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DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS AUTOMATIZADO
PARA LA EMPRESA PROALCA C.A.
MARINES AGUDO CANONICO
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL "LISANDRO ALVARADO"
Barquisimeto, Mayo del 2002.
DISEÑO DE UN SISTEMA DE COSTOS AUTOMATIZADO PARA LA
EMPRESA PROALCA C.A.
por
MARINES AGUDO CANONICO
Trabajo Especial de Grado para optar
al Grado de Especialista en Contaduría Mención Costos
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL "LISANDRO ALVARADO"
Decanato de Administración y Contaduría
Barquisimeto, Mayo del 2002.
DISEÑO DE UN SISTEMA DE COSTOS AUTOMATIZADO PARA LA
EMPRESA PROALCA C.A.
por
MARINES AGUDO CANONICO
Trabajo Especial de Grado Aprobado
Rosa Isabel Pérez José Enrique Achue C.I. 7.401.543 C.I.7.339.215
Lizbet Hernández C.I.7.305.258
Barquisimeto, 22 del Mayo del 2002.
A mis padres, hermanos y esposo quienes
son los pilares fundamentales de mi vida.
AGRADECIMIENTO
A la licenciada Rosa Isabel Pérez quien con su paciencia, dedicación y apoyo
incondicional facilitó el desarrollo de la investigación.
Al profesor José Achue por sus valiosas y oportunas orientaciones durante todo el
proceso de investigación.
A la junta directiva de la empresa PROALCA C.A., por autorizar el desarrollo de la
investigación.
A la licenciada Haide Catarí por apoyar y creer en la necesidad de la investigación.
A todo el personal administrativo y productivo que trabaja en la empresa por la
colaboración y paciencia durante le proceso de recolección de la información.
Al ingeniero Fidel Agudo Canónico por su asesoría en el área de informática y su
respaldo al proyecto.
A mi madre quien es y será siempre mi gran asesora metodológica.
CURRICULUM VITAE
Marinés Agudo Canónico
Licenciada en Contaduría Pública egresada en 1998 de la Universidad Centroccidental
Lisandro Alvarado en el primer puesto de la Promoción IX con Mención Magna Cumluade.
Profesional con experiencia en el diseño de manuales de funciones, manuales de
procedimientos, sistemas contables y sistemas de administrativos adquiridos durante el
desempeñó de los siguientes cargos:
• Gerente administrativo de la empresa DORCA SERVICIOS C.A, período junio
2000-febrero 2001, dedicada al desarrollo de softwares administrativos.
• Contador en la firma SANCHEZ STRUVE ASOCIADOS C.A, período julio
1999- junio 2000
• Asistente administrativo en la empresa industrial PREFABRICADOS
PIOVESAN C.A.
• Analista de organización y métodos en la empresa DORCA ASOCIADOS,
período noviembre 1996-marzo 1998
Experiencia docente como preparadora docente en la cátedra de contabilidad superior
durante los lapsos académicos 95-II, 96-I y 96-I (ganadora en concurso de oposición) y
como tutor académica de tesis de pregrado en el área de costos de la Universidad Yacambú
durante el período mayo-julio del año 2000.
Actualmente becaria académica en formación de la Universidad del Zulia Núcleo Punto
Fijo (ganadora en concurso de oposición) y participante en la especialización en tributación
dictada por la Universidad del Zulia.
DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS AUTOMATIZADO
PARA LA EMPRESA PROALCA C.A.
Marinés Agudo Canónico
RESUMEN
El propósito de la investigación fue diseñar un sistema de control de costos
automatizado para la empresa PROALCA C.A fundamentado en la teoría de costos por absorción y la metodología de costeo por órdenes específicas. El estudio de proyecto siguió un diseño no experimental. La metodología comprendió dos fases: diagnóstico y elaboración del modelo. El diagnóstico se realizó mediante una investigación de campo descriptiva considerando las variables específicas: procesos administrativos, proceso productivo y estructura de costo. La población de la investigación estuvo constituida por los procesos administrativos y procesos productivos. La selección de las unidades de información se hizo utilizando técnicas de muestreo probalístico y no probabilístico. La recolección de la información se llevó a cabo por medio de la observación directa, revisión documental, entrevistas estructuradas y encuesta personalizada. La data se registró en matrices de verificación de procedimientos, guiones de entrevistas y un cuestionario personalizado diseñado por la autora. El análisis de los resultados se realizó mediante la aplicación de técnicas cualitativas, análisis sistemático y descripción narrativa; y por las cuantitativas, las tendencias porcentuales y representaciones en gráficos de barras y circulares. Los resultados obtenidos determinaron: ausencia de formalización de procedimientos administrativos, ausencia de control de mano de obra y gastos indirectos de fabricación, inexistencia de un sistema de costos. La propuesta automatizada comprende el diseño externo y preliminar interno de un sistema de Control de Costos de Producción (C.C.P) con las funciones: acumulación de costos por órdenes específicas; estimación de costos integrales de mano de obra; contabilización de los costos indirectos de fabricación en forma predeterminada; determinación de variaciones entre costos estimados y reales, importación de la información de otros sistemas administrativos. El CCP se adapta a las pequeñas y medianas empresas, sin que el incremento de los gastos administrativos sea mayor que el valor de la información.
INDICE
CAPITULO Pág.
I EL PROBLEMA 1
Planteamiento del Problema 1
Objetivos de la Investigación 6
Justificación 7
Alcances y Limitaciones 8
II MARCO TEÓRICO 10
Antecedentes 10
Bases Teóricas 12
1. Contabilidad de Costos 12
2. Teoría de Sistemas 14
3. Sistemas de Producción 15
4. Sistemas de Costos 16
5. Elementos del Costo 22
6. Sistemas de Información 28
7. Control Interno 34
8. Diseño de Sistemas de Información 47
9. Definición de Términos 53
III MARCO METODOLÓGICO 56
Diseño de la Investigación 56
Población y Muestra 57
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos 58
Tratamiento de la Información 59
Operacionalización de las Variables 60
IV ANÁLISIS E INTEPRETACIÓN DE RESULTADOS 71
V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 106
Conclusiones 106
Recomendaciones 107
INDICE
CAPITULO Pág.
VI PROPUESTA 110
Diseño Externo 111
1. Objetivos del Sistema 111
2. Descripción del Sistema 111
3. Alcance del Sistema 111
4. Funciones del Sistema 112
Diseño Interno Preliminar 113
1. Estructura de Costo 113
2. Metodología de Acumulación del Sistema 117
3. Módulos del Sistema 127
4. Base de Datos 128
5. Procedimientos Administrativos 129
BIBLIOGRAFÍA 142
ANEXOS 145
Cuestionario Personalizado 146
Guión de Entrevista 1 156
Guión de Entrevista 2 159
Guión de Entrevista 3 162
Matrices de Verificación 165
INDICE DE CUADROS Y MATRICES
CUADROS Pág.
1 Procesos Administrativos 66
2 Procesos Productivos 68
3 Estructura de Costos 69
4 Listados de Cargos de Producción 94
5 Costo de Materiales Unitarios por Línea de producción
durante el mes Agosto de 2001
102
6 Nomenclatura de Elementos 115
7 Tabla de Análisis de Beneficios Contractuales 120
8 Tabla de Análisis de Política Remuneración 122
9 Tabla de Calculo de la Hora Hombre Promedio Ponderada 123
MATRICES
1 Matriz de Análisis. Compra de Materiales 72
2 Matriz de Análisis. Control de Inventario de Materiales 73
3 Matriz de Análisis. Control de Horas Hombre Trabajadas 77
4 Matriz de Análisis. Calculo de la Nomina 78
5 Matriz de Análisis. Distribución de los Costos de Mano de
Obra
81
6 Matriz de Análisis. Determinación de los Gastos Indirectos
de Fabricación
82
7 Matriz de Análisis. Contabilización de los Gastos
Indirectos de Fabricación
84
8 Matriz de Análisis. Recepción de Producción en el
Almacén
85
9 Matriz de Análisis. Despacho 86
10 Matriz de Análisis. Mermas 88
11 Matriz de Análisis. Procedimiento de Cálculo de Costos de
Producción
89
12 Matriz de Análisis. Sistema de Costo 92
INDICE DE GRAFICOS Y FORMATOS
GRAFICOS Pág.
1 Costos de Producción y Venta para los meses de Julio y
Agosto de 2001
98
2 Costos de los Materiales para la Línea de Cerdos para los
meses de Julio y Agosto de 2001
99
3 Costos de los Materiales para la Línea de Bovinos para los
meses de Julio y Agosto de 2001
100
4 Costos de los Materiales para la Línea de Aves para los
meses de Julio y Agosto de 2001
101
5 Distribución Porcentual de la Mano de Obra para el
período Julio- Agosto de 2001
103
6 Distribución Porcentual de los Gastos Indirectos de
Fabricación para el período Julio- Agosto de 2001
104
7 Estructura Base de Datos 129
FORMATOS
1 Tabla de Estructura de Costo 116
2 Ticket de Mezcla 134
3 Control de Horas Extras 136
4 Orden de Producción 141
CAPITULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del problema
Hoy en día el manejo eficaz de la información dentro de cualquier ente económico
constituye un factor para el éxito en el mercado competitivo. "La competencia de la era
industrial se está transformando en la competencia de la era de la información", Kaplan y
Norton (1997). El proceso de especialización de los procedimientos de control
administrativo, mediante los cuales la información financiera, impositiva y de costos es
procesada, expresada y analizada en el instante oportuno, le permite a la empresa
aprovechar las oportunidades que brinda el medio económico.
Los sistemas de control de costos de producción, al igual que cualquier otro tipo de
sistema de información, se diseñan para satisfacer las necesidades de las empresas. Un
sistema de costos de producción registra, clasifica, procesa y resume todas las actividades
relacionadas con la producción. Entre estas actividades, según Neuner y Deakin (1995) se
encuentran:
…los pedidos, la recepción y uso de materiales para la producción, los costos de
mano de obra, incluyendo la determinación de las cuotas de salarios y las
prestaciones laborales, ...el análisis y la aplicación de los costos o gastos indirectos
que comprende casi todos los costos de operación de las instalaciones fabriles.
Para Vega (1999), los cambios ocurridos en el escenario económico en el que actúan
las organizaciones han afectado sus pautas tradicionales de operatividad y gestión. El auge
económico de la década de los años setenta, donde existía un mercado cautivo y una alta
demanda de bienes y servicios, propició el uso de sistemas de control de costos de
producción fundamentados en las filosofías de costeo por absorción o costeo variable. Estos
sistemas utilizaban metodologías de acumulación por procesos, u órdenes de trabajo con
fines de control y registro, dependiendo de la naturaleza del proceso de manufactura. Las
características de estos sistemas de costos obedecían al gran peso financiero de los costos
primos (materiales y mano de obra directa) dentro de la estructura de costo del producto, lo
que generaba la necesidad de controlar las horas hombre y la eficiencia en el consumo de
materiales.
En la actualidad, la automatización de procesos cambia tal situación, ya que
intensifica el uso de las máquinas (capital de trabajo), reduciendo el gasto de mano de obra
directa y garantizando un porcentaje mínimo de desperdicios. Los costos indirectos por
mantenimiento, insumos, mano de obra indirecta, entre otros, se incrementan en aquellas
empresas donde se adoptan las tecnologías de la nueva era, y por ende surge la necesidad
administrativa de controlar dichas erogaciones. "El importante aumento de la mecanización
e informatización de los procesos productivos ha provocado que la mano de obra en
muchas empresas, pase a ser un mero elemento de control o apoyo a los equipos, pasando
así a tener una importancia cuantitativa poco relevante en relación a los costes totales de la
actividad productiva ", Álvarez y otros (1996). De esta manera los sistemas tradicionales
de costeo son sustituidos por nuevas técnicas, entre las cuales se puede mencionar el
costeo basado en actividades (ABC).
Esta evolución tecnológica sólo se lleva a cabo en aquellas empresas que tienen
acceso a capitales significativos, producto de la acumulación por utilidades sostenidas en
años anteriores o de financiamientos bancarios externos, debido a los altos costos de
inversión de la tecnología de avanzada. Por tanto la gran mayoría de las empresas
clasificadas como medianas o pequeñas, hoy en día se enfrentan a las condiciones
perniciosas del mercado con debilidades tecnológicas y de información. Rivas (1998) en su
estudio sobre las Características de la Gestión de Costos en las empresas Manufactureras
de Alimentos del Municipio Iribarren del Estado Lara, observó que la orientación en las
pequeñas y medianas empresas, tenía un enfoque tradicional, en tanto que en las grandes
empresas se daban indicios de la aplicación de la información de costos con fines de
carácter estratégico.
Además de ello, dichas organizaciones carecen de las características estructurales y
organizativas necesarias para aplicar las nuevas técnicas de costeo. Así lo afirma, Sánchez
(1996) en su investigación sobre La Calidad Total en la Zona Industrial de Barquisimeto
Estado Lara. En este estudio descriptivo, de la gestión de calidad y los elementos que
inciden en el aseguramiento interno de la pequeña y mediana industria, determinó que estas
organizaciones poseen como debilidades la indefinición de políticas y objetivos de calidad;
la carencia de estructuras organizacionales y sistemas productivos, tecnológicos y de
información eficientes; así como la insuficiencia de recursos humanos aptos para la
aplicación de las nuevas técnicas de costeo.
Ante la necesidad sentida de control de costos y de gestión administrativa en las
medianas y pequeñas empresas, existe en el mercado nacional un gran número de
programas administrativos para procesar operaciones bancarias, contables, financieras, de
personal y de control, los cuales son adquiridos por las gerencias de las compañías con
fines financieros y fiscales. Ejemplo de ellos son los productos informáticos SAINT, ADA,
Valery, Data Pro, Premium Soft, Pro400 Information System. Las características
esenciales de estos sistemas computarizados son el desarrollo de un modelo general, que
luego es adaptado a los requerimientos particulares de cada empresa durante la fase de
implantación, y precios de adquisición accesibles a pequeños y medianos productores.
Murdick (1990) afirma que en las organizaciones pequeñas mucha de la información
financiera necesaria para los administradores, es similar a la información solicitada por los
usuarios externos, lo que conduce al diseño de sistemas que generan información externa,
impidiendo con ello a los gerentes poseer informes internos útiles para la toma de
decisiones. La adaptación de los sistemas informáticos dependerá del grado de flexibilidad
que posea el diseño. Sin embargo existen actividades o transacciones que no pueden ser
procesadas en la forma que la especificidad de la empresa lo requiere, debido a la
conformación presentada por el software.
El proceso de controlar los costos de producción desde el punto de vista contable, es
un área administrativa atípica en lo que a automatización de procesos se refiere. Porque no
existe un patrón universal de los elementos que componen los bienes y servicios generados
para todas las empresas. El diseño de sistemas automatizados para el control de los costos
de producción se ha visto limitado a la creación de softwares a la medida del cliente, lo
cual involucra costos elevados de adquisición, que no pueden ser financiados por cualquier
tipo de empresa.
Las grandes empresas, consorcios o corporaciones son los agentes económicos que
utilizan sistemas automatizados de control de costos de producción, que en la mayoría de
los casos se encuentran integrados al resto de los programas administrativos y contables.
Los sistemas Flexline, Baam y SAP son ejemplos de software de control de gestión para
grandes empresas, utilizados en el país.
Mientras las grandes empresas controlan la inversión en la producción en forma
automatizada, un gran porcentaje de los medianos y pequeños productores, se limitan a
controlar la inversión en la producción de forma manual y empírica, a pesar de que la
competencia le exija calidad y precios competitivos. Aunque el volumen de información de
una mediana o pequeña empresa resulta ser menor que el de las grandes compañías, la
determinación de sus costos deben seguir procedimientos administrativos automatizados.
El sector Agroindustrial esta constituido en noventa y dos por ciento (92%) por
pequeños y medianos productores. De acuerdo con datos publicados por OCEI para el año
mil novecientos noventa y siete (1997), la categoría alimentos, bebidas y tabaco, esta
compuesta en un ochenta y dos por ciento (82%) por pequeños productores, lo que equivale
a dos mil ochocientos veintinueve (2.829) empresas; en un doce por ciento (12%) por
medianas empresas lo que corresponde a cuatrocientos ocho (408) productores y sólo el
seis por ciento (6%), representado por ciento ochenta y nueve (183) entes, son grandes
compañías o corporaciones.
Dentro de este universo se encuentra la compañía anónima PROALCA, ubicada en la
Zona Industrial III de Barquisimeto. Su objetivo fundamental, según consta en el registro
de comercio, es la producción, distribución, almacenamiento y comercialización de
productos agrícolas y pecuarios, así como también la elaboración, comercialización y
distribución de alimentos concentrados para animales.
Esta empresa posee actualmente un capital suscrito y pagado de cuarenta y un
millones de bolívares (Bs.41.000.000,00), representado en una capacidad instalada de
procesamiento de cincuenta y siete mil seiscientas toneladas (57.600 toneladas métricas)
por año, pero que considerando los factores de mantenimiento, pérdidas de tiempo laboral,
depresión del mercado, fallas eléctricas, entre otros, sólo trabaja hoy a un veintiún por
ciento (21%) de su capacidad, lo que equivale a una producción de doce mil toneladas
(12.000 toneladas métricas) anuales.
Los productos elaborados por la compañía son dirigidos a criadores y distribuidores
nacionales, concentrándose en la captura de los mercados de los estados Lara, Yaracuy,
Portuguesa y Zulia. La empresa posee tres líneas de producción: alimentos para cerdos,
alimentos para pollos y alimentos para bovinos.
Los insumos del proceso productivo son: maíz, harina de soya, afrecho de trigo,
subproducto de maíz, harina de carne, melaza, sales, carbonato de calcio, harina de arroz,
fosfato de calcio, sal y minerales. Las cantidades utilizadas dependen de la formulación de
cada presentación a comercializar. Considerando que algunos de los materiales utilizados
en el proceso son de producción estacional, se hace imperante la necesidad de la
programación y aseguramiento de la materia prima. En consecuencia el control de los
costos de producción constituye la herramienta informativa esencial para la definición de
políticas de comercialización tendientes a garantizar los niveles de rendimiento.
Por lo antes expuesto y en función de que resulta importante para la empresa
PROALCA C.A. disponer de un sistema de costos automatizados, la presente investigación
tuvo como propósito diseñar un sistema automatizado de control de costos adecuado a las
características productivas, administrativas y de comercialización que le permita controlar
los costos de producción de forma organizada, rápida y sencilla.
Objetivos de la Investigación
Objetivo General
• Elaborar un diagnóstico de la situación administrativa, productiva y de costo de la
empresa PROALCA C.A.
• Diseñar un sistema de control de costos automatizado adecuado a las características
de la empresa productora de alimentos concentrados para animales PROALCA C.A.
Objetivos Específicos
• Analizar los procedimientos administrativos inherentes al control de los materiales
utilizados en la empresa.
• Analizar los procedimientos administrativos necesarios para la elaboración de la
nómina.
• Analizar los procedimientos administrativos utilizados por la gerencia para el control
de los gastos indirectos de fabricación.
• Analizar los procedimientos administrativos relacionados con el control de
inventario de productos terminados actualmente adoptado por la empresa.
• Analizar la metodología utilizada por la empresa para determinar el costo de
producción de cada producto.
• Describir el proceso productivo para las tres líneas de productos.
• Describir una estructura de costo actual de la empresa.
• Determinar el proceso de acumulación de costos acorde con el proceso productivo.
• Determinar los procedimientos administrativos necesarios para la recolección de la
información requerida por el sistema.
• Diseñar los formularios de recolección de la información necesaria para el sistema.
• Diseñar la base de datos requerida para la automatización del proceso.
• Estructurar los módulos del sistema automatizado de control de costos de producción.
Justificación
La función principal de un sistema de costos es distribuir la inversión realizada por la
compañía en cada una de las etapas o actividades de la producción, para determinar el
valor unitario del bien elaborado o servicio prestado. Esta distribución puede ser ejecutada
sobre la base de procesos electrónicos de acumulación de datos. Dicha metodología ofrece
como ventajas la reducción del gasto administrativo en la recopilación de la información; el
incremento de los niveles de seguridad, precisión y rapidez en el procesamiento de la
información y la facilidad de generar reportes detallados o generalizados en cualquier
momento.
Un sistema computarizado de costos de producción constituye una herramienta de
control y planificación gerencial que ofrece la posibilidad de evaluar escenarios actuales y
futuros con la finalidad de aplicar correctivos y preveer cambios.
Los medianos y pequeños productores requieren de mecanismos que establezcan la
relación existente entre los costos y los márgenes de utilidad. En un mercado donde los
parámetros para fijación de los precios de ventas son definidos por las grandes compañías,
la relación costo-beneficio es vital para el resto de los agentes oferentes. El conocimiento
de la estructura de costos, fundamenta el planteamiento y análisis de medidas preventivas o
correctivas, que podría aplicar la gerencia, en virtud de las fluctuaciones de las fuerzas del
mercado. Por tal motivo es imprescindible accionar procedimientos rápidos y efectivos que
calculen los costos unitarios de operación.
En una economía de crisis y mercados restringidos, la inversión en organización y
control administrativo no puede influir en forma negativa sobre la capacidad financiera de
los pequeños y medianos productores. Adquirir sistemas integrados de control de costos de
producción, no sólo genera costos de licencias significativos, sino que acarrea gastos de
asesoría y mantenimiento adicionales a los desembolsos iniciales, a la par de que desecha
paquetes administrativos hasta el momento manejados en la organización. El diseño de un
programa que permita utilizar las plataformas informáticas de los sistemas administrativos
accesibles del mercado brindaría a las pequeñas y medianas organizaciones la posibilidad
de conocer sus costos de producción, aprovechando al máximo los recursos financieros,
humanos y técnicos instalados en las empresas.
La elaboración del diseño de un sistema automatizado para el control de los costos de
producción, acorde con las características y necesidades básicas de la mediana empresa, es
una investigación claramente justificada por el esquema anteriormente presentado. La
creación del fundamento conceptual y lógico del sistema, es un estudio que fusiona
conocimientos contables e informáticos que estructuran un software de aplicación capaz de
satisfacer la demanda administrativa de la mediana empresa.
Alcances y Limitaciones.
Desde el punto de vista de una gestión de proyecto, el diseño del software se realiza
en dos fases. La primera de ellas, comprende el diseño preliminar o externo del programa.
En esta fase se definen los requerimientos de información, los formatos de los reportes a
emitir, las características funcionales y la estructura general del producto (programa). El
diseño externo se preocupa del refinamiento de los requisitos anteriores, así como la
definición estructural del sistema.
En la segunda fase, se concibe el diseño de detalle, diseño arquitectónico o diseño
interno, que consiste en definir la estructura de datos interna, los detalles de procesamiento,
las representaciones algorítmicas, y todo lo relacionado con el proceso de programación. La
investigación estuvo orientada a elaborar el diseño externo de un sistema de control costos
automatizado para la empresa productora de alimentos concentrados para animales
PROALCA C.A. Este comprende objetivos, descripción, alcance y las funciones del
sistema planteado.
El proceso de diseño se apoyó en los resultados del diagnostico de la situación
administrativa, productiva y de costo de la empresa. Este diagnóstico comprendió una
revisión exhaustiva de los actuales procesos administrativos, con su correspondiente
análisis, de forma tal que pudieron definirse mejoras que garanticen la eficiencia y eficacia
de los mismos. Posteriormente se procedió a describir el proceso productivo, para
identificar los elementos del costo de cada uno de los productos, información en la cual se
fundamentará el diseño de la estructura de costo.
Los requerimientos mínimos de información procesables por el sistema, se
obtuvieron mediante los procedimientos administrativos y formularios idóneos que se
diseñaron. La definición de estos requisitos tuvo como objetivo especificar los
requerimientos externos, funcionales y de desempeño del sistema.
El diseño interno del sistema automatizado abarco sólo la fase preliminar, que incluye
la determinación de la estructura de costo, la metodología, los módulos, las base de datos y
los procedimientos administrativos y formularios de captura de la información. Esta
estructura conceptual a futuro puede ser concluida por un profesional de la informática, que
mediante la programación en el lenguaje apropiado cree un software de aplicación.
El sistema automatizado permite tomar información financiera de paquetes
administrativos comercializados en el mercado y procesar la información necesaria de
costos para brindar el costo unitario por tipo de producto definidos por la empresa, sin
necesidad de realizar una inversión financiera significativa en un sistema administrativo
integrado.
CAPITULO II
MARCO TEORICO
Antecedentes de la Investigación
La globalización, el incremento de la competencia, la selectividad de la demanda, el
incremento de los niveles de calidad en la producción, además de la notable crisis
económica que atraviesa el país, constituyen factores determinantes en la creciente
necesidad de controles productivos, financieros y administrativos que hoy día impera en la
gran mayoría de las empresas venezolanas.
La necesidad de controlar los costos de producción en PROALCA C.A., es una
inquietud que no sólo ha surgido de las presiones del mercado y las vivencias del control
administrativo, sino que también ha sido reseñada en la investigación de Escobar y otros
(1998) durante el desarrollo de una Propuesta para mejorar la Calidad y Productividad de
esta organización. La propuesta se fundamento en un estudio de campo descriptivo, donde
se determinó que los sistemas blandos o gerenciales (sistemas de controles administrativos,
financieros, entre otros) no generaban la información necesaria para la gerencia.
El diseño de un sistema de información tiene como finalidad la construcción de un
modelo. El proceso por el cual se desarrolla el modelo combina intuición, experiencias en
la construcción de entidades similares, principios teóricos y un conjunto de criterios que
faciliten el discernimiento sobre la calidad y fluidez de los procedimientos analizados,
Pressman (1992). Este proceso se evidencia en el gran número de investigaciones contables
dirigidas a definir modelos de costos aplicables a las industrias manufactureras y de
servicios.
En este sentido, Mora (1997) propuso un diseño de un Sistema de Contabilidad de
Costos para la empresa Industrias Lácteas la Fe, C.A., en el cual contemplo el desarrollo de
modelos, normas y procedimientos adecuados, para recoger, registrar y reportar los datos
de costos de producción necesarios para la toma de decisiones. Estos modelos se realizaron
considerando las características determinadas por el investigador durante la fase
diagnóstico y las políticas administrativas de la organización.
Dentro del mismo enfoque metodológico, un año después Romero (1998) llevó a
cabo un Diseño de una Metodología de Acumulación de Costos para las Plantas de
Refinería Cardón, del Complejo Refinador Paraguaná, PDVSA, Manufactura y Mercadeo.
La investigación tuvo como objetivos el diseño de una metodología de acumulación de
costos para las Plantas de la Refinería Cardón Amuay, del Complejo Refinador Paraguaná.
Este estudio partió de un análisis de la situación administrativa actual de las Plantas con la
respectiva descripción del proceso productivo, sobre el cual se logró identificar el sistema
de acumulación de costos por procesos, como el más acorde para el proceso productivo de
la empresa. La metodología de costeo siguió los parámetros generales dictaminados por la
gerencia administrativa general de Petróleos de Venezuela, y constituyó una plataforma
para la implementación del sistema gerencial SAP. La investigación planteo una
metodología de costeo automatizada, para la cual utilizó como herramienta de desarrollo
del programa, el Microsoft Access.
Al respecto, es necesario señalar que el diseño del sistema automatizado de datos
planteado en esta investigación, seguirá el patrón metodológico anteriormente descrito y
pretende concluir en un diseño conceptual para la generación de una herramienta
informática que permita a la mediana empresa, representado en el caso particular que se
analiza, por PROALCA, determinar sus costos de producción.
Bases Teóricas
1. Contabilidad de Costos
En una sociedad tecnológica la rapidez de los procesos obliga a los niveles
gerenciales a estar preparados e informados para aprovechar cualquier cambio del medio,
de lo contrario, el precio de una decisión errada puede ser fatal para la organización. Para
Sáez y otros (1993) las empresas piden hoy más que nunca que los sistemas contables sean
capaces de suministrar información adecuada para abordar cuestiones nuevas y diversas.
La actividad productiva de cualquier empresa lleva consigo la aplicación de unos
medios productivos que permitan la obtención de unos bienes y servicios a través de un
proceso adecuado, Sáez y otros (op.cit). Los costos son aquellas erogaciones monetarias
que realiza cualquier ente económico para adquirir esos medios productivos. El proceso de
producción involucra una transformación en la que se le agrega a los materiales
incorporados un valor adicional, necesario de cuantificar y valorar. En virtud de esta
necesidad, existe dentro de la teoría contable una rama encargada de recoger, registrar y
reportar la información financiera relacionada con los procesos productivos de las
empresas, llamada Contabilidad de Costos.
