BAGTAN PENGADAAN BARANG/ JASABIRO ADMINISTRASI PEMBANGUNAN
SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI JAWA TTMUR
1. Undang-Undarrg Nomor I Tahun 2OO4 tentang
NOMOR SOP tJ27 86.2 023.4 20 l9TAN 27 Maret 2019
TGL. REVISITGL. Etr'EKTIT 27 Maret 201.9
DTSAHI(AN KRETARIS DAtrRAI""I
Madya306 198903 1 010
I Memiliki kemampuan manajerial untukmenjalankan sebuah organisasi
2. Memahami peraturan pengadaan barang/ jasa3. Mengetahui tugas dan fungsi pelayanan
pengadaan barang/ jasa4. Mengetahui tugas dan fungsr rnonitoring,
evaluasi dan pelaporan
*o_ SEKR
NIP
BARANG/ JASAPBLAYANANNAMA SOP
KUALItr'IKASI PELAKSAI{A:DASAR HUKUM:
Perbendaharaan Negara2. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang
Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubahkeclua kalin.t'a dengan Undang-Undang Nomor ITahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang PemerintahanDaerah
3. Peraturan Presiden Nomor 16 Tahurn 2018 tentangPengadaan [3arilng/ Jasa Pemerintatt
4. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 112 Tahun2018 terrtang Pembentukan Unit Ker.la PengadaanBarangl Jasa Di Lingkungan Pemerintah DaerahProvinsi Dan Kabupaten/ Kota
5. Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 9 Tahun 2018 tentangPedoman Pelaksanaan Pengadaan Barangl JasaMelalui Penyedia
6. Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor i4 Tahun 2018 tentangUnit Kerja Pengadaan Barang/ Jasa
7. Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan BaranglJasa Pemerintah Nomor 15 Tahun 2018 tentangPelaku Pengadaan Barang/ Jasa
8. Peraturan Cubernur .Jawa 'l'imur Nomor 115 Tahun20 l8 tentang I)eruilahan Atas Peraturan CubernurJawa Timur Nonror 58 'l'ahun '2O16 tentangKedudukan, Susunan Organisasi, Uraian'l'ugas DanFungsi Serta Tata Kerla Sekretariat Daerah ProvinsiJau'a'l'imur
9. Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 138 Tahun20 18 tentang Pen-1'elenggaraan Dukungan PengadaanBarangl Jasa Pada Pernerintah Provinsi Jawa Timur
Bila SOP ini trclak ciilaksanakirn, tnaka:l. Keterlambatan pelaksanaan penga<laan barang/ jasa
yang berakibat keterlambatan penyerapan anggaran2. Pelaksanaan pengaclaan ,van51 tidak sesuai dengan
ketentuan vang berlaku
PERALATAN
Disirnpan sebagai data elektronik dan manual .l'angdigunakan sebagai dasar utama pelaksanaandukungan pengadaan barang/ jasa di lingkunganPemerintah Provinsi Jau'a Timur
PENCATATAN DAN
Standar Operasional Prosedur (SOP) lainnya di BagianPengadaan Barangi Jasa (PBJ) Biro AdminrstrasiPembangunan Sekretariat Daerah Provinsi Jawa'limur
l. Alat Tulis Kantor (ATK), komputer,pesaw'at telepon, PaPan tulis,pengumuman, proyektor, meubelerfaxirnail clan internet
2. Br"rku peraturan pengadaan barang/ jasa
prlnter,papan
kantor,
'a \
s
1
2
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PELAKSANAAN PELAYANAN PENGADAAN BARANG/ JASA
No. Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku Keterangan
PA/ KPA PPK
Koord
Pelaksana
Kegiatan
Pelaksana
Kegiatan
Pelayanan PBJ
Staf
Pendukung
/
Pembantu Pelaksana
Keg
Pokja
Pemilihan
Persyaratan/
Kelengkapan Waktu Output
B/PK/JL <
Rp.100 M
JK < Rp.10 M
1. Menyusun dan mengirim
dokumen persiapan
pengadaan melalui
Aplikasi Pelayanan
Pengadaan Barang/ Jasa (Apel Baja)
Dokumen
persiapan
pengadaan
barang/ jasa
Usulan paket
pekerjaan
pengadaan
barang/ jasa
