1.rpt� en el disco duro local.

Colocación y ajuste de tamaño de objetosAntes de pasar a la colocación y el ajuste de tamaño de objetos, debemos agregar más campos a nuestro informe actual.

1. Arrastre los siguientes campos adicionales a la ficha Details (Detalles) del espacio de trabajo de Crystal Reports: co_num, order_date, ship_code y price.

2. A continuación, haga clic en la ficha Preview (Vista preliminar) para ver el informe hasta el momento.

Una vez que haya colocado los campos en su informe, probablemente desee cambiar la posición o el tamaño de los éstos. Como el título de la columna se suelta en el encabezado al mismo tiempo que el campo de datos se suelta en la sección de detalle del informe, se predeterminarán en el mismo tamaño. Muchas veces, el tamaño puede ser demasiado pequeño o demasiado grande para el espacio necesario en el informe global.

Puede cerrar la ventana Field Explorer (Explorador de campos) en cualquier momento. Es una ventana modal sin flotación. Puede abrir la ventana en

cualquier momento y también puede hacer clic en el botón desde la barra de herramientas principal.

El cambio de posición y de tamaño de los objetos es fácil de realizar en la ficha Design (Diseño) porque usted está moviendo sólo el marcador en lugar de los datos representativos.



Uso de líneas guíasSi desea alinear objetos entre sí, puede insertar líneas guías y adjuntar objetos a las mismas. A continuación, en un paso puede mover las líneas guía para cambiar la posición de todos los objetos adjuntados a la línea guía.

1. Haga clic en la ficha Detail (Detalle). Observe el modo en que cada campo que se soltó en el informe ha recibido automáticamente una línea guía (para ver la cuadrícula, asegúrese de haber seleccionado Show Grid in Design [Mostrar cuadrícula en diseño] en File [Archivo] + Options [Opciones]).

2. Puede quitar las líneas guía seleccionando las flechas grises ubicadas en la parte superior de la ficha Detail (Detalle), haciendo clic en ellas y arrastrándolas hasta el área del informe. Para agregar una línea guía nueva, simplemente haga clic en cualquier área de la regla de cálculo con cuadros grises.

3. Si sus campos no se adjuntaron a las líneas guía, simplemente debe hacer clic en el campo y �contornear� el campo sobre el plano de la línea guía hasta que las esquinas adjuntadas del campo cambien a rojo. Es más fácil realizar esta acción utilizando las teclas de flechas derecha e izquierda del teclado que el mouse.

Movimiento de objetosSeleccione un objeto antes de moverlo o cambiar su tamaño. Seleccione un elemento haciendo clic en el campo mismo hasta que quede resaltado. La mayoría de las veces, deseará mover el campo y la etiqueta relacionada. Puede hacerlo de dos maneras:

� Seleccione un objeto y, con la tecla Mayús presionada, seleccione el otro. Se resaltarán ambos objetos y podrá moverlos utilizando el mouse o las teclas de flecha del teclado.



� Otra forma muy fácil de seleccionar y mover varios elementos es utilizar el método �Lasso�. Haga clic y trace un cuadro imaginario que rodee varios objetos que desea seleccionar. Una vez seleccionados, puede moverlos como un grupo a la posición que desee.

Cambio de tamaño de objetosPara cambiar el tamaño de un objeto, primero debe seleccionarlo. Esto puede llevarse a cabo utilizando uno de los dos métodos antes mencionados.

1. Cuando se selecciona un objeto, éste se resalta mediante un cuadro con pequeñas barras inclinadas. Observe también los cuadraditos que rodean el campo. Son controladores de cambio de tamaño de objetos.

2. Puede cambiar el tamaño de uno o más campos de una vez. Una vez seleccionados los campos, simplemente pase el mouse por encima de uno de los cuadros, haga clic en él y arrástrelo hasta lograr el tamaño nuevo.

Alineación de objetosEl objeto principal es el objeto con el cual desea alinear los demás objetos. Para que un objeto sea el principal, primero haga clic presionando la tecla Mayús o la tecla Ctrl y, por último, haga clic en el objeto. El orden en que se realiza esta acción es opuesto al orden en que se realiza en la personalización de formularios de SyteLine 7.0.

Una vez que los objetos se seleccionaron en el orden correcto, seleccione Format (Formato) + Align (Alinear) en el menú principal. Seleccione la alineación deseada en la siguiente lista:

Para lograr un diseño de informe más rápido, puede copiar y pegar objetos de una sección a otra área. Cuando copia un objeto, también copia el valor de datos reales de dicho objeto.



Dar formato a los objetosUna vez que haya colocado los campos en su informe, probablemente desee cambiar su aspecto. Existen varias opciones disponibles. Para ver las opciones, haga clic con el botón derecho del mouse en un campo de etiqueta y seleccione Format Text (Dar formato a texto).

Dar formato a la aparienciaPuede cambiar el color, el tamaño o el estilo, así como también agregar información sobre herramientas, suprimir (este tema se analizará en detalle más adelante) y agregar líneas.

1. En nuestro ejemplo, resalte todos los encabezados de columna y colóquelos en negrita.

2. Quite el subrayado de cada uno de ellos.

Tómese unos minutos para explorar las distintas opciones disponibles en las fichas de la ventana del cuadro de diálogo Format (Dar formato).



Dar formato a los datosProbablemente desee dar formato a los datos, de modo que se vean diferentes en la ventana Preview (Vista preliminar). Esta opción se utiliza con mayor frecuencia en un campo numérico.

Para dar formato a un campo de datos numérico, haga clic con el botón derecho del mouse en el campo de la ficha Detail (Detalle) o Preview (Vista preliminar) y luego, haga clic en Format Field (Dar formato a campo).

En la ficha Number (Número) se muestra una cantidad de estilos para formatos numéricos.



Para ver otras opciones relacionadas con el redondeo, números negativos, moneda, supresión, separadores decimales y demás aspectos, haga clic en el botón Customize (Personalizar).

Dar formato a los objetos de textoPuede dar formato al texto dentro de una etiqueta y también puede agregar más objetos de texto al informe. Para modificar el texto existente en un objeto de texto, haga clic con el botón derecho del mouse en el objeto de texto y seleccione Edit Text Object (Editar objeto de texto). A continuación, puede cambiar el texto y las palabras individuales y luego dar formato a las letras en la ventana de objeto de texto.

Agregado de un objeto de textoPara agregar un objeto de texto nuevo, haga clic en Insert (Insertar) + Text Object

(Objeto de texto) desde el menú principal, o bien, haga clic en el botón desde la barra de herramientas principal. Entonces tendrá un objeto de texto adjunto al cursor. Coloque el cursor en el lugar que desee ubicar el objeto de texto en el informe y haga clic una vez.

Tómese unos minutos para explorar todas las operaciones disponibles, ya que las utilizará con frecuencia en la creación de un informe.



EjercicioEste ejercicio combinará lo aprendido acerca de la alineación, el cambio de tamaño y cómo dar formato a objetos en Crystal Reports.

1. Cambie el tamaño de los encabezados de campos y columnas a fin de ubicar los datos.

2. Dé formato al campo Price (Precio) para que los precios se impriman sin decimales y con un signo dólar ($) flotante.

3. Dé formato al campo �co_num� para que quede justificado en el centro.

4. Cambie los encabezados de columna para que queden en negrita y azul.

5. Reorganice las columnas para que queden co_num, price, ship_code, order_date.

6. Cree un cuadro de texto de encabezado de informe denominado �Informe de orden de cliente�.

7. Cambie el color del texto interior.

8. Agrande el tamaño de fuente del cuadro de texto del encabezado del informe y cámbiele el estilo.

9. Asegúrese de que el título se imprima en el centro de la página.

10. Agréguele un borde y sombra al cuadro de texto.

11. Guarde el informe.


Sección 2: Selección de registro ______________ObjetivosUna vez finalizada esta sección, estará capacitado para:

� Abrir y utilizar la opción Select Expert (Experto de Seleccionar).

� Definir criterios para la selección de registros.

� Aplicar la selección de registros para los campos de fecha.


Sección 2: Selección de registro

Uso de Select Expert (Experto de Seleccionar)El informe que hemos utilizado hasta el momento imprimirá todos los registros de la tabla �co�. La mayoría de las veces deseará limitar la cantidad de registros devueltos.

Para abrir Select Expert (Experto de Seleccionar), elija Reports (Informes) + Select

Expert (Experto de Seleccionar) o haga clic en el botón en la barra de herramientas principal.

En este ejemplo, seleccionaremos el campo co.co_num de nuestra ficha Details (Detalles) y luego haremos clic en el botón Select Expert (Experto de Seleccionar) para abrir esta pantalla.

Ya que estamos observando el campo co.co_num, entonces podemos limitar los resultados de consulta eligiendo una de las opciones de la lista desplegable proporcionada por Select Expert (Experto de Seleccionar).

En este ejemplo seleccionaremos �is between� (está entre).

Los dos cuadros desplegables están relacionados con el uso del operador �is between� (está entre) y enumerarán los primeros 500 elementos de datos únicos en la tabla para co_num. Puede elegir números de la lista o ingresar otros.

El criterio de selección de registros que utilice no tiene que establecerse sobre la base de los campos que se encuentran en su informe. Puede elegir cualquier campo de la base de datos.