La creciente complejidad de los procesos productivos junto a la ya descrita necesidad
de información, han llevado a muchos autores del área, entre ellos a Horngren (1996) a
definir la Contabilidad de Costos. Este conocedor de la materia, define a la Contabilidad de
Costos como el suprasistema contable que comprende a la contabilidad administrativa, a la
vez que cumple funciones de valoración de inventarios.
A este respecto Sáez y otros (op.cit) son muchos más específicos debido a que
expresan dos definiciones de la Contabilidad de Costos considerando dos puntos de vistas,
el financiero y el de gestión. La Contabilidad de Costos enmarcada en el ámbito financiero,
es un sistema de información, que permite la valoración de los bienes y servicios derivados
la actividad productiva, cumpliendo con ello con los principios contables generalmente
aceptados. Mientras que la Contabilidad de Costos desde el punto de vista de gestión, es un
sistema de información acerca de la actividad productiva de la empresa, que genera
información relevante y oportuna para la planeación de las actividades.
Es pues el término Administración de Costos el fin último de la Contabilidad de
Costos moderna, cuyo significado es el conjunto de actividades que cumplen los gerentes
para elaborar productos que satisfagan el mercado a la par que valora, reduce y controla los
insumos sacrificados en la fabricación. Este nuevo enfoque administrativo es reafirmado
por Hansen y Mowen (1996) al expresar que:
“Los administradores deben ser capaces de determinar los costos de largo y corto
plazo de las actividades y procesos, así como los costos de bienes y servicios. Los costos de
las actividades y procesos no aparecen en los estados financieros; pero se usan para la
planeación, el control y toma de decisiones”.
Con base en lo anterior y tomando como referencia el análisis presentado por
Hargadon y Múnera (1995) se puede determinar claramente los objetivos de la
Contabilidad de Costos:
• Registrar las actividades relacionadas con la producción.
• Definir sistemas de asignación y distribución de insumos consumidos durante la
fabricación de bienes o la prestación de servicios.
• Generar reportes rutinarios de costos de operaciones con la finalidad de planear,
controlar y evaluar el consumo de insumos y la efectividad del proceso
productivo.
• Generar informes no rutinarios necesarios para la toma de decisiones estratégicas
a corto, mediano o largo plazo.
• Generar informes financieros internos para comparar las planificaciones
elaboradas con los resultados obtenidos.
2. Teoría de Sistemas
Teniendo en cuenta que la información de costos es el producto de un sistema de
información requerido por la administración de cualquier organización, se considera
preciso señalar algunos conceptos básicos de la Teoría de Sistemas, que resaltan la
importancia de la Contabilidad de Costos.
Para Kast y Rosenzweig (1997) la teoría de sistemas ofrece un nuevo paradigma para
el estudio de las organizaciones sociales y su administración. Un sistema es un todo
organizado y unitario, compuesto de dos o más partes, que trabajan en forma coordinada y
dependiente para generar beneficios mayores a los que se obtendrían en el funcionamiento
de cada uno de los componentes por separado. Cada sistema esta inserto a su vez en un
macro sistema conocido como ambiente del cual toma los insumos necesarios para su
desenvolvimiento y entrega los resultados de sus procesos internos.
Los autores anteriores sostienen que una organización es pues un subsistema inserto
en su medio orientado a la consecución de sus objetivos que posee internamente los
siguientes subsistemas:
• Subsistema técnico: que agrupan las técnicas y conocimientos, equipos e
instalaciones.
• Subsistema estructural: donde se refleja el trabajo en conjunto de los individuos
• Subsistema psicosocial: presente por al interrelaciona social de individuos
• Subsistema administrativo: encargado de planificar y controlar el esfuerzo global.
Por su parte, el subsistema administrativo juega un papel central en la determinación
de objetivos, planeación, diseño de la organización control de actividades, para ello
requiere procesos administrativos efectivos y rápidos que sirvan de apoyo a la toma de
decisiones. La Contabilidad de Costos constituye pues un sistema de apoyo para los
administradores de organizaciones ya que facilita el procesamiento de los datos y la
integración de la información, necesaria en el proceso de toma de decisiones.
Dependiendo de los objetivos de la organización, el subsistema administrativo
planeará la adquisición de insumos, que se estructuran en procesos de transformación y
generarán las salidas o productos. Por ejemplo, en una industria procesadora de alimentos,
se requerirán: materiales para la producción, personal para que cumpla con las actividades
de producción, estructura organizativa que divida funciones y coordine las actividades,
técnicas y equipos de transformación, programas administrativos, entre los cuáles se puede
mencionar el sistema de costos, para controlar la inversión de los recursos, todo ello
articulado en un sistema productivo que cree las diferentes modalidades de alimentos que
desea la empresa comercializar.
3. Sistemas de Producción
La producción involucra un proceso de transformación de un bien o la generación de
servicios. Así lo afirman Chase y Aquilano (1994) cuando expresan: “un sistema de
producción es un conjunto de componentes cuya función es convertir insumos en un
producto deseado, por medio de un proceso de transformación”.
Como todo sistema el proceso productivo posee entradas o insumos, un proceso de
transformación, salidas o productos. Los componentes que plantea la definición de Chase y
Aquilano, son las entradas del sistema y están limitados por el medio. Estos pueden abarcar
desde tecnología blanda o dura, pasando por el personal, hasta servicios públicos y
normativas gubernamentales.
Durante el proceso de transformación en las empresas manufactureras se generan dos
tipos de flujos. Un flujo de materiales y un flujo de información. El primero comprende el
conjunto de cambios físicos y químicos que sufren los insumos para originar el producto y
el segundo refleja el status de los cambios ocurridos. Todos los sistemas de costo se
instrumentan sobre el flujo informativo para controlar y supervisar la creación de los bienes
o servicios.
Las salidas son los productos de la transformación de bienes y los servicios post venta
que puedan brindar la compañía a sus clientes. La singularidad de estos bienes o servicios y
la capacidad técnica de procesamiento, determinan generalmente la metodología de
acumulación de costos a aplicar, costos por proceso o por órdenes de producción.
Aquellas empresas donde sus procesos industriales generen una producción masiva
homogénea, donde la producción de una unidad es idéntica a otra utilizarán la metodología
de costeo por procesos. Por el contrario en aquellas compañías donde se elabora una gran
variedad de productos únicos y claramente diferenciados, ya que se trabaja por pedidos o
siguiendo las características de cada cliente, utilizarán la metodología por órdenes de
producción, Hansen y Mowen (op.cit).
Pero los sistemas de producción no sólo generan productos, sino también
información, dando se lugar a un mecanismo de retroalimentación, de acuerdo a la
definición de Velásquez (1976), tiene como función comparar los informes de lo que se
esta produciendo, con el criterio preestablecido, con la finalidad de tomar acciones
correctivas, siempre que se amerite. Uno de los principales sistemas generadores de
informes son los sistemas de costos de producción.
4. Sistemas de Costos
El estudio de los costos, sus elementos y procedimientos fundamentan el marco
conceptual que se utilizará para evaluar los sistemas administrativos actuales de
PROALCA C.A. durante la fase diagnóstica de la investigación, además de cimentar la
base procedimental del modelo de costos producción viable que se pretende diseñar. Por
tal motivo a continuación se procede a resumir la teoría contable y administrativa
relacionada con los sistemas de costos de producción.
Las normas y procedimientos contables utilizados por la contabilidad para asignar los
costos de producción a los bienes y servicios, se les denomina sistemas de costos. Para
Hansen y Mowen (op.cit) un buen sistema de costos debe ser flexible y confiable, al tiempo
que satisfaga las necesidades de acumulación, medición y distribución de costos. Además
agregan estos autores que la acumulación de costos es el reconocimiento y registro de los
costos; la medición de costos es la determinación monetaria de los insumos usados durante
la producción y la distribución de costos consiste en la asignación de los costos a las
unidades fabricadas. Estas tres funciones están interrelacionadas y debe ser ejecutadas
siguiendo el orden presentado a continuación.
4.1. Acumulación de Costos
Tradicionalmente se habían definido solo dos metodologías para acumular los costos
de producción, por órdenes de trabajo y por procesos. Sin embargo, las nuevas corrientes
administrativas dentro del enfoque de la contabilidad de costos dieron origen a una tercera
forma, la acumulación de costos por actividades.
Para finales de la década de los años ochenta fue concebido el sistema de
acumulación de costos basado en actividades. Sus creadores Roberth Kaplan y Robin
Cooper (1989), al estudiar diferentes tipos de organizaciones, concluyeron que el consumo
de los recursos no los realizaban los productos elaborados, sino las actividades que se
desarrollaban para crearlos.
Aunque la aplicación del método ABC originalmente se restringió a los costos
indirectos de producción, su desarrollo y refinamiento, según algunos autores, lo han
elevado a la categoría de metodología de asignación, dándose paso a una discusión ardua
entre los conocedores. Un detractor de esta posición es Horngren (op.cit) al reseñar en su
obra lo siguiente:
"el costo basado en actividades no es un sistema alternativo de costeo al costo por
órdenes o por procesos. Al contrario el costo basado en actividades es un enfoque que
permite desarrollar las cantidades de costos utilizadas en los sistemas de costeo por
órdenes o costeo por procesos. La características distintiva del CBA (ABC) es su
enfoque en las actividades como los objetos fundamentales de costos".
Por el contrario, Álvarez y otros (op.cit.) opinan que:
"el sistema ABC constituye, por lo tanto, un sistema en cierto modo perpendicular a
los sistemas tradicionales, y surge de la filosofía inherente a la gestión de las
actividades, en lugar de la gestión de los costes, que es la orientación adoptada por
los sistemas contables convencionales. Esta afirmación, en absoluto pretende
invalidar los sistemas de costos convencionales, sino que pretende mostrar que los
sistemas basados en actividades incrementan de forma significativa la fiabilidad de la
información".
Esta nueva técnica o metodología de acumulación de costos genera información
administrativa más útil, ya que permite evaluar desempeños operativos, a través de la
fijación de parámetros, dando lugar a un mejoramiento continuo, sin embargo, requiere de
una inversión de recursos humanos y de equipos que en el caso de pequeñas y medianas
empresas no se justifica, ya que el valor de la información es mucho menor al costos de su
obtención.
Las metodologías tradicionales difieren en el tratamiento dado a las unidades de
costeo y en la modalidad de producción a la que es aplicable. La acumulación de costos por
procesos se caracteriza en que las unidades de costos utilizadas son cada uno de los
procesos (si se quiere departamentos) por la que debe pasar la materia prima antes de
convertirse en producto. El costo unitario se calcula dividiendo los costos asignados a cada
etapa o subproceso entre la producción generada en el mismo, teniendo en cuenta que el
material transformado en la etapa anterior es un insumo directo para la siguiente etapa. El
costo total unitario es entonces, la suma de todos los costos unitarios de cada etapa.
Los sistemas de producción que se adaptan a este patrón de cálculo, son aquellos
donde se elaboran productos en serie, es decir, donde la producción presente características
homogéneas. Las industrias alimenticias, del calzado, textiles son ejemplos fieles de la
aplicación de este método de asignación de costos.
No obstante, el costeo por órdenes de producción, tiene como unidad de costo un
grupo o lote de productos con características iguales. El registro de los costos se realiza en
una orden de producción a la par que se elabora el producto, por lo que el cálculo del costo
unitario se remite a la división del total de costos reflejados en la orden entre el número de
unidades fabricadas.
Esta metodología de costo es aplicable en procesos productivos donde los lotes de
producción están claramente definidos, de forma tal que puedan ser catalogados como
individuales. Son ejemplos de estas las empresas de: servicios, imprentas, metalmecánicas,
atelieres, los fabricantes de barcos, aviones, entre otras.
A pesar de que las características del producto y la capacidad de procesamiento
técnico instalado definen la metodología de costos a aplicar, existen casos en que las
condiciones del mercado afectan los sistemas de producción. Es por ello que algunas
empresas frente a la falta de un mercado cautivo, manejan sus equipos de producción
continua bajo de un esquema de lote, incrementando sus costos por mantenimiento y puesta
a tono de los equipos después de cada lote producido.
Teniendo en cuenta que la situación anterior fue la reflejada en el diagnóstico
practicado a la empresa PROALCA C.A., se consideró que la metodología de acumulación
de costos por órdenes de trabajo debería fundamentar el diseño del sistema automatizado de
control de costos de producción propuesto.
4.2. Medición de los Costos
“La medición de los costos se refiere a su clasificación; consiste en determinar las
cantidades en dinero de materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos
utilizados en la fabricación”, Hansen y Mowen (op.cit). Pero estas cantidades pueden ser
reales o estimadas lo que origina dos formas de medir los costos unitarios de producción.
De modo que, si se considera la base de tiempo utilizada para calcular los costos
unitarios, existen dos tipos de sistemas: costos históricos o reales y costos con base
predeterminada. Neuner y Deakin (op.cit) definen ambos sistemas diciendo: " en un
sistema histórico, los costos se van acumulando según suceden. En un sistema
predeterminado...; los costos se determinan adelantándose a la producción".
Dentro de estos costos predeterminados, existe una división, establecida según la
forma de estimación empleada. La primera modalidad son los costos estimados estándar,
los cuales para Hargadon y Munera (op.cit), "son costos estimados científicamente
elaborados con base en estudios de ingeniería y por tanto costos predeterminados que dan
el patrón o modelo de lo que los costos deben ser si las operaciones se efectúan
eficientemente".
Por lo contrario, los costos estimados predeterminados, que constituyen la segunda
modalidad, son costos definidos en base a la experiencia y estimaciones razonables sobre el
uso de los recursos, hechas por lo administradores o encargados del área. Hargadon y
Munera (op.cit) opinan que "los costos estimados son, a veces, la etapa inicial para la
implantación de un sistema con base estándar".
La ventaja de utilizar sistemas de costos predeterminados o estándares para Neuner y
Deakin (op.cit) se refleja en la posibilidad de analizar las variaciones obtenidas entre los
costos presupuestados y los costos reales, con el fin de ajustar planes operativos y
maximizar la eficiencia.
4.3. Distribución de los Costos
Una vez acumulados los costos de acuerdo a la modalidad de la producción, y
determinados los insumos consumidos desde el punto de vista financiero, es preciso asignar
los costos a los bienes o servicios elaborados. Cada uno de los sistemas anteriores pueden
funcionar aplicando una de las dos teorías de distribución de costo: la del costeo variable o
costeo directo y la del costeo por absorción o del costo total. Estas se basan en el
comportamiento de los costos frente al volumen de producción.
La teoría del costo variable o costeo directo considera comportamiento de los costos
en relación al volumen de producción, por lo cual divide a los costos de producción en
variables y fijos, asignando a los productos solo los primeros, ya que no existe una relación
directa de causalidad entre los costos fijos y la producción. Al respecto Torrencilla y otros
(1993) definen al sistema de costeo variable o directo como aquel sistema que incorpora al
producto aquellos costes que pueden afectársele directamente (materia prima y mano de
obra), así como cualquier otro coste que, sin ningún tipo de ambigüedad, pueda ser
asignado al producto. Por tal motivo, según este enfoque, los costos indirectos fijos, debido
a su característica ambigua, forman parte de los gastos del período y no deben ser
capitalizados en los inventarios.
Esta teoría de costeo encuentra sus fundamentos económicos en aquellas industrias
que tienen un nivel de producción mayor al demandado por el mercado local cautivo, pero
cuyas ventas garantizan el retorno total (fija y variable) de la inversión. Tal situación
permite incursionar en nuevos mercados colocando la producción ociosa con un costo
inferior.
Mientras que la teoría de costeo variable asigna a los productos solo los costos
variables, la teoría del costeo total o por absorción de acuerdo con Neuner y Deakin (op.cit)
acumula los elementos del costo y los asigna a todos los productos fabricados, haciendo
caso omiso del comportamiento de los costos.
La razón económica de esta concepción es que todas las actividades productivas
deben generar suficientes recursos para cubrir todas las erogaciones realizadas durante la
fabricación de los productos. La eficiencia productiva se alcanzara cuando con la capacidad
instalada de producción, reflejada en los costos fijos, se elaboren el número de unidades
máximas permitidas. Esta teoría tradicional de costo justifica el funcionamiento de una
empresa dentro de un mercado no cautivo donde la colocación de sus productos tiene un
costo mayor para garantizar la operatividad de la misma.
5. Elementos del Costo
Durante este proceso de transformación productivo se incurren en una serie de costos
directos e indirectos, que deben ser asignados a los objetos de costo (actividades o
productos) de forma razonable y equitativa.
5.1. Costos Directos
Los costos directos de producción son aquellas erogaciones incorporadas en lo bienes
producidos o indispensables cuyo seguimiento económico es factible, Neuner y Deakin
(op.cit). Esta clasificación agrupa los costos de materiales y mano de obra directa.
Los materiales directos son aquellos insumos que pasan a convertirse en parte
principal del producto. Existen otro tipo de materiales que a pesar de que son consumidos
durante la elaboración del bien, no forman parte integral de éste o presentan un costo tan
ínfimo en relación al costo total de la producción que no amerita control alguno. Este tipo
de materiales, Neuner y Deakin (op.cit) los clasifican como indirectos.
De acuerdo con la información suministrada por el trabajo de investigación de
Escobar y otros (op.cit), en la producción de alimentos concentrados para animales los
materiales directos a su vez se clasifican en materiales macros y materiales micros. Entre
los ingredientes macros de las fórmulas se pueden mencionar la harina de arroz, harina de
soya, carbonato de calcio, sal roja, maíz amarillo, tercerilla, afrecillo, sorgo, grasa, melaza
y aceite vegetal. Entre los ingredientes micros se encuentran las premezclas de cerdo
preiniciador, cerdo iniciador, cerdo crecimiento, cerda reproductora, lisina, methionina,
pollita 5 vr, nuflor, postura, furazolidona, lincospetin, fosfato, aureo fac, neumiward y
oxitetraciclina.
Otro elemento de producción es la mano de obra, la cual agrupa el total de
remuneraciones percibidas por los trabajadores que intervienen de alguna manera en el
proceso productivo. Dependiendo del sistema de acumulación de costos utilizado, los
autores clasifican la mano de obra en directa o indirecta.
La mano de obra directa esta representada por los trabajadores que manualmente o
custodiando procesos automatizados transforman la materia prima en productos acabados.
Mientras que aquellos trabajadores que sirven de apoyo o supervisan el proceso de
producción constituyen la mano de obra indirecta.
Al igual que los materiales indirectos, los costos de la mano de obra indirecta son
convencionalmente incluidos dentro de los costos indirectos de fabricación. Para Horngren
(op.cit) la clasificación de mano de obra como costo directo es un concepto que varía según
la tecnología implantada en la fábrica o empresa. En investigaciones realizadas por
W Turk citada en la obra de Horngren (op.cit), la mano de obra puede incluirse dentro de
los costos indirectos de fabricación cuando representa un costo menor al esfuerzo
administrativo que implica su control.
Por otro lado, existen diferentes posiciones sobre que remuneraciones deberían
formar parte del costo de la mano de obra y que beneficios o asignaciones de la mano de
obra directa deberían ser incorporados dentro de los gastos indirectos de fabricación.
Hargadon y Munera (op.cit) sostienen que el costo de la mano de obra debe " incluir
el salario básico más el costos de las prestaciones sociales correspondientes al tiempo en
labores productivas", excluyendo así los costos de horas extras, tiempo no productivo,
bonificaciones, vacaciones y las contribuciones sociales (Seguro Social, Ince, Ley Política
Habitacional) que dispone la ley. Según este autor estas últimas erogaciones forman parte
de los costos indirectos.
En oposición, Neuner y Deakin (op.cit) expresan: "los argumentos a favor del cargo a
la mano de obra directa (de las horas extras, beneficios laborables y contribuciones
sociales) se basan en la suposición de que éstos son los costos de tener empleados
trabajando para la compañía y por tanto reflejan los costos de producción para un artículo
en particular".
Pérez (1999) en su Propuesta de Metodología para Estimar los Costos de Mano de
Obra en la empresa ACEROBAR C.A., considera que el costo de la mano de obra lleva
implícito las obligaciones laborales (estipuladas por la Ley Orgánica del Trabajo), los
beneficios contractuales (definidos en la contratación colectiva), las obligaciones sociales
(Seguro Social, Ince, Ley Política Habitacional) y todas aquellas erogaciones inherentes a
los puestos de trabajo (uniformes, evaluaciones médicas periódicas) que tienen como
finalidad garantizar la integridad física y psicológica del trabajador. Esta autora expresa la
necesidad de calcular el salario integral para cada puesto de trabajo, el cual debe contener
además del salario base, la incidencia económica de los beneficios laborables
mencionados, definida a partir de la razón entre el total de días pagados y el total de días
trabajados. Para calcular el número total de días pagados, es preciso realizar un análisis de
todos los beneficios laborales y de la política de remuneración salarial que posee la
empresa por grupos homogéneos de trabajadores o por puestos de trabajo.
Sin embargo, todos los autores antes mencionados coinciden en que la asignación de
estas erogaciones dentro de los costos directos dependerá de las políticas administrativas
adoptadas por la gerencia.
5.2. Costos Indirectos
Para poder transformar la materia prima en un producto terminado debe incurrirse en
ciertas erogaciones, como por ejemplo, pagar el alquiler de la fábrica, pagar el consumo de
electricidad, pagar el salario de las personas de supervisión y limpieza, comprar
combustibles y lubricantes, entre otras. Todos estos gastos no están relacionados
directamente con la fabricación del producto pero son fundamentales para llevar el proceso
manufacturero o de prestación del servicio, además de que mantienen la capacidad
operativa de las instalaciones, a todo este conjunto de erogaciones se les conoce como
costos indirectos de fabricación. A continuación se presentan algunas definiciones de
costos indirectos de fabricación:
Polimeni y otros (1997) expresan que " los costos indirectos de fabricación es el
elemento de costo utilizado para acumular los materiales indirectos, mano de obra indirecta
y todos los otros costos indirectos de manufactura (excluyendo los gastos de venta y
generales porque son costos no relacionados con la manufactura)....". Por su parte Neuner y
Deakin (op.cit) señalan que "son los costos no directos de la fábrica, que no pueden ser
atribuidos a unidades de producción específica o en algunos casos a departamentos o
proceso específico".
Así mismo, Horngren (op.cit), define que " los costos indirectos de fabricación son
todos los costos de fabricación diferentes al material directo y a la mano de obra directa,
que están asociados al proceso de fabricación". Para Backer y Ramírez (1990) constituyen
" los costos que intervienen en la transformación de los productos, con excepción de la
materia prima y la mano de obra directa..."
De las anteriores definiciones se puede resaltar que el tercer elemento del costo es
conceptualizado por los diversos autores consultados, considerando que comprenden todas
aquellas erogaciones que se incurren en el proceso productivo y que son distintas a la mano
de obra directa y los materiales directos, pero que son indispensables en proceso de
fabricación y en el mantenimiento de las condiciones operativas. Este elemento se clasifica
entonces en: materiales indirectos, mano de obra indirecta y los otros gastos de fabricación
entre los cuales se pueden citar: la depreciación, los seguros, los alquileres, el consumo
eléctrico, el agua y las reparaciones ordinarias.
De acuerdo a su comportamiento, los costos indirectos de producción se dividen en
tres categorías:
• Costos indirectos variables: son aquellos cuya magnitud cambia en razón directa
del volumen de las operaciones realizadas en tanto que el costo unitario
permanece constante.
• Costos indirectos fijos: son aquellos que permanecen constante en su magnitud,
independientemente de los cambios en los niveles de actividades de la empresa,
ejemplo el alquiler de la fábrica, sueldos de directivos, etc.
• Costos indirectos mixtos: son costos que por su naturaleza son fijos y variables al
mismo tiempo. Los costos indirectos de fabricación pueden ser separados en su
cuota fija y variables para propósitos de presupuestos y control.
5.3. Características de la Información de Costos
Al analizar la información de costo, como un producto de un sistema de información,
es conveniente establecer la diferencia entre la definición de dato y la conceptualización de
información. Muchos gerentes piensan que un conjunto de datos es un tipo de información,
sin considerar la importancia y organización de ese conjunto de datos para el usuario. La
información es un conjunto de signos que impulsan a la acción, Murdick (1990), por lo que
su relevancia y organización juega un papel trascendental.
No obstante, los datos son estímulos o signos que por sí solos carecen de importancia
para el agente preceptor en un momento dado, Scott (1990). Al analizar ambas definiciones
puede observarse que el concepto de información incluye la definición de datos pero ambos
no son equivalentes. La información esta conformada por datos relevantes y necesarios que,
en el ámbito administrativo, se usa en el control de las operaciones.
La información de costos producida por el sistema de información administrativo de
costos debe ser útil y benéfica como un todo. Para que un sistema de contabilidad de costos
cumpla dichas características, es imprescindible que la información reflejada en los reportes
posea una serie de características, entre las cuales se tienen:
• Relevante: los informes internos pueden ser diseñados de acuerdo con el estilo
administrativo que dirija la organización, pero siempre deben tomar en cuenta la
pertinencia de la data en relación al proceso productivo.
• Verificable: para que la información pueda ser fácilmente entendida por auditores
o personas que no manipulan la información cotidianamente.
• Objetiva: los sistemas de acumulación deben estar acorde con la realidad del
proceso productivo.
• Libre de perjuicios: para lo cual deben definirse normas de presentación que
garanticen la objetividad de la información presentada.
• Económica: se debe analizar la viabilidad de la obtención de la información
contra el beneficio que generaría conocerla, debido a que una inversión mayor al
beneficio no justificaría la creación de procedimiento alguno.
El valor de esta información para la empresa, esta directamente relacionado con el
proceso de toma de decisiones en la consecución de objetivos y metas organizacionales,
siendo el flujo informativo el mecanismo que interacciona y cohesiona sus partes. De ahí
que, los sistemas de costo sean componentes del subsistema administrativo de cualquier
organización (de acuerdo con la teoría de sistemas) y tienen como finalidad capturar,
almacenar, recuperar y transformar los datos obtenidos del medio, con el objeto de filtrar,
organizar y seleccionar la información que requieren los directivos y operarios en relación a
la producción.
6. Sistemas de Información
El sistema de contabilidad histórico, es uno de los tipos de sistemas de información
más antiguos y divulgados en el mundo. Hansen y Mowen (op.cit) definen los sistemas de
información contable como aquellos sistemas que consisten en partes manuales y
computarizadas interrelacionadas, que utilizan procesos como recolección, registro,
resumen, análisis y administración de datos, a fin de dar información como un producto
para los usuarios.
La formulación de la teoría contable que impulso los sistemas contables, junto con las
modernas teorías de la administración y la introducción de los computadores, fueron las
que dieron origen al enfoque moderno de sistemas administrativos, Murdick (op.cit). Este
autor define a los sistemas administrativos como el conjunto de subsistemas de información
que están racionalmente integrados y que transforman los datos en información en una
variedad de formas para mejorar la productividad, conforme a los estilos, características y
criterios de calidad de los administradores. Los sistemas de costos constituyen uno de los
subsistemas de información administrativos que generan productos para usuarios internos
(información) consumiendo para ello insumos internos (personal, equipos y controles) y
externos (datos).
6.1. Clasificación de los sistemas de información administrativos
Diversidad de autores han realizado estudios sobre los proceso de información en las
empresas. La gran mayoría han coincidido en que el principal criterio de clasificación es el
tipo de información que brindan al usuario. Para Scott (op.cit) los sistemas administrativos
se clasifican en: sistemas administrativos o gerenciales; sistemas funcionales o de procesos;
y sistemas transaccionales.
La misma clasificación funcional, pero con diferentes denominaciones, es utilizada
por Murdick (op.cit). Para él los sistemas se clasifican en tres grandes grupos: sistemas
gerenciales o de inteligencia; sistemas de apoyo para la toma de decisiones, cuyo
equivalente en la clasificación anterior serian los sistemas funcionales; y los sistemas
transaccionales o de operaciones.
Los sistemas de información de inteligencia son aquellos que reúnen información
externa a la organización con datos internos, con la finalidad de facilitar el proceso de
planeación. A nivel industrial estos sistemas son generalmente utilizados para realizar
análisis de mercados, de productos, de calidad y proyecciones financieras. Estos sistemas
son casi independientes de los otros subsistemas informativos, debido a que solo utilizan la
base de datos de los sistemas de apoyo y de transacciones, sin suministrar información
alguna que pueda ser aprovechada por los otros subsistemas.
