DIPLOMSKA NALOGA - doba.si · vsŠ viŠja strokovna Šola maribor program poslovni sekretar diplomska naloga julijana poljŠak maribor 2008 doba evropsko poslovno izobraŽevalno srediŠ

VSŠ VIŠJA STROKOVNA ŠOLA MARIBOR

PROGRAM POSLOVNI SEKRETAR

DIPLOMSKA NALOGA

JULIJANA POLJŠAK

Maribor 2008

DOBA EVROPSKO POSLOVNO IZOBRAŽEVALNO SREDIŠČE

VSŠ VIŠJA STROKOVNA ŠOLA MARIBOR

PROGRAM POSLOVNI SEKRETAR

PREDLOGI IZBOLJŠAV NAVODIL O UPRAVLJANJU Z DOKUMENTARNIM

GRADIVOM V DAV ČNI UPRAVI RS

JULIJANA POLJŠAK

Predavatelj-ica - mentor-ica: mag. Simona Kolar, univ. dipl. prav. Mentor-ica praktičnega izobraževanja v organizaciji: mag. Tamara Felicijan, dipl. upr. org. Organizacija: Davčni urad Koper Lektor/ica: Klavdija Barut Polman, univ. dipl. lit. kom. Prevod v tuji jezik: Darja Kastelec, univ. dipl. angl.

Maribor 2008

DOBA EVROPSKO POSLOVNO IZOBRAŽEVALNO SREDIŠČE

ZAHVALA Rada bi se zahvalila moji mentorici mag. Simoni Kolar, za vodenje in prijazno pomoč pri izdelavi moje diplomske naloge. Zahvaljujem se moji mentorici v podjetju mag. Tamar Felicijan, za pomoč in spodbudo pri študiju in izdelavi diplomske naloge. Posebna zahvala pa gre moji družini in prijateljem, ki so me vselej podpirali, ter po potrebi tudi pomagali in svetovali.

POVZETEK Področje, ki sem si ga izbrala za diplomsko nalogo, je upravljanje javnih organov z

dokumentarnim gradivom. Dokumenti, ki nastajajo v javni upravi so napisani v skladu z

vsemi zakoni, ki jih pri svojem delu morajo spoštovati različni organi javne uprave in Uredbo

o upravnem poslovanju. Uredba o upravnem poslovanju natančno določa: načine

evidentiranja, klasificiranja, spremljanja rokov reševanja upravnih nalog in hranjenja

dokumentarnega gradiva. Uredba je napisana za vse javne organe na splošno, zato je Davčna

uprava RS izdala interno navodilo, ki se nanaša na upravljanje z dokumentarnim gradivom v

davčni upravi.

V praksi se je namreč izkazalo, da je uredba preveč splošne narave, zato je Davčna uprava s

pomočjo zaposlenih v glavnih pisarnah izdala navodilo, s katerim si uslužbenci pomagajo pri

vsakdanjem delu. V diplomski nalogi sem ocenila navodilo in podala predloge za izboljšave.

Vsakodnevna količina dokumentacije v Davčni upravi RS je velika, kar znatno poveča

možnost nastanka napak pri izvajanju postopkov iz Uredbe o upravnem poslovanju ter

upočasnitev upravnih postopkov. Predstavila sem pomanjkljivosti sedanjih postopkov ter

podala predloge, kako bi se dalo izboljšati in še bolj pospešiti kroženje dokumentov znotraj

urada, kot je npr. predlog o evidentiranju pošte po notranjih organizacijskih enotah, vnos

podatka o odpremi pošte s strani referenta, ki je zadevo reševal, itd. Navodilo oziroma akt o

upravljanju z dokumentarnim gradivom je izdala tudi Carinska uprava RS, ki tako kot Davčna

uprava RS deluje v okviru Ministrstva za finance, zato sem podala primerjavo med njima.

S težavami pri upravljanju z dokumentarnim gradivom se zaposleni v davčni upravi in ostalih

javnih organih srečujejo vsakodnevno, zato si želijo, da bi bilo navodilo napisano jasno,

jedrnato in da bi ga razumel vsak uslužbenec, ki se mora ravnati po Uredbi o upravnem

poslovanju.

Ključne besede: dokumentarno gradivo, navodilo, uredba, evidenca, izboljšave

ABSTRACT The topic I selected for my diploma thesis is management of documentary material by public

authorities. Documents drawn up in public administration are written in accordance with all

the acts, which various organs of the public administration must consider in their work and in

accordance with the Decree on administrative operations. The Decree on administrative

operations defines precisely the methods of recording, classifying, monitoring of deadlines for

the solution of administrative tasks and of keeping documentary material. The Decree is

written for all public authorities in general. The Tax Administration of the RS therefore issued

an internal directive referring to the management of documentary material within the tax

administration.

In practice, it turned out that the Decree is too general in its nature. Therefore, the Tax

Administration, with the help of its employees at the head offices, issued a directive, which

helps the employees in their everyday work. In the diploma thesis, I evaluated this directive

and presented suggestions for improvements. Everyday quantity of documentation of the Tax

Administration of the RS is large, which significantly increases the possibility of errors in the

implementation of procedures stated under the Decree on administrative operations, as well as

slows down administrative procedures. I presented deficiencies in current procedures and

gave suggestions of how to improve and speed up the circulation of documents within the

office, such as the suggestion on recording mail according to internal organisational units,

entry of data on sending mail by the clerk dealing with the matter, etc. The directive or act on

managing documentary material was also issued by the Customs Administration of the RS,

which, like the Tax Administration of the RS, functions within the Ministry of Finance. I

therefore made a comparison between the two.

The employees of the tax administration and other public authorities encounter difficulties in

managing documentary material every day, and thus wish for the directive to be written in a

clear and concise manner, understandable to every employee having to act in accordance with

the Decree on administrative operations.

Keywords: documentary material, directive, decree, records, improvements

KAZALO

1 UVOD ................................................................................................................................ 8

2 POJEM IN PRAVNI VIRI DRŽAVNE UREDITVE ........... ........................................... 9

3 PRAVNI AKTI VLADE IN UPRAVE ........................................................................... 10

3.1 PRAVNI AKTI VLADE IN UPRAVE V REPUBLIKI SLOVENIJI .............................................. 10 3.2 JAVNI USLUŽBENCI ...................................................................................................... 11

4 UREDBA O UPRAVNEM POSLOVANJU ................................................................... 12

4.1 UVEDBA NOVE UREDBE ............................................................................................... 12 4.2 OSNOVE UREDBE ......................................................................................................... 13

5 NAVODILO ZA UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM V DAVČNI UPRAVI REPUBLIKE SLOVENIJE ............................................................................... 15

5.1 SPLOŠNA PREDSTAVITEV NAVODILA ............................................................................. 15 5.2 SPREJEM POŠTE ........................................................................................................... 16 5.3 ELEKTRONSKA POŠTA .................................................................................................. 17 5.4 RAZVRŠČANJE DOKUMENTARNEGA GRADIVA ............................................................... 19 5.5 POPIS ZADEVE ............................................................................................................. 20 5.6 PISARNIŠKE ODREDBE .................................................................................................. 21 5.7 EVIDENTIRANJE ZADEV PO ZUP ................................................................................... 21 5.8 UPRAVLJANJE ELEKTRONSKE EVIDENCE ....................................................................... 21 5.9 ODPREMA POŠTE ......................................................................................................... 22 5.10 ZBIRKE IN VPOGLED V ZBIRKE .................................................................................... 23 5.11 VODENJE IN VZDRŽEVANJE TEKOČE IN STALNE ZBIRKE ............................................... 24 5.12 IZPIS REŠENIH ZADEV ................................................................................................. 25

6 KRATKA PREDSTAVITEV AKTA O UPRAVLJANJU Z DOKUMEN TARNIM GRADIVOM V CARINSKI SLUŽBI ............................................................................... 26

6.1 PRIMERJAVA NAVODILA DAV ČNE UPRAVE RS IN AKTA CARINSKE UPRAVE RS ............... 29

7 PREDLOGI IZBOLJŠAV .............................................................................................. 31

7.1 ELEKTRONSKA EVIDENCA ............................................................................................ 31 7.2 SPREJEM POŠTE IN RAZVRŠČANJE DOKUMENTARNEGA GRADIVA ................................... 32 7.3 PISARNIŠKE ODREDBE IN ODPREMA POŠTE .................................................................... 32 7.4 ODPREMA ZADEV PO ZUP ............................................................................................ 33 7.5 VODENJE IN VZDRŽEVANJE TEKOČE IN STALNE ZBIRKE ................................................. 34

8 ZAKLJU ČEK ................................................................................................................. 36

VIRI .................................................................................................................................... 38

KAZALO PRILOG PRILOGA 1......................Navodilo za upravljanje z dokumentarnim gradivom v Davčni upravi RS PRILOGA 2................................Akt o upravljanju z dokumentarnim gradivom v carinski službi

8

1 UVOD Upravno poslovanje je pomembna dejavnost, od katere je odvisna uspešnost celotnega

upravnega delovanja.

Na učinkovito upravno delovanje vpliva veliko dejavnikov, kot so preglednost upravnih

postopkov, ekonomičnost upravnih procesov, točnost. Ti dejavniki ne vplivajo le na odnose

do državljanov, ampak tudi do ostalih upravnih organov in organizacij.

Ravnanje z dokumentarnim gradivom je postopek, v katerem z dokumentom upravljamo od

njegovega nastanka pa vse do arhiviranja. V tem procesu moramo poskrbeti, da je dokument

pravilno evidentiran, uporabljen, varovan in na koncu arhiviran, tako da se ohrani njegova

sporočilna vrednost.

Sistem poslovanja z dokumentarnim gradivom mora biti v vsaki organizaciji urejen z

notranjim predpisom oziroma navodilom. Z navodilom bi morali biti seznanjeni vsi zaposleni,

da bi sistem poslovanja z dokumentarnim gradivom lahko dobro deloval. Ne zadostuje, da

navodilo poznajo in se po njem ravnajo le strokovno-tehnični delavci, ampak tudi vodilni

kadri, predvsem pa tisti zaposleni, ki upravne naloge opravljajo. Izkazalo se je, da ravno

tehnični delavci vzdržujejo temeljno urejenost v upravnem organu po predpisanih pravilih, ki

jih vodilni in strokovni delavci malo poznajo ali upoštevajo.

9

2 POJEM IN PRAVNI VIRI DRŽAVNE UREDITVE

Izraz država se navadno uporablja v dveh pomenih. V širšem pomenu zajema celotno

družbeno skupnost na določenem ozemlju, ki jo ureja državna organizacija. Samo državno

organizacijo pa štejemo za državo v ožjem pomenu. Država v širšem pomenu je torej

sestavljena iz treh temeljnih sestavin, namreč iz ozemlja, prebivalstva in državne organizacije

(Grad, Pogorelec, 5, 2004).

Državna organizacija, ki je tretja sestavina države, izvaja državno oblast, kar pomeni, da

lahko s silo zagotovi izvajanje svojih odločitev. Državna organizacija in njeno delovanje je

tako ali drugače pravno urejeno, praviloma zlasti v ustavi in zakonih. Svoje odločitve

sprejema v obliki pravnih aktov. Zato sta država in pravo med seboj tesno prepletena in

medsebojno odvisna. Država pa je tudi sama subjekt prava, saj sodi v krog t.i. oseb javnega

prava in zato lahko tudi ona nastopa v pravnem prometu, tako kot druge osebe javnega prava,

kot so npr. lokalne skupnosti (Grad , Pogorelec, 8, 2004).

Pravna ureditev državne oblasti obsega predpise, ki urejajo organizacijo državne oblasti,

položaj in pristojnosti temeljnih državnih organov, načela za njihovo delovanje ter njihova

medsebojna razmerja.

Najpomembnejši vir državne ureditve je ustava, zatem pa zakoni, ki urejajo pomembna

vprašanja državne organizacije ter akti, ki urejajo notranjo organizacijo in poslovanje

temeljnih državnih organov. Vir državne ureditve so lahko tudi sodbe sodišč, zlasti ustavnih

sodišč, pa tudi podzakonski akti. V praksi so pomemben vir državne ureditve tudi ustavni

običaji (Grad, Pogorelec, 8, 2004).

Ustava ureja temeljne človekove pravice in svoboščine, določa državne organe, ureja temeljna

vprašanja ustavne ureditve, vendar samo izhodiščna in ne podrobna. Zakoni urejajo vprašanja

ustavnega pomena, ki jih ni uredila že ustava. Zakoni urejajo različna področja organizacije

državne oblasti.

Viri državne ureditve si sledijo po hierarhiji in vsak zakon mora biti v skladu z ustavo, vsi

ostali viri pa v skladu z zakoni. Pravni viri si po hierarhiji sledijo takole:

• ustava

10

• zakoni

• poslovniki (državnega zbora, vlade…)

• sodbe

• podzakonski akti (urejajo državne organe)

• ustavni običaji (nezapisani)

• Uredbe z zakonsko močjo (v izrednih razmerah) ( Grad, Pogorelec, 8, 2004).

3 PRAVNI AKTI VLADE IN UPRAVE 3.1 Pravni akti vlade in uprave v Republiki Sloveniji

Republika Slovenija je organizirana kot decentralizirana unitarna država. To pomeni, da

centralna državna oblast prenaša del oblasti na nižje državne organe, ki jo opravljajo relativno

samostojno. V Republiki Sloveniji se izvaja državna oblast po načelu delitve oblasti na

zakonodajno, izvršilno in sodno.

Izvršilna oblast v državi sta vlada in uprava. Vendar le-ta ne more sprejemati zakonov. To je v

pristojnosti zakonodajne oblasti. Uprava lahko izdaja le t.i. podzakonske akte oziroma

upravne predpise, s katerimi pa ureja le izvrševanje zakonov.

Vlada in uprava lahko izdajata splošne in posamične pravne akte. Posamični pravni akti

predstavljajo neposredno upravno odločanje po Zakonu o splošnem upravnem postopku in

drugih procesnih in materialnih normah o konkretnih pravicah, obveznostih in pravnih

koristih strank, splošni pravni akti pa se nanašajo na nedoločeno število oseb, za katere se

predpisuje neko abstraktno pravilo za nedoločeno število primerov (Trstenjak, 28, 2004).

Posamezne vrste pravnih aktov vlade so:

• uredba

• odlok

• poslovnik

• sklep

• odločba

11

3.2 Javni uslužbenci

Ko govorimo o zaposlenih v državni upravi, uporabljamo izraz uradniki, uslužbenci oziroma z

negativno konotacijo tudi birokrati. Zakon o javnih uslužbencih pa pojem javni uslužbenec

definira in razmejuje. V letu 2002 je bil sprejet Zakon o javnih uslužbencih, ki ureja status

zaposlenih ne le v državni upravi in državnih organih, ampak v celotnem javnem sektorju. Ta

zakon je uvedel nove nazive za zaposlene v državni upravi in poenotil sistem za ves javni

sektor (Trstenjak, 31, 2004).

Javni uslužbenec je vsak posameznik, ki sklene delovno razmerje v javnem sektorju. Zakon

opredeljuje različne skupine javnih uslužbencev in določa, kaj je javni sektor.

Javni sektor po zakonu o javnih uslužbencih sestavljajo:

• Državni organi in uprave samoupravnih lokalnih skupnosti,

• Javne agencije,

• Javni skladi, javni zavodi in javni gospodarski zavodi,

• Druge pravne osebe javnega prava, če so posredni uporabniki državnega proračuna ali

proračuna lokalne skupnosti (Trstenjak, 31, 2004).

Zakon o javnih uslužbencih v 23. členu razlikuje med naslednjimi skupinami javnih

uslužbencev v državni upravi:

1. Uradniki :

o Javni uslužbenci, ki opravljajo javne naloge

o Javni uslužbenci, ki opravljajo zahtevnejša spremljajoča dela, ki zahtevajo

poznavanje javnih nalog organa,

2. Strokovno-tehnični javni uslužbenci, ki opravljajo druga spremljajoča dela.

12

4 UREDBA O UPRAVNEM POSLOVANJU

Izkušnje pri izvajanju pravil uredbe o pisarniškem poslovanju in o dolžnostih upravnih

organov do dokumentarnega gradiva iz leta 1994 so pokazale, da koncept temeljnih pravil s

tega področja v glavnem ustreza potrebam upravne prakse organov javne uprave v Republiki

Sloveniji na področju upravnega poslovanja. Pri izvajanju predpisov s tega področja pa so v

minulem obdobju le bile ugotovljene določene pomanjkljivosti in nedoslednosti, saj nosilci

izvajanja upravnih nalog niso zadovoljivo poznali in izvajali pravil s tega področja.

Poznavanje in izvajanje teh pravil v upravni praksi in razumljena vloga nekdanjega vložišča je

po naravi stvari narekovala, da so neposredno skrb za to področje poslovanja praviloma

prepuščali delavcem v teh funkcionalnih enotah organov javne uprave. Na ta način se pri delu

upravnih organov ni moglo dosledno zagotavljati dokumentiranja upravnega dela in

uresničevati načela o sledljivosti zapisov v papirnati in posebej v elektronski obliki v vseh

fazah upravnega poslovanja.

4.1 Uvedba nove uredbe

Zahteve po novih oblikah upravnega poslovanja v skladu s predpisi o elektronskem

poslovanju in elektronskem podpisu je bilo potrebno temeljito spremeniti in dopolniti ter s

tem javni upravi omogočiti poslovanje v elektronski obliki.

Nova uredba o upravnem poslovanju, veljavna od leta 2005 (Uredba o upravnem poslovanju,

Ur. L. RS, št 20/2005, št. 106/2005, 30/2006, 86/2006, 32/2007, 63/2007, 31/2008) je na

enem mestu enotno in celovito uredila upravno poslovanje celotne javne uprave. Bistvena

cilja sta bila dvig ravni kakovosti storitev in približevanja uporabnikom, ter podpora

elektronskemu poslovanju v upravnih postopkih in upravnem poslovanju nasploh.

Uredba o upravnem poslovanju združuje nekatere uredbe, ki so z uvedbo le-te prenehale

veljati. Te so: Uredba o poslovanju organov javne uprave z dokumentarnim gradivom

(Ur.l.RS št. 91/2001, z dne 16. 11. 2001), Uredba o načinu poslovanja organov javne uprave s

strankami (Ur.l.RS št.22/2001, z dne 29. 3. 2001), Uredba o poslovnem času, uradnih urah in

delovnem času v organih državne uprave (Ur.l.RS št. 21/2001, z dne 23. 3. 2001) in Uredba o

13

pridobivanju in posredovanju podatkov med organi javne uprave za potrebe upravnih

postopkov (Ur.l.RS št. 38/20002, z dne 29. 4. 2002).

4.2 Osnove uredbe

V prvem delu uredbe, v splošnih določbah, je navedeno kaj je predmet in kdo ima dolžnost

izvajanja te uredbe, način izvajanja uredbe ter pomen posameznih izrazov. Uredba ureja

upravno poslovanje, ki med drugim obsega delovni in poslovni čas, upravljanje

dokumentarnega gradiva, komunikacijo s strankami, izvajanje uradnih dejanj in nadzor nad

izvajanjem te uredbe. Pravila te uredbe so obvezna za vse pravne in fizične osebe, kadar na

podlagi javnih pooblastil opravljajo upravne naloge.

V drugem členu uredbe so obrazloženi pomeni nekaterih posameznih izrazov. Za delo glavne

pisarne so najpomembnejši izrazi »dokument«, ki pomeni izviren ali reproduciran (pisan,

risan, tiskan, fotografiran, fotokopiran, fonografski, v elektronski obliki ali kako drugače

zapisan) zapis, ki je bil prejet ali je nastal pri delu organa in je pomemben za njegovo

poslovanje, »dokumentarno gradivo«, ki pomeni vse zadeve, dosjeje, dokumente ter evidence

o njih, druge evidence, ki jih vodi organ, in druga gradiva, ki jih organ prejme ali nastanejo

pri njegovem delu, »arhivsko gradivo«, ki je dokumentarno gradivo, ki je bilo prejeto ali je

nastalo pri delu organov in ima trajen pomen za znanost in kulturo ali trajen pomen za pravno

varnost pravnih in fizičnih oseb, v skladu s strokovnimi navodili pristojnih arhivov. Evidenca

dokumentarnega gradiva je temeljna evidenca o opravljanju del in nalog organa in se vodi o

vseh zadevah, dosjejih in dokumentih.

»Klasifikacijski znak« je številčni znak, vzet iz načrta klasifikacijskih znakov, s katerim se

razvrščajo zadeve po vsebini, »signirni« (dodeljevalni) znak pa je številčna oznaka notranje

organizacijske enote organa ali delovnega mesta javnega uslužbenca, ki zadevo rešuje.

»Pisarniška odredba« je napotilo za poslovanje z dokumentarnim gradivom. »Sprejemni

prostor« je uradni prostor organa, ki je namenjen splošnemu poslovanju s strankami in v

katerem organ sprejema pisne vloge strank, vodi knjigo pripomb in pohval ter v katerem

lahko stranke dobijo obrazce vlog in splošne informacije o upravnih postopkih. V našem

uradu je to glavna pisarna. Pomembni izrazi so tudi »šifra dokumenta«, ki pomeni evidenčno

oznako dokumenta in je sestavljena iz šifre zadeve in zaporedne številke vhodnega,

izhodnega ali lastnega dokumenta v okviru zadeve, ter »šifra zadeve«, ki je evidenčna oznaka

14

zadeve, sestavljena iz klasifikacijskega znaka, zaporedne številke zadeve v okviru tega znaka

in vseh štirih številk letnice leta, v katerem je zadeva nastala. V glavni pisarni so v uporabi

tudi izrazi »stalna zbirka dokumentarnega gradiva«, ki je zbirka dokončno rešenih zadev in

zaključenih evidenc ali delov evidenc, ki jih organ mora hraniti skladno s predpisi več kot dve

leti, ter »tekoča zbirka dokumentarnega gradiva«, ki je zbirka, v kateri se hranijo zadeve

najmanj dve leti po dokončni rešitvi.

Izraz »trajno gradivo« pomeni lastno gradivo, ki je bilo prejeto ali je nastalo pri delu organa

in je določeno z veljavnimi predpisi ali z aktom ministra ali predstojnika organa kot gradivo,

ki je trajno pomembno za organ in ga je zato potrebno trajno hraniti pri organu, kadar nima

značaja arhivskega gradiva in ga ni potrebno izročiti pristojnemu arhivu.