Tómese unos minutos para explorar todas las opciones disponibles en el cuadro de expresiones desplegable de Select Expert (Experto de Seleccionar). Debe familiarizarse con estas opciones ya que las utilizará con frecuencia.



Comprensión de la diferencia entre datos guardados y datos actualizados

Por diseño, Crystal Reports sólo lee la base de datos cuando es necesario. Cuando usted obtiene una vista preliminar, imprime o exporta un informe a un archivo por primera vez, el programa ejecuta el informe y actualiza los datos necesarios.

Una vez que esté trabajando con los datos que se han devuelto, Crystal Reports actualiza datos nuevamente sólo en estas condiciones:

� Si se agregan campos al informe.

� Si agrega una fórmula que hace referencia a un campo que no estaba en el informe cuando lo ejecutó por primera vez.

� Si modifica los criterios de selección del registro en Select Expert (Experto de Seleccionar) para que se incluyan más registros que cuando ejecutó el informe por primera vez. Se le solicitará que elija �Use Saved Data� (Usar datos guardados) o �Refresh Data� (Actualizar datos).

Si elige �Use Saved Data� (Usar datos guardados), Crystal Reports no regresa a la base de datos. Para que Crystal Reports regrese nuevamente a SQL Server, seleccione la opción �Refresh Data� (Actualizar datos).

Siempre puede actualizar los datos seleccionando el botón .

Ejercicio1. Haga clic en Select Expert (Experto de Seleccionar).

2. Elija el límite del informe utilizando los ship_codes que se encuentran en FED o UPS.

3. Ejecute el informe.



Agregado de criterios de selección adicionalesA menudo necesitará más de un criterio de selección para el informe. En este ejemplo, consideraremos el agregado de un criterio que restrinja un precio mayor que $2.000,00.

Para agregar criterios adicionales en Select Expert (Experto de Seleccionar), lleve a cabo los siguientes pasos:

1. Abra Select Expert (Experto de Seleccionar).

2. Haga clic en la ficha New (Nuevo) o en el botón New (Nuevo). Aparecerá una ventana de cuadro de diálogo adicional que le permitirá elegir el campo en el que desea agregar criterios adicionales.

3. En este ejemplo, seleccionaremos el campo co.price y haremos clic en OK.

4. Seleccione el operador de selección y el monto.

5. El criterio de selección nuevo se guarda y el informe se vuelve a ejecutar con el nuevo criterio de selección.



Comprensión de las condiciones �and� y �or� en los criterios de selección

De forma predeterminada, Crystal Reports vincula varios criterios de selección con una sentencia �and�. En nuestro último ejemplo, Crystal Reports seleccionó registros en los que ship_code era �UPS� o �FED� y price_code era mayor que $2000.

Si desea cambiar el �and� por un �or�, vea la fórmula de selección. Para hacerlo, siga estos pasos:

1. Abra Select Expert (Experto de Seleccionar).

2. Haga clic en el botón Show Formula (Mostrar fórmula).

Aparece la fórmula utilizada.

3. Puede cambiar el operador �and� (y) por un �or� (o) en esta ventana.



Aplicación de la selección de registros para los campos de fecha

A menudo, deseará seleccionar registros sobre la base de un campo de fecha. Probablemente desee ver todas las órdenes del último año y otras consultas similares. Para hacerlo, cree una selección de registros utilizando la fecha adecuada y, de ser necesario, los campos de formula.

Cuando seleccione un campo de fecha en Select Expert (Experto de Seleccionar), habrá disponible una opción nueva �In the period� (�En el período�) para utilizar en la selección de registros.

La opción año-a-fecha se utiliza aquí a modo de ejemplo.



EjercicioEn el siguiente ejercicio creará un informe nuevo utilizando el cliente y la tabla cust_addr. Junto con los pasos del ejercicio encontrará algunas explicaciones. Vincule tablas y aplique lo aprendido en esta última sección acerca de Select Expert (Experto de Seleccionar) y de los criterios de selección.

1. Haga clic en el botón New Report (Informe nuevo) .

2. Seleccione la opción �As a Blank Report� (Como informe en blanco).

3. En la lista de orígenes de datos, seleccione la base de datos de la Aplicación SyteLine y agregue la tabla de clientes primero y, a continuación, la tabla custaddr al informe.

4. Cierre la ventana Table Selection (Selección de tabla).

5. Aparecerá la ventana Database Expert (Experto de base de datos). Esta ventana se utiliza cuando se agrega más de una tabla al informe. Crystal Reports utiliza el Database Expert (Experto de base de datos) para entender cómo se relacionan las dos tablas.

6. Deberá trazar los vínculos correctos entre las dos tablas. En este caso, las claves externas son cust_num y cust_seq. Si comienza con la tabla de clientes, seleccione el campo cust_num, mantenga el botón del mouse presionado y arrastre una línea al campo cust_num de la tabla cust_addr. Se trazará un vínculo.

7. Haga lo mismo con el campo cust_seq.

8. Una vez preparada la relación correctamente, haga clic en OK.



9. Agregue los siguientes campos al informe y cámbieles el tamaño en consecuencia:

� customer.cust_num

� cust_addr.name

� cust_addr.city

� cust_addr.state

� customer.sales_ytd

10. Aplique los criterios de selección que actualizarán sólo los registros que tengan un número de cliente entre 1 y 25.

11. Aplique otros criterios de selección de registro que también arrastren los registros con un valor de sales_ytd mayor que cero.

12. Una vez ejecutado el informe un par de veces, cambie el operador �and� (y) por �or� (o) y observe la diferencia en los registros devueltos.

13. Guarde el informe como �CustomerSales.rpt�.


Sección 3: Ordenamiento, agrupamiento y resumen ____________________________

ObjetivosUna vez finalizada esta sección, estará capacitado para:

� Ordenar registros de informes.

� Agrupar registros en secuencias significativas.

� Modificar grupos.

� Resumir y crear información de subtotales.

� Crear totales generales.


Sección 3: Ordenamiento, agrupamiento y resumen

Ordenamiento de registrosEn forma predeterminada, Crystal Reports muestra los registros en el orden natural, como están almacenados en la base de datos.

Para seleccionar campos que desea ordenar para su informe:

1. Haga clic en el botón o seleccione Reports (Informes) + Sort Records (Ordenar informes) en el menú principal. Aparece el siguiente cuadro de diálogo:

2. En esta ventana puede seleccionar los campos por medio de los cuales desea ordenar el conjunto de resultados.

3. Seleccione uno o más campos desde el lado izquierdo de la pantalla.

4. Para agregar ese campo a los campos ordenados, haga clic en el botón Agregar .

5. Para quitar un campo de los campos ordenados, haga clic en el botón Remove

(Quitar).

En forma predeterminada, el campo que selecciona se ordenará de modo ascendente. Puede optar por sustituir este orden seleccionando el grupo de radio Sort direction (Orientación) y haciendo clic en Descending (Descendente).



Agrupamiento de registrosProbablemente desee dividir los informes en grupos significativos. El agrupamiento de informes cumple un papel fundamental ya que facilita la lectura, la comprensión y el uso de los informes.

La mayoría de las veces, el agrupamiento se realiza junto con el resumen y los totales. Por lo tanto, cuando considere la idea de formar grupos; por lo general, estará considerando la idea de ver la información resumida del informe por grupo.

Cuando agrupe registros, agregará áreas nuevas al informe. Estas áreas nuevas aparecen en el margen izquierdo de la ficha Details (Detalles). Una vez creado un grupo, alrededor del área de detalles, aparece un encabezado de grupo y un pie de página de grupo. Cada grupo que cree, tendrá su propio encabezado y pie de página.

Además, cuando inserte un grupo, el campo Group #n Name (Nombre para Nº de grupo) se crea automáticamente en el Group Header (Encabezado de grupo).

Para agregar un grupo a un informe, realice lo siguiente:

1. Para comenzar a agregar un grupo, seleccione Insert (Insertar) + Group (Grupo) en el menú principal o, en la barra de herramientas Insert Tools (Herramientas de

insertar), haga clic en el botón . Aparecerá entonces el siguiente cuadro de diálogo:

Puede seleccionar el campo que desea agrupar en el primer cuadro desplegable.

Tenga en cuenta que también puede elegir el orden en el que desea ordenar un grupo determinado. Este orden corresponderá sólo al ordenamiento dentro del grupo.



2. La casilla de verificación Keep Group Together (Mantener grupo unido) de la ficha Options (Opciones) especifica el modo en que el grupo se dividirá en varias páginas al imprimirse. Si se selecciona esta casilla y un grupo determinado abarca más de una página, Crystal Reports comenzará el siguiente grupo en una página nueva.

3. Una vez realizadas las selecciones, puede ver el encabezado de grupo y los pies de página del grupo agregado al informe.

Eliminación de gruposPara eliminar un grupo, realice lo siguiente:

1. Haga clic con el botón derecho del mouse en el margen izquierdo de la ficha Detail (Detalle) junto a Group Header (Encabezado de grupo).

2. Seleccione Delete Group (Eliminar grupo) en el menú.

3. Se le solicitará que verifique las acciones. Una vez que haya elegido �Yes� (Sí), el grupo se eliminará del informe.

Si agrupa en un campo determinado, éste se quitará del detalle del informe. De lo contrario, habrá campos de datos redundantes en cada grupo.

