Digitaliseren in de heemkundige kring Lesgever: Francis Vlieghe Organisator: Heemkunde Vlaanderen Digitaliseren in heemkundige kring

Digitaliseren in de heemkundige kring

Lesgever: Francis Vlieghe

Organisator: Heemkunde Vlaanderen

Digitaliseren in heemkundige kring

|

Bedoeling van deze les

Algemeen inzicht verwerven in de termen ‘digitaliseren’ en ‘digitaal archiveren’

Enkele vuistregels onder de knie krijgen Weten tot wie en waar je u moet richten indien je

zelf aan de slag wil

Verder documenteren is noodzakelijk als je zelf aan de slag gaat


|

Overzicht

Inleiding Stappenplan Handige literatuur


|

Inleiding

Digitalisering?

Digitalisering is het omzetten van data van een analoog naar een digitaal medium


|

Inleiding

Analoog Dia, Polaroidfoto

Plaat, audiocassette

VHS, Betamax

Boek

Digitaal Digitale foto op je digitale

camera, pc, dvd Audiobestand op je pc, i-

pod, mp3-speler, cd Videobestand op je pc,

digitale tv

E-book


|

Inleiding

Digitaal archiveren?

Digitaal archiveren is het langdurig bewaren van digitale bestanden, zowel ‘digital born’ als

‘gedigitaliseerde’ bestanden


|

Inleiding

Digitaliseren

Analoge bestanden omzetten naar digitale bestanden

Niet alle gedigitaliseerde bestanden worden digitaal gearchiveerd

Digitaal archiveren

Langdurig bewaren van:– Gedigitaliseerde bestanden– ‘Digital born’-bestanden


|

Stappenplan

Planning Mappenstuctuur Digitaliseren Beschrijven Back-up maken (Online zetten)


|

1. Planning

Wat wil ik digitaliseren? Hoe wil ik het digitaliseren? Waarom wil ik het digitaliseren? Contact zoeken met partners Documenteren van elke stap


|

1.1. Wat wil ik digitaliseren?

In kaart brengen van alle materialen die moeten worden gedigitaliseerd:– Foto– Video– Tekst– Geluid– …


|

1.2. Hoe wil ik digitaliseren?

Zelf scannen:– werkproces beschrijven– Nagaan of alle apparatuur en kennis aanwezig

is

Extern laten digitaliseren => lastenboek maken


|

1.3. Waarom wil ik iets digitaliseren?

Langetermijnbewaring Reproductie (bv. in boek) Online brengen van de collectie

=> Veel invloed op kwaliteitseisen


|

Langetermijnbewaring

Nood aan degelijke mappenstructuur Werken volgens de geldende open standaarden,

waarbinnen een zo hoog mogelijke kwaliteit van bestand wordt nagestreefd

Digitale bestanden moeten degelijk worden beschreven

Op correcte manier opslaan / back-up maken


|

Langetermijnbewaring

Gevolg: Heel arbeidsintensief Veel opslagruimte nodig

=> Duur

Maar! Is perfect geschikt als basis voor bijna alle andere toepassingen


|

Reproductie (bv. afbeeldingen voor boek)

Eenvoudige mappenstructuur is voldoende Werken volgens open standaarden minder

noodzakelijk Kwaliteit van bestand afhankelijk van de nood (bv

poster vs kleine afbeelding in boek) Beschrijving niet altijd noodzakelijk Back-up minder strikt


|

Online zetten van bestanden (bv. beeldbank)

Degelijke mappenstructuur gewenst bij veel bestanden

Werken volgens open standaarden niet noodzakelijk als server dit niet ondersteunt (bv. Flickr)

Kwaliteit van bestand afhankelijk van de maximale capaciteit van de server

Degelijke beschrijving noodzakelijk Back-up minder strikt


|

1.3. Waarom wil ik digitaliseren?Besluit

= heel belangrijke vraag Werken volgens procédé van

langetermijnbewaring sluit andere procédés niet uit

Werken volgens procédés van reproductie of het online zetten van bestanden sluit andere procédés wel uit. Wil je nadien toch een andere doelstelling bereiken, dan moet je helemaal opnieuw beginnen


|

1.4. Contact zoeken met partners

Kan ik gratis of goedkope software gebruiken? Is het wat ik wil digitaliseren al gedigitaliseerd

door andere organisaties?

=> Bevraag de lokale erfgoedcel, professionele archiefdiensten en andere mogelijke partners


|

1.5. Documenteren

Documenteer elke stap in het proces:– Voor jezelf– Voor andere medewerkers in

digitaliseringsproces– Voor latere gebruikers: weten wat je wel en niet

hebt gedaan met origineel Zorg er voor dat je deze documentatie ook op de

correcte manier bewaard


|

2. Mappenstructuur

Is er een bestaande (goede) mappenstructuur die kan worden overgenomen? => zo veel mogelijk de mappenstructuur uit archief overnemen

Indien er geen (goede) mappenstructuur voorhanden is: nieuwe mappenstructuur maken


|

2.2. Nieuwe mappenstructuur

Indeling op organisatie

Vb: 1. Gemeente

1.1. Gemeentebestuur

2. Vzw’s

2.1. Jeugd

2.1.1. Jeugdbewegingen

2.1.1.1. Chiro


|


Functionele indeling

Vb. 1. Algemeen management

2. Interne organisatie

2.1. Bestuursvergadering

3. Activiteiten

3.1. Erfgoeddag

3.2.


|


Indeling op onderwerp

Vb. 1. Vrije tijd

2. Sport

2.1. Voetbal

2.2. Wielrennen


|

3. Digitaliseren

Scannen / Opnemen / Overzetten

Welke bestandsformaten?