V ostalih točkah uredba med drugim določa poslovanje s strankami, zagotavljanje javnosti

dela, določa delovni in poslovni čas ter uradne ure. V petem poglavju uredba govori o

uradnih zgradbah, v sedmem poglavju pa o vročanju. V devetem poglavju so opisana uradna

dejanja, deseto poglavje pa je namenjeno poslovanju v jezikih narodnih skupnosti.

Za uslužbence glavne pisarne je pomembno šesto poglavje uredbe, ki govori o upravljanju z

dokumentarnim gradivom ter osmo poglavje, ki obravnava hrambo dokumentarnega gradiva.

Pred to uredbo so uslužbenci glavne pisarne poslovali po Uredbi o poslovanju organov javne

uprave z dokumentarnim gradivom (Ur.l. RS, št. 91/2001, z dne 16.11.2001), ki pa je s

sprejetjem te uredbe prenehala veljati.

15

5 NAVODILO ZA UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM V DAVČNI UPRAVI REPUBLIKE SLOVENIJE

Navodilo, ki ga je izdala davčna uprava RS, v Ljubljani, 20.6.2006, v skladu z veljavno

zakonodajo, podrobneje določa izvajanje delovnih postopkov upravljanja z dokumentarnim

gradivom v Davčni upravi RS, ki niso posebej opredeljeni v Uredbi o upravnem poslovanju in

Pravilniku o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju. Vključuje možnosti, ki jih nudi

obstoječa informacijska podpora evidentiranja zadev in dokumentov, s katero se vodi uradna

evidenca o zadevah in dokumentih v Davčni upravi RS.

Upravljanje z dokumentarnim gradivom po tem navodilu obsega delovne postopke

upravljanja z dokumentarnim gradivom in nadzora nad izvajanjem navodila, ki so v

naslednjih poglavjih podrobneje prikazani. Ti postopki so:

1. Sprejem pošte in elektronske pošte

2. Razvrščanje dokumentarnega gradiva

3. Popis zadeve

4. Evidentiranje zadev po Zakonu o upravnem postopku (ZUP)

5. Upravljanje elektronske evidence

6. Odprema pošte

7. Upravljanje, vodenje in vzdrževanje zbirk dokumentov

5.1 Splošna predstavitev navodila

Na začetku navodila so navedene pravne podlage, na katere se sklicuje to navodilo ter

definicije pojmov, ki so že podrobneje opisani v uredbi o upravnem poslovanju. Davčna

uprava (v nadaljevanju: DURS) v tem členu le dodaja nekatere nove pojme, ki so pomembni

za delo organa, kot so npr. »množični dokumenti«, ki jih davčni zavezanci predlagajo v zvezi

z davčnimi obveznostmi in jih DURS izdaja v rednem postopku do pritožbe (npr. plačilne

liste, dohodninska napoved…).

Naloga glavne pisarne obsega naloge upravljanja sprejemnega prostora, evidentiranja zadev,

dosjejev in dokumentov, odpravništva ter skrbi za varovanje dokumentarnega gradiva.

Uslužbenci glavne pisarne vodijo in skrbijo za pravilno in enotno vodenje evidence o

16

zadevah, dosjejih in dokumentih ter v sodelovanju z javnimi uslužbenci usklajujejo ter

nadzirajo upravljanje z dokumentarnim gradivom v notranjih organizacijskih enotah.

5.2 Sprejem pošte

V četrtem členu navodila je definirano, kaj je upravljanje z dokumentarnim gradivom ter kako

se sprejema pošta. V 15. točki navodila je natančno opisano kako se ravna z elektronsko

pošto, ki jo sprejme informacijski sistem DURS, in sicer: »Če sprejme uslužbenec pošto na

svoj uradni elektronski naslov in ugotovi, da gre za poslovno pošto, je dolžan poskrbeti, da se

tak dokument evidentira v glavni pisarni. Če zahteva stranka potrdilo o prejemu elektronskega

sporočila v organ, poslanega na osebni elektronski naslov uslužbenca, ta zahtev skupaj z

elektronskim sporočilom posreduje glavni pisarni, ki izda stranki potrdilo o prejemu po

elektronski pošti.«

V 27. točki četrtega člena je določeno, kako se odpira pošta označena z vrsto zaupnosti, in

sicer: »Pošto označeno z vrsto zaupnosti DAVČNA TAJNOST in INTERNO odpirajo in

evidentirajo pooblaščeni uslužbenci glavne pisarne. Pošto označeno s stopnjami tajnosti

ZAUPNO, TAJNO in STROGO TAJNO odpirajo za to pooblaščeni uslužbenci.«

Ker je velikokrat prišlo do situacije, ko uslužbenec ni mogel vedeti za vrsto zaupnosti, je za

uslužbence glavne pisarne pomembna 28. točki tega člena: »Če uslužbenec glavne pisarne

odpre ovojnico in nato ugotovi, da je dokument označen z vrsto zaupnosti, ta pa ni napisana

na ovojnici, takšno ovojnico priloži kot dokazilo, da je prispela v ovojnici brez oznake

zaupnosti«.

V točkah od 29 do 34 je navedeno, kako se prejeta pošta razporeja. 29.točka določa, da

»Uslužbenci glavne pisarne prejeto pošto odprejo in jo razvrstijo na pošto, ki se ne evidentira

v elektronsko evidenco in na pošto, ki se evidentira v elektronsko evidenco«. Pomembno je,

da se natančno določi, kateri so to dokumenti. V elektronsko evidenco se ne evidentirajo

vhodni, izhodni in lastni dokumenti iz dosjejev, ki se v postopku obdelujejo v informacijskih

sistemih DP1, DP2, DDV ter razni množični dokumenti, ki jih DURS prejema mesečno (npr.

REK, plačilne liste, DDV-O, dohodninska napoved, delovni nalogi…). Točna definicija kateri

so množični dokumenti je navedena v prilogi 1 tega navodila. V elektronsko evidenco se prav

tako ne evidentira pošta, ki ni pomembna za poslovanje v DURS (npr. oglaševalska sporočila,

17

čestitke, voščila, poslovna vabila, časopisi, publikacije…). Kadar uslužbenci na tako pisno

gradivo odgovorijo, na primer naročijo ponujeno strokovno knjigo, pa je potrebno tako

gradivo evidentirati.

Vloge in zahtevki strank (pritožba, dopolnitve, druga pravna sredstva), ki se nanašajo na

izdane izhodne množične dokumente (dohodninska odločba, sklep…), se evidentirajo v

elektronsko evidenco.

V 33. točki četrtega člena je določeno, kako se razporejajo množični dokumenti, in sicer: »Na

prejet množični dokument odtisne uslužbenec glavne pisarne datum prejema in ga razporedi

posamezni organizacijski enoti. Pošto, ki se ne evidentira v elektronsko evidenco – množične

dokumente, uslužbenec glavne pisarne takoj dostavi organizacijskim enotam.«

V 34. točki četrtega člena je določeno, kako se dostavlja pošta, ki jo pregleduje vodstvo urada,

in sicer: »Pošto, katero pregleduje vodstvo se dostavi v tajništvo vodstva v najkrajšem

možnem času, ostala pošta se dostavi vodjem organizacijskih enot oz. tajništvu organizacijske

enote oz. se prilagodi notranji organizaciji urada. V prilogi 2 je natančno določeno, katera

pošta se predloži vodstvu urada.

V točkah od 35 do 42 je opisana prejemna štampiljka, njena vsebina in pravilno izpolnjevanje

le-te. Ker je pravilno izpolnjena prejemna štampiljka v veliko pomoč uslužbencem pri

njihovem nadaljnjem delu je v tem navodilu zelo natančno opisano kako se z njo upravlja.

Prejemna štampiljka se odtisne na zgornji desni del prve strani fizičnega dokumenta, za

datumom prejema in na tak način, da ne prekrije besedila dokumenta. V prejemno štampiljko

je potrebno obvezno vpisati datum prejema, šifro zadeve, signirni znak, število prilog,

vrednotnice ter komu gre dokument v vednost.

5.3 Elektronska pošta

Zahteve po novih oblikah upravnega poslovanja v skladu s predpisi o elektronskem

poslovanju so prispevale k temu, da se tudi davčna uprava prilagodi poslovanju v elektronski

obliki. Zato je eno poglavje tega navodila namenjeno prav elektronski izmenjavi informacij.

V praksi se je pokazalo, da je takoj po objavi uradnega elektronskega naslova prispelo na urad

18

veliko število prošenj in vprašanj v zvezi z davčnimi obveznostmi zavezancev, zato se zdi ta

odločitev prava. Navodilo glede uporabe elektronske pošte je napisano razumljivo in je v

veliko pomoč delavcem glavne pisarne. Ravnanje z elektronsko pošto je opisano v točkah od

57 do 62.

Dostop do uradnega elektronskega poštnega naslova ima pooblaščeni uslužbence glavne

pisarne. Prejeto elektronsko sporočilo natisne in ga obravnava kot dokument, prejet v fizični

obliki. Po signiranju se pošta v fizični obliki, lahko pa tudi v elektronski obliki posreduje

uslužbencu, na katerega je naslovljena ali signirana. Pošta prejeta na uradni elektronski poštni

naslov se večkrat dnevno pregleduje. Elektronsko sporočilo, ki je prejeto na elektronski

naslov uslužbenca in ima značilnosti pošte, se mora posredovati v glavno pisarno zaradi

evidentiranja.

Pošiljatelj elektronske pošte se mora identificirati z imenom in priimkom oziroma z nazivom

pravne osebe ter z davčno številko, če želi pridobiti pojasnilo ali podatek v zvezi z davčno

obveznostjo. V primeru, da se pošiljatelj ne identificira, uslužbenec glavne pisarne v

povratnem sporočilu stranko pozove za dopolnitev identifikacijskih podatkov. Elektronska

pošta se odstopi uslužbencu v reševanje.

Uslužbenec, ki poda odgovor na prejeto elektronsko sporočilo stranke, ga natisne in posreduje

v podpis podpisnikom skladno s pravilnikom o podpisovanju listin. Po prejemu podpisanega

dokumenta, uslužbenec dokument skenira in ga s pisarniško odredbo posreduje na uradni

elektronski poštni naslov glavne pisarne, ki odgovor elektronsko odpremi naslovniku.

Elektronska sporočila (okrožnice, v vednost poslana pojasnila davčnim zavezancem,

obvestila, itd.) iz Generalnega davčnega urada namenjena lastnim potrebam v davčnih uradih

in obratno, kjer ni potreben varen elektronski podpis, se lahko pošiljajo tudi v urejevalniku

besedil ali preglednic. Odpošiljatelj – uslužbenec, ki je pripravil dokument, zagotovi odpremo

po elektronski poti, naslovljeno na uradni elektronski poštni naslov glavne pisarne ter v

vednost določenemu uslužbencu. Pošta v elektronski obliki se v glavni pisarni shranjuje po

mesecih na skupnem direktoriju.

19

5.4 Razvrščanje dokumentarnega gradiva

Razvrščanje oziroma klasificiranje dokumentarnega gradiva je obravnavano v 43. in 44. točki

navodila. Ker se evidenca vodi po vsebini zadev na podlagi načrta klasifikacijskih znakov,

uslužbenec glavne pisarne v evidenci najprej preveri, ali prejeti dokument nadaljuje obstoječo

zadevo. V tem primeru v prejemno štampiljko prejetega dokumenta prepiše šifro zadeve in

signirni znak delovnega mesta. V nasprotnem primeru odpre novo zadevo. V primeru, ko

uslužbenec glavne pisarne iz vsebine prejetega dokumenta ne more določiti vsebine

klasifikacijskega znaka, se posvetuje z vodjem organizacijskega dela enote, v kateri se bo

naloga reševala.

Uslužbenci glavne pisarne ne morejo vedno vedeti, na katero davčno področje se posamična

zadeva nanaša, saj je področje dokaj široko. Do sedaj je bilo v navadi, da je bila vsaka zadeva

v glavni pisarni takoj zavedena in klasificirana, če pa je prišlo do napake, je za to odgovarjal

uslužbenec glavne pisarne. Sedanje navodilo pa določa, da je za to odgovoren vodja

določenega sektorja, kar je vsekakor učinkovito s stališča pravilnosti klasificiranja posamičnih

zadev.

V točki 45 je opisano dodeljevanje oziroma signiranje zadev ter dokumentov: »Pošto, ki jo

signira vodstvo urada, se vrne uslužbencu glavne pisarne oziroma tajništvu organizacijske

enote, kjer se v elektronsko evidenco vnese signirni znak.« V preteklosti se je pokazalo, da je

na Davčnem uradu Koper vsa obveznost signiranja prešla na uslužbence glavne pisarne, ki so

morali sami ugotavljati kdo bo zadevo reševal. Če zadeva ni bila pravilno signirana, je lahko

prišlo do nepotrebnega kroženja dokumenta do uslužbenca do uslužbenca. S to točko navodila

pa je jasno določeno, da je za to pooblaščeno le vodstvo urada.

Evidentiranje prejetih oziroma vhodnih dokumentov je opisano pod točkami 46 do 51, kjer je

navedeno, da v primeru, ko dokument nadaljuje že obstoječo zadevo, se le-ta evidentira v

glavni pisarni ter posreduje uslužbencu, ki zadevo rešuje. Uslužbenec glavne pisarne

evidentira vročilnico oziroma povratnico in jo posreduje uslužbencu, ki zadevo rešuje, da jo

pripne k dokumentu.

Če je to prvi dokument v zadevi, delavec v glavni pisarni zadevo odpre in evidentira, vpiše

prvi dokument in izpiše ovoj. Na ovoj je potrebno vpisati šifro zadeve, šifro upravnega

20

postopka, signirni znak, subjekt, kratko vsebino zadeve in rok hrambe. Zadeva in vsak

dokument v njej imata vselej isto šifro zadeve. Šifra zadeve se ne more spremeniti. Vsi

dokumenti v zadevi morajo biti urejeni in zloženi po kronološkem vrstnem redu ter vpisani v

popis zadeve. V ovoj se zlagajo po datumu prejema oziroma nastanka, za kar poskrbi

uslužbenec, ki zadevo rešuje.

Okrožnice in obvestila Generalnega davčnega urada, ki ne zahtevajo rešitve ali povratnega

odgovora, se evidentirajo kot dokument v zadevi (okrožnice in obvestila), glede na vsebino

področja, ki je odprta celo koledarsko leto. Zahtevki, poizvedbe in drugi dopisi Generalnega

davčnega urada, ki zahtevajo rešitev ali odgovor, se po tem navodilu evidentirajo in rešujejo

kot samostojne zadeve, kar je dobrodošlo s stališča poenotenja prakse, glede vodenja obvestil,

ki jih pošilja Generalni davčni urad.

5.5 Popis zadeve

O vsaki upravni zadevi vodi uslužbenec popis zadeve, postopek pa je naveden v 55. točki

navodila. Popis zadeve vsebuje zaporedno številko dokumenta, kratko vsebino posameznega

dokumenta ter datum prejema ali nastanka dokumenta. Dokumente (vhodne, izhodne, lastne)

je potrebno vpisati v popis zadeve sproti, najkasneje pa pred odstopom zadeve drugemu

organu ali pred vložitvijo v tekočo zbirko dokumentarnega gradiva.

Evidentiranje zadev, ki se rešujejo po skrajšanem postopku je opisano v 56. točki tega

navodila in navaja, da se za upravne naloge, ki se rešujejo po skrajšanjem postopku (potrdila

in druge upravne listine), znotraj posameznega koledarskega leta določi zadeva za nedoločeno

število subjektov. V taki zadevi se evidentirajo samo vloge strank, njihovo ime ali naziv,

naslov in datum izdaje pozitivne rešitve. Kopije izdanih potrdil ali dovoljenj se ne hranijo.

Če je izdana negativna odločba (z možnostjo pritožbe) ali se odredi kakšen drug ukrep, se

dokument izvzame iz take zadeve, odpre se nova zadeva z dnem vložitve pritožbe oziroma z

dnem odreditve drugega ukrepa.

Pred sprejemom navodila so vodili uslužbenci na Davčnem uradu Koper zadeve brez enotne

prakse, sedanje navodilo pa povsem jasno določa, kako je treba voditi evidence po skrajšanem

21

postopku. To je med drugim omogočilo hitrejše in bolj enostavno knjiženje dokumentov v

glavni pisarni.

5.6 Pisarniške odredbe

Pisarniške odredbe so napotila uslužbencem za poslovanje z dokumentarnim gradivom. Te so

podrobno opisane že v Uredbi o upravnem poslovanju, to navodilo, pa v točkah od 63 do 70,

poudarja le tiste, ki so pomembne za Davčno upravo RS: »Za poslovanje se uporabljajo

naslednje pisarniške odredbe: R + datum in podpis, ko poteče rok za vložitev v rokovnik;

REŠ + datum in podpis za vložitev zadeve v tekočo zbirko dokumentarnega gradiva, ko je

upravni akt, ki je bil izdan v zadevi, postal pravnomočen ali ko organ v zadevi ne bo opravil

več nobenega dejanja.«

5.7 Evidentiranje zadev po ZUP

V točkah 71 in 72 je natančneje opisano kako se evidentirajo zadeve po Zakonu o splošnem

upravnem postopku (v nadaljevanju: ZUP zadeve). Če se zadeva vodi skladno z Zakonom o

splošnem upravnem postopku, uslužbenec, ki vodi postopek pod signirnim znakom na ovoju

napiše šifro in zahtevnost upravnega postopka. V elektronski evidenci se označi, da gre za

ZUP zadevo.

V primeru, da uslužbenec glavne pisarne iz dokumenta ne more razbrati, ali gre za ZUP

zadevo ali ne, se dokument evidentira kot navadna zadeva. V takem primeru vodja ali

uslužbenec, ki je dobil tako zadevo v reševanje, obvesti uslužbenca glavne pisarne, da gre za

ZUP zadevo. Uslužbenec glavne pisarne spremeni navadno zadevo v ZUP zadevo in izpiše

nov ovoj ter jo vrne uslužbencu, ki zadevo rešuje. Na prvi pogled se zdi zelo zapleteno,

vendar je marsikateremu delavcu glavne pisarne olajšalo delo s tem, da je opravilo

ugotavljanja ZUP zadeve preneslo na uslužbenca, ki zadevo rešuje.

5.8 Upravljanje elektronske evidence

Navodilo v točkah 75 do 76 govori o upravljanju elektronske evidence, in sicer: »Sistemski

skrbnik na Generalnem davčnem uradu dodeljuje uporabniške kode in gesla, upravlja s

22

pooblastili in pravicami ter ureja šifrante (klasifikacijski znaki, ključne besede, vrste

zaupnosti).«

Uslužbenec glavne pisarne usposablja in svetuje uporabnikom glede uporabe elektronske

evidence ter predlaga vnos sprememb v šifrante.

Uslužbenec, ki ima lahko v elektronski evidenci pravico do vpogleda in izpisa svojih zadev,

praviloma evidentira izhodne in lastne dokumente ter povratnice. Trenutno ima v koprskem

uradu vpogled v elektronsko evidenco samo glavna pisarna, tako da morajo uslužbenci, če

želijo vpogled ali izpis svojih zadev, to naročiti uslužbencem glavne pisarne. Mišljeno je bilo,

da bi imeli dostop do elektronske evidence vsi uslužbenci v uradu, vendar ta možnost do sedaj

še ni bila uresničena. Če bi vsi uslužbenci evidentirali svoje izhodne in lastne dokumente ter

povratnice bi bila elektronska evidenca bolj verodostojna in bi dejansko služila svojemu

namenu, tako pa je v njej evidentirana le prejeta pošta.

5.9 Odprema pošte

Odprema pošte je v tem navodilu opisana v točkah od 83 do 85. Za odpremo pošte je pristojna

glavna pisarna in pooblaščeni uslužbenci na dislociranih enotah. Pooblaščeni uslužbenci na

dislociranih enotah lahko samostojno pripravijo odpremo pošte v celoti (pošta mora biti

kuvertirana, oddajna knjiga izpisana v dvojniku).

Naloga uslužbenca glavne pisarne je, da pošto namenjeno za odpremo skupaj z izpisom

oddajne knjige v dvojniku izroči pooblaščenemu uslužbencu Pošte Slovenije. Vrnjen potrjen

izvod izpisa shrani v evidenci oddane pošte. Oddajna knjiga se hrani 2 leti.

Uslužbenec, ki je pripravil dokument za odpremo, je dolžan s pisarniško odredbo navesti

točen naslov prejemnika, katere priloge je treba priložiti in način odpreme. Uslužbenec, ki je

pripravil dokument za odpremo, je dolžan poskrbeti, da je takšen dokument ustrezno

evidentiran in vložen v zadevo. V zadevi se hrani en izvod nastalega dokumenta.

Način pošiljanja in izročanja zaupnih dokumentov določi uslužbenec, ki je dokument pripravil

za odpremo. Ta določi, kako je treba zavarovati in opremiti pisemsko ovojnico, v kateri se

pošiljajo takšni dokumenti.

23

Podatki, ki so davčna tajnost se prenašajo v zaprti ovojnici iz neprosojnega materiala, ki mora

imeti v levem zgornjem kotu navedbo pošiljatelja, šifro in datum dokumenta, v desnem

zgornjem kotu pa oznako »davčna tajnost«. Na dokumentu se pred šifro zadeve označi, da gre

za podatke, ki se štejejo za davčno tajnost in sicer z velikima tiskanima črkama »DT«.

Podatki, ki so davčna tajnost se lahko prenašajo tudi po navadni pošti. Drugi načini prenosa

podatkov (npr. z informacijskimi ali telekomunikacijskimi sredstvi) so dovoljeni le ob

izvajanju postopkov in ukrepov, ki nepooblaščenim osebam preprečujejo vpogled v te

podatke.

Zaradi ekonomičnosti so na DURS začeli pošiljati dokumente, ki so davčna tajnost tudi po

navadni pošti, vendar v takem primeru oznako »davčna tajnost« izpisujemo v levi zgornji kot,

ker je v desnem kotu predviden prostor za znamko.

V 91. točki navodila je posebej opisana ovojnica za osebno vročanje (ZUP ovojnica).

Uporablja se takrat, kadar organ v upravnih zadevah odloča o pravicah, obveznostih ali

pravnih koristih posameznikov, pravnih oseb in drugih strank. Ovojnica za osebno vročanje in

povratnica se lahko uporabljata tudi za vročanje drugih dokumentov v upravnem postopku.

Za dokumente, ki se pripravljajo iz programov DP1, DP2, in DDV in kjer programi

omogočajo tiskanje kuvert ter oddajne knjige, se kuvertiranje takih pošiljk organizira v

oddelku, kjer se tiskajo. V glavno pisarno se dostavi že kuvertirana pošta z nalepljenimi “R”

nalepkami in z dvema oddajnima knjigama. Za vse ostale dokumente pripravi kuverte za

osebno vročanje glavna pisarna. Dosedanja nedoločenost, kdo je zadolžen za odpremo

masovne pošte, je s tem odpravljena. Nekateri programi omogočajo tudi tiskanje kuvert, kar je

zelo dobrodošlo. Kadar prihaja do masovnega pošiljanja pošte glavna pisarna zaradi velike

količine ne zmore pravočasno odpremiti vse pošte, zato je smiselno, da uslužbenci iz tistih

programov, ki omogočajo tiskanje kuvert, to tudi naredijo.

5.10 Zbirke in vpogled v zbirke

Kot govori 95. točka tega navodila, se dokumentarno gradivo hrani v zbirki nerešenih zadev,

tekoči zbirki in v stalni zbirki dokumentarnega gradiva. Vpogled v dokumentarno gradivo iz

zbirke in kopiranje tega gradiva se sme omogočiti samo upravičenim uporabnikom. Vsak

24

vpogled in kopiranje je potrebno ustrezno evidentirati. V primeru da se dokumentarno gradivo

začasno odvzame iz zbirke, se prevzem potrdi z reverzom.

V glavni pisarni Davčnega urada Koper so se začeli uporabljati reverzi šele po nastanku tega

navodila. Pred izdajo tega navodila se je izposoja dokumentarnega gradiva evidentirala le v

elektronski evidenci, naročanje izdaje gradiva iz zbirk pa je bilo na podlagi ustnega zahtevka.

Z upoštevanjem določil tega navodila se je sicer povečala količina pisnih dokumentov

(reverzov), vendar se je povečala varnost na področju omogočanja vpogleda dejansko

upravičenim uporabnikom.

96. točka navodila pravi, da lahko uslužbenec kopira dokumente, ki so davčna tajnost, če

potrebuje kopijo zaradi opravljanja svojih nalog v okviru delovnega mesta na katerega je

razporejen ali na zahtevo stranke, zakonitega zastopnika ali pooblaščenca. Vsaka dodatna

kopija mora biti izdelana v varovanih prostorih in označena skladno s pravilnikom. Če se

kopira samo del dokumenta, mora biti razvidno, iz katerega dokumenta ali dela dokumenta se

kopira (šifra in datum dokumenta ter številka strani).

Nerešene zadeve se hranijo pri uslužbencih. V primeru, da se že rešeno zadevo iz tekoče ali

stalne zbirke izroči v ponovno obravnavo, se jo evidentira kot nerešeno zadevo.

5.11 Vodenje in vzdrževanje tekoče in stalne zbirke

V točkah od 99 do 106 navodilo govori o vodenju in vzdrževanju tekoče in stalne zbirke

dokumentarnega gradiva. Tekoča zbirka se hrani v glavni pisarni, izjemoma pri uslužbencih.

V njej se hranijo rešene zadeve tekočega leta in dveh predhodnih let. Zadev, na katerih ni

označen način oziroma rok hrambe, ni dovoljeno vložiti v tekočo zbirko dokumentarnega

gradiva. Preden se zadeva vloži v tekočo zbirko dokumentarnega gradiva, uslužbenec, ki je

zadevo reševal, izloči nepotrebno gradivo (kopije, dvojnike, pomožne obrazce, neizpolnjene

tiskovine in podobno) in uredi zadevo (popis zadeve). Osnutkov dokumentov ni dovoljeno

izločiti.

Tekočo in stalno zbirko dokumentarnega gradiva vodi in vzdržuje glavna pisarna oz. arhivar.

Tekoča zbirka dokumentarnega gradiva je urejena v arhivskih škatlah, svežnjih ali drugi

ustrezni opremi, zložena po vrstah dosjejev in po zaporednih številkah šifer zadev. Kadar se

25

hrani gradivo tekoče zbirke pri uslužbencih, jo urejajo in vodijo uslužbenci na oddelkih ob

pomoči in nadzoru uslužbenca glavne pisarne. Uslužbenec pred predajo zadev v tekočo zbirko

določi rok hrambe in leto izločitve zadeve.

Po dveh letih, najkasneje pa do konca marca naslednjega leta po poteku roka dveh let, se

dokumentarno gradivo iz tekoče zbirke prenese v stalno zbirko dokumentarnega gradiva. Pred

prenosom se iz vsega dokumentarnega gradiva odbere dokumentarno gradivo, katerega rok

hrambe je dve leti, ki se izloči in uniči. Prenos dokumentarnega gradiva iz tekoče v stalno

zbirko in ustrezne zaznamke v evidenci izvede glavna pisarna ob sodelovanju uslužbenca, ki

vodi tekočo zbirko. Stalna zbirka dokumentarnega gradiva se praviloma hrani na sedežu

urada. Dislocirane enote imajo stalno zbirko dokumentarnega gradiva praviloma na svojem

sedežu.

Dokumentarno gradivo v fizični obliki se hrani v zbirki dokumentarnega gradiva, urejeno v

arhivskih škatlah, svežnjih ali drugi ustrezni opremi po letih in po vrstah dosjejev in po

zaporednih številkah šifer zadev. V zbirki se dokumentarno gradivo hrani ločeno po vrstah

zaupnosti, in sicer za davčno tajnost ter za stopnjo tajnosti po zakonu o tajnih podatkih.

Iz stalne zbirke dokumentarnega gradiva se najmanj vsakih pet let izloči gradivo, ki mu je

potekel rok hrambe.

5.12 Izpis rešenih zadev

Za vsako koledarsko leto se izpiše seznam vseh rešenih zadev, izpis pa se hrani na začetku

tekoče zbirke dokumentarnega gradiva, kar določa 107. točka navodila. Seznam se izpiše

najkasneje do konca januarja za preteklo leto. Seznam vseh rešenih zadev se občasno

dopolnjuje in zaključi, ko so v tekoči zbirki vložene vse rešene zadeve za posamezno leto.

Uslužbenec glavne pisarne vsake tri mesece izpiše seznam nerešenih zadev in ga dostavi vodji

organizacijske enote.

26

6 KRATKA PREDSTAVITEV AKTA O UPRAVLJANJU Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM V CARINSKI SLUŽBI

Podobno kot davčna uprava tudi Carinska uprava Republike Slovenije, delujoča v okviru

Ministrstva za finance RS (v nadaljevanju: CURS), organizira poslovanje z dokumentarnim

gradivom v skladu z Uredbo o upravnem poslovanju in Pravilnikom o izvrševanju uredbe o

upravnem poslovanju.

Evidenca dokumentarnega gradiva je osnovna oziorma temeljna evidenca o opravljanju del in

nalog organa in je podlaga vsem drugim evidencam. CURS vodi evidence zadev na podlagi

načrta klasifikacijskih znakov.

Temeljne evidence so vzpostavljene v Generalnem carinskem uradu in v carinskih uradih, kjer

se vodijo s pomočjo informacijskega sistema. Javni uslužbenci na carinskih izpostavah, ki

imajo uporabniško ime in geslo za dostop do informacijskega sistema, lahko v okviru svojih

pooblastil uporabljajo informacijski sistem pod enakimi pogoji kot javni uslužbenci v

carinskih uradih.

Carinska uprava Republike Slovenije je 6.11.2006 izdala akt o upravljanju z dokumentarnim

gradivom v carinski službi (v nadaljevanju: akt), ki služi kot pomožno navodilo oziroma

povzema najpomembnejše točke Uredbe o upravnem poslovanju.

V prvih točkah akt opisuje kako se vodijo evidence dokumentarnega gradiva, kaj so temeljne

in kaj pomožne evidence, kako in kje se hranijo dokumenti ter kaj mora vsebovati ovoj.

V 10. točki je natančno opisano katere sestavine in podatke mora vsebovati dokument, ki

nastane v organu:

• glava dokumenta;

• številka dokumenta: sestavljena je iz številke zadeve in zaporedne številke vhodnega,

izhodnega ali lastnega dokumenta v okviru zadeve. Številko zadeve sestavljajo

klasifikacijski znak, zaporedna številka zadeve v okviru klasifikacijskega znaka in vse

štiri številke letnice nastanka zadeve. Zaporedno številko zadeve v okviru

klasifikacijskega znaka določi informacijski sistem ob vpisu nove zadeve in se ne more

spremeniti. Spreminjajo se le zaporedne številke dokumentov v okviru zadeve.

27

• pred številko zadeve, dosjeja ali dokumenta se v dokumentu, ki vsebuje tajne podatke,

označi z veliko tiskano črko stopnja tajnosti podatkov

• datum (npr. »4. 7. 2005«);

• podatke o naslovniku: ime in priimek fizične osebe oziroma naziv organa ali pravne

osebe, natančen naslov (kraj, ulica in hišna številka), poštna številka in naziv pošte ter

morebitno ime tuje države;

• besedilo "Pri odgovoru se obvezno sklicujte na našo številko": od naslovnika je treba

zahtevati, da se pri odgovoru sklicuje na našo številko zadeve;

• Zadeva: kratka vsebinska identifikacija, usklajena z besednim opisom klasifikacijskega

znaka;

• Zveza: vsebinska identifikacija zadeve in šifra, številka ali drug znak, ki ga v isti zadevi

uporablja naslovnik ter datum zadnjega dokumenta (npr. “vaš dopis številka: 4260-

5/2005-9, z dne 15. 12. 2004”);

• na koncu dokumenta ob levem robu:

– Pripravil: ime in priimek javnega uslužbenca, ki je dokument pripravil,

– V vednost: naslovi, na katere se pošljejo kopije dokumenta;

• Priloge: priloge, ki so priložene dokumentu. Prilog ni treba ponovno naštevati, če so že

navedene v tekstu, ampak se označi le njihovo število npr. (“Priloge: 3”);

• način odpreme (npr. “z vročilnico po ZPP ali po ZUP ali po ZKP, s povratnico,

priporočeno, nujno, po faksu, e-pošti”);

• Objava: internet, intranet;

• podpis: dokumente podpisujejo generalni direktor oziroma njegov namestnik, direktorji

oziroma njihovi pomočniki in javni uslužbenci, ki so za to pooblaščeni. Označba funkcije

in podpis sta pod besedilom dokumenta na desni strani. Ime in priimek podpisnika se

navedeta nad funkcijo podpisnika;

• pečat upravnega organa, ki se odtisne na koncu besedila dokumenta na sredino lista,

poleg podpisa podpisnika.

V točkah od 13 do 16 je pojasnjeno kako se ravna z elektronskimi vlogami in dopisi, ki

prispejo na uradni elektronski naslov. Vloge v elektronski obliki morajo biti varno

elektronsko podpisane, podpis pa overjen s kvalificiranim potrdilom v naslednjih primerih:

- če z njim stranke sporočajo podatke, na katerih bo temeljila odločitev organa;

- če z njimi stranke prevzemajo obveznosti ali se odpovedujejo svojim pravicam;

28

- če z njimi zahtevajo posredovanje osebnih podatkov, poslovnih skrivnosti ali drugače

varovanih podatkov na svoj elektronski naslov ali na poštni naslov, ki se razlikuje od uradno

evidentiranega stalnega ali začasnega prebivališča.

V vseh drugih primerih vloge v elektronski obliki ni potrebno varno elektronsko podpisati. Za

skupni elektronski predal organizacijske enote skrbi glavna pisarna. Elektronska sporočila, ki

prispejo v skupni elektronski predal organizacijske enote, glavna pisarna pregleda najmanj

trikrat dnevno. Preveri se veljavnost morebitnega elektronskega podpisa, informacijski sistem

pa zabeleži podatek o času prejema. Glavna pisarna prispelo elektronsko sporočilo, ki nima

pripetih dokumentov, natisne in nato ravna z njim v skladu z določili za fizični dokument,

hkrati pa posreduje elektronsko sporočilo v elektronski obliki tudi pristojnemu javnemu

uslužbencu še po elektronski pošti.

21. točka govori o prejeti, 22. točka pa o oddani pošti. Pošto, ki jo prejme glavna pisarna in ki

izpolnjuje pogoje, določene v uredbi, je potrebno nemudoma dodeliti v reševanje pristojni

notranji organizacijski enoti ali pristojnemu javnemu uslužbencu. Za reševanje zadeve je

odgovoren javni uslužbenec, ki ga določi vodja notranje organizacijske enote navadno še pred

evidentiranjem zadeve. Če javni uslužbenec, ki bo zadevo reševal, ni znan vnaprej, se zadeva

ob prejemu signira samo s signirnim znakom notranje organizacijske enote, v pristojnost

katere sodi reševanje zadeve. Ko vodja določi javnega uslužbenca, ki bo zadevo reševal, to

sporoči glavni pisarni tako, da zadevo z navedbo javnega uslužbenca bodisi fizično vrne ali pa

na drug način sporoči signirni znak javnega uslužbenca, ki bo zadevo reševal.

Izhodni dokument oz. pošto odpremi glavna pisarna, ko je izdana zahteva za odpremo, ki jo v

informacijskem sistemu poda javni uslužbenec, ki zadevo rešuje. V informacijskem sistemu

označi način odpreme (vročilnica, priporočeno, povratnica, navadna pošta, v vednost,

vročanje po elektronski pošti), določi pisarniško odredbo in poda druga navodila, kako naj se

dokument odpošlje. Neposredno v glavno pisarno se dostavljajo za odpremo pošte v

ovojnicah le dokumenti, ki se evidentirajo v pomožnih evidencah.

V naslednjih točkah je povzeto, kako se pošilja elektronski dopis, katere pisarniške odredbe se

uporabljajo v carinski službi, uporaba rokovnika ter stopnje tajnosti. V 30. točki tega akta so

opisani roki hrambe in kako se le-ti izračunajo. V 33. točki določa hrambo dokumentarnega

gradiva.

29

6.1 Primerjava navodila davčne uprave RS in akta carinske uprave RS

Že na prvi pogled se opazi, da je akt carinske službe bistveno bolj strnjen saj vsebuje le 42

točk, medtem ko jih navodilo davčne službe vsebuje kar 129. Večji obseg navodila DURS pa

ne pomeni tudi večjo uporabnost za uslužbence, saj se v praksi uslužbenci neradi poslužujejo

aktov, ki so preobsežni. V nadaljevanju sem zato podala predvsem primerjave med tistimi

določbami, ki se nahajajo v aktu CURS in bi jih bilo pametno upoštevati tudi v navodilu ter

vsakodnevnem poslovanju z dokumentarnim gradivom v DURS.

V aktu carinske službe je velik poudarek na opremljanju dokumentov s ključnimi sestavinami

in podatki, ki sestavljajo celoto vsakega dopisa, kot so npr. glava dokumenta, številka

dokumenta, datum, podatki o naslovniku, zadeva, itd. Navodilo davčne službe o sami izdelavi

dopisov ne govori, kar ima za posledico neenotnost pri izdelavi dokumentov.

Bistvena razlika med navodili in tudi dejanskim načinom poslovanja z dokumentarnim

gradivom v CURS in DURS je v tem, da akt CURS že dejansko predpisuje in zahteva

uporabo informacijskega sistema za evidentiranje dokumentov s strani vseh pooblaščenih

uslužbencev, tj. delavcev glavne pisarne kot tudi uslužbencev, ki posamične zadeve rešujejo.

V 19., 20. in 22. točki akta CURS je jasno navedeno, da določene izhodne, lastne ter vhodne

dokumente evidentira javni uslužbenec, ki zadevo rešuje in ima dostop do informacijskega

sistema. Navodilo DURS je glede tega bistveno manj zavezujoče, saj v 76. točki določa, da

uslužbenec v elektronski evidenci »praviloma evidentira« dokumente, vendar tega ne

predpisuje kot obvezujoče. Posledica tega je, da opravlja večino evidentiranja v informacijski

sistem DURS glavna pisarna, kar vodi do neusklajenosti med podatki na dokumentih s

stanjem v uradni evidenci organa.

Za učinkovitejše delo pri sprejemanju pošte s strani uslužbencev DURS bi bila uporabna tudi

19. točka akta CURS, ki predvideva, da mora vhodni dokument v že odprti zadevi, ki ga

uslužbenec prejme osebno, evidentirati uslužbenec sam. 24. točka navodila DURS določa, da

mora uslužbenec tako pošto zaradi evidentiranja nemudoma dostaviti v glavno pisarno, kar je

zamudno in nefunkcioanlno.

Smiselno podobna je tudi odprema pošte. Zahtevo za odpremo, način odpreme, pisarniško

odredbo in druga navodila določi v skladu z 22. točko akta CURS uslužbenec sam, šele nato

30

dostavi v glavno pisarno podpisan dokument v fizični obliki za odpremo. Tudi v tem primeru

je navodilo DURS bolj nejasno. V 87. točki navodila je samo določeno, da mora uslužbenec,

ki pripravlja dokument za odpremo poskrbeti, da je takšen dokument ustrezno evidentiran, ne

prepisuje pa na kakšen način naj se to izvede. Posledica tega je, da odposlana pošta sploh ni

evidentirana v evidenco dokumentarnega gradiva.

Da je uporaba elektronskega informacijskega sistema za evidentiranje dokumentarnega

gradiva v CURS bistveno bolj razvita je razvidno tudi iz 40. točke akta CURS, ki predvideva

postopke v primeru okvare ali izpada informacijskega sistema. Podobnega določila v navodilu

DURS sploh ni.

Razlika med navodili je tudi na področju razvrščanja (klasificiranja) dokumentarnega gradiva.

V 45. točki navodila DURS je določeno, da se je potrebno v primeru, ko se iz vsebine

prejetega dokumenta ne more določiti vsebine klasifikacijskega znaka, potrebno posvetovati z

vodjo organizacijske enote, v kateri se bo naloga reševala. Za razliko od tega je v 17. točki

akta CURS predpisano, da glavna pisarna tak dokument evidentira kot nerazvrščen, dokument

pa v fizični obliki izroči vodji organizacijske enote z opozorilom, da je dokument evidentiran

kot nerazvrščen. Vodja organizacijske enote je dolžan poskrbeti, da se dokument ustrezno

evidentira še isti oziroma najkasneje naslednji delovni dan.

Ker se informacijski evidenčni sistem v Davčnem uradu Koper ne uporablja dosledno,

nastajajo težave tudi pri izdelavi popisa zadeve. V skladu s 55. točko navodila DURS bi moral

popis zadeve med drugim vsebovati tudi zaporedno številko dokumenta, vendar so podatki o

številki dokumenta, kot tudi o samem številu dokumentov v sami zadevi, neusklajeni s

podatki v uradni evidenci. Postopek izdelave popisa zadeve je sicer smiselno podoben tudi

postopku, ki je predpisan v 33. točki akta CURS, vendar je zaradi natančnejšega evidentiranja

dokumentov izdelava popisa zadeve bistveno bolj natančna.

31

7 PREDLOGI IZBOLJŠAV

Sistem poslovanja z dokumentarnim gradivom mora biti urejen z ustreznim notranjim

navodilom, ki ga morajo poznati in uresničevati vsi uslužbenci, ne le administracija. Le tako

bo upravno delo kvalitetno opravljeno. Pri razmišljanju o tem, kako bi podala svoje predloge

izboljšav na področju poslovanja z dokumentarnim gradivom, sem se osredotočila na glavna

načela upravnega poslovanja, ki veljajo za vse uslužbence v javni upravi. Ta so:

• načelo selektivnosti

• načelo urejenosti in preglednosti

• načelo dostopnosti

• načelo zanesljivosti

• načelo zamenljivosti

• načelo enostavnosti

• načelo ekspeditivnosti

• načelo ekonomičnosti

• načelo varnosti ( Brejc, 136, 2000)

V nadaljevanju navedeni predlogi izboljšav so predvsem rezultat opazovanja sistema

postopkov in razmišljanja o bolj učinkovitem poslovanju glavne pisarne oziroma vložišča, v

katerem opravljam delo administratorke. Predlogi so navedeni po točkah v smiselno enakem

zaporedju, kot so bili prikazani delovni postopki upravljanja z dokumentarnim gradivom v

šestem poglavju diplomske naloge.

7.1 Elektronska evidenca

V Davčnem uradu Koper upravlja z elektronsko evidenco le glavna pisarna. Ker pa sistem

omogoča, da z evidenco lahko upravljajo vsi pooblaščeni uslužbenci, bi bilo smiselno, da se

to dejansko tudi izvaja, ker je le tako mogoče evidenco vzdrževati ažurno in je taka evidenca

tudi pravilna. Če niso evidentirani vsi dokumenti, ki nastanejo pri delu organa, torej tudi lastni

in izhodni dokumenti, je taka evidenca netočna. V carinski službi je ta sistem bolj urejen, saj

elektronsko evidenco dejansko uporabljajo vsi pooblaščeni uslužbenci.

32

7.2 Sprejem pošte in razvrščanje dokumentarnega gradiva

Število dokumentov, ki jih vsakodnevno sprejema davčni urad, je veliko in v konstantnem

porastu. Če bi bila količina sprejetega gradiva majhna, bi lahko vsak dokument obdelali,

evidentirali in shranili, ker pa so med temi tudi manj pomembne listine, je to nesmiselno, ker

niso vsi dopisi enako pomembni za delo organa. Uslužbenec glavne pisarne, ki pregleduje

prejete dokumente bi moral obvladati poslovanje celotnega davčnega organa in s tem

nedvoumno razločiti, kateri dopisi so pomembni in kateri ne, ter tako prihraniti čas pri

vpisovanju v evidenco. Slednje pomeni potrebo po vsaj osnovnem izobraževanje uslužbencev

glavne pisarne o poslovanju in delu davčnega organa.

Upravno delo mora potekati hitro in ažurno. Delo mora biti opravljeno sproti, zato je prav, da

se zagotovi, da je vsa pošta še isti dan dostavljena in obdelana. Na Davčnem uradu Koper je

organizirana centralizirana obdelava dokumentov. To pomeni, da so vsi dokumenti, ki

prispejo na urad, obdelani v glavni pisarni. Zaradi velikega števila množičnih vhodnih

dokumentov pa jih je nemogoče takoj dostaviti predvidenim organizacijskim enotam. Bolje bi

bilo, da bi se določila ura dostave oziroma izdelati dogovor, kdaj je zadnji rok dostave

dokumentov po organizacijskih enotah.

Večjo učinkovitost pri sprejemanju pošte bi dosegli tudi na tak način, da bi se v glavni pisarni

opravljalo le sprejemanje pošiljk in dokumentov, ki bi se jih nato razdelilo po notranjih

organizacijskih enotah oziroma sektorjih, tam pa bi nadaljnje postopke evidentiranja opravila

tajnica sektorja. To bi omogočilo hitrejši pretok gradiva hkrati pa bi se zmanjšala možnost

napačnega signiranja ali klasificiranja.

Ozko grlo pri sprejemanju in evidentiranju dokumentov predstavlja tudi knjiženje povratnic,

kjer je potrebno v programu elektronskih evidenc odpreti vsako obstoječo zadevo in sprejem

povratnice evidentirati. V glavno pisarno lahko prispe tudi več kot sto povratnic dnevno, zato

bi morali izdelati sistem hitrejšega oziroma bolj enostavnega knjiženja vrnjenih povratnic.

7.3 Pisarniške odredbe in odprema pošte

Vodenje evidence dokumentarnega gradiva je pomembno za celotno delovanje organa, zato bi

morali uslužbenci vedeti, da se ta postopek opravlja zato, da bo v pomoč pri naknadnem

33

pregledovanju, in ne zaradi predpisov. Uslužbenci, ki prejmejo dokumente neposredno od

strank, bi morali poskrbeti, da se vse gradivo ustrezno dokumentira, kajti le tako bo

zagotovljena preglednost nad vsem dokumentarnim gradivom, ki prispe v urad. Tudi gradivo,

ki nastaja znotraj urada mora biti evidentirano. Zato bi morali vsi uslužbenci poskrbeti, da

pravočasno obvestijo delavce glavne pisarne o nastanku dokumenta.

Vsi dokumenti, ki prispejo v urad se po odtisu prejemne štampiljke evidentirajo v

računalniško evidenco. Vsak dokument je potrebno tudi signirati, to pomeni, da se določi,

kateri uslužbenec bo zadevo reševal. Zadeve, ki jih organ rešuje po ustaljenih postopkih,

lahko signirajo že uslužbenci glavne pisarne. Pri zadevah, ki obravnavajo pomembnejša

vprašanja, pa bi na uradu morali uporabljati možnost dosigniranja. To bi storili tako, da bi

delavcem glavne pisarne naknadno sporočili popolni signirni znak.

Določene izboljšave bi lahko dosegli tudi pri odpošiljanju pošte. Ker prejme glavna pisarna

gradivo že pripravljeno za odpremo, torej kuvertirano, tega gradiva ne more vnesti v evidenco

izhodne pošte. Zaradi tega se ne da natančno in nedvoumno ugotoviti, kdaj je bilo določeno

gradivo poslano oziroma ali je sploh bilo poslano. Ta problem bi se dalo rešiti tako, da bi

uslužbenec, ki pripravi dokument za odpremo, tak dokument tudi vnesel v evidenco. Program,

ki ga uporablja davčna uprava, namreč to omogoča.

Odprema pošte je končna obdelava dokumentarnega gradiva. Da bi bila odprema pošte

uspešna in učinkovita je potrebno zagotoviti, da imajo delavci glavne pisarne dovolj časa, da

delo opravijo kvalitetno in v okviru delovnega dne. Uslužbenci, ki predvidevajo večjo

količino poslane pošte bi morali pravočasno opozoriti delavce glavne pisarne. Roki za dostavo

pošte v odpravo se morajo upoštevati.

7.4 Odprema zadev po ZUP

Natančneje bi bilo potrebno definirati, katere upravne zadeve se odpošiljajo oziroma vročajo z

ZUP ovojnico. Ker je cena takšne ovojnice precej višja od navadne, bi bilo potrebno razmisliti

o bolj smotrni uporabi le-te. Uslužbenci prepogosto uporabljajo ZUP ovojnice tudi v primerih,

ko to ni potrebno.

34

7.5 Vodenje in vzdrževanje tekoče in stalne zbirke

Zbirka dokumentarnega gradiva se loči na tekočo in stalno zbirko. Tekoča zbirka se hrani v

glavni pisarni, po dveh letih pa se jo prenese v stalno zbirko, ki je praviloma ločen prostor

namenjen arhivu. Da bi bila tekoča zbirka urejena in pregledna je potrebno zagotoviti, da

uslužbenci rešene zadeve ne zadržujejo pri sebi, ampak da zadeve takoj dostavijo v glavno

pisarno. Tako lahko omogočijo tudi delavcem glavne pisarne, da sproti in ažurno urejajo

zbirko dokumentarnega gradiva. Če se zadeve preveč časa kopičijo pri uslužbencih, se zgodi,

da se ob koncu leta v glavni pisarni nabere toliko gradiva, da ga morajo delavci obdelovati še

mesece po zaključku tekočega leta. To pa privede do tega, da zadeve niso shranjene v zbirki

in tekoča zbirka ne služi več svojemu namenu.

V praksi se je tudi pokazalo, da uslužbenci niso dovolj poučeni glede vodenja popisa zadeve,

zato uslužbenci glavne pisarne porabijo veliko časa, ker ob arhiviranju spisov pregledujejo

tudi urejenost dokumentov v zadevi po kronološkem vrstnem redu. Posledično prihaja zato do

zastojev med arhiviranjem, saj je potrebno vse spise preverjati.

Po dveh letih se dokumentarno gradivo prenese iz tekoče v stalno zbirko. Pred prenosom

gradiva je potrebno izločiti gradivo, ki mu je potekel rok hrambe in urediti stalno zbirko po

klasifikacijskem načrtu. Za tako opravilo je potrebna natančnost in precej časa, zato bi bilo

potrebno poskrbeti za nemoteno delo delavcev, ki urejajo stalno zbirko dokumentarnega

gradiva. Glede na to, da je rok prenosa tekoče zbirke v stalno določen do konca marca

tekočega leta oziroma do takrat, ko so tudi roki za oddajo vseh napovedi pravnih in fizičnih

oseb, je to opravilo skoraj nemogoče opraviti v zahtevanem roku. Zaradi tega bi morali na

davčnem uradu poskrbeti za dodatno pomoč ali pa prestaviti rok prenosa tekoče v stalno

zbirko vsaj do konca julija naslednjega leta.

Stalna zbirka mora biti urejena pregledno. Urad bi zato moral poskrbeti za ustrezne prostore s

primerno tehnično in pohištveno opremo. Pri hrambi stalne zbirke dokumentarnega gradiva bi

morali voditi evidenco o prostorski razporeditvi gradiva, evidenco o rokih hranjenja ter

evidenco izločenega in uničenega gradiva.

Poskrbeti bi bilo treba za ustrezno opremo, kajti trenutno stanje v kopskem Davčnem uradu

zaradi prostorske stiske ne omogoča ločeno hranjenje zbirk po vrstah zaupnosti. Pa tudi sicer

35

bi bilo bolje, da bi se dokumentarno gradivo hranilo le po zaporednih številkah

klasifikacijskih znakov, torej številčno in vsebinsko, ker je tako lažje voditi evidenco in imeti

pregled nad zbirko. Zbirka mora biti pod nadzorom in ustrezno varovana, zato ne obstaja

razlog, da se zadeve hranijo ločeno po stopnjah tajnosti.

Za učinkovito delo delavcev v glavni pisarni je pomembna tudi pravilna razporeditev in

ureditev delovnih prostorov. Prostori namenjeni strankam morajo biti logično nameščeni blizu

vhodnih vrat. V glavni pisarni se hrani tudi tekoča zbirka dokumentarnega gradiva. To so vse

rešene zadeve tekočega leta in dveh predhodnih let. Hramba take zbirke mora biti urejena z

ustrezno opremo, torej zadostnim številom omar, hkrati pa mora omogočati dovolj prostora za

poslovanje s strankami.

36

8 ZAKLJU ČEK

Uredba o upravnem poslovanju natančno določa ravnanje oziroma poslovanje javnih organov

z dokumentarnim gradivom. Nova uredba je bila sprejeta predvsem z namenom dviga ravni

kakovosti storitev in približevanja uporabnikom, ter uvajanja elektronskega poslovanja v

upravnih postopkih in upravnem poslovanju nasploh. Ker je uredba napisana za vse javne

organe na splošno, je Davčna uprava RS z namenom prilagajanja splošno opisanih postopkov

lastnemu oziroma specifičnemu načinu poslovanja izdala interno navodilo, ki se nanaša na

upravljanje z dokumentarnim gradivom v davčni upravi.

V praksi pa se je pokazalo, da je navodilo v določenih točkah nefunkcionalno in nejasno,

zaradi česar svojega namena ne izpolnjuje v celoti. Navodilo sicer v svojih 128 točkah zajema

praktično celotno področje dokumentarnega poslovanja v Davčni upravi RS, vendar sam

obseg navodila še ni merilo za njegovo kakovost. Primerjava med aktom o upravljanju z

dokumentarnim gradivom Carinske uprave RS, ki obsega samo 42 točk in učinkovitostjo

poslovanja z dokumentarnim gradivom v Carinski upravi RS kaže na to, da ni ključnega

pomena podrobna analiza postopkov in njihovo opisovanje do zadnje podrobnosti, temveč

splošna jasnost in preglednost, ki olajša zaposlenim razumevanje in upoštevanje opisanih

postopkov. Neposredno primerjavo navodil Davčne in Carinske uprave bi lahko zato strnili v

stavku: »manj je več«, prenos nekaterih rešitev iz akta Carinske uprave v navodilo Davčne

uprave pa ni smiseln ali potreben, saj obe navodili v osnovi povzemata določila iz iste uredbe.

V diplomski nalogi so v poglavju o predlaganih izboljšavah podani nekateri predlogi, ki se

nanašajo predvsem na kroženje in evidentiranje različnih listin. Opisani predlogi bi se lahko

uresničili na podlagi medsebojnega dogovora različnih oddelkov znotraj samega urada, saj se

nanašajo predvsem na kroženje dokumentacije.

Večja težava pa se kaže pri upoštevanju pravil, ki bi jih morali poznati in upoštevati vsi

zaposleni, ki so udeleženi v procesu upravljanja z dokumentarnim gradivom. Po navodilu bi

se namreč morali ravnati ne samo strokovno-tehnični delavci, ampak tudi vodilni kadri,

predvsem pa tisti zaposleni, ki upravne naloge opravljajo. Strokovno-tehnični delavci lahko

do neke mere nudijo pomoč in svetujejo posameznim oddelkom ali uradnikom oziroma

referentom, kako pravilno izvajati določila navodila, vendar to ne sme postati ustaljena

praksa. Ker je poglavitna naloga uradnikov reševanje upravnih zadev in ne evidentiranje

dokumentarnega gradiva, bi bilo potrebno sprejeti oziroma izdelati tako navodilo, ki bi bilo

37

enostavno in uslužbencem jasno in nedvoumno povedalo, kateri postopke z dokumentarnim

gradivom je potrebno izvesti med oziroma po končanem reševanju posamične zadeve. Prav

tako je pomembno, da njihovi nadrejeni vztrajajo pri doslednem izpolnjevanju zahtev iz

uredbe oziroma navodila o upravljanju z dokumentarnim gradivom.

Pobudo za praktično uvedbo predlogov izboljšav glede samega kroženja dokumentacije bi

lahko preko svojih nadrejenih dali strokovno-tehnični delavci, spremembe pa bi morale biti

izvedene v dogovoru z ostalimi oddelki znotraj samega urada. Težje pa je doseči oziroma

zahtevati upoštevanje pravil s strani zaposlenih uradnikov, ki v uradih na hierarhični lestvici

kotirajo višje od strokovno-tehničnih delavcev. Slednji lahko predvsem opozarjajo na

nepravilnosti, v najboljšem primeru pa lahko samoiniciativno organizirajo kratke uvajalne

tečaje s področja dokumentarnega poslovanja za ostale zaposlene.

38

VIRI

1 Brejc, M. (2000), Ljudje in organizacija v javni upravi, Ljubljana, Visoka upravna

šola, Univerza v Ljubljani

2 Carinska uprava RS (2006), Akt o upravljanju z dokumentarnim gradivom v carinski

službi

3 Davčna uprava RS (2006), Navodilo za upravljanje z dokumentarnim gradivom v

Davčni upravi Republike Slovenije

4 Grad, F. in Podgorelec, J. (2004), Državna ureditev, Ljubljana, Direktorat za javno

upravo, Upravna akademija

5 Kopač, J. (2006), Dokumentarno in arhivsko gradivo v luči aktualne arhivske

zakonodaje, Ljubljana, Izobraževalni zavod Hera

6 Trstenjak, V. (2004), Državna uprava, Ljubljana, študijsko gradivo

7 Uredba o upravnem poslovanju. V: Uradni list RS št. 20/2005, 3. 3. 2005

http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=200520&stevilka=690

(pridobljeno 1. februarja 2008)

8 Uredba o spremembah in dopolnitvah uredbe o upravnem poslovanju.

V:Uradni list RS št. 106/2005, 25. 11. 2005


( pridobljeno 8. avgusta 2008)

9 Uredba o dopolnitvah uredbe o upravnem poslovanju.

V: Uradni list RS št. 30/2006, 30. 3. 2006











39

12 Uredba o dopolnitvah uredbe o upravnem poslovanju.






http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=200,831&stevilka=1124


PRILOGA 1

REPUBLIKA SLOVENIJA

MINISTRSTVO ZA FINANCE DAVČNA UPRAVA REPUBLIKE SLOVENIJE

GENERALNI DAV ČNI URAD

NAVODILO ZA UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM V

DAVČNI UPRAVI REPUBLIKE SLOVENIJE

Ljubljana, september, 2006

Na podlagi 10. člena Zakona o davčni službi (Uradni list RS, št. 17/2005, ZDS1-UPB1 in 59/2005 – odločba US), izdajam

NAVODILO ZA UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM V DAVČNI UPRAVI REPUBLIKE SLOVENIJE

SPLOŠNE DOLOČBE

7 Navodilo za upravljanje z dokumentarnim gradivom v Davčni upravi Republike Slovenije (v

nadaljevanju: navodilo) v skladu z veljavno zakonodajo podrobneje določa izvajanje delovnih postopkov upravljanja z dokumentarnim gradivom v Davčni upravi Republike Slovenije (v nadaljevanju: DURS), ki niso posebej opredeljeni v Uredbi o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 20/2005, 106/2005, 30/2006, 86/2006) in Pravilniku o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 75/2005) z vključevanjem možnosti, ki jih nudi obstoječa informacijska podpora evidentiranju zadev in dokumentov (v nadaljevanju: elektronska evidenca), s katero se vodi uradna evidenca o zadevah in dokumentih v DURS.

8 Upravljanje z dokumentarnim gradivom po tem navodilu obsega delovne postopke:

− upravljanja z dokumentarnim gradivom in − nadzora nad izvajanjem navodila.

9 Opravila v postopku upravljanja z dokumentarnim gradivom izvajajo vsi zaposleni v DURS s

sodelovanjem in pod nadzorstvom zaposlenih v glavni pisarni (v nadaljevanju: uslužbenec glavne pisarne).

Pravne podlage

- Zakon o davčnem postopku (Uradni list RS, št. 21/2006-UPB2 s spremembami), - Zakon o davčni službi (Uradni list RS, št. 17/2005-UPB1 s spremembami), - Zakon o poštnih storitvah (Uradni list RS, št. 102/2004-UPB1 s spremembami), - Zakon o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 22/2005-UPB1 s

spremembami), - Zakon o tajnih podatkih (Uradni list RS, št. 135/2003-UPB1 s spremembami), - Zakon o upravnih taksah – ZUT UPB 2 (Uradni list RS, št. 114/2005 s spremembami), - Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva in arhivih (Uradni list RS, št.

30/2006 s spremembami), - Uredba o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 20/2005 s spremembami), - Uredba o varovanju tajnih podatkov (Uradni list RS, št. 74/2005 s spremembami), - Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Uradni list RS, št. 86/2006 s

spremembami), - Pravilnik o fizičnih, organizacijskih in tehničnih ukrepih ter postopkih za varovanje

podatkov, ki so davčna tajnost (Uradni list RS, št. 28/2005 s spremembami), - Pravilnik o izdajanju in uporabi upravnih in sodnih kolkov (Uradni list RS, št. 78/2002 s

spremembami), - Pravilnik o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 75/2005 s

spremembami), - Pravilnik o vodenju evidence o upravnem postopku (Uradni list RS, št. 18/2003 s

spremembami),

- Pravilnik o vsebini splošnih pogojev izvajanja poštnih storitev (Uradni list RS, št. 88/2003 s spremembami)

- Navodilo o obveznih oznakah na dokumentih v skladu s Pravilnikom o fizičnih, organizacijskih in tehničnih ukrepih ter postopkih za varovanje podatkov, ki so davčna tajnost (Generalni davčni urad, številka: 964-10014/2005 01035-02, z dne 30.11.2005),

- Navodilo za izločanje dokumentarnega gradiva, ki mu je potekel rok hrambe in odbiranje arhivskega gradiva (šf. z dne 17.12.2003 s spremembami),

- Navodilo za določanje rokov hranjenja dokumentarnega gradiva organov javne uprave (Uradni list RS, št. 81/2005),

- Navodilo o ravnanju s tajnimi podatki ter o načinu varovanja tajnih podatkov v Ministrstvu za finance in organih v njegovi sestavi (št. 85-3/2004/12 z dne 26.7.2004),

- Pravilnik o podpisovanju listin v Davčni upravi Republike Slovenije (šf. 020-18/2006, z dne 23. 3. 2006)

- Splošni pogoji izvajanja univerzalne poštne storitve (Uradni list RS, št. 28/2006 s spremembami).

Definicije pojmov

Arhivsko gradivo je dokumentarno gradivo, ki je bilo prejeto ali je nastalo pri delu organa in ima trajen pomen za znanost in kulturo ali trajen pomen za pravno varnost pravnih in fizičnih oseb, v skladu s strokovnimi navodili pristojnih arhivov. Dokument je izviren ali reproduciran (pisan, risan, tiskan, fotografiran, fotokopiran, fonografski, v elektronski obliki ali kako drugače zapisan) zapis, ki je bil prejet ali je nastal pri delu organa in je pomemben za njegovo poslovanje. Dokumentarno gradivo so vse zadeve, dosjeji, dokumenti ter evidence o njih, druge evidence, ki jih vodi organ in druga gradiva, ki jih organ prejme ali nastanejo pri njegovem delu. Dosje je zbirka originalnih masovnih dokumentov, ki se po metodoloških navodilih vodijo za posamezne delovne postopke (po oddelkih), preko evidenc računalniških programov, za posamezno davčno obdobje, po davčnih številkah zavezanca, vrstah davka ali po vrstah opravil (odmera posameznega davka, inšpiciranje, izterjava, itd). Kadar se obdelava masovnih dokumentov nadaljuje s posameznimi dejanji zavezanca ali DURS, se dokument evidentira v elektronski evidenci kot samostojna zadeva. Evidenca dokumentarnega gradiva je temeljna evidenca o opravljanju del nalog organa in se vodi o vseh zadevah, dosjejih in dokumentih. Izhodni dokument je izviren ali reproduciran zapis, ki je nastal pri delu organa in ga je organ poslal naslovniku (dopisi, odločbe, sklepi, ...). Klasifikacijski znak je številčni znak, vzet iz načrta klasifikacijskih znakov, s katerim se razvrščajo zadeve po vsebini. Lastni dokument je interni dokument namenjen notranjemu poslovanju, je izviren ali reproduciran zapis, ki je nastal pri delu organa in je pomemben za njegovo poslovanje ter ga organ ni odposlal drugemu naslovniku.

Množični dokumenti so dokumenti, ki jih davčni zavezanci predlagajo v zvezi z davčnimi obveznostmi in ki jih DURS izdaja v rednem postopku do pritožbe (npr. REK obrazci, plačilne liste, DDV-O, dohodninska napoved,...). Neevidenčno gradivo je tisti del pošte, ki se ne evidentira, ker ni pomemben za poslovanje organa (prejeti dokumenti, ki niso vloga, oglaševalska sporočila, čestitke, voščila, poslovna vabila, časopisi, publikacije, predstavitve izobraževalnih organov ter druga komercialna nepomembna obvestila, prejeta na uradni elektronski poštni naslov). Pisarniška odredba je napotilo glavni pisarni za poslovanje z dokumentarnim gradivom. Priloga je zapis ali predmet, ki je priložen dokumentu kot dopolnitev, pojasnilo ali dokaz vsebine dokumenta. Rokovnik je evidenca in zbirka zadev, ki jih glede na vsebino ni mogoče neprekinjeno reševati. Signirni znak je številčna oznaka notranje organizacijske enote organa in delovnega mesta javnega uslužbenca, ki zadevo rešuje. Sprejemni prostor (sprejemna pisarna, vložišče) je uradni prostor organa, ki je namenjen splošnemu poslovanju s strankami in v katerem organ sprejema pisne vloge strank, vodi knjigo pripomb in pohval ter v katerem lahko stranke dobijo obrazce vlog in splošne informacije o upravnih postopkih. Stalna zbirka dokumentarnega gradiva je zbirka dokončno rešenih zadev in zaključenih evidenc ali delov evidenc, ki jih organ mora hraniti skladno s predpisi več kot dve leti. Številka dokumenta je evidenčna oznaka dokumenta, ki je sestavljena iz številke zadeve in zaporedne številke vhodnega, izhodnega ali lastnega dokumenta v okviru zadeve. Številka zadeve je evidenčna oznaka zadeve, sestavljene iz klasifikacijskega znaka, zaporedne številke zadeve v okviru tega znaka in vseh štirih številk letnice leta, v katerem je zadeva nastala. Tekoča zbirka dokumentarnega gradiva je zbirka, v kateri se hranijo zadeve najmanj dve leti po dokončni rešitvi. Trajno gradivo je lastno gradivo, ki je bilo prejeto ali je nastalo pri delu organa in je določeno z veljavnimi predpisi ali z aktom ministra ali predstojnika organa kot gradivo, ki je trajno pomembno za organ in ga je zato potrebno trajno hraniti pri organu, kadar nima značaja arhivskega gradiva in ga ni potrebno izročiti pristojnemu arhivu Uradna evidenca je evidenca, ki je vzpostavljena na podlagi zakona, podzakonskega predpisa ali splošnega akta, izdanega za izvrševanje javnih pooblastil. Uslužbenec glavne pisarne je pooblaščeni uslužbenec glavne pisarne, v tajništvu ali pooblaščena oseba v dislocirani enoti, ki sprejme pošto in jo evidentira v elektronsko evidenco.

