Digital arkivering

Börje Justrell/ 2008-05-08

Innehåll• Bakgrund

• Vad ska bevaras?

• Hur gör man?

Pappersarkiv kan vara en utmaning i sig …

… liksom det elektroniska arkivet!

Konsekvenser …Till skillnad från pappershandlingar fordrar

digital handlingar särskilda tekniska åtgärder för att kunna

• bevaras

• återsökas

• tillgängliggöras

• användas

Bevarandeaspekter att beakta

FYSISKT BEVARANDEFYSISKT BEVARANDE

Beständigheten över tid

ÄKTHETSBEVARANDEÄKTHETSBEVARANDE

Integritet, autenticitet

BEVARANDE AV KONTEXTBEVARANDE AV KONTEXT

Sammanhang,dokumentation

TEKNISKT BEVARANDETEKNISKT BEVARANDE

Utvecklingen av hård- och mjukvara

En modern arkivarie?

Arkiven – en förutsättning för en god e-förvaltning!

Tilliten bygger på Insyn och Trovärdighet

Myndigheterna ska kunna– Garantera autenticiteten över tid– Fysiskt och tekniskt bevara elektroniska

dokument över tid– Återsöka och tillgängliggöra elektroniska

dokument över tid – och därigenom göra det möjligt att nyttja dem i medborgarorienterade lösningar.

The scientists view”The last decade and a half has produced more records than

any previous similar period of human activity. The fact, that the majority of these records is less reliable, retrievable or accessible than ever before, is one of the ironies of the modern information age”

(Prof Luciana Duranti 1999)

Den tomma historieboken

21st century21st century

Seklet började med dasd aisdk asda asd asdud fdfdk dsfkjsdfs dsfsdfdsfsfjh s . Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd. aisdk asda asdasdud fdfdk dsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s . Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjsjskjskhf jsd. aisdk asda asd asdud fdfdk dsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s . Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd. aisdk asda asd asdud fdfdkdsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s . jdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd. aisdk asda asd asdud fdfdk dsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s .

Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd.aisdk asda asd asdud fdfdkdsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s . Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd.aisdk asda asd asdud fdfdk dsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s . Djdshjsd fkjsjskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd.

Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd.aisdk asda asd asdud fdfdk dsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s . Djdshjsd fkjsjskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd.

Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd.aisdk asda asd asdud fdfdk dsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s . Djdshjsd fkjsjskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd.Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhfjsd.aisdk asda asd asdud fdfdk dsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s . Djdshjsd fkjsjskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd.

Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd. aisdk asda asd asdud fdfdkdsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s . Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd.Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd.aisdk asda asd asdud fdfdkdsfkjsdfs dsfsdf dsfsfjh s . Djdshjsd fkjs jskjskhf jsd. Fkjs jskjskhf jsd.

The End

Vad görs för att lösa problemen?

- Ny målbild!

Långsiktigt säkrad tillgänglighet

och användbarhet

för insyn - kultur -

kunskap

- Ett nytt sätt att arbetaKomplexiteten i den digitala arkivbildningen gör att

arkivaspekterna måste in tidigt – redan när de digitala dokumenten skapas - för att tillgänglighet och användbarhet ska kunna garanteras i ett längre perspektiv.

En process

Archival institutionArchival institution

Records creatorRecords creator

Running system

Archival description ofsystem

Convert system to archival formats

Prepare system for transfer

Transfer control

Appraisal

Send

Checking Long term preservation

Retrieval

Citizens

Authorities

End-user

Dec oftransfer

Acceptance

Migration

- Nya samarbetsformer

Arkiv Arkiv -- bibliotek bibliotek -- museermuseer

FFööretagretag ForskningForskning

Lessons Learned….Under de två senaste decennierna har fokus flyttats

från att försöka finna den ideala lösningen för långsiktigt digitalt bevarande till att

• värdera fördelarna och riskerna med olika bevarandestrategier, och att

• definiera praktiska lösningar baserade påstandards, som tillämpar olika sådana strategier samtidigt.

Lessons Learned…. Digital information grows, lives and dies, and the task

of keeping this information alive requires frequent adaptations to and perpetual evolution of the digital repository systems.

Rather than making temporary plans in the hopes of a future permanent solution, it would be prudent to think of digital preservation as an evolving, ever-changing “ecosystem”.

What is needed is a permanent strategy for handling perpetual changes

Olika Records Management (RM) lösningar

Det finns idag ett antal olika lösningar för det man utomlands kallar ”Records management”. Normalt följer de någon av följande modeller:

– All data lagrad i ett enda system, ofta som del av en större lösning som t ex ett ERMS (Electronic Records Management System)

– Data lagras i den applikation som skapat informationen, men lagringen hanteras av en ”stand alone” RM applikation

Det finns också hybridlösningar där delar av båda modellerna tillämpas.

Arrival archive

Reference model

Dis

tribu

teD

istri

bute

ProcessProcess

Arc

hive

Arc

hive

Store document

Rec

eive

Del

iver

Search/FAQSearch/FAQRegisterRegisterOpenOpen

Publ

ish

Publ

ish

Edit

Edit

Documents in files

Administrative documentMet

adat

a

Form

s

Tem

plat

es

ViewViewCreate/modifyCreate/modify

DescribeSearch

DescribeSearch

Citizens

Employers

Local and public applications

Complementary

information

?