Datos redundantes Datos redundantes eliminados



Cambio de definición de grupoSi debe cambiar o si decide que ha elegido el campo incorrecto para agrupar el informe, no es necesario que elimine el grupo. Puede cambiar el grupo con facilidad. Para hacerlo, realice lo siguiente:

1. Haga clic con el botón derecho del mouse en el margen izquierdo de la ficha Detail (Detalle) junto a Group Header (Encabezado de grupo).

2. Seleccione Change Group (Cambiar grupo) en el menú.

3. Aparecerá la ventana de cuadro de diálogo de selección de grupo original en la que puede seleccionar un campo diferente para agrupar por.



EjercicioEn el siguiente ejercicio ordenará y agrupará el informe CustomerSales.rpt.

1. Con el informe CustomerSales abierto, ordene el informe de forma ascendente por cust_num.

2. A continuación, ordene el grupo de forma descendente por co.cust_num.

3. Luego, agrupe el informe por custaddr.state y observe los resultados.

4. Cambie el agrupamiento para que se realice por co.cust_num.

5. Ahora, agrupe primero por estado y luego por cust_num. ¿Se verá mejor el informe si elimina el detalle cust_num?

6. ¿Cómo reordenaría los grupos? Por ejemplo, ¿cómo ordenaría los grupos si deseara que se ordenen primero por co.cust_num y luego por estado?

(Consejo: haga clic en cada uno de los grupos y arrástrelos uno encima del otro en la ficha Detail [Detalle]).




ResumenAhora el informe está ordenado y agrupado de un modo lógico. En la mayoría de los casos esto se realiza para presentar algún número agregado o un total por grupo.

Resumen en comparación con subtotalLos subtotales, un tipo de resumen, son cálculos realizados sobre la base de la suma de un grupo de valores numéricos. Por lo tanto, los subtotales sólo se encuentran disponibles en campos de números o de moneda.

No obstante, un resumen no siempre es un subtotal, ni se basa siempre en valores numéricos. Un resumen puede ser un conteo total de entradas en un grupo o un promedio de valores numéricos. Es el valor generado como resultado de una evaluación, una cuenta o un cálculo realizado sobre datos pertenecientes a un solo grupo. La información de subtotal o de resumen se agrega al pie de página del grupo.

Para insertar un campo de resumen o de subtotal, realice lo siguiente:

1. Seleccione Insert (Insertar) + Summary (Resumen) en el menú principal o haga clic

en el botón . También puede hacer clic con el botón derecho del mouse en un campo y seleccionar Insert Summary (Insertar resumen) o Insert Subtotal (Insertar subtotal), dependiendo del tipo de datos del campo.

2. Si no se selecciona un campo de datos, entonces aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Si seleccionó un campo cuando optó por insertar un resumen o un subtotal, las opciones dependerán del tipo de dato del campo. Si no seleccionó un campo de datos cuando optó por insertar un resumen o un subtotal, tendrá la opción de elegir un campo.



3. Elija un campo con el cual creará un resumen o subtotal, siempre y cuando no haya uno seleccionado.

4. Seleccione el tipo de cálculo que desea realizar para este resumen.

5. Haga clic en OK.

Se agrega un campo de subtotal al informe:

Puede ver la información de resumen en la ficha Preview (Vista preliminar):

Quizá prefiera agregar un objeto de texto para describir la información de resumen.

Muestra de resúmenes de porcentajesPuede mostrar números como un porcentaje de un grupo que forma parte de un grupo de amplia base. Los campos de resumen de porcentaje aceptan operaciones de suma, cálculo de promedio, máximo, mínimo, conteo y conteo diferente.

Para agregar un resumen de porcentaje, realice lo siguiente:

1. Seleccione Insert (Insertar) + Summary (Resumen) en el menú principal o haga clic

en el botón . También puede hacer clic con el botón derecho del mouse en un campo y seleccionar Insert Summary (Insertar resumen) o Insert Subtotal (Insertar subtotal), dependiendo del tipo de datos del campo.

2. Una vez que haya seleccionado un campo y un operador de cálculo, seleccione la casilla de verificación Show as percentage of (Mostrar como porcentaje de) y elija un grupo de nivel superior adecuado para utilizar como denominador.

3. Se insertará un campo de resumen de porcentaje en el pie de página del grupo correcto.

Tómese unos minutos para explorar todos los tipos de cálculo, puesto que creará resúmenes con frecuencia en el desarrollo de un informe.



Inserción de totales generalesLa inserción de totales generales es muy común en un informe. Por lo general, se colocan en un pie de página del informe.

Para agregar un total general, realice lo siguiente:

1. Seleccione Insert (Insertar) + Grand Total (Total general) en el menú principal.

2. Se abre el cuadro de diálogo Insert Summary (Insertar resumen):

3. Seleccione el campo desde el que desea crear un total general.

4. Seleccione el operador matemático que se aplicará como total general.

5. Haga clic en OK.

Se insertará un campo Grand Total (Total general) en el pie de página del informe.

El informe contendrá un número de total general en la última página del informe en la ficha Preview (Vista preliminar).



EjercicioEn el siguiente ejercicio continuará utilizando el informe CustomerSales.rpt. Agregará campos de resumen, campos de porcentaje y un total general al informe.

1. Con el informe CustomerSales abierto, asegúrese de haber agrupado el informe por estado y luego por número de cliente.

2. Agregue un campo en el que se calcule el total de ytd_sales de cada estado.

3. Agregue una etiqueta a este campo.

4. Agregue un campo que muestre ytd_sales de cada estado como un porcentaje del total general.

5. Agregue una etiqueta a este campo.

6. Agregue un total general al informe y una etiqueta a este campo.



Sección 4: Creación de presentaciones de informes-Calidad ___________________

ObjetivosUna vez finalizada esta sección, estará capacitado para:

� Aplicar formatos especiales a los objetos.

� Utilizar campos especiales de Crystal Reports.

� Agregar líneas y cuadros.

� Insertar imágenes.


Sección 4: Creación de presentaciones de informes-Calidad

Aplicación de formatos especialesExisten varias opciones que le permiten personalizar el informe para obtener una calidad de presentación. Por ejemplo:

� Fuentes y colores de campos.

� Conversiones contables.

� Formato de números, moneda, fecha, y hora y fecha/hora.

� Texto vertical.

� Formato de párrafo (sangría en línea).

� Separación de caracteres.

En este momento, haremos hincapié en las opciones que aún no se han analizado. Ya ha aprendido el modo en que se cambia el tamaño de fuente, el estilo y el color de los campos y los datos de un informe. También ha aprendido a cambiar propiedades de campos de números o de moneda, tales como valores negativos, operador decimal, símbolos de moneda y otros. Ahora, veamos cómo cambiar formatos de fecha y de fecha/hora.

Formato de campo de fecha, hora y fecha/horaPara modificar el formato de un campo de fecha, haga clic con el botón derecho del mouse en el campo y seleccione Format Field (Dar formato al campo). Aparecerá entonces el siguiente cuadro de diálogo:

En este cuadro de diálogo, puede seleccionar un formato de fecha del cuadro de lista. Una vez seleccionado un formato, haga clic en OK.



Verá las fechas con formatos:

También puede personalizar los campos de fecha y hora haciendo clic en el botón Customize (Personalizar).

Tómese unos minutos para explorar todas las variaciones para personalizar fechas y horas, ya que las utilizará con frecuencia en los informes.



Uso de campos especialesLos campos especiales contienen información no incluida en la base de datos, pero útil para la calidad de la presentación global del informe.

Crystal Reports proporciona una cantidad de campos especiales para que usted pueda agregarlos al informe. Puede obtener acceso a éstos a través del Field Explorer (Explorador de campos).

Para agregar un campo especial a un informe, realice lo siguiente:

1. Abra el Field Explorer (Explorador de campos).

2. En la ventana Field Explorer (Explorador de campos), haga clic y arrastre uno de los campos a la ficha Details (Detalles) o Preview (Vista preliminar) del informe.

3. El campo se adjunta al cursor; simplemente haga clic en el informe en el que desea que aparezca el campo especial.

Tómese unos minutos para inspeccionar los distintos campos especiales disponibles. Piense en las diferentes instancias en las que podría utilizar cada uno.



Inserción de líneas y cuadrosSi desea que determinados datos o resúmenes se destaquen del resto del informe o si desea mejorar la apariencia global del informe, puede utilizar líneas y cuadros.

Inserción de una líneaPara trazar una línea, realice lo siguiente:

1. Seleccione Insert (Insertar) + Line (Línea) en el menú principal o haga clic en el botón

de la barra de herramientas complementaria.

Resultado: Aparece un cursor con forma de lápiz en la pantalla.

2. Coloque la punta del lápiz en el lugar en el que desee que comience la línea. Haga clic, mantenga presionado el botón y arrastre la línea hasta el punto en el que desea que finalice la línea. Suelte el botón de mouse.

Para dar formato a la línea:

1. Haga clic en la línea para activar los controladores a ambos extremos.

2. Utilice el cursor con flechas en cuatro direcciones para mover la línea a una nueva posición.

También puede cambiar el tamaño de la línea utilizando los controladores de cambio de tamaño ubicados a ambos extremos de la línea.

Inserción de un cuadroPara insertar un cuadro en el informe, realice lo siguiente:

1. Seleccione Insert (Insertar) + Box (Cuadro) en el menú principal o haga clic en el

botón de la barra de herramientas complementaria.

Resultado: Aparece un cursor con forma de lápiz en la pantalla.