En lo que respecta a los sistemas administrativos de apoyo, según Scott (op.cit) y
Murdick (op.cit), son sistemas de información desarrollados para una tarea clave
administrativa. Estos al igual que todos los sistemas administrativos, están compuestos por
un conjunto de normas, procedimientos, recursos informáticos y personal especializado en
la tarea o actividad a controlar. Dicha modalidad de sistema de información surgió en los
años setenta y la gran mayoría se dedican al control de actividades cruzadas. Una actividad
cruzada es aquella actividad que para su ejecución requiere de información de distintas
áreas funcionales de la organización.
El control de los costos, constituye un ejemplo típico de actividad cruzada. Para
determinar los costos de producción en una industria, se requiere de información del área
de producción, inventario y compras, capturada y procesada usualmente en sistemas de
operaciones convencionales.
Para Kendall y Kendall (1991) un sistema de apoyo no solo automatiza las
transformaciones de los datos, ni simplemente proporciona una salida en forma de reporte,
sino que además presenta la información necesaria y deseada por el usuario para la
solución de los problemas de toma de decisiones.
Los sistemas transaccionales tienen como finalidad registrar el intercambio de activos
y servicios con personas o compañías fuera de la empresa, Scott (op.cit). La mayoría de los
informes administrativos se basan en resúmenes de transacciones generados por sistemas
transaccionales u operativos. Para Kendall y Kendall (op.cit) los sistemas de
procesamientos de datos o transaccionales liberan del tedio y la rutina a las tareas que se
realizan manualmente; sin embargo, el elemento humano sigue participando en la captura
de la información.
De acuerdo a Cohen (1996) los sistemas transaccionales poseen las siguientes
características:
• A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra,
debido a que automatizan tareas operativas de la organización.
• Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos
suelen ser simples y poco sofisticados.
• Con frecuencia son el primer tipo de sistema de información que implanta la
gerencia.
• Su costo es fácilmente justificable.
Ejemplos de sistemas de transacciones son los que actualmente se comercializan en el
mercado para el control de los inventarios, la nómina, los registros contables, las ventas,
las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar, los bancos, entre otras áreas.
6.2. Integración de los Sistemas de Información
Un sistema de información administrativa puede estar compuesto por sistemas
transaccionales, sistemas de apoyo para la toma de decisiones y sistemas de inteligencia,
además de modelos automatizados especializados en funciones u operaciones delicadas de
la empresa (ejemplo: microprocesador de calidad).
La integración entre estos subsistemas, permite a la gerencia controlar a la
organización de forma coordinada. De acuerdo a Hansen y Mowen (op.cit), un sistema de
información administrativo de alta calidad ha de tener una perspectiva global de la
administración. Los flujos informativos entre los sistemas son útiles cuando los datos en los
archivos de uno de ellos son necesarios para otros que no pueden generarlos, bien sea por el
costo que implicaría, por lo lento del proceso o en su defecto por la inexactitud en los
resultados que se obtendrían.
Esta integración de subsistemas puede ser manual, a través de reportes o informes, o
automatizada, mediante la transferencia interna de datos entre software. La automatización
de la integración, en muchas ocasiones puede aumentar los costos de procesamiento de la
información, ya que incrementa la complejidad en los diseños de los programas y requiere
de equipos de computación más sofisticados. Para evaluar la relación beneficio-costo de la
integración el administrador debe tener en cuenta el tamaño y procesos que desarrolla el
negocio.
El diseño de un sistema de costos automatizado, planteado en esta investigación,
constituiría un sistema de apoyo para la toma de decisiones administrativas en la empresa
PROALCA C.A.. Este diseño contemplará un proceso de integración de datos
automatizado, porque capturará las bases de datos que necesitan de los sistemas
transaccionales ya implementados en la empresa, lo que disminuirá los costos del proceso
de integración y garantizará la exactitud de los resultados.
6.3. Análisis de los Sistemas de Información
Al analizar los controles anteriores utilizando el enfoque sistémico, podría plantearse
que los sistemas transaccionales constituyen los subsistemas que alimentan al sistema de
costos de producción, para cumplir con sus procesos internos e interactuar con el medio.
Al respecto Ortega (1994) opina que la metodología contable aplicada a los materiales,
mano de obra y costos indirectos de fabricación debe estar planificada para llevar a cabo de
forma adecuada los procesos de valoración, asignación, registro y control de los
componentes del coste y del consumo del mismo.
Hartman (1975) menciona tres causas por las que se origina el análisis de un sistema
de información en una empresa. La primera de ellas se refiere a la necesidad de obtener una
visión global de conjunto y comprender la situación de la compañía; la segunda busca
medir desempeños y efectividad; la tercera investiga detalladamente operaciones
específicas.
La razón que suscita en esta investigación, el análisis de los sistemas de información
relacionados con el cálculo de los costos de producción, se enmarca dentro de la primera
categoría, con el objeto de definir un sistema de costos de producción acorde con los
sistemas transaccionales ya instalados. Por tal motivo se realizará un diagnóstico de los
procedimientos administrativos utilizados en el control de materiales, la elaboración de la
nómina, la determinación de los costos indirectos de producción, el control de los productos
terminados y la asignación de los costos a los productos.
Para Hartman (op.cit) un estudio de la organización existente ha de ser efectivo
cuando proporciona una visión de la organización suficientemente exacta para permitir la
identificación de áreas de problemas y la evaluación del sistema actual. Este autor propone
para ello la siguiente metodología:
• Estudiar la organización en relación con su medio: donde se determinaran
aspectos como la tecnología del ramo, la estructura económica de la industria,
reglamentos gubernamentales del sector, posición en el mercado de la
empresa, entre otros.
• Identificar flujos de productos: con el fin de conocer los procesos productivos
internos mediante la técnica de observación.
• Identificar flujos de información: a través del estudio y seguimiento de
procedimientos administrativos con sus respectivos documentos.
Una vez caracterizados los sistemas de información, estos pueden ser evaluados
siguiendo diversas técnicas. La auditoria operativa constituye una ellas. Arens y
Loebbecke (1996) expresan que no existe consenso entre los conocedores del área para
definir la auditoria administrativa u operativa. Sin embargo, estos autores concluyen que las
auditorias administrativas en forma amplia, tienen como propósito determinar la efectividad
o eficiencia de cualquier parte de la organización, por lo que la verificación del
cumplimiento de los controles internos por un auditor interno forma parte de una auditoria
operacional.
De igual concepción son los autores de la Enciclopedia de la Auditoria (1993), ya que
plantean que la revisión de cualquier parte de los procedimientos y métodos operativos de
una organización, con el propósito de evaluar su eficiencia y efectividad, constituye una
auditoria operacional. Este tipo de auditoria esta dirigido al control y no al rendimiento, ya
que su propósito es verificar si los procedimientos están acorde con los objetivos y planes
de la empresa.
Para Arens y Loebbecke (op.cit) la efectividad o eficacia se refiere al logro de los
objetivos, mientras que la eficiencia se refiere a los recursos utilizados para alcanzar esos
objetivos. Por lo tanto para medir efectividad de los controles internos, deben existir
normas definidas y formalizadas por la gerencia que permitan verificar el cumplimiento de
las mismas. En cambio para medir eficiencia en este mismo ejemplo, debería verificarse si
para el cumplimiento de esas normas se consumen el mínimo de recursos y tiempo posible.
La auditoria administrativa utiliza entonces como parámetro de evaluación las normas
de control interno definidas por la gerencia. Ortega (op.cit) señala que un buen control
interno se logra con tres elementos esenciales: a) una adecuada distribución de funciones,
b) documentación de cada operación y c) trámites fluidos de documentos.
Los autores agregan más adelante que a pesar de existir normas de control interno
para cada tipo de operación, se pueden generalizar algunos lineamientos para la emisión de
documentos, tales como:
• Cada operación específica debe ser soportada por un documento.
• Cada documento debe poseer ejemplares suficientes de acuerdo con el número
de departamentos involucrados en la operación.
• Todos los documentos deben ser preimpresos y emitidos en forma consecutiva
y sin interrupciones numérica alguna.
• El flujo de la documentación debe estar diseñado en tal forma que ningún
formato tenga necesidad de volver a su punto de origen para seguir su curso
posterior.
Otra técnica de evaluación empleada por la gerencia para evaluar la gestión
administrativa de los procesos internos son los índices de gestión. Serna (1999) define a
los índices de gestión como la medida gerencial que permite evaluar el desempeño de una
organización frente a sus metas, objetivos y responsables. El autor clasifica los índices de
gestión en corporativos, por unidades estratégicas y operativas. Dentro de este último
grupo, ubica a los índices de actividad, quienes miden la desviación en tiempo entre la
fecha programada para realizar una actividad y su ejecución.
Tanto las normas de control interno como los índices de actividad constituirán
parámetros de evaluación utilizados en el diagnóstico de los sistemas transaccionales
existentes en PROALCA C.A, requerido para diseñar el sistema de costos automatizado
planteado.
7. Control Interno
Según lo reseñado en la Enciclopedia de Auditoria (op.cit) el control interno
comprende el plan de la organización, los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro
de la empresa para salvaguardar sus activos, verificar la adecuación y fiabilidad de la
información de la contabilidad, promover la eficacia operacional y fomentar la adherencia a
las políticas establecidas por la dirección. Dentro de esta definición, según los autores de la
enciclopedia, se incluyen dos tipos de controles: administrativos y contables.
Los controles administrativos se refieren a los métodos y medidas adoptadas para
regular la autorización de las transacciones u operaciones. El control contable por su parte,
involucra todos los métodos y medidas adoptadas para salvaguardar los activos y la
veracidad de los registros financieros. A continuación se detallan las normas y
procedimientos reseñadas por conocedores de la materia, en cuanto al control interno
administrativo de los elementos del costo a estudiar en el diagnóstico planteado por la
investigación.
7.1. Control de Materiales
Anzola (1993) define el control de materiales como el sistema que permite conocer
de manera exacta el lugar en donde se encuentran los materiales y la cantidad que hay en
existencia, para determinar el punto en que se necesita comprar más. Es pues, el subsistema
administrativo de control de materiales el encargado de recoger y procesar toda la
información relacionada con las operaciones productivas que demandan y consumen
materiales.
El control de materiales involucra los procedimientos de adquisición de los
materiales productivos y el control de los inventarios. Esta misma opinión es compartida
por Anzola (op.cit). al expresar que “El control de materiales empieza cuando éstos entran
en la empresa y termina cuando sale el producto terminado”.
El procedimiento de compra de materiales se inicia con la requisición de materias
primas e insumos por parte del departamento productivo, y culmina con la recepción de los
materiales adquiridos en el almacén. Para Ortega (op.cit) la solicitud de materiales no solo
representa el antecedente lógico de la compra, sino un instrumento de control en relación
con las actividades del departamento de compra.
Luego de identificar los materiales y las cantidades requeridas, el personal encargado
de las compras debe proceder a solicitar cotizaciones a los diversos proveedores. “La
solicitud de cotización es un documento probatorio del cumplimiento de las normas de
control interno dentro de un departamento de compras, ya que en ella se refleja que la
selección del proveedor se realiza en las mejores condiciones y con apego a la políticas de
compras definidas por la gerencia”, (op.cit).
El siguiente paso lógico dentro de la secuencia de compras es la emisión del pedido u
orden de compra. En este documento deben especificarse todos los detalles relacionados
con el proveedor, los materiales requeridos y las condiciones de la negociación. Hargadon
y Munera (op.cit) reafirman esta posición al definir una orden de compra como el formato
con numeración consecutiva preimpresa, donde se detallan los materiales solicitados al
proveedor, se dan instrucciones de despacho y se acostumbra a especificar los precios de
venta pactados en la negociación.
Para Anzola (op.cit) una orden de compra debe contener como mínimo los siguientes
aspectos: fecha del pedido, nombre del proveedor, cantidad de material, precio unitario,
valor total (sin impuesto), porcentaje de impuesto y su valor, valor total con impuesto,
descripción de la forma de pago y fecha de entrega.
El principal propósito del control de inventarios, tal cual como lo afirman Neuner y
Deakin (op.cit), es mantener una inversión mínima en inventarios, compatible con
programas de producción que operan con fluidez. Estos autores señalan más adelante en su
obra, que el control de los inventarios se inicia con un presupuesto de materiales o
programa de abastecimiento, para luego regular las actividades de compra, recepción,
almacenamiento, entrega y valoración de los materiales.
De igual forma Anzola (op.cit) coincide con Neuner y Deakin (op.cit), en el
propósito que tiene el control de inventarios y agrega que debe procurar disponibilidad en
todo momento sin que ello afecte económicamente a la empresa por exceso del mismo.
Una vez realizado el proceso de compra se debe esperar hasta la fecha pautada de
entrega para recibir la mercancía. El almacén es usualmente la unidad orgánica encargada
de realizar la recepción de los materiales adquiridos, por lo que su ubicación física dentro
de las instalaciones de la empresa, debe permitir el fácil acceso al exterior. El informe de
recepción es el documento administrativo que recoge las condiciones, cantidades y
características de los insumos recibidos. Hargadon y Munera (op.cit) establecen que dicho
formato debe ser llenado por el almacenista dando cuenta en él, de los materiales recibidos,
la fecha de la recepción y el estado de los materiales.
Durante la actividad de recepción no solo se debe verificar cantidades y
especificaciones, sino también calidad. Así lo afirma Ortega (op.cit) al sugerir que la
emisión de las notas de recepción debe realizarse después que el personal de control de
calidad ha dado su aprobación a los insumos.
Junto con el informe de recepción debe existir una factura del proveedor que avale la
entrega del material por parte del mismo. “Una factura es el documento que ampara y
formaliza el contrato de compra y venta”, Anzola (op.cit). Para este autor estos documentos
deben ser de archivados de manera tal que se posibilite su fácil localización, además
deberían contener los siguientes aspectos: fecha de la factura, cantidad, precio unitario,
valor total por artículo, porcentaje de descuento y condiciones, porcentaje de impuestos y
valor del mismo, descripción de cargos adicionales y su valor si los hay y el valor total de
la factura en número y letra.
La siguiente actividad del proceso de control de inventarios es el almacenamiento.
Ortega (op.cit) expresa que las funciones que cubre esta actividad son la guarda,
conservación y custodia de los materiales, además de la adecuada ubicación de los mismos.
La guarda, conservación y custodia de los materiales en empresas del ramo
alimenticio es un factor de calidad, ya que la transformación de los materiales en productos
es un proceso irreversible que no permite la recuperación de la materia prima después de la
mezcla, por lo que es conveniente controlar la cantidad y calidad de los materiales, antes
de entrar a este tipo de proceso, Anzola (op.cit). La óptima conservación de los ingredientes
de las mezclas garantiza la calidad del producto terminado en cuanto a composición
química, siempre y cuando se cumplan las normas de higiene durante el proceso
productivo.
Para la adecuada distribución de los materiales en la zona de almacenaje, es vital que
las condiciones físicas del almacén estén acordes con los tipos de productos a resguardar.
El caso de las empresas procesadoras de alimentos para animales, constituye un ejemplo de
lo anterior, porque el almacenamiento de los materiales macro debe realizarse en silos de
alimentos que mantengan los niveles de humedad, al mismo tiempo que los resguarda de
animales o parásitos.
La salida del material del almacén se produce regularmente por dos causas: la
requisición de materiales de producción para ser incorporados al proceso de transformación
y el desecho del material dañado o defectuoso. Al respecto Neuner y Deakin (op.cit) opinan
que cada una de estas causas deben ser soportadas con formularios, como la solicitud de
materiales o requisición de insumos y los informes de materiales dañado o defectuoso. Los
autores agregan que ambos formatos deben tener campos o registros claves de
identificación que permitan su fácil acceso a los sistemas de computación.
El procedimiento de valoración de inventarios es necesario para cargar los materiales
consumidos a los productos una vez que éstos han salido del almacén. Desde el punto de
vista contable, existe un gran número de métodos aceptados para valorar los inventarios de
materia prima. Los más usados para Ortega (op.cit) son: lotes específicos; costos
promedios; primeras entradas, primeras salidas (PEPS); últimas entradas, primeras salidas
(UEPS); costos de reposición y costos estándar.
Estos autores definen que la primera metodología consiste en valorar por grupos los
materiales consumidos en cada orden de producción. Generalmente el criterio de
clasificación de grupos es la fecha de compra, por lo que cada material mantiene un valor
constante desde su adquisición.
El procedimiento de valoración de inventario a través de los costos promedios,
calcula el valor de la existencia dividiendo el costo total de los materiales entre el número
de unidades existentes. Al respecto Neuner y Deakin (op.cit) opinan que una regla
recordada al utilizar este método es no calcular nuevos precios promedios a menos que se
realice una nueva compra.
La metodología de valuación de inventarios primeras entradas, primeras salidas
(PEPS) se basa en el principio de que los costos de los materiales deben ser cargados a la
producción en el orden original de compra, Neuner y Deakin (op.cit). Dentro de este
esquema las existencias en inventarios siempre estarán valuadas a costos recientes y su
tratamiento requiere de la separación de las unidades en capas según la fecha de
adquisición.
En contraste, el método últimas entradas, primeras salidas (UEPS), reconoce la
necesidad de cargar a los costos de producción los precios de adquisición más recientes.
Por ende, las existencias bajo el método UEPS estarán valoradas a los precios más
antiguos. La vigencia de esta metodología se realza en economías inflacionarias, donde la
administración requiere recuperar los costos de la inversión lo más pronto posible y a los
últimos precios. Alvarez y otros (op.cit) expresan que este método suele usarse en épocas
de elevaciones de precios, con el objeto de que los costes sean más actuales.
Al igual que en el método PEPS, en el procedimiento contable del UEPS se requiere
de la división por capas del inventario de acuerdo a sus fechas de compras. Se observa
entonces que la metodología de lotes específicos esta inmersa dentro de los métodos de
valoración PEPS y UEPS.
El quinto método más usado de acuerdo a Ortega (op.cit), es el de costos de
reposición. Bajo esta técnica se valora la existencia de los materiales a precio de mercado,
ajustando los precios de las existencias más antiguas a precios de las últimas entradas,
aunque se presente el caso de que las más recientes hayan sido consumidas.
El último método de valoración de inventarios es el de precios estándares. Hargadon
y Munera (op.cit) se refieren a este método diciendo que la fijación de los precios
estándares de materiales debe hacerse después de que el departamento de compras realice
un estudio del mercado de proveedores. Para esta metodología las variaciones en precios
por adquisición de materiales son consideradas deficiencias o excesos de eficiencia del
personal que ejecuta las compras, por lo cual son contabilizadas como gastos o ingresos del
período, y no como incrementos o disminuciones del costo del material. Al respecto
Álvarez y otros (op.cit) opinan que el precio estándar se calcula al inicio del período y
permanece invariable durante el mismo, salvo que haya una variación extraordinaria en los
precios.
El control de las existencias comprende también la determinación de mermas,
desperdicios y materiales defectuosos. Honrgren (op.cit) define a las mermas como las
unidades inaceptables de producciones parciales o terminadas que se desechan o venden al
precio que pueda obtenerse. Este autor señala que si las unidades anteriores son trabajadas
y adquieren las condiciones aceptables para venderse como productos terminados, deben
llamarse entonces unidades trabajadas.
Neuner y Deakin (op.cit) en cambio, consideran que esas unidades de material
vendible resultantes de las operaciones primarias son desperdicios del proceso.
Por su parte, Álvarez y otros (op.cit) definen a las mermas como los productos que
en un determinado momento del proceso de fabricación, o al finalizar todo el proceso, no
reúnen las normas de calidad mínimas exigidas al producto principal; estas mermas se
derivan, normalmente, de las condiciones en las que se lleva a cabo el proceso de
fabricación y, por ende, no son pérdidas ineludibles, como el residuo. Para estos autores
los residuos son los desechos ineludibles derivados de las características propias técnicas
del proceso de fabricación empleado, ya sea por los materiales o los suministros aplicados.
En conclusión y para efectos de esta investigación se entenderá como merma las
pérdidas normales de productos que no cumplen las condiciones mínimas de calidad pero
son susceptibles de venta o reproceso, y como desperdicio o residuo las pérdidas normales
de materiales irrecuperables generadas de las condiciones de producción.
7.2. Control del Costo de la Mano de Obra
El costo de la mano de obra recoge el importe monetario consumido por la
participación de la mano de obra en el proceso productivo. “Las tareas asociadas con la
determinación del importe a pagar a cada trabajador individualmente se definen como las
funciones de nómina” Neuner y Deakin (op.cit). En este sentido, existen principalmente
tres procedimientos necesarios para elaborar y contabilizar la nómina de trabajadores: el
control de las horas hombre trabajadas, el cálculo del importe económico de esas horas
hombre trabajadas y la distribución de la nómina entre los distintos departamentos
productivos o procesos.
Hoy en día, el control de asistencia del personal a sus puestos de trabajo se lleva de
diversas formas, las cuales abarcan desde la firma de listados de entrada y salida, pasando
por los relojes marcadores, hasta llegar a sistemas computarizados que registran el tiempo
diario de trabajo de cada empleado según un código asignado.
En las empresas fabriles la técnica de control más común es el reloj marcador,
Ramírez (1987). Estos se encuentran generalmente ubicados en el sitio de acceso a la
planta, siendo las impresiones de las horas de entrada y salida de cada trabajador tanto en
horarios normales como extraordinarios, hechas por el dispositivo interno del reloj, cuando
cada empleado introduce la tarjeta que lo identifica.
Ortega (op.cit) establece que el departamento de personal tiene a su cargo la emisión
semanal, quincenal o mensual del conjunto de tarjetas de los empleados, señalando en cada
una de ellas los datos como: nombre, cédula de identidad, cargo que ocupa en la empresa,
período, código del trabajador, entre otros.
Estos autores resaltan la importancia del control del tiempo extraordinario, diciendo
que debe sujetarse a un conjunto de requisitos y autorizaciones que constituyen la garantía
de su debida justificación y aprobación. Por eso proponen utilizar formatos de autorización
individuales de tiempo extraordinario o controles de tiempo de horas extras.
De igual trascendencia es la determinación de las horas hombres productivas y el
tiempo ocioso. A pesar de que no afecta el cálculo de la nómina, desde el punto de vista
productivo genera un costo sin beneficio que debe ser analizado. Hargadon y Munera
(op.cit) conceptualizan el tiempo ocioso o no productivo como aquel número de horas
hombres remuneradas durante las cuales el trabajador directo no realiza ninguna función
productiva. De esta definición se desprende que para calcular el total de horas hombre
productivas solo hay que sustraerle al total de horas trabajadas el total del tiempo ocioso
contabilizado.
Por otra parte, el control de las horas hombre trabajadas y su distribución entre
departamentos de producción o apoyo, es una de las tareas que deben realizarse de forma
coordinada entre el departamento de personal y el departamento de costos.
Ramírez (op.cit) expresa que: “La empresa necesita saber en que ha empleado el
trabajador el tiempo transcurrido desde que entra en la fábrica o centro de trabajo hasta su
salida del mismo, no solo con objeto de control sino ante todo para distribuir correctamente
el total devengado por el trabajador entre los distintos trabajos o procesos”. Para ello este
autor plantea la necesidad de utilizar un informe diario de tiempo, donde cada trabajador o
el supervisor registre el tiempo utilizado por cada una de las tareas desempeñadas dentro de
la metodología de costeo aplicada (órdenes o procesos). Este informe diario debe contener
los siguientes datos: nombre y código del trabajador, departamento al cual está asignado,
fecha de las tareas anotadas, orden de producción o proceso al cual debe asignársele el
costo, la tarea y tipo de trabajo realizado, producción (cantidad y tipo), hora de comienzo y
hora de terminación del trabajo realizado, entre otros.
Ortega (op.cit) opina que para cumplir con este cometido, se amerita del uso de
tarjetas de distribución de tiempo colectivo, o en su defecto del control visual del
supervisor de cada sección productiva como el encargado de registrar el tiempo por tareas.
Para Ramírez (op.cit) la nómina es el documento que adopta la forma de relación de los
pagos y retenciones que por concepto de mano de obra hace una empresa en un lapso
remunerativo específico. Es pues un informe de tipo contable que parte de los registros de
tiempo y condiciones salariales reseñadas en los contratos de trabajos.
“Para realizar los cálculos de la nómina se requieren dos tipos de información,
relacionadas con el trabajador”, Ortega (op.cit). La primera de ellas es de tipo permanente y
comprende el código del trabajador, su nombre, el puesto de trabajo que ocupa en la
empresa, el salario devengado, las horas extras realizadas y autorizadas, los porcentajes de
contribuciones sociales y contractuales.
El segundo grupo de información posee datos variables para cada período y tiene su
origen en los siguientes documentos: tarjetas de tiempo, autorizaciones individuales de
trabajos, memorandum internos y autorizaciones de permisos.
A partir de toda la información anterior, usualmente registrada en el software de
nómina, los encargados de elaborar la nómina calculan la percepción normal del trabajador
durante el período, las asignaciones por trabajos extraordinarios, las bonificaciones, las
deducciones legales y contractuales, para por último obtener el total neto devengado.
Finalizados los cálculos se procede a organizar la información por departamentos y a emitir
los sobres de pagos.
7.3. Control de Gastos Indirectos de Fabricación
Álvarez y otros (op.cit) exponen que el control de los costos indirectos de
fabricación consiste básicamente en comparar periódicamente los costos reales con los
correspondientes estándares y presupuestos, determinar la variaciones excepcionales y
actuar inmediatamente para corregir los defectos revelados tanto en la estimación como en
el registro posterior. Es pues indispensable, para controlar los costos indirectos de
fabricación, primero contabilizarlos.
La determinación de los costos indirectos es una tarea si se quiere fácil frente a los
inconvenientes presentados en su contabilización Teniendo en cuenta las características
propias de los costos indirectos anteriormente señaladas, cualquier empresa puede
identificar del total de costos la parte que corresponde a los gastos indirectos asignable a la
producción.
Los gastos de fabricación de acuerdo al tipo de sistema de costo utilizado pueden
contabilizarse de forma estimada o en forma real. Para registrar los gastos indirectos de
fabricación en forma estimada se utiliza generalmente la tasa predeterminada de carga
fabril. Este es un factor que permite aplicar los costos generales de fabricación a los
distintos lotes de producción u órdenes de producción, en base al cociente obtenido entre el
presupuesto de gastos indirectos y el presupuesto de las unidades a producir, de las horas
hombre, de los costos de mano de obra, de las horas máquina, de los costos de materiales
u otras bases de aplicación seleccionadas de acuerdo a la modalidad de la producción.
Neuner y Deakin (op.cit) plantean que la efectividad de esta metodología depende de las
dos estimaciones realizadas en los costos indirectos, a saber: el volumen de producción
expresado según la base de aplicación seleccionada y la estimación del presupuesto de
costos indirectos.
Diversidad de autores han definido el concepto de base de aplicación. Entre ellos
Hargadon y Munera (op.cit), expresan que “la base de aplicación es la unidad de medida
que mejor expresa el nivel de producción presupuestado”. No obstante Horngre (op.cit) la
conceptualiza como el denominador común para vincular sistemáticamente un costo directo
o grupos de costos indirectos a un objeto de costo.
Al analizar ambos conceptos se puede concluir que una base de aplicación es el factor
más representativo de un proceso productivo según el nivel de producción, lo cual permite
la asignación objetiva de los costos indirectos a los productos.
Pero este procedimiento depende entonces de la capacidad productiva del ente
económico, ya que es ello lo que limita el nivel de producción del mismo. En lo que a esto
se refiere, Neuner y Deakin (op.cit) clasifican la capacidad en teórica y práctica. La
capacidad teórica es el máximo nivel de producción que puede alcanzar una empresa
utilizando sus recursos productivos. Dentro del concepto de capacidad práctica los autores
consideran las horas de tiempo ocioso, el mantenimiento de los equipos, las fallas
eléctricas, entre otras causas que le imposibilita a la empresa trabajar en su máxima
capacidad y establecer un nivel de producción en condiciones normales.
