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senace la NACIONAL DE CERTIFICACIÓN AMBIENTAL PARA LAS INVERSIONES SCSTENIBLES
Diagnóstico del Sistema de Control Interno del Senace
17 de Enero 2017
Contenido
1 SIGLAS Y ABREVIATURAS 3
2 INTRODUCCIÓN 4
3 OBJETIVO 5
4 ALCANCE 5
5 BASE LEGAL 6
6 METODOLOGÍA APLICADA PARA LA ETAPA DE IDENTIFICACIÓN DE BRECHAS DEL SCI 6
7 DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA 7
7.1 PROGRAMA DE TRABAJO PARA EL DIAGNÓSTICO 7
7.2 DIAGNÓSTICO DEL SCI 8
7.2.1 Mapeo de Normas Internas que conforman el SCI 8
7.2.2 Vinculación de los componentes y principios del SCI con los instrumentos o prácticas
de gestión 11
7.2.3 Encuesta de Percepción 20
7.2.4 Entrevistas 20
7.2.5 Calificación de las Listas de Verificación y nivel de madurez 20
7.3 FORTALEZAS Y DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO 27
7.4 IDENTIFICACIÓN DE LOS MACROPROCESOS CRÍTICOS 34
7.5 IDENTIFICACIÓN DE PRINCIPALES RIESGOS 36
7.6 CONCLUSIONES 37
7.7 RECOMENDACIONES 37
ANEXO: PROGRAMA DE TRABAJO 38
ANEXO II: ENCUESTA DE PERCEPCIÓN 43
ANEXO III: CUESTIONARIOS A UNIDADES ORGÁNICAS SELECCIONADAS 49
ANEXO IV: VALORACIONES DEL EVALUADOR 90
ANEXO V: PRIORIZACIÓN DE PROCESOS 92
•
1 SIGLAS Y ABREVIATURAS
CAP : Cuadro de Asignación de Personal
CAS : Consultora de Apoyo y Supervisión
CGR : Contraloría General de la República de Perú
CI : Control Interno
CCI : Comité de Control Interno
COSO : The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission
INTOSAI : The International Organisation of Supreme Audit Institutions
MAPRO : Manual de Procedimientos Administrativos
MOE : Manual de Organización y Funciones
OCI : órgano de Control Institucional
PAP : Presupuesto Analítico de Personal
PCTI : Plan de Contingencias Informático
POPA : Plan de Desarrollo de las Personas Anual
PDPQ : Plan de Desarrollo de las Personas Quinquenal
PEI : Plan Estratégico Institucional
PETI : Plan Estratégico de Tecnologías de Información
PIA : Presupuesto Institucional de Apertura
PIM : Presupuesto Inicial Modificado
PIPs : Proyectos de Inversión Pública
POI : Plan Operativo Institucional
POI-INF : Plan Operativo Informático
ROF : Reglamento de Organización y Funciones
SCI : Sistema de Control Interno
Senace : Servicio Nacional de Certificación Ambiental para las Inversiones Sostenibles
SOAs : Sociedades de Auditorias
TDR : Términos de Referencia
TUPA : Texto Único de Procedimientos Administrativos
TIC : Tecnologías de Información y Comunicaciones
3
2 INTRODUCCIÓN
Mediante la Ley W 28716 "Ley de Control Interno de las Entidades del Estado", se establecen las normas
para regular la elaboración, aprobación, implantación, funcionamiento, perfeccionamiento y evaluación
del control interno en las entidades del Estado, con el propósito de cautelar y fortalecer los sistemas
administrativos y operativos con acciones y actividades de control previo, simultáneo y posterior, contra
los actos y prácticas indebidas o de corrupción, propendiendo al debido y transparente logro de los
fines, objetivos y metas institucionales.
Es importante señalar que el Sistema de Control Interno de una Entidad debe entenderse corno el
conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros, organización, procedimientos y
métodos, incluyendo la actitud de las autoridades y el personal, para lo cual se constituyen cinco
componentes: i) Ambiente de Control; in Evaluación de Riesgos; iii) Actividades de Control Gerencial; iv)
Información y Comunicación y y) Supervisión.
Posteriormente, con la Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, de 30 de octubre del 2006, se
aprueban las Normas de Control Interno, las mismas que son de aplicación a las Entidades del Estado, de
conformidad con la mencionada Ley N° 28716; y constituyen lineamientos y/o criterios para la
aplicación y regulación del control interno en las principales áreas de la actividad administrativa u
operativa de las entidades.
Asimismo, mediante Resolución de Contraloría General N° 458-2008-CG, de 28 de octubre de 2008, se
aprueba la "Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno de las Entidades del Estado".
Esta Resolución en su artículo 20 establece un plazo máximo de veinticuatro (24) meses para la
implementación de dicho Sistema, plazo que fue modificado, habiéndose establecido la implementación
gradual del mismo a través del Decreto de Urgencia 067-2009 y la Ley 29743.
Finalmente, mediante Resolución de Contraloría General W149-2016-CG de fecha 13 de mayo de 2016,
se aprueba la Directiva W 013-2016-CG/GPROD "Implementación del Sistema de Control Interno en las
Entidades del Estado", la cual precisa las etapas de la implementación, del SCI y los plazos por nivel de
gobierno para que las entidades realicen dicha implementación.
Conocedora de la importancia de concluir con la fase de Planificación del SCI, el Senace mediante Orden
de Servicio 651, contrata el servicio especializado para la Elaboración del Diagnóstico del Sistema de
Control Interno y el Plan de Trabajo, con b intención de dotar al CCI de las capacidades necesarias para
elaborar los documentos requeridos en la fase de planificación.
•
3 OBJETIVO
Elaborar el Informe de Diagnóstico del Sistema de Control Interno del Senace, tomando como base lo
sugerido en la Resolución de Contraloría General N° 458-2008-CG "Guía para la Implementación del
Sistema de Control Interno de las Entidades del Estado y de acuerdo a las etapas indicadas en la
Directiva N° 013-2016-CG/GPROD.
4 ALCANCE
El presente Informe comprende la totalidad de la etapa de diagnóstico, según lo sugerido por la
Resolución de Contraloría General nr 458-2008-CG y la Directiva N° 013-2016-CG/GPROD.
Se ha considerado información proveniente de todos los órganos y unidades orgánicas de la Entidad:
N° Órgano/Unidad Orgánica
1 Jefatura
2 Secretaria General
3 Oficina de Administración
4 Oficina de Tecnología de la Información
5 Oficina de Planeamiento y Presupuesto
6 Oficina de Asesoría Jurídica
7 Unidad de Recursos Humanos
8 Unidad de Logística
9 Unidad de Tesoreria
10 Unidad de Contabilidad y Control Previo
Unidad de Planeamiento, Desarrollo Institucional y Cooperación 11 Técnica
12 Unidad de Programación y Presupuesto
13 Dirección de Certificación Ambiental
14 Dirección de Gestión Estratégica
15 Dirección de Registros Ambientales
Unidad de Evaluación Ambiental de Proyectos de Aprovechamiento 18 Sostenible de los Recursos Naturales
17 Unidad de Evaluación Ambiental de Proyectos de Infraestructura y' Servicios
18 Unidad de Gestión Social
19 Unidad Técnica Normativa
20 Unidad de Coordinación
21 Unidad de Capacitación Técnica Especializada
22 Unidad de Registro Nacional de Consultoras Ambientales
23 Unidad de Registro Administrativo de Certificaciones Ambientales
24 Órgano de Control Institucional
•
5 BASE LEGAL
Ley N°27658, Ley Marco de la Modernización de la Gestión del Estado.
Ley N°28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado y su modificatoria.
Decreto de Urgencia N2 067-2009, que modifica a la Ley 28716.
Decreto Supremo N° 004-2013-PCM, Aprueba la Política Nacional de Modernización de la Gestión
Pública.
Resolución de Contraloría General N° 320-2006-CG, Normas de Control Interno.
Resolución de Contraloría General W 458-2008-CG, Guía para la implementación del Sistema de
Control Interno de las Entidades del Estado.
Resolución de Contraloría General W149-2016-CG, que aprueba la Directiva N° 013-2016-
CG/GPROD, Implementación del Sistema de Control Interno en las Entidades del Estado.
6 METODOLOGÍA APLICADA PARA LA ETAPA DE IDENTIFICACIÓN DE BRECHAS DEL SCI
La evaluación del SCI está basada en el análisis de los 5 Componentes de Control y las normas (también
conocidas como subcomponentes) asociadas a cada uno de ellos. La referencia principal para este
documento es la Resolución de Contraloría General N' 458-2008-CG y la Directiva N° 013-2016-
CG/GPROD, adicionalmente también se han considerado los demás documentos de la Base Legal y otros
de referencia internacional, principalmente los publicados por INTOSAI y COSO.
A continuación se hace una breve descripción de la misma y de sus principales actividades:
1. Programa de Trabajo para el Diagnóstico
Establecer la duración del diagnóstico.
Determinar el personal con el que se contará para el desarrollo del diagnóstico.
Determinar los encargos que serán necesarios para lograr cada meta del diagnóstico.
Determinar qué personas se harán cargo de cada etapa.
Establecer el cronograma del diagnóstico.
e
2 Diagnóstico del SCI
Recopilación y análisis de la normativa interna existente en el Senace respecto a los
componentes del Sistema de Control Interno: Mapeo Normativo.
Vinculación de los componentes del SCI y principios con los instrumentos de gestión o
prácticas de gestión.
Ejecución de una encuesta de percepción.
Entrevistas y reuniones de trabajo con los responsables de las dependencias seleccionadas.
Calificación de la lista de verificación a partir de la información recopilada en las etapas previas
(Esta etapa es realizada automáticamente por ICOMSYS).
Determinación de las Fortalezas y Debilidades del SO.
Conclusiones.
Recomendaciones.
7 DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA
Se han realizado las siguientes actividades para ejecutar la metodología señalada:
7.1 PROGRAMA DE TRABAJO PARA EL DIAGNÓSTICO
Se elaboró el Programa de Trabajo para el desarrollo del Diagnóstico, el cual se encuentra en el Anexo 1
de este documento,
e
OS
13
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X
1 E
/
FILOSOFO Da LA CIRECCION
IpnGRIDAoyvALoREatrIcos
ADMINISTRACLON ESTRATÉGICA
EBTRUCOJRA OROANIZACIONAL
X 1 AONIpPsTACFÓtdOE RAER
COIAPETERCIA PROFESIONAL
X X DE AUTORIDAD V RESPONSABILIDAD
CROMO DE CO/XIX INZOTIJCIONAL
PLANEAMIENTO DE IP ADMINOTRACIÓN DE
IOENTWICACIONDE rdEsGOs
VALORACIOX DE RIESGOS
RESPUESTA Al MERGO
X PROCROIMIETTOS OE AUTORIZACIÓN Y APROSAOIÓN
SEGREGACIÓN O/RINCONES
EVALUACIÓN CORTO BENEFICIO
CONIAOLER-SCORE EL ACCESO A LOC E - 1.0S O ARCIFNIX_
VERIFICACIONES Y CORCILIACIONES
VALUACIÓN DE DESEMPEÑO
RENOICIÓN III CUENTAS
X 00011mENTACIÓN DE PROCESOS ACTIVIDADES Y
REVISIÓN CE par. ESOS. ACIOIDADES Y TAREAS
CONTROLES PARA LAS TECNOLOGMS DE womMcidN
FUNCIONES Y CARXTERISOCAS DE LA INFORMA ION
INFORMACIÓN Y RESPONSABILIDAD
UDAD Y SIJRICIBNCA DE LA INFORMACIÓN
DEINFORMACON
AL LAMBO
ARCHVO iNsmucioraL
comurocAcióN INTERNA
COMUNIcACIÓNecTIERMA
CAkALES DE cCILn4ICACLØN
Tivtosroo DE PREVE:4E5N Y MONI-OlatO
E.
SEGUIMIENTO DE RESULTADOS
\ O
92
a
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1X 1 lNffiCRPDAO Y VALOPES 1COS
>1 X ADRIA MAAR CR ESTRATÉGICA
ESTRUCTURA ORGANIZAS ONAI
X X ROMA STRAC ON INERRHI4
COMPI LrUA PROFESIONAL
% X 0 SIGNACIÓN DEAUTOR DA0 Y REIPONSMIUDAD
ORZAN° DE CONTROL INSTIMMIONAN
PLANEAMIENTO DE Mei DE
X X DENTIFICACKM DE RIOOS
VONORACÓNI CE R USOS
Pa:MOSTA AL MOMIO
X X X PROCEDIMIENTOS OEMTORMACIÓN Y
- sEr-moAc ON Ce PXX10.415
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O
u
S;
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EvALuaradn COSTO BENEFICIO
CONTROLEINOBRE EL ACCESO A LOS RICONORBOIONOM_
x MERMO/Mit:41Es Y CONO UACIONE3
EVALUACION DE DESMARAÑO
REIR} MONDE CUENTAS
X m X x x CIOCUMEMRSION PE PROCESOS ACTO— CM—ORS Y ROMAS
REVISIÓN DE PROCESOS ACTIVIDADES n'APEAS
Al CONTROLES PARA LAS TECNOLOG AS DE
INFORMACIÓN)
M
u
NI
O
% FUNCIONES Y ORRACTERIST CAS CC LA ___INMMINNOION
INFORMAR CA Y ~EMIR DAD X
CALIDAD Y IMF CIENCIA DEJA INFORMAR Cm
SISTENIAS DE INFORMACIÓN
RERBILIOAD AL GAME O
s•
Le
rn
O
AROMO, MBITUCIONAL
mX
X X %Z• X COMIRICAC ON INTERNA
% COMUNICACIÓN EXTERNA
>C x X x CARNES DE COMUNICAC 15N
ACTIVIDADESDEPREVEN° ON Y MONITORE()
sA SECUMENTO DE RESULTADOS
N. CON PÇ0MSO DE MEJORAMIENTO
5 o
Normas Identificadas por Componente de Control Interno
1.65% AMBIENTE DE CONTROL
II EVALUACIÓN DE RIESGOS
ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
SUPERVISIÓN
Cómo se puede apreciar en el gráfico anterior, los componentes más formalizados (para los que
existe mayor cantidad de normativa que rige su funcionamiento) son los componentes de:
Ambiente de Control, Actividades de Control Gerencial e Información y Comunicación. De igual
forma, los dos componentes menos formalizados son el componente de Gestión de Riesgos y el
Componente de Supervisión.
Principales Sub-Componentes de Control Interno según las normas identificadas
ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAS- CONTROLES PARA LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
AMBIENTE DE CONTROL - COMPETENCIA PROFESIONAL
WAIENTE DE CONTROL -INTEGRIDAD V DOLORES POCOS .31%
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN -COMUNICACIÓN INTERNA 4.1
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN - CANALES DE COMUNICACIÓN 4 96%
INFORMACIÓN V COMUNICACIÓN COMUNICACIÓN »CERDA 4 96%
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN INTOSMACMI4 Y RESPONSABILIDAD 4 96%
AMBIENFEDE CONTROL - ADMINIMRALÓÓN DE KOK .44%
AMBIENTE DE CONTROL - FILOSOFAL DE LA DIRECCIÓN .44%
AMBIENTE DE CONTROL • ADMINICSACION ESTRATÉGICA 9.09%
AMA:ENTE DE CONTROL ASIGNACIÓN DE AUTORIDAD RESPONSABILIDAD 9.92 ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCAL- PROCEDIMIENTOS DE AUTORIZACIÓN Y 74% 1 APROBACIÓN
ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL - DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS, ACTIVIDADES Y TAREAS 15.70%
10
e
INIORMACIÓNY COMUNICACIÓN
ACTIVIDADES DESUPERVISIÓN
Comunicando dela inf onnatión para apoya relContsd Interno
Comunicación a terceras partes sobre asuntos que af Man elConnol Interno
16.Evaluación para cemprobatelContsd Interno 17. Comun kadón de desciendas deControl Interno.
7.2.2 Vinculación de los componentes y principios del SCI con los instrumentos o prácticas de
gestión.
La Contraloría General propone una vinculación entre los principios del Marco Integrado de
Control Interno de COSO - 2013 y las normas de control interno, también conocidos como sub
componentes. A continuación se muestra dicha vinculación y posteriormente se verifica la
vinculación de las normas de la entidad y los documentos sugeridos por la CGR para cada
principio.
Relación entrecom • • nentes •rind•losconnormas deControl Interno
1.Entidad =prometida con la integridad y losualeres étkos 1. Riosofia de la Direccinn 2.Integridad y valorméticos
3.Administraddn estratégica 4.Esünctura organizacional
5. Administración de Im recursos humanos 6.Corripetenda profesional
7.Asignaricin deaMondad y nusponsabgidad 11. árgano deControlkistitudonal
1.Planeamiento de la a istradán decimos
2.1clentif icatión de los riesgos Valoraffin de/osriesgos Respuesta al riesgo
1.Procecimientosde autorización y aprobación
2.5egre9ción defunciones
3.Evalumnincosto-ben4s
4. Controles sobre el accesoa los recursos o archivos
5.Vetificationmy conciliaciones
6.Evaluación de desempeño
7.Rendición de menas
111Cormoles para lasIecnol ogias de la Infonadón y Comunicaciones
11.Documentación de preesos,activiclades y tareas 9.Revisi6n de prormos. actividades y tareas
1.funcionesy características de la infamación 1 Infonnadány rimponsablidad 3.Caliclad y strlidencia de la información 4.5isternas de inf ormación 5.Flebbilidad al cambio 6.Ardto in mitixional
CComunicación interna 9.Can4esdecomunicadón
8.Comunkación entuma
%Actividades de prevención y mon toreo B.Segu Mento de mutilados C Compromisos de mejoramiento
A MBI t E DE CONTROL:
EVALUACIÓN DEI RIESGO:
"Independencia de la supervn delControl htemo
3.Estructura mganizauonal apropiada pamobjetims
4.Competencia profesional
5.FlimpornabkdelContionntemo
6.0Isjetivos duros
7. Gestión de riesgosque afectan les objetivos
8.1dmitificadim de fraude en la evaluacián de rimgos
9.Monitmeo be cambios que podásn impactara ISistema de ControlInterno
10. Definiciány desano!Iodeactividadesde contml para
mitiga des9ut
ACTIVIDAD ES DE CONTROL
11Controlespara las 711 para apoyar la consecudón de los objetivosinstiturionalm
12.Despliegue de las xtIvidadesde control atcavÉn de politkas y mocedimientos.
13.Intormackindecalidad paran' Control Intenso
Fuente. Marco Conceptual de Control Interno", CGR, 2014, Pag. 34.
11
L COMPONENTE PRINCIPIOS DOCUMENTO DE GESTIÓN/EVIDENCIA
DE CUMPLIMIENTO
CUMPLE
SI X
NO
AMBIENTE DE CONTROL
Principio 1:
La Entidad
demuestra
compromiso con
la integridad y
valores éticos
- Filosofía de la
Dirección
- Integridad y
valores éticos
Acta de compromiso suscrita.
Acta de charla de Sensibilización sobre
el Sistema de Control Interno,
acompañado de un registro de
participantes con las firmas
correspondientes.
X
Enunciado de la declaración de Misión,
Visión y Valores X
Difusión del acta de compromiso.
Código de Ética institucional aprobado,
vigente y difundido. X
Registro de Sanciones de Destitución y
Despido actualizado. X
Declaración jurada de sujeción al
Código de Ética en legajos de los
funcionarios y servidores públicos.
X
Principio 2: La
alta dirección
demuestra
independencia de
la dirección y
ejerce
supervisión del
control interno
- Filosofía de la
Dirección
Documento de designación del Comité
de Control Interno (CCI).
X
Principio 3: La
gerencia
establece, con la
supervisión de la
alta dirección, las
líneas de reporte
y los niveles de
autoridad Y responsabilidad
apropiados para
la consecución de
los objetivos
- Administración
estratégica
- Estructura
Organizacional
Planes aprobados: Plan Estratégico
Sectorial Multianual (PESEM), Plan de
Desarrollo Concertado (PDC), Plan
Estratégico Institucional (PEI), Plan
Operativo Institucional (P01) y otros
planes sectoriales y territoriales,
articulados y ligados a las políticas
nacionales.
X
Para entidades del Gobierno Nacional
verificar que los planes incorporan la
Gestión del Riesgo de Desastres (GRD).
X
Plan Estratégico de Gobierno
Electrónico. X
Plan Anual de Contrataciones
debidamente aprobado. X
Informes semestrales de evaluación
del P01 que realizan las unidades
orgánicas.
X
Estructura orgánica — Organigrama.
Reglamento de Organización y
Funciones (ROF) aprobado y vigente. X
Cuadro de Puestos de la Entidad — CPE
aprobado y vigente. X
Manual de Perfiles de Puesto-MPP
aprobado y vigente; así como
vinculado al PEI y al ROF.
X
Mapa de Procesos (Diagrama y Fichas
Técnicas) X
Manuales de Gestión de Procesos y
Procedimientos. X
12
Texto Único de Procedimientos
Administrativos (TUPA) aprobado y
vigente.
X
Principio 4: La
entidad
demuestra
compromiso para
atraer,
desarrollar y
retener a
profesionales competentes en
alineación con los
objetivos de la
organización
- Administración
de los recursos
humanos
- Competencia
profesional
Reglamento Interno de Trabajo,
aprobado y vigente
x
Procedimiento de inducción a los
funcionarios y servidores públicos,
relacionado con el puesto que ingresa
y de los principios éticos.
X
Procedimiento de capacitación. X
Procedimiento de evaluación de
personal. X
Lineamientos de rendición de cuentas,
declaraciones juradas.
x
Escala remunerativa en relación con el
cargo, funciones y responsabilidades
asignadas.
Evaluaciones del clima laboral
Registro de evaluación de los perfiles
del personal de la Entidad.
Plan Desarrollo de las Personas
aprobado. X
Plan de sensibilización y capacitación
en Control Interno. X
Principio 5: La
entidad define las
responsabilidade
s de las personas
a nivel de control
interno para la
consecución de
los objetivos
- Asignación de
Autoridad y
responsabilidad
- órgano de Control
Institucional
Registros de documentos de
designación de encargaturas
(asignación de atribuciones y
responsabilidades al personal).
X
Reglamento del Comité de Control
Interno. X
Informes emitidos por el 00
identificando necesidades u
oportunidades de mejora en los
diferentes procesos de la entidad.
X
EVALUACIÓN DE
RIESGOS
Principio fi: La
entidad define
los objetivos con
suficiente
claridad para
permitir la
identificación y
evaluación de
riesgos
relacionados
- Planeamiento de
la Administración
de Riesgos
Lineamientos o directiva para
implementar la gestión de riesgos
aprobado.
X
Plan de Gestión de Riesgos aprobado. X
Política de Riesgos. X
Manual de Gestión de Riesgos. X
Procedimientos para la gestión de
riesgos. X
Principio 7: La
entidad identifica
los riesgos para la
consecución de
sus objetivos en
todos los niveles
de la organización y los
analiza como
base sobre la cual
- Identificación de
tos riesgos
- Valoración de los
riesgos
- Respuesta al riesgo
Registros de capacitación de los
responsables sobre gestión de riesgos. X
Inventario de riesgos de la entidad X
Matriz de Riesgos (probabilidad e
impacto) o Análisis y Evaluación de
Riesgos.
Plan de Tratamiento de Riesgos o
similar. X
Medidas adoptadas para mitigar los
riesgos en las áreas. X
)13
C - .. ' . . = •
. '' determinar cómo
se deben
gestionar
NORMAS '4100 COMPoNENTES)
DOCUMENTO DE GESTIÓN/EVIDENCIA
DE CUMPLIMIENTO
CUMPLE
51 NO
Principio 8: La
entidad
considera la
probabilidad de
fraude al evaluar
los riesgos para la
consecución de
los objetivos
Lineamientos para identificar y evaluar
posibles fraudes. X
Registros de controles definidos que
contribuyen a reducir los riesgos de
errores y/o fraudes.
X
Normativa interna que considera la
posibilidad de fraude en procesos de
áreas expuestas a actos irregulares o
de corrupción
X
Principio 9: La
entidad identifica
y evalúa los
cambios que
podrían afectar
signIficativament
e al SCI
Reportes del monitoreo de los cambios
externos (no controlables por la
entidad) que puedan impactar en el
SCI.
