BAGTAN PENGADAAN BARANG/ JASABIRO ADMINISTRASI PEMBANGUNAN

SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI JAWA TTMUR

1. Undang-Undarrg Nomor I Tahun 2OO4 tentang

NOMOR SOP tJ27 86.2 023.4 20 l9TAN 27 Maret 2019

TGL. REVISITGL. Etr'EKTIT 27 Maret 201.9

DTSAHI(AN KRETARIS DAtrRAI""I

Madya306 198903 1 010

I Memiliki kemampuan manajerial untukmenjalankan sebuah organisasi

2. Memahami peraturan pengadaan barang/ jasa3. Mengetahui tugas dan fungsi pelayanan

pengadaan barang/ jasa4. Mengetahui tugas dan fungsr rnonitoring,

evaluasi dan pelaporan

*o_ SEKR

NIP

BARANG/ JASAPBLAYANANNAMA SOP

KUALItr'IKASI PELAKSAI{A:DASAR HUKUM:

Perbendaharaan Negara2. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang

Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubahkeclua kalin.t'a dengan Undang-Undang Nomor ITahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang PemerintahanDaerah

3. Peraturan Presiden Nomor 16 Tahurn 2018 tentangPengadaan [3arilng/ Jasa Pemerintatt

4. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 112 Tahun2018 terrtang Pembentukan Unit Ker.la PengadaanBarangl Jasa Di Lingkungan Pemerintah DaerahProvinsi Dan Kabupaten/ Kota

5. Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 9 Tahun 2018 tentangPedoman Pelaksanaan Pengadaan Barangl JasaMelalui Penyedia

6. Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor i4 Tahun 2018 tentangUnit Kerja Pengadaan Barang/ Jasa

7. Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan BaranglJasa Pemerintah Nomor 15 Tahun 2018 tentangPelaku Pengadaan Barang/ Jasa

8. Peraturan Cubernur .Jawa 'l'imur Nomor 115 Tahun20 l8 tentang I)eruilahan Atas Peraturan CubernurJawa Timur Nonror 58 'l'ahun '2O16 tentangKedudukan, Susunan Organisasi, Uraian'l'ugas DanFungsi Serta Tata Kerla Sekretariat Daerah ProvinsiJau'a'l'imur

9. Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 138 Tahun20 18 tentang Pen-1'elenggaraan Dukungan PengadaanBarangl Jasa Pada Pernerintah Provinsi Jawa Timur

Bila SOP ini trclak ciilaksanakirn, tnaka:l. Keterlambatan pelaksanaan penga<laan barang/ jasa

yang berakibat keterlambatan penyerapan anggaran2. Pelaksanaan pengaclaan ,van51 tidak sesuai dengan

ketentuan vang berlaku

PERALATAN

Disirnpan sebagai data elektronik dan manual .l'angdigunakan sebagai dasar utama pelaksanaandukungan pengadaan barang/ jasa di lingkunganPemerintah Provinsi Jau'a Timur

PENCATATAN DAN

Standar Operasional Prosedur (SOP) lainnya di BagianPengadaan Barangi Jasa (PBJ) Biro AdminrstrasiPembangunan Sekretariat Daerah Provinsi Jawa'limur

l. Alat Tulis Kantor (ATK), komputer,pesaw'at telepon, PaPan tulis,pengumuman, proyektor, meubelerfaxirnail clan internet

2. Br"rku peraturan pengadaan barang/ jasa

prlnter,papan

kantor,

'a \

s

1

2

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PELAKSANAAN PELAYANAN PENGADAAN BARANG/ JASA

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku Keterangan

PA/ KPA PPK

Koord

Pelaksana

Kegiatan

Pelaksana

Kegiatan

Pelayanan PBJ

Staf

Pendukung

/

Pembantu Pelaksana

Keg

Pokja

Pemilihan

Persyaratan/

Kelengkapan Waktu Output

B/PK/JL <

Rp.100 M

JK < Rp.10 M

1. Menyusun dan mengirim

dokumen persiapan

pengadaan melalui

Aplikasi Pelayanan

Pengadaan Barang/ Jasa (Apel Baja)

Dokumen

persiapan

pengadaan

barang/ jasa

Usulan paket

pekerjaan

pengadaan

barang/ jasa

2. Memberikan disposisi

penugasan kepada

pelaksana kegiatan

pelayanan Pengadaan

Barang/ Jasa (PBJ)

