Deltagande i projekt för nyanlända - Sveriges Kommuner och ... · 010-116 49 13, [email protected] Styrgrupp: Niclas Josephsson, Arbetsförmedlingen Per Aronsson

Sociala nämndernas förvaltning Maria Boman Epost: [email protected]

TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida

1 (2)

Datum

2016-09-30 Diarienr

IFN – 2016/00537

Kopia till

SKL, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Migrationsverket, Pensionsmyndigheten SK

Individ- och familjenämnden

Deltagande i projekt för nyanlända - Sveriges Kommuner och Landsting

Förslag till beslut

Individ och familjenämnden beslutar att delta i projektet Mötesplatser och

information.

Ärendebeskrivning

Bakgrund

Sveriges kommuner och landsting har tillfrågat Västerås och ytterligare ett

antal kommuner i Sverige om att medverka i projektet Mötesplatser och

information. Projektet är en del i ett regeringsuppdrag till Försäkringskassan,

Arbetsförmedlingen, Migrationsverket och Pensionsmyndigheten i arbete

med att förenkla och effektivisera processer för nyanlända inom

etableringen.

Projektet har tidigare genomförts i bl. a Norrköping och Alingsås.

Utvärderingen av projektet har visat att ledtider för nyanlända har förkortats

från fyra veckor till fyra timmar. Utvärderingen visar också på en

samhällsekonomisk vinst på 27 000 kr/ärende.

Mötesplats

Mötesplatsen ska utgå ifrån Försäkringskassans befintliga servicekontor. När

den nyanlände besöker servicekontoret ska denna kunna möta olika

myndighetspersoner vid samma tillfälle och få hjälp i olika ärenden. För

kommunens del innebär detta framförallt att den nyanlände ska kunna

ansöka om försörjningsstöd i avvaktan på etableringsersättning, kunna få

hjälp att ansöka om skola och barnomsorg samt få information och

vägledning. För sociala nämndernas förvaltning innebär det att handläggare

från enheterna Samhällsorientering och vägledning och socialkontor

ekonomi behöver förlägga viss del av sin arbetstid på servicekontoret.

Sociala nämndernas förvaltning samordnar uppdraget med

vuxenutbildningscentrum och kontaktcenter.

VÄSTERÅS STAD SYSADM

Datum

2016-09-30

IFN Sida

2 (2)

Projektets genomförande

Sveriges kommuner och landsting har en anställd projektledare som

finanseras av SKL och myndigheterna centralt. En delprojektledare anställs

av Försäkringskassan och SKL ansöker om projektmedel till denna tjänst

från europeiska socialfonden. Ifall medel inte beviljas kommer

myndigheterna och kommunen behöva dela på kostnaden för denna tjänst.

Beräknad kostnad 75 000 -100 000 kr/aktör.

Chefsdagar för vidare information och planering genomförs 18-19 oktober i

Norrköping.

En väg in – rapport från pilotprojektet

Mötesplatser och information

Projektägare: Per Aronsson

010-114 42 10, [email protected] Projektledare: Louise Andersson

010-116 49 13, [email protected] Styrgrupp: Niclas Josephsson, Arbetsförmedlingen

Per Aronsson och David Bergström, Försäkringskassan Ann-Christin Nyberg, Nicholas Smidhagen och Anna Surén, Migrationsverket Helena Jäfvert och Sara Smedberg, Pensionsmyndigheten

Johannes Hummerdal och Maria Sköld, Skatteverket Lotta Dahlerus, SKL

En väg in – rapport från pilotprojektet Mötesplatser och information

Sammanfattning

Projektet Mötesplatser och information har varit ett samverkansprojekt mellan Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Migrationsverket, Pensionsmyndigheten, Skatteverket samt Sveriges kommuner och landsting. Målet med projektet har varit att förenkla processen för nyanlända och öka effektiviteten för de involverade aktörerna. Projektet har haft fyra pilotorter: Alingsås, Borlänge, Ljusdal och Norrköping. Servicekontoren på orterna har använts som en plattform där tvärprofessionella team, med medarbetare från alla aktörer, jobbat tillsammans. Fokus har legat på att ta fram nya arbetssätt för att nå projektmålen. Med hjälp av medel från Samordningsförbundet Östra Östergötland kunde projektet genomföra en kundundersökning och en samhällsekonomisk utvärdering. Från kundundersökningen rapporterades det bland annat att kunderna var positivt inställda till att myndigheterna finns under ett och samma tak och att de tycker det är bra att individen får stå i fokus. Dessutom upplevde de en trygghet i den form av samverkan som finns i projektet, något som uttrycktes ännu starkare av kontrollgruppen i undersökningen. Den samhällsekonomiska utvärderingen visade att den totala samhällsekonomiska lönsamheten med projektets arbetssätt, både på individ- och organisationsnivå, är ungefär 27 000 kronor per genomsnittsärende. Resultat pekade också på att återbetalningstiden för projektet är så låg som två månader. Den generella uppfattningen bland projektets medarbetare är att de nya arbetssätten innebär en tidsvinst för kunden. Som exempel kan nämnas att det som tidigare tog ungefär tre till fyra veckor att utföra för kunden (underrättelse om beslut hos Migrationsverket, anmälan om flytt till Sverige på servicekontoret, inskrivningssamtal hos Arbetsförmedlingen och eventuell ansökan om ekonomiskt bistånd/glappet hos kommunen), tar ungefär fyra timmar om man använder projektets arbetssätt. Det visade sig vara problematiskt med användandet av tolk i projektet eftersom aktörerna har olika tolkavtal att följa. För att skapa ytterligare trygghet för kunden hade det därför underlättat med ett gemensamt tolkavtal för denna typ av samverkan. Om projektets arbetssätt och samverkan tillämpas på fler orter finns det en stor potential till effektivisering och besparing även på dessa orter, både för kunderna och för aktörerna.


Förord

Inte sedan andra världskriget har så många människor varit på flykt i världen. Orsaken är bland annat konflikten i Syrien där det brutala våldet fortsätter att driva barn, kvinnor och män att lämna landet. FN:s flyktingorgan UNHCR beskriver situationen som den värsta humanitära krisen i modern tid. Och ingen lösning på konflikten är i sikte. Vi ser också fortsatt stora flyktingströmmar från länder som Afghanistan, Somalia och Eritrea. Europa tar emot en förhållandevis liten andel av de nära 60 miljoner människor som är på flykt i världen, men det växande antalet asylsökande påverkar i hög grad också oss. Hur vi hanterar de människor som söker sig hit undan våld och förföljelse är en av vår tids stora frågor. Det handlar inte bara om hur vi värnar asylrätten. Det handlar också om hur vi bäst tar tillvara människors drivkraft och resurser. Sverige hör till de länder i Europa som tar emot flest asylsökande. Det ställer höga krav på vårt mottagande och på ansvariga myndigheter och kommuner. Många människor inom samhällets olika funktioner jobbar intensivt med att få mottagandet att fungera så bra som möjligt. En del fungerar bra, annat kan bli bättre. En gemensam utmaning är att göra vägen in i samhället snabb och enkel, så att människor får en bra start på sitt nya liv i Sverige. Det kan vara krångligt nog för vem som helst att ha kontakt med myndigheter. För den som kommer från ett annat land, talar ett annat språk och inte är så insatt i hur det fungerar i Sverige blir det förstås ännu svårare att orientera sig i myndighetsfloran. Mötesplatser och information avhjälper just denna problematik. Vi är fem myndigheter och en intresseorganisation som tillsammans har genomfört ett projekt där vi samlade oss på fyra befintliga servicekontor. Ambitionen var att minimera dubbelarbete och minska den tid det tar för individen att röra sig mellan myndigheternas system. Det gör det inte bara enklare för individen utan innebär också att vi kan jobba effektivare genom att information och aktiviteter samordnas. Idag samverkar vi på fyra orter, Allingsås, Borlänge, Ljusdal och Norrköping. Dessa gemensamma mötesplatser är ett mycket konkret samverkansprojekt som kommit ur vår gemensamma önskan att möta de påfrestningar som vårt samhällssystem utsätts för idag. Jag är otroligt stolt och glad över denna gemensamma satsning och tror att detta lyckade projekt kan bereda väg för fler gemensamma insatser. Ann Persson Grivas, överdirektör på Försäkringskassan


Begreppslista och förkortningar AF Arbetsförmedlingen ETA Etableringsersättning FK Försäkringskassan Glappet Den nyanlända står ofta utan ersättning från det att

Migrationsverket betalar ut sista dagersättningen (i förskott) till dess att Arbetsförmedlingen beviljar etableringsersättning (i efterskott). Under denna period, som kallas glappet, kan kommunen bevilja ekonomiskt bistånd till den nyanlända.

Kund Samlingsbegrepp för kund, brukare, sökande och klient. Nyanländ En person anses vara nyanländ från beviljandet av

uppehållstillstånd tills dess att hon eller han skrivs ut från Arbetsförmedlingens etableringsprogram.

Processen – Att Den organisatoriska del av Migrationsverket som jobbar komma till med anhöriginvandring. Sverige Processen – Att Den organisatoriska del av Migrationsverket som jobbar söka skydd med asylärenden. Servicekontor Servicekontor leds i samverkan av tre myndigheter:

Försäkringskassan, Skatteverket och Pensionsmyndigheten. Det finns 103 servicekontor i Sverige, från Ystad i söder till Kiruna i norr.

SFI Svenska för invandrare SKL Sveriges kommuner och landsting SO Samhällsorientering för nyanlända


Innehåll

1 Inledning...................................................................................................... 8 1.1 Problembeskrivning ...................................................................................... 8 1.2 Syfte och mål ................................................................................................ 9

2 Projektet .................................................................................................... 10 2.1 Målgrupp..................................................................................................... 10 2.2 Styrgrupp .................................................................................................... 10 2.2.1 Lokala arbetsgrupper ................................................................................. 10 2.2.2 Medarbetare ............................................................................................... 10 2.3 Flödeskartläggning ..................................................................................... 11 2.3.1 Workshop 1 ................................................................................................ 11 2.3.2 Workshop 2 ................................................................................................ 11 2.4 Workshop med Pensionsmyndigheten och servicekontor ......................... 12 2.5 Pilotorter ..................................................................................................... 12 2.5.1 Alingsås ...................................................................................................... 12 2.5.2 Borlänge ..................................................................................................... 13 2.5.3 Ljusdal ........................................................................................................ 14 2.5.4 Norrköping .................................................................................................. 14 2.6 Avgränsningar och begränsningar ............................................................. 15 2.6.1 Informationsdelen i projektet ...................................................................... 15 2.6.2 Externa aktörer ........................................................................................... 16 2.6.3 Gemensamma fjärrskrivbord och övrig teknik ............................................ 16 2.6.4 Handläggning av invandringsärenden ........................................................ 16 2.6.5 Dokumentation ........................................................................................... 17 2.6.6 Sekretess ................................................................................................... 17 2.6.7 Omvärldens effekt på projektet .................................................................. 17

3 Arbetssätt .................................................................................................. 19 3.1 Spår 1:1 ...................................................................................................... 19 3.2 Spår 1:2 ...................................................................................................... 20 3.3 Spår 1:3 ...................................................................................................... 20 3.4 Spår 1:4 ...................................................................................................... 20 3.5 Spår 2 ......................................................................................................... 20 3.6 Trepartssamtal ........................................................................................... 21 3.7 Drop-in ........................................................................................................ 21 3.8 Checklista ................................................................................................... 21 3.9 Gruppinformation ........................................................................................ 21 3.10 Tolkar.......................................................................................................... 21 3.11 Lokala överenskommelser ......................................................................... 21

4 Medel från Samordningsförbundet Östra Östergötland ...................... 23 4.1 Kundersökning och utvärdering ................................................................. 23 4.1.1 Augur .......................................................................................................... 23


4.1.2 Payoff ......................................................................................................... 23 4.2 Vidareutveckling av checklistan ................................................................. 24 4.3 Medarbetare ............................................................................................... 24

5 Mätningar och resultat ............................................................................. 25 5.1 Aktivitetslogg och utvärderingsverktyg ....................................................... 25 5.2 Kvalitativ studie av Arbetsförmedlingen ..................................................... 25 5.3 Kundundersökning med Augur ................................................................... 26 5.4 Samhällsekonomisk utvärdering med Payoff ............................................. 26

6 Analys ........................................................................................................ 28 6.1 Pilotorterna ................................................................................................. 28 6.1.1 Alingsås ...................................................................................................... 28 6.1.2 Borlänge ..................................................................................................... 29 6.1.3 Ljusdal ........................................................................................................ 31 6.1.4 Norrköping .................................................................................................. 32 6.2 Checklistan ................................................................................................. 33 6.3 Tolkar.......................................................................................................... 35 6.4 Teknik ......................................................................................................... 35 6.5 Kvalitativ studie av Arbetsförmedlingen ..................................................... 35 6.6 Augurs rapport ............................................................................................ 36 6.7 Payoffs rapport ........................................................................................... 36 6.8 Slutsatser ................................................................................................... 37 6.8.1 Val av orter ................................................................................................. 37 6.8.2 Arbetssätt ................................................................................................... 38 6.8.3 Generella slutsatser ................................................................................... 39 6.8.4 Fler möjliga effektiviseringar ...................................................................... 40

7 Slutord ....................................................................................................... 42 Bilaga 1 Flödeskartläggning Bilaga 2 Kvalitativ studie Arbetsförmedlingen Bilaga 3 Augurs rapport Bilaga 4 Payoffs rapport Bilaga 5 Ekonomisk redovisning Bilaga 6 Evaluation Summary Notes från EIPA


8

1 Inledning

Hösten 2013 startade Migrationsverket ett upprop med anledning av den ökade oron i omvärlden och de höjda prognoserna för migration. Uppropet vände sig till de aktörer som ingick i processerna för migration, introduktion, etablering och återvändande, och kom att kallas Samverkansuppdraget. En gemensam målsättning för de berörda myndigheterna var att hitta vägar som skulle göra det enklare och smidigare för den enskilda individen. Detta skulle åstadkommas genom att analysera de gemensamma processerna för att hitta möjligheter till förbättringar som skulle öka kvaliteten, servicen och effektiviteten. Deltagande myndigheter var Skatteverket, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Sveriges kommuner och landsting (SKL), Socialstyrelsen, Skolverket, Rikspolisstyrelsen (numera Polisen), Kriminalvården och Länsstyrelserna. Samverkansuppdraget utmynnade i sex olika förslag: Initialprocessen, Mötesplatser och information, Prognoser och migrantprofiler, Boendeformer, Sysselsättning och Gemensamt ersättningssystem. Samtliga förslag presenterades den 18 februari 2014 för berörda generaldirektörer. Under våren 2014 tog Migrationsverket och Försäkringskassan initiativ till att starta Mötesplatser och information genom att ta kontakt med berörda aktörer. Initialt ingick Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Migrationsverket, Skatteverket och SKL,1 men under projektets start i slutet av 2014 anslöt även Pensionsmyndigheten.

1.1 Problembeskrivning För en asylsökande som idag beviljas uppehållstillstånd väntar en uppsjö av myndighetskontakter under den etableringsprocess som följer. Efter underrättelse om beslut om uppehållstillstånd hos Migrationsverket ska en anmälan om flyttning till Sverige lämnas till Skatteverket för att den nyanlända ska kunna få ett personnummer och sedan skrivas in på Arbetsförmedlingen för att påbörja etableringsinsatserna. När personen väl är inskriven hos Arbetsförmedlingen väntar kartläggning av yrkes- och studiekunskaper och en etableringsplan med lämpliga aktiviteter ska tas fram. Barnfamiljer och personer som behöver tandvård behöver registrera sig i svenska socialförsäkringen hos Försäkringskassan för att kunna få till exempel barnbidrag, föräldrapenning eller tandvårdsstöd. De som fyllt 65 år behöver istället ansöka om ålderspension eller äldreförsörjningsstöd hos

1 SKL har som intresseorganisation representerat kommunerna på styrgruppsnivå, medan kommunerna har

deltagit i arbetet på lokal nivå.


9

Pensionsmyndigheten. Samtidigt måste även kontakter tas med kommunen för att få hjälp med till exempel barnomsorg, skola och ekonomiskt bistånd. För den nyanlända, som ofta kanske varit sysslolös under tiden som asylsökande, kan detta bli en skrämmande upplevelse.2 Även om hon eller han får information från respektive aktör om vad som måste göras för att komma vidare till nästa steg, leder det ändå ofta till förvirring som resulterar i att personen förlorar både tid och tro på det svenska samhället. Den nyanlända vänder sig ofta till familj och vänner för att få hjälp, vilket snarare kan stjälpa än hjälpa eftersom informationen kan vara inaktuell.

”Kundgruppen som uppbär etableringsersättning är … beroende av att samarbetet mellan olika myndigheter fungerar. Många kunder kommer in till servicekontoren med frågor som berör flera myndigheter och vetskapen om vilken myndighet (exempelvis FK och AF) som gör vad är generellt liten vilket innebär att kunderna bollas fram och tillbaka. Vi kan också se att det nödvändiga samarbetet mellan myndigheter inte fungerar.”3

1.2 Syfte och mål Syftet med projektet har varit att utveckla en mötesplats för individanpassad hjälp och information till nyanlända utifrån deras servicebehov, för att de snabbare ska nå etablering i form av arbete, studier eller annan aktivitet. Projektet har på fyra orter använt servicekontoren som plattform. Där har den nyanlända träffat tvärprofessionella team med representanter från deltagande myndigheter och kommunen. Målen har varit att förenkla processen för den nyanlända och öka effektiviteten för de involverade aktörerna.

2 Se sidan 29 i Augurs rapport. 3 Informationen hämtad från s. 12 i mätningen av onödig efterfrågan inom projektet Systembaserad

flödesutveckling ETA, utförd av lean-stöd Amanda Englund och Sofia Enlund, Försäkringskassan.


10

2 Projektet

2.1 Målgrupp De personer som omfattats av projektet benämns som nyanlända eller kunder. Med nyanländ avses den som

• beviljats uppehållstillstånd enligt 5 kap. 1, 2, 4 eller 6 §§, 12 kap. 18 §, 21 kap. eller 22 kap. utlänningslagen (2005:716)

• omfattas av etableringsuppdraget (18–64 år) • är kommunplacerad, har eget boende eller bor kvar i

anläggningsboende. Projektet omfattar även efterföljande anhöriginvandring, inklusive de anhöriga inom kärnfamiljen som har fyllt 65 år.

2.2 Styrgrupp Representanter från samtliga aktörer som ingått i projektet, förutom Pensionsmyndigheten, träffades första gången i juni 2014. I september bildades formellt en styrgrupp och senare under hösten anslöt även Pensionsmyndigheten. Tillsammans tog man fram en uppdragsbeskrivning och tillsatte en projektledare i december 2014. I januari 2015 gick Pensionsmyndigheten in som en fullvärdig medlem genom att bidra ekonomiskt till projektet.

2.2.1 Lokala arbetsgrupper Varje pilotort har haft en lokal arbetsgrupp bestående av lokala chefer eller personer som cheferna har delegerat uppdraget till. Om uppdraget delegerades till en annan person var det viktigt att hon eller han hade mandat att fatta beslut. De lokala arbetsgrupperna på respektive ort har träffats ungefär en gång i månaden, både under planeringsstadiet och under genomförandestadiet. På dessa möten har de fattat beslut utifrån sina lokala förutsättningar och vid behov har de lyft frågor till styrgruppen.

2.2.2 Medarbetare Projektet har haft för avsikt att använda befintliga medarbetare i största möjliga utsträckning. Detta har inneburit att respektive myndighet och kommun har bidragit med medarbetare från linjearbetet. Dessa är handläggare och arbetsförmedlare som arbetar i mötet med de nyanlända. Vissa medarbetare har jobbat i projektet varje vecka, medan andra arbetat på ett rullande schema. Upplägget kring detta har stått fritt för medarbetarnas närmaste chef att


11

bestämma, så att det bäst passat deras verksamhet i övrigt. På varje ort har det därför varit mellan fem och tjugo medarbetare som varit engagerade i projektet.

2.3 Flödeskartläggning För att kunna jobba tillsammans med att ta fram nya arbetssätt, var det viktigt att tidigt i projektet ta fram ett nuläge. Detta gjordes genom två workshoppar på varje ort där både medarbetare och chefer från alla aktörer deltog. Syftet med workshopparna var att synliggöra den nyanländas kundresa genom systemen, från beslut om uppehållstillstånd till utskrivning ur etableringsuppdraget hos Arbetsförmedlingen, samt att ta fram förslag som skulle kunna förbättra den resan. Man skulle kunna hävda att två centrala workshoppar hade varit tillräckligt eftersom processen bör se likadan ut över hela Sverige. Men förutom att det finns lokala avvikelser, till stor del för att kommunernas organisationer ser olika ut, så var arbetet i workshopparna en lärandeprocess för medarbetarna. Tack vare kartläggningen blev det lätt att se och förstå kundens resa, samt att som medarbetare förstå var i processen man deltar.

2.3.1 Workshop 1 I workshop 1 beskrevs nuläget för att veta hur den kompletta etableringsprocessen ser ut för nyanlända. Det innebar att man gjorde en kartläggning av vilken information de nyanlända får, vilka fysiska besök de gör hos respektive aktör samt vilka övriga kontakter som tas via till exempel telefon eller brev. I tillägg till detta så beskrevs även vilka kontakter som aktörerna har med varandra för att kunna utföra sitt arbete med de nyanlända. Varje myndighet fick beskriva sin del i flödet med hjälp av post-it-lappar. Sedan fick de även möjlighet att sätta upp lappar som visade deras upplevelse av de övriga myndigheternas del. Kartläggningen har därefter sammanställts för de fyra pilotorterna (se bilaga 1 Flödeskartläggning). Inför workshop 2 ombads deltagarna att fundera på vad de tyckte skulle vara bra åtgärder för att kunna förbättra processen som gemensamt beskrivits. Förslagen skulle kunna vara åtgärder inom den egna myndigheten, inom andra myndigheter eller mellan två eller flera myndigheter.

2.3.2 Workshop 2 Syftet med workshop 2 var att beskriva ett önskat nyläge genom att utgå från det nuläge som tagits fram under workshop 1. Deltagarna fick jobba i tvärfunktionella grupper för att beskriva hur ändringarna skulle kunna se ut och för att ta fram konkreta arbetssätt.


12

Man tog också fram spelregler för de medarbetare som framöver skulle jobba tillsammans på servicekontoren, men även överenskommelser mellan cheferna om ansvar för medarbetare, arbetsmiljö och säkerhet.

2.4 Workshop med Pensionsmyndigheten och servicekontor Inom projektet anordnades även en workshop för att kartlägga och ge förslag på hanteringen av äldreförsörjningsstöd. De som fyllt 65 år omfattas inte av etableringsreformen, och deras försörjning måste därför ordnas på annat sätt. Ofta är dessa personer inte berättigade till ålderspension. Ändå måste de ansöka om ålderspension och få avslag på sin ansökan innan de kan ansöka om äldreförsörjningsstöd. Workshoppen syftade därför dels till att försöka hitta problem i hanteringen av förmånerna tillsammans med pensionshandläggare och servicehandläggare och dels till att lämna förslag på förändringar.

2.5 Pilotorter De fyra pilotorterna valdes ut av styrgruppen under sensommaren och hösten 2014. Eftersom man valt att använda servicekontor som plattform för projektet, krävdes det att det redan skulle finnas ett servicekontor på de orter som valdes ut. Dessutom krävdes det att både Arbetsförmedlingen och Migrationsverket hade verksamhet i kommunen samt att kommunen skulle ha visat ett engagemang i frågor om etablering. För att få nyansering ville man även ha orter i olika storlekar och att de var geografiskt spridda. Valet föll därför på Alingsås, Borlänge, Ljusdal och Norrköping. I början av projektet beslutade styrgruppen att det bara var personer som bodde i eller omfattades av ortens upptagningsområde som skulle delta i projektet.

2.5.1 Alingsås I Alingsås är servicekontoret samlokaliserat med Arbetsförmedlingen. I början av projektet disponerade man över ungefär hälften av den gemensamma kundytan och det fanns två besöksrum i anslutning till servicekontorets yta. Ett av dessa besöksrum var nästan uteslutande till för Försäkringskassans utredande verksamhet. I juni 2015 flyttade man tillsammans med Arbetsförmedlingen till nya lokaler. Kundytan delades då igen ungefär lika och det fanns flera besöksrum att tillgå. Servicekontoret tog under 2014 emot i snitt 1 624 besök per månad. Migrationsverket har ingen handläggande verksamhet i kommunen, utan endast anläggningsboendet Höglunda. Därför har de medarbetare som deltagit i projektet kommit från kontoret i Borås. I början av 2015 hade Alingsås 157 asylsökande i olika former av boende, en siffra som ökade till 257 under årets första nio månader.


13

Arbetsförmedlingen är alltså samlokaliserad med servicekontoret och har samtliga organisationsdelar representerade på orten. I början av projektet hade kontoret upptagningsområdet Alingsås kommun, men under årets sista kvartal kom det även att inkludera Vårgårda och Herrljunga kommun. I januari 2015 fanns 121 personer inskrivna i etableringsprogrammet i Alingsås, en siffra som var ungefär densamma i september. Allingås kommun har en integrationsavdelning som jobbar med nyanlända. De har i första hand ansvar för de nyanländas bosättning i kommunen, de nyanlända barnens skolgång och handläggningen av det så kallade glappet. Om individen däremot behöver fortsatt hjälp med ekonomiskt bistånd från kommunen efter den första utbetalningen relaterad till glappet, så får hon eller han söka sig till socialförvaltningen. Integrationsavdelningen har deltagit i projektet tillsammans med Alingsås vuxenutbildning, som har hand om bland annat SFI och yrkesvägledning.

2.5.2 Borlänge Servicekontoret i Borlänge finns i lokaler där Försäkringskassan även har handläggande kontor för sjukförsäkringen. Projektet har disponerat över den öppna kundytan på servicekontoret, men även haft tillgång till två besöksrum. Kontoret hade ett besökssnitt på 3 467 kunder per månad under 2014. Migrationsverket hade under projekttiden inte något handläggande kontor på orten och därför deltog medarbetare från kontoret i Hedemora.4 Kommunen har även saknat anläggningsboende, vilket innebar att asylsökande på orten är beroende av någon form av eget boende. I början av 2015 hade Borlänge ungefär 310 asylsökande, en siffra som hade ökat till 586 i september samma år. Arbetsförmedlingen i Borlänge ligger bara ett stenkast från servicekontoret och har upptagningsområde för både Borlänge och Säter. I början av 2015 hade man 459 personer inskrivna i etableringsuppdraget, att jämföra med en mindre ökning till 494 personer nio månader senare. Borlänge kommun har en mottagningsenhet kallad Sopranen som tar hand om alla kommunala uppdrag kopplade till nyanlända. Det gäller glappet, fortsatt ekonomiskt bistånd, barnomsorg, SFI och SO. Kompetensen inom respektive område på Sopranen är uppdelad på olika medarbetare.

4 I april 2016 kommer en enhet för både processen Att komma till Sverige och processen Att söka skydd

att öppna i gemensamma lokaler i Borlänge.


14

2.5.3 Ljusdal Servicekontoret i Ljusdal fanns under större delen av projektet i förvaltningshuset, där både kommunen och biblioteket hade sin verksamhet. Servicekontoret hade en mindre yta intill kommunens reception, med två besöksrum och tillgång till en gemensam kundyta med kommunen. Den 30 september utsattes dock förvaltningshuset för ett brandattentat som även drabbade servicekontoret. Under de fem veckor som följde efter branden fanns servicehandläggarna tillfälligt hos Arbetsförmedlingen tills en tillfällig lokal hade färdigställts. Kontoret hade under 2014 ett snitt på 1 018 besök per månad. Förutom att medarbetarna träffar kunder på servicekontoret har de även en distanslösning där de via videokamera hjälper kunder på andra servicekontor. Arbetsförmedlingen i Ljusdal hade 88 personer inskrivna i etableringsprogrammet i början av 2015, men hade under årets första nio månader mer än dubblat detta antal till 213 personer. Kontoret ligger i nyrenoverade lokaler på andra våningen i köpcentret Centrumhuset och har Ljusdals kommun som upptagningsområde. Migrationsverket saknar handläggande kontor på orten, vilket gjorde att personal skickades från Söderhamn. Det finns fyra anläggningsboenden i kommunen som är placerade i Järvsö. I januari 2015 hade Ljusdal 328 asylsökande, en siffra som höll sig stadig åtminstone till och med september samma år. Kommunen har en integrationsverksamhet som ansvarar bland annat för bosättning i kommunen, kvotflyktingar och handläggning av glappet.

2.5.4 Norrköping Den 1 december 2014 flyttade servicekontoret i Norrköping in i nya lokaler i köpcentret Spiralen. Det finns sju besöksrum, varav ett används för distanshjälp från andra servicekontor och två till id-kortshantering. Servicekontoret hade under 2014 i snitt 8 685 besök per månad. Arbetsförmedlingen i Norrköping hade i början av året 1 303 personer inskrivna i etableringsprogrammet, en siffra som hade ökat till 1 390 i slutet av september samma år. Arbetsförmedlingen i Norrköping har ett upptagningsområde som förutom Norrköping även täcker Valdemarsvik, Söderköping och Finspång. Migrationsverket har i Norrköping en större verksamhet för både asylsökanden och anhöriginvandring. De har också fyra anläggningsboenden, varav två i Norrköping, ett i Åby och ett i Kolmården. I början av 2015 hade Norrköping 694 asylsökande. Nio månader senare var antalet 1 588 personer, alltså mer än dubbelt så många.


15

Norrköpings kommun har ingen samlad verksamhet för nyanlända, utan möter dem inom samma förvaltningar som övriga bosatta. I projektet har medarbetare från arbetsmarknadskontoret (ekonomiskt bistånd) och utbildningskontoret ingått, men man har strävat efter att skapa en koordinatorroll som kan vara en väg in till alla förvaltningar inom kommunen.

2.6 Avgränsningar och begränsningar Projektet har gjort vissa avgränsningar för att kunna fokusera på mål och syfte, samt för att kunna leverera i tid. Vissa av dessa avgränsningar har till stor del berott på ekonomiska begränsningar och brist på tillgång till personal. Projektet har till största del bedrivits i linjearbetet inom respektive organisation, både lokalt och centralt. En budget har funnits för kostnader kopplade till projektledaren,5 till vilken alla aktörer bidragit med en summa baserad på organisationens storlek och inblandning i projektet:6

• Arbetsförmedlingen 200 000 kronor • Försäkringskassan 200 000 kronor • Migrationsverket 200 000 kronor • Pensionsmyndigheten 100 000 kronor • Skatteverket 200 000 kronor • SKL 50 000 kronor.

Tanken med att driva projektet i linjearbetet utan någon större budget var framförallt att det skulle innebära en lättare överföring till den ordinarie verksamheten efter projektets slut.

2.6.1 Informationsdelen i projektet Som projektets namn antyder så var syftet initialt att projektet även skulle kartlägga den information som respektive aktör lämnar till de nyanlända under etableringsprocessen. Målet med detta var att gemensamt ta fram nytt informationsmaterial för att förenkla för kunden. En kartläggning påbörjades också med en insamling av all den information som lämnas till nyanlända, men det blev ganska snart tydligt att projektet inte skulle mäkta med både driftsättningen av mötesplatser och kartläggningen av informationen. Styrgruppen fattade därför beslutet att informationsdelen i projektet skulle bli vilande.

5 Se bilaga 5 Ekonomisk redovisning. 6 I samband med att styrgruppen fattade beslut om att anlita Payoff till att göra en samhällsekonomisk

utvärdering (se avsnitt 4.1.2 och 5.4), bidrog alla sex aktörer med ytterligare vardera 25 000 kr.


16

2.6.2 Externa aktörer Tidigt i projektet blev det tydligt att det fanns flera aktörer, ofta från det civila samhället,7 som kunde komplettera det arbete som projektet utförde. Styrgruppen diskuterade bland annat möjligheten att bjuda in lokala aktörer för att utvidga samarbetet på några av orterna. Detta föll dock på omöjligheten att kunna inkludera alla som skulle kunna vara intresserade av ett samarbete. Styrgruppen beslutade därför att hålla projektet intakt med endast projektdeltagande aktörer.

2.6.3 Gemensamma fjärrskrivbord och övrig teknik Försäkringskassans IT-avdelning visade under våren ett intresse för att utreda möjligheten till gemensamma fjärrskrivbord inom projektet. Gemensamma fjärrskrivbord används idag av servicekontoren och innebär att servicehandläggaren kan nå Försäkringskassans, Skatteverkets och Pensionsmyndighetens interna datasystem via en och samma dator med ett och samma behörighetskort. Arbetet skulle dock kräva en förstudie med deltagande av IT-personal från respektive projektaktör och en budget för att driva förstudien. Styrgruppen bedömde att arbetet skulle vara alldeles för omfattande och kostsamt för att drivas inom projektet. Alla aktörer utom servicekontoret och den aktör som servicekontoret eventuellt är samlokaliserad med, har själva fått arbeta fram lösningar gällande skrivare och uppkoppling via internet till sina interna datasystem. Detta för att servicekontorens nät är slutna, både för internet och för skrivare. Vid kundmöten där telefontolk har använts har det även visat sig vara viktigt med tillgång till en extern högtalare som medarbetarna kan koppla in till mobiltelefonen. Slutligen har det funnits begränsningar i att kunna kommunicera aktörer emellan via videomöten, eftersom alla aktörer inte använder samma system eller, om man använder samma system, inte använder dem på samma sätt.

2.6.4 Handläggning av invandringsärenden För den nyanlända är nyckeln till det svenska samhället, förutom att beviljas uppehållstillstånd, att få ett personnummer. Redan i början av projektet kom förfrågningar om att få låta servicehandläggare handlägga anmälan om flytt till Sverige (ansökan om personnummer), alternativt låta en folkbokföringshandläggare med inriktning på invandring handlägga anmälningarna back office för att underlätta för kunden. Frågan togs upp av styrgruppen, där man kom fram till att servicehandläggare inte kan få den behörighet som krävs. Det fanns heller inte folkbokföringskompetens inom 7 ”Med det civila samhället avses en arena, skild från staten, marknaden och det enskilda hushållet, där

människor organiserar sig och agerar tillsammans i gemensamma intressen.” Regeringskansliet, http://www.regeringen.se/regeringens-politik/civila-samhallet/


17

området invandring på någon av pilotorterna att tillgå. Styrgruppen bedömde därför att denna åtgärd inte var genomförbar under projekttiden.

