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DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
CONTABLE, DEPARTAMENTALIZADO Y
POR ÓRDENES ESPECÍFICAS PARA
LA EMPRESA FUNDICIÓN
METALÚRGICA LEMOS C.A.
HERNÁNDEZ D., LIZBET M.
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO
BARQUISIMETO. 1998.-
DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
CONTABLE, DEPARTAMENTALIZADO Y
POR ÓRDENES ESPECÍFICAS PARA
LA EMPRESA FUNDICIÓN
METALÚRGICA LEMOS C.A.
Por
HERNÁNDEZ D., LIZBET M.
Trabajo de grado para optar al título de
Especialista en Costos
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO
Decanato de Administración y Contaduría
Dirección de Posgrado
BARQUISIMETO. 1998.-
ÍNDICE
Capítulo Pág.
DEDICATORIA ........................................................................... iii
AGRADECIMIENTO .................................................................. iv
CURRICULUM VITAE ............................................................... v
RESUMEN .................................................................................... vi
INTRODUCCIÓN ........................................................................ 3
I. EL PROBLEMA 7
Objetivos ........................................................................................ 11
Justificación .................................................................................... 13
Alcance y Limitaciones ................................................................... 19
II. MARCO TEÓRICO 21
Antecedentes .................................................................................. 21
BASES TEÓRICAS 23
La contabilidad de Costos como Sistema de Información ................ 23
Sistemas de Acumulación de Costos ............................................... 27
Sistema de Costos por Órdenes Específicas ..................................... 29
Departamentalización ...................................................................... 47
Plan General de Cuentas ................................................................. 54
III. METODOLOGÍA 61
Naturaleza de la investigación ........................................................... 61
Diseño de investigación ................................................................... 62
Técnicas e instrumentos y de recolección de datos .......................... 62
Técnicas de análisis e interpretación de datos .................................. 63
Factibilidad del proyecto ................................................................ 64
IV. DIAGNÓSTICO 68
Situación actual de la empresa ......................................................... 68
Descripción del proceso productivo de partes y piezas ferrosas y no ferrosas ............................................................................................
75
Descripción del sistema de contable ................................................ 91
Diagnóstico .................................................................................... 100
V. DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE, DEPARTAMENTALIZADO Y POR ÓRDENES ESPECÍFICAS
105
DISEÑO ......................................................................................... 105
FACTIBILIDAD DE APLICACIÓN DEL MODELO .................... 142
IV CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................... 145
CONCLUSIONES .......................................................................... 145
RECOMENDACIONES ................................................................. 147
BIBLIOGRAFÍA .......................................................................... 149
ANEXOS ....................................................................................... 151
DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE,
DEPARTAMENTALIZADO Y POR ÓRDENES ESPECÍFICAS PARA LA
EMPRESA FUNDICIÓN METALÚRGICA LEMOS C.A.
Lizbet M. Hernández D.
RESUMEN
El trabajo de investigación aquí presentado fue realizado en la empresa Fundición Metalúrgica Lemos C.A. (Funlemos) la cual se encuentra ubicada en la zona industrial de Barquisimeto y cuyo objetivo principal es "la fundición de diferentes aleaciones ferrosas y no ferrosas de acuerdo a las especificaciones de los clientes", por lo que se puede señalar que es una empresa industrial cuyo proceso productivo induce a la adecuación o implantación de un sistema de costo de órdenes específicas. El sistema de costos que funciona en la empresa no se encuentra formalizado, completo ni depurado, debido a que la información sobre los costos es manejada en forma parcial, extracontablemente, solo son controlados por producto los costos de materiales y mano de obra, obviando el control de los costos indirectos, además el plan de cuentas diseñado por la empresa no permite sistematizar un adecuado sistema de contabilidad de costos por órdenes específicos, y es por lo que el objetivo general de la presente investigación consiste en el diseño de un sistema de información contable departamentalizado y por órdenes específicas, adaptado a la naturaleza de las operaciones de fabricación de la empresa. En tal sentido, se presenta un diseño de un plan de cuentas de contabilidad de costos que permite garantizar un sistema continuo de control de los inventarios de materiales, productos en proceso y productos terminados y además presenta la novedad de reportar el estado de costo de producción y venta , que generalmente se presenta bajo la modalidad de un sistema periódico de control contable.
Además de presentar el modelo, se explica su función a través del plan de asientos propuestos y fundamentalmente se dan las recomendaciones pertinentes, para lograr el éxito en su implantación y utilización o desarrollo.
INTRODUCCIÓN
La contabilidad constituye el sistema de información del que dispone la gerencia,
por lo tanto toda organización para su adecuado desenvolvimiento requiere de la
herramienta contable. La teoría de la contabilidad por partida doble fue difundida en 1494
por Fray Lucas Paccioli, y desde entonces son muchos los cambios que se han sucitado para
la realización de los registros contables, hasta llegar hoy en día a los tan difundidos
sistemas contables computarizados. Este tipo de sistemas se ha impuesto debido a que
aumenta el rendimiento del trabajo, disminuye los márgenes de error, unifica las estructuras
de los reportes contables y se puede obtener información rápida en varios niveles de detalle,
todo esto representa para la empresa un factor altamente positivo, debido a que incrementa
la eficiencia del sistema contable, lo que contribuye a que la gerencia obtenga información
confiable para la toma de decisiones.
La ejecución de todo sistema contable computarizado codificado tiene como punto
de partida un plan o catálogo de cuentas el cual debe estar estructurado correctamente y
adecuado a los requerimientos de la empresa, debido a que es a través de este plan que se
alimentará el sistema, para realizar los registrar contables. Dicho plan, contentivo de las
unidades básicas de la contabilidad (las cuentas), debe presentarse o clasificarse de manera
tal que suministre la información para los fines requeridos de acuerdo al tipo de
organización. En tal sentido un plan de cuentas para una empresa industrial debe elaborarse
de forma que pueda generar información tanto para la contabilidad general o financiera,
como para la contabiidad de costos. Las cuentas involucradas en la contabilidad de costos
deben surgir dependiendo de la naturaleza de las operaciones de fabricación, por lo que un
plan de cuentas para una empresa que trabaje por proceso continuo de producción, donde el
proceso productivo es rutinario, repetitivo constante y homogeneo, debe ser distinto a uno
creado para una empresa que trabaje bajo la modalidad de órdenes específicas de
producción, donde la información que se genere debe permitir el costeo de cada lote por
separado, debido a que el proceso productivo no es repetitivo, sino que es heterogéneo ya
que depende de las características particulares del producto requerido por cada cliente en
específico.
Un plan de cuentas por órdenes de producción es de vital importancia para empresas
que trabajen de acuerdo a las especificaciones de sus clientes y que cuenten además con un
equipo computarizado (softwre y hardware) que le permita implementar un sistema
contable computarizado; es así como el presente estudio se ha orientado al diseño de un
sistema de información contable, departamentalizado y por órdenes específicas para la
empresa Fundición Metalúrgica Lemos C.A.(Funlemos).
El trabajo se encuentra estructurado de la siguiente forma:
El capítulo I en el cual se presenta el planteamiento del problema a investigar, el
objetivo general que se persigue alcanzar, los objetivos específicos a cumplir, la
justificación del trabajo y el alcance y limitaciones del estudio que se realiza.
En el capítulo II se desarrolla una reseña bibliográfica de los trabajos que han
realizado otros investigadores y que sirven de antecedente a la presente investigación,
posteriormente se presenta el basamento teórico conceptual que sustenta el estudio.
En el capítulo III se desarrollan los aspectos relativos a la metodología, se describe
el diseño de la investigación, las técnicas para recopilar los datos necesarios, las técnicas
para el análisis de los datos y por último se presenta la viabilidad del proyecto de
investigación.
El capítulo IV contiene el diagnóstico del funcionamiento del sistema actual de
contabilidad de costos de la empresa, describiendo en primer término el proceso productivo
para fabricar partes y piezas ferrosas y no ferrosas, y seguidamente se describe el sistema
contable de costos propiamente dicho.
En el capítulo V se presenta el diseño del sistema de información contable,
departamentalizado y por órdenes específicas para la empresa Fundición Metalúrgica
Lemos C.A., así como el análisis de factibilidad de aplicación del modelo propuesto.
Seguidamente se presentan las conclusiones y recomendaciones a la empresa y
finalmente se encuentra la bibliografía consultada para la realización de la investigación,
así como los anexos considerados necesarios.
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
A solo dos años del siglo XXI, parte del mundo empresarial continúa utilizando en su
gestión cotidiana, sistemas de contabilidad gerencial basados en los principios taylorianos
de inicio de siglo fundamentados en la estabilidad. Actualmente, las constantes
innovaciones y adelantos tecnológicos inducen a adecuar las acciones a los objetivos
definidos en función del progreso continuo, por lo tanto la gerencia moderna debe adoptar
estrategias y asumir un posicionamiento estratégico que garantice la continuidad de la
empresa, permitiendo, entre otros aspectos, medir efectivamente el desempeño y mejorar
significativamente la estructura de costos.
Una adecuada estructura de costos permite la consecución de uno de los objetivos de
la contabilidad de costos: el costeo del producto terminado, además sirve de apoyo a la
gerencia, debido a que suministra la información necesaria para predecir las consecuencias
económicas de sus decisiones. Por lo tanto las empresas industriales se encuentran en la
imperiosa necesidad de modificar sus estructuras, para hacer frente a la dinámica
económica actual, e irse adaptando a los nuevos cambios.
8
En tal sentido, las empresas manufactureras deben contar con un sistema perpetuo de
acumulación de costos de producción, con la finalidad de lograr un mayor control, debido
a que el mismo provee información continua sobre los materiales, productos en proceso y
productos terminados, costo de artículos fabricados y costo de venta, logrando los objetivos
de acumular costos totales, calcular costos unitarios y mantener en forma continua y
permanente (no solo al final del período, como en el caso del sistema periódico) informada
a la gerencia para facilitar las decisiones de planeación y control y para garantizar la
permanencia de la empresa en el mercado.
La contabilidad de costos debe abarcar temas interdisciplinarios en todas las áreas
funcionales de la organización, o sea que no sólo se debe costear al producto
manufacturado, estratégicamente también se debería costear la calidad, la tecnología,
cualquier producto generado en las áreas de administración y ventas, hasta trascender el
ámbito organizacional, determinando por ejemplo cuanto cuesta mantener la cartera de
clientes y las relaciones con proveedores. (cadena de valores).
En la actualidad es opinión generalizada en el gremio de contadores, que un gran
número de medianas y pequeñas fábricas de la región no cuentan con un sistema continuo
formalizado de acumulación de costos de producción, y emplean los datos relativos a los
costos para dar cumplimiento a la contabilidad legal, es decir, para valorar inventarios,
preparar el balance general, para determinar el costo de producción y venta y elaborar el
estado de resultados, ambos estados financieros necesarios para fines fiscales y tributarios,
cumpliendo con los fines contables de la contabilidad de costos, y dejando a un lado el
9
objetivo gerencial o analítico de la contabilidad de costos para facilitar las decisiones de
planeación y control relativas, por ejemplo, a eliminar procesos y reprocesos, eliminar
desperdicios, invertir en nueva tecnología, en calidad, diversificar líneas de producción,
disminuir precios para ser más competitivas, entre otras decisiones relevantes por parte de
la gerencia que no podrían tomarse si no fuera por el análisis de las cifras relativas a los
costos de producción.
Vistos desde este ángulo, los grandes beneficios que representan para las empresas
industriales, tener formalizados sistemas adecuados de contabilidad de costos y
considerando que la empresa Fundición Metalúrgica Lemos C.A. (Funlemos), ubicada en
Barquisimeto y dedicada a la fundición de piezas para la industria, presenta una situación
problema en la actualidad debido a que no ha formalizado un sistema continuo de
contabilidad de costos que le permita un costeo del producto con precisión y certeza,
además de que genere información oportuna a la gerencia para sus decisiones de planeación
y control, por el contrario, para la determinación de los costos de producción la empresa
utiliza una técnica que funciona independientemente del sistema contable, mediante la cual
calcula, registra y controla solo los costos primarios de producción (material directo y mano
de obra directa), ya que los costos indirectos de fabricación son imputados a los productos
fabricados empiricamente a través de porcentajes de aplicación calculados sin ninguna base
técnica; además, es preciso mencionar que para la determinación del costo de los artículos
vendidos, emplea el sistema periódico y mediante las tomas físicas determina el monto de
sus inventarios de producción (materiales, productos en proceso y productos terminados) lo
cual no garantiza la razonabilidad de las cifras, se pone de manifiesto la necesidad que
10
presenta la empresa Fundición Metalúrgica Lemos C.A., de implantar un sistema contable
de acumulación de costos, el cual debe tener como punto de partida una adecuada
estructuración de cuentas relativas a los costos de producción.
Tomando en consideración lo antes expuesto y con la intención de presentar una
alternativa de solución a la problemática descrita la presente investigación se encuentra
orientada hacia el diseño de un sistema de información contable, departamentalizado y por
órdenes específicas para la mencionada empresa, a partir de la situación diagnósticada para
el período contable Mayo 1997 - Mayo 1998.
11
OBJETIVOS
General:
Diseñar un sistema de información contable, departamentalizado y por órdenes
específicas para la empresa FUNDICIÓN METALÚRGICA LEMOS C.A., con la
finalidad de sustentar el sistema continuo de acumulación de costos y facilitar el costeo de
los productos y la toma de decisiones.
Específicos:
1. Identificar las etapas del proceso productivo de la empresa.
2. Diagnósticar el sistema de contabilidad de costos de la empresa, a fin de obtener
información sobre la veracidad de los datos, su confiabilidad, objetividad y relevencia
3. Evaluar la operatividad de los departamentos del área de producción.
4. Determinar el listado de cuentas que conformarán el sistema de información contable,
haciendo énfasis en los costos.
5. Determinar la clasificación de cada una de las cuentas por departamentos y por
elemento de costo de producción.
12
6. Evaluar los formularios utilizados por el sistema de contabilidad de costos para la
acumulución de los costos, y en caso de ser necesario diseñar los formularios necesarios
para introducir información al sistema computarizado.
7. Codificar las cuentas que conformarán el sistema de contabilidad de costos por
departamentos.
8. Estructurar el catálogo de cuentas.
13
JUSTIFICACIÓN
La manera en que los seres humanos pueden conocer lo que está ocurriendo y lo que
ha sucedido en una organización es a través de un proceso de traducción de los hechos en
información comprensible. En la medida en que aumenta el tamaño y la complejidad de las
empresas, se hace más difícil para que una persona o un grupo, por simple inspección
visual y observación constante de las operaciones, pueda tener una idea global y/o detallada
y de síntesis sobre el estado y funcionamiento de una empresa.
Esta situación obliga a generar un flujo de información que circula a través de todas
las unidades de la organización, informando o bien comunicando objetivos, políticas,
decisiones, resultado de acciones o estado de algunas variables del medio ambiente, entre
otras, y que son necesarias en toda empresa.
De lo mencionado anteriormente se desprende que la información constituye la
herramienta principal con la que se verifica el proceso administrativo en sus cuatro fases:
planeación, organización, dirección y control.
Resulta, pues, evidente que la dirección necesita saber lo que pasa para poder
realizar su labor en el proceso de toma de decisiones y es la información la que sustenta los
acuerdos gerenciales y éstos se transforman en información que se comunica dentro de la
organización.
14
En las organizaciones los gerentes requieren de datos confiables y oportunos para
cumplir la labor, de manera que las funciones de planeación, organización, dirección y
control se realicen eficazmente y son los sistemas de información como conjunto formal y
sistematizado los que los proveen de tales datos.
El sistema de información es un subsistema de la organización que está constituido
por métodos y procedimientos, equipos, información, la organización, el dinero y las
personas.
En las empresas se han desarrollado diversos sistemas de información (finanzas,
producción, mercadotecnia, personal) con la finalidad de que proporcionen la información
sobre planeamiento, operación y control para los tomadores de decisiones de toda la
organización.
Entre los principales sistemas de información en la organización, se encuentra el
sistema de contabilidad, cuyo objetivo depende de los fines que vaya a cumplir. Existen
sistemas contables que cumplen varios objetivos.
Dentro del sistema contable se encuentra el sistema de contabilidad de costos, que
según el enfoque tradicional persigue dos grandes fines: contables (valorar los inventarios
para poder preparar el balance general y determinar el costo de los productos vendidos para
estructurar el estado de resultados) y gerenciales que contribuyen a la toma de decisiones.
15
Con la finalidad de lograr un mayor control sobre los costos de producción, las
empresas deben poseer un sistema adecuado de acumulación de costos que les permita
acumular los costos totales, a fin de calcular el costo unitario de cada bien o producto, y
presentar información relevante a la gerencia de manera oportuna, para contribuir a las
decisiones de planeación y control que se toman en la organización.
En la organización Fundición Metalúrgica Lemos C.A., empresa en la que se
realizó el presente estudio, existe un sistema parcial e informal de contabilidad de costos,
separado del sistema de contabilidad general (no estructurado total ni formalmente) donde
la asignación de cada elemento de costo a los productos no se produce de manera adecuada,
tal es el caso de los costos indirectos de carga fabril cuya asignación se realiza mediante la
utilización de métodos empíricos que no permiten una determinación razonable y confiable
del costo de cada producto terminado, información ésta vital para la toma de decisiones
gerenciales, por lo tanto se considera esencial el diseño de un sistema de información
contable que permita a la empresa la precisa determinación de los costos de los productos
elaborados, un mayor control sobre los costos de producción y la fijación adecuada del
precio de venta de sus productos, que garantice márgenes razonables de utilidad.
El sistema de contabilidad de costos que se adecua a los requerimientos de la
empresa, es el sistema de acumulación por órdenes de producción, debido a que la empresa,
como se mencionó anteriormente, trabaja de acuerdo a las especificaciones de los clientes,
por lo que la información contable relativa a los costos debe acumularse por producto con
la finalidad de adecuarse a la naturaleza de las operaciones de fabricación.
16
La adecuación del sistema de contabilidad de costos y la incorporación de un
catálogo de cuentas que permita el costeo por órdenes o productos se justifica debido a que
proporcionará una herramienta que permitirá una correcta acumulación de los costos de
producción, una asignación precisa de los tres elementos de costo a cada producto, por cada
departamento en que transita y un control de los procesos, así como también se obtendrá la
información relevante y pertinente que ayudará a la determinación de precios de los
productos, a la fijación de las políticas de la empresa y en fin a la toma de decisiones por
parte de la gerencia.
La elaboración de un sistema de información contable, departamentalizado y por
órdenes específicas se considera relevante debido a que todo sistema contable moderno
computarizado, requiere, como punto de partida, de un plan de cuentas estructurado de
acuerdo a las características propias de cada empresa y a la naturaleza de las operaciones
de fabricación, y gran número de organizaciones manufactureras o industriales no cuentan,
en la actualidad, con un sistema de contabilidad de costos computarizado, por lo que el
presente estudio se constituye en un punto de partida para otras empresas que trabajen por
órdenes específicas de producción, debido a que el mismo puede ser adaptado a un sistema
computarizado de contabilidad y también a las necesidades específicas de cada
organización.
Por otra parte los sistemas computarizados son estructurados por expertos en
sistemas de información, quienes generalmente no poseen un conocimiento sólido en
17
contabilidad de costos y un catálogo de cuentas estructurado por contadores especialistas en
costos, adecuado a los sistemas de información presentes en las empresas, se considera de
gran utilidad debido a que se estructuran de acuerdo a las necesidades de la organización.
Por otra parte, se considera de relevancia para profesionales en el área de costos,
debido a que contiene aspectos teórico-prácticos relacionados con el sistema de costos
como sistema de información.
