Área Administración Financiera del Sector Público IV

1IVActualidad Gubernamental N° 52 - Febrero 2013

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rmes

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ecia

les

Administración Financiera del Sector Público

Área

IV

Reportes SIAF para la toma de decisiones“Módulo Administrativo”

* Exconsultor del SIAF del MEF. Asesor y consultor de gobiernos locales. Docente universitario de posgrado.

1. IntroducciónLa información oportuna es importante para la buena toma de decisiones, sin información carecemos de ese poder para controlar las instituciones. En ese sentido, nos preguntamos ¿qué información es importante para dirigir una institución? Me atrevo a afi rmar que, entre otras, la información económica fi nanciera es vital para la adecuada toma de decisiones, reitero: “Sin información no tenemos el poder para controlar las instituciones”. Así, quienes trabajen en la alta dirección deberían contar con información adecua-da, relevante y oportuna para la toma de decisiones.Entiéndase por toma de decisiones como la selección de un curso de acciones entre alternativas, es decir, que existe un plan, un compromiso de recursos de dirección. En ocasiones los líderes políticos, gerentes, funcionarios, servidores y trabajadores públicos consideran la toma de decisiones como su trabajo principal, ya que tienen que seleccionar constantemente qué se hace, quién lo hace y cuándo, dónde e incluso cómo se hará. Sin embargo, la

toma de decisiones es solo un paso de la planeación, ya que forma la parte esencial de los procesos que se siguen para elabo-ración de los objetivos o metas trazadas a seguir. Rara vez se puede juzgar solo un curso de acción, porque prácticamente cada decisión tiene que estar engranada con otros planes.Según Wikipedia: existen dos tipos de decisiones: las decisiones programadas y las no programadas:

2. Decisiones programadasSon aquellas que se toman frecuentemen-te, es decir, son repetitivas y se convierte en una rutina tomarlas; como el tipo de problemas que resuelve y se presentan con cierta regularidad, ya que se tiene un método bien establecido de solución y por lo tanto ya se conocen los pasos para abordar este tipo de problemas, por esta razón, también se las llama decisiones estructuradas. La persona que toma este tipo de decisión no tiene la necesidad de diseñar ninguna solución, sino que sim-plemente se rige por la que se ha seguido anteriormente.Las decisiones programadas se toman de acuerdo con las normas, políticas, proce-dimientos o reglas, escritas o no escritas, que facilitan la toma de decisiones en situaciones recurrentes porque limitan o excluyen otras opciones.Por ejemplo, los gerentes rara vez tienen que preocuparse por la remuneración de un alcalde o de un empleado recién contratado, porque, por regla general, las instituciones cuentan con una escala de sueldos y salarios para todos los puestos. Existen procedimientos rutinarios para tratar problemas rutinarios.Las decisiones programadas se usan para abordar problemas recurrentes. Sean com-plejos o simples. Si un problema es recu-

rrente y si los elementos que lo componen se pueden defi nir, pronosticar y analizar, entonces puede ser candidato para una decisión programada. Por ejemplo, el uso de la caja chica, las decisiones en cuanto a la cantidad de la compra de un bien o ser-vicio, un análisis detenido de los elementos del problema puede producir una serie de decisiones rutinarias y programadas. En cierta medida, las decisiones progra-madas limitan nuestra libertad, porque la persona tiene menos espacio para decidir qué hacer. No obstante, el propósito real de las decisiones programadas es liberarnos. Las normas, las políticas, las reglas o los procedimientos que usamos para tomar decisiones programadas nos ahorran tiempo, permitiéndonos con ello dedicar atención a otras actividades más importantes.

3. Decisiones no programadasTambién denominadas no estructuradas, son decisiones que se toman ante proble-mas o situaciones que se presentan con poca frecuencia, o aquellas que necesitan de un modelo o proceso específi co de solución, por ejemplo: “El reclamo de proveedores con respecto al cumplimien-to oportuno de pagos”, en este tipo de decisiones es necesario seguir un modelo de toma de decisión para generar una solución específi ca para este problema en concreto.Las decisiones no programadas abordan problemas poco frecuentes o excepciona-les. Si un problema no se ha presentado con la frecuencia sufi ciente como para que lo cubra una política o si resulta tan importante que merece trato especial, deberá ser manejado como una decisión no programada. Problemas como de qué manera distribuimos los recursos públicos de una institución, qué hacer para im-plementar el gobierno electrónico en las

Autor : Dr. C.P.C.C. Marlon Prieto Hormaza*

Título : Reportes SIAF para la toma de decisiones “Módulo Administrativo”

Fuente : Actualidad Gubernamental, Nº 52 - Febrero 2013

Ficha Técnica

Sumario1. Introducción2. Decisiones programadas3. Decisiones no programadas

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entidades, cómo mejorar las relaciones con la comunidad, de hecho, los problemas más importantes que enfrentará el gerente, normalmente, requerirán decisiones no programadas.En tal orden de ideas, el SIAF SP nos presenta una valiosa ayuda de tipos de reportes que la alta dirección puede utilizarlos en forma constante, dicha información es a tiempo real, información que inclusive sirve para construir el portal de trasparencia del Ministerio de Economía y Finanzas. Esta valiosa herramienta de reportes no deberían ser pasados por alto, aprovechemos lo que la tecnología nos brinda para tomar decisiones.A continuación, presentamos los reportes que emite el SIAF-SP, en sus diferentes módulos:

1. Calendario de pagos El calendario de pagos es el monto límite mensual que

la Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público autoriza para la realización de los girados a cargo de las entidades públicas. De manera que si queremos conocer cuál es el calendario de pagos asignado a nuestra institución, ingresamos al módulo administrativo del SIAF a la siguiente opción:

2. Asignación de Tesoro Público La asignación del Tesoro Público viene a ser la transferencia

real de dinero que las entidades públicas reciben en las sub-cuentas del Tesoro Público, dicha asignación se realiza en forma mensual; por lo tanto, el módulo administrativo del SIAF-SP nos muestra la asignación de Tesoro Público en la siguiente ruta:

3. Control de envío de la programación del calendario de pagos

La alta gerencia o quien haga las veces necesita saber si las dependencias correspondientes registraron y transmitieron, a través del SIAF-SP, la programación del calendario de pagos en los plazos establecidos; cabe precisar que actualmente el plazo es el 25 de cada mes. Dicha programación es visualizada en la siguiente ruta del módulo administrativo del SIAF-SP.

4. Contratos suscritos La relación de los contratos por procesos de selección, así

como su enlace con los registros del SIAF-SP, que son compro-misos que afectan el contrato, se encuentran en la siguiente ruta del módulo administrativo del SIAF. Cabe precisar que esta opción nos muestra el monto del contrato y del com-promiso.

5. Programación del compromiso anual - PCA Para conocer el monto real de la asignación de la PCA a cargo

de la Dirección General de Presupuesto Público, nos ubica-mos en el módulo administrativo del SIAF-SP en la siguiente ruta:

6. Saldo de la PCA Para conocer el saldo disponible de PCA - Programación del

Calendario Anual y el efecto en las certifi caciones así como en el compromiso anual y mensual, ingresamos al módulo administrativo del SIAF-SP, en la siguiente ruta:

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7. Ejecución vs. Marco presupuestal Este es uno de los reportes más importantes que nos permite

conocer la ejecución del presupuesto a nivel de compromisos y devengados, por lo que sugiero que dicho reporte sea revisado periódicamente por la alta dirección para conocer el avance real de la ejecución de presupuesto. Este reporte está en la siguiente ruta del módulo administrativo del SIAF-SP.

10. Libro bancos El libro bancos como libro auxiliar contable es procesado en

forma automática por el SIAF-SP, dicho reporte se encuentra en la siguiente ruta del módulo administrativo.

11. Metas presupuestales Entiéndase como metas a las actividades y/o proyectos que

la entidad pública tiene previsto desarrollar en un ejercicio. Para conocer cuáles son las metas previstas en el ejercicio con su correspondiente secuencia ingresamos al módulo administrativo del SIAF en la siguiente ruta:

8. Recaudación de ingresos La ejecución de los fondos públicos es importante para

ejecutar los gastos, ya que no habrían gastos sin ingresos; de manera que si queremos conocer la recaudación real de ingresos el módulo administrativo del SIAF nos presenta en la siguiente ruta:

9. Compromisos y devengados pendientes Las fases en el ciclo de gastos son: el compromiso, el deven-

gado y el pago, y su registro en el SIAF es en ese orden. De manera que si queremos conocer compromisos pendientes de devengo o devengados pendientes de giro, podemos ingresar a la siguiente ruta del módulo administrativo del SIAF-SP.

