7.12.2007 / 1

DIALOGBASERETAFTALESTYRING

ØKONOMIUDVALGET 4. DECEMBER 2007

7.12.2007 / 2

DEN POLITISKE PROCES

29. august 2006 Oplægget ”Retningslinier for økonomisk selvforvaltningsprincipper” godkendes af Økonomiudvalget (§13-udvalget).

31. oktober 06 Første drøftelse af principper for styringsmodel i Økonomiudvalget.

28. November 06 Økonomiudvalget anmoder direktionen komme med et oplæg ud fra en række principielle tilkendegivelser.

 4. december 07  Behandling i Økonomiudvalget.

18. december - Drøftelse i fagudvalg31. januar 08 

21. Februar 08          Endelig behandling i Byrådet

7.12.2007 / 3

DEN ADMINISTRATIVE PROCES

Januar og februar 07 Direktionsseminar 31. januar samt 6.- 7. feb.

Marts - maj 07 Drøftelse i Lederforum og Hovedsamarbejdsudvalg.

11. og 19. juni 07 Orienteringsmøder for Teamledere og Hovedudvalgets medlemmer

1. oktober 07 Direktion

15. oktober– Høringsproces i MED-organisation 28. november 07 (112 enheder) 

12. december 07      Hovedudvalget behandler MED-organisationens høringssvar

7.12.2007 / 4

ØKONOMIUDVALGETS OPDRAG TIL DIREKTIONEN

• Der skal være en tydelig adskillelse mellem politik og administration

• Politikerne indgår som kontraktholder

• Umiddelbart ønskes indgået kontrakter mellem Byråd/fagudvalg og institutioner

• Vigtigt at tværgående koordination og opgaveløsning indtænkes (fagudvalgenes rolle som kontraktholdere skal være forpligtende i forhold til tværgående temaer)

• Vigtigt at fagudvalgene har mindst en dialog årligt med institutionerne

• Direktørerne skal spille en vigtig rolle i opstartsfasen , herunder som rådgiver for politiske udvalg. Fagcheferne skal i kraft af deres faglige viden tillige spille en rolle

7.12.2007 / 5

HVORFOR AFTALESTYRING?- SET FRA SERVICEENHEDENS SIDE

• Dialogbaseret aftalestyring skal medvirke til, at serviceenhederne får flere kompetencer og mere ansvar i forhold til opgavevaretagelsen.

• Hermed opnår serviceenheden større frihed til at tilrettelægge driften, fx kanalisere ressourcerne derover hvor behovet er størst. Til gengæld vil serviceenhederne være forpligtet til at leve op til mere specifikke krav end de hidtidige målsætninger.

7.12.2007 / 6

HVORFOR AFTALESTYRING?- SET FRA POLITISK SIDE

• Kommunalreformer og kvalitetsreformen; strukturen er på plads, nu handler det om opgaveløsningen med vægt på lokalt selvstyre, nærhed og afbureaukratisering.

• Principper for decentral styring jf. Aftale om kommunernes økonomi 2008

• Dialogbaseret aftalestyring; et middel til at få gjort op med gamle drifts- og udviklingstraditioner og skabe helhed i kommunen(mål og redskaber)

• Byrådet/de politiske udvalg får et sæt værktøjer til at omsætte visioner og mål til velfungerende og effektive serviceydelser

• Det er samtidig et redskab til at kunne måle om ydelserne bliver udført (output), og har den tilsigtede effekt (outcome)

• Skabe øget fokus om serviceenhedens fokus på kvalitetsudvikling af ydelser og nødvendigheden af at skabe øget sammenhæng mellem ressourcer og det fortsatte serviceniveau

• Hvis det lykkedes kan det i sidste ende medvirke til at mindske yderligere statslig detailstyring og procesregulering i kommunerne

7.12.2007 / 7

Entreprenørmodellen- To eller flere niveauer af aftaler

Politikere

Aftaleenhed Aftaleenhed Aftaleenhed Aftaleenhed

Dialog

Politisk målstyring

Ledelses-information

Direktion

7.12.2007 / 8

Dialogmodellen- Et niveau af aftaler – direkte dialog

Politikere

Aftaleenhed Aftaleenhed Aftaleenhed Aftaleenhed

Dialog

Politisk målstyring Ledelses-

informationFagchef

7.12.2007 / 9

AFTALESTYRINGSMODELLEN

7.12.2007 / 10

DIALOGPROCES OG MÅLHIERARKI?