Además, se prevé constituya un aporte o referencia tanto de tipo teórica como de
aplicación, para los estudiantes del Decanato de Adminstración y Contaduría tanto de
pregrado como de posgrado y en particular para los futuros especialistas en costos que
orienten su trabajo de grado al área de sistemas de contabilidad de costos debido a que
pasará a constituir parte del material bibliográfico de la Universidad Centroccidental
Lisandro Alvarado.
Finalmente, se aspira que represente para el investigador un incentivo para futuras
investigaciones, especialmente para la que se pretende realizar para obtener el título de
Magister en Costos.
18
ALCANCE Y LIMITACIONES
A través de la elaboración del presente trabajo de investigación se pretende diseñar
un sistema de información contable, departamentalizado y por órdenes específicas,
partiendo del diagnóstico del funcionamiento actual del sistema de contabilidad de costos
que presenta la empresa Fundición Metalúrgica Lemos C.A., mediante el cual se podrá
determinar la necesidad de creación de un catálogo de cuentas adaptado a los
requerimientos de la empresa, y tomando en consideración el estudio que se realizará al
proceso productivo , donde se analizarán todos los factores y variables que inciden en su
funcionamiento (elementos de costos, demanda de los productos, abastecimeinto de
materiales y mano de obra, entre otros) debido a que éste constituye el elemento o base
fundamental que genera la información que será utilizada para dar cumplimiento al objetivo
general planteado.
Considerar las diferentes variables que inciden tanto en el sistema organizativo en
estudio como en el desarrollo de la presente investigación, resulta tarea difícil para el
investigador debido a que se pueden encontrar ciertas limitaciones, entre las que se pueden
mencionar las siguientes:
• Obstaculización en el acceso a la información de la empresa, debido a la escasa
documentación presentada.
19
• Desconocimiento por parte de algunos funcionarios de la empresa de los términos
administrativos y contables para responder adecuadamente al instrumento a aplicar.
• Diversidad de criterios y ambiguedad en las respuestas de algunos funcionarios de la
organización.
Estas limitaciones podrían afectar el proceso investigativo, debido a que se puede
obtener información no confiable o distorsionada de la realidad no obstante se puede hacer
frente a tal situación, realizando una planificación estratégica para la recolección de los
datos, la cual debe establecer vías alternas de obtención de la información como por
ejemplo revisión de documentos confidenciales en presencia del personal de la empresa,
por otra parte se debe considerar la aclaratoria de los términos administrativos y contables a
los entrevistados (al inicio de la entrevista) además se deben aplicar los instrumentos de
recolección de manera tal que su aplicación permita el cruce de información, a fin de
obtener la objetividad esperada.
También se considera que debido al tiempo disponible se delimita la cobertura del
estudio hasta la fase de formulación o presentación del diseño, no incluyendo aspectos
igualmente relevantes relacionados con los sistemas de contabilidad de costos como por
ejemplo la implantación y evaluación de su funcionamiento.
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
ANTECEDENTES
Al iniciar una investigación, se debe realizar una revisión de aquellos trabajos que
se relacionen con el tema en estudio que se pretende iniciar, con la finalidad de asegurarse
que el objetivo del mismo no ha sido abordado aún, y por otra parte el contenido de estos
trabajos puede servir de referencia y/o basamento al trabajo a desarrollar.
Vale la pena destacar que al hacer la revisión se pudo constatar que los trabajos del
área de costos se han dirigido hacia la revisión o diseño de sistemas de costos y no a la
elaboración de planes de cuentas para los costos de producción, no obstante a continuación
se presentan algunos de los trabajos revisados y que se considera se relacionan con la
investigación, debido a que tratan el tema de sistemas de costos por órdenes de producción.
• Diseño de sistemas de costos por órdenes específicas de producción en Fundición
Metalúrgica Lemos. Bullones, José. 1995.
• Control de costos en Fundición Metalúrgica Lemos. Mellado, Juan. 1995.
22
• Sistemas de control de costos. Ingema, S.R.L. Lameda, Ingrid. 1995.
• Inexistencia de control para la determinación de los costos de producción de parcelas en
Parque Cementerio Metropolitano del Este, C.A. Andrade Nancy. 1995.
• Aproximación a un sistema de contabilidad por órdenes específicas en Impresos Lila,
S.R.L. Sequera Mary. 1995.
• Fundamentos Teórico - Prácticos de la Carga Fabril y de la Gerencia Estratégica de
Costos. Martínez Rosalinda. 1997.
• Elaboración de un Modelo de Asignación de Costos Indirectos de Carga Fabril en la
empresa Fundición Metalúrgica Lemos C.A. Martínez Rosalinda. 1997.
De la revisión realizada en los trabajos mencionados, se logró determinar que los
resultados obtenidos en los mismos, en la fase de diseño es la propuesta de un sistema de
costos, haciendo énfasis en la elaboración de formularios para recabar los costos relativos a
cada elemento, no obstante en lo que respecta al diseño cabal de un sistema de información
contable, que permita registrar y acumular los costos por órdenes de producción, además de
reportar el Estado de Costo de Producción y Venta de manera completa y detallada, todas
las investigaciones consultadas no realizaron el estudio con la profundidad del caso, ya que
no se plantearon en sus objetivos, por lo tanto la presente investigación es novedosa al
respecto, en comparación con las antes citadas.
23
BASES TEÓRICAS
Todo trabajo de investigación debe estar apoyado en una serie de conocimientos
teóricos, los cuales sirven de basamento al estudio, por otra parte ayudan al lector a
introducirse en el tema de la investigación, y posiblemente permiten aclarar algunos
conceptos, estos conocimientos son las denominadas bases teóricas, y en este estudio se
considera pertinente, para cumplir con los objetivos propuestos, desarrollar ciertos aspectos
relativos a la contabilidad de costos como sistema de información, sistemas de acumulación
de costos, ciclo control de los elementos del costo, así como la departamentalización de los
costos, desarrollando, finalmente, aspectos teóricos conceptuales sobre los planes de
cuentas. Seguidamente se comienza con la contabilidad de costos como sistema de
información.
LA CONTABILIDAD DE COSTOS COMO SISTEMA DE
INFORMACIÓN
En las organizaciones los gerentes requieren de sistemas que les provean de
información objetiva, veraz, confiable y suficiente sobre la operatividad de la empresa. La
contabilidad general o financiera se encarga de recoger dicha información para
transformarla en informes que van dirigidos hacia la parte externa de la empresa
(acreedores, inversionistas, gobierno, etc.). A estos informes se les denomina Estados
24
Financieros, y los mas ampliamente conocidos son el Balance General y el Estado de
Resultados. El Balance General presenta el activo, pasivo y neto patrimonial a una fecha
determinada, el Estado de Resultados suministra información acerca de los resultados de las
operaciones que se han suscitado durante un período contable. Formando parte de la
estructura de este estado, se encuentra una partida que informa de manera general sobre los
“costos” de vender un producto y se conoce como el Costo de Venta. El costo de venta en
una empresa industrial, representa el monto de lo que ha costado producir y vender los
productos fabricados en un período determinado y se presenta anexo al estado de resultados
como un estado financiero adicional y se denomina Estado de Costo de Producción y
Venta, el cual debe contener toda la información pormenorizada referente a los costos de
producción del período, el saldo de los inventarios tanto iniciales como finales de los
productos en proceso y de los productos terminados. Los datos que se requieren para
elaborarlo son suministrados por un subsistema contable denominado Contabilidad de
Costos, el cual se encarga de la acumulación y clasificación de las cifras relativas a los
costos de producción y su objetivo fundamental es el costeo del producto terminado,
además de generar información a la gerencia para la planificación y el control de los costos
de producción.
Es así como se puede establecer que la Contablidad de Costos constituye una
herramienta de apoyo a la gerencia porque suministra la información necesaria para
predecir las consecuencias económicas de las decisiones relacionadas con los costos de
producción..
25
Es preciso señalar que los costos de producción se encuentran compuestos por tres
elementos: Material Directo, Mano de Obra Directa y Costos Indirectos de Producción.
El Material Directo: integrado por la materia prima y todo tipo de piezas,
plenamente identificables con el producto terminado y cuya cuantificación es de fácil
determinación. Es preciso mencionar que en el caso específico de la empresa Funlemos
existe una acepción específica en cuanto al concepto de materia prima, dado el caso que en
esta empresa se considera materia prima no sólo aquel material que no ha sufrido
transformación alguna, sino que también es considerada como materia prima un tipo de
material que mediante algún proceso ha sido transformada, tal es el caso de los retornos y
las chatarras.
La Mano de Obra Directa: representa la cantidad en bolívares imputable a una
unidad de producción, proveniente de las remuneraciones (sueldos y beneficios sociales)
cancelados a los trabajadores en función del servicio prestado en la elaboración del
producto.
Los Costos Indirectos de Producción (Carga Fabril): se encuentran constituidos
por aquellas erogaciones de dinero o su equivalente para adquirir bienes y/o servicios
requeridos en la elaboración del producto, pero que no pueden ser fácilmente identificadas
con el mismo, tales como material indirecto, mano de obre indirecta, energía eléctrica,
depreciaciones de los activos, impuestos, mantenimientos, entre otros requeridos en el
proceso productivo y/o para mantener la fábrica en condiciones de operatividad. La
26
asignación de este tercer elemento de costo a la producción, a fin de determinar el costo de
producir una unidad, presenta diversidad de dificultades entre las que se pueden mencionar
las siguientes:
• A veces se termina y hasta se vende el producto y todavía no se conoce el monto total de
la carga fabril, porque por ejemplo no han llegado a la fábrica los recibos
correspondientes a los servicios como agua, electricidad, teléfono, mantenimiento, entre
otros.
• Existen partidas de carga fabril que tienen diverso comportamiento frente a los
volúmenes de producción, como lo son la carga fabril variable, fija y mixta.
• Hay meses de alta producción y meses de baja producción, donde los productos tendrían
costos unitarios distintos y distorsionados por efecto de la carga fabril fija.
Para afrontar tales dificultades y resolver el problema de asignación en Contabilidad
de Costos surge la técnica del costeo normal que consiste en realizar una estimación del
monto en bolívares que debe ser imputado por concepto de costos indirectos de fabricación
a los productos, por otra parte también se hace necesaria una estimación del volumen de
producción (expresado en unidades de producción, horas hombre, horas máquina, entre
otros) con estos dos elementos se establece una relación con la finalidad de realizar una
asignación proporcional del costo de los costos indirectos de producción a cada unidad de
27
producto, y también para normalizar el efecto de los cambios de volumen en los costos de
las unidades producidas, esta relación es conocida como la tasa predeterminada de costos
indirectos y es utilizada en ciertos sistemas de acumulación de costos.
SISTEMAS DE ACUMULACIÓN DE COSTOS
Con la finalidad de obtener el costo de un producto es necesario un procedimiento
que se encargue de recoger, organizadamente, todos los costos en que incurre una empresa
para producir un bien o prestar un servicio, a este procedimiento se le conoce como
sistemas de acumulación de costos. Estos sistemas se pueden clasificar en sistema de
acumulación periódico y sistema de acumulación perpetuo.
El sistema de acumulación periódico, consiste en recolectar los costos de
producción imputables a un período determinado, luego de finalizar el proceso productivo
se realiza una toma física de los inventarios de materias primas, productos en proceso y
productos terminados y con esa información determinar el costo de producción y venta
correspondiente a un período determinado. Según Polimeni y otros (1994), este tipo de
sistema se limita solo a producir información sobre el “costo total” de producción del
período.
En el sistema de acumulación de costos perpetuo, las cuentas de los inventarios
suministran información continua sobre los materiales, productos en proceso y productos
28
terminados, costo de artículos fabricados y costo de venta, logrando los objetivos de
acumular costos totales, calcular costos unitarios y mantener en forma continua y
permanente (no solo al final del período, como en el caso del sistema periódico)
información a la gerencia sobre los costos de producción, la cual permite facilitar las
decisiones de planeación y control de los mismos.
Existen dos tipos básicos de sistemas perpetuos de acumulación de costos,
clasificados acorde con la clase de proceso productivo o como señala Neuner (1982) “de
acuerdo con la naturaleza de las operaciones de fabricación”, tales sistemas son el sistema
de costos por órdenes específicas y el sistema de costos por proceso continuo.
A los efectos del presente trabajo se desarrollan ciertos aspectos relacionados con el
sistema de costos por órdenes específicas, debido a que la empresa objeto de estudio
(Funlemos), trabaja bajo esta modalidad o sistema de acumulación ya que es el que se
adapta a su proceso productivo.
29
SISTEMA DE COSTOS POR ÓRDENES ESPECÍFICAS
Definición:
Es un sistema de acumulación de costos por órdenes de trabajo o lotes específicos
de productos, fabricados de acuerdo a las especificaciones de los clientes o en algunos
casos para ser llevados al almacén de productos terminados.
Objetivos:
Sus objetivos pueden resumirse en dos grandes enunciados:
− Acumular costos totales y calcular el costo unitario, tal cual lo establecen Hargadon y
Múnera (1992).
− Presentar información relevante a la gerencia de manera oportuna, para contribuir a las
decisiones de planeación y control.
30
Características:
Entre las características del sistema por órdenes específicas, extraídas y resumidas
de diferentes textos de contabilidad de costos y que serán expuestas con la finalidad de
familiarizarse con el tipo de proceso productivo que ocurre en la empresa bajo estudio, se
pueden mencionar las siguientes:
1. Acumula y asigna costos a:
• Trabajos específicos
• Conjunto o lote de productos
• Un pedido
• Un contrato
• Una unidad de producción.
1. Cada trabajo tiene distintas especificaciones de producción, por lo tanto los costos son
distintos y deben acumularse en un formulario u hoja de costo distinta y separada para
cada uno, denominada orden de producción.
2. Es apropiado cuando la producción consiste en trabajos o procesos especiales, más que
cuando los productos son uniformes.
31
3. Se trabaja para un mercado especial y no para satisfacer un mercado global.
4. Los materiales directos y la mano de obra directa se cargan directamente a cada lote y la
carga fabril se asigna sobre alguna base de prorrateo.
5. No se dispone de costos unitarios (Costeo Real), hasta que no se termine cada orden de
producción.
6. La producción no tiene un ritmo constante, ni continuo (cada producto es distinto,
elaborado de acuerdo a la necesidad del cliente), por lo que debe existir una
planificación cuidadosa de la producción.
ASPECTOS RELEVANTES DEL SISTEMA
Cuando la empresa trabaja bajo el sistema de órdenes específicas, comúnmente
ocurren una serie de situaciones, relacionadas con el inicio del proceso productivo, en tal
sentido se presenta a continuación un cuadro sinóptico donde se vislumbra el proceso desde
el pedido del cliente, hasta que la fábrica recibe la orden de elaboración de los productos.
32
PÁGINA DEL CUADRO SINÓPTICO
33
Luego que la fábrica ha recibido la orden de elaboración del producto, se da inicio al
proceso productivo, el cual debe desarrollarse para su normal desenvolvimiento dentro de
un marco de una serie de medidas que norman su funcionamiento y que son agrupadas por
elementos de costo, constituyendo el ciclo de control de cada uno de ellos.
CICLO CONTROL DE LOS ELEMENTOS DEL COSTO BAJO UN
SISTEMA POR ÓRDENES ESPECÍFICAS
Los elementos del costo de producción, en cualquier sistema de acumulación
requieren una adecuada normativa de control interno, que garantice su integridad y
asignación razonable a las unidades de producto, por lo tanto, independientemente de
ciertas condiciones particulares, la normativa de control suele ser idéntica en los sistemas
de acumulación de costos, por lo que a continuación se presentan algunas consideraciones
sobre el control necesario para cada elemento del costo.
A.) CICLO CONTROL DE LOS MATERIALES
En una empresa manufacturera, la inversión en materiales representa una porción
considerable de su activo circulante, por lo tanto, no debe ser excesiva, ni escasa, ya que si
es excesiva, se corre el riesgo de que los materiales se deterioren, sufran mermas por daños,
robos u obsolescencia, y si es escasa se puede paralizar el proceso productivo con la
consecuencia de perder el mercado, incurrir en costos adicionales, entre otras. En tal
34
sentido la inversión en materiales debe ser equilibrada, mediante la utilización de alguna
técnica de administración, como la de los métodos máximos y mínimos, plan ABC, doble
compartimiento, entre otras.
La normativa de control interno para los materiales debe involucrar entre otros, los
siguientes aspectos:
1. El jefe de compras no debe comprometer los fondos de la empresa sin autorización de
una persona ubicada en un nivel jerárquico superior.
2. No se deben aceptar materiales que no que no cumplan con las especificaciones del
pedido.
3. Debe existir control físico sobre el almacenamiento (condiciones especiales para el
almacenamiento, resguardo y conservación de los materiales).
4. Se deben realizar conteos físicos de las existencias, para confrontar con los registros
contables y hacer los ajustes a que haya lugar.
5. No solo se deben mantener registros contables, sino que también debe tenerse una
adecuada estructura organizativa y procedimientos administrativos que garanticen el
control.
35
6. La compra, administración e inversión dependen del pronóstico de ventas y de
producción.
7. Debe existir una rutina sistematizada para la compra, recepción, almacenamiento y
entrega que facilite la contabilización y evite errores y fraudes.
ACTIVIDADES QUE CUBREN EL CICLO DE MATERIALES
A continuación se presentan en forma sistemática, lógica y secuencial las
actividades que se desarrollan regularmente en el manejo de los materiales así como los
posibles departamentos que en una empresa manufacturera deben existir para garantizar un
adecuado control de los materiales en un sistema por órdenes específicas; todo se expone
con la finalidad de ir integrando y relacionando con el sistema computarizado de cuentas a
proponer en la presente investigación, debido a que se requiere información sobre cuentas,
proceso, formularios que alimentarán el sistema, entre otra información relevante.
El Departamento de ingeniería, planeación y distribución de la producción
generalmente se responsabiliza o encarga de controlar la producción a través de la fábrica,
diseñar el producto, especificar el material a comprar, estudiar el efecto del uso de material
sustituto, preparar la lista de materiales, enviar las órdenes a la fábrica de lo que ha de
hacerse. Una vez planificado el trabajo y considerando que la empresa fabrica bienes
tangibles, de naturaleza corporea, el primer elemento a controlar son los materiales. Para
36
adquirir éstos y partiendo de que la empresa mantenga la técnica de control de los máximos
y mínimos, cuando el jefe de almacén constata que ha llegado a la cantidad mínima en
existencia, procede entonces a preparar el formulario Solicitud o Requisición de Compra de
Materiales, en por lo menos original y copia, enviar el original del formulario al
departamento de compras y archivar la copia del formulario.
En el departamento de compras se recibe el formulario solicitud de compra de
materiales y se pide cotización a los diversos proveedores, se selecciona la mejor
cotización, se prepara la Orden de Compra en por lo menos original y dos copias:
• El original va al proveedor
• Copia a Recepción e Inspección de Materiales
• Copia para el archivo
Cuando el proveedor envía los materiales a la empresa, normalmente en el
departamento de recepción e inspección de materiales se recibe el material con órdenes de
entrega, se coteja el material recibido con la copia de la orden de compra, se verifica la
cantidad y calidad del material (se pesa, cuenta, mide); si hay irregularidades no recibe el
material, si el material cumple con las especificaciones, se prepara el formulario Informe de
Recepción en por lo menos original y dos copias.
• Copia a compras
• Copia para el archivo.
• Original junto con los materiales al almacén,
37
donde en el departamento de almacén de materiales, cuando se recibe el material junto
con el informe de recepción, se verifica y coloca los materiales en su respectivo sitio, se
preparan las tarjetas de sub-mayor de control de materiales (Kardex) y se notifica al
departamento de contabilidad.