Usulan

paket

pekerjaan

pengadaan

barang/ jasa

Disposisi

penugasan

Disposisi

secara

otomatis

melalui Apel

Baja

3. Menerima dan mendisposisikan kepada

staf pendukung/

pembantu pelaksana

kegiatan

Disposisi penugasan

30 (tiga puluh)

menit

Disposisi reviu kelengkapan

persyaratan

4. Melakukan reviu

kelengkapan persyaratan

Disposisi

reviu

kelengkapan persyaratan

2 (dua)

jam

Daftar reviu

kelengkapan

persyaratan

5. Mengusulkan penetapan

Pokja Pemilihan

berdasarkan beban tugas

Pokja Pemilihan

Daftar reviu

kelengkapan

persyaratan,

daftar beban

tugas Pokja

30 (tiga

puluh)

menit

Usulan

penetapan

Pokja

Pemilihan

Mulai

3

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku Keterangan

PA/ KPA PPK

Koord

Pelaksana

Kegiatan

Pelaksana

Kegiatan

Pelayanan

PBJ

Staf

Pendukung

/

Pembantu

Pelaksana

Keg

Pokja

Pemilihan

Persyaratan/

Kelengkapan Waktu Output

B/PK/JL <

Rp.100 M

JK < Rp.10 M

6. Menerima usulan

penetapan Pokja:

a. Setuju, menetapkan

Pokja Pemilihan

b. Tidak setuju,

memerintahkan mengganti Pokja

Pemilihan

Usulan

penetapan

Pokja

Pemilihan

30 (tiga

puluh)

menit

a. Surat

penetapan

b. Perintah

penggan

tian Pokja

Pemilihan

7. Mengganti dan

mengusulkan kembali

usulan penetapan Pokja

Pemilihan

Perintah

penggantian

Pokja

Pemilihan

30 (tiga

puluh)

menit

Pokja

Pemilihan

diganti

8. Menetapkan Pokja Pemilihan

Surat penetapan

30 (tiga puluh)

menit

Surat penetapan

9. Menugaskan Pokja

Pemilihan untuk

melakukan reviu secara

substantif

Surat

penugasan

30 (tiga

puluh)

menit

Surat

penugasan

10. Melakukan reviu secara

subtansi dokumen persiapan dan

persyaratan lainnya

Surat

penugasan

4

(empat) jam

Hasil reviu

Pokja Pemilihan

a b

4

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku Keterangan

PA/ KPA PPK

Koord

Pelaksana

Kegiatan

Pelaksana

Kegiatan

Pelayanan

PBJ

Staf

Pendukung

/

Pembantu

Pelaksana

Keg

Pokja

Pemilihan

Persyaratan/

Kelengkapan Waktu Output

B/PK/JL <

Rp.100 M

JK < Rp.10 M

11. Mengirimkan hasil reviu

usulan ke:

a. Pelaksana kegiatan

pelayanan PBJ bila

terdapat hal yang perlu

dibahas dengan PPK (mengundang PPK)

b. Pejabat Pembuat

Komitmen (PPK):

1) Dokumen sudah

sesuai, pada Apel

Baja klik “Siap upload SPSE”

2) Usulan perbaikan

dokumen persiapan

pengadaan

Hasil reviu

Pokja

Pemilihan

1 (satu)

jam

a. Nota

dinas

permintaan

undangan

PPK

b. 1) Dokumen

Siap upload

Sistem

Pengadaan

Secara

Elektronik (SPSE)

2) Hasil reviu

Pokja

Pemilihan

12. Membuat undangan

untuk pembahasan reviu dokumen persiapan

kepada PPK

Nota dinas

permintaan undangan

PPK

1 (satu)

jam

Draf

undangan PPK

13. Menandatangani

undangan dan

mengirimkan kepada PPK

Draf

undangan

PPK

2 (dua)

jam

Undangan

PPK

b.1

a b.2

5

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku Keterangan

PA/ KPA PPK

Koord

Pelaksana

Kegiatan

Pelaksana

Kegiatan

Pelayanan

PBJ

Staf

Pendukung

/

Pembantu

Pelaksana

Keg

Pokja

Pemilihan

Persyaratan/

Kelengkapan Waktu Output

B/PK/JL <

Rp.100 M

JK < Rp.10 M

14. PPK melakukan tindakan:

a. Menerima undangan

atau

b. 1) Melakukan

pembuatan paket

pada SPSE 2) Melakukan

perubahan/

perbaikan dokumen

persiapan

pengadaan pada

Apel Baja

a. Undangan

PPK atau

b.

1) Notifikasi

pada Apel

Baja “Dokumen

sudah

sesuai,

siap upload

SPSE”

2) Hasil reviu Pokja

Pemilihan

a. PPK hadir

rapat atau

b.