Por su parte Hargadon y Múnera (op.cit) agregan a la clasificación anterior un tercer
tipo de capacidad, la capacidad esperada, la cual depende del presupuesto de ventas y de los
inventarios que tenga la organización para dicho período. A este respecto Horngren (op.cit)
dice que la utilización normal de la capacidad práctica es el nivel del denominador en
términos de demanda promedio de consumos para la producción de una planta. Por tal
motivo considera necesario elaborar un presupuesto maestro que estime el nivel de la
utilización normal de la capacidad práctica para un próximo período presupuestal.
En lo que respecta a la estimación de los costos indirectos a transferir a la producción,
es importante señalar que las empresas antes de comenzar el período contable deben decidir
cual van a ser el total de costos indirectos a distribuir entre la producción. Para cumplir con
esta premisa los administradores requieren hacer uso de la técnica de presupuesto.
Para Horngren (op.cit) "los presupuestos son expresiones cuantitativas de un plan de
acción y una ayuda para la coordinación e implementación del mismo". Pueden ser:
operativos, administrativos y financieros. Son ejemplos de presupuestos operativos los
presupuestos de ventas, de producción, de consumo de materiales, de costos de mano de
obra. Los presupuestos de costos de servicios a clientes, de distribución de productos, de
costos de administración, de planes de investigación y desarrollo de nuevos productos,
constituyen ejemplos de presupuestos administrativos.
Horngren (op.cit) establece que los presupuestos financieros son aquellos
relacionados con el capital, el efectivo, los resultados esperados para un período económico
y los flujos de caja.
Existen además otras clasificaciones de los presupuestos. Alvarez y otros (op.cit)
plantean que los presupuestos se pueden clasificar de la siguiente forma:
• Atendiendo a los elementos que lo integran: en presupuestos operativos y de
capital.
• Atendiendo a la dimensión organizativa: presupuestos de producción,
presupuestos de administración y presupuestos de recursos humanos.
• Atendiendo a la técnica empleada para fijar estimaciones: presupuestos
increméntales (presupuestos fijos y presupuestos variables); presupuestos por
programas y presupuestos base cero.
La aplicación del concepto de presupuesto en el área de la contabilidad de costo no
solo se limita a la estimación de unidades o de insumos, sino que también posibilita la
coordinación de las actividades, permite cuantificar los objetivos fijados en las distintas
áreas de la compañía, motiva a los responsables en el cumplimiento de metas y sirve de
soporte para el control de la planificación, además de fundamentar la distribución de los
costos en los sistemas modernos de contabilidad de gestión o administrativa, siguiendo la
metodología del ABC.
7.4. Control de los Productos Terminados
El procedimiento de recepción de productos terminados se realiza en el almacén de
productos terminados y se inicia con la emisión del informe de recepción de producto
anexo a la orden de producción si fuere el caso. En lo que a este informe se refiere Ortega
(op.cit) expresa que dicho documento debe ser emitido por el departamento de producción
y debería tener cinco ejemplares, dirigidos a cada una de las siguientes unidades orgánicas:
almacén de productos terminados, superintendencia de producción (gerencia de
producción), departamento de la planeación de la producción, unidad de costo, y el último
departamento productivo que entrega.
Según Arens y Lobbecke (op.cit) en una compañía con buenos controles internos, los
artículos terminados se guardan bajo control físico en un área separada de acceso limitado,
y su control forma parte del ciclo de ventas y cobranzas.
Una medida de control de inventarios utilizada frecuentemente por las empresas para
verificar la confiabilidad del personal del almacén, es el conteo físico del material o de los
productos terminados. Este conteo físico requiere de preparación del material y la
supervisión por parte de los gerentes o auditores internos, esto reduce mucho el tiempo de
la toma física y aumenta la exactitud de los mismos, Ramírez (op.cit).
El despacho de los productos terminados es la última actividad operativa que cierra el
ciclo de producción. Al igual que el procedimiento de salida de los materiales debe ser
soportado por una orden de entrega, usualmente emitida por el departamento de ventas.
8. Diseño de Sistemas de Información
Realizado el análisis sobre el tipo de sistema automatizado a diseñar, las
características de la información a procesar y generar, los elementos de costos y
procedimientos administrativos aplicados por la contabilidad para su determinación, resta
en este marco referencial, estudiar cómo llevar a cabo el proceso de automatización de un
sistema.
Todos los autores consultados en el tema coinciden en expresar que existen cuatro
etapas para diseñar un software: determinación de los requerimientos de información,
diseño, desarrollo e implantación del software. Las primeras etapas son consecutivas y
alternas, porque pueden existir cambios durante el proceso de desarrollo o implementación
que lleven a los diseñadores a cambiar el patrón o modelo, obligando a su vez a determinar
nuevos requerimientos de información. La presente investigación ejecutó las primeras dos
etapas, requerimientos de información y diseño del sistema.
Independientemente de lo bien diseñado que éste, o la gran variedad de alternativas
que un software presente a un cliente, si no cubre sus necesidades de información no
cumplirá las expectativas de funcionamiento que poseía el cliente. La tarea de análisis de
los requerimientos es un proceso de requerimiento y refinamiento, donde el diseñador y el
cliente establecen las características y bondades que necesita el negocio. El cliente plantea
una problemática y el diseñador propone soluciones en su rol de consultor. Para cumplir
con esta función el diseñador debe conocer la estructura del negocio y las características de
los procesos internos, además de los basamentos teóricos del área en la que se desarrollará
el modelo. Esta es la razón que justifica el anterior análisis contable, inherente a los
sistemas de costos de producción.
Al revisar definiciones sobre lo que es el diseño de software, se encuentran
conceptualizaciones como la de Pressman (op.cit) que expresa: "el diseño de un sistema
de información es el proceso de aplicar distintas técnicas y principios con el propósito de
definir un dispositivo, proceso, modelo o sistema con los suficientes detalles como para
permitir su realización física".
Sin embargo, Murdick (op.cit) señala que el diseño de un sistema de información
administrativo puede seguir uno de los dos enfoques a continuación de enunciados. El
enfoque de abajo arriba, el cual se aplica en el desarrollo de modelos operativos o
transaccionales; en éste el diseñador crea el modelo partiendo de la data más sencilla hasta
lograr configurar las funciones globales del programa.
El segundo enfoque, de arriba-abajo, se fundamenta en el análisis de la información
solicitada por los niveles superiores de la organización, por lo que es más recomendada
para el diseño de sistemas de apoyo o de inteligencia.
Ambos enfoques pueden ser aplicados en las distintas fases de diseño, que según los
expertos, entre ellos Farley (1988), se han mantenido constante; éstas son:
• Diseño externo: en el cual se concibe, planea y especifican las características del
producto de programación.
• Diseño interno: comprende el diseño arquitectónico y el diseño detallado del
modelo. En el diseño arquitectónico se definen las relaciones entre los principales
elementos de la estructura del programa. En el diseño detallado se determinan la
estructura de datos interna, los algoritmos, planes de pruebas, etc.
La calidad de un software depende de la eficiencia en el diseño del modelo, por lo
que Pressman (op.cit) considera necesario aplicar revisiones técnicas formales que
contemplen los siguientes aspectos:
• Organización jerárquica que haga uso inteligente del control entre los elementos
del software.
• Modulación, lo que permite particionar lógicamente elementos que realicen
funciones y subfunciones. Los módulos deben ser diseñados de manera que
posean características funcionales independientes.
• Representación distintiva que permita observar claramente que es un dato y que
es un procedimiento.
• Análisis de los requerimientos de la información acorde con la técnica de diseño a
adoptar por el diseñador.
8.1. Técnicas de diseño de software
Para el desarrollo conceptual de un sistema existen terminologías, herramientas y
anotaciones, definidas por la técnica de diseño seleccionada, la cual debe estar acorde a su
vez con los requerimientos de información y el producto. En la investigación la técnica de
diseño a utilizar durante la elaboración de la propuesta dependerá de las necesidades de
información que sean definidas por el diagnóstico a practicar, por lo que la presentación de
las técnicas más comunes se considera necesario para tener un marco conceptual idóneo,
del cual se pueda seleccionar la técnica más acorde con los resultados obtenidos.
En los últimos años, se han desarrollo diversas técnicas de diseño de software, entre
las cuales se pueden mencionar: el refinamientos de pasos, los niveles de abstracción, el
diseño orientado a estructura de datos, el diseño orientado a flujo de datos y el diseño
orientado a objetos. Estas técnicas se pueden aplicar de forma pura o combinada
dependiendo del problema a solucionar.
8.1.1. Refinamiento de pasos
La arquitectura de un programa se desarrolla en niveles sucesivos de refinamiento de
los detalles procedimentales, Farley (op.cit). Es decir, se comienza por una idea general que
continuamente se mejora agregando detalles conforme se produzcan nuevos rediseños. Esta
técnica requiere del cumplimiento de las siguientes acciones para generar el diseño:
a) Definir el producto o diseño para descomponerlo en niveles elementales.
b) Aislar aspectos del diseño que no sean totalmente independientes.
c) Encadenar decisiones que conciernen a los pasos fundamentales de trabajo que
resuelven el problema.
d) Repetir el proceso anterior por niveles hasta llegar a la disposición de detalles
suficientes, que permita al programador realizar su instrumentación.
8.1.2. Niveles de Abstracción
La abstracción es la herramienta intelectual del diseñador que permite desagregar las
tareas y procedimientos a cumplir por lo distintos módulos. "La abstracción permite la
separación de los aspectos conceptuales de un sistema de los que serán más tarde
instrumentados", Farley (op.cit). El nivel superior de abstracción contiene los
requerimientos de información para resolver el problema del sistema o de cada módulo;
mientras que el nivel inferior de abstracción, adopta una orientación procedimental de
acuerdo a la nomenclatura del lenguaje seleccionado para la programación.
Dijkstra describió por primera vez los niveles de abstracción como una técnica de
enfoque hacia arriba, en la cual comenzó a delimitar los elementos de los niveles 0
(inferiores) hasta llegar al nivel de procesamiento de programas independientes del usuario.
Según esta concepción un sistema de información sencillo se puede dividir en: un conjunto
de procedimientos para el manejo de datos (nivel 0); un conjunto de rutinas para manejar
archivos (nivel 1) y un conjunto de procesos para manejar información (nivel 2).
En esta técnica las funciones siguen una línea jerárquica, los niveles más altos
involucran los niveles más bajos, sin que niveles inferiores puedan acceder a información
de niveles superiores restringiendo la entrada del sistema.
8.1.3. Diseño orientado a estructura de datos.
Esta técnica con enfoque arriba-abajo tiene como finalidad, de acuerdo a Farley
(op.cit), la conversión sistemática de los diagramas de flujo de datos en cartas de estructura.
La representación gráfica constituirá entonces el punto de partida del diseño para esta
modalidad. El diseño orientado a estructuras de datos es una técnica muy aplicada en el
diseño de sistemas de información comerciales, de operación y de ingeniería o
administración.
A pesar de que cada método orientado a estructura de datos tiene sus propios matices,
existen una serie de pasos generales a cumplir, como son:
a) Evaluar las características de la estructura de datos.
b) Representar los datos en términos de formas elementales (secuencia, selección y
repetición).
c) Transformar la representación de la estructura de datos en una jerarquía de control
para el software.
d) Desarrollar una definición procedimental del software.
Al analizar la secuencia de pasos de esta técnica se puede inferir que no existe una
clara definición entre la fase de diseño arquitectónico y la fase de diseño de detalle.
8.1.4. Diseño orientado al flujo de datos.
El diseño orientado al flujo de datos permite una cómoda transición de las
representaciones de la información (diagramas de flujo), definidos en la etapa de
requerimientos de información, hacia una descripción de diseño de la estructura del
programa, Pressman (op.cit).
Este autor expresa que la transición se cumple por medio de los siguientes pasos:
a) Se establece el tipo de información, representándolos en diagramas de flujo.
b) Se convierte el diagrama de flujo en estructura del programa.
c) Se define la jerarquía de control de la información.
d) Se refina la estructura propuesta, usando la técnica de refinamiento progresivo.
8.1.5. Diseño orientado a objetos.
Es la más novedosa técnica de diseño y se basa en tres preceptos principales: la
abstracción, el ocultamiento de la información y la modularidad. Esta técnica, es pues una
combinación de las anteriores y establece que para el desarrollo de un diseño se debe:
a) Definir el problema.
b) Desarrollar una técnica informal manual para evidenciar la solución del problema.
c) Formalizar la estrategia anterior mediante:
• La identificación de objetos y atributos.
• La identificación de operaciones que pueden aplicarse a los objetos.
• La definición de las relaciones entre objetos y operaciones.
• La determinación de los aspectos del diseño de detalle que harán una
descripción de la implementación para los objetos.
d) Repetir los pasos b, c y d recursivamente hasta que el diseño este completo.
Definición de Términos
Algunos de los conceptos fundamentales más sencillos que deben manejarse para
realizar el diseño de un software son los siguientes:
• Arquitectura de software: comprende la estructura jerárquica de procedimientos
y la estructura de datos. En esta etapa de diseño se debe relacionar la solución del
problema o necesidad planteada con los elementos del programa llegando a la
generación de modelos, Pressman (op.cit).
• Base de datos: conjunto de archivos ordenados que contienen información
procesada a través de registros conformados por campos, siempre del mismo tipo,
Pressman (op.cit).
• Batch: tanda, número o cantidad de cosas que se reciben, se despachan o
confeccionan. Unidad de medida para el procesamiento en lote, Appleton (1966).
• Compilación: traducción de mandatos desde el lenguaje del programa hacia
códigos entendibles por el enlazador del sistema operativo con que se esta
trabajando, Pressman (op.cit).
• Diagrama de flujo de datos: es una técnica gráfica que describe el flujo de
información y las transformaciones que se aplican a los datos, conforme se
mueven de la entrada a la salida de un sistema, Pressman (op.cit).
• Documento: medio duradero de contener información mediante la anotación de
uno o mas campos, Ortega (op.cit).
• Estructura de datos : en ella se dictaminan según Pressman (op.cit), la
organización, métodos de acceso, grado de asociación y alternativa de
procesamiento para la información. Debido a que la forma de organizar la
información influye en la concepción de los procedimientos, la definición de la
estructura de datos posee un nivel de importancia igual a la estructura del
programa, Farley (op.cit).
• Estructura de programa: representa la organización usualmente jerárquica de los
componentes del programa. Esta estructura se representa en forma de diagrama de
árbol, que es una especie de mapa mental de conceptos donde se observan las
distintas relaciones, Pressman (op.cit).
• Modularidad: es el atributo más sencillo de software que permite que el
programa sea manejable, ya que descompone el sistema en sus unidades
funcionales, Pressman (op.cit).
• Módulo: en una entidad definida que tiene las siguientes características:
a) contiene instrucciones, lógica de proceso y estructura de datos; b) pueden ser
compilados aparte y almacenados en una biblioteca; c) pueden quedar incluidos
dentro de un programa; d) poseen segmentos que pueden ser utilizados por medio
de una llamada con parámetros (mandato) y e) pueden ser usados por otros
módulos, Farley (op.cit).
• Objetos: es un componente del mundo real que se transforma en el dominio del
software en un procedimiento o consumidor de información, o en un elemento de
información. Ejemplo: máquinas, órdenes, archivos, cadenas alfanuméricas, etc,
Pressman (op.cit).
• Ocultamiento de la información: también es conocida como la cobertura interna
de la información. Según Pressman (op.cit) "es un proceso de diseño fundamental
que plantea que la información contenida en un módulo sea inaccesible a otros
módulos que no necesiten de tal información”. De este concepto se deduce que
pueden existir módulos independientes y módulos interdependientes.
• Orden de producción: formato donde se resumen de costos de producción de un
lote de productos, Neuner y Deakin (op.cit).
• Pellets: pelotilla, píldora, bola. Appleton (1966). Forma cilíndrica dada al
alimento concentrado.
• Procedimientos de software: el autor anteriormente citado expresa que el
procesamiento debe dar una especificación precisa de las secuencias de sucesos,
los puntos de decisiones exactos, las operaciones repetitivas e inclusive
referencias de módulos subordinados por cada módulo del sistema.
• Programa: conjunto de instrucciones que cuando se ejecutan suministran la
función y comportamiento deseado, Farley (op.cit).
• Sistema: todo unitario organizado, compuesto por dos o más partes, componentes
o subsistemas interdependientes y delineados por límites identificables de su
suprasistema ambiente, Kast y Rosenzweig (1997).
• Software: estructura de datos que facilitan a los programas manipular
adecuadamente la información, Pressman (op.cit).
• Ticket de Mezcla: autorización emitida al departamento de producción para que
inicie la fabricación de determinada cantidad de producto. Neuner y Deakin
(op.cit).
• Zaranda: Cedazo de metal para limpiar el grano, García (1982).
CAPITULO III
MARCO METODOLOGICO
El diseño de un programa de investigación constituye el marco metodológico de
cualquier investigación. Según Márquez (1996) " la búsqueda de información implica la
puesta en práctica de métodos y técnicas de investigación". Es por ello que la confiabilidad
y exactitud de los datos dependerá de los métodos y técnicas de investigación contenidos en
dicho programa.
Diseño de la Investigación
Las características del objeto de estudio definen las técnicas de recolección de datos
más aptas para la investigación. Para Ramírez (1993), el objeto de estudio es quien, dada su
propia naturaleza, determina el método a utilizar para su abordaje. En virtud de esto, se
siguió un diseño de investigación no experimental, porque el estudio no tuvo control sobre
el fenómeno investigado.
Según lo establecido en el Manual para la Elaboración del Trabajo y Tesis de Grado
de los Postgrados de la U.C.L.A. (1992), la investigación realizada se enmarcó dentro de la
modalidad del estudio de proyecto, ya que generó el diseño de un sistema automatizado de
Control de Costos de Producción (C.C.P) viable para solventar la situación que presenta la
compañía .
La metodología comprendió dos fases: diagnóstico y elaboración del modelo. El
diagnóstico se realizó mediante una investigación de campo descriptiva, en donde los datos
se recolectaron en forma directa de la realidad permitiendo conocer los procesos
administrativos, productivos y la estructura de costo existentes en PROALCA C.A. La
recolección de la información se realizó en el período julio-agosto dos mil uno (2001), esto
por considerar que la información correspondiente al movimiento contable de dos meses de
trabajo en la empresa era suficiente para los fines de la investigación. En este sentido, el
estudio se clasifica como seccional.
Población y Muestra
Debido al propósito de la investigación, la población y el universo del estudio se
consideran iguales, ya que comprenden los procesos administrativos, los procesos de
producción y la estructura de costo de la empresa PROALCA C.A.
Las unidades de análisis de esta investigación están representadas por los procesos
administrativos relacionados con el costo, el proceso productivo y los tres elementos que
conforman la estructura de costo (materiales, mano de obra y gastos indirectos de
fabricación), que han sido definidos como variables específicas de la investigación. Las
técnicas de observación fueron aplicadas en sus dos modalidades, directa e indirecta. Esto
condujo a que las unidades de observación fueron clasificadas en directas, representadas
por los procesos observados, e indirectas materializadas por los trabajadores y gerentes
seleccionados intencionalmente para suministrar información.
En esta investigación se utilizaron dos tipos de técnicas de muestreo de acuerdo con
la naturaleza de las unidades de observación. Las unidades de observación indirectas fueron
seleccionadas de manera intencional, por lo cual la técnica de muestreo fue no
probalílistico. El grado de información que tenían las personas a entrevistar sobre el
procedimiento o elemento de costo analizado constituyó el criterio utilizado para la
selección
Los procedimientos administrativos y productivos que presentaron las unidades de
observación directas se seleccionaron siguiendo la técnica de muestreo probabilístico. Esta
técnica se aplicó en virtud de la homogeneidad que poseen los procedimientos de control
de materiales, control de costo de mano de obra, control de los gastos de fabricación,
control de los productos terminados, la metodología de costeo actual y las etapas del
proceso productivo. Siendo los elementos de la población a analizar procedimientos
regulares se consideró que un nivel de confianza del 50%, era un margen de confiabilidad
aceptable para determinar el tamaño de la muestra probabilística.
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
En la presente investigación se utilizaron para la recolección de la información las
siguientes técnicas:
• Observación Directa: constituyo la principal herramienta de verificación de
datos que manejo el investigador para validar la información que se obtenía de
las unidades de observación indirectas. Para dicha técnica de recolección de datos
se diseñaron matrices de verificación y formatos de estudio de tiempo y
movimiento que garantizaran la objetividad del proceso de observación.
• Revisión Documental. Esta técnica permitió analizar la información contenida
en: el manual de procedimientos, los estados financieros de julio y agosto del año
dos mil uno (2001), los formatos de ticket de mezclas, los contratos, tablas de
formulación de productos, tarjetas reloj y los contratos de trabajos. Para ello se
diseñaron matrices de verificación de documentos
• Entrevistas Estructuradas. Estas se realizaron al encargado de planta, el
gerente de producción y al asistente de administración, por estar relacionados con
los procedimientos de control de materiales, mano de obra, gastos indirectos,
inventario de productos terminados y asignación de costos. El instrumento
seleccionado para su implementación fue la guía de entrevista, debido a la
disponibilidad de tiempo que poseían las personas a las cuales se le aplicaría
dicho instrumento.
• Encuestas Personalizadas. Esta se aplico sólo al gerente administrativo, con la
finalidad de identificar los procesos administrativos, la estructura de costos y
metodología de distribución, que definían el sistema de costo actual de la
empresa. El instrumento que permitió llevar a cabo esta técnica fue un
cuestionario personalizado.
Se utilizaron dieciséis matrices de verificación, tres guiones de entrevistas y un
cuestionario personalizado, para recolectar la información. Todos estos instrumentos se
incluyen en los anexos al final del informe.
Tratamiento de la Información
La información del diagnóstico se organizo de acuerdo con cada una de las variables
específicas de la investigación: procesos administrativos, proceso productivo y estructura
de costo. La información relacionada con los procedimientos administrativos se analizó en
forma cualitativa utilizando para ello una matriz de tres entradas. En la primera entrada se
describió la situación actual de la empresa, en la segunda entrada se presentó un análisis
crítico de la situación, destacando las fortalezas y debilidades encontradas; y en la tercera
entrada se plantearon acciones a tomar necesarias para facilitar la viabilidad del modelo.
Los resultados sobre los procedimientos administrativos se presentan en doce
matrices ordenadas según las subdimensiones indicadas en la operacionalización de
variables: todas estas matrices describen y analizan los pasos a seguir, los formularios
utilizados, la formalidad y normas que regulan el flujo de información administrativa en la
empresa
La descripción del proceso productivo se realizo mediante identificación narrativa de
los insumos, etapas y salidas del proceso, por lo que el análisis de la información se
consideró también como cualitativo. Para el diagnóstico de los procedimientos de
producción se utilizó la técnica de análisis descriptivo, ya que el proceso de elaboración de
los distintos tipos de productos es igual para todas las líneas y fórmulas de producción,
siendo los insumos la única variante entre un proceso y otro
En lo que respecta a la estructura de costos, el tratamiento de la información
recolectada se llevo a cabo a través de técnicas de análisis cuantitativa, tomando en cuenta
las relaciones porcentuales entre los componentes del costo de producción y venta, los
componentes de la mano de obra y los componentes de los gastos indirectos de fabricación,
expresados en gráficos de tortas para los meses de julio y agosto del año dos mil uno
(2001). De igual forma se analizaron los costos de materiales de los productos por líneas de
productos mediante gráficos de barras y cuadros.
La información sobre la estructura de costo de la empresa se consideró conveniente
presentarla en forma de gráficos de tortas, gráficos de barras y un cuadro, con el objeto de
facilitar la interpretación de las relaciones entre los elementos del costo; mientras que para
resumir la composición porcentual de los costos de producción y venta, o de un elemento se
prefirió el uso de gráficos de tortas. Este es el caso de los gráficos 1 y 2, relacionado con
los costos de producción y venta de PROALCA C.A durante los meses de agosto y julio
dos mil uno (2001); y de los gráficos 5 y 6, correspondiente a la composición de los costos
de mano de obra y gastos indirectos de fabricación respectivamente.
El costo de los materiales por líneas de producción se presentó en diagramas de
barras y un cuadro para facilitar la comparación visual entre las distintas fórmulas
elaboradas en el período. En este sentido, los gráficos 2, 3 y 4 expresan el costo de
materiales por fórmulas para las líneas de cerdo, ganado bovino y aves respectivamente;
mientras que el cuadro1 presenta una comparación del costo unitario de materiales entre las
tres líneas de productos.
Operacionalización de las Variables
En la investigación se planteo una variable nominal referida al diagnóstico de la
situación administrativa, productiva y de costo de la empresa PROALCA C.A., definida
como el primer objetivo general de la investigación. Esta variable se expresa a través de
tres variables específicas:
• Procedimientos administrativos (ver cuadro 1)
• Procedimientos productivos (ver cuadro 2 )
• Estructura de costos (ver cuadro 3)
Para la variable específica procedimientos administrativos se identificaron cinco
dimensiones: control de materiales, control de costos de mano de obra, control de gastos de
fabricación, control de productos terminados y distribución de los costos a los productos.
Las dimensiones a su vez se dividieron para facilitar el proceso de recolección y
análisis de la información. Es por ello que dentro de la dimensión de control de materiales
(ver cuadro 1) se estudiaron los procedimientos de compra de materiales y control de
inventario de materiales. Las fuentes de información de esta dimensión fueron el personal
de la empresa y el manual de procedimiento. El personal seleccionado para suministrar la
información de esta dimensión serán el gerente de producción y el encargado de la planta.
A estos trabajadores se les aplicó una entrevista estructurada siguiendo los ítems contenidos
en la primera parte del guión de entrevista 1 para el gerente de producción, y en la primera
parte del guión de entrevista 2 para el encargado de planta.
La información de origen documental se obtuvo del manual de procedimientos, al
tiempo que era observado el procedimiento en vivo mediante la técnica de observación
directa, siendo los resultados obtenidos registrados en dos matrices de verificación: la
matriz de verificación 1 para el procedimiento de compra de materiales y matriz de
verificación 2 para el control de inventarios.
La dimensión control de costos de mano de obra (ver cuadro 1) se operacionalizo en
tres subdimensiones: control de horas hombre trabajadas, cálculo de la nómina y
distribución de los costos de mano de obra. Las fuentes de información fueron el asistente
de administración el manual de procedimientos. Al asistente de administración se le aplico
el guión de entrevista 3 en su primera parte, mientras que la revisión de los procedimientos
reseñados en el manual se registró en las matrices de verificación 4 y 5.
El control de los gastos indirectos de fabricación es la tercera dimensión de los
procesos administrativos a evaluar. Esta dimensión se dividió en dos procedimientos:
determinación de los gastos indirectos de fabricación y contabilización de los gastos
indirectos de fabricación. El flujo informativo que se generó de estos procesos se obtuvo
del asistente administrativo mediante el guión de entrevista 3 en su segunda parte, del
manual de procedimientos y de la observación directa del procedimiento mismo, cuya
información se reseño en las matrices de verificación 6 y 7.
Para las dimensiones control de costos de materiales, control de costos de mano de
obra y control de gastos de fabricación en todas y cada una se sus subdimensiones se
utilizaron los siguientes indicadores
• Pasos ejecutados en cada procedimiento.
• Formularios que intervienen en los mismos
• Normas que regulan el procedimiento
• Formalidad que presentan ( estaban o no escritos y codificados)
Estos indicadores permitieron definir cualidad de todas las subdimensiones antes
presentadas.
El control de inventario de los productos terminados (ver cuadro 1) presenta tres
subdimesiones, reflejadas en los procedimientos administrativos de recepción de la
producción en el almacén, el despacho de los productos terminados a los clientes y las
mermas de los productos terminados. Los indicadores que sustentaron el análisis de las dos
primeras subdimensiones son pasos, formularios, formalidad y normas de los
procedimientos. El estudio de las mermas de productos terminado, por su parte, se realizo
por medio de la descripción de la forma seguida para determinar los kilogramos formulados
de productos y los kilogramos vendibles de productos. Las fuentes de información fueron
el encargado de planta, el gerente de administración, el manual de procedimientos y la
ejecución de los procedimientos antes mencionados.
El encargado de planta respondió los ítems del 7 al 16 de la primera parte del guión
de entrevista 2 que se relacionan con el control de inventarios de productos terminados;
mientras que el gerente de administración, contestó el ítem 12 de la segunda parte del
cuestionario personalizado. La observación directa y verificación de los pasos de los
procedimientos se computaron en la matriz de verificación 8 y 9.