X
Reportes del monitoreo de los cambios
internos (modelos de gestión,
políticos, institucionales o
tecnológicos) que pueden impactar en
el SCI.
X
ACTIVIDADES DE
CONTROL
Principio 10: La
entidad define y
desarrolla
actividades de
control que
contribuyen a la
mitigación de los
riesgos hasta
niveles
aceptables para
la consecución de
objetivos
- Procedimientos
de autorización y
aprobación
- Segregación de
funciones
- Evaluación
costo-beneficio
- Controles sobre
el acceso a los
recursos o archivos
- Verificaciones Y conciliaciones
- Evaluación de desempeño
- Rendición de
cuentas
Procedimientos de autorización y
aprobación documentados
comunicados a los funcionarios y
servidores responsables.
X
Procesos de la entidad documentados. X
Políticas y procedimientos para la
rotación periódica de personal asignado a puestos susceptibles a
riesgos de fraude.
X
Normas internas aprobadas que
evidencian que la segregación de
funciones se aplica en los procesos,
actividades y tareas que realiza la
entidad
X
Reportes de evaluación para identificar
que dentro de los procesos,
actividades y tareas se cumple con la
segregación de funciones.
X
Lineamientos para la aplicación de
evaluación costo — beneficio, previo a X
implementar controles en los
procesos, actividades y tareas.
Estudios específicos que demuestren
que el costo de los controles
establecidos está de acuerdo a los
resultados esperados (beneficios).
X
Procedimientos documentados y
actualizados para utilizar, custodiar,
controlar y acceder a los recursos de la
entidad: instalaciones, recursos
económicos, tecnología de
información, bienes y equipos
patrimoniales
X
(
14
SI NORMAS DOCUMENTO DE GESTIÓN/EVIDENCIA
(SUB ODIVIPONIENTES) DE CUNINSAIENTO
X
Restricciones de acceso a las
aplicaciones para los procesos críticos
que utilizan tecnología de la
información.
Normativa interna sobre
documentación de acceso restringido
en la entidad.
Procedimientos documentados
aprobados sobre mecanismos de X
conciliación y verificación.
Reporte de arqueos, inventarios
físicos, procesos de adquisiciones,
reportes de personal u otros actos de
X
verificación de información sensible
efectuados periódicamente.
Labores de verificación y/o conciliación
de los registros contables,
conciliaciones bancarias, arqueos de X
caja, inventarios físicos.
Registro y seguimiento de Indicadores
de desempeño del plan estratégico y
X
del plan operativo.
Indicadores aprobados para medir la
efectividad de los procesos, X
procedimientos, actividades o tareas.
Procedimientos internos para la
rendición de cuentas. X
Registros de cumplimiento en el
Sistema de Rendición de Cuentas de
X
Titulares que administra la CGR.
Registros de cumplimiento en la
presentación periódica de
declaraciones juradas de ingresos y de
X
bienes y rentas, por parte del personal
obligado.
X
Registros de cumplimiento de la
presentación de información para la
elaboración de la Cuenta General de la
República.
X Plan de Contingencias aprobado.
X Plan Estratégico de Tecnologías de
Información — PETI y su evaluación.
CUMP1.E
NO
Lineamientos sobre la política de
seguridad informática.
Perfiles de usuarios creados de
acuerdo a las funciones de los
servidores.
Plan Operativo Informático y Guía de
Elaboración.
Informes periódicos relacionados
sobre la sensibilización y
concientización de los funcionarios y
servidores públicos de la Entidad en
cuanto al buen uso de las tecnologías
Principio 11: La
entidad define y
desarrolla
actividades de control a nivel de
organización
sobre la
tecnología para
apoyar la
consecución de
los objetivos
- Controles para
las Tecnologías
de la
Información y
Comunicaciones X
X
X
X
— 15
CIPIOS NORMAS
(SUB COMPONENTES)
DOCUMENTO DE GESTIÓN/EVIDENCIA CUMPLE
DE CUMPLIMIENTO SI NO
de la información y COIPLI nicación y
seguridad de la información.
Normas para el uso y conservación de
las computadoras personales (PC) y
periféricos.
X
Reporte de verificación de licencias y
autorizaciones de uso de los
programas informáticos de la Entidad.
X
Principio 12: La
entidad despliega
las actividades de
control a través
de políticas que
establecen líneas
generales de
control interno y
procedimientos
que llevan dichas
políticas a la
práctica
- Documentación
de procesos,
actividades y
tareas
- Revisión de
procesos,
actividades Y tareas
Políticas, directivas o manuales que
registran las actividades y tareas de
cada unidad orgánica.
X
Registros de implementación de
propuestas de mejoras de los
procesos, procedimientos, actividades
o tareas.
x
Informe o reportes de las revisiones
efectuadas a los procesos.
procedimientos, actividades y tareas.
X
Indicadores aprobados para medir la
efectividad de las procesos,
procedimientos, actividades o tareas.
X
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Principio 1.3: La
entidad obtiene o
genera y utiliza
información
relevante y de
calidad para
apoyar el
funcionamiento
del control
interno
- Funciones y
características de
la información
- Información y
responsabilidad
- Calidad Y suficiencia de la
información
- Sistemas de información
- Flexibilidad al
cambio
- Archivo
institucional
Normas internas que regulen los
requisitos de la información X
Norma que regula el sistema de
administración documentaria de la
entidad.
X
Documento interno para determinar la
relación entre información y
responsabilidad del personal.
X
Procedimiento estableciendo los
mecanismos para asegurar la calidad y suficiencia de la información y su
evaluación periódica.
X
Existencia del sistema integrado de
gestión administrativa (SIGA o el
sistema equivalente).
X
Registros de revisión periódica de los
Sistemas de Información para detectar
deficiencias en sus procesos y
productos y cuando ocurren cambios
en el entorno o ambiente interno de la
organización.
X
Registros de implementación de
mejoras producto de cambios en la
normativa / reclamos o pedidos de los
usuarios.
X
Registro de actividades del proceso de
implementación progresiva del Manual
para mejorar la atención a la
ciudadanía en las entidades de la
administración pública, según
Resolución W 001-2015-PCM-SGP.
x
Informe de satisfacción de
usuarios/ciudadano. X
16
•
- ' . ' MAS -
. t TI COMPONENTES) " - - ,- , . IENTO '
X Procedimientos para la administración
del archivo institucional.
Plan Anual de Trabaja archivístico
(Directiva N° 003-2008-AGN/ONDAAI)
x
Ambientes del archivo institucional
adecuados X
Información preservada en medios
físicos (archivos, documentados y/o
digitales).
X
Normativa interna sobre préstamo de
documentación del archivo y
transferencia de documentación al
archivo.
Principio 14: La
entidad
comunica la
Información
internamente,
incluidos los
objetivos y responsabiRdade
s que son
necesarios para
apoyar el
funcionamiento
del SCI
- Comunicación
Interna
- Canales de
comunicación
Normas para la administración y uso
de Internet y correo electrónico.
x
Existencia de medios que facilitan la
comunicación interna: lntranet, correo
electrónico, boletines, revistas,
folletos, periódicos murales; de
conocimiento de los funcionarios y
servidores públicos.
x
Mecanismos para la denuncia de actos
indebidos u oportunidades de mejora
por parte de los funcionarios y
servidores públicos.
x
Canales de denuncias X
Libro de reclamaciones físicas y
virtuales.
x
Principio 15: La
entidad se
comunica con las
partes
interesadas externas sobre
los aspectos clave
que afectan el
funcionamiento
del control
interno.
- Comunicación
externa Informe de reclamaciones de usuarios.
Norma actualizada para regular la
actualización del Portal web y el Portal
de transparencia.
X
Procedimientos para asegurar la
adecuada atención de los
requerimientos externos de
información (Ley de Transparencia y
Acceso a la Información Pública).
X
SUPERVISIÓN
Principio 16: La
entidad
selecciona,
desarrolla y
realiza
evaluaciones
continuas y/o
independientes
para determinar
si los
componentes del
SCI están
presentes y en
funcionamiento.
- Actividades de
prevención y
monitoreo
Diagnóstico (línea de base) del control
interno X
Lineamientos aprobados para
desarrollar acciones de prevención y
monitoreo.
X
Informes de evaluación del Plan
Estratégico institucional (objetivos,
indicadores, entre otros) y del Plan
Operativo Institucional.
X
Registro de acciones de monitoreo
para medir la eficacia de las
actividades establecidas en los
procedimientos.
X
Registros de participantes a las X
•
COMPONENTE PRINCIPIOS NORMAS (SUB COMPONENTES)
DOCUMENTO DE GESTIÓN/EVIDENCIA
DE CUMPLIMIENTO
capacitaciones sobre control interno.
CUMPLE
51 NO
Principio 17: La
entidad evalúa y
comunica las
deficiencias de
control interno
de forma
oportuna a las
partes
responsables de
aplicar medidas
correctivas,
incluyendo la Alta
Dirección.
- Seguimiento de
resultados
- Compromisos de
mejoramiento
Comunicaciones a los responsables
sobre las deficiencias y los problemas
detectados en el monitoreo, para que X
adopten los correctivos.
adopción de medidas correctivas.
Informes de la Alta Dirección sobre la X
Reportes de seguimiento a la
implementación de recomendaciones
de los informes de los órganos X
conformantes del Sistema Nacional de
Control.
Registro de deficiencias reportadas por
el personal. X
Procedimiento de autoevaluación
sobre la gestión y el control interno de
X
la entidad.
Documentos de implementación de las
recomendaciones que formulan los
X
OCI.
Registro de medidas adoptadas para
desarrollar oportunidades de mejora.
Evaluación al cumplimiento del Plan
Operativo Institucional.
X
X
A continuación se aprecia gráficamente los resultados obtenidos de la vinculación de los principios
y componentes con los principales instrumentos o prácticas de gestión:
Principio 17 100.0" - -- 90.00% -
Principio 16 80.00% 70.00%
60.00
Principio 15 50.09 40.0
0.0
Principio 14
Principio 2
Principio 3
Principio 4
Principio 5
Principio 13 Principio 6
Principio 12 Principio]
Principio 11 Principio 8
Pdnclpio 10 Principio 9
Vinculación de los principios con instrumentos o prácticas
de gestión
Principio 1
Vinculación de los componentes de control con los
instrumentos o prácticas de gestión
SUPERVISIÓN
AMBIENTE DE CONTROL 100.0%
EVALUACIÓN DE RIESGOS
INFORMACIÓN Y _
COMUNICACIÓN
ACTIVIDADES DE
CONTROL
19
7.2.3 Encuesta de Percepción
Como parte del proceso de recolección de información se aplicó una encuesta anónima de
percepción de 21 preguntas. La encuesta fue llenada por 114 personas. De los resultados
de la encuesta podemos concluir lo siguiente:
Se promueve los aportes del personal.
Se incentiva el desarrollo transparente de las actividades.
Se han difundido los instrumentos éticos.
Los funcionarios demuestran un comportamiento ético.
Se ha difundido la misión y visión y objetivos estratégicos, pero aún se puede mejorar el
alcance e interiorización de estos lineamientos por los cambios que se presentan.
La entidad ha puesto de conocimiento de los trabajadores los documentos normativos,
pero es recomendable mejorar la difusión.
Es importante mejorar el proceso de inducción de los trabajadores.
La mayoría del personal percibe una remuneración adecuada con las funciones
asignadas.
El personal de la entidad se percibe como competitivo.
El personal conoce sus responsabilidades y actúa de acorde a los niveles de autoridad
que tienen.
La mayor parte del personal usa cuadernos de cargo o instrumentos similares.
Los activos de valor se encuentran protegidos.
El personal conoce los procesos que le competen a sus unidades orgánicas.
Existe una cultura de mejora continua de los procedimientos.
Existe una adecuada atención a los requerimientos de soporte informático.
Se conocen los procedimientos para denunciar actos indebidos.
La información fluye, en su mayoría, de manera adecuada en la entidad.
Existe supervisión, monitoreo y mejora permanente de las actividades.
Los detalles de los resultados de la encuesta se pueden apreciar en el Anexo 2 de este
documento.
7.2.4 Entrevistas.
Se ejecutaron entrevistas con el personal a cargo de las unidades orgánicas que dependen
exclusivamente de la entidad, encontrándose una filosofía de trabajo muy técnica y una
filosofía compartida hacia la mejora continua. Los detalles de los resultados de las
entrevistas se encuentran en los Anexos 3 y 4 de este documento.
7.2.5 Calificación de las Listas de Verificación y nivel de madurez
La escala de calificación utilizada señala un valor porcentual de la implementación entre O y
100%. Este rango puede ser dividido en 5 tramos para determinar un adjetivo de
calificación equivalente:
20
Rango Calificación [0% — 20%> Deficiente [21% - 40%> Bajo [41% - 60%> Regular [61% - 80%> Aceptable [81% -100%> Bueno
A continuación se presenta el resultado de la calificación de las listas de verificación, las
cuales nos dan un nivel de desarrollo total del 54.73%:
AMBIENTE DE CONTROL
Filosofia de la Dirección 60,84%
Integridad y valores éticos 82,25%
Administración estratégica 68,42%
Estructura organizacional 55,43%
Administración de RRHH 56,73%
Competencia Profesional 67,02%
Asignación de Autoridad y Responsabilidad 74,11%
Órgano de Control Institucional 100,00%
EVALUACIÓN DE RIESGOS 20,00%,
Planeamiento de la Administración de Riesgos O!00%
Identificación de Riesgos 32.73%
Valoración de Riesgos 1,82%
Respuesta al Riesgo 4545%
ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL 57,41%
Procedimientos de Autorización y Aprobación 60,00%
Segregación de Funciones 57,38%
Evaluación Costo - Beneficio 20,00%
Controles Sobre el Acceso a los Recursos o Archivos 70,07%
Verificaciones y Conciliaciones 60,00%
Evaluación de Desempeño 20,00%
Rendición de Cuentas 73,33%
Documentación de Procesos, Actividades y Tareas 81,40%
Revisión de Procesos, Actividades y Tareas 61,08%
Controles para las Tecnologías de Información 70,83%
e
Supervisión
Información y Comunicación
Actividades de Control Gerencial
Evaluación de Riesgos
Ambiente de control
0.00% 20.00% 40.00% 60.00% 80.00% 100.00%
22
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 67,23%
Funciones y Características de la Información 80,00%
Información y Responsabilidad 46,50%
Calidad y Suficiencia de la Información 60,00%
Sistemas de Información 50,00%
Flexibilidad al Cambio 80,00%
Archivo Institucional 26,67%1
Comunicación Interna 89,43% 1
Comunicación Externa 90,00%
Canales de Comunicación 82,46%
: SUPERVISIÓN
Actividades de de Prevención y Monitoreo 68,63%
Seguimiento de Resultados 76,55%
Compromiso de Mejoramiento 30,00%
Resultados por Componente de Control
100.00%
90.0091
80.00%
70.00% y
60.00% V
50.00%
40.00%
30.00%
20.00%
10.00%
0.00% a'
Resultados del Componente Ambiente de Control
100.00% 90.00% 80.00% 70.00% 60.00% 50.00% 40.00% 30.00% 20.00% 10.00%
0.00%
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Resultados del Componente Evaluación de Riesgos
Planeamiento de Identificación de Valoración de os Respuesta al la Administración los Riesgos Riesgos Riesgo
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60.00%
40.00%
20.00%
0.00%
Actividades de Seguimiento de Compromiso de
Prevención y Resultados Mejoramiento Monitoreo
Evaluación de Riesgos Supervisión
Ambiente de control 100%
75%
5
Resultados del Componente Supervisión
Implementación de los componentes del SCI
Información _ _Actividades de Control
Comunicación Gerencial
25
•
5
40.
30.00 —
20.00%
10.00%
0 00%
Asignación de Autoridad y Responsabilidad
Órgano de Control Institucional
Respuesta al Riesgo
IMPLEMENTACIÓN DE LAS NORMAS DE CONTROL (SUBCOMPONENTES)
Filosofía de la Dirección Compromiso de MejoramienBm nao, _ Integridad y valores Éticos
Seguimiento de Resultados Administración Estratégica
9110091— —
80.
Actividades de Prevención y Monitoreo
Canales de Comunicación
Comunicación Externa
Comunicación Interna
Archivo Institucional .
Flexibilidad al Cambio
Sistemas de Información
Calidad y Suficiencia de la Información
Información y Responsabilidad
Funciones y Características de la Información
Controles para las Tecnologías de Información
Estructura Organizacional
Administración de RRHH
\ Competencia Profesional \
Identificación de los Riesgos
; Valoración de los Riesgos
Planeamiento de la Administración de Riesgos
Procedimientos de Autorización y Aprobación
Segregación de Funciones
Revisión de Procesos, Actividades y Tareas
Evaluación Costo Beneficio Documentación de Procesos, Actividades y
Controles sobre el Acceso a los Recursos o
Tareas VOS Rendición de Cuentas Verificaciones y Concilian • EvaluacIón de Desempeño
26
7.3 FORTALEZAS Y DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO
De las fortalezas se aprecian los elementos de control que forman parte del sistema
existente; las debilidades nos muestra los elementos faltantes en el sistema asociados a
los riesgos que se puedan presentar.
COMPONENTE: Ambiente de Control
SUBCOMPONENTE: FILOSOFÍA DE LA DIRECCIÓN
Fortalezas Debilidades
Se cuenta con un Acta de Compromiso para la No se han formalizado algunas buenas
implementación del SCI. prácticas, como el "Directorio de Ideas", el
Se reconoce el aporte de los trabajadores cual se realiza por motivación de la Jefatura.
como una buena práctica institucional. Aún no se realizan evaluaciones formales del
Se percibe un clima de transparencia en el avance e indicadores estratégicos ya que el
desarrollo de las actividades, el cual es primer PEI es para el periodo 2017-2019
promovido desde la Alta Dirección. No se cuenta con un mecanismo o
Se cuenta con un PEI aprobado que será procedimiento formalmente establecido para
evaluado por primera vez el año en curso, el seguimiento de la implementación de las
Se cuenta con Equipo de Mejora Continua, el cual ha puesto a disposición del personal una cuenta de correo electrónico para que presenten sus aportes.
recomendaciones de auditoría.
se realizan reuniones impulsadas por la Jefatura denominada "Directorio de ideas' a través del cual se promueven aportes del personal de todos los órganos de la entidad
SURCOMPONENTE: INTEGRIDAD YVALORES ÉTICOS
Fortalezas Debilidades id Se cuenta con un código de ética difundido e interiorizado. Se percibe un comportamiento ético por parte de la dirección. Se sanciona a los responsables de actos ilegales e inmorales de acuerdo al régimen laboral ya la modalidad de contratación.
SUBCOMFONENTE: ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA
Fortalezas Debilidades
Se monitorea permanentemente el avance del POI.
Se cuenta con un aplicatIvo Informático (SIGA) que apoya en la elaboración del POI.
Todas las unidades orgánicas realizan evaluaciones parciales y anuales de su Plan Operativo. Se realizan reuniones periódicas de coordinación entre la alta dirección y las unidades orgánicas.
Las evaluaciones de los planes operativos son buenas.
El MAPRO cuenta con un procedimiento para la elaboración del PEI.
El Plan Estratégico y sus elementos no han tenido suficiente difusión.
• 27
SUBCOMPONENTE: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Fortalezas Debilidades
La dirección pone de conocimiento de los
trabajadores los documentos normativos
existentes.
Se cuenta con un MAPRO que viene siendo
actualizado.
Es necesario revisar la estructura
organizacional a fin de alinearla con los
procesos dele Entidad.
Servir aún no ha aprobado el MPP propuesto.
Existe un CAP-P que necesita ser actualizado
en tanto no se cuente con el CPE.
SUBCOMPONENTE: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Fortalezas Debilidades
• Se cuenta con procedimientos para la
selección.
• No se cuenta aún con modelos formativos y
capacitación.
• Se percibe mayoritariamente una adecuada
correlación entre el sueldo y las
responsabilidades asignadas.
• Es necesario mejorar la inducción para el
personal de la entidad agregando
componentes sobre los sistemas
• Se cuenta con un Clasificador de Cargos. administrativos.
• Se cuenta con el informe de dotación de
personal y la matriz de dimensionamlento,
en el marco de la implementación de la Ley
del Servicio Civil.
• Es necesario incrementar el personal en
áreas como Secretaria General, Oficina de
Planeamiento y Presupuesto, Unidad de
Logística, Unidad de Tesoreria, Unidad de
Planeamiento, Desarrollo Institucional y
Cooperación Técnica, Unidad Técnica
Normativa y la Unidad de Coordinación.
• No existe una escala remunerativa
aprobada.
SUBCOMPONENTE: COMPETENCIA PROFESIONAL
Fortalezas Debilidades
• El personal cuenta con las competencias
necesarias para el cargo que ocupa.
• Se ha capacitado al personal de la entidad
en temas relacionados a la implementación
del SO.
• Se cuenta con un PDP.
• Se dispone de un esquema de contratación
ágil de especialistas de acuerdo a la
demanda de la entidad.
SUBCOMPONENTE: ASIGNACIÓN DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
Fortalezas Debilidades
•
•
Se mantiene un inventario de los grupos de
trabajo oficialmente delegados.
El personal manifiesta mayoritariamente
conocer sus responsabilidades y actuar de
acuerdo a los niveles de autoridad que le
corresponden.
• El MAPRO no contiene flujogramas que
permitan determinar los cargos o puestos
de trabajo encargados de cada actividad.
SUBCOMPONENTE: ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
Fortalezas Debilidades
• El OCI evalúa permanentemente el estado
del Sistema de Control Interno
28
p
COMPONENTE: Evaluación de Riesgos
SUBCOMPONENTE: PLANEAMIENTO DE LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
Fortalezas Debilidades
Se cuenta con un cronograma para implementar la gestión de la continuidad operativa en la
entidad,
• No se cuenta aún con documentos directrices para la gestión de riesgos en el marco de la implementación del SCI: Política de Gestión de Riesgos, Manual de Gestión de Riesgos y Plan de Gestión de Riesgos.
SUBCOMPONENTE: IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS Fortalezas Debilidades
Existe una cultura proactiva hacia la
identificación de posibles riesgos y
problemáticas recurrentes en la institución, lo que queda evidenciado en el Plan para Mejorar la Calidad de Atención al Ciudadano.
Se han identificado riesgos en el marco de N Implementación de Seguridad y Salud en el
Trabajo. Se cuenta con un Plan Institucional efe Lucha contra la Corrupción.
• No se cuenta con un manual de gestión de riesgos que permita la elaboración de una
matriz de riesgos.
SUBCOMPONENTE: VALORACIÓN DE RIESGOS
Fortalezas Debilidades No se cuenta con un Manual de Gestión de Riesgos, que permita realizar una valoración de riesgos.
SUBCOMPONENTE: RESPUESTA AL RIESGO
Fortalezas Debilidades
Las diversas áreas establecen acciones para mejorar sus problemáticas que degeneran en riesgos.
No existe implementación de controles para
reducir riesgos como parte una actividad sistémica.
29
•
COMPONENTE: Actividades de Control Gerencia'
SURCOMPONENTE: PROCEDIMIENTOS DE AUTORIZACIÓN Y APROBACIÓN
Fortalezas Debilidades
Se cuenta con un MAPRO, TUPA, Directivas y otras normas que establecen procedimientos de autorización y aprobación.
El personal conoce los procedimientos de
autorización y aprobación.
SUBCOMPONENTE: SEGREGACIÓN DE FUNCIONES
Fortalezas Debilidades
Las unidades orgánicas se esfuerzan por segregar las funciones riesgosas y también las críticas en diferentes personas o grupos de trabajo.
SUBCOMPONENTE: EVALUACIÓN COSTO/BENEFICIO
Fortalezas Debilidades
No se tiene documentación formal que oriente la evaluación costo beneficio en la toma de decisiones.
SUBCOMPONENTE: CONTROLES SOBRE EL ACCESO ALOS RECURSOS O ARCHIVOS
Fortalezas Debilidades
Se utiliza cuadernos de cargo para el préstamo No se establecido un procedimiento de documentos, documentado para la utilización y protección
Se realizan arqueos de caja programados e inopinados.
de archivos en la entidad.
La Oficina de Administración y de Tecnología de la Información han realizado inventados sobre los activos prioritarios de la entidad con el fin de establecer medidas de seguridad para el acceso a los mismos.