Rammeaftale

(Vision og strategi)

Bevillingsaftale

(Politiske mål og indsatser)

Dialogaftale(Serviceenhedens mål og indsatser)

BYRÅD

SERVICEENHEDER/BRUGERBETYRELSER

FAGUDVALG

7.12.2007 / 11

FORANDRING, PERSPEKTIVER OG PROBLEMER?

AKTØR

Politikere

Bestyrelser

Ledere

Direktion/fagchefer

Gamle kommuner ProblemfelterPerspektiverNy kommune

•Politikken besluttes relativt lukket

•Fagpolitiske målsætnin-ger er overordnede

•Politikken besluttes via dialog

•Fagpolitiske mål- og indsatsområder på et mere detaljeret niveau

•Øget indsigt i fx det social- pædagogiske arbejde, brugernes behov og ønsker

•Synliggørelse over for borgerne

•Overstyring= indblanding i metoder og midler

•Understyring= uambitiøs styring

•Udfører daglig ledelse overfor serviceenheder

•Mellemled ml. politikere og serviceenheder

•Sikre tværgående løsninger

•Strategisk rolle betones•konsulent- rolle for hhv. politikere og service-enheder

•Understøtte formulering, udmøntning, opfølg.

•”Filter ifht. politikere forsvinder

•Lederne får opbakning fra kompetente ”konsulenter”

•Selvstyre= sejler sin egen sø

•Central ekspertise forsvinder

•Formulere principper for serviceenhedens virke

•Begrænset råderet over budget

•Er medskaber af, hvordan de politiske mål skal udmøntes

•Mulighed for i større grad at sætte dagsorden

•Overtager delvist tidligere ”forvaltningsopgaver”

•Medansvar for at sikre tværgående løsninger

•Mulighed for i større grad at sætte dagsorden•Øget faglig anerkendelse hos det politiske niveau

•Dialogbegrebet er uklart

•Overmatchning i relation til politisk – og ”forvaltningsniveau”

•Mangel på kompetencer

•Dårlige målinger

•Formulere principper for serviceenhedens fx pædagogiske virke

•Råderet over en del af budgettet

•Skal kunne løfte perspektivet fra det lille til det store fællesskab

•Mulighed for at give brugerbestyrelsesperspektivet et nyt niveau

•Brugerbestyrelsernes indflydelse og kompetencer kan udhules ved kommunal overstyring

• Overblik • Manglende overblik

7.12.2007 / 12

Den gode dialog- Anerkendende, gensidig…..

7.12.2007 / 13

Hvordan bliver aftalestyring en succes?

• At det er klart for alle, hvad der er formålet.

• At den enkelte leder er aktiv og engageret og bliver tilbudt den nødvendige vejledning.

• At politikerne er politikformulerende

• At politikere, medarbejdere og brugerbestyrelser engageres i processen og opnår forståelse for at aftalestyringskonceptet er et reelt værktøj til at få indflydelse og kan medvirke til at kvalificere det daglige arbejde

• At medarbejdere, ledere og brugerråd/brugerbestyrelser spiller en aktiv rolle i både udvikling og opfølgning af aftalen, så den bliver et aktivt styringsredskab

• At dialogaftalen bruges til at synliggøre institutionens og medarbejdernes resultater, den valgte kurs og indenfor hvilke rammer og spilleregler, de daglige opgaver løses.

• At medarbejderne påtager sig en nøglerolle i at skabe en rød tråd fra de overordnede målsætninger til den service, kunder og brugere modtager. Det er dem, der bryder politikernes overordnede mål op i delmål og definerer succeskriterier i den enkelte institution, så aftalen sikrer, at der er fælles forventninger til de resultater, der gerne skal nås, siger Steen H. Klausen.

• At det erkendes at aftalestyring kræver modning.

7.12.2007 / 14

Hvordan bliver aftalestyring en fiasko?

• At der ikke er klarhed om aftalestyringens bærende princip f.eks. er der forskel på om formålet er dialogstyring, økonomisk styring eller udlicitering.

• At aftalestyringen bliver så kompliceret, at det kun er administrationen der forstår den.

• At dialogen tager udgangspunkt i problemløsning/enkeltsager i stedet for politiske mål

• At der mangler sammenhæng i styringskæden (Byråd- fagudvalg – aftaleenhed – administration) og rolleforvirring

• At dialogaftalen bliver et fint stykke papir, som hives frem fra skrivebordsskuffen ved festlige lejligheder.

