1(5)

Diarieföring rekryteringsärenden i Public 360

För diarieföring av rekryteringsärenden i Public ska först ett antal underlag och

uppgifter hämtas i Reach Mee (RM).

Klicka på Projekt i den ljusblå rubriken. Här söker du fram rätt projektnummer dvs

RM-numret och öppnar ärendet.

Om du har ärendets diarienummer och inte vet vilket projektnummer ärendet har i

Reach Mee kan du hitta det genom att öppna sökfiltret och söka på diarienumret.

Här nedan utgår jag från att du har ärendets RM-nummer.

2(5)

Rekryteringsärendets dnr hittar du genom att klicka på Beskrivning, välj sedan

Projektdefinition. Klicka på symbolen Editera till vänster så visas en ny bild där du

hittar ärendets dnr. Notera diarienumret. Välj sedan avbryt för att stänga bilden.

Nästa steg är att spara annonsen. Klicka på Annons och sedan på Exportera till

PDF som finns till höger i bilden. Döp filen och lägg till ärendets RM-nummer ex

Annons RM 490 dvs Reach Mee-ärende 490.

Välj sedan Publicering för att se vilket datum tjänsten har annonserats. Notera

datum. Ibland har tjänsten endast annonserats internt, notera även detta.

Nästa stag är att ta ut en sammanställning av kandidater. Öppna Kandidater och

välj Kandidatförteckning.

3(5)

Bocka i rutan till vänster om Id på rubrikraden. Om antalet kandidater är fler än de tio

som ryms på sidan får man ändra antalet rader per sida. Lägg gärna in 35 rader per

sida om det ex är 33 sökande så kommer alla med. Den/de kandidater som fått

tjänsten är grönmarkerade i status och process.

Längst ner till vänster hittar du knappen Åtgärder. Klicka på den och välj Exportera

kandidatinformation.

Även i nästa bild väljer du Exportera kandidatinformation. Nu öppnas sidan och

du får lite olika valmöjligheter. Kryssa i ansökningsdatum, förnamn och efternamn.

4(5)

Klicka på Generera excel som finns längst ner till vänster och sedan på Exportera

kandidatinformation som visas på höger sida. Informationen kommer i en excelfil

som du sparar som Kandidater RM 490. Observera att filen ska sparas som pdf.

Notera gärna ansökningsdatum för den kandidat som fick tjänsten.

Gå in på den kandidat som fick tjänsten och spara CV och personligt brev. Namnet

på filerna kan ibland behöva ändras lite. Spara dem som CV Anna Andersson RM

490 och Personligt brev Anna Andersson RM 490.

Nu är allt klart i Reach Mee. När du sen ska lägga in allt i Public 360 har du nytta av

de noteringar du har gjort. Läs gärna den lathund som registraturen har gjort om

diarieföring. Följande underlag ska diarieföras

Annonsen som läggs in med publiceringens datum

Sammanställningen av kandidater som läggs in med sista ansökningsdatum

CV och personligt brev som l äggs in med personens ansökningsdatum

Anställningsbeviset läggs in med bevisets datum

Kungörelsen läggs in med kungörelsen datum men det

kan hända att en kungörelse inte finns, vilket ska

noteras i Public, se nedan.

Det dnr som du sökte fram i början är rekryteringsärendets nummer i Public.

Ärendet ska fyllas med de filer och uppgifter och du nyss har sparat och noterat.

Ärendet ska även fyllas på med anställningsbeviset som ska vara underskrivet

samt kungörelsen. Observera att de ska sparas som pfd.

Anställningsbeviset kan du oftast hitta som en referens till ärendet i Public. Öppna

detta ärende och sök fram rätt anställningsbevis eftersom det kan finnas flera olika

anställningsbevis på personens i fråga. Hittar du inget här får du gå in på G, HRs

mapp Tillsättningar för aktuellt år eller söka i akten.

Om tjänsten annonserats internt och endast en sökande finns hängs ingen

5(5)

kungörelse upp. Då noterar du i Publics kommentarsfält ”En sökande därmed ingen

kungörelse” så syns det varför ingen kungörelse finns diarieförd.

Klipp från Public 360 ärende Ä 2016-001416 dvs (RM 490)

När allt är på plats kan ärendet avslutas i Public 360. Notera detta i filen

Rekryteringar, kolumnen längst till höger, som finns under Löne och PAadm.