2. Memberikan disposisi
penugasan kepada
pelaksana kegiatan
pelayanan Pengadaan
Barang/ Jasa (PBJ)
Usulan
paket
pekerjaan
pengadaan
barang/ jasa
Disposisi
penugasan
Disposisi
secara
otomatis
melalui Apel
Baja
3. Menerima dan mendisposisikan kepada
staf pendukung/
pembantu pelaksana
kegiatan
Disposisi penugasan
30 (tiga puluh)
menit
Disposisi reviu kelengkapan
persyaratan
4. Melakukan reviu
kelengkapan persyaratan
Disposisi
reviu
kelengkapan persyaratan
2 (dua)
jam
Daftar reviu
kelengkapan
persyaratan
5. Mengusulkan penetapan
Pokja Pemilihan
berdasarkan beban tugas
Pokja Pemilihan
Daftar reviu
kelengkapan
persyaratan,
daftar beban
tugas Pokja
30 (tiga
puluh)
menit
Usulan
penetapan
Pokja
Pemilihan
Mulai
3
No. Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku Keterangan
PA/ KPA PPK
Koord
Pelaksana
Kegiatan
Pelaksana
Kegiatan
Pelayanan
PBJ
Staf
Pendukung
/
Pembantu
Pelaksana
Keg
Pokja
Pemilihan
Persyaratan/
Kelengkapan Waktu Output
B/PK/JL <
Rp.100 M
JK < Rp.10 M
6. Menerima usulan
penetapan Pokja:
a. Setuju, menetapkan
Pokja Pemilihan
b. Tidak setuju,
memerintahkan mengganti Pokja
Pemilihan
Usulan
penetapan
Pokja
Pemilihan
30 (tiga
puluh)
menit
a. Surat
penetapan
b. Perintah
penggan
tian Pokja
Pemilihan
7. Mengganti dan
mengusulkan kembali
usulan penetapan Pokja
Pemilihan
Perintah
penggantian
Pokja
Pemilihan
30 (tiga
puluh)
menit
Pokja
Pemilihan
diganti
8. Menetapkan Pokja Pemilihan
Surat penetapan
30 (tiga puluh)
menit
Surat penetapan
9. Menugaskan Pokja
Pemilihan untuk
melakukan reviu secara
substantif
Surat
penugasan
30 (tiga
puluh)
menit
Surat
penugasan
10. Melakukan reviu secara
subtansi dokumen persiapan dan
persyaratan lainnya
Surat
penugasan
4
(empat) jam
Hasil reviu
Pokja Pemilihan
a b
4
No. Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku Keterangan
PA/ KPA PPK
Koord
Pelaksana
Kegiatan
Pelaksana
Kegiatan
Pelayanan
PBJ
Staf
Pendukung
/
Pembantu
Pelaksana
Keg
Pokja
Pemilihan
Persyaratan/
Kelengkapan Waktu Output
B/PK/JL <
Rp.100 M
JK < Rp.10 M
11. Mengirimkan hasil reviu
usulan ke:
a. Pelaksana kegiatan
pelayanan PBJ bila
terdapat hal yang perlu
dibahas dengan PPK (mengundang PPK)
b. Pejabat Pembuat
Komitmen (PPK):
1) Dokumen sudah
sesuai, pada Apel
Baja klik “Siap upload SPSE”
2) Usulan perbaikan
dokumen persiapan
pengadaan
Hasil reviu
Pokja
Pemilihan
1 (satu)
jam
a. Nota
dinas
permintaan
undangan
PPK
b. 1) Dokumen
Siap upload
Sistem
Pengadaan
Secara
Elektronik (SPSE)
2) Hasil reviu
Pokja
Pemilihan
12. Membuat undangan
untuk pembahasan reviu dokumen persiapan
kepada PPK
Nota dinas
permintaan undangan
PPK
1 (satu)
jam
Draf
undangan PPK
13. Menandatangani
undangan dan
mengirimkan kepada PPK
Draf
undangan
PPK
2 (dua)
jam
Undangan
PPK
b.1
a b.2
5
No. Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku Keterangan
PA/ KPA PPK
Koord
Pelaksana
Kegiatan
Pelaksana
Kegiatan
Pelayanan
PBJ
Staf
Pendukung
/
Pembantu
Pelaksana
Keg
Pokja
Pemilihan
Persyaratan/
Kelengkapan Waktu Output
B/PK/JL <
Rp.100 M
JK < Rp.10 M
14. PPK melakukan tindakan:
a. Menerima undangan
atau
b. 1) Melakukan
pembuatan paket
pada SPSE 2) Melakukan
perubahan/
perbaikan dokumen
persiapan
pengadaan pada
Apel Baja
a. Undangan
PPK atau
b.
1) Notifikasi
pada Apel
Baja “Dokumen
sudah
sesuai,
siap upload
SPSE”
2) Hasil reviu Pokja
Pemilihan
a. PPK hadir
rapat atau
b.
