Den Digitala Arbetsplatsen

EN KATALYSATOR FÖR ER DIGITALA FÖRÄNDRINGSRESA

Välkommen till första stegetEfter många år i branschen så kan vi säga att vi sett vissa trender inom IT. Den vi ser just nu är tyvärr att de flesta företag idag har svårt att förändra sin tillvaro och sitter kvar för länge i daterade rutiner. Men vi vet ju att utan förändring så stagnerar vi och rör oss mot att bli historia, istället för att bli en del av framtiden. Så varför inte göra det nu? För det handlar inte längre om ”om”, utan ”när” vi ska börja skörda frukterna av digitalisteringen.

Genom att växla upp potentialen för samarbete så erbjuder Den Digitala Arbetsplatsen medarbetarna chansen att tänka utanför lådan. Den har dessutom gett oss en unik möjlighet att jobba bortom gränserna för kontorets fyra väggar – utan att tumma på säkerheten.

Med ny, modern teknik kan vi nu applicera stora plattformar för automation på allt från stora till små företag. Idag när vi levererar en ny dator så är den redan i kartongen förberedd och kopplad till er företagsmiljö, redo att börja leverera alla fördelar en digital miljö kan ge er.

Så, varför vänta? Övergången har aldrig varit närmare än så här.

Johan Yako Tjänsteansvarig på Frontnode

Den Digitala Arbetsplatsen ger oss ökad mobilitet, flexibilitet och säkerhet. Vi får bättre möjligheter att arbeta tillsammans och enskilt, oavsett tid och rum. Den digitala arbetsplatsen sträcker sig bortom IT-utrustning och smarta kontorslösningar – det är också en fråga om arbetssätt och beteenden.

För att lyckas krävs engagemang från medarbetarna och att ledningen står bakom beslutet.

I denna e-guide vill vi visa dig hur resan till Den Digitala Arbetsplatsen blir en framgångsrik strategisk förändringsresa som ökar produktivitet, trivsel och stärker kulturen.

F Y R A F R ÅG O R S O M L E D E R T I L L E N F R A M G Å N G S R I K F Ö R Ä N D R I N G TOR FÖR ER

DIGITALA FÖRÄNDRINGSRESA

Genom att ställa fyra nyckelfrågor, som du med fördel kan diskutera med din IT-partner, får du en bra bild av hur modern IT kan omsättas till stora fördelar för verksamheten.

En ny typ av digitala arbetsrum och sociala verktyg gör det möjligt att arbeta lite smartare än förut. Utgå ifrån hur ni arbetar idag och utforska hur arbetssätten skulle kunna se ut med hjälp av digitala lösningar. Hur delar ni dokument, mötesanteckningar och arbetsytor? Skulle det exempelvis underlätta med digitala mötesrum där du enkelt kan erbjuda rätt behörigheter för anställda, konsulter eller kunder.

I en undersökning från Bentley University framgår att 45 procent av 90-talisterna föredrar att kommunicera med chattmeddelanden på arbetsplatsen, och enligt Forrester upplever 85 procent av alla medarbetare att tekniken spelar en avgörande roll i ett gott samarbete.

1. Hur vill ni samarbeta med varandra, kunder och partners?

I många organisationer gapar skrivborden tomma samtidigt som det saknas utrymmen för samverkan och möten. Mobilitet gör det möjligt att lösa lokalfrågan på ett bättre och mer kostnadseffektivt sätt och skapar förutsättningar för samarbete och distansarbete.

Modern teknik gör det också möjligt att mäta prestation på betydligt smartare sätt än att räkna antalet timmar på kontoret. En säljare kan exempelvis mätas genom att kombinera BI-verktyg med CRM.

2. Hur kan ni dra nytta av mobilitet och ökad flexibilitet för att utveckla verksamheten?

1 The Millennial Mind Goes to Work, Bentley University.2 Forrester Research, The Way We Work: A Mobile, Collaborative Workforce Needs an Accessible and Flexible Toolkit, January 2017.

De stora mängder data ni troligtvis har kan enkelt omsättas till affärsnytta med moderna analysverktyg. Informationen kan bidra till förståelse om hur resurser kan optimeras. Om alla som behöver får tillgång till informationen omedelbart, och i ett begripligt format är det lättare att ta snabba och välgrundade beslut.

3. Hur kan ni växla ut insikterna från verksamhetens data?

Undersök glappet mellan hur det är tänkt att medarbetarna ska jobba och hur det ser ut i praktiken. Vill man undvika att medarbetarna kliver utanför ramarna behöver man erbjuda verktyg som är lätta att använda och uppskattas, samtidigt som de möter verksamhetens krav. Idag finns det exempelvis företagsanpassade molntjänster med enkel behörighetsadministration som låter medarbetarna i er organisation dela dokument med partners. Intern information riskerar inte att förloras eller komma på villovägar.