Existe una cultura de digitalización de la documentación de la entidad, lo que permite mayor flexibilidad y seguridad en el uso de la misma. Se numeran los documentos de la entidad.
SUBCOMPONENTE: VERIFICACIONES Y CONCILIACIONES
Fortalezas Debilidades
Las unidades orgánicas de la entidad cruzan Información de manera Interna y externa con otras entidades.
30
SUBCOMPONENTE: EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
Fortalezas Debilidades
Se cuenta con indicadores de resukado. Aun no se cuentan con indicadores de desempeño.
Aun no se realizado una evaluación de avance estratégico.
SUBCOMPONENTE: RENDICIÓN DE CUENTAS
Fortalezas Debilidades
Se cumplen los procedimientos para la rendición de cuentas.
Se exige la presentación de declaraciones juradas requeridas por la Contraloría y las señaladas por la Ley.
La mayor parte del personal se muestra comprometido con la rendición de cuentas.
Existe una directiva para el manejo de la Caja Chica.
Cuenta con el portal institucional actualizado.
SUBCOMPONENTE: DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS, ACTIVIDADES Y TAREAS
Fortalezas Debilidades
El personal mayoritariamente indica conocer los procesos que involucran su órgano o unidad orgánica y el rol que les corresponde en los mismos,
Se cuenta con un MARRO y diversos
manuales, reglamentos y directivas que documentan los principales procedimientos yactividades de la entidad.
Es necesario evaluar, conforme a las
disposiciones emitidas por la SGP, (a pertinencia de integrar los documentos normativos internos aprobados por el Senace.
SUBCOMPONENTE: REVISIÓN DE PROCESOS, ACTIVIDADES Y TAREAS
Fortalezas Debilidades
Las diversas unidades orgánicas tienen la
buena práctica de revisar los procedimientos y los expedientes para asegurar que se realicen correctamente Existe una cultura institucional que promueve la propuesta de mejoras por parte de los trabajadores
No existe un mecanismo establecido que asegure en el tiempo la revisión y mejora continua de los procesos de la entidad
No existe un mecanismo que establezca motivaciones para los trabajadores a fin de continúen aportando a la mejora continua de los procesos de la entidad
SUBCOMPONENTE: CONTROLES PARA LAS TICS Fortalezas Debilidades
Se cuenta con un PETI aprobado. Aún no se ha completado la implementación
Se cuenta con un Plan Operativo de los elementos de la NTP SO 21001.
Informático, el cual tiene un buen nivel de ejecución. Se cuenta con un adecuado nivel de soporte informático en la institución.
Se cuentan con diversos avances en elementos de la SO NTO 150 27001. Por ejemplo: se cuenta con un inventario parcial de activos de información, adecuada seguridad para el acceso físico a la sala de cómputo, controles lógicos de acceso para
los sistemas informáticos y perfiles de seguridad para usuarios.
La adquisición de paquetes de software pasa por el filtro de OTI.
31
•
COMPONENTE: Información y Comunicación IFS
SUBCOMPONENTE: FUNCIONES Y CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN
Fortalezas Debilidades
Se cuenta con un tablero de control Senace,
en el cual se ha registrado información de los
EIA aprobados, en evaluación y cartera de
proyectos.
SUBCOMPONENTE: INFORMACIÓN Y RESPONSABILIDAD
Fortalezas Debilidades
No se ha especificado en el MAPRO la
Información de entrada y salida de cada
proceso.
SUBCOMPONENTE: CALIDAD Y SUFICIENCIA DE LA INFORMACIÓN
Fortalezas
Debilidades
No se tienen tiempos de respuesta adecuados
de entidades externas.
SUBCOMPONENTE: SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Fortalezas Debilidades
Se obtiene retroalimentación de los usuarios
de los sistemas de información, detectándose
las oportunidades de mejora.
No se cuenta con un sistema de información
integrado.
SUBCOMPONENTE: FLEXIBILIDAD AL CAMBIO
Fortalezas Debilidades
ta OTI revisa periódicamente los sistemas de
información a fin de asegurar su adecuado
funcionamiento.
No se cuenta con un sistema de calidad en OTI
que asegure la continuidad de las buenas
prácticas del área en la gestión de los sistemas
de información.
SUBCOMPONENTE: ARCHIVO INSTITUCIONAL
Fortalezas Debilidades
Se cuenta con una coordinación que se
encuentra a cargo del Archivo Institucional
Se utiliza los procedimientos establecidos por
el autoridad competente y la Directiva
Procedimientos Técnicos Archivfsticos en el
Senace (DIR-SG-02/01) aprobado con fecha
01/0672016
SUBCOMPONENTE: COMUNICACIÓN INTERNA
Fortalezas Debilidades
Se cuenta con un portal de transparencia
actualizado.
Se trata con procedimientos y se da prioridad
a los requerimientos de la Ley de
Transparencia y Acceso a la Información
Pública y se cuenta con una Plataforma de
Datos Abiertos.
32
ir
SUBCOMPONENTE: COMUNICACIÓN EXTERNA
Fortalezas Debilidades
Se cuenta con un portal de transparencia actualizado.
Se trata con procedimientos y se da prioridad a los requerimientos de la Ley de
Transparencia y Acceso a la Información
Pública y se cuenta con una Plataforma de Datos Abiertos.
SUBCOMPONENTE: CANALES DE COMUNICACIÓN
Fortalezas Debilidades
Existe directiva que estandariza los
documentos escritos.
Los canales de información de la entidad permiten, en la mayoría de los casos, que la información fluya de manera adecuada.
Jala Supervisión
SUBCOMPONENTE: ACTIVIDADES DE PREVENCIÓN Y MONITOREO
Fortalezas Debilidades
Se realizan labores de supervisión permanente al Interior de las unidades orgánicas.
No se ha formalizado el mecanismo que utiliza el
Senace para el monitoreo permanente de los procedimientos y contrastarlos con el MAPRO.
SUBCOMPONENTE: SEGUIMIENTO DE RESULTADOS Fortalezas Debilidades
Las deficiencias que se detectan en los monitores son comunicadas a los responsables para que tomen acciones correctivas. Existe una cultura de mejora continua en fa entidad. Se realiza seguimiento permanente a N implementación de las recomendaciones de auditoría.
SUBCOMPONENTE: COMPROMISO DE MEJORAMIENTO
Fortalezas Debilidades
Se implementan con celeridad las
recomendaciones emitidas por los órganos de control.
Se cuenta con el Equipo de Mejora Continua y el Comité de Dirección del Proceso de Simplificación del Senace, encargados de la implementación de mejoras relacionadas a los procedimientos administrativos, servicios prestados en exclusividad y a la mejora de la atención ala ciudadanía.
33
•
7.4 IDENTIFICACIÓN DE LOS MACROPROCESOS CRÍTICOS
Como primer paso para la priorización de los procesos de la entidad, se verificó que la
entidad cuenta con su Manual de Procesos' el cual contiene el Mapa de Procesos de la
Entidad, según el siguiente esquema:
PROCESOS ESTRATÉGICOS
PROCESOS MISIONALES
PROCESOS DE APOYO
Arquitectura del Mapa de Procesos del Senace
Del Manual de Procesos se identificó que el Mapa de Procesos contiene catorce (14)
macro-procesos, los cuales están agrupados de la siguiente forma:
1) Procesos Estratégicos (1):
Planeamiento Institucional
ji) Procesos Operativos (3):
Gestión de Registros Ambientales
Gestión de Certificación Ambiental
Fortalecimiento Institucional
01) Procesos de Apoyo (10):
Gestión Presupuestaria
Gestión de Recursos Humanos
Gestión Jurídica
Modernización Institucional
Gestión Logística
Gestión Contable
Gestión de Tesorería
Gestión de Información
Gestión de Comunicaciones e Imagen Institucional
Atención al Ciudadano y Trámite Documentario
Manual de Procesos del Senace, aprobado con Resolución Jefatural N' 024-2015-SENACE/1 de fecha 11 de marzo de 2015 actualizado con documento con código MAN-OPP-01/01 de fecha 11 de julio del 2016.
4±,1
612A
P1•1
1,11
•111
14111
1:14
4
•
Habiéndose identificado el Mapa de Procesos de Senace, se procedió a determinar los
procesos calificados como críticos, Para tal fin se realizó la priorización de los mismos
tomando en cuenta su impacto en la Entidad, para lo cual se estableció la vinculación de
cada uno de los procesos y subprocesos en la consecución de los objetivos estratégicos
de la entidad, según la siguiente escala:
Escala Descripción
3 Nivel Alto de Vinculación
2 Nivel Medio de Vinculación
1 Nivel Bajo de vinculación
Los procesos y sub procesos se tomaron del Manual de Procesos y los objetivos
Institucionales del Plan Estratégico institucional', siendo los que se muestran a
continuación:
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
GENERALES (0E)
DESCRIPCIÓN
O.E.1. Impulsar el manejo sostenible de los recursos naturales
a través de la certificación ambiental de los proyectos
de inversión.
0.E.2. Alcanzar una coordinación efectiva en materia de
evaluación de impacto ambiental con actores
prio rizados
Luego de calificar la vinculación de cada subproceso con los dos objetivos estratégicos,
se obtuvo un promedio de ambos valores. Posteriormente se agruparon (promediaron)
los resultados a nivel de macroproceso, teniendo las siguientes categorías:
i. Importancia y/o criticidad Alta: Representado por el 20% de os macroprocesos de
mayor calificación (basado en el Principio de Pareto).
ji. Importancia y/o criticidad Media: Es el 40% de los macroprocesos siguientes, de
acuerdo a su calificación.
iii. Importancia y/o criticidad Baja: Es el restante 40% de macroprocesos, y son
quienes tienen el menor grado de calificación.
A continuación se presenta las calificaciones de los macro-procesos (ordenados de
mayor a menor), así como su respectiva categorización de importancia y/o criticidad:
2 Estos objetivos fueron obtenidos del Plan Estratégico Institucional 2017 — 2019, aprobado con Resolución Jefatural 123-2016-SENACE/J, de fecha 28 de diciembre de 2016.
35
MACRO PROCESO Importancia
Estratégica
Nro. de
Subprocesos
Gestión de Certificación Ambiental 8
Gestión de Registros Ambientales 9
Planeamiento Institucional 4
Fortalecimiento Institucional 1.89 9
Gestión Jurídica 1.67 3
Modernización Institucional 1.63 8
Gestión Logística 150 8
Gestión de Comunicaciones e Imagen Institucional 5
Gestión de Información 5
Atención al Ciudadano y Trámite Documentaría 3
Gestión Contable - , 10
Gestión de Recursos Humanos 4
Gestión de Tesorería 4
Gestión Presupuestaria 3
(*) Los resultados detallados se muestran en el Anexo 5 de este documento.
El resultado obtenido permitirá priorizar los procesos a través de los cuales se iniciaría la
implementación del sistema de control interno vinculado a la implementación del
componente de gestión de riesgos, lo cual forma parte del plan de trabajo.
7.5 IDENTIFICACIÓN DE PRINCIPALES RIESGOS
Si bien la entidad no cuenta con una metodología para la gestión de riesgos, en las
entrevistas realizadas se reportaron los siguientes riesgos, mismos que deberán ser
tomados en cuenta en la fase de implementación del componente de Gestión de
Riesgos, específicamente durante la elaboración de la Matriz de Riesgos.
Corte de fluido eléctrico.
Error en el cumplimiento de funciones por desconocimiento del sector público.
Errores en la emisión de resoluciones debido a la prisa por su emisión.
Reclasificación de instrumento ambiental de DIA a Semi detallado.
Clasificación errónea de proyectos debido a la falta de claridad en la normativa
ambiental.
Incremento súbito de demanda de evaluaciones ambientales.
Bloqueo de talleres de participación ciudadana.
Emisión de normas sin la coordinación con entidades involucradas.
Recorte Presupuestal.
Cambio de Política en el Sector.
Exigencia, de parte de entidades de nivel superior, de realizar nuevas actividades
que no están consideradas en el POI.
Errores en los procesos de contratación debido al desconocimiento de las áreas
usuarias.
36
7.6 CONCLUSIONES
Se realizó el mapeo de las normas internas, evidenciándose la concordancia de estas
con cada uno de los componentes y sub componentes de las normas de control
interno. Se hizo evidente la ausencia de normas para la Gestión de Riesgos.
Se aplicó la encuesta de percepción de forma virtual a los participantes,
encontrándose una adecuada percepción del clima laboral y de mejora continua.
Se ejecutaron los cuestionarios a las dependencias del Senace mediante la técnica de
entrevistas dirigidas.
Se determinaron las principales fortalezas y debilidades por cada componente y norma
de control identificándose los principales riesgos los cuales serán incorporados en el
Plan de Trabajo para el cierre de brechas.
Se realizó la valoración de las listas de verificación establecidas por la Contraloría
General de la República utilizando las fuentes de información antes citadas, según lo
cual el Senace se encuentra en un nivel de implementación del 54.73%.
El componente de evaluación de riesgos es el que presenta un menor nivel de
implementación.
7.7 RECOMENDACIONES
Desarrollar y ejecutar un Plan de Trabajo para superar las debilidades detectadas.
Dar prioridad a la Gestión por Procesos ya la Gestión de Riesgos.
37
ANEXO I: PROGRAMA DE TRABAJO
38
PROGRAMA DE TRABAJO PARA LA ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y PLAN DE TRABAJO EN EL SENACE
INTRODUCCIÓN
Este documento comprende el Programa de Trabajo para el Diagnóstico y el Plan de Trabajo para la
Implementación del Sistema de Control Interno en el SENACE, conforme a los lineamientos establecidos
por la Gula para la implementación del Sistema de Control Interno de las entidades del Estado" aprobada
con RC 458-2008-CG, y la Directiva 013-2016-CG/GPROD "Implementación del Sistema de Control
Interno en las entidades del Estado", aprobada con RC 149-2016-CG.
OBJETIVOS DEL DIAGNÓSTICO
Determinar el nivel de desarrollo y madurez del Sistema de Control Interno (SCI) actual.
Identificación de los estándares o elementos de control formalizados para la implementación del
SCI.
Identificación de los principales procesos orificas.
Determinación de las brechas y oportunidades de mejora que presenta el SCI.
ALCANCE
El Diagnóstico se realizará con alcance institucional, es decir a nivel de entidad Asimismo, se
identificarán los principales riesgos que puedan afectar los objetivos institucionales.
RECURSOS HUMANOS DISPONIBLES PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES
Comité de Control Interno (CCI)
Para las actividades de coordinación, recopilación de información y seguimiento del llenado de la
encuesta de percepción.
Consultores externos
Diana Coci Otoya (40 horas/semana)
Eduardo Serrano Campos (40 horas/semana)
39
5. LISTADO DE NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL BÁSICA
La norrnatividad básica que será analizada en relación con los componentes de Control Interno es la siguiente:
Plan Estratégico Institucional Plan Operativo Institucional Reglamento de Organización y Funciones Manual de Organización y Funciones Manual de Procesos y/o de Operaciones Cuadro de Asignación de Personal Texto Único de Procedimientos Administrativos Plan Estratégico de TICs Plan Operativo Informático Plan de Contingencias Informático Plan de Desarrollo de las Personas Quinquenal Plan de Desarrollo de las Personas Anual Evaluaciones PEI y POI. Directivas Internas que rijan la gestión de las áreas de Recursos Humanos, Administración, Logistica, etc.
40
•
6. DESCRIPCIÓN Y CRONOGRAMA DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR
Nº ACTIVIDAD
NOVIEMBRE 2016 DICIEMBRE 2016 ENERO 7017
LUMaMIjU Vi WMaMÍJu Vi InMaMifli Vi Lu Ma Mi lu Vi InM.MIVi UjMaMiJu T Vi lu Ma Mi Su Vi tu Ma Mi Jo Vi Va Mi Su Vi lu Ma Mi Su Vi
78 91Ou141S161718fl fl 23242528 fl1 1 567 g12at4n1s1g2o11n2326112a2 34569 101112 13
1_ EARORACIGN ca PROGRAMA DE TRABAJO
Evito CASAL
3
RECOPILACIÓN y EIRREGA DE LA NORIMMADAD INSTMICIONAL
INAParalie: CCI)
4 AMPER DE IÁ NORMATIVIDAD INSTITUCIONAL illisraluélk ampo CAA111)
5 EVIACATACIÓN EN LA IMPLEMENTACIÓN DIG SCI
Illapsák. DiAn Gavie
6 ENCUESTA DE PERCEPCIÓN illesparatile: Emixi CASA/ COI
7
ENTREVISTAS A LOS RESPONSABLES DE LAS
UNIDADES ORGÁNICAS 94~. Egipo Cm:0M
8 ELABCRACIÓN DEL INFORME DE menisco
0176445ibl Eip4o CASA)
9 all130CIÓ1 DEL RAN DEIRABAO
MICuusabk: Ey* CRASA
1° PRESENTACIÓN Y DISCUSIÓN DE RESULTADOS
Mes/mtaIR: Eqiire CLAIM
41
7. CRONOGRAMA DE LAS ENTREVISTAS
HORARIO DIOBABRE OH 2016
12 13 14 15 16
11:00-12:120 DIRECCIÓN DE
GESTIÓN ESTRATÉGKA
UNIDAD DE EVALUACIÓN AMBIENTAL DE PROVEO-OS DE
APROVECHAMIENTO SOSTENIBLE DE LOS RECURSOS NATURALES
UNIDAD DE REGISTRO
ADMINISTRATIVO DE CERTIFICACIONES
AMBIENTALES
UNIDAD DE TESORERÍA SECRETARIA GENERAL
12:00-13:00 UNIDAD TÉCMCA
NORMATIVA
UNIDAD DE EVALUACIÓN AMBIENTAL DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS
OFICINA DE ADMINISTRACIÓN
OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA
OFIONA DETECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN
13:00-14:30
14:30-15:30 UNIDAD DE
COORDINACIÓN UNIDAD DE GESTIÓN SOCIAL
UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS
OFICINA DE PLANEAMIENTO Y
PRESUPUESTO
15:30 - 16:30
UNIDAD DE
TI!~
FSPECIALVADA
CAPACITACIÓN - UMDAD DIRECCIN DE REGISTROS
AMBIENTALES UNIDAD DE LOGisT1CA
DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO JEFATURA
16.30-11:30 DIRECCIÓN DE carimoóN
AMBIENTAL
UNIDAD DE REGISTRO NACIONAL DE CONSULTORAS AMBIENTALES
UNIDAD DE CONTABILIDAD Y CONVIDE PREVIO
UNIDAD DE PLANEAMIENTO.
DESARROLLO INSTITUCIONAL Y COOPERACIÓN
TÉCNICA
42
ANEXO II: ENCUESTA DE PERCEPCIÓN
43
RESULTADOS DE LA CALIFICACIÓN DE LAS PREGUNTAS
PREGUNTA VALORACIÓN _
En su área se promueven los aportes del personal para mejorar las 3 9298 actividades.
En su área se incentiva el desarrollo transparente de las actividades 4,2807
En su área se ha difundido adecuadamente el código de ética. 4,1667
Los directivos y funcionarios de la entidad demuestran un comportamiento 4,2544 ético, dando un adecuado ejemplo para los demás trabajadores.
La dirección ha difundido adecuadamente la visión, misión y objetivos 3,5614 estratégicos de la entidad.
La entidad ha puesto de su conocimiento los documentos normativos como 3,5088 el MOF, ROF, etc.
Se recibe un adecuado proceso de inducción al comenzar a laborar en la 3,0877 entidad.
En su área la escala remunerativa está en relación con el cargo, funciones y 3,6404 responsabilidades asignadas.
En su área el personal cuenta con las competencias necesarias para el 4,1053 cargo que ocupa.
En su área el personal conoce sus responsabilidades y actúa de acorde a 4,2281 los niveles de autoridad que tienen.
En su área se registra el acceso y/o préstamo de recursos o documentos a 3,5614 través de cuadernos de cargos o similares.
En su área los activos de valor se encuentran protegidos para evitar su 4,0965 pérdida o mal uso.
Los documentos que se generan y reciben al interior de su área se 3,9211 encuentran adecuadamente protegidos.
El personal conoce qué procesos involucran a su unidad orgánica y qué rol 4,1404 e corresponde en los mismos.
Los procedimientos en su área se mejoran constantemente para 3,9123 incrementar su eficiencia y eficacia.
Los problemas informáticos en su área son atendidos adecuadamente y con 3,9912 celeridad.
Es de su conocimiento los procedimientos para denunciar actos indebidos. 3,8860
1 La información que se intercambia al interior del área o con otras áreas - 3,7456 fluye de manera clara, ordenada y oportuna.
F En el desarrollo de sus labores es supervisado de manera periódica o 4,1491 laleatoria
;Las deficiencias y los problemas detectados en el monitoreo se registran y 3,9386 icomunican con prontitud a los responsables con el fin de que tomen las acciones necesarias para su corrección. —
1Las deficiencias detectadas en su área se comunican al personal para que 4,0439 imejore su esquema de trabajo.
44
Por cada trabajo asignado.
Debido al poco personal, si, pero la carga laboral es excesiva.
PREGUNTA: En su área el personal conoce sus responsabilidades y actúa de acorde a los niveles de autoridad que tienen.
Si.
El personal no tiene ningún nivel de autoridad
Relacionado a mi respuesta anterior.
PREGUNTA: En el desarrollo de sus labores es supervisado de manera periódica o aleatoria.
Se deberle implementar un formato de documentación o registros que debe tenerse en el área a fin de que esté todo más ordenado, urge la implementación de un sistema de gestión.
Sí, en forma semanal se registran los avances o productos en sistema, para conocimiento del sector, y trimestralmente se efectúa la evaluación del Plan Anual.
Si estamos bajo evaluación y entrevistas.
COMENTARIOS QUE OPCIONALMENTE PROPORCIONARON LOS ENCUESTADOS
IPREGUNTA: El personal conoce qué procesos involucran a su unidad orgánica y qué rol le corresponde en los mismos
1 — — Esta área está en proceso de implementación, igual que la Entidad. Si bien los procesos son
' Limos para cada tipo de servicio; los procedimientos y tareas están relacionados con cada materia. Se tiene el criterio y especialidades de los profesionales requeridos, y en próximo periodo se diseñara la organización interna del área.
Por la carencia de capacidad operativa, efectuamos las labores de un administrativo, profesional y por ende somos responsables de ello.
PREGUNTA: En su área el personal cuenta con las competencias necesarias para el cargo' que ocupa.
Son especialistas que debido al número, deben hacer funciones que no deberían corresponderles.
De lo que se puede apreciar, mis compañeros (en su gran mayoría) reúnen las competencias necesarias que sus responsabilidades exigen.
Los especialistas tienen la experiencia para el puesto asignado, más no, para los trabajos que hoy en día se realizan.
Más que competencias, falta personal; se viene sobrecargando actividades laborales por falta de personal y con la finalidad de cumplirlos existen muchas personas que se quedan hasta altas horas de la noche.
En algunos casos sí.
PREGUNTA: En su área la escala remunerativa está en relación con el cargo, funciones y responsabilidades asignadas.
No hay compañeros que deberían ganar más porque son una pieza clave, y en cambio hay otro que son de un nivel menor y ganan lo mismo.
45
Personalmente trato de inmiscuirme todo para apoyar a todas las partes.
Debido al despido de personal, los especialistas estamos realizando los trabajos de los. coordinadores.
lEn relación a las responsabilidades actuales no, debido a que no consideran las horas de sobre: tiempo, ni para compensados cuando uno necesite.
Desconozco la escala remunerativa en mi área. A nombre personal, considero que mi: I remuneración deberla ser mayor. La demanda de trabajo es muy fuerte e implica el sacrificio de la vida familias, trabajar fuera de horarios y demás que no son necesariamente compensados en la remuneración.
No es concordante con las remuneraciones de las otras áreas.
PREGUNTA: En su área los activos de valor se encuentran protegidos para evitar su pérdida o mal uso
Se tendría que precisar a qué activos específicos se refiere. Mi respuesta es neutra.
Las labores que se están dando en el edifico de Miraflores, da un poco de inseguridad debido al tránsito de personas que suben y bajan, y las puertas de cada área están expuestas.
Esta área es responsable de los equipos y mobiliario asignados.
PREGUNTA: En su área se ha difundido adecuadamente el código de ética.
ISI, a cada colaborador se nos ha proporcionado un ejemplar.
