Direktiv for veiledning og evaluering av Nord-Trøndelag sivilforsvarsdistrikt

7/24/2019 Direktiv for veiledning og evaluering av Nord-Trndelag sivilforsvarsdistrikt

1/18

NTSFD 2015

1

Direktiv for veiledning og evaluering

av Nord-Trndelagsivilforsvarsdistrikt

Ajour pr. oktober 2015


2/18

NTSFD 2015

2

Innhold

Forord ........................................................................................................................................ 3

KVALITETSSYSTEM FOR VEILEDNING OG EVALUERING..................................... 4

OM VEILEDNINGS OG EVALUERINGSTJENESTEN (TAKEVAL)........................... 7

RETNINGSLINJER FOR VEILEDER- OG EVALUERINGSTJENESTEN................... 9

Evalueringen ......................................................................................................................... 9

Sammensetting av teamene............................................................................................... 10

GJENNOMFRINGSPLAN TAKEVAL........................................................................ 12

For- og etterarbeid............................................................................................................. 13

Evalueringsskjemaene....................................................................................................... 14

Karaktersetting ................................................................................................................... 16


3/18

NTSFD 2015

3

Forord

Disse retningslinjene er utarbeidet i henhold til et nske om innfre

prinsippene for taktisk evaluering og veiledning ved velser i regi av Nord-

Trndelag Sivilforsvarsdistrikt (NTSFD).

Hensikt

Hensikten med direktivet er gi retningslinjer for veiledning og evaluering,

herunder:

bruk av systemetveilednings- og evalueringstjenesterapportering.

Referanser

Direktivet bygger p HVs UD 20-0-2, samt ulike hefter ol. omhandlende

TAKEVAL i HVs organisasjon.


4/18

NTSFD 2015

4

KVALITETSSYSTEM FOR VEILEDNING OG EVALUERING

Bakgrunn

Sjef NTSFD har godkjent innfring av HVs kvalitetssystem for TAKEVAL for brukved velser i distriktet. Hensikten med gjennomfre Taktisk evaluering ogveiledning (TAKEVAL) er f klarlagt operativ status p ledelsesnivet ved deulike FIG, FIGP og MRE-avdelinger.

Retningslinjene for dette kvalitetssystemet er skrevet ut fra skulle kunnedekke Nord-Trndelag Sivilforsvarsdistrikt sine behov.

MlMlet med dette direktiv er beskrive planlegging og gjennomfring avveiledning og evaluering i NTSFDs organisasjon.

Direktivet omfatter:

Myndighets- og ansvarsforhold Konsise og formlstjenlige rapporteringer Sammenhengen mellom veiledning, evaluering og rapportering

Koordinering av veilednings- og evalueringsressursene.

Veilednings- og evalueringssystemet skal bidra til ke ledelsesnivet ved FIG/FIGP og MRE-avdelingene sin operative evne, og fastsette ledelsesnivetsoperativ status.

Pedagogisk grunnlagDet skal satses p utvikle og vedlikeholde NTSFD pedagogiske grunnlag i taktmed den vrige militre og sivile utvikling innenfor emnene ledelse, lring,veiledning, utdanning og undervisning.

TAKEVALFor mle NTSFDs operasjonsevne skal det gjennomfres TAKEVAL ved allestrre velser der lederskap p ulike niv testes.


5/18

NTSFD 2015

5

Systemet har som ml:

1. bidra til at NTSFD sin distriktsstab, og distriktets vrige lederniv, er istand til lse sine oppdrag.

2. Kontrollere om distriktets FIG, FIGP og MRE-ledere er operasjonsklare -og med hvilken kvalitet.

3. Kontrollere om distriktsstaben er operasjonsklareog med hvilkenkvalitet.

Kvalitetssikringssystemet er todelt:

Veiledning (middelet for ke NTSFD sin handlingskompetanse). Evaluering (middelet for mle NTSFD sin operasjonsevne).

Definisjoner

Kvalitet:Kvalitet i ledelsesnivets oppdragslsning er til stede nr det er samsvarmellom handlingene som utfres i forhold til gitte oppdrag, ml, krav, sattestandarder og tildelte ressurser.

Kvalitetssikring:De tiltak som iverksettes for heve ledelsesnivets operative status medbakgrunn i forholdene som er definert i begrepet kvalitet.

Veiledning:Bidra til lring, utvikling og vekst gjennom kontakt og kommunikasjon.

Veilederens rolle:Bidra til ke operasjonsevnen til den enkelte leder.

Veilederens ml er:Bidra, over tid, til at ledelsesnivet ved bde distriktsstab, FIG, FIGP og MRE er istand til lse sine oppdrag/ oppgaver.