4. Hur skapar ni en säker miljö som möter verksamhetens krav?

1 The Millennial Mind Goes to Work, Bentley University.2 Forrester Research, The Way We Work: A Mobile, Collaborative Workforce Needs an Accessible and Flexible Toolkit, January 2017.

D E T N YA A R B E T S L I V E T S T R E BYG G S T E N A R

Så möjliggör du ett bra samspel mellan människa, plats och teknik

När ni har utvärderat vilken nytta Den Digitala Arbetsplatsen kan skapa för er verksamhet är det dags att anpassa sättet ni tänker utifrån de nya arbetssätten. Utöver teknik och lokal är det också en fråga om människor. Varje organisations resa mot ett mer aktivitetsbaserat arbetssätt är unik, och här belyser vi resan utfrån dessa tre perspektiv.

För att underlätta i övergången till en modern arbetsplats är det en bra idé att kartlägga medarbetarnas inställning till ny teknik, hur de arbetar idag. Det kan också vara en bra idé att man ser över några enkla regler som exempelvis policy för distansarbete och målstyrningen av medarbetare. När man inte sitter tillsammans på samma sätt som tidigare behöver chefen anpassa sitt ledarskap för att stötta medarbetarna mot målet.

Arbetssätt som möjliggörs av digitala verktyg skapar nya och fler möjligheter att samverka och dela sina idéer. Värdefulla tankar delas på chatten några timmar efter det fysiska mötet eller videokonferensen.

Hur ser det ut hos er idag?

-Hur mycket onödig tid läggs på resor idag? Hur ofta kan ett video-samtal eller chatt vara ett alternativ?

-Hur naturligt är det att dela med sig av sin kunskap?

-Vilka medarbetare kan fungera som ambassadörer?

1. Människa

"I genomsnitt lägger kontorsarbetare upp till 20% av arbetsveckan på att söka efter intern information eller leta efter kollegor som kan hjälpa till med en specifik fråga"McKinzie Global Institute

På en modern arbetsplats är det inte längre sladden till nätverket som styr. Det fysiska kontoret får istället en viktigare roll som mötesplats och du kan designa lokalen så att rätt personer möts, inspirerar varandra och byter idéer.

Hur ser det ut hos er idag?

-Hur stora är möjligheterna att anpassa arbetsytorna?

-Har vi några lämpliga rum för digitala distansmöten?

-Vilka samlingspunkter finns idag och hur kan vi förbättra dem?

2. Plats

Är uppgraderingskostnader för hårdvara och licenser en utmaning för er? En molnplattform gör det möjligt att få rätt lösning till en fast månadskostnad per användare, utan kapitalinvestering. Det gör organisationen redo för snabb tillväxt utan att behöva investera i framkant.

När man väljer molnstrategi har man olika alternativ och behöver utvärdera vilka delar som ska flyttas till molnet och vem som ska sköta drift och support. Ta hjälp av en partner för att utvärdera vilka delar ni ska sköta själva och vad som är lämpligt att ta hjälp med. Från hårdvara till applikationer och säkerhet. En sakkunnig partner kan också hjälpa er att ta reda på om er organisation behöver ta hänsyn till regelverk från tillsynsmyndigheter eller kunder som handlar om hur och var data ska lagras. Ju mer standard du kan använda desto lägre blir kostnaden och det är enklare att få support.

Hur ser det ut hos er idag?

-Hur ser livscykeln ut idag för licenser och hårdvara?

-När är rätt tidpunkt att börja införa Det Nya Arbetslivet?

-Har verksamheten några regelverk från myndigheter eller kunder som du behöver ta hänsyn till?

3. Teknik

"74% av anställda säger att de inte har tillgång till den senaste teknologin som kan gör deras arbete effektivare"The Staples Business Advantage Workplace Index

B Ö R J A R E S A N M OT D E T N YA A R B E T S L I V E T – E N G U I D E I 1 0 S T EG

Det är lätt att komma igång och man behöver inte förändra allt på en gång. Här är 10 möjliga punkter för dig som vill starta resan:

1. utforska möjligheternaBörja med att lyfta blicken ordentligt. Läs in dig på vilka molntjänstlösningar som finns, exempelvis via bloggar samt it-återförsäljares och leverantörers webbsidor. Boka ett möte för översyn av IT-miljön.

Ett bra tips är också att ta gärna hjälp av en partner eller leverantör som kan visa möjligheterna med en modern arbetsplats på plats i ett upplevelsecenter. En workshop där man får chansen att klämma och känna är ett utmärkt sätt att skapa sig en vision.

2. sätt målBryt ner visionen till tydliga mål. Hur ser din arbetsplats ut när människa, plats och teknik samverkar? Vilka verktyg vill ni ha? Hur vill ni att människorna ska använda dem? Vill ni öka medarbetarnas engagemang och produktivitet?

3. bygg ett business-caseGör en sammanställning över vad ni har i dag i form av hårdvara och licenser och hur avskrivningarna ser ut. Ta också reda på om det finns några brister i miljön som man upplever kostar företaget pengar, som exempelvis att inte kunna samarbeta med externa leverantörer på ett säkert sätt.