En el departamento de compras cuando se recibe el informe de recepción y las
facturas, se aprueban y se envian a contabilidad.
En el departamento de contabilidad, una vez obtenida la información tanto de las
facturas como de almacén se procede a chequear con la orden de compra y realiza el
asiento contable, con el respectivo cargo al almacén de materiales.
En el departamento de producción cuando se inicia el proceso productivo se
elabora el formulario solicitud o requisición de materiales en por lo menos original y dos
copias y se envía el formulario al almacén de materiales.
En el departamento de almacén de materiales se recibe el formulario, se completa
en los ítems de costo unitario y costo total, se da salida a los materiales en el submayor
(Kardex) de acuerdo al método de valuación, se envían a producción los materiales, junto
con el original del formulario de solicitud y se envía a contabilidad copia del formulario
solicitud de materiales.
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El departamento de contabilidad recibe copia de la solicitud, procede a realizar el
asiento contable con cargo a productos en proceso materiales (si es material directo) o a
carga fabril real (si es material indirecto) y abono al almacén de materiales y afecta la orden
de producción en la columna de materiales (si es material directo), ya que su encabezado se
llenó cuando se contrató con el cliente.
En cuanto a las devoluciones internas de materiales se debe realizar la revisión de la
operación contable, afectando los formatos utilizados e involucrados en el momento del
consumo. En relación a las devoluciones al proveedor se debe considerar si el material
sujeto a devolución se encuentra en el almacén o si ya fue cargado a producción. En el
primer caso basta con reversar los movimientos realizados a nivel contable en el momento
de la compra y en el segundo caso se debe realizar la reversión del asiento realizado en el
momento del consumo y posteriormente realizar el asiento de reversión de la compra de
materiales.
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B.) CICLO CONTROL DE LA MANO DE OBRA
En una empresa manufacturera es importante una adecuada clasificación de las
actividades laborales, la cual puede atender a las siguientes categorías:
1. De acuerdo con las funciones principales de la empresa:
• De producción
• De ventas
• De administración
1. De acuerdo a la actividad departamental
2. De acuerdo al tipo de trabajo
3. De acuerdo a la relación con los productos:
• Directa
• Indirecta
El control interno de la mano de obra cubre una serie de actividades entre las cuales
se pueden mencionar:
1. Procedimientos satisfactorios para selección, capacitación y asignación a los trabajos.
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2. Programas adecuados de remuneraciones, condiciones de trabajo higiénicas y beneficios
sociales.
3. Métodos para asegurar eficiencia en el trabajo.
4. Controles para constatar que solo se remunera a trabajadores capacitados y eficientes.
Por otra parte, la empresa debe tener un adecuado registro de personal el cual debe
incluir entre otros aspectos:
1. Nombre del trabajador
2. Número o código de nóminas
3. Clase de trabajo
4. Salario básico (por hora, diario o semanal)
5. Deducciones.
Es fundamental que se tome una decisión en las organizaciones, por cuestiones de
consistencia contable y para el costeo del producto, sobre el tratamiento contable que
41
tendrán los siguientes aspectos relativos a la mano de obra (mano de obra directa o mano de
obra indirecta):
Utilidades
Vacaciones
Días Festivos
Bonificaciones
Tiempo de preparación
Tiempo ocioso
Prestaciones Sociales
Aportes Patronales
Apartados Patronales
Generalmente, en las empresas que trabajan por órdenes específicas, la mano de
obra indirecta suele incluir las siguientes partidas:
Jefatura y Supervisión
Oficinistas de Producción
Tiempo no Productivo
Recargo por Horas Extras
Trabajo Indirecto del Trabajador Directo
Para el control de la mano de obra en un sistema por órdenes específicas, se deben
tener presente las diversas funciones (que ejecutan los departamentos) que se relacionan
con la mano de obra, entre las que se pueden mencionar
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1. Personal y Relaciones Laborales
• Reclutamiento
• Selección
• Capacitación
• Atención y Seguridad Social
• Relaciones de Personal
• Beneficios Sociales
1. Cronometraje:
• Tarjetas Reloj (Contabilidad de Nóminas)
• Boletas de Trabajo (Contabilidad de Costos)
La función de cronometraje juega un papel fundamental en la contabilidad de costos
y específicamente en las empresas que trabajan por órdenes específicas, debido a que a
través de la misma se logra controlar el tiempo productivo de los trabajadores directos, el
cual debe ser imputado a las respectivas órdenes de producción donde el trabajador realizó
trabajo manual o activó las máquinas que transforman el material directo en el nuevo
producto. Las boletas de trabajo constituyen el formulario que permite dicho control.
Es preciso mencionar que en la actualidad, diversas empresas como en el caso de
Funlemos cuentan con sistemas de cronometraje mecanizados que sustituyen las tarjetas
reloj y facilitan la preparación y contabilización de la nómina. No obstante las boletas de
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trabajo continúan llevándose en forma manual. Con la información contenida en las tarjetas
reloj se puede elaborar la nómina. Ambos formularios permiten realizar los asientos
contables, inicialmente con cargo a nómina de la fábrica por distribuir, para
posteriormente distribuirla a la producción (tomando la información de las boletas de
trabajo), una vez realizada la distribución se elabora un asiento contable con cargo a la
cuenta productos en proceso mano de obra (por concepto de mano de obra directa), y a la
cuenta carga fabril real (por concepto de mano de obra indirecta), abonando a nómina de la
fábrica por distribuir.
Además de registrar en el diario, se deben afectar los mayores, en el caso específico
de las empresas que trabajan por órdenes, se debe realizar la anotación en la hoja de costo u
orden de producción, debido a que este formulario funge de mayor auxiliar de productos en
proceso. Por otra parte se deben registrar los aportes y apartados patronales contra el
pasivo correspondiente, luego, al igual que la nómina se distribuyen tales conceptos a la
producción, considerando la política de la empresa en cuanto al tratamiento contable de los
mismos (carga fabril real o mano de obra indirecta).
44
C.) CICLO CONTROL DE LA CARGA FABRIL
En un sistema por órdenes especificas es de fundamental importancia la utilización
de la técnica del costeo normal, debido a que como se señalara anteriormente, la misma
permite normalizar el costo de carga fabril en las diferentes unidades de producción,
además contribuye a solventar los problemas que se presentan con este elemento del costo.
Para una ilustración resumida de la utilización del costeo normal, a continuación se
presentan los procedimientos llevados a cabo antes, durante y al cierre del período
contable, cuando se emplea esta técnica de predeterminación del costo de carga fabril.
Mayor información sobre la misma y especificamente su aplicación en la empresa
Funlemos, se puede obtener al consultar el trabajo investigación realizado por Rosalinda
Martínez titulado Elaboración de un Modelo de Asignación de Costos Indirectos de Carga
Fabril en la empresa Fundición Metalúrgica Lemos C.A.
PROCEDIMIENTO ANTES DEL PERIODO CONTABLE
1. Establecer la base de aplicación de la carga fabril, o en otras palabras, determinar en que
unidad de medida se va a expresar el volumen de producción, si van a ser horas
máquina, horas hombre, costo mano de obra, costo de material, unidades de producto,
entre otros.
45
2. Establecer el presupuesto de capacidad (a qué volumen va a operar la fábrica, es decir
cuántas horas o cuántos productos se van a fabricar, etc., todo depende de la unidad de
medida escogida en el punto anterior).
3. Establecer el presupuesto de carga fabril (fija, variable).
4. Calcular la tasa predeterminada de carga fabril, dividiendo el presupuesto de carga fabril
por el presupuesto de capacidad o volumen de producción.
PROCEDIMIENTOS DURANTE EL PERIODO CONTABLE
1. Aplicar la carga fabril a la producción, multiplicando la tasa predeterminada, por el
volumen real obtenido y realizar el respectivo asiento contable cargando a la cuenta
Productos en Proceso Carga Fabril y acreditando a la cuenta Carga Fabril Aplicada.
2. Registrar la carga fabril realmente incurrida, cargando la cuenta control de carga fabril
(carga fabri real) , y en sus respectivos auxiliares, acreditando la cuenta respectiva es
decir si es por cancelación de energía eléctrica de la fábrica se abonaría a la cuenta
Banco o Caja.
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PROCEDIMIENTOS AL CIERRE DEL EJERCICIO
1. Determinación de la sobre o sub-aplicación de la carga fabril (comparando la carga
fabril real, con la carga fabril aplicada).
2. Determinación de las variaciones (favorables y desfavorables), considerando si las
mismas se deben a una variación en el presupuesto de carga fabril, con respecto a la
carga fabril realmente incurrida, o una variación en la capacidad o volumen de
producción real, en relación al volumen presupuestado (es decir se comparan las cifras
reales con las presupuestadas bien sea mediante la utilización de la técnica de
presupuesto estático, si el volumen real iguala al presupuestado o el presupuesto flexible
o ajustado si el volumen real difiere al presupuestado).
3. Análisis de las variaciones, otorgando méritos por las variaciones favorables, cuando sea
el caso y tratando de corregir fallas e ineficiencias para el próximo período, en el caso de
las variaciones desfavorables.
4. Cierre de las variaciones, si se consideran insignificantes, contra el costo de venta y si
son significativas, su monto debe ser distribuido entre toda la producción (productos en
proceso, productos terminados y productos vendidos).
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Es de hacer notar que si la empresa se encuentra departamentalizada se deben
calcular tantas tasas como departamentos productivos haya en la fábrica y los asientos
contables también pueden realizarse por departamentos tanto para la carga fabril como para
el resto de los elementos de costo.
DEPARTAMENTALIZACIÓN
En un sistema de contabilidad de costos por órdenes específicas, según señala
Hargadon (1992) la acumulación de costos por departamentos se hace necesaria cuando
la empresa presenta cierta magnitud y su proceso productivo está compuesto de múltiples
operaciones separadas en procesos diversos, con la finalidad de que cada orden de
producción sea costeada en forma mas precisa y se asignen responsabilidades a los
encargados de cada uno de los departamentos por los costos que en él se incurren, lo cual
constituye una forma de controlar mejor los costos.
En el proceso de departamentalización se realiza una clasificación de los
departamentos, existiendo entonces los departamentos productivos, en los cuales se realiza
el trabajo que tiene relación directa con la elaboración del producto, y los departamentos
de servicios que no intervienen directamente en la producción y cuya función consiste en
asistir y/o facilitar las labores que deben ser cumplidas en los departamentos productivos.
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La manera de acumular los costos en los departamentos productivos y los de
servicio se presenta a continuación:
El material directo y la mano de obra directa: estos dos elementos de costos son
incurridos únicamente en los departamentos productivos, por lo tanto para recolectar estos
costos se procede a registrarlos en las órdenes de producción, ya no solo por elemento de
costo sino por departamento, lo cual se logra seccionando las columnas de material directo
y mano de obra directa de acuerdo al número de departamentos productivos que existan en
la fábrica. En cuanto a las requisiciones de material, éstas deben mostrar el número de la
orden y el nombre del departamento que realiza la solicitud, también las boletas de trabajo
deben informar sobre el número de orden de producción y el departamento en el cual se han
realizado las labores.
En lo que respecta a la departamentalización de la carga fabril, se encuentra que
resulta mas compleja debido a la propia naturaleza de las diversas partidas de carga fabril y
además porque la carga fabril se incurre tanto en los departamentos productivos, como en
los de servicios además que existen diversas partidas que no se incurren directamente
(partidas indirectas a los departamnentos) las cuales deben asignarse a los mismos mediante
algún factor lógico de prorrateo.
Por otra parte como el fin último es el costeo del producto y considerando que éstos
solo pasan por los departamentos productivos, los costos de los departamentos de servicio
deben asignarse a los departamentos productivos mediante el empleo de algún método
49
razonado de asignación (directo, escalonado o algebráico), estableciendo el orden de cierre
según criterio lógico. Una vez que los costos se han asignado a los departamentos
productivos se puede costear el producto.
El procedimiento antes expuesto se puede aplicar mediante el empleo de la técnica
del costeo normal descrita anteriormente y en sintesis los procedimientos a emplear antes
del período contable tomados del trabajo de Rosalinda Martínez titulado Elaboración de un
Modelo de Asignación de Costos Indirectos de Carga Fabril en la empresa Fundición
Metalúrgica Lemos C.A., son los siguientes:
1.- ANTES DEL PERÍODO
Como se señalara anteriormente el primer paso en la departamentalización consiste
en establecer los departamentos tanto productivos como de servicios, una vez establecidos
los mismos, antes de cada ejercicio económico se debe:
1.1.- Realizar un estudio de la fábrica (generalmente hecho por un ingeniero industrial),
donde se establece por ejemplo el número de M2 que mide la fábrica, número de
tomacorrientes, lámparas, bombillos, medidores, trabajadores, costo de los activos,
entre muchos otros factores.
1.2.- Establecer el volumen de producción presupuestado (número de unidades a fabricar),
en base al presupuesto de ventas.
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1.3.- Establecer el presupuesto de capacidad o volumen de producción al que va a trabajar
cada departamento productivo y la fábrica en general.
1.4.- Realizar una lista de las partidas de carga fabril en las que se piensa incurrir.
1.5.- Establecer el presupuesto de los costos directos de los departamentos (material
indirecto como repuestos, herramientas, combustibles, entre otros, mano de obra
indirecta en todas sus clasificaciones). Este tipo de costo se calcula primero por
departamento y luego se suma partida por partida.
1.6.- Establecer el presupuesto de los costos indirectos de los departamentos (depreciación,
seguros, alquileres, propiedad inmobiliaria, impuestos, agua, luz, teléfono, entre
otros). Este costo se calcula en forma total.
1.7.-Prorrateo o distribución de los costos indirectos a los diversos departamentos
(productivos y de servicios), sobre una base lógica de asignación (M2, número de
trabajadores, costo de los activos, entre otros).
1.8.- Transferencia de los costos de los departamentos de servicio a los departamentos
productivos, de acuerdo al orden de transferencia y a la base de distribución
seleccionada.
1.9.- Cálculo de la tasa predeterminada de carga fabril en cada departamento productivo.
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2.- DURANTE EL PERÍODO
2.1.- Contabilización de la carga fabril aplicada:
− Cargar a las productos los costos de carga fabril aplicada, multiplicando la tasa
predeterminada en cada departamento, por el volumen de producción real
logrado.
− Realizar el registro contable cargando a productos en proceso carga fabril y
abonando a la cuenta de carga fabril aplicada por departamento.
2.2- Contabilización de la carga fabril real:
− Llevar un registro auxiliar departamentalizado de los costos directos de los
departamentos.
− Distribuir los costos reales indirectos de los departamentos sobre la misma base
empleada en el presupuesto.
− Realizar el asiento contable cada vez que se vaya incurriendo en las partida de
carga fabril, cargando a la cuenta de carga fabril real, con abono a la cuenta
respectiva.
3.- AL CIERRE DEL PERÍODO
3.1.- Resumir por departamento todos los costos reales de carga fabril
3.2.- Totalizar el registro auxiliar de los costos reales de carga fabril.
SI EL VOLUMEN REAL ES IGUAL AL PRESUPUESTADO
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• Comparar la carga fabril real con la presupuestada
• Anotar las diferencias o variaciones
• Buscar las causas de las variaciones
• Asignar responsabilidades por las variaciones desfavorables
• Otorgar crédito por las variaciones favorables
• Realizar el asiento de cierre de la carga fabril, cargando a la cuenta carga fabril aplicada,
abonando a la cuenta carga fabril real y cargando o acreditando según sea el caso
(subaplicación o sobreaplicación respectivamente), la cuenta variación presupuesto, la
cual si se considera insignificante deberá cerrarse contra la cuenta costo de venta.
SI EL VOLUMEN REAL DIFIERE AL PRESUPUESTADO
• Ajustar el presupuesto original al volumen real logrado.
• Comparar la carga fabril real con el presupuesto ajustado.
• Anotar las diferencias o variaciones.
• Buscar las causas de las variaciones.
• Asignar responsabilidades por las variaciones desfavorables
• Otorgar crédito por las variaciones favorables
• Distribuir el costo de los departamentos de servicio a los productivos para buscar la
variación de capacidad
53
• Determinar la variación de capacidad mediante la aplicación de cualquiera de las
siguientes fórmulas:
⇒ VC= Carga Fabril Aplicada- Carga Fabril del Presupuesto Ajustado.
⇒ VC= (Tasa original- Tasa real) * Volumen Real logrado.
⇒ VC=Presupuesto de carga fabril fija * Porcentaje de la diferencia en capacidad.
De donde:
Porcentaje Diferencia en Capacidad = (Capac. Presup. - Capac. Real)/ Capac. Presup.
⇒ VC= Tasa Fija ( Capacidad Presupuestada - Capacidad Real)
• Realizar el asiento de cierre de la carga fabril, cargando a la cuenta carga fabril aplicada,
abonando a la cuenta carga fabril real y cargando y/o abonando a las cuentas variación
presupuesto y variación capacidad, según hayan sido desfavorables o favorables
respectivamente, luego estas cuentas de variaciones deben cerrarse contra la cuenta costo
de venta al ser consideradas como insignificantes.
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PLAN GENERAL DE CUENTAS
En las empresas industriales, los sistemas de costos constituyen uno de los sistemas
de información mas significativos en la toma de decisiones, ya que son los que suministran
la información sobre el costo de elaborar un producto, lo que permite el establecimiento de
los márgenes de rentabilidad y la fijación de políticas de la organización.
Toda la información referente a los costos de producción, que acumula y clasifica
la contabilidad de costos debe ser registrada en el sistema contable integral, y para ello
existen dos métodos: el procedimiento manual, en donde se realizan los registros
manualmente y no se requiere la existencia de un plan de cuentas, y el procedimiento
mecanizado o computarizado el cual tiene como base un programa o software que se
encarga de registrar en forma automatizada, todo el proceso de fabricación de un bien. Esta
técnica requiere de un plan o catálogo de cuentas codificado que no es mas que un listado
codificado de todas las cuentas que son utilizadas para realizar los registros contables de las
operaciones que se ejecutan en una organización y que son agrupadas de acuerdo a técnicas
o normas establecidas.
La eficiencia de un sistema de información contable computarizado se basa
fundamentalmente en un plan o catálogo de cuentas codificado y para su elaboración se
hace necesario efectuar un análisis profundo y minucioso de las necesidades reales, tanto
presentes como futuras, de la empresa, puesto que cada organización presenta
55
características y necesidades diferentes. La codificación del plan de cuentas debe ser
flexible a fin de poder ser ampliado, debido a que las empresas son entes dinámicos y a
través del tiempo sufren cambios que inciden en sus necesidades, en otras palabras, las
necesidades de una empresa cambian en el tiempo y es por ello que un plan de cuentas debe
ser los suficientemente flexible para adaptarse a las nuevas características de la empresa.
Por otra parte es importante que en la codificación se clasifiquen las cuentas respetando las
normas contables de aceptación general, como por ejemplo la que establece que el activo
circulante se clasifica en disponible, realizable, exigible y gastos pagados por anticipado.
También se hace necesario que el código contable del plan de cuentas se elabore
considerando la jerarquización de las cuentas, de manera que la información presentada sea
lo mas detallada posible considerando los requerimientos de la empresa. Entre tales
requerimientos podrían mencionarse la periodicidad de la información en cuanto a la
emisión de reportes en períodos contables mensuales, trimestrales, etc. y la información al
cierre del ejercicio económico e inicio del siguiente.
Por otra parte, todo sistema de codificación contable debe poseer una serie de
características básicas a fin de que se pueda procesar adecuadamente la información. Entre
estas características, según señala Catacora (1994), se pueden mencionar:
• Precisión del Código: el sistema de codificación debe obedecer a una única
codificación correcta para cada cuenta.