• At dialogbaseret aftalestyring ikke er integreret tilstrækkelig med det utal af andre styringsprocesser og dokumenter i kommunen

• At der mangler sammenhæng mellem dialogaftalen og dagligdagen på den enkelte arbejdsplads - hvilket i sidste ende vil betyde at de udførende medarbejdere er koblet af.

7.12.2007 / 15

Eksempel på en dialogaftale

Borgerservice

7.12.2007 / 16

Dialogaftalens indhold

1. Indledning

2. Vision

3. Aftalens hovedområder og ydelser

4. Udviklingsmål

5. Økonomi

6. Øvrige krav og bindinger

7. Årets gang

8. Opfølgning på mål og resultater

9. Information

10. Aftalens løbetid og opsigelse

11.Underskrifter

Bilag 1. Kravsspecifikationer

Bilag 2. Måle-specifikationer Dia

log

afta

le

7.12.2007 / 17

3. Aftalens hovedområder og ydelser

Borgerservice er hoveddøren til Guldborgsund Kommune. Det betyder, at Borgerservice løser de borgerrettede opgaver, der typisk indgår i livssituationer, som kræver en indsats fra flere kommunale instanser. Opgaveløsningen tilrettelægges, så den varetages sammenhængende, i en høj kvalitet, og er let tilgængelig for borgeren. Borgeren mødes af et kvalificeret personale med et helhedsorienteret fokus.

Den konkrete beskrivelse af de opgaver, der løses i Borgerservice, er oplistet i aftalens Bilag 1: Kravspecifikation, hvori indhold og krav er præciseret.

7.12.2007 / 18

Uddrag fra Kravsspecifikationer Bilag 1

Opgaveløsningen tilrettelægges, så den varetages sammenhængende …

•Borgeren skal kunne færdigbetjenes af den medarbejder, der modtager borgeren i Borgerservice.

•Ved betjening af sager vedrørende pension, boligstøtte, folkeregister og børneydelser kan der, hvor sagens komplikation kræver det, visiteres til en anden medarbejder med specialiseret viden på området, hvor dette kan føre til en mere kompetent løsning af opgaven.

7.12.2007 / 19

Uddrag fra målespecifikationer Bilag 2

DriftsmålBorgeren skal føle sig færdigbehandlet, inden for de behov den konkrete livssituation medfører.Registrering af enhver henvendelse til Borgerservice, der henvises til andet fagområde.

7.12.2007 / 20

6. Årets gang

Borgerservice forventes at deltage i følgende aktiviteter omkring aftalestyringen:

December

Februar

Marts • Dialogmøde m. fagudvalg

om mål, krav og økonomi

J uni

August • Høring i forhold

til budget

Vedtagelse af budget og mål

Dialogmøde m. fagudvalg

April

Maj • Aftaleformulering og

kravspecifikation

J uli

December

J anuar

• J uni

August • Høring i forhold

til budget

September

Oktober •

• November

April

•

Maj •

J uli Plan for opfølgning

Ekstern målopfølgning mmålmålmålopfølgning

•

• Udmelding af budgetramme

• Indsendelse af årsberetning

Indgåelse af aftale

7.12.2007 / 21

7. Opfølgning

• Borgerservice sikre at der løbende kan følges op på, hvorvidt kravspecifikationens elementer og de opstillede udviklingsmål efterleves

•Ved årets afslutning udarbejder Borgerservice en årsberetning med følgende indhold: :

- Opfølgning på udviklingsmål- Opfølgning på levering af de aftalte ydelser- Opfølgning på Budgetoverholdelse(forudsatte budget og aktivitet)

•Årsberetningen indgår som element i det årlige dialogmøde mellem Borgerservice og Økonomiudvalget.

•Økonomiudvalget kan beslutte, at der skal tilvejebringes yderligere dokumentation for opfyldelsen af mål og standarder eller tilfredshedsmålinger blandt medarbejdere og/eller bruger

•Årsberetningen afleveres til Økonomiudvalget inden udgangen af februar måned.

7.12.2007 / 22

8. Information

Borgerservice udarbejder i et samarbejde med kommunens kommunikationsafdeling bidrag til kommunens samlede serviceinformation til borgerne.

Borgerservice er derudover forpligtet til at udarbejde brugerinformationer om de væsentligste områder i Borgerservice. Brugerinformationen skal revideres mindst én gang årlig forud for et nyt budgetår.