Genom att begära en offert från en partner får man en bild av vad det kostar att ta sig från nuläge till önskat läge samt hur snabbt man räknar hem investeringen. Inkludera såväl kostnader som hur mycket vi förväntar oss att medarbetarnas produktivitet eller nya intäktsströmmar tillför.

4. ta beslutFörankra innehållet och ta sedan ett strategiskt beslut att starta resan.

5. gör en plan och sätt igångDet är ofta en bra idé att ta det första steget med något litet, greppbart och som du vet kommer att lyckas. Exempelvis att ge alla medarbetare en möjlighet att föra mötesanteckningar digitalt och lagra filer i molnet – även från mobilen. En partner kan hjälpa er att utvärdera vilket steg som är bra för er att börja med.

Gör en plan som utgår från olika gruppers behov. Beskriv tidplan med milstolpar, budget och utse ansvariga.

6. ställ om ledarskapetResan till en modern arbetsplats börjar uppifrån. Ni visar vägen genom att helhjärtat ställa om ledarskapet till ett digitalt arbetssätt och en ny tid.

7. engagera medarbetarna och välj några ambassadörerAll förändring är utmanande och det är viktigt att alla får rätt stöd och förutsättningar för att följa med på resan. Men Det Nya Arbetslivet innebär också en positiv förändring, så växla ut den möjlighet som kommer med att de flesta är nyfikna och glada. Låt några medarbetare vara ambassadörer och testpiloter.

8. synliggör framgångSynliggör det som har gått bra i takt med att de olika stegen genomförs. Berätta om det som har hänt och fira tillsammans. Kommunicera framstegen både på kontoret och i digitala kanaler.

9. förändra när det behövsOm något tar längre tid eller blir annorlunda än du planerat så ge inte upp för det. Ändra och ta nya tag. Det är naturligt att nya insikter dyker upp längs vägen. Låt er partner vara ett bollplank under resans gång och ha regelbundna uppföljningsmöten. De har varit med förr!

10. växla ut affärsnyttanDet Nya Arbetslivet är en katalysator för er digitala förändringsresa, och när den moderna arbetsplatsen är på plats växlas de nya verktygen ut i den affärsnytta ni planerade för. Men det kommer inte stanna där. Släpp fram kreativiteten på nästa nivå och utforska exemplevis frågorna: Vad innebär det för kunderna om vi kan presentera vårt data på ett smartare sätt? Vad innebär det att informationen och kommunikationen blivit mobil? Kan vi anamma molnmodellen med pris per månad och användare även mot våra egna kunder?

"Frontnodes smarta Digitala arbetsplats har gjort att vi kan fokusera på vår verksamhet fullt ut utan en massa struligheter runt teknik. Dessutom har vi alltid en uppdaterad och säker plattform som inte längre kräver en konsult som kommer till oss 2-3 dagar i veckan."

Fredrik De Try, VD på Pondra

OM FRONTNODEVår verksamhet är resultatet av en passion som blev en affärsidé. Vår kompetens är en mix av engagerade medarbetare med ett genuint gemensamt intresse. Vårt erbjudande är det bästa av dessa områden kombinerade – passionerade medarbetare och den senaste tekniken, gärna i en standardförpackning.

Smart och pålitlig IT som skapar en bättre arbetsdag genom leverans av en bekymmersfri IT, perfekt anpassad som stödfunktion att stärka vår kunds verksamhet än mer.

Vi erbjuder tjänster inom IT-infrastruktur som bygger på kundens verksamhetsbehov. Leveransen sker med ett modernt tänk för att optimera kontroll och säkerhet som ger kunden möjlighet till flexibilitet, pålitlighet och en tjänst som lever över tid.

VILL DU UPPLEVA DEN DIGITALA ARBETSPLATSEN?Ta chansen att anmäla dig till vårt upplevelserum, där vi ger dig unika insikter i hur en digital arbetsplats skulle se ut hos er!

FRONTNODE AB

KUNGSTORGET 1 • FRONTNODE:COM • INFO@FRONTNODE.SE • 0522-44 38 90

LÄS MER HÄR

FÖRETAGSINFORMATION ADRESSGATAN 12 • BIZZNIZZ.COM • 0123 11 22 33

källor

Tips&tricks i Office 365 - små tips som kan göra stor skillnad för ditt företag

Roth, Carol och Morgan, Catherine: 80 Easy Ways To Supercharge Your Business Growth

3 critical considerations for building a remote workforce: Empower your workforce with Office 365

IDG Futurecast: Samarbete i molnet - minka friktionen för att främja innovation

4 nycklar till en mobil arbetsplats - introduktion till de moderna samarbetsverktygen i Office 365

The Forrester Wave: Samarbetslösningar för företag, Q4 2016

Staples Business Advantage - The Staples Business Advantage Workplace Index: Measuring Workplace Trends and Work Culture

McKinsey Global Institute - The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies