DISEÑO, IMPLEMENTACIÓN Y ANÁLISIS DEL PROCESO DE
ADMISIONES, REGISTRO Y CONTROL DE LA UNIVERSIDAD
DISTRITAL FJC, IMPLEMENTACIÓN NTC GP
1000:2009 Y MECI 1000:2005ALEX ZAMBRANO 20061015082ANGELO DÍAZ 20061015027
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN NTD SIG 001:2011
SGC
SIGSIGA
SGSI S&SO
SGA
SCISRS
SISTEMA INTEGRADODE GESTIÓN
Sistema de Gestión de Calidad
SGC
NTC GP 1000:2009
Sistema de Control Interno
SCI
MECI 1000:2005
Sistema de Gestión Ambiental
SGA
ISO 14001:2007
Sistema de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional
S&SO
OHSAS 18001:2007
Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información
SGSI
ISO 27001:2006
Sistema de Gestión Documental y Archivo
SIGA
ISO 15489-1
Decreto 514:2006
Ley 594 del 2000, Ley General de Archivos
Sistema de Responsabilidad Social
SRS
ISO 26000
SA 8000:2007
COMPARACIÓN
NTCGP 1000:2009NTD SIG 001:2011
El 100% de Entidades Distritales.
Cumplimiento obligatorio a 2016 (Resultados en seguimiento y control)
Las entidades públicas definidas en la Ley 872 de 2003.
Cumplimiento obligatorio.
Dirigida a:
NTD SIG 001:2011 vs NTCGP 1000:2009
COMPARACIÓNNTCGP 1000:2009
NTD SIG 001:20111. INTRODUCCIÓN.
2. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN Y EXCLUSIONES.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS.
4. EL PLANEAR DEL SIG EN LA ENT Y ORG DISTRITALES.
5. EL HACER DEL SIG EN ENT Y ORG DISTRITALES.
6. EL VERIFICAR DEL SIG EN ENT Y ORG DISTRITALES.
7. EL ACTUAR DEL SIG EN ENT Y ORG DISTRITALES.
0. INTRODUCCIÓN.1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN.2. REFERENCIAS NORMATIVAS.3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES.4. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN.
6. GESTIÓN DE RECURSOS.7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO.8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA.
Anexos A, B, C Y D.
NTD SIG 001:2011 vs NTCGP 1000:2009
COMPARACIÓN
Principios del SGC
Enfoque al cliente
Liderazgo
Participación del personal
Enfoque basado en procesos
Enfoque de sistema para
gestión
Mejora continua
Enfoque basado en
hechos para la toma de decisiones
Relación mutuamente beneficiosa
con el proveedor.
PrincipiosISO 9001:2008NTC GP 1000:2009
Coordinación, cooperación
y articulación.
Transparencia
NTD SIG 001:2011 vs NTCGP 1000:2009
COMPARACIÓN
Principios
Principios del SIG.
COHERENCIA
CONTROL HACIA LA MEJORA.
PRODUCTIVIDAD
SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN.
SOSTENIBILIDAD.NTD SIG 001:2011
NTD SIG 001:2011 vs NTCGP 1000:2009
COMPARACIÓNNTCGP 1000:2009
NTD SIG 001:2011
• Planificación de los procesos (4.2.1)b. identificar y establecer
procesos en el SIG.c. Representarlos en un mapa de
procesos y clasificarlos.d. Describir procesos en una ficha.e. Establecer un método para
comunicar y hacer entender los procesos a todos los niveles de la organización.
• Requisitos generales (4.1)a. identificar procesos cumplir misión.b. Secuencia e interacción.c. Determinar criterios y métodos para
eficiencia y eficacia de oper y control.d. Asegurar la disponibilidad de recursos
e información.e. Realizar seguimiento, medición y
análisis.f. Acciones para alcanzar objetivos
planificados y mejora continua.g. Identificar y diseñar los puntos de
control de riesgos mayores.
NTD SIG 001:2011 vs NTCGP 1000:2009
COMPARACIÓNNTD SIG 001:2011 vs NTCGP 1000:2004 NTCGP 1000:2009
NTD SIG 001:2011a. Planificación documental (4.2.4)
b. Incluir los manuales, planes, programas, procedimientos, instructivos, caracterizaciones, registros y todos los documentos enmarcadas en el alcance del SIG.
c. Establecer y documentar un procedimiento de gestión documental del SIG.
d. Mantener un listado maestro de documentos del SIG.
e. Mantener un listado maestro de registros del SIG.
f. Definir un sistema de gestión de unidades de información que contemple los archivos de gestión central.