1) Upload
dokumen
persiapan pada SPSE
2) Perbaikan
reviu
15. Melakukan rapat
pembahasan reviu
dokumen persiapan
pengadaan bersama PPK
Daftar hadir
rapat, draf
berita acara
rapat, materi rapat
3 (tiga)
jam
Berita acara
rapat
16. Mengirimkan berita acara
rapat pembahasan
bersama PPK melalui Apel
Baja
Berita acara
rapat
30 (tiga
puluh)
menit
Berita acara
terkirim
melalui Apel
Baja
b.1
b.2
a
6
No. Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku Keterangan
PA/ KPA PPK
Koord
Pelaksana
Kegiatan
Pelaksana
Kegiatan
Pelayanan
PBJ
Staf
Pendukung
/
Pembantu
Pelaksana
Keg
Pokja
Pemilihan
Persyaratan/
Kelengkapan Waktu Output
B/PK/JL <
Rp.100 M
JK < Rp.10 M
17. Melakukan perubahan/
perbaikan dokumen dan
mengusulkan kembali
kepada Pokja Pemilihan
melalui Apel Baja
Berita acara
rapat pada
Apel Baja
Perubahan
dokumen
persiapan
pengadaan
barang/
jasa
18. Melakukan reviu hasil perbaikan/ perubahan
dokumen persiapan
pengadaan
Perubahan dokumen
persiapan
pengadaan
barang/ jasa
2 (dua) jam
Hasil reviu pada Apel
Baja
19. Mengirimkan hasil reviu
dengan memberikan notifikasi pada Apel Baja
“Dokumen sudah sesuai,
siap upload SPSE”
Hasil reviu
pada Apel Baja
30 (tiga
puluh) menit
Dokumen siap
upload pada SPSE
20. Membuat dan
mengusulkan draf paket
melalui SPSE selanjutnya
memililih UKPBJ Provinsi Jawa Timur
Usulan draf
paket pada
SPSE
Usulan draf
pada UKPBJ
Provinsi
Jawa Timur
21. Menerima usulan draf
paket dan menugaskan
kepada Pokja Pemilihan
sesuai dengan penetapan
pada Apel Baja
Usulan draf
pada UKPBJ
Provinsi
Jawa Timur
30 (tiga
puluh)
menit
Penugasan
Pokja
Pemilihan
7
No. Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku Keterangan
PA/ KPA PPK
Koord
Pelaksana
Kegiatan
Pelaksana
Kegiatan
Pelayanan
PBJ
Staf
Pendukung
/
Pembantu
Pelaksana
Keg
Pokja
Pemilihan
Persyaratan/
Kelengkapan Waktu Output
B/PK/JL <
Rp.100 M
JK < Rp.10 M
22. Menerima penugasan draf
paket dan melengkapi
dokumen pemilihan serta
persyaratan pemilihan
pada SPSE
Penugasan
Pokja
Pemilihan
3 (tiga)
jam
Dokumen
pemilihan dan
persyaratan
pemilihan
pada SPSE
Proses
pemilihan
penyedia
ditetapkan
dengan SOP
tersendiri
23. Melakukan proses tender/ seleksi
Dokumen pemilihan,
persyaratan
pemilihan
Berita Acara Evaluasi
Penawaran
(BAEP),
Berita Acara
Hasil Pemilihan
(BAHP)
24. Mengembalikan dokumen
hasil pemilihan melalui
SPSE menggunakan Apel
Baja apabila:
a. Tender/ seleksi gagal b. Terdapat pemenang
tender/ seleksi
a. BAEP
tender/
seleksi
gagal
b. Dokumen penawaran,
data
kualifikasi
Sistem
Informasi Kinerja
Penyedia
(SIKaP)
1 (satu)
jam
a. Berita
acara
tender/
seleksi
gagal b. Dokumen
hasil
pemilihan
Pengembalian
pada jadwal
pengumuman
pemenang
a
b
8
No. Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku Keterangan
PA/ KPA PPK
Koord
Pelaksana
Kegiatan
Pelaksana
Kegiatan
Pelayanan
PBJ
Staf
Pendukung
/
Pembantu
Pelaksana
Keg
Pokja
Pemilihan
Persyaratan/
Kelengkapan Waktu Output
B/PK/JL <
Rp.100 M
JK < Rp.10 M
25. Menindaklanjuti tender
gagal
Berita acara
tender/
seleksi
gagal
Tindak
lanjut
tender
gagal
Tindak lanjut
tender gagal
dijelaskan
pada SOP
tersendiri
26. Mengirimkan surat hasil
pemilihan penyedia barang/ jasa
Draf surat
hasil pemilihan
penyedia