Evaluering:En systematisk og kontinuerlig prosess hvor en fastsetter operasjonsverdien oggraden av mloppnelse sett opp mot gitte oppdrag, oppgaver, tildelteressurser og satte ml.


6/18

NTSFD 2015

6

Evalueringsmlet:Gi entydige svar p om ledelsesnivet ved den enkelte FIG, FIGP og MRE, samtved distriktsstab, er i stand til lse det/de oppdrag/ oppgaver som er gitt.

Operasjonsevne:Ledelsesnivets samlede kapasitet til lse sine plagte oppdrag til enhver tid.

Handlingskompetanse:Handlingskompetanse omfatter de kunnskaper, ferdigheter og holdninger somer ndvendige for lse oppdrag, oppgaver eller problemer.

Handlingskompetanse deles inn i fem kompetanseomrder:

a. Lringskompetanse.b. Fagkompetanse.c. Sosial kompetanse.d. Metodekompetanse.e. Strategisk kompetanse.


7/18

NTSFD 2015

7

OM VEILEDNINGS- OG EVALUERINGSTJENESTEN (TAKEVAL)

Ml: bidra til at ledelsesnivet ved NTSFD er i stand til lse sitt oppdrag.

Det taktiske evalueringssystemet er todelt:

Veiledning (middel for ke NTSFD sin handlingskompetanse)Evaluering (middel for mle NTSFD sin operative verdi)

Prinsipper

1. Evaluering alene er meningslst - dersom mlet er gjre ledelsesnivetbedre enn utgangspunktet. Det skal vre 80% veiledning 20% evaluering

2. penhet om veilednings- og evalueringssystemet og kontrollpunkter3. I praksis evaluerer man hele tiden4. Skriften p veggen gjr vi til slutt, etter velsen og sammen med dem

vi har veiledet/evaluert5. Etterarbeidet m fokusere p iverksette ndvendige tiltak basert p

evalueringsresultatet, herunder veiledningssamtaler med ledere. Fokusbr i utgangspunktet vre p hele ledernivet (leder, NK, lagfrer,nestlagfrer ol.), slik at disse blir i stand til treffe tiltak som lfter egenenhet. vingsleder avgjr nr det er behov for evaluere heleledernivet, eller om det er tilstrekkelig evaluere versteledelsesnivet.

6. Rapport utarbeides og underskrives av den enkelte evaluator.

Veiledere/Evaluatorens funksjon er :yte hjelp til selvhjelp og dermed ske bringe den individuelle leder

videre for kunne lse sine oppdrag/oppgaver p en merhandlingskompetent mte.

Veiledere/Evaluatorens oppgaver er :bist den enkelte leder i dens utviklingevaluere operative status p ledelsesnivet ved den enkelte avdeling.

Det skal legges vekt p samarbeid med ledere p alle niv for oppn enmlrettet og effektiv veiledning. Veiledere/Evaluatorer er vingsledelsensforlengede arm p skadested, i staber osv. De jobber p oppdrag fravingsledelsen som vil sitte samlet og ikke vil vre til stede p selve

skadestedet, og har fullmakt til veilede og styre hvis det er ndvendig.


8/18

NTSFD 2015

8

P skadestedet er hver Veileder/Evaluator dedikert til bestemte funksjonerfor eksempel MRE-leder eller en NK FIG.

Veileder/Evaluator skal ha samband med vingsledelsen. De vil vre merketmed sorte vester merket Evaluator.

Veileder/Evaluator veileder den/de leder(e), og eventuelt mannskaper, deflger.

Veileder/Evaluator har ikke myndighet til iverksette endringer i den operativeplanen eller utfrelsen uten vingsledelsens samtykke. Veilederen skal ikkeoverta kommandoen, unntatt nr det er brudd eller fare for brudd p HMS-

reglene, eller sikkerhetsbestemmelser.

Veileder/Evaluator skal kunne gi direkte veiledning til den leder veileder haransvaret for, herunder konkrete forslag til mulige lsninger, der dette kan fretil kt lring og faglig utvikling for den enkelte leder.

Krav til teammedlemmene ved TAKEVALPersonell som skal inng i veileder- og evalueringsteamene under velser skalvre faglig kvalifisert og ha ledelseserfaring.

Det er nskelig at det personell som skal inng i veileder- og evaluerings-teamet ved NTSFD-velser har handlingskompetanse i det veilede.

Bruken av systemet

Alle retningslinjer og prinsipper skal vre tilgjengelig for alle tilknyttet velser iregi av NTSFD, slik at det kan tilrettelegges utdanning og trening i h t disse,samt ke forstelsen av intensjonen og bruken av veiledning og evaluering.

Samarbeid mellom veilederne og ledere p alle niv, samt penhet om og

tilgjengelighet til systemet skal vre de brende prinsipper.