Varovani podatki so osebni podatki, davčne tajnosti, poslovne skrivnosti in drugi podatki, katerih razkritje tretjim osebam bi povzročilo škodo organom, potekom uradnih postopkov ali osebam, na katere se podatki nanašajo. Vhodni dokument je izviren ali reproduciran zapis, ki ga je organ prejel in je pomemben za njegovo poslovanje. Zadeva je celota vseh dokumentov in prilog, ki se nanašajo na isto vsebinsko vprašanje ali nalogo. Zaznamek je zapis dejanja poslovanja, ki ima lahko tudi posledice za nadaljnje poslovanje. Zbirka nerešenih zadev je zbirka, v kateri se hranijo zadeve do dokončne rešitve. UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM

10 Vsako delo organov, kadar opravljajo upravne naloge, je treba dokumentirati z ustreznim pisnim

zapisom: dokumentom, zaznamkom ali pisarniško odredbo tako, da je mogoče delo kasneje pregledovati, preverjati njegovo pravilnost, pravočasnost in kakovost izvajanja, dokazovati dejstva in ohraniti zapise za znanost in kulturo ali za pravno varnost pravnih in fizičnih oseb.

11 Naloga glavne pisarne obsega naloge sprejemnega prostora, evidentiranja in odpreme zadev,

dosjejev in dokumentov ter skrbi za varovanje dokumentarnega gradiva. Uslužbenci glavne pisarne vodijo in skrbijo za pravilno in enotno vodenje evidence o zadevah, dosjejih in dokumentih ter v sodelovanju z javnimi uslužbenci usklajujejo ter nadzirajo upravljanje z dokumentarnim gradivom v notranjih organizacijskih enotah.

12 Delo z dokumentarnim gradivom vodi vodja glavne pisarne, ki organizira in nadzoruje

upravljanje z dokumentarnim gradivom v celotnem uradu in izpostavah (v nadaljevanju: dislociranih enotah).

13 Vodja glavne pisarne pripravi za direktorja urada enkrat letno poročilo o delovanju glavne pisarne. Sprejemanje pošte 14 Pošta je vsakršen dokument, ki je naslovljen na urad ali posameznega uslužbenca in ga prejme

glavna pisarna od Pošte Slovenije, dostavne ali kurirske službe ali ga osebno prinesejo stranke. Med poštne pošiljke štejemo: navadne pošiljke, dopisnice, tiskovine, priporočene pisemske pošiljke, priporočene pisemske pošiljke s povratnico, paket, pošto prejeto po telefaksu, pošto oddana po elektronski poti, osebno dostavljeni dokumenti, ipd.

15 Pošto, naslovljeno na organ, v fizični obliki lahko od Pošte Slovenije ali kurirske službe

prevzamejo le uslužbenci glavne pisarne, ki imajo pooblastilo za dvig v poštnem centru, poštnem predalu ali v prostorih organa. Pooblastilo je izdelano na obrazcu Pošte Slovenije, podpisano s strani pooblaščenih oseb DURS in s strani Pošte Slovenije.

16 Prevzem priporočene pošte (pošte z oznako R in AR) potrdi uslužbenec glavne pisarne na

izdajnici in prevzame kopijo le-te. Povratnice in vročilnice priporočene pošte potrdi uslužbenec glavne pisarne.

17 Uslužbenci glavne pisarne smejo po pooblastilu odpirati pošto v fizični obliki, ki je prejeta v zaprtih ovojnicah in pošto v elektronski obliki, prejeto na uradni elektronski poštni naslov urada.

18 Vsa prejeta pošta se mora ne glede na to ali je bila prejeta po pošti, osebno, po kurirju, po

telefaksu ali elektronsko, sprejeti in evidentirati v elektronsko evidenco v glavni pisarni. 19 V dislociranih enotah sprejme pošto in jo evidentira v elektronsko evidenco uslužbenec, ki ima

pooblastilo za upravljanje z dokumentarnim gradivom. 20 V primeru, ko stranka odda vlogo neposredno uslužbencu urada, jo mora ta opozoriti na morebitne

formalne pomanjkljivosti in ji pojasniti, kako to odpraviti. Če stranka kljub temu zahteva, da se njena vloga sprejme, mora uslužbenec to storiti in napisati uradni zaznamek, da je stranko opozoril na pomanjkljivosti in vlogo dostavi v glavno pisarno.

21 Če prejme uslužbenec pošto na svoj uradni elektronski naslov in ugotovi, da gre za poslovno

pošto, je dolžan poskrbeti, da se tak dokument evidentira v glavni pisarni. Če zahteva stranka potrdilo o prejemu elektronskega sporočila v organ, poslanega na osebni elektronski naslov uslužbenca, ta zahtevo skupaj z elektronskim sporočilom posreduje glavni pisarni, ki izda stranki potrdilo o prejemu po elektronski pošti:

(besedilo se glasi: "Informacijski sistem Davčne uprave Republike Slovenije, davčnega urada …… je dne ....... ob ..... uri prejel vlogo .......... (osebno ime vložnika in elektronski naslov) z naslednjo vsebino ........").

22 Stranka, ki osebno izroči vlogo ali drug dokument uslužbencu glavne pisarne, ta na njeno zahtevo

potrdi prejem praviloma na njeni kopiji vloge z odtisom prejemne štampiljke in podpisom uslužbenca oziroma izpiše ustrezno potrdilo.

23 Kadar želi stranka podati vlogo ustno na zapisnik, zapisnik sestavi uslužbenec, ki je pooblaščen za

sprejem vlog in vlog na zapisnik ves poslovni čas. Čas sprejema pošte 24 Pošta v fizični obliki se sprejema ves poslovni čas v glavni pisarni, na dislociranih enotah pa v za

to določenih pisarnah. Pošto v elektronski obliki se sprejema tudi izven poslovnega časa. Odpiranje pisemske ovojnice 25 Pri odpiranju pisemskih ovojnic je treba paziti, da se ne poškoduje njihova vsebina, da se ne

pomešajo ustrezne priloge k posameznim dokumentom in da kakšen dokument oziroma priloga ne ostane v ovojnici.

26 Prejetemu dokumentu v fizični obliki se priloži pisemska ovojnica samo kadar gre za vloge strank

in je datum oddaje pošte pomemben za ugotavljanje poteka roka ali kadar iz dokumenta ni mogoče ugotoviti naslova pošiljatelja, pa je ta podatek napisan na ovojnici.

27 Kadar je v posamezni ovojnici več dokumentov, ki bi jim bilo treba priložiti ovojnico, se ta

fotokopira in priloži posameznim dokumentom. Na fotokopirani ovojnici se označi, kateremu dokumentu je priložena originalna ovojnica.

28 Pošto, za katero se ugotovi, da je poškodovana, ali obstaja sum, da je bila odprta, ali je v njej

nevarna vsebina, uslužbenec ne odpre. V tem primeru se obvesti Pošto Slovenije in zagotovi komisijsko odprtje pošiljke. Pošiljko se prevzame skupaj z izvodom zapisnika o komisijskem odprtju.

29 Po preteku dneva prejema se prazne kuverte označijo z datumom. Prejete kuverte pred uničenjem hranimo praviloma en mesec.

Prepoved odpiranja pošte 30 Pooblaščeni uslužbenec za odpiranje pošte, ne sme odpreti pošte, kadar je naslovljena na

uslužbenca DURS in je na ovojnici navedeno, da se vroči osebno naslovniku. V primeru, da vsebuje takšna pošta vlogo ali druge dokumente, ki so pomembni za delo organa, mora uslužbenec poskrbeti, da bo dokument evidentiran v elektronski evidenci.

31 Pošto, za katero iz označb na ovojnici izhaja, da se nanaša na natečaj ali razpis, se ne odpira,

ampak se na ovojnico zapiše datum in čas prejema. Tako pošto odpira za to imenovana komisija. 32 Prav tako se ne sme odpreti pošte, ki je naslovljena na drug organ, pravno ali fizično osebo in je

pomotoma dostavljena. Na taki ovojnici, dokumentu ali elektronskem sporočilu se napravi zaznamek "Napačno dostavljeno" in se pošlje pravemu naslovniku, pošiljatelja pa o tem obvesti.

Odpiranje pošte označene z vrsto zaupnosti 33 Pošto označeno z vrsto zaupnosti DAVČNA TAJNOST in INTERNO odpirajo in evidentirajo

pooblaščeni uslužbenci. Pošto označeno s stopnjami tajnosti ZAUPNO, TAJNO in STROGO TAJNO odpirajo za to pooblaščeni uslužbenci.

34 Če uslužbenec glavne pisarne odpre ovojnico in nato ugotovi, da je dokument označen z vrsto

zaupnosti, ta pa ni napisana na ovojnici, takšno ovojnico priloži kot dokazilo, da je prispela v ovojnici brez oznake zaupnosti.

Razvrščanje prejete pošte 35 Pooblaščeni uslužbenci prejeto pošto odprejo in jo razvrstijo na pošto, ki se ne evidentira v

elektronsko evidenco in na pošto, ki se evidentira v elektronsko evidenco. 36 V elektronsko evidenco se ne evidentirajo vhodni, izhodni in lastni dokumenti iz dosjejev, ki se v

postopku obdelujejo v informacijskih sistemih DP1, DP2, DDV, drugo (v nadaljevanju: množični dokumenti, npr. REK obrazci, plačilne liste, DDV-O, dohodninska napoved, delovni nalogi …., glej prilogo 1).

37 V elektronsko evidenco se ne evidentira pošta, ki ni pomembna za poslovanje v DURS (npr.

oglaševalska sporočila, čestitke, voščila, poslovna vabila, časopisi, publikacije, predstavitve izobraževalnih programov in druga komercialna nepomembna obvestila, prejeta po pošti ali na uradni elektronski poštni naslov). Kadar uslužbenec na primer naroči ponujeno strokovno knjigo, poskrbi za evidentiranje te pošte.

38 Vloge in zahtevki strank (pritožba, dopolnitve, druga pravna sredstva), ki se nanašajo na izdane

izhodne množične dokumente (dohodninska odločba, sklep, …) se evidentirajo v elektronsko evidenco.

39 Na pošto, ki se ne evidentira v elektronsko evidenco - množični dokumenti, se odtisne prejemna

štampiljka in dostavi organizacijskim enotam. 40 Pošto, katero pregleduje vodstvo se dostavi v tajništvo vodstva v najkrajšem možnem času. Ostala

pošta se dostavi vodjem notranjih organizacijskih enot oziroma tajništvu organizacijske enote (priloga 2).

Prejemna štampiljka 41 Prejemna štampiljka se odtisne na zgornji desni del prve strani fizičnega dokumenta, z datumom

prejema vendar tako, da ne prekrije besedila dokumenta. Če na prvi strani dokumenta ni prostora za prejemno štampiljko, se ta odtisne na prazen A5 format papirja in pripne k dokumentu.

42 V prejemno štampiljko je potrebno obvezno vpisati:

− datum prejema, − številko zadeve, − signirni znak, − število prilog, − vrednotnice (katere vrednotnice in v kolikšni vrednosti so priložene).

43 V polje datum prejema se odtisne datum, ko je dokument prispel. Dokument v okviru zadeve se

evidentira istega dne in pod istim datumom, ko prispe ali ko nastane v organu. Če zaradi velikega števila prejetih in v organu nastalih dokumentov ali zaradi drugih upravičenih razlogov ni mogoče evidentirati vseh dokumentov še isti dan, jih je treba evidentirati najpozneje naslednji delovni dan z datumom prejšnjega dne.

44 V polje številka zadeve se vnese ustrezen klasifikacijski znak, zaporedna številka zadeve v okviru

klasifikacijskega znaka in letnica nastanka zadeve. Če se s prejetim dokumentom zadeva začne, izbere uslužbenec glavne pisarne tisti klasifikacijski znak, ki ustreza vsebini celotne zadeve. V primeru, da se uslužbenec glavne pisarne ne more opredeliti glede izbire klasifikacijskega znaka, se posvetuje z vodjo notranje organizacijske enote.

Zaporedno številko zadeve določi elektronska evidenca samodejno. Če prejeti dokument nadaljuje obstoječo zadevo, se že dodeljena številka zadeve prepiše na prejeti dokument.

45 V polje signirni znak se vpiše številčna oznaka notranje organizacijske enote ali delovnega mesta

uslužbenca, ki bo zadevo reševal. 46 V polje priloge se vpiše število prilog, ki so priložene k prispelemu dokumentu. Na priloge k

dokumentu se prejemna štampiljka ne odtisne. V primeru, da opisane priloge niso priložene dokumentu, se poleg prejemne štampiljke zapiše uradni zaznamek ter navede datum in podpis uslužbenca.

47 V polje vrednotnice se vpiše katere in v kolikšni vrednosti so priložene. Vrednotnice se nalepijo na koncu dokumenta, če ima dovolj prostora, sicer pa se k dokumentu pripne prazen A5 format papirja, na katerega se nalepi vrednotnice in napiše številko zadeve dokumenta. Nalepljene vrednotnice uniči uslužbenec z žigom in podpisom.

48 V polje v vednost se vpiše signirni znak uslužbenca, ali organizacijska enota. Razvrščanje (klasificiranje) dokumentarnega gradiva 49 Evidenca se vodi po vsebini zadev na podlagi načrta klasifikacijskih znakov. 50 Uslužbenec glavne pisarne v elektronski evidenci najprej preveri ali prejeti dokument nadaljuje

obstoječo zadevo. V tem primeru v prejemno štampiljko prejetega dokumenta prepiše številko zadeve in signirni znak delovnega mesta. V nasprotnem primeru odpre novo zadevo.

V primeru, ko uslužbenec glavne pisarne iz vsebine prejetega dokumenta ne more določiti vsebine klasifikacijskega znaka, se posvetuje z vodjem organizacijskega dela enote, v kateri se bo naloga reševala.

Dodeljevanje (signiranje in dosigniranje) zadev ter dokumentov 51 Pošto, ki jo signira vodstvo urada, se vrne uslužbencu glavne pisarne oziroma tajništvu

organizacijske enote, kjer se v elektronsko evidenco vnese signirni znak in dostavi oddelku oziroma uslužbencu, ki bo zadevo reševal.

Evidentiranje prejetih (vhodnih) dokumentov 52 S prvim vhodnim dokumentom se zadevo odpre, evidentira in izpiše ovoj.

Na ovoj je potrebno vpisati: • Številko zadeve, • Številko upravnega postopka, • Signirni znak, • Subjekt, • Kratko vsebino zadeve in • Rok hrambe.

53 Če dokument nadaljuje že obstoječo zadevo, se ta evidentira v glavni pisarni ter posreduje

uslužbencu, ki zadevo rešuje. Uslužbenec glavne pisarne evidentira vročilnico ali povratnico in jo posreduje uslužbencu, ki zadevo rešuje, da jo pripne k dokumentu.

54 Zadeva in vsak dokument v njej imata vselej isto številko zadeve. Številka zadeve se ne more

spremeniti. Vsi dokumenti v zadevi morajo biti urejeni in zloženi po kronološkem vrstnem redu (prvi dokument spodaj).

55 V vsaki upravni zadevi, vodi uslužbenec, ki rešuje zadevo, popis zadeve na notranji strani ovoja

ali na popisnem listu zadeve. 56 Okrožnice in obvestila Generalnega davčnega urada (v nadaljevanju: GDU), ki ne zahtevajo

rešitve ali povratnega odgovora za GDU, se evidentirajo kot dokument v zadevi (okrožnice in obvestila) glede na vsebino področja in je odprta celo koledarsko leto. Zahtevki, poizvedbe, analize in drugi dopisi GDU, ki zahtevajo rešitev ali odgovor, se evidentirajo in rešujejo kot samostojne zadeve.

57 Za prekrškovni organ se številka zadeve dodeli iz centralne informatizirane zbirke. Povezanost, združitev, razdružitev 58 Če obstaja med posameznimi zadevami vsebinska ali formalna povezanost, zadeve v evidenci

povežemo z zaznamkom v polju “zveza”. Oznako za zvezo označimo tudi na ovoju zadeve. 59 Če se dve ali več zadev združi v eno, se odpre nova skupna zadeva. Od združitve dalje se

dokumenti evidentirajo pri skupni zadevi. V evidenco skupne zadeve zapišemo številke pridruženih zadev. Pridružene zadeve se v elektronski evidenci označijo kot rešene.

60 Zadevo je mogoče tudi razdružiti v dve ali več samostojnih zadev. Pri novih zadevah zapišemo kot

zvezo številko prejšnje skupne zadeve, pri prejšnji skupni zadevi pa številke vseh na novo nastalih zadev.

Popis zadeve 61 O vsaki upravni zadevi vodi uslužbenec popis zadeve. Popis zadeve vsebuje zaporedno številko

dokumenta, kratko vsebino posameznega dokumenta ter datum prejema ali nastanka dokumenta. Dokumente (vhodne, izhodne, lastne) je potrebno vpisati v popis zadeve sproti, najkasneje pa pred odstopom zadeve drugemu organu ali pred vložitvijo v tekočo zbirko dokumentarnega gradiva.

Evidentiranje zadev, ki se rešujejo po skrajšanem postopku 62 Za upravne naloge, ki se rešujejo po skrajšanem postopku (potrdila in druge upravne listine) se

znotraj posameznega koledarskega leta določi zadeva za nedoločeno število subjektov. V taki zadevi se evidentirajo samo vloge strank, njihovo ime ali naziv, naslov in datum izdaje pozitivne rešitve. Kopije izdanih potrdil ali dovoljenj se ne shranjujejo. Če je izdana negativna odločba (z možnostjo pritožbe) ali se odredi kakšen drug ukrep, se dokument izvzame iz take zadeve, odpre se nova zadeva z dnem vložitve pritožbe oziroma z dnem odreditve drugega ukrepa.

Elektronska pošta 63 Dostop do uradnega elektronskega poštnega naslova urada ima pooblaščen uslužbenec glavne

pisarne. Prejeto elektronsko sporočilo natisne in ga obravnava kot dokument, prejet v fizični obliki. Po signiranju se pošta v fizični obliki, lahko pa tudi v elektronski obliki posreduje uslužbencu, na katerega je naslovljena ali signirana. Pošta prejeta na uradni elektronski poštni naslov se večkrat dnevno pregleduje.

64 Elektronsko sporočilo, ki je prejeto na elektronski naslov uslužbenca in ima značilnosti pošte, se

mora posredovati v glavno pisarno za evidentiranje. 65 Pošiljatelj elektronske pošte se mora identificirati z imenom in priimkom oziroma z nazivom

pravne osebe ter z davčno številko, če želi pridobiti pojasnilo ali podatek v zvezi z davčno obveznostjo. V primeru da se pošiljatelj ne identificira, uslužbenec glavne pisarne v povratnem sporočilu stranko pozove za dopolnitev identifikacijskih podatkov. Elektronska pošta se odstopi uslužbencu v reševanje.

66 Uslužbenec, ki poda odgovor na prejeto elektronsko sporočilo stranke, ga natisne in posreduje v

podpis podpisnikom skladno s predpisom o podpisovanju listin. Po prejemu podpisanega dokumenta, uslužbenec dokument skenira in ga s pisarniško odredbo posreduje na uradni elektronski poštni naslov glavne pisarne, ki odgovor elektronsko odpremi naslovniku.

67 Elektronska sporočila (okrožnice, v vednost poslana pojasnila davčnim zavezancem, obvestila itd.)

iz GDU namenjena lastnim potrebam v davčnih uradih in obratno, kjer ni potreben varen elektronski podpis, se lahko pošiljajo tudi v urejevalniku besedil ali preglednic. Odpošiljatelj – uslužbenec, ki je pripravil dokument, zagotovi odpremo po elektronski poti, naslovljeno na uradni elektronski poštni naslov glavne pisarne ter v vednost določenemu uslužbencu.

68 Pošta v elektronski obliki se v glavni pisarni shranjuje po mesecih na skupnem direktoriju. Pisarniške odredbe 69 Pisarniške odredbe so napotila uslužbencem za poslovanje z dokumentarnim gradivom.

Označujejo se na ovoj zadeve ali na dokument ter v elektronsko evidenco. Pisarniško odredbo določi uslužbenec. Odredba se napiše v spodnji levi kot prve strani dokumenta. Uslužbenec potrdi

odredbo z datumom in podpisom. V kolikor uslužbenec sam ne evidentira pisarniške odredbe v aplikacijo, poskrbi za evidentiranje preko uslužbencev glavne pisarne.

70 Za poslovanje se uporabljajo naslednje pisarniške odredbe: R + datum in podpis, ko poteče rok za

vložitev v rokovnik; REŠ + datum in podpis za vložitev zadeve tekočo zbirko dokumentarnega gradiva; ko je upravni akt, ki je bil izdan v zadevi, postal pravnomočen ali ko organ v zadevi ne bo opravil več nobenega dejanja.

71 Zadeve, o katerih se v organu odloča na podlagi predpisov o splošnem ali posebnih upravnih

postopkih, se štejejo za rešene, ko je upravni akt, ki je bil izdan v zadevi, postal pravnomočen ali ko organ v zadevi ne bo opravil več nobenega dejanja.

72 Zadeve, o katerih se odloča v drugih postopkih se štejejo za rešene, ko je postopek skladno s

predpisi končan (javna naročila, kadrovske zadeve in podobno). 73 Zadeve s seznamom vlog (zadeve z nedoločenim številom subjektov) se vedno zaključijo na

zadnji dan koledarskega leta. 74 Zadeve in dosjeji iz splošnega poslovanja se štejejo za rešene, ko v zadevi ali dosjeju ne nastane

noben dokument več ali ni potrebno nobeno dejanje več ali preneha pravni posel ali s potekom ustreznega časovnega obdobja. Praviloma se zadeve in dosjeji iz splošnega poslovanja zaključijo zadnji dan koledarskega leta.