La difusión del código de ética ha sido realizada mediante la entrega de documento en físico, como por medio de correos electrónicos.
Si se ha difundido. _
PREGUNTA: En su área se incentiva el desarrollo transparente de las actividades
Sí. La idea de las reuniones es establecer todos los puntos que se están trabajando y entre todos fortalecer los mecanismos para laborales frente a los problemas.
Si te piden transparencia pero hay jefes que tienen un pasado ético cuestionable
SI, tenemos formación y práctica de valores.
PREGUNTA: En su área se promueven los aportes del personal para mejorar las I actividades
Si, se acoge los aportes de la profesional contratada.
El diálogo es permanente y conforme a la casuística.
Se comentan, por ejemplo contratar personal para cumplir los plazos pero no se ha hecho nada al respecto.
SI, ya que se generan espacios de diálogos entre los miembros del equipo.
Cuando hay temas técnicos, nos reunimos a fin de tener una idea clara y consensuada.
PREGUNTA: La dirección ha difundido adecuadamente la visión, misión y objetivos estratégicos de la entidad
Si bien no se ha difundido expresamente la visión, misión y objetivos estratégicos del SENACE se cuenta con herramientas (páginas web) a las que se accede de manera periódica y que permiten leerlos.
Los objetivos estratégicos no se difunden adecuadamente.
No aplica la visión institucional, conforme a las Directivas del CEPLAN.
PREGUNTA: La entidad ha puesto de su conocimiento los documentos normativos como el MOF, ROF, etc.
Que una institución cuente con MOF fue derogado.
El ROF no debe ser difundido, todos tienen accesos y el MOF por SERVIR, no lo tenemos.
La entidad no cuenta con MOF a la fecha.
Solo el RIT, los demás documentos de gestión los he revisado por iniciativa propia
No.
El ROF, se publicó en el Peruano y también está en el Portal de Transparencia y Web Institucional y carece de desarrollo La entidad no cuenta con MOF ni MPP.
En esta área no se solicita préstamos de recursos. La información que se requiere y la devolución de la misma se registran en el SITRADOC.
,Calificado en base al préstamo de equipos para trabajos de campo.
Por el Sitradoc en caso de trámites, con cuaderno o documento cuando se trata de acceso o , prestamos de otra dependencia de cargo.
La información se encuentra digitalizada y se comparte a través de carpetas compartidas.
'PREGUNTA: Es de su conocimiento los procedimientos para denunciar actos indebidos.
Se informa al personal vla correos electrónicos.
Se difunde a través de email - Canal de integridad.
Si lo denuncie pero me dijeron que inicie un proceso administrativo lo cual me desanimo, porque durante mi lactancia no la cumplí y viajaba.
PREGUNTA: La información que se intercambia al interior del área o con otras áreas fluye de manera clara, ordenada y oportuna
No.
Por lo general si.
Esta pregunta debe ser separada en dos. Una al interior del área y otra con otras áreas. La diferencia puede ser sustantiva entre una y otra. Al interior, el puntaje es 5, con otras áreas puede llegara 1.
PREGUNTA: Las deficiencias detectadas en su área se comunican al personal para que mejore su esquema de trabajo.
Si, lo discutimos en equipo.
PREGUNTA: En su área se registra el acceso y/o préstamo de recursos o documentos a través de cuadernos de cargos o similares.
47
No tengo conocimiento de ello.
Se debe considerar el feedback de los proyectos que se participó.
PREGUNTA: Las deficiencias y los problemas detectados en el monitoreo se registran y I comunican con prontitud a los responsables con el fin de que tomen las acciones necesarias para su corrección
Las coordinaciones son constantes.
PREGUNTA: Los directivos y funcionarios de la entidad demuestran un comportamientol ético, dando un adecuado ejemplo para los demás trabajadores.
En algunos casos, en otros como respondo en la 2 las personas jefes no son intachables, éticamente.
Recién he ingresado a la Institución y aún no podrla responder objetivamente.
Los directivos y funcionarios del SENACE siempre han demostrado un comportamiento. profesionales y ético.
PREGUNTA: Los documentos que se generan y reciben al interior de su área se encuentran adecuadamente protegidos
La puerta no es segura, y varias veces en la mañana, hemos encontrado indicios del ingreso de' personas ajenas a la oficina
Se carece de un respaldo informático (versión digital) de algunos documentos.
Carece de un respaldo informático, virtual, eseaneado de los mismos. _
¿A qué se refiere con protegidos?. Mi respuesta es neutra.
PREGUNTA: Los procedimientos en su área se mejoran constantemente para incrementar su eficiencia y eficacia.
Si, se puede realizar porque no depende de la gestión.
No he tenido oportunidad de apreciar procedimientos establecidos dentro de SENACE.
No se tienen procedimientos establecidos
PREGUNTA: Se recibe un adecuado proceso de inducción al comenzar a laborar en la entidad.
A las dos semanas de ingreso, se realizó una reunión con una presentación al SENACE.
No hay inducción, deberla programarse para todos los que ingresan, ya que permitirá conocer rápidamente las políticas y cuál es la orientación de la gestión.
48
ANEXO III: CUESTIONARIOS A UNIDADES ORGÁNICAS SELECCIONADAS
49
Calificación Elemento de Evaluación Comentario
(de 1 a 5)
Se realizan reuniones de coordinación de manera periódica entre la Alta Dirección y las demás unidades orgánicas.
Si. se realizan reuniones periódicas a 4 fin de establecer el avance de las actividades programadas y proponer nuevos proyectos.
El Manual de Organización y Funciones (M0F) refleja todas las actividades que se realizan en la entidad y están debidamente delimitadas.
No se tiene MOF, pero existen diversas directivas, guías y. documentos en la entidad que ayudan a identificar las funciones. Se han mapeado las actividades, funciones regulares, estacionalidad y frecuencia. Por ejemplo se tiene un protocolo de trabajo de campo, un protocolo de reuniones. Los EIA tienen guías y manuales.
La entidad cuenta con un Reglamento de Necesita ser actualizado, por ejemplo 2 Organización y Funciones (ROF) se contemplan funciones ejecutivas debidamente actualizado,
para el directorio que está compuesto de Ministros, que no tienen el tiempo suficiente para realizar dichas funciones.
Las unidades orgánicas cuentan con la cantidad de personal necesaria para el adecuado desarrollo de sus actividades.
Se tiene una nómina de especialistas 3 mediante Ley 30327 y Resolución :Jefatura! 029-2016 esta norma facilita la provisión de personal especialista.
Sí, la Oficina de Asesoría Jurídica 4 tiene un registro, asimismo cada área sabe en qué participa.
Existe un inventario actualizado de los equipos, grupos de trabajo, comisiones, etc. que existen en la Entidad, así como el cumplimiento de sus respectivos planes de trabajo.
Los documentos internos que genera y reciben las unidades orgánicas están debidamente numerados y protegidos.
Sí, se numeran y digitalizan, pero no 3 hay una directiva formal para el
¡ tratamiento y almacenamiento de la [documentación.
Se hace pero no es explfcito, es una 3 buena práctica.
Los procesos se revisan periódicamente con el fin de que se estén desarrollando de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente.
Se implementan las mejoras propuestas para los procesos y en cas de detectarse deficiencias se efectúan las correcciones necesarias.
Si, permanentemente se 3 implementan sugerencias de mejora. Por ejemplo se tiene un pack de bienvenida donde se le entrega al nuevo colaborador el código de ética e información de la Entidad.
La información Gerencial es seleccionada, Se ha elaborado el tablero de control
4 analizada, evaluada y sintetizada para la Senace en el cual se ha registrado toma de decisiones, información de los EIA aprobados, en
evaluación y cartera de proyectos.
Las unidades orgánicas realizan acciones La jefatura se mantiene reuniones 3 para conocer oportunamente si los procesos con las unidades orgánicas.
50
en los que interviene se desarrollan de acuerdo con los procedimientos establecidos (monitoreo).
Cuando se descubre oportunidades de Si, se hace permanentemente. 3 mejora, se disponen medidas para desarrollarlas.
, Se realiza el seguimiento a la No se tienen recomendaciones 5 ¡ implementación de las mejoras propuestas a pendientes o en proceso. I las deficiencias detectadas por el OCI.
Secretaría General
Elemento de Evaluación Comentario Calificación (de 1. a 5)
Se cuenta con un procedimiento para el ,No se cuenta con un procedimiento O seguimiento a la implementación de las formal. recomendaciones del OCI.
La entidad cuenta con un Reglamento de Es necesario actualizar el ROF y 2 Organización y Funciones (ROF) elaborar el MPP. Existe debidamente actualizado.
sobreposición de funciones; por ejemplo la DGE tiene un área de capacitación, que debería estar en Recursos Humanos.
Las unidades orgánicas cuentan con la cantidad de personal necesaria para el adecuado desarrollo de sus actividades.
Se necesitan especialistas en 2 contrataciones públicas.
Existe un inventario actualizado de los Se está haciendo un aplicallvo para 4 equipos, grupos de trabajo, comisiones, etc. seguimiento de comisiones. que existen en la Enfidad, así como el cumplimiento de sus respectivos planes de trabajo.
Se identifican los riesgos de acuerdo a lo Se han identificado algunos, aun 2 establecido en el Manual y el Plan de cuando sin ninguna metodología Gestión de Riesgos. formal:
- Errores en la ejecución de procesos y procedimientos, debido a que buena parte del personal no conoce el sector público.
-Resoluciones emitidas con insuficiente análisis, debido a la premura por cumplir con los plazos.
Se valoran los riesgos de acuerdo a la No se cuenta con una metodología ni metodología establecida en el Manual de un manual de gestión de riesgos. Gestión de Riesgos. _ Se han establecido las acciones necesarias Se está haciendo sobre la marcha. (controles) para afrontar los riesgos evaluados.
Si se numeran y cautelan, aun cuando no existe un lineamiento formal para el tema. Se está implementando un Archivo General, que de momento aún no existe.
Los documentos internos que genera y reciben las unidades orgánicas están debidamente numerados y protegidos.
2
3
51
Los procesos se revisan periódicamente con, el fin de que se estén desarrollando de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente.
Se implementan las mejoras propuestas para los procesos y en caso de detectarse deficiencias se efectúan las correcciones necesarias.
Se identifican las necesidades de información de todos los procesos y han implementado los controles necesarios para asegurar la oportunidad de dicha información.
Se revisan los procesos cuando 2 existe se detecta algún problema.
SI, se hace de manera permanente 3 como una buena práctica.
_ Sí, se ha hecho en los procesos más 3 importantes.
Se cuenta con políticas y procedimientos que garantizan el adecuado suministro de información para el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades.
La información interna y externa que maneja la entidad es útil, oportuna y confiable en el desarrollo de sus actividades,
Se han diseñado, evaluado e implementado mecanismos para asegurar la calidad y suficiencia de la información.
Se cuenta con un portal de transparencia debidamente actualizado.
La entidad cuenta con mecanismos y Si, se cuenta con un responsable, lo procedimientos para asegurar la adecuada que falta es estandarizar que atención de los requerimientos externos de información es confidencial y cual no. información (Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública).
Se ha implementado alguna política que Si. existe una directiva de estandarice una comunicación interna y documentos escritos externa, considerándose diversos tipos de comunicación: memorando, paneles informativos, boletines, revistas.
4
Se ha trabajado el tema de manera 3 proactiva como una buena práctica.
La información varía mucho y no es 2 confiable. La información y resultados entre las áreas no siempre concuerdan.
Se verifica y cruza la información, 3 como una buena práctica, para asegurar la calidad de la misma.
Si, el portal se encuentra actualizado. 5
Las unidades orgánicas realizan acciones Se revisan los procedimientos 2 para conocer oportunamente si los procesos cuando se detectan problemas. en los que interviene se desarrollan de acuerdo con los procedimientos establecidos (monitoreo).
Cuando se descubre oportunidades de Si, se reciben todas las sugerencias. 3 mejora, se disponen medidas para desarrollarlas.
Se realiza el seguimiento a la SI, se hace seguimiento como una 4 implementación de las mejoras propuestas a buena práctica. as deficiencias detectadas por el OCI.
Oficina de Administración
Calificación Elemento de Evaluación Comentario
(de I a 5) iI
El Manual de Organización y Funciones No se tiene MOF ni MPP aprobado; 1 MOF) refleja todas las actividades que se pero está propuesto en revisión en
52
realizan en la entidad y están debidamente SERVIR, se toma como referencia. delimitadas, aún sin estar aprobado.
La entidad cuenta con un Reglamento de Se está actualizando el ROF Organización y Funciones (ROF) debidamente actualizado.
Las unidades orgánicas cuentan con la cantidad de personal necesaria para el adecuado desarrollo de sus actividades.
3
Para las unidades orgánicas de linea 3 se tiene una nómina de especialistas mediante Ley 30327 y Resolución Jefatural 029-2016. Las unidades de apoyo y asesoramiento pueden verse rezagadas.
Existe un inventario actualizado de los equipos, grupos de trabajo, comisiones, etc. que existen en la Enfielad, así como el cumplimiento de sus respectivos planes de trabajo.
Se tiene un registro de los equipos, 3 grupos de trabajo y comisiones en los que participa b Oficina de Administración. Adicionalmente, existe un inventario de Asesoria Juridica y esta le hace seguimiento.
Se identifican los riesgos de acuerdo a lo No se llene una metodología de 1 establecido en el Manual y el Plan de Gestión de Riesgos, pero se Gestión de Riesgos. identifican los riesgos como una
actividad inherente a las responsabilidades del cargo de acuerdo a la experiencia en los sistemas administrativos.
Se valoran los riesgos de acuerdo a la No se tiene Manual de Gestión de
o metodología establecida en el Manual de Riesgos, Gestión de Riesgos
Se han establecido las acciones necesarias Si para los riesgos que se han 2
(controles) para afrontar los riesgos detectado como parte de las evaluados. evaluaciones del POI y los
detectados dentro de las actividades de mejora en el área.
Los procedimientos de autorización y, Se tienen las normas para los
3 aprobación para los procesos, actividades y sistemas administrativos. tareas están claramente definidos en manuales o directivas y son realizados para todos los procesos y actividades.
Los procedimientos de autorización y Si, los responsables conocen sus 3 aprobación para los procesos, actividades y responsabilidades. tareas han sido adecuadamente comunicados a los responsables.
Se efectúa rotación periódica del personal
No aplica asignado en puestos susceptibles a riesgos de fraude.
Se han establecido políticas y No hay políticas y procedimientos 2 procedimientos documentados que se documentados para el archivo, se siguen para la utilización y protección de los hace como buena práctica. recursos o archivos.
El acceso a los recursos o archivos queda evidenciado en documentos tales como recibos, actas entre otros.
Se ha identificado los activos expuestos a riesgos como robo o uso no autorizado, y se han establecido medidas de seguridad para
SI, queda evidenciado en los cargos
Si, se ha elaborado manuales y guías.
5
3
53
•
los mismos.
Los documentos internos que genera y reciben las unidades orgánicas están debidamente numerados y protegidos.
Si, están numerados y 4 adecuadamente almacenados. Adicionalmente se escanean.
Si, se hace como una buena práctica. Los procesos se revisan periódicamente con el fin de que se estén desarrollando de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente.
Se implementan las mejoras propuestas Si, se implementan en la medida lo 3 para los procesos y en caso de detectarse posible y se hacen las correcciones deficiencias se efectúan las correcciones necesarias. necesarias.
Se identifican las necesidades de No se cuenta con un mapeo de los 2 información de todos los procesos y han requerimientos de información de los implementado los controles necesarios para procesos, pero existen documentos, asegurar la oportunidad de dicha manuales y directivas que orientan el información. tema.
Se cuenta con políticas y procedimientos que garantizan el adecuado suministro de información para el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades.
La información interna y externa que maneja la entidad es útil, oportuna y confiable en el desarrollo de sus actividades.
Los documentos, manuales y 2 directivas que existen orientan el tema.
El sistema de gestión administrativa 2 (SIGA) se encuentra en implementación.
Se han diseñado, evaluado e implementado mecanismos para asegurar la calidad y suficiencia de la información.
La entidad cuenta con una unidad orgánica que se encarga de administrar la documentación e información generada por la entidad.
La administración de los documentos e información se realiza de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos para la preservación y su conservación (archivos electrónicos, magnéticos y físicos).
Se verifica y cruza la información. 3 como una buena práctica, para asegurar la calidad de la misma.
No, cada área se encarga de su 2 documentación Está en proceso la implementación de un archivo central.
En proceso de implementación. 1
Los ambientes utilizados por el archivo En proceso de implementación. institucional cuenta con una ubicación y acondicionamiento apropiado.
La entidad ha elaborado y difundido Si documentos que orienten la comunicación interna.
La entidad cuenta con mecanismos y Si, se trata con prioridad, y se está procedimientos para asegurar la adecuada integrando su seguimiento en el atención de los requerimientos externos de sistema de trámite documentario. información (Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública).
Se ha implementado alguna política que Existe una directiva. estandarice una comunicación interna y externa, considerándose diversos tipos de comunicación: memorando, paneles informativos, boletines, revistas.
Las unidades orgánicas realizan acciones El personal conoce sus
5
4
4
54
•
La entidad cuenta con un Reglamento de Organización y Funciones (ROF) debidamente actualizado.
Las unidades orgánicas cuentan con la cantidad de personal necesaria para el adecuado desarrollo de sus actividades.
'para conocer oportunamente si los procesos en los que interviene se desarrollan de acuerdo con los procedimientos establecidos (monitoreo).
Cuando se descubre oportunidades de mejora, se disponen medidas para desarrollarlas.
Se realiza el seguimiento a la implementación de las mejoras propuestas a las deficiencias detectadas por el OCI.
responsabilidades diarias, no necesariamente son las formalmente asignadas.
Si, en la medida de los recursos 3 disponibles (presupuesto recursos humanos, tiempo).
4
Oficina de Tecnología de la Información
Elemento de Evaluación
Comentario
Es necesario hacer modificaciones para ajustarlo a la realidad actual de la unidad orgánica.
De momento se cuenta con el personal suficiente.
Se identifican los riesgos de acuerdo a lo Aún no se cuenta con un Manual de establecido en el Manual y el Plan de Gestión de Riesgos. Gestión de Riesgos.
Se valoran los riesgos de acuerdo a la No metodología establecida en el Manual de Gestión de Riesgos.
Se han establecido las acciones necesarias Aún no se ha elaborado la Mat z de (controles) para afrontar los riesgos Riesgos. evaluados.
Las actividades expuestas a riesgos de error Se está en proceso de adecuación fraude han sido asignadas a diferentes de los niveles de seguridad por perfil
personas o equipos de trabajo. de especialista en el área
Se efectúa rotación periódica del personal No existe rotación por el nivel de asignado en puestos susceptibles a riesgos especialidad. de fraude.
Se ha identificado los activos expuestos a Se está en proceso de inventario de riesgos como robo o uso no autorizado, y se los activos prioritarios. Para los han establecido medidas de seguridad para activos físicos, la seguridad física del los mismos.
área los mantiene protegidos y para los activos de información se están incrementando los niveles de seguridad.
Calificación (de 1 a 5)
3
5
o
o
2
3
Los documentos internos que genera y Si todos se encuentran numerados y 3 reciben las unidades orgánicas están almacenados. El Sistema de trámite debidamente numerados y protegidos. documentario tiene limitaciones, y no
permite el almacenamiento de documentos digitales ni la firma digital. Se está probando Alfresco corno repositorio de datos que podría extenderse para incluir el sistema de trámite.
Los procesos se revisan periódicamente con Si, se hace como una buena práctica. 3 el fin de que se estén desarrollando de
• 55
acuerdo a lo establecido en la normativa vigente.
Se implementan las mejoras propuestas para los procesos y en caso de detectarse deficiencias se efectúan las correcciones necesarias.
Se cuenta con políticas y procedimientos escritos para la administración de los sistemas de información.
Es restringido el acceso a la sala de computo, procesamiento de datos, a las redes instaladas, así como al respaldo de la información (backup).
Si, permanentemente se 3 implementan sugerencias de mejora. Por ejemplo se implementó Alfresco como repositorio de datos.
Se tienen los siguientes documentos, 2 pero aún no se encuentran aprobados: Plan de Contingencias Plan de Copia y Restauración de Información Plan de Continuidad del Data Center Ciclo de Vida del Software.
Si, se tiene acceso biométrico, 5 alarmas de incendio, humedad, temperatura, etc.
Los sistemas de información cuentan con Se utiliza contraseña y captcha para 4 controles y sistemas que evitan el acces no todos los apficativos. Adicionalmente, autorizado a la información, algunos usuarios tienen Token para
acceder al Sistema de Gestión de Impacto Ambiental.
La entidad cuenta con un Plan Operativo Se cuenta con un POI Informático, en 4 Informático, el que se han cumplido la mayoría de
metas para el presente año.
Está en proceso de aprobación. El Airea de informática cuenta con un Plan de Contingencias.
Se han definido los controles de acceso general (seguridad Física y Lógica de los equipos centrales).
Se han creado perfiles de usuario de acuerdo con las funciones de los empleados, creación de usuarios con accesos propios(contraseñas) y relación de cada usuario con el perfil correspondiente.
2
Si, se cuenta con seguridad
3 biométrica para el acceso físico a los servidores. El acceso lógico se está fortaleciendo.
Si, existen perfiles de usuario en el 5 Directorio Activo y en las aplicaciones que usan otros esquemas de seguridad.
2
5
3
Los programas informáticos (software) de la No todos, por ejemplo el ORACLE. entidad cuentan con licencias y autorizaciones de uso.
La entidad cuenta con un adecuado servicio de soporte técnico para las Tecnologlas de la Información y Comunicación (TIC).
Se lleva el control de los nuevos productos ingresados a desarrollo así como de las modificaciones de los existentes en carpetas documentadas. Existen desarrollos que se habían
iniciado en otras áreas, pero que ya están en control de la OTI.
La entidad ha definido políticas sobre el Si. se han establecido políticas a cambio frecuente de contraseñas, sobre su través del Directorio Activo, y para el uso y cuando el personal se desvincule de SIGA se usa un esquema de las funciones. contraseñas diferenciado.
Si, se cuenta con el personal suficiente para que el soporte sea adecuado.
En la mayoría de los casos pero no se ha estandarizado el esquema para la documentación.
4
56
e
La entidad ha establecido controles para la Ahora todo el software para por el 4 adquisición de paquetes software, filtro de la OTI.
Se identifican las necesidades de Se está trabajando en un sistema de 2 información de todos los procesos y han indicadores. implementado os controles necesarios para asegurar la oportunidad de dicha información.
Se cuenta con políticas y procedimientos que garantizan el adecuado suministro de información para el cumplimiento de sus' funciones y responsabilidades.
Periódicamente se solicita a los usuarios opinión sobre el sistema de información registrándose los reclamos e inquietudes para priorizar las mejoras.
Se revisan periódicamente los sistemas de información y de ser necesario se rediseñan para asegurar su adecuado funcionamiento.
La entidad cuenta con mecanismos y procedimientos para asegurar la adecuada atención de los requerimientos externos de información (Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública).
No se cuenta con un mapeo de os 2 requerimientos de información de los procesos, pero existen documentos, manuales y directivas que orientan el tema.
La información que maneja el área es confiable y adicionalmente se hace cruce de información.
Se verifica y cruza la información, como una buena práctica, para asegurar la calidad de la misma.
Si. se tiene un software de Help Desk.
Si, se hace como una buena práctica. 4
Sí, no solo se cuenta con información 5 para la Ley de Transparencia, sino que además se está trabajando información adicional en una plataforma de Datos Abiertos, existiendo una Aplicación móvil para acceder a dichos datos, incluyendo a la Ley de Acceso a la Información Pública.
La información interna y externa que maneja la entidad es útil, oportuna y confiable en el desarrollo de sus actividades.
Se han diseñado, evaluado e implementado mecanismos para asegurar la calidad y suficiencia de la información.
La enfidad está integrada a un solo sistema Aún no, pero se está trabajando en de información y se ajusta a las ello necesidades de sus actividades.
4
4
1
4
Las unidades orgánicas realizan acciones para conocer oportunamente si los procesos en os que interviene se desarrollan de acuerdo con los procedimientos establecidos (monitoreo).
Se están elaborando los procesos del área.
Cuando se descubre oportunidades de mejora, se disponen medidas para desarrollarlas.