56
• Flexibilidad: establece que al crearse un sistema de codificación contable deben
tenerse en cuenta las operaciones futuras de la empresa, por lo tanto su estructura
debe elaborarse con suficiente amplitud a fin de que pueda aceptar, con
posterioridad, mas elementos.
• Conciso: un sistema de código contable debe considerar la relevancia de cada
código que lo conforma, por lo tanto no deben adicionarse al código dígitos que
no tengan utilización y que solo den lugar a confusión.
• Operabilidad: debe considerarse el fácil manejo de los dígitos por el sistema
computarizado.
Además, el citado autor establece que es de fundamental relevancia considerar, al
momento de la creación de un sistema de codificación, las características que deben poseer
los códigos contables que conformarán el sistema. Así se tiene que un código contable debe
poseer:
• Adecuada Clasificación: la clasificación de un código contable se debe hacer
siguiendo las normas contables.
• Jeraquización: todo código contable debe poseer clasificaciones para cada uno de
los rubros y subrubros que conforman los estados financieros.
• Flexibilidad: un código contable se estructurará de manera tal que permita la
inclusión de nuevas clasificaciones o detalles que se requieran en un momento
dado.
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Por otra parte, establece Redondo (1992) “...que en la codificación de un plan de
cuentas para contabilidad general existen ciertas reglas comunes que es conveniente
respetar”. La primera norma establece que se debe hacer una definición de las cuentas, es
decir se deben establecer los grupos de cuentas, las cuentas principales, las subcuentas y las
cuentas auxiliares que se adapten a las operaciones de la empresa, esto se hace con la
finalidad de crear una codificación de manera sistemática. Comúnmente una estructura de
un código de cuentas puede estar formada entre dos (2) a cinco (5) niveles o rupturas y
poseer de seis (6) a doce (12) dígitos. Cada nivel suministra un detalle diferente de
información de manera que el primero y segundo nivel proporcionen información resumida
para ser utilizada por los directivos, el tercer nivel puede ofrecer información a nivel de
cuentas auxiliares y así sucesivamente hasta llegar al último nivel que será el nivel que
producirá la información mas detallada. También puede establecerse que algún nivel genere
una información específica como por ejemplo se puede utilizar un nivel que informe acerca
de las distintas órdenes de producción que se encuentren en proceso, a fin de obtener
información de los diversos productos que se están elaborando para los diferentes clientes.
Establece Catacora (1994) que el diseño de un código contable requiere de una
serie de pasos, que según el autor consultado, se reducen en tres:
• Primer paso: Realizar una clasificación de las cuentas que conformarán el catálogo,
agrupándolas en grupos generales de partidas, de acuerdo con la clasificación de la
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teoría contable, de manera tal que se puedan obtener los Estados Financieros con su
correcta clasificación.
Ejemplo:
Balance General Estado de Resultados
Código Grupo Código Grupo
1 Activo 4 Ingresos Ordinarios
2 Pasivo 5 Costo de Producción
3 Capital Contable 6 Gastos de Operación
7 Otros Ingresos
8 Otros Egresos
• Segundo paso: Establecer el formato del código de cuentas, es decir fijar o especificar la
cantidad de niveles en que estará compuesto el código y el número de dígitos por nivel
que contendrá cada código de cada cuenta.
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Con la finalidad de ilustrar lo mencionado anteriormente, a continuación se
presentan algunos ejemplos de formatos de cuentas:
FORMATO CARACTERÍSTICAS
X-X-XXX CINCO DÍGITOS - TRES NIVELES
X-X-XX-XX SEIS DÍGITOS - CUATRO NIVELES
XX-XX-XX-XXX NUEVE DÍGITOS - CUATRO NIVELES
X-X-X-X-XXX-XX NUEVE DÍGITOS - SEIS NIVELES
XXX-XX-XXX-XXX DOCE DÍGITOS - CUATRO NIVELES
• Tercer paso: Desarrollar el plan o catálogo de cuentas, considerando las normas
generales para la clasificación de las cuentas y los requerimientos de la empresa.
En el capítulo V se presentará, en la fase del diseño del modelo, el catálogo de
cuentas para la empresa Funlemos.
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA
NATURALEZA DE LA INVESTIGACIÓN
Para llevar a cabo la presente investigación, y a fin de cumplir con sus objetivos, es
peciso plantearse un método lógico y coherente que establezca de manera ordenada y
secuencial las actividades que deben ser abordadas en cada una de las fases del proceso
investigativo. En este punto es menester identificar el objeto y sujeto de estudio. En cuanto al
objeto de estudio, se tiene que está constituído por el diseño de un plan de cuentas de
contabilidad de costos, departamentalizado y por órdenes específicas para la empresa
Fundición Metalúrgica Lemos C.A. El sujeto se encuentra definido por el proceso
productivo que se lleva a cabo en la organización el cual sirve de basamento al sistema de
contabilidad de costos, quien a su vez se nutre o requiere de las diversas actividades
generadoras de costos de producción, ejecutadas en los diversos departamentos de la fábrica,
las que a su vez suministran la información requerida por el sistema contable computarizado,
por lo que todos estos elementos se traducen en las unidades de análisis de la presente
investigación.
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DISEÑO DE INVESTIGACIÓN
Tomando en consideración que con el presente estudio se pretende contribuir a la
solución de la problemática que presenta la empresa Fundición Metalúrgica Lemos C.A. en
relación al sistema computarizado de contabilidad de costos la modalidad de investigación
adoptada, es la de proyecto factible de tipo descriptivo debido a que se pretende realizar una
identificación exhaustiva de los elementos que conforman el sistema de contabilidad de
costos, con la finalidad de obtener la información necesaria para solventar el problema que
presenta la empresa, por lo que a su vez es una investigación con diseño de campo.
TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS
Con la finalidad de recabar información suficiente, confiable y válida para el
desarrollo de la investigación se acudirá a fuentes primarias y secundarias. En relación a las
fuentes primarias, se utilizará para la fase de campo propiamente dicha la técnica de la
observación directa de los hechos que acontecen en la organización, especificamente del
proceso productivo y de los registros contables, así como también se revisarán documentos
organizacionales como por ejemplo los comprobantes de contabilidad. Por otra parte se
utilizará la técnica de la entrevista estructurada, elaborada considerando el grado de
conocimiento de los entrevistados y la naturaleza de la información que se pretende recabar,
la cual permitirá recolectar información proveniente del personal que labora en la empresa,
en los distintos niveles jerárquicos de su estructura organizativa, por ejemplo se entrevistará
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al gerente de producción del cual se requieren datos relativos al proceso productivo; al
ingeniero de planta quien suministrará información referente a la composición de la fábrica
(número de departamentos productivos y de servicios); al contador de costos del que se
requieren datos relacionados con el funcionamiento del sistema contable general
(contabilidad financiera y contabilidad de costos) de la empresa y al asistente del contador
quien brindará información relativa a los registros contables.
Además de la entrevista estructurada se aplicarán cuestionarios a los distintos jefes
de los diversos departamentos que conforman el área de la fábrica de la empresa, con
preguntas referentes a los diversos costos en los cuales incurre enfatizando el los costos
reales de la carga fabril (costos indirectos de producción reales) cuyos montos son
considerables y fundamentales para la estructuración del catálogo de cuentas.
TÉCNICAS DE ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE DATOS
Luego de recolectada la información, será clasificada y reunida en una matriz y
previo al análisis se desecharán los datos innecesarios que no permitirán el cumplimiento de
los objetivos planteados. Posteriormente se irá analizando en forma lógica y de manera
secuencial, en relación a los objetivos específicos, toda la información lo que permitirá emitir
el diagnóstico de la situación y preparar el modelo que permitirá solventar la situación
problema presentada en la empresa.
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FACTIBILIDAD DEL PROYECTO
Todo trabajo de investigación, para cumplir con los objetivos propuestos, requiere de
la utilización de recursos, los cuales presentan un determinado costo y de un tiempo
suficiente que permita cubrir las actividades a ejecutar en lapsos satisfactorios.
En tal sentido, a continuación se muestra un presupuesto donde se describen los
recursos necesarios y al alcance del investigador con sus respectivas estimaciones de costos y
posteriormente se presenta un cronograma de trabajo en el que se describen:
• las actividades a realizar en cada fase del proceso de investigación,
• un lapso de tiempo prudencial para la ejecución de las actividades, en función del tiempo
estipulado por la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”.
Finalmente dicho cronograma se presenta en forma gráfica mediante el Diagrama de
Gantt.
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PRESUPUESTO
DESCRIPCIÓN UNIDAD DE MEDIDA
CANTIDAD COSTO UNITARIO
Bs.
COSTO TOTAL
Bs. Transporte Visita Diez (10) 1.500 15.000
Formas continuas Caja Una (1) 5.000 5.000
Útiles de Oficina:
minas portamina
bolígrafo borrador
diskette carpetas
Unidad
1 1
1 1
2 5
200 900
600 100
500 250
2.550
Cartucho de tinta a color Unidad Uno (1) 21.500 21.500
Cintas para impresora Unidad Dos (2) 600 1.200
Partidas generales (teléfono,
energía eléctrica,
depreciación de equipos)
Varias Varios Varios 2.000
Honorarios del investigador Hora Cincuenta
(50)
2.500 125.000
Honorarios de expertos Hora Diez (10) 5.000 50.000
Honorarios por transcripción Hora Dieciseís (16) 1.000 16.000
TOTAL 238.250
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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
ACTIVIDADES TIEMPO
El Problema:
Objetivos Ejecutado
Justificación Ejecutado
Alcance y Limitaciones Ejecutado
Marco Teórico:
Antecedentes Ejecutado
Bases Teóricas Ejecutado
Marco Metodológico:
Diseño de la Investigación Ejecutado
Diseño de Instrumentos 5 de Mayo al 9 de Mayo
Validación de Instrumentos 12 de Mayo al 16 de Mayo
Aplicación de Instrumentos 19 de Mayo al 23 de Mayo
Análisis de la Información 26 de Mayo al 13 de Junio
Diseño 16 de Junio al 4 de Julio
Conclusiones 7 de Julio al 11 de Julio
Transcripción preliminar 14 de Julio al 25 de Julio
Revisión del proyecto 28 de Julio al 19 de Septiembre
Transcripción definitiva 22 de Septiembre al 26 de Septiembre
Entrega del proyecto 29 de Septiembre
CAPÍTULO IV
DIAGNÓSTICO
SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA
La aplicación de los instrumentos de recolección de datos, permitió la obtención de
la información necesaria que fue analizada con la intención de realizar el diagnóstico de la
situación presentada en la organización. En tal sentido y con la finalidad de dar
cumplimiento a los objetivos planteados en la presente investigación, a continuación se
presenta la identificación de la organización, así como la descripción del proceso
productivo y del sistema contable que maneja la empresa y en función al conocimiento de
tales aspectos se presenta seguidamente el diagnóstico realizado.
IDENTIFICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
La empresa Fundición Metalúrgica Lemos C.A. (Funlemos) comenzó sus
actividades en 1959, dedicándose a la fundición de diferentes aleaciones ferrosas y no
ferrosas. Actualmente acumula una vasta experiencia en este campo, cubriendo tanto el área
de barras y bocinas centrífugas y por colada continua en diferentes aleaciones, como el área
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de fundición por gravedad en arena utilizando además materiales cerámicos para la
fabricación de todo tipo de piezas fundidas para la industria en general, específicamente
para las fabricantes de bombas, industria cementera, centrales azucareras, industria
petrolera, papelera y compañías de electricidad, tanto en Venezuela, como en
Latinoamérica y el mundo.
La empresa ocupa un área de 75.000 m2 con capacidad de producción de 4.500
toneladas/año de terminados ferrosos y 1.500 toneladas/año de no ferrosos dando ocupación
directa a más de 300 trabajadores entre empleados y obreros.
Funlemos trabaja bajo especificaciones ASTM, DIM, AISI, SAI, UNI y COVENIN,
según lo exija el cliente, o con la información obtenida del fabricante original.
Para cubrir cabalmente los requerimientos de fabricación que exige una pieza
fundida, Funlemos cuenta dentro del grupo con las empresas Ondarrak (proveedor de
arenas) y Model Metal Estugal (proveedor de modelos), las cuales son las encargadas de
preparar y revestir las arenas de moldeo (tipo sílice o revestida) y fabricar los modelos en
madera respectivamente, para que Funlemos cumpla con su objetivo y política de fundir
partes y piezas de excelente calidad, ya que “la política de la empresa ha sido y es
desarrollar la fabricación de piezas adaptadas a las necesidades de los clientes (piezas a la
medida), con un alto grado de calidad, acompañado de un excelente servicio que inspire
seguridad y confianza en el producto”, debido a que la empresa comprende cuáles son los
requisitos o necesidades de los clientes. En resumen la política de calidad de Funlemos es
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producir bienes y/o servicios que cubran las expectativas de los clientes y garanticen su
permanencia, es decir, producir (barras y bocinas - partes y piezas), con la calidad
requerida, en el momento oportuno y con los mínimos costos.
Para la fabricación de sus productos (barras y bocinas - partes y piezas), ha
estructurado el área de su fábrica de manera que le permita el flujo continuo de los
materiales y el adecuado costeo de los productos. En tal sentido se distinguen en el
organigrama de la empresa cinco (5) grandes gerencias, relacionadas con las actividades de
la fábrica, como lo son la gerencia de producción, gerencia de aseguramiento y control de
la calidad, gerencia relaciones industriales, gerencia de mantenimiento y gerencia
administrativa (Anexo 1).
Gerencia de Producción:
Su política es sustentar el afán de producir las más variadas y complejas piezas de
fundición ferrosas y no ferrosas a fin de poder satisfacer las necesidades de los clientes,
según las normas de calidad más rigurosas (ISO 9000), por ello se mantienen estrictos
controles sobre todas las etapas del proceso a fin de garantizar la calidad desde la
fabricación.
En la gerencia de producción se distinguen diversas secciones por las que
atraviesan los productos, ellas son :
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1. Macho Shell
2. Macho Cerámico (no aparece en el organigrama)
3. Macho Caja Fría
4. Moldeo Manual Hierro Acero
5. Moldeo Manual Bronce Centrifugado
6. Moldeo Automático Hierro Acero
7. Moldeo Automático Bronce Centrifugado
8. Fusión Hierro Acero
9. Fusión Bronce Centrifugado
10.Mecanizado que se subdivide a su vez en: (no aparece en el organigrama)
• Balanceo y Bancada
• Cadenas
• Piezas Mecanizadas
• Bronce Mecanizado
11.Tratamiento Térmico
12.Acabado y Limpieza de piezas
Gerencia de Mantenimiento:
Su objetivo es incrementar la vida útil de los equipos, además de anticipar e
impedir las interrupciones y mantener las maquinarias en un estado que le permita obtener
un alto rendimiento. Se encuentra conformada por las siguientes unidades:
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• Mecánica Automotriz
• Mantenimiento Industrial
• Servicios de Construcciones Metálicas
• Servicios de Electricidad.
Gerencia de Aseguramiento y Control de Calidad:
Encargada de coordinar, dirigir y supervisar todas las actividades relacionadas con
el control de la calidad de los productos de la empresa de acuerdo con los lineamientos y
políticas establecidas con el fin de ofrecerlos en óptimas condiciones a los clientes, por lo
que se encarga de controlar y certificar el proceso de elaboración planificando todos los
sistemas de calidad y de evaluar los niveles de productividad y calidad de cada proceso,
base para las decisiones adecuadas. Se encuentra conformada por las siguientes secciones:
• Ensayos Físicos
• Ensayos Químicos
• Inspección de Modelería
• Inspección de Piezas en Crudo
• Inspección de Piezas Mecanizadas
• Laboratorio de Arenas
Gerencia de Relaciones Industriales:
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Su objetivo es mantener actualizada la información normativa y oficial respecto a la
prevención de accidentes, enfermedades profesionales y daños al ambiente, además de
coordinar las actividades de servicios médicos, comedor y todas los beneficios sociales a
los trabajadores contemplados en el contrato colectivo de trabajo vigente. Se encuentra
conformada por los siguientes departamentos y secciones:
• Bienestar Social
• Servicios Médicos
• Comedor Industrial
• Selección y Adiestramiento de personal
• Seguridad e Higiene Industrial
• Protección de Planta
Gerencia Administrativa:
Encargada de establecer, controlar y ejecutar las técnicas de administración más
idóneas con el fin de lograr el cabal desenvolvimiento de la organización e implantar,
evaluar y mantener adecuados sistemas de control interno administrativo y contable, así
como establecer técnicas idóneas para adquirir con la mejor calidad y al menor costo los
bienes y servicios requeridos por el proceso productivo de la empresa y mantener controles
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para el adecuado almacenamiento en la organización. Se encuentra conformada por las
siguientes unidades:
1. Contabilidad, que posee una sección de Costos
2. Cobranza
3. Compras
4. Facturación
5. Almacén, quien a su vez se subdivide en:
• Almacén de Modelos
• Almacén de Materia Prima
• Almacén de Productos Terminados y
• Almacén de Mecanizado
Luego de identificadas las unidades que guardan relación con el área de la fábrica, a
continuación se presenta la descripción del proceso productivo de piezas y partes ferrosas y
no ferrosas por ser los tipos de productos seleccionados para cubrir la fase de campo de la
presente investigación.
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DESCRIPCIÓN DEL PROCESO PRODUCTIVO DE PARTES Y
PIEZAS FERROSAS Y NO FERROSAS
PROCEDIMIENTO PREVIO
GERENCIA DE VENTAS
• El procedimiento se inicia cuando el cliente solicita una cotización.
• Gerencia de Ventas verifica en el almacén de modelos la existencia del modelo de la
pieza solicitada por el cliente.
• Si el modelo no se encuentra en existencia, se consulta al cliente si posee el modelo, en
cuyo caso debe suministrarlo, en caso contrario debe suministrar el plano o una muestra
de la pieza, debido a que Funlemos no diseña piezas.
• Si tiene el plano o la muestra, la empresa analiza la posibilidad de mandar a
fabricar el modelo con la empresa filial Model Metal Estugal, bien sea para
incorporarlo como parte de su activo fijo (si se trata de un modelo para un
producto de alta demanda) o por el contrario enviárselo al cliente e incluir su
precio en la cotización.
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• Una vez tomada la decisión con respecto al modelo (cuando el modelo no se encuentra
en existencia), o si el modelo se encuentra en existencia se elabora la cotización en la
cual se muestran las especificaciones del producto requerido y las condiciones de
entrega.
• Si el cliente acepta la cotización, envía a Funlemos la orden de compra en original.
• Una vez que se recibe la orden de compra se procede a elaborar el formato denominado
Revisión de Contrato el cual se encuentra estructurado en cuatro grandes secciones:
• Identificación del Cliente: denominación, dirección, teléfono, fecha de
solicitud, etc., e identificación del vendedor o contacto con el cliente.
• Aspectos Comerciales, tales como número de cotización, fecha, etc.
• Aspectos Técnicos: relacionados con la descripción del trabajo.
• Pruebas Requeridas, de la aleación solicitada, es decir su análisis químico.
• La información contenida en el formato revisión de contrato se transcribe al sistema
administrativo computarizado, integrado y conectado en las tres áreas funcionales de la
organización (administración, ventas y producción). En caso de que exista retraso u
obstaculización en la transcripción diaria al sistema, el formato revisión de contrato se
va acumulando, tantos ejemplares como órdenes de compra hayan enviado los clientes
en el transcurso de la semana. El sistema es “bloqueado” en el área de ventas, mientras
se imprime un listado de órdenes de compra, el cual se chequea y revisa para verificar
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que toda la información contenida en él sea correcta. En caso de errores, se corrigen, se
vuelve a revisar el listado y una vez depurado se desbloquea el sistema, se notifica a
Gerencia de Producción la libertad de acceso al mismo y se le envía el listado de órdenes
de compra.