2. Utilice la punta del lápiz para realizar el trazado. Coloque el lápiz en el lugar en el que desee que se ubique uno de los ángulos de cuadro y arrastre el mouse hasta el ángulo opuesto del cuadro. Suelte el botón de mouse.

Cuando trabaje con líneas y cuadros, probablemente prefiera trabajar en la ventana Design (Diseño). Esto facilita la vista del área en la que está trabajando y asegura que la línea o el cuadro se coloque correctamente.



Para dar formato al cuadro:

1. Haga clic con el botón derecho del mouse en el cuadro y elija Format Box (Dar formato al cuadro). Aparecerá entonces el siguiente cuadro de diálogo:

Desde aquí puede cambiar el estilo, el ancho, el color, aplicar sombra y hasta rellenar el cuadro con color.

2. Para cambiar la redondez de los ángulos del cuadro, haga clic en la ficha Rounding (Redondear).

3. Una vez realizadas las selecciones deseadas, haga clic en OK.

Tómese unos minutos para inspeccionar todas las opciones para colorear, aplicar sombra y las casillas de verificación ubicadas en la parte inferior de la ventana.



Inserción de una imagenA menudo, cuando confeccione informes, deseará incluir una imagen o un gráfico; como por ejemplo, el logotipo de la compañía.

Podrá insertar imágenes y gráficos con facilidad trabajando en la ficha Design (Diseño) y asegurarse de que aparezcan en la sección que desea.

Para colocar una imagen en un informe, realice lo siguiente:

1. Seleccione Insert (Insertar) + Picture (Imagen) en el menú principal o haga clic en el

botón de la barra de herramientas complementaria.

2. Coloque el archivo de gráfico BMP, PCX, TIF, JPG o TGA que desea utilizar en el informe y haga clic en OK.

3. Se adjuntará al cursor un archivo de imagen. Coloque el ángulo superior izquierdo del gráfico en el sector del informe en el que desea que se coloque y haga clic con el botón del mouse para soltarlo.

4. Probablemente deba modificar la altura de la sección que inserta. Puede hacerlo arrastrando hacia arriba o hacia abajo las líneas divisorias de la sección gris en la ficha Detail (Detalle). Recorra con el mouse la línea hasta que el cursor cambie a una línea horizontal con dos flechitas negras, una apuntando hacia arriba y la otra hacia abajo. Haga clic con el botón del mouse y manteniéndolo presionado arrastre la línea gris hacia arriba o hacia abajo para agrandar el espacio.

5. Si desea que la sección entre perfectamente contra el objeto ubicado más abajo, haga clic con el botón derecho del mouse en el margen izquierdo de dicha sección y seleccione Fit Section (Ajustar sección).



EjercicioEn el siguiente ejercicio continuará trabajando con el informe CustomerSales. Agregará formatos de calidad de presentación al informe incluidas líneas, cuadros, color, campos especiales e imágenes.

1. Con el informe CustomerSales abierto, agregue una línea fina azul por debajo de los encabezados de columna.

2. Trace un cuadro alrededor del grupo de nivel de estado. El redondeado de los ángulos es opcional.

3. Rellene el cuadro con el color que desee.

4. Trace un cuadro con sombra alrededor de los campos Subtotal (Subtotal) de cada estado.

5. Cambie la fuente de todos los campos del informe a Arial (Arabic).

6. Cambie el color de los Estados a verde.

7. Agregue la ruta del archivo al informe en el ángulo inferior izquierdo de cada página.

8. Agregue la fecha y la hora de impresión con etiquetas en el ángulo superior izquierdo del informe.

9. Agregue la leyenda Page N of M (Página N de M) en el ángulo inferior derecho de cada página del informe.

10. Agregue una imagen en el encabezado del informe.


Sección 5: Objetos de texto ___________________ObjetivosUna vez finalizada esta sección, estará capacitado para:

� Importar elementos en un cuadro de texto.

� Combinar cuadros de texto con campos de base de datos.

� Combinar cuadros de texto con campos especiales.

� Dar formato a elementos individuales de un objeto de texto.


Sección 5: Objetos de texto

Combinación de objetos de texto con campos de la base de datos

La combinación de información de texto con la información de campo de datos (o varios campos) es un modo muy útil de agregar valores a un informe. A continuación, se muestran algunos ejemplos en los que esto podría ser adecuado.

Para combinar un cuadro de texto con un campo de base de datos:

1. Cree un objeto de texto.

2. Abra el Field Explorer (Explorador de campos).

3. Elija el campo de base de datos que desee agregar.

4. Arrastre el campo al objeto de texto.

Uso de la opción Can Grow (Autoextensible)Con frecuencia, el agregado de un campo de la base de datos que tiene longitudes de campo variadas, ampliará los datos del objeto de texto más allá de la longitud con la que se trazó en el informe. Si selecciona la opción Can Grow (Autoextensible) Crystal podrá ampliar el tamaño del objeto de texto del mismo modo que la característica �ajuste de línea� de un procesador de texto. El cuadro aumentará su tamaño en dirección horizontal para que entren todos los datos. Encontrará esta opción en el Format Editor (Editor de formatos). Haga clic con el botón derecho del mouse en el campo y seleccione Format Text (Dar formato a texto) para abrir el Format Editor (Editor de formatos). El campo Can Grow (Autoextensible) se encuentra en el ficha Common (Común).

Texto Campo(s) de base de datos Salida

Sr. Contact Name (Nombre de contacto)

Sr. Bud Bundy

Impreso: CurrDate (Fecha actual) Impreso: 2 de febrero de 2002

Costo unitario: $[field1] Costo extendido: $[field2]

Unit cost & Ext. cost (Costo unitario y costo extendido)

Costo unitario: $2,00 Costo extendido: $50,00

Puede insertar varios campos eligiéndolos a todos juntos de una vez y arrastrándolos al objeto de texto al mismo tiempo.

SUGERENCIA: No suelte el mouse hasta que no vea una línea vertical en el objeto de texto igual al espacio en el que desea insertar los campos de la base de datos.

EJEMPLO:



Ejercicio: Inserción de un campo de la base de datos en un objeto de texto

Este ejercicio mostrará el modo en que se inserta un campo de la base de datos en un objeto de texto. Siga los pasos a continuación y comparta los resultados con un compañero.

1. Cree un informe en blanco en el que se muestre el nombre del cliente, la ciudad y el límite de crédito.

2. Agrupe el informe por estado.

3. Aplique un formato y las demás funciones de Crystal que ha aprendido hasta el momento.

4. Inserte un conteo de resumen para cada grupo en el nombre del cliente.

5. Agregue un cuadro de texto con un mensaje en el que se explique el objetivo del conteo.

6. Arrastre el conteo de resumen al punto adecuado del mensaje del objeto de texto.

Controle su trabajoPreview (Vista preliminar)

Design (Diseño)



Agregado de un campo especial a un objeto de textoEl agregado de un campo especial a un objeto de texto involucra el mismo proceso que el agregado de un campo de la base de datos a un objeto de texto. Los campos especiales son funciones de Crystal que se utilizan para agregar valores al informe. La siguiente tabla es una lista de campos especiales.

Page Number (Número de página) Total Page Count (Conteo total de páginas)Page N of M (Página N de M) Report Title (Título de informe) (File [Archivo]

+Report Options [Opciones de informe])Report Comments (Comentarios de informe)

File Path and Name (Ruta y nombre de archivo)

File Autor (Autor del archivo) File Creation Date (Fecha de creación del archivo)Print Date (Fecha de impresión) Print Time (Hora de impresión)Modification Date (Fecha de modificación) Modification Time (Hora de modificación)Record Number (Número de registro) Group Number (Número de grupo)Record Selection Formula (Fórmula de selección de registro)

Group Selection Formula (Fórmula de selección de grupo)



Ejercicio: Agregado de un campo especial a un objeto de texto

1. Agregue la siguiente información a un encabezado de informe:

2. Amplíe el tamaño del encabezado a 2 pulgadas.

3. Utilice el botón para agregar un cuadro de texto al encabezado de informe.

4. Escriba dos líneas de texto similares a ésta:

5. Inserte los campos especiales a la derecha del texto. Coloque en negrita sólo los campos especiales.

Controle su trabajoDesign (Diseño)

Cuando agregue cuadros de texto, no olvide agregar $, %, espacios o cualquier otro signo necesario para que el informe tenga el aspecto de un informe profesional.



Preview (Vista preliminar)

Guarde el informe.



Formatos de objeto de texto adicionalesPara dar formato a elementos individuales de un objeto de texto:

1. Haga doble clic en el objeto para colocarlo en el modo Edición.

2. Seleccione el elemento al que desea dar formato. Los elementos pueden ser una selección de texto o un campo.

3. Haga clic con el botón derecho del mouse en el elemento seleccionado.

Resultado: Obtendrá el menú contextual.

4. En el menú contextual, haga clic en el elemento de menú adecuado. Por ejemplo: Change Font (Cambiar fuente).

Para configurar fichas en un objeto de texto:

1. Haga clic con el botón derecho del mouse en el objeto de texto y luego en Edit Text Object (Editar objeto de texto).

Resultado: Aparecerá la línea de la regla.

2. Haga clic en la regla en el punto en el que desea que aparezca la ficha.

Para mover una ficha, arrástrela dentro de la regla (en forma horizontal). Para quitar una ficha, arrástrela fuera de la regla (en forma vertical).



Ejercicio1. Cambie la fuente y el color de una palabra del título del informe.

2. Personalice la fecha para que se muestre, MM/DD/AAAA.

Controle su trabajo


Sección 6: Conceptos básicos de fórmula ____ObjetivosUna vez finalizada esta sección, estará capacitado para:

� Utilizar fórmulas básicas en Crystal Reports.

� Trabajar con el editor de fórmulas.

� Crear fórmulas básicas.

� Aplicar el manejo de cadenas.

� Realizar cálculos de fecha.

� Aplicar la fórmula booleana.

� Crear fórmulas If-Then-Else.

� Utilizar totales actualizados.


Sección 6: Conceptos básicos de fórmula

Uso de fórmulasLos componentes de una fórmula incluyen:

� Números

� Operadores

� Funciones

� Resúmenes

� Texto

� Otras fórmulas

� Campos de la base de datos

Desde Field Explorer (Explorador de campos) usted puede:

� Crear una fórmula nueva haciendo clic en el botón New (Nuevo) o haciendo clic con el botón derecho del mouse + New (Nuevo). Entonces, asigne el nombre de fórmula que será el encabezado de columna de la misma.

� Edite una fórmula haciendo clic en el botón Edit (Editar) o haciendo clic con el botón derecho del mouse + Edit (Editar).

� Cambie el nombre de una fórmula o elimínela desde el menú contextual.



Uso del editor de fórmulasCon el editor de fórmulas usted combina campos de la base de datos, números, operadores, funciones y texto para crear una fórmula de trabajo. Puede escribir las fórmulas directamente o, en la mayoría de los casos, puede hacer doble clic en la fórmula completa.

Definición de partes de Formula Editor (Editor de fórmulas)

� Report Fields (Campos de informe): Todos los campos de la base de datos y las fórmulas se encuentran disponibles aquí para la selección en la fórmula. Los campos y las fórmulas que ya figuran en el informe se encuentra en Report Fields (Campos de informe).

� Functions (Funciones): Todas las funciones disponibles se enumeran con sus argumentos y se organizan por uso. Si ha creado funciones, éstas se enumerarán al final.

� Operators (Operadores): Los operadores son símbolos especiales que representan una acción que se debe tomar y se colocan entre dos o más valores. Crystal lee y realiza la acción especificada.

� Fórmula: La fórmula se crea en el cuadro de texto Formula. Los campos, las funciones y los operadores aparecen en la ubicación del cursor cuando hace doble clic en ellos en los cuadros de diálogo antes mencionados. Crystal colocará los [ ] ( ) que sean necesarios. Si hace doble clic en los operadores y en las funciones, no los colocará cuando escriba la fórmula.

Campos de informeFórmula Funciones Operadores



Ejercicio: Cree un informe para utilizar con fórmulas1. Seleccione File (Archivo) + New (Nuevo) + �As a blank report� (Como informe en

blanco).

2. Expanda Create New Connection (Crear conexión nueva) + ODBC (RDO) y seleccione el origen de los datos y la base de datos.

3. Seleccione las tablas de la base de datos CO y COITEM.

4. Borre todos los vínculos y una las tablas por CO-NUM.

5. Haga clic en OK.

6. Seleccione co-num y order-data desde CO (orden de cliente) y co-line, item, order qty y cost desde coitem.

El diseño debe verse del siguiente modo:

7. Establezca el informe en Landscape (Horizontal) en File (Archivo) + Printer Setup (Configuración de impresora).

8. Agrupe el informe por vendedor. (Co.slsmn.)

9. Guarde el informe como formulas.rpt.



Cálculos básicosLos cálculos básicos pueden utilizarse para obtener datos fuera de la base de datos y realizar funciones básicas a fin de obtener el resultado deseado. Muchas veces la base de datos no incluye todos los valores necesarios para un informe detallado.

Ejercicio: Creación de costo extendido1. En Field explorer (Explorador de campo), resalte Formula Fields (Campos de

fórmula), haga clic con el botón derecho y seleccione New (Nuevo).

2. Colóquele a la fórmula el nombre Ext. Cost y haga clic en Use Editor (Usar editor) para mostrar el Formula Editor (Editor de fórmulas).

3. En Report Fields (Campos de informe), haga doble clic en coitem.qty-ordered.

4. Presione la BARRA ESPACIADORA y escriba �*� o seleccione el operador de multiplicación (x*y).

5. Haga doble clic en coitem.cost.

6. La expresión debe verse del siguiente modo: {coitem.qty-ordered} * {coitem.cost}.

7. Haga clic en para verificar si hay errores.

8. Haga clic en para guardar y cerrar el editor de fórmulas.

9. La fórmula debe aparecer en el explorador de campos. Haga clic en ella y arrástrela hacia la derecha de Costo. El informe deber verse de un modo similar al siguiente:



Ejercicio: Creación de una suma condicional1. En Field Editor (Editor de campos), resalte Formulas (Fórmulas) y haga clic en New

(Nuevo).

2. En el cuadro Functions (Funciones), en Summary (Resumen), seleccione Sum (Suma) (fld, condfld).

3. Dentro de los corchetes y antes de la coma, seleccione @Ext. Cost (Costo extendido).

4. Coloque el cursor después de la coma y seleccione co.slsmn.

5. La expresión debe verse del siguiente modo: Sum ({@Ext. Cost}, {co.slsman})

6. Coloque esta expresión en el pie de página de grupo en Ext. Cost (Costo extendido).

7. Agregue un cuadro de texto y coloque el siguiente texto, las fórmulas y los campos de base de datos en el objeto de texto y alinee los números para que se muestren en Ext. cost (Costo extendido).

Controle su trabajo

Remítase nuevamente a la sección sobre objetos de texto si necesita ayuda para agregar campos de la base de datos y campos especiales a un cuadro de texto. Puede colocar el signo $ en el cuadro de texto y seleccionarlo en Format Field (Campo de formato) desde el menú contextual.



Manejo de cadenasA continuación, crearemos un informe que contenga información sobre un empleado y aplicaremos algunas fórmulas más. Minimice o guarde y cierre el informe actual. Regresaremos a él más tarde.

1. Seleccione File (Archivo) + New (Nuevo) + As a blank report (Como informe en blanco).

2. Elija la tabla Empleado y la tabla Sueldo de empleado y haga clic en Close (Cerrar).

3. Borre los vínculos y una estas tablas por emp_num.

4. Seleccione Número de empleado y Nombre desde empleado.

5. Cree la siguiente fórmula, pero no la coloque en el informe.

a. Abra Field Explorer (Explorador de campos), resalte Formulas (Fórmulas) y haga clic en New (Nuevo).

b. Haga doble clic en employee.phone.

c. En Operators (Operadores), seleccione String (Cadena) + Subscript (Subíndice).

d. Escriba �5 to 13� (de 5 a 13) sin las comillas. Guarde y cierre el editor de fórmulas.

Ejemplo: {employee.phone} [5 to 13]

e. Controle que no haya errores, guarde y cierre el editor de fórmulas.

6. Agregue su fórmula a la línea de detalles.

7. Luego, agregue al informe la fecha de contratación, pero no agregue el campo de fecha de contratación. Crearemos una fórmula para demostrar el modo en que se coloca un campo de fecha en un formato de texto.

a. Resalte las fórmulas en el explorador de campos y haga clic en New (Nuevo).

b. Seleccione ToText (x.y,z,w) (Hasta el texto) en la función Strings (Cadenas).

c. Cree la siguiente expresión:

ToText ({employee.hire-date}, "ddd, MMMM d, yyyy")

8. Agregue su fórmula al informe.

Controle su trabajo



Cálculos de fecha básicos: Agregado de una fórmula a otra fórmula

Puede utilizar fórmulas que le brinden un rango de fechas u horas transcurridas entre fechas en Crystal Reports. Utilice el informe de empleado para calcular una fórmula de Días desde la contratación en este informe. Siga los siguientes pasos:

1. Resalte Formulas (Fórmulas) en Field Explorer (Explorador de campos). Haga clic en New (Nuevo).

2. Colóquele a la fórmula el nombre �Days since hire� (Días desde contratación).

3. En la función Date and Time (Fecha y hora), seleccione currentdate (fecha actual) y luego agregue el campo employee.hire-date.

4. Guarde la fórmula.

5. Cree una fórmula nueva y nómbrela �time with company� (tiempo en la compañía).

6. Cree la siguiente fórmula: {@days since hire} / 365.

7. Guarde esta fórmula y agréguela al informe. Esto puede resultar útil para determinar beneficios.

Controle su trabajo

Fórmulas utilizadas:

Days since hire: CurrentDate - {employee.hire-date}

Time with company: {@Days since hire} / 365

Guarde y cierre el informe.



Ejercicio: Aplicación de fórmulas boolenasPuede cambiar la pantalla del resultado de fórmulas booleanas en File (Archivo) + Options (Opciones) + Fields (Campos). Las opciones válidas son 0/1 T/F, True/False (Verdadero/Falso), Y/N o Yes/No (Sí/No). Un ejemplo de las instancias en las que se utilizan fórmulas booleanas es cuando aparece True (Verdadero) o False (Falso) en un informe de ventas para órdenes superiores a $ 50.000.