Tras lo cual aparecerá el siguiente reporte y elegimos la opción Cadena programática:

12. Clasifi cadores de ingresos y gastos El módulo administrativo del SIAF-SP, nos reporta la relación

de los clasifi cadores de ingresos y gastos, los cuales pueden ser migrados a archivos Excel o PDF, para ello ingresamos a la siguiente ruta:

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Cambios en el Módulo de Procesos Presupuestarios (MPP). Ejecución presupuestal 2013 Versión 12.05.0

1. Introducción2. Veracidad de la información reportada 3. Procedimiento para actualizar los datos comunes del instalador PIA

2013. (Acceso al módulo SIAF) 4. Registro de avance físico de metas presupuestales. (Ambiente: Unidad

ejecutora) 5. Registro de avance físico de producto de programas presupuestales 6. Reporte de evaluación presupuestaria 2012 para los Gobiernos locales.

(Ambiente: Pliego)

Sumario

* Especialista en gestión pública.

Ficha Técnica

Autor : Lic. José Luis Nunja Garcia*

Título : Cambios en el Módulo de Procesos Presupuestarios (MPP) Ejecución presupuestal 2013 Versión 12.05.0

Fuente : Actualidad Gubernamental, Nº 52 - Febrero 2013

1. IntroducciónDesde la implantación del SIAF y su implementación gradual, el Estado ha evolucionado vertiginosamente hacia la moder-nidad y la tecnología de la información (TIC), gracias a ello se ha desarrollado un sistema de registro automatizado de las operaciones y el procesamiento de la información en línea, mediante el Registro Único de Operaciones, en forma alterna-tiva y simultánea, relacionados con la información fi nanciera y presupuestal que se genera en los subsistemas de Tesorería, Contabilidad, Logística, Personal, Planifi cación y Presupuesto, que origina información de calidad y en tiempo real, que fl uye hacia los órganos rectores que direccionan las políticas macroeconómicas. Por lo tanto, el SIAF tiene la virtud de in-tegrar, a través de la información, al Gobierno nacional, a los Gobiernos regionales y a los Gobiernos locales, mediante el uso de medios tecnológicos y electrónicos, mediante la conec-tividad y el procesamiento de la información en línea, el cual debe ser permanentemente actualizado con los cambios en la normativa y en la facilitación de datos, que permita la toma de decisiones con mayor detalle de información.En ese sentido, el Ministerio de Economía y Finanzas, a través del Sistema Integrado de Administración Financiera, ha desarro-llado la Versión 12.05.0 - Cambios en el Módulo de Procesos Presupuestarios para el Gobierno Nacional y los Gobiernos Regionales y Locales.Con el fi n de adecuar el ambiente del ejercicio 2013 en el Módulo de Procesos Presupuestarios (MPP), se debe realizar un procedimiento previo antes de iniciar la ejecución presupuestaria. Asimismo, se agregaron nuevas funcionalidades que se detallarán más adelante. Por tal motivo, a continuación, se detalla los cambios para el ejercicio 2012 y 2013:

Gobierno nacional y Gobiernos regionales y locales 2012 y 2013 Ambiente: Unidad • Se agrega una funcionalidad en la parte de columna modifi ca

la ventana de registro de avance físico de Metas y del registro de Avance de Físico de Producto.

• Se amplía la longitud del campo Finalidad a siete (7) dígitos en las pantallas de registro de metas y de consultas, así como en los reportes.

• Se amplía la longitud del campo Unidad de Medida a cinco (5) dígitos en las pantallas de registro de metas y de consultas, así como en los reportes.

Solo municipalidades provinciales de los Gobiernos locales 2012-2013 Ambiente: Pliego • Se incluye un nuevo reporte de trabajo en el menú “Evalua-

ción Presupuestal” denominado “Resumen de los Ingresos Consolidado a nivel Específi ca”, el cual permitirá analizar la recaudación de ingresos a un nivel más detallado.

2. Veracidad de la información reportadaLa información registrada en el Aplicativo SIAF-MPP tiene carácter de declaración jurada y, por lo tanto, se considera cierta, en aplicación del principio de presunción de veracidad, conforme al artículo 15º del Título Preliminar - Principios Regulatorios del Texto Único Ordenado de la Ley Nº 28411, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 304-2012-EF publicado el 30.12.12, el cual señala que constituyen principios complementarios que enmarcan la gestión presupuestaria del Estado el de legalidad y el de presunción de veracidad, de conformidad con la Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público - Ley Nº 28112.

3. Procedimiento para actualizar los datos comunes del instalador PIA 2013. (Acceso al módulo SIAF)

Instalada la Versión 12.05.0 y actualizado los datos comunes del PIA 2013, ingresar al SIAF. En la ventana Inicio, seleccionar el Año 2013 de la lista desple-gable y consignar el Código de Usuario “SIAFSEGURIDAD” y Clave “A” (se muestra en asterisco). Luego dar clic en el botón ACEPTAR

Año : 2013Usuario : SIAFSEGURIDADClave : *

Seguidamente, el sistema presenta el menú del Administrador de Perfi les de Usuario, en la cual dar clic en el submódulo Registro y menú Perfi l de Usuarios.

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Año : 2013Usuario : SIAFClave : ****

El sistema muestra una ventana denominada “Perfi l de Usua-rio’ en la cual deberá ingresar un nuevo Usuario o actualizar un Usuario existente creado en ejercicios anteriores.Para el caso, se crea uno nuevo, dando clic en el botón NUEVO

A continuación, en la parte superior registrar un código de Usuario y completar los datos solicitados como: nombres, apellidos, fecha nacimiento, dirección, teléfono, e-mail, celular, e-mail alternativo y supervisor. En la parte inferior, seleccionar con un check MÓDULO ADMINISTRADOR DEL SISTEMA con el fi n de activar el Módulo para una actualiza-ción posterior de datos comunes del PIA 2013. Por último, salir del sistema.

Una vez creado el Código de Usuario, ingresar nuevamente a la ventana Inicio, seleccionar el Año 2013 de la lista desplegable y consignar el Código de Usuario “SIAF” y Clave (se muestra en asterisco) creado en el Módulo de Perfi l de Usuario.

Luego dar clic en el botón ACEPTAR

El sistema presenta una ventana de Selección, en la cual se debe seleccionar el Módulo Administrador del Sistema y luego dar clic en el ícono del lado derecho.

Luego, ingresar al submódulo Utilitarios y dar clic al menú Actualizar Datos - UE/Pliego.

A continuación, el sistema procederá a actualizar los datos co-munes pertenecientes a la entidad.

Este procedimiento permitirá visualizar toda la información inicial de la entidad para poder realizar la Ejecución Presupuestaria del Ejercicio 2013. La información inicial de la entidad es el denomi-nado Presupuesto Institucional Aprobado (PIA), el cual contiene la codifi cación de la Estructura Programática, el presupuesto de ingresos y de gastos, etc.

4. Registro de avance físico de metas presupuesta-les. (Ambiente: Unidad ejecutora )

Se modifi ca la ventana principal de registro de la Opción Me-tas Presupuestales del menú Avance Físico del submódulo Mantenimiento.

Se incorpora una nueva funcionalidad para habilitar el envío de manera grupal o individual, para ello se ha agregado una columna al fi nal de la ventana denominada “Habilitar” y una opción en la parte superior “Habilitar todos para envío”, la cual tiene por fi nalidad seleccionar los registros pendientes uno por uno o en bloque, respectivamente, mediante un check. Este procedimiento permitirá rápidamente cambiar el estado de “Pendiente” (P) a “Habilitados para Envío” (N)

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6. Reporte de evaluación presupuestaria 2012 para los Gobiernos locales. (Ambiente: Pliego)

Se ha incorporado un reporte de trabajo denominado “Resumen de los Ingresos Consolidado por Específi ca a Nivel Provin-cial” en la opción “Evaluación Presupuestaria” del ambiente Pliego de las Municipalidades Provinciales.

Este reporte muestra un resumen consolidado del marco presu-puestario y de la ejecución presupuestaria de los ingresos a nivel específi ca de las municipalidades distritales que se encuentran bajo el ámbito de su municipalidad provincial.

Nota: Para que los pliegos de la municipalidades provinciales obten-gan dicha información, los pliegos de las municipalidades distritales bajo su ámbito tendrán que transmitir su evaluación presupuestaria, mediante la opción Control - Evaluación Presupuestaria.

5. Registro de avance físico de producto de pro-gramas presupuestales

Se modifi ca la ventana principal de registro de la opción Pro-ducto de Programas Presupuestales del menú Avance Físico del submódulo Mantenimiento.

Se incorpora una nueva funcionalidad para habilitar el envío de manera grupal o individual, para ello se ha agregado una columna al fi nal de la ventana denominada “Habilitar” y una opción en la parte superior “Habilitar todos para envío”, la cual tiene por fi nalidad seleccionar los registros pendientes uno por uno o en bloque, respectivamente, mediante un check. Este procedimiento, permitirá rápidamente cambiar el estado de “Pendiente” (P) a “Habilitados para Envío” (N) de los registros para su posterior transmisión a la Base de Datos del MEF.

de los registros para su posterior transmisión a la Base de Datos del MEF.