2.6.5 Dokumentation För att projektets dokumentation skulle vara tillgänglig för samtliga aktörer, valde projektledningen att använda sig av ett samarbetesverktyg som heter Projectplace. Egentligen används detta verktyg för projektledning och projektstyrning, men erbjuder även förvaring av dokumentation. Kostnaden för att använda verktyget är kopplad till antalet användare och alla användare behöver en licens för att kunna använda verktyget. Projektet lånade utrymme till sin dokumentation från ett annat projekts plattform på Projectplace. På grund av detta kunde projektet bara tillgå ett begränsat antal licenser och därför hade endast styrgruppsmedlemmarna och en person från respektive aktör på varje pilotort direkt tillgång till dokumentationen på Projectplace. Handlingar som har behövt diarieföras har skrivits ut från Projectplace och diarieförts inom respektive organisation.

2.6.6 Sekretess Statlig och kommunal verksamhet omfattas av offentlighetsprincipen som beskrivs i tryckfrihetsförordningen. Offentlighetsprincipen gör det möjligt för allmänheten att få insyn i dessa verksamheter och ta del av information som lagras där. Detta ställs dock mot sekretesslagstiftningen som bland annat innebär att statliga och kommunala verksamheter inte får lämna ut uppgifter om sina kunder, varken muntligt eller skriftligt, om individen kan antas ta skada av det. Sekretessen regleras i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och huvudregeln är att den gäller mot både enskilda personer och myndigheter. Individen har dock i allmänhet rätt att ta del av all information om sig själv som finns lagrad inom statlig och kommunal verksamhet. För projektet har sekretessfrågan varit en oerhört viktig och central del i mycket av arbetet. Dock medförde den en hel del begränsningar för samverkan mellan statliga och kommunala myndigheter. De flesta aktörerna i projektet hade samma tolkning av sekretesslagstiftningen, men för Migrationsverket utökades sekretessbestämmelserna i och med 37 kap. i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) som gäller bland annat sekretess till skydd för enskilda vid utlänningskontroller.

2.6.7 Omvärldens effekt på projektet Under sommaren och hösten 2015 ökade antalet asylsökande i Sverige drastiskt: från ungefär 1 200 personer per vecka under årets första sju månader, till ungefär 10 500 personer under hösten. För Migrationsverket innebar detta att större delen av deras verksamhet allokerades till att registrera


18

asylansökningar och hitta anläggningsboenden. Detta har haft viss påverkan på projektets arbetsgruppsmöten eftersom Migrationsverket inte har haft möjlighet att delta i samma utsträckning som tidigare. Mot slutet av projektet påverkade detta även Migrationsverkets medarbetares möjligheter att närvara på servicekontoret på åtminstone en ort.


19

3 Arbetssätt

I den ordinarie verksamheten sitter respektive aktör i egna lokaler, förutom på de orter där samlokalisering förekommer av praktiska skäl. Samlokalisering innebär dock inte nödvändigtvis att aktörerna samverkar. För den nyanlända medför arbetssättet i den ordinarie verksamheten att hon eller han kallas till underrättelsesamtal hos Migrationsverket i deras lokaler. Under samtalet får personen bland annat information om vilka myndigheter hon eller han måste vända sig till härnäst för att få hjälp med att påbörja sin etableringsprocess. Första steget är vanligtvis att personen vänder sig till servicekontoret för att anmäla flytten till Sverige. Det varierar hur lång tid det tar att ta detta första steg. Vissa besöker servicekontoret samma dag som de har varit hos Migrationsverket, medan det för andra kanske tar dagar eller veckor innan de, av olika anledningar, vänder sig dit. Sedan får personen vänta på att bli kallad till Arbetsförmedlingen och sitt inskrivningssamtal där. Steget därefter är att Arbetsförmedlingen upprättar en etableringsplan med aktiviteter som personen ska delta i. Denna process tar i ordinarie verksamhet ungefär två till fyra veckor. Kunden får parallellt med detta ta kontakt med kommunen för att till exempel ansöka om barnomsorg till sina barn eller få ekonomisk hjälp under glappet. Dessutom kan hon eller han behöva ta ytterligare kontakt med servicekontoret för att till exempel ansöka om förmåner eller id-kort. Beskrivningen av den ordinarie verksamheten innehåller bara det minsta antalet besök som den nyanlända måste göra. För utförligare beskrivning av kundens steg inom etableringsprocessen och vad respektive aktör gör, se bilaga 1 Flödeskartläggning. Varje pilotort fick genom workshopparna arbeta fram arbetssätt utifrån de lokala verksamheternas förutsättningar. Flera av arbetssätten är därför väldigt lika, med ytterst små skillnader. Arbetssätten har främst tagits fram under workshop 2 på respektive ort, men vissa har utvecklats längs vägen för att kunna optimera resultatet. Vissa av arbetssätten benämns nedan som ”spår”.

3.1 Spår 1:1 Migrationsverket kallar den nyanlända till servicekontoret för att underrätta henne eller honom om uppehållstillstånd. Efter underrättelsesamtalet kan personen direkt anmäla flyttning till Sverige hos servicehandläggaren på


20

servicekontoret och därefter ha ett manuellt inskrivningssamtal8 med en arbetsförmedlare från Arbetsförmedlingen på servicekontoret. Personen kan även möta medarbetare från kommunen på servicekontoret, som ger viss information och stöd vid bland annat ansökan om ekonomiskt bistånd kopplat till glappet och barnomsorg.

3.2 Spår 1:2 Migrationsverket kallar den nyanlända till servicekontoret för att underrätta henne eller honom om uppehållstillstånd. Direkt efteråt kan hon eller han anmäla flyttning till Sverige hos servicehandläggaren på servicekontoret. På servicekontoret får personen även möta en arbetsförmedlare och få en kallelse för inskrivningssamtal i Arbetsförmedlingens lokaler inom de närmaste veckorna. Slutligen får personen träffa en medarbetare från kommunen som vid behov överlämnar en kallelse till ett möte där personen kan få hjälp med att bland annat ansöka om ekonomiskt bistånd under perioden för glappet.

3.3 Spår 1:3 Den nyanlända kallas till trepartssamtal med Migrationsverket och Arbetsförmedlingen på servicekontoret, där hon eller han får underrättelse om sitt uppehållstillstånd och samtidigt ett manuellt inskrivningssamtal. Därefter får personen anmäla flyttning till Sverige hos servicehandläggaren från servicekontoret. Vid behov får hon eller han även träffa en handläggare från kommunen på servicekontoret för att få hjälp med glappet.

3.4 Spår 1:4 Migrationsverket kallar den nyanlända till servicekontoret för att underrätta henne eller honom om uppehållstillstånd. Efter samtalet kan personen direkt anmäla flyttning till Sverige hos servicehandläggaren från servicekontoret. Därefter kan hon eller han möta en medarbetare från kommunen på servicekontoret. Personen kallas separat till inskrivningssamtal hos Arbetsförmedlingen i deras egna lokaler.

3.5 Spår 2 Den nyanlända, som blivit underrättad sitt uppehållstillstånd utanför projektets verksamhet, kallas till inskrivningssamtal av en arbetsförmedlare från Arbetsförmedlingen till servicekontoret. Efter samtalet kan personen vända sig både till servicehandläggare och till medarbetare på kommunen på servicekontoret för att få hjälp med sina ärenden.

8 Manuellt inskrivningssamtal används istället för det vanliga inskrivningssamtalet när kunden ännu inte

fått sitt personnummer. ”Manuellt” syftar till att arbetsförmedlaren inte kan föra in uppgifterna i systemet innan kunden fått sitt personnummer.


21

3.6 Trepartssamtal Medarbetare från två olika aktörer träffar den nyanlända i ett gemensamt möte på servicekontoret för att tillsammans lösa problem eller frågor som gäller hennes eller hans situation.

3.7 Drop-in Alla myndigheter finns närvarande på servicekontoret för att gemensamt kunna hjälpa den nyanlända. Här kan även olika funktioner från respektive aktör delta, till exempel en studie- och yrkesvägledare från vuxenutbildningen tillsammans med en ekonomisk biståndshandläggare från kommunen eller en etableringsresurs tillsammans med en arbetsförmedlare från Arbetsförmedlingen.

3.8 Checklista En gemensam checklista för den nyanlända gör det lätt för henne eller honom att se vad som är färdigt och vad som finns kvar att göra i etableringsprocessen. Checklistan underlättar också för personen i mötet med aktörerna eftersom varje aktör fyller på med all nödvändig information. På så vis är all information samlad på ett och samma ställe och blir lätt för personen att presentera för nästa aktör. Den är även ett stöd för medarbetaren när hon eller han ska hjälpa den nyanlända.

3.9 Gruppinformation För att underlätta för de nyanlända anordnades gruppinformationstillfällen som framförallt gällde information från Försäkringskassan.9

3.10 Tolkar Med hänsyn till att aktörerna har olika upphandlingsavtal10 för tolkar, fick varje ort välja hur de skulle arbeta med tolkfrågan. Detta resulterade i att man delade upp ansvaret för tolkar på olika sätt, där de flesta aktörer tog ansvar för någon del av tolkkostnaden, framförallt genom att alternera bokningsansvaret.

3.11 Lokala överenskommelser Som tidigare beskrivits tog de lokala cheferna tillsammans fram överenskommelser om ansvar för medarbetarna, arbetsmiljö och säkerhet som skulle gälla under de dagar då de tvärprofessionella teamen vistades i servicekontorets lokaler. Dessa överenskommelser var på två pilotorter

9 Denna gruppinformation ska inte förväxlas med den gruppinformation som Migrationsverket erbjuder. 10 Försäkringskassan, Skatteverket och Pensionsmyndigheten har genom servicesamverkan på

servicekontoren ett gemensamt tolkavtal.


22

skriftliga och på två pilotorter muntliga. Anledningen till att två orter endast hade en muntlig överenskommelse var att alla chefer hade samma rutiner internt och därför inte såg någon anledning att upprätta ett skriftligt avtal. Eftersom projektverksamheten funnits i servicekontorets lokaler, var det naturligt för alla fyra överenskommelser att det största ansvaret föll på chefen för servicekontoret.


23

4 Medel från Samordningsförbundet Östra Östergötland

Eftersom projektet inte har haft några medel att förfoga över har det sedan start varit styrgruppens avsikt att ansöka om medel från samordningsförbundet på någon av, eller alla, pilotorterna. Ansökan om finansiering från Samordningsförbundet Östra Östergötland gjordes i maj 2015 och gällde möjligheten att få göra en kundundersökning, anställa personal och vidareutveckla checklistan. I juni 2015 beviljades projektet 400 000 kronor till att genomföra dessa aktiviteter. För redovisning av intäkter och utgifter, se bilaga 5 Ekonomisk redovisning.

4.1 Kundersökning och utvärdering Företaget Augur som Försäkringskassan har ramavtal med anlitades för att göra en kundundersökning. Styrgruppen hade vid denna tidpunkt även bestämt sig för att anlita företaget Payoff för en samhällsekonomisk utvärdering av projektet, och därför fördelades 200 000 kronor till kundundersökningen och 50 000 kronor till den samhällsekonomiska utvärderingen. Detta gjordes med samordningsförbundets godkännande.

4.1.1 Augur I avvägningen av vilka orter som skulle delta i kundundersökningen, diskuterades flera alternativ. Å ena sidan fanns anledning att endast genomföra kundundersökningen i Norrköping, eftersom medel beviljats från samordningsförbundet där. Å andra sidan skulle kundundersökningen kunna genomföras på alla fyra pilotorter för att få en bredare analys. Valet föll slutligen på Ljusdal och Norrköping. Beslutet att välja Norrköping föll sig ganska naturligt eftersom medel beviljats från Samordningsförbundet Östra Östergötland. Ljusdal valdes eftersom man bedömde att det behövdes en kontrollort som motvikt till Norrköping. Dessutom hade Alingsås och Borlänge haft ett för litet underlag av nyanlända för att ge ett konkret urval till undersökningen. Augur fick därmed i uppdrag dels att utvärdera arbetssätten inom projektet och dels att utvärdera checklistan, genom att göra djupintervjuer med sammanlagt femton personer i Ljusdal och Norrköping.

4.1.2 Payoff Payoff fick i september 2015 uppdraget att genomföra en samhällsekonomisk utvärdering av projektet på alla fyra pilotorter. Initialt föreslogs det att man endast skulle utföra utvärderingen på två orter för att hålla kostnaden nere, men styrgruppen ville utvärdera alla fyra orter för att få ett så bra underlag som


24

möjligt. Alla aktörer i styrgruppen bidrog därför med vardera 25 000 kronor till utvärderingen.

4.2 Vidareutveckling av checklistan Det fanns ett behov av att utveckla checklistan så att den skulle passa för olika typer av orter och inom olika typer av samverkan. Med medel från samordningsförbundet blev det möjligt att utvärdera checklistan på alla fyra pilotorter och två orter utanför projektet: Eskilstuna och Helsingborg.

4.3 Medarbetare Två personer anställdes på deltid för att bistå projektledaren med vissa arbetsuppgifter. Med hjälp av dessa medarbetare kunde följande arbete genomföras:

• Checklistan utvärderades av alla fyra pilotorter, samt två orter utanför projektet, och sammanställdes till en slutlig version. Den trycktes upp av ett tryckeri och färdigställdes för användande utanför projektet om detta skulle bli aktuellt.

• Flödeskartläggningen från workshopparna på alla fyra pilotorter sammanställdes till en gemensam kartläggning för projektet.

• Ett utvärderingsverktyg togs fram för medarbetarna som deltog i projektet, vilket gjorde det möjligt för projektledningen att sammanställa även medarbetarnas syn på projektet.


25

5 Mätningar och resultat

Projektets önskade effekter på ett övergripande plan är • minskad påfrestning på individen • ökad effektivitet för aktörerna • förkortad tid fram till etablering för den nyanlända.

I början av projektet, när det saknades medel för att skapa en egen form av utvärdering, behövde projektledningen använda redan framtagna interna mätpunkter hos vissa av aktörerna utan möjlighet att anpassa dem för projektets typ av arbete. När medel beviljades från Samordningsförbundet Östra Östergötland blev det möjligt dels att göra en kundundersökning och en samhällsekonomisk utvärdering och dels att ta fram ett utvärderingsverktyg som anpassades efter projektets verksamhet. De interna mätpunkter som projektet var hänvisade till i början av projektet presenteras därför inte i denna rapport.

5.1 Aktivitetslogg och utvärderingsverktyg Från mitten av mars till mitten av oktober, så använde medarbetarna på pilotorterna ett enkelt utvärderingsdokument för att genom fritext dokumentera arbetet inom projektet. Detta dokument förvarades i Projectplace och fylldes på varje vecka av en medarbetare på varje pilotort. Förutom att dokumentera arbetet, lyftes även förbättringsförslag från medarbetarna till den lokala arbetsgruppen via detta dokument. Under augusti och september utvecklades ett internetbaserat utvärderingsverktyg i Webropol som alla medarbetare fick tillgång till. Verktyget hade både styrande frågor och frågor som skulle besvaras med fritext. Medarbetaren kunde själv välja om utvärderingen skulle fyllas i efter varje kundbesök/möte eller i slutet av dagen eller veckan. En gång i veckan skickades en rapport till projektledaren med en sammanställning av alla svar.

5.2 Kvalitativ studie av Arbetsförmedlingen I ett försök att få veta om projektet haft någon effekt på den enskildes etableringsplan gjorde Arbetsförmedlingen en kvalitativ studie på de fyra pilotorterna. Urvalet bestod av tio olika kvinnor och tio olika män på respektive pilotort vid varje mättillfälle. Mättillfällena ägde rum i januari, juni och november, då en medarbetare på Arbetsförmedlingen använde parametrar så som matchningsunderlag och aktiviteter dels för att bedöma om det fanns en röd tråd i ärendet och dels för att kunna jämföra utvecklingen över tid.


26

5.3 Kundundersökning med Augur Initialt var tanken att urvalet till kundundersökningen skulle hämtas ur antingen Arbetsförmedlingens eller Försäkringskassans system, men tyvärr fick projektet inte juridiskt stöd för detta. Att rekrytera intervjupersonerna delegerades därför till arbetsförmedlare i Ljusdal och Norrköping. Rekryteringen skedde enligt en rekryteringsmall som Augur hade tagit fram och kunderna fick information på arabiska, engelska, somaliska och tigrinja. Resultatet blev totalt sju personer som omfattades av projektet och åtta personer i en kontrollgrupp. De som ingick i kontrollgruppen fick en del hypotetiska frågor. Könsfördelningen bland intervjupersonerna var nio män och sex kvinnor. Vid alla intervjuer fanns tolk på hemspråken med på plats. Kundundersökningen gav fem huvudinsikter:11

1. Tiden innan uppehållstillståndet beviljas präglas av väntan och inaktivitet. När man väl underrättas om att man fått uppehållstillstånd, upplever man glädje och viljan att uträtta saker är stark. Både de som omfattats av projektet och kontrollgruppen ser därför positivt på samverkan mellan myndigheterna den första tiden efter beviljandet av uppehållstillstånd.

2. Projektets arbetssätt gör att den nyanlända känner sig trygg, eftersom hon eller han upplever en känsla av kontroll över sin situation. Denna känsla är större än hos kontrollgruppen, som har sin egen upplevelse av icke-kontroll att jämföra med.

3. Syfte och innehåll i checklistan är oklart för intervjupersonerna. Vid genomgång av checklistan menar de dock att den skulle minimera risken för att glömma bort något på vägen och hjälpa till att säkerställa att processen flyter som den ska.

4. Servicekontoret fyller en viktig funktion i den nyanländas vardag. Där kan man få svar på sina frågor och slipper bli slussad vidare. Däremot ser man helst att det finns tolkar på plats.

5. Regler och bestämmelser i svenska samhället upplevs som stelbenta och försvårande för att nyanlända ska kunna etablera sig. Hur man tar till sig information om samhället är väldigt olika och därför är projektets arbetssätt med individen i fokus en bit på vägen till att möta individens behov.

5.4 Samhällsekonomisk utvärdering med Payoff Utvärderingen gjordes genom möten med medarbetare på respektive pilotort, samt med enkäter till samtliga medarbetare och styrgruppsmedlemmar. Alla lokala chefer och projektägaren fyllde dessutom i en kostnadsmall och processer/rutiner samlades in både från respektive aktör på central nivå och från kommunerna på lokal nivå. 11 Se sidorna 47–48 i bilaga 3 Augurs rapport.


27

Sammanfattningsvis visade Payoffs rapport följande resultat: • Projektet var mycket lönsamt och hade en återbetalningstid på två

månader. Med detta menas att kostnaden för projektet skulle vara återbetald till samhället efter två månader.

• För ett genomsnittsärende sparar samhället ungefär 27 000 kronor. Detta baseras på skillnaden mellan faktiska kostnader för projektet och de ekonomiska vinsterna både på organisations- och individnivå.

Rapporten visade på ett antal framgångsfaktorer inom projektet. För nyanlända innebar projektet ”ökad egenmakt, ett värdigt mottagande, ökat självstyre i processen samt att rättssäkerheten i processen har ökat”.12 För aktörerna medförde det ”kvalitetsmässigt bättre möten med de nyanlända, bättre förståelse av övriga myndigheters förutsättningar samt enklare att få svar på frågor som rör en annan myndighet”.13 På pilotorterna menade man att framgångarna var att medarbetarna lärt känna de andra myndigheterna bättre, att det är bra både för medarbetarna och kunderna att samverka på en gemensam plats och att man tillsammans agerade som en enhet gentemot kunden genom att se till att man aldrig släppte taget om individen. Styrgruppen kunde se att det fanns en ökad kunskap om övriga aktörer, att man nu hade känslan av ett gemensamt uppdrag och en delad problembild samt att det fanns ett större fokus på helheten i etableringsprocessen. Vidare beskriver rapporten följande:

”Om projektets arbetssätt och samverkan kan tillämpas på flera orter med servicekontor finns det en stor potential till ytterligare effektivisering och besparing. En annan aspekt på lönsamheten är att merparten av projektkostnaderna skulle, enligt vår bedömning, försvinna vid en eventuell implementering av projektet. Kan den kompetens, samverkan och arbetsmetoder som byggts upp under projekttiden överföras till det vardagliga linjearbetet finns, så vitt vi ser det, en mycket stor samhällsekonomisk potential i det förändrade arbetssättet.”14

Rapporten lyfte även fram viss förbättringspotential för eventuell fortsatt projektverksamhet eller om arbetssätten ska drivas i ordinarie verksamhet. Detta inkluderade bland annat bättre lokal styrning av pilotorterna, bredare deltagande av kommunernas olika förvaltningar och möjligheten till uppföljning och statistik direkt kopplad till projektet.

12 Sidan 5 i bilaga 4 Payoffs rapport. 13 Sidan 5 i bilaga 4 Payoffs rapport.. 14 Sidan 4 i bilaga 4 Payoffs rapport.


28

6 Analys

6.1 Pilotorterna På alla pilotorterna lades det ner en del förberedande arbete innan projektet kunde starta upp sin verksamhet. Detta var allt från att införskaffa rätt teknik för att kunna koppla upp sig mot den egna verksamhetens interna system och installera rätt skrivare, till ronder av säkerhetsansvariga och att skaffa möbler som skulle passa i kundytan.

6.1.1 Alingsås I Alingsås genomfördes workshopparna den 19 och 26 februari, med efterföljande uppstart av verksamheten den 25 mars. Initialt valde man att använda sig av spår 1:1 på onsdag förmiddag och gemensam drop-in på onsdag eftermiddag. Migrationsverket och Arbetsförmedlingen bestämde sig för att medlyssna på varandras samtal med en kund för att utkristallisera vilken information som båda aktörer lämnade till kunden. I och med denna medlyssning så insåg medarbetarna att det skulle underlätta för kunden om man hade ett trepartssamtal istället för två skilda samtal. På så sätt utvecklade man och satte i drift spår 1:3, som användes förutom vid tillfällen då det inte var lämpligt för kunden eller för medarbetarna. Under oktober månad kom det förslag på att medarbetarna skulle ha ett gemensamt uppstartsmöte varje onsdag innan man började arbeta med drop-in, vilket blev uppskattat och föll väl ut. På drop-in-verksamheten på eftermiddagen deltog medarbetare från alla aktörer, vilket visade sig vara till nytta för både kunden och medarbetarna. Under en längre period utsattes drop-in-verksamheten för ett väldigt högt tryck, som framförallt drabbade Arbetsförmedlingen och servicekontoret. Under hösten blev det känt att kunderna uppfattat det som att det var en aktivitet inom etableringsplanen att besöka drop-in på onsdagar. Så snart denna informationsbrist var åtgärdad, minskade antalet besök. Kommunen hade under drop-in-verksamheten medarbetare från integrationsavdelningen och en studie-och yrkesvägledare från Alingsås vuxenutbildning på plats. Kommunens egna medarbetare i projektet, övriga aktörer och kunder efterfrågade sakkunniga inom fortsatt ekonomiskt bistånd vid ett flertal tillfällen, eftersom integrationsavdelningen endast handlägger det initiala glappet. Socialförvaltningen klargjorde däremot att det var integrationsavdelningen som skulle representera kommunen i projektet och önskan om att utöka projektkonceptet fick därför inte något gehör. Tyvärr har detta resulterat i att projektet inte har fått testa sin fulla potential i Alingsås.


29

Ett annat bakslag för pilotprojektet i Alingsås var att endast ett fåtal boende på anläggningsboendet Höglunda beviljades uppehållstillstånd, vilket innebar att det var få kunder som var i behov av att använda spår 1:1 och 1:3. Detta förbättrades något under hösten, då fler personer beviljades uppehållstillstånd.15 Alingsås testade också att erbjuda informationsträffar för de nyanlända med hjälp av en generalist (informatör) från Försäkringskassan. Informationsträffen hölls en gång i månaden och hade tolkar på olika språk närvarande. I början var det endast de kunder som passerade spår 1:1 eller 1:3 som bjöds in till informationsträffen, men eftersom det var så få boende på Höglunda som beviljades uppehållstillstånd var det endast en eller två personer på informationsträffarna. Arbetsgruppen fattade därför beslutet att låta alla aktörer bjuda in personer med behov av information om Försäkringskassan till informationsträffarna. I ungefär samma veva började också antalet beviljade uppehållstillstånd för de boende på Höglunda att öka, vilket innebar att det också bjöds in fler nyanlända till infoträffarna genom spår 1. De personer som kom på informationsträffarna var framförallt ensamstående unga män, men även barnfamiljer. Generalisten visade Försäkringskassans informationsfilm för den som är ny i Sverige, förklarade hur man kommer i kontakt med Försäkringskassan på sitt hemspråk, visade vilka förmåner som kan vara aktuella för kundgruppen och vilka rättigheter och skyldigheter man har som kund hos Försäkringskassan. Det hände att personer direkt efter informationsträffen vände sig till en servicehandläggare för att ansöka om förmåner som de fått information om vid informationsträffen. I Alingsås har det funnits en stor vilja att driva projektet och alla aktörer har varit positivt inställda. Däremot har projektets utveckling starkt påverkats av att det funnits för få personer som beviljats uppehållstillstånd.

6.1.2 Borlänge Borlänges workshoppar genomfördes två dagar efter varandra den 9 och 10 februari. Verksamheten startade först den 6 maj, vilket berodde på att det tog tid att skriva en lokal överenskommelse mellan parterna om samverkan i servicekontorets lokaler. Bidragande till detta var även servicekontorets önskan om att starta upp först efter deklarationsperioden var över. Man utsåg tre arbetsledare från Migrationsverket, kommunen och servicekontoret. Dessa tre hade i huvudsak ansvar för att se till att det inte vistades för många personer i lokalen, men också för att all information spreds till respektive organisation. Arbetsledarna träffades för möten kontinuerligt och konceptet med arbetsledare föll ut väldigt väl. För att få det att fungera optimalt hade det dock även krävts att Arbetsförmedlingen bidrog med en arbetsledare.

15 Varje vecka har som mest två beslut om uppehållstillstånd underrättats, vissa veckor har det varit inga

alls.


30

Initialt fokuserade man i Borlänge på drop-in-verksamhet på onsdag och torsdag eftermiddagar. En av anledningarna till detta var att det, precis som i Alingsås, var för få personer som beviljades uppehållstillstånd i kommunen. Den andra anledningen var att Arbetsförmedlingen inte såg vinsten för sin verksamhet att arbeta med spår 1. Istället valde arbetsgruppen att flytta Arbetsförmedlingens direktservice inom etableringsverksamheten till servicekontorets lokaler och där samverka kring dessa kunders behov. Denna samverkan visade sig inte fungera optimalt, bland annat eftersom Arbetsförmedlingens medarbetare endast tog emot kunder inne på besöksrum, men även för att de övriga aktörerna inte fick tillräckligt med besök för att rättfärdiga samverkan. Arbetet med drop-in testades i lite olika varianter, där skillnaden var vem som tog emot, sorterade och hänvisade kunderna till rätt aktör. Vid första varianten var det en servicehandläggare, därefter en arbetsförmedlare och sist en etableringsresurs från Arbetsförmedlingen. Ingen av dessa ändringar resulterade dock i ökad samverkan med kunden i fokus. Arbetsgruppen bestämde därför den 7 juli att byta arbetssätt till spår 1:1 och trepartssamtal. Den 9 juli valde Arbetsförmedlingen i Borlänge att lämna projektet. Anledningen var att man inte kunde se vinsten med samarbetet kring spår 1:1 och trepartssamtal. Övriga aktörer valde dock att gå vidare med spår 1:4 och trepartssamtal i den utsträckning det fanns underlag och behov av detta. Sedan juli månad har Migrationsverket inom piloten i Borlänge underrättat mellan ett och tre beslut om uppehållstillstånd per vecka och tillsammans har aktörerna då använt spår 1:4. Borlänge kommuns mottagningsenhet Sopranen uttryckte tidigt ett behov av ett utbyte med Migrationsverket för att hjälpa sina kunder med frågor om anhöriginvandring. Eftersom Migrationsverket redan i början av året påbörjade arbetet med en eventuell flytt av sin verksamhet kring processen Att söka skydd från Hedemora till Borlänge, samt med en utökning av processen Att komma till Sverige, valde man att avvakta med detta samarbete tills Migrationsverkets personal fått utbildning i frågorna som rör processen Att komma till Sverige. Under sensommaren togs därför diskussionen upp igen, men det visade sig svårt att skapa rutiner som inte bröt sekretessen. I Borlänge har det funnits en stark vilja att driva projektet, men resultatet har påverkats av det lilla antalet beviljade uppehållstillstånd och Arbetsförmedlingens lokala beslut att lämna projektet. För att ett projekt av denna sort ska fungera är det viktigt att alla aktörer är intresserade av att jobba med samverkan och att de kan se inte bara sin egen vinst genom att delta, utan vinsten för kunden och processen som helhet.


31

6.1.3 Ljusdal Arbetsgruppen i Ljusdal hade redan kommit en bra bit på väg i sin planering gällande projektet innan projektledaren kom på plats. Arbetet i Ljusdal fick därför börja med att ta några steg bakåt för att, precis som de andra pilotorterna, genomföra workshopparna. Detta gjordes den 17 och 24 februari och när projektverksamheten startade upp den 11 mars var den väldigt efterlängtad. I Ljusdal bestämde sig arbetsgruppen för att driva spår 1:2 på onsdag eftermiddag och drop-in-verksamhet på både onsdag och torsdag eftermiddagar. Anledningen till att man valde spår 1:2 och inte spår 1:1 var att Arbetsförmedlingen inte såg vinsten med manuella inskrivningssamtal. Migrationsverket hade redan en form av mobil verksamhet där de nådde ut med information till sina kunder, och de bedömde därför att de bara hade resurser till att medverka på onsdagar. Det visade sig också att antalet underrättelser om uppehållstillstånd i Ljusdal var tillräckligt för att kunna hanteras på en dag. Totalt har projektet genererat mellan 35 och 80 besök per vecka.16 Man har genomfört mellan två och fem spår 1:2 per vecka, ibland med gruppunderrättelse av beslut om uppehållstillstånd. En vecka innan varje arbetsgruppsmöte hade medarbetare från alla aktörer ett handläggarmöte där de framförallt diskuterade förbättringsförslag. Minnesanteckningarna från dessa möten fungerade sedan som underlag för arbetsgruppens möte veckan efter. Vid behov fattades beslut om nya arbetssätt, vilket sedan meddelades arbetsgruppen. Handläggarmötena spelade en viktig roll för utvecklingen av projektet i Ljusdal. Även i Ljusdal var ansatsen att starta upp gemensamma informationsmöten. Tanken var att man skulle börja med information från Arbetsförmedlingen, sedan Försäkringskassan och avsluta med kommunens boskola. Även om man hade ett bra koncept, bestämde man sig för att skjuta upp det eftersom det inte fanns någon lokal för informationsträffarna. I och med branden i förvaltningshuset sköts det ytterligare på framtiden. Branden som drabbade förvaltningshuset i Ljusdal innebar att projektet tillfälligt fick läggas på is. Alla aktörer var dock noga med att påpeka att man ville driva igång projektverksamheten så snart som möjligt och uppehållet sträckte sig därför bara till lite mer än en månad. Den lokala överenskommelse som skrevs i Ljusdal vid projektstarten visade sig komma till nytta i samband med branden. Arbetsförmedlingen i Ljusdal vittnar om att de tack vare det korta mötet med den nyanlända i samband med spår 1:2, när de lämnar över en kallelse till 16 Eftersom varje aktör loggar sina egna besök och kunden ofta besöker mer än en aktör, kan siffran vara

missvisande då det inte är unika besök.


32

inskrivningssamtalet, har i stort sätt 100 procents närvaro på dessa inskrivningssamtalsmöten. De tror att detta beror dels på att de nyanlända får information vid den första träffen på servicekontoret om att de måste avboka vid förhinder eller flytt, och dels på att de får kallelsen direkt av en arbetsförmedlare istället för att få den hem i brevlådan. Medarbetarna i Ljusdalspiloten har visat vilja att driva projektet och tagit stort ansvar. Det vinnande konceptet i Ljusdal var att man var mån om att ta hand om sin gemensamma kund och sätta henne eller honom i centrum.