Se realiza el seguimiento a la implementación de las mejoras propuestas a las deficiencias detectadas por el OCI.
Si, se hace de manera permanente 3 como una buena práctica.
No se cuenta con recomendaciones 5 pendientes.
Oficina de Planeamiento y Presupuesto
Elemento de Evaluación Comentario
, Se toman decisiones frente a desviaciones El 2016 se aprobó el PEI y
Calificación (de 1 a 5)
se 2
57
de indicadores de desempeño en la entidad, evaluará por primera vez el 2017. Anteriormente se alineaban los documentos con el PESEM. Hay un proceso de transferencia de funciones que durará hasta el 2021.
El Plan Estratégico se ha socializado 3 al interior de la entidad.
La Dirección asegura que todas las Áreas. Si, no se han reportado problemas
4 Departamentos formulen, implementen y evalúen actividades concordantes con su plan operativo institucional.
Todas las unidades orgánicas evalúan Sí, hay evaluaciones parciales y 5 periódicamente su plan operativo con el fin anuales. de conocer los resultados alcanzados y detectar posibles desnos.
Los resultados de las mediciones Si, hay buena ejecución. efectuadas a los planes operativos en los últimos dos semestres están dentro de los niveles esperados.
La Dirección ha difundido la visión, misión, metas y objetivos estratégicos de la entidad.
El Manual de Organización y Funciones (MOE) refleja todas las actividades que se realizan en la entidad y están debidamente delimitadas.
La entidad cuenta con un Reglamento de Organización y Funciones (ROF) debidamente actualizado.
Las unidades orgánicas cuentan con la cantidad de personal necesaria para el adecuado desarrollo de sus actividades.
Existe un inventario actualizado de los equipos, grupos de trabajo, comisiones, etc, que existen en la Entidad, asl como el cumplimiento de sus respectivos planes de trabajo.
No se tiene MOF ni MPP aprobado; pero está propuesto y se toma en cuenta aún sin estar aprobado.
Se está actualizando el ROE. 3
Falta personal, lo que genera que no
2 se puedan cumplir las metas operativas.
Existe un inventario de Asesoría
4 Jurídica y la OAJ le hace seguimiento.
Se identifican los riesgos de acuerdo a lo establecido en el Manual y el Plan de Gestión de Riesgos.
Se valoran los riesgos de acuerdo a la metodología establecida en el Manual de Gestión de Riesgos.
Se han establecido las acciones necesarias (controles) para afrontar los riesgos evaluados.
No se tiene una metodología de 2 Gestión de Riesgos, pero se identifican los riesgos como una actividad inherente a las responsabilidades del cargo. Últimamente se ha estado trabajando el tema por la intención de cuidar la continuidad del negocio.
No se tiene un Manual de Gestión de O Riesgos.
Si, para los riesgos que se han 2 detectado como parte de las evaluaciones del POI y los detectados dentro de las actividades de mejora en el área.
Se efectúa rotación periódica del personal asignado en puestos susceptibles a riesgos defraude.
Los documentos internos que genera y Si, están reciben las unidades orgánicas están adecuadamente
No aplica
numerados y 4 almacenados.
_
58
•
Calificación (de la 5)
1
2
debidamente numerados y protegidos. Adicionalmente se escanean y está en marcha la firma digital.
Si se revisan. El 2017 habrá una consultoria para la actualización de los mismos, a iniciativa del área como parte del equipo de mejora continua.
Si, se implementan en la medida lo posible.
No se cuenta con un mapeo de los requerimientos de información de los procesos, pero existen documentos, manuales y directivas que orientan el tema.
Los documentos, manuales y directivas que existen orientan el tema.
Los procesos se revisan periódicamente con el fin de que se estén desarrollando de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente.
Se implementan las mejoras propuestas para los procesos y en caso de detectarse deficiencias se efectúan las correcciones necesarias.
Se identifican as necesidades de información de todos los procesos y han implementado los controles necesarios para asegurar la oportunidad de dicha información.
Se cuenta con políticas y procedimientos que garantizan el adecuado suministro de información para el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades.
3
3
2
2
La información interna y externa que maneja la entidad es CM, oportuna y confiable en el desarrollo de sus actividades.
ISe han diseñado, evaluado e implementado mecanismos para asegurar la calidad y suficiencia de la información.
Las unidades orgánicas realizan acciones para conocer oportunamente si los procesos en os que interviene se desarrollan de acuerdo con los procedimientos establecidos (monitoreo).
La información que maneja el área es confiable y adicionalmente se hace cruce de información.
Existe una directiva que regula los canales de comunicación interna.
El personal conoce sus responsabilidades diarias, no necesariamente las formalmente asignadas.
4
3
2
3 Cuando se descubre oportunidades de Si, en la medida de la disponibilidad mejora, se disponen medidas para presupuestal y de tiempo se van desarrollarlas. implementando las mejoras.
Se realiza el seguimiento a la Secretaría General hace el implementación de las mejoras propuestas a seguimiento. En OPP y las deficiencias detectadas por el OCI. Programación no se tienen
observaciones pendientes de implementación.
Oficina de Asesoría Jurídica
Elemento de Evaluación
Comentario
El Manual de Organización y Funciones No se tiene MOF, pero existen (M0F) refleja todas las actividades que se diversas directivas y documentos en realizan en la entidad y están debidamente la entidad que ayudan a identificar delimitadas, las funciones. Se han mapeado las
actividades, funciones regulares, estacionandad y frecuencia.
La entidad cuenta con un Reglamento de Sí, pero necesita ser actualizado, por Organización y Funciones (ROF) ejemplo se contemplan funciones debidamente actualizado, ejecutivas para el directorio que está
compuesto de Ministros, que no tienen el tiempo suficiente para
4
59
1
realizar dichas funciones
Las unidades orgánicas cuentan con la Se necesitaba una persona adicional 5 cantidad de personal necesaria para el pero ya se está contratando, por lo adecuado desarrollo de sus actividades. que se contarla con personal
suficiente.
Existe un inventario actualizado de los equipos, grupos de trabajo, comisiones, etc. que existen en la Entidad, así corno el cumplimiento de sus respectivos planes de trabajo.
Se identifican los riesgos de acuerdo a lo establecido en el Manual y el Plan de Gestión de Riesgos.
Se valoran los riesgos de acuerdo a la metodologla establecida en el Manual de Gestión de Riesgos.
Se han establecido las acciones necesarias (controles) para afrontar los riesgos evaluados.
Los documentos internos que genera y reciben las unidades orgánicas están debidamente numerados y protegidos.
Solo de los grupos oficialmente 4 aprobados, pero no se tiene un seguimiento de los planes de trabajo.
Se hace como una buena práctica, 2 se desarrollan formatos de resolución y puntos de verificación, pero no se usa ninguna metodología formalmente establecida.
No existe un esquema formal de 1 evaluación de riesgos.
Se tiene un checkfist para verificar 3 los documentos.
Si se encuentran numerados y se ha 3 ordenado el archivo del área, pero es necesario pasar a la digitalización de los documentos.
¡los procesos se revisan periódicamente con lel fin de que se estén desarrollando de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente.
Si, se hace como una buena práctica. 3
Se implementan las mejoras propuestas para los procesos y en caso de detectarse deficiencias se efectúan las correcciones necesarias.
Se identifican las necesidades de información de todos los procesos y han implementado los controles necesarios para asegurar la oportunidad de dicha información.
Se cuenta con politices y procedimientos que garantizan el adecuado suministro de información para el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades.
La información interna y externa que maneja la entidad es útil, oportuna y confiable en el desarrollo de sus actividades.
Si, se implementan las mejoras, pero 3 aún no se tiene un sistema oficial de mejora continua
No se cuenta con un mapeo de los 2 requerimientos de información de los procesos, pero existen documentos, manuales y directivas que orientan el tema.
Los documentos, manuales y 2 directivas que existen orientan el tema.
En algunos casos se reciben documentos de manera tardía u otras veces no están totalmente coordinados con las áreas o entidades competentes
Se han diseñado, evaluado e mecanismos para asegurar suficiencia de la información.
implementado la calidad y
Se coordina permanentemente con 2 las unidades orgánicas y se realizan reuniones de trabajo para mejorar la información que se recibe
Existe una directiva de 4 comunicaciones que está siendo revisada para mejorarla
La entidad ha elaborado documentos que orienten la interna.
y difundido comunicación
60
e
La entidad cuenta con mecanismos y procedimientos para asegurar la adecuada atención de los requerimientos externos de información (Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública).
Las unidades orgánicas realizan acciones para conocer oportunamente si los procesos en los que interviene se desarrollan de acuerdo con los procedimientos establecidos (monitoreo).
Cuando se descubre oportunidades de mejora, se disponen medidas para desarrolladas.
Se realiza el seguimiento a la implementación de las mejoras propuestas a
Las deficiencias detectadas por el OCI.
Si, se trata con prioridad y se está integrando su seguimiento en el sistema de trámite documentario.
Si se realiza proactivamente y se coordina al interior del área y con las demás áreas.
Si, se han establecido formatos 4 básicos para los documentos y resoluciones repetitivas, así como check lists de verificación.
No se tienen recomendaciones 5 pendientes
Unidad de Recursos Humanos
Elemento de Evaluación Comentario Calificación (de la 5)
La entidad cuenta con un Código de Ética', debidamente aprobado y difundido mediante alteres o reuniones.
Si, cuando un trabajador ingresa al' 4 SENACE se le entrega un kit de bienvenida, en el cual se incluye el código de ética.
Se comunican debidamente dentro de la entidad las acciones disciplinarias que se toman sobre violaciones éticas.
Se sanciona de manera efectiva a los responsables de actos ilegales e inmorales.
No se han presentado.
SI, de acuerdo al procedimiento establecido para cada régimen laboral o modalidad de contratación, hasta la fecha no se han presentado
No se tiene MOF ni MPP aprobado; pero está propuesto en revisión en SERVIR.
No aplica
4
El Manual de Organización y Funciones (M0F) refleja todas las actividades que se
Irealizan en la entidad y están debidamente 'delimitadas. _
i La entidad cuenta con un Reglamento de Se está actualizando I Organización y Funciones (ROF) 'debidamente actualizado.
Todos las personas que laboran en la Existe un CAP-P. entidad ocupan una plaza prevista en el PAP y un cargo incluido en el CAP o documentos equivalentes.
3
3
La entidad cuenta con mecanismos, políticas y procedimientos adecuados para la selección, inducción, formación, capacitación, compensación, bienestar social, y evaluación de personal.
Se cuenta con un programa de inducción al personal que ingresa relacionados con el puesto al que ingresa y de los principios éticos.
Se cuenta con procedimientos para 2 la selección y se encuentra en proyecto lo referido a modelos formativos, capacitación, el RIT se está actualizando, bienestar, legajos, entre otros.
Si, sugieren incluir temas referidas a 3 los sistemas administrativos.
51
Las unidades orgánicas cuentan con la Para las unidades orgánicas de línea 3 cantidad de personal necesaria para el se tiene una nómina de especialistas adecuado desarrollo de sus actividades. mediante Ley 30327 y Resolución
Jefatural 029-2016. Las unidades de apoyo y asesoramiento pueden verse rezagadas.
La enbdad elabora anualmente el Plan de Desarrollo de las Personas (PDP), con la participación de todas las áreas y se da cumplimiento al mismo.
La escala remunerativa está en relación con el cargo, funciones y responsabilidades asignadas.
Se han identificado las competencias necesarias para cada cargo previsto en el CAP y han sido plasmadas en un documento normativo (perfil del cargo o equivalente).
Si. mediante Resolución Jefatural 3 065-2015-SENACE/J, se aprobó el PDP del 2015. Se encuentra en consolidación el correspondiente al 2017.
No hay escala aprobada. Se aplican 2 mejoras a especialistas y técnicos.
Si, en el MPP que se encuentra en 2 revisión en SERVIR.
4 El personal que ocupa cada cargo de Sien el aspecto técnico. trabajo cuenta con las competencias establecidas en el perfil del cargo.
El titular, funcionarios y demás servidores Si, a través de los consultores que han sido capacitados adecuadamente en vienen realizando el diagnóstico y temas relacionados a la implementación del plan. SCI, de acuerdo a lo exigido por la normativa vigente.
Existe un inventario actualizado de los equipos, grupos de trabajo, comisiones, etc. que existen en la Entidad, asi como el cumplimiento de sus respectivos planes de trabajo.
Los documentos normativos, donde se asigna la autoridad y responsabilidad de los funcionarios, son revisados periódicamente con el fin de ser actualizados o mejorados.
Se identifican los riesgos de acuerdo a lo establecido en el Manual y el Plan de Gestión de Riesgos.
Se valoran los riesgos de acuerdo a la metodología establecida en el Manual de Gestión de Riesgos.
Se tiene un registro de los equipos grupos de trabajo y comisiones en los que participa la Unidad de Recursos Humanos. Adicionalmente, existe un inventario de Asesoría Jurídica y esta le hace seguimiento
Se revisan cuando se presenta alguna contingencia.
No se tiene una metodología de Gestión de Riesgos, pero se identifican los riesgos como una actividad inherente a las responsabilidades del cargo.
No se tiene una metodología de O Gestión de Riesgos.
4
4
3
Se han establecido las acciones necesarias Sí para los riesgos que se han 3 (controles) para afrontar los riesgos detectado como parte de las evaluados, evaluaciones del POI y los
detectados dentro de las actividades de mejora en el área.
Las actividades expuestas a riesgos de error Las actividades se asignan a o fraude han sido asignadas a diferentes diferentes grupos. personas o equipos de trabajo.
Se efectúa rotación periódica del personal _
I No aplica
62
'asignado en puestos susceptibles a riesgos' de fraude.
Los documentos internos que genera y Si, están numerados y reciben las unidades orgánicas están adecuadamente almacenados. debidamente numerados y protegidos. Adicionalmente se escanean.
Periódicamente se comparan los resultados Se verifica y cruza información. con los registros de los procesos, actividades y tareas utilizando para ello distintas fuentes.
4
3
La entidad cuenta con procedimientos y Si se presentan lineamientos internos que se siguen para la juradas. rendición de cuentas.
las declaraciones 4
La administración exige periódicamente la Si, las establecidas por la Contraloría presentación de declaraciones juradas a su y las señaladas por ley. personal
4
3
3
El personal conoce sus responsabilidades Si con respecto de las rendiciones de cuenta.
Los procesos se revisan periódicamente con Si el fin de que se estén desarrollando de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente.
se hace como una buena práctica.
Se implementan las mejoras propuestas para os procesos y en caso de detectarse deficiencias se efectúan las correcciones necesarias.
Se identifican las necesidades de información de todos los procesos y han implementado los controles necesarios para asegurar la oportunidad de dicha
Si, se implementan en la medida lo 3 posible y se hacen las correcciones necesarias.
No se cuenta con un mapeo de los 2 requerimientos de información de los procesos, pero existen documentos, manuales y directivas que orientan el
información. tema.
Se cuenta con politices y procedimientos Se ha trabajado el tema de manera 3 que garantizan el adecuado suministro de proactiva como una buena práctica información para el cumplimiento de sus considerando lo señalado en las funciones y responsabilidades. normas y directivas.
La información interna y externa que maneja La información varía. la entidad es útil, oportuna y confiable en el desarrollo de sus actividades.
Se han diseñado, evaluado e implementado Se verifica y cruza la información, mecanismos para asegurar la calidad y como una buena práctica, para suficiencia de la información. asegurar la calidad de la misma.
La entidad cuenta con mecanismos y Existe el canal de integridad. procedimientos para la denuncia de actos indebidas por parte del personal.
Las unidades orgánicas realizan acciones Se revisan los procedimientos para conocer oportunamente si los procesos cuando se detectan problemas. en los que interviene se desarrollan de acuerdo con los procedimientos establecidos (monitoreo).
3
3
5
3
Cuando se descubre oportunidades de mejora, se disponen medidas para desarrollarlas.
Se realiza el seguimiento a la implementación de las mejoras propuestas a las deficiencias detectadas por el OCI.
Si, en la medida de los recursos 3 disponibles (presupuesto, recursos humanos, tiempo).
Si, actualmente no hay 5 recomendaciones pendientes.
63
Unidad de Logística
Elemento de Evaluación
Comentario Calificación (de la 5)
_ . La entidad cuenta con un Reglamento de Se necesita revisar. 2 Organización y Funciones (ROF) debidamente actualizado.
Las unidades orgánicas cuentan con la cantidad de personal necesaria para el adecuado desarrollo de sus actividades.
Se identifican los riesgos de acuerdo a lo establecido en el Manual y el Plan de Gestión de Riesgos.
Se valoran los riesgos de acuerdo a la metodología establecida en el Manual de Gestión de Riesgos.
Se han establecido las acciones necesarias (controles) para afrontar los riesgos evaluados.
No hay personal suficiente, solo hay 2 10 personas. Se requiere 3 personas más para mejorar la performance
No se cuenta con un documento 2 formal para la identificación de riesgos, esta identificación se hace de manera proacfiva en función de la disponibifidad de tiempo y cuando se presentan problemas.
No se hace una valoración formal de O riesgos.
Si, por ejemplo se han establecido 2 formatos para la elaboración de os TDR, estos se han alcanzado a las unidades orgánicas mediante memorando múltiple, pero se necesita capacitación en la elaboración de TDR.
Las actividades expuestas a riesgos de error o fraude han sido asignadas a diferentes personas o equipos de trabajo. _ _ Se efectúa rotación periódica del personal asignado en puestos susceptibles a riesgos de fraude.
Los documentos internos que genera y
Periódicamente se comparan los resultados con los registros de los procesos, actividades y tareas utilizando para ello distintas fuentes.
Los procesos se revisan periódicamente con el fin de que se estén desarrollando de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente.
Se implementan las mejoras propuestas para los procesos y en caso de detectarse deficiencias se efectúan las correcciones necesarias.
Se identifican las necesidades de información de todos los procesos y han implementado los controles necesarios para asegurar la oportunidad de dicha
Si se hace, pero es complicado
3 debido a las limitaciones de personal
No, dado que no existe personal
O suficiente y el que hay está especializado en su actividad.
Si, pero falta ordenar la 3
Si, se compara la información con
3 fuentes como: Registro Nacional de Sanciones y Destituciones, RNP. SUNAT, etc.
No hay directivas ni procedimientos O propios del área. Se usan las normas del nivel nacional, pero la falta de recursos humanos no da tiempo para realizar revisiones periódicas del cumplimiento de la normativa en los procesos de selección.
Siempre que es posible se tratan de 3 implementar mejoras, como los formatos para elaboración de TDR por parte de las áreas usuarias.
El personal del área conoce los 2 procedimientos, pero las áreas usuarias necesitan capacitación porque la problemática se generar
reciben las unidades orgánicas están documentación. debidamente numerados y protegidos.
64
nformación. desde el inicio del requerimiento.
Se cuenta con políticas y procedimientos No se cuentan con directivas O que garantizan el adecuado suministro de especificas para este tema. información para el cumplimiento de sus unciones y responsabilidades.
La información interna y externa que maneja la entidad es útil, oportuna y confiable en el desarrollo de sus actividades.
La información interna a veces no es confiable, por desconocimiento de los usuarios sobre los procedimientos para las contrataciones públicas.
3
la medida de las 2
Se han diseñado, evaluado e implementado Se verifica y concilia la información. mecanismos para asegurar la calidad y suficiencia de la información.
Las unidades orgánicas realizan acciones Se hace en para conocer oportunamente si los procesos posibilidades. en los que interviene se desarrollan de acuerdo con los procedimientos establecidos (monitoreo).
Cuando se descubre oportunidades de mejora, se disponen medidas para desarrollarla
Se realiza el seguimiento a la implementación de las mejoras propuestas a
, las deficiencias detectadas por el OC _
Se proponen, pero usualmente no 2 tienen mucha acogida por las áreas usuaria
No se tienen recomendaciones 5 pendiente
Unidad de Tesorería
Elemento de Evaluación
La enfielad cuenta con un Reglamento de El ROF está en actualización. Organización y Funciones (ROE) debidamente actualizado.
Comentario Calificación (de 1 a 5)
3
Las unidades orgánicas cuentan con cantidad de personal necesaria para el adecuado desarrollo de sus actividades.
2 la Falta personal, se espera que mejore en el año 2017.
Se identifican los riesgos de acuerdo a I establecido en el Manual y el Plan d Gestión de Riesgos.
Se valoran los riesgos de acuerdo a I metodología establecida en el Manual d Gestión de Riesgos.
No existe un sistema formal de 2 e gestión de riesgos, pero se han
tomado en cuenta elementos básicos: caja chica, el manejo de dinero en efectivo, etc.
a No existe una valoración formal. O e.
Se han establecido las acciones necesarias Si, por ejemplo, existe una Directiva 3 (controles) para afrontar los riesgos para cartas fianza, se tiene una evaluados. directiva para documentos internos,
contabilidad hace arqueos inopinados y a fin de mes.
Se revisa la información de manera adicional a la revisión que hace el área de Control Previo.
Las actividades expuestas a riesgos de error Si, se han segregado en la medida lo 4 fraude han sido asignadas a diferentes posible las funciones, considerando
personas o equipos de trabajo. los recursos disponibles.
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Se efectúa rotación periódica del personal, asignado en puestos susceptibles a riesgos de fraude.
Periódicamente se comparan los recursos: asignados con los registros de la entidadt (por ejemplo arqueos, inventarios u otros).
Los documentos internos que genera y reciben las unidades orgánicas están debidamente numerados y protegidos.
Los procesos se revisan periódicamente con el fin de que se estén desarrollando de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente.
Se implementan las mejoras propuestas para los procesos y en caso de detectarse deficiencias se efectúan las correcciones necesarias.
No, porque la cantidad de personal 2 es muy limitada.
Si, se realizan arqueos programados 4 e inopinados.
Si, están numerados y archivados. 3 No existe una directiva formal para resguardo de archivos pero se tiene el cuidado del caso. Adicionalmente se cuenta con un sistema de trámite documentario.
Si, se busca la mejora continua de 3 los procedimientos, incluso se han diagramado.
Si. se han realizado diversas mejoras
3 en el área.
La información interna y externa que maneja la entidad es útil, oportuna y confiable en el desarrollo de sus actividades.
Se han diseñado, evaluado e implementado mecanismos para asegurar la calidad y suficiencia de la información.
Si, actualmente se van a enfrentar 3 nuevos retos con la ventanilla única, para lo cual ya se está en coordinaciones.
Existen directivas incluyendo las de 4 control previo que aseguran razonablemente que la información tenga la calidad y oportunidad adecuada.
Cuando se descubre oportunidades de mejora, se disponen medidas para desarrollarlas.
Se realiza el seguimiento a la implementación de las mejoras propuestas a las deficiencias detectadas por el OCI.
Si, por ejemplo se cuentan con 3 diagramas de flujo formalizados para los procedimientos del área.
No hay recomendaciones pendientes 5 de implementación.
Unidad de Contabilidad y Control Previo
Calificación Elemento de Evaluación Comentarlo
(de la 5)
Las unidades orgánicas cuentan con la cantidad de personal necesaria para el adecuado desarrollo de sus actividades.
Se identifican los riesgos de acuerdo a lo establecido en el Manual y el Plan de Gestión de Riesgos.
Si, se logra operar con el personal 4 disponible.
No se cuenta con un Manual de 3 Gestión de Riesgos, pero se identifican los riesgos asociados a las actividades del área, que principalmente son causados por el desconocimiento del personal de la institución que no tienen conocimiento en el sector público.
Se valoran los riesgos de acuerdo a la No existe una valoración formal de O metodología establecida en el Manual de riesgos.
lGestión de Riesgos.
66
Se han establecido las acciones necesarias Si, se han elaborado checklists, a fin 4 (controles) para afrontar los riesgos de disminuir os errores por parte de evaluados. las áreas usuarias, pero aún así
llegan los documentos con errores Control previo devuelve los documentos y coordina con el personal para que corrijan los problemas.
Se tiene control en un excel detallado a fin de evitar el vencimiento de plazos y monitorear el desempeño
Las actividades expuestas a riesgos de error o fraude han sido asignadas a diferentes personas o equipos de trabajo.
Se efectúa rotación periódica del personal Se hace eventualmente pero no asignado en puestos susceptibles a riesgos como una política de fraude.
