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Der Kampf um KontrolleWie agile Methoden sowohl Teams als auch das Projektmanagement glücklich machen
Agile Beyond IT 2019, 12. März, Berlin
2 Copyright © 2019 Accenture All rights reserved.
Agenda
1
2
3
4
Intro
Fallstudie eines internationalen Automobilherstellers
Key Takeaways
Q&A
3 Copyright © 2019 Accenture All rights reserved.
1. Intro
4 Copyright © 2019 Accenture All rights reserved.
Die Referenten
Sebastian StraubeEnterprise Transformation Manager
-
Agiles Produktmanagement
Skalierung agiler Methoden
Transformation von Business & IT Organisationen / Teams
Bruno Zumnorde-MertensAgile Coach
-
Agile Produktenwicklung
Skalierung agiler Methoden
Digital Business Modelling
5 Copyright © 2019 Accenture All rights reserved.
Digital BoutiqueDie führende Boutique für digitale Transformation in Europa
5 OfficesHamburg, Düsseldorf, Berlin, München, Genf
Digital Experience80+ digitalen Experten, 300+ agil gelieferte Transformationsprojekte und 40+ Firmengründungen
Digitales Strategie Consulting
Gründer digitaler Start-ups
Digitale Firmenhintergrund
Agile Design- und Entwicklungsmethoden
Die dgroup vereint digitale Köpfe zu einem Motor für agil durchgeführte, digitale Transformationsprojekte
Core products
Digital Business Model Ideation
Entrepreneurial in the New
Digital CompanyFactory
Startup-as-a-service
Speed to the Core
Agile Transformation
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Agilität funktioniert nur in der IT / Software Entwicklung…
7 Copyright © 2019 Accenture All rights reserved.
Selbstorganisierte Teams stehen für Anarchie…
8 Copyright © 2019 Accenture All rights reserved.
Agilität benötigt keine Planung…
9 Copyright © 2019 Accenture All rights reserved.
Agilität macht das Management überflüssig…
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FIREDFIRED
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10 Copyright © 2019 Accenture All rights reserved.
Agilität löst all meine Probleme…
11 Copyright © 2019 Accenture All rights reserved.
2. Fallstudie eines internationalen Automobilherstellers
12 Copyright © 2019 Accenture All rights reserved.
Key Facts – Fallstudie
Kunde • Internationaler Premium Automobilhersteller
Projektkontext • Transformation der aktuellen Vertriebsprozesse inkl.
Händlernetze
• Aufbau eines Call Centers
• Launch eines neuen Onlineshops• Neuer Kundenbereich /-konto
Coaching • 15 Arbeitspakete, u.a. Online Store, Call Center, Stationär, Legal, Finanzen
Zeitplan • Laufendes Projekt
• 1 Jahr vor Launch der neuen Vertriebsorganisation im ersten Pilotland
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Komplikation – Die offensichtlichen Probleme waren unter anderem Top Down Management und mangelnde Kommunikation
Top Down Management / Order & Command
Mentalität
Unklare Rollen und Verantwortlichkeiten
Mangelnde Abstimmung zwischen
den Teams
Keine innovativen Ideen / Funktionen
Top Down Management / Order & Command
Mentalität
Unklare rollen und verantworklichkeiten
Nicht alle Ressourcen arbeiten dediziert auf
Projekt
keine innovativen Ideen / Funktionen
Top Down Management / Order & Command
Mentalität
Unklare rollen und verantworklichkeiten
Nicht alle Ressourcen arbeiten dediziert auf
Projekt
keine innovativen Ideen / Funktionen
Top Down Management / Order & Command
Mentalität
Unklare rollen und verantworklichkeiten
Nicht alle Ressourcen arbeiten dediziert auf
Projekt
keine innovativen Ideen / Funktionen
Top Down Management / Order & Command
Mentalität
Unklare rollen und verantworklichkeiten
Nicht alle Ressourcen arbeiten dediziert auf
Projekt
keine innovativen Ideen / Funktionen
Die üblichen Verdächtigen…
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F***-up Baum – Wie eine unklare Produktvision ein komplettes Projektmanagement lahmlegen kann
15 Copyright © 2019 Accenture All rights reserved.
F***-up Baum – Wie eine unklare Produktvision ein komplettes Projektmanagement lahmlegen kann
Unklare Produktvision
Keine ausreichende Scope Definition
Unklare Projektorganisation
verschwommene Rollenverantwortlichkeiten
16 Copyright © 2019 Accenture All rights reserved.
F***-up Baum – Wie eine unklare Produktvision ein komplettes Projektmanagement lahmlegen kann
Unklare Produktvision
Keine ausreichende Scope Definition
Unklare Projektorganisation
verschwommene Rollenverantwortlichkeiten
Arbeitspaket Online Shop:Wir sind der Meinung, dass der Online Shop einen Chat mit einem Kundenberater aus dem Call Center braucht. Ihr macht das dann ja, oder?
Arbeitspaket Call Center:Bis jetzt dachten wir, dass wir die Vertriebskanäle vorerst trennen. Aber die Idee ist gut. Aber warum sind wir dafür verantwortlich? Ihr macht doch den Shop?!
Projektleiter:Warum sollte es überhaupt so ein Feature geben? Ich wurde darüber nicht informiert. Stellt die Arbeit dazu erstmal auf hold!
Anekdote
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F***-up Baum – Wie eine unklare Produktvision ein komplettes Projektmanagement lahmlegen kann
Unklare Produktvision
Keine ausreichende Scope Definition
Intransparenz über anfallende Aufwände
Keine Vorhersagbarkeit
Unklare Projektorganisation
Verschwommene Rollenverantwortlichkeiten
18 Copyright © 2019 Accenture All rights reserved.
F***-up Baum – Wie eine unklare Produktvision ein komplettes Projektmanagement lahmlegen kann
Unklare Produktvision
Keine ausreichende Scope Definition
Intransparenz über anfallende Aufwände
Keine Vorhersagbarkeit
Unklare Projektorganisation
verschwommene Rollenverantwortlichkeiten
Projektleiter:Im nächsten Jahr September gehen wir live. Wir sollten bis zum Dezember alle Anforderungen definiert haben, damit die IT genug Zeit hat, diese umzusetzen.
Arbeitspaket X:Okay. Aber nicht wissend welche Features wir in unserem MVP haben, können wir das nicht garantieren! Gerade mit den Abhängigkeiten zu Legal. Das könnte dauern.
IT:Dezember!? Ihr wisst schon, dass wir 6-monatige Release-Zyklen haben? Anforderungen bitte bis November einreichen! Aktuell bin ich nicht aussagefähig, bis wann wir welchen Scope liefern können!
Anekdote
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F***-up Baum – Wie eine unklare Produktvision ein komplettes Projektmanagement lahmlegen kann
Unklare Produktvision
Keine ausreichende Scope Definition
Intransparenz über anfallende Aufwände
Keine Vorhersagbarkeit
Unklare Projektorganisation
Verschwommene Rollenverantwortlichkeiten
Doppelarbeit
Ad hoc Reporting
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Halt Stop! – Jetzt kommt das Allheilmittel Agilität!
21 Copyright © 2019 Accenture All rights reserved.
Anekdote – Kickoff Projektleitergespräch
Der Kampf um Kontrolle - Wie agile Methoden sowohl Teams als auch das Projektmanagement glücklich machen
Projektleiter: So können wir nicht weitermachen. Ich habe keinen Überblick, wann was fertig wird und ob unser Launch Date noch realistisch ist. Wir brauchen eine neue Art der Zusammenarbeit… Agilität soll uns hier helfen…
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Anekdote – Kickoff Projektleitergespräch
Der Kampf um Kontrolle - Wie agile Methoden sowohl Teams als auch das Projektmanagement glücklich machen
Projektleiter: So können wir nicht weitermachen. Ich habe keinen Überblick, wann was fertig wird und ob unser Launch Date noch realistisch ist. Wir brauchen eine neue Art der Zusammenarbeit… Agilität soll uns hier helfen…
Agile Coaches: Was möchten Sie mit agilen Arbeitsweisen erreichen?
23 Copyright © 2019 Accenture All rights reserved.
Anekdote – Kickoff Projektleitergespräch
Der Kampf um Kontrolle - Wie agile Methoden sowohl Teams als auch das Projektmanagement glücklich machen
Projektleiter: So können wir nicht weitermachen. Ich habe keinen Überblick, wann was fertig wird und ob unser Launch Date noch realistisch ist. Wir brauchen eine neue Art der Zusammenarbeit… Agilität soll uns hier helfen…
Agile Coaches: Was möchten Sie mit agilen Arbeitsweisen erreichen?
Projektleiter: Ganz einfach!Ich möchte schneller werden… Ich möchte wissen, wer gerade woran arbeitet… Ich möchte wissen, wann was fertig wird…
24 Copyright © 2019 Accenture All rights reserved.
Anekdote – Kickoff Projektleitergespräch
Der Kampf um Kontrolle - Wie agile Methoden sowohl Teams als auch das Projektmanagement glücklich machen
Projektleiter: So können wir nicht weitermachen. Ich habe keinen Überblick, wann was fertig wird und ob unser Launch Date noch realistisch ist. Wir brauchen eine neue Art der Zusammenarbeit… Agilität soll uns hier helfen…
Agile Coaches: Was möchten Sie mit agilen Arbeitsweisen erreichen?
Agile Coaches: Also... Schnelligkeit, Transparenz & Vorhersagbarkeit…
Projektleiter: Ganz einfach!Ich möchte schneller werden… Ich möchte wissen, wer gerade woran arbeitet… Ich möchte wissen, wann was fertig wird…
25 Copyright © 2019 Accenture All rights reserved.
Anekdote – Kickoff Projektleitergespräch
Der Kampf um Kontrolle - Wie agile Methoden sowohl Teams als auch das Projektmanagement glücklich machen
Projektleiter: So können wir nicht weitermachen. Ich habe keinen Überblick, wann was fertig wird und ob unser Launch Date noch realistisch ist. Wir brauchen eine neue Art der Zusammenarbeit… Agilität soll uns hier helfen…
Agile Coaches: Was möchten Sie mit agilen Arbeitsweisen erreichen?
Agile Coaches: Also... Schnelligkeit, Transparenz & Vorhersagbarkeit…
Projektleiter: Genau, und zwar schnell. Ich wünsche mir von Ihnen, dass wir so schnell werden, dass wir das Launch Date problemlos erreichen…
Projektleiter: Ganz einfach!Ich möchte schneller werden… Ich möchte wissen, wer gerade woran arbeitet… Ich möchte wissen, wann was fertig wird…
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Agiles Zielbild – Zusammen mit dem Management wurde in einem dreiteiligem Workshop ein Agiles Zielbild erarbeitet
Agile Mission & Vision Workshop Mit Projektleitung und ausgewählten WP
1. Agile- & Produktvision Agiles Projektmanifest
2. Neue Projektorganisation Auf Basis einer Value Stream Analyse
3. Roadmap Agiles Vorgehen Inkl. Identifikation von Quick Wins
27 Copyright © 2019 Accenture All rights reserved.
Damalige Projektorganisation – Der Projektleiter ist als übergreifende Instanz der Entscheidungsträger über alle Arbeitspakete
Stat
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Arb
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t 04
Lega
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Arb
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t 05
PMOProjektleitung
TeamLevel
Projektleiter
Arbeitspaket-leiter
ProjektorganisationVerantwortlichkeit
Arb
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t 06
Arb
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pake
t 08
Arb
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pake
t 07
Arb
eits
pake
t …
Arb
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pake
t 15
28 Copyright © 2019 Accenture All rights reserved.
Neue Projektorganisation – Clusterung von Teams mit starken Abhängigkeiten und Schaffung klarer Rollen & Verantwortlichkeiten
Der Kampf um Kontrolle - Wie agile Methoden sowohl Teams als auch das Projektmanagement glücklich machen
Cluster 1 Cluster 2
PMO
Cluster Level
Product Owner/Cluster Lead
Stat
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Cal
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Pric
ing
Onl
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Shop
Arb
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t 09
Arb
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t 05
Arb
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t 08
Arb
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pake
t 07
Arb
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pake
t 06 IT
SteeringLevel
Arbeitspaket-Level
Feature OwnerArbeitspaket-leiter
Chief Product Owner/ Projektleiter
Teams mit hohen inhaltlichen Abhängigkeiten in einem Cluster
UX / ITUX / IT
ProjektorganisationVerantwortlichkeit
Cluster …
29 Copyright © 2019 Accenture All rights reserved.
Skalierter Scrum Prozess – Die Einführung des Cluster-Levels ermöglicht die Synchronisierung der voneinander abhängigen Teams
Der Kampf um Kontrolle - Wie agile Methoden sowohl Teams als auch das Projektmanagement glücklich machen
Clu
ster
-Lev
elTe
am-L
evel
ClusterRoadmap
Team Sprint Backlog
123
Pre Cluster Sprint Planning
TeamSprint Planning
ImpedimentBacklogCluster
Product Backlog123
Sprint
Daily Scrum
ProductIncrement
ClusterSprint Review
TeamRetrospective
ClusterRetrospective
Every 2nd Sprint
Post Cluster Sprint Planning
Weekly SoS
Stee
ring
IncrementPlanning (alle 2 Monate)
ProductRoadmap
ProductBacklog
30 Copyright © 2019 Accenture All rights reserved.
Rollen und Verantwortlichkeiten – Der Chief Product Ownerorchestriert und fokussiert sich auf die strategischen Themen
Der Kampf um Kontrolle - Wie agile Methoden sowohl Teams als auch das Projektmanagement glücklich machen
SteeringLevel
Cluster-Level
Team-Level
Chief Product Owner
ClusterRoadmap
Responsibility Support Artifacts / Tools
Feature Owner
TeamFeature Owner
Team Agile Board (Jira)
ShowstopperBacklog
ClusterProduct Backlog
Team Sprint Backlog
Events
• Increment Planning• Steering (weekly)
• Pre Cluster Sprint Planning
• Post Cluster Sprint Review
• Cluster Sprint Review• Scrum of Scrums
• Team Sprint Planning• Daily Scrum• Team Retrospective
Agile Coach
Agile Coach
ClusterProduct Owner
ClusterProduct Owner
ProductBacklog
ProductRoadmap
31 Copyright © 2019 Accenture All rights reserved.
Agile Transformation Roadmap – Iterativer Rollout, um laufende Projektarbeit nicht zu sehr zu gefährden
Der Kampf um Kontrolle - Wie agile Methoden sowohl Teams als auch das Projektmanagement glücklich machen
AgileCoaching StartAnalysephase
Agile Mission & Vision WorkshopProjektphase
All-HandsKick-off WSGesamtes Projekt
Rollout Phase Optimierungsphase
Agile Health RadarAgiles Assessment
All-HandsRetrospektiveOptimierungsbedarf / Cluster
Rollout Cluster 1 + Stabilisierung
Rollout Cluster 2 + Stabilisierung
Rollout Cluster 3 + Stabilisierung
CPO & PO & Leadership Coaching
Set-up Roll-out Optimierung
Abarbeitung des Coaching-Backlogs
Aufbau interner Scrum Master
32 Copyright © 2019 Accenture All rights reserved.
Zusammenfassung – Die Umstellung auf agile Methoden hat langfristig viele Vorteile erzielt
Klassisch (vorher) Agil (nachher)Rollen Unklare Rollenverantwortlichkeiten, ein
ProjektleiterKlare Rollendefinition inkl. Verantwortlichkeiten (CPO, PO, Feature Owner)
Kommunikation Siloartige Teams ohne regelmäßige Kommunikation
Cross-funktionale Team, Synchronisierung über Teams hinweg
Planung Mangelhaft koordinierte Planung mit funktionsfähige Vorhersagbarkeit
Kapazitätsbasierte Sprintplanung für höhere Planbarkeit und Schutz der Teams
Reflexion Unregelmäßige Statusmeetings Regelmäßiges Stakeholder-Feedback und Reflexion über Arbeitsprozesse (z.B. Sprint Reviews)
Reporting Massives, manuelles Reporting mit Excel Automatisiertes Reporting mit Jira, agile KPIs
Kultur Defensive Haltung der Arbeitspakete, Silokultur, Order & Command Management
Lösungsorientierte Teamkonstellation, offene Kommunikation (Prozessual ermöglicht) Feedbackkultur (z.B. Sprint Retrospektiven)
Tools Intransparentes Projektmanagement in Excel Jira als Projektmanagement Tool
Innovation Projektleiter in operativen Tätigkeiten gefangen
Zeit für strategische Projektthemen, Produktstrategie & -roadmap
33 Copyright © 2019 Accenture All rights reserved.
Anekdote – „AHA-Momente“ aus den Teams
Der Kampf um Kontrolle - Wie agile Methoden sowohl Teams als auch das Projektmanagement glücklich machen
Open In Progress Done
Team Pricing: Jetzt sehe ich
erst, wieviel Zeit
ich nur in
Meetings bin
Team Online Shop: Jetzt
sehe ich woran
das Team
arbeitet, wo
Engpässe sind und wo wir uns
unterstützen
müssen
Team Stationär: Super, jetzt bekommen wir alle zwei Wochen
Feedback über unsere
Teamergebnisse
Team Call Center: Automatisierte Reports aus JIRA sparen mir den
Aufwand, die ganzen detaillierten Excel-
Reports auszufüllen, die eh nie jemand
angeschaut hat
34 Copyright © 2019 Accenture All rights reserved.
Anekdote – Projektabschluss mit dem Projektleiter
Der Kampf um Kontrolle - Wie agile Methoden sowohl Teams als auch das Projektmanagement glücklich machen
Projektleiter: Und das haben wir zusammen auch geschafft!
Agile Coaches: Also... Schnelligkeit, Transparenz & Vorhersagbarkeit waren gewünscht!
Agile Coaches: Richtig! Transparenz haben wir durch die Visualisierung und Kommunikation von Vision, Aufgaben und Prozessen bekommen.
Projektleiter: Vorhersagbarkeit durch die Einführung von Kapazitätsplanung! Außerdem konnte ich dadurch transparent kommunizieren, was wir wir zum geplanten GO-LIVE schaffen und was nicht!
Agile Coaches: Die Synchronisierung über die Teams hinweg hat dazu geführt, dass wir “Waste“ vermeiden und somit Zeit sparen! Wichtig ist es, dass ihr weiterhin über die Prozesse reflektiert und diese kontinuierlich optimiert. So könnte man sogar noch mehr rauskitzeln.
35 Copyright © 2019 Accenture All rights reserved.
Ausblick – Unsere Vision war es, die Crossfunktionalität der Teams für die Umsetzungsphase weiter auszubauen
Der Kampf um Kontrolle - Wie agile Methoden sowohl Teams als auch das Projektmanagement glücklich machen
Cluster 1 Cluster 2Cluster Level
Product Owner/Cluster Lead
Stat
ionä
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Cal
l Cen
ter
Pric
ing
Onl
ine
Shop
UX
/ IT
Arb
eits
pake
t 05
Arb
eits
pake
t 08
Arb
eits
pake
t 07
Arb
eits
pake
t 06
UX
/ IT
SteeringLevel
Arbeitspaket-Level
Feature OwnerArbeitspaket-leiter
Chief Product Owner/ Projektleiter
Crossfunktionale End-to-End Feature-Teams
ProjektorganisationVerantwortlichkeit
Cluster …
36 Copyright © 2019 Accenture All rights reserved.
3. Key Takeaways
37 Copyright © 2019 Accenture All rights reserved.
Key Takeaways
Die Definition und Kommunikation einer Produktvision erhöht das Engagement des gesamten Projektteams
Die Definition einer Produkt Roadmap hilft dem Chief Product Owner Aufgabenpakete über Teams hinweg zu definieren und
Prioritäten entsprechend festzulegen
Die Rolle des Product Owners darf nicht unterbesetzt sein, damit Aufgabenpakete klar definiert sind und eine nachhaltige Produktentwicklung gewährleistet sein kann
Kontinuierliches Backlog Refinement, inklusive der Schätzung von Aufwänden, bildet die Basis einer produktiven Sprintplanung auf Cluster- und Team Level
Die Transparenz über die Verfügbarkeiten von Teammitgliedern ist essentiell für eine realistische Kapazitätsplanung
Eine funktionierende und realistische Kapazitätsplanung ermöglicht dem Scrum Master die Teams vor Überladung zu schützen und somit eine nachhaltige Arbeitsgeschwindigkeit zu implementieren
Die enge Zusammenarbeit von Business- und IT verhindert Mehraufwand durch mangelhafte Kommunikation und daraus
entstehende Missverständnisse
Erfolg sollte messbar sein, damit effektive Maßnahmen abgeleitet werden können
38 Copyright © 2019 Accenture All rights reserved.
4. Q&A
39 Copyright © 2019 Accenture All rights reserved.
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