6.1.4 Norrköping Norrköping var först ut av pilotorterna med att genomföra workshopparna den 8 respektive 13 januari. Därmed blev de även först av de fyra pilotorterna att starta upp sin verksamhet den 10 februari. Verksamheten bestod vid starten av spår 1:1, som genomfördes på tisdagar, och spår 2, som genomfördes på onsdagar. Migrationsverket och Arbetsförmedlingen tog endast emot bokade besök, medan kommunen hade drop-in-verksamhet. Migrationsverket fanns bara på plats på tisdagar när projektet använde spår 1:1. Under genomförandeperioden av projektet testade Norrköping flera olika kombinationer av sina arbetssätt. Under en period använde de spår 1:1 både tisdagar och onsdagar, vilket innebar att spår 2 då endast användes för att fylla upp eventuella luckor under dessa två dagar. Migrationsverket och Arbetsförmedlingen testade också trepartssamtal för att se om det skulle falla väl ut. De kom dock fram till att det varken gynnade kunderna eller aktörerna. Migrationsverket underrättade i snitt 25 personer om beslut om uppehållstillstånd per månad.17 Under perioden då de använde sig av spår 1:1 både tisdagar och onsdagar ökade antalet till det dubbla, för att sjunka något då de återgick till att bara använda spår 1:1 på tisdagar på grund av den rådande situationen med ökat antal asylsökande under hösten. Kommunen bestämde ganska tidigt att de ville satsa på en koordinator som skulle representera alla de förvaltningar som nyanlända berörs av. Koordinatorns roll skulle framförallt vara att informera. Idén med koordinator testades under en kort period, men kom av sig på grund av personalbyte. Istället fanns en handläggare från arbetsmarknadskontoret på plats både tisdagar och onsdagar, medan en medarbetare från utbildningskontoret initialt fanns på plats onsdag eftermiddag. Utbildningskontoret utökade under hösten sin närvaro med tisdag förmiddag. Redan innan workshopparna hade servicehandläggarna i Norrköping börjat skissa på en checklista som den nyanlända skulle kunna bära med sig genom

17 Vilket var ungefär en fjärdedel av alla beslut som fattades i Norrköping.


33

hela sin etableringsprocess. Checklistan baserades först på den information som servicehandläggarna behöver för att kunna stötta kunden. I arbetet under workshop två förfinades dock checklistan till att inkludera både kundens och de övriga aktörernas behov. Checklistan har sedan dess fortsatt att utvecklas utifrån kundens och aktörernas behov. Även i Norrköping hade handläggarna möten veckan innan arbetsgruppen hade sitt möte. Precis som i Ljusdal lyftes då frågor från medarbetarna som de själv inte hade mandat att fatta beslut i. I Norrköping hade man även en medarbetare från varje aktör som hade ansvar att föra vidare information mellan projektet och den egna organisationen, vilket underlättade både för chefer och för projektledningen. Elva av de tolv studiebesöken inom projektet genomfördes i Norrköping (ett genomfördes i Alingsås), vilket berodde dels på att orten är lätt att resa till och dels på att verksamheten där har varit så mycket större än på de andra pilotorterna. Studiebesöken gjordes bland annat av socialförsäkringsminister Annika Strandhäll och riksdagsledamot Johanna Jönsson, men även av kommuner och ledningsgrupper inom projektmedverkande organisationer. Efter Annika Strandhälls besök, som genomfördes som ett rollspel, bad medarbetarna att få se hur varje aktör genomförde sitt möte med den nyanlända. Man planerade och genomförde därför fyra informationsträffar (en för varje aktör: Arbetsförmedlingen, kommunen, Migrationsverket och servicekontoret) där man inför övriga medarbetare visade ett rollspel. Konceptet var väldigt uppskattat av medarbetarna. I Norrköping har det funnits ett driv från både medarbetare och chefer. Man har velat testa väldigt mycket, och om något inte har fungerat så har man justerat arbetssättet relativt snabbt. Arbetsgruppen har däremot lagt mycket mer ansvar på enhetschefen för servicekontoret än vad som varit fallet på de andra orterna, troligtvis för att de flesta studiebesöken förlagts i Norrköping.

6.2 Checklistan Efter att checklistan under våren hade justerats för att passa kundens behov ännu bättre, så skickades den till respektive organisation för juridisk granskning. Nästan alla aktörer på central nivå, inklusive de fyra kommunerna, godkände checklistan med smärre ändringar. Man diskuterade om checklistan berördes av sekretessbestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Det bedömdes dock att lagen inte var tillämplig i det här fallet, eftersom aktören lämnar uppgifterna till individen själv och det är individen som bär vidare informationen till nästa aktör. För Migrationsverket, som har en högre form av sekretess, tog den juridiska beredningen längre tid än för de övriga. Slutligen bestämdes det att Migrationsverkets sida i checklistan istället skulle läggas som en bilaga, eftersom det fanns farhågor om att information


34

från Migrationsverket skulle riskera att läsas av medarbetare som inte hade behov av informationen. Den andra stora ändringen var att justera checklistan utifrån Augurs rapport. I den framgick det bland annat att kunderna först inte förstod vad checklistan skulle användas till. När de däremot fick den presenterad för sig under intervjun tyckte de att den skulle vara en trygghet så att de inte missade något och att den dessutom skulle underlätta deras etableringsprocess. Redan från början hade projektledningen bestämt att kunderna inte skulle få checklistan utan att någon först gått igenom introduktionssidan med dem med hjälp av tolk. Därför förvånades man över att kunderna inte hade förstått hur checklistan skulle användas. Projektledningen tolkade detta som att kunderna inte hade registrerat informationen om checklistan eftersom de bara en stund tidigare fått veta att de beviljats uppehållstillstånd i Sverige. För att lösa informationsproblemet översattes introduktionssidan till de fem vanligaste språken för nyanlända (arabiska, dari, engelska, somaliska och tigrinja) så att kunderna, utöver den information de fått med hjälp av tolken, i lugn och ro själva skulle kunna läsa om syftet med checklistan. Migrationsverkets rättsavdelning granskade i oktober checklistan på alla fyra pilotorter. Granskningen innebar i sig inga krav på ändringar av checklistans utformning eller rutinerna kring checklistan. Snarare såg man vikten av att samverka kring kundens behov. I samma veva genomfördes även workshoppen med pensionshandläggare och servicehandläggare. Den resulterade bland annat i att informationsrutan om äldreförsörjningsstöd i checklistan uppdaterades.18 Checklistan testades även utanför projektet på två orter: i Eskilstuna och i Helsingborg. Projektet ville testa listan för att se hur väl den fungerade om aktörerna inte fanns under samma tak som de gjorde på pilotorterna. Migrationsverkets bilaga var dock inte med i den version som testades på dessa orter och inte heller deltog Migrationsverkets lokala kontor i själva testandet av checklistan. Detta berodde dels på det höga arbetstryck som Migrationsverket utsattes för under hösten och dels på att Migrationsverkets rättsavdelning bara godkänt att checklistan användes inom projektet. Både Eskilstuna och Helsingborg fick en genomgång av checklistan på orten och gavs möjlighet att testa checklistan under fyra veckor. Av diverse anledningar dröjde det innan orterna kom igång med att använda checklistan och det var därför få kunder med checklistor som hann passera alla aktörerna. Detta försvårade möjligheten att sammanfatta hur checklistan faktiskt fungerade på orter där aktörerna inte sitter under ett och samma tak. Trots detta kunde

18 Workshoppen resulterade också i att Pensionsmyndigheten kommer att se över hur man arbetar med en

bosättningsblankett och möjligheten till förenklingar av hantering inom de olika förmånerna.


35

vissa slutsatser dras, bland annat att det är svårt att koordinera arbetet och få en samsyn med checklistan både mellan aktörer och inom den egna arbetsgruppen när det inte finns samverkan i övrigt, men även att syftet med checklistan till viss del faller om inte Migrationsverkets sida finns med i checklistan eller som bilaga.

6.3 Tolkar Det visade sig vara problematiskt att hitta bra tillvägagångssätt när det gällde tolkar. Framförallt berodde detta på att aktörernas respektive upphandling satte stopp för att använda varandras tolkar, men även på att det finns olika bestämmelser om när man ska och får använda tolk. Även inom samma organisation fanns det lokala skillnader på hur man använder tolkar. Helst av allt hade medarbetarna sett att en och samma tolk användes genom till exempel spår 1 för att skapa en bra kedja och trygghet för kunden. Detta styrktes ytterligare genom Augurs kundundersökning, där kunderna önskade att samma tolk hade följt dem under hela processen.

6.4 Teknik Vid eventuell fortsatt samverkan mellan aktörerna bör tekniken ses över för att underlätta samarbetet. Till exempel skulle det vara smidigare och mer pålitligt om alla aktörer kunde använda samma nätverk och skrivare.19 Möjligheten för alla att använda samma program för videomöten och på samma sätt, skulle underlätta utbytet mellan orterna och minska kostnaden för resor för projektledning och arbetsgrupper.

6.5 Kvalitativ studie av Arbetsförmedlingen Projektet hade inte som mål att förbättra kvaliteten i etableringsplanerna för de kunder som ingick i projektet, men självklart fanns det en önskan om att indirekt kunna påverka etableringsplanerna. Den kvalitativa studie som Arbetsförmedlingen gjorde visade att etableringsplanerna hade en något bättre kvalitet för både män och kvinnor i Alingsås, Borlänge och Ljusdal under perioden januari till november. I Norrköping kunde man till och med se en högre kvalitet på etableringsplanerna från januari till november både för män och för kvinnor, men särskilt för män. Inga större slutsatser kan dock dras av resultatet. Det beror dels på att ingen kontrollmätning på andra orter har gjorts och dels på att Borlänge visar samma resultat som två andra pilotorter, trots att Arbetsförmedlingen drog sig ur projektet där. Det som däremot kan vara intressant att påpeka är att man i Norrköping, där kvaliteten har ökat mer än på de tre övriga orterna, har full samverkan i form av spår 1:1, det vill säga att Arbetsförmedlingen använder sig av manuella inskrivningssamtal på

19 Förutom Migrationsverket som använder speciella sekretesskrivare som raderar allt innehåll efter

utskrift.


36

servicekontoren, och att man använder checklistan fullt ut. Utöver detta så har Arbetsförmedlingen i Norrköping deltagit i projektet med flertalet arbetsförmedlare på ett rullande schema. Det kan därför förmodas att projektets anda om att sätta kundens behov i centrum har spridits lättare i Arbetsförmedlingens arbetsgrupp i Norrköping och på så sätt påverkat kundernas etableringsplaner positivt.

6.6 Augurs rapport Augurs rapport om kundernas syn på projektets nya arbetssätt styrkte ytterligare de insikter som medarbetarna i projektet tidigt förmedlade: att de ser positivt på samverkan och upplever en trygghet i att bli omhändertagna av flera myndigheter under samma tak. De nyanlända såg positivt på samverkan mellan myndigheterna den första tiden efter att de beviljats uppehållstillstånd, eftersom det underlättade för dem efter en lång tids inaktivitet som asylsökande. Regler och bestämmelser i svenska samhället upplevdes också som stelbenta och försvårande för att de skulle kunna etablera sig i det svenska samhället. Projektets arbetssätt med individen i centrum ansågs därför vara ett viktigt steg mot att möta individens behov. Servicekontoret fyllde en viktig funktion i de nyanländas vardag. Där kunde de få svar på sina frågor och slapp bli slussade vidare. Kunderna kände sig trygga genom de nya arbetssätten eftersom de upplevde en känsla av kontroll över sin egen situation. Denna känsla var till och med större hos kontrollgruppen, som hade sin egen upplevelse av icke-kontroll att jämföra med.

6.7 Payoffs rapport Payoffs rapport visade att projektets samverkan, även i de enklaste former, ger resultat för samhället. Det gäller inte bara ekonomiska resultat, utan även påverkan på det personliga planet för kunderna och i arbetet för medarbetarna. Den samhällsekonomiska utvärderingen visade att den totala samhällsekonomiska lönsamheten med projektets arbetssätt, både på individ- och organisationsnivå, är ungefär 27 000 kronor per genomsnittsärende. Resultat pekade också på att återbetalningstiden för projektet är så låg som två månader. Självklart fanns det, precis som Payoff nämner, områden som skulle kunna förbättras för att öka projektverksamhetens potential. Ett av dessa områden var möjligheten till att föra statistik i projektet på ett tillförlitligt sätt, vilket skulle göra det lättare att påvisa vikten av projektet. Ett annat skulle vara att utöka projektet till att omfatta även effektivisering av den fortsatta etableringsprocessen efter att personerna skrivits in hos Arbetsförmedlingen. Här kan man hävda, utifrån den kvalitativa mätningen som Arbetsförmedlingen har gjort, att det redan finns en påverkan på kvaliteten av projektdeltagarnas


37

etableringsplaner. Vidare menade Payoff även att ledtiderna innan uppehållstillstånd beviljas bör kunna minimeras med hjälp av samverkan mellan aktörer. Detta får dock anses ligga utanför projektets ramar.

6.8 Slutsatser Utifrån alla mätningar, resultat och upplevelser i projektet har projektledningen dragit vissa slutledningar kring val av pilotorter och arbetssätt, men även om hur en framtida verksamhet skulle kunna se ut.

6.8.1 Val av orter Projektledningen tog fram ett urvalskoncept för att välja ut de fyra orter som varit piloter under 2015. Utifrån detta urval och resultatet på de fyra orterna, kan följande slutsatser dras. För att samverkan ska vara lönsam för aktörerna är det viktigt att orten har ett högt antal asylsökande som potentiellt kommer att beviljas uppehållstillstånd och som även bedöms stanna kvar på orten efter beviljandet av uppehållstillstånd. Man kan säkert argumentera att det är en vinst för den enskilda kunden oavsett hur många personer som passerar en mötesplats för samverkan, men för att medarbetarna effektivt ska kunna möta kunden i samverkan behöver de vara samspelta, vilket de bara blir genom att möta så många kunder som möjligt. Dessutom blir vinsten betydligt större för kunden om hon eller han bor kvar på samma ort som under asylprövningstiden och kan besöka en mötesplats under hela sin etableringsprocess. För att vara så bra rustad som möjligt för samverkan är det också nödvändigt med lokala överenskommelser och att det är tydligt att aktörerna binder sig för samverkan under en viss tidsperiod och med en viss prioritering av det gemensamma arbetet. Syftet med det är att undvika avhopp från aktörer eller nedprioritering av arbetet i samverkan till fördel för annat internt arbete. Nästa steg är att lokalen som samverkan drivs på bör vara anpassad för ett högre antal kunder och medarbetare än enbart för servicekontorets verksamhet. Det krävs extra besöksrum och större ytor för att husera ytterligare tre aktörer i servicekontorets lokal. Till detta hör även samverkan kring teknik så som internetåtkomst, skrivare och högtalare till telefoner. Det har även visat sig falla väl ut när aktörerna utsett arbetsledare eller samordnare på pilotorterna, eftersom det varit lätt att nå medarbetare hos alla aktörerna, speciellt om man har haft roterande schema i samverkan. Det är dock viktigt att poängtera att alla aktörer måste delta med en arbetsledare/samordnare för att kontaktnätet ska fungera optimalt. För att arbetet på pilotorterna skulle ha fungerat optimalt hade även delprojektledare på respektive pilotort varit att föredra. De hade kunnat tydliggöra ledarskapet och avlasta framförallt cheferna


38

på servicekontoren. I det arbete som bedrivits utan delprojektledare under 2015 har handläggarmötena varit absolut nödvändiga för att få projektet att fungera.

6.8.2 Arbetssätt Pilotorterna har själva tagit fram de arbetssätt som de lokalt ville jobba med för att få störst effekt för kunderna och aktörerna. Alingsås och Borlänge har haft betydligt lägre antal nyanlända att arbeta med, och därför är det svårt att dra några generella slutsatser utifrån deras specifika arbetssätt (spår 1:3, spår 1:4, trepartssamtal och gruppinformation) eftersom de inte har testats tillräckligt mycket. De bästa arbetssätten bedöms vara spår 1:1 och spår 2, kombinerat med checklistan och en gemensam drop-in för alla aktörer. Detta baseras på att kunden i spår 1:1 träffar och genomför möten med alla aktörerna på en samma dag, i jämförelse med spår 1:2 där kunden visserligen träffar Arbetsförmedlingen och kommunen på servicekontoret, men blir kallad till möte först en eller två veckor senare. I Ljusdal, som använder spår 1:2, menar Arbetsförmedlingen att man inte gör några tidsvinster genom att träffa kunden samma dag som hon eller han underrättas om uppehållstillstånd, medan Arbetsförmedlingen i Norrköping, som använder spår 1:1, menar att både kunden och själva etableringsprocessen vinner tid på det. Spår 2 innebär att även de personer som inte underrättats uppehållstillstånd inom projektetkan, kan dra nytta av samverkan. Det innebär också att alla aktörer koncentrerar sin verksamhet kring nyanlända på ett och samma ställe. Det blir lättare för kunden om hon eller han ska vända sig till samma ställe under hela sin etableringsprocess. Annars kan det vara svårt för både kunden och medarbetarna att veta var gränsen för samverkan går. Samma argument gäller för drop-in-verksamheten, där det är viktigt att alla aktörer deltar för att bäst kunna möta kunden tillsammans. Checklistan bedöms vara ett nödvändigt verktyg för kunden under etableringsprocessen. Men för att den ska fungera optimalt är det viktigt att alla aktörer är delaktiga i den, oavsett om de tillhör själva checklistan eller ligger som en bilaga. Det är också viktigt att listan kontinuerligt ses över och revideras så att den är så aktuell som möjligt. Förslaget är därför att checklistan hanteras centralt av aktörerna så att förvaltingen av den inte prioriteras bort. Checklistan i sin nuvarande form bedöms dock inte vara lämplig att använda i linjearbetet. Det beror på att det är nödvändigt med den typ av samverkan som projektet bedriver, med fysisk närhet mellan aktörerna, för att listan ska fungera optimalt. För kundens bästa och för att optimera samverkan är det även viktigt att ta fram ett gemensamt tolkavtal för denna typ av samverkan. Både kunderna och medarbetarna har uttryckt vikten av att samma tolk följer kunden under spår 1


39

och 2. Detta ökar tryggheten för kunden och underlättar även i mötet med medarbetaren. Det har även visat sig vara viktigt att ha tolkar på plats under den gemensamma drop-in-verksamheten, något som Arbetsförmedlingen använder sig av i stor utsträckning i sin ordinarie verksamhet.

6.8.3 Generella slutsatser De extraordinära omständigheter som Sverige nu befinner sig i, med ett mottagande av ett stort antal människor på flykt, innebär att etableringsprocessen måste förändras, både inom statliga myndigheter och inom den kommunala verksamheten. Vi kommer att se fler och fler orter i Sverige som stiger till Norrköpings storlek i fråga om etablering och invandring. Bara under projektets tid kan man se att tre av pilotorterna har haft en ökning eller dubblering av antalet asylsökande, samt en mindre eller rejäl ökning av inskrivna i etableringsprogrammet hos Arbetsförmedlingen. Samverkan kommer att vara nödvändig för att ge människor på flykt den bästa starten i Sverige och i slutändan skapa tryggare medborgare. Ännu viktigare kommer det att bli att man tillsammans sätter kunden i centrum och ser den långsiktiga vinsten för samhället och inte bara vinsten för den egna verksamheten (både centralt och lokalt). Flera av de vinster som medarbetarna i projektet ser har det inte funnits möjlighet att mäta. Framförallt gäller det den tidsvinst som kunden gör initialt i sin etableringsprocess genom spår 1:1, men även den tidsvinst som sker när ett ärende är komplett för handläggning inom en myndighet eller kommun. Den första av dessa vinster har Payoff på sätt och vis lyckats beskriva, men det bör ändå tilläggas att medarbetarna generellt upplever detta som en rejäl tidsvinst för kunden. Det som tidigare tog kunden ungefär tre till fyra veckor att utföra (underrättelse om beslut hos Migrationsverket, anmälan om flytt till Sverige på servicekontoret, inskrivningssamtal hos Arbetsförmedlingen och eventuell ansökan om ekonomiskt bistånd/glappet hos kommunen), tar ungefär fyra timmar om man använder projektets spår 1:1. Medarbetarna upplever dessutom att samverkan under ett och samma tak ger en stor tidsvinst, både för kunden och för deras eget arbete, eftersom medarbetarna förstår etableringsprocessen mycket bättre. De upplever också att deras medarbetargrupp utökats till att omfatta även medarbetarna från övriga aktörer, vilket minskat känslan av ”vi och dem” mellan aktörerna. Som exempel kan nämnas att en nyanländ vände sig till servicekontoret i Ljusdal utanför projektverksamheten för att ställa frågor om att ansöka om främlingspass.20 Servicehandläggaren kunde då hjälpa kunden att boka en tid för ansökan hos Migrationsverket i Sundsvall, eftersom hon fått information från sin

20 Främlingspass utfärdas av Migrationsverket till de personer som inte kan få ett hemlandspass på grund

av skyddsskäl gentemot hemlandets myndigheter.


40

medarbetare på Migrationsverket att det var dit kunderna skulle vända sig för ansökan om främlingspass. Innan projektet startade hade servicehandläggaren istället skickat kunden till Migrationsverkets kontor i Söderhamn där de handlägger asylärenden för kunder bosatta i Ljusdals kommun. Först där hade kunden då fått information om att en tid måste bokas i Sundsvall. Den andra tidsvinsten är svårare att redovisa eftersom projektet faktiskt inte följt specifika ärenden genom handläggningsprocessen, men känslan hos medarbetarna är att fler ärenden är kompletta när en ansökan eller anmälan lämnas in till någon av aktörerna. Detta borde innebära att handläggningen back office går snabbare eftersom man slipper begära in kompletteringar från kunden eller tredje part. Att driva ett projekt i linjearbete utan budget har både för- och nackdelar. En fördel är de korta kontaktvägarna, eftersom medarbetarna jobbar i verksamheten och projektet samtidigt. En annan fördel är att det blir lättare att föra över de nya arbetssätten till verksamheten vid projektavslut. Nackdelarna är den tajta budgeten och att kostnader som uppkommer kan belasta linjearbetets budget. Det kan också vara svårt för projektledningen att styra upp arbetet när projektdeltagarna/medarbetarna inte har specifik tid avsatt att jobba med projektet. En mer direkt styrning av projektdeltagarnas arbetstid i projektet skulle därför ha varit önskvärd, tillsammans med en ekonomisk möjlighet att föra bättre statistik inom projektet. Om projektets arbetssätt och samverkan tillämpas på fler orter finns det en stor potential till effektivisering och besparing även på dessa orter, både för kunderna och för aktörerna.

6.8.4 Fler möjliga effektiviseringar Det finns självklart förbättringspotential inom projektet när det gäller arbetssätt och hur samverkan ska fungera. Men även inom respektive aktör finns det specifika frågor att fundera över. För Arbetsförmedlingen skulle det vara aktuellt att fundera på om det finns en vinst eller förlust i det som beskrivs som manuella inskrivningssamtal, eftersom medarbetarna verkar vara oense i frågan. Vissa medarbetare ser vinsten i att kunden blir inskriven manuellt samma dag som uppehållstillståndet underrättas, medan andra menar att detta inte är en vinst, varken för kunden eller för Arbetsförmedlingen. Skulle processen kunna effektiviseras genom att ha ett gemensamt möte för inskrivning och upprättande av etableringsplan? Skatteverket bör se över möjligheten att handlägga anmälan om flytt till Sverige i anslutning till lokalen där samverkan sker. På samma sätt behöver Försäkringskassan se över den möjligheten när det gäller registrering av försäkringstillhörighet hos myndigheten. Detta skulle skynda på


41

etableringsprocessen ytterligare, samt eventuellt lösa frågan kring Arbetsförmedlingens inskrivningssamtal och upprättande av etableringsplan. Pensionsmyndigheten föreslås titta vidare på rutinändringar och lagändringsförslag kring äldreförsörjningsstöd. De kommuner som idag inte bedriver någon samlad organisation kring nyanlända, bör fundera på att göra det eller åtminstone tillsätta en koordinator som kan hjälpa de nyanlända med alla sorters frågor inom kommunen. Detta för att undvika att ytterligare ledtider skapas för de nyanlända mellan kommunens egna förvaltningar. Slutligen skulle det även vara önskvärt att Migrationsverket deltog i samverkan inte bara med medarbetare från processen Att söka skydd, utan även från processen Att komma till Sverige, dit anhöriginvandringen tillhör. För en nyanländ som har sin familj i ett annat land kan det vara svårt att fokusera på etableringsprocessen innan hon eller han är återförenad med sin familj. Därför borde det vara naturligt att även inkludera processen Att komma till Sverige i projektets typ av samverkan.


42

7 Slutord

Under projektets gång har situationen i Sverige förändrats avsevärt när det gäller antalet asylsökande i Sverige. Regeringen har under november månad annonserat att man kommer införa en tillfällig lagstiftning som inte ger omedelbar rätt till permanent uppehållstillstånd för asylsökanden, utan istället tidsbegränsade uppehållstillstånd på ett eller tre år. Hur detta kommer att påverka nyanländas möjlighet till att ta del av etableringsformen återstår att se. Att få sex olika aktörer att samverka kring en gemensam kund är inte en lätt uppgift. Lösningen i detta projekt har varit dels att hela tiden sätta kunden i centrum och dels att få medarbetarna från de olika aktörerna att svetsas samman till en gemensam arbetsgrupp med gemensamma mål. Projektet har dessutom från första början haft engagerade medarbetare och chefer på lokal nivå, samt en lyhörd styrgrupp på central nivå. Idéer om nya arbetssätt har diskuterats, stötts och blötts, för att sedan användas eller förkastas. Tack vare detta driv och engagemang har projektet inte bara blivit lyckat ur kundens, projektets och aktörernas perspektiv, utan har även utsetts som en av mottagarna av ett Best Practice Certificate från European Institute of Public Administration (EIPA).21 Utmärkelsen är ett bevis på ett fantastiskt samarbete och har, om möjligt, sporrat arbetsgruppen att prestera ännu bättre. Ett stort tack till alla medarbetare, chefer och styrgruppsmedlemmar som har gjort detta projekt möjligt. Tillsammans har vi lyckats skapa ”en väg in” för våra gemensamma kunder.

21 I bilaga 6 Evaluation Summary Notes från EIPA beskrivs anledningarna till varför Mötesplatser och

information tilldelats certifikatet. Mer information om utmärkelsen finns på www.epsa2015.eu. Projektet heter Venue and Information på engelska.

Migrationsverket (MIV)

Servicekontor (SK) Försäkringskassan (FK) Skatteverket (SKV) Pensionsmyndigheten (PM)

Arbetsförmedlingen (AF)

Kommunen

Fas

Fas

Fas

Fas

Kat. 1bBosättnings-funktionen i

Norrköping tar emot info från

kommunen och placerar ut x

antal kvotflyktingar

Beslut om UT registreras

Beställer orgnialhandlingar från Verifieringsförvaring

(VEFÖ)

Kallelse till UT-samtal

Mailar AF om UT

1 dag/1-2 veckor

Frågor om beslutet

Underrättelsesamtal inom 30 dagar

1-2h

Bosättnings-underlag till kommunen

Utskrift av LMA

ersättnings-besked

(fr.o.m.-t.o.m.)

Kat 2 Får UT-kort,original-

handlingar och kopia på pass.

Bor kvar på anläggningen,

erhåller dagersättning,

inväntar kommunplats

Underrättar om beslutet, upprättar

bosättnings-underlag till kommunen,

lämnar ut UT-kort, lämnar ut busskort,

informerar om etablerings-

processen och meddelar tid för

samtal hos AF

30 dagar/40-60 dagar

Kat. 3 Allmän information om

anknytnings-ärenden genom hela processen,

hänvisas till tillståndsenheten

Kat 2. Frågor ang. skola och

SFI

Förfrågan från AF, omfattas

personen av etableringen

Kat. 2 Mail från FK, AF ang. dag-ersättning

(under hela pro-cessen)

Förfrågan från Kommun ang sista

dag med LMA-ersättning

EBO -Kommunplacerad, skrivs ut 30+1 dag

efter beslut

Dagsersättning upphör en månad

efter beslut.

Förfrågan från AF, omfattas personen

av etableringen

Frågor om t.o.m. för dagersättning

Förfrågan från FK om sista dag med

LMA ersättning

Kat. 2 Frågor om när man får flytta (återkommande)

Kat 2 Flyttsamtal erhållit kommunplats

Kat. 2EBO-adress lämnas in av

den nyanlände

Kat. 2Bosättnings-

underlag skickas till kommunen

Kat. 2Informerar AF

om EBO

Kat. 2Den nyanlände

efterfrågar hjälp med flytten

Kat. 2AF eller

kommunen efterfrågar hjälp

med flytten

Kat2. Har fått bostad och skrivs ut från ABO

Förfrågan från SKV till MIV gällande ID-

handlingar

Fråga om familjeanknytning

återkommande

Impuls till kommunen

(utbildningsförvaltningen) om asylsökande

barn

SKATTEVERKETDen nyanlända vill

ansöka om pnr innan beslut om

uppehållstillstånd

SKATTEVERKETAnmälan om flyttning till

Sverige

SKATTEVERKETStöttar vid ifyllande av

anmälan.Kontrollerar dokument

och handlingarUT-kort, pass,

vigselintyg, födelsebevis

Anmälan flyttning till Sverige SKV 7610Anmälan flyttning till Sverige SKV 7610

SKV/FK/PMInformerar om

nästa steg i processen; ID-kort Socialförsäkringen

Eventuellt bokning av telefontolk

SKATTEVERKETBeslut om pnr/flytt

till Sverige

SKATTEVERKETFråga om

personnummret är klart.

Handläggningstider

Besök för komplettering

SKATTEVERKETKontrollerar:

- ID-handlingar- Identitet

- Uppgifter hos Migrationsverket

-Relation till eventuell

intygsgivare

PENSIONSMYNDIGHETEN- Stöttar vid ifyllnad av ansökan

- Allmän pension- Barnpension/

Efterlevandestöd-Bostadstillägg/Äldre

försörjningsstöd- Informerar om krav och

skyldigheter- anmälan konto

FÖRSÄKRINGKASSANStöttar vi ifyllnad av ansökan

- Allmänt barnbidrag (ABB)FK 5780- Bostadsbidrag (BoB) FK 5096

- Bostadsersättning (BE) FK 6703- Etableringstillägg (ET) FK 6700- Föräldrapenning (FP) FK 7480

- Försäkringstillhörighet (FTH) FK 5456- Underhållsstöd (US) FK 5012

Ansökan om förmåner PMAnsökan om förmåner PM

Ansökan om förmåner FKAnsökan om förmåner FK

Ansökan id-kort SKVAnsökan id-kort SKV

UT-kort, pass, intyg som

styrker relation

UT-kortPass

2 veckorAviseringsbrev SKATTEVERKET

Hämtar ID-kort- Kontrollerar

aviseringsbrev och identitet

Eventuellt beställa nytt

aviseringsbrev

Beslut om uppehållstillstånd Förfrågan

till MIV om sista LMA

utbetalning

Beslut FTH

Beslut ABB

Beslut US

Beslut ET

Beslut BE

Beslut FP

30 dagar

2 månader

30/45 dagar

30/45 dagar

30 dagar

Beslut BoB30 dagar

SKATTEVERKETYtterligare besök av kund vars ID-kort är skickat på fördjupad

granskning- informerar om det pågående

ärendet- tar emot eventuell

komplettering

Aviseringsbrev

SKATTEVERKETHämtar ID-kort- Kontrollerar

aviseringsbrev och identitet

SKVATTEVERKETPersonbevis

Frågor om utbetalningar och

handläggnings-process (SKV och

FK) Återkommande

FÖRSÄKRINGSKASSANUtbetalningsbesked

för att öppna bankkonto

FÖRSÄKRINGSKASSAN Kontoanmälan

(FK5605) 2-3 veckor

SKV/FK/PMVad händer nu?

Servicekontoret hänvisar vidare kunden till rätt myndighet/

enhet inom kommun

SKATTEVERKETFamiljebevis för

familjeanknytning

SKATTEVERKETVill ha slutskattebesked

(044 Bild TP) som ska lämnas till kommunen

(försörjningsstöd)

FÖRSÄKRINGSKASSANAvsluta eller på börja

Föräldrapenning och påbörja eller avsluta etablering.

SKATTEVERKETKat 3

Registrering av relationer

SKATTEVERKETKat 3

Frågor om relationer i folkbokföringen/begäran

om personbevis

FÖRSÄKRINGSKASSANKat 3

Ändring av bidrag, impuls till kommunen

FÖRSÄKRINGSKASSAN Kat 3

Frågor om ersättning/bidrag när nya relationer

registrerats.

SKATTEVERKETBeslut om registrering

av relation

SKATTEVERKET Kat 3

Frågor om varför relation ej kunnat

registrerats

Ansökan om förmåner FKAnsökan om förmåner FK

FÖRSÄKRINGSKASSAN Stöttar vi ifyllnad av ansökan

- Försäkringstillhörighet (FTH) FK 5456- Barnbidrag (ABB)FK 5780

- Underhållsstöd (US) FK 5012- Etableringstillägg (ETA) FK 6700- Bostadsersättning (BE) FK 6703

- Bostadsbidrag (BoB) FK 5096- Föräldrapenning (FP) FK 7480

SKATTEVERKET: adressändring

vid flytt

FÖRSÄKRINGSKASSAN/PENSIONSMYNDIGHETEN

Stöttar vi ifyllnad av ny ansökan pga flytt- Bostadsersättning (BE) FK 6703

- Bostadsbidrag (BoB) FK 5096-Bostadstillägg/Äldre FS

SKATTEVERKETKat 3

Komplettera ansökan om registrering av

relation

FÖRSÄKRINGSKASSANFrågor om utbetalning

av etableringsersättning

återkommande


ansöka om pnr innan hen fått UT-kort


ansöka om sammordningsnr pga

av jobb

SKATTEVERKETStöttar vid ifyllnad av ansökan, kontrollerar

handlingar och identitet.

SKATTEVERKETBeslut om

sammordningsnr

Frågor om hur person med sammordningsnr ska få sin lön utbetald, pga ej

möjlighet att öppna bankkonto

Impuls från Migrationsverket

angående person beviljats UT

Kat. 2 Kallelse till gruppinfo

om bosättningsprocessen

Kallelse till etableringshandläggare

Besök Etableringssamtal-Kartläggning av

arbetslivserfarenhet och utbildningsbakgrund

- Kontroll ID/UT-kort- Kopia på skriftligt

beslut om UT- Kontrollera

omfattning av etabl. med MIV

-Samtycke till informationsutbyte

Ansökan om etableringsersättningAnsökan om etableringsersättning

Inskrivningssamtal

Beslut om etablerings-

ersättning under medverkan

Dagsanteckningar vid varje besök

(AIS)

Lämnar in personbevis,

meddelar personnummer

Basinformation vid 4 tillfällen1+2: info om

uppdraget och AF

3: SKV och FK4: månads-redovisning

8-14 dagar

NorrköpingAnmälan till

IKSE (Interkulturella språkenheten)

Anmälan till SFI/SO

1-10 dagar

Info till MIV om utflyttning

Kartläggning 1-2 mötenAIS

Beslut om Etableringsplan)

Beslut om Etablerings-ersättning

Beslut om Etableringslots

Kat. 1: 30-60/30-90 dagarKat. 3: 1-60/1-90 dagar

Kat. 1 och 3Skriver ut beslutsmeddelande

(behövs för att öppna bankkonto, skaffa lght etc.)

Kat2.Intyg att visa för hyresvärden

Val av Lots Beslut i AIS

Anmälan om ledighet Anteckning i AIS

Frågor om planering, kontrollerar planeringen och

svarar på frågor

Praktikunderlag och anställningsstöd

Skriver ut info & ansökan

Ansökan om anställningsstödAnsökan om anställningsstöd

Byte av LotsBeslut om lotsbyte

Adressändring, uppdatering i AIS

Kat 2Inom 12 mån från

folkbokföringsdatumet övergår personen till Kat 1 och påbörjar

etableringen oavsett om personen har bostad eller inte

Kat. 2ID- och UT-kortKopia av beslut

om UT

Kat. 2Upprättar

bosättningsunderlag

2-4 veckor/2-8 veckor

Kat 2Info om bosättningsprocessen

Kat 2Meddelar egen adress

Uppdaterar i AIS: övergår till Kat1

Kat. 2 Info om

kommun, bostad, flytt

Anvisnings-beslut

Kat. 2Impuls till MIV

Avbrott bosättnings

-ärendet

Bosatt utanför Norrköping, Beslut

om Etableringssamtals-

resa

Glappbrev

Hänvisar den nyanlände till Servicekontoret/

Försäkringskassan för ansökan om

föräldrapenning

Lämnar in månadsredovisning i slutet av varje månad

Avisering till FK

Uppföljnings-samtal, ev.

revidering av plan (ungefär

var tredje månad)

Vill boka tid med sin handläggare

Vill byta aktivitet

Avslutningssamtal Nekad anvisning i handen att lämna till kommunen

för att kunna få försörjningsstöd

Utskrivning (trepartssamtal)

Bevaka att tiden inte överskrider ett år från folkbokföringsdatum

Uppföljning- arbete- studier

Tar emot info om lägenhet,

familjen tackar ja eller nej

Avisering till kommunen om

placering

BorlängeAviserings till

kommunen att det finns barn

som är 8 månader

Samtliga kommunerDen nyanlända

kontaktar ibland SFI/SO på eget initiativ

Impuls från Migrationsverket

(utbildningsförvaltningen) om asylsökande barn

Mottar bosättnings-underlag från

MIgrationsverket

Förfrågan till Migrationsverket ang sista dag med LMA-ersättning

Kat. 1b Informerar MIV

om att kommunen kan

ta emot kvotflyktingar

Kat. 1bDagarna innan

ankomst: möblerar

boende och fyller kyl/frys

Kat. 1bHandläggare

hämtar familjen på flygplats/

tågstation och tar dem till boendet

Kat. 1bHandläggare

följer med familjen till

myndigheter, skaffa ID-kort, hälsounder-

sökning

AlingsåsKat. 1b

Ger info om Alingsås,

boende och framtida möten

LjusdalKat 1b.

Flyktingenheten kontaktas av

MIV – potentiella

nyanlända med UT

LjusdalKat 1b. COP –

eventuell infoinsats innan de

nyanlända kommer till

Sverige

BorlängeKat3

Hjälp med ansökan om uppehållstillstånd.-ta fram blankett-telefonkontakter

Ifyllnad av blankettInfo till handläggareHjälp med bifogade

handlingar

BorlängeSpontan besök i

reception NY REGISTERING

-Kopia UT-Kort-Kopia skriftliga

beslut.Kopia AF beslut

Besök ekonomi

Gruppinformation: Ekonomi

Beslut om försörjningsstöd

Besök barn och familj

-Kartläggning hälsa,

utbildning och familjeförhållan

den

Besök vuxna

-Kartläggning Hälsotillstånd,

arbete och utbildning

Gruppinformation: välkommen till Brolänge.Anpassat efter språk och

behov

Aviseringar ex Barnomsorg,

skola, sjukvård och övrigt enl

individs behov.

NorrköpingFörsörjningsstöd

(innehåller även ansökan om tandvård)

- Begär in beslut om UT- T.o.m. för LMA- Kopia pass/ID

- Kontobevis/fullmakt- Beslut om

Etableringsersättning från AF

Tillfälliga nummer för

de som saknar pnr

Kontroll SSBTEK, bl.a.

Försäkringskassan och

Arbetsförmedlingen

Tandvårds-ansökan

handläggs av speciell

handläggare


10 dagar frånkomplett ansökan

Fortsatt behov av försörjningsstöd

LjusdalBeslut om

personnummer - lämnar in ansökan om

SFI

Antagnings-samtal med studie- och

yrkesvägledare (eventuellt

trepartssamtal med AF)

Antagnings-möte varje

måndag

Inskrivning och individuell studieplan

Den nyanlände placeras i grupp utefter tidigare

skolgång

Introduktions-grupp i 4 veckor

Placeras i grupp A, B, C eller D

Slutprov grupp D – skrivs ut

Skrivs in på Komvux för

vidare studier

Vägledningssamtal för vidare studier

NorrköpingSFI/SO

Skickar kallelse samt genomför

kartläggning

2 veckorSkickar kallelse

till kursstart

Kat. 1: 1 månad/2 månaderKat. 2: 3 månader/4 månader

SFI kursen börjar

LjusdalInskrivning på

flyktingenheten

Ansökan om

hemutrust-ningslån till

CSN

Beslut om glappersättning

Hälsosamtal

Bovårdsinsatser

Underrättelse till diverse

avdelningar inom

kommunen beroende på

behov (handikapp,

hemtjänst etc.)

Följer med (överlämnar) till

andra aktörer



NorrköpingPlacerings-

handläggare

NorrköpingIKSE

Barnomsorg/Skola

- Barnets ålder

Placering förskola

(barnomsorgskö 4 mån)

F- och 1-klass (placeras i

ordinarie klass)

Hälsosamtal

Mottagnings-samtal

Mottagnings-samtal

Beslut om placering

Beslut om placering

Grundskola

Gymnasiet, språk intro

2-4 månader

2-4 veckor

2-4 veckor

2-4 veckor

Information från SkolverketInformation från Skolverket

NorrköpingMottar impuls från Migrationsverket

BorlängeBesök barn och

familj-Kartläggning hälsa,

utbildning och familjeförhållanden

Aviseringar ex Barnomsorg,

skola, sjukvård och övrigt enl

individs behov.

BorlängeTar emot avisering från Arbetsförmedlingen om

barn i behov av barnomsorgStäller barnet i barnomsorgskö

LjusdalUtbildningsförvaltningen tar emot impuls från MIV

Grundskolan får information om

barnen

Skolan skickar lärare för möte med föräldrar och inskrivning

av eleven

Barnet börjar förberedande klass (allmän

förskola 3-5 år eller grundskola

6-15 år)

Elev erbjuds modersmåls-undervisning

Barnet börjar vanlig skola (inom 1 år)

1 år

AlingsåsDen nyanlände söker själv upp

kommunen

Information om samhälle, myndig-heter, stadsvandring,

kontrakt-skrivning på lägenheten3-4 möten

Anmälan till SFI

Ansökan Försörjningsstöd

Ansökan hemutrustningslån

CSN

Informationsmöte lagar och regler


Fortsatt behov av försörjningsstöd Alingsås

Motar avisering från Arbetsfömedlingen om

kommunplacering

Kommunen aviserar

förskola/skola

Inskrivningssamtal med förskola/skola

bokas

Återkommande aktiviteter/

utflykter med flyktingpedagoger

Eventuella besök hos

mottagningsenheten och skola

Kat3 (P)appersansökan

Anhörig bokar tid på utlandsmyndigheten

Kat3 E-ansökanAnhörig registrerar

konto på migrationsverket.se

och lämnar in ansökan om anknytning

Kat3 EDen nyanlända

får ett e-mail att hen måste

registrera sig och fylla ett

formulär.

Kat3 (E ) Anhörig blir uppmanad att ta

kontakt med utlandsmyndigheten

och boka möte

Kat3 (E ) Migrationsverket,

kontrollerar ansökan och skickar begäran till

utlandsmyndighet

Kat3 (E ) Anhörig bokar tid på

utlandsmyndigheten

Kat3 (E ) Utredning på Utl myndigheten

Kat3 (E ) Migrationsverket får tillbaka ansökan från

Utl myndighet

Kat3 (E ) Eventuell kompl eller kontakt

med anhörig eller den nyankända

Kat3 (E ) Eventuell utredning med

nyanländ

Kat3 (E ) Beslut om uppehållstillstånd (ca 14

mån efter ansökan)

Kat3 (E ) UT/PUT-kort skickas

till utl myndighet. Kan hämtas ut 3-4 veckor efter

beslutet)

6 månader 2-8 månader

Kat3 Kund vill begära förtur av sitt

anknytningsärende

Kat3 Frågor om status i ärendet

Kat3 (P ) Lämnar in ansökan på

utlandsmyndighet och utreds.

Kat3 (P ) Utl myndighet skickar ansökan till

Migrationsverket via kurirpost

Kat3 (P ) Migrationsverket tar

emot kurirpost3-4 veckor

Kat3 (P ) Den nyanlände får ett brev med ett formulär att fylla i. Skickas åter till MIV inom 4 veckor.

(Det finns ca 10 olika formulär att tillgå

beroende på familjeförhållande

mm)

Kat3 (P ) Migrationsverket tar

emot besvarat formulär och ärendet

hamnar i kön

Anhörig ges möjlighet att

lämna DNA i vissa fall, (Somalia)

Kat3 (P ) Ärende delas ut för prövning

Kat3 (P ) Eventuell kompl eller kontakt

med anhörig eller den nyankända

Kat3 (P ) Eventuell utredning med

nyanländ

Kat3 (P ) Beslut om uppehållstillstånd (ca 18

mån efter ansökan)

Kat3 (P ) UT-kort skickas till utl

myndighet. Kan hämtas ut 3-4 veckor

efter beslutet)

Anhörig ges möjlighet att

lämna DNA i vissa fall, (Somalia)

Kat3 (P ) Främlingspass beviljas (Somalia)

2-8 månader

4-8 veckor

Kat3Den nyanlända

aviserar kommunen att anhöriga har fått uppehålls-tillstånd, samt trolig ankomst

till kommunen.

AlingsåsSFI-anmälan lämnas in av

den nyanlände när denne fått

personnummer och är

folkbokförd i kommunen

Kursstart(2-6 veckor

efter anmälan)

Påskrift av SFI-lärare på

månadsredo-visningen

15 h/vecka + 6 h

studiehall(kvällskurs 3 h/vecka)

Under SFI erbjuds språk-

praktik, studie- och yrkesväg-ledning

BorlängeRegistrering av

SFI-ansökan

Anntagnig till SFI (fyra

antagningar per år)

4-5 mån

AlingsåsTar emot anmälan om

SO från Arbetsförmedlingen

Betalar till Gölteborgs region och

stämmer av SO

AlingsåsSamtalsgrupper

Mänskliga rättigheter

Eventuella besök hos

folkhögskola och

studieförbund

Aktivitet som leder processen framåt

Aktivitet som stannar av

Impuls från en myndighet till en annan

Beslut inom respektive myndighet

Fysiskt besök initierat av myndigheten

Fysiskt besök initierat av kunden

Teckenförklaring

Förfrågan från en myndighet till annan

Skriftlig information

Frågor per telefon

Blankett för ansökan/anmälan

Handlingar som den nyanlände tar med sig mellan myndigheterna

7-14 dagar

FörkortningarKategori 1 (Kat 1)- Beviljats uppehållstillstånd, omfattas av etableringsuppdraget och är

kommunplacerade.

Kategori 1b (Kat 1b)- Kvotflyktingar

Kategori 2- Beviljats uppehållstillstånd, omfattas av etableringsuppdraget och bor kvar på anläggningsboende. Ej kommunplacerad.

Kategori 3- Omfattar anhöriginvandring som kommer till följd av bosättning i Sverige.

Arbetsförmedlingen (AF)AIS- Arbetsförmedlingens informationssystemJOB- Jobb och utvecklingsgarantin SFI- Svenska för invandrareSO- SamhällsorienteringUGA- Ungdomsgarantin

Försäkringskassan (FK)ABB- Allmänt barnbidragBE- BostadsersättningBOB- BostadsbidragFP- FöräldrapenningFTH- FörsäkringstillhörighetET- EtableringstilläggETA- EtableringsersättningUS- Underhållsstöd

KommunenCOP- Cultural orientation program, en första informationsinsats om det svenska

samhället för kvotflyktingar.

SSBTEK- Sammansatt bastjänst, info från AF, FK, SKV, CSN, A-kassaIKSE- Interkulturella språkenhetenGlappet- Den nyanlände står ofta utan ersättning från det att Migrationsverket

betalar ut sista dagersättningen (i förskott) till dess att Arbetsförmedlingen beviljar etableringsersättning (i efterskott). Under denna period, som kallas glappet, kan kommunen bevilja ekonomiskt bistånd till den nyanlände.

Migrationsverket (MIV)ABO- AnläggningsboendeEBO- Eget boendeLMA-ersättning - Dagersättning från Migrationsverket (Lag om mottagande för asylsökande)

UT- Uppehållstillståndskort

Skatteverket (SKV)Anmälan om flyttning till Sverige- Ansökan för att bli folkbokförd i Sverige

och tilldelas personnummer.

Pensionsmyndigheten (PM)AP- Allmän pensionBTP- Bostadstillägg ÄFS- Äldreförsörjningsstöd

1-4 veckor

SKATTEVERKETKat 3

Ändring av relation, impuls till FK

FÖRSÄKRINGSKASSANEventuellt påbörja

aktivitetsstöd

Eventuellt in i jobb- och

utvecklings-garanti (JOB)

eller ungdomsgaranti

(UGA)

1-6 månader

Avslagsbeslut om Allmän pension

Beslut Barnpension

Efterlevandestöd

Beslut BTP/ÄFS

1-10 veckor

1-3 månader

6-12 månader

Pilot Mötesplatser

Kvalitétsgranskning etableringsplaner

januari, juni och november 2015 kontoren:

Borlänge

Ljusdal

Alingsås

Norrköping

Allmänt om granskningen

Urval

• Personer som är aktuella i etableringen och har haft etableringsplan 0-6 månader vid tid för granskning.

• Ej sjukskrivna eller föräldralediga.

• 10 kvinnor och 10 män per kontor (kvinnorna kommer först i ”trasmattorna”.

• För kontoret Alingsås är antalet kvinnor i granskningen januari, juni och november mindre än 10.

• För kontoret Ljusdal är antalet kvinnor i granskningen januari mindre än 10.

Genomförande

• Granskningen är genomförd av kvalificerad handläggare Yvonne Thorsson, Etableringssamordnare i MO Södra Mälardalen Östergötland och har tidigare genomfört granskning för Avdelning Integration och Etablering.

Antal personer tillhörande etableringsuppdraget

januari och juni 2015:

• Sverige: januari ca 43.100 -juni ca 47.200 – november ca 52.500

Kontoren:

• Borlänge januari ca 460 -juni ca 470 - november ca 502

• Ljusdal januari ca 170 -juni ca 187 - november ca 216

• Alingsås januari ca 120 -juni ca 183 - november ca 199

• Norrköping januari ca 1300 -juni ca 1283 - november ca 1420

------------------------------------------------------------------------------- Färgkodning i

trasmattan Rött = Avgörande delar saknas.

Orange

= Vissa delar uppfyllda och

genomförda men det saknas

delar för att vara uppfyllt.

Grönt = Alla delar uppfyllda.

Borlänge november 2015:

Borlänge - januari, juni – november 2015:

Kommentarer Borlänge 2015:

• Matchningsunderlagen generellt har inte förbättrats i denna granskning. Ingen påtaglig skillnad mellan män och kvinnor. 75% av ärendena är inte matchningsbara.

• Ingen har fått sin kompetens validerad eller yrkeskompetensbedömd i denna granskning.

• Arbetsmarknadspolitiska bedömningen (AMP) har fortsatt utvecklingspotential genom att koppla ihop med arbetsmarknadens behov och val av lämplig av insats. För kvinnorna har AMP förbättrats något sedan tidigare granskningar i januari och juni.

• Aktiviteterna i etableringsplanen kopplade till AMP har inte förändrats till det bättre över tid. Uppvisar liknande resultat i januari som denna granskning i november. Inget förbättring över tid kan noteras.

• Låg grad av aktiviteter som är kopplade till konkret arbetsplats, särskilt männen uppvisar något sämre resultat i denna granskning än tidigare.

• Den röda tråden i både männens och kvinnornas ärenden är tydligare i denna granskning än tidigare, särskilt för kvinnorna.

• Fortfarande hög grad av aktiviteter kopplat till myndighetsutövning, ekonomi, bostad, periodiska rapporter m.m

• Sammanfattningsvis kan en svag förbättring skönjas av kvalitén i etableringsplanerna även om den är liten, både för kvinnor och män.

Ljusdal november 2015:

Ljusdal – januari, juni och november 2015:

Kommentarer Ljusdal 2015:

• Kvalitén i matchningsunderlagen är i princip oförändrad för både kvinnor och män i jämförelse med granskningen i januari. 25% av ärendena är matchningsbara.

• Ingen har fått sin kompetens validerad eller yrkeskompetensbedömd.

• Resultatet av den arbetsmarknadspolitiska bedömningen (AMP) är i princip oförändrad för både män och kvinnorna. Kan fortsätta att utvecklas genom att koppla ihop arbetsmarknadens behov av arbetskraft och val av lämplig insats.

• Aktiviteterna i etableringsplanen kopplade till AMP har förbättrats avsevärt både för kvinnorna och för männen.

• I princip oförändrad grad av aktiviteter som är kopplade till konkret arbetsplats, gäller både kvinnor och män, kan bero på den korta tid som personerna har haft tillgång till etableringsinsatser (2-7 månader).

• Den röda tråden är fortsatt tydligare i männens ärenden även om kvinnornas resultat förbättrats i denna granskning.

• Fortsatt hög grad av myndighetsutövning, mindre del av framåtsyftande samtal och uppföljningar av pågående aktiviteter.

• Sammantaget uppvisar granskningen en något bättre kvalité i etableringsplanerna för både männen och kvinnorna sedan granskningen i januari.

Alingsås november 2015:

Alingsås – januari - juni – november 2015:

Kommentarer Alingsås juni 2015:

• Matchningsunderlagen har förbättras både för kvinnorna och männen i granskningen sedan januari. Fler män än kvinnor är matchningsbara trots att kvalitén i matchningsunderlagen har förbättrats både för kvinnorna och männen.

• Ingen i granskningen har fått sin kompetens validerad eller yrkeskomptensbedömd.

• Den arbetsmarknadspolitiska bedömningen (AMP) är i stort sett oförändrad både för kvinnor och män jämfört med tidigare granskning. AMP kan fortsätta att utvecklas, både för kvinnor och män, koppla ihop med arbetsmarknadens behov av arbetskraft och lämplig insats.

• Aktiviteter i etableringsplanen som har bäring på den arbetsmarknadspolitiska bedömningen har förbättrats avsevärt för männen i granskningen. För kvinnorna är resultatet något bättre än tidigare mätningar men inte på samma nivå som männen i denna granskning.

• Fortsatt låg grad av aktiviteter som är kopplade till konkret arbetsplats.

• Den röda tråden för kvinnor och män är i princip oförändrat sedan mätningen i januari. Lite fokus på arbetet och arbetsplatsnära aktiviteter.

• Sammantaget visar granskningen en aningen bättre kvalité i etableringsplanerna för både kvinnorna och männen sedan granskningen i januari.

Norrköping november 2015:

Norrköping – januari – juni november 2015:

Kommentarer Norrköping:

• Kvalitén i matchningsunderlagen har förbättras överlag både för männen och för kvinnorna sedan första granskningen. Trots att matchningsunderlagen har förbättrats är antalet matchningsbara personer färre, särskilt bland kvinnorna i denna granskning. Fler män än kvinnor har mer än ett sökt yrke.

• Ingen har i denna avslutande granskning fått sin kompetens validerad eller yrkeskompetensbedömd.

• Den arbetsmarknadspolitiska bedömningen (AMP) håller i princip samma kvalité i samtliga tre mätningar både för kvinnor och män. AMP kan fortsätta att utvecklas ytterligare genom att koppla ihop arbetsmarknadens behov av arbetskraft med lämplig insats.

• Aktiviteternas innehåll i etableringsplanerna kopplade till AMP har förbättrats för männen i denna granskning. Sett till samtliga tre granskningarna har aktiviteterna kopplade till AMP varken förbättrats eller försämrats.

• Aktiviteter som är kopplade till konkret arbetsplats har ökat för männen i denna granskning, för kvinnorna är resultatet i princip oförändrat sedan granskningen i januari.

• Endast 15 % av ärenden i granskningen saknar en röd tråd i handläggningen. En förbättring har skett både för kvinnor och män sedan första granskningen då 45 % saknade en röd tråd.

• Sammantaget visar granskningen en högre kvalité i etableringsplanerna för kvinnor och män jämförelsevis med granskningen i januari, särskilt för männen i denna granskning.

• Mötesplatser kan ha haft en positiv inverkan på den förbättrade kvalitén i etableringsplanen både för männen och kvinnorna.

.

Nyanländas syn på ett nytt arbetssätt

Resultatet från en kvalitativ undersökning

Lotta Tunved & Moa Sandström 2015-11-27 1

Inn

eh

åll

2015-11-27 2

Inledning

2015-11-27 3

Bakgrund: Nya arbetssätt för att effektivisera

etableringsprocessen för nyanlända

2015-11-27

Inledning

• Migrationsverket startade under hösten 2013 ett upprop till de aktörer som ingår i processerna

för migration, introduktion, etablering och återvändande, kallat Samverkansuppdraget. En

gemensam målsättning i samverkansuppdraget var att hitta vägar som skulle göra det enklare

och smidigare för den enskilde individen. Uppdraget utmynnade i 6 olika förslag:

Initialprocessen, Mötesplatser och information, Prognoser och migrantprofiler, Boendeformer,

Sysselsättning samt Gemensamt ersättningssystem

• För uppdrag Mötesplatser och information sattes, under våren 2014, samman en arbetsgrupp

med Migrationsverket och Försäkringskassan som initiativtagare. Arbetsgruppen, med deltagare

från Skatteverket, Migrationsverket, Försäkringskassan, SKL och Arbetsförmedlingen bildade

därefter en styrgrupp. Till projektstarten hade även Pensionsmyndigheten anslutit till

styrgruppen.

• Fyra orter valdes ut till piloter i projektet: Alingsås, Borlänge, Ljusdal och Norrköping. Fokus i

projektet var att ta fram nya arbetssätt för att förbättra etableringsprocessen, både för den

nyanlände och för aktörerna.

• De fyra servicekontor som ingår i projektet tjänar som en plattform för samarbetet mellan

myndigheterna och kommunen. Det är servicekontorens lokaler som används för

Migrationsverkets delgivningssamtal, Arbetsförmedlingens inskrivningssamtal, gemensam drop-

in och andra bokade möten.

• Varje ort har fått möjlighet att utveckla egna arbetssätt till förbättrat samarbete och förenklad

etableringsprocess. I projektet har det även tagits fram en checklista. Denna är till för att ge de

nyanlända kontroll över processen samt underlätta för myndigheter och kommuner.

• Dessa nya arbetssätt och checklistan har nu styrgruppen utvärderat genom kvalitativa

djupintervjuer med nyanlända på servicekontoren i Ljusdal och Norrköping

4

Uppdraget: Utvärdera ett nytt arbetssätt med syfte att

förenkla för nyanlända i kontakterna med myndigheterna

2015-11-27

Inledning

Huvudsyfte 15 djupintervjuer genomfördes på

servicekontoren i Ljusdal och Norrköping.

Intervjupersonerna var rekryterade av

Arbetsförmedlingen.

Intervjuerna genomfördes med tolk och varje

intervju tog cirka 2 timmar.

Fältarbete Kartlägga vad de nyanlända anser om det nya

arbetssättet och den checklista som tagits

fram inom projektet samt se om det finns

förbättringsmöjligheter som underlättar

ytterligare för nyanlända.

5

Studiens målgrupp: Nyanlända till Sverige inom och utanför projektet

2015-11-27

Inledning

Målgruppen var nyanlända till Sverige och den var

uppdelad i två olika grupper.

KONTROLLGRUPP

En grupp nyanlända som inte ingått i projektet

och som fungerat som kontrollgrupp.

Kontrollgruppen hade fått sina uppehållstillstånd

tidigare men omfattades fortfarande av

etableringsprocessen – totalt 8 personer

Totalt medverkade 15 personer:

• 9 män

• 6 kvinnor

Intervjuer genomfördes på två orter:

• 6 intervjuer i Ljusdal

• 9 intervjuer i Norrköping

Av de medverkande kom:

• 4 personer från Eritrea

• 11 personer från Syrien

PROJEKTGRUPP

En grupp nyanlända som ingått i projektet och

som nyligen fått sitt uppehållstillstånd – totalt 7

personer

6

Målgruppen delar sig i två grupper utifrån bakgrund

2015-11-27

Bland deltagarna utkristalliserar det sig två olika grupper av nyanlända. Framförallt

skiljer de sig åt när det gäller utbildningsbakgrund, där en grupp är högutbildad och

den andra lågutbildad.

Detta får stor betydelse för deras möjligheter att ta till sig och tillgodogöra sig

information.

Det är viktigt att myndigheterna i mötet vet vem de har framför sig så att

informationen kan anpassa efter varje individs möjligheter och behov.

Inledning

7

Gruppen lågutbildade

Inledning

2015-11-27

Flash utvecklas i positiv riktning och har väldigt lojala

kärnkunder. Dessa är relativt få till antalet och står

för en stor del av omsättningen, vilket gör att varje

kund är extremt viktig. Ledningen upplever dock en

risk i en åldrande kundstock om den inte ”fylls på”

genom yngre konsumenter. De lojala kundernas

medelålder är i nuläget 56 år och ambitionen är en

måttlig föryngring mot en snittålder närmare 50 år.

Flash behöver generera fördjupad kunskap om sina

kunder (ofta och sällanköpare) för att kunna utveckla

kundbasen och varumärket i önskvärd riktning.

Flertalet av deltagarna har flytt från hemlandet på grund av

fattigdom. De vill hitta en ny framtid i Sverige.

Samtliga har som mest gått 8 år i skolan. Arbeten som nämns

är bonde, soldat, hemmafru och byggarbetare.

Deltagarna har inte någon omfattande erfarenhet av att söka

information på egen hand och de har ingen större datavana.

De förlitar sig i hög utsträckning på den information de får från

släkt och vänner. Detta medför att de inte alltid är

uppdaterade kring vad det är som gäller bl a i förhållande till

olika myndigheter.

Deltagarna försöker ta ett steg i taget och är inte uppdaterade

framåt, detta t ex när det gäller etableringsprocessen eller

olika myndigheters ansvarsområden.

De uttrycker en stor tacksamhet i förhållande till det svenska

samhället och har svårt för att ifrågasätta och ställa krav.

8

Gruppen högutbildade

Inledning

2015-11-27

Flash utvecklas i positiv riktning och har väldigt lojala

kärnkunder. Dessa är relativt få till antalet och står

för en stor del av omsättningen, vilket gör att varje

kund är extremt viktig. Ledningen upplever dock en

risk i en åldrande kundstock om den inte ”fylls på”

genom yngre konsumenter. De lojala kundernas

medelålder är i nuläget 56 år och ambitionen är en

måttlig föryngring mot en snittålder närmare 50 år.

Flash behöver generera fördjupad kunskap om sina

kunder (ofta och sällanköpare) för att kunna utveckla

kundbasen och varumärket i önskvärd riktning.

Flertalet av deltagarna i denna gruppen har flytt hemlandet på

grund av krig och de ser inte att de haft något annat val.

Samtliga har haft högavlönade arbeten i hemlandet. Yrken

som nämns är advokat, lärare, arkeolog, ingenjör, guldsmed,

och journalist.

De har en stor vana vid att själva söka information och de har

en stor datavana. Det är viktigt för dem att vara informerade

och de vill förstå vad som händer runtomkring dem. De nöjer

sig inte med den information de får från släkt och vänner utan

de vill söka information från källan för att känna sig trygga

med att den information de får stämmer. Detta medför att de

är något mer uppdaterade kring etableringsprocessen och

olika myndigheters ansvarsområden.

De uttrycker en tacksamhet för att de fått möjlighet att bygga

upp ett nytt liv i Sverige men har inte samma problem med att

kritisera och ifrågasätta hur etableringen av nyanlända

fungerar.

9

Jag går ofta tillbaka och frågar mig själv varför Sverige?

Men det är ju för krigets skull och för att göra någonting

bra för min familj så de klara sig.

Man, 39 år, projektgruppen

2015-11-27

Tiden före

beviljat

uppehållstill-

stånd

10

Tiden före beviljat uppehållstillstånd

2015-11-27

Viktigt med förståelse för perioden fram till

uppehållstillståndet

En lång och svår period

Det är viktigt att det finns en förståelse för hur perioden sett ut för

många av deltagarna fram till delgivningen av uppehållstillståndet.

Detta för att kunna förstå hur de upplever själva delgivningen och det

som sker i nära anslutning till denna, samt mötet med olika

myndigheter

Mår dåligt psykiskt av att behöva vänta

Många blir helt psykiskt nedbrutna av den långa sysslolösheten och

den långa väntan. Dagarna bara går utan mening och innehåll och

vardagen är enbart en enda lång väntan.

Från ”mörker till ljus”

I och med uppehållstillståndet upplever deltagarna att de får sina liv

tillbaka. De kan äntligen börja leva igen. Oavsett om de upplevt det

nya eller gamla arbetssättet, så går de i och med beslutet om

uppehållstillstånd ”från mörker till ljus”

Tiden i förläggningen var en enda lång ångestfylld

väntan som skapade tankar om självmord. Till slut

kändes det som om de som tog emot oss bara ville

förnedra oss.

Man, 48 år, kontrollgruppen

Väntan på uppehållstillståndet

har varit ett borttappat år då jag

inte gjort någonting vettigt.

Istället har jag bara blivit mer

och mer deprimerad.


11


2015-11-27

Varför tar processen från ansökan till beslut

så lång tid?

Varför måste processen ta så lång tid?

Många ifrågasätter hela asylprocessen och uttrycker att de inte kan förstå

varför den ska behöva ta så lång tid. Väntetiden på uppehållstillståndet

har för flera varit upp till 12 månader och ibland längre. De som fått vänta

allra längst har aldrig fått någon förklaring till varför det har tagit så lång

tid. Flera av deltagarna har dagligen varit inne på Migrationsverkets

hemsida för att se om beslut om uppehållstillstånd tagits. Så en vacker

dag finns det där till deltagarnas stora glädje.

Upplever ingen logik i systemet

Flera förstår inte hur systemet fungerar och ställer sig mycket frågande till

om det överhuvudtaget finns någon uttalad och fastställd process när det

gäller asylansökningarna. Deltagarna menar att de sett hur många

personer i deras omgivning, och som är i samma situation som dem, få

uppehållstillstånd trots kortare tid i Sverige. Det skapar stor oro och gör

att de börjar fundera över om de överhuvudtaget ska få uppehållstillstånd.

Väntan blir då ännu svårare.

12

Jag fick aldrig någon förklaring till varför det

tog sån tid att få mitt ärende utrett. Det känns

som att allting sker via slumpen, den känslan

är väldigt jobbig.

Man, 30, kontrollgruppen


2015-11-27

Tiden fram till beviljande av uppehållstillstånd

en enda lång ångestfylld väntan

Väntan på besked tär hårt på det psykiska välbefinnandet

Väntan på beslut upplevs som svår. Sysslolösheten har tärt

psykiskt på deltagarna. Det finns all tid i världen att tänka på

det som varit och på de som är kvar i hemlandet. Många av

deltagarna har familj och barn kvar och så länge de inte har

ett uppehållstillstånd kan de inte heller ansöka för familjen om

att få komma till Sverige. Oron för familjen är stor. Att inte

finnas där för dem tär. De vet i vilken utsatt situation de

befinner sig, både ekonomiskt och psykiskt, och att då inte

kunna bistå dem känns svårt.

Svåra förhållanden på förläggningsboendet

Förhållandena i förläggningsboendet beskrivs som mer eller

mindre outhärdlig. Där finns alldeles för många människor på

för liten yta och det är svårt att överhuvudtaget få någon

avskildhet. Kön till toaletter och duschrum är för det mesta

lång och det blir svårt att hålla sin hygien.

Kvinnor upplever sig som mer utsatta

De berättar hur de under en längre tid kände sig rädda för

sin säkerhet och hur de därför inte har kunnat slappna av.

Få möjligheter till sysselsättning skapar tristess

På förläggningen finns det få möjligheter till sysselsättning

och förströelse. Dagarna delas in utifrån mattiderna som är

de enda hållpunkterna under dagen. Flera beskriver att det

varken finns tillgång till Tv och Internet. Avskildheten och

tristessen medför konflikter och bråken blir många mellan

de olika grupper som bor tillsammans. Förläggningarna

ligger många gånger en bit från samhället. Ekonomin är

begränsad och omöjliggör många gånger för dem att ta sig

bort från förläggningen under några timmar.

13


2015-11-27

Tiden fram till beviljande av uppehållstillstånd

en enda lång ångestfylld väntan

Inte vana vid att göra ingenting

Deltagarna har arbetat hårt i sina hemländer och de är vana

vid att göra rätt för sig. Sysslolösheten tillsammans med all

oro känns svår. Det finns de som försöker ta egna initiativ, t

ex att lära svenska. Men lite stöd fås från personalen, som

inte heller alltid talar deras språk.

De med eget boende har klarat sig bättre

De deltagare som redan från början har kunnat lösa boendet

genom att bo inneboende eller hyra svart har klarat sig

psykiskt något bättre. De beskriver en större möjligheter till

avskildhet och integritet.

14

Det svåraste under det här året har varit

väntan på att allt ska bli klart. Man har inte

haft några aktiviteter och ingen

sysselsättning alls. Man lämnar hemlandet

där man är van vid att vara aktiv och göra

saker. Det blir en stor förändring som

drabbar hårt.



2015-11-27

Varför kan man inte få lära sig svenska då man

väntar?

Bortkastad och förlorad tid fram till uppehållstillståndet

Flertalet deltagare ställer sig helt frågande till varför inte tiden fram till

beviljat uppehållstillstånd kan få användas till någonting nyttigt för

dem. Det de allra helst vill är att få börja lära sig språket. De beskriver

språket som nyckeln till det svenska samhället och gemenskapen med

det svenska folket. Hela vistelsen på förläggning upplevs som

bortkastad och förlorad tid.

Spar pengar för samhället och skapar trygghet för de nyanlända

Att kunna påbörja svenskundervisning redan när de kommer till

Sverige menar deltagarna skulle spara pengar för samhället. När

uppehållstillståndet kommer skulle de vara mer eller mindre färdiga att

ge sig ut i det svenska samhället. De skulle vara förberedda på ett helt

annat sätt än idag inför att påbörja sitt liv och de skulle känna en

mycket större trygghet.

Väntan på uppehållstillståndet har varit

ett borttappat år då jag inte gjort

någonting vettigt. Istället har jag bara

blivit mer och mer deprimerad.

Man 39 år projektgruppen

15

2015-11-27

Känslor

kopplade till

beviljat

uppehålls-

tillstånd

16

Känslor kopplade till beviljat uppehållstillstånd

2015-11-27

Beviljat uppehållstillstånd skapar starka

känslor

Uppehållstillståndet ger frihet och delaktighet

Flera av deltagarna känner till att de blivit beviljade

uppehållstillstånd innan delgivningen. När beskedet

kommer uppstår en stark glädje. Det är nu det riktiga

livet kan börja i Sverige och det är nu de är fria att

börja läsa svenska, resa och hälsa på anhöriga,

ansöka om att få hit sin familj, skaffa lägenhet, skaffa

arbete o s v. Genom uppehållstillståndet blir de en del

av det svenska samhället och de menar att de nu blir

en vanlig svensk medborgare.

…men är också förknippat med oro och osäkerhet

Uppehållstillståndet är inte enbart förknippat med

positiva känslor. Det väcker också oro och rädsla inför

framtiden, som är helt okänd för dem.

Allt händer på en gång

Efter en lång tids sysslolöshet ska helt plötsligt allt hända

och många beslut fattas. Det svenska samhället är helt

okänt för dem och det är mycket att sätta sig in i. Det

upplevs som svårt att samla kraft och att komma igång med

allt som behövs, även om det är det enda de vill.

”Kan jag förlora mitt uppehållstillstånd”?

Det finns också en viss oro över om någonting kan rubba

uppehållstillståndet eller kan de nu andas ut? Rädslan att

förlora det de nu vunnit finns där.

Nu kan jag äntligen börja lära mig saker, utbilda mig

och komma in i samhället. Det här är friheten jag har

längtat efter och kämpat för i hela mitt liv!


17

Känslor kopplade till beviljat uppehållstillstånd

2015-11-27

Tacksamhet och glädje präglar inställningen

Det finns inte mycket som kan rubba deltagarnas positiva

känslor i samband med uppehållstillståndet. Det upplevs som

oerhört befriande att det de längtat efter plötsligt händer och

att den långa väntetiden är över.

Inne i systemet

I mötet med myndigheterna, i direkt anslutning till

delgivningen, finns mest tacksamhet och glädje hos

deltagarna. Nu är de inne i systemet och allt är helt plötsligt

möjligt för dem. Det finns också nu ett intresse för dem som

personer och de upplever sig inte bara vara en i den stora

mängd av flyktingar som kommer till Sverige.

Positiva till både det nya och det gammal arbetssättet

Oavsett om deltagarna tillhör kontrollgruppen eller

projektgruppen så är de övervägande positiva till den

process de genomgått i anslutning till delgivningen.

Jag blev så glad när jag fick uppehållstillståndet.

Jag saknade ord. Det banar vägen för min fru

och mina barn som nu finns i Sudan. Nu tror jag

att allt blir bra. Jag läser svenska och efter det

ska jag skaffa mig ett yrke för att få fast jobb så

jag kan försörja mig själv.

Man, 51 år, Kontrollgruppen

Utgångsläget i kontakten med de aktuella

myndigheterna är positiv

18

2015-11-27

Projekt-

gruppens

upplevelser av

det nya

arbetssättet

19

Projektgruppens upplevelser av det nya arbetssättet

2015-11-27

Beskriver en snabb och smidig process

Allt viktigt under en dag ger kontroll och trygghet

Deltagarna ser det som mycket positivt att de får träffa de allra

viktigaste myndigheterna under en och samma dag. Det

innebär att de inte tappar tid utan direkt kommer igång med sin

etableringsprocess.

Ger en viss ordning i kaoset

För deltagarna är det en rörig och intensiv tid då allt ska ske.

Det nya arbetssättet skapar en viss ordning i kaoset genom att

de får en kontroll över vad som ska hända redan från allra

första början. Deltagarna inom projektet upplever att det mesta

fungerat smidigt och enkelt i samband med delgivningen av

uppehållstillståndet och i kontakten med Migrationsverket,

Skatteverket och Arbetsförmedlingen.

Tolk en förutsättning

Deltagarna upplevde att de blev lyssnade på och att de gavs

möjlighet att ställa frågor. En tolk fanns med under hela dagen vilket

upplevs som ett måste. Det möjliggjorde att de kunde ta till sig viktig

information och det minimerade risken för att missa viktig

information.

Omslutna av systemet

Deltagarna upplever att de blir omhändertagna. Myndigheterna tar

hand om och ser till att de gör det som de ska. De behöver inte

agera själva. Känslan var att det fanns ett intresse från

myndigheternas sida och att de ville deras bästa.

Bra och respektfullt bemötande

Deltagarna upplever de personer de mötte som serviceinriktade och

hjälpsamma. Ett par av deltagarna beskriver den positiva känsla de

fick av träffa en handläggare som förmedlar att hen förstod hur det

känns att vara i den situation nyanlända befinner sig i.

Man är isolerad, ny här och har ingen

utbildning. Det måste vara enkelt. Allt blir

lättare när det är på samma ställe.

Annars är det lätt att gå fel och att missa

tider.

Kvinna, 39 år, projektgruppen

20

2015-11-27


Deltagarnas

beskrivning

av processen

21


2015-11-27

Kallad till Migrationsverket för delgivning av

beslut

Kallelse till Servicekontoret

för delgivning av beslut.

Information om typ av asyl,

humanitär eller politisk, och

innebörden av denna

Information om vad som kan

äventyra uppehållstillståndet

Information om resten av

dagen

Skatteverket tar vid

1 MIGRATIONSVERKET

Flera har följt sitt ärende via Migrationsverkets hemsida

Redan innan de får sitt beslutsbrev och blir kallade till Migrationsverket för

delgivning så känner de till att de fått sitt uppehållstillstånd beviljat. De har

dagligen under en lång tid gått in på Migrationsverkets hemsida för att se om

någonting hänt

Många sätter punkt för kontakten, för andra kvarstår den

I och med delgivningen så är det många av deltagarna som nu avslutar sin

kontakt med Migrationsverket. Den perioden i deras liv är nu avklarad, vilket

känns skönt. För de som inte har familjen i Sverige så kvarstår kontakten i och

med att de ska ansöka om anhöriginvandring.

Upplever ett starkt fokus på vad som kan äventyra uppehållstillståndet

Starkaste minnet av Migrationsverkets information är att de hade ett fokus på

vad som kan medföra att uppehållstillståndet förloras. Detta var information

som fastnade och som levde kvar hos deltagarna.

22

http://www.google.se/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&ved=0CAcQjRxqFQoTCPOOnr-d8scCFYkNLAodpJAA_A&url=http%3A%2F%2Fwww.folkbladet.se%2Fnyheter%2Fnorrkoping%2Fbara-de-positiva-minnena-lever-kvar-5271373.aspx&psig=AFQjCNFuijYQ_h7TmMvsJmZGB9mW1ToJRw&ust=1442172442645184


2015-11-27

Skatteverket för att ansöka om

”de fyra siffrorna”

Efter Migrationsverket följer

ett möte med Skatteverket

för att ansöka om

personnummer.

2 SKATTEVERKET Hjälp med ifyllnad av blankett

Deltagarna beskriver ett oproblematiskt möte. De fick hjälp med att

fylla i ansökan och information om att ansökan kunde ta lite tid.

Lång väntan på att få personnummer

Flera tar också upp den långa väntetiden för att få sitt

personnummer. Väntetiden upplevdes som svår då den ytterligare

förlänger väntetiden på att få starta etableringsprocessen. Flertalet

förstår inte varför det ska ta så lång tid och precis som med

uppehållstillståndet så upplever deltagarna att det saknas en logik i

behandlingen av ansökningarna. Även här ser de personer i

omgivningen som det går snabbare för att få sitt personnummer,

och de undrar varför?

Skatteverket för övrigt okända

Få vet vad Skatteverket gör förutom att hantera personnummer.

Några tror att de kommer att ha fortsatt kontakt med myndigheten

då de får arbete.

23


2015-11-27

Arbetsförmedlingen för att starta upp

etableringsprocessen

3 ARBETSFÖRMEDLINGEN

Processen skiljer sig åt mellan Norrköping och Ljusdal

I Norrköping träffar deltagarna Arbetsförmedlingen på samma dag som övriga myndigheter medan

deltagarna i Ljusdal får en kallelse några dagar senare till Arbetsförmedlingens egna lokaler. Ingen

av deltagarna i Ljusdal ser dock några problem med detta.

Det finns stora förväntningar på etableringsprocessen

Flertalet har hört talas om etableringsprocessen och att det är genom den allt kommer att sätta

igång. De upplever att de nu kommer att få ta del av en process som kommer att leda dem framåt.

Genom det första mötet får de en viss kontroll över vad som kommer att hända framåt.

Processen startar upp med informationsträffar och SFI

Positivt möte med Arbetsförmedlingens handläggare

Arbetsförmedlingens handläggare upplevs som proffsiga och engagerade. De talar till dem på ett

sätt som engagerade och motiverade vilket medförde att de såg alla de möjligheter som nu fanns

för dem. De informeras om att de skulle få en egen handläggare vilket för deltagarna kändes tryggt.

Ingen adress, ingen etableringsprocess

Flera av deltagarna har ingen egen adress och i mötet får de reda på att etableringsprocessen då

inte kan starta upp. Detta blir en stor besvikelse och från att ha känt glädje och framtidstro känner

de bara hopplöshet och frustration.

.

Möte med

Arbetsförmedlingen redan

samma dag eller ett par

dagar senare

Deltagarna skrev in sig på

Arbetsförmedlingen och

fick information om

etableringsprocessen

Deltagarna informerades

om att de kommer att få

en egen handläggare

24


2015-11-27

Boendet är i fokus! Varför får man ingen hjälp

med boendet?

ARBETSFÖRMEDLINGEN

Inskrivning och information

om etableringsprocessen

som startar upp med

informationsträffar och SFI

Information om att de

kommer att få en egen

handläggare

4 KOMMUNEN

?

Boendet är ett stort problem

Längtan efter ett eget boende är stor. Flera bor kvar på

förläggningen också efter att de fått uppehållstillstånd p g a

svårigheterna med att få en egen bostad. Har de ingen egen

bostadsadress kan de inte heller börja sin etableringsprocess.

Beviljat uppehållstillstånd räcker därmed inte utan även en

adress behövs för att de ska kunna börja sin integrering i det

svenska samhället. Svårast beskrivs det vara i Ljusdal där fler

fortfarande är kvar på förläggningen p g a brist på lägenheter.

Stort behov av hjälp och stöd

Flera behöver hjälp med att hitta bostad. Deltagarna beskriver

det som svårt att navigera i bostadsjunglen. De känner sig

också osäkra på viken myndighet som har ansvaret.

Arbetsförmedlingen hänvisar till kommunen som sedan säger

att de inte kan hjälpa till.

25

2015-11-27


Attityder till

checklistan

26


2015-11-27

Har fått checklistan men vet inte hur den är

tänkt att användas

Har fått checklistan men förstår inte användningsområdet

Flertalet av de som är med i projektet vet med sig att de fått

checklistan. Men flera av dem vet inte hur den är tänkt att

användas då ingen har tagit sig tid att gå igenom och förklara

syftet och nyttan med denna.

Den enda instruktionen – ”spar den och ta med den”!

Flertalet har i princip enbart fått instruktionen att spara den och

ta med till de myndigheter de besöker, utan att egentligen veta

varför. Flera har också tagit med den till olika möten. Men det

finns också de som inte fått någon förklaring alls utan enbart

fått den i sin hand att ta med hem. Risken är att den blir

liggande kvar hemma till ingen nytta.

Jag har den hemma men ingen har

berättat vad den är till för. Jag har försökt

förstå och att läsa den men det gick inte.

Nu ligger den hemma i en mapp. Det är

en stort problem att den inte är på

svenska.


27

Vill ha checklistan på hemspråket

Flertalet efterfrågar en översatt variant. De förstår att tanken

med att enbart ha en svensk version är att de ska få träna

språket och lära sig de olika myndigheternas namn. Kanske

kan de klara checklistan enbart på svenska om de får en

ordentlig genomgång, alternativt att det i checklistan finns

en förklarande sida på hemspråket.


2015-11-27

Checklistan kräver en förklarande genomgång

för att den ska användas

Viktigt med genomgång tillsammans med tolk

Många upplever det som viktigt att de får sitta ned med tolk och få

en genomgång av innehåll och användningsområde.

De har svårt att se att de själva skulle ta sig tid för att översätta

denna till hemspråket. Någon har försökt men gav upp då det var för

svårt.

Reaktionerna på checklistan blir mer positiva efter en

genomgång

• Upplevs som en bra vägledning för att förstå de olika stegen i

processen och vad som behöver göras i anslutning till varje steg

• Ger svar på frågor kring olika myndigheters ansvarsområden

• Visar vilka papper som behöver fyllas i för att de ska få det som

de har rätt till

• Minskar beroendet av andra för information

• Minimerar risken för att missa någonting under processens gång

Jag tror att checklistan är bra, men jag

kan inte veta. Det är en trygghet att ha

med den, men samtidigt är jag inte säker

på vilket sätt den hjälper mig. Det kanske

är mer för myndighetspersonerna.


28

2015-11-27

Kontroll-

gruppens

attityder till

det nya

arbetssättet

29

Kontrollgruppens attityder till det nya arbetssättet

2015-11-27

Ser bristerna i det gamla arbetssättet först då

det nya arbetssättet presenteras

Positivt utgångsläge i kontakten med myndigheter

Kontrollgruppen, som inte tagit del av det nya arbetssättet,

ser positivt på den process de genomgick i samband med

uppehållstillståndet. De reflekterade inte så mycket utan var

bara glada över att den långa väntan var slut och att livet

kunde börja.

Ser inte spontant brister i det gamla arbetssättet.

Det är bara när de får det nya arbetssättet förklarat för sig

som de ser bristerna med den gamla processen och de

förstår hur mycket jobbigare de hade det än de som är med i

projektet.

Den stora fördelen är att slippa vara

beroende av andra. Blir allt gjort på

samma dag behöver man inte hjälp med

att hitta till olika adresser eller be en

kompis tolka, vilket inte alltid är optimalt.


30

Att få mitt uppehållstillstånd var såklart en underbar känsla. Efter

mötet på migrationsverket sprang jag så fort jag bara kunde jag till

servicekontoret för att hinna dit innan de stängde så att jag kunde

ansöka om mina fyra sista siffror. Jag hann! Men sen kunde jag

ändå inte ansöka för migrationsverket hade fortfarande mitt pass.

Hur som helst så var det en bra dag.

Kvinna, 29, kontrollgruppen


2015-11-27

Det nya arbetssättet hade

underlättat

Kände redan till det förändrade arbetssättet

Flera av deltagarna hade redan innan intervjun hört att

arbetssättet förändrats i anslutning till delgivningen av

uppehållstillståndet. Detta har de hört från dem som nyligen

fått sina uppehållstillstånd. Det pratas överlag mycket

sinsemellan, inom den egna gruppen, och man delger

varandra positiva och negativa erfarenheter från bl a

myndigheter.

Med det nya arbetssättet hade de hade sluppit förvirring

och oro

Samtliga ser positivt på det nya arbetssättet då de får det

beskrivet för sig. Med det nya arbetssättet tror de att de hade

sluppit den förvirring som de upplevde inledningsvis i

processen. De menar att de hade känt sig tryggare med vad

som förväntades av dem. Skillnaden mellan det gamla och nya

arbetssättet upplevs som stora.

Deltagarna identifierar flera fördelar med det nya

arbetssättet

• Underlättar processen då alla kontakter kan ske på ett

ställe vid ett och samma tillfälle

• Kommer snabbare igång med etableringsprocessen då

tiden för olika kontakter minskar

• Slipper vara beroende av sin omgivning för att få nödvändig

information och slipper då också den desinformation som

ibland sprids och som försvårar

• Spar tid både för dem själva och i förhållande till

myndigheterna

• Behöver inte leta information själv

• Missar inte viktig information

31


2015-11-27

Beskriver en långdragen process präglad av

oro och osäkerhet

Okunskapen var stor om vad som behövde göras

När kontrollgruppen delger sina erfarenheter av den

process som startas i samband med att de blir delgivna sitt

uppehållstillstånd så beskriver de en långdragen stegvis

procedur. Allt var nytt och det upplevde det som svårt att ta

sig igenom processen och att ta till sig all information som

gavs. Mycket måste göras samtidigt och detta utan att de

egentligen visste vad. De visste inte vilka myndigheter som

hade ansvar för vad, de hittade inte på orten, de förstod inte

språket o s v. I bästa fall så lotsade en myndighet dem till

en annan som i sin tur lotsade dem till en tredje o s v. Ett

par beskriver att de fått olika besked från olika myndigheter.

Information främst från släkt och vänner

Flertalet deltagare var tvungna att förlita sig på information

från släkt och vänner. För många var denna information

förknippad med en viss osäkerhet och den information som

gavs från flera personer överensstämde inte alltid. Det var

svårt att veta vem de egentligen kunde lita på och vilken

information som var tillförlitlig.

Ville inte vara till besvär och ställde därför inte frågor

Deltagarna är glada och tacksamma för att de får stanna i

Sverige och vill därför inte vara till besvär eller upplevas som

krävande. Därför ställer de inte så många frågor. Oron för att

förlora sitt uppehållstillstånd finns där också hos några och

det skapar en rädsla för att ställa frågor och kräva svar. De vill

inte framstå som besvärliga och därmed få ögonen på sig.

32

Mycket av det som redovisas nedan framkommer i en jämförelse

med det nya arbetssättet

Man märker med tiden att det är mycket man har

missat. Ja, som vilka myndigheter man skulle haft

kontakt med, vad man kan göra under

asylperioden.



2015-11-27

Beskriver en långdragen process präglad av

oro och osäkerhet

Ständigt behov av att ha någon med som kan tolka

I mötet med myndigheterna fanns sällan möjlighet till tolk.

Detta skapade en stor osäkerhet i de olika mötena. Ansvaret

låg hos dem själva att se till att det fanns någon närvarande

som kunde tolka. Att ständigt se till att de hade en släkting

eller vän med sig upplevdes som både jobbigt och osäkert.

Många gånger var dessa personer inte helt bekväma med

svenskan vilket skapade en oro kring den information

deltagarna fick. Hade de ingen tolk med sig fick de många

gånger söka hjälp hos övriga besökare hos myndigheten för

att se om någon där kunde hjälpa till.

Har missat viktig information

Flera beskriver hur de har missat viktig information under

denna tiden. Bland annat att de missat information om

möjlighet till försörjningsstöd i det glapp som uppstår mellan

ersättning från Migrationsverket och etableringsersättningen.

Detta har inneburit att de fått låna pengar och nu har skulder

som är svåra att betala tillbaka. Men kanske har de fått

informationen och helt enkelt inte förstått den. Ytterligare

information som de inte fått eller inte förstått är information

om hemutrustningslånet.

När väl etableringsprocessen påbörjas löser sig mycket

I Norrköping var det flera som genom Arbetsförmedlingen

fick en lots som informerade dem om de olika stegen i

processen och genom Arbetsförmedlingen fick de också en

viss samhällsinformation på sina hemspråk. Detta löste

mycket av problematiken med att få rätt information till sig.

33

2015-11-27


Deltagarnas

beskrivning

av processen

34


2015-11-27

Kallad till Migrationsverket för delgivning av

beslut

Blev kallade till

Migrationsverkets lokaler för

att delges beslutet

I bästa fall så informerade

Migrationsverket om vikten

av att kontakta Skatteverket

för att skriva sig i Sverige och

för att få sitt personnummer

1 MIGRATIONSVERKET

Brev om beslut kommer för flera inte som någon överraskning

Precis som i projektgruppen så var det flera som redan innan de får sitt

beslutsbrev och blir kallade till Migrationsverket för delgivning som kände till

att de fått sitt uppehållstillstånd beviljat. De har dagligen under en lång tid

gått in på Migrationsverkets hemsida för att se om någonting hänt

Att ta sig till Migrationsverkets lokaler inte alltid helt enkelt

Den nyanlända blev sedan kallad till Migrationsverkets lokaler för att delges

beslutet. I Ljusdal tvingades deltagarna åka till Söderhamn för att få sin

delgivning.

Information av släkt och vänner snarare än från Migrationsverket

Vanligt är att deltagarna blivit informerade av släkt och vänner om vikten av

att skaffa ett personnummer genom Skatteverket. Detta var någonting de

hörde talas om redan när de anlände till Sverige. Dessa siffror är det allra

viktigaste menar de, näst efter uppehållstillståndet. Utan personnummer

kan de inte göra någonting.

35


2015-11-27

Släkt och vänner informerade om

vikten av att gå till Skatteverket

Till Skatteverket för att

anmäla flytt till Sverige och

för att fylla i en ansökan om

personnummer.

2 SKATTETVERKET

Besök på Skatteverket dröjde

Besöket på Skatteverket genomfördes 1-3 dagar efter delgivningen. För några

tog det ännu längre tid innan de tog sig dit.

Ingen tolk under besöket

Flertalet har inte haft tillgång till tolk i mötet, vilket försvårat. I bästa fall så har de

haft någon släkting eller bekant med sig eller träffat på andra kunder som kunnat

tolka.

Lång väntan på personnummer

Sedan följde en lång väntan på att få sitt personnummer, id-handlingar och nytt

pass. För flera tog det upp till en månad att få detta personnummer och

väntetiden på att få börja sitt nya liv förlängdes ytterligare.

36

Kontakt på eget initiativ

Några av deltagarna fick en kallelse till Arbetsförmedlingen någon/några veckor efter besöket på

Skatteverket. Men flertalet tog själva, på inrådan av släkt och vänner, kontakt med

Arbetsförmedlingen en kort tid efter sitt besök på Skatteverket. Det kändes angeläget att snabbt

komma igång med etableringsprocessen då de visste att denna måste påbörjas för att de skulle få

läsa SFI.

Fokus i mötet låg på måsten

Deltagarna upplevde att fokus i den första kontakten framförallt låg på måsten och inte möjligheter.

Handläggaren gick igenom alla krav som måste uppfyllas för att etableringsersättning skulle

betalas ut och allt som kunde äventyra detsamma. För deltagarna handlade etableringsprocessen

framförallt om att ges möjligheter att få påbörja sitt liv i Sverige.

Lång väntan på att få sin handläggare

Vid första mötet med Arbetsförmedlingen så fick deltagarna också information att de skulle få en

egen handläggare och att en kallelse skulle skickas ut till det mötet. Att få en egen handläggare

upplevdes som tryggt. Flera kommenterar dock att det tog lång tid innan kallelsen kom.


2015-11-27

Tog lång tid innan kontakt med

Arbetsförmedlingen

Blev kallade till, eller tog

själva kontakt med

Arbetsförmedlingen för att

skriva in sig och för att få

information om

etableringsprocessens olika

steg.

Blev i nästa steg kallad till ett

gruppträff för att få

samhällsinformation.

Ytterligare en kallelse för att

få träffa sin egen

handläggare.

3 ARBETSFÖRMEDLINGEN

37

2015-11-27

Attityder till

checklistan

38


2015-11-27

Checklistan skapar trygghet…

Ett bra hjälpmedel den första tiden

Deltagarna uttrycker spontant positiva kommentarer i förhållande

till checklistan. När deltagarna ser tillbaka på hur de kände den

första tiden efter det att uppehållstillstånd beviljats är de

övertygade om att checklistan hade hjälpt dem.

Samlar alla väsentliga dokument

Deltagarna känner igen många av de dokument som återfinns i

checklistan men ser det som jättebra att få dem samlade i ett och

samma dokument.

Skapar förståelse för processen och undanröjer risken

för missar

Checklistan beskrivs som ett bra hjälpmedel när det gäller att

förstå de olika steg som de måste ta i samband med att de

fått sitt uppehållstillstånd. Den tydliggör både rättigheter och

skyldigheter och erbjuder en möjlighet att se vad som är gjort

och inte gjort i förhållande till olika myndigheter. Checklistan

undanröjer därmed risken för att missa viktiga saker i

anslutning till uppehållstillståndet. Missar vad gäller t ex

ansökningar, inlämnande av olika typer av papper o s v

skapar enbart problem och tar upp värdefull tid.

Bra med kontaktinformation

Kontaktinformationen uppskattas. Det underlättar att ha alla

kontaktuppgifter samlade så de själva slipper att leta runt för

att veta vem de ska ta kontakt med.

Checklistan gås igen tillsammans med tolk och intervjuperson

39

Hela Sverige är fullt av viktiga papper. Jag hade

nog varit noga med att hålla reda på den här men

jag vet inte riktigt om den hade hjälpt mig.

Kvinna, 32, kontrollgruppen


2015-11-27

…men kräver en genomgång för att det ska

upplevas som tryggt

Kräver en genomgång

Deltagarna trycker på vikten av att få en gedigen genomgång av

checklistan tillsammans med en tolk. Detta för att kunna förstå

syfte och nyttan med checklistan. Utan förklarande genomgång

menar de att checklistan snarare skapar oro och osäkerhet.

Saknas adresser till myndigheterna

Kontaktuppgifter uppskattas med flera undrar varför det inte

finns några adresser med till respektive ställe. Flera undrar

också över varför det inte finns kontaktuppgifter till

servicekontoret.

Tanken med checklistan är jättebra. Men jag tror

att den hade skapat en del oro för mig. Jag vill

förstå allting och den här hade nog varit svår att

förstå om inte en tolk hade gått igenom den med

mig. Den är säkert bra men kan nog skapa oro

för vissa. Man vill ju inte missa något viktigt.

Kvinna, 29 år, kontrollgruppen

40

2015-11-27

Attityden till

myndigheter

rent generellt

41

Attityden till myndigheter rent generellt

2015-11-27

Attityden till myndigheter är generellt

positiv

Myndigheterna finns där för dem

Bilden av myndigheter är hos flertalet deltagare positiv.

Uppfattningen är att de finns där för att hjälpa och organisera

livet för dem initialt.

Är i behov av myndigheternas stöd och hjälp

Deltagarna har initialt kontakt med flera olika myndigheter.

Men, enligt deltagarna, så tar behovet av information, stöd och

hjälp inte slut bara för att de fått uppehållstillstånd. De är

beroende av olika myndigheter för att kunna leva sitt liv i

Sverige. Sverige är ett okänt land för dem och de upplever sig

behöva en instruktion för hur de på bästa sätt ska kunna klara

sig här.

”Tillhör ” i olika faser olika myndigheter

När deltagarna ska försöka erinra sig de olika myndigheter

de stött på så utgår de ifrån vilken myndighet de har ”tillhört”

och vilken myndighet de ”tillhör” just nu. Initialt var det

Migrationsverket som var den viktigaste myndigheten och

nu är det för flertalet Arbetsförmedlingen.

Låg kunskap om olika myndigheters roll och ansvar

De myndigheter deltagarna känner till är främst de som de

har haft kontakt med i det egna ärendet. Utöver den hjälp de

fått så känner de inte till myndigheternas övriga ansvar i

samhället och gentemot dem. Kunskapen växer dock med

tiden, menar man. I takt med att frågorna blir fler och ju mer

integrerade deltagarna blir i det svenska samhället desto

mer kunskap får de.

42


2015-11-27

Attityden till myndigheter är generellt

positiv

Migrationsverket mest känd och Försäkringskassan minst

bland de myndigheter deltagarna har haft kontakt med

• Den mest kända myndigheten är Migrationsverket då denna

myndighet är den som ansvarat för att de fått sitt

uppehållstillstånd. Det är en myndighet som de varit mycket

beroende av under en längre tid. För de som har familj kvar i

hemlandet kvarstår kontakten om anhöriga ansöker om

anhöriginvandring till Sverige.

• Skatteverket är okända så länge det inte handlar om att bli

skriven i Sverige och att få sitt personnummer. För övrigt vet

deltagarna inte riktigt vad de gör. Några menar att Skatteverket

kommer att bli viktigare då de får ett arbete och ska börja

betala skatt.

• Kommunens ansvarsområden är diffusa. För flera är det

starkt kopplade till bostadsfrågan och för de med barn till

skolan. Någon nämner också att de ansvarar för

försörjningsstöd.

• Försäkringskassan är i princip helt okända för flertalet på

grund av att många ärenden hanteras genom

Arbetsförmedlingen. Ett par känner till dem eftersom de ansökt

om barnbidrag och bostadsbidrag.

• Pensionsmyndigheten upplevs överhuvudtaget inte aktuell

för deltagarna och det finns vare sig intresse eller

engagemang för myndigheten och dess ansvarsområde.

43

Efter det att jag fick mitt uppehållstillstånd upplever

jag att alla jag möter vill att det ska gå bra för mig,

men det är en massa regelverk som står i vägen.

Man, 32, kontrollgruppen


2015-11-27

Svårt att se hur olika myndigheter

samverkar med varandra

Utgår från att myndigheterna samverkar

Deltagarna har överlag svårt att se exakt hur myndigheterna

samverkar med varandra kring dem och deras situation. Men de

utgår från att de gör det.

Får indikation om samverkan på flera olika sätt

Ett bevis på samverkan, menar deltagarna, är att de skrivit på ett

samtycke till att myndigheter får dela information kring dem med

varandra. De märker också att personuppgifter uppdateras

mellan olika myndigheter vilket de också tar som bevis på att en

viss kontakt sker myndigheter emellan.

Ytterligare ett bevis för samverkan är att servicekontoret

representerar alla myndigheter. På servicekontoret blir det

uppenbart att det pågår ett samarbete då en och samma

handläggare representerar en eller flera myndigheter.

Jag upplever att myndigheterna

samverkar på så vis att mina

uppgifter finns överallt. Annars vet

jag inte riktigt hur de jobbar.


Trygga i relationen

Oavsett om myndigheterna samverkar eller inte så känner sig

deltagarna trygga med att myndigheterna gör vad de kan för att

hjälpa dem.

44

2015-11-27

Attityden till

service-

kontoret

45

Attityden till servicekontoret

2015-11-27

Servicekontoret är enbart förknippat med

positiva känslor

En självklar plats att gå till för många

Deltagarna har i olika utsträckning varit i kontakt med

servicekontoret. Flera har varit där många gånger medan

andra mer sällan. För de som deltagit i projektet så har

servicekontoret, redan från början, blivit en självklar plats att

gå till för att få information beträffande olika frågor. För de i

kontrollgruppen känns det inte alltid lika naturligt. De har fått

höra av vänner och bekanta att de kan vända sig dit i olika

frågor. Vilken typ av frågor är dock inte alltid helt tydligt och

alla är inte på det klara med vad ett servicekontor är, vad de

gör och vilka myndigheter de kan möta där.

Finns där för dem

Överlag så finns det finns hos deltagarna en positiv känsla i

relation till servicekontoret. Att ha en enhet som servar dem

med information sparar kraft och tid för dem. Deltagarna

beskriver att servicekontoret finns där för att underlätta för

dem. Här kan alla problem tas om hand och de blir inte

hänvisade vidare, som på så många andra ställen, utan en

fråga löses på plats där och då Handläggarna hjälper och

stöttar och de är engagerade och ödmjuka i sin framtoning

46

Det är så bra att de finns under samma tak så man

slipper gå till flera olika ställen. Det förenklar för oss

som bor långt bort. Jag vet ju inte riktigt vilka jag kan

träffa där men jag vet att alla myndigheter finns där för

att hjälpa mig.


Attityden till servicekontoret

2015-11-27

Servicekontoret är enbart förknippat med

positiva känslor

Oväsentligt vilken myndighet de talar med så länge de får

hjälp

Många deltagare har svårt att urskilja vilken myndighet de har

kontakt med när de är på servicekontoret för att få hjälp i olika

frågor. De pratar med en handläggare och inte en myndighet. De

olika myndigheternas ansvarsområde blir därmed ointressant och

kan försvåra när deltagarna ska koppla ihop ett visst

ansvarsområde med en specifik myndighet. Alla myndigheter flyter

ihop och för deltagarna är det oväsentligt att veta vilken myndighet

som har ansvar för vad så länge de får den hjälp de behöver.

Upplevs som ett stort problem att tolkar inte finns tillgängliga

Flertalet deltagare upplever problem med att det inte finns

tillräckligt med tolkar kopplade till servicekontoret. Då de går dit för

att få hjälp är de ofta beroende av andra besökare för hjälp med

att göra sig förstådda. Eller så måste de ha med sig en person

som kan tolka åt dem.

47

2015-11-27

Huvudinsikte

r

48

Studiens huvudinsikter

2015-11-27

Huvudinsikter

1

Tiden innan uppehållstillståndet präglas av oro och

ångest. När uppehållstillståndet väl kommer infinner

sig en enorm glädje och lättnad. Det blir startskottet

för det nya livet . Från att ha varit utanför systemet

är man nu helt plötsligt inne.

Denna glädje fortplantar sig till mötet med

myndigheterna och utgångsläget i kontakten är

därför positiv.

Deltagarna vill så mycket och helst av allt ska det

gå snabbt att komma igång med

etableringsprocessen,.

Det nya arbetssättet möter behovet av effektivitet

och snabbhet både hos projekt- och

kontrollgruppen och den positiva känslan förstärks.

2

Det nya arbetssättet tas emot positivt både av

kontroll- och projektgruppen. Deltagarna har svårt

att se att någonting skulle kunna göras bättre.

Kontrollgruppen är än mer positiva då de fått

uppleva svårigheterna i det gamla arbetssättet. I

jämförelse med den processen framstår den nya

som så mycket bättre. Det nya arbetssättet hade

underlättat väsentligt för dem.

Arbetssättet ger trygghet i den bemärkelsen att

det ger en känsla av kontroll. Ingenting kommer

att missas utan man blir lotsad genom processen

på ett snabbt och effektivt sätt.

3

Nyttan med checklistan är oklar för många av

deltagarna. Ingen har gått igenom och

förklarat den för dem. De känner varken till

innehåll eller syfte. På uppmaning har flera

haft den med sig i mötet med olika

myndigheter, men de vet egentligen inte

varför.

Checklistan kräver en genomgång

tillsammans med tolk för att nyttan tydligt ska

framgå. Den blir då ett viktigt verktyg för att

få kontroll och trygghet i en annars kaotisk

värld.

Checklistan minimerar risken för att

någonting glöms bort på vägen och

säkerställer att processen flyter.

49

Studiens huvudinsikter

2015-11-27

Huvudinsikter

4

Servicekontoret fyller överlag en viktig funktion för

deltagarna. Det har blivit ett självklart ställe att gå

till när de behöver svar på frågor. Här hanteras alla

typer av frågor på ett snabbt och effektivt sätt och

deltagarna slipper bli lotsade vidare.

Ett starkt önskemål från deltagarna är dock att det

ska finnas tillgång till tolkar på servicekontoret.

Som det fungerar idag är deltagarna beroende av

att själva hitta någon som tolkar åt dem, vilket inte

är optimalt.

En konsekvens av servicekontorets organisation är

att kunskapen om olika myndigheter uteblir.

Servicekontoret blir som en enda stor myndighet

och gränserna suddas ut.

Om projektet har som ambition att öka kunskapen

om myndigheternas olika ansvarsområden krävs

information.

5

Trots ett effektivt och smidigt arbetssätt så

räcker det inte alltid.

Möjligheterna att ta till sig och förstå

information är olika mellan människor. Varje

individ måste få ett individuellt bemötande

anpassat efter sina specifika behov.

Med det nya arbetssättet har man dock

kommit en bit på väg vad gäller att se till de

nyanländas behov.

Det övergripande samhällsystemet upplevs

dock överhuvudtaget inte ta hänsyn till

individen och reglerna upplevs som både

stelbenta och försvårande för deltagarnas

etablering i Sverige.

50

2015-11-27

FÖR FRÅGOR

KONTAKTA:

Lotta Tunved

[email protected]

Mob: 0709-823650

51

Utvärdering av sociala investeringar

payoff

kunskapens väg 6, 831 40 östersund

telefon 076-13 41 503 | www.payoff.se

Samhällsekonomisk utvärdering

Projekt Mötesplatser och information

Rapport 2015-11-27

Claes Malmquist, Jonas Huldt och Sven Vikberg

2

Innehållsförteckning Sammanfattning ..................................................................................................... 4

Inledning .................................................................................................................. 7 Etableringsprocessen ................................................................................................... 7

Bakgrund .................................................................................................................. 9 Utvärdering projekt Mötesplatser och information ........................................... 9 Några utgångspunkter för utvärderingen ............................................................. 9 Projekt Mötesplatser och information ................................................................. 10 Målgrupp ..................................................................................................................................... 10 Projektets syfte och mål ........................................................................................................ 10 Förväntade effekter ................................................................................................................ 11 Mer information ....................................................................................................................... 11

Metod ....................................................................................................................... 12 Underlag och arbetsgång .......................................................................................... 12 Avgränsningar och antaganden för utvärderingen ................................................... 12

Samhällsekonomisk utvärdering ................................................................... 14 Samverkans ekonomi – en modell ......................................................................... 14 Samhällsekonomisk nytta ur ett organisationsperspektiv ........................... 15 Samhällsekonomisk nytta ur ett individperspektiv ........................................ 16 Samhällsekonomisk lönsamhet ............................................................................. 16 Etableringsuppdraget – en fas i integrationsprocessen ................................. 16

Resultat av samhällsekonomiska beräkningar på organisations-‐ och individnivå ............................................................................................................. 18 1) Intäkt på organisationsnivå -‐ total handläggningstid minskas .............. 18 2) Intäkt på Individnivå -‐ minskad ledtid för handläggnings-‐processen minskar tiden till egen försörjning ....................................................................... 19 3) Intäkt på Individnivå -‐ tid för kunden att nå egenförsörjning ................ 20 Lönsamhet ..................................................................................................................... 20 Intäkt ............................................................................................................................................. 20 Kostnad ........................................................................................................................................ 21 Lönsamhet .................................................................................................................................. 21

Redovisning av styrgruppens synpunkter .................................................. 22 Förutsättningar och resultat ................................................................................... 22 Långsiktiga effekter .................................................................................................... 23 Framgångsfaktorer och förbättringsområden .................................................. 23 Implementering – ett nästa steg? ........................................................................... 24

Redovisning av pilotorterna synpunkter .................................................... 25 Förutsättningar och resultat ................................................................................... 25 Arbetssätt och arbetsmetoder ................................................................................ 26 Framgångsfaktorer och utvecklingsmöjligheter .............................................. 26

Slutsatser och analys .......................................................................................... 27 Samhällsekonomisk effekt av projektet .............................................................. 27 Vad visar egentligen de ekonomiska beräkningarna? ................................... 28

3

Övriga värden av projektet ...................................................................................... 29 Möjliga strategiska och strukturella effekter av projektet ........................... 31

Frågor att diskutera vidare .............................................................................. 33 Ytterligare frågor att diskutera vidare ................................................................ 34

Bilagor ..................................................................................................................... 35

4

Sammanfattning

Projektets samhällsekonomiska nytta i korthet Payoff har haft i uppdrag att genomföra en samhällsekonomisk utvärdering av pilot-

projektet Mötesplatser och information. Projektet syftar till att - med servicekontoren

som bas - utveckla servicen till nyanlända för att de snabbare skall nå en etablering.

Projektet är ett samarbete mellan Försäkringskassan, Skatteverket, Pensionsmyndig-

heten, Migrationsverket, Arbetsförmedlingen och SKL.

Utvärderingen visar att det ligger stora värden i en ökad myndighetssamverkan kring

etableringsprocessen för nyanlända i arbetsför ålder. Det resultat som kan skapas ge-

nom att arbeta på det sätt som projekt Mötesplatser och information har gjort består

av tre delar; 1) Intäkt på organisationsnivå - total resursanvändning minskas, 2) Intäkt

på individnivå - kortare ledtid för handläggningsprocessen minskar tiden till arbets-

marknaden och egenförsörjning 3) Intäkt på individnivå – effektivare rustad individ

minskar tiden för att nå egenförsörjning.

Resultatet av Payoff’s utvärdering fokuserar på intäkter skapade på individnivå (del 2

och 3). För att kunna genomföra beräkningar på organisationsnivå krävs komplette-

rande underlag. Vi kan konstatera att det med mycket stor sannolikhet har skett en

tidsbesparing i resursanvändningen på organisationsnivå, vilket i så fall ytterligare

skulle förbättra det samhällsekonomiska resultatet för projektet.

Summerar vi de samhällsekonomiska intäkterna för del 2) och del 3) för projekt Mö-

tesplatser och information visar det sig att projektet är mycket lönsamt. Projektkost-

naden på 3,75 mkr är återbetald till samhället på två månader.

Om projektets arbetssätt och samverkan kan tillämpas på flera orter med servicekon-

tor finns det en stor potential till ytterligare effektivisering och besparing. En annan

aspekt på lönsamheten är att merparten av projektkostnaderna skulle, enligt vår be-

dömning, försvinna vid en eventuell implementering av projektet. Kan den kompetens,

samverkan och arbetsmetoder som byggts upp under projekttiden överföras till det

vardagliga linjearbetet finns, så vitt vi ser det, en mycket stor samhällsekonomisk pot-

ential i det förändrade arbetssättet.

Vi anser att en effektivare etableringsprocess mot utbildning och arbete är en mycket

lönsam investering i vår gemensamma välfärd. Genom att förkorta nyanländas utan-

förskap kan den tid då den nyanlända förbrukar samhällets resurser förkortas. Istället

skapas samhällsekonomiska intäkter när dessa individer klarar av att försörja sig

själva och sina familjer genom arbete.

Utvecklingen under hösten 2015 med det stora antalet asylsökande gör att frågan är

ännu angelägnare. De sekundära vinsterna av en snabbare och smidigare etablerings-

process i form av ökad livskvalitet, förbättrad social- och hälsosituation i en vidare

mening gagnar också ett mer solidariskt och hållbart samhälle.

5

Övriga värden av projektet På individnivå (för de nyanlända) upplever deltagande aktörer att det genom projektet

har skett en förbättring gällande ett flertal kvalitetsaspekter, t.ex. ökad egenmakt, ett

värdigt mottagande, ökat självstyre i processen samt att rättssäkerheten i processen

har ökat. På organisatorisk nivå nämns främst kvalitetsmässigt bättre möten med de

nyanlända, bättre förståelse av övriga myndigheters förutsättningar samt enklare att få

svar på frågor som rör en annan myndighet eller myndigheter i samverkan.

Både från personalen på pilotorterna samt hos styrgruppen lyfts ett antal framgångs-

faktorer i det genomförda arbetet.

Pilotorternas identifierade framgångsfaktorer

• Att bättre ”lära känna” övriga myndigheters processer och förutsättningar samt att

bygga upp ett kontaktnät på andra myndigheter.

• Närhet - att både handläggare och nyanlända kan få information och tillgång till

samtliga myndigheter på en och samma plats och dag.

• Myndigheterna agerar flexibelt, ”släpper” aldrig den nyanlände helt och agerar

som en enhet mot de nyanlända.

• Handläggare har en bättre helhetssyn på etableringsprocessen.

• Samarbetet och det nya arbetssättet sätter den nyanlände i fokus där myndighet-

erna kan samarbeta eller hjälpa varandra och lösa ”problem” för de nyanlända i

processen.

• Tillgång till tolkar i en större del av processen. Tolkar finns tillgängliga vid fler

möten och för fler myndighetsaktörer vilket ökar kvalitet, trygghet och rättsäker-

het för båda parter.

Styrgruppens identifierade framgångsfaktorer

• Ökad kunskap om övriga myndigheter.

o Den större kunskapen om respektive myndighets processer och förutsätt-

ningar underlättar samverkan mellan myndigheterna och den bidrar även

till att öka kundfokus i processen.

• Samtliga myndigheter har en gemensam utgångspunkt, problembild och uppdrag.

o Genom att ha ett tydligt myndighetsgemensamt uppdrag och gemensamma

mål görs samverkan till ett medel i stället för ett mål.

• Större fokus på helheten, dvs. individens process hos samtliga myndigheter, i eta-

bleringsprocessen.

o Den ökade samverkan, via ett nytt arbetssätt, bidrar till att respektive

myndighet och dess personal har lättare att se och förstå hela processen för

en nyanländ – helheten.

6

Möjliga strategiska värden av projektet Projektet har i huvudsak genomförts med ordinarie resurser i de reguljära verksam-

heterna. Detta är en styrka jämfört med om projektet hade genomförts med särskilt

utsedda handläggare och ledningspersonal. Genomförandet med ordinarie resurser i

den reguljära verksamheten underlättar för berörda myndigheter att tillämpa arbets-

former, samverkan och lärandet från projektet på ytterligare orter.

De nya arbetssätten som prövats i projektet har i flera delar utvecklat samverkan i

migrations- och etableringsprocessen, vilket lett till en förbättring och effektivisering.

Om en implementering eller fortsatt pilotverksamhet diskuteras i fortsättningen finns

det dessutom ytterligare en potential till att fortsätta utveckla etableringsprocessen.

Största möjligheten att snabba på etableringsprocessen ligger inte inom ramen för

projektet utan kräver politiska beslut. Regeringen har i budgeten för 2016 ett flertal

förslag som skall stärka och underlätta migrations- och etableringsprocessen för nyan-

lända. Flera av förslagen kommer, om de beslutas, att direkt påverka de resurser som

avsätts för att nyanlända snabbare skall komma i egenförsörjning. En fortsatt samver-

kan, som prövats i projektet, är därför en viktig del för etableringsprocessen.

Några frågor att diskutera vidare Utmaningen för Sverige är att hantera flyktingfrågan på ett nytt sätt och försöka ta

fram en övergripande strategi som ser till helheten och inte suboptimerar handlägg-

ningen i respektive myndighet.

Det finns ett flertal exempel på att rådande strukturer är oförmögna att lösa de akuta

krissituationerna som uppstått. Kostnaderna skenar iväg för berörda myndigheter och

långa ledtider skapar onödigt lidande för berörda individer, vilket i sin tur riskerar att

förlänga utanförskapsfasen. En samordnad lösning av flyktingsituationen kommer att

kräva nya grepp, kreativitet och politiskt mod.

Kostnaderna för hanteringen av flyktingarna är idag betydligt högre än tidigare och

kommer att öka ytterligare om inte något görs. Ta kostnaderna idag och se dem som

en investering för att rusta Sverige för en människovärdigare integration av alla nyan-

lända! I förlängningen betyder också en snabbare etablering för den nyanlände mins-

kade kostnader för utanförskapet.

Några frågor med koppling till utvärderingen som bör diskuteras ytterligare av pro-

jektledningen och berörda myndigheter:

• Vad är ett bra resultat av den totala etableringsprocessen; på kort sikt (två år) och

på längre sikt? Vem ansvarar och hur följs detta upp?

• Hur ska mätbara mål, specificerade och om möjligt monetära, kunna tas fram för

vad den totala etableringsprocessen ska uppnå?

• Hur skall projektets lärande, mervärden och erfarenheter tas tillvara för att leda

till en utveckling och implementering av ledning, styrning och samverkan i de re-

guljära verksamheterna?

7

Inledning Aldrig tidigare har integration och flyktingfrågor varit så i fokus i massmedia och i den

politiska hetluften som för närvarande. Bokstavligen är detta ett ämne som förekom-

mer dagligen i olika nyhetsinslag såväl inom som utanför Sveriges gränser. Samtidigt

har regeringen i budgeten för 2016 påpekat vikten av att nyanlända med uppehållstill-

stånd kommer snabbare i ett arbete och egenförsörjning1.

Under hösten 2015 har antalet flyktinga ökat dramatiskt och genom detta har långt

fler nyanlända behov av olika offentliga tjänster än tidigare för att integreras i det

svenska samhället. Detta kommer att ställa mycket stora krav på att samlade resurser-

na används på ett effektivare sätt så att fler nyanlända integreras i det svenska sam-

hället på kortare tid. Samtidigt kommer handläggningen av integration att ställa större

och helt nya krav på resurser, processer, kompetenser och förmåga till omfördelning

av befintlig kapacitet hos berörda myndigheter.

Denna utvärdering har följt upp en mycket central del i integrationen av nyanlända,

nämligen etableringsprocessen, som i den bästa av världar skall leda till att den nyan-

lända i arbetsför ålder kommer i egenförsörjning inom två år.

Etableringsprocessen Sedan december 2010 ansvarar Arbetsförmedlingen för att samordna etableringsin-

satser för vissa nyanlända invandrare. Myndighetens uppdrag är att underlätta och

påskynda vägen till arbete eller högre studier och ge förutsättningar för egenförsörj-

ning genom stadigvarande förankring i arbetslivet. Arbetsförmedlingen ska tillsam-

mans med personen i etableringsuppdraget upprätta en individuell etableringsplan

som ska innehålla arbetsförberedande aktiviteter, undervisning i svenska och sam-

hällsorientering.

Enligt regeringens budget för 2016 är dess mål att fler nyanlända ska komma i arbete

eller utbildning under sin tid i etableringsuppdraget, det vill säga inom två år. För att

nå detta mål måste nyanländas kunskaper och färdigheter tas tillvara på ett bättre sätt.

Möjligheten att få sin tidigare utbildning bedömd, sin kompetens validerad samt att

vid behov kunna ta del av ytterligare utbildning är avgörande för att snabbt kunna få

ett jobb. Etableringsinsatserna behöver bli effektivare genom ökad kvalitet och indivi-

danpassning för att kunna bidra till en kortare etableringstid.

Många nyanlända har både utbildning och erfarenhet i yrken där det råder brist på

utbildad och erfaren arbetskraft på den svenska arbetsmarknaden., t ex. inom sjuk-

vården och inom IT-branschen. Dessa personers kunskap och färdigheter behöver tas

tillvara snabbare och effektivare. Regeringen har därför tillsammans med arbetsmark-

nadens parter, Arbetsförmedlingen och andra berörda myndigheter fört samtal om

åtgärder för att inom ramen för etableringsuppdraget skapa snabbare vägar, så kallade

snabbspår, in på arbetsmarknaden för nyanlända som har utbildning eller yrkeserfa-

renhet som efterfrågas i Sverige.

1 Arbetsmarknadspolitiska satsningar i budgetpropositionen för 2016.

8

Idag är processerna inom alla dessa områden så utdragna att det skapar problem för

både individer, näringslivet och samhället. I dagsläget tar det mellan fem till tio år att

etablera sig på den svenska arbetsmarknaden för en nyanländ, samtidigt som vi har ett

växande behov av kompetens på orter som avfolkas med stora utmaningar för närings-

liv, offentlig och privat service osv. Företag som hittat sin efterfrågade kompetens ut-

anför EU signalerar att väntetiden är lång och kostsam för dem.

9

Bakgrund

Utvärdering projekt Mötesplatser och information Projekt Mötesplatser och information är ett projekt som syftar till att - med service-

kontoren som bas - utveckla servicen till nyanlända för att de snabbare skall nå en

etablering. Projektet är ett samarbete mellan Försäkringskassan, Skatteverket, Pens-

ionsmyndigheten, Migrationsverket, Arbetsförmedlingen och SKL.

Projektet startade under 2014 och skall avslutas 2015-12-31. En projektledare från

Försäkringskassan har utsetts att leda projektet och en central styrgrupp med samtliga

parter har bildats. Projektet genomförs på fyra orter; Norrköping, Alingsås, Ljusdal

och Borlänge.

Uppdragets syfte är att göra en utvärdering av projektets genomförande dels med fo-

kus på resultatet av insatsen för målgruppen nyanlända i arbetsför ålder, dels för med-

verkande myndigheter. Den ekonomiska nyttan för samhället, parterna/myndig-

heterna och deltagarna skall så långt det är möjligt beskrivas och beräknas på såväl

kort sikt (resultat) som på längre sikt (möjliga effekter).

Med utgångspunkt från de underlag vi får fram i utvärderingen och de beräkningar

som är möjliga att genomföra av den ekonomiska nyttan för samhället, parter-

na/myndigheterna och deltagarna gör vi en analys av resultatet, redovisar slutsatser

och rekommendationer hur parterna i projektet kan jobba vidare. I analysen har de

mer långsiktiga effekterna och helheten en central plats för att visa på projektets stra-

tegiska värde.

Målet med utvärderingen är att den skall kunna ligga till grund för en diskussion om

projektets lärande, mervärde, effektivitet och ekonomiska nytta samt utgöra ett be-

slutsunderlag för hur etableringsinsatserna till nyanlända i arbetsför ålder skall bedri-

vas i fortsättningen.

Några utgångspunkter för utvärderingen Vi anser att satsningar inom välfärden skall fokusera på att nyttja samhällets resurser

så effektivt som möjligt på ett långsiktigt och hållbart sätt. En vanligt citerad utgångs-

punkt för en hållbar utveckling på ett övergripande plan är Brundtlandskommisionens

rapport från 1987 som fastslog att nuvarande generationens behov uppfylls utan att

de kommande generationernas förmåga att tillgodose sina behov äventyras. Hållbar

utveckling handlar om att säkerställa frihet och livschanser över generationer. Det

innebär att resurserna ur ett ekonomiskt perspektiv måste användas så att det mänsk-

liga välbefinnandet och den sociala rättvisan ökar samtidigt som miljörisker och

användandet av ändliga naturresurser kraftigt reduceras.

Projekt Mötesplatser och information har en målsättning som ligger väl i linje med

detta synsätt genom att fokusera dels på att effektivisera och minska kostnaderna för

handläggningen, dels på att förenkla och effektivisera processen för nyanlända i ar-

betsförålder för att de snabbare skall komma i egenförsörjning.

10

Vi har i våra enkäter fokuserat på att kartlägga och beskriva hur pilotorterna genom-

fört etableringsprocessen för de nyanlända i arbetsför ålder. Genom att analysera

dessa enkäter samt övrigt underlag och information från projektet kan vi i ett nästa

steg beräkna faktisk och möjlig samhällsekonomisk nytta av insatsen. Den ekonomiska

nyttan kommer att beräknas både ur ett individ- och ett organisationsperspektiv. Att

på detta sätt synliggöra nyttan utifrån två olika perspektiv ger en bra helhetsbild för

hur projektet har nyttjat samhällets resurser.

I analysen har de möjliga långsiktiga effekterna och helheten en central plats för att

visa på projektets strategiska värde och vilka erfarenheter som kan tas tillvara för att

utveckla ordinarie verksamheters insatser såväl internt som i samverkan. Detta redo-

visas i våra slutsatser och i frågeställningar/rekommendationer som projektledning

och ansvariga kan arbeta vidare med.

Projekt Mötesplatser och information Projekt Mötesplatser och information är ett av flera förslag för att utveckla processer-

na för migration, introduktion, etablering och återvändande som togs fram genom

Samverkansuppdraget.

En gemensam målsättning för de berörda aktörerna är att hitta vägar som skall göra

det enklare och smidigare för den enskilda individen i etableringsprocessen. Detta

skall åstadkommas genom att analysera de gemensamma processerna för att hitta

möjligheter till förbättringar som skall öka kvaliteten, servicen och effektiviteten. Mö-

tesplatser och information är en av flera insatser som syftar till att utveckla verksam-

heterna för nyanlända.

För uppdraget Mötesplatser och information har Migrationsverket och Försäkrings-

kassan varit initiativtagare och efter att Arbetsförmedlingen, Skatteverket, SKL och

Pensionsmyndigheten tillkommit bildades en styrgrupp. Insatsen startade centralt

under 2014 och genomförs på fyra pilotorter, Norrköping, Alingsås, Ljusdal och Bor-

länge. Projektet avslutas 2015-12-31.

Målgrupp

Projektets målgrupp är nyanlända som beviljats uppehållstillstånd och som omfattas

av etableringsuppdraget. I målgruppen ingår även anhöriginvandringen, inklusive de

familjemedlemmar som fyllt 65 år. I denna utvärdering är uppdraget avgränsat till

målgruppen nyanlända i arbetsför ålder.

Projektets syfte och mål

Uppdraget Mötesplatser och information syftar till att använda servicekontoren som

plattform där den nyanlände träffar tvärprofessionella team med representanter från

relevanta aktörer. Därigenom kan mötesplatsen utvecklas mot en mer individanpassad

hjälp och information till nyanlända, så att de snabbare kan nå etablering.

Målet med projektet är att utveckla en förenklad process för den nyanlända och en

ökad effektivitet för de involverade aktörerna.

11

Förväntade effekter

Den förväntade effekten av insatsen på ett övergripande plan är minskad påfrestning

på individen, ökad effektivitet för aktörerna, samt förkortad tid fram till etablering. En

förutsättning för att nå denna effekt är bättre samverkan mellan aktörerna. Effekterna

mäts genom kundupplevelse, beskrivning av etableringsprocessens effektivisering och

beräkning av den ekonomiska nyttan för samhället.

Mer information

Ytterligare information avseende projekt Mötesplatser och information finns i bilaga 1

Uppdragsbeskrivning - Mötesplatser och information.

Projektledare Louise Andersson, [email protected]

För ytterligare information avseende utvärderingen av projekt Mötesplatser och in-

formation, kontakta ansvarig konsult, Sven Vikberg, [email protected]

12

Metod

Underlag och arbetsgång För att genomföra denna utvärdering har vi tagit del av en omfattande dokumentation

från projektledning, styrgrupp och pilotorterna:

• Uppdragsbeskrivning projekt Mötesplatser och information.

• Beslut i styrgruppen och minnesanteckningar.

• Beskrivning av myndighetsvisa och lokala processer innan projektet.

• Kvalitetsgranskning etableringsplaner på pilotorterna i projekt Mötesplatser och

information, genomförd i januari och juni 2015 av Arbetsförmedlingen (rapport

2015-10-15).

• Nyanländas syn på ett nytt arbetssätt, resultat från en kvalitativ undersökning av

projekt Mötesplatser och information genomförd av Augur (rapport 2015-09-21).

• Checklista, som skall användas som ett hjälpmedel för den nyanlände på pilotor-

terna från delgivningen av uppehållstillståndet till dess att etableringsplanen av-

slutats.

Utvärderingen inleddes med en träff där projektledaren, delar av styrgruppen och

representanter från samtliga pilotorter deltog. Därefter har vi träffat handläggarna på

samtliga pilotorter för att närmare gå igenom utvärderingens genomförande och de

underlag som behövs för utvärderingen.

Vi har genomfört en enkät till projektledaren, styrgruppen och de fyra pilotorterna.

Enkäterna finns redovisad i bilaga 2 och 3.

Enkäterna har kompletterats med intervjuer med kontaktpersonerna på respektive

pilotort och vi har stämt av Arbetsförmedlingens del i projektet i Borlänge med ansva-

rig chef. Utvärderingen har genomförts i nära samarbete med projektledaren.

Kostnaderna och finansieringen av insatsen har redovisats både för den centrala delen

för projektet och pilotorterna. Dessa underlag skall ligga till grund för de samhällse-

konomiska lönsamhetsberäkningarna.

Underlaget till de samhällsekonomiska beräkningarna har inhämtats genom en enkät

som gått ut till projektledaren och till de fyra pilotorterna. Alla berörda myndigheter

har besvarat enkäten. Enkäten finns redovisad i bilaga 4.

Uppdragsgivaren har haft möjlighet att granska och ha synpunkter på utvärderingen.

Slutgiltig version av rapporten redovisas först efter presentationen för styrgruppen.

Avgränsningar och antaganden för utvärderingen

I denna typ av uppdrag är det viktigt att vara tydlig med vilka avgränsningar och anta-

ganden som gäller för utvärderingens genomförande. Sammanfattningsvis är det vik-

tigt i denna del att:

13

• Målgruppen som följs upp är nyanlända i arbetsför ålder. Vi har utgått ifrån att vi

studerat ett ”genomsnittsärende” avseende en nyanländ vilket innebär att det kan

finnas familjemedlemmar i arbetsför ålder för vissa av de nyanlända.

• Det ingår inte i uppdraget att göra ekonomiska beräkningar av projektets effekter

på individernas behov av sjukvård eller andra offentliga stödåtgärder. En sådan

beräkning kräver andra typer av beräkningsunderlag.

• Det ingår inte i uppdraget att göra några ekonomiska beräkningar av projektets

effekter på individernas trygghet, livskvalitet och sociala situation.

• Utvärderingen är avgränsad till etableringsperioden.

• Vi har inte varit i direkt kontakt med de nyanlända utan alla uppgifter kopplade

till målgruppen kommer från enkäter och den dokumentation vi haft tillgång till

via projektledningen, bl.a. Augurs kvalitativa undersökning av projekt Mötesplat-

ser och information.

14

Samhällsekonomisk utvärdering Den samhällsekonomiska utvärderingens fokus är att redovisa och synliggöra lönsam-

heten för samhället som helhet, men också för samhällets olika aktörer och för de be-

rörda individerna. Främst används denna typ av utvärdering för att följa upp sociala

insatser inom välfärden med koppling till arbetsmarknad, arbetsliv och utbildning.

Ett relativt nytt användningsområde för samhällsekonomisk utvärdering är att synlig-

göra verksamhetsnytta med koppling till förändrade arbetsformer och utvecklad sam-

verkan. För denna typ av utvärdering finns idag, vad vi vet, inga etablerade modeller

eller koncept. I denna rapport presenterar vi ett utkast till en sådan modell som vi

hoppas kan bli användbar vid flera uppdrag än detta. Läs mer nedan under rubriken

Samverkans ekonomi – en modell.

Samhällsekonomisk utvärdering underlättar:

• En helhetssyn både på individ-, organisations- och samhällsnivå - kostnadsfixe-

ring och kortsiktighet kan då undvikas.

• Bedömning av resultat och möjliga effekter av en satsning jämfört med kostnader-

na och hur nyttan fördelas mellan finansiärerna.

• Synliggöra skillnader i kostnader och intäkter mellan aktiva insatser och att ”göra

som vanligt” eller att ”inte göra något alls” för individer i utanförskap eller indie-

iver som riskerar att hamna i utanförskap.

Den samhällsekonomiska utvärderingen skapar bättre förutsättningar för vidare dis-

kussioner och beslut om hur en insats har lett till faktiska förändringar för målgrupp-

en och hur aktörerna kunnat utvecklas.

Samverkans ekonomi – en modell Den potentiella ekonomiska effekten av ett samverkansprojekt ligger normalt på två

plan jämfört med en traditionell process, dvs. en utan samverkan. För det första kan

själva processens resursförbrukning påverkas, dvs. genomföras med totalt sett ökad

eller minskad mötestid/resursåtgång (organisationsperspektivet). För det andra kan

processens output påverkas, dvs. bli mer lönsam alternativt mindre lönsam jämfört

med den traditionella metoden (individperspektivet).

Tabell 1. Olika potentiella utfall vid insatser som syftar till effektivare processer. Organi-sationsperspektivet är det vertikala och individperspektivet är det horisontella.

Process med minskad

resursåtgång

Process med ökad

resursåtgång

Lönsammare output Utfall 1 Utfall 3

Olönsammare output Utfall 2 Utfall 4

I tabellen ovan illustreras de potentiella utfallen där de nedan beskrivna fyra alternati-

ven är möjliga. Jämförelser görs i samtliga fall med insatser som arbetat med en trad-

itionell process utan samverkan.

15

Utfall 1.

Resursåtgången vid samverkan är mindre och leder till en output som är större. I detta

fall är det helt klart att samverkan är samhällsekonomiskt lönsamt. Omsatt till projekt

Mötesplatser och information ska detta tolkas som att myndigheternas handläggnings-

tid är reducerad i kombination med att individen kommer tidigare i arbete.

Utfall 2.

Resursåtgången vid samverkan är mindre och leder till en output som är mindre. I

detta fall är det mest sannolika2 att nettoeffekten av processen är negativ trots att

kostnaden för själva samverkan är lägre jämfört med ett traditionellt förfarande.

Brasklappen är om kostnadsbesparingen på organisationsnivå är större än resultatför-

sämringen på individnivå, nettot blir då positivt för samhället. Detta ska tolkas som att

myndigheternas handläggningstid är reducerad i kombination med att individen

kommer senare i arbete.

Utfall 3.

Resursåtgången vid samverkan är högre och leder till en output som är större. I detta

fall är det mest sannolika att nettoeffekten av processen är positiv trots att kostnaden

för samverkan är högre jämfört med ett traditionellt förfarande. Undantaget här är om

kostnadsökningen på organisationsnivå är större än resultatförbättringen på individ-

nivå, nettot blir då negativt för samhället. Detta ska tolkas som att myndigheternas

handläggningstid är längre i kombination med att individen kommer tidigare i arbete.

Utfall 4.

Resursåtgången vid samverkan är högre och leder till en output som är mindre. I detta

fall är det helt klart att processen inte är samhällsekonomiskt lönsamt eftersom kost-

naden för samverkan är högre jämfört med ett traditionellt förfarande i kombination

med att output är mindre. Detta ska tolkas som att myndigheternas handläggningstid

är längre i kombination med att individen kommer senare i arbete.

Samhällsekonomisk nytta ur ett organisationsperspektiv Tanken med att synliggöra och värdera samverkansprocessen och förändrade arbets-

sätt mellan olika myndigheter är att påvisa resultat och effekter ur ett organisatoriskt

perspektiv. De potentiella intäkterna utgörs såsom vi beskrivit i tidigare avsnitt dels av

ett bättre hushållande av myndigheternas totala resurser. Med ett ”bättre hushållande

av myndigheternas totala resurser” avses att samverkan och handläggning inom och

mellan myndigheterna sker med totalt kortare mötestid, dvs. till lägre kostnad jämfört

med traditionell handläggning/(icke-)samverkan utan att processens kvalité försäm-

ras.

På organisationsnivå ligger den potentiella nyttan i att samverkansprocessen kan för-

kortas genom att samverkan sker på ett smartare sätt än tidigare. I detta fall består

nyttan t.ex. av färre, men även av kortare möten myndigheterna sinsemellan, minskat

dubbelarbete och gemensam styrning och ledning.

2 Normalt sett ligger en betydligt större positiv potential på individnivån än i organisationsnivån.

16

Samhällsekonomisk nytta ur ett individperspektiv Ett årligt utanförskap kostar samhället i genomsnitt cirka 600 000 kr per person. Det

är ett av resultaten av de 58 olika sociala projekt, som Payoff utvärderat sedan 2007 på

uppdrag av olika Samordningsförbund. Se närmare Föreningen NNS3 rapportserie

2015:1. Kostnaderna och uteblivna intäkter för samhället beror dels på värdet av pro-

duktionsbortfall när individen inte arbetar, dels på ”överförbrukning” av vård- och

handläggningsresurser.

Den potentiella nyttan på individnivå i projekt Mötesplatser och information ligger

således primärt i att processen in i arbetslivet kan förkortas och att etableringen i ar-

betslivet kan bli mer stadigvarande genom att samverkan mellan myndigheterna fun-

gerar effektivare. Denna potentiella nytta kan delas upp i två separata delar. Den första

kan uttryckas som individens förkortade ledtid till arbetsmarknaden och den andra

som att individen är bättre rustad att matcha arbetsmarknadens olika krav. Det poten-

tiella värdet av de båda nyttorna ligger dels i ett snabbare inträde på arbetsmark-

naden, dels i att inträdet kan leda till en varaktig anställning.

För varje månad som processen in i arbetslivet förkortas, alternativt förlängs inne i

arbetslivet, skapas en samhällsekonomisk intäkt på cirka 40 000 kr per individ förut-

satt att personen kommer in i ett osubventionerats heltidsarbete med normallön. En

sekundär intäktskälla är att individen kan minska sitt behov av olika stödinsatser,

vanligtvis sjukvård.

Samhällsekonomisk lönsamhet Genom att ställa den totalt erhållna nyttan som skapas av projektet mot de kostnader

som projektet krävt för att kunna genomföras kan den ekonomiska lönsamheten be-

räknas.

Projektkostnaden består av den arbetstid som lagts ner på de olika möten som genom-

förts av projektledningen, styrgruppen och av myndighetspersonerna ute på de fyra

orterna. Till detta kommer vissa utgifter för div. omkostnader som resor, datorer etc.

Etableringsuppdraget – en fas i integrationsprocessen Etableringsuppdraget kan ses som en av de tre faser som utgör individens väg mot

integration i det svenska samhället, dvs. att uppnå en fast och varaktig förankring på

den svenska arbetsmarknaden. I figuren nedan beskriver vi kortfattat hur denna pro-

cess ser ut. Som framgår av figuren utgör etableringsuppdraget oftast en mindre del av

hela denna process som kan sträckas över en tidsperiod på upp till, och ibland till och

med över, tio år.

Med tanke på att det för varje år som denna totala process kan kortas skapar samhället

en intäkt på cirka 500 000 kr4 är det givetvis viktigt att såväl processen före etable-

ringsfasen – asylfasen - som processen efter etableringsfasen - utanförskapsfasen - blir

3 NNS, Nationella nätverket för samordningsförbund

4 Intäktens värde påverkas dels av vilket arbete som individen kan erhålla, dels av ev. subventionsnivå samt av den ev. resursförbrukning, t ex.

sjukvård, som är kopplad till individen.

17

så kort som möjligt. Det långsiktiga målet med integrationsprocessen måste vara att

skapa så stort bidrag som möjligt till landets BNP.

Den röda linjen beskriver påverkan på den svenska samhällsekonomin av att en per-

son kommer till Sverige och som efter viss tid erhåller PUT. Ända fram till att indivi-

den kommer i arbete utgör individen en kostnad för samhället. Kostnaden består

främst av de olika åtgärder som denne är föremål för; boende, utbildning, olika möten

med div. myndigheter, men kan i många fall även bestå av olika typer av vård- och

övrig resurskonsumtion. Att kostnadslinjen inte är helt rät förklaras av att de olika

samhälleliga insatserna dels kan variera i kostnad, dels variera över tiden. Observera

att de finansiella flöden som uppstår, t ex. etableringsstöd och liknande, inte utgör en

samhällsekonomisk kostnad. Det är enbart handläggningen av dessa åtgärder som

utgör en kostnad för samhället. De finansiella strömmarna utgör enbart en överföring

mellan olika aktörer i samhället och blir därmed en kostnad på aktörsnivå.

Genom att korta asylfasen och effektivisera etableringsfasen uppstår, såvitt vi ser det,

två potentiella intäktskällor. Dels kan tiden för individen att komma in i varaktigt ar-

bete reduceras, dels tappar inte individen lika mycket av sin totala kompetens5 om

tiden till att söka arbete kortas.

5 Med individens kompetens menar vi dennes kunskap, skicklighet, hälsa, social förmåga och värderingsuppsättning.

Asylfasen Etableringsfasen Utanförskapsfasen

Kronor

Kommer till Sverige

Påverkan på samhällsekonomin

PUT

18

Resultat av samhällsekonomiska beräkningar på organisations- och individnivå Det resultat som kan skapas genom att arbeta på det sätt som projekt Mötesplatser

och information har gjort består av tre delar; 1) Intäkt på organisationsnivå - total

mötestid minskas, 2) Intäkt på individnivå - minskad ledtid för handläggningsprocess-

en minskar tiden till arbetsmarknaden och egenförsörjning 3) Intäkt på individnivå –

effektivare rustad individ minskar tiden för att nå egenförsörjning.

Underlaget till de samhällsekonomiska kalkylerna på organisations- och individnivå

har erhållits genom enkäter dels till projektledningen och projektets styrgrupp, dels

till de olika myndighetsföreträdarna på de fyra orterna. Enkäterna har fokuserat på

vilka vinster/intäkter som uppstått inom ramen för processen i projektet jämfört med

ordinarie verksamhet. De har också identifierat resursförbrukningen i de olika proces-

serna. Enkäterna finns redovisade i rapportens bilaga.

1) Intäkt på organisationsnivå - total handläggningstid minskas Utvärderingen visar tydligt att den totalt faktiska mötestiden har minskat genom att

arbeta enligt den nya handläggningsprocessen som har utvecklats inom projekt Mö-

tesplatser och information. Tio av de totalt 14 respondenterna uppger sålunda att den

totala tidsåtgången av myndigheternas mötestid varit kortare för ett ”genomsnittsä-

rende” i projektet jämfört med den ordinarie verksamheten. Övriga fyra svarar att

tiden är oförändrad, dvs. ingen har svarat att mötestiden är längre i projektet.

När vi studerar svaren från de fyra orterna kan vi konstatera att fördelningen är i stort

sett identisk, en myndighet på varje ort har angivet att den totala tiden är oförändrad.

Ett typiskt svar från en av de många som angett att tiden förkortas är följande; Det

inledande mottagandet förkortas eftersom alla myndigheter finns i samma lokal

samtidigt. Jag kan också tänka mig att vi kan underlätta och förkorta handlägg-

ningen eftersom vi kan använda checklistan och därigenom undvika dubbelarbete.

Upparbetade kontakter mellan handläggare i de olika myndigheterna och kommu-

nen gör troligen också att handläggningen går smidigare och därmed kan tiden för-

kortas.

På frågan om hur säker respondenterna är på det lämnade svaret är genomsnittet på

alla lämnade svar är 84 på en skala mellan noll och 100. På de tio som svarat ”kortare”

är nivån 89.

Vid sammanställningen av svaren på frågan om ev. tidsbesparing avseende den ”för-

ändrade tidsåtgången” har det framkommit att det varit komplext för respondenterna

att tolka vad vi avsåg. Obeaktat denna semantiska problematik har det visat sig, via

kompletterande samtal efter genomförd enkät, att det varit mycket svårt för respon-

19

denterna att bedöma projektets effekter på den faktiska resursanvändningen i form av

möten, handläggning och samverkan i projektet relativt ordinarie verksamhet.

Svaren på frågan hur stor förändringen i den totala resursanvändningen varit räknat i

timmar eller dagar varierade därför kraftigt. Efter kompletterande frågor och telefon-

möten kan vi konstatera att det gick bra att verbalt beskriva VAD tidsvinsterna bestod

av men att det varit näst intill omöjligt att ange en konkret tidsbesparing.

En av de många kommentarer vi fått säger sålunda följande;

Jag anser att tidsåtgången för ett genomsnittsärende förkortas. Viktig är att belysa

att ett besök på servicekontor som genererar ett komplett ärende/ansökan bidrar till

en oförändrad eller förkortad handläggning längre in i myndigheten. Alltså kan

kundens genomsnittsärende på servicekontoret vara oförändrat i tidsåtgång men

ändå generera en kortare process i det långa loppet. Besöken för ett genomsnitts

ärende på servicekontoren anser jag ändå har förkortats på grund av piloten. Detta

tror jag beror på flera saker, checklistan, tolktillgång, samarbetet mellan de

olika aktörerna, samt ökad kunskap hos medarbetarna.

Med ovanstående skäl som bakgrund avstår vi från att göra en preciserad bedömning

av tidsbesparingen på resursanvändningen. Vår bedömning är dock att det är mycket

sannolikt att samverkan i projektet lett till minskad resursanvändning.

Hur stor den samhällsekonomiska effekten de facto är beror givetvis på hur mycket av

den totala resursanvändningen som kunnat kortas; ju större besparing, desto större

effekt och vice versa. OM vi som ett exempel antar att tidsbesparingen består av tio

färre möten, avseende onödig efterfrågan, omfattande 30 minuter med en myndig-

hetsperson och en sökande är besparingen totalt fem timmar. Med ett timpris på 550

kr ger detta en samhällsekonomisk besparing på 2 750 kr.

2) Intäkt på Individnivå - minskad ledtid för handläggnings-processen minskar tiden till egen försörjning Utvärderingen visar tydligt att ledtiden för individen minskar, vilket i förlängningen

minskar tiden till att individen kommer i egen försörjning. Nio av de totalt 14 respon-

denterna svarar att den totala tidsåtgången av kundens egen process varit kortare i

projektet jämfört med situationen före. Övriga fem svarar att tiden är oförändrad, dvs.

ingen har angett längre tid.

Strukturen på svaren från de fyra orterna avviker något från svaren på handläggnings-

tiden så till vida att det är en större spridning bland myndigheterna på alternativet

”oförändrad”. På två av orterna, Borlänge och Alingsås uppger Migrationsverket att

tiden för kundens egen process är oförändrad.

Ett svar som kommenterar att den egna tiden förkortats är följande; Kunden kommer

igång med processen 1-3 veckor tidigare än de kunder som inte ingår i projektet.

Därefter menar jag att kunden med hjälp av checklistan och det arbetssätt som an-

vänds i projektet får sina ärenden handlagda och beslutade snabbare en än genom-

snittskund, då de kunder som inte ingår i projektet ofta behöver komplettera sina

20

ärenden eller missar att skicka in ansökningar för förmåner/bidrag som de är berät-

tigade till.

På frågan om hur säker respondenterna är på det lämnade svaret är genomsnittet på

alla lämnade svar är 89. På de nio som svarat ”kortare” är nivån 84.

På frågan om hur mycket individens egen process påverkats uttryckt i tid varierar sva-

ren mellan oförändrad och tre veckor.

Även vad gäller dessa svar har många respondenter uppgett att varit svårt att ange en

konkret tidsbesparing. Ett ganska typiskt svar har varit följande; ”Jättesvårt att svara

på… men det tar i alla fall flera dagar att först besöka annan myndighet och sedan få

ny tid hos dem.”

Vår sammanfattade bedömning pekar på att individen kan korta sin egen process med

cirka tio dagar ”allt annat lika”. Med ”allt annat lika” avses att alla andra faktorer som

spelar in, t ex. kö till förskola, SFI etc. inte sinkar processen. Bedömningens innebörd

är att individen kan ställa sig till arbetsmarknadens förfogande tio dagar tidigare vilket

innebär att denne, allt annat lika, kan komma i arbete tio dagar tidigare än vid en trad-

itionell process. Det samhällsekonomiska värdet av den kortade egenprocessen är

cirka 11 000 kr per individ.

3) Intäkt på Individnivå - tid för kunden att nå egenförsörjning Utvärderingen visar att individen får ett bättre stöd och klarar av att nå egenförsörj-

ning på kortare tid genom den etableringsprocess som har utvecklats inom projekt

Mötesplatser och information. Fem av de tio respondenter har besvarat frågan att

förutsättningarna har påverkats till det bättre för att individen ska nå egenförsörjning

genom arbete. Övriga anger att förutsättningarna inte påverkats, ingen svarar att det

blivit sämre.

På frågan om hur säker respondenterna är på det lämnade svaret är genomsnittet 86.

De få som anger hur stor den potentiella tidsbesparingen är i tid svarar ”minst 1-3

veckor”.

Vår bedömning är att kunden kortar tiden till egenförsörjning med minst två veckor.

Detta ger ett potentiell samhällsekonomiskt värde på cirka 20 000 kr per individ6.

Lönsamhet Den samhällsekonomiska lönsamheten beräknas genom att summera de totala intäk-

terna och minska dessa med projektkostnaderna.

Lönsamhet = Intäkt – projektkostnad.

Intäkt

Den totala samhällsekonomiska intäkten som vi beräknar består av kortad egenpro-

cess och kortad tid till egenförsörjning; 11 000 kr + 20 000 kr = 31 000 kr per utred- 6 Se sid 16

21

ningsärende. Till detta kommer värdet av minskad resursanvändning i organisation-

erna vilket behöver utredas vidare.

Kostnad

Projektets kostnad fram till sista augusti 2015 har totalt varit 2,5 mkr, varav 176 000

kr utgör utgifter för resor, datorer, internet etc. Kostnaden består huvudsakligen ar-

betstid på olika möten, totalt antal nedlagda timmar är 4 047.

Den genomsnittliga kostnaden per timme är 627 kr7. Om kostnaden fram till sista

augusti omsätts till ett helår blir kostnaden för hela 2015 3,75 mkr8.

Efter kontakt med pilotorterna och projektledaren är vår bedömning att under 2015

kommer totalt minst 1 000 nyanlända att hanteras i processen. Kostnaden per individ

blir då 3 750 kr (3,75 mkr/1 000).

Lönsamhet

Lönsamheten per individ uttryckt i kronor blir 31 000 – 3 750 = 27 250 kr. Såväl kost-

naden som intäkterna är engångsposter.

Ett annat sätt att beräkna lönsamhet är att beräkna projektets återbetalningstid, dvs.

hur lång tid det tar att ”återbetala” den uppkomna kostnaden för samhället.

Återbetalningstid = (Kostnad/Intäkt) * 12 (avrundas alltid uppåt till närmaste hela

månader)

Återbetalningstiden för de kostnader som har satsats i projekt Mötesplatser och in-

formation är högst (3 750/31 000) * 12 = två månader9.

Lönsamheten kan även beräknas utifrån frågan hur stor del av den totala intäkten som

måste realiseras för att återbetalning ska ske inom ett år? Svaret är att det räcker att

enbart tolv procent10 realiseras och då är värdet av minskad mötestid inte inräknat.

.

7 2,5 mkr/4 047 = 627 kr. 8 2,5/8 = 312 500 kr x 12 = 3,75 mkr. 9 3 750/31 000 = 0,12 x 12 = 1,45 vilket avrundat uppåt är 2 månader. 10 3 750/39 250 = 0,12.

22

Redovisning av styrgruppens syn-punkter Detta kapitel sammanfattar styrgruppens syn på projektets förutsättningar, resultat

och möjligheter till effekter på sikt. Sammanfattningen bygger på den enkät som del-

tagarna i styrgruppen har besvarat, se bilaga.

Förutsättningar och resultat Styrgruppens upplevelser är att pilotorterna har haft en gemensam utgångspunkt men

att det varit tydliga lokala skillnader gällande förutsättningar och arbetssätt hos de

fyra pilotorterna. Den största skillnaden har varit att kundunderlaget varierar stort

mellan orterna. Andra skillnader är t.ex. lokaler och teknisk utrustning, typer av boen-

den på orten samt chefers och medarbetares inställning. Det lyfts också att kommu-

nerna är väldigt olika organiserade på respektive ort.

Styrgruppens anser att ett bra resultat av projektet är att deltagarna via projektets

arbetssätt får en ökad egenmakt i etableringsprocessen genom en snabb och enkel

handläggning där den nyanlände står i centrum. De nyanlända ska få ett värdigt och

sammanhållet mottagande. Myndigheterna ska ha ökat sitt förtroende hos kun-

der/målgruppen och hos samverkansparter men också fått en bättre förståelse för hela

(den komplexa) etableringsprocessen, både ur de nyanländas och myndigheternas

perspektiv. Nya effektivare metoder ska ha utvecklats som tillsammans med färre

återkommande besök tack vare effektivare ”förstabesök” som frigör tid och resurser.

Förväntningar är vidare att synergieffekter hos respektive myndighet, kostnadseffekti-

vitet och gemensamt utnyttjande av lokaler och utrustning, tolkar o.s.v. ska tas till-

vara.

För samhället ska detta bidra till en snabbare etablering för individen. En trygg och

enkel etableringsprocess, vilket på sikt ska ge kostnadseffektivitet i de olika uppdrag

som myndigheterna enskilt har, men även stora förenklingar för de enskilda indivi-

derna. De nyanlända ska få ett ökat förtroende för myndigheter i Sverige. Detta upp-

drag kan även ge input till hur myndigheterna behöver organisera sin samverkan i den

fortsatta etableringsprocessen.

Styrgruppens uppfattning är att projektet idag har nått ett flertal resultat. Konkreta

resultat som lyfts fram är att många praktiska frågor avklaras redan vid så kallade

Mötesplatser, vilket sparar tid i processen samt bidrar till att fokus tidigare hamnar på

planering för arbete och studier för den nyanlände. Projektet upplevs ge en ökad

egenmakt för individen och mindre ”rundgång” mellan myndigheterna. Myndigheter-

na upplever det generellt som ett bättre arbetssätt jämfört med ordinarie verksamhet.

Fokus har flyttats från myndighetsprocessen till individen. De upplever att projektet

har gett en ökad trygghet hos individerna där de kan fokusera på sin etableringspro-

cess och vet vad som förväntas av dem och därmed inte behöver planera för vilken

myndighet de ska träffa härnäst etc., vilket ger en förkortad och förenklad process för

de nyanlända.

23

Projektet har belyst och tydliggjort problem hos det ordinarie arbetssättet och visat på

en förändrad hantering. Detta har bidragit till att förtydliga riktlinjer för övriga ser-

vicekontor. Personalen på de respektive myndigheterna har fått större kunskap om

övriga myndigheters respektive verksamheter, ansvar och roller samt en ökad förstå-

else för betydelsen den egna handläggningen har för kunden igenom hela etablerings-

processen. Samverkansklimatet har förbättrats där smidiga och enkla kontakter mel-

lan (personer på) myndigheterna har skapats som inte fanns i ordinarie arbetssätt och

samverkan. Styrgruppen anser att projektet bidrar till att myndigheterna ger en bättre

samordnad service för de nyanlända. Fler ärenden inom är kompletta vid ansökan,

jämfört med vid ordinarie arbetssätt, vilket innebär att färre ärenden kräver komplet-

tering och färre återbesök sker. Styrgruppen upplever att arbetssättet är tidsbespa-

rande både för nyanlända och för myndigheterna.

Långsiktiga effekter På längre sikt förväntar sig styrgruppen att projektet ska bidra till en större förståelse

hos myndigheterna av vikten av myndighetssamverkan i arbetet med att förbättra och

effektivisera etableringsprocessen för nyanlända. Kunskapen om målgruppen är bättre

hos myndigheterna och därigenom skapas en bättre helhetssyn för de nyanlända i

etableringsprocessen. Personalen på respektive myndighet får fler ”medarbetare” från

andra myndigheter inom sitt område och det sker en tätare lokal samverkan vilket kan

öppna för myndighetssamverkan inom andra områden. Projektets arbetssätt bör fort-

sätta att bidra till färre spontanbesök från nyanlända samt ökad kvalitet och säkerhet i

etableringsprocessen då alla nyanlända får tillgång till sina rättigheter.

Framgångsfaktorer och förbättringsområden Framgångsfaktorer som styrgruppen lyfter fram är att myndigheterna som en ut-

gångspunkt i projektet haft en gemensam problembild och ett gemensamt uppdrag.

Andra framgångsfaktorer i projektet som styrgruppen lyfter fram är den större förstå-

elsen och kunskapen som de respektive myndigheterna har fått om varandras verk-

samhet samt att de har ett större fokus på en fungerande helhet avseende etablerings-

processen istället för att optimera varje myndighets interna processer. Förmågan att

tänka-om när problem uppstår nämns också tillsammans med perspektivet att de som

är närmast kunden har den bästa kunskapen om kunden och arbetssättet idag.

Förbättringsområden som lyfts fram är dels konkreta delar som tolkavtal och bättre

anpassade lokaler för projektets (ett nytt) arbetssätt. Andra delar är en ökad tydlighet

mellan centrala och lokala beslut och förbättring gällande ansvar och engagemang i

styrgrupper och lokala projektgrupper. Prioritering av projektet gentemot annan verk-

samhet och samarbetet mellan pilotorterna kan stärkas.

Förslag kring framtida utveckling nämns också, t.ex. att bredda uppdraget att gälla

under hela etableringen och för andra målgrupper som är i kontakt med myndigheter-

na. Vidare tas det upp gemensamma IT-lösningar samt en översyn av juridiska frågor

och sekretess i etableringsprocessen i ett utökat samarbete över myndighetsgränser.

24

Implementering – ett nästa steg? När styrgruppen tittar framåt mot en möjlig implementering tydliggörs behovet av ett

gemensamt och väl förankrat myndighetsbeslut och en överenskommelse för att ge

mandat för införandet. Det bör finnas en plan och en (eller flera) projektledare som

leder genomförandet. Det är en fördel om beslut tas fort så det inte blir ett glapp mel-

lan projektet och implementeringen och att processen parallellt informeras till berörda

aktörer.

För att samverkan ska bli långsiktigt hållbar bör det klargöras och avgränsas vilken

verksamhet där samverkan gynnar de nyanlända och vilken verksamhet som även

fortsättningsvis bör skötas av den enskilda myndigheten. Ett lokalt ansvar för drift och

hur stor del som lokala förhållanden ska påverka utformningen måste vara tydligt.

Styrgruppen upplever att det finns god kompetens för en implementering och att det

till största delen också finns tillräckliga resurser lokalt. Att befintlig styrgrupp sitter

kvar över implementeringen ses som en fördel och även vikten av att den nya verk-

samheten följs upp tillsammans med övrig verksamhet och inte som en egen isolerad

del. Avslutningsvis lyfter man mer praktiska frågor kring HR, ekonomi, IT, lokaler,

juridik och dylikt.

25

Redovisning av pilotorterna syn-punkter Projektet har genomförts på fyra pilotorter. I detta kapitel sammanfattas pilotorternas

synpunkter och reflektioner av projektet. Underlaget till sammanfattningen är den

enkät som deltagande myndigheterna på respektive ort har besvarat.

Förutsättningar och resultat De fyra pilotorterna upplever sig både haft likartade förutsättningar men också tydliga

skillnader i projektet. Det är därför naturligt att de uppvisar liknande erfarenheter

inom vissa områden men också att de skiljer sig åt inom vissa områden. Genomgående

visar arbetet i projektet att samtliga pilotorter ser stor potential i det nya arbetssättet

och för flera av de nya arbetsmetoderna och verktygen. Framför allt är det två kon-

kreta resultat som förväntas bidra till en effektivare etablering. Det ena är en bättre

kunskap och relation till övriga myndigheter i processen och det andra är en bättre

bild och en större förståelse för hela de nyanländas etableringsprocess och ett synsätt

där varje myndighet/handläggare ser sig som en del av en processkedja och inte som

en isolerad händelse.

Med dessa två resultat i centrum är förväntningarna på kort sikt att det blir bättre,

effektivare och säkrare möten med de nyanlända samt att de nyanlända blir mer del-

aktiga samt styr och äger sin egen process. På lång sikt bör detta bidra till en effekti-

vare etableringsprocess men också att till mervärden som ett ökat förtroende för myn-

digheterna hos dessa individer och minskad risk för återbesök och återbetalningskrav

till nyanlända.

Delar som skiljer pilotorterna åt är t.ex. upplevelsen av en ökad tillgång till tolk och i

vilken omfattning det har nämnts som en framgångsfaktor. Samtliga orter lyfter fram

checklistan som ett bra och viktigt verktyg med stor potential men där vissa upplever

att den behöver förbättras. Många lyfter fram att processen blir smidigare, enklare och

säkrare. Varje enskilt möte behöver dock inte bli kortare mätt i tid. Däremot är be-

dömningen att antalet onödiga återbesök kan minskas markant. Detta besparar både

myndigheterna och de nyanlända tid. För de nyanlända minskas även risken för åter-

betalningskrav från dubbelfinansiering och risken att stå utan finansiering i det s.k.

glappet. Generellt så är upplevelsen att den lokala ledningen och styrningen av pilot-

projekten borde varit bättre. Detta anses ha påverkat verksamheten. Det har på samt-

liga orter, som i de allra flesta projekt, varit saker som inte har fungerat tillräckligt bra.

Detta har t.ex. varit teknik, lokaler och tid för projektets aktiviteter.

På samtliga orter lyfts lärandet och kunskapsöverföringen mellan de olika myndighet-

erna fram men samtidigt framstår en avsaknad av rutiner och avsatt tid för en mer

strukturerad kompetensöverföring inom respektive myndighet samt avseende en

eventuell implementering av framgångsrika arbetssätt och aktiviteter.

26

Arbetssätt och arbetsmetoder Samverkan och att myndigheterna finns tillgängliga på samma plats där de nyanlända

steg för steg genomför processen och där varje handläggare/myndighet kan göra en

konkret överlämning till nästa myndighet är ett fundament i projektets arbetsmetod.

Internt har olika arbetsmetoder använts för att öka den generella kunskapen om öv-

riga myndigheters roll och förutsättningar i etableringsprocessen, t.ex. genom inform-

ationsmöten eller medlyssning. I projektet får de nyanlända tilldelat en checklista. Den

nyanlände kan genom checklistan ha kontroll på sin process och sitt nästa steg samt

att den visar för handläggarna var i processen den nyanlände befinner sig. Ökad till-

gång till tolkar i hela processen och i samspel med checklistan ger en utvecklad ar-

betsmetod. Även drop-in (med förtur) har använts i olika omfattning på pilotorterna.

Framgångsfaktorer och utvecklingsmöjligheter Pilotorterna uttrycker samtliga att en framgångsfaktor har varit ökad kunskap och en

bättre relation mellan myndigheterna. Även samlokaliseringen är central för att för-

enkla processen. Andra delar är att kunden får tillgång till tolk under hela flödet och

att myndigheten konkret kan lämna över till nästa myndighet i processen samt att

myndighetssamarbetet har satt kunden i centrum.

Under projektet har en mängd möjliga förbättringar och utvecklingsmöjligheter iden-

tifierats. T.ex. så händer det i processen att olika myndigheter ställer samma frågor

men där svaren på frågorna inte delas mellan myndigheterna. Det sker med andra ord

ett dubbelarbete. Tydligare syfte och mål samt styrning i samverkansprocessen vid en

eventuell implementering efterfrågas tillsammans med bättre kommunikation mellan

chefer inom projektet. Ansvar och rutiner samt avsatt tid för (intern) kunskapsöverfö-

ring samt ett större fokus på implementering av lyckade arbetsmetoder är också efter-

frågat. Kommunernas roller lyfts upp, de har en bred och omfångsrik verksamhet jäm-

fört med flera av de övriga myndigheterna. Det skulle vara till nytta om fler förvalt-

ningar från kommunen var delaktiga men med en bibehållen samordning mot övriga

myndigheter. Mer konkreta delar som lyfts är bättre tolkavtal, anpassade lokaler, upp-

datering av ordinarie mötesforum och att checklistan kan utvecklas och få ett bredare

användningsområde.

I detta kapitel som redovisar pilotorternas synpunkter var ambitionen att beskriva ett

(ortsövergripande) typfall för handläggarnas process i ordinarie verksamhet respektive

i projektet. Detta har inte varit möjligt med de beskrivningar vi fått in via våra enkäter.

Skillnader i arbetssätt och resultat för ordinarie verksamhet kontra projektet beskrivs

utförligt i övriga delar i rapporten.

27

Slutsatser och analys

Samhällsekonomisk effekt av projektet Denna utvärdering visar att projektet har en stor samhällsekonomisk potential. Detta

gäller såväl ur ett organisations- som ur ett individperspektiv. Utgångspunkten för

denna slutsats är att vi visat att projektet varit lönsamt ur de båda perspektiven även

om beräkningar inte genomförts på organisationsperspektivet pga. osäkra beräk-

ningsunderlag. Den samhällsekonomiska potentialen ligger i att den kompetens i form

av arbetsmetoder, samverkan etc. som byggts upp under projekttiden kan överföras till

många andra orter runt om i landet. En mycket enkel demonstration av projektets

potential är att den potentiella intäkten för samhället baserat på 1 000 nyanländas

ärenden är minst 31 mkr, oräknat värdet på organisationsnivå.

Vi ser det som en fördel att kunna beskriva den samhällsekonomiska lönsamheten

utifrån de två ovan nämnda perspektiven även om värdet av organisationsperspektivet

enbart beskrivs verbalt. Genom att de samhällsekonomiska effekterna synliggörs ur

två olika perspektiv underlättas de fortsatta diskussionerna om projektet faktiskt har

kunnat nå projektets övergripande målsättning:

• Minskad påfrestning på individen, ökad effektivitet för aktörerna, samt förkortad

tid fram till etablering.

Summerar vi intäkterna är projektet Mötesplatser och information mycket lönsamt,

återbetalningstiden är så kort som två månader. Detta går även att uttrycka som att

det räcker med att tolv procent av de beräknade intäkterna realiseras för att projekt-

kostnaden ska vara återbetalda till samhället på ett år.

Vi utgår i våra beräkningar från att projekt Mötesplatser och information har klarat av

att hantera 1 000 ärenden. Det ligger i sakens natur att om beräkningarna i stället

baserats på flera ärenden hade lönsamheten varit ännu större och vice versa, dvs.

minskad lönsamhet om de baserats på färre ärenden. Som exempel kan nämnas att

kostnaden per ärende minskar från 3 750 kr till 375 kr om antal ärenden ökar till

10 000 från 1 000. Intäkten är däremot oförändrad. Det betyder att om den process

och det arbetssätt som har utvecklats i projekt Mötesplatser och information kan im-

plementeras i större skala ökar den samhällsekonomiska effekten.

Applicerar vi en riskanalys på vårt underlag finns givetvis en risk att de bedömda tids-

besparingarna är överdrivna. För att förebygga ”glädjekalkyler” har vi dels vägt in re-

spondenterna svarssäkerhet, dels lagt oss i mitten av den ganska stora spridning i de

svarsuppgifter som respondenterna lämnat.

En ytterligare aspekt på robustheten i vår slutsats är att projektet har en återbetal-

ningstid på två månader trots att beräkningarna enbart baseras på individperspekti-

vet.

Projekt Mötesplatser och information har inte specificerat närmare i mätbara termer

vad som skall uppnås vad gäller den samhällsekonomiska nyttan. Det är ytterst få pro-

jekt av denna typ som genomfört någon form av förkalkyl för att ta fram mål som är

uttryckta monetärt. Det blir därför projektledningens uppgift att följa upp utvärde-

28

ringen och dess samhällsekonomiska nytta samt vilken potential som finns att för-

ändra ordinarie verksamheter till gagn för individerna.

En annan aspekt på lönsamheten är att merparten av projektkostnaden utgörs av akti-

viteter som enligt vår bedömning successivt skulle försvinna vid en eventuell imple-

mentering av projektet. Kan den kompetens, samverkan och arbetsmetoder som

byggts upp under projekttiden överföras till det vardagliga linjearbetet finns, så vitt vi

ser det, en mycket stor samhällsekonomisk potential i det förändrade arbetssättet.

En ytterligare synpunkt på denna utvärderings resultat är att en faktor som ofta på-

verkat lönsamheten positivt i många av de projekt vi utvärderat men som inte ingår i

vårt uppdrag denna gång är individernas vård- och omsorgskonsumtion. Vi bedömer

det som troligt att en effektivare – och därmed humanare – etableringsprocess även

till viss del påverkar individernas hälsa såväl fysiskt som psykiskt. Med beaktande av

ett läkarbesök kostar cirka 1 500 kr och ett enda vårddygn på sjukhus cirka 10 000 kr

är det lätt att förstå att en process som både är snabbare och mindre krävande för in-

divider som kan vara sköra kan spara både lidande och samhällsekonomiska resurser!

Vid en studie som Payoff genomförde i Västerviks kommun år 2013 visade resultatet

att antalet besök per länsinvånare under halva året 2012 i genomsnitt var 2,4 medan

de nyanlända hade 3,6 besök i genomsnitt. Skillnaden mellan män och kvinnor var

ganska markant såväl för länsinvånarna som för vårt urval där kvinnorna hade fler

besök i genomsnitt än männen.

Vad visar egentligen de ekonomiska beräkningarna? De ekonomiska beräkningarna visar att samverkan skapar en effektivare verksamhet

och en förenklad process för den nyanlände. Eftersom projektet genomförts i huvud-

sak med ordinarie resurser i myndigheter som är verksamma i etableringsprocessen

har kostnaderna varit relativt låga jämfört med att projektet skulle genomförts med

särskilt avsatta resurser. Detta är en styrka inför de fortsatta diskussionerna om hur

projektets mervärden, arbetsformer och lärande skall tas tillvara.

Givetvis sker redan idag en viss samverkan mellan olika myndigheter. Tyvärr är dock

exemplen otaliga på brister i samverkan som lett till att individer hamnat i kläm. Lik-

nelser som ”stup- och sugrör och bristen på hängrännor” brukas lyftas fram för att

illustrera detta. I många fall gäller samma brister för samverkan mellan olika myndig-

heter oavsett nivåer i organisationerna. En samhällsekonomisk utvärdering som denna

kan lyfta fram effekter av samverkan för att visa på den potential som faktisk finns i att

styra upp samordning och samverkan.

För att främja samverkan finns både lagmässiga krav, överenskommelser och ekono-

miska medel avsatta för att underlätta och stärka samverkan. Samordningsförbunden

är ett tydligt exempel på ett försök från statsmakterna samverkan är viktig och måste

prioriteras för målgrupper i utanförskap med behov av samordnade insatser för att

öka arbetskraftsdeltagandet. För detta projekt finns det sedan tidigare överenskom-

melser som ligger till grund för driften av Servicekontoren mellan Försäkringskassan,

Skatteverket och Pensionsmyndigheten. Det finns även ett utökat samarbete med Ar-

betsförmedlingen som medverkar på flera av Servicekontoren. Dessutom tillkommer

29

organiserade former för trepartssamtal mellan ett par av myndigheterna och den ny-

anlände.

I andra typer av samverkansprojekt har det var mer tydligt att projektet genomförts

för att underlätta samverkan och minska effekter av gråzoner, stuprörstänk och t.o.m.

sugrör i den egna organisationen. Genom att det offentliga Sverige är så uppdelat vad

gäller olika myndigheter dels vad gäller statligt, regionalt och kommunalt, dels att

ansvaret för välfärden och insatser har delats upp/sektoriserats mellan olika myndig-

heter krävs det en omfattande samordning och samverkan för att verksamheterna

skall kunna bedrivas effektivt. Ett exempel är kommunerna där t.ex. målgruppen unga

vuxna hanteras av flera olika enheter inom kommunen, vilket kräver en samordning i

sig. Vi tror att det är viktigt när det gäller samverkan i denna typ av projekt, att dels se

vilka värden som skapas operativt, dels vilka strategiska och strukturella avvägningar

och beslut som måste tas för att samverkan skall fungera på ett bra sätt.