• Gestión documental (4.2)• Control de documentos (4.2.3)• Control de registros. (4.2.4)
a. Contar con un manual de SIG.1. Alcance.2. Mapa de procesos3. Referencia a las
caracterizaciones de los procesos.
4. Políticas y objetivos del SIG5. Referencia a planes
estratégicos y operativos del alcance del SIG
6. Referencia a los procedimientos.
7. Requisitos de los subsistemas.
4.2.2 Contar con un manual de calidad.a. Alcance del SGC, justificación de
exclusiones.b. Procesos documentados referente al
SGC.c. Descripción de interacción de
procesos.
1. Producción2. Recepción3. Distribución4. Trámite
5. Organización
6. Consulta7. Conservación8. Disposición
final.
a. Aprobar documentos en cuento adecuación antes de emisión.
b. Revisar, actualizar y aprobar documentos cuando sea necesario.
c. Asegurar que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos.
d. Versiones están disponibles.e. Documentos legibles e identificablesf. Identificar documentos de origen
externo.g. Prevenir el uso de documentos
obsoletos, identificarlos.
COMPARACIÓNNTD SIG 001:2011 vs NTCGP 1000:2009 NTCGP 1000:2009
NTD SIG 001:2011
• Planificación de la comunicación y la participación. (4.2.7)
• Planificación de recursos 4.2.5.• 4.2.5.1. Infraestructura• 4.2.5.2. Talento Humano.
• Comunicación interna 5.5.3• Gestión de recursos 6.
• 6.2. Talento Humano• 6.3. Infraestructura.• 6.4. Ambiente de trabajo
Modelo para generar un Sistema de Control Interno•Autocontrol•Autorregulación•Autogestión
MECI: Modelo Estándar de Control Interno
Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política.
Autorregulación: Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de las entidades, los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública.
Autogestión: Es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la Ley y sus Reglamentos.
• Es el control intrínseco de las actividades realizadas por cada servidor público.Autocontrol
• Es la capacidad de formular, promulgar, ejecutar y verificar el cumplimiento de las normas internas relacionadas con el control interno.
Autorregulación
• Es el control intrínseco de las actividades asociadas con los cargos y sus relaciones en los procesos de la entidad.
Autogestión
MECI: Modelo Estándar de Control Interno
MECI: Modelo Estándar de Control Interno
Manual para la implementación de MECI
ETAPA 1Planeación del diseño e implementación del
MECI.
ETAPA 2Diseño e
implementación del MECI.
ESTAPA 3 Evaluación de la
implementación del MECI.
ETAPA 4 Elaboración del Normograma.
Manual para la implementación de MECI
Lograr compromiso de la alta dirección
Adoptar el MECI mediante acto administrativo
Asignar responsabilidades
Realizar sensibilización, socialización y capacitación.
Realizar el autodiagnóstico.
Elaborar planes de trabajo.
Etapa 1
Manual para la implementación de MECI
Etapa 2Establecer criterios y
parámetros para aplicar la encuesta
Aplicar la encuesta a una muestra
representativa de servidores
Tabular, valorar, analizar la información y formular propuestas
Presentar los resultados al Comité de Coordinación de CI
Adoptar las acciones correspondientes
Manual para la implementación de MECI
ETAPA 1Planeación del diseño e implementación del
MECI.
ETAPA 2Diseño e
implementación del MECI.
ESTAPA 3 Evaluación de la
implementación del MECI.
ETAPA 4 Elaboración del Normograma.
Instrumento que “le permite a las entidades delimitar su ámbito de responsabilidad, tener un panorama claro sobre la vigencia de las normas que regulan sus actuaciones, evidenciar las relaciones que tiene con otras entidades en el desarrollo de su gestión, identificar posible duplicidad de funciones o responsabilidades con otros entes públicos y soportar sus planes, programas, procesos, productos y servicios”.
Esta etapa tiene como propósito hacer un seguimiento del proceso de implementación del MECI en la entidad. Este seguimiento continuo debe reflejarse en una serie de informes de avance cuyo contenido se especifica en el Manual.
Guía para la implementación de MECI
GRACIAS!!