DISEÑO, IMPLEMENTACIÓN Y ANÁLISIS DEL PROCESO DE

ADMISIONES, REGISTRO Y CONTROL DE LA UNIVERSIDAD

DISTRITAL FJC, IMPLEMENTACIÓN NTC GP

1000:2009 Y MECI 1000:2005ALEX ZAMBRANO 20061015082ANGELO DÍAZ 20061015027

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN NTD SIG 001:2011

SGC

SIGSIGA

SGSI S&SO

SGA

SCISRS

SISTEMA INTEGRADODE GESTIÓN

Sistema de Gestión de Calidad

SGC

NTC GP 1000:2009

Sistema de Control Interno

SCI

MECI 1000:2005

Sistema de Gestión Ambiental

SGA

ISO 14001:2007

Sistema de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional

S&SO

OHSAS 18001:2007

Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información

SGSI

ISO 27001:2006

Sistema de Gestión Documental y Archivo

SIGA

ISO 15489-1

Decreto 514:2006

Ley 594 del 2000, Ley General de Archivos

Sistema de Responsabilidad Social

SRS

ISO 26000

SA 8000:2007

COMPARACIÓN

NTCGP 1000:2009NTD SIG 001:2011

El 100% de Entidades Distritales.

Cumplimiento obligatorio a 2016 (Resultados en seguimiento y control)

Las entidades públicas definidas en la Ley 872 de 2003.

Cumplimiento obligatorio.

Dirigida a:

NTD SIG 001:2011 vs NTCGP 1000:2009

COMPARACIÓNNTCGP 1000:2009

NTD SIG 001:20111. INTRODUCCIÓN.

2. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN Y EXCLUSIONES.

3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS.

4. EL PLANEAR DEL SIG EN LA ENT Y ORG DISTRITALES.

5. EL HACER DEL SIG EN ENT Y ORG DISTRITALES.

6. EL VERIFICAR DEL SIG EN ENT Y ORG DISTRITALES.

7. EL ACTUAR DEL SIG EN ENT Y ORG DISTRITALES.

0. INTRODUCCIÓN.1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN.2. REFERENCIAS NORMATIVAS.3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES.4. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN.

6. GESTIÓN DE RECURSOS.7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO.8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA.

Anexos A, B, C Y D.

NTD SIG 001:2011 vs NTCGP 1000:2009

COMPARACIÓN

Principios del SGC

Enfoque al cliente

Liderazgo

Participación del personal

Enfoque basado en procesos

Enfoque de sistema para

gestión

Mejora continua

Enfoque basado en

hechos para la toma de decisiones

Relación mutuamente beneficiosa

con el proveedor.

PrincipiosISO 9001:2008NTC GP 1000:2009

Coordinación, cooperación

y articulación.

Transparencia

NTD SIG 001:2011 vs NTCGP 1000:2009

COMPARACIÓN

Principios

Principios del SIG.

COHERENCIA

CONTROL HACIA LA MEJORA.

PRODUCTIVIDAD

SEGUIMIENTO Y

EVALUACIÓN.

SOSTENIBILIDAD.NTD SIG 001:2011

NTD SIG 001:2011 vs NTCGP 1000:2009

COMPARACIÓNNTCGP 1000:2009

NTD SIG 001:2011

• Planificación de los procesos (4.2.1)b. identificar y establecer

procesos en el SIG.c. Representarlos en un mapa de

procesos y clasificarlos.d. Describir procesos en una ficha.e. Establecer un método para

comunicar y hacer entender los procesos a todos los niveles de la organización.

• Requisitos generales (4.1)a. identificar procesos cumplir misión.b. Secuencia e interacción.c. Determinar criterios y métodos para

eficiencia y eficacia de oper y control.d. Asegurar la disponibilidad de recursos

e información.e. Realizar seguimiento, medición y

análisis.f. Acciones para alcanzar objetivos

planificados y mejora continua.g. Identificar y diseñar los puntos de

control de riesgos mayores.

NTD SIG 001:2011 vs NTCGP 1000:2009

COMPARACIÓNNTD SIG 001:2011 vs NTCGP 1000:2004 NTCGP 1000:2009

NTD SIG 001:2011a. Planificación documental (4.2.4)

b. Incluir los manuales, planes, programas, procedimientos, instructivos, caracterizaciones, registros y todos los documentos enmarcadas en el alcance del SIG.

c. Establecer y documentar un procedimiento de gestión documental del SIG.

d. Mantener un listado maestro de documentos del SIG.

e. Mantener un listado maestro de registros del SIG.

f. Definir un sistema de gestión de unidades de información que contemple los archivos de gestión central.