GERENCIA DE PRODUCCIÓN
En base al listado de órdenes de compra y a la información contenida en el sistema,
suministrada por el área de ventas, relativa a las órdenes de compra de los clientes: trabajos
pendientes, la cual es recuperada por producción en una hoja electrónica de cálculo donde
se le anexa información sobre las especificaciones del producto (tratamiento térmico,
mecanizado, otras pruebas, etc.), se emite el reporte Control de Status, con la finalidad de
realizar la planificación de la producción, en el formato Programa Semanal.
Por otra parte, una vez recibido el listado de órdenes de compra, se imprimen las
Órdenes de Producción (Anexo 2), las cuales contienen información sobre todas las
especificaciones del producto a elaborar, la fecha de inicio, la posible fecha de entrega,
pero no contienen las columnas respectivas para cada elemento del costo.
Las órdenes de producción son idénticas, lo que cambia es el nombre de la sección.
Tales órdenes son archivadas, hasta tanto no sean incluidas en la planificación de la
producción, las mismas se distribuyen conjuntamente con el programa semanal hacia las
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secciones que van a intervenir en el proceso de fabricación de los productos en ellas
especificados (partes y piezas). Las secciones que deben recibir obligatoriamente un
ejemplar de las órdenes de producción y la programación del trabajo que debe realizar en la
semana, contenida en su correspondiente programa semanal son las secciones de Moldeo.
Una copia del programa semanal de cada una de estas secciones, es agrupada en un lote que
es enviado obligatoriamente, junto con la orden de producción, a las secciones de:
Almacén de Modelos, las de Fusión y la de Aseguramiento y Control de Calidad.
Las secciones de Tratamiento Térmico, Mecanizado y las de Machería, recibirán un
ejemplar de las órdenes de producción y el lote de copias del programa semanal de las
secciones de moldeo, siempre y cuando el producto a fabricar requiera del trabajo
realizado por éstas.
INICIO DEL PROCESO PRODUCTIVO
El proceso productivo puede iniciarse -de acuerdo al producto a elaborar - en forma
paralela en las secciones de Moldeo (Moldeo Manual Hierro Acero, Moldeo Manual Hierro
Bronce, Moldeo Automático Hierro Acero, Moldeo Automático Bronce) y/o en las
secciones de Machería (Macho Shell, Macho Cerámico y Macho Caja Fría), es decir no es
un proceso secuencial.
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Todo producto a fabricar requiere de un modelo, el cual puede encontrarse en
existencia en el almacén de modelos o provenir del cliente o de la empresa filial Model
Metal Estugal, en cuyo caso se inspecciona minuciosamente contra el plano para verificar si
cumple con las especificaciones y darle entrada en el almacén de modelos. El modelo debe
estar fabricado en madera o aluminio y para ciertas partes y piezas, este modelo debe tener
un plano, el cual contiene la información sobre el diseño, dimensiones y la descripción
técnica del producto a fabricar.
ALMACÉN DE MODELOS
Para iniciar el proceso productivo, la sección Almacén de Modelos, con la
información contenida en la orden de producción y en el programa semanal (lote), procede
a ubicar el modelo por su respectiva codificación. El inspector de calidad le realiza una
inspección visual para verificar si se encuentra en buen estado e inspecciona contra el plano
y/o Ficha Técnica del Modelo si cumple con las medidas y especificaciones de la pieza, le
da el buen visto, el jefe de almacén procede a elaborar la Orden de Salida y la envía
conjuntamente con el modelo a la sección (es) solicitante (s) donde los modelos son
colocados en el área de modelos en proceso.
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MACHERÍA
Al recibir la orden de producción y el programa semanal (lote), la sección Macho
Shell (caja o fuego caliente), Macho Cerámico y/o Macho Caja Fría, también recibe el
modelo (Caja de Macho), de la sección Almacén de Modelos, el cual es colocado en la zona
de modelos en proceso. Junto con el modelo se recibe la orden de salida del mismo que se
firma y devuelve para su archivo.
En caso de requerir mayor información sobre las características del modelo se
consulta la ficha técnica del mismo, la cual se encuentra en alguna de las secciones de
moldeo.
Se procede a la elaboración del macho (Shell, Cerámico o Caja Fría) en arena de
sílice, previa consulta y revisión de la ficha técnica.
Al terminar el molde del macho, lo identifican con el número de la orden de
producción que lo requiere y lo ubican en su sitio respectivo (zona de macho caja fría, zona
de macho cerámico ó zona de macho caja Shell) en espera de ser solicitado por la
respectiva sección de moldeo, para unirlo con el molde de la pieza o parte propiamente
dicha, solicitada por el cliente.
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Una vez completado el molde del macho, el modelo es colocado en la zona de
modelos terminados, en espera de ser trasladado a su lugar de origen por el personal del
Almacén de Modelos.
MOLDEO
La sección de moldeo, bien sea manual (Hierro Acero y/o Bronce) o automático
(Hierro Acero y/o Bronce) recibe por parte de la Gerencia de Producción la ficha técnica,
el programa semanal y las órdenes de producción, así como también recibe de la sección
Almacén de Modelos, la orden de salida del modelo para que la firmen y la devuelvan.
Junto con la orden de salida son recibidos los modelos que son colocados en la zona de
modelos en proceso. Se revisa el programa semanal, con la finalidad de escoger entre los
modelos, el que se requiera de acuerdo a la planificación del trabajo y a la orden de
producción en cola.
Se consulta la ficha técnica y se procede a realizar el molde (hierro acero o bronce)
en forma manual o automática, el cual se debe identificar con los siguientes datos: lote -
tipo de pieza - orden de producción - hornada - sección. El molde es elaborado en arena de
sílice, lo cual permite emplear las técnicas mas modernas de moldeo en arena.
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Si el molde no requiere macho se coloca en la zona de moldes terminados a fin de
que sea transportado con grúa a la zona de la colada, ubicada en la sección de Fusión que le
corresponda, bien sea Fusión Hierro Acero o Fusión Bronce Centrifugado.
Los modelos son colocados en la zona de modelos terminados, a fin de que sean
trasladados al Almacén de Modelos. Las fichas técnicas utilizadas son devueltas a la
Gerencia de Producción, las órdenes de producción y el programa semanal son archivados.
Si el molde requiere macho se procede a buscarlo, previa solicitud, en la zonas de
macho: caja fría, cerámico ó caja Shell, lo unen con el molde, colocan los modelos en la
zona de modelos terminados, los cuales posteriormente son trasladados al Almacén de
Modelos, devuelven las fichas técnicas utilizadas a Gerencia de Producción, archivan las
órdenes de producción y el programa semanal y colocan el molde en la zona de moldes
terminados a fin de que sea transportado con grúa a la zona de la colada, en la sección de
Fusión que le corresponda.
FUSIÓN
En la sección de Fusión Hierro Acero y/o Fusión Bronce Centrifugado, con la
información contenida en las órdenes de producción y en el programa semanal y previa
recepción de los moldes, se realiza el estudio de las aleaciones requeridas para satisfacer la
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producción. Se envía el Vale (Anexo 3) (solicitud de materiales) al almacén para solicitar el
material necesario en dicha producción.
En almacén se recibe el vale, se constata la existencia del material y lo envían a
Fusión junto con la copia del vale e informe de recepción (donde se especifica cada materia
prima recibida).
Una vez recibido en Fusión el material junto con la copia del vale, e informe de
recepción (el cual firman en señal de aceptación), se procede a elaborar un formato
fundamental y decisivo para calcular los costos de materiales y otras especificaciones
técnicas, denominado Control de Carga (Anexo 4).
El formato control de carga se elabora a diario, previo análisis de las órdenes de
producción, que se agrupan en función de los productos que presenten la misma aleación,
con la intención de preparar la cantidad requerida de materiales para fabricar los productos
contenidos es todas esas órdenes, dependiendo de la capacidad del horno. Dicho formato
contiene información relativa al número de horno y hornada donde se va a fundir la
aleación. Al formato control de carga se le debe colocar una numeración correlativa y la
norma que especifica la composición o los diversos materiales requeridos en la aleación y
su porcentaje de participación en la misma. El porcentaje mediante cálculo estequiométrico
se transforma a su equivalente en kg., los cuales representan la unidad de medida de las
aleaciones en proceso.
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Las aleaciones a fundir pueden ser utilizadas para diversas órdenes de producción
en proceso, por lo tanto en el formato control de carga se especifica el lote, la orden y el
cliente que solicitó los productos.
Cuando se está fundiendo el material, se envía el formato control de carga a
Aseguramiento y Control de Calidad, junto con una muestra de la aleación en proceso para
hacer pruebas de calidad en el laboratorio y determinar si se está cumpliendo con las
especificaciones de la norma, si no es así se hacen las correcciones, se anotan en el formato
control de carga, se envía éste nuevamente a Fusión para que procedan a combinar los
elementos necesarios, corregir la composición química y asegurar la calidad.
Una vez lista la fusión el formato control de cargas es enviado a Aseguramiento y
Control de la Calidad y el líquido es transportado a través de los potes de transferencia para
realizar el vaciado de la colada en los moldes de las piezas en proceso de fabricación.
Luego del vaciado de la colada en los moldes, ésta se somete al proceso de solidificación y
enfriamiento que puede tardar horas y/o días. Posteriormente se realiza el desmoldeo de la
pieza con una máquina desmoldeadora que con sus movimientos contribuye a la
destrucción total del molde y se procede a enviarla a la sección de Acabado y Limpieza de
Piezas, junto con la orden de producción.
Es preciso mencionar que la arena de sílice proveniente de la destrucción del molde,
puede ser reutilizada en el proceso productivo, siempre y cuando el molde sea proveniente
de las secciones de moldeo automático y vaya a ser utilizada por estas mismas secciones.
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ACABADO Y LIMPIEZA DE PIEZAS
Recibe la orden de producción y las piezas, y procede a limpiar las piezas a través
de los procesos de granallado, esmerilado o corte de canales y desbarbado que consisten en
introducir la pieza en una granalladora (máquina), suspenderla o colgarla para darle una
lluvia de partículas esferoides o granallas, cortarle con el esmeril las partes sobrantes,
abrirle los canales y proceder al desbarbado o pulitura de los bordes de la pieza. Luego de
haber realizado la limpieza de las piezas y partes éstas son enviadas a la sección de
Aseguramiento y Control de Calidad para su respectiva inspección.
Concluidos estos procesos, se procede a completar la orden de producción con el
número de lote y se envía a Gerencia de Producción para que proceda a archivarla.
ASEGURAMIENTO Y CONTROL DE CALIDAD
INSPECCIÓN DE PIEZAS EN CRUDO
Previa recepción del programa semanal y al recibir por parte de Fusión el formato
control de carga, el mismo se completa y se procede a preparar el formato denominado
Listado de Controles de Carga, el cual será utilizado para el proceso de Inspección de
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Piezas en Crudo, ejecutado por esta misma sección de Aseguramiento y Control de la
Calidad.
Una vez recibida la pieza en crudo la identifican con el número de lote, tipo de
pieza, número de la orden de producción, hornada y sección, se realiza una inspección
visual para reconocer el tipo de pieza y su procedencia, esta inspección se basa en la
información contenida en el listado de controles de carga.
Seguidamente se elabora el formato Control Diario de Piezas en Crudo y las
Tarjetas donde se transcriben los resultados de la inspección y el destino de la pieza, de
acuerdo a lo siguiente:
• Si la pieza se encuentra 100% terminada, se le asigna tarjeta verde de
aprobación y se realiza el despacho a gerencia de producción,
específicamente al almacén de productos terminados.
• Si la pieza es rechazada, se le asigna tarjeta roja y puede enviarse como:
• Retorno, si es un defecto irreparable.
• Limpieza de Pieza a reproceso.
• Reparaciones Técnicas
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• Si la pieza aún no está terminada se le da tarjeta verde con ruta y se envía a
la sección de Mecanizado o Tratamiento Térmico.
El formato control de carga es archivado, previa consulta por el auxiliar de costos,
con la finalidad de calcular tanto el costo del material que queda integrando las piezas,
como el costo del material sobrante del proceso de limpieza, denominado retorno,
dividiendo la sumatoria del costo de cada material usado entre el total de kilogramos
fundidos, incluyendo los kilogramos de retorno.
MECANIZADO
Previa recepción de la orden de producción, llega de inspección de piezas en crudo
la pieza junto con la tarjeta de producto en proceso que la identifica. Se procede a solicitar
el plano respectivo a Almacén de Modelos, quien lo envía junto con la orden de salida. Se
fotocopia el plano y se devuelve junto con la orden de salida para su archivo.
Con la copia del plano y la pieza se realiza una inspección visual y dimensional de
la pieza contra el plano, se procede a elaborar el Informe de Inspección de Piezas y la
planilla de Registro de Control de Mecanizado. Se realiza el proceso de mecanizado que
consiste en darle los toques finales a la pieza mediante taladrado, fresado y/o mortajado.
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Si la pieza no requiere tratamiento térmico, la inspeccionan con la finalidad de
elaborar a posteriori el informe de inspección final.
Si la pieza requiere tratamiento térmico, le colocan la tarjeta de producto en proceso
(verde con ruta) y la envían a tratamiento térmico.
TRATAMIENTO TÉRMICO
Previa recepción de la orden de producción, llega la pieza identificada con su
tarjeta, se procede a realizar el tratamiento térmico para darle dureza, temple y resistencia a
la pieza, se elabora la Orden de Trabajo y la Ficha de Control de Tratamiento Térmico,
se archivan ambas, junto con la orden de producción y le colocan a la pieza otra tarjeta
indicando que le hicieron tratamiento térmico, debido a que la tarjeta que traía de fusión fue
destruida por efectos del proceso térmico.
Si la pieza requiere limpieza la envían al área de Acabado y Limpieza de Piezas,
específicamente a granallado, donde le quitan temporalmente la tarjeta de identificación,
para limpiarla y quitarle la porosidad, le colocan nuevamente la tarjeta y envían la pieza a
mecanizado.
Si la pieza no requiere limpieza, la envían directamente de tratamiento térmico a
mecanizado.
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MECANIZADO
Recibe las piezas, bien sea de Tratamiento Térmico o de Acabado y Limpieza de
Piezas, identificadas con su tarjeta y elaboran un reporte de todas las piezas que recibieron
tratamiento térmico.
Luego con las piezas que requirieron tratamiento térmico, conjuntamente con las
que no lo recibieron, se notifica a Aseguramiento y Control de Calidad para que elaboren
el Informe de Inspección Final, se archivan los formatos utilizados (reporte de piezas con
tratamiento térmico, copia del plano, informe de inspección de piezas, planilla de registro
de control de mecanizado), conjuntamente con la orden de producción.
En control de calidad le colocan a la pieza la tarjeta verde de aprobación y elaboran
en el formato de Entrega de Productos Aprobados y mecanizado notifica a almacén de
despacho por medio de una Nota de Envío.
ALMACÉN DE PRODUCTOS TERMINADOS
Se recibe de mecanizado la nota de envío la cual informa sobre los productos
terminados, el responsable del almacén de despacho se dirige hacia mecanizado para
constatar la existencia de los productos especificados en la nota de envío. Si está conforme
con el chequeo, los productos son trasladados desde mecanizado al almacén de despacho y
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los identifican con una tarjeta de autorización de despacho al cliente. Se elabora la hoja de
despacho en original y tres copias, el cual se distribuye de la siguiente manera:
Original y copia para comercialización donde realizan la facturación con el original y la
copia la archivan.
Copia para aseguramiento y control de calidad quien procede a archivarla.
Copia para gerencia de producción para su archivo.
DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA CONTABLE
Luego de describir el proceso productivo y previo conocimiento de la naturaleza de
las operaciones de fabricación en Funlemos, se puede señalar que el sistema de
acumulación de costos que se adapta a la empresa es el sistema de costos por órdenes
específicas, el cual funciona u opera de la siguiente manera:
El sistema o proceso contable comienza a nivel gerencial cuando se realiza un
estimado de los costos de producción para asignarle el precio de venta a los productos. Una
vez que el cliente acepta el precio, fecha de entrega y condiciones, se ordena a la fábrica
que se inicie el proceso productivo.
Para la obtención de la información relativa a los costos de producción, en la
empresa se va a presentar por separado el procedimiento que se realiza para el control y
contabilización de cada elemento del costo.
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Materiales Directos: para el control de la materia prima y suministros de
producción en Funlemos se ha realizado un estudio ingenieril denominado Identificación y
Trazabilidad de los Productos, cuyo objetivo es definir la forma de identificación de la
materia prima y suministros recibidos en todo el proceso de producción, así como permitir
realizar su rastreabilidad dentro del proceso. Su alcance cubre la identificación de la
materia prima y suministros desde la recepción en los almacenes hasta el despacho del
producto, las unidades responsables del control de materia prima y suministros son todas
las que intervienen en el proceso productivo, tanto las unidades productivas como las de
servicio.
El almacén de materia prima y suministros debe cumplir con las normas básicas y
tiene asignada la responsabilidad de emitir las codificaciones de la materia prima y
suministros, su clasificación, mantenimiento y ubicación en el sitio correspondiente.
En tal sentido, la materia prima y los suministros en su acepción más general, se
clasifican en:
• Materia Prima:
• Virgen
• Chatarra
• Retorno
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• Suministros:
• Aglomerantes y Aglutinantes
• Productos para Moldeo
• Aditivos y Eliminadores
• Suministros
• Suministros generales
• Suministros para Mecanizado I
• Suministros de Mantenimiento
• Suministros para Machos
• Otros Materiales Indirectos
La materia prima virgen puede ser importada o de procedencia nacional, la chatarra
es adquirida en el país y el retorno (material excedente del proceso productivo) de fuente
propia o interna.
El procedimiento de recepción y despacho de la materia prima y suministros,
depende del trámite administrativo de la compra, la cual puede ser de diferentes tipos:
compras programadas que son aquellas que se planifican con anticipación por cuanto la
materia prima a comprar proviene del exterior y compras de oportunidad son aquellas que
no obedecen a alguna programación y se realizan con la finalidad de aprovechar precios
bajos producto de situaciones del mercado, no obstante la política de la empresa es
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mantener inventarios en mínimo nivel o mantener cero existencias. Tomando en cuenta el
tipo de compra de que se trate, el proceso de compra se inicia cuando el responsable del
almacén elabora la solicitud de compra, considerando las existencias y según la
planificación para la producción de un mes, la envía al jefe de compras, quien previa
solicitud y análisis de cotizaciones elabora la Orden de Compra (Anexo 5) de materiales en
forma automatizada, por tener un control de los materiales por recibir.
Luego que llegan la materia prima y los suministros solicitados al Almacén (no
existe una unidad o sección de recepción), conjuntamente con el personal de Control de
Calidad se chequea y se le da el visto bueno. Se elabora el Informe de Recepción (Anexo
6), se le da entrada en el sistema continuo automatizado de existencias (el cual no se
encuentra integrado al sistema contable general), con la información obtenida en el Informe
de Recepción, en cuanto a número de orden de entrega, código, cantidad y costo se
identifican los materiales con una tarjeta en la cual Control de Calidad coloca su señal de
aprobación.
El departamento de compras, una vez obtenida la información sobre la recepción de
los materiales, valida el sistema y en contabilidad, mensualmente, se accesa la información
sobre las compras de materiales y previa recepción mensual de los reportes que le emite
almacén se procede a realizar el registro contable con cargo a la cuenta compras abonando
a la cuenta de pasivo o activo respectiva. Como se puede observar la empresa utiliza el
sistema periódico para el control de sus costos de producción.
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En el momento que Producción solicita material, mediante la elaboración de un vale
de almacén y previo envío del mismo a Producción, se identifican los materiales con la
codificación respectiva y con el número del informe de recepción a fin de tener identificada
plenamente su procedencia. Se descarga del sistema computarizado, el cual mantiene
actualizado en forma continua el saldo de los materiales en existencia.
Considerando que se emplea el sistema periódico de inventario para contabilizar el
consumo de los materiales se espera el cierre de un período, que generalmente es de un
mes, para recibir del almacén el reporte que contiene el saldo de las existencias de
materiales a la fecha. Dicho saldo, que para efectos del sistema periódico representa el
inventario final, se incorpora al sistema de contabilidad general, junto con el saldo inicial
de materiales y el monto de las compras, que previamente fueron registradas en el sistema,
para que éste automáticamente calcule el consumo de materiales del período.
El proceso descrito anteriormente en un sistema continuo se resumiría a un cargo a
la cuenta productos en proceso material con abono a la cuenta almacén de materiales a
nivel de libro diario, y a nivel de mayores se emplea el formulario orden de producción u
hoja de costo, para anotar en la columna respectiva los materiales consumidos en dicha
orden. Es preciso mencionar que en la empresa Funlemos se emplea la hoja de costos que
permite controlar las unidades o piezas en proceso de fabricación, no así los costos de las
mismas debido a que, como se mencionó anteriormente, la misma no presenta columnas
para cada elemento de costo.
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En relación a las devoluciones de materiales tanto internas como externas se tiene
que en la empresa el primer tipo de devolución no afecta al sistema de contabilidad, sólo se
controla a nivel del subsistema automatizado de existencia, y en el caso de las externas, que
ocurren con poca frecuencia, se le notifica mensualmente a contabilidad mediante informe
de devolución, con el cual se procede a reversar el asiento realizado en el momento de la
compra.
Mano de Obra Directa: la empresa para el control del personal y para la realización
de la nómina, cuenta en la actualidad con un moderno sistema portero (sustituto del
tradicional tarjeta reloj) que permite controlar en forma automatizada la hora de entrada y
salida de los trabajadores y los días de inasistencia al trabajo, es decir se mantiene un
riguroso control para asegurar que se remunera solo al personal que ha asistido a su labor.
Para controlar la productividad de los obreros de producción en la jornada de trabajo existe
un formato denominado reporte Diario de Producción (Anexo 7) el cual es preparado por
cada jefe de sección y presenta una estructura distinta dependiendo del tipo de sección a la
que pertenezca (productiva o de servicio).
En líneas generales, el formato en sus tres primeras columnas recoge información
que permite controlar el tiempo productivo. En la primera columna se anota la cantidad o
tiempo empleado en cada labor, la segunda columna refleja la unidad de medida del tiempo,
bien sea horas, minutos o segundos, en la tercera columna se anota la cantidad de personas
que devengan el mismo salario por presentar la misma calificación de trabajo. Luego, con
esta información se puede obtener el total de tiempo empleado por los trabajadores
multiplicando el número de horas trabajadas por la cantidad de trabajadores.
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Una vez obtenido el tiempo total de producción, en el mencionado formulario, se
accesa al módulo del sistema computarizado (preparado por el Ingeniero Industrial,
conjuntamente con el asistente de costos) el cual captura datos del sistema portero y
suministra información del costo promedio por hora, obtenido considerando tanto el salario
como los beneficios sociales del trabajador: vacaciones, bonos, prestaciones sociales,
aportes y apartados, entre otros; se procede a multiplicar el total del tiempo por el costo por
hora para obtener el costo de mano de obra directa por sección. Toda esta información no
es utilizada actualmente para realizar los registros contables, sino que se tiene solo para
control extracontable. Contablemente, con la información de la nómina, referente a las
secciones productivas, se cargan en el sistema todas las cuentas relativas a sueldos,
beneficios contractuales y contribuciones y así se obtiene el costo de mano de obra directa
del período.
Cabe señalar que el formulario reporte Diario de Producción funge o hace las veces
del formato Boletas de Trabajo, con la diferencia de que éstas controlan el tiempo de cada
trabajador por individual y éste controla el tiempo de todos los trabajadores en cada
sección. En el sistema continuo las boletas de trabajo suministran la información para
realizar el asiento contable con cargo a productos en proceso mano de obra y abono a
nómina por distribuir y a beneficios contractuales y contribuciones.
Costos Indirectos: en lo que respecta a este elemento del costo, en Funlemos, el
mismo se tiene clasificado en dos partidas: mano de obra indirecta, contentivo de sueldos y
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salarios, beneficios contractuales y contribuciones, y gastos generales de producción, la
cual incluye todos los materiales indirectos y suministros de producción, así como los
gastos por mantenimientos, servicios y depreciaciones.
En cuanto al proceso de compra y consumo de los materiales indirectos y
suministros, la empresa emplea el mismo procedimiento tratado anteriormente para los
materiales directos.
En relación a los otros gastos generales, se realiza el registro contable, con la
información contenida en los comprobantes y/o facturas que contienen el consumo real en
la fábrica de estos elementos (agua, energía eléctrica, teléfono, etc.).
En lo que respecta a la mano de obra indirecta, se toma de la nómina la información
de las secciones de servicio y se procede a cargar a las cuentas de sueldos y salarios,
beneficios contractuales y contribuciones.
Una vez contabilizado el costo de la mano de obra indirecta y los gastos generales
se tiene la información del total de costos indirectos, que sumado al costo de los materiales
directos y de la mano de obra directa previamente explicado, se obtiene a nivel de sistema
el costo de producción del período, en forma total, es decir no se lleva el control por tipo de
producto en cada orden de producción, solo se tiene información de producción en cifras
totales.
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El sistema periódico de control de costos descrito hasta ahora para cada elemento
del costo, persigue el fin último de reportar el costo de producción y venta del período en
forma total, para lo cual al costo de producción del período (reportado en el sistema),
obtenido de sumar el material directo, la mano de obra directa y los costos indirectos, se le
incorpora o transcriben los costos de los inventarios iniciales y finales tanto de productos en
proceso, como de productos terminados, los cuales se obtienen mediante reportes de
conteo o tomas físicas de los mismos y es de esta manera que se obtiene el costo de
producción y venta del período.
Es preciso señalar que existirán inventarios iniciales de productos terminados en
aquellos períodos en los cuales los clientes en el mes anterior no hayan retirado los
productos que mandaron a fabricar.
Costo Total del Producto Fabricado: El sistema contable reporta información sobre
el costo de los productos en forma total, es decir, presenta un Estado de Resultados con un
costo de venta obtenido mediante tomas físicas de materiales, productos en proceso y
productos terminados. No se reporta el Estado de Costo de Producción y Venta.
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DIAGNÓSTICO
La situación planteada anteriormente coloca de manifiesto la ausencia de un sistema
formalizado, completo y depurado de contabilidad de costos, debido a que el actual sistema
de contabilidad que maneja la empresa es un sistema de contabilidad general que no capta
ni procesa la información relativa a los costos de producción, la cual es manejada en forma
parcial extracontablemente ya que sólo son controlados por producto los costos de
materiales y mano de obra, obviando el control de los costos indirectos.
De lo planteado anteriormente se desprende que la inexistencia de un adecuado plan
o catálogo de cuentas diseñado específicamente para controlar la información de
contabilidad de costos, es decir el plan de cuentas diseñado por la empresa no permite la
obtención de costos por tipo de productos o por cada orden de producción, por lo que no
contribuye a la determinación de costos unitarios, por el contrario el sistema contable
suministra información sobre costos totales, debido a que contablemente se controla el
consumo de materiales, mano de obra y costos indirectos de carga fabril por conteo físico
de existencias en el almacén de materiales, nóminas canceladas en el período respectivo y
los costos indirectos realmente incurridos (servicios básicos, mantenimiento,
depreciaciones, entre otros), todo en forma total y no por productos u órdenes de
producción, debido a que no se emplean los mayores principales y auxiliares requeridos
para el registro y acumulación de costos por producto.
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La contabilidad de costos debe estar integrada al sistema de contabilidad general,
mediante el empleo de cuentas recíprocas. El sistema de contabilidad de costos debe estar
acompañado de formatos adecuados para recoger o recolectar la información relativa a los
costos de producción, debido a que por ejemplo la orden de producción contiene solamente
las especificaciones y características del producto a fabricar y no presenta las respectivas
secciones para cada elemento del costo de producción.
Por otra parte y considerando la fusión como el proceso neurálgico donde el
producto absorbe la mayor parte de los costos, en este tipo de empresas, es preciso señalar
que en las secciones productivas de fusión, el proceso productivo conduce a determinar un
costo promedio, debido a que para determinar el costo de los materiales en cada orden de
producción en estas secciones, se funden (en una sola hornada) los materiales de la misma
aleación a ser utilizados por diversos productos en las distintas órdenes que se estén
procesando, por lo tanto el costo total de tales materiales consumidos en ese proceso, debe
dividirse por la cantidad de Kgs. fundidos (tanto de los productos como el retorno), para
obtener un factor de prorrateo, el cual se multiplica por los Kgs. que pesa el producto
fabricado en las diversas órdenes y el peso del retorno, para de esta manera obtener el costo
unitario promedio de materiales por producto extracontablemente y para la obtención del
costo de materiales directos en la sección de fusión se emplea el formato Control de Carga.
En relación a lo costos indirectos de carga fabril y según lo descrito anteriormente,
la empresa no presenta un adecuado proceso pues no emplea técnicas ni métodos de
asignación de costos indirectos a los productos fabricados. En tal sentido el trabajo de
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investigación realizado por Rosalinda Martínez para optar al título de Especialista en
Costos, se orientó a la elaboración de un modelo de asignación de este elemento de costo,
basado en el diagnóstico de la situación imperante en la empresa, el cual condujo a
determinar la necesidad de creación del modelo de asignación. Entre las causas que
condujeron a la propuesta del modelo se citan en ese trabajo, entre otras las siguientes:
Los costos indirectos a las secciones productivas y de servicios no son asignados a
las mismas mediante algún método lógico y razonado de asignación.
No se calcula la tasa predeterminada de carga fabril para asignar este elemento de
costo a cada orden de producción.
La empresa no elabora un presupuesto de costos indirectos de fabricación y tampoco
un presupuesto del volumen de producción al cual va a trabajar la fábrica en general y cada
sección productiva en particular, para un determinado período.
No se elabora un presupuesto de producción en base a unidades de producto, debido
a que el presupuesto de ventas se estructura y elabora sólo en base a Bolívares a los cuales
son ofrecidos los productos en el mercado.
El estudio de la fábrica que ha sido realizado por el ingeniero industrial en cuanto al
establecimiento de porcentajes de asignación de costos, no es considerado para la
asignación de los costos indirectos.
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No se encuentran debidamente especificadas las unidades de producción y las
unidades de servicio para los fines de un sistema de contabilidad de costos. Además el
organigrama de la empresa se encuentra desactualizado debido a que presenta ciertas
unidades orgánicas en la fábrica que en la actualidad no funcionan, tal es el caso de la
gerencia técnica con todas sus secciones y la gerencia de operaciones como tal.
Es preciso señalar que la empresa Funlemos, en ciertas oportunidades no sólo presta
el servicio de fabricar partes y piezas a la medida de las necesidades del cliente, si no que
además puede convenir con el cliente en facturarle el modelo que permitió elaborar el
molde para obtener la parte y/o pieza fundida, en tal caso la empresa factura dos productos
distintos al cliente: el modelo el cual es mandado a fabricar en la empresa Model Metal
Estugal y la pieza.
Un caso muy específico y particular en el costeo de piezas fundidas es el
tratamiento contable que debe dársele a la arena de sílice utilizada en la fabricación de los
moldes utilizados posteriormente en la fabricación de las piezas; la empresa la considera
como un costo indirecto del producto debido a que no queda integrándolo físicamente, no
obstante representa un costo significativo y la elaboración de los moldes podría
considerarse como un proceso productivo independiente, el cual debe recoger costos por
separado, debido a lo significativo de su costo (tanto la arena de sílice, como el costo de
conversión) y si no se fabrican los moldes, no se podría fabricar el producto requerido por
el cliente, por lo tanto una manera alternativa de costeo podría ser costear los moldes por
separado e incluir en la parte superior de la orden de producción de la pieza un ítem
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específico para el costo de tales moldes, el cual deberá ser sumado al costo total de las
piezas fundidas, antes de determinar el costo unitario de las piezas, lo cual no fue abordado
directamente en el diseño del modelo propuesto, por rebasar los objetivos de la
investigación.
CAPÍTULO V
DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
CONTABLE, DEPARTAMENTALIZADO Y POR
ÓRDENES ESPECÍFICAS.
La propuesta de creación de un sistema de información contable, ha sido diseñada
tomando en consideración la siguiente metodología de trabajo:
1. Identificación de los departamentos productivos y de servicios que va a reconocer el
sistema departamentalizado de contabilidad de costos. En tal sentido los departamentos
son los siguientes:
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DEPARTAMENTOS
PRODUCTIVOS
DEPARTAMENTOS DE
SERVICIO
1 Moldeo Manual Hierro Acero 1 Supervisión Almacén
2 Moldeo Manual Bronce 2 Almacén de Modelos
3 Moldeo Automático Hierro
Acero
3 Almacén de Materia Prima y
Suministros
4 Moldeo Automático Bronce 4 Almacén de Productos Terminados
5 Macho Shell 5 Almacén de Mecanizado
6 Macho Cerámico 6 Comedor Industrial
7 Macho Caja Fría 7 Servicios Médicos
8 Fusión Hierro Acero 8 Bienestar Social
9 Fusión Bronce Centrifugado 9 Selección y Adiestramiento de
Personal
10 Acabado y Limpieza de Piezas 10 Nómina
11 Balanceo y Bancada 11 Gerencia Mantenimiento
12 Cadenas 12 Gerencia de Aseguramiento y Control
de la Calidad
13 Piezas Mecanizadas 13 Compras
14 Bronce Mecanizado 14 Contabilidad de Costos
15 Tratamiento Térmico 15 Gerencia de Producción
16 Reparaciones Técnicas 16 Seguridad Integral
17 Supervisión Mecanizado
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2. Determinación de la estructura genérica del Reporte del Estado de Costo de Producción
y Venta que va a generar el sistema, con la finalidad de determinar los grupos de cuentas
que va a contener el sistema y definir el formato del código contable. A continuación se
presenta la estructura genérica del Estado de Costo de Producción y Venta.
EMPRESA FUNDICIÓN METALÚRGICA LEMOS C.A.
ESTADO DE COSTO DE PRODUCCIÓN Y VENTA
DEL 01/01/19XX AL 31/01/19XX
(EN BOLÍVARES)
Materiales Directos XXXXX
Mano de Obra Directa XXXXX
Carga Fabril Aplicada XXXXX
Costos de Producción del Período XXXXX
+ Inventario Inicial de Productos en Proceso XXXXX
Costos de los Productos en Proceso Disponibles para la Fabricación XXXXX
- Inventario Final de Productos en Proceso (XXXX)
Costos de los Productos Terminados XXXXX
+ Inventario Inicial de Productos Terminados XXXXX
Costos de los Productos Terminados Disponibles para la Venta XXXXX
- Inventario Final de Productos Terminados (XXXX)
Costo de Producción y Venta Normal XXXXX
+ o - Sobre o Sub Aplicación de la Carga Fabril XXX
Costo de Producción y Venta Real XXXXX
3. Elaboración del listado de cuentas que van a ser agrupadas por cada elemento de costo,
las cuales constituyen la unidad básica del sistema propuesto. A continuación se presenta
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el listado de tales cuentas por elemento de costo, enunciadas en el nivel anterior al
básico o de movimiento (debido a la gran cantidad de cuentas básicas que maneja la
empresa).
LISTADO DE CUENTAS
INVENTARIOS:
INVENTARIO DE ACEROS
INVENTARIO DE ALUMINIOS
INVENTARIO DE ANTIMONIO
INVENTARIO DE BRONCE
INVENTARIO DE CALCIO
INVENTARIO DE COBALTO
INVENTARIO DE COBRE
INVENTARIO DE CROMO
INVENTARIO DE ACEROS AL CARBONO
INVENTARIO DE ACEROS MICROALEADOS
INVENTARIO DE ACEROS INOXIDABLES
INVENTARIO DE ACEROS AL MANGANESO
INVENTARIO DE ACEROS REFRACTARIOS
INVENTARIO DE ALUMINIOS
INVENTARIO DE ACEROS INOXIDABLES
INVENTARIO DE AGLOMERANTES Y AGLUTINANTES
INVENTARIO DE PRODUCTOS PARA MOLDEO
INVENTARIO DE ADITIVOS Y ELIMINADORES
INVENTARIO DE SUMINISTROS
INVENTARIO DE SUMINISTROS GENERALES
INVENTARIO DE SUMINISTROS PARA MECANIZADO I
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INVENTARIO DE SUMINISTROS PARA MECANIZADO CONSUMO
INVENTARIO DE SUMINISTROS DE MANTENIMIENTO
INVENTARIO DE SUMINISTROS PARA MACHOS
INVENTARIO DE OTROS MATERIALES INDIRECTOS
INVENTARIO DE PRODUCTOS EN PROCESO MATERIAL
DEPARTAMENTO 1
INVENTARIO DE PRODUCTOS EN PROCESO MANO DE OBRA
DEPARTAMENTO 1
INVENTARIO DE PRODUCTOS EN PROCESO CARGA FABRIL
DEPARTAMENTO 1
INVENTARIO DE PRODUCTOS TERMINADOS
COSTOS:
AGLOMERANTES Y AGLUTINANTES
PRODUCTOS PARA MOLDEO
ADITIVOS Y ELIMINADORES
SUMINISTROS
SUMINISTROS GENERALES
SUMINISTROS PARA MECANIZADO I
SUMINISTROS PARA MECANIZADO CONSUMO
SUMINISTROS DE MANTENIMIENTO
SUMINISTROS PARA MACHOS
OTROS MATERIALES INDIRECTOS
SUELDOS Y SALARIOS
BENEFICIOS CONTRACTUALES
CONTRIBUCIONES
SERVICIOS INTERNOS
SERVICIOS EXTERNOS
DEPRECIACIONES
CARGA FABRIL APLICADA DEPARTAMENTO 1
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MATERIAL ORDEN NO. 001
MANO DE OBRA ORDEN NO. 001
CARGA FABRIL ORDEN NO. 001
INVENTARIO INICIAL DE PRODUCTOS EN PROCESO ORDEN NO. 001
INVENTARIO FINAL DE PRODUCTOS EN PROCESO ORDEN NO. 001
INVENTARIO INICIAL DE PRODUCTOS TERMINADOS
INVENTARIO FINAL DE PRODUCTOS TERMINADOS
COSTO DE PRODUCCIÓN Y VENTA
4. Clasificación de las cuentas relativas a los costos de producción, tanto en cuentas reales
de inventarios (Inventario de Materiales, Inventario de Productos en Proceso, Inventario
de Productos Terminados), como en cuentas nominales a efectos de presentación del
Estado de Costo de Producción y Venta. En este sentido y considerando que el catálogo
de cuentas se ha estructurado de manera tal que incluya tanto la contabilidad de costos
como la contabilidad general, a continuación se presenta la estructura general del código
de cuentas.
CÓDIGO GRUPO
1 ACTIVO
2 PASIVO
3 CAPITAL
4 INGRESOS
5 COSTOS
6 GASTOS DE OPERACIÓN
111
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Es preciso mencionar que a los efectos del presente trabajo de investigación solo se
desarrollan los grupos 1 y 5 relativos al grupo de los activos (por contener los inventarios
de producción) y al grupo de costos de producción respectivamente.
En cuanto al grupo 1 (activos), se presentan los Inventarios de Materiales,
Productos en Proceso y Productos Terminados. En lo que respecta a los materiales se ubicó
en el código de cuentas una primera clasificación en Inventario de Materiales, la cual se
clasifica a su vez en Inventario de Materia Prima e Inventario de Materiales Indirectos. El
Inventario de Materia Prima se subclasifica a su vez en Inventario de Materia Prima
Virgen, Inventario de Materia Prima Chatarra e Inventario de Materia Prima Retorno, cada
una de las cuales se clasifica a su vez por familias de aleación y finalmente la cuenta básica
de movimiento a nivel del sistema.
El Inventario de Materiales Indirectos se clasifica en Inventario de Suministros el
cual se subclasifica en Inventario de Suministros de Producción, Inventario de Suministros
Generales e Inventario de Otros Materiales Indirectos. Los Suministros de Producción se
clasifican en Aglomerantes y Aglutinantes, Productos para Moldeo, Aditivos y
Eliminadores y Suministros, cada uno de los cuales contienen las cuentas de movimiento.
Los Suministros Generales se clasifican directamente en las cuentas de movimiento
Herramientas y Materiales, y los Otros Materiales Indirectos igualmente se clasifican en las
cuentas de movimiento denominadas Papelería y Materiales de Aseo y Limpieza.
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En relación a los Productos en Proceso se presenta una primera clasificación por
tipo de órdenes de producción, a su vez cada orden de producción se subclasifica por
elemento de costo.
En lo relativo a los Productos terminados se clasificaron solo a un nivel , debido a
que se identifica plenamente el destino o cliente de cada tipo de producto, no obstante se
deja abierta la posibilidad de establecer una subclasificación por familias de aleación.
En lo relativo con el grupo 5 (Costos), se agruparon las cuentas tomando en
consideración la información que a mínimo detalle de costos se pretende que genere el
sistema. Por tal motivo el grupo 5 posee una ruptura de once (11) niveles y veintidós (22)
dígitos, integra tres (3) grandes grupos de cuentas, el grupo 511 reúne las cuentas que
permiten al sistema determinar la sobre o subaplicación del período. El 512 agrupa las
cuentas que permiten al sistema determinar el costo de producción y venta normal y el 519
agrupa las cuentas transitorias utilizadas por el sistema. A continuación se describe cada
grupo de cuentas:
Grupo de cuentas que permiten determinar la sobre o subaplicación de la carga fabril
5 1 1 Sobre o Subaplicación de la Carga Fabril
5 1 1 1 Carga Fabril Real
5 1 1 1 01 Carga Fabril Real por Departamento
5 1 1 1 01 01 Carga Fabril Real por Elemento (Material Indirecto)
5 1 1 1 01 02 Carga Fabril Real por Elemento (Mano de Obra
Indirecta)
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5 1 1 1 01 03 Carga Fabril Real por Elemento (Otros Costos
Indirectos)
5 1 1 1 01 01 001 Indica una primera clasificación de cada uno de los
elementos que contienen las tres cuentas del nivel
anterior. Por ejemplo Suministros de Producción
5 1 1 1 01 01 001 001 Indica una clasificación del nivel anterior. Por ejemplo
dentro de los Suministros de Producción, representa
los Aglomerantes y Aglutinantes
5 1 1 1 01 01 001 001 001 Representa este nivel las cuentas de movimiento en el
catalogo, es decir la cuenta cargable. Indica esta
cuenta una clasificación del nivel anterior. Por ejemplo
de los Aglomerantes y Aglutinantes ésta representa las
Arenas (Cuenta de Movimiento)
5 1 1 1 01 04 Indica los Costo Recibidos de los Departamentos de
Servicios (Cuenta de Movimiento)
5 1 1 1 17 04 Indica los Costo Transferidos a los Departamentos
Productivos (Cuenta de Movimiento)
5 1 1 2 Carga Fabril Aplicada
5 1 1 2 01 Carga Fabril Aplicada
5 1 1 2 01 01 Carga Fabril Aplicada
5 1 1 2 01 01 001 Carga Fabril Aplicada
5 1 1 2 01 01 001 001 Carga Fabril Aplicada por Departamento
5 1 1 2 01 01 001 001 001 Carga Fabril Aplicada por Orden de Producción
(Cuenta de Movimiento)
5 1 1 3 Sobre o Subaplicación de la Carga Fabril
5 1 1 3 01 Sobre o Subaplicación de la Carga Fabril
5 1 1 3 01 01 Sobre o Subaplicación de la Carga Fabril
5 1 1 3 01 01 001 Subaplicación de la Carga Fabril (Cuenta de
Movimiento)
5 1 1 3 01 01 002 Sobreaplicación de la Carga Fabril (Cuenta de
Movimiento)
114
114
Movimiento)
Grupo de cuentas que permiten determinar el Costo de Producción y Venta
5 1 2 Costo de Producción y Venta Normal
5 1 2 1 Costo de Producción y Venta Normal
5 1 2 1 01 Costo de los Productos Terminados
Disponibles para la Venta
5 1 2 1 01 01 Costo de los Productos Terminados
5 1 2 1 01 01 001 Costo de los Productos en Proceso
Disponibles para la Fabricación
5 1 2 1 01 01 001 001 Costos del Período
5 1 2 1 01 01 001 001 001 Material Directo
5 1 2 1 01 01 001 001 001 001 Material Directo por Orden de Producción
5 1 2 1 01 01 001 001 001 001 01 Material Directo por Departamento (Cuenta
de Movimiento)
5 1 2 1 01 01 001 001 002 Mano de Obra Directa
5 1 2 1 01 01 001 001 002 001 Mano de Obra Directa por Orden de
Producción
5 1 2 1 01 01 001 001 002 001 01 Mano de Obra Directa por Departamento
(Cuenta de Movimiento)
5 1 2 1 01 01 001 001 003 Carga Fabril Aplicada
5 1 2 1 01 01 001 001 003 001 Carga Fabril Aplicada por Orden de
Producción
5 1 2 1 01 01 001 001 003 001 01 Carga Fabril Aplicada por Departamento
(Cuenta de Movimiento)
5 1 2 1 01 01 001 001 001 999 Productos en Proceso Material del Ejercicio
Económico (Cuenta de Movimiento)
5 1 2 1 01 01 001 001 002 999 Productos en Proceso Mano de Obra del
Ejercicio Económico (Cuenta de
Movimiento)
115
115
5 1 2 1 01 01 001 001 003 999 Productos en Proceso Carga Fabril Aplicada
del Ejercicio Económico (Cuenta de
Movimiento)
5 1 2 1 01 01 001 002 Total del Inventario Inicial de Productos en
Proceso
5 1 2 1 01 01 001 002 001 Inventario Inicial de Productos en Proceso
por Orden de Producción
5 1 2 1 01 01 001 002 001 001 Inventario Inicial de Productos en Proceso
Orden XXX Material (Cuenta de
Movimiento)
5 1 2 1 01 01 001 002 001 002 Inventario Inicial de Productos en Proceso
Orden XXX Mano de Obra (Cuenta de
Movimiento)
5 1 2 1 01 01 001 002 001 003 Inventario Inicial de Productos en Proceso
Orden XXX Carga Fabril Aplicada (Cuenta
de Movimiento)
5 1 2 1 01 01 002 Total del Inventario Final de Productos en
Proceso
5 1 2 1 01 01 002 001 Inventario Final de Productos en Proceso por
Orden de Producción
5 1 2 1 01 01 002 001 001 Inventario Final de Productos en Proceso
Orden XXX Material (Cuenta de
Movimiento)
5 1 2 1 01 01 002 001 002 Inventario Final de Productos en Proceso
Orden XXX Mano de Obra (Cuenta de
Movimiento)
5 1 2 1 01 01 002 001 003 Inventario Final de Productos en Proceso
Orden XXX Carga Fabril Aplicada (Cuenta
de Movimiento)
5 1 2 1 01 02 Total del Inventario Inicial de Productos
Terminados
116
116
Terminados
5 1 2 1 01 02 001 Inventario Inicial de Productos Terminados
(Cuenta de Movimiento)
5 1 2 1 02 Total del Inventario Final de Productos
Terminados
5 1 2 1 02 01 Inventario Final de Productos Terminados
(Cuenta de Movimiento)
Grupo de cuentas transitorias 5 1 9 1 Costo de Producción y Venta
5 1 9 1 01 Costo de Producción y Venta
5 1 9 1 01 01 Costo de Producción y Venta Real
Acumulado (Cuenta de Movimiento)
5 1 9 1 01 02 Costo de Producción y Venta Normal
(Cuenta de Movimiento)
Considerando que la propuesta del presente modelo se basa en la técnica del costeo
normal, implantado en un sistema de costo departamentalizado, el sistema de información
contable debe permitir la transferencia de costos de los departamentos de servicios hacia los
departamentos productivos, por tal motivo se incluyen cuentas de transferencias
interdepartamentales con la finalidad de poder comparar la Carga Fabril Real con la Carga
Fabril Aplicada solo en los departamentos productivos y de esta manera reportar la sub o
sobre aplicación de la Carga Fabril.
117
117
El funcionamiento de estas cuentas en particular y del sistema de información
propuesto para Funlemos en general, se presenta o detalla a continuación.
Es preciso mencionar que para la mayor compresión del funcionamiento del sistema
se va a partir de la premisa que la empresa va a iniciar un primer ejercicio económico o en
su defecto no presentará saldos iniciales en ninguna de las cuentas de inventarios relativas a
los costos.
Por otra parte, se debe considerar que la empresa hará uso de la técnica del costeo
normal, mediante el empleo de la tasa predeterminada de carga fabril departamentalizada
propuesta en el trabajo de investigación realizado por Rosalinda Martínez antes citado.
En tal sentido, antes de iniciar un ejercicio económico o período contable se debe calcular
la tasa predeterminada departamentalizada a ser utilizada durante tal período.
Finalmente es preciso mencionar que en el funcionamiento del sistema propuesto
mediante los asientos no se presenta la apertura del código de las cuentas distintas al grupo
5 y a las cuentas reales de inventario, como por ejemplo las otras cuentas de activos
(Banco) y cuentas de gastos (Sueldos, Contribuciones, etc.) y de pasivos.
INICIO DEL PERÍODO CONTABLE
En la Gerencia de Producción, para comenzar la fabricación de una orden de
producción, una vez obtenido el listado de órdenes de compra de los clientes, se planifica el
118
118
trabajo y se deben adquirir tanto los materiales y suministros requeridos en la producción,
lo que permite dar inicio al ciclo contable del proceso productivo debido a que por la
compra tanto de materiales y suministros se debe realizar el siguiente registro contable
número 1:
CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABE
R
1
11510101001001 Inventario de Acero Inoxidable 316 Ling. XXXX
11519901001001001 Inventario de Arenas XXXX
1 Banco XXXX
Para registrar compra de materiales y
suministros
Es preciso señalar que la empresa maneja un módulo o subsistema de Inventarios, el
cual debe ser actualizado cada vez que se realicen las compras, además debe integrarse al
sistema de contabilidad de costos propuesto.
Una vez requeridos los materiales y suministros en la producción, mediante el
formulario Solicitud de Consumo de Materiales, equivalente al Vale de Almacén, se realiza
119
119
el registro contable con cargo a la cuenta Inventario de Productos en Proceso Material
Orden XXX, por el consumo de materiales directos, y a la cuenta de Carga Fabril Real
(Arenas) por la utilización de suministros de producción, con abono a las cuentas que
fueron cargadas en el asiento anterior (Inventarios), tal y como se ilustra en el registro
contable número 2:
CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABE
R
2
11520101001 Inventario de Productos en Proceso Material
Orden No. 001
XXXX
51110101001001001 Arenas XXXX
11510101001001 Inventario de Acero Inoxidable 316 Ling. XXXX
11519901001001001 Inventario de Arenas XXXX
Para registrar envío de materiales y suministros a producción, para ser utilizados en la orden 001.
Posteriormente y para efectos de ir estructurando a nivel de sistema computarizado
el Estado de Costo de Producción y Venta, en el siguiente registro contable la cuenta a
120
120
cargar reflejará el consumo de materiales directos por las diversas órdenes en los distintos
departamentos productivos; al final del período contable, el cargo realizado al grupo de esa
cuenta identificada con el código 5121010100100100100101, reflejará en el reporte del
Estado de Costo de Producción y Venta, el costo total de los materiales utilizados en el
período.
El abono que se efectúa, en el registro contable objeto del presente análisis, se
realiza con la finalidad de ir reflejando en el estado de costo, los productos que van a
quedar formando parte del inventario final de productos en proceso, por orden de
producción. El registro contable número 3 ilustra la situación planteada:
CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABE
R
3
5121010100100100100
101
Productos en Proceso Material Departamento
1
XXXX
51210101002001001 Inventario Final de Productos en Proceso
Orden 001 Material
XXXX
Para registrar material directo utilizado en la orden de producción 001
121
121
Una vez realizados los registros por la compra y consumo de materiales y
suministros, se detallan a continuación los asientos relativos tanto a la mano de obra directa
como a la indirecta.
El subsistema de nómina, que en Funlemos funciona con un moderno sistema
portero, permite para efectos de la contabilidad de costos, obtener información sobre la
nómina de la fábrica la cual contablemente se clasifica en tres grandes cuentas: Sueldos y
Salarios, Beneficios Contractuales y Contribuciones. En el subsistema de nómina, y para
efectos de control se presentará el detalle de cada una de tales cuentas (con sus respectivas
subcuentas) por cada departamento tanto productivo como de servicio. No obstante y con la
finalidad de integrar la contabilidad financiera con la contabilidad de costos y para
simplificar el funcionamiento del subsistema de contabilidad de costos que se propone, las
cuentas relativas a la nómina de la fábrica codificadas en el grupo 6, se agrupan en Sueldos
y Salarios por Distribuir, Beneficios Contractuales por Distribuir y Contribuciones por
Distribuir. En el asiento contable número 4 se presenta el registro de la erogación que
realiza la empresa por concepto de sueldos y salarios del personal de la fábrica, cargando a
las cuentas relativas a la nómina por distribuir con abono al Banco y a los pasivos
respectivos.
122
122
CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABE
R
4
6 Sueldos y Salarios por Distribuir XXXX
6 Beneficios Contractuales por Distribuir XXXX
6 Contribuciones por Distribuir XXXX
1 Banco XXXX
2 Contribuciones por Pagar XXXX
Para registrar cancelación de la nómina de la
fábrica
Con la información contenida en el formulario Reporte Diario de Producción, en
contabilidad de costos se procede a distribuir la nómina entre la producción, y se realiza un
registro con cargo a Inventario de Productos en Proceso Mano de Obra Orden XXX, por el
costo de la mano de obra directa y a Carga Fabril Real (en todos los departamentos
productivos y de servicios Ej. Sueldos a Empleados) por lo relativo a mano de obra
indirecta, con abono a las tres cuentas de gastos debitadas en el asiento anterior, con la
finalidad de cerrarlas. Tal registro se presenta en el asiento número 5 que se ilustra a
continuación:
123
123
CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABE
R
5
11520201001 Inventario de Productos en Proceso Mano de
Obra Orden No. 001
XXXX
51110102001001 Sueldos a Empleados XXXX
6 Sueldos y Salarios por Distribuir XXXX
6 Beneficios Contractuales por Distribuir XXXX
6 Contribuciones por Distribuir XXXX
Para registrar distribución de la nómina en mano de obra directa (a las órdenes de producción) e indirecta (carga fabril real)
Al igual que para los materiales y para efectos de la estructuración del Estado de
Costo de Producción y Venta y con la finalidad de mostrar el costo de mano de obra directa
del período, en el siguiente registro se debe cargar el costo de mano de obra directa
(incurrido en los diversos departamentos productivos) a las distintas órdenes; al final de un
período contable el cargo realizado a ese grupo de cuentas reflejará en el reporte del Estado
de Costo de Producción y Venta, el costo de la mano de obra directa del período. En
relación al abono la explicación es idéntica a la descrita para el registro contable número 3
(pero en cuanto a mano de obra). El registro contable se ilustra en el asiento número 6:
124
124
CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABE
R
6
5121010100100100200
101
Productos en proceso Mano de Obra
Departamento 1
XXXX
51210101002001002 Inventario Final de Productos en Proceso
Orden 001 Mano de Obra
XXXX
Para registrar la mano de obra directa asignada en cada departamento, a cada orden de producción
Luego de la explicación del registro y funcionamiento del material directo y la mano
de obra directa, así como del material indirecto y la mano de obra indirecta como parte de
la Carga Fabril Real en el sistema propuesto, seguidamente se presenta el registro de las
demás partidas de Carga Fabril Real, así como el registro de la Carga Fabril Aplicada y la
transferencia de costos entre los departamentos.
La Carga Fabril Real, además de los suministros de producción (Materiales
Indirectos) y de la mano de obra indirecta (Sueldos y Salarios, Beneficios Contractuales y
Contribuciones), se encuentra integrada por otros costos indirectos clasificados en Servicios
Internos, Servicios Externos y Depreciación, que a su vez cada una contiene las cuentas
básicas o de movimiento, las cuales una vez que se incurra en el costo (consumo de energía,
125
125
teléfono, agua, patente, mantenimientos, depreciaciones, entre otros) se deben afectar al
grupo de la Carga Fabril Real, específicamente Otros Costos Indirectos, en su respectiva
cuenta de movimiento, en los diversos departamentos productivos y de servicio, con abono
a la cuenta Banco, si implican los cargos salidas de efectivo, depreciación acumulada si se
refiere a depreciaciones y gastos de mantenimiento por pagar o mantenimiento pagado por
anticipado si fuere el caso. Tal registro se presenta en el asiento contable número 7:
CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABE
R
7
51110103003002 Depreciación Maquinaria y Equipo (Carga
Fabril Real)
XXXX
51110103002002 Eléctricidad y Aseo (Carga Fabril Real) XXXX
1 Banco XXXX
1 Depreciación Acumulada Maquinaria XXXX
Para registrar los otros costos indirectos consumidos en el período
Paralelamente y una vez obtenida la información sobre la capacidad real trabajada
en cada departamento productivo se debe realizar la aplicación de la Carga Fabril a la
producción (a las diversas órdenes) mediante el empleo de la tasa predeterminada. Dicha
aplicación se registra como tal y como se presenta en el asiento número 8, con cargo a los
Inventarios de Productos en Proceso Carga Fabril Orden No. XXX y abono a Carga Fabril
Aplicada Orden de Producción No. XXX:
126
126
CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABE
R
8
11520301001 Inventario de Productos en Proceso Carga
Fabril Orden No. 001
XXXX
51120101001001001 Carga Fabril Aplicada Orden de Producción
No. 001
XXXX
Para registrar aplicación de la carga fabril a cada orden de producción
Con la finalidad de continuar con la estructuración del Estado de Costo de
Producción y Venta y para poder obtener dicho reporte en su primera parte, denominada
Costo de Producción del Período, falta por sumar al material directo y mano de obra directa
el costo de la carga fabril, por lo tanto, al igual que en los registros 3 (material) y 6 (mano
de obra), el siguiente asiento denominado número 9 tiene una similar explicación que la
enunciada anteriormente, para los casos de los registros 3 y 6 antes referidos:
127
127
CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABE
R
9
5121010100100100300
101
Productos en Proceso Carga Fabril
Departamento 1
XXXX
51210101002001003 Inventario Final de Productos en Proceso
Orden 001 Carga Fabril
XXXX
Para registrar la aplicación de la carga fabril a cada orden de producción
Como se puede observar, hasta el momento se encuentran registrados los tres
elementos del costo, tanto a nivel de inventarios de productos en proceso como a efectos de
costos de producción del período. Ahora bien todos los productos que se encuentran en
proceso tienen una fecha de finalización, una vez concluido el proceso productivo se debe
realizar el registro contable con cargo al Inventario de Productos Terminados y abono a los
tres inventarios de productos en proceso, tal como se refleja en el asiento número 10:
128
128
CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABE
R
10
115301 Inventario de Productos Terminados XXXX
11520101001 Inventario de Productos en Proceso Material
Orden No. 001
XXXX
11520201001 Inventario de Productos en Proceso Mano de
Obra Orden No. 001
XXXX
11520301001 Inventario de Productos en Proceso Carga
Fabril Orden No. 001
XXXX
Para registrar terminación de la orden No.