La última dimensión de la variable específica de procesos administrativos es la
distribución de los costos a los productos que practica actualmente por la gerencia. Las
subdimensiones correspondientes son sistemas de costo y procedimiento de cálculo que se
realizan (ver cuadro 1). Para el sistema de costo se consideró como indicador el tipo de
sistema. No obstante, para el procedimiento de cálculo se definieron los indicadores pasos,
formularios, formalidad y las normas. La información de esta dimensión se genero de las
respuestas de los ítem del 1 al 6 de la primera parte de la encuesta personalizada que
contesto el gerente de administración. Además mediante el registro vivo del procedimiento
en la matriz de verificación 10.
La segunda variable específica es el proceso productivo y esta representado en el
cuadro 2 de las matrices de operacionalización de variables. Su estudio se realizará a partir
de la teoría de los sistemas, por lo que sus elementos se agruparon en tres dimensiones:
insumos, transformación y productos. Los insumos se analizaron a través de la
programación y los recursos. En la dimensión transformación se usaron los indicadores:
etapas, modalidad de producción y tiempo de ejecución. En la dimensión salidas se
detallaron las distintas presentaciones que elabora la empresa. Las fuentes de información o
fueron el personal que controla operativamente el proceso de manufactura, a saber, el
gerente de producción y el encargado de planta; el formato ticket de mezcla, y el proceso
mismo de producción. En este sentido los guiones de entrevistas 1 y 2, aplicados al gerente
de producción y encargado de planta respectivamente (en su segunda parte), contienen los
aspectos estudiados del proceso productivo. La revisión del ticket de mezcla de producto se
resumirá en la matriz de verificación 13, mientras que para el registro del proceso
productivo se utilizaron los formatos de estudio de tiempo y movimiento por etapa.
La estructura de costo actual de la empresa es la tercera variable específica. Su
dimensiones son: materiales, mano de obra y gastos indirectos .La dimensión materiales
se organizo en las sudminensiones siguientes: macros, micros (ver cuadro 3) que
comprenden los componentes generales de las formulas definidas en la producción de
alimentos concentrados para animales. En el estudio de estas subdimensiones se planteo
utilizar el consumo como indicador, entendido este como las cantidades de materiales
macros o micros consumidos por tipo de producto durante el período
Los datos para dichos cálculos se obtuvieron de la revisión documental de las tablas
de formulación y los tickets de mezclas. El análisis de esta data se registro en las matrices
de verificación 11,12 y 13. Además de ello, para el análisis se consideró la información
suministrada por el gerente de administración, al responder los ítem del 2 al 10 de la
segunda parte del cuestionario personalizado.
Para la dimensión de mano de obra, se diseñaron dos clasificaciones, directa e
indirecta (ver cuadro 3). Para ambas subdimensiones se utilizaron los mismos indicadores:
conocimiento de las horas hombres remuneradas y el tiempo ocioso, a fin de determinar el
costo en horas de este elemento. Para computar las horas hombre remuneradas de la mano
de obra directa es necesario primero saber cuantas horas normales y extras de trabajos
fueron contabilizadas como mano de obra directa, para luego sumarlas y concretar el total
de horas trabajadas remuneradas. Por tanto, se establecieron los indicadores horas hombre
remuneradas y horas extras. En el cálculo del tiempo ocioso también se necesito emplear
subindicadores, tales como el total de horas trabajadas y el total de horas disponibles, ya
que la diferencia negativa entre ambos totales es lo que comúnmente se denomina tiempo
ocioso.
Las tarjetas reloj, los tickets de mezclas y los contratos de trabajos permitieron
obtener la información documental correspondiente a esta dimensión, la cual fue registradas
en las matrices de verificación 13, 14 y 15. El gerente de administración también aporto
información al responder los items del 2 al 11 de la tercera parte del cuestionario
personalizado
La dimensión gastos indirectos (ver cuadro 3) requirió estudiar el comportamiento de
los gastos que componen los presupuestos de carga fabril, así como definir la asignación de
cada uno de estos costos a las fórmulas fabricadas en la empresa. Por tanto, los costos
indirectos fijos y variables son las subdimensiones de este elemento; mientras que la
asignación por fórmula y el volumen de producción son los subindicadores de los
presupuestos y la base de aplicación.
Los estados financieros y el gerente de administración constituyeron las fuentes de
información seleccionadas para esta dimensión. La revisión documental de los informes se
realizo según las instrucciones definidas en la matriz de verificación 16. En tanto que lo
datos aportados por el gerente de administración al responder la tercera parte del
cuestionario personalizado completaron la información requerida.
A continuación se presenta la operacionalización de variables mediante tres cuadros,
en cada cuadro se identifican los siguientes componentes: variables generales, variables
específicas, dimensiones, subdimensiones, indicadores subindicadores, fuentes, técnicas de
recolección, instrumentos e ítems. La presentación de los cuadros se corresponde con cada
una de las variables específicas definidas en la investigación.
.
CUADRO 1 PROCESOS ADMINISTRATIVOS
GENERALES ESPECIFICAS DIMENSIONES SUB-DIMENSIONES INDICADORES FUENTES TÉCNICA DE
RECOLECCION INSTRUMENTO ITEMS
Pasos Parte I
Formularios Gerente de Producción
Entrevista Estructurada
Guión de Entrevista 1 1-7
Formalidad Manual de Procedimientos
Revisión Documental
Compra de Materiales
Normas Procedimiento Observación Directa
Matriz de Verificación 1 1-18
Pasos Gerente de Producción
Entrevista Estructurada
Guión de Entrevista 1
Parte I 8-11
Formularios Encargado de Planta
Entrevista Estructurada
Guión de Entrevista 2
Parte I 1-6
Formalidad Manual de Procedimientos
Revisión Documental
Control de Materiales
Control de Inventario de
Materiales
Normas Procedimiento Observación Directa
Matriz de Verificación 2 1-36
Pasos
Formularios
Asistente de Administración
Entrevista Estructurada
Guión de Entrevista 3
Parte I 1-8
Formalidad Manual de Procedimientos
Revisión Documental
Control de Horas Hombre
Trabajadas
Normas Procedimiento Observación Directa
Matriz de Verificación 3 1-21
Pasos Formularios
Asistente de Administración
Entrevista Estructurada
Guión de Entrevista 3
Parte I 9-14
Diagnóstico de la Situación Administrativa , Productiva y de Costo de la
Empresa
Procesos Administrativos
Control de Costos de Mano
de Obra
Cálculo de la Nómina
Formalidad Manual de Procedimientos
Revisión Documental
Matriz de Verificación 4
1-16
Normas Procedimiento Observación Directa
Pasos
Formularios
Asistente de Administración
Entrevista Estructurada
Guión de Entrevista 3
Parte I 15-17
Formalidad Manual de Procedimientos
Revisión Documental
Distribución de los Costos de
Mano de Obra
Normas Procedimiento Observación Directa
Matriz de Verificación 5 1-19
Pasos Formularios
Asistente de Administración
Entrevista Estructurada
Guión de Entrevista 3
Parte II 1-10
Formalidad Manual de Procedimientos
Revisión Documental
Determinación de los Gastos Indirectos de Fabricación
Normas Procedimiento Observación Directa
Matriz de Verificación 6 1-19
Pasos
Formularios
Asistente de Administración
Entrevista Estructurada
Guión de Entrevista 3
Parte II 11-18
Formalidad Manual de Procedimientos
Revisión Documental
Control de Gastos de
Fabricación Contabilización de los Gastos Indirectos de Fabricación
Normas Procedimiento Observación Directa
Matriz de Verificación 7 1-21
CUADRO 1 PROCESOS ADMINISTRATIVOS (cont.)
GENERALES ESPECIFICAS DIMENSIONES SUB-DIMENSIONES INDICADORES FUENTES TÉCNICA DE
RECOLECCION INSTRUMENTO ITEMS
Pasos
Formularios Encargado de
Planta Entrevista
Estructurada Guión de
Entrevista 2 Parte I
7-11
Formalidad Manual de Procedimientos
Revisión Documental
Recepción de Producción en el
Almacén
Normas Procedimiento Observación Directa
Matriz de Verificación 8
1-16,18-19,21-
23
Pasos Formularios
Encargado de Planta
Entrevista Estructurada
Guión de Entrevista 2
Parte I 12-16
Formalidad Manual de Procedimientos
Revisión Documental
Despacho
Normas Procedimiento Observación Directa
Matriz de Verificación 9 1-20
Kilogramos de Productos
Formulados Procedimiento Observación
Directa Matriz de
Verificación 8 17-20
Control de Productos
Terminados
Mermas Kilogramos de
Productos Vendibles
Gerente de Administración
Encuesta Personalizada
Cuestionario Personalizado
Parte II 12
Pasos
Formularios
Manual de Procedimientos
Revisión Documental
Formalidad
Procedimiento de Cálculo
Normas Procedimiento Observación
Directa
Matriz de Verificación 10 1-15
Diagnóstico de la Situación
Administrativa, Productiva y de Costo de la
Empresa
Procesos Administrativos
Distribución de los Costos a los
Productos
Sistema de Costo Tipo Gerente de Administración
Encuesta Personalizada
Cuestionario Personalizado
Parte I 1-6
CUADRO 2 PROCESO PRODUCTIVO
GENERALES ESPECIFICAS DIMENSIONES SUB-DIMENSIONES INDICADORES FUENTES TÉCNICA DE
RECOLECCION INSTRUMENTO ITEMS
Gerente de Producción
Entrevista Estructurada
Guión de Entrevista1
Parte II 6,7
No Aplica Programación Encargado de
Planta Entrevista
Estructurada Guión de
Entrevista 2 Parte II
7
Gerente de Producción
Entrevista Estructurada
Guión de Entrevista 1
Parte II 8 Insumos
Línea de Producto Recursos
Gerente de Administración
Encuesta Personalizada
Cuestionario Personalizado
Parte II 1
Parte III 1 Parte IV 1
Gerente de Producción
Entrevista Estructurada
Guión de Entrevista 1
Parte II 5
Etapas Encargado de
Planta Entrevista
Estructurada Guión de
Entrevista 2 Parte II
5 Gerente de Producción
Entrevista Estructurada
Guión de Entrevista 1
Parte II 1 Modalidad de
Producción Encargado de Planta
Entrevista Estructurada
Guión de Entrevista 2
Parte II 1
Diagnóstico de la Situación
Administrativa, Productiva y
de Costo de la Empresa
Proceso Productivo
Transformación No Aplica
Tiempo de Ejecución
Gerente de Producción
Entrevista Estructurada
Guión de Entrevista 1
Parte II 6
Proceso Observación Directa
Formato de Estudio de Tiempo y
Movimiento por Etapas
Ticket de Mezcla
Revisión Documental
Matriz de Verificación 13 15-19
Gerente de Producción
Entrevista Estructurada
Guión de Entrevista 1
Parte II 2,3,4
Salidas Líneas de Productos
Presentaciones de Producto Encargado de
Planta Entrevista
Estructurada Guión de
Entrevista 2 Parte II
2,3,4
CUADRO 3 ESTRUCTURA DE COSTOS
GENERALES ESPECIFICAS DIMENSIONES SUB-DIMENSIONES INDICADORES FUENTES TÉCNICA DE
RECOLECCION INSTRUMENTO ITEMS
Tablas de
Formulación
Revisión
Documental
Matriz de
Verificación 11 1-9
Ticket de
Mezcla
Revisión
Documental
Matriz de
Verificación 13 1-7,12 Macros
Consumo de
Macros por
Productos en
Kilogramos Gerente de
Administración
Encuesta
Personalizada
Cuestionario
Personalizado
Parte II
2-6
Tablas de
Formulación
Revisión
Documental
Matriz de
Verificación 12 1-9
Ticket de
Mezcla
Revisión
Documental
Matriz de
Verificación 13 1-7,12
Consumo de
Micros por
Productos en
Kilogramos Gerente de
Administración
Encuesta
Personalizada
Cuestionario
Personalizado
Parte II
7-10
Diagnóstico
de la Situación
Administrativa
, Productiva y
de Costo de la
Empresa
Estructura De
Costos
Materiales
Micros
Kilogramos de
Materiales
Formulados
Ticket de
Mezcla
Revisión
Documental
Matriz de
Verificación 13 9,10
Kilogramos de
Materiales
Consumidos
Gerente de
Administración
Encuesta
Personalizada
Cuestionario
Personalizado
Parte II
11
CUADRO 3 ESTRUCTURA DE COSTOS (cont.)
GENERALES ESPECIFICAS DIMENSIONES SUB-
DIMENSIONES INDICADORES SUB-INDICADORES FUENTES TÉCNICA DE
RECOLECCION INSTRUMENTO ITEMS
Horas Hombre Trabajadas
Tarjeta de Reloj
Revisión Documental
Matriz de Verificación 14
1-6
Horas Hombre Remuneradas
Horas Extras Gerente de
Administración Encuesta
Personalizada Cuestionario Personalizado
Parte III
2,4,611
Horas Hombre Trabajadas
Ticket de Mezcla
Revisión Documental
Matriz de Verificación 13 13,14
Directa
Tiempo Ocioso Horas Hombre
Disponibles Contratos de
Trabajos Revisión
Documental Matriz de
Verificación 15 1-8
Horas Hombre Trabajadas
Tarjeta de Reloj
Revisión Documental
Matriz de Verificación °14
1-4,7-
Horas Hombre Remuneradas
Horas Extras Gerente de Administración
Encuesta Personalizada
Cuestionario Personalizado
Parte III
3,5,611
Horas Hombre Trabajadas
Ticket de Mezcla
Revisión Documental
Matriz de Verificación 13 13,14
Diagnóstico
de la Situación
Administrativa
, Productiva y
de Costo de la
Empresa
Estructura De Costos
Mano de Obra
Indirecta
Tiempo Ocioso Horas Hombre
Disponibles Contratos de
Trabajo Revisión
Documental Matriz de
Verificación 15 1-18
Estados Financieros
Revisión Documental
Matriz de Verificación °16
1-13
Presupuestos No Aplica
Gerente de Administración
Encuesta Personalizada
Cuestionario Personalizado
Parte IV 2,6
Fijos
Base de Aplicación
Asignación por Fórmula
Gerente de Administración
Encuesta Personalizada
Cuestionario Personalizado
Parte IV 4,5
Presupuestos Volumen de Producción
Gerente de Administración
Encuesta Personalizada
Cuestionario Personalizado
Parte IV 6
Gastos Indirectos
Variables
Base de Aplicación
Asignación por Fórmula
Gerente de Administración
Encuesta Personalizada
Cuestionario Personalizado
Parte IV
3,4,5
CAPITULO IV
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
Una vez aplicados los instrumentos de recolección de datos, la información obtenida
de la empresa PROALCA C.A. se organiza en atención a las tres variables específicas del
estudio, utilizando una metodología de análisis e interpretación diferente para cada una de
ellas. En la primera parte se presenta la información referida a los procedimientos
administrativos, mediante matrices que emplean la técnica de análisis cualitativo
sistemático que define relaciones entre conceptos. A continuación se describe el proceso
productivo, usando la técnica de análisis cualitativo descriptivo. Finalmente se
interpretaron los datos correspondientes a la estructura de costos, la técnica de análisis
utilizada es cuantitativo porcentual para cada elemento, expresando las relaciones en forma
de gráficos de barras, gráficos circulares de superficie (tortas) y cuadros.
A continuación se presentan el conjunto de matrices de análisis correspondientes a los
procedimientos administrativos.
Matriz de Análisis 1:
COMPRA DE MATERIALES Situación actual Análisis Recomendación
Pasos: • El encargado de planta informa
verbalmente al gerente general las fallas existentes de materia prima o insumos requeridos para la producción semanal planificada según los pedidos.
• El gerente general procede a solicitar cotizaciones.
• El gerente de administración emite orden de compra según la opción seleccionada por el gerente general.
• El gerente general informa al encargado de planta la fecha de la recepción de la materia prima o insumos, quien procede a ajustar la planificación de la producción, si esto fuese necesario.
Formularios: La orden de compra es emitida en forma
manual, con un número correlativo, en original y copia; la original es entregada al proveedor y la copia es archivada en administración.
La ausencia de documentos formales de
fallas (necesidad de insumos) en el proceso de
adquisición de materia prima retrasa los procesos
productivos y por ende el despacho de productos,
afectando la imagen comercial de la empresa.
§ Emitir órdenes de requisiciones en forma conjunta con la planificación semanal de la producción, en original y copia. Original para gerencia general y copia para almacén.
§ Emitir la orden de compra en forma automatizada por el sistema de inventario en original y dos copias. Original para el proveedor, primera copia para la administración, segunda copia para el almacén.
Formalidad y normas: Actualmente el procedimiento de compra
de materiales o insumos no ha sido escrito, codificado y normado.
La emisión manual de la orden de compra
constituye una subutilización de los recursos
automatizados de la empresa, ya que el sistema de
control de inventario instalado permite emitir
órdenes de compra y registrar la recepción del
pedido en inventario.
La falta de formalización de los procedimientos
genera desconocimiento por parte del personal, de
los procesos y normas que regulan las actividades
administrativas y productivas.
§ Diseñar manuales de funciones y procedimientos administrativos y operativos
Matriz de Análisis 2:
CONTROL DE INVENTARIO DE MATERIALES
Situación actual Análisis Recomendación
Recepción de materiales en el almacén: Pasos: • Cuando el material recibido es a
granel, el encargado de planta solicita al chofer del proveedor la nota de entrega del material o la factura.
• El encargado de planta ordena al
recepcionista de la materia prima que acompañe al transportista para que pesen el material en el servicio de romana contratado.
• El recepcionista de la materia
prima entrega al encargado de planta la boleta de pesaje.
• La analista de control de calidad
toma una muestra de la mercancía recibida y realiza el análisis químico pertinente.
• El encargado de planta ordena al
recepcionista de la materia prima que proceda con la descarga del material en los silos de almacenamiento.
La pesada del transporte del proveedor (antes y
después del proceso de descarga) constituye una medida de control de inventario que permite registrar la cantidad real de materia prima recibida, ya que pueden presentarse casos en los cuales el monto reflejado en la factura no concuerde con la cantidad recibida.
Durante el proceso de recepción de macros y micros no existe un control de calidad efectivo ya que el material entra en el almacén sin considerar los resultados de los análisis que se le practican. Esta situación genera posibles cambios en la combinación de ingredientes para mantener la calidad de los productos, por lo que pueden ocurrir cambios a su vez en la programación de compras.
• Continuar verificando
la cantidad de materia prima recibida.
• Permitir la entrada al almacén de materiales sólo de aquellos insumos que posean los parámetros químicos mínimos para la elaboración de las fórmulas.
Situación actual Análisis Recomendación
• El obrero encargado de la recepción de la materia prima procede junto con el transportista a pesar de nuevo la unidad vacía o tara, y entrega la boleta de pesaje al encargado de planta.
• El encargado de planta determina el peso real del material recibido según las boletas de pesajes, y coteja la cantidad con lo especificado en la nota de entrega del proveedor. Emite la nota de entrega interna dejando constancia en el documento de la existencia de algún tipo de diferencia, si ese fuere el caso.
• En el caso de los materiales recibidos,
sean micros u otros insumos (materiales de empaque, lubricantes), el encargado de planta sólo verifica la cantidad recibida con la factura entregada por el proveedor y ordena su ingreso al almacén sin emitir la orden de entrada interna.
Salida de materiales del almacén: Pasos: • La analista de control de calidad
emite el ticket de mezcla según la planificación de producción enviada por el encargado de planta, especificando los ingredientes macros y micros de acuerdo a la fórmula.
Siendo la emisión de la nota de entrega interna el documento que respalda la entrada de mercancía al almacén de materia prima, debería llamarse nota de recepción de materia prima.
Las normas de control de inventarios debe ser uniformes para todos los materiales que ingrese al almacén, por tanto la recepción de los materias micros o cualquier otro insumo debe generar su respectiva nota de entrega.
El ticket de mezcla es el formato que autoriza la fabricación de un lote de productos. En el se especifican las cantidades de macros y micros que deben consumirse según fórmula, sin considerar el consumo de los insumos necesarios en el proceso de empaque.
• Cambiar el nombre del formato de nota de entrega por nota de recepción • Emitir notas de recepción una vez que se recibe materiales micros o cualquier otro tipo de insumos en el almacén. • Registrar el consumo de material de empaque en cada ticket de mezcla (ver propuesta).
Situación actual Análisis Recomendación
• El encargado del almacén de
micros recibe el ticket de mezcla y procede a preparar la combinación de nutrientes según fórmula.
• El encargado del almacén de
micros envía al encargado del microprocesador el ticket de mezcla para que se inicie el proceso de fabricación.
• El encargado del microprocesador
recibe el ticket de mezcla y procede a ingresar la información en el microprocesador.
• El encargado del microprocesador
anexa al ticket de mezcla el reporte del visor, una vez descargado los materiales macros de los silos de materia prima e indica al encargado del almacén de micros que anexe a la mezcla el resto de los ingredientes.
Formularios: El control de entradas y salidas de
materiales macros y micros en el almacén, se realiza mediante un kardex diseñado en una hoja de calculo (Excel); mientras que en administración se utiliza un sistema
El reporte del visor es el informe que imprime el microprocesador con la cantidad real de materiales macros consumidas en el proceso, cantidades que son a su vez registradas en el formato de ticket de mezcla para considerar los costos reales de materiales. No obstante, la cantidad real de material micro consumido es registrado directamente por el encargado del almacén de micros en el ticket de mezcla.
El control de unidades por el almacén, sin
conexión con el sistema de inventario automatizado empleado en administración, duplica el proceso administrativo de control de existencias y genera cuadres de unidades que no permiten obtener la información necesaria para calcular los costos al final del período de manera oportuna.
• Continuar reflejando el consumo real de materiales (macros y micros) en el ticket de mezcla (ver propuesta). • Colocar en el almacén un computador conectado en red con el sistema automatizado de inventario utilizado por la empresa.
Situación actual Análisis Recomendación
automatizado de inventario (Data pro). Por lo que al finalizar el mes se requiere de un cuadre manual de kilogramos comprados y consumidos, entre el control de administración y el control de almacén.
El sistema de inventario utilizado es
continuo y el método de valoración es promedio móvil.
Formalidad: El procedimiento de control de
inventario no ha sido escrito, codificado y normado.
Normas:
• La empresa utiliza como filosofía de administración de inventarios el justo a tiempo por lo que no existen stock máximos y mínimos de materiales, y el proceso de adquisición de materiales depende de la programación de pedidos.
• Los desperdicios de materiales no
son controlados, debido a que la administración no los considera representativos. Actualmente
El método de valoración promedio móvil se
corresponde con la filosofía de inventario justo a tiempo, debido a que los costos promedios de compras reflejarán siempre el costo real del material consumido en la producción.
La falta de formalización de los procedimientos
genera desconocimiento por parte del personal, de
los procesos y normas que regulan las actividades
administrativas y productivas.
A pesar de que a filosofía de justa tiempo reduce
los costos de almacenamiento, en una economía inestable como la venezolana se debe mantener un stock mínimo de inventarios para solventar aquellos retrasos en la entrega de materiales por factores incontrolables e impredecibles, que alteran la programación de producción.
Las causas de la pérdida de materiales son: el
viento (que se lleva las harinas y otros materiales muy finos); las palomas; las condiciones no óptimas de algunos elevadores dentro de la planta y la falta de mantenimiento de algunos equipos. Por tanto, las perdidas financieras que ello implica no deberían ser contabilizadas como costo de producción y venta sino como un gasto de
• Continuar utilizando como método de valoración de inventarios el promedio móvil § Diseñar manuales de funciones y procedimientos administrativos y operativos § Mantener un stock mínimo de aquellos materiales macros y micros más usados en al elaboración de las distintas fórmulas de productos. § Realizar un estudio técnico que determine las causas de la pérdida de materiales y proponga programas de mejoras y mantenimiento para su corrección.
Situación actual Análisis Recomendación
según información de la gerencia, la empresa posee un promedio mensual del 2% de desperdicios.
• El valor de dicho desperdicio es
imputado al costo de los productos, al finalizar cada mes mediante el registro de las diferencias determinadas según conteo físico en almacén, en una cuenta del estado de costo de producción y venta llamada diferencias en producción.
producción y venta sino como un gasto de operación, en virtud de que son deficiencias técnicas de las instalaciones y no del proceso de fabricación como tal.
Matriz de Análisis 3
CONTROL DE HORAS HOMBRE TRABAJADAS Situación actual Análisis Recomendación
Pasos: • El gerente de producción chequea
semanalmente las tarjetas reloj de los trabajadores de producción. En caso de existir una hora extra reflejada, autoriza su pago colocando su media firma.
• La asistente de administración
calcula el número de horas trabajadas por los obreros y procede a elaborar la nómina.
Formularios: Cada tarjeta reloj contiene por trabajador los siguientes datos: nombre y apellido, cédula de identidad, cargo, departamento, semana, fecha, horas trabajadas, horas extras, atrasos, día de la semana, hora de entrada, hora de salida, sobretiempo. Formalidad y normas: El procedimiento de control de horas trabajadas no ha sido escrito, codificado y normado.
Para poder determinar el costo de mano de
obra real de un ticket de mezcla es preciso que la
empresa control, no sólo los tiempos productivos,
sino también las horas extras autorizadas. Se hace
necesario utilizar un formato donde se señalen: los
trabajadores a laborar fuera del horario o turno
normal, la tarea asignada y el nombre del personal
que autoriza dicho trabajo, de manera tal que se
permita su fácil asociación con los tickets de
mezcla.
§ Diseñar un formato de control de Horas Extras (ver propuesta). § Diseñar manuales de funciones y procedimientos administrativos y operativos
Situación actual Análisis Recomendación
La falta de formalización de los
procedimientos genera desconocimiento por parte
del personal, de los procesos y normas que regulan
las actividades administrativas y productivas.
Matriz de Análisis 4 CÁLCULO DE LA NÓMINA
Situación actual Análisis Recomendación
Pasos: • La asistente de administración
calcula el total remunerado por cada trabajador, una vez determinado el número de horas autorizadas para su pago.
• La asistente de administración
procede a determinar las deducciones por concepto de seguro social y ley de política habitacional.
• La asistente de administración emite
un resumen de nómina y lo entrega al gerente de administración.
• El gerente de administración verifica
los cálculos, señala cualquier tipo de modificación necesaria y firma en señal de aprobación.
• La asistente de administración
transcribe la información de la nómina en el sistema automatizado e imprime los recibos.
• La asistente de administración
elabora el (los) cheque (s) de cambio de nómina entrega a la gerente de
La determinación de las asignaciones y
deducciones de la nómina en forma manual,
representa una dualidad de actividades que no
genera ningún valor agregado a la actividad
administrativa, ya que el sistema automatizado de
nómina emite informes de previos para su
verificación y aprobación.
§ Elaborar la nómina directamente en el sistema automatizado de la empresa (Data Pro). § Continuar con la política de firmas autorizadas conjuntas.
Situación actual Análisis Recomendación
administración y posteriormente al gerente general.
• El gerente de administración junto
con el gerente general firman el (los) cheque (s) de la nómina y entrega a la asistente administración.
• En caso de que la nómina sea de
producción (obreros) la asistente de administración ordenan al mensajero su cambio en efectivo
• El mensajero cambia el cheque de la
nómina de producción en el banco y entrega el dinero a la asistente de administración para que proceda a colocarlo en los sobres de pago y anexe los recibos de pago.
• Llegado el final de la semana la asistente de administración entrega a cada obrero el recibo de pago en original y copia, además del sobre de pago.
• En el caso de que se trate de la nómina de
empleados la asistente de administración al finalizar la quincena, entrega el vaucher del cheque y el recibo de pago en original y copia.
Las firmas conjunta de todos los cheques y
transacciones bancarias es una medida de control
financiero acertada.
Dado el número de trabajadores de la
nómina de producción y el nivel cultural de los
trabajadores, el proceso de colocar en sobre el
pago semanal, es el correcto.
§ Continuar pagando la nómina de producción por medios de pagos en sobres. § Aperturar una cuenta corriente de nómina para cada uno de los empleados, en aquella institución financiera en que la empresa posea mayor movimiento financiero. § Elaborar la nómina directamente en el sistema automatizado de la empresa
Situación actual Análisis Recomendación
• Los trabajadores devuelven la copia del
recibo de pago firmado y la copia del vaucher firmado, si este es el caso, en señal de aceptación. Formularios: El resumen de nómina es elaborado en una
hoja de cálculo (Excel) y no presenta un correlativo preestablecido.