• Gestión documental (4.2)• Control de documentos (4.2.3)• Control de registros. (4.2.4)

a. Contar con un manual de SIG.1. Alcance.2. Mapa de procesos3. Referencia a las

caracterizaciones de los procesos.

4. Políticas y objetivos del SIG5. Referencia a planes

estratégicos y operativos del alcance del SIG

6. Referencia a los procedimientos.

7. Requisitos de los subsistemas.

4.2.2 Contar con un manual de calidad.a. Alcance del SGC, justificación de

exclusiones.b. Procesos documentados referente al

SGC.c. Descripción de interacción de

procesos.

1. Producción2. Recepción3. Distribución4. Trámite

5. Organización

6. Consulta7. Conservación8. Disposición

final.

a. Aprobar documentos en cuento adecuación antes de emisión.

b. Revisar, actualizar y aprobar documentos cuando sea necesario.

c. Asegurar que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos.

d. Versiones están disponibles.e. Documentos legibles e identificablesf. Identificar documentos de origen

externo.g. Prevenir el uso de documentos

obsoletos, identificarlos.

COMPARACIÓNNTD SIG 001:2011 vs NTCGP 1000:2009 NTCGP 1000:2009

NTD SIG 001:2011

• Planificación de la comunicación y la participación. (4.2.7)

• Planificación de recursos 4.2.5.• 4.2.5.1. Infraestructura• 4.2.5.2. Talento Humano.

• Comunicación interna 5.5.3• Gestión de recursos 6.

• 6.2. Talento Humano• 6.3. Infraestructura.• 6.4. Ambiente de trabajo

Modelo para generar un Sistema de Control Interno•Autocontrol•Autorregulación•Autogestión

MECI: Modelo Estándar de Control Interno

Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política.

Autorregulación: Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de las entidades, los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública.

Autogestión: Es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la Ley y sus Reglamentos.

• Es el control intrínseco de las actividades realizadas por cada servidor público.Autocontrol

• Es la capacidad de formular, promulgar, ejecutar y verificar el cumplimiento de las normas internas relacionadas con el control interno.

Autorregulación

• Es el control intrínseco de las actividades asociadas con los cargos y sus relaciones en los procesos de la entidad.

Autogestión

MECI: Modelo Estándar de Control Interno

MECI: Modelo Estándar de Control Interno

Manual para la implementación de MECI

ETAPA 1Planeación del diseño e implementación del

MECI.

ETAPA 2Diseño e

implementación del MECI.

ESTAPA 3 Evaluación de la

implementación del MECI.

ETAPA 4 Elaboración del Normograma.

Manual para la implementación de MECI

Lograr compromiso de la alta dirección

Adoptar el MECI mediante acto administrativo

Asignar responsabilidades

Realizar sensibilización, socialización y capacitación.

Realizar el autodiagnóstico.

Elaborar planes de trabajo.

Etapa 1

Manual para la implementación de MECI

Etapa 2Establecer criterios y

parámetros para aplicar la encuesta

Aplicar la encuesta a una muestra

representativa de servidores

Tabular, valorar, analizar la información y formular propuestas

Presentar los resultados al Comité de Coordinación de CI

Adoptar las acciones correspondientes

Manual para la implementación de MECI

ETAPA 1Planeación del diseño e implementación del

MECI.

ETAPA 2Diseño e

implementación del MECI.

ESTAPA 3 Evaluación de la

implementación del MECI.

ETAPA 4 Elaboración del Normograma.

Instrumento que “le permite a las entidades delimitar su ámbito de responsabilidad, tener un panorama claro sobre la vigencia de las normas que regulan sus actuaciones, evidenciar las relaciones que tiene con otras entidades en el desarrollo de su gestión, identificar posible duplicidad de funciones o responsabilidades con otros entes públicos y soportar sus planes, programas, procesos, productos y servicios”.

Esta etapa tiene como propósito hacer un seguimiento del proceso de implementación del MECI en la entidad. Este seguimiento continuo debe reflejarse en una serie de informes de avance cuyo contenido se especifica en el Manual.

Guía para la implementación de MECI

GRACIAS!!