1. Abra el informe de fórmula, desarme el grupo de vendedores y agrúpelo en un número de orden.

2. Inserte un subtotal para la columna Costo extendido.

3. Cree una fórmula nueva denominada High Line Sale (Venta de primera línea).

4. Cree la siguiente expresión: @Ext. cost > 10000

5. Colóquela en los detalles del informe.

6. A continuación, cree una fórmula para High Sales (Ventas de primera línea):

Sum ({@Ext. Cost}, {co.co-num}) > 50000.

Consejo: ya es una fórmula, haga doble clic en la fórmula y en > 50000. No use comas para separar el lugar de los miles.

7. Coloque esta fórmula en el pie de página del grupo.

Controle su trabajoDesign (Diseño)



Preview (Vista preliminar)



Aplicación de fórmulas If-Then-ElseLas fórmulas If-then-else son fórmulas condicionales. Esto significa que SI (IF) se cumple una condición, entonces ocurrirá determinada acción. Y Si no se cumple, entonces ocurrirá otra acción. Continúe utilizando estos informes de fórmula y complete este ejercicio.

Ejercicio: Uso de formatos condicionales If-then-elseEsta fórmula mostrará un mensaje diferente en función del total de ventas por orden:

� Si las ventas de línea > $12.000-Venta enorme

� Si las ventas de línea > $5.000-Venta promedio

� Si las ventas de línea <= $ 5.000-Venta baja

1. Cree una fórmula denominada �Sales Rating� (Clasificación de ventas).

2. Escriba la siguiente fórmula:

if {@Ext. Cost} > 12000 then 'Pendiente' else if {@Ext. Cost} > 5000 then 'Promedio'else 'venta baja'

3. Colóquela en los detalles del informe.

Controle su trabajo



Uso de totales actualizadosLos totales actualizados son los totales que se muestran registro por registro. Éstos pueden utilizarse para generar el total de todos los registros del informe, del grupo, etc.; hasta llegar al registro actual incluido este último. El tipo más básico de total actualizado es el de una lista única. Vea el cuadro que se muestra a continuación para comprender el concepto de total actualizado.

Este ejemplo muestra un total actualizado para una SUMA distinta de los totales actualizados que incluyen conteo, conteo diferente, promedio, etc. Los totales actualizados se adaptan especialmente para totalizar estas funciones:

� Mostrar valores de un total acumulado cuando se calcula registro por registro.

� Totalizar un valor independiente del grupo del informe.

� Totalizar un valor de forma condicional.

� Totalizar un valor una vez aplicada una fórmula de selección de grupo.

� Totalizar un valor a partir de la tabla de conducción de una a varias relaciones de vínculo.

Running Total Expert (Experto de Total acumulado) (Asistente)El Running Total Expert (Experto de Total acumulado) crea el total solicitándole que seleccione un campo para resumir, la operación de resumen a utilizar, una condición a partir de la cual se basa la evaluación y una condición sobre la cual se restablece la evaluación.

Valores Total actualizado

2 2 = 2 + 0

4 6 = 2 + 4

6 12 = 6 + 6

8 20 = 12 + 8

Los totales actualizados pueden utilizarse en un campo de la base de datos o en un campo de fórmula, pero no pueden utilizarse para calcular el total de una fórmula de tiempo de impresión.



Colocación de totales actualizadosEl cuadro que se muestra a continuación ejemplifica la conducta de los totales actualizados según el lugar del informe en el que se encuentra.

Ejercicio: Totales actualizados en una lista1. Abra el informe de fórmulas y el Field Explorer (Explorador de campos).

2. Haga clic con el botón derecho del mouse en Running Total Fields (Campos de total acumulado) y seleccione New (Nuevo) para obtener acceso al Running Total Expert (Experto de Total acumulado).

3. Escriba un nombre para el total actualizado. En este ejemplo, mantendremos un total actualizado por línea; por lo tanto, lo llamaremos Line by Line Total (Total línea por línea).

4. Coloque el cursor en el campo para resumir y resaltar @Ext.Cost y haga clic en . El valor predeterminado para Type of Summary (Tipo de resumen) es Sum (Suma). Esto es correcto.

5. En Evaluate (Evaluar), elija For each record (Para cada registro).

6. En Reset (Restablecer), elija On change of group (Al cambiar de grupo).

Ubicación Resultados

Encabezado de informe Devuelve el primer registro del informe.

Encabezado de página Crea un total actualizado hasta el primer registro, incluido éste, de la página actual.

Encabezado de grupo Crea un total actualizado hasta el primer registro, incluido éste, del grupo actual.

Detalles Crea un total actualizado para cada registro.

Pie de página de grupo Crea un total general para cada grupo.

Pie de página Crea un total actualizado hasta el primer registro, incluido éste, de la página siguiente.

Pie de página de informe Crea un total general que incluye todos los registros.



7. El Expert (Experto) debe verse del siguiente modo:

8. Haga clic en OK para aceptar el total actualizado.

9. Colóquelo en los detalles del informe.



Controle su trabajoPreview (Vista preliminar)

Design (Diseño)

Hay dos puntos a tener en cuenta. En primer lugar, observe la vista preliminar en la que el total actualizado de la última línea es equivalente a la fórmula @Ext. Cost. Esto indica que hemos calculado el total actualizado correctamente. En segundo lugar, en la ficha Design (Diseño), las fórmulas tienen un símbolo �@� y los totales actualizados tiene un signo �#� delante de ellos.




Sección 7: Informe condicional________________ObjetivosUna vez finalizada esta sección, estará capacitado para:

� Utilizar Highlighting Expert (Experto de resaltado).

� Utilizar un formato condicional.


Sección 7: Informe condicional

Uso de Highlighting Expert (Experto de resaltado)Este Expert (Experto) le permite aplicar con rapidez los formatos condicionales para los campos de número y de moneda actuales. En un cuadro de diálogo, puede aplicar:

� Color de fuente.

� Color de fondo.

� Estilo de borde.

Format (Formato) + Highlight Expert (Experto de resaltado)

Para usar el Highlight Expert:

1. Abra Highlight Expert (Experto de resaltado) haciendo clic en Format (Formato) + Highlight Expert (Experto de resaltado).

2. Seleccione una comparación del cuadro value-is (valor-es).

3. Ingrese un valor numérico en el cuadro adyacente.

4. Establezca la fuente, el color, el fondo y el borde.

5. Aplique fórmulas nuevas según sea necesario. Utilice la flecha de prioridad para especificar la prioridad de cada fórmula.

6. Haga clic en OK para regresar al informe o en New Item (Elemento nuevo) para agregar otra condición.



Ejercicio: Uso de Highlight Expert (Experto de resaltado)Resalte en rojo las líneas menores que $500.

Resalte en azul las líneas mayores que $10000.

Verifique su trabajo



Formato condicionalEl formato absoluto se utiliza cuando cada instancia de un elemento u objeto es la misma, independientemente de su contenido. Cuando debe dar formato a objetos sobre la base de condiciones o situaciones diferentes, utilice el formato condicional.

Aplicación de propiedades On (Activado) u Off (Desactivado)En Format Editor (Editor de formatos) simplemente puede seleccionar una casilla para suprimir el objeto definitivamente.

Para suprimir este campo sólo cuando el valor sea menor que $5000, haga clic en el botón

Formula (Fórmula) y escriba {co.cost} > 5000. Haga clic en OK cuando termine.

Propiedades de atributoEstas propiedades son idénticas a las propiedades ON (Activado) u Off (Desactivado), pero son realmente condicionales. Dado el ejemplo anterior, agreguemos otro color:

If {co.cost} < 5000 then red else black.

O

If {co.cost} < 5000 then red else if {co.cost} < 15000 then black else green.



EjercicioDé formato a los campos de formulas.rpt para que los valores verdaderos se vean en azul y los falsos en granate.

Luego, coloque los valores del total actualizado (ventas de línea) en anaranjado si tienen un valor inferior a $5000 y en verde si tienen un valor superior a $20.000.




Sección 8: Formato de sección________________ObjetivosUna vez finalizada esta sección, estará capacitado para:

� Cambiar el tamaño de una sección.

� Dar formato a secciones con Section Expert (Experto de sección).

� Crear un informe de resumen.


Sección 8: Formato de sección

Cambio de tamaño de una secciónCuando inicia un informe, a las secciones se les asigna un tamaño predeterminado. Quizá desee que haya un espacio adicional entre los registros del informe, en tal caso deberá arrastrar la sección detalles ½ pulgada en Design (Diseño).

Para cambiar el tamaño de una sección:

1. Pase el cursor por el borde inferior de la sección en la que desea cambiar el tamaño.

2. Cuando el cursor cambie a cursor de cambio de tamaño, arrastre los límites para que la sección se agrande o se achique.

Puede utilizar el comando Fit Section (Ajustar a la sección) del menú contextual del área para eliminar el espacio en blanco no utilizado. El tamaño de la sección cambiará automáticamente.

EjercicioCambie el tamaño del encabezado de informe e inserte el gráfico que prefiera.

La sección puede ser más corta que el límite inferior del objeto más bajo.



Dar formato a secciones utilizando Section Expert (Experto de sección)

El Section Expert (Experto de sección) es una herramienta útil que le permite dar formato a secciones del informe en forma absoluta o condicional utilizando una fórmula. Para abrir Section Expert (Experto de sección), puede optar por uno de estos tres métodos:

� Utilice el icono .