Formalidad: La empresa no posee un procedimiento de
cálculo de nómina escrito y codificado. Normas:
• La empresa utiliza cuatro tipos de nóminas:
Productiva: comprende la nómina del personal de planta y su elaboración es semanal. Mantenimiento: en ella se agrupa los costos del personal de mantenimiento, al igual que la productiva su periodicidad es semanal.
Dado el número de trabajadores de la
nómina de empleados y el nivel cultural de los
trabajadores, podría reducirse los trámites
administrativos para el pago de la nómina
quincenal de empleados, utilizando los servicios
financieros de nómina que ofrecen las
instituciones bancarias.
La elaboración de la nómina en una hoja de
cálculo y posteriormente en el sistema de nómina
automatizado de la empresa (Data Pro). § Diseñar manuales de funciones y procedimientos administrativos y operativos § Reubicar los costos de mano de obra. Clasificando dentro de los costos indirectos de fabricación los costos de la mano de obra indirecta (ver propuesta). § Cancelar las horas extras a los empleados, de acuerdo con
Situación actual Análisis Recomendación
Administrativa: comprende a los empleados incluyendo al encargado de planta y su periodicidad es quincenal. Directiva: que agrupa las erogaciones semanales por concepto de gerentes y socios de la empresa.
• Es política de la empresa no
cancelar horas extras a los empleados.
cálculo y posteriormente en el sistema de nómina
automatizado de la empresa, representa una
dualidad de actividades que no genera ningún
valor agregado a la actividad administrativa. Por el
contrario retrasa los procesos y constituye una
mala utilización de los recursos.
La falta de formalización de los procedimientos
genera desconocimiento por parte del personal, de
los procesos y normas que regulan las actividades
administrativas y productivas.
La clasificación de la mano de obra en
directa e indirecta se puede establecer fácilmente
al verificar los integrantes de cada nómina y sus
funciones. La nómina productiva integra el
personal de planta y del cual depende el proceso
productivo, por lo que debe ser clasificada como
los empleados, de acuerdo con las normativas legales. § Proceder al descuento en horas por ausencia de los puestos de trabajo, cuando no se posea permisos justificados.
Situación actual Análisis Recomendación
mano de obra directa.
Mientras que dentro de la nómina de
mantenimiento, se agrupa el personal encargado
de la lubricación diaria, las reparaciones menores
y mayores de los equipos, y demás actividades de
apoyo al proceso productivo; lo que se tipifica
dentro de la clasificación de mano de obra
indirecta.
A pesar de que el pago de horas extras a
cualquier tipo de trabajador es una obligación
establecida en el Ley Orgánica del Trabajo, la
empresa ha adoptado la política administrativa de
no cancelarlas, pero si compensarlas con las faltas
al trabajo o permisos no justificados.
Matriz de Análisis 5: DISTRIBUCIÓN DE LOS COSTOS DE MANO DE OBRA
Situación actual Análisis Recomendación
Pasos: • La asistente de contabilidad registra en el
sistema contable automatizado de la empresa, los comprobantes de los gastos de personal por área de responsabilidad. Estas áreas son: producción, mantenimiento, almacén, administración y ventas.
Formularios:
Los avisos de contabilidad (ADC) son los formatos utilizados para el registro de los gastos de personal. Sus correlativos involucran el día del registro y la numeración consecutiva del comprobante. Los datos que posee cada comprobante son los siguientes: fecha, referencia, cuentas, debe y haber. Formalidad:
La empresa no posee un procedimiento de distribución de costos de mano de obra escrito y codificado.
Normas: • Los costos de mano de obra no son
imputados al producto, sin embargo son estimados junto con los costos indirectos en un margen de Bs. 40 por kilogramo
En el ticket de mezcla no se refleja el costo de mano de obra directa.
La falta de formalización de los procedimientos
genera desconocimiento por parte del personal, de
• Registrar en cada uno de los tickets de mezcla la porción de costo de mano de obra directa imputables a la fórmula elaborada (ver propuesta). § Diseñar manuales de funciones y procedimientos administrativos y operativos § Utilizar como base de distribución de los costos de mano de obra directa a los productos, el tiempo de producción de cada orden,
Situación actual Análisis Recomendación
de producto, al establecer el precio de venta.
genera desconocimiento por parte del personal, de
los procesos y normas que regulan las actividades
administrativas y productivas.
Bajo una modalidad de fabricación por
ticket de mezcla, es preciso asignar los costos de
mano de obra directa a cada una de las órdenes de
producción elaboradas. Es por ello, que para
distribuir los costos de mano de obra se debería
considerar como base de distribución el tiempo
que tarda el operador o técnico en ejecutar sus
actividades para poder desarrollar el proceso.
registrando el tiempo ocioso del personal de producción como un gasto de operación (ver propuesta).
Matriz de Análisis 6
DETERMINACIÓN DE LOS GASTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN Situación actual Análisis Recomendación
Pasos: • La asistente de contabilidad clasifica
los comprobantes de los gastos indirectos de fabricación según el área de responsabilidad donde se consumieron.
Formularios:
La empresa no posee un formulario específico para la distribución de los costos indirectos de fabricación entre las distintas áreas de responsabilidad. La distribución de erogaciones comunes (teléfono, electricidad) se realiza considerando porcentajes preestablecidos, o por conteo de consumos identificables en las facturas de los proveedores.
Formalidad:
La empresa no posee un procedimiento de determinación de gastos indirectos de fabricación escrito y codificado.
En el ticket de mezcla no se reflejan los costos indirectos de fabricación por lote de producción elaborado. El registro por áreas de responsabilidad se limita sólo a un control administrativo de gastos.
Los presupuestos de gastos indirectos de fabricación son documentos que permiten establecer estimaciones de gastos indirectos de fabricación que facilitan la distribución de los gastos comunes entre las distintas áreas de responsabilidad de la empresa.
La falta de formalización de los procedimientos
genera desconocimiento por parte del personal, de
los procesos y normas que regulan las actividades
§ Registrar en cada uno de los tickets de mezcla la porción de costos indirectos imputables a la fórmula elaborada (ver propuesta). § Elaborar presupuestos mensuales de gastos indirectos de fabricación tomando en cuenta el total de unidades promedios a producir (ver propuesta). § Diseñar manuales de funciones y procedimientos administrativos y operativos
Situación actual Análisis Recomendación
Normas: • Los gastos indirectos de fabricación no son imputados al producto, sin embargo son estimados junto con los costos de mano de obra en un margen de Bs. 40 por kilogramo de producto, al establecer el precio de venta. • La empresa considera como gastos indirectos de fabricación las siguientes erogaciones: el mantenimiento, consumo de combustible; electricidad, teléfono de planta, caletas, materiales de higiene y seguridad industrial; pesajes de materia prima y producto terminado; seguros, depreciación, implementos de limpieza, químicos para el tratamiento de la caldera, aportes patronales, antigüedad del personal y las erogaciones de mano de obra. • La administración de la compañía no clasifica los gastos indirectos en fijos y variables.
los procesos y normas que regulan las actividades
administrativas y productivas.
En el costeo por órdenes de producción es
preciso asignar los costos indirectos de fabricación a cada uno de los lotes producidos, utilizando para ello una base de distribución representativa del proceso. Tomando en cuenta que el proceso productivo es idéntico para cada una de las fórmulas y que los mantenimientos y consumos de insumos indirectos dependen del tiempo de producción, se debería utilizar como base para la distribución de los costos indirectos de fabricación el tiempo de producción.
§ Utilizar como base de distribución de los costos indirectos el tiempo de producción (ver propuesta).
Situación actual Análisis Recomendación
Los gastos indirectos de fabricación pueden ser
clasificados según su comportamiento en relación a la producción como fijos o variables. Sin embargo, siendo el cambio de los costos variables de un nivel productivo a otro no significativo, y el costo de la medición de tales cambios más representativo que la misma erogación, su distribución según este criterio no aplica en la empresa.
Matriz de Análisis 7 CONTABILIZACIÓN DE LOS GASTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN
Situación actual Análisis Recomendación
Pasos: • La asistente de contabilidad registra
semanalmente en el sistema de contabilidad automatizado, los comprobantes de los gastos indirectos de fabricación reales según el área de responsabilidad donde se consumieron.
Formularios:
Los avisos de contabilidad (ADC) son los formatos utilizados para el registro de los gastos indirectos de fabricación. Formalidad y Normas:
El procedimiento de contabilización de gastos indirectos de fabricación no ha sido escrito, codificado y normado.
La imputación de dichos costos al producto
es precisa si la administración desea establecer
verdaderos márgenes de ganancia por unidades
vendidas. Por ende, su registro no sólo debe
obedecer a un control por área de responsabilidad,
sino que debe ser trasladado al costo del producto
de forma predeterminada y luego corregido según
los resultados del período.
La falta de formalización de los procedimientos
genera desconocimiento por parte del personal, de
los procesos y normas que regulan las actividades
administrativas y productivas.
§ Elaborar presupuestos mensuales de gastos indirectos de fabricación tomando en cuenta el total de unidades promedios a producir (ver propuesta). § Diseñar manuales de funciones y procedimientos administrativos y operativos
Situación actual Análisis Recomendación
administrativas y productivas.
Matriz de Análisis 8 RECEPCIÓN DE PRODUCCIÓN EN EL ALMACÉN
Situación actual Análisis Recomendación
Pasos:
• El encargado de planta realiza un conteo diario de los sacos arrumados en el almacén.
• El encargado de planta determina por
diferencia las entradas de productos al almacén y actualiza el inventario de cada formula según el conteo.
Formularios: No existe un formulario que controle el
ensaque del producto terminado y su posterior arrumen en el almacén. Formalidad y Normas:
El procedimiento de recepción de productos terminados en el almacén no ha sido escrito, codificado y normado.
No existe un control de alimento ensacado que permita verificar la cantidad de producto que salió de los silos de producción hacia el almacén, por ende los controles sobre la entrada de productos terminados al almacén no son muy confiables.
La falta de formalización de los procedimientos
genera desconocimiento por parte del personal, de
los procesos y normas que regulan las actividades
administrativas y productivas.
§ Diseñar un formato de control de ensaque que soporte la recepción de productos en el almacén. § Diseñar manuales de funciones y procedimientos administrativos y operativos
Matriz de Análisis 9
DESPACHO Situación actual Análisis Recomendación
A granel
Pasos:
• El transportista se presenta en la empresa con la orden de carga o pedido del cliente y la entrega al encargado de planta.
• El encargado de planta verifica si el pedido está dentro de la programación. En caso de que la entrega este programada ordena al obrero de recepción de materia prima que acompañe hasta el servicio de romana contratado y proceda al pesaje de la tara o transporte vacío. Dado el caso contrario informa al cliente que no se le puede despachar y lo anexa a la programación de pedidos de la semana.
• El obrero recepcionista de la materia prima , entrega la boleta de pesaje al encargado de planta e inicia la carga del transporte utilizando para ello, un sin fin que traslada el producto desde los silos de producción hasta el transporte.
• Culminada la carga, el obrero encargado de la recepción de materia prima vuelve junto con el chofer del cliente a pesar el transporte ya cargado, y entrega la boleta de carga al encargado de planta.
La pesada del transporte del cliente (antes y después del proceso de despacho) constituye una medida de control de inventario que garantiza el control exacto de las salidas de productos terminados a granel.
• Continuar verificando la cantidad de producto terminado despachado a granel.
§ Emitir la orden de despacho en forma automatizada por el sistema de inventario, en original y dos
• El encargado de planta determina el monto de kilogramos despachados y emite la orden de despacho en original y copia; envía la original a la administración para que se emita la factura y la copia la archiva en el almacén.
La emisión de la orden de despacho en forma
manual, sin conexión con el sistema de inventario
automatizado manejado en administración, duplica
el proceso administrativo de control de existencias
y genera cuadres de unidades que no permiten
obtener la información necesaria para calcular los
costos al final del período de manera oportuna.
inventario, en original y dos copias. Original para el cliente, primera copia para la administración, segunda copia para el almacén.
Situación actual Análisis Recomendación
En sacos
Pasos:
• El transportista se presenta en la empresa con la orden de carga o pedido del cliente y la entrega al encargado de planta.
• El encargado de planta verifica si el pedido esta dentro de la programación. En caso de que la entrega este programada ordena a los caleteros la carga del transporte.
• El encargado de planta emite la orden de despacho en original y copia, con el mismo tratamiento del despacho a granel.
La emisión de la orden de despacho en
forma manual, sin conexión con el sistema de
inventario automatizado manejado en
administración, duplica el proceso administrativo
de control de existencias y genera cuadres de
unidades que no permiten obtener la información
necesaria para calcular los costos al final del
§ Emitir la orden de despacho en forma automatizada por el sistema de inventario, en original y dos copias. Original para el cliente, primera copia para la administración, segunda copia para el almacén.
tratamiento del despacho a granel. Formularios:
Existe un control semanal de caletas en el cual se relaciona por día, el número de sacos, el tipo de alimento y el costo por arrume de cada uno de los despachos realizados. El control de entradas y salidas de productos terminados del almacén, se registra en la unidad, utilizando tarjetas de kardex diseñadas en una hoja de calculo (Excel). En tanto que, que en la administración se utiliza un sistema automatizado de inventario (Data pro). Por lo cual al finalizar el mes se requiere de un cuadre manual de kilogramos producidos y vendidos, entre el control de administración y el control de almacén. Formalidad y Normas:
El procedimiento de despacho de
productos terminados en el almacén no ha
sido escrito, codificado y normado.
período de manera oportuna.
El despacho de unidades de producto terminado
del almacén, sin conexión con el sistema de
inventario automatizado manejado en
administración, duplica el proceso administrativo
de control de existencias y genera cuadres de
unidades que no permiten obtener la información
necesaria para calcular los costos al final del
período de manera oportuna.
§ Colocar en el almacén un computador conectado en red con el sistema automatizado de inventario utilizado por la empresa. § Diseñar manuales de funciones y procedimientos administrativos y operativos
La falta de formalización de los procedimientos
genera desconocimiento por parte del personal, de
los procesos y normas que regulan las actividades
administrativas y productivas.
Matriz de Análisis 10 MERMAS
Situación actual Análisis Recomendación
Kilogramos producidos: • El encargado de planta determina el
total de kilogramos producidos por fórmula, multiplicando el número de sacos producidos en el período por el peso de cada saco.
Kilogramos vendidos: • El encargado de planta determina el
total de kilogramos vendidos por fórmula, según el total de salidas reflejadas en la tarjeta de kardex durante el período.
• El encargado de planta determina las
mermas del proceso productivo para un período, mediante la comparación entre los kilogramos producidos y los kilogramos vendidos.
Todo el personal, tanto administrativo como de
producción, está en conocimiento de las pérdidas
de material durante el proceso, pero no se han
tomado medidas para registrar su cuantía.
El control de mermas y reprocesos es una
acción vital si se desea determinar el costo real
imputable a una fórmula u orden de producción.
La determinación científica de sus causas
permitiría tomar acciones correctivas y minimizar
costos y pérdidas de recursos.
§ Tabular durante un periodo de dos meses el total de mermas de producción. § Realizar un estudio técnico que determine las causas de la mermas y proponga programas de mejoras y mantenimiento para su corrección.
Matriz de Análisis 11 PROCEDIMIENTO DE CÁLCULO DE LOS COSTOS DE PRODUCCIÒN
Situación actual Análisis Recomendación
Pasos:
• El encargado de planta envía los tickets de mezclas a la asistente contabilidad, una vez cerrado el mes en sus tarjetas de inventario.
• La asistente de contabilidad , descarga del
sistema de inventario de materias primas el consumo de materiales por ticket de mezcla.
• La asistente de contabilidad procede a
registrar en cada uno de los tickets de mezcla el costo de materiales y determina el costo unitario del producto, dividiendo el costo total de materiales entre el total de unidades producidas, de acuerdo con el reporte del microprocesador anexo al ticket de mezcla.
• La asistente de contabilidad reseña el costo
unitario en el ticket de mezcla y registra en el sistema de inventario la cantidad de productos terminados.
• La asistente de contabilidad imprime el
comprobante de descargo, el comprobante de compra a crédito y anexa al ticket de mezcla el reporte del microprocesador.
La asistente de contabilidad entrega la documentación anterior al gerente de administración.
Al revisar el estado de resultados y los tickets de
mezclas de un período, se observa que los costos de
materiales son transferidos íntegramente a los costos de
producción y ventas, mientras que los costos de mano
de obra y gastos indirectos de fabricación permanecen
abiertos en el estado financiero. Tal situación es el
resultado de considerar sólo los materiales como parte
del costo del producto terminado.
§ Diseñar la estructura de costos por tipo de producto, incluyendo los tres elementos de costo, de acuerdo a las características del proceso productivo (ver propuesta).
Situación actual Análisis Recomendación
• El gerente de administración verifica los
cálculos. En caso de existir algún tipo de error, señala la corrección a la asistente de contabilidad. En caso contrario firma en señal de aprobación.
Formularios: El ticket de mezcla es la forma utilizada para
registrar el consumo de materiales por orden de producción y posee un número correlativo. Cada ticket de mezcla consta de seis partes, descritas a continuación:
• Identificación: en esta parte se registran los datos relacionados con la orden de producción (fecha, turno de producción, nombre del operador y número de la orden en el período). Así como también los datos relacionados con el producto: el tipo de alimento a procesar, el total de mezclas o baches, el código de la fórmula, la cantidad formulada y el tipo de despacho (a granel o en sacos).
• Formulación: donde se indican la fórmula por mezcla y el consumo formulado y real de materiales macros y micros.
• Remezcla: este espacio esta destinado a
registrar los reprocesos de productos, especificando el tipo de remezcla o fórmula y la cantidad de sacos utilizados.
En el formato de ticket de mezcla se observa
que no existe un espacio disponible para registrar los
costos de la mano de obra y los gastos indirectos de
fabricación consumidos durante el proceso de
fabricación del lote de producción señalado.
Existen partes del formato de ticket de mezcla que
actualmente no están siendo llenados, debido a que la
información que en ellas se refleja es redundante o
carece de valor en los actuales momentos. Este el caso
de la parte de remezcla, campo en el cual se registra
como reproceso la cantidad de productos terminados
utilizados en la fórmula, situación que ocurren con
muy poca frecuencia.
§ Rediseñar el formato de ticket de mezcla (ver propuesta).
Situación actual Análisis Recomendación
• Cortes de ingredientes: espacio no
utilizado y en el cual debería reseñarse la cantidad de material existente en los silos de macros al terminar un proceso de mezcla.
• Control de rendimiento: campos
destinados a registrar el inicio y fin de cada orden de producto, así como el total de toneladas producidas por hora.
• Costos: en esta parte se deja constancia
del total en bolívares consumidos en material, la cantidad de kilogramos formulados, la cantidad de kilogramos producidos realmente y el costo unitario de material.
Formalidad :
El procedimiento de cálculo del costo de los productos no ha sido escrito y codificado.
Normas: • El costo del producto incluye el costo
real de los materiales consumidos más un margen de Bs. 40 por kilogramo para cubrir los costos de mano de obra y gastos indirectos.
La parte de cortes de ingredientes en el formato
de ticket de mezcla, es un campo poco usado en la
actualidad. Su función de controlar las salidas de
materiales macros de los silos, retrasa operativamente
las corridas (lotes grandes) de producción. Es por ello
que el operador del microprocesador no registra en
forma continua en este campo la información señalada
y prefiere controlar la salida de la materia prima de los
silos a través del reporte emitido por el
microprocesador (reposte del visor).
La falta de formalización de los procedimientos
genera desconocimiento por parte del personal, de los
procesos y normas que regulan las actividades
administrativas y productivas.
Estimar los costos de mano de obra y gastos indirectos
de producción sin realizar un proceso de distribución
razonable no permite determinar el verdadero margen
de utilidad por fórmula, ya que se podría sobrecostear
algunos productos y subcostear otros.
§ Rediseñar el formato de ticket de mezcla (ver propuesta). § Diseñar manuales de funciones y procedimientos administrativos y operativos § Registrar en cada uno de los tickets de mezcla la porción de costos de mano de obra y gastos indirectos de fabricación imputables a la fórmula elaborada (ver propuesta).
Matriz de Análisis 12 SISTEMA DE COSTO
Situación actual Análisis Recomendación
Tipo: El sistema de costo utilizado por la
empresa es el de órdenes de producción, emitidas en base a la programación semanal de los pedidos elaborada por el encargado de planta.
Todo sistema de costo debe adaptarse a la
modalidad de producción que posee la compañía.
En PROALCA C.A. la característica de desarrollar
un proceso productivo por etapas y homogéneo
para todas las fórmulas, además de tener instalada
una infraestructura de planta secuencial e
ininterrumpida, donde la intervención del hombre
no es representativa, justificaría claramente el uso
de un sistema de costo por proceso continuo.
A pesar de ello, la gerencia adoptó como
sistema de trabajo, el sistema de órdenes
específicas de producción, debido a que se carece
de un mercado cautivo capaz de absorber la
totalidad de la producción que se puede fabricar,
utilizando toda la capacidad instalada.
§ Diseñar una metodología de acumulación de costos por órdenes de trabajo que incluya los tres elementos de costo (ver propuesta).
A continuación se presenta el análisis descriptivo de la información correspondiente a
la variable específica proceso productivo. La descripción partió de la teoría de sistema
descomponiendo el proceso en: insumos (materiales de las mezclas), transformación,
(entendiendo por ello las etapas de fabricación del alimento concentrado para animales) y
salidas (detallando las líneas de productos actuales de la empresa).
• Insumos
En el proceso productivo se utilizan dos tipos de materiales para llevar a cabo la
producción, los materiales macros y los materiales micros. Los materiales macros son las
harinas de arroz, de maíz, de trigo, de carne, de soya y de galleta; el maíz amarillo y el
afrechillo. Entre los materiales micros se tienen la melaza, sebo, fosfatos, calcio,
methionina, lisina, sal industrial, además de otros componentes médicos.
A pesar de tener los materiales macros un carácter estacional, la empresa no utiliza
programas de abastecimiento de materia prima. Los requerimientos de materiales son
definidos con base a la programación de los despachos hecha por el encargado de planta,
corriendo el riesgo de que en alguna ocasión, el retraso en la entrega de un proveedor
pueda detener la producción.
En cuanto a los insumos humanos, se observa que debido al alto grado de
automatización de la planta, sólo se requiere de cinco operadores para vigilar y controlar
la transformación de los materiales en productos. Estos operadores custodian los puntos
críticos del proceso productivo y tienen como obligación garantizar la secuencialidad del
proceso. En el cuadro 4 de la siguiente página, se resume el número de trabajadores por
cargo y los procesos bajo su responsabilidad.
Cuadro 4 LISTADO DE CARGOS DE PRODUCCIÓN
Cargo Procesos N° de
Trabajadores Receptor materia
prima. Pesaje de Materia Prima 1
Operador del microprocesador
Molienda, Zaranda y Enfriamiento
1
Prensista Pelletizado 1 Ensacadores Ensacado 2
Fuente. Resultado del cuestionario personalizado.
La electricidad, el combustible, los químicos para la limpieza de calderas, el agua, el
mantenimiento, son otros recursos necesarios en la fabricación del alimento concentrado
para animales, que están agrupados dentro de los gastos indirectos de fabricación.
• Etapas
El proceso de producción de alimentos concentrado para animales consta de ocho
etapas descritas a continuación:
§ Pesado de la Materia Prima
El pesado de la materia prima se cumple de forma automática y manual. Al recibir el
ticket de mezcla, el operador del microprocesador introduce los datos del número y
contenido de kilogramos de cada fórmula en el visor programador, para que éste
proceda de forma automática a dosificar la salida de los materiales macros que se
encuentran en los silos, de forma que caigan en la tolva báscula para ser pesados.
Previamente el encargado del almacén de micros, ha pesado manualmente y
preparado las premezclas establecidas según la fórmula, siguiendo para ello la receta
reflejada en el ticket de mezcla.
Luego de ser pesados los componentes macros, se abre la compuerta de la tolva
báscula y la materia prima cae a un tornillo sin fin, que conduce el contenido a un
elevador de cangilones que a su vez alimenta la tolva de los molinos, donde los
materiales son almacenados brevemente.
§ Molienda
Se inicia cuando se abre la compuerta de la tolva de los molinos y su contenido cae en
los molinos de martillos, que al llenarse comienzan a funcionar, reduciendo a polvo
todos los ingredientes que pasan luego a la tolva del mezclador.
§ Mezclado
Al estar la totalidad de los ingredientes molidos, se deja verter a una máquina de
mezclar (mezclador), en la cual se agregan manualmente los materiales micros, la
melaza y el sebo. Este último ha sido previamente calentado a través de serpientes
(tuberías con pequeños orificios por donde sale vapor de agua) antes de ser inyectado
al mezclador por medio de una bomba. Cuando los materiales constituyen una pasta
homogénea, la mezcla cae a un elevador de cangilones que en condiciones normales,
la lleva a la tolva pelletizadora.
§ Limpieza del Producto
Esta operación no ocurre todo el tiempo; sólo se realiza cuando el contenido del
mezclado, antes de ir a la tolva pelletizadora, no presenta físicamente homogeneidad
y por ello, tiene que pasarse por un limpiador de producto, el cual separa el polvo o
harina de las partículas de otros tamaños. Aquí las partículas caen al piso y luego son
recogidas. Una vez que la mezcla se encuentra homogénea totalmente se pasa a la
tolva pelletizadora.
§ Pelletizado
En la tolva pelletizadora, la mezcla permanece por ciento tiempo hasta que se
alcancen los niveles de temperatura y presión óptimos luego de haber prendido el
equipo. Esta máquina, consta de tres partes a través de las cuales se cubre tres
momentos distintos en esta etapa. La primera parte es un acondicionador que regula la
entrada de la mezcla. La segunda parte es un mezclador, donde se adiciona la melaza
junto con vapor de agua, lo cual le da el sabor y actúa como aglutinante en la
formación del pellet. La última parte es una prensa, quien tiene como función
comprimir y pasar el alimento por una malla para darle forma de taco (pellet).
§ Enfriamiento
Los pellests obtenidos, debido a la temperatura adquirida por la inyección de vapor
de agua, deben pasar a un enfriador para evitar que se compacten durante su
almacenamiento. Este enfriador, tiene un ventilador que succiona el calor de los
pellets, y lo transfiere a un ciclón-elevador, el cual expulsa ese calor al exterior.
Luego de haberse enfriado el producto éste continúa su proceso de transformación y
pasa la zaranda.
§ Zaranda
En esta operación se controla la longitud, el grosor y la dureza del producto. Por
medio de una zaranda se separa los pellets óptimos (con grosor y longitud definidos)
de los pellets finos (no deseados). Estos pellets óptimos caen a un elevador de
cangilones que los conduce a un transportador y éste a su vez, a los silos de producto
terminado. Por otra parte, los pellets finos, son devueltos en un sin fin a la
pelletizadora para ser reincorporados al proceso.
§ Ensacado
Cuando la comercialización del producto es en sacos, se abre la compuerta del silo y
el alimento cae a un transportador (tornillo sin fin) y éste lo conduce a la tolva de
ensaque, en el cual se almacena brevemente, mientras se va ensacando.
Posteriormente un ensacador coloca los sacos debajo de la tolva, baja la palanca que
abre la compuerta, y cae el alimento dentro del saco, en la cantidad estipulada (40 Kg.
o 20 Kg.), cerrándose la compuerta en forma automática.
Una vez que el saco está lleno, el ensacador acciona una segunda palanca y el
producto empacado cae a una cinta transportadora, que permite que el saco pueda ser
cosido por una máquina en su extremo superior. Al mismo tiempo que el saco está
siendo cosido, se le coloca una tarjeta de identificación, ésta contiene el nombre de la
empresa que lo fabrica, tipo de animal al que esta dirigido el alimento, peso,
indicaciones, análisis garantizado y materias primas utilizadas.
Cuando la comercialización del producto es a granel se procede a descargar el
producto terminado directamente desde los silos hasta el transporte del cliente
utilizando para ello un sin fin.
• Líneas de productos
Existen tres tipos de líneas de productos en la empresa: alimento para aves, cerdos y
bovinos. Para cada una de estas líneas existe una clasificación de productos según
fórmulas, que se adaptan a las etapas del desarrollo del animal y a su condición física. La
comercialización de todos los productos en las diferentes líneas se realiza en tres tipos de
presentaciones: a granel, en sacos de 40 kilogramos y en sacos de 20 kilogramos.
En lo sucesivo se realiza el análisis cuantitativo de la estructura de costo actual de la
empresa. La información corresponde a los meses de julio y agosto del dos mil uno (2001).
En el gráfico 1 que aparece en la página siguiente, se observa como para los meses de
julio y agosto, el costo de los materiales representó de la totalidad de los gastos reflejados
en los estados de resultados correspondientes, un setenta y ocho punto noventa por ciento
(78,90 %) y ochenta y dos punto cero ocho por ciento (82,08 %) respectivamente. Por ello
se infiere que la estructura de costo de la compañía está representada en forma significativa
por los materiales utilizados en la elaboración de los productos.
Esta distribución justifica el control minucioso administrativo de materiales que tiene
la empresa, pero indica que la misma debería considerar en el proceso de fijación de precios
de ventas, el costo de reposición de la materia prima, ya que un incremento en los costos
de adquisición de los mismos influye de forma significativa en los costos de producción y
reduce los ganancias o utilidades esperadas. Otro aspecto importante que debe ser
considerado en este análisis, es la condición de estacionalidad agrícola de la materia prima
utilizada en el proceso, que genera fluctuaciones en el precio de adquisición con las
repercusiones ya mencionadas.
Gráfico 1 COSTOS DE PRODUCCIÓN Y VENTA PARA LOS MESES DE JULIO Y AGOSTO DE 2001
Fuente. Estados Financieros de la empresa PROALCA C.A correspondientes a los meses Julio y Agosto del 2001.
El segundo gran elemento de la estructura de gastos observada en el gráfico 1, son
los gastos indirectos de fabricación, que incluyen los costos indirectos generales y la mano
de obra indirecta. En el mes de julio este rubro alcanzó el ocho punto once por ciento
(8,11 %), mientras que para el mes de agosto se incremento en cero punto sesenta y uno por
ciento (0,61%). Tal situación es característica de las empresas con procesos productivos
altamente automatizados, donde los costos de personal son desplazados por los gastos de
mantenimiento y depreciación de equipos e instalaciones.
Gráfico 2
COSTOS DE LOS MATERIALES PARA LA LÍNEA DE CERDO EN LOS MESES DE JULIO Y AGOSTO DE 2001
Fuente. Estados Financieros de la empresa PROALCA C.A correspondientes a los meses Julio y Agosto del 2001.
En la línea de productos para cerdos, la fórmula más fabricada para el período julio y
agosto del año dos mil uno (2001) fue cerdo crecimiento medicado. Para la elaboración de
este producto se incurrió en un costo de materiales de bolívares cinco millones sesenta y
siete mil veinticuatro con ochenta y nueve céntimos (Bs. 5.067.024,89) en el mes de julio y
nueve millones quinientos cincuenta y un mil setecientos noventa y ocho con setenta y tres
céntimos de bolívares (Bs.9.551.798,73) en el mes de agosto, que representan un
veintinueve por ciento (29%) y un cuarenta y uno por ciento (41%) , del costo total de los
materiales destinados a la producción de alimentos para cerdo. El consumo de materiales
de esta línea de producción presentó un incremento en el mes de agosto del treinta y
cuatro por ciento (34%) en relación al mes de julio, producto del aumento en el número de
unidades producidas de un cuarenta por ciento (40%). La tendencia mostrada en el
gráfico 2 para el mes de julio, refleja como fórmulas más costosas en lo que a material se
refiere, las del cerdo en la etapa de crecimiento bien sea medicadas o normales, mientras
que en el mes de agosto, se le agrega a la lista la fórmula de cerdo terminador que es
aquella que garantiza el mantenimiento en peso del animal, en la fase de comercialización y
venta del mismo.
Gráfico 3
COSTOS DE LOS MATERIALES PARA LA LÍNEA BOVINO EN LOS MESES DE JULIO Y AGOSTO DE 2001
Fuente. Estados Financieros de la empresa PROALCA C.A correspondientes a los
meses Julio y Agosto del 2001.
La producción de alimento para ganado bovino posee un consumo de materiales
homogénea para los dos meses analizados, tal como se observa en el gráfico 3. En ambos
meses, la fórmula vaca lechera 20% presentó el mayor costo, registrando bolívares quince
millones cuatrocientos cuarenta y cuatro mil cincuenta con dos céntimos
(Bs. 15.444.057,02) en el mes de julio y bolívares trece millones doscientos veintiocho mil
quinientos noventa y siete con sesenta y nueve céntimos (Bs.13.228.597,69) en agosto; la
diferencia entre un mes y otro, es el resultado de la reducción en las unidades producidas
de un catorce por ciento (14%) equivalente a dos millones doscientos catorce mil
cuatrocientos cincuenta y nueve bolívares con treinta y tres céntimos (Bs. 2.215.459,33).
Gráfico 4 COSTOS DE LOS MATERIALES PARA LA LÍNEA AVES EN LOS MESES DE JULIO Y AGOSTO DE 2001
Fuente. Estados Financieros de la empresa PROALCA C.A correspondientes a los
meses Julio y Agosto del 2001.
De acuerdo con el gráfico 4, las fórmulas de alimentos para aves de mayor
producción durante el período julio-agosto 2001 fueron gallinas y pollos crianza casera. Así
lo refleja el costo de los materiales para el período de dichas formulas. La producción de
alimento para gallinas ponedoras prácticamente mantuvo su costo de materiales de un mes
a otro, ya que se realizó una inversión de bolívares seiscientos trece mil doscientos cuatro
con cincuenta céntimos (Bs. 613.204,50) en el mes de julio y bolívares seiscientos
veinticuatro mil doscientos setenta y cuatro con cincuenta y cuatro céntimos
(Bs. 624.274,54) en el mes de agosto. La variación ocurrida de once mil setenta bolívares
con cuatro céntimos (Bs.11.070, 04), fue proporcional al incremento de ochenta unidades
producidas si se considera el costo promedio estimado de bolívares ciento dieciocho con
ochenta y un céntimos calculados en el cuadro 5 (Bs. 118,81).
Cuadro 5
COSTO DE MATERIALES UNITARIOS POR LÍNEA DE PRODUCCIÓN DURANTE EL MES DE AGOSTO DE 2001
LINEA DE PRODUCCIÓN Costo de Material
Unidades Producidas
Costo unitario por Kilogramo
Línea de alimentos para cerdos 23.249.986,53 176.359,00 131,83 Línea de alimentos para bovinos 40.906.129,75 361.087,00 113,29 Línea de alimentos para aves 4.714.317,17 39.680,00 118,81
Fuente. Estados Financieros de la empresa PROALCA C.A correspondientes a los
meses Julio y Agosto del 2001.
Entre las tres líneas de productos fabricadas por la compañía aparentemente la línea
para ganado bovino es la que requiere una mayor inversión en materiales, sin embargo los
costos unitarios calculados demuestran lo contrario. En el mes de agosto la inversión total
en materiales fue de bolívares cuarenta millones novecientos seis mil ciento veintinueve
con setenta y cinco céntimos (Bs.40.906.129,75) correspondiente a un total de trescientos
sesenta y un mil ochenta y siete kilogramos (361.087,00 Kg.). De esta relación se puede
calcular un costo promedio de bolívares ciento trece con veintinueve céntimos por
kilogramos (113,29 Bs./Kg.).
Por su parte, la fabricación de alimentos para cerdos alcanzó un total de bolívares
veintitrés millones doscientos cuarenta y nueve mil novecientos ochenta y seis con
cincuenta y tres céntimos (Bs. 23.249.986,53), equivalentes a ciento setenta y seis mil
trescientos cincuenta y nueve kilogramos (176.359 Kg.); siendo el costo unitario promedio
por kilogramo de este producto de bolívares ciento treinta y un con ochenta y tres céntimos
(131,83 Bs./Kg.).
En cuanto a la línea de alimentos concentrados para aves, el total de unidades
producidas en el mismo mes, fue de treinta y nueve mil seiscientos ochenta kilogramos
(39.680 Kg.) cuyo importe en material cubrió los cuatro millones setecientos catorce mil
trescientos diecisiete bolívares con diecisiete céntimos (Bs.4.714.317,17), para obtener un
costo unitario promedio de bolívares ciento dieciocho con ochenta y un céntimos por
kilogramo (118,81 Bs./Kg.)
De la comparación de los tres costos unitarios se infiere que a pesar de que la línea de
ganado bovino presentó una inversión global más significativa en materiales, es la que por
el contrario, poseía el costo unitario menor, debido al alto número de unidades producidas.
Gráfico 5 DISTRIBUCIÓN PORCENTUAL DE LA MANO DE OBRA PARA EL PERÍODO JULIO- AGOSTO DE 2001
Fuente. Estados Financieros de la empresa PROALCA C.A correspondientes a los
meses Julio y Agosto del 2001.
Los costos de personal que contabiliza la empresa como costos de mano de obra
incluyen cuatro conceptos: sueldos y salarios, antigüedad, aporte seguro social y horas
extras. Tal como se puede observar en el gráfico 5, entre estas erogaciones la de mayor
relevancia es sueldos y salarios que representa un setenta y cuatro punto setenta y dos por
ciento (74,72 %) del total de los costos de mano de obra, seguida por la antigüedad con un
doce punto catorce por ciento (12,14 %), el aporte al seguro social con un siete punto
treinta y uno por ciento (7,31%) y el pago de horas extras con un cinco punto ochenta y tres
por ciento (5,83 %). Esta composición denota el criterio de la empresa de incluir todos los
gastos del personal productivo como parte del costo de mano de obra, sin discriminar como
lo hacen algunos autores, la carga parafiscal (seguro social) dentro de los costos indirectos.
Gráfico 6 DISTRIBUCIÓN PORCENTUAL DE LOS GASTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN PARA EL PERÍODO DE JULIO- AGOSTO DE 2001
Fuente. Estados Financieros de la empresa PROALCA C.A correspondientes a los
meses Julio y Agosto del 2001.
Por su parte, la distribución porcentual de los gastos indirectos de fabricación, que se
presenta en el gráfico 6, no tiene una concentración tan marcada como la distribución que
caracteriza los costos de mano de obra. Comprende dieciocho conceptos siendo más
significativos los materiales e implementos de trabajo (20,41%), la energía eléctrica
(13,74%), los costos de mano de obra indirecta de planta (12,04%) y mano de obra de
almacén (10,69%). Esta distribución expresa la diversidad de los gastos indirectos de
fabricación dificultando el proceso de selección de una base de imputación al costo idónea.
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
Una vez realizado el diagnóstico de la situación administrativa, productiva y de costo
de la empresa PROALCA C.A., se identificaron un conjunto de debilidades que deberían
ser corregidas para mejorar la calidad de la información gerencial y permitir el desarrollo
del diseño del sistema automatizado descrito en la propuesta. Estas debilidades se expresan
en las siguientes conclusiones:
§ A nivel procesos administrativos: se observó la falta de formalización de los
procedimientos, lo cual conduce al desconocimiento, por parte del personal que
labora en el área, de los procesos y normas que regulan las actividades de: control
de materiales, elaboración de nómina, control de gastos indirectos de fabricación,
control de inventarios, determinación y contabilización de mermas, así como la
asignación de costos a la producción. No obstante, los recursos informáticos de la
empresa son utilizados en forma parcial, lo que genera una duplicación de
actividades administrativas en la generación de información veraz pero no
oportuna.
§ A nivel del proceso productivo: se encontró que los formatos de registro
utilizados en la empresa son exclusivamente para controlar el consumo de
materiales, sin considerar los demás elementos del costo. Por otra parte, la
empresa no determina las mermas por órdenes, por lo que las pérdidas por este
concepto son distribuidas a todas las órdenes de producción del período, sin
importar el tipo de material desechado. De igual forma la empresa no registra los
tiempos de producción por órdenes, lo cual impide determinar tiempos ociosos
productivos.
§ A nivel costo: se evidencia la inexistencia de un sistema de costos formalizado.
Dentro de los costos de los productos no se consideran ni las erogaciones por
concepto de mano de obra, ni las correspondientes a los gastos indirectos de
fabricación. Por tanto, las estimaciones de precios de ventas basados en el costo,
no revelan los márgenes de utilidades reales. De esta situación se desprende un
registro incorrecto de los costos de producción en la contabilidad general de la
empresa, presentando los estados financieros una estructura no acorde con el
proceso de fabricación. Además, la empresa carece de programas de
abastecimiento y presupuestos de gastos; lo que impide sustentar análisis de
variaciones que revelen el nivel productivo de la empresa. La distribución de los
gastos por áreas de responsabilidad sólo refleja los costos por unidades, pero no su
eficiencia.
Todas las debilidades detectadas con el diagnóstico impiden que la gerencia
administrativa y técnica de la empresa PROALCA C.A, maneje la información de costos
necesaria para aprovechar las oportunidades del mercado y realizar estudios de mercados, a
través de la planificación de escenarios.
RECOMENDACIONES
Con base en las conclusiones generales anteriormente expresadas, se recomienda lo
siguiente:
A nivel de procesos administrativos:
§ Diseñar manuales de funciones y procedimientos administrativos y operativos:
con el objeto de crear una base de procedimientos y funciones óptima para la
recolección de la información.
§ Informar al personal sobre las funciones y procedimientos que deben cumplir:
para que exista clara definición de los deberes y se cumplan los
procedimientos en forma correcta.
§ Capacitar al personal administrativo en el uso de los paquetes y programas
administrativos que posee la empresa: lo que garantizaría el uso de todos los
recursos existentes en la empresa y simplificaría los procedimientos
administrativos.
A nivel del proceso productivo:
§ Rediseñar el formato de ticket de mezcla: incorporando los campos referidos
a los costos de mano de obra y gastos indirectos de fabricación, de forma tal
que se asigna a cada lote producido la totalidad de los recursos consumidos
durante el proceso de fabricación.
§ Realizar un estudio técnico que determine las causas de la mermas y
proponga programas de mejoras y mantenimiento para su corrección: de
manera de garantizar la eficiencia productiva de los equipos y tener un mayor
controlar sobre el consumo de materiales.
§ Registrar los tiempos de fabricación por ticket de mezcla, incluyendo la etapa
de ensaque: de forma tal que se refleje el tiempo exacto de producción de cada
lote de productos y se utilice tal medición, como de base de aplicación para la
distribución de los costos de mano de obra y gastos indirectos de fabricación.
A nivel costo:
§ Implementar la propuesta que se anexa, la cual contempla:
o El diseño de un sistema de acumulación de costos por órdenes
específicas que permita registrar los tres elementos del costo.
o La elaboración de presupuestos estimados de gastos indirectos de
fabricación que incluyan los costos de mano de obra indirecta y
permitan predeterminar los costos indirectos de fabricación.
o La distribución de los gastos indirectos de fabricación entre los
productos, considerando como base de aplicación el tiempo de
fabricación de cada orden.
o La contabilización los costos indirectos de fabricación en forma
predeterminada, con la finalidad de determinar las variaciones de
materiales, mano de obra y gastos indirectos de fabricación, al finalizar
el período.
Es importante resaltar, que el diseño contenido en la propuesta comprende
sólo una metodología de costeo acorde con las características de la empresa, cuya
efectividad depende de la aplicación de las recomendaciones propuestas en esta
investigación, tanto a nivel de procedimientos administrativos como productivos.
La propuesta planteada a continuación tiene como finalidad crear las bases
teóricas de un sistema automatizado de costos que le permita a la empresa
controlar los costos de producción en forma efectiva, veraz, confiable y oportuna,
con miras a respaldar procesos de tomas de decisiones asertivas. La adecuación de
la propuesta a las características de la empresa es un elemento que garantiza la
viabilidad del sistema y disminuye los niveles de inversión económica, por no
requerir de un proceso de adaptación a una estructura ya existente.
CAPITULO VI
PROPUESTA Diseño de un sistema automatizado de Control de Costos de Producción (CCP)
En la actualidad la información es el insumo gerencial más importante para
cualquier tipo de organización, especialmente aquellas pequeñas y medianas empresas,
como es el caso de PROALCA C.A., en donde el capital de trabajo y la colocación de los
productos en el mercado son restringidos. En este tipo de organizaciones se requiere
entonces de controles minuciosos de la inversión en recursos y de un uso eficiente de los
mismos, que faciliten la fijación de precios, procuren el retorno de la inversión y generen
niveles de rendimientos satisfactorios para los propietarios.
Tal situación justifica el diseño conceptual de un sistema automatizado de Control
de Costos de Producción (CCP), el cual fue concebido a partir de las características
comerciales, administrativas y de producción de la empresa PROALCA C.A y permitirá a
la compañía determinar en forma exacta los costos de sus productos, y la determinación
objetiva de márgenes de ganancias reales.
El diseño conceptual presentado a continuación comprende el diseño externo del
programa, es decir, el objetivo, la descripción, el alcance y las funciones del sistema; el
diseño interno preliminar o de la estructura conceptual, abarcará la estructura de costo
definida para la empresa, la metodología de acumulación y asignación de costos a los
productos, así como los módulos funcionales del sistema, la base de datos requerida y los
procedimientos administrativos que garantizan la captura de la información.
El sistema de información diseñado se clasifica dentro de la modalidad de sistemas
administrativos de apoyo y su concepción siguió la técnica de diseño orientada a
estructura de datos.
Diseño Externo
1. Objetivo del sistema
El sistema de Control de Costos de Producción (CCP) tiene como objetivo
fundamental estimar y determinar de manera rápida y eficiente, los costos de los
productos elaborados por la empresa PROALCA durante un período de costo predefinido,
en vista de la necesidad de controlar y tomar decisiones sobre sus recursos físicos y
financieros.
2. Descripción del sistema
El fundamento teórico del sistema es la teoría de costos por absorción, debido a que
en una economía inflacionaria y recesiva, como la venezolana, es importante imputar al
producto todos los costos incurridos durante el proceso de producción. El sistema funciona
bajo la metodología de costos por órdenes de producción, por lo que carga a cada lote de
producción los costos de materiales, mano de obra y costos indirectos de fabricación a
través de asignaciones por fórmulas y tasas predeterminadas. Este esquema conceptual
brinda al CCP la posibilidad de adaptarse a la organización interna de las pequeñas y
medianas empresas, sin que ello involucre un incremento de los gastos administrativos
mayor que el valor agregado que representa el análisis de la información.
3. Alcance del sistema
El sistema de Control de Costos de Producción (CCP) le suministrará al usuario,
información estimada de los costos unitarios estimados y reales de los productos. A partir
de ellos se establecerán variaciones, con el objeto de que la gerencia corrija sus
estimaciones en caso de ser conveniente.
De igual forma el CCP mantendrá un registro completo de todas las operaciones de
producción efectuadas en un período, asociadas con los gastos que se produjeron, a fin de
tener una visión global y completa de todos los costos de la empresa por líneas de
productos.
Toda la información anterior brindará a la gerencia la posibilidad de realizar
proyecciones de costos a través de la simulación de escenarios de mercados y costos de
insumos, con la finalidad de lograr un adecuado control del proceso productivo o llevar a
cabo estudios de mercados en forma más acertada.
4. Funciones del sistema
El CCP permitirá a sus usuarios realizar las siguientes funciones:
1. Obtener los gastos registrados en la base de datos del sistema de control
administrativo que posee la empresa:
• Costos unitarios de materiales (sistema de inventario).
• Costos de mano de obra (sistema de finanzas).
• Costos indirectos de fabricación (sistema de finanzas).
2. Elaborar prepuestos de costos de producción al estimar los costos de
materiales, mano de obra y gastos indirectos de fabricación por cada lote de
producción. Cada uno de ellos podrán ser estimados mediante los siguientes
procedimientos:
• Materiales: carga preestablecidas de formulaciones de productos y
costos unitarios de los materiales correspondientes al periodo
anterior.
• Mano de obra: cálculo del costo integral de la hora de producción.
• Gastos indirectos de fabricación: determinación de la tasa
predeterminada de gastos indirectos de fabricación.
3. Cargar costos reales a los tickets de mezclas: capturando para ello
mensualmente la información de la base de datos del sistema financiero y de
inventario de la empresa; y asignando directamente a las órdenes los costos
no estimados.
4. Totalizar costos reales del período por tickets de mezcla: sumando los
elementos de costos definidos en cada uno de ellas.
5. Establecer variaciones entre los costos estimados y reales.
6. Emitir los reportes de costos bien sea por lotes de producción o por
elementos. Entre los reportes a emitir se pueden señalar:
• Estructura de costo por producto: que detallaría por producto la tabla
de formulación de elementos macros y micros, los materiales de
empaque requeridos, la porción de costos de mano de obra estimada y
la porción de gastos indirectos de fabricación estimados, de acuerdo
con el tiempo de producción que normalmente requiere el proceso de
fabricación.
• Ticket de mezcla: formato de producción que autorizaría la
fabricación de un lote de productos. En el se indicaría el total de
material formulado, el total de material realmente consumido, el
tiempo de producción y las porciones estimadas de costos de mano de
obra y gastos indirectos de fabricación.
• Orden de producción reporte donde se observaría los costos
estimados y reales, con sus correspondientes variaciones, de un ticket
de mezcla ya elaborado.
• Resumen de costos por elementos: el cual permitiría determinar el
consumo total de materiales, mano de obra y gastos indirectos de
fabricación, de cada uno de los períodos productivos.
Diseño interno preliminar
1. Estructura de Costo
La estructura de costos que sirve de base de datos para la distribución y asignación de
los costos por el sistema, clasifica los recursos productivos según las tres divisiones
tradicionales de la teoría contable: materiales, mano de obra y gastos indirectos de
fabricación.
En el CCP se contempla como material toda aquella materia prima que forme parte
integral del producto o que permita su manipulación y comercialización, por lo que agrupa
los dos tipos de materiales conocidos: directos e indirectos. En el caso de PROALCA C.A.,
los materiales directos son a su vez subdivididos en materiales macros y materiales micros,
cuya proporción y combinación serán establecida por la fórmula de cada producto. El
material de empaque (sacos, hilo industrial y las tarjetas de identificación) constituye el
material indirecto de cada fórmula, y es indispensable para la conservación del producto en
el almacén y su posterior venta.
La segunda división de la estructura de costos es la mano de obra. El criterio para su
determinación, dentro de la estructura de costos del sistema, debe ser su relación con la
producción. Cuando el personal que recibe el salario y las demás remuneraciones cumple
sus funciones dentro de un centro de costos o unidad de transformación, dichos costos son
considerados como parte de la mano de obra. Es preciso entender como centro de costos o
unidad transformación, aquella dependencia organizativa donde se fabrican los productos.
Por tal motivo, los distintos productos elaborados en la empresa PROALCA C.A. sólo
reflejarán como costo de mano de obra los salarios y demás remuneraciones que generen
los obreros dependientes del departamento de planta, a saber: operador del
microprocesador, recepcionista de materia prima, prensista y ensacadores.
Dentro de los gastos indirectos de fabricación existen costos fijos y costos variables.
Los costos fijos generalmente están representados por remuneraciones de personal que
tiene funciones de apoyo a la producción. Entre las erogaciones clasificadas por la
administración de PROALCA C.A. como gastos indirectos de fabricación fijos se
encuentran: los sueldos del gerente de producción, del encargado de planta y del
encargado de control de calidad; salarios y demás remuneraciones del personal de
mantenimiento; salarios y demás remuneraciones de los ensacadores; además del seguro de
planta y los gastos de depreciación de los equipos.
Los gastos indirectos de fabricación variables constituyen erogaciones que cambian
según el volumen de producción y que en el caso de la empresa estudiada comprenden: los
gastos de insumos y químicos para el mantenimiento de la caldera, el consumo de
combustibles y lubricantes, la energía eléctrica, los materiales e implementos de seguridad
industrial, los gastos de pesaje y caletas, así como los repuestos y servicios de
mantenimientos externos.
Los recursos de producción tendrán un código que facilitará la asociación de los
elementos de costos a los productos. Dicho código no tendrá una extensión mayor a cinco
dígitos, siendo el primer dígito el indicador del tipo de elemento a que se refiere el insumo,
de acuerdo a la siguiente nomenclatura:
Cuadro 6.
NOMENCLATURA DE ELEMENTOS
MATERIAS PRIMA 1
MANO DE OBRA 2
GASTOS INDIRECTOS DE PRODUCCIÓN 3
Fuente. Agudo (2002)
Para cada producto se debe diseñar una tabla de estructura de costos que registre la
fórmula de materiales a mezclar, el número de unidades de material de empaque a utilizar,
el costo unitario de mano de obra estimado por hora de producción y la tasa
predeterminadas de gastos indirectos de fabricación a aplicar. Las tablas de costos deben
ser revisadas mensualmente durante el primer año de funcionamiento del sistema y
trimestralmente a partir del segundo año.
Debido a que en el proceso productivo de la empresa PROALCA C.A. todos los tipos
de productos presentan la misma estructura de costo, donde sólo varía la combinación de
ingredientes y el tiempo estimado de producción, en el formato 1 se presenta un modelo de
tabla de estructura de costo por producto, cuya asignación de materiales y recursos
productivos se establecen en base a la unidad mínima de producción de la empresa, un
batch o dos mil kilogramos (2.000 Kg.).
Formato 1
ESTRUCTURA DE COSTO POR PRODUCTO
PROALCA C.A.
TABLA DE ESTRUCTURA DE COSTO
LÍNEA DE PRODUCTO:
CÓDIGO FÓRMULA:
NOMBRE DE LA FÓRMULA:
CANTIDAD FORMULADA:
MATERIAS PRIMAS Macros Código Descripción Cantidad Costo 1XXXX Material Macro 1XXXX Material Macro Micros Código Descripción Cantidad Costo 1XXXX Material Micro 1XXXX Material Micro
Material de Empaque Código Descripción Cantidad Costo 1XXXX Sacos 1XXXX Tarjetas 1XXXX Hilo
MANO DE OBRA Código Descripción 2XXXX Porción del salarios y demás remuneraciones recepcionista de materia
prima
2XXXX Porción del salarios y demás remuneraciones operador de planta 2XXXX Porción del salarios y demás remuneraciones premezcla 2XXXX Porción del salarios y demás remuneraciones prensista 2XXXX Porción del salarios y demás remuneraciones recepcionista de materia
prima COSTO ESTIMADO
Por hora de producción
Fuente. Agudo (2002)
GASTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN Fijos Código Descripción 3XXXX Porción del Sueldo del Gerente de Producción 3XXXX Porción del sueldo del Encargado de Planta 3XXXX Porción del sueldo del Encargado de Control de Calidad 3XXXX Porción de salario y demás remuneraciones del personal de
mantenimiento 3XXXX Porción de salario y demás remuneraciones de los ensacadores 3XXXX Porción del seguro de planta 3XXXX Porción de los gastos de depreciación de los equipos de planta TASA PREDETERMINADA
Por hora de producción
Variables Código Descripción 3XXXX Consumo de insumos y químicos para el mantenimiento de la
caldera 3XXXX Consumo de combustibles y lubricantes 3XXXX Consumo de energía eléctrica 3XXXX Porción de los materiales e implementos de seguridad industrial 3XXXX Porción de los gastos de pesaje y caletas 3XXXX Porción de los gastos por repuestos y servicios de mantenimiento
externos TASA PREDETERMINADA
Por hora de producción
Fuente. Agudo (2002)
2. Metodología de acumulación del sistema El CCP ha sido diseñado para una metodología de costeo por órdenes específicas. En
este sistema los productos son concebidos como la combinación de ingredientes primarios o de mezclas secundarias, que son sometidos a procesos de transformación y clasificados por lotes de producción. En una orden específica se resumen los insumos de la transformación de un lote de producción. Los costos se acumulan para cada lote de producción por separado y la obtención de los costos unitarios es cuestión de una simple división de los costos totales de cada orden entre el número de unidades producidas.
2.1. Metodología de acumulación de los costos de los materiales En el caso de la empresa PROALCA C.A., las órdenes de fabricación son
denominadas ticket de mezcla, formatos en los cuales se registra, previo al proceso productivo, el consumo de materiales estimados según la fórmula preestablecida, y durante la fabricación, el consumo real de materiales y el tiempo de producción. Tal información alimenta al sistema de costos para el cálculo automático de los costos unitarios por tipo de elemento y lotes de producción, generando luego de haber culminado el proceso de fabricación y cerrado el ticket de mezcla, la orden de producción.