9/18

NTSFD 2015

9

RETNINGSLINJER FOR VEILEDER- OG EVALUERINGSTJENESTEN

velser som fremgr av NTSFD sitt vingsprogram.

Ved samvirkevelser der NTSFD deltar, inngr NTSFD sin TAKEVAL-ansvarlige ivingsledelsen allerede i planleggingsfasen. Ved lokale velser i regi av NTSFDinngr evaluator/ evaluatorene i velsesplanleggingen. Det veilederteam somdannes ved denne type velser er en egen del av velsesorganisasjonen, medegne oppdrag og ml.

Generelt

Evalueringsdelen i NTSFDs kvalitetssikringssystem er grunnlaget for fastsetteden enkelte leders operative status.

Operativ status p ledelsesnivet fastsettes etter samme mal somHeimevernets kvalitetssikringssystem.

Evalueringen

NTSFD sine ledere skal evalueres i forhold til sine operative oppdrag.

Antall veiledere og sammensetting fastsettes ut fra velsens/ treningensart/strrelse og de behov og kapasiteter NTSFD har.

NTSFD benytter karakterer der dette er hensiktsmessig for vise operativstatus for den enkelte leder.Karakteren som er satt som operativ status for den enkelte leder vedgjennomfrt TAKEVAL er gjeldende inntil ny evaluering er gjennomfrt.

Veileder/Evaluator skal som hovedregel se etter flgende:

a) Beslutningsevneb) Kommunikasjonc) Forstelsed) Oppdragslsning


10/18

NTSFD 2015

10

Sammensetting av teamene samt opprettelse av team-sjef for

TAKEVAL

Et veilederteam settes sammen for dekke alle de fagfelt som inngr i en

NTSFD-velse. Dette innebrer at teamets samlede handlingskompetanse mdekke de operative, forsynings- og forvaltningsmessige fagfelt.

Teamet deles inn i enkeltveiledere eller veilederpar avhengig av velsensstrrelse. Det vil si at i gjennomfringsfasen skal minimum en veileder flgeden enkelte leder. Eksempelvis vil det kunne vre en veileder som flger FIG-leder, mens en annen flger dennes NK eller en lagfrer. velsens strrelseavgjr hvorvidt hele ledelsesnivet i en avdeling skal evalueres, eller om kun entil to ledere flges opp.

Dersom velsen er av en viss strrelsesorden vil det kunne vrehensiktsmessig utnevne en teamsjef for TAKEVAL. Ellers vil vingsleder ogsvre ansvarlig for lede TAKEVAL-arbeidet.


11/18

NTSFD 2015

11

Veilederteam ved strre velser (TAKEVAL)

Oppgaver for sjef veilederteam med utgangspunkt i velsens hensikt, ml,omfang og varighet samt avdelingenes oppdrag og organisasjon:

lede veilednings- og evalueringsteamet planlegge og gjennomfre evaluerings- og veiledertjenesten samle rapportene fra den enkelte veileder.

FIG

Veileder (e)

FIGP

Veileder (e)

MRE

Veileder (e)

Sjef

TAKEVAL-team


12/18

NTSFD 2015

12

GJENNOMFRINGSPLAN TAKEVAL

Generelt

Dette kapittelet er ment som et hjelpemiddel for teamsjef og veiledere nr de

skal gjennomfre veiledning og evaluering ved velser. Momentene er bygd perfaringer fra gjennomfrte TAKEVALer i HV.

Arbeidsoppgaver teamsjef TAKEVAL

Planlegging: Ansvarlig for at distribusjon av ndvendig dokumentasjon/informasjon i

tilstrekkelig tid p forhnd sendes til de ulike veilederne tilknyttet

velsen.Koordinering: Ansvarlig for at rapportene/de utfylte skjemaene blir utarbeidet,

underskrevet og innsendt til teamsjef.

Gjennomfring: Lede tjenesten Faglig foresatt for veiledere. Ansvarlig for at det avholdes en briefing med de ulike veilederne fr

velsen igangsettes.

Arbeidsoppgaver veileder TAKEVAL

Ansvarlig for gjennomfre veiledning av den leder en er satt til flgeopp.

Delta p briefing fr velsen igangsettes. Utarbeide rapport/ fylle ut utarbeidet skjema. Sende inn utfylt skjema elektronisk til teamsjef TAKEVAL eller til

vingsleder.


13/18

NTSFD 2015

13

For- og etterarbeid

a) Tidslinje

b) Rapport

Tilsendt skjema skal leveres utfylt til leder evaluatorteam/ vingsleder ettervelsen er avsluttet, men senest innen en uke etter velsen.

c) Iverksetting

Iverksetting av tiltak i den enkelte avdeling, med bakgrunn i det som avdekkes i

evaluatorenes rapporter, er sjef NTSFD sitt ansvar.