Caseworker Archivist

Oth

ersy

stem

s

Oth

ersy

stem

s

National Archives

Citizens

Citizens

Provide helpProvide help

Callcenter

CreateCreate

ViewView

Vad ska bevaras och hur länge?Regleras normalt i lagstiftning:

• Offentlig sektor: Tryckfrihetsförordningen, arkivlagen och arkivförordningen; Riksarkivet beslutar om föreskrifter och allmänna råd som publiceras i Riksarkivets författningssamling (RA-FS). Finns tillgängliga på www.statensarkiv.se

• Privat sektor: speciallagstiftning som bokföringslagen, skattelagstiftningen etc

• För digitalt bevarande gäller generellt att förutom själva bevarandeobjekten (record/handling etc) måste även en omfattande dokumentation/metadata bevaras för att dessa objekt ska kunna bevaras, återsökas, förstås, tillgängliggöras och användas.

Arkivariens verktygslåda

… de facto standards

ICA (International Council on Archives) har gett ut metadatastandarder för att beskriva handlingar/recordsoch auktoriteter/arkivbildare:– the International Standard on General Archival

Description ISAD (G)– the International Standard on Archival Authority

Records for Cooperative bodies, Persons, and Families ISAAR(CPF)

.

…. de facto standards

Idag finns det också utbytesformat för data som anknyter till dessa metadatastandarder: – Encoded Archival Description (EAD) till

ISAD (G) – Encoded Archival Context (EAC) till

ISAAR (CPF).

… de facto standardsFör funktionskrav på ERMS (electronic records

management systems) finns t ex : • United Kingdom (Functional Requirements for

Electronic Records Management Systems) 1999 and 2002 http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/reqs2002

• DLM-forum (MoReq 2: Model Requirements for Management of Electronic Records) 2008 http://www.moreq2.eu.

…ISO standardsThe International Standardisation Organisation (ISO) har antagit ett antal standarder av betydelse för “recordsmanagement” och “archives management”, t ex – på operationell nivå the Records Management Standard

ISO 15489, – på metadata nivå Records Management Processes for

Metadata the ISO 23081-1 and 2– på konceptuell nivå the Reference Model For an Open

Archival Information System ISO 14721, – på formatnivå the Electronic document file format PDF/A

for long-term preservation ISO 19005-1:2005 och TIFF (Tagged Image File Format) ISO 12639:2004

…ISO standardsMeta data

ISO Technical Committee ISO/TC 46 (Information and Documentation) har givit ut de tekniska rapporterna

• ISO/TR 23081-1 Information and Documentation –Records Management Processes – Metadata for Records – Principles

• ISO/TR 23081-2 Information and Documentation –Records Management Processes for Metadata –Conceptual and Implementation Issues

…. handböcker, guidelines etcT ex

• Electronic Records: A Workbook for Archivists. ICA Study 16 (www.ica.org)

• Hand books and guidelines in digitisation www.minervaeurope.org

• Digital Preservation Management: Implementing Short-term Strategies for Long-term Problems www.library.cornell.edu/iris/tutorial/dpm/

OAIS

Open Archival Information System referencemodel

• International Standard, ISO 14721

• Referens och konceptuell modell

• Gemensam förståelse för olika berörda

• Övergripande modell för fortsatt standardisering

• Fokus på elektroniska arkiv

Open Archival Information System (OAIS)

SIP = Submission Information Package / Informationspaket för inleveransAIP = Archival Information Package / Informationspaket för arkiveringDIP = Dissemination Information Package / Informationspaket för spridning

OAIS

Administration

Bevarandeplanering

Arkivering

DataHantering

Accesssökning

söksvarbeställning

utleverans

Incheckningförhandling

inleveransSIP

Arkiv-beskr.

AIP

Arkiv-beskr.

AIP

DIPDIP

InformationspaketInformationspaketInnehålls-

förteckning(sökbar)

Dataobjekt(fysiskt, digitalt)

Representations-information

(struktur, semantik)

Bevarande-Information

(referensinfo,proveniens,kontext,äkthet)

Paketidentifikation(fraktsedel)

XML-standards i anslutning I OAIS -modellen

Förutom EAD (som beskriver arkivbestånd), EAC (som beskriver

auktoriteter) och ERMS (som beskriver ärende- och

dokumenthanteringssystem) finns idag en flora av XML-standarder

som

• ADDML (Archives Data Description Markup Language)

beskriver levererade databasfiler (utvecklat av norska Riksarkivet)

• SIE-XML (Standard import/export – XML) beskriver och innehåller räkenskapsinformation

XML-standards i anslutning I OAIS -modellen• PREMIS (PRreservation Metadata: Implementation

Strategies) bevarandemetadata i anslutning till OAIS-modellen (utvecklat av internationellabiblioteksorganisationen OCLC/RLG)

● METS (Metadata Encoding and Transmission Standard) ger möjligheter att beskriva ett digitalt paket ur ett stort antal aspekter (utvecklat av Digital LibraryFederation i USA)

Generell arkitektur för SIP

DigitalData object

DigitalData object

DigitalData object

Archival Description

EADArchival Description

EADAuthority records

EACAuthority records

EAC

Records managementsystems

ERMS

Records managementsystems

ERMS

Package level

Archival structure level

System structure level

Object level

Economical systemsSIE-XML

Economical systemsSIE-XML

Data bases[ ADDML]Data bases[ ADDML]

(Ex: TIFF, XML, PDF/A, ASCII, …)

PhysicalData object

(Ex: Paper document, …)

SIP/(AIP)

METS SIP/(AIP)

METS

Other systems[to be defined]

Other systems[to be defined]

Preservationmetadata

PREMIS

Preservationmetadata

PREMIS

Context metadataEx Manual

Specific metadataEx Style sheet

Specific metadataEx Style sheet

(Ex: XSLT / XSL-FO) (Ex: PDF/A)

OROR OROROR OROROR

EADEAD

Slut

Kontaktuppgifter: borje.justrell@riksarkivet.ra.se