75 Rok hrambe začne teči vselej od 1. 1. naslednjega leta. Rok hrambe označi uslužbenec, ki rešuje

zadevo, v spodnjem desnem kotu ovoja: • s štirimestno letnico leta izločitve, • z oznako A za arhivsko gradivo, • z oznako T za trajno gradivo.

76 Pisarniške odredbe za vročanje so:

− osebno - vročanje ZUP ovojnic, − priporočeno s povratnico - vročanje v tujino in za vročanje z navadnimi ovojnicami, − priporočeno - vročanje z navadnimi ovojnicami, − navadno.

ZUP zadeve 77 Če se zadeva vodi skladno z Zakonom o splošnem upravnem postopku, uslužbenec ki vodi

postopek pod signirnim znakom na ovoju napiše številko in zahtevnost upravnega postopka. V elektronski evidenci se označi, da gre za ZUP zadevo.

78 V primeru, da uslužbenec glavne pisarne iz dokumenta ne more razbrati, ali gre za ZUP zadevo ali

ne, se dokument evidentira kot navadna zadeva. V takem primeru vodja ali uslužbenec, ki je dobil tako zadevo v reševanje, obvesti uslužbenca glavne pisarne, da gre za ZUP zadevo. Uslužbenec glavne pisarne spremeni v elektronski evidenci, navadno zadevo v ZUP zadevo ter jo vrne uslužbencu, ki zadevo rešuje.

Vodenje upravne statistike iz informatiziranih zbirk 79 Glavna pisarna vodi za zadeve, ki so evidentirane v elektronski evidenci, predpisano evidenco, ki

se nanaša na reševanje upravnih zadev (v nadaljevanju: upravna statistika). 80 Podatke za pripravo poročila o upravni statistiki, za zadeve ki so evidentirane v elektronski

evidenci, pridobi uslužbenec; v glavni pisarni, iz drugih aplikacij (npr. DP1 - iz statistike prejetih

napovedi za odmero dohodnine - podatek o številu začetih postopkov po uradni dolžnosti, …) ter z ročnim štetjem.

Upravljanje elektronske evidence 81 Sistemski skrbnik na GDU dodeljuje uporabniške kode in gesla, upravlja s pooblastili in pravicami

ter ureja šifrante (klasifikacijski znaki, ključne besede, vrste zaupnosti,…). 82 Uslužbenec glavne pisarne usposablja in svetuje uporabnikom glede uporabe elektronske evidence

ter predlaga vnos sprememb v šifrante. Vrste in stopnje zaupnosti 83 Pri evidentiranju nove zadeve označi uslužbenec glavne pisarne v elektronski evidenci vrsto

zaupnosti. 84 Podatki, ki so davčna tajnost, so opredeljeni v zakonu o davčnem postopku. To so vsa dejstva,

okoliščine, odločitve in drugi dokumenti, ki se nanašajo na posameznega zavezanca za davek. Uslužbenec, ki rešuje zadevo, označi davčno tajnost na dokumentih skladno s predpisi.

Dosje 85 Dosje se lahko oblikuje iz dokumentov in zadev po posameznih področjih dela, davčnih

zavezancih ali po vrsti davka skladno z metodološkim navodilom. V dosje se vlagajo množični dokumenti, prejeti od davčnih zavezancev in dokumenti DURS, ki se ne evidentirajo v elektronsko evidenco dokumentarnega gradiva, pač pa se evidentirajo v delovnih programih v posameznih notranje organizacijskih enotah (v informatizirani evidenci DP1, DP2, DDV, ISPO, …).

86 Dosjeji se glede na področje dela oblikujejo v oddelku za:

− kontrolo pravnih oseb in samostojne podjetnike posameznike – DOSJE ZAVEZANCA, po davčni številki, kadar gre za samoobdavčitev (npr. davek od dobička, davek iz dejavnosti, obračuni plač, plačilne liste, REK obrazci, obračuni DDV, …),

− kontrolo fizičnih oseb – DOSJE, po vrstah davkov, kadar gre za napoved davka (npr. dohodnina, davek od prometa nepremičnin, davek na motorna vozila, nadomestilo za uporabo stavbnega zemljišča itd),

− inšpekcijo – DOSJE PO INŠPEKCIJSKIH PREGLEDIH (glej prilogo 3), − izterjavo – DOSJE IZTERJAVE (npr. obvestila in sklepi, ugovori, pritožbe, zapisniki,

objave - priloga 4), − splošne zadeve – PERSONALNI DOSJE po abecedi.

Rokovnik 87 Rokovnik v elektronski obliki vodi glavna pisarna ali tajništvo organizacijske enote. Uslužbenec

glavne pisarne evidentira zadevo v rokovniku in pravočasno obvesti uslužbenca o poteku roka. Sejno gradivo 88 Seje kolegija direktorjev se evidentirajo v elektronsko evidenco. Sejno gradivo posamezne seje se

šteje kot zadeva, ki se odpre na začetku priprav na sejo. Evidenca o sejnem gradivu se vodi v elektronski obliki. Izvirnik vabila s sejnim gradivom se vodi v tajništvu vodstva. Udeležencem seje se pošiljajo kopije; vabil, dnevnega reda, zapisnikov in gradiv za sejo. O sprejetih sklepih se

vodi evidenca v elektronski obliki, s katero je mogoče izdelati poročilo o uresničevanju sklepov. Sklep, ki komu nalaga določeno nalogo ali opravilo, mora imeti naslednje sestavine:

− kaj je potrebno opraviti, − kdo je odgovoren za izvršitev sklepa, − rok, do kdaj je potrebno sklep izvršiti. Uslužbenci, ki so odgovorni za izpolnitev posameznega sklepa, morajo za evidenco pravočasno poskrbeti ustrezne podatke.

Odprema pošte 89 Za odpremo pošte je pristojna glavna pisarna in pooblaščeni uslužbenci na dislociranih enotah.

Pooblaščeni uslužbenci na dislocirananih enotah lahko samostojno pripravijo odpremo pošte v celoti (pošta mora biti v zaprti kuverti, oddajna knjiga izpisana v dvojniku). Oddajna knjiga se hrani 2 leti.

90 Naloga uslužbenca glavne pisarne je, da pošto namenjeno za odpremo skupaj z izpisom oddajne

knjige v dvojniku, izroči pooblaščenemu uslužbencu Pošte Slovenije. Vrnjen potrjen izvod izpisa, shrani v evidenci oddane pošte.

91 Uslužbenec, ki je pripravil dokument za odpremo, je dolžan s pisarniško odredbo navesti točen

naslov prejemnika, katere priloge je treba priložiti in način odpreme. 92 Za dokumente, ki se pripravljajo iz programov DP1, DP2 in DDV in kjer programi omogočajo

tiskanje kuvert ter oddajne knjige, se kuvertiranje takšnih pošiljk organizira v oddelku, kjer se tiskajo. V glavno pisarno se dostavi zaprte kuverte z nalepljenimi R nalepkami in z oddajno knjigo.

Evidentiranje izhodne pošte 93 Uslužbenec, ki je pripravil dokument za odpremo, je dolžan poskrbeti, za ustrezno evidentiranje

izhodnega dokumenta. V zadevi se hrani en izvod dokumenta. Pošiljanje zaupnih dokumentov 94 Način pošiljanja in odpreme zaupnih dokumentov določi uslužbenec, ki je dokument pripravil. 95 Podatki, ki so davčna tajnost, se prenašajo v zaprti ovojnici iz neprosojnega materiala, ki mora

imeti v levem zgornjem kotu navedbo pošiljatelja, številko in datum dokumenta, v desnem zgornjem kotu pa oznako »DAVČNA TAJNOST«. Na dokumentu se pred številko zadeve označi, da gre za podatke, ki se štejejo za davčno tajnost in sicer z velikima tiskanima črkama "DT".

96 Podatki, ki so davčna tajnost, se lahko prenašajo tudi po navadni pošti. Drugi načini prenosa

podatkov (npr. z informacijskimi ali telekomunikacijskimi sredstvi) so dovoljeni le ob izvajanju postopkov in ukrepov, ki nepooblaščenim osebam preprečujejo vpogled v te podatke.

Ovojnica za osebno vročanje 97 Ovojnica za osebno vročanje (ZUP ovojnice) se uporablja, kadar organ v upravnih zadevah odloča

o pravicah, obveznostih ali pravnih koristih posameznikov, pravnih oseb in drugih strank. Ovojnica za osebno vročanje in povratnica se lahko uporabljata tudi za vročanje drugih dokumentov v upravnem postopku.

Vročanje v tujino 98 Za vročanje v tujino se namesto ovojnice za osebno vročanje, uporablja povratnica, ki je

predpisana v skladu z mednarodnimi poštnimi predpisi. Poslovanje z dokumenti med notranje organizacijskimi enotami

99 Poslovanje z dokumenti v fizični obliki med uradi in med uradom ter dislociranimi enotami poteka

praviloma priporočeno preko Pošte Slovenije. 100 Zadeve, ki jih po dogovoru opravljajo pooblaščene uradne osebe v drugem davčnem uradu, se

hranijo v uradu, kjer je bila zadeva evidentirana. Zbirke in vpogled v zbirke 101 Dokumentarno gradivo se hrani v zbirki nerešenih zadev, tekoči zbirki in v stalni zbirki

dokumentarnega gradiva. Vpogled v dokumentarno gradivo iz zbirke in kopiranje tega gradiva se sme omogočiti samo upravičenim uporabnikom. Vsak vpogled in kopiranje je potrebno ustrezno evidentirati. V primeru da se dokumentarno gradivo odnese iz zbirke, se prevzem potrdi z reverzom (priloga 5).

102 Uslužbenec lahko kopira dokumente, ki so davčna tajnost, če potrebuje kopijo zaradi opravljanja

svojih nalog v okviru delovnega mesta na katerega je razporejen ali na zahtevo stranke, zakonitega zastopnika ali pooblaščenca. Vsaka dodatna kopija mora biti izdelana v varovanih prostorih in označena skladno s predpisom.

103 Če se kopira samo del dokumenta, mora biti razvidno še iz katerega dokumenta ali dela

dokumenta se kopira (številka in datum dokumenta ter številka strani). Zbirka nerešenih zadev 104 Nerešene zadeve se hranijo pri uslužbencih. V primeru, da se že rešeno zadevo iz tekoče ali stalne

zbirke izroči v ponovno reševanje, se jo evidentira kot nerešena zadeva. Tekoča zbirka 105 Tekoča zbirka se hrani v glavni pisarni, izjemoma pri uslužbencih. V njej se hranijo rešene zadeve

tekočega leta in dveh predhodnih let. Zadeve, na katerih ni označen način oziroma rok hrambe, ni dovoljeno vložiti v tekočo zbirko dokumentarnega gradiva. Preden se zadeva vloži v tekočo zbirko dokumentarnega gradiva, uslužbenec, ki je zadevo reševal, izloči nepotrebno gradivo (kopije, dvojnike, pomožne obrazce, neizpolnjene tiskovine in podobno) in uredi zadevo (popis zadeve). Osnutkov dokumentov ni dovoljeno izločiti.

106 Tekočo in stalno zbirko dokumentarnega gradiva vodi in vzdržuje glavna pisarna oziroma arhivar.

Tekoča zbirka dokumentarnega gradiva je urejena v arhivskih škatlah, svežnjih ali drugi ustrezni opremi, zložena po vrstah dosjejev in po zaporednih številkah zadev.

107 Kadar se hrani gradivo tekoče zbirke pri uslužbencih, jo urejajo in vodijo uslužbenci na oddelkih ob pomoči in nadzoru uslužbenca glavne pisarne.

Stalna zbirka 108 Po dveh letih, najkasneje pa do konca marca naslednjega leta po poteku roka dveh let se

dokumentarno gradivo iz tekoče zbirke prenese v stalno zbirko dokumentarnega gradiva. Pred prenosom se iz vsake zbirke dokumentarnega gradiva odbere, izloči in uniči dokumentarno

gradivo, katerega rok hrambe je dve leti. Prenos dokumentarnega gradiva iz tekoče v stalno zbirko in ustrezne zaznamke v evidenci, izvede glavna pisarna ob sodelovanju uslužbenca, ki vodi tekočo zbirko. Stalna zbirka dokumentarnega gradiva se praviloma hrani na sedežu urada. Dislocirane enote imajo stalno zbirko dokumentarnega gradiva praviloma na svojem sedežu.

109 Uslužbenec pred predajo zadev v tekočo zbirko, določi rok hrambe in leto izločitve zadeve. 110 Dokumentarno gradivo v fizični obliki se hrani v zbirki dokumentarnega gradiva, urejeno v

arhivskih škatlah, svežnjih, ali drugi ustrezni opremi po letih, po vrstah dosjejev in po zaporednih številkah zadev.

111 Iz stalne zbirke dokumentarnega gradiva se najmanj vsakih pet let izloči gradivo, ki mu je potekel

rok hrambe. 112 Trajno in arhivsko gradivo se hrani v skladu z načrtom klasifikacijskih znakov. Seznam in izpis rešenih in nerešenih zadev 113 Za vsako koledarsko leto se izpiše seznam vseh rešenih zadev, izpis pa se hrani na začetku tekoče

zbirke dokumentarnega gradiva. Seznam se izpiše najkasneje do konca januarja za preteklo leto. 114 Uslužbenec glavne pisarne vsake tri mesece izpiše seznam nerešenih zadev in ga posreduje vodji

notranje organizacijske enote. Hramba posameznih zbirk 115 Tekoča in stalna zbirka dokumentarnega gradiva se hranita ločeno. Dokumentarno gradivo se

preda iz tekoče oziroma stalne zbirke na podlagi evidence izposojenega gradiva - reverza. Uslužbenec prevzem gradiva potrdi z datumom in podpisom.

116 Zadeve, ki so evidentirane v centralnih informacijskih zbirkah (na primer prekrškovni organ, itd.)

se hranijo na davčnem uradu, ki je vodil postopek. Načrt hrambe dokumentarnega gradiva 117 Načrt hrambe dokumentarnega gradiva se pripravi za vsak prostor, kjer se hrani stalna zbirka

dokumentarnega gradiva. Vsebovati mora: podatek o lokaciji, tloris prostora, legendo in stranski prerez regalov oziroma polic z navedbo vsebine dokumentarnega gradiva, ki je arhivirano po letu nastanka zbirke, oznako roka hrambe, ime in priimek uslužbenca, ki je načrt izdelal ter datum izdelave. Dokumentarno gradivo znotraj stalne zbirke mora biti urejeno in zloženo po abecednem ali številčnem vrstnem redu (priloga 6).

118 Načrt hrambe dokumentarnega gradiva izdela vodja glavne pisarne, ki ga tudi ustrezno dopolnjuje

in spreminja. Hramba gradiva z zaupnimi podatki 119 V zbirki, se dokumentarno gradivo hrani ločeno po vrstah zaupnosti, in sicer za:

− davčno tajnost ter − stopnje tajnosti po zakonu o tajnih podatkih ali drugih predpisih.

Zaklju čevanje in dostava rešenih zadev v glavno pisarno 120 Uslužbenci dostavljajo rešene zadeve v glavno pisarno. Komisija za izločanje in odbiranje dokumentarnega gradiva 121 Direktor urada imenuje s sklepom komisijo za izločanje in odbiranje dokumentarnega gradiva iz

stalne zbirke ter določi rok za izvedbo te naloge. Odbiranje dokumentarnega gradiva iz arhivskega se opravi po navodilih pristojnega arhiva.

Uporaba in hramba žigov ter štampiljk 122 Generalna knjiga prevzetih in vrnjenih žigov ter štampiljk (v nadaljevanju: knjiga) se vodi na

GDU, za potrebe davčnega urada pa v oddelku za splošne zadeve. Knjiga se hrani v omari. V knjigi je potrebno sproti beležiti vse spremembe, ki nastanejo v zvezi z uporabo žigov in štampiljk. V primeru, da se žigi oziroma štampiljke ne uporabljajo več, jih mora oseba razdolžiti uslužbencu, ki vodi generalno knjigo žigov in štampiljk.

123 Uničenje žigov in štampiljk izvede tričlanska komisija, ki jo imenuje direktor urada ali od njega

pooblaščena oseba. Komisija sestavi o uničenju žigov in štampiljk zapisnik (priloga 8). Uničenje žigov in štampiljk se opravi na način, da se odlepi in razreže blazinice, mehanizem pa uporabi za novo blazinico. Davčni urad posreduje sklep o imenovanju komisije, zapisnik o uničenju in mehanizem na GDU.

124 Uslužbenec, ki je zadolžen za žig oziroma štampiljko mora skrbeti, da ta ne pride v roke

nepooblaščeni osebi. Med službeno odsotnostjo in po zaključku delovnika jih mora zakleniti v pisalno mizo ali omaro.

125 Davčni urad pisno sporoči uslužbencu v GDU, ki vodi generalno knjigo prevzetih in vrnjenih

žigov ter štampiljk, pogrešitev ali izgubo žiga oziroma štampiljke. Uslužbenec GDU naroči objavo preklica takega žiga ali štampiljke v Uradnem listu Republike Slovenije.

PREHODNE DOLOČBE

126 Zadeve, evidentirane v prejšnjih evidencah, se do rešitve še naprej vodijo v teh evidencah.

Nerešeno zadevo evidentirano v prejšnji evidenci se lahko prenese v novo evidenco. KONČNE DOLOČBE

127 Z dnem veljavnosti tega navodila, preneha veljati Navodilo o ravnanju z dokumentarnim gradivom

v Davčni upravi Republike Slovenije (št. 01000-1/97-1-10-80/01, z dne 21. 2. 1997 in Spremembe prilog k Navodilu o ravnanju z dokumentarnim gradivom v Davčni upravi Republike Slovenije (št. 033-8/01, z dne 20. 12. 2001).

128 Navodilo se objavi na intranetu DURS in prične uporabljati s 1. 10. 2006. Številka: 020-8/2006-1 (01113-00) Datum: 20. 9. 2006 Ivan Simič, GENERALNI DIREKTOR

Priloge:

1. Seznam množičnih dokumentov 2. Seznam pošte, ki jo pregleda vodstvo urada 3. Vsebina inšpekcijskega dosjeja 4. Vsebina dosjeja izterjave 5. Reverz za dvig gradiva iz stalne zbirke dokumentarnega gradiva 6. Načrt hrambe dokumentarnega gradiva 7. Zapisnik o uničenju žigov in štampiljk

Priloga 1 Seznam množičnih in drugih dokumentov, ki se ne evidentirajo v elektronsko evidenco:

− dohodninske napovedi in druge napovedi… − obračuni DDV, − obračuni DDPO, − REK obrazci, − kvartalna poročila DDV, − kontrolni podatki za dohodnino, − plačilne liste samostojnih podjetnikov, − obračuni - dejavnost, − obvestila o dolgu, − sklepi davčne izvršbe, − delovni nalog za uvedbo inšpekcijskega pregleda ali izterjavo − in drugo.

V elektronsko evidenco se ne evidentirajo tudi tisti vhodni in izhodni dokumenti, ki se evidentirajo pri uslužbencih na oddelkih oz. referatih v informacijskih sistemih DP1, DP2, DDV, MFERAC,… idr. Priloga 2 Seznam pošte, ki se predloži vodstvu urada za signiranje:

− odločbe drugostopenjskega organa, − urgence drugih organov, − anonimne prijave, − zahtevki v kazenskih in pred kazenskih postopkih, − dopisi v zvezi s poslovanjem urada (pogodbe, naročila), finančne zadeve, − odločbe in sklepe v zvezi z zaposlenimi - kadrovske zadeve, − okrožnice in obvestila Generalnega davčnega urada, − pritožbe strank, − vloge za odpis, odlog in obročno plačilo dolga, − inšpekcijske zadeve, − dokumenti označeni s stopnjami tajnosti po Zakonu o tajnih podatkih.

Priloga 3 Vsebina inšpekcijskega dosjeja: 4.1 Inšpekcijski pregled – odprti del, ki je na vpogled zavezancu z naslednjimi dokumenti: - obvestilo o začetku davčnega inšpekcijskega nadzora, - sklep o inšpekcijskem nadzoru, - sklep o razširitvi inšpekcijskega nadzora, - sklep o predložitvi dokumentacije, - zaprosila za dostavo podatkov po členih 70. do 73. ZDavP-1, - odgovori oziroma dostava podatkov na zaprosila po členih 70. do 73. ZDavP-1, - zapisniki po ZUP-u, - zapisnik po ZDavP-1, - dokazno gradivo, pridobljeno pri zavezancu, - zahteva za podaljšanje roka za pripombe, - sklep o podaljšanju roka za pripombe, - pripombe, - dodatni zapisnik, - pripombe na dodatni zapisnik, - predlog izpostavi za obnovo postopka odmere dohodnine, - sklep o zavarovanju izpolnitve davčne obveznosti, - sklep o sprostitvi zavarovanja v primeru plačila davčne obveznosti, - delna in začasna odločba, - odločba, - dopolnilna odločba, - sklep o ustavitvi postopka, - sklep o zastaranju, - odstop zadeve pristojnemu organu, - drugi v postopku prejeti dokumenti ter dokumenti, izdani v postopku v skladu z ZDavP-om,

ZIN-om in ZUP-om (vročilnice, sklep o prekinitvi postopka in podobno). 4.1.1 Inšpekcijski pregled – zaprti del: - delovni nalog in morebitni drugi interni dokumenti, izdani z namenom uvedbe

inšpekcijskega pregleda (npr. predlog za izdajo delovnega naloga, izjava inšpektorja, da ne obstajajo izločitveni razlogi in podobno),

- izpisi o zavezancu iz uradnih evidenc, - vprašalniki in druga dokumentacija, zbrana v predpripravi inšpekcijskega pregleda, - pregledani in parafirani osnutki aktov, - nalogi za evidentiranje v inšpekcijsko evidenco in izpisi iz inšpekcijske evidence (mape

nadzora), - prijave oziroma zahtevki, ki so bili podlaga za uvedbo postopka, - poročila o konkretnem zavezancu za interne potrebe, - dokumenti, izdani v drugih davčnih postopkih na podlagi ugotovitev inšpekcijskega

pregleda (sklep o izvršbi, odločba o odlogu davčne izvršbe, sklep o obnovi postopka odmere dohodnine, odločba, izdana v obnovljenem postopku odmere dohodnine in podobno),

- drugi dokumenti, ki niso prejeti oz. izdani v postopku ali so internega značaja ( npr. dokumenti, v zvezi z upravnim sporom).

