DOCUMENTNAVIGATOR ESSENTIALS

Kategori Funktioner

– Dokumentfangst– Dokumentbehandling– Dokumentdistribution– Indholdsstyring

Document Capture & Management

Document Navigator Essentials er en nem og intuitiv løsning til dokumentfangst, hvor automatisering af de daglige arbejdsrutiner sparer tid, indsats og penge. Den fuldautomatiske løsning henter dokumenter fra forskellige kilder, behandler og leverer dem i ønskede formater og til de ønskede steder. Ved at organisere de daglige kontorrutiner med Document Navigator Essentials får brugerne tid til at koncentrere sig om vigtigere opgaver.

AUTOMATISERING AF DOKUMENTERTIL DE DAGLIGE KONTOROPGAVER

Moderne kontorarbejde er præget af dagligt tilbagevendende opgaver, især i forbindelse med dokumenthåndtering. Store mængder papirdokumenter skal dagligt scannes og distribueres. Modtagerne er ofte nødt til at gendanne dokumenterne, før de kan arbejde med dem. Før eller efter behandling skal dokumenterne gemmes elektronisk for umiddelbar tilgang uden tidskrævende søgning, hvilket normalt kræver angivelse af metadata og manuel lagring. Alt i alt er der mange opgaver forbundet med behandlingen af et enkelt dokument.

Document Navigator Essentials eliminerer disse omfattende og tidskrævende workflows. Efter scanning af alle indgående originaler i én enkelt handling, adskilles dokumenterne

automatisk, så det ikke er nødvendigt at scanne dokumenterne enkeltvist. Applikationen konverterer dokumenterne til redigerbare filer, såsom Microsoft Word- eller Excel-dokumenter, så brugerne ikke skal genindtaste eller gendanne teksten. Derefter sendes dokumentet til arkiveringsløsningen, og der tilføjes metadata alt efter dokumentindholdet. Det samme gør sig gældende for tildeling af dokumentnavn osv.

Disse forbedringer af de daglige kontorrutiner i forbindelse med dokumentfangst, -behandling og -distribution kan give store tidsbesparelser og sikrer, at medarbejderne kan koncentrere sig om deres egentlige opgaver i stedet for at spilde tid på administrativt arbejde.

DATABLAD DOCUMENT NAVIGATOR ESSENTIALS

VIGTIGE FUNKTIONER Dokumentfangst

– MFP-embedded: Workflowet starter direkte på panelet på

bizhub-multifunktionsprinteren (MFP). Dermed er det nemt at tilføje flere oplysninger til workflowet, hvis det er påkrævet, såsom dokumentnavn, valg af destinationer og metadata.

– Begrænsning af scanningsmuligheder: Administratoren kan angive scanningsindstillinger for specifikke workflows, f.eks. for at begrænse størrelsen på filer, der skal gemmes. Han kan f.eks. vælge kun at tillade høje opløsninger i forbindelse med vigtige grafiske dokumenter og kun at tillade scanning i sort/hvid for dokumenter og workflows, hvor farve ikke er nødvendig.

– Windows-mappestruktur: Dokumentfangst foretages fra foruddefinerede Windows-mapper. Hver gang der kommer et dokument i den angivne mappe, hentes og behandles det automatisk i henhold til workflowspecifikationen.

– Sikker adgang: Adgangen til Document Navigator Essentials fra bizhub-enheden kan begrænses til brugere, der identificerer sig selv med deres Windows- eller Active Directory-oplysninger.

Dokumentbehandling – Pålidelig OCR-tekstgenkendelse: Takket være ABBYY

OCR-platformen genkendes tekstindhold i elektroniske dokumenter og papirdokumenter uden problemer og omdannes til indhold, der kan redigeres, udtrækkes og søges i.

– Populære filformater: Automatisk konvertering til de mest populære elektroniske formater understøttes, herunder Word, Excel, PDF, sPDF, JPEG, TIFF, XML og PDF/A.