barang/ jasa
30 (tiga
puluh) menit
Surat hasil
pemilihan penyedia
barang/ jasa
Pengiriman
surat hasil pemilihan
pada akhir
masa
sanggah
27. Menerima tembusan surat
hasil pemilihan penyedia barang/ jasa
Surat hasil
pemilihan penyedia
barang/ jasa
Informasi
tender/ seleksi
selesai
28. Menindaklanjuti dokumen
hasil pemilihan:
a. Menyetujui hasil
pemilihan penyedia b. Tidak menyetujui hasil
pemilihan penyedia
Dokumen
hasil
pemilihan,
surat hasil pemilihan
penyedia
barang/ jasa
a. Surat
Penunjukan
Penyedia
Barang/ Jasa
(SPPBJ)
b. Surat
penolakan
hasil pemilihan
Selesai
b
a
Selesai
9
No. Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku Keterangan
PA/ KPA PPK
Koord
Pelaksana
Kegiatan
Pelaksana
Kegiatan
Pelayanan
PBJ
Staf
Pendukung
/
Pembantu
Pelaksana
Keg
Pokja
Pemilihan
Persyaratan/
Kelengkapan Waktu Output
B/PK/JL <
Rp.100 M
JK < Rp.10 M
29. Mengirimkan surat
penolakan hasil pemilihan
penyedia kepada Pokja
Pemilihan
Surat
penolakan
hasil
pemilihan
Surat
penolakan
diterima
Pokja
Pemilihan
Surat
penolakan
dikirimkan
melalui Apel
Baja
30. Mengundang PPK dan
melakukan pembahasan penolakan hasil pemilihan
Nota dinas
undangan PPK, draf
undangan
PPK
2 (dua)
jam
Undangan
PPK
Alur
undangan sesuai pada
poin 8 dan 9
tahapan
sebelumnya
31. Melakukan pembahasan bersama terkait
perbedaan pendapat atas
hasil pemilihan penyedia.
Dengan hasil:
a. PPK menyetujui hasil
pemilihan penyedia b. PPK tidak menyetujui
hasil pemilihan
penyedia
Hasil pemilihan
penyedia,
surat
penolakan
PPK, daftar
hadir, draf berita acara
3 (tiga) jam
Berita acara rapat
pembahasan
32. Mengusulkan penentuan
keputusan kepada
Pengguna Anggaran (PA)/ Kuasa Pengguna
Anggaran (KPA) dalam hal
tidak terjadi kesepakatan
Berita acara
rapat
pembahasan
Usulan
penentuan
keputusan PA/ KPA
a
b
10
No. Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku Keterangan
PA/ KPA PPK
Koord
Pelaksana
Kegiatan
Pelaksana
Kegiatan
Pelayanan
PBJ
Staf
Pendukung
/
Pembantu
Pelaksana
Keg
Pokja
Pemilihan
Persyaratan/
Kelengkapan Waktu Output
B/PK/JL <
Rp.100 M
JK < Rp.10 M
33. Memutuskan untuk:
a. Menyetujui hasil
pemilihan, PA/ KPA
memerintahkan PPK
untuk menerbitkan
SPPBJ paling lambat 5 (lima) hari kerja
b. Menyetujui penolakan
PPK, PA/ KPA
memerintahkan Pokja
Pemilihan untuk
melakukan evaluasi ulang, penawaran
ulang atau tender
ulang
Usulan
penentuan
keputusan
PA/ KPA
a. SPPBJ
b. Evaluasi
ulang/
penawaran
ulang/
tender ulang
34. Melakukan evaluasi
ulang, penawaran ulang
atau tender ulang sebagaimana keputusan
PA/ KPA, selanjutnya
melaporkan kembali
hasilnya sebagaimana
proses pemilihan
sebelumnya
Evaluasi
ulang/
penawaran ulang/
tender ulang
Hasil
pemilihan
penyedia barang/ jasa
Tindak lanjut
evaluasi
ulang/ penawaran
ulang/ tender
ulang
mengikuti
ketentuan
dokumen pemilihan
Selesai
b
a
11
No. Kegiatan
Pelaksana Mutu Baku Keterangan
PA/ KPA PPK
Koord
Pelaksana
Kegiatan
Pelaksana
Kegiatan
Pelayanan
PBJ
Staf
Pendukung
/
Pembantu
Pelaksana
Keg
Pokja
Pemilihan
Persyaratan/
Kelengkapan Waktu Output
B/PK/JL <
Rp.100 M
JK < Rp.10 M
35. Menerbitkan SPPBJ
kepada penyedia barang/
jasa
Hasil
pemilihan
penyedia
barang/ jasa
SPPBJ
Jumlah Waktu Pelayanan
29
(dua
puluh sem
bilan)
jam
Selesai