4.2 Pritožba - pritožbeni spis (pritožba na odločbo, na sklep o začasnem zavarovanju) - odprti del: - pritožba s prilogami in kuverto (listine, pooblastilo,……), - popis dokumentacije, ki se odstopi drugostopnemu organu, - poziv za plačilo upravne takse in plačilo upravne takse, v kolikor ni bila plačana in uničena

na pritožbi, nato po potrebi opomin ter odločba, - po potrebi poziv za dopolnitev,

- dopolnitev pritožbe, - odstop pritožbe in dopolnitve pritožbe drugostopnemu organu ali nadomestna odločba, - sklep o zavrženju pritožbe, - preklic ali sprememba pooblastila ter odstop le tega drugostopnemu organu, - urgenca – zahteva za izdajo odločbe ter odstop zahteve drugostopnemu organu, - morebitni drugi dokumenti v pritožbenem postopku, - drugo stopenjska odločba, - tožba zoper odločbo drugo stopenjskega organa, - sodba upravnega sodišča, - sodba vrhovnega sodišča. 4.2.1 Pritožbeni spis - zaprti del: - pojasnilo inšpektorja o pritožbenih navedbah, - morebitni drugi dokumenti, ki niso pridobljeni oz. izdani v postopku ali so internega

značaja. 4.3 Prekrškovni postopek: - zapisnik z ugotovljenimi kršitvami, - uradni zaznamek (zastaranje in diskrecijska pravica), - uradni zaznamek - ustno opozorilo, - plačilni nalog, - poziv za predložitev pisne izjave v zvezi s prekrškom, - izjava o prekršku in dokazno gradivo, - odločba, - drugi dokumenti prejeti ali izdani v prekrškovnem postopku (npr vročilnice). 4.4 Zahteva za sodno varstvo v prekrškovnem postopku – odprti del: - zahteva za sodno varstvo s prilogami in kuverto (listine, pooblastilo, …), - popis dokumentacije, ki se odstopi sodišču prve stopnje, - po potrebi poziv za dopolnitev zahteve, - dopolnitev zahteve, - odstop zahteve in dopolnitve zahteve sodišču ali nadomestna odločba, - preklic ali sprememba pooblastila ter odstop le tega sodišču, - urgenca – zahteva za izdajo odločbe ter odstop zahteve sodišču - sklep o ustavitvi postopka, - sklep o zavrženju zahteve, - morebitni drugi dokumenti v postopku uveljavljanja zahteve za sodno varstvo, - sodba o prekršku. 4.4.1 Zahteva za sodno varstvo – zaprti del: - pojasnilo inšpektorja o pritožbenih navedbah, - morebitni drugi dokumenti, ki niso pridobljeni oz. izdani v postopku ali so internega značaja

(tudi dokumenti v zvezi s pritožbo na sodbo). 4.5 Kazenska ovadba: - sklep sodišča o ustavitvi ali zavrženju kazenskega postopka oz. sodba.

Priloga 4 Vsebina dosjeja izterjave: - obvestilo o neplačanem davku, - izvršilni naslov in knjigovodske kartice z obračunom obresti, - seznam premoženja, - potrdilo o prejemu gotovine, - sklep o izvršbi (na denarne prejemke, denarna sredstva pri bankah in hranilnicah, na druge

denarne terjatve dolžnika, na premičnine, na vrednostne papirje), - sklep o ustavitvi davčne izvršbe, - pritožba zoper sklep o izvršbi, - pritožba zoper vodenje javne dražbe, - dogovor o prodaji premoženja po komisijski trgovini, - potrdilo o nakupu premičnin na javni dražbi, - potrdilo o prevzemu premičnega premoženja in hrambi (pogodba), - pritožba zoper postopek rubeža, - pooblastilo dolžniku o prodaji premičnega premoženja, - dopis o vknjižbi zarubljenega premičnega premoženja v register zastavnih pravic pri AJPES, - pogodba ali zemljiškoknjižni izpisek o lastništvu nepremičnega premoženja, - zapisnik o izjavi stranke, - ugovor tretjega zoper sklep o izvršbi, - dokazilo o vložitvi tožbe o ugotovitvi lastništva stvari, - sodba sodišča o rešitvi tožbe o lastništvu stvari, - ugovor delodajalca oz. izplačevalca, - ugovor banke oz. hranilnice, - ugovor dolžnikovega dolžnika, - rubežni zapisnik, - cenilni zapisnik, - oklic o javni dražbi, - obvestilo o javni dražbi, - zapisnik o poteku javne dražbe, - predlog za zavarovanje plačila davka v postopku davčne izvršbe, - sklep sodišča o zavarovanju, - ugovor dolžnika na sklep sodišča, - odgovor na ugovor, - predlog za izvršbo na dolžnikovo nepremično premoženje in delež dolžnika v družbi, - sklep o dovolitvi izvršbe, - morebitni ugovori in odgovori na ugovore, sklepi sodišča oz. višjega sodišča, - sklep o določitvi cenilca, - sklep o založitvi predujma, - odredba o prodaji, - ostala pripadajoča dokumentacija ( sklep o razdelitvi kupnine pri javni dražbi premičnin,

sklep o odmiku, sklep o razdelitvi kupnine pri nepremičninah…), - uradni zaznamki o ugotovitvah na terenu, zaslišanju prič, sosedov…, - sklep o stroških postopka, - predlog za prijavo terjatev v stečaj prisilno poravnavo ali likvidacijo gospodarske družbe, - predlog za uvedbo stečaja, - ugotovitve o družbenikih gospodarske družbe…

Priloga 5 Reverz za dvig gradiva iz stalne zbirke dokumentarnega gradiva

Z A H T E V E K i n R E V E R Z o izposoji dokumentarnega gradiva

Davčna številka (KPO, DDV): __________________________ Opomba:_________________________________________________________________________ Podpis uslužbenca, ki zahteva dvig dokumentov: __________________________ Izročeno, dne ____________________ Podpis prevzemnika:__________________ Datum vrnitve: ___________________ Podpis vodje: ___________________________ v primeru dviga dokumentacije iz drugega oddelka

* izpolnjen in podpisan reverz mora biti shranjen v arhivu

Datum prevzema Številka zadeve in leto nastanka

Priloga 6 Načrt hrambe dokumentarnega gradiva

VHOD

PR

EH

OD

RE

GA

L 1

1997 davčni dosje pravnih oseb Z; 1997 dohodnina pravnih oseb; 1998 dohodnina pravnih oseb.

1997 davčni dosje pravnih oseb, oddelek kontrole - N-Z

1997 davčni dosje pravnih oseb,oddelek kontrole - A-N

1996 davčni dosje pravnih oseb,oddelek kontrole - S-Z

1996 davčni dosje pravnih oseb,oddelek kontrole - A-S

REGAL št. 1 ODDELEK INŠPEKCIJE

RE

GA

L 1 R

EG

AL

2

1999 dohodnina pravnih oseb

1998 davčni dosje pravnih oseb T-S; 1998 potrdila o

poravnanih obv. 1-330; nalogi obr. 43-171. člen ZUP-a.

1998 davčni dosje pravnih oseb,oddelek kontrole - N-U

1998 davčni dosje pravnih oseb,oddelek kontrole - I-N

1998 davčni dosje pravnih oseb,oddelek kontrole - A

1996 inšpekcijski spisi

RE

GA

L 2 RE

GA

L 3

1999 potrdila o poravnanih davčnih obv. 1-10487; 1999 nalogi obr. 43 - 171. člen ZUP-a

1997 inšpekcijski spisi 1999 davčni dosje pravnih oseb, oddelek kontrole - D-K

1997 inšpekcijski spisi 1999 davčni dosje pravnih oseb, oddelek kontrole - K-P

1998 inšpekcijski spisi 1999 davčni dosje pravnih oseb, oddelek kontrole - P-R,

1999 popis zalog

1998 inšpekcijski spisi 1999 nalogi obr. 43 - 171. člen ZUP-a;

1999 popis zalog

RE

GA

L 3 R

EG

AL

4

2000 davčni dosje pravnih oseb,oddelek kontrole - P-V

2000 davčni dosje pravnih oseb,oddelek kontrole - K-P

Dokumentacija iz APP 2000 davčni dosje pravnih oseb, oddelek kontrole - C-K

Dokumentacija iz APP - prometni davek, 94,95,96 - inšpekcijski spisi

2000 davčni dosje pravnih oseb, oddelek kontrole - A - C, 1999 dosje DDV (11248220-97600544), dovolilnice za

prevoz blaga v med. prometu 1999

1995, 1996 plan inšpekcijskih pregledov 1999 davčni dosje pravnih oseb, oddelek kontrole - S-Ž,

1999 dosje DDV (11111909-99490323)

1999 inšpekcijski spisi

RE

GA

L 4 RE

GA

L 5

2000 davčni dosje pravnih oseb V-Ž; 2000 dosje DDV 11111909-98026305; 2000 dosje DDV

1999 inšpekcijski spisi 2000 potrdila o poravnanih davčnih obv. 373-10527;

2000 nalogi obr.43- 171. člen ZUP-a;

2000 inšpekcijski spisi 2001 potrdila o poravnanih obv. 10549-10873;

2001 DDV 55. člen

2000 inšpekcijski spisi 2001 dohodnina pravnih oseb A-Ž

2000 inšpekcijski spisi 2000 dohodnina pravnih oseb

Priloga 7 Zapisnik o uničenju žigov in štampiljk Številka: Datum:

ZAPISNIK O UNIČENJU ŽIGOV IN ŠTAMPILJK

Komisija imenovana s sklepom generalnega direktorja, št. ............., z dne ............... v sestavi: 1. .............predsednik, 2. .............član 3. .............član je dne ............. uničila naslednje žige in štampiljke:

(odtisniti žig oziroma štampiljko, ki se uničuje in napisati tudi specifikacijo žiga ali štampiljke ter uporabnika)

Komisija je uničila žige in štampiljke na način, da so se razrezale blazinice. Mehanizem se uporabi za novo blazinico. Zapisnik je napisan v treh izvodih od katerega prejme en izvod GDU. Komisija: 1. predsednik .....................................

(ime in priimek, podpis) 2. član .....................................

(ime in priimek, podpis) 3. član .....................................

(ime in priimek, podpis)

PRILOGA 2

Na podlagi 11. člena Zakona o carinski službi (Uradni list RS, št. 103/04) izdaja generalni direktor Carinske uprave Republike Slovenije

A K T

o upravljanju z dokumentarnim gradivom v carinski službi 1. Carinska uprava Republike Slovenije (v nadaljevanju: CURS) organizira poslovanje z

dokumentarnim gradivom v skladu z Uredbo o upravnem poslovanju (v nadaljevanju: uredba; Uradni list RS, št. 20/05, 106/05, 30/06 in 86/06) in Pravilnikom o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju (v nadaljevanju: pravilnik; Uradni list RS, št. 75/05).

2. Evidenca dokumentarnega gradiva (v nadaljevanju: temeljna evidenca) je osnovna evidenca

o opravljanju del in nalog organa in je podlaga vsem drugim evidencam. CURS vodi evidence zadev na podlagi načrta klasifikacijskih znakov.

3. Temeljne evidence so vzpostavljene v Generalnem carinskem uradu in v carinskih uradih ter

se vodijo s pomočjo informacijskega sistema. Javni uslužbenci na carinskih izpostavah, ki imajo uporabniško ime in geslo za dostop do informacijskega sistema, lahko v okviru svojih pooblastil uporabljajo informacijski sistem pod enakimi pogoji kot javni uslužbenci v carinskih uradih.

V evidenco se o vsaki zadevi vpišejo zlasti:

– številka zadeve, – subjekt zadeve (pri zadevah, ki se nanašajo na fizično oz. pravno osebo ali organ) ali tema

zadeve (pri zadevah, katerih vsebina se nanaša na splošne teme z delovnega področja organa),

– ključne besede zadeve (omogočajo razvrščanje in iskanje zadev in dokumentov), – opis zadeve (ta vsebina se mora smiselno, ne pa dobesedno, ujemati z opisom

klasifikacijskega znaka, s katerim je zadeva označena), – stanje zadeve, – datum začetka zadeve, – signirni znak pristojne organizacijske enote in delovnega mesta javnega uslužbenca, ki

zadevo rešuje, – rok hrambe, – povezava (če obstaja), – seznam dokumentov v zadevi. 4. Kot pomožne evidence se lahko vodijo vse evidence zadev, ki nastajajo pri delu in se vodijo

občasno ali nepretrgoma vse leto. Pomožne evidence se po potrebi vodijo za večje število istovrstnih zadev v okviru istega klasifikacijskega znaka. Pomožna evidenca mora biti vpisana v temeljni evidenci ob njenem odprtju in konec leta zaključena. Vodja organizacijske enote, ki vodi pomožno evidenco, prvi delovni dan novega leta zaključi pomožno evidenco iz preteklega leta s knjigovodskim mostičkom, s podpisom in uradnim pečatom, glavni pisarni pa pisno sporoči zaporedno številko vpisa v pomožno evidenco, s katero je bila ta evidenca zaključena. Glavna pisarna vpiše prejeto pošto v informacijski sistem, v "vsebino vhodnega dokumenta" pa vpiše zaključek (npr. "Zaključeno z zaporedno številko 99.") iz zaključene pomožne evidence. Pomožna evidenca se lahko vodi v pisni ali računalniški obliki. Ob zaključku leta morajo biti podatki shranjeni na primernem nosilcu podatkov, ki zagotavlja varno trajno hrambo teh podatkov.

5. Za sprejemanje in oddajanje zadev, dosjejev in dokumentov ter za odpremo skrbi glavna

pisarna oziroma za to pooblaščeni javni uslužbenec v organizacijski enoti, ki ima uporabniško ime in geslo za dostop do informacijskega sistema (v nadaljevanju: glavna pisarna).

6. Za evidentiranje dokumentov v novih zadevah skrbi glavna pisarna.

Za evidentiranje dokumentov v že odprtih zadevah skrbi vsak javni uslužbenec, ki zadevo rešuje in ima dostop do informacijskega sistema, razen za evidentiranje tistih dokumentov v že odprtih zadevah, ki prispejo neposredno v glavno pisarno.

7. Dokumenti oziroma zadeve se hranijo v ovojih, razen tistih dokumentov, ki se nahajajo v

elektronski obliki in fizične kopije ne obstajajo (npr. objava na intranetu), in dokumentov, ki jih CURS ali javni uslužbenec prejme samo v vednost. Če se na podlagi dokumentov, ki jih javni uslužbenec prejme v vednost, izda še kakšen dokument, je potrebno izdelati ovoj. Ovoje praviloma izdela glavna pisarna, v nasprotnem primeru pa mora za ovoj zadeve poskrbeti javni uslužbenec sam.

Ovoj mora vsebovati:

– številko zadeve, – signirni znak, – šifro in zahtevnost upravnega postopka po upravni statistiki (če se zadeva vodi skladno z

zakonom o splošnem upravnem postopku), – subjekt oziroma temo zadeve, – kratko vsebino zadeve, – rok hrambe v spodnjem desnem kotu (vpiše se, ko je zadeva rešena),

Pisarniške odredbe za rokovnik se lahko navedejo v zgornjem desnem kotu ovoja. 8. Klasifikacijski na črt je sestavljen iz seznama klasifikacijskih znakov, besednega opisa

njihovega pomena in rokov hrambe. Klasifikacijski znak je številčni znak, ki je namenjen razvrščanju zadev po vsebini.

9. V signirnem načrtu ima vsaka notranja organizacijska enota in znotraj nje vsako delovno mesto svojo številčno oznako. Številčna oznaka organizacijske enote skupaj s številčno oznako posameznega delovnega mesta sestavlja signirni znak.

10. Dokument, ki nastane v organu, vsebuje praviloma naslednje sestavine in podatke: • glava dokumenta; • številka dokumenta: sestavljena je iz številke zadeve in zaporedne številke vhodnega,

izhodnega ali lastnega dokumenta v okviru zadeve. Številko zadeve sestavljajo klasifikacijski znak, zaporedna številka zadeve v okviru klasifikacijskega znaka in vse štiri številke letnice nastanka zadeve. Zaporedno številko zadeve v okviru klasifikacijskega znaka določi informacijski sistem ob vpisu nove zadeve in se ne more spremeniti. Spreminjajo se le zaporedne številke dokumentov v okviru zadeve.

Primer izpisa številke dokumenta: 1231-9/2005-3. 123 - 9/ 2005- 3 klasifikacijski znak

zaporedna številka zadeve v okviru klasifikacijskega znaka

letnica nastanka zadeve zaporedna številka dokumenta v okviru zadeve

številka zadeve številka dokumenta

• pred številko zadeve, dosjeja ali dokumenta se v dokumentu, ki vsebuje tajne podatke,

označi z veliko tiskano črko stopnja tajnosti podatkov: – I za stopnjo INTERNO (razkritje teh podatkov nepoklicani osebi bi lahko škodovalo

delovanju ali izvajanju nalog organa), – Z za stopnjo ZAUPNO (razkritje teh podatkov nepoklicani osebi bi lahko škodovalo

varnosti ali interesom RS), – T za stopnjo TAJNO (razkritje teh podatkov nepoklicani osebi bi lahko hudo škodovalo

varnosti ali interesom RS), – ST za stopnjo STROGO TAJNO (razkritje teh podatkov nepoklicani osebi bi ogrozilo

vitalne interese RS); Primer: I 4260-9/2005. • pred številko zadeve, dosjeja ali dokumenta se v dokumentu, ki vsebuje podatke, ki so

davčna tajnost, doda oznaka DT;

Primer: DT 4260-9/2005. • datum (npr. 4. 7. 2005); • podatke o naslovniku: ime in priimek fizične osebe oziroma naziv organa ali pravne osebe,

natančen naslov (kraj, ulica in hišna številka), poštna številka in naziv pošte ter morebitno ime tuje države;

• besedilo "Pri odgovoru se obvezno sklicujte na našo številko": od naslovnika je treba zahtevati, da se pri odgovoru sklicuje na našo številko zadeve;

• Zadeva: kratka vsebinska identifikacija, usklajena z besednim opisom klasifikacijskega znaka;

• Zveza: vsebinska identifikacija zadeve in šifra, številka ali drug znak, ki ga v isti zadevi uporablja naslovnik ter datum zadnjega dokumenta (npr. vaš dopis številka: 4260-5/2005-9, z dne 15. 12. 2004);

• na koncu dokumenta ob levem robu: – Pripravil: ime in priimek javnega uslužbenca, ki je dokument pripravil, – V vednost: naslovi, na katere se pošljejo kopije dokumenta; • Priloge: priloge, ki so priložene dokumentu. Prilog ni treba ponovno naštevati, če so že

navedene v tekstu, ampak se označi le njihovo število (Priloge: 3); • način odpreme (npr. z vročilnico po ZPP ali po ZUP ali po ZKP, s povratnico, priporočeno,

nujno, po faksu, e-pošti); • Objava: internet, intranet; • podpis: dokumente podpisujejo generalni direktor oziroma njegov namestnik, direktorji

oziroma njihovi pomočniki in javni uslužbenci, ki so za to pooblaščeni. Označba funkcije in podpis sta pod besedilom dokumenta na desni strani. Ime in priimek podpisnika se navedeta nad funkcijo podpisnika;

• pečat upravnega organa, ki se odtisne na koncu besedila dokumenta, na sredino lista, poleg podpisa podpisnika. Če obstajajo pripravljene predloge, se te pri pripravi dokumenta obvezno uporabljajo, pri čemer se praviloma ne smeta spreminjati ne vrsta in ne velikost pisave.

Dokumente, ki so nastali pri delu organa (izhodni oz. lastni dokumenti), je potrebno pri organu hraniti v izvirniku. Vsak izhodni oz. lastni dokument je tako potrebno pripraviti v dveh izvodih. Eden se pripravi za odpremo, drugi pa ostane pri organu.

11. V skladu s Pravilnikom o vodenju evidence o upravnem postopku (Uradni list RS, št. 18/03 in 7/06) se za potrebe vodenja evidence o upravnem postopku pri reševanju upravnih zadev v upravnem postopku na ovoju spisa pod signirni znak, na dokument pa pod številko dokumenta in datumom vpišejo naslednje oznake:

– kratica u. p. (upravni postopek),

– MF - CURS (oznaka organa),

– številčna oznaka odločanja iz razvida,

– oznaka stopnje zahtevnosti iz razvida (določi jo uradna oseba, ki vodi notranjo organizacijsko enoto, ob začetku upravnega postopka).

Primer: u. p.: MF-CURS-30-P1 u. p. MF-CURS- 30 P1 oznaka za upravni postopek

oznaka za organ

šifra iz razvida

zahtevnost postopka

12. Pisne vloge v fizični obliki se sprejemajo v glavni pisarni ves poslovni čas organa. Javni uslužbenci v glavni pisarni pomagajo strankam pri vlaganju vlog, pregledujejo vloge in opozarjajo stranke na nepravilnosti in pomanjkljivosti vlog, dajejo druge splošne informacije in nudijo strankam pomoč v skladu s posebnimi predpisi. Če ima vloga formalne pomanjkljivosti (vloge brez podpisa ali brez prilog, ki so v vlogi navedene, in podobno), javni uslužbenec, ki je določen za neposreden sprejem vlog, stranko opozori na formalne pomanjkljivosti in ji pojasni, kako naj jih odpravi. Z vlogami, ki so taksirane ali so po predpisih oproščene takse, ravna javni uslužbenec, ki sprejema vloge, skladno s predpisi o upravnih taksah.

13. Vloge v elektronski obliki morajo biti varno elektronsko podpisane, podpis pa overjen s

kvalificiranim potrdilom v naslednjih primerih: � če z njimi stranke sporočajo podatke, na katerih bo temeljila odločitev organa; � če z njimi stranke prevzemajo obveznosti ali se odpovedujejo svojim pravicam; � če z njimi zahtevajo posredovanje osebnih podatkov, poslovnih skrivnosti ali drugače

varovanih podatkov na svoj elektronski naslov ali na poštni naslov, ki se razlikuje od uradno evidentiranega stalnega ali začasnega prebivališča.