1) Upload

dokumen

persiapan pada SPSE

2) Perbaikan

reviu

15. Melakukan rapat

pembahasan reviu

dokumen persiapan

pengadaan bersama PPK

Daftar hadir

rapat, draf

berita acara

rapat, materi rapat

3 (tiga)

jam

Berita acara

rapat

16. Mengirimkan berita acara

rapat pembahasan

bersama PPK melalui Apel

Baja

Berita acara

rapat

30 (tiga

puluh)

menit

Berita acara

terkirim

melalui Apel

Baja

b.1

b.2

a

6

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku Keterangan

PA/ KPA PPK

Koord

Pelaksana

Kegiatan

Pelaksana

Kegiatan

Pelayanan

PBJ

Staf

Pendukung

/

Pembantu

Pelaksana

Keg

Pokja

Pemilihan

Persyaratan/

Kelengkapan Waktu Output

B/PK/JL <

Rp.100 M

JK < Rp.10 M

17. Melakukan perubahan/

perbaikan dokumen dan

mengusulkan kembali

kepada Pokja Pemilihan

melalui Apel Baja

Berita acara

rapat pada

Apel Baja

Perubahan

dokumen

persiapan

pengadaan

barang/

jasa

18. Melakukan reviu hasil perbaikan/ perubahan

dokumen persiapan

pengadaan

Perubahan dokumen

persiapan

pengadaan

barang/ jasa

2 (dua) jam

Hasil reviu pada Apel

Baja

19. Mengirimkan hasil reviu

dengan memberikan notifikasi pada Apel Baja

“Dokumen sudah sesuai,

siap upload SPSE”

Hasil reviu

pada Apel Baja

30 (tiga

puluh) menit

Dokumen siap

upload pada SPSE

20. Membuat dan

mengusulkan draf paket

melalui SPSE selanjutnya

memililih UKPBJ Provinsi Jawa Timur

Usulan draf

paket pada

SPSE

Usulan draf

pada UKPBJ

Provinsi

Jawa Timur

21. Menerima usulan draf

paket dan menugaskan

kepada Pokja Pemilihan

sesuai dengan penetapan

pada Apel Baja

Usulan draf

pada UKPBJ

Provinsi

Jawa Timur

30 (tiga

puluh)

menit

Penugasan

Pokja

Pemilihan

7

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku Keterangan

PA/ KPA PPK

Koord

Pelaksana

Kegiatan

Pelaksana

Kegiatan

Pelayanan

PBJ

Staf

Pendukung

/

Pembantu

Pelaksana

Keg

Pokja

Pemilihan

Persyaratan/

Kelengkapan Waktu Output

B/PK/JL <

Rp.100 M

JK < Rp.10 M

22. Menerima penugasan draf

paket dan melengkapi

dokumen pemilihan serta

persyaratan pemilihan

pada SPSE

Penugasan

Pokja

Pemilihan

3 (tiga)

jam

Dokumen

pemilihan dan

persyaratan

pemilihan

pada SPSE

Proses

pemilihan

penyedia

ditetapkan

dengan SOP

tersendiri

23. Melakukan proses tender/ seleksi

Dokumen pemilihan,

persyaratan

pemilihan

Berita Acara Evaluasi

Penawaran

(BAEP),

Berita Acara

Hasil Pemilihan

(BAHP)

24. Mengembalikan dokumen

hasil pemilihan melalui

SPSE menggunakan Apel

Baja apabila:

a. Tender/ seleksi gagal b. Terdapat pemenang

tender/ seleksi

a. BAEP

tender/

seleksi

gagal

b. Dokumen penawaran,

data

kualifikasi

Sistem

Informasi Kinerja

Penyedia

(SIKaP)

1 (satu)

jam

a. Berita

acara

tender/

seleksi

gagal b. Dokumen

hasil

pemilihan

Pengembalian

pada jadwal

pengumuman

pemenang

a

b

8

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku Keterangan

PA/ KPA PPK

Koord

Pelaksana

Kegiatan

Pelaksana

Kegiatan

Pelayanan

PBJ

Staf

Pendukung

/

Pembantu

Pelaksana

Keg

Pokja

Pemilihan

Persyaratan/

Kelengkapan Waktu Output

B/PK/JL <

Rp.100 M

JK < Rp.10 M

25. Menindaklanjuti tender

gagal

Berita acara

tender/

seleksi

gagal

Tindak

lanjut

tender

gagal

Tindak lanjut

tender gagal

dijelaskan

pada SOP

tersendiri

26. Mengirimkan surat hasil

pemilihan penyedia barang/ jasa

Draf surat

hasil pemilihan

penyedia

barang/ jasa

30 (tiga

puluh) menit

Surat hasil

pemilihan penyedia

barang/ jasa

Pengiriman

surat hasil pemilihan

pada akhir

masa

sanggah

27. Menerima tembusan surat

hasil pemilihan penyedia barang/ jasa

Surat hasil

pemilihan penyedia

barang/ jasa

Informasi

tender/ seleksi

selesai

28. Menindaklanjuti dokumen

hasil pemilihan:

a. Menyetujui hasil

pemilihan penyedia b. Tidak menyetujui hasil

pemilihan penyedia

Dokumen

hasil

pemilihan,

surat hasil pemilihan

penyedia

barang/ jasa

a. Surat

Penunjukan

Penyedia

Barang/ Jasa

(SPPBJ)

b. Surat

penolakan

hasil pemilihan

Selesai

b

a

Selesai

9

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku Keterangan

PA/ KPA PPK

Koord

Pelaksana

Kegiatan

Pelaksana

Kegiatan

Pelayanan

PBJ

Staf

Pendukung

/

Pembantu

Pelaksana

Keg

Pokja

Pemilihan

Persyaratan/

Kelengkapan Waktu Output

B/PK/JL <

Rp.100 M

JK < Rp.10 M

29. Mengirimkan surat

penolakan hasil pemilihan

penyedia kepada Pokja

Pemilihan

Surat

penolakan

hasil

pemilihan

Surat

penolakan

diterima

Pokja

Pemilihan

Surat

penolakan

dikirimkan

melalui Apel

Baja

30. Mengundang PPK dan

melakukan pembahasan penolakan hasil pemilihan

Nota dinas

undangan PPK, draf

undangan

PPK

2 (dua)

jam

Undangan

PPK

Alur

undangan sesuai pada

poin 8 dan 9

tahapan

sebelumnya

31. Melakukan pembahasan bersama terkait

perbedaan pendapat atas

hasil pemilihan penyedia.

Dengan hasil:

a. PPK menyetujui hasil

pemilihan penyedia b. PPK tidak menyetujui

hasil pemilihan

penyedia

Hasil pemilihan

penyedia,

surat

penolakan

PPK, daftar

hadir, draf berita acara

3 (tiga) jam

Berita acara rapat

pembahasan

32. Mengusulkan penentuan

keputusan kepada

Pengguna Anggaran (PA)/ Kuasa Pengguna

Anggaran (KPA) dalam hal

tidak terjadi kesepakatan

Berita acara

rapat

pembahasan

Usulan

penentuan

keputusan PA/ KPA

a

b

10

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku Keterangan

PA/ KPA PPK

Koord

Pelaksana

Kegiatan

Pelaksana

Kegiatan

Pelayanan

PBJ

Staf

Pendukung

/

Pembantu

Pelaksana

Keg

Pokja

Pemilihan

Persyaratan/

Kelengkapan Waktu Output

B/PK/JL <

Rp.100 M

JK < Rp.10 M

33. Memutuskan untuk:

a. Menyetujui hasil

pemilihan, PA/ KPA

memerintahkan PPK

untuk menerbitkan

SPPBJ paling lambat 5 (lima) hari kerja

b. Menyetujui penolakan

PPK, PA/ KPA

memerintahkan Pokja

Pemilihan untuk

melakukan evaluasi ulang, penawaran

ulang atau tender

ulang

Usulan

penentuan

keputusan

PA/ KPA

a. SPPBJ

b. Evaluasi

ulang/

penawaran

ulang/

tender ulang

34. Melakukan evaluasi

ulang, penawaran ulang

atau tender ulang sebagaimana keputusan

PA/ KPA, selanjutnya

melaporkan kembali

hasilnya sebagaimana

proses pemilihan

sebelumnya

Evaluasi

ulang/

penawaran ulang/

tender ulang

Hasil

pemilihan

penyedia barang/ jasa

Tindak lanjut

evaluasi

ulang/ penawaran

ulang/ tender

ulang

mengikuti

ketentuan

dokumen pemilihan

Selesai

b

a

11

No. Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku Keterangan

PA/ KPA PPK

Koord

Pelaksana

Kegiatan

Pelaksana

Kegiatan

Pelayanan

PBJ

Staf

Pendukung

/

Pembantu

Pelaksana

Keg

Pokja

Pemilihan

Persyaratan/

Kelengkapan Waktu Output

B/PK/JL <

Rp.100 M

JK < Rp.10 M

35. Menerbitkan SPPBJ

kepada penyedia barang/

jasa

Hasil

pemilihan

penyedia

barang/ jasa

SPPBJ

Jumlah Waktu Pelayanan

29

(dua

puluh sem

bilan)

jam

Selesai