Los documentos internos que genera y reciben las unidades orgánicas están debidamente numerados y protegidos.
Los procesos se revisan periódicamente con el fin de que se estén desarrollando de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente.
Si, existe una segregación de funciones
Si, están numerados y archivados, pero sería bueno pasar a la digitalización.
Se revisan los expedientes aleatoriamente o cuando hay problemas como una buena práctica.
4
2
3
Se implementan las mejoras propuestas para los procesos y en caso de detectarse deficiencias se efectúan las correcciones necesarias.
La información interna y externa que maneja a entidad es útil, oportuna y confiable en el desarrollo de sus actividades.
Se han diseñado, evaluado e implementado mecanismos para asegurar la calidad y suficiencia de la información.
Cuando se descubre oportunidades de mejora, se disponen medidas para desarrollarlas.
No se tiene MAPRO, pero se trata de 3 mejorar la forma de trabajo de manera permanente, agregando checklists, directivas, etc.
La información de parte de las áreas 3 usuarias usualmente tiene problemas, pero control previo se asegura de corregirlos.
Se tiene un excel para el monitoreo 4 del desempeño del área y se está haciendo un centro de costos.
Se hace de manera constante como 3 una buena práctica.
Se realiza el seguimiento a la Se han superado las 2 observaciones 5 implementación de las mejoras propuestas a recibidas. las deficiencias detectadas por el OCI.
Unidad de Planeamiento, Desarrollo Institucional y Cooperación Técnica
Calificación (dela 5)
Si, se evalúan los indicadores del 2 POI periódicamente.
Elemento de Evaluación
Se toman decisiones frente a desviaciones de indicadores de desempeño en la entidad.
La Dirección asegura que todas las Áreas, Departamentos formulen, implementen y evalúen actividades concordantes con su plan operativo institucional.
Comentario
Si, en el proceso de formulación del 3 POI y se monitorea constantemente.
Los planes estratégicos, operativo y de Se hace como buena práctica, tienen 2
67
contingencia se elaboran, conservan y actualizan según procedimiento documentado.
Memorándums con lineamientos y lo señalado por CEPLAN. Actualmente se está elaborando una directiva.
5 Todas las unidades orgánicas evalúan Si, se hace de acuerdo a ley. periódicamente su plan operativo con el fin de conocer los resultados alcanzados y detectar posibles desvios.
Los resultados de las mediciones Las evaluaciones son buenas efectuadas a los planes operativos en los últimos dos semestres están dentro de los niveles esperados.
La estructura organizacional se alinea con la Se encuentra en revisión. misión, objetivos y actividades de la entidad.
4
2
O Manual de Organización y Funciones (MOF) refleja todas las actividades que se realizan en la entidad y están debidamente delimitadas.
No se tiene MOF ni MPP aprobado; pero está propuesto en revisión en SERVIR, se toma como referencia aún sin estar aprobado.
La entidad cuenta con un Reglamento de Organización y Funciones (ROF) debidamente actualizado.
Se está actualizando. 3
Se cuenta con un MAPRO actualizado. Aprobado por Resolución Jefatural 4 024-2015-SENACE/J de fecha 11 de marzo del 2015 y está en proceso de actualización.
Las unidades orgánicas cuentan con la cantidad de personal necesaria para el adecuado desarrollo de sus actividades.
Se requieren especialistas 2
Se cuenta con la Política, Manual, y Plan de Gestión de Riesgos.
No se cuenta con metodología de O gestión de riesgos
.No se cuenta con metodología de gestión de riesgos, como buena práctica se han identificado numerosos riesgos. Actualmente se está trabajando en continuidad operativa de acuerdo a los lineamientos de PCM vinculado a ISO de continuidad de negocio.
No se cuenta con una metodologla O
Se identifican los riesgos de acuerdo a lo establecido en el Manual y el Plan de Gestión de Riesgos.
Se valoran los riesgos de acuerdo a la metodología establecida en el Manual de Gestión de Riesgos.
2 Se han establecido las acciones necesarias Si. se hace como una buena practica, (controles) para afrontar los riesgos por ejemplo se ha enviado una evaluados, directiva a la Secretaria General, con
un flujograma para el trabajo con fuentes cooperantes.
ISe efectúa rotación periódica del personal asignado en puestos susceptibles a riesgos de fraude.
No aplica
El costo de los controles establecidos para sus actividades está de acuerdo a los resultados esperados (beneficios).
Se toma en cuenta que el costo de establecer un control no supere el beneficio que se puede obtener.
No se tiene registros formales, se hace como buena práctica.
No se tiene registros formales, se hace como buena práctica.
1
68
Se realiza el seguimiento a la implementación de las mejoras propuestas a las deficiencias detectadas por el OCI.
La entidad efectúa periódicamente autoevaluaciones que le permite proponer planes de mejora que son ejecutados posteriormente.
Los documentos internos que genera y reciben las unidades orgánicas están debidamente numerados y protegidos.
La entidad cuenta con indicadores de desempeño para los procesos, actividades y tareas.
La evaluación de desempeño se hace con base en los planes organizacionales, disposiciones normativas vigentes.
Los procesos, actividades y tareas de la entidad se encuentran definidos, establecidos y documentados al igual que sus modificaciones.
Si, están numerados y 4 adecuadamente almacenados, Adicionalmente se escanean.
Se cuenta con indicadores de resultado se está trabajando en indicadores de desempeño.
No se ha realizado, recién han cumplido un año de operación.
Existe un mapro, manuales y guias 4 aprobados formalmente con Resoluciones Jefaturales.
Los procesos se revisan periódicamente con el fin de que se estén desarrollando de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente.
Se implementan las mejoras propuestas para los procesos y en caso de detectarse deficiencias se efectúan las correcciones necesarias.
Se identifican las necesidades de información de todos los procesos y han implementado los controles necesarios para asegurar la oportunidad de dicha información.
Se cuenta con políticas y procedimientos que garantizan el adecuado suministro de información para el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades.
La información interna y externa que maneja la entidad es útil, oportuna y confiable en el desarrollo de sus actividades.
Si, se hace como una buena práctica. 3 Se tiene proyectado revisar 15 procesos, como parte de las actividades del equipo de mejora continua se ha remitido procesos por áreas para optimizar tiempos. _ Siempre que es posible. 3
No se cuenta con un mapeo de los 2 requerimientos de información de los procesos, pero existen documentos, manuales y directivas que orientan el tema.
Los documentos, manuales y
2 directivas que existen orientan el tema.
Desde la nueva gestión es oportuna. pero falta ponerse de acuerdo con la interpretación de algunos indicadores.
Se han diseñado, evaluado e implementado mecanismos para asegurar la calidad y suficiencia de la información.
Las unidades orgánicas realizan acciones para conocer oportunamente si los procesos en los que interviene se desarrollan de acuerdo con los procedimientos establecidos (monitoreo).
Cuando se descubre oportunidades de mejora, se disponen medidas para
Si, en la medida de los recursos 3
No se tienen recomendaciones 5 pendientes ni en proceso.
No se efectúan formalmente. 1
Se verifica y cruza la información, 3 como una buena práctica, para asegurar la calidad de la misma.
Si, se hace como una buena práctica. 3
disponibles (presupuesto recursos desarrollarlas, humanos, tiempo).
69
Si se numeran y archivan, pero no existen directivas para el resguardo de documentación.
Se hace como una buena práctica
2
2
Se implementan las recomendaciones producto de las autoevaluaciones realizadas.
No se realizan autoevaluaciones 2 formales, se hacen como buena práctica.
El Plan Estratégico se viene cumpliendo de acuerdo a lo programado según evaluaciones que se ejecutan de manera programada
El PEI se aprobó mediante 1 Resolución Jefatural 063-2016-SENACE/J de fecha 10 de junio de 2016 periodo 2017-2019.
Unidad de Programación y Presupuesto
Elemento de Evaluación
Comentario
'Se toman decisiones frente a desviaciones Si, se evalúan los indicadores del de indicadores de desempeño en la entidad. POI periódicamente.
Calificación (de 1 a 5)
2
La Dirección asegura que todas las Áreas Si se monitorea constantemente. 4 Departamentos formulen, implementen y evalúen actividades concordantes con su plan operativo institucional.
Los planes estratégicos, operativo y de Si, hay un memo para uso del siga 4 contingencia se elaboran, conservan y en la formulación del POI. actualizan según procedimiento documentado.
5 Todas las unidades orgánicas evalúan S periódicamente su plan operativo con el fin de conocer los resultados alcanzados y detectar posibles desvíos
se hace de acuerdo a ley.
Los resultados de las mediciones Las evaluaciones son buenas
4 efectuadas a los planes operativos en los últimos dos semestres están dentro de los niveles esperados.
Se identifican los riesgos de acuerdo a b establecido en el Manual y el Plan de Gestión de Riesgos.
Se valoran los riesgos de acuerdo a la metodologia establecida en el Manual de Gestión de Riesgos.
No se cuenta con una metodologia o
Se han identificado numerosos 2 riesgos, entre ellos los relacionados con el desconocimiento del tema presupuestal.
Se han establecido las acciones necesarias Si. se hace como una buena práctica, 2 (controles) para afrontar los riesgos por ejemplo se ha enviado una evaluados, directiva a la Secretaría General, con
un flujograma para el trabajo con fuentes cooperantes.
_ No aplica Se efectúa rotación periódica del personal
asignado en puestos susceptibles a riesgos de fraude.
Los documentos internos que genera y reciben las unidades orgánicas están debidamente numerados y protegidos.
Los procesos se revisan periódicamente con el fin de que se estén desarrollando de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente.
Se implementan las mejoras propuestas Siempre que es posible. 2 para los procesos y en caso de detectarse
70
deficiencias se efectúan las correcciones necesarias.
Se identifican las necesidades de No existe un sistema integrado de 2 información de todos los procesos y han información. Se usan hojas en excel implementado los controles necesarios para para condensar datos. asegurar la oportunidad de dicha información.
Se cuenta con políticas y procedimientos No son politices formalmente que garantizan el adecuado suministro de establecidas en muchos casos, pero información para el cumplimiento de sus el personal sabe que es su funciones y responsabilidades. responsabilidad y la cumple.
La información interna y externa que maneja Desde la nueva gestión es oportuna, 3 la entidad es útil, oportuna y confiable en el pero falta ponerse de acuerdo con la desarrollo de sus actividades. interpretación de algunos
indicadores.
Se han diseñado, evaluado e implementado Se cuentan con formatos de excel 3 mecanismos para asegurar la calidad y que manejan las áreas y permiten suficiencia de la información.
condensar información, pero falta aclara los indicadores que se generan de la información filtrada en Excel y aclarar conceptos que describen al indicador.
Las unidades orgánicas realizan acciones Si, se hace corno una buena práctica. 3 para conocer oportunamente si los procesos en los que interviene se desarrollan de acuerdo con los procedimientos establecidos (monitoreo).
Cuando se descubre oportunidades de Si, aun cuando no existe una política 3 mejora, se disponen medidas para de mejora continua formal, es la desarrollarlas
actitud de los trabajadores de la entidad.
Se realiza el seguimiento a la No se tienen recomendaciones 5 implementación de las mejoras propuestas a pendientes. las deficiencias detectadas por el OCI.
Dirección de Certificación Ambiental
Elemento de Evaluación
Las unidades orgánicas cuentan con la cantidad de personal necesaria para el adecuado desarrollo de sus actividades.
Existe un inventario actualizado de los equipos, grupos de trabajo, comisiones, etc. que existen en la Entidad, asl como el cumplimiento de sus respectivos planes de trabajo.
Comentario
Se tiene una nómina de especialistas mediante Ley 30327 y Resolución Jefatural 029-2016.
Se tiene un inventario de los grupos de trabajo (algunos informales) y comisiones con actores externos e internos. Otro grupo de comisiones relacionadas con temas o áreas de asesoria y apoyo los ve Asesoría Jurídica o Secretaria General.
La entidad cuenta con un Reglamento de Se está actualizando. Organización y Funciones (ROE) debidamente actualizado.
Calificación (de 1 a 5)
3
4
4
Las actividades expuestas a riesgos de error Si, se tienen equipos de trabajo y se 4 o fraude han sido asignadas a diferentes rotan los proyectos. Asimismo se personas o equipos de trabajo. esta optando por desarrollar
71
procedimientos digitales a fin de hacer más transparente y eficiente el
— proceso.
Los evaluadores realizan la misma No aplica tarea según el proyecto que se le asigne.
Si, se numeran y digitalizan, pero no 3 hay una directiva formal para el tratamiento y almacenamiento de la documentación.
Se efectúa rotación periódica del personal asignado en puestos susceptibles a riesgos de fraude..
Los documentos internos que genera y reciben las unidades orgánicas están debidamente numerados y protegidos.
Los procesos se revisan periódicamente con el fin de que se estén desarrollando de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente.
Se implementan las mejoras propuestas para los procesos y en caso de detectarse deficiencias se efectúan las correcciones necesarias
Se hace pero no es explicito. 3
Si. se hacen las propuestas a la Unidad Técnico Normativa
3
Se identifican las necesidades de información de todos los procesos y han implementado los controles necesarios para asegurar la oportunidad de dicha información.
Se cuenta con políticas y procedimientos que garantizan el adecuado suministro de información para el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades.
Se conoce la información requerida 3 por los documentos técnicos referenciales.
Se hacen verificaciones de gabinete. Hay información incompleta pero que está a cargo de otras entidades, o que aún no se ha asignado a una entidad en particular.
La información interna y externa que maneja Se realizan visitas decampo, se tiene 3 la entidad es útil, oportuna y confiable en el un mapa georeferenciado y se aplica desarrollo de sus acfividades, el principio de veracidad. En algunos
casos la información externa llega de manera tardla.
Se han diseñado, evaluado e implementado Se hacen verificaciones de gabinete. 3 mecanismos para asegurar la calidad y suficiencia de la información.
Las unidades orgánicas realizan acciones Se hace a través de reuniones 2 para conocer oportunamente si los procesos periódicas. en los que interviene se desarrollan de acuerdo con los procedimientos establecidos (monitoreo).
Cuando se descubre oportunidades de 'mejora, se disponen medidas para I desarrollarlas.
Si, se hace permanentemente, por ejemplo se ha desarrollado un Kit Social, que es un instrumento técnico referencia'. Igualmente se trabajan medios de comunicación audiovisuales que se están traduciendo a diferentes lenguajes para acercarse a la población. Se está trabajando en estandarizar criterios de evaluación para que no sean sectorial.
3
Se realiza el seguimiento a la No se tienen recomendaciones 5 limplementación de las mejoras propuestas a pendientes de implementación, las deficiencias detectadas por el OCI.
72
Dirección de Gestión Estratégica
Calificación (de la 5)
1
Elemento de Evaluación Comentario
El Manual de Organización y Funciones (MOF) refleja todas las actividades que se realizan en la entidad y están debidamente delimitadas
La entidad cuenta con un Reglamento de Organización y Funciones (ROF) debidamente actualizado.
No se tiene MOF, pero existen diversas directivas y documentos en la entidad que ayudan a identificar las funciones. Se han mapeado las actividades, funcionesregulares, estacionalidad y frecuencia.
Si, pero necesita ser actualizado, por 3 ejemplo se contemplan funciones ejecutivas para el directorio que está compuesto de Ministros, que no tienen el tiempo suficiente para realizar dichas funciones.
la Se necesita personal adicional para 3 el sus Unidades, pero se han incluido
en la contratación CAS a realizarse en el 2017.
Las unidades orgánicas cuentan con cantidad de personal necesaria para adecuado desarrollo de sus actividades
lExiste un inventario actualizado de los equipos, grupos de trabajo, comisiones, etc. que existen en la Entidad, así como el cumplimiento de sus respectivos planes de trabajo.
Cada área tiene el registro de las 4 comisiones en las que participa, la Dirección a través de la Unidad de Coordinación y también lo consolida Asesoría Jurídica
Las actividades expuestas a riesgos de error Si, la Dirección a través de sus 4 o fraude han sido asignadas a diferentes Unidades brinda soporte técnico a las personas o equipos de trabajo.
áreas y se han establecido tres líneas: b Unidad Técnica Normativa, la Unidad de Coordinación y la Unidad de Capacitación Técnica Especializada. Asimismo se está optando por desarrollar procedimientos digitales a fin de hacer más transparente y eficiente el proceso.
Se efectúa rotación periódica del personal No aplica asignado en puestos susceptibles a riesgos de fraude.
Los documentos internos que genera y reciben as unidades orgánicas están debidamente numerados y protegidos.
Si, se numeran y digitalizan, Pero no hay una directiva formal para el tratamiento y almacenamiento de la documentación.
4
Los procesos se revisan periódicamente con el fin de que se estén desarrollando de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente.
Se revisan los procesos cuando 2 existe se detecta algún problema.
Se implementan las mejoras propuestas Si, se hace de manera permanente 3 para los procesos y en caso de detectarse como una buena práctica. deficiencias se efectúan las correcciones necesarias.
Se identifican las necesidades de Si, se ha hecho en los procesos más 3 información de todos los procesos y han importantes. implementado los controles necesarios para
73
1-Se realiza el seguimiento a la Si, a la fecha no se tienen 5 implementación de las mejoras propuestas a recomendaciones pendientes o en las deficiencias detectadas por el OCI. proceso.
Cuando se descubre oportunidades de Si, a través de la coordinación 3 mejora, se disponen medidas para interinstitucional para evitar trabas desarrolladas, con otras Entidades. El proyecto de
ventanilla única constituye una oportunidad de mejora.
I asegurar la oportunidad de dicha '
información
Se cuenta con políticas y procedimientos que garantizan el adecuado suministro de información para el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades
La información interna y externa que maneja la entidad es útil, oportuna y confiable en el desarrollo de sus actividades
Se han diseñado, evaluado e implementado mecanismos para asegurar la calidad y suficiencia de la información.
Las unidades orgánicas realizan acciones para conocer oportunamente si los procesos en los que interviene se desarrollan de acuerdo con los procedimientos establecidos (monitoreo).
Se ha trabajado el tema de manera 3 proactiva como una buena práctica
Se utilizan procedimientos de
4 verificación y se aprobó el procedimiento del doble check.
Se verifica y cruza la información, se
4 ha implementado el doble check.
Los !unes se realizan reuniones para
3 ver el avance de las actividades. Los procesos se revisan cuando se detectan problemas.
Dirección de Registros Ambientales
Calificación (de 1 a 5)
La entidad cuenta con un Reglamento de Si, pero necesita ser actualizado, 3 Organización y Funciones (ROF) por ejemplo se contemplan debidamente actualizado, funciones ejecutivas para el
directorio que está compuesto de Ministros, que no tienen el tiempo suficiente para realizar dichas funciones.
Elemento de Evaluación Comentario
Jiis unidades orgánicas cuentan con la cantidad de personal necesaria para el adecuado desarrollo de sus actividades.
Existe un inventario actualizado de los equipos, grupos de trabajo, comisiones, etc, que existen en la Entidad, asl como el cumplimiento de sus respectivos planes de trabajo.
Las actividades expuestas a riesgos de error o fraude han sido asignadas a diferentes personas o equipos de trabajo.
Se tiene una nómina de
4 especialistas mediante Ley 30327 y Resolución Jefatural 029-2016.
Se participa en comisiones de
4 transferencia de funciones en los sectores, donde se han designado los participantes por cargos y no por personas especificas.
La Dirección General Estratégica tiene una RD sobre grupos de trabajo.
Se está optando por desarrollar 4 procedimientos digitales a fin de hacer más transparente y eficiente los procesos.
Se efectúa rotación periódica del personal asignado en puestos susceptibles a riesgos
•
de fraude.
Los documentos internos que genera y reciben las unidades orgánicas están
I debidamente numerados y protegidos.
Los procesos se revisan periódicamente con el fin de que se estén desarrollando de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente.
Si, se numeran y digitalizan, pero no 3 hay una directiva formal para el tratamiento y almacenamiento de la documentación.
Se hace pero no es explícito. 3
Se implementan las mejoras propuestas Si, se hace de manera permanente 3 para los procesos y en caso de detectarse como una buena práctica. deficiencias se efectúan las correcciones necesarias.
Se identifican las necesidades de Si, aunque no se tiene un MAPRO, 3 información de todos los procesos y han se conoce la infonnación necesaria. implementado los controles necesarios para asegurar la oportunidad de dicha información.
Se cuenta con políticas y procedimientos que garantizan el adecuado suministro de información para el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades.
La información interna y externa que maneja la entidad es útil, oportuna y confiable en el desarrollo de sus actividades
Se han diseñado, evaluado e implementado mecanismos para asegurar la calidad y suficiencia de la información.
Las unidades orgánicas realizan acciones para conocer oportunamente si los procesos 'en los que interviene se desarrollan de acuerdo con los procedimientos establecidos (monitoreo).
Cuando se descubre oportunidades de mejora, se disponen medidas para desarrollarlas.
Se realiza el seguimiento a la implementación de las mejoras propuestas a las deficiencias detectadas por el OCI.
Si, en las normas y manuales 3 internos se especifica la información que se procesa. Adicionalmente, se tiende hacia la digitalización de los documentos, por lo que se ha solicitado mayor espacio en las carpetas compartidas a fin de asegurar que se pueda continuar trabajando con información digital.
Se utilizan procedimientos de 4 verificación y se tienen proyectos para digitalizar los procedimientos.
Se hacen verificaciones de gabinete. 3
Se hace a través de reuniones periódicas.
Si. se hace de manera permanente
3 como una buena práctica.
No hay recomendaciones
5 pendientes o en proceso.
Unidad de Evaluación Ambiental de Proyectos de Aprovechamiento Sostenible de los Recursos Naturales
Calificación (de la 5)
3
Elemento de Evaluación
Comentario
La entidad cuenta con un Reglamento de Se está actualizando. Organización y Funciones (ROE) debidamente actualizado.
Las unidades orgánicas cuentan con la De momento son 23 personas y 4
75
Se identifican las necesidades de información de todos los procesos y han implementado los controles necesarios para asegurar la oportunidad de dicha información.
Se cuenta con políticas y procedimientos que garantizan el adecuado suministro de información para el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades.
La información interna y externa que maneja la entidad es útil, oportuna y confiable en el desarrollo de sus actividades.
pueden atender la demanda. Además se cuenta con la Nómina de Especialistas.
Existe un pool de especialistas que 4 pueden trabajar con diversas áreas y se dirigen sectorialmente.
Existe un pool de especialistas que 4 pueden trabajar con diversas áreas y se dirigen sectorialmente.
El expediente original es digitalizado • 4 y se queda en custodia. Se trabaja solo con el digital en carpetas compartidas. Existen filtros de seguridad.
Se hace como una buena práctica. 3 siempre que se puede y en caso de detectarse problemas.
Aún no hay un esquema de mejora 3 continua, pero se toma nota de los puntos de mejora para las próximas versiones de los documentos.
Si, el equipo conoce la información 4 que necesita para la evaluación. Se especifica en los Manuales de Evaluación de ElAs elaborados en el área
Las normas especificas emitidas 3 garantizan que se cuente con la información, Pero los plazos muchas veces son muy ajustados.
Si es confiable, pero no siempre se 2 cumple con los plazos.
cantidad de personal necesaria para el adecuado desarrollo de sus actividades.
Las actividades expuestas a riesgos de error o fraude han sido asignadas a diferentes personas o equipos de trabajo.
Se efectúa rotación periódica del personal asignado en puestos susceptibles a riesgos de fraude.
Los documentos internos que genera y reciben las unidades orgánicas están debidamente numerados y protegidos.
Los procesos se revisan periódicamente con el fin de que se estén desarrollando de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente.
Se implementan las mejoras propuestas para los procesos y en caso de detectarse deficiencias se efectúan las correcciones necesarias.
Se han diseñado, evaluado e implementado mecanismos para asegurar la calidad y suficiencia de la información.
Las unidades orgánicas realizan acciones para conocer oportunamente si los procesos en los que interviene se desarrollan de acuerdo con los procedimientos establecidos (monitoreo).
Se hacen visitas de campo para 3 determinar la linea base. Se usan imágenes satelitales y se está coordinando la adquisición de más imágenes.
Si, por disposición interna se realiza 5 un doble check. Revisa el Evaluador, luego el Coordinador y finalmente el Director.