V vseh drugih primerih vloge v elektronski obliki ni potrebno varno elektronsko podpisati.

14. Po vzpostavitvi centralnega sistema (v okviru državne uprave) za sprejem vlog, vročanje in obveščanje so vsi organi dolžni sprejemati vloge v elektronski obliki, ki jih bo ta sistem za posamezen organ prejel od stranke ali v imenu stranke od poslovnega ponudnika.

15. Za skupni elektronski predal organizacijske enote skrbi glavna pisarna. Elektronska

sporočila, ki prispejo v skupni elektronski predal organizacijske enote, glavna pisarna pregleda najmanj trikrat dnevno (dvakrat dopoldne, in sicer prvič najkasneje do 8. ure ter popoldne najkasneje do 14. ure oziroma eno uro pred zaključkom obvezne prisotnosti). Preveri se veljavnost morebitnega elektronskega podpisa, informacijski sistem pa zabeleži podatek o času prejema.

Prejem sporočila v elektronski obliki se na zahtevo pošiljatelja potrdi s povratnim sporočilom v elektronski obliki, ki vsebuje navedbo prejetega sporočila, datum, čas in varen elektronski podpis organa. Če pošiljatelj zahteva potrditev že v elektronskem sporočilu, pošlje povratno sporočilo glavna pisarna. Če pa zahtevek izhaja iz vsebine pripetega dokumenta, pošlje povratno sporočilo javni uslužbenec, ki je zadevo prejel v reševanje.

16. Glavna pisarna prispelo elektronsko sporočilo, ki nima pripetih dokumentov, natisne in nato ravna z njim v skladu z določili za fizični dokument (odtisne prejemno štampiljko, navede številko zadeve in signirni znak ter tako opremljeno sporočilo posreduje javnemu uslužbencu, ki je pristojen za reševanje zadeve). Hkrati posreduje elektronsko sporočilo v elektronski obliki tudi pristojnemu javnemu uslužbencu.

Če je k prejetemu elektronskemu sporočilu pripet še kakšen drug dokument, se elektronsko sporočilo natisne brez prilog, celotno sporočilo (elektronsko sporočilo in pripeti dokument) pa pošlje pristojnemu javnemu uslužbencu še po elektronski pošti.

Vsako elektronsko sporočilo se skupaj s pripetim dokumentom v glavni pisarni arhivira v elektronski obliki (sporočila se npr. shranjujejo po letih in znotraj njih po posameznih mesecih ali po organizacijskih enotah, v katerih so bila sporočila prejeta).

Javni uslužbenci so dolžni najmanj dvakrat dnevno pregledati svoj elektronski predal in s prejetimi sporočili ravnati enako kot z dokumenti, prejetimi v fizični obliki.

17. Prejeto pošto (vhodni dokumenti), ki prispe v glavno pisarno v fizični ali v elektronski

obliki na skupni elektronski naslov organa, evidentira glavna pisarna. Če to zaradi nepoznavanja vsebine ali drugih razlogov ni mogoče, glavna pisarna evidentira dokument kot nerazvrščen vhodni dokument, dokument pa v fizični obliki izroči vodji notranje organizacijske enote z opozorilom, da je dokument evidentiran kot nerazvrščen vhodni dokument. Vodja notranje organizacijske enote poskrbi, da se dokument ustrezno evidentira še isti oziroma najkasneje naslednji delovni dan.

18. Za evidentiranje prispelih povratnic skrbi glavna pisarna, ki povratnice evidentira kot del dokumenta.

19. Uradni dokument oziroma uradna pošta (vhodni dokument), ki zaradi pravil o odpiranju

pošte (npr. osebna pošta) ni evidentirana v glavni pisarni, ali uradna pošta, ki jo javni uslužbenec prejme na svoj osebni elektronski naslov ali telefaks, v že odprti zadevi evidentira javni uslužbenec sam. Če gre za novo zadevo, mora javni uslužbenec dokument nemudoma dostaviti oz. sporočiti glavni pisarni, da ga evidentira.

20. Izhodne oz. lastne dokumente v že odprtih zadevah evidentira javni uslužbenec, ki zadevo

rešuje in ima dostop do informacijskega sistema. V primeru, da izhodni ali lastni dokument odpre novo zadevo, mora javni uslužbenec poskrbeti, da glavna pisarna odpre novo zadevo, nato pa izhodni oz. lastni dokument evidentira sam.

21. Pošto, ki jo prejme glavna pisarna in ki izpolnjuje pogoje, določene v uredbi (uradna

pošta), je potrebno nemudoma dodeliti v reševanje (signirati) pristojni notranji organizacijski enoti ali pristojnemu javnemu uslužbencu. Za reševanje zadeve je odgovoren javni uslužbenec, ki ga določi vodja notranje organizacijske enote navadno še pred evidentiranjem zadeve. Če javni uslužbenec, ki bo zadevo reševal, ni znan vnaprej, se zadeva ob prejemu signira samo s signirnim znakom notranje organizacijske enote, v pristojnost katere sodi reševanje zadeve (delno signiranje). Ko vodja notranje organizacijske enote določi javnega uslužbenca, ki bo zadevo reševal, to sporoči glavni pisarni ali za to pooblaščenemu javnemu uslužbencu tako, da zadevo z navedbo javnega uslužbenca bodisi fizično vrne ali pa na drug način sporoči signirni znak ali ime javnega uslužbenca, ki bo zadevo reševal. Glavna pisarna oz. pooblaščeni javni uslužbenec nato opravi popolno signiranje zadeve, tako da pripiše signirni znak javnega uslužbenca, ki bo zadevo reševal (dosigniranje). Signirni znak se vpiše v evidenco in dokument, nato pa se zadeva dostavi pristojnemu javnemu uslužbencu. V primeru telefonskega dosigniranja vnese glavna pisarna signirni znak pristojnega javnega uslužbenca, vodja notranje organizacijske enote pripiše signirni znak in dokument izroči javnemu uslužbencu. Vsak javni uslužbenec, ki dobi novo zadevo v reševanje, se mora prepričati, da je zadeva signirana nanj. V primeru, da zadeva ni pravilno signirana, mora poskrbeti za presigniranje.

Vodja notranje organizacijske enote lahko zadeve presignira samo na uslužbence znotraj svoje organizacijske enote. Če ugotovi, da je potrebno zadevo dodeliti v reševanje drugi organizacijski enoti, poskrbi za presigniranje zadeve glavna pisarna.

22. Izhodni dokument oz. pošto odpremi glavna pisarna, ko je izdana zahteva za odpremo, ki jo v informacijskem sistemu poda javni uslužbenec, ki zadevo rešuje. V informacijskem sistemu označi način odpreme (vročilnica, priporočeno, povratnica, navadna pošta, v vednost, vročanje po elektronski pošti), določi pisarniško odredbo in poda druga navodila, kako naj se dokument odpošlje (katere priloge je treba priložiti, ali se dokument pošlje v izvirniku ali kot overjen prepis …). Neposredno v glavno pisarno se dostavljajo za odpremo pošte v ovojnicah (kuvertah) le dokumenti, ki se evidentirajo v pomožnih evidencah.

Pošiljanje in izročanje dokumentov s tajnimi podatki v skladu s predpisi določi javni uslužbenec, ki zadevo rešuje (npr. kako je treba zavarovati in opremiti ovojnico, v kateri se pošiljajo taki dokumenti).

Ko prispe v glavno pisarno podpisan dokument v fizični obliki in je podana zahteva za odpremo, se pošta odpremi. Če prispe podpisan dokument v glavno pisarno najmanj eno uro pred zaključkom obvezne prisotnosti, mora biti pošta odpremljena še istega dne.

23. V primeru, da javni uslužbenec izhodni dokument pošlje preko osebnega elektronskega naslova ali preko telefaksa, v skladu z 21. točko tega akta poda zahtevo za odpremo in dokument sam tudi odpremi (izhodni dokument / za odpremo / odpremi v celoti ali delno).

24. V primeru, da javni uslužbenec prejme elektronsko pošto preko skupnega elektronskega predala organa, mora odgovor obvezno poslati preko skupnega elektronskega predala organa.

25. Pri pošiljanju elektronske pošte se v polje Zadeva (Subject) vpišeta številka dokumenta in opis zadeve.

Primer: Zadeva: 4260-25/2005-3 Zahtevek za dopolnitev vloge

Na koncu elektronskega sporočila se levo poravnano doda podpis sporočevalca, ki mora vsebovati naslednje:

– ime in priimek, – položaj, če obstaja, oziroma izpostava, oddelek in/ali sektor, – uradni naslov organa, – telefonsko številko, – številko faksa, – elektronski naslov, – spletni naslov organa. Primer: Ime Priimek Oddelek _____ Sektor_______ Carinska uprava Republike Slovenije Generalni carinski urad Šmartinska 55, 1523 Ljubljana T: 01 / 478 00 00 F: 01 / 478 39 09 E: [email protected] http://www.carina.gov.si

ali: Ime Priimek

vodja Sektorja____ Carinska uprava Republike Slovenije…

ali: Ime Priimek vodja Oddelka_____

Sektor_________ Carinska uprava Republike Slovenije…

Kadar je elektronsko sporočilo napisano v tujem jeziku, mora biti v tujem jeziku napisan tudi podpis sporočevalca. 26. Javni uslužbenec, ki zadevo rešuje, uporablja pri poslovanju z zadevami pisarniške odredbe

(153. čl. uredbe), ki jih zaradi preglednosti vpisuje s skrajšanimi oznakami v spodnji levi kot prve strani ovoja oziroma dokumenta in jo podpiše. Pisarniške odredbe za rokovnik se navedejo v zgornjem desnem kotu ovoja.

Uredba predvideva naslednje pisarniške odredbe:

• ROKOVNIK + datum , ko poteče rok za vložitev v rokovnik (na ovoj zadeve se zapiše R + datum)

• REŠENO + datum za vložitev zadeve v tekočo zbirko dokumentarnega gradiva (na ovoj zadeve se zapiše REŠ + datum)

• Pisarniške odredbe za spremljanje upravne statistike se vnašajo samo v elektronsko evidenco in se ne pišejo na dokumente:

– postopek je prekinjen, – odločeno, čaka se povratnica, – vročeno, čaka se dokončnost oziroma pravnomočnost, – v reviziji, – v postopku pritožbe, – v upravnem sporu,

– odstopljena (kadar je bila zadeva v skladu s predpisi odstopljena drugemu organu), – združena (kadar je bila zadeva v skladu s predpisi združena).

Pisarniške odredbe so lahko tudi drugačne vsebine in opisne (npr.: storno, v reševanju). Vsako pisarniško odredbo mora podpisati javni uslužbenec, ki je odredbo dal, imeti mora datum odreditve in biti vnesena v evidenco.

27. V rokovniku se evidentirajo zadeve, ki jih zaradi njihove vsebine ni mogoče takoj rešiti, in

tiste, v katerih pričakuje organ neko sporočilo do določenega roka. Rokovnik se praviloma vodi v elektronski obliki, če pa je organiziran v fizični obliki, se vodi v glavni pisarni in je urejen kot zbirka map, zloženih po številkah zadev ali po zaporedju datumov, v okviru datumov po klasifikacijskih znakih, v okviru znakov pa po zaporednih številkah ali abecednemu redu. Rokovnik lahko organizirajo tudi posamezne organizacijske enote, če je to za delo enote racionalnejše. Ob začetku delovnega dne oziroma najkasneje do 8. ure pooblaščeni javni uslužbenec pregleda rokovnik in če so v njem zadeve, ki morajo iti v reševanje tisti dan, izpiše seznam zadev po posameznih javnih uslužbencih. Seznam nemudoma izroči javnemu uslužbencu, ki je zadolžen za reševanje zadeve. Če je javni uslužbenec, ki zadevo rešuje, odsoten, se zadeva iz rokovnika izroči vodji notranje organizacijske enote.

28. Podatke iz zadev, dosjejev in dokumentov ter druga obvestila smejo javni uslužbenci dajati

samo v mejah svojih pooblastil. Prav tako so dolžni podatke shranjevati in varovati na mestih, kjer niso dostopni nepooblaščenim osebam.

29. Zadeve, ki vsebujejo tajne podatke se hranijo ločeno, tako da je zagotovljena njihova

zaupnost oziroma tajnost. Če ni mogoče zagotoviti tajnosti posameznega dokumenta, ki vsebuje tajne podatke, je tajna celotna zadeva ali dosje. Način odpreme dokumentov s tajnimi podatki določi javni uslužbenec, ki je dokumente pripravil.

Za določanje, varovanje in dostop do tajnih podatkov z delovnega področja carinske službe, ki se nanašajo na javno varnost, obrambo, zunanje zadeve ali obveščevalno in varnostno dejavnost države, ter prenehanje tajnosti takšnih podatkov se uporabljajo predpisi s področja tajnih podatkov. Vsak dokument mora biti ob določitvi stopnje tajnosti na vrhu prve strani (pred glavo dokumenta oziroma pred podatki o organu) vidno označen s predpisanimi označbami za tajne dokumente. Vsaka naslednja stran mora imeti na vrhu in dnu navedeno stopnjo tajnosti. Vsaka stran mora imeti v spodnjem desnem kotu tudi zaporedno številko strani glede na skupno število strani dokumenta. Za določanje, označevanje, varovanje in dostop do dokumentov in podatkov, ki so davčna tajnost, se uporabljajo predpisi s področja davčne tajnosti. Vsak dokument, ki je davčna tajnost, mora biti vidno in v neskrajšani obliki označen z oznako »DAVČNA TAJNOST«, z navedbo, v koliko izvodih je bil izdelan in za katerega od teh izvodov gre, ter s podatki o organu, ki je dokument izdelal (razen, če je le-ta razviden iz glave dokumenta). Vsaka stran mora imeti na dnu strani navedeno še zaporedno številko strani glede na skupno število strani, pri čemer se za prvo stran vedno šteje naslovna stran ali platnica.

30. Roki hrambe dokumentarnega gradiva so določeni v klasifikacijskem načrtu. Rok hrambe

za posamezne dokumente se določi pri vpisovanju dokumenta v evidenco dokumentarnega gradiva. Rok hrambe celotne zadeve je odvisen od dokumenta, ki ima najdaljši rok hrambe v okviru zadeve in se za celo zadevo določi ob arhiviranju.

31. Pri reševanju oziroma zaključevanju posameznih zadev je treba upoštevati naslednje: • zadeve, o katerih se v organu odloča na podlagi predpisov o splošnem ali posebnih upravnih

postopkih v upravnih postopkih, se štejejo za rešene, ko je v zadevi skladno s predpisi dokončno odločeno;

• zadeve s seznamom vlog se vedno zaključijo s koncem koledarskega leta; • zadeve, o katerih se v organu odloča na podlagi postopka, določenega z veljavnimi predpisi

(npr. javna naročila, zakonodajni postopek, kadrovske zadeve in podobno), se štejejo za rešene, ko je postopek skladno s predpisi končan;

• dosjeji se zaključijo s koncem koledarskega leta ali ob dogodku, ki povzroči, da novi dokumenti za ta dosje ne bodo več prihajali;

• zadeve in dosjeji iz splošnega poslovanja se štejejo za rešene, ko v zadevi ali dosjeju ne nastane noben dokument več, ali ni potrebno nobeno dejanje več, ali preneha pravni posel, ali s potekom ustreznega časovnega obdobja;

• zadeve iz splošnega poslovanja se praviloma zaključijo s koncem koledarskega leta.

V primerih, ko je težko določiti datum zaključenosti oziroma rešenosti zadeve, se javni uslužbenec, ki zadevo rešuje in praviloma določi tudi datum zaključenosti zadeve, posvetuje z vodjem svoje organizacijske enote. Vodja organizacijske enote lahko v takšnih primerih izda posebno pisno obrazložitev rešenosti posameznih zadev.

32. Ko je zadeva rešena, se izračuna rok hrambe, letnica uničenja pa se vpiše v spodnji desni

kot ovoja.

Primer: Če je bila zadeva rešena 16. 1. 2006, njen rok hranjenja pa je 5 let, teče rok hrambe od 1. 1. 2007 do vključno 31. 12. 2011; uničiti se sme šele v letu 2012.

33. Dokumentarno gradivo v fizični obliki se hrani v zbirki nerešenih zadev, če pa gre za rešene

zadeve, se hranijo ločeno od drugih zadev v tekoči ali stalni zbirki dokumentarnega gradiva. Zaključene zadeve z označenim rokom hranjenja se morajo nemudoma uvrstiti v tekočo zbirko dokumentarnega gradiva, kjer se hranijo dve leti. Tekoča zbirka dokumentarnega gradiva se praviloma hrani v glavni pisarni, lahko pa se nahaja tudi pri posameznem javnem uslužbencu. Pred predajo zadeve v tekočo zbirko javni uslužbenec, ki je zadevo reševal, izloči iz ovoja nepotrebne kopije, dvojnike, pomožne obrazce, neizpolnjene tiskovine in podobno (osnutkov dokumentov ni dovoljeno izločiti) ter izdela popis zadeve, ki ga vloži v ovoj. Prav tako se pred vložitvijo zadeve v tekočo zbirko dokumentarnega gradiva na predpisan način ugotovi in potrdi pravnomočnost upravnega akta, s katerim je bil postopek zaključen.

Po preteku dveh let se dokumentarno gradivo preda arhivarju, ki ga uvrsti v stalno zbirko dokumentarnega gradiva, kjer ostane do izteka roka hrambe. Zadev, na katerih ni določen rok hrambe, ni dovoljeno vložiti v tekočo zbirko dokumentarnega gradiva. Vsaka uporaba gradiva iz tekoče ali stalne zbirke se evidentira tako, da se napravi aktiviranje zadeve. Po vrnitvi se zadeva ponovno arhivira. Izvzemanje posameznih dokumentov iz zadev ni dovoljeno, lahko pa se začasno, na osnovi potrdila o prevzemu dokumentov (na reverz), izda celotna zadeva. Ravnanje z dokumentarnim gradivom, ki je predano v arhiv, je določeno v posebnem aktu.

34. V primeru prenehanja delovnega razmerja ali daljše odsotnosti javnega uslužbenca, zaradi česar ni mogoče zagotoviti izvršitve delovnih nalog v predvidenem roku, vodja notranje organizacijske enote na podlagi seznama nerešenih zadev tega uslužbenca dodeli zadeve v reševanje drugim uslužbencem (poskrbi za presigniranje zadev).

Če se javnemu uslužbencu spremeni signirni znak (npr. zaradi napredovanja, spremembe delovnega mesta), je potrebno nerešene zadeve tega uslužbenca ustrezno presignirati (na nov signirni znak ali na drugega javnega uslužbenca).

35. Seznam vseh zaključenih zadev se izpiše najkasneje do konca januarja koledarskega leta za preteklo koledarsko leto in se vloži pod ustrezno klasifikacijsko oznako pod zaporedno številko 1.

36. V zadevah, ki so arhivsko ali trajno gradivo, mora javni uslužbenec, ki je zadevo dobil v

reševanje, elektronsko sporočilo s pripadajočimi priponkami ob prejemu obvezno natisniti. 37. Zadevo oziroma dokument, ki je sestavljen iz več listov in je bil predan glavni pisarni, je

treba zavarovati s sponkami ali mapami, da se listi ne ločijo. 38. V ovojih zadev so shranjeni vsi dokumenti, ki so bili prejeti oziroma so nastali pri reševanju

zadeve. Če je isti dokument potreben v več zadevah, ostane izvirnik v prvi zadevi, kopije pa se izdelajo za vse ostale zadeve. Kopijo dokumenta je treba označiti s štampiljko "KOPIJA", če je to pomembno za delo organa.

39. Generalni direktor oz. direktor lahko izda javnim uslužbencem zlasti naslednja pooblastila: – pooblastilo za odpiranje pošte v fizični in elektronski obliki; – pooblastilo za dajanje podatkov iz zadev, dosjejev in dokumentov ter drugih obvestil; – pooblastilo za dajanje splošnih informacij o upravnih storitvah in drugih javnih storitvah; – pooblastilo za obravnavanje predlogov, pripomb, vprašanj, kritik in pohvala strank glede

kakovosti poslovanja s strankami in odgovorov nanje; – pooblastilo za evidentiranje dokumentov; – pooblastilo za dodeljevanje zadev in dokumentov; – pooblastilo za sprejemanje vlog in vlog na zapisnik; – pooblastilo za prevzemanje oziroma sprejemanje pošte v fizični ali elektronski obliki. 40. V primeru okvare ali izpada informacijskega sistema za vodenje evidence dokumentarnega

gradiva se izvirniki prejetih dokumentov dostavijo pristojnim javnim uslužbencem v reševanje, glavna pisarna pa fotokopira prvo stran dokumenta, ga po odpravi izpada oz. napake informacijskega sistema evidentira in evidentirane kopije naknadno dostavi pristojnim javnim uslužbencem. Pri izhodnih in lastnih dokumentih pristojni javni uslužbenec sam določi številko dokumenta, glavna pisarna dokument pripravi za odpremo, hkrati napravi kopijo prve strani dokumenta in ga naknadno evidentira.

41. Za ostale naloge s področja upravljanja z dokumentarnim gradivom, ki niso določene s tem

aktom, se uporabljata uredba in pravilnik. 42. Ta akt prične veljati naslednji dan po podpisu generalnega direktorja, uporabljati pa se

začne ob vzpostavitvi tehničnih pogojev za prehod na informacijski sistem za evidentiranje dokumentarnega gradiva (SPIS). Tega dne se prenehata uporabljati Akt o upravljanju z dokumentarnim gradivom v carinski službi, št. 011-03/2-1/2006, z dne 27. 2. 2006, ter Akt o spremembah in dopolnitvah Akta o upravljanju z dokumentarnim gradivom v carinski službi, šifra 020-30/2006-12, z dne 26. 6. 2006.

Številka: 020-69/2006-1 Datum: 6. 11. 2006

Franc Košir

g e n e r a l n i d i r e k t o r

IZJAVA O AVTORSTVU Podpisana Julijana Poljšak, študentka programa “poslovni sekretar” izjavljam, da je diplomska naloga z naslovom “ Predlogi izboljšav navodil o upravljanju z dokumentarnim gradivom v Davčni upravi RS” moje avtorsko delo.