� Haga clic con el botón derecho del mouse en Section (Sección) en Design (Diseño) y en Format Section (Dar formato a sección).

� Seleccione Format (Formato) + Section (Sección) en el menú desplegable.

Section Expert (Experto de sección)

El Section Expert (Experto de sección) contiene estos botones:

� Insert (Insertar): Agrega una parte al informe; la sección resaltada se agregará cuando haga clic en Insert (Insertar).

� Delete (Eliminar): Quita la sección resaltada del informe.

� Merge (Fusionar): Combina secciones en una única sección.

Section Expert (Experto de sección) � ficha Common (Común)A excepción de las opciones Free-From Placement (Colocación en formato libre) y Hide (Oculto), todas las opciones de esta ficha pueden establecerse en forma condicional o absoluta. La aplicación de fórmulas depende del formato de condición que aplique a la selección. Por ejemplo, si desea suprimir determinada información cuando se cumple una condición, puede marcar la casilla Suppress (Suprimir), hacer clic en el botón Formula (Fórmula) y crear una condición para cuando se supriman los datos. La mayoría de estas opciones se explican por sí solas; sin embargo, revisaremos un par de selecciones no intuitivas:

Free Form Placement (Colocación en formato libre)Seleccione esta casilla de verificación para colocar objetos en un entorno de formato libre similar al de un programa de dibujo.



Keep Together (Mantener juntos)Cuando esta casilla de verificación está seleccionada, Crystal mantiene todas las líneas de la sección juntas, en la página actual (si hay lugar) o en la siguiente (si no hay lugar).

Underlay Following Sections (Colocar debajo de las siguientes secciones)Seleccione esta casilla de verificación si desea que el objeto seleccionado se coloque debajo de la o las siguientes secciones cuando se imprima. Por ejemplo, puede crear un Grupo Nº 2 e incrustarle un objeto (gráfico, logotipo, imagen, etc.) y Crystal lo utilizará como una marca de agua.

Formatting with Multiple Columns (Formato de varias columnas)Esta opción sólo está disponible desde la sección Details (Detalles) y le permite mostrar información en un formato de columna en contraposición al formato de uno debajo del otro. Un ejemplo de este formato son las etiquetas de envíos postales.

Section Expert (Experto de sección)-ficha ColorEn la ficha Color, puede seleccionar distintos colores de fondo para cada sección del informe. Puede dar formato a una sección con esta ficha seleccionando la sección a la derecha de la ficha. El Section Expert (Experto de sección) mostrará cada sección y las secciones recientemente creadas.

Selección de un color de fondo1. Haga clic en el botón Background Color (Color de fondo) para la sección resaltada y

seleccione un color del menú desplegable.

2. Al hacer clic en el botón Formula (Fórmula) , puede ingresar una fórmula booleana para que el color de la sección sea condicional. Si desea utilizar más de un color, utilice la fórmula If-Then-Else. O, quizá desee un informe de líneas verdes, en cuyo caso puede utilizar la siguiente fórmula:

Las casillas de verificación y las selecciones disponibles son distintas para cada sección del informe. Esto quiere decir que, si desea obtener los mismos resultados de una casilla de verificación específica en varias secciones, deberá resaltar cada sección por separado y seleccionar esa casilla para cada sección.



If Remainder (RecordNumber, 2) <> 0 then green else NoColor

El informe debe verse del siguiente modo:

EjercicioDé formato a cada sección del informe para que tenga distintos colores. En la sección Details (Detalles), utilice el ejemplo anterior para imprimir las demás líneas en un color diferente.



Creación de un informe de resumenTodos los informes creados hasta el momento son informes de detalle. Supongamos que usted es un gerente y sólo desea ver montos globales o información resumida. Recuerde la sección en la que analizamos el formato de secciones. Había una opción para suprimir u ocultar que hará esto.

Los informes de resumen son fáciles de crear a partir de un informe de detalles. Debe tener al menos un grupo y un campo de resumen. Entonces puede ocultar los detalles.

Ocultar en comparación con SuprimirCuando crea el informe de resumen, debe decidir si los usuarios podrán explorarlo. Esto es, si podrán ver otros datos además de los totales resumidos.

Hide (Ocultar) (Drill down OK) (Detalle activado)Con este parámetro seleccionado, los usuarios verán una lupa que indica que pueden explorar este campo en detalles.

Suppress (Suprimir) (No Drill Down) (Sin detalle)Con este parámetro seleccionado, no puede ver otros datos que no sean los totales resumidos. Es un informe de resumen verdadero y los detalles no pueden verse.

EjercicioVaya a Section Expert (Experto de sección). Seleccione la sección Details (Detalles) y haga clic en Hide (Ocultar). Vea los resultados y analice los detalles. A continuación, regrese al Section Expert (Experto de sección), quite la marca de selección de Hide (Ocultar) y elija Suppress (Suprimir). Vea los resultados. ¿Cuál es la diferencia entre estas dos opciones? Analice las diferencias con un compañero.


Sección 9: Agregado de un informe personalizado a SyteLine __________

ObjetivosÉste es un ejercicio acumulativo para potenciar al máximo la capacitación que ha recibido hasta el momento. La idea es combinar sus habilidades de personalización con el aspecto técnico de Crystal Reports. Al finalizar esta clase, usted estará capacitado para:

� Crear un formulario de SyteLine nuevo de cero.

� Agregar los componentes adecuados al formulario para pasar los parámetros de informe.

� Crear una tarea secundaria en SyteLine y asignarla a un informe.

� Crear un informe en Crystal a partir del procedimiento almacenado.

� Dar formato al resultado del informe de Crystal.

� Almacenar y obtener acceso al procedimiento almacenado de forma adecuada.


Sección 9: Agregado de un informe personalizado a SyteLine

Tareas secundarias, procedimientos almacenados y Crystal Reports

En este momento, comenzaremos el recorrido por los temas relacionados con la creación de informes. En las siguientes páginas, realizará un ejercicio en el que incluye la creación de un formulario de opciones para informes, un procedimiento almacenado y un informe de Crystal creado desde el procedimiento almacenado. Es importante comprender lo que sucede una vez que el usuario ingresa los parámetros de informe y la información en el formulario y opta por imprimir el informe. La siguiente sección describirá lo que sucede en SyteLine 7.0 entre el momento en se presiona el botón Imprimir y el momento en que se genera realmente el informe.

SyteLine 7.0 controla la ejecución de un informe como una tarea secundaria que se debe ejecutar. Por lo tanto, tiene sentido suponer que debe haber alguna clase de �cola� que contenga las tareas que se deben ejecutar. Además, debe haber una aplicación responsable de la ejecución de estas tareas secundarias (inclusive la ejecución de informes). Probablemente se pregunte si existe también algún lugar en el que el usuario pueda crear tareas secundarias nombradas que puedan ejecutarse como controladores de eventos, es decir, haciendo clic en un botón.

La respuesta a todas estas preguntas es sí.

1. La �cola� se denomina formulario �Tareas secundarias activas� (que en realidad es simplemente una vista de la tabla ActiveBGTask). Puede abrir el formulario en cualquier momento para ver las tareas que se están ejecutando (LISTO) o (EN EJECUCIÓN).

2. La aplicación responsable de interrogar la tabla ActiveBGTask se denomina Taskman. Taskman es un servicio NT que atiende las tareas nuevas que se asentarán en la tabla ActiveBGTask con un estado de �LISTO� y ejecuta la tarea.

3. Existe un formulario en el que el usuario puede agregar tareas secundarias nombradas y otorgarle parámetros, tales como un informe y un nombre de informe. Esto se realiza desde el formulario �Definición de tarea secundaria�.

4. Una vez que Taskman haya terminado la tarea, ésta podrá verse en el formulario �Historial de tareas secundarias�. Se recomienda ver las tareas activas también en este formulario para ver las horas de inicio/fin y los indicadores de finalización con éxito/falla.



Ejercicio integralEl siguiente ejercicio será una revisión acumulativa de la creación y la personalización de formularios y de Crystal Reports. Al completar este ejercicio, obtendrá un informe simple y un formulario de opciones para informes que podrá utilizar al iniciar un informe de SyteLine. A lo largo de este ejercicio se analizará una arquitectura de inicio de informes de SyteLine limitada.

Una vez completado este ejercicio, usted habrá:

� Creado un formulario nuevo desde cero.

� Agregado dos cuadros combinados mejorados y un botón.

� Agregado una lista de orígenes en los cuadros combinados.

� Agregado eventos al botón.

� Nombrado y guardado el formulario.

� Creado un procedimiento almacenado en el Analizador de consultas.

� Creado un informe en Crystal utilizando el procedimiento almacenado.

El objetivo de este ejercicio es crear los componentes necesarios para permitirle al usuario seleccionar el número de orden inicial y final e iniciar un informe que muestre el encabezado de orden y la información de línea para las órdenes, agrupados y resumidos por vendedor.

Paso 1: Crear un procedimiento almacenado nuevo1. Abra el Analizador de consultas.

2. Cambie la lista desplegable de la base de datos a la base de datos de capacitación. (Aparecerá algo similar a �SyteLine_App� o �demo�).