• Cuando se descubre oportunidades de Si, por ejemplo se ha elaborado un 4 mejora, se disponen medidas para manual de para la evaluación del EIA desarrollarlas,
del sector de minería. También se encuentran en trámite un manual para la evaluación de los EIA de Hidrocarburos y Electricidad.
Se realiza el seguimiento a la No se tienen recomendaciones 5 implementación de las mejoras propuestas a pendientes. las deficiencias detectadas por el OCI.
76
e
La información externa no es
2 oportuna y no siempre está completa
Se hacen las coordinaciones internas
2 pero con la información externa es más complicado.
Se revisan los procesos cuando se
2 detectan problemas o bajo circunstancias especiales.
Unidad de Evaluación Ambiental de Proyectos de Infraestructura y Servicios
Calificación (dela 5)
2
3
Comentario Elemento de Evaluación
Las unidades orgánicas cuentan con la cantidad de personal necesaria para el adecuado desarrollo de sus actividades.
No, son 5 personas, pero se requiere más, pero se dispone también de una nómina de especialistas de la que se puede contratar personal a demanda para proyectos específicos.
La entidad cuenta con un Reglamento de No requiere ser actualizado. Organización y Funciones (ROF) debidamente actualizado.
No aplica Las actividades expuestas a riesgos de error o fraude han sido asignadas a diferentes personas o equipos de trabajo.
Se efectúa rotación periódica del personal asignado en puestos susceptibles a riesgos de fraude.
No aplica
Los procesos se revisan periódicamente con Se revisan cuando ocurre algún caso 2 el fin de que se estén desarrollando de particular o problema. acuerdo a lo establecido en la normativa vigente.
Se implementan las mejoras propuestas para los procesos y en caso de detectarse deficiencias se efectúan las correcciones
Si, por ejemplo se ha implementado 3 un registro de llamadas para hacer estadísticas de las consultas más
necesarias, frecuentes.
Se identifican las necesidades de Se hace en la medida de lo posible
2 información de todos los procesas y han como una buena práctica, pero es implementado los controles necesarios para necesario un sistema de calidad que asegurar la oportunidad de dicha genere permanencia del información. conocimiento.
Se cuenta con políticas y procedimientos Existe coordinación pero no un 2 que garantizan el adecuado suministro de sistema formalizado de gestión de la información para el cumplimiento de sus información. funciones y responsabilidades.
La información interna y externa que maneja la entidad es útil, oportuna y confiable en el desarrollo de sus actividades.
Se han diseñado, evaluado e implementado mecanismos para asegurar la calidad y suficiencia de la información.
Las unidades orgánicas realizan acciones para conocer oportunamente si los procesos en los que interviene se desarrollan de acuerdo con los procedimientos establecidos (monitoreo).
Cuando se descubre oportunidades de Si, por ejemplo se ha elaborado una 3 mejora, se disponen medidas para matriz de procedimientos. El sistema desarrollarlas, de trámite no ayuda con los
indicadores por lo que se tiene un sistema de seguimiento interno en Excel.
Se realiza el seguimiento a la No se tienen observaciones del OCI
5 implementación de las mejoras propuestas a pendientes o en proceso de las deficiencias detectadas por el OCI. implementación.
777
Unidad de Gestión Social
Elemento de Evaluación
La entidad cuenta con un Reglamento de No, el ROF necesita ser revisado Organización y Funciones (ROE) debidamente actualizado.
Comentario Calificación (de las)
2
la De momento se cuenta con personal el suficiente.
Las unidades orgánicas cuentan con cantidad de personal necesaria para adecuado desarrollo de sus actividades.
Las actividades expuestas a riesgos de error o fraude han sido asignadas a diferentes personas o equipos de trabajo.
5
Existen especialistas alternos para 4 todos los proyectos, se trata de que los especialistas sean transversales.
No aplica Se efectúa rotación periódica del personal asignado en puestos susceptibles a riesgos de fraude.
Los documentos internos que genera y reciben las unidades orgánicas están debidamente numerados y protegidos.
SI, pero se debe mejorar e impulsar el sistema electrónico. Actualmente solo se usa la copia del documento, el original lo maneja la dirección para evitar pérdidas
Se tiene actualmente un mejor ambiente para archivo, pero no hay una directiva especifica para archivar
3
Los procesos se revisan periódicamente con el fin de que se estén desarrollando de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente.
Se implementan las mejoras propuestas para los procesos y en caso de detectarse deficiencias se efectúan las correcciones necesarias.
Se identifican las necesidades de información de todos los procesos y han implementado los controles necesarios para asegurar la oportunidad de dicha información.
Se cuenta con políticas y procedimientos que garantizan el adecuado suministro de información para el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades.
La información interna y externa que maneja la entidad es útil, oportuna y confiable en el desarrollo de sus actividades.
Se han diseñado, evaluado e implementado
Se hace como una buena práctica 3 cuando se presenta alguna oportunidad de mejora.
Si, por ejemplo se ha aprobado un 3 manual de minería y electricidad; asimismo se está aprobando un manual para hidrocarburos. Se ha desarrollado un protocolo de trabajo de campo y un protocolo para reuniones técnicas.
No se tiene MAPRO, pero el personal 3 conoce las necesidades de información de documentos internos (Manuales, Protocolos, etc.).
Se cuenta con manuales, protocolos 4 y otros documentos internos que ayudan a asegurar que se cuente con la información oportuna.
La información interna si, la externa 3 algunas veces está incompleta o no es confiable.
No directamente, pero a través otros 3 mecanismos para asegurar la calidad y documentos. suficiencia de la información.
Las unidades orgánicas realizan acciones Se hace cuando .para conocer oportunamente si los procesos problemas.
se detectan 2
78
•
Calificación (de 1 a 5)
No se tiene MOF ni MPP aprobado, 1 pero está propuesto en revisión en SERVIR.
Comentario
en los que interviene se desarrollan de acuerdo con los procedimientos establecidos (monitoreo).
Cuando se descubre oportunidades de mejora, se disponen medidas para desarrollarlas.
Si, por ejemplo se ha aprobado un 3 manual de minería y electricidad, asimismo se está aprobando un manual para hidrocarburos. Se ha desarrollado un protocolo de trabajo de campo y un protocolo para reuniones técnicas. Se aprobó el kit social (herramientas de gestión social), orientan al evaluador en las funciones de participación ciudadana y evaluación. Se aprobó la gula con enfoque de género y la gula con enfoque intercultural.
Se realiza el seguimiento a la No se tienen recomendaciones 5 implementación de las mejoras propuestas a pendientes as deficiencias detectadas por el OCI.
Unidad Técnica Normativa
Elemento de Evaluación
El Manual de Organización y Funciones (MOF) refleja todas las actividades que se realizan en la entidad y están debidamente delimitadas.
La entidad cuenta con un Reglamento de Se está actualizando. La unidad tiene 2 Organización y Funciones (ROF) una función normativa, en el caso de debidamente actualizado.
os proyectos de Decreto Supremo la unidad los propone y OAJ realiza comentarios, está función precisa ser delimitada.
Las unidades orgánicas cuentan con la Se requiere más apoyo de personal. 2 cantidad de personal necesaria para el adecuado desarrollo de sus actividades.
Las actividades expuestas a riesgos de error Todos conocen todas las actividades o fraude han sido asignadas a diferentes por lo que el riesgo de error o fraude personas o equipos de trabajo. se ha reducido.
Se efectúa rotación periódica del personal asignado en puestos susceptibles a riesgos de fraude
3
No aplica
Los documentos internos que genera y Si, están numerados y reciben las unidades orgánicas están adecuadamente almacenados. debidamente numerados y protegidos. Adicionalmente se escanean.
Los procesos se revisan periódicamente con Si, se hace como una buena práctica. 3 el fin de que se estén desarrollando de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente.
Se implementan las mejoras propuestas Si, se implementan en la medida lo 3 para los procesos y en caso de detectarse posible y se hacen las correcciones deficiencias se efectúan las correcciones necesarias. necesarias. Se ha implementado el doble check.
79
Se identifican las necesidades de información de todos los procesos y han implementado los controles necesarios para asegurar la oportunidad de dicha información.
En el caso de pedidos o consultas. normativas que se derivan a OAJ se coordine con linea para reducir riesgos de tener posiciones diferentes.
No se cuenta con un mapeo de los 2 requerimientos de información de los procesos, pero existen documentos, manuales y directivas que orientan el terna.
Se cuenta con políticas y procedimientos Los documentos, manuales y 2 que garantizan el adecuado suministro de directivas que existen orientan el información para el cumplimiento de sus tema. funciones y responsabilidades.
La información interna y externa que maneja la entidad es útil, oportuna y confiable en el desarrollo de sus actividades.
Se han diseñado, evaluado e implementado mecanismos para asegurar la calidad y suficiencia de la información.
Si, al estar bajo el procedimiento de 4 consulta y se dispone una verificación adicional ya sea en el sistema o fisica.
Se verifica y cruza la información, 3 como una buena práctica, para asegurar la calidad de la misma.
Las unidades orgánicas realizan acciones para conocer oportunamente si los procesos en los que interviene se desarrollan de acuerdo con los procedimientos establecidos (monitoreo).
Se hace a través de reuniones 3 periódicas.
Cuando se descubre oportunidades de Si, en la medida de los recursos 3 mejora, se disponen medidas para disponibles (presupuesto, recursos desarrollarlas, humanos, tiempo).
Se realiza el seguimiento a la No hay recomendaciones pendientes 5 implementación de las mejoras propuestas a ni en procesos. las deficiencias detectadas por el OCI.
Unidad de Coordinación
Calificación (de I. a 5)
1 El Manual de Organización y Funciones (M0F) refleja todas las actividades que se realizan en la entidad y están debidamente delimitadas.
La entidad cuenta con un Reglamento de Organización y Funciones (ROE) debidamente actualizado.
Comentario
No se tiene MOF ni MPP aprobado; pero está propuesto en revisión en SERVIR.
Se está actualizando. Se debe tomar 2 en cuenta que la unidad impulsa la suscripción de Convenios y en OPP existe una Unidad que tiene funciones sobre cooperación técnica no reembolsable, puede existir alguna contraprosición sugiriéndose se delimite o aclare esta función.
Elemento de Evaluación
Las unidades orgánicas cuentan con la cantidad de personal necesaria para el adecuado desarrollo de sus actividades.
Se requiere más personal. 2
Las actividades expuestas a riesgos de error Si, por ejemplo se contratan 4 o fraude han sido asignadas a diferentes profesionales de enlace por locación personas o equipos de trabajo. de servicios, realizan sensibilización _
8
Se efectúa rotación periódica del personal asignado en puestos susceptibles a riesgos de fraude.
Los documentos internos que genera y reciben las unidades orgánicas están debidamente numerados y protegidos.
Los procesos se revisan periódicamente con el fin de que se estén desarrollando de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente.
Se implementan las mejoras propuestas para los procesos y en caso de detectarse deficiencias se efectúan las correcciones
no ejercen función y se instalan en alguna Entidad con la cual Senace tenga convenio.
No aplica
SE, están numerados y 4 adecuadamente almacenados. Adicionalmente se escanean.
Si. se hace como una buena práctica. 3
Si, se implementan en la medida lo 3 posible y se hacen las correcciones necesarias. Por ejemplo para el
'necesarias, seguimiento y monitoreo de los proyectos se está utilizando como herramienta el share points.
Se identifican las necesidades de información de todos los procesos y han implementado los controles necesarios para asegurar la oportunidad de dicha información.
Se cuenta con políticas y procedimientos que garantizan el adecuado suministro de información para el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades.
No se cuenta con un mapeo de los 2 requerimientos de información de los procesos, pero existen documentos, manuales y directivas que orientan el tema.
Los documentos, manuales y 2 directivas que existen orientan el tema.
Se han diseñado, evaluado e implementado 'mecanismos para asegurar la calidad y I suficiencia de la información.
Las unidades orgánicas realizan acciones para conocer oportunamente si los procesos en los que interviene se desarrollan de acuerdo con los procedimientos establecidos (monitoreo).
Cuando se descubre oportunidades de mejora, se disponen medidas para desarrollarlas.
Se realiza el seguimiento a la implementación de las mejoras propuestas a las deficiencias detectadas por el OCI.
3
3
4
Si, en la medida de los recursos 3 disponibles (presupuesto, recursos humanos, tiempo).
No hay recomendaciones pendientes 5 ni en proceso.
La información interna y externa que maneja Si, se hace cruce de información la entidad es útil, oportuna y confiable en el desarrollo de sus actividades.
Se verifica y cruza la información, como una buena práctica, para asegurar la calidad de la misma.
A través del share point se realiza el seguimiento y monitoreo de los proyectos.
Unidad de Capacitación Técnica Especializada
Elemento de Evaluación
Comentario
El Manual de Organización y Funciones No se tiene MOF ni MPP aprobado; (M0F) refleja todas las actividades que se pero está propuesto en revisión en realizan en la entidad y están debidamente SERVIR, se toma como referencia delimitadas, aún sin estar aprobado.
Calificación (de 1 a 5)
1
81
e
3 La entidad cuenta con un Reglamento de Se está actualizando. Organización y Funciones (ROF) debidamente actualizado.
Las unidades orgánicas cuentan con la cantidad de personal necesaria para el adecuado desarrollo de sus actividades.
Las actividades expuestas a riesgos de error o fraude han sido asignadas a diferentes personas o equipos de trabajo.
Se requiere más personal. Se tiene 4 una nómina de especialistas mediante Ley 30327 y Resolución Jefatural 029-2016.
Recursos Humanos se ocupa del 3 PDP y la Unidad realiza actividades que no están en el PDP, se trata de temas técnicos y cumple la labor de capacitar a externos.
i Se efectúa rotación periódica del personal asignado en puestos susceptibles a riesgos de fraude.
No aplica
Los documentos internos que genera y reciben las unidades orgánicas están debidamente numerados y protegidos.
Los procesos se revisan periódicamente con el fin de que se estén desarrollando de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente.
Si, están numerados y adecuadamente almacenados. Adicionalmente se escanean
Si, se hace como una buena 3 práctica.
4 Se implementan las mejoras propuestas Si, por ejemplo se está coordinando para los procesos y en caso de detectarse con OTI un sistema en línea de deficiencias se efectúan las correcciones registro de participantes y se necesarias, proyecta realizar un sistema virtual
de capacitación desde la invitación, registro y asistencia. Se proyecta tener firma digital en los reportes de asistencia. Para la realización de las actividades se busca apoyo de cooperación.
Se identifican las necesidades de información de todos los procesos y han implementado los controles necesarios para asegurar la oportunidad de dicha información.
No se cuenta con un mapeo de los 2 requerimientos de información de los procesos, pero existen documentos, manuales y directivas que orientan el tema.
Se cuenta con políticas y procedimientos que garantizan el adecuado suministro de información para el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades.
Los documentos, manuales y 2 directivas que existen orientan el tema,
4 La información interna y externa que maneja Si, se hace cruce de información la entidad es útil, oportuna y confiable en el desarrollo de sus actividades.
Se han diseñado, evaluado e implementado mecanismos para asegurar la calidad y suficiencia de la información.
Las unidades orgánicas realizan acciones para conocer oportunamente si los procesos en los que interviene se desarrollan de acuerdo con los procedimientos establecidos (monitoreo).
Se verifica y cruza la información, 3 como una buena práctica, para asegurar la calidad de la misma.
Existe coordinación permanente. 3
3
-
82
Cuando se descubre oportunidades de Si, en la medida de los recursos, mejora, se disponen medidas para disponibles (presupuesto, recursos,
desarrollarlas. humanos, tiempo).
Se realiza el seguimiento a la 'Si, no hay recomendaciones 5 implementación de las mejoras propuestas a' pendientes o en proceso. las deficiencias detectadas por el OCI.
Unidad de Registro Nacional de Consultoras Ambientales
Calificación Elemento de Evaluación Comentario
(de la 5)
La entidad cuenta con un Reglamento de Se necesita revisar el documento. 3 Organización y Funciones (ROE) debidamente actualizado.
Las unidades orgánicas cuentan con á cantidad de personal necesaria para el adecuado desarrollo de sus actividades.
Si, por el momento se cuenta con el 5 personal suficiente.
Las actividades expuestas a riesgos de error o fraude han sido asignadas a diferentes personas o equipos de trabajo.
Se efectúa rotación periódica del personal asignado en puestos susceptibles a riesgos de fraude.
La actividad que se realiza es similar No aplica para todas las personas del área.
No se tiene una política de rotación 3 de personal porque se cuenta con el número mínimo necesario, pero se trata de que el aprendizaje sea transversal y compartido.
Los documentos internos que genera y reciben las unidades orgánicas están debidamente numerados y protegidos.
Si, además se digitalizan y se 4 almacenan los físicos.
Los procesos se revisan periódicamente con el fin de que se estén desarrollando de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente.
No existen procedimientos pero si se uniformizan os criterios.
2
Se implementan las mejoras propuestas Si, por ejemplo se ha elaborado un 3 para los procesos y en caso de detectarse modelo de proceso, se ha deficiencias se efectúan las correcciones documentado los criterios de necesarias. evaluación, se hace control a través
del cuadro demando.
Se identifican las necesidades de Se coordina permanentemente, pero 3 información de todos los procesos y han no se ha hecho un inventario formal implementado los controles necesarios para completo. asegurar la oportunidad de dicha información.
Se cuenta con políticas y procedimientos No se cuenta con un mapeo de los 2 que garantizan el adecuado suministro de requerimientos de información de los información para el cumplimiento de sus procesos, pero existen documentos, funciones y responsabilidades, manuales y directivas que orientan el
tema
liLa información intema y externa que maneja ;la entidad es útil, oportuna y confiable en el desarrollo de sus actividades.
La información interna si, la externa algunas veces está incompleta o no es confiable.
3
3
3
Se han diseñado, evaluado e implementado 'mecanismos para asegurar la calidad y !suficiencia de la información.
Se verifica y cruza la información, como una buena práctica, para asegurar la calidad de la misma.
Las unidades orgánicas realizan acciones i para conocer oportunamente si los procesos len los que interviene se desarrollan de
Se hace como una buena práctica cuando existe la oportunidad o se detectan problemas.
83
Se efectúa rotación periódica del personal asignado en puestos susceptibles a riesgos de fraude.
No aplica
La entidad cuenta con un Reglamento de Se está actualizando. Organización y Funciones (ROF) debidamente actualizado.
3
Las unidades orgánicas cuentan con cantidad de personal necesaria para adecuado desarrollo de sus actividades.
la Por el sí, además se cuenta con la: el Nómina de Especialistas
4
Las actividades expuestas a riesgos de error o fraude han sido asignadas a diferentes personas o equipos de trabajo.
Si se está impulsando el documentar 4 los criterios de evaluación. Se promueve el control con un' cuadro de mando.
Los documentos internos que genera y reciben las unidades orgánicas están debidamente numerados y protegidos.
Los procesos se revisan periódicamente con el fin de que se estén desarrollando de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente.
Si, están numerados y 4 adecuadamente almacenados. Adicionalmente se escanean. Los archivos de la transferencia (de los sectores) están digitalizados.
Si, se hace como una buena práctica. 3 Hay reuniones para estandarizar criterios.
acuerdo con los procedimientos' establecidos (monitoreo).
Cuando se descubre oportunidades de,Si, es parte de las buenas prácticas 4 mejora, se disponen medidas para:del área, por ejemplo se ha desarrollarlas elaborado un modelo de proceso, se
ha documentado los criterios de evaluación, se hace control a través del cuadro de mando.
Se realiza el seguimiento a la No se tienen recomendaciones 5 implementación de las mejoras propuestas a pendientes o en proceso de las deficiencias detectadas por el OCI. implementación.
Unidad de Registro Administrativo de Certificaciones Ambientales
Calificación (de la 5)
El Manual de Organización y Funciones No se tiene MOF ni MPP aprobado; 1 (M0F) refleja todas las actividades que se pero está propuesto en revisión en realizan en la entidad y están debidamente SERVIR. delimitadas.
Se implementan las mejoras propuestas para los procesos y en caso de detectarse deficiencias se efectúan las correcciones necesarias.
Si, se implementan en la medida lo 3 posible y se hacen las correcciones necesarias.
Elemento de Evaluación Comentario
Se identifican las necesidades de información de todos los procesos y han implementado los controles necesarios para asegurar la oportunidad de dicha información.
No se cuenta con un mapeo de los 2 requerimientos de información de los procesos, pero existen documentos, manuales y directivas que orientan el tema.
Los documentos, manuales y 2 directivas que existen orientan el tema.
Se cuenta con políticas y procedimientos que garantizan el adecuado suministro de información para el cumplimiento de sus
84
•
funciones y responsabifidades. Se cuenta con un tablero de control diario.
La información interna y externa que maneja La información interna si y la externa 3 entidad es útil, oportuna y confiable en el por la interoperabifidad se toma de
desarrollo de sus actividades. las entidades que la tengan (DS 1246-2016-PCM)
Se han diseñado, evaluado e implementado Se verifica y cruza la información, 3 mecanismos para asegurar la calidad y como una buena práctica, para suficiencia de la información. asegurar la calidad de la misma.
Las unidades orgánicas realizan acciones Se tiene proyecto para un aplicativo 3 para conocer oportunamente si los procesos que permita gestionar el registro de en los que interviene se desarrollan de consultoras y especialistas. acuerdo con los procedimientos establecidos (monitoreo).
Cuando se descubre oportunidades de Si, en la medida de los recursos 3 mejora, se disponen medidas para ¡ disponibles (presupuesto, recursos desarrollarlas, humanos, tiempo).
Se realiza el seguimiento a la No hay recomendaciones pendientes 5 implementación de las mejoras propuestas alni en proceso. las deficiencias detectadas por el OCI.
Se proporciona apoyo logístico y de personal para un adecuado desarrollo de las' labores de control.
Se implementan las recomendaciones que{ formulan los órganos de control, las mismas que constituyen compromisos de mejoramiento.
Elemento de Evaluación Comentario
Calificación (de 1 a 5)
85
CALIFICACIÓN CONSOLIDADA DE LOS CUESTIONARIOS
ELEMENTO DE EVALUACIÓN Calificación (de 1 a 5)
Se toman decisiones frente a desviaciones de indicadores de desempeño en la 2,0000 entidad.
Se cuenta con un procedimiento para el seguimiento a la implementación de las 0,0000 ¡recomendaciones del OCI.
r. La entidad cuenta con un Código de Ética debidamente aprobado y difundido 4,0000 mediante talleres o reuniones.
Se sanciona de manera efectiva a los responsables de actos ilegales e inmorales. 4,0000
La Dirección ha difundido la visión, misión, metas y objetivos estratégicos de la 3,0000 entidad.
La Dirección asegura que todas las Áreas Departamentos formulen, implementen y 3,6667 evalúen actividades concordantes con su plan operativo institucional.
Los planes estratégicos, operativo y de contingencia se elaboran, conservan y 3,0000 actualizan según procedimiento documentado.
Todas las unidades orgánicas evalúan periódicamente su plan operativo con el fin de 5,0000 conocer los resultados alcanzados y detectar posibles desvíos
Se realizan reuniones de coordinación de manera periódica entre la Afta Dirección y 4,0000 las demás unidades orgánicas.
Los resultados de las mediciones efectuadas a los planes operativos en los últimos 4,0000 dos semestres están dentro de los niveles esperados.
El Plan Estratégico se viene cumpliendo de acuerdo a lo programado según 1,0000 evaluaciones que se ejecutan de manera programada.
La estructura organizacional se alinea con la misión, objetivos y actividades de la 2,0000 entidad.
El Manual de Organización y Funciones (MOF) refleja todas las actividades que se 1,0000 realizan en la entidad y están debidamente delimitadas.
La entidad cuenta con un Reglamento de Organización y Funciones (ROF) 2,6190 debidamente actualizado.
Todas las personas que laboran en la entidad ocupan una plaza prevista en el PAP y 3,0000 un cargo incluido en el CAP o documentos equivalentes.
Se cuenta con un MAPRO actualizado. 4,0000
La entidad cuenta con mecanismos, políticas y procedimientos adecuados para la 2,0000 selección, inducción, formación, capacitación, compensación, bienestar social, y evaluación de personal.
Se cuenta con un programa de inducción al personal que ingresa relacionados con el 3,0000 puesto al que ingresa y de los principios éticos.
Las unidades orgánicas cuentan con la cantidad de personal necesaria para el 3.3182 adecuado desarrollo de sus actividades.