Kwaliteitseisen

Vergeet niet af en toe een back-up te maken


|

3.1. Scannen

Welke scanner?– Geen allround toestel (printer/scanner)– Controleer of de materialen die je wenst te

digitaliseren ook onder de plaat kunnen (bv. dia’s)

Welke programma’s?– Gratis: XnView, IrfanView– Betalend: Photoshop


|

3.1 Scannen

Foto’s: flatbedscanner Negatieven: negatiefscanner Dia’s: diascanner, maar flatbedscanner gaat ook Boeken: boekscanner (duur), alternatief: foto’s

nemen van elke pagina (traag)

geen flatbedscanner gebruiken voor het inscannen van oude en dure boeken


|

3.1 Scannen


|

3.1 Audio overzetten

Platen: platenspeler met USB-poort Audiocassettes: cassettespeler met USB-poort Geluidskaart in je PC Opnamesoftware, bv. Audacity


|

3.1 Video overzetten

Via PC: rechtstreeks via analoge video-ingang indien PC dit ondersteunt; anders via converter analoog-digitaal

Opnemen met videobewerkingsprogramma (bv. Nero)

Met behulp van een DVD- of HDD-recorder: video-recorder aansluiten op DVD-recorder en afspelen op externe kanaal


|

3.2. Bestandsformaten?

Wat zijn open standaarden?

Open standaarden zorgen er voor dat je onafhankelijk van de leverancier je product kan gebruiken

Onafhankelijkheid van leveranciers of specifieke programma’s– Bv: bestanden van Word 6.0 uit 1993 kunnen

niet meer worden geopend met Word7 uit 2007


|

3.2 Goede bestandsformaten om te archiveren

Geluid: WAV Foto: TIFF of JPEG2000 Film: AVI Tekst: PDF of XML


|

3.3 Minimale kwaliteitseisen voor archivering van foto’s

Foto: – Resolutie:

Standaard: 300 dpi (voor gewone foto’s en tekstdocumenten)

Dia’s en fotonegatieven: 1200 dpi

– Kleurdiepte: 24 of 48 bits/pixel voor kleur 8 of 16 bits/pixel voor enkel grijswaarden 1 bit/pixel voor zwart/wit

– Kleurruimte: ECIRGB


|

3.3. Kwaliteitseisen: 300 dpi


|

3.3. Kwaliteitseisen: 30 dpi


|

4. Beschrijven

Waarom beschrijven?

Hoe beschrijven?

Naamgeving


|

4.1. Waarom beschrijven

Terugvindbaarheid

Informatie voor andere gebruikers

Context van originele object weergeven


|

4.2. Hoe beschrijven

In bestand zelf

+: informatie blijft aan bestand hangen

-: arbeidsintensief Extra document bij gedigitaliseerde objecten

+: makkelijker

-: informatie kan sneller verloren gaan

=> Bij voorkeur: in bestand zelf


|

4.3 Naamgeving

Complexe naamgeving vermijden Geen spaties gebruiken, wel underscore (_) Niet langer dan 28 karakters Handig: beginnen met omgekeerde datum, bv.

20101124_Harelbeke_01.tiff

(let wel op met laatste cijfer!)


|

5. Back-up maken

(Losse) Harde Schijf

CD / DVD

Online


|

5.1. Harde schijf

Best back-up maken op een externe harde schijf:– Niet op zelfde plaats bewaren als het originele

gedigitaliseerde object


|

5.2. CD / DVD

Enkel ‘golden’ CD-R of DVD-R gebruiken Geen CD-RW of DVD-RW gebruiken Zo traag mogelijk branden Niets schrijven op het schijfje zelf Niks kleven op het schijfje zelf Extra informatie wordt op schijfje zelf en/of in

bijgevoegd boekje opgeschreven Rechtop in het harde doosje bewaren


|

5.2 CD / DVD


|

Onthou:

Hoe groter de opslagcapaciteit van de drager, hoe groter het

verlies bij beschadiging van de drager


|

5.3. Online bewaren

Voordelen: – Wordt extern bewaard

Nadelen:– Beheer niet in eigen handen


|

5.3 Online bewaren


|

5.3 Online bewaren


|

5.3 Online bewaren


|

En wat nadien met de originelen?

De originelen blijven het belangrijkste object binnen de verzameling van de Heemkundige Kring. Een gedigitaliseerd object kan dat nooit helemaal vervangen, maar dient als extra bescherming van de informatie

=> Indien mogelijk het origineel bewaren


Documents

Digitaliseren in de heemkundige kring Lesgever: Francis Vlieghe Organisator: Heemkunde Vlaanderen Digitaliseren in heemkundige kring