3. Escriba el código que se muestra a continuación en el Analizador de consultas:

CREATE PROCEDURE RPT_OrderByNumberSp(

@StartingOrder OrderNoType = Null,

@EndingOrder OrderNoType = Null)

AS

SET @StartingOrder = ISNULL(dbo.ExpandKyByType('coNumType',

@StartingOrder), dbo.LowString('coNumType'))

SET @EndingOrder = ISNULL(dbo.ExpandKyByType('coNumType',

@EndingOrder), dbo.HighString('coNumType'))

SELECT co.co_num,

co.order_date,

co.slsman,

coitem.co_line,

coitem.item,

coitem.qty_ordered,

coitem.price

FROM co

JOIN coitem

ON coitem.co_num = co.co_num

WHERE co.co_num >= @StartingOrder AND co.co_num <= @EndingOrder

GO



4. Pruebe su procedimiento almacenado utilizando la siguiente información:



Paso 2: Crear el archivo .rpt de Crystal Reports1. Abra Crystal Reports seleccionando Inicio + Programas + Crystal Reports.

2. Seleccione Using the Report Expert (Uso del Experto de informes) en el cuadro de diálogo Welcome to Crystal (Bienvenido a Crystal).

3. Haga clic en OK en Crystal Report Gallery (Gallería de informes de Crystal).

4. Expanda Create new Connection (Crear conexión nueva) + ODBC en el siguiente cuadro de diálogo y luego la base de datos, por ejemplo: SyteLine_APP.

5. Una vez que la base de datos se haya expandido deben aparecer dos opciones: Tables (Tablas) y Stored Procedures (Procedimientos almacenados). Si no está seleccionada la opción Stored Procedures, haga clic con el botón derecho del mouse en la base de datos y seleccione Options (Opciones) para ingresar al cuadro de diálogo Options y seleccionar Stored Procedures.

6. Una vez seleccionada la opción Stored Procedures, expándala, busque su procedimiento almacenado y muévalo a la lista Selected Tables (Tablas seleccionadas).



7. Establezca los campos de parámetro para que admitan valores Nulls (Nulos). Esto permitirá que el informe se ejecute �abierto de par en par�.

8. Haga clic en OK para regresar a Data Explorer (Explorador de datos) y luego haga clic en Close (Cerrar).

9. Haga clic en Next (Siguiente) y luego agregue todos los campos del procedimiento almacenado.

10. Haga clic en Next y pase al cuadro de diálogo Group (Grupo).

11. Agregue Salesman (Vendedor) y CoNum (Número de columna) a la columna Group By (Agrupar por).

12. Haga clic en Next para pasar a los resúmenes del informe.



13. Quite CoLine (Línea de columna) de la ficha Salesman.

14. Quite todas las entradas de la ficha CoNum.

Esto se realiza para que sólo se vean los totales del grupo principal del informe Salesman. Puede elegir distintas opciones durante los pasos 13-15 para proporcionar un tipo diferente para el informe. No hay una respuesta correcta o incorrecta para las opciones de agrupamiento, pero algunas opciones son más intuitivas para los usuarios finales de este informe. Otros grupos lógicos serán Estado, Cliente o Código postal.



15. Hemos trabajado con Report Expert (Experto de informes) y ahora debemos realizar algunos retoques especiales al formato del informe. Por lo tanto, debemos hacer clic en el botón Design Report (Diseñar informe). El objetivo ahora es �embellecer� el resultado del informe. Tómese cinco minutos para dar formato al informe.

El informe debe verse de un modo similar al siguiente:

16. Guarde el archivo .rpt en la carpeta correcta con el nombre xxxOrderByNumber. La ubicación de esta carpeta es c:\archivos de programa\ Frontstep\Taskman\Informe\Informes (xxx corresponde a sus iniciales).

Es más fácil dar formato al informe en la ficha Design (Diseño). Los cambios de formato del ejemplo a continuación incluyen, cambios de fuente en los títulos de columna, signos de dólar donde corresponda, barra verde (función de resto), el agregado de un título, fecha de impresión, números de página, el cambio de tamaño de campos, el formato de fecha (quitar el elemento de la hora), la eliminación de valores duplicados y otros.



Paso 3: Crear una tarea secundaria nueva1. Abra el formulario Definición de tarea secundaria e inicie un registro nuevo.

2. Colóquele a la tarea el nombre xxxOrderByNumber (xxx corresponde a sus iniciales).

3. Introduzca una descripción para la tarea.

4. Ingrese el nombre del informe como xxxOrderByNumber (xxx corresponde a sus iniciales). Este nombre será el mismo nombre que el del archivo .rpt, sin el .rpt.

5. Seleccione RPT como el tipo ejecutable.

6. Guarde el registro. Siguiendo con el mismo ejemplo, a continuación se incluye un ejemplo del modo en que se debe ver el formulario:

Paso 4: Crear un informe básico-formulario de criterios

1. Cree un formulario nuevo haciendo clic en Form (Formulario) + Definition (Definición) + New (Nuevo).

2. Una vez abierto el cuadro de diálogo Specify Form Name and Type (Especificar nombre y tipo de formulario), otórguele un nombre al formulario que indique su función general.

3. En el campo Form Type (Tipo de formulario), seleccione Build From Scratch (Crear desde el principio).

Recuerde este nombre. Se utilizará como BGTaskName en el formulario de opciones para informes como una variable que regresará a Taskman. Se debe agregar a ese formulario cuando lo escriba en este formulario. Cópielo al portapapeles para volver a utilizarlo con facilidad.

Debe tener permisos de edición de Desarrollador de sitios para poder crear un formulario.



4. No es necesario seleccionar un origen de datos para este formulario ya que éste actuará simplemente como un formulario de opciones para informes. En realidad, lo que haremos será pasar los parámetros de este formulario al procedimiento almacenado.

5. Haga clic en Next (Siguiente) y luego en Finish (Finalizar) para que aparezca la ventana Form Properties (Propiedades del formulario). Puede ingresar una descripción o sólo dejarla en blanco y hacer clic en OK.

6. Una vez abierto el formulario en blanco, deberá agregar el cuadro Enhanced Combo (Combinación mejorada). Este componente se utilizará para el número de orden inicial. En la ficha General de la ventana de propiedades de componente, seleccione Enhanced Combo de la lista desplegable Type (Tipo).

7. A continuación, escriba CoNumVar (Variación de número de columna) en el cuadro de diálogo Component Class (Clase de componente).

Regrese al modo de tiempo de ejecución y vea la clase de función que proporciona.

8. Vaya a la ficha Data (Datos) y haga clic en el botón Binding (Enlace).

9. Seleccione Variable (Variable) de la lista desplegable y haga clic en Edit (Editar).

10. EscribaStartingOrder (Orden inicial) en el campo Variable.

Haga clic en OK para regresar al cuadro Components Attributes (Atributos de componentes). Debe verse del siguiente modo:



11. A continuación, deberá agregar una etiqueta estática junto al cuadro de combinación.

12. Repita los pasos 6 al 10 para el número de orden final.

13. A continuación, deberá agregar dos variables al formulario.

14. En Edit Mode (Modo de edición), navegue hasta Edit + Variable y haga clic en New (Nuevo).

15. La primera variable disponible es BGTaskName y debe verse del siguiente modo:

El valor debe ser idéntico al Nombre de definición de tarea. Utilice las opciones copiar y pegar para asegurarse de que sean idénticos.

16. La segunda variable es BGTaskParms. Son los cuadros combinados y deben verse del siguiente modo:

17. A continuación, agregue al formulario un botón de comando. Colóquele el título Print (Imprimir).

18. Vaya a la ficha Behavior (Comportamiento) y escriba Generate Report (Generar informe) como evento primario.

19. Haga clic en el botón Primary (Primario) y luego en el botón New (Nuevo) para ingresar un controlador de eventos nuevo.

20. Seleccione Run Bakcground Task (Ejecutar tarea secundaria) en la lista desplegable Type (Tipo).

21. Haga clic en el botón Parms (Parámetros) y luego en el botón Type Specific Parameters (Ingresar parámetros específicos) e ingrese el nombre de la tarea secundaria del paso 1 de este ejercicio.



22. Ingrese la siguiente información: estos son parámetros que pasarán al procedimiento almacenado que reunirá la información correcta para el informe.

23. Haga clic en OK tres veces para regresar a la lista de controladores de eventos.

24. Haga clic en New una vez más para agregar un controlador de eventos más.

25. Esta vez, seleccione RunScript (Ejecutar secuencia de comandos) de la lista desplegable Type.

26. A continuación, escriba ReportSubmitted (Mensaje enviado) en el campo Parms.

27. Al escribir ReportSubmitted, en la ventana de comando, aparecerá el siguiente texto:

SubMain ()

MsgBox GetStringValue("sTaskSubmitted"), vbOKOnly, ThisForm.Caption

Esto hará que emerja un cuadro de mensaje que le permite al usuario saber que la tarea se ha ingresado.

28. Cierre la ventana de comando y haga clic en el botón Done (Finalizar).

29. Organice y alinee los componentes del formulario de modo que se vean presentables y guarde la definición del formulario. El informe debe verse de un modo similar al siguiente:



30. Pruebe su trabajo. Ingrese dos números de orden y haga clic en Print (Imprimir).

El historial de tareas secundarias asignará a su solicitud un número de ID de proceso. En este caso es el 158 y puede ver los parámetros que pasa el formulario en el cuadro de diálogo Task Parameters (Parámetros de tarea).

Hemos finalizadoLa pantalla de arriba muestra el resultado del ejercicio acumulativo. Probablemente, sus resultados no sean iguales al del ejemplo.




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