– Stregkodegenkendelse: Takket være den indbyggede stregkodelæser kan der læses 1D-stregkoder, og de genkendte værdier kan bruges til dokumentbehandling. Derudover er det muligt at adskille dokumenter ved at indsætte ark med stregkoder før scanning, så brugerne kan samle flere dokumenter i et enkelt scanningsjob. Stregkodeseparatorerne sikrer, at dokumenterne behandles enkeltvist.

– Områdegenkendelse: Denne funktion muliggør genkendelse i henhold til foruddefinerede områder. Dette er meget nyttigt i forbindelse med automatisering, eftersom indhold i felter kan udtrækkes og f.eks. bruges som metadata eller medtages i et dokumentnavn.

– Billedforbedring: Tomme sider registreres og slettes automatisk, og hvis scanningen af et dokument ikke er helt lige, korrigeres eventuelle skævheder med funktionen til automatisk sideopretning. Autorotation sikrer, at alle sider står korrekt.

Dokumentdistribution – Netværkslokation: Scannede dokumenter leveres direkte

i de ønskede netværksmapper, der kan vælges på MFP-panelet, eller som vælges automatisk i henhold til workflowspecifikationerne.

– Integration med de mest populære løsninger: Det er muligt at gemme dokumenter i flere forskellige systemer, herunder SharePoint, SharePoint Online (Office 365), Google Drive, Telekom Cloud, Digital Cabinet, Evernote og andre systemer. Der er endda en XML-generator, der sikrer understøttelse af de fleste elektroniske systemer.

– E-mailadresse: Det er nemt at videresende digitale dokumenter til alle interne og eksterne e-mailadresser, da adresserne enten er indstillet på forhånd eller kan vælges på MFP-panelet. I Document Navigator Essentials er det muligt at konfigurere selv små e-mailadressekartoteker.

DATABLAD DOCUMENT NAVIGATOR ESSENTIALS

07/2

013

WORKFLOWDATAFANGST BEHANDLING DISTRIBUTION

Hot folder

MFP-klient

Stregko-degenken-delse Windows-

filsystem

E-mail

SharePoint, SharePoint Online, Google Drive, Telekom Cloud, Digital Cabinet, Evernote, XML

Tekstgen-kendelse

Dokumentkonver-tering Excel, Word, PDF/A, søgbar PDF

Område-genken-delse

SYSTEMKRAV

Operativsystemer Windows XP SP3 (32/64) Windows Vista SP2 (32/64) Windows 7 (32/64) Windows 8 (32/64) Windows Server 2003 SP2 (32/64) Windows Server 2008 SP2 (32/64) Windows Server 2008 R2 (64) Windows Server 2012 Windows Server 2012 R2Hukommelse 2 GB Harddiskplads 40 GBCPU Dobbeltkerne 2 GHz Netværk 100 Mbit Understøttede sprog Tysk, engelsk, fransk, italiensk, hollandsk, litauisk på brugerinterface OCR-genkendelse Albansk, armensk, aserbajdsjansk, baskisk, hviderussisk,

bulgarsk, catalansk, kroatisk, tjekkisk, dansk, hollandsk, engelsk, estisk, finsk, fransk, frisisk, irsk-gælisk, skotsk-gælisk, tysk, græsk, ungarsk, islandsk, italiensk, kurdisk, latin, lettisk, litauisk, maltesisk, makedonsk, norsk, polsk, portugisisk, rumænsk, romani, russisk, samisk, serbisk, slovakisk, slovensk, spansk, svensk, tyrkisk, ukrainsk, walisisk

Understøttelse og tilgængelighed af de ovenfor anførte specifikationer og funktioner kan variere afhængigt af operativsystemer, applikationer og netværksprotokoller samt netværks- og systemkonfigurationer.

TEKNISKE SPECIFIKATIONER

Konica Minolta Business Solutions Denmark a/sStensmosevej 15 2620 Albertslund

Hjulmagervej 4B 7100 Vejle

Søren Frichs Vej 40A 8230 Åbyhøj

Gøteborgvej 1 9200 Aalborg SV

Tlf. 72 21 21 21www.konicaminolta.dk