14/18

NTSFD 2015

14

Evalueringsskjemaene

Skjemaene er oppbygd etter denne malen. Kommentarer p neste side.

Nr. Kontrollsprsml Res Kommentar

1

2

3

4

Totalt for ledelsesnivet i avdelingen

SUM

Antall A-er Operativ statusAntall B-erAntall C-erAntall D-erAntall E-er

Langsiktige tiltak


15/18

NTSFD 2015

15

Forklaring til skjemaet p forrige side:

Kontrollsprsmlene

Nr (Nummer)Fortlpende nummerering av kontrollsprsmlene.

Kontrollsprsml

Sprsml som veilederen skal stille lederen denne skal evaluere.

Res (Resultat)

Her gir veilederen den karakteren (A til E) som denne mener best betegnerresultatet p kontrollsprsmlene. Forklaring til karakterene, se neste side.

Karakteren fastsettes ut fra de svar veilederen fr, ser, hrer, eller observerer.

Kommentar

Her kan veileder kort angi utfyllende kommentarer som denne mener er viktigfor den karakter som er satt.Er karakteren C, D eller E skal rubrikken fylles ut, og er karakteren A eller B kanrubrikken fylles ut.

Totalt for ledelsesnivet i avdelingen

Her summeres antall A-er, B-er o s v. Operativ status (tallkarakter) utregnes ogpfres (se kapittel 5), og overfres tabell for operativ status i rapporten.

Langsiktige tiltak

Mener veilederen at det er langsiktige tiltak som m iverksettes fres dette inni rubrikken for dette. Med langsiktige tiltak menes her tiltak som m iverksettesfor bedre oppdragslsningen p ledelsesniv. Det kan eksempelvis vreytterligere utdanning av befal, fysisk utforming og innredning av

kommandoplasser som m bedres, materiell som m anskaffes for lseoppdraget, osv.

Langsiktige tiltak skal vre en del av grunnlaget for planlegging av de neste rsvirksomhet.


16/18

NTSFD 2015

16

Karaktersetting

Innledning.

Det etterflgende forklarer karaktersystemet. Systemet er basert p NORTM.

Karakterene A, B, C, D og E skal benyttes p evalueringsblankettene.Karakterene settes p grunnlag av de krav som fremkommer i analysen for deoppdrag avdelingen skal lse.Det kan vre forhold som ledelsesnivet selv ikke er herre over, eksempelvismangel p materiell og personell. Dette kan fre til at ledelsesnivet fr lavoperativ status, selv om utfrelsen ellers kan vre utmerket. Det er viktig atslike forhold blir tatt med og blir synliggjort i rubrikken for langsiktige tiltak, slikat mangler synliggjres og kan rettes opp.

Karakterer gis slik:A = Ledelsesnivet tilfredsstiller alle krav.B = Ledelsesnivet tilfredsstiller alle krav men med mindre mangler.C = Ledelsesnivet tilfredsstiller alle krav med noen mangler.D = Ledelsesnivet har store mangler ved utfrelsen.E = Ledelsesnivet har svrt begrenset operativ evne

I det flgende beskrives karaktersetting iht. de prinsipper som er utviklet vedHVSKS og iverksatt i Heimevernet.

Karaktersetting

Operativ status gis med tallkarakterer etter flgende norm.

a. Operativ status 1

Ledelsesnivet tilfredsstiller alle krav.

b. Operativ status 2Ledelsesnivet tilfredsstiller alle krav, men med mindre mangler.

c. Operativ status 3Ledelsesnivet tilfredsstiller alle krav, men med noen mangler


17/18

NTSFD 2015

17

d. Operativ status 4Ledelsesnivet har store mangler i utfrelsen.

e. Operativ status 5

Ledelsesnivet har svrt begrenset operativ evne.

Operativ status p ledelsesnivet vil bli gitt etter flgende bestemmelser:

a. Operativ status 1Inntil 1/5 av kontrollsprsmlene har karakter B,

resten har karakter A.

b. Operativ status 2

Inntil 1/5 av kontrollsprsmlene har karakter C,resten har karakter A eller B.

c. Operativ status 3Inntil 1/5 av kontrollsprsmlene har karakter C og D

resten har karakter A eller B

d. Operativ status 4Inntil 1/5 av kontrollsprsmlene har karakter D og E

resten har karakter A, B eller C.

e. Operativ status 5Tilfredsstiller ikke kravene nevnt i punktene a - d.


18/18

NTSFD 2015

18

Godkjenning

Direktivet er gjennomgtt av sjef NTSFD og godkjent

Dato:..

Sign:.

Documents

Direktiv for veiledning og evaluering av Nord-Trøndelag sivilforsvarsdistrikt