La entidad elabora anualmente el Plan de Desarrollo de las Personas (POP), con la 3,0000 participación de todas las áreas y se da cumplimiento al mismo.
La escala remunerativa está en relación con el cargo, funciones y responsabilidades 2,0000 asignadas.
Se han identificado las competencias necesarias para cada cargo previsto en el CAP 2,0000 y han sido plasmadas en un documento normativo (perfil del cargo o equivalente)
El personal que ocupa cada cargo de trabajo cuenta con las competencias 4,0000 establecidas en el perfil del cargo.
86
87
El titular, funcionarios y demás servidores han sido capacitados adecuadamente en 4.0000 temas relacionados a la implementación del SCI, de acuerdo a lo exigido por la normativa vigente.
Existe un inventario actualizado de los equipos, grupos de trabajo, comisiones, etc. 3,8889 que existen en la Entidad, asi como el cumplimiento de sus respectivos planes de trabajo.
Los documentos normativos, donde se asigna la autoridad y responsabilidad de los 3,0000 'funcionarios, son revisados periódicamente con el fin de ser actualizados o mejorados.
Se cuenta con la Politica, Manual, y Plan de Gestión de Riesgos. 0,0000
Se identifican los riesgos de acuerdo a lo establecido en el Manual y el Plan de 1,6364 Gestión de Riesgos.
Se valoran los riesgos de acuerdo a la metodologla establecida en el Manual de 0,0909 Gestión de Riesgos.
Se han establecido las acciones necesarias (controles) para afrontar los riesgos 2,2727 evaluados.
Los procedimientos de autorización y aprobación para los procesos, actividades y 3.0000 tareas están claramente definidos en manuales o directivas y son realizados para todos los procesos y actividades.
3,0000
3,5714
2,1667
1,0000
1,0000
2,0000
5,0000
4,0000
3,0000
3,4545
3 0000
1,0000
1,0000
Los procedimientos de autorización y aprobación para los procesos, actividades y tareas han sido adecuadamente comunicados a los responsables.
Las actividades expuestas a riesgos de error o fraude han sido asignadas a diferentes personas o equipos de trabajo.
Se efectúa rotación periódica del personal asignado en puestos susceptibles a riesgos de fraude.
El costo de los controles establecidos para sus actividades está de acuerdo a los resultados esperados (beneficios).
Se toma en cuenta que el costo de establecer un control no supere el beneficio que se puede obtener.
Se han establecido políticas y procedimientos documentados que se siguen para la utilización y protección de los recursos o archivos.
El acceso a los recursos o archivos queda evidenciado en documentos tales corno recibos, actas entre otros.
Periódicamente se comparan los recursos asignados con los registros de la entidad (por ejemplo arqueos, inventarios u otros).
Se ha identificado los activos expuestos a riesgos como robo o uso no autorizado, y se han establecido medidas de seguridad para los mismos.
Los documentos internos que genera y reciben las unidades orgánicas están debidamente numerados y protegidos.
Periódicamente se comparan los resultados con los registros de los procesos actividades y tareas utilizando para ello distintas fuentes.
La entidad cuenta con indicadores de desempeño para os procesos, actividades y tareas.
La evaluación de desempeño se hace con base en los planes organizacionales, disposiciones normativas vigentes.
La entidad cuenta con procedimientos y lineamientos internos que se siguen para la 4,0000 ! rendición de cuentas.
:La administración exige periódicamente la presentación de declaraciones juradas a su 4,0000 personal.
1- E1 personal conoce sus responsabilidades con respecto de las rendiciones de cuenta 000
Los procesos, actividades y tareas de la entidad se encuentran definidos, 4,0000 establecidos y documentados al igual que sus modificaciones.
Los procesos se revisan periódicamente con el fin de que se estén desarrollando de 2.6522 acuerdo a lo establecido en la normativa vigente.
Se implementan las mejoras propuestas para los procesos y en caso de detectarse 3,0000 deficiencias se efectúan las correcciones necesarias.
Se cuenta con políticas y procedimientos escritos para la administración de los 2,0000 sistemas de información.
Es restringido el acceso a la sala de computo, procesamiento de datos, a las redes 5,0000 instaladas, así como al respaldo de la información (backup).
Los sistemas de información cuentan con controles y sistemas que evitan el acceso 4,0000 no autorizado a la información.
La entidad cuenta con un Plan Operativo Informático. 4,0000
El Área de informática cuenta con un Plan de Contingencias. 2,0000
Se han definido los controles de acceso general (seguridad Física y Lógica de los 3,0000 equipos centrales).
Se han creado perfiles de usuario de acuerdo con las funciones de los empleados, 5,0000 creación de usuarios con accesos propios(contraseñas) y relación de cada usuario con el perfil correspondiente.
Los programas informáticos (software) de la entidad cuentan con licencias y 2,0000 autorizaciones de uso.
La entidad cuenta con un adecuado servicio de soporte técnico para las Tecnologras 5,0000 de la Información y Comunicación (TIC).
Se lleva el control de los nuevos productos ingresados a desarrollo así corno de las 3,0000 modificaciones de os existentes en carpetas documentadas.
La entidad ha definido políticas sobre el cambio frecuente de contraseñas, sobre su 4,0000 uso y cuando el personal se desvincule de las funciones,
La entidad ha establecido controles para la adquisición de paquetes software. 4,0000
' La información Gerencial es seleccionada, analizada, evaluada y sintetizada para la 4,0000 toma de decisiones.
Se identifican las necesidades de información de todos los procesos y han 2,4000 implementado los controles necesarios para asegurar la oportunidad de dicha información.
Se cuenta con políticas y procedimientos que garantizan el adecuado suministro de 22500 información para el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades.
La información interna y externa que maneja la entidad es útil, oportuna y confiable en 29091 el desarrollo de sus actividades
Se han diseñado, evaluado e implementado mecanismos para asegurar la calidad y 3,0909 suficiencia de la información.
La entidad está integrada a un solo sistema de información y se ajusta a las 1,0000—, necesidades de sus actividades.
1Periódicamente se solicita a los usuarios opinión sobre el sistema de información 4,0000 registrándose los reclamos e inquietudes para priorizar las mejoras.
Se revisan periódicamente os sistemas de información y de ser necesario se 4,0000 rediseñan para asegurar su adecuado funcionamiento.
La entidad cuenta con una unidad orgánica que se encarga de administrar la 2,0000 documentación e información generada por la entidad.
La administración de los documentos e información se realiza de acuerdo con las 1,0000 políticas y procedimientos establecidos para la preservación y su conservación (archivos electrónicos, magnéticos y físicos).
88
Los ambientes utilizados por el archivo institucional cuenta con una ubicación y 1,0000 acondicionamiento apropiado.
La entidad ha elaborado y difundido documentos que orienten la comunicación 4,5000 interna.
La entidad cuenta con mecanismos y procedimientos para la denuncia de actos 50000 indebidos por parte del personal.
Se cuenta con un portal de transparencia debidamente actualizado. 5,0000
La entidad cuenta con mecanismos y procedimientos para asegurar la adecuada 4,0000 ^ atención de los requerimientos externos de información (Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública).
Se ha implementado alguna política que estandarice una comunicación interna y 4,5000 externa, considerándose diversos tipos de comunicación: memorando, paneles informativos, boletines, revistas.
Las unidades orgánicas realizan acciones para conocer oportunamente si los 2,7143 procesos en los que interviene se desarrollan de acuerdo con los procedimientos establecidos (monitoreo).
Cuando se descubre oportunidades de mejora, se disponen medidas para 3,0870 desarrollarlas.
Se realiza el seguimiento a la implementación de las mejoras propuestas a las 4,8696 deficiencias detectadas por el OCI.
La entidad efectúa periódicamente autoevaluaciones que le permite proponer planes 1,0000 de mejora que son ejecutados posteriormente.
Se implementan las recomendaciones producto de las autoevaluaciones realizadas. 2,0000
89
ANEXO IV: VALORACIONES DEL EVALUADOR
90
9
Calificación Elemento de Evaluación (de 1 a 5) comentario
Se cuenta con un acta de compromiso para la implementación del SCI suscrita por todos los funcionarios.
Se cuenta con un acta suscrita para la implementación del SCI.
5
La estructura organizacional se alinea con la misión, objetivos y actividades de la entidad.
Es aceptable, pero puede ser modificada para adecuarse a los nuevos requerimientos.
3
Se evalúa periódicamente el sistema de control interno de la entidad.
Si, el OCI lo evalúa permanentemente. 5
91
ANEXO V: PRIORIZACIÓN DE PROCESOS
92
PROCESOS NIVELO PROCESOS NIVEL 1 PROCESOS NIVEL 2 OBJECTIVO ESTRATÉGICO
GENERAL
PRIORIDAD DEL SUB
PROCESO
MACROPROCESOS PROCESOS SUB PROCESOS
Nº DENOMINACIÓN Nº DENOMINACIÓN Nº DENOMINACIÓN
0E1. Impulsar
el manejo
sostenible de
los recursos
naturales a través de la
certificación
ambiental de
los proyectos
de inversión.
0E2. Alcanzar
una
coordinación efectiva en
materia de
evaluación de
impacto
ambiental con actores
priorizados.
Planeamiento Institucional
1 Formulación y Modificación
de Planes Institucionales
1 Formulación del PEI y POI 3 3 3.00
2 Modificación del POI 1 1 1.00
2 Seguimiento y evaluación de
la Planificación 32
Seguimiento y evaluación del PEI y
POI 2 2.00
2 Gestión de Registros
Ambientales 3
Registro Nacional de
Consultoras Ambientales y
Nómina de Especialistas
4
Registro Nacional de Consultoras
Ambientales (Inscripción, Renovación, Actualización o
Modificación de Inscripción)
3 1 2.00
5 Fiscalización de Consultoras 3 1 2.00
6 Registro y Calificación en la Nómina de Especialistas
3 1 2.00
PROCESOS NIVELO PROCESOS NIVEL 1 PROCESOS NIVEL 2
PRIORIDAD DELSUB
PROCESO
OBJECTIVO ESTRATÉGICO GENERAL
MACROPROCESOS PROCESOS SUB PROCESOS
Nº DENOMINACIÓN Ne DENOMINACIÓN N-9. DENOMINACIÓN
0E1. Impulsar el manejo
sostenible de los recursos naturales a través de la certificación ambiental de los proyectos de inversión.
0E2. Alcanzar una
coordinación efectiva en materia de
evaluación de impacto
ambiental con actores priorizados.
4 Registro de Certificaciones Ambientales
7 Registro de Certificaciones Ambientales (Durante el proceso de transferencia de funciones)
3 1 2.00
8
Registro de Certificaciones Ambientales (Certificaciones Ambientales ingresadas al Registro por parte de la Autoridad Sectorial o de la DCA)
3 1 2.00
3 Gestión de Certificación Ambiental
5 Gestión de Participación
Ciudadana
9 Desarrollo de los Mecanismos de Participación Ciudadana (Talleres y
audiencias)
2 3 2.50
10 Evaluación del Plan de Participación Ciudadana Previa (Minería)
1 3 2.00
11 Evaluación del Plan de Participación Ciudadana (PPC)
1 3 2.00
94
PROCESOS NIVELO PROCESOS NIVEL 1 PROCESOS NIVEL 2 OBJECTIVO ESTRATÉGICO
GENERAL
PRIORIDAD DEL SUB
PROCESO
MACROPROCESOS PROCESOS SUB PROCESOS
Nº DENOMINACIÓN Nº DENOMINACIÓN Nº DENOMINACIÓN
0E1. Impulsar el manejo
sostenible de los recursos naturales a través de la certificación ambiental de los proyectos de inversión.
0E2. Alcanzar una
coordinación efectiva en materia de
evaluación de impacto
ambiental con actores priarizados.
12 Reporte de Conflictos Socio-Ambientales relacionados a los EIA
1 3 2.00
6 Certificación Ambiental
13 Clasificación de Estudios Ambientales en el marco del SEIA
3 1 2.00
14 Evaluación y aprobación de EIA-d (Evaluación y modif. de la evaluación)
3 1 2.00
15 Certificación Ambiental Global 3 1 2.00
16 Evaluación y aprobación del Informe Técnico Sustentatorio - ITS
3 1 2.00
17 Supervisión de la elaboración de Linea Base de EIA-d
3 1 2.00
4 Fortalecimiento Institucional
7 Fortalecimiento Técnico- Normativo
18 Formulación de Propuestas Técnico-Normativas
2 2.00
2
95
PROCESOS NIVELO PROCESOS NIVEL 1 PROCESOS NIVEL 2 OBJECTIVO ESTRATÉGICO
GENERAL
PRIORIDAD DELSUB
PROCESO
MACROPROCESOS PROCESOS SUB PROCESOS
Nº DENOMINACIÓN Nº DENOMINACIÓN Nº DENOMINACIÓN
0E1. Impulsar el manejo
sostenible de los recursos naturales a través de la certificación ambiental de los proyectos de inversión.
0E2. Alcanzar una
coordinación efectiva en materia de
evaluación de impacto
ambiental con actores priorizados.
\
19 Difusión Normativa Ambiental relacionada al SEIA
1 3 2.00
20 Evaluación del Proceso de Certificación Ambiental
3 1 2.00
21 Absolución de Consultas Técnico-Legales
2 2 2.00
8 Implementación de Ventanilla ... unica
22 Administrador de la Ventanilla Única de Certificación Ambiental
3 1 2.00
9 Fortalecimiento de Capacidades
23 Relaciones Interinstitucionales 3 1 2.00
24 Fortalecimiento de Capacidades Institucionales Técnicas de Evaluación de Impacto Ambiental
2 1 1.50
96
PROCESOS NIVELO PROCESOS NIVEL 1 PROCESOS NIVEL 2 OBJECTIVO ESTRATÉGICO
GENERAL
PRIORIDAD DEL SUB
PROCESO
MACROPROCESOS PROCESOS SUB PROCESOS
Nº DENOMINACIÓN Nº DENOMINACIÓN Nº DENOMINACIÓN
0E1. Impulsar el manejo
sostenible de los recursos naturales a través de la certificación ambiental de los proyectos de inversión.
0E2. Alcanzar una
coordinación efectiva en materia de
evaluación de impacto
ambiental con actores priorizados.
25
Fortalecimiento de Capacidades en materia de Evaluación de Impacto Ambiental detallado, a niveles de gobierno y ciudadanía
2 1 1.50
26 Suscripción de Convenios de Colaboración interinstitucional
1 3 200
5 Gestión Presupuestaria
10 Programación y formulación presupuestaria
27 Programación Presupuestaria 1 1.00 1
28 Formulación Presupuestaria 1 1 1.00
11 Ejecución y evaluación presupuestal
29 Ejecución Presupuestal 1 1 1.00
30 Evaluación Presupuestal 1 1.00 1
97
PROCESOS NIVELO PROCESOS NIVEL 1 PROCESOS NIVEL 2 OBJECTIVO ESTRATÉGICO
GENERAL
PRIORIDAD DEL SUB
PROCESO
MACROPROCESOS PROCESOS SUB PROCESOS
Ng DENOMINACIÓN Ng. DENOMINACIÓN Ng DENOMINACIÓN
0E1. Impulsar el manejo
sostenible de los recursos naturales a través de la certificación ambiental de los proyectos de inversión.
0E2. Alcanzar una
coordinación efectiva en materia de
evaluación de impacto
ambiental con actores priorizados.
6 Gestión de Recursos Humanos
12 Gestión del empleo
31 Incorporación de Personal 1 1 1.00
32 Desvinculación de Personal 1 1 1.00
13 Gestión de la compensación 33 Pago de Planilla de Personal 1 1 1.00
14 Gestión del desarrollo, capacitación y rendimiento
34 Elaboración del Plan de Desarrollo de Personas - POP
1 1 1.00
35 Gestión de la capacitación 1 1 1.00
15 Gestión de relaciones laborales y sociales
36 Elaboración del Plan Anual de Bienestar Laboral y Social
1 1 1.00
37 Prestaciones económicas de pre y post natal
1 1 1.00
98
PROCESOS NIVELO PROCESOS NIVEL 1 PROCESOS NIVEL 2 OBJECTIVO ESTRATÉGICO
GENERAL
PRIORIDAD
DEL SUB
PROCESO
MACROPROCESOS PROCESOS SUB PROCESOS
Ng DENOMINACIÓN Ng DENOMINACIÓN Ng DENOMINACIÓN
0E1. Impulsar
el manejo
sostenible de
los recursos
naturales a
través de la certificación
ambiental de
los proyectos
de inversión.
0E2. Alcanzar
una coordinación
efectiva en
materia de
evaluación de
impacto ambiental
con actores
priorizados.
16 Gestión de la seguridad y
salud en el trabajo 38
Elaboración del Programa Anual de
Seguridad y Salud en el Trabajo 1 1.00
7 Gestión Jurídica
17 Difusión de Información Jurídica
39 Difusión Normativa 1 2 1.50
18 Atención de consultas y
opinión legal
40 Coordinación con Procuraduría del
MINAM 1 2 1.50
41 Emisión de Opinión Legal 3 1 2.00
8 Modernización
Institucional
19 Gestión por procesos
42 Elaboración del Manual de Procesos 2 2 200
43 Mejora de Procesos y Simplificación
Administrativa 3 2 2.50
20 Formulación de documentos
normativos Internos e 44
Formulación de Documentos
Normativos Internos 1 1 1.00
99
PROCESOS NIVELO PROCESOS NIVEL 1 PROCESOS NIVEL 2 OBJECTIVO ESTRATÉGICO
GENERAL
PRIORIDAD DEL SUB
PROCESO
MACROPROCESOS PROCESOS SUB PROCESOS
Nº DENOMINACIÓN Nº DENOMINACIÓN Nº DENOMINACIÓN
0E1. Impulsar el manejo
sostenible de los recursos naturales a través de la certificación ambiental de los proyectos de inversión.
0E2. Alcanzar una
coordinación efectiva en materia de
evaluación de impacto
ambiental con actores priorizados.
instrumentos de gestión 45
Formulación de Instrumentos de Gestión
1 1 1.00
9 Gestión Logística 21 Gestión de bienes y servicios
46 Formulación del Cuadro de Necesidades
2 2 /00
47 Formulación y aprobación del Plan Anual de Contrataciones (PAC)
2 2 2.00
" "m
Modificación del Plan Anual de Contrataciones (PAC)
2 2 2.00
49 Gestión de Contrataciones de Bienes y Servicios mediante Procedimientos de Selección
2 2 2.00
50
Gestión de Contrataciones de Bienes y Servicios sin Procedimientos de Selección
2 2 2.00
100
PROCESOS NIVELO PROCESOS NIVEL 1 PROCESOS NIVEL 2 OBJECTIVO ESTRATÉGICO
GENERAL
PRIORIDAD DEL SUB
PROCESO
MACROPROCESOS PROCESOS SUB PROCESOS
Nº DENOMINACIÓN Nº DENOMINACIÓN N2 DENOMINACIÓN
0E1. Impulsar el manejo
sostenible de los recursos naturales a través de la certificación ambiental de los proyectos de inversión.
0E2. Alcanzar una
coordinación efectiva en materia de
evaluación de impacto
ambiental con actores priorizados.
51 Gestión de Servicios Generales 1 1 1.00
22 Control de bienes
52 Registro de Bienes Patrimoniales 1 1 1.00
53 Alta de Bienes Patrimoniales 1 1 1.00
54 Baja de Bienes Patrimoniales 1 1 1.00
55 Gestión de Almacenes 1 1 1.00
10 Gestión Contable 23 Control y registro contable
56 Control Previo 1 1 1.00
57 Elaboración de estados financieros y
presupuestales 1 1 1.00
101
PROCESOS NIVELO PROCESOS NIVEL 1 PROCESOS NIVEL 2 OBJECTIVO ESTRATÉGICO
GENERAL
PRIORIDAD DEL SUB
PROCESO
MACROPROCESOS PROCESOS SUB PROCESOS
N2 DENOMINACIÓN Nº DENOMINACIÓN Nº DENOMINACIÓN
0E1. Impulsar el manejo
sostenible de los recursos naturales a través de la certificación ambiental de los proyectos de inversión.
0E2. Alcanzar una
coordinación efectiva en materia de
evaluación de impacto
ambiental con actores priorizados.
24 Otorgamiento y rendición de cuentas por comisión de servicios y encargos
58 Otorgamiento y rendición de cuentas par comisión de servidos a nivel nacional
1 1 1.00
59 Otorgamiento y rendición de cuentas por la modalidad de Encargos
1 1 1.00
11 Gestión de Tesorería
25 Gestión de pagos e ingresos
60 Gestión de Pagos I 1 1.00
61 Gestión de Ingresos 1 1 1.00
62 Gestión de fondo fijo para caja chica 1 1 1.00
26 Conciliaciones y valores 63 Conciliaciones 1 1 1.00
102
PROCESOS NIVELO PROCESOS NIVEL 1 PROCESOS NIVEL 2 OBJECTIVO ESTRATÉGICO
GENERAL
PRIORIDAD DEL SUB
PROCESO
MACRÓPROCESOS PROCESOS SUB PROCESOS
Ná DENOMINACIÓN N2 DENOMINACIÓN N9 DENOMINACIÓN
0E1. Impulsar el manejo
sostenible de los recursos naturales a través de la certificación ambiental de los proyectos de inversión.
0E2. Alcanzar una
coordinación efectiva en materia de
evaluación de impacto
ambiental con actores priorizados.
64 Custodia de Valores 1 1 1.00
12 Gestión de Información
27 Gestión de las estrategias de TI
65 Gestión del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información - PETI
2 2 2.00
66 Elaboración del Plan Operativo Informático
2 2 2.00
67 Seguridad de la Información 1 1 1.00
28 Gestión de los sistemas de información
68 Desarrollo y Mantenimiento de
Sistemas de Información 1 1 1.00
69 Actualización del Portal Web 1 2 1.50
29 Gestión de la tercerización de servicios TI
70 Gestión de Adquisiciones y Contrataciones de TI
1 1 1.00
103
PROCESOS NIVELO PROCESOS NIVEL 1 PROCESOS NIVEL 2 OBJECTIVO ESTRATÉGICO
GENERAL
PRIORIDAD DEL SUB
PROCESO
MACROPROCESOS PROCESOS SUB PROCESOS
Nº DENOMINACIÓN Nº DENOMINACIÓN Nº DENOMINACIÓN
0E1. Impulsar el manejo
sostenible de los recursos naturales a través de la certificación ambiental de los proyectos de inversión.
0E2. Alcanzar una
coordinación efectiva en materia de
evaluación de impacto
ambiental con actores priorizados.
30 Gestión de los servicios TI
71 Administración de la Infraestructura
de TI 1 1.00
72 Atención de Requerimientos e Incidentes por Mesa de Ayuda
1.00
13
Gestión de
Comunicaciones e Imagen Institucional
31 Gestión de las comunicaciones e imagen institucional
73 Relaciones con Medios de Comunicación
1 2 1.50
74 Producción de Eventos y Protocolos 1 1 1.00
75 Actualización del Portal Institucional 1 2 130
14 \ \ \
Atención al Ciudadano y
Trámite Documentado 32
Gestión de trámite documentario
76 Atención de Visitas y Orientación 1 2 1.50
77 Recepción Documentaria 1 1 1.00
104
PROCESOS NIVEL O PROCESOS NIVEL 1 PROCESOS NIVEL 2 OBJECTIVO ESTRATÉGICO
GENERAL
PRIORIDAD DEL SUB
PROCESO
MACROPROCESOS PROCESOS SUB PROCESOS
Nº DENOMINACIÓN Nº DENOMINACIÓN Nº DENOMINACIÓN
0E1. Impulsar el manejo
sostenible de los recursos naturales a través de la certificación ambiental de los proyectos de inversión.
0E2. Alcanzar una
coordinación efectiva en materia de
evaluación de impacto
ambiental con actores priorizados.
N \
78 Despacho de Correspondencia 1 1 1.00
33 Atención al ciudadano
79 Acceso a la Información Pública 1 2 1.50
80 Actualización del Portal de Transparencia Estándar
1 2 1.50
81 Atención de Quejas por Defectos de Tramitación
1 1 1.00
34 Gestión de archivos
82 Transferencia Documental 1 1 1.00
83 Servicios Archivisticos 1 1 1.00
105
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