La asignación de materiales a cada lote de producción dependerá de la fórmula del
alimento o producto. Por ejemplo en la fabricación de un batch o dos mil kilogramos (2.000) de alimento concentrado para ganado porcino se requieren seiscientos cincuenta (650) kilogramos de harina de arroz. Esta relación debe ser definida en el sistema al momento de registrar los productos, y recalculada automáticamente a razón de las unidades a producir en cada lote.
El costo unitario real de los materiales deberá ser actualizado por ticket de mezcla, al
igual que aquellos consumos no definidos en fórmulas pero necesarios durante la elaboración de los productos, con el objeto que al finalizar el periodo de costos (un mes) se proceda a cerrar los tickets de mezcla, emitir las órdenes de producción y calcular las variaciones de materiales.
2.2. Metodología de acumulación de los costos de mano de obra
La estimación de los costos de mano de obra directa por ticket de mezcla, debe
cumplir dos etapas. En la primera se debe calcular los costos de la hora hombre y en la
segunda se deben distribuir dichos costos a los tickets de mezclas.
Para calcular el costo de la hora hombre de mano de obra es preciso seguir el
procedimiento de análisis planteado por Pérez (1999). Esta metodología se fundamenta en
el hecho de que las empresas no se limitan a pagar a su personal sólo una remuneración
salarial, sino que además de ello deben cumplir con una serie de beneficios sociales y
contractuales que incrementan la incidencia económica del costo laboral. Por tanto, es
preciso incluir como parte del salario o sueldo, las vacaciones, utilidades, los costos de
Seguro Social, INCE, Ley Política Habitacional, bonificaciones especiales, uniformes,
evaluaciones médicas y demás beneficios legales o contractuales estipulados por la
empresa, determinando con ello el total de salario o sueldo integral realmente pagado al
trabajador.
En el sistema de Control de Costos de Producción se adapta el planteamiento de
Pérez (1999) a las necesidades del modelo por órdenes de producción y extiende la
determinación del costo salarial integral hasta obtener el costo unitario integral por hora de
trabajo, ya que se considera viable la distribución de los costos de mano de obra en base al
tiempo estimado o consumido en su proceso de transformación.
Para calcular el salario integral de cada uno de los puestos de trabajo, se deben
realizar dos tipos de análisis:
1. Análisis de los beneficios: donde se calcula en días de trabajos remunerados el costo
que implica para la empresa las políticas de beneficios contractuales como son: los
uniformes, los bonos por nacimiento, matrimonio, hijos, navidad, producción, los
seguros de vida hospitalización, cirugía maternidad y evaluaciones médicas, entre otros.
Para expresar los beneficios contractuales en días trabajados y pagados se procede a:
• Definir el período que se estima a analizar.
• Determinar los meses, semanas y días efectivos de trabajo correspondiente al
período para el cual se realiza la estimación.
• Determinar el número de trabajadores que cumplen la misma función o tienen el
mismo puesto de trabajo
• Determinar el salario promedio de un trabajador.
• Determinar el total de horas que comprenden la jornada habitual de trabajo.
• Definir los beneficios que goza (n) el (los) trabajador (es) del puesto de trabajo
según las políticas de la empresa o la contratación colectiva vigente para la
fecha del análisis.
• Determinar la ocurrencia del evento que brinda la posibilidad del beneficio
según estadísticas de la empresa.
• Determinar el importe económico para la ocurrencia de solo un evento.
• Multiplicar el número de ocurrencias del evento por su importe económico
unitario y por el número de trabajadores que gozan del beneficio. Dicha
operación se realizó por puestos de trabajos o grupos de trabajadores cuyos
salarios son homogéneos.
• Dividir el resultado de la operación anterior entre el número de días
efectivamente laborables.
• Totalizar las erogaciones en días y los días no trabajados
En el cuadro7 presentado a continuación se muestra un modelo que sintetiza el análisis
de los beneficios de un puesto de trabajo para la empresa PROALCA C.A.
Cuadro 7
TABLA DE ANÁLISIS DE BENEFICIOS CONTRACTUALES
Fuente. Pérez (1999)
2. Análisis de la política de remuneración: a través del cual se obtiene el salario integral
pagado a cada trabajador por cada día hábil trabajado. Para calcular este salario integral
es preciso cumplir el siguiente procedimiento:
a. Determinar los días hábiles: disminuyéndole al total de días del período, los días
de descanso (sábados y domingos), los días feriados y cualquier otro día, que
por ley o por contrato los trabajadores no estén obligados a laboral.
b. Determinar los días pagados: para lo cual se debe adicionar al total de días del
período la incidencia en días de las vacaciones, utilidades, Seguro Social, INCE,
Ley de Política Habitacional y demás beneficios contractuales convertidos en
días en el análisis anterior. Para convertir estas obligaciones parafiscales en días
remunerados, se debe multiplicar el número de días que posee el período (en
este caso 365) por el porcentaje establecido para cada obligación según la ley
correspondiente. En el cuadro 8 de la siguiente página, se observan entonces
los siguientes resultados:
o INCE : 365 días * 2% =7,30días
o Seguro Social : 365 días * 11% = 40,15 días (se aplica el 11% ya que la
empresa esta clasificada como riesgo máximo)
o Paro Forzoso : 365 días * 1,70% = 6,205 días
o Ley Política Habitacional : 365 días * 2% = 7,30 días
c. Calcular factor de incidencia económica: el cual se obtiene dividiendo el total de
días pagados entre el total de días hábiles y restándole al resultado la unidad,
para mostrar la razón real, ya que el total de días del período (365) esta
contenido tanto en el numerador como en el denominador de la fórmula.
Un factor de incidencia del cero punto cuarenta y uno (0,41), como el que se observa
en el cuadro 8 de la siguiente página, expresa que el patrono cancela adicional al
salario diario o mensual convenido por día hábil, cero como cuarenta y un veces (0,41)
del salario estipulado. Es por ello que el salario promedio de bolívares cuatro mil
ochocientos (Bs.4.800,00) pagado al recepcionista de materia prima de la empresa
PROALCA C.A, se incrementa en un cuarenta y uno punto veintiocho por ciento (41,28
%), equivalentes a bolívares mil novecientos como ochenta y uno con noventa y un
céntimos (Bs.1.981,91), para alcanzar un salario integral de bolívares seis mil
setecientos ochenta y uno con noventa y un céntimos (Bs.6.781,91). En el cuadro 8 se
sintetiza el cálculo del salario integral para recepcionista de materia prima de la
empresa PROALCA C.A.
Cuadro 8
TABLA DE ANÁLISIS DE LA POLÍTICA DE REMUNERACION
Fuente. Pérez (1999)
A partir del factor salario integral se procede a determinar el costo integral de la hora
hombre de mano de obra directa por medio de las siguientes acciones, las cuales se pueden observar en forma gráfica en la tabla de la siguiente página:
• Multiplicar el factor de incidencia económica por el sueldo nominal de cada puesto de trabajo o grupo de trabajadores y a su vez por el número de operarios de ese grupo.
• Aplicar al sueldo integral de los trabajadores del puesto o grupo el porcentaje de actividades productivas que realizan en sus jornadas habitúales de trabajo.
• Totalizar los costos de mano de obra de las distintas áreas o puestos de producción y dividir entre el total de operarios para calcular el sueldo promedio ponderado de la mano de obra directa.
• Dividir el sueldo promedio ponderado calculado en el paso anterior, entre los días hábiles del mes, para calcular el salario promedio ponderado. En el cuadro 9 se utilizó como promedio de días hábiles veintiuno (21).
• Por el último, dividir el salario promedio ponderado entre el número de horas normales de la jornada de trabajo, para determinar el costo unitario de la hora hombre de mano de obra directa. En el cuadro 9 se utilizó como jornada habitual de trabajo lo definido por la ley de trabajo ocho horas (8).
Cuadro 9 TABLA DE CÁLCULO DE LA HORA HOMBRE PROMEDIO PONDERADA
Fuente. Pérez (1999)
Definido el costo unitario de la hora hombre por el sistema, se procede a distribuir los
costos de mano de obra entre los distintos ticket de mezclas, de acuerdo con el número de horas de producción estimadas, para lo cual se multiplican el tiempo de producción estimado por el costo unitario de la hora hombre calculado según el procedimiento detallado.
Para calcular el costo unitario real de la mano de obra directa se importarán del
sistema de contabilidad administrativo los costos de mano de obra del departamento de planta, los cuales se procederán a dividir entre el total de horas de producción reales consumidas. La razón resultante se multiplicará por las horas de producción y se determinarán las variaciones en los costos de mano de obra.
2.3. Metodología de acumulación de los gastos indirectos de producción
El sistema de Control de Costos de Producción utiliza para la distribución de los gastos indirectos de fabricación una tasa predeterminada. Esta metodología parte de un presupuesto general de gastos indirectos, que es distribuido a los productos por medio de
una o varias bases de aplicación. Dicho presupuesto puede ser clasificado a su vez en costos indirectos de fabricación fijos y costos indirectos de fabricación variables.
Para determinar la tasa predeterminada de gastos indirectos de fabricación en el
sistema CCP, se deben seguir dos pasos: primero elaborar el presupuesto de gastos indirectos de fabricación fijos y variables; y segundo seleccionar la base de aplicación idónea.
En la elaboración del presupuesto de gastos indirectos fijos o variables, es preciso
definir la capacidad productiva con la cual se considera correcto trabajar. El CCP parte del criterio de que la capacidad presupuestada o esperada constituye el marco de producción real que las pequeñas y medianas empresas deben utilizar, debido a que el mercado de éstas es restringido. La capacidad esperada refleja entonces, el nivel de unidades presupuestadas a colocar en el mercado según el departamento o unidades de ventas de la empresa.
Dicha unidad en el momento de establecer el nivel presupuestado, además de estimar la demanda del producto, considera también como límite el nivel de producción máximo obtenible con la tecnología, los procesos operativos, administrativos y la dinámica de suministro de insumos que posee la compañía.
Una vez definida la capacidad presupuesta a fabricar, se listan los gastos indirectos
fijos y variables que se estima consumir para ese nivel de producción. Por su parte, la selección de la base de aplicación debe partir de la identificación de la
unidad de medida que mejor representa el nivel de producción presupuestado, considerando los siguientes criterios:
• Complejidad del proceso productivo: donde se debe observar la tecnificación del proceso y las variaciones del mismo, dependiendo de los tipos de productos.
• Consumo de los recursos: a partir del cual se debe analizar la existencia de elementos de costos con mayor importancia, y la relación de dependencia entre el consumo de los recursos utilizados.
• Factibilidad y costos de medición: de forma tal que la posible unidad de medida definida con los dos criterios anteriores, pueda ser cuantificada sin entorpecer las actividades normales de producción, y sin que ello implique costos administrativos u operativos superiores al valor de la información.
Al aplicar los criterios anteriores a la empresa estudiada, la base de aplicación
seleccionada fue el tiempo de producción, medida en horas; las razones que justifican tal decisión son las siguientes:
• En la empresa el proceso de producción se encuentra altamente mecanizado y es
homogéneo para todos los productos, por lo que la rapidez del mismo es
determinada por los ingredientes que componen las mezclas.
• A pesar de ser el consumo de materiales el recurso de mayor importancia
económica en la estructura de costo de los alimentos concentrados para animales, su
menor o mayor cuantía no inciden en el consumo de los gastos indirectos de
producción, ya que los costos de mantenimiento, consumo de eléctrico, lubricantes,
químicos, entre otros, no varían según el tipo de mezcla, ni según el costo de las
mismas. No obstante, el volumen de producción y la continuidad de las corridas de
producción si inciden de forma significativa en los insumos productivos necesarios
para el mantenimiento y funcionamiento de la planta, hecho que se traducen en el
menor o mayor número de horas máquinas o de producción que ejecutan los
equipos.
• De igual forma; el número de horas hombre y su costo dependen del tiempo de
producción establecido por el ritmo de la planta. Es por ello que se puede inferir que
las horas máquina o el tiempo de producción son las bases de aplicación más
idóneas.
• Al analizar el flujo productivo se observa que puede ser fácilmente registrado en los
formatos de ticket de mezclas, el tiempo de producción o las horas máquinas
utilizadas de todas las etapas hasta llegar al proceso de ensacado. En esta etapa el
ritmo de producción es definido por la mano de obra indirecta, por lo que las horas
de trabajo de la máquina ensacadora no reflejan el tiempo de mano de obra
indirecta consumido. Por tal motivo sólo es viable operativamente utilizar la base de
aplicación tiempo de producción.
• El registro de los tiempos de producción en los formatos de producción ya
establecidos por la empresa no genera costos administrativos adicionales al proceso,
ni crea tareas adicionales a los operadores que retarden el proceso.
Una vez obtenido el presupuesto de gastos indirectos de fabricación y seleccionada la
base de aplicación, se procede a dividir el presupuesto de gastos fijos y variables entre el
nivel de producción expresado en la unidad de la base de aplicación, y se obtiene la llamada
tasa predeterminada, acción que el CCP realizará en forma automática, una vez
introducidos los datos de entrada.
La asignación de los gastos indirectos de fabricación reales a los tickets de mezcla se
realizará al finalizar el periodo, luego de haber importado del sistema de contabilidad
administrativo los costos indirectos de fabricación por áreas de responsabilidad, los cuales
se procederán a dividir entre el total de horas de producción reales consumidas, para así
obtener la tasa real de gastos indirectos de fabricación. El sistema entonces procederá a
multiplicar por las horas de producción de cada lote, emitirá las órdenes de producción y
determinarán las variaciones en los gastos indirectos de fabricación.
3. Módulos del sistema
• Módulo de elementos de costo: permitirá registrar, consultar, modificar y
eliminar cada uno de los elementos de costos que componen la estructura de
los productos, clasificándolos según el tipo de elemento (materiales, mano de
obra, gastos indirectos de fabricación), el tipo de asignación estimada, tipo de
asignación real y definiendo su unidad de medida.
• Módulo de productos: permitirá crear, consultar, modificar y eliminar cada
uno de los productos que fabrica la empresa. En este módulo se asocian a los
productos los distintos elementos de costos definidos.
• Módulo de órdenes de producción: en este módulo se podrán crear, consultar,
modificar y eliminar los tickets de mezclas de los productos. También
permitirá la distribución de los costos reales de materiales, mano de obra y
gastos indirectos de fabricación a los tickets de mezclas del período con el
objeto de cerrar los tickets de mezclas y crear las órdenes de producción,
determinando con ello las variaciones.
• Módulo de presupuestos: en él se llevará a cabo el registro de las estimaciones
de mano de obra y los presupuestos de gastos indirectos de fabricación fijos y
variables, seleccionando para estos últimos la base de aplicación requerida en
el cálculo de las tasas predeterminadas.
• Módulo de costos reales: mediante el cual podrá realizarse la importación de
las erogaciones registradas en los sistemas administrativos de la empresa; así
como determinar las variaciones de costos, ordenar el cierre de los tickets y el
cierre del período.
• Módulo de reportes: a través del cual se imprimirán el consumo de materiales
por productos, el resumen de costos del período, el total de productos en
procesos y demás tipos de reportes definidos por los programadores y el
usuario.
• Módulo de sistema: en el se encontrarán las funciones de mantenimiento y
actualización del sistema. Para ello agrupará los procedimientos de selección
de período, orden de índices, definición de niveles de seguridad, configuración
de los datos generales de la empresa y la salida del sistema.
4. Base de Datos
La base de datos preliminar ha sido diseñada a partir de los grupos de datos más
importantes y las funciones principales del sistema. La estructura que se presenta a
continuación ha sido diagramada utilizando el Microsoft Access 2002 y no pretende ser un
marco de acción limitante para los especialistas en informática, sino una idea inicial de la
data que requiere el sistema para operar.
Gráfico 7. Estructura Base de Datos
Fuente. Agudo (2002)
5. Procedimientos administrativos y formularios
Para que la información de costos emitida por el CCP sea veraz y oportuna, es preciso
que la administración de la empresa mejore los procedimientos administrativos
relacionados con la producción. Seguidamente se describen de forma narrativa los nuevos
procedimientos a utilizar, y se detallan las características de los nuevos formularios
utilizados para recolectar la información de entrada al sistema.
Nombre del procedimiento: Compra de materiales
Dimensión: Control de materiales
Pasos
1. El encargado de planta emite semanalmente reporte de fallas de materiales en
original y copia según las fallas del sistema de inventario y la planificación de
producción y despacho.
2. El encargado de planta envía al gerente general el original del reporte de fallas
de inventario de materia prima o insumos requeridos junto con la planificación
semanal producción y despachos.
3. El gerente general aprueba el reporte de fallas de inventario y procede a solicitar
cotizaciones.
4. La asistente de administración emite, por el sistema de inventario la orden de
compra (original y dos copias) de acuerdo con el listado de fallas y las
cotizaciones seleccionadas por el gerente general.
5. La asistente de administración envía orden de compra original al proveedor,
entrega al encargado de planta la segunda copia, y archiva en la carpeta del
proveedor la primera copia.
6. El encargado de planta recibe la primera copia de la orden de compra y procede
a archivarla temporalmente, hasta que se inicie el procedimiento de la recepción
de materiales en el almacén.
7. El gerente general informa al encargado de planta la fecha de la recepción de la
materia prima o insumos, quien procede a ajustar la planificación de la
producción y despachos si esto fuese necesario.
Nombre del procedimiento: Recepción de materiales en el almacén
Dimensión: Control de materiales
Pasos
1. Cuando el material recibido es a granel, el encargado de planta solicita al
chofer del proveedor la nota de entrega del material o la factura.
2. El encargado de planta ordena al recepcionista de la materia prima que
acompañe al transportista para que pesen el material en el servicio de romana
contratado.
3. El recepcionista de la materia prima entrega al encargado de planta la boleta de
pesaje
4. La analista de control de calidad toma una muestra de la mercancía recibida y
realiza el análisis químico pertinente.
5. Si la materia prima analizada cumple con las condiciones de calidad
establecidas por la empresa, la analista de control de calidad informa al
encargado de planta para que ordene la descarga del material. En el caso
contrario la analista de control de calidad informa al gerente de producción la
situación, quien decidirá si se procede a la descarga o se rechaza la materia
prima.
6. El encargado de planta ordena al recepcionista de la materia prima que
proceda con la descarga de la materia prima en los silos de almacenamiento.
7. El obrero encargado de la recepción de la materia prima procede, junto con el
transportista, a pesar de nuevo la unidad vacía o tara, y entrega la boleta de
pesaje al encargado de planta.
8. El encargado de planta determina el peso real del material recibido según las
boletas de pesajes, y coteja la cantidad con lo especificado en la nota de entrega.
Sella la orden de entrega, deja constancia en el documento de la existencia de
algún tipo de diferencia, si ese fuere el caso, y procede a emitir nota de
recepción.
9. En el caso de que los materiales recibidos sean micros u otros insumos
(materiales de empaque, lubricantes, entre otros) el encargado de planta sólo
verifica la cantidad recibida con la factura entregada por el proveedor y ordena
su ingreso al almacén emitiendo la nota de recepción.
10. El encargado de planta registra en el sistema de inventario la entrada del
material, utilizando para ello la boleta de pesaje, la nota de entrega o factura, la
nota de recepción y la segunda copia de la orden de compra archivada en el
procedimiento de compra de materiales.
11. Al finalizar la semana, envía a administración las facturas recibidas junto con su
respectiva nota de entrega. Seguidamente archiva la nota de recepción y la
segunda copia de la orden de compra.
Nombre del procedimiento: Salida de materiales del almacén
Dimensión: Control de materiales
Pasos
1. El encargado de planta registra diariamente en el CCP la apertura del ticket de
mezcla según la planificación de producción. Luego imprime formato de ticket
de mezcla y envía lo la encargado de control de calidad.
2. El encargado de control de calidad procede a chequear la composición
química, ajusta componentes en caso necesario y envía el ticket de mezcla
corregido al encargado del almacén de micros.
3. El encargado del almacén de micros recibe el ticket de mezcla y procede a
preparar la combinación de nutrientes según formula.
4. El encargado del almacén de micros envía al encargado del microprocesador
el ticket de mezcla para que se inicie el proceso de fabricación.
5. El encargado del microprocesador recibe el ticket de mezcla y procede a
ingresar la información en el microprocesador, para que el computador
comience el pesaje de los materiales macros según la fórmula indicada,
registrando en el formato la hora de inicio del proceso de fabricación.
6. Una vez descargados los materiales macros de los silos de materia prima en la
máquina mezcladora, el encargado del microprocesador ordena la
microprocesador al imprimir el reporte del visor, que es reporte automatizado
que refleja la cantidad exacta de materiales macros pesados.
7. El encargado del microprocesador anexa al ticket de mezcla el reporte del
visor, y registra el consumo real de materiales macros. Posteriormente informa
al encargado del almacén de micros que anexe a la mezcla el resto de los
ingredientes.
Formato propuesto
Nombre: Ticket de mezcla
• Emisión: automática por el sistema de Control de Costos de Producción (CCP).
• Número de ejemplares: original, el cual es enviada en primera instancia al
encargado del almacén de micros y posteriormente al encargado del
microprocesador para que registren el consumo real de materiales y el tiempo
real de fabricación.
Formato 2 TICKET DE MEZCLA
Nombre del procedimiento: Control de horas trabajadas
Dimensión: Control de costos de mano de obra
Pasos
1. La asistente de administración entrega semanalmente las tarjetas reloj y el
formato de control de horas extras al gerente de producción.
2. El gerente de producción chequea las tarjetas reloj de los trabajadores y en
caso de existir una hora extra reflejada, coteja junto con el formato de horas
extras, para autorizar su pago registrando su media firma.
3. La asistente de administración registra en el CCP las horas extras autorizadas
por el gerente según corresponda:
• En caso de ser horas extras por motivos productivos se registraran como
costos de mano de obra directa en el ticket de mezcla que origino las
mismas.
• En caso de ser horas extras de mano de obra indirecta u horas extras del
personal de producción consumidas por actividades de mantenimiento a
los equipos, se registraran dentro de los gastos indirectos de fabricación
reales.
4. La asistente de administración calcula el número de horas trabajadas por los
obreros y procede a elaborar la nómina.
Formato propuesto
Nombre: Control de Horas Extras
• Emisión: manual por la asistente de administración.
• Número de ejemplares: original el cual es llenado por los trabajadores y revisado
por el gerente de producción.
Formato 3
CONTROL DE HORAS EXTRAS
Fuente. Agudo (2002)
Nombre del procedimiento: Asignación de los costos de materiales a los productos
Dimensión: Control de costos de producción
Pasos
1. La asistente de contabilidad registra en el CCP las formulaciones de
materiales macros y micros necesarias para fabricar un batch de producto
(2.000 Kg.)
2. Semanalmente el encargado de planta emite el reporte de existencias en el
almacén de materiales, según el sistema de inventario, y envía reporte a la
asistente de contabilidad.
3. La asistente de contabilidad actualiza mensualmente los costos unitarios
promedios de los materiales existentes en el almacén, de acuerdo con el
reporte emitido por el encargado de planta.
4. La asistente de contabilidad ordena al sistema calcular el costo unitario de
material por cada unidad de producto.
5. La asistente de contabilidad emite el reporte de análisis de costo de materiales
y lo entrega al gerente de administración, junto con los soportes de
formulación y existencias en el inventario de materiales.
6. El gerente de administración revisa la información recibida, de estar correcta
firma en señal de aprobación. En caso de existir algún error informa al
asistente de contabilidad para su corrección.
Nombre del procedimiento: Asignación de los costos de mano de obra a los
productos
Dimensión: Control de costos de mano de obra
Pasos
1. La asistente de contabilidad crea en el CCP los departamentos de producción
y de servicios que estructuran la empresa.
2. La asistente de contabilidad procede a registrar en el CCP la política de
beneficios contractuales de la empresa (uniformes, vacaciones, utilidades,
antigüedad, entre otros), los porcentajes de Seguro Social, INCE, Ley de
Política Habitacional y demás obligaciones laborales, por cada cargo o puesto
de trabajo.
3. La asistente de contabilidad registra en el CCP los días calendarios festivos,
no hábiles para la empresa y de descanso.
4. La asistente de contabilidad registra en el CCP los datos de cada uno de los
integrantes de las distintas nóminas de la empresa, especificando los siguientes
datos: nombre y apellido, cédula de identidad, puesto de trabajo, departamento
productivo al que pertenece y sueldo.
5. La asistente de contabilidad ordena al sistema calcular el factor de incidencia
económica y el costo por hora de la mano de obra.
6. La asistente de contabilidad emite reporte de análisis de costo de mano de obra
y envía al gerente de administración.
7. El gerente de administración revisa la información, de estar correcta firma en
señal de aprobación. En caso de existir algún error informa al asistente de
contabilidad para su corrección.
8. Al otorgarse aumentos de sueldos, incorporar o desincorporar a un operario,
la asistente de contabilidad actualiza los datos de los integrantes de la nómina
de producción e inicia nuevamente el procedimiento desde el paso nº4.
Nombre del procedimiento: Asignación de los costos indirectos de fabricación
Dimensión: Control de gastos indirectos de fabricación.
Pasos
1. El gerente de administración elabora los presupuestos de gastos indirectos de
fabricación fijos y variables para el nivel de producción estimado del periodo.
De igual forma define la base de aplicación para la distribución de los costos
indirectos y el nivel de producción estimado según dicha unidad de medida.
Posteriormente entrega los presupuestos a la asistente de contabilidad.
2. La asistente de contabilidad selecciona en el CCP la base de aplicación
utilizada para la distribución de los gastos indirectos de fabricación y registra
el nivel de producción estimado.
3. La asistente de contabilidad carga en el CCP los presupuestos de gastos
indirectos indicando los siguientes datos: tipo de costos (fijo o variable),
departamento que lo genera y estimación mensual en bolívares.
4. La asistente de contabilidad ordena al sistema calcular la tasa predeterminada
de carga fabril.
5. La asistente de contabilidad emite reporte de análisis de gastos indirectos de
fabricación para el gerente de administración.
6. El gerente de administración revisa la información, de estar correcta firma en
señal de aprobación. En caso de existir algún error informa al asistente de
contabilidad para su corrección.
7. Mensualmente el gerente de administración revisa los presupuestos de gastos
indirectos y entrega al asistente de contabilidad para actualizar los costos
estimados y éste inicia nuevamente el procedimiento desde el paso nº2.
Nombre del procedimiento: Distribución de los costos a los productos
Dimensión: Control de costos de producción
Pasos
1. Una vez depositado el alimento concentrado en los silos de productos
terminados, el encargado del microprocesador registra la hora de culminación
del proceso productivo y envía el ticket de mezcla al encargado de planta.
2. El encargado de planta ordena a los arrumadores que inicien el proceso de
ensaque del producto terminado, y registra tiempo de inicio del proceso.
3. Una vez terminado el ensaque del producto, los arrumadores emiten el
formato de control de ensaque y lo entregan al encargado de planta.
4. El encargado de planta registra la hora de finalización del empaque y procede
a reseñar en el ticket de mezcla el total de horas consumidas.
5. El encargado de planta archiva temporalmente el ticket de mezcla. Al
finalizar la semana envía los tickets de mezclas fabricados junto con los
reportes de existencias de materiales.
6. La asistente de contabilidad actualiza mensualmente los costos unitarios
promedios de los materiales existentes en el almacén de acuerdo con el reporte
emitido por el encargado de planta.
7. La asistente de contabilidad registra por cada ticket de mezcla el consumo real
de materiales, las horas de producción, las unidades reales producidas.
8. Al finalizar el mes la asistente de contabilidad ordena al sistema importar
costos reales de mano de obra y gastos indirectos de fabricación.
9. Seguidamente la asistente de contabilidad ordena al CCP, calcular los costos
unitarios reales de los tickets de mezclas abiertos y determinar variaciones.
10. La asistente de contabilidad ordene al CCP, cerrar los tickets de mezcla y
emitir las órdenes de producción correspondientes,
11. La asistente de contabilidad entrega al gerente de administración las órdenes
de producción emitidas.
12. El gerente de administración revisa la información recibida, de estar correcta
firma en señal de aprobación y ordena el cierre de las órdenes de producción.
En caso de existir algún error informa al asistente de contabilidad para realice
la corrección.
Formato propuesto
Nombre: Orden de Producción
• Emisión: automática por el sistema de Control de Costos de Producción.
• Número de ejemplares: original, el cual es revisado por el gerente de
administración.
Formato 4 ORDEN DE PRODUCCION
Fuente. Agudo (2002)