Vi är övertygade om att kostnaderna för de nyanländas i många fall mycket långa ut-

anförskap ställs mot möjliga intäkter för att snabba på etableringsprocessen mot ett

arbete eller utbildning, är det en av de mest lönsamma satsningar eller – som vi gärna

uttrycker oss - investeringar som kan göras i Sverige. Utvecklingen under hösten 2015

med den stora ökningen av nyanlända gör att frågan är ännu viktigare att lösa. De

sekundära vinsterna av en snabbare och smidigare etableringsprocess i form av ökad

livskvalitet, förbättrad social- och hälsosituation i en vidare mening gagnar också ett

mer solidariskt och hållbart samhälle.

Övriga värden av projektet Om vi ser till övriga värden av projektet, som ligger utanför utvärderingens huvudfo-

kus, framkommer ett antal områden från styrgruppen och pilotorterna. Dessa värden

kan ses som kvalitetsaspekter i etableringsprocessen.

På individnivå (för de nyanlända) upplever man att det genom projektet har skett en

förbättring gällande ett flertal kvalitetsaspekter, t.ex. ökad egenmakt, ett värdigt mot-

tagande, ökat självstyre i processen samt att rättssäkerheten i processen har ökat. På

organisatorisk nivå nämns främst kvalitetsmässigt bättre möten med de nyanlända,

bättre förståelse av övriga myndigheters förutsättningar samt enklare att få svar på

frågor som rör en annan myndighet eller myndigheter i samverkan.

Tack vare t.ex. checklistan och att de nyanlända i mindre utsträckning ”bollas runt”

mellan myndigheterna ökar tryggheten för de nyanlända i processen. De kan på ett

enkelt och tydligt sätt kontrollera att alla steg i processen genomförs och att de vid

varje träff med en/flera myndigheter få svar på sina frågor. Förhoppningen från hand-

läggarna är att denna ökade trygghet bidrar till att de nyanlända tidigare och i ökad

utsträckning kan fokusera på att komma in och etablera sig på arbetsmarknaden.

Den ökade rättssäkerheten i etableringsprocessen som nämns är t.ex. en minskad risk

att de nyanlända inte får alla sina rättigheter tillgodosedda - att man inte missar något

bidrag. Att färre av de nyanländas blir felaktigt ifyllda samt att det sker färre dubbel-

ansökningar (där den nyanlände enbart är berättigad till en (1) typ av stöd av två pa-

rallellt sökta stöd).

30

På handläggarnivå sker en förbättrad kvalitet vid mötena med de nyanlända och i

handläggningsprocessen. Varje handläggare har t.ex. bättre kunskap om vem/vilken

myndighet som kan svara och möta de nyanländas frågor och behov. De nyanlända

(eller deras frågor) skickas därmed direkt till rätt handläggare och myndighet.

Också kvaliteten på enskilda möten med de nyanlända upplevs att bli bättre. Varje

handläggare har nu lättare att på bästa sätt kommunicera sin del till den nyanlände i

processen. Handläggarna ger korrekt information, rätt mängd (relevant) information

och låter övriga aktörer informera den nyanlände om sina delar. Detta minskar mäng-

den information som den nyanlände ska ta till sig vid varje tillfälle vilket bör leda till

att de från varje möte verkligen får med sig den viktigaste informationen.

Ökad kvalitet på en organisatorisk nivå är att de respektive myndigheterna har bättre

förståelse för de andra myndigheternas arbetssätt. Detta är viktigt i aktiviteter som ska

öka öppenheten och tillgängligheten men som också innefattar områden med sekre-

tess.

Handläggarna bedömer att detta kan bidra till att de nyanlända får ett högt förtroende

för de samhällets myndigheter och att de står bättre rustade i samhället efter etable-

ringsperioden.

Både från personalen på pilotorterna samt hos styrgruppen lyfts ett antal framgångs-

faktorer i det genomförda arbetet.

Pilotorternas identifierade framgångsfaktorer

• Att bättre ”lära känna” övriga myndigheters processer och förutsättningar

samt att bygga upp ett kontaktnät på andra myndigheter.

• Närhet - Att både handläggare och nyanlända kan få information och tillgång

till samtliga myndigheter på en och samma plats och dag.

• Myndigheterna agerar flexibelt, ”släpper” aldrig den nyanlände helt och agerar

som en enhet mot de nyanlända.

• Handläggare har en bättre helhetssyn på etableringsprocessen.

• Samarbetet och det nya arbetssättet sätter den nyanlände i fokus där myndig-

heterna t.ex. tillsammans kan samarbeta eller hjälpa varandra och lösa ”pro-

blem” för de nyanlända i processen.

• Tillgång till tolkar i en större del av processen. Tolkar finns tillgängliga vid fler

möten och för fler myndighetsaktörer vilket ökar kvalitet, trygghet och kvalitet

för båda parter.

Styrgruppens identifierade framgångsfaktorer

• Ökad kunskap om övriga myndigheter.

o Den större kunskapen om respektive myndighets processer och förut-

sättningar underlättar samverkan mellan myndigheterna och den bi-

drar även till att öka kundfokus i processen.

• Samtliga myndigheter har en gemensam utgångspunkt, problembild och upp-

drag.

o Genom att ha ett tydligt myndighetsgemensamt uppdrag och gemen-

samma mål görs samverkan till ett medel i stället för ett mål.

31

• Större fokus på helheten, dvs. individens process hos samtliga myndigheter, i

etableringsprocessen.

o Den ökade samverkan, via ett nytt arbetssätt, bidrar till att respektive

myndighet och dess personal har lättare att se och förstå hela proces-

sen för en nyanländ – helheten.

Möjliga strategiska och strukturella effekter av projektet En mycket viktig fråga i denna typ av projekt är hur erfarenheter, lärande och mervär-

den skall leda till faktiska förändringar i de reguljära verksamheterna. Av styrgruppens

svar på enkäterna framgår det tydligt att det finns en vilja att gå vidare och fortsätta

eller utöka samverkan mellan berörda myndigheter. Vi ser av projektuppdraget att

denna fråga citat ”Större förändringar, som organisations- eller regelförändringar

ligger inte inom detta uppdrag, men bör noteras för att ges möjlighet till utvärdering

vid ett senare tillfälle” inte ingår som en särskild målsättning i projektet. Vår erfaren-

het är dock att om en insats skall leda till faktiska förändringar är det av största vikt att

frågan kring implementering finns med från ”första spadtaget i projektet”, konkret

från planeringen och under hela genomförandet. Om inte denna del omfattas av en

målbild av vad som skall uppnås eller kommer in i ett senare skede kan projektet säll-

an leda till några faktiska förändringar av arbetssätt, strategiska och strukturella för-

ändringar. Några frågor som kan underlätta diskussionerna kring en implementering

av projektet är:

• Vilka resultat i projektet bör vara uppfyllda för att samverkan och arbetsmetoder

skall implementeras?

• Hur många servicekontor eller kanske Medborgarkontor skall omfattas av imple-

menteringen eller kanske ett förlängt projekt?

• Vem vilka har mandat att fatta beslut och hur skall implementeringsprocessen

genomföras?

Samverkan leder inte med automatik till en bättre verksamhet. Det finns många fall-

gropar och utmaningar för att få samverkan att fungera på ett bra sätt. Vi ser följande

viktiga delar för att samverkan skall fungera på ett bra sätt:

• En styrgrupp med chefer som har mandat att fatta beslut.

• Multikompetenta team.

• Gemensamma synsätt och värderingar.

• En helhetssyn på både den egna verksamheten och de samlade behoven för indivi-

den.

• En stor fördel om insatsen bedrivs så långt det är möjligt med ordinarie resurser.

• Gemensam och väl förankrad målbild av vad den totala myndighetsprocessen ska

skapa.

Pilotorterna har relativt skilda förutsättningar för att jobba med integrationen, både

vad gäller myndigheterna och antalet nyanlända. Den samhällsekonomiska utvärde-

ringen visar på vilken potential det finns i att samverka mellan parterna i projektet och

att detta kan leda till en effektivisering av etableringsprocessen.

32

Under projektet har det framkommit att målbilden inte varit helt självklar genom att

vi med projektledningen diskuterat vad som faktiskt skall uppnås vad gäller målgrup-

pen nyanlända i projektet. Frågan har gällt om målet handlar om att kunderna snabb-

bare skall nå etablering eller att den nyanlände skall komma i egenförsörjning. Ef-

tersom den nyanlände i arbetsför ålder om möjligt skall nå egenförsörjning måste

detta mål vara centralt och tydligt för alla parter, även om myndigheten inte deltar

aktivt i denna del.

Vi saknar också mätbara och specificerade mål både för berörda myndigheter och

målgruppen i projektet. Samtidigt har vi också förstått att det saknas uppföljning och

statistik på hur många nyanlända som varit aktuella i projektet och vad etablerings-

processen resulterat i. Det senare beror också på att vad vi förstår att ingen nyanländ

hunnit delta under två år i etableringsplanen. Vår uppfattning är att tydliga och mät-

bara mål underlättar för parterna att ta vara på projektets strategiska värde för att

utveckla ordinarie verksamheter.

33

Frågor att diskutera vidare I denna avslutande del har vi tagit oss friheten att gå lite utanför ramarna för vårt

uppdrag, dels för att vidga perspektiven, dels för att arbetet med utvärderingen kopp-

lat till situationen för nyanlända gett oss så många intryck. Viktigast är dock att pro-

jektägare, medverkande myndigheter centralt och på pilotorterna kan använda denna

utvärdering för att jobba vidare och utveckla verksamheterna för effektivare insatser

för nyanlända i första hand i arbetsför ålder. För att underlätta denna del kommer vi

att avsluta utvärderingen med några konkreta frågeställningar som berörda myndig-

heter och projektägare kan diskutera vidare.

Etablering en lång och krokig väg som föregåtts av stora umbäranden för de flesta

nyanlända. Eftersom många av de nyanlända varit på flykt under flera år innan de

kommer till Sverige har både deras hälsa, mående och förutsättningar till att snabbt

komma i ett arbete påverkats negativt. Det är därför av största vikt att korta ledtider

inte bara i den del av integrationen som ingår i projektet utan även tiden före PUT.

Genom att effektivisera denna process ökar också chanserna för individerna att snabb-

bare få adekvat hjälp och vara bättre rustade inför etableringsprocessen.

Utmaningen för Sverige är att hantera flyktingfrågan på ett nytt sätt och försöka ta

fram en övergripande strategi som ser till helheten och inte suboptimerar handlägg-

ningen i stuprören/myndigheterna med ansvar för sin respektive del av etableringen

och integrationen av de nyanlända. Det finns ett flertal exempel på att rådande struk-

turer är oförmögna att lösa de akuta krissituationerna som uppstått på flera håll sam-

tidigt som kostnaderna skenar iväg och skapar onödigt lidande för berörda individer.

En samordnad lösning av flyktingsituationen kommer att kräva nya grepp, kreativitet

och politiskt mod. Kostnaderna för hanteringen av flyktingarna är idag betydligt högre

än tidigare och kommer att skena ytterligare om inte något görs. Ta kostnaderna idag

och se dem som en investering för att rusta Sverige för en människovärdigare integrat-

ion av alla nyanlända.

Av utvärderingen framgår det att det finns stora möjligheter att korta ledtider i etable-

ringsprocessen för de nyanlända genom att berörda myndigheter samverkar. Vi ser tre

delar i etableringsprocessen; 1) PUT – Formalia efter PUT – 2) Uppstart av Etable-

ringsplan och 3) Arbetsförmedlingen och kommunen i samverkan. Vi har i våra eko-

nomiska beräkningar i första hand fångat tidsvinsterna fram till att etableringsplanen

kommit igång. Förutom att snabba på processen före PUT, tror vi därför att den

största potentialen för att den nyanlände skall komma i egenförsörjning på kortare tid

finns i genomförandet av etableringsplanen. Erfarenheterna i projektet visar bl.a. på

vikten av att insatserna från Af och kommunens SFI och samhällsorientering synkas

och ligger rätt i fas. Detta förutsätter givetvis att de två första delarna fungerar opti-

malt. Det finns ett tydligt fokus från regeringen på att fler nyanlända skall komma i

arbete eller utbildning under sin tid i etableringsuppdraget, dvs. i normalfallet under

två år. Därför ligger den största potentialen till att fler kommer i jobb eller utbildning

kopplat till politiska beslut. I budgetpropositionen för 2016 finns därför flera förslag

för att effektivisera allt från mottagandet till en snabbare etablering av nyanlända.

34

I tidigare projekt vi utvärderat med koppling till integration har vi sett värdet av att

det finns medicinsk kompetens kopplade till insatserna. Detta har oftast varit en fram-

gångsfaktor då det för många nyanlända finns både fysisk och särskilt psykisk ohälsa

som inte behandlats på ett adekvat sätt. Vi tycker därför att landstinget/regionen både

på lednings- och utförarnivå bör vara med i projektet på pilotorterna för att på sikt öka

de nyanländas chanser att snabbare komma i ett arbete.

Om vi fritt skulle få önska skulle i den bästa av världar eller med god vilja skulle kunna

se ut så här vad gäller hanteringen av nyanlända:

• En väg in med samlad kompetens för att lösa asylsökandet, PUT och etableringen

på bästa sätt oavsett myndighet – ett Migrationsverk med företrädare från berörda

myndigheter med mandat, delegation och handläggarresurser kanske kan vara en

lösning?

• Samla styrning och ledning av etableringsprocessen från ”ax till limpa” i ett sam-

ordningsförbund liknande organisation med adekvata resurser, dvs. En väg in för

att nyanlända i arbetsför ålder snabbare skall komma i egenförsörjning.

• Etableringsprocessen är mycket beroende av kommunernas resurser och möjlig-

heter till eget boende, välfungerande insatser i form av SFI och samhällsoriente-

ring. Hur kan denna del av etableringsprocessen utvecklas och samordnas bättre

med Arbetsförmedlingens uppdrag?

Ytterligare frågor att diskutera vidare • Vad är ett bra resultat av den totala etableringsprocessen; på kort sikt (två år) och

på längre sikt? Vem ansvarar och hur följs detta upp?

• Hur ska mätbara mål, specificerade och om möjligt monetära, kunna tas fram för

vad den totala etableringsprocessen ska uppnå?

• Hur skall projektets lärande, mervärden och erfarenheter tas tillvara för att leda

till en utveckling och implementering av ledning, styrning och samverkan i de re-

guljära verksamheterna?

Payoff utvärdering och analys AB 2015-11-27.

Kontaktperson Payoff: Sven Vikberg. E-post: [email protected]

Kontaktperson för projekt Mötesplatser och information: Louise Andersson.

E-post: [email protected]

35

Bilagor Bilaga 1; Uppdragsbeskrivning projekt Mötesplatser och information.

Bilaga 2; Enkät projektledare och styrgrupp.

Bilaga 3; Enkät pilotorterna.

Bilaga 4; Frågor till pilotorterna för beräkning av samhällsekonomiska effekter.

Uppdragsbeskrivning – Mötesplatser och information

Bakgrund

Med anledning av ökad oro i omvärlden och därmed höjda prognoser för migration, startade

Migrationsverket ett upprop under hösten 2013 till de aktörer som ingår i processerna för

migration, introduktion, etablering och återvändande, kallat Samverkansuppdraget. En

gemensam målsättning för de berörda aktörerna var att hitta vägar som skulle göra det enklare

och smidigare för den enskilda individen. Detta skulle åstadkommas genom att analysera de

gemensamma processerna för att hitta möjligheter till förbättringar som skulle öka kvaliteten,

servicen och effektiviteten. Deltagande aktörer var Skatteverket, Arbetsförmedlingen,

Försäkringskassan, SKL, Socialstyrelsen, Skolverket, Rikspolisstyrelsen, Kriminalvården och

Länsstyrelserna. Ansvarig för uppdraget var Caroline Henjered från Migrationsverket.

Uppdraget utmynnade i 6 olika förslag: Initialprocessen, Mötesplatser och information,

Prognoser och migrantprofiler, Boendeformer, Sysselsättning samt Gemensamt

ersättningssystem. Ansvarig för uppdraget Mötesplatser och information var Annika Berthold

från Försäkringskassan. Samtliga uppdrag presenterades den 18 februari 2014 för berörda

generaldirektör.

Arbetet med de olika uppdragen påbörjades därefter. För uppdrag Mötesplatser och

information togs under våren 2014 kontakter med berörda aktörer. Initiativtagare var

Migrationsverket och Försäkringskassan och en arbetsgrupp sattes samman. Arbetsgruppen,

med deltagare från Skatteverket, Migrationsverket, Försäkringskassan, SKL och

Arbetsförmedlingen bildade därefter en styrgrupp. Till projektstarten har även

Pensionsmyndigheten anslutit till styrgruppen.

Syfte

Uppdraget Mötesplatser och information syftar till att använda servicekontoren som plattform

där den nyanlände träffar tvärprofessionella team med representanter från relevanta aktörer.

Syftet är att utveckla mötesplatsen för individanpassad hjälp och information till nyanlända

utifrån servicebehov, för att de snabbare ska nå etablering.

Mål

En förenklad process för den nyanlända och ökad effektivitet för de involverade aktörerna.

Effekter

Önskad effekt på ett övergripande plan är minskad påfrestning på individen, ökad effektivitet

för aktörerna, samt förkortad tid fram till etablering. En förutsättning för att nå denna effekt är

bättre samverkan mellan aktörerna. Effekterna mäts genom kundupplevelse, effektivisering av

etableringsprocessen och ekonomiska nyttan för samhället.

Kundgrupp

De kunder som omfattas av projektet benämns som nyanlända. Med nyanländ avses de som

beviljats uppehållstillstånd enligt 5 kap. 1, 2, 4 eller 6 §§, 12 kap. 18 §, 21 kap. eller 22 kap.

utlänningslagen (2005:716), som omfattas av etableringsuppdraget och som är

kommunplacerade, eller som bor kvar i anläggningsboende eftersom de ännu inte har

kommunplacerats. Det omfattar även den anhöriginvandring som kommer till följd av denna

bosättning i Sverige, inklusive de anhöriga inom kärnfamiljen som har fyllt 65 år.

Pilotprojektet

Servicekontoren ska tjäna som mötesplats för tvärprofessionella team. För att ges möjlighet

att utveckla nya arbetssätt är försök på ett antal pilotkontor en förutsättning. Krav på

pilotkontoren har varit att de ligger i en kommun med engagemang i dessa frågor och att de

finns i närheten av Migrationsverket och Arbetsförmedlingen. Samtidigt ska de erbjuda en

blandning mellan små och stora orter, samt ha en viss geografisk spridning.

Arbetsgruppen har valt att gå vidare med fyra pilotkontor; två större och två mindre för att få

möjlighet att utveckla arbetssätt på orter med helt olika förutsättningar. Utifrån ovan nämnda

kriterier valdes Norrköping och Ljusdal, med Försäkringskassan som huvudman, samt

Alingsås och Borlänge, med Skatteverket som huvudman.

Fokus kommer framförallt att ligga på att utveckla nya arbetssätt. De lokala arbetsgrupperna

på respektive ort ansvarar för att identifiera moment i migrations- och etableringsprocessen

där det finns möjligheter till förbättring och effektivisering genom förändrade arbetssätt

och/eller nya samarbeten aktörerna emellan.

Större förändringar, som organisations- eller regelförändringar ligger inte inom detta uppdrag,

men bör noteras för att ges möjlighet till utvärdering vid ett senare tillfälle.

Befintliga resurser ska användas i största möjliga utsträckning. I de tvärprofessionella teamen

kommer servicehandläggare och deras chefer att delta tillsammans med liknande

representanter från de övriga aktörerna. Även ärendehandläggare inom deltagande aktörer kan

bli aktuellt att involvera.

Projektet kommer att drivas av en gemensam projektledare som har i uppdrag att hålla

samman arbetet på de fyra pilotorterna, sköta all extern kommunikation och driva projektet

framåt. Projektledaren rapporterar till styrgruppen vid månatliga avstämningsmöten.

Deltagare

Styrgrupp:

Migrationsverket: Ann-Catrin Nyberg, Nicholas Smidhagen och Anna Surén

Försäkringskassan: Louise Andersson, Per Aronsson och David Bergström

Skatteverket: Maria Sköld och Johannes Hummerdal

Arbetsförmedlingen: Niclas Josephsson

SKL: Lotta Dahlerus

Pensionsmyndigheten: Sara Smedberg och Helena Jäfvert

Delprojekt, pilotkontor Norrköping:

Migrationsverket: Eva Sowa

Försäkringskassan: Gunilla Arvidsson Larsson

Arbetsförmedlingen: Håkan Lind och Getoar Abrashi

Kommunen: Margareta Rosell och Tina Mathsson

Delprojekt, pilotkontor Borlänge:

Migrationsverket: Peter Fredriksson

Skatteverket: Bo Tigerstrand

Arbetsförmedlingen: Antonis Kassitas

Kommunen: Torunn Ohlsson

Delprojekt, pilotkontor Ljusdal:

Migrationsverket: Lars Ulander

Försäkringskassan: Per Andersson

Arbetsförmedlingen: Gabriella Persson Turdell

Kommunen: Kenneth Forsell

Delprojekt, pilotkontor Alingsås:

Migrationsverket: Michael Westberg

Skatteverket: Anette Dahl

Arbetsförmedlingen: Pia Falck

Kommunen: Ulrika Alestig och AnnaLena Hansdotter

Tidplan

September – december 2014 Involvering av utvalda servicekontor

Identifiering av prioriterade samarbetsområden

December 2014 Projektledare på plats

Årsskiftet 2014/15 Arbetet med pilotkontoren startar

Januari – december 2015 Piloten pågår

Oktober-december 2015 Utvärdering av piloten

Bilagor

Bilaga 1: lokala beroenden


payoff kunskapens väg 6, 831 40 östersund



Inledning

Detta är frågeställningar som ska besvaras av projektets styrgrupp och dess projektle-

dare.

Dessa frågor kompletterar de frågor som ställs till respektive pilotort och är mycket

viktiga för genomförandet av utvärderingen.

Syftet är att dels få respektive myndighets bild av projektets resultat (kort sikt) och

effekter (medellång sikt) samt en helhetsbild av projektet.

Målet är att beskriva och beräkna hur mycket samhällsekonomisk nytta projektet Mö-

tesplatser och information har skapat jämfört med ordinarie verksamheter samt att

beskriva projektets strategiska och strukturella påverkan.

Uppgiftslämnare:

Namn:

Myndighet:

Kontaktuppgifter (mail o. telefon):

Svaren sänds per mail till: [email protected]

Frågor till projektledningen och styrgruppen

Frågorna gäller endast nyanlända i arbetsför ålder

1. Har förutsättningarna för projektets genomförande varit lika på de olika pilotor-

terna?

a. Om inte, beskriv skillnaderna

2. Vilket resultat ser du av projektet så här långt?

a. För målgruppen

b. För den egna myndighetens handläggning

2

c. För myndigheten i samverkan

3. Vilka är de troliga långsiktiga effekterna av projektet (lärande, mervärden, sam-

verkan, arbets- och ledningsformer)?

a. På pilotorterna

b. För den egna myndighetens handläggning


4. Vad anser du är ett bra resultat av projektet?

a. För deltagarna

b. För myndigheten


d. För samhället

5. Beskriv projektets:

a. Tre framgångsfaktorer

b. Tre förbättringsområden

6. Vad anser du behövs för att projektet ska kunna implementeras i större skala?

a. Planering

b. Beslut

c. Kompetenser och resurser

3

d. Ansvar och mandat

e. Ledning, styrning och uppföljning

7. Övriga kommentarer?





Inledning och förutsättningar

Frågorna i detta dokument skall besvaras av projektpersonalen på respektive projekt–

ort. Frågorna besvaras av personalen ”var för sig” och svaren stäms av med närmast

berörd chef med kunskap om projektet.

Frågorna har stämts av med projektledaren och projektpersonalen i Norrköping.

Era svar är mycket viktiga och skall ligga till grund för att beskriva och beräkna hur

mycket samhällsekonomisk nytta projektet Mötesplatser och information har skapat

jämfört med ordinarie verksamheter för de nyanlända i arbetsför ålder och för myn-

digheterna. Därutöver skall vi även beskriva projektets strategiska och strukturella

påverkan.

Vi vill ha era svar senast en vecka efter att vi gått igenom frågorna på plats på re-

spektive projektort.

Svaren sänds per mail till: [email protected]

Uppgiftslämnare:

Namn:

Myndighet:

Kontaktuppgifter (mail o. telefon):

Organisationsperspektivet – kartläggning av arbetsgången

Syftet med kartläggningen är att synliggöra arbetsgången (inklusive tidsåtgång) för de

olika processerna. Detta är förutsättningen för att vi ska kunna genomföra de sam-

hällsekonomiska beräkningarna.

Frågor att utgå från

• Hur ser arbets- och tidsåtgången ut vid ordinarie insatser för nyanlända i arbetsför

ålder?

• Hur ser arbets- och tidsåtgången ut i projekt Mötesplatser och information för ny-

anlända i arbetsför ålder?

2

• Vilka arbetsmetoder och arbetsformer har utvecklats genom Mötesplatser och in-

formation?

• Hur ser samverkan, ledning och styrning ut i Mötesplatser och information jäm-

fört med ordinarie verksamheter?

• Har innovativa grepp prövats och vilka mervärden har ev. skapats?

• Hur överförs och implementeras lärandet, arbetsmetoder och samverkan till de

berörda reguljära verksamheterna under projektets gång och efter avslut?

• Sammanfatta vilka långsiktiga effekter som ni bedömer att projektet kommer få

för de samverkande myndigheterna och för målgruppen, samt om projektets mål

har uppnåtts.

Individperspektivet – beskrivning av handläggning och tidsåtgång för tre typfall

Syftet med typfallen är att visa hur projektet arbetat med den nyanlände i arbetsför

ålder och på vilket sätt insatserna gjort skillnad jämfört med ordinarie verksamhet.

Det är bra om typfallen är generella och speglar hur huvuddelen av de nyanlända i ar-

betsför ålder handlagts.

Vi vill att ni beskriver:

• Tre typfall från ordinarie verksamhet med nyanlända.

• Samma tre typfall som ovan, men från projektets verksamhet.

Övrigt

• Beskriv tre framgångsfaktorer för projektet.

• Beskriv tre förbättringsområden för projektet.

3

• Övriga kommentarer och synpunkter.

Samhällsekonomiska utvärderingar och analyser



Mötesplatser och information - kompletterande frågor angående tidsåtgången vid myndigheternas samverkan och för individernas egen etableringsprocess

För att kunna genomföra beräkningar av det samhällsekonomiska värdet av den sam-

verkan som sker mellan berörda myndigheter i projekt Mötesplatser och information

ber vi dig svara på nedanstående frågor. Vi har full förståelse för att det kan vara svårt

att svara på frågorna men ber dig att göra det ”så bra som möjligt”. Vår utgångspunkt

är att du är en av de som har bäst kunskaper och bäst förutsättningar att svara på

dessa frågor.

Frågorna är indelade i två delar, en som berör samverkan mellan myndigheterna och

en som berör individernas ”egen” etableringsprocess. Alla bedömningar ska baseras på

ett s.k. genomsnittsärende, dvs. ett ärende som varken är speciellt komplext eller spe-

ciellt enkelt.

Del 1. Myndigheternas samverkan

Fråga 1. Förändrad tidsåtgång?

Om du jämför den totala tidsåtgången (där alla berörda myndigheterna inkluderas) för

handläggandet av ett ”genomsnittsärende” i projektet med situationen före projektet,

från och med att individen erhållit PUT till dess att etableringsprocessen är avslutad,

är den totala tidsåtgången;

Oförändrad

Kortare

Längre

Motivera ditt svar (skriv direkt i dokumentet här):

Fråga 2. Hur säker är du på ditt svar på fråga 1?

Utifrån en skala mellan 0 och 100, där 0 är ”totalt osäker”, 100 är ”helt säker”, och 50

är ”varken säker eller osäker”, ange hur säker du är på din bedömning av svaret på

fråga 1.

Ange din skattning här

Motivera ditt svar:

2

Fråga 3. Antal timmar, dagar eller veckor?

Om du svarat att tidsåtgången är kortare eller längre, gör en bedömning av hur stor

förändringen är i timmar, dagar eller veckor.


Motivera ditt svar:


Ange ett värde mellan 0 och 100, se fråga 2 ovan.


Motivera ditt svar:

Fråga 5. Hur påverkas de olika myndigheterna?

Gör en bedömning av hur stor förändringen i tidsåtgång är för den eller de myndighet-

er du representerar i ”genomsnittsärendet”

Skatteverket

Pensionsmyndigheten

Försäkringskassan

Arbetsförmedlingen

Migrationsverket

Kommunen

Motivera ditt svar:




Motivera ditt svar:

3

Del 2. Individernas egen etableringsprocess

Fråga 1. Individens egen process

Bedömer du att projektets etableringsprocess, oavsett om tidsåtgången för den proces-

sen är oförändrad, kortare eller längre, har påverkat den tid som ett ”genomsnittsä-

rende” behöver lägga ner på sin ”egen” process?

Oförändrad

Kortare

Längre

Motivera ditt svar:


Utifrån en skala mellan 0 och 100, där 0 är ”totalt osäker”, 100 är ”helt säker”, och 50

är ”varken säker eller osäker”, ange hur säker du är på din bedömning av svaret på

fråga 1.


Motivera ditt svar:

Fråga 3. Antal dagar eller veckor?

Om du svarat att tidsåtgången är kortare eller längre på fråga 1, gör en bedömning av

hur stor förändringen är i dagar eller veckor för ett ”genomsnittsärende”.


Motivera ditt svar:




Motivera ditt svar:

Fråga 5. Förutsättningar för att nå egenförsörjning

Bedömer du att projektets etableringsprocess, oavsett om tidsåtgången är oförändrad,

kortare eller längre, har påverkat förutsättningarna för ett ”genomsnittsärende” att

(förr eller senare) nå egenförsörjning genom ett eget arbete jämfört med en situation

utan projektet?

4

Nej

Ja, till det bättre

Ja, till det sämre

Motivera ditt svar:




Motivera ditt svar:

Fråga 7. Antal månader/år

Om du svarat ”Ja, till det bättre” på fråga 5, försök att göra en grov bedömning av hur

mycket tidigare ett ”genomsnittsärende” kan nå egenförsörjning genom ett eget arbete

jämfört med en situation utan projektet?


Motivera ditt svar:




Motivera ditt svar:

Lycka till!

Claes Malmquist

[email protected]

076-83 00 529

Ekonomisk redovisning

Den ekonomiska redovisningen avser endast kostnader för projektledaren och viss del av projektledningen, samt budgeten relaterad till Samordningsförbundet Östra Östergötland. Den avser inte kostnader som tillkommit i linjearbetet på grund av projektet.

Projektledare och projektledning

Samordningsförbundet Östra Östergötland

Typ

Kostnader i kronor

Intäkter i kronor

Beviljade medel 400 000 Lön, medarbetare 1 79 693,99 Lön, medarbetare 2 19 473,00 Resor, medarbetare 1 3 612,32 Hotell, medarbetare 1 1 687,15 Augur 200 000,00 Kundundersökning, översättning

1 130,00

Kundundersökning, tolkar 27 779,32 Payoff, delbetalning 50 000,00 Checklista, tryckeri 14 764,20 Checklista, översättning 1 860,02 Totalt 400 000 400 000

Typ

Kostnader i kronor

Intäkter i kronor

Arbetsförmedlingen 225 000,00 Försäkringskassan 225 000,00 Migrationsverket 225 000,00 Pensionsmyndigheten 125 000,00 Skatteverket 225 000,00 SKL 75 000,00 Payoff, slutbetalning 150 000,00 Lön 871 737,60 Resor och hotell 47 779,40 Kurs/konferens/utbildning 13 079,00 IT, telefoni 17 404,00 Totalt 1 100 000,00 1 100 000,00

EVALUATION SUMMARY NOTES

Venue and Information (EPSA2015074)

Submitted by the Swedish Social Insurance Agency

I. Innovation

This project reflects and addresses the global impact of migration and movements of people and the need to ensure that they can access services easily and effectively. The project is a no-stop-shop whose beneficiaries are immigrants, the aim being to overcome administrative silos.

II. Stakeholder involvement

The project has required a number of agencies, including cross-border agencies, to collaborate and contribute. There is little evidence of the involvement of service users in the design and development of the project. Actors involved joined the assembly called Samverkansuppdraget (the Collaboration Commission). The steering committee of the project consists of representatives from the Swedish Public Employment Service, the Swedish Social Insurance Agency, the Migration Agency, the Swedish Pensions Agency, the Swedish Tax Agency, and the Swedish Association of Local Authorities and Regions.

III. Relevance of actions taken

The project very clearly is aimed at improving access and service for its users, especially newcomers to Sweden. This aim seems to have been realised. The relevance of this project is double-folded: on the one hand it addresses a high concern (global migration and integration); on the other hand, it does so by focusing on collaboration, theme of the EPSA 2015.

IV. Impact/Results

The project has delivered its initial objectives and the results have been quantified. There have been administrative benefits too. The project has achieved important results. Process times have decreased from several weeks to a few hours. No information is provided in terms of improved integration.

EVALUATION SUMMARY NOTES

V. Sustainability

There is a clear commitment to continue the project after its initial phase though there are some questions over this. No earmarked funds are mentioned but there is evidence of commitment from municipalities to continue the project.

VI. Transferability and Learning Capacity

Every jurisdiction faces the challenges that this project was designed to address so that it should be replicable and provide lessons for others. With some adjustments the project can be extended to all municipalities of the country. It can also prove valuable for other countries.

VII. Social Inclusion

There is no specific evidence on this but this service will enable migrants to secure services more accurately and easily. Social inclusion of immigrants and refugees is the very aim of this project. Moreover, the project will include NGOs and associations in the next stages.

VIII. Effect on Financial Sustainability and Economic Growth

The project addresses migrant-based labour and movements of peoples into the labour market. Managing this and migrant access to services has a positive financial benefit. There are efficiency gains for municipalities and also, presumably, increased effectiveness of labour policies.

Documents

Deltagande i projekt för nyanlända - Sveriges Kommuner och ... · 010-116 49 13, [email protected] Styrgrupp: Niclas Josephsson, Arbetsförmedlingen Per Aronsson