XXX
En definitiva los asientos 1,2,5,8 y 10 permiten llevar el registro y control de los
inventarios de producción (Inventarios de Materiales, Inventarios de Productos en Proceso
Material, Inventarios de Productos en Proceso Mano de Obra, Inventarios de Productos en
Proceso Carga Fabril e Inventario de Productos en Terminados) a efectos de presentar el
Balance General.
Como uno de los objetivos propuestos en el presente trabajo de investigación es
estructurar el Estado de Costos de Producción y Venta, el cual hasta los momentos se
encuentra a nivel de costos de producción del período, en el siguiente registro se carga a las
cuentas de Inventario Final de Productos en Proceso Orden XXX Material, Inventario
129
129
Final de Productos en Proceso Orden XXX Mano de Obra e Inventario Final de Productos
en Proceso Orden XXX Carga Fabril (abonadas en los asientos 3,6 y 9) con la finalidad de
que reflejen la realidad contable al cierre del período (es decir los productos que en realidad
quedan en proceso final) y se acredita a la cuenta de Inventario Final de Productos
Terminados, codificada como cuenta del grupo 5 la cual reflejará los productos terminados
que no han sido retirados por los clientes:
CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABE
R
11
51210101002001001 Inventario Final de Productos en Proceso
Orden 001 Material
XXXX
51210101002001002 Inventario Final de Productos en Proceso
Orden 001 Mano de Obra
XXXX
51210101002001003 Inventario Final de Productos en Proceso
Orden 001 Carga Fabril
XXXX
51210201 Inventario Final de Productos Terminados XXXX
Para registrar terminación de la orden No. XXX
Es de hacer notar que como se parte de la premisa de un primer ejercicio
económico, los inventarios iniciales, tanto de productos en proceso como de productos
terminados, van a ser reflejados en el reporte del Estado de Costos de Producción y Venta
con un monto de “cero” bolívares.
130
130
Continuando con la explicación del sistema, en el siguiente registro contable se debe
asentar la venta de los productos terminados, por lo tanto el asiento contable número 12
refleja tal situación, cargando a una cuenta 5 (Costo de Producción y Venta) y abono a una
cuenta real de activo del grupo 1, denominada Inventario de Productos Terminados, la cual
permitirá ir actualizando cifras a efectos del Balance General.
CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABE
R
12
51910102 Costo de Producción y Venta Normal XXXX
115301 Inventario de Productos Terminados XXXX
Para registrar venta o entrega de la orden No.
XXX
Para efectos del Estado de Costos de Producción y Venta, en el siguiente registro se
presenta un cargo a la cuenta Inventario Final de Productos Terminados, con la finalidad de
que refleje al final del período el saldo del inventario final de los productos terminados
(igual tratamiento dado al inventario final de productos en proceso) y un crédito a la cuenta
Costo de Producción y Venta, cargada en el asiento anterior, la cual con este abono debe
quedar con saldo cero o cerrada, debido a que el Costo de Producción y Venta lo reflejará
automáticamente el sistema de información contable propuesto en este modelo. A
continuación se ilustra el asiento número 13:
131
131
CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABE
R
13
51210201 Inventario Final de Productos Terminados XXXX
51910102 Costo de Producción y Venta Normal XXXX
Para registrar venta la orden No. XXX
Una vez concluido el ciclo productivo desde la compra de materiales hasta la venta
del producto terminado, el paso siguiente es la determinación automática de la sobre o sub
aplicación de la carga fabril por parte del sistema, para lo cual el mismo requiere que se
realicen las transferencias interdepartamentales de la Carga Fabril Real (desde los
departamentos de servicios hacia los departamentos productivos), debido a que la sobre o
sub aplicación resulta de comparar la Carga Fabril Aplicada y la Carga Fabril Real y la
Carga Fabril Aplicada se encuentra registrada solo en los departamentos productivos.
El asiento contable número 14 refleja dicha transferencia de la siguiente manera:
132
132
CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABE
R
14
51110104 Costos Recibidos de los Departamentos de
Servicios
XXXX
51110204 Costos Recibidos de los Departamentos de
Servicios
XXXX
51111703999001 Costos Transferidos a los Departamentos
Productivos
XXXX
51111803999001 Costos Transferidos a los Departamentos
Productivos
XXXX
Para registrar la transferencia de la carga fabril real desde los departamentos de servicios hacia los departamentos productivos
Es preciso señalar que la cuenta Costos Recibidos de los Departamentos de
Servicios, funciona en el catálogo de cuentas en todos los departamentos productivos y la
cuenta Costos Transferidos a los Departamentos Productivos, está presente en todos los
departamentos de servicios y va a recoger todos los costos asignados a ese departamento,
los cuales serán distribuidos a los departamentos productivos, utilizando las mismas bases
de asignación y métodos utilizados antes de iniciar el período contable para la obtención de
la tasa predeterminada de carga fabril, cuya explicación y funcionamiento para la empresa
Funlemos se encuentra en el trabajo de investigación de Rosalinda Martínez, titulado
133
133
Elaboración de un Modelo de Asignación de Costos Indirectos de Carga Fabril en la
empresa Fundición Metalúrgica Lemos C.A.
CIERRE DEL PERÍODO CONTABLE
Luego del asiento de distribución de tales costos, el sistema propuesto genera el
reporte del Estado de Costos de Producción y Venta Normal y Real, tal como se presenta
en el catálogo de cuentas, el cual se debe imprimir al finalizar cada período contable (mes
de operaciones). Al lograr estructurar el Estado de Costo de Producción y Venta a través
de los asientos descritos hasta el momento, se debe imprimir el reporte de dicho estado, el
cual generará información a la Gerencia para la toma de decisiones. No obstante, para
comenzar con la misma rutina para el mes siguiente (determinación de los costos de
producción) se deben realizar las siguientes consideraciones:
⇒ A la misma fecha de cierre del período contable (último día de cada mes) una vez
impresos los reporte del mes, se realizará un registro contable con la finalidad de cerrar
la cuenta de sobre o sub aplicación de carga fabril y el Costo de Producción y Venta
Normal de ese período y transferir sus saldos a la cuenta de Costo de Producción y
Venta Real Acumulado, la cual se ha codificado de manera tal que no interfiera en la
determinación del Costo de Producción y Venta Normal y Real del siguiente período.
Dicho registro se presenta con el número 15. Es de hacer notar que el cierre de la cuenta
Costo de Producción y Venta Normal, se constituye en un artificio contable , debido a
134
134
que contablemente nunca ha sido cargada, por lo tanto funciona como una cuenta puente
o transitoria que permitirá la realización del siguiente registro contable, el cual será
descrito a continuación:
CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABE
R
15
51910101 Costo de Producción y Venta Real Acumulado XXXX
51130101002 SobreAplicación de la Carga Fabril XXXX
51910102 Costo de Producción y Venta Normal XXXX
51130101001 SubAplicación de la Carga Fabril XXXX
Para registrar en una cuenta acumulativa el costo de producción y venta normal y real
135
135
INICIO DEL NUEVO PERÍODO CONTABLE
⇒ Al iniciar el siguiente período (mes de operaciones, o trimestre o semestre), se debe
incluir un asiento contable con cargo a los inventarios iniciales tanto de productos en
proceso como de productos terminados (los cuales se obtendrán del reporte del Estado
de Costo de Producción y Venta en las cuentas relativas a los inventarios finales del mes
anterior), se abonará a las cuentas de producción del período anterior (material, mano de
obra y carga fabril), representadas en las cuentas Productos en Proceso Material,
Productos en Proceso Mano de Obra y Productos en Proceso Carga Fabril de cada
departamento, con cargo a la cuenta Costo de Producción y Venta Normal (abonada en
el asiento anterior) la cual ya cumplió con su objetivo. La lógica contable de este
registro se vislumbra en el hecho de que todos los costos que se colocaron en producción
en el período pasado (cuentas que se abonan en este asiento) obligatoriamente tienen tres
destinos: o quedan en inventario final de productos en proceso, o en inventario final de
productos terminados o se vendieron, por lo tanto las cuentas que se cargan en este
asiento son las relativas a estos estados de la producción: Inventarios Iniciales de
Productos en Proceso y Productos Terminados que fueron los inventarios finales del
período anterior y la cuenta Costo de Producción y Venta Normal que refleja lo que se
vendió de la producción de ese período. Dicho asiento se ilustra a continuación como
número 16:
136
136
CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABE
R
16
51910102 Costo de Producción y Venta Normal XXXX
5121010100100200100
1
Inventario Inicial de Productos en Proceso
Orden 001 Material
XXXX
5121010100100200100
2
Inventario Inicial de Productos en Proceso
Orden 001 Mano de Obra
XXXX
5121010100100200100
3
Inventario Inicial de Productos en Proceso
Orden 001 Carga Fabril
XXXX
51210102001 Inventario Inicial de Productos en
Terminados
XXXX
5121010100100100100
101
Productos en Proceso Material Departamento
1
XXXX
5121010100100100200
101
Productos en Proceso Mano de Obra
Departamento 1
XXXX
5121010100100100300
101
Productos en Proceso Carga Fabril
Departamento 1
XXXX
Para registrar cierre de las cuentas de producción del período
⇒ Luego de incluido este asiento, se continua con la misma rutina contable descrita desde
el asiento 1 hasta el asiento número 15.
137
137
CIERRE DEL EJERCICIO ECONÓMICO
Es preciso señalar que al llegar al cierre del ejercicio económico (mes de Octubre en
el caso de la empresa Funlemos) se debe continuar con la rutina contable sistematizada
hasta el asiento número 14; luego se debe imprimir el reporte del Estado de Costo de
Producción y Venta de ese mes y antes de dar la orden al sistema automatizado a que
proceda con el cierre del ejercicio económico (debido a que si se cierra en este momento,
cuando se mande a imprimir un Estado de Resultados del Ejercicio generará información de
los ingresos de todo el ejercicio pero el reporte del Estado de Costo de Producción y Venta
está estructurado solo con los costos del último período, es decir el de octubre, no obstante
a pesar de que la información del Estado de Resultados es correcta, porque al costo de
producción y venta del mes de octubre se le sumará el costo de producción y venta real
acumulado, ya que ambas son cuentas codificadas con el número 5, y se tendrá el costo de
producción y venta de todo el ejercicio) y con la finalidad de que el sistema reporte un
Estado de Costo de Producción y Venta Real del ejercicio, se propone a la empresa que
antes del cierre realice lo siguiente:
⇒ Registros contables numerados como 15 y 16, con la finalidad de cerrar la sobre o sub
aplicación de la carga fabril, el costo de producción y venta normal del último mes del
ejercicio, las tres cuentas de producción del último período (productos en proceso
material, mano de obra y carga fabril) y reflejarlas en los inventarios iniciales tanto de
productos en proceso como de productos terminados y en el costo de los productos
138
138
vendidos en el período, cuenta denominada Costo de Producción y Venta Real
Acumulado.
Vale la pena destacar que el registro contable número 16, en el mes de cierre del
ejercicio económico se realiza tanto al inicio como al cierre del mes, a diferencia de los
meses anteriores, en los que se efectúa solo al inicio de cada mes. No obstante, es de
hacer notar que los asientos 15 y 16 podrían resumirse en un solo asiento, sin utilizar la
cuenta puente denominada Costo de Producción y Venta Normal, utilizada en ambos
como artificio contable.
⇒ Una vez realizados los registros 15 y 16 (o en su defecto uno solo) a nivel de cuentas de
grupo 5 sólo presentarán saldo los inventarios iniciales y finales de productos en proceso
y productos terminados. Dicho saldo, tanto inicial como final, es idéntico, y corresponde
al monto de los inventarios finales, y para poder presentar el Estado de Costo de
Producción y Venta Real del ejercicio económico se debe realizar un asiento contable
donde se le carga a las cuentas de costos de producción del período (representadas como
Productos en Proceso Material, Productos en Proceso Mano de Obra, Productos en
Proceso Carga Fabril del Ejercicio Económico) con códigos distintos a las utilizadas
durante todos los meses del ejercicio y cuyos saldos deben ser obtenidos del libro mayor
general que acumula todo el ejercicio, o de la suma de los saldos mensuales de cada uno
de ellas mostradas en los doce reportes emitidos del estado de Costos de Producción y
Venta. Por otra parte se debe eliminar el monto de la sobre o sub aplicación (según sea
el caso) asignado en el asiento 15, realizado durante los doce meses del ejercicio y cuyo
139
139
saldo se puede obtener de un mayor de esa cuenta. Esta eliminación de la sobre o sub
aplicación de la carga fabril se realiza con la finalidad de que el sistema contable
propuesto, automáticamente refleje la sobre o sub aplicación de la carga fabril de todo el
ejercicio, debido a que las cuentas de carga fabril real y carga fabril aplicada contienen
la información acumulada de todo el ejercicio porque no han sido tocadas al cierre de
cada mes y la diferencia entre ellas ha sido diseñada para que el sistema la muestre
como sobre o sub aplicación.
⇒ Se debe eliminar igualmente la cuenta de Costo de Producción y Venta Real
Acumulado, abonándola por el saldo a la fecha, debido a que ella trae reflejado el costo
de producción y venta de todo el ejercicio en un sólo renglón y la idea es mostrarlo de
manera amplia como parte de un estado financiero.
⇒ Debido a que los saldos iniciales y finales tanto de productos en proceso como de
productos terminados reflejan los mismos montos (como se señalara anteriormente), los
cuales corresponden es a los inventarios finales, se debe realizar un ajuste a los
inventarios iniciales a objeto de que reflejen el saldo de los inventarios iniciales del
primer mes del ejercicio (Noviembre, en el caso de la empresa Funlemos) por lo tanto
las cuentas de inventarios iniciales en el asiento que se está describiendo pueden ir
cargadas o abonadas (dependiendo si el inventario final de Octubre es menor o mayor
respectivamente al inventario inicial de Noviembre). El asiento descrito anteriormente se
presenta a continuación con el número 17:
140
140
CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABE
R
17
51210101001001001
999
Productos en Proceso Material del Ejercicio
Económico
XXXX
51210101001001002
999
Productos en Proceso Mano de Obra del
Ejercicio Económico
XXXX
51210101001001003
999
Productos en Proceso Carga Fabril del
Ejercicio Económico
XXXX
51130101001 SubAplicación de la Carga Fabril XXXX
51130101002 SobreAplicación de la Carga Fabril XXXX
51910101 Costo de Producción y Venta Real Acumulado XXXX
51210101001002001
001
Inventario Inicial de Productos en Proceso
Orden 001 Material
XXXX
51210101001002001
002
Inventario Inicial de Productos en Proceso
Orden 001 Mano de Obra
XXXX
51210101001002001
003
Inventario Inicial de Productos en Proceso
Orden 001 Carga Fabril
XXXX
51210102001 Inventario Inicial de Productos en Terminados XXXX
Para registrar cierre de cuentas a fin de que se produzca el estado de costo de producción y venta real del ejercicio
141
141
Una vez realizado dicho asiento se puede obtener el reporte del Estado de Costo de
Producción y Venta de todo el ejercicio económico, como subsistema del Estado de
Resultados del mencionado ejercicio económico y se puede proceder al cierre automatizado
del ejercicio económico.
INICIO DEL EJERCICIO ECONÓMICO
Luego que se realice el cierre del ejercicio económico y para dar inicio a un nuevo
ejercicio se debe realizar un registro contable que permita asignarle saldos a las cuentas del
grupo 5, denominadas Inventarios Iniciales e Inventarios Finales tanto de Productos en
Proceso como de Productos Terminados. Es de hacer notar que con este primer asiento los
montos de ambos inventarios (iniciales y finales) serán idénticos, y considerando que en la
rutina contable sistematizada con los números del 1 al 14 no se movilizan las cuentas de
inventarios iniciales, éstas quedarán al cierre del período contable (mes) con el monto
cargado en este asiento. En el caso de las cuentas de Inventarios Finales, éstas al ser
afectadas en los asientos contables enumerados como 3,6 y 9 (para los productos en
proceso) y en el 11 (para los productos terminados) de la rutina detallada anteriormente,
reflejarán correctamente el saldo que deben tener al final de ese período contable como
cuentas del grupo 5 (Inventario Final de Productos en Proceso e Inventario Final de
Productos Terminados). Seguidamente se ilustra el primer registro que debe realizarse al
inicio de un nuevo período económico:
142
142
CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABE
R
1
51210101001002001
001
Inventario Inicial de Productos en Proceso
Orden 001 Material
XXXX
51210101001002001
002
Inventario Inicial de Productos en Proceso
Orden 001 Mano de Obra
XXXX
51210101001002001
003
Inventario Inicial de Productos en Proceso
Orden 001 Carga Fabril
XXXX
51210102001 Inventario Inicial de Productos en Terminados XXXX
51210101002001001 Inventario Final de Productos en Proceso
Orden 001 Material
XXXX
51210101002001002 Inventario Final de Productos en Proceso
Orden 001 Mano de Obra
XXXX
51210101002001003 Inventario Final de Productos en Proceso
Orden 001 Carga Fabril
XXXX
51210201 Inventario Final de Productos en Terminados XXXX
Para registrar inventarios iniciales del ejercicio
xxxx
143
143
A continuación se presentan en forma conjunta los registros contables descritos
anteriormente en forma separada y que permitirán poner en ejecútese el sistema de
información propuesto para | la empresa Funlemos resumido en el plan de cuentas que se
presenta como módulo anexo para su mayor comprensión y mejor utilización.
CAPÍTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES CONCLUSIONES: El diseño de un sistema de información contable departamental y por órdenes
específicas adaptado a las exigencias del proceso productivo de la empresa Funlemos, fue
el objetivo propuesto en la presente investigación, de la cual se pueden enunciar las
siguientes conclusiones:
Para la consecución del objetivo propuesto hubo la necesidad de realizar una
revisión bibliográfica exhaustiva relacionadas con los sistemas de acumulación de costos,
profundizando en los sistemas de acumulación por órdenes específicas, en la
departamentalización de los costos de producción y en los sistemas automatizados de
información, específicamente plan de cuentas, sus características, requisitos, con la
finalidad de formarse un marco conceptual que permitirá proponer el diseño de un sistema
adecuado.
En la fase de trabajo de campo, una vez realizada la identificación de la
organización y el diagnóstico del proceso productivo y del sistema contable, mediante la
aplicación de los instrumentos de recolección de información (Anexo 8), y luego del
149
149
análisis de la misma se pudo determinar que la empresa carece de instrumentos que le
permitan una adecuada asignación de costos a los productos que fabrica, es decir, se
determinó la ausencia de un sistema formalizado completo y depurado de contabilidad de
costos.
Para solventar la situación problemática de Funlemos se diseñó el sistema de
información contable, departamentalizado y por órdenes específicas, el cual permitirá
recoger, registrar y reportar los costos de producción de la empresa con la finalidad de
garantizar un sistema continuo de control de los inventarios de materiales, productos en
proceso y productos terminados y un reporte del estado de costo de producción y venta
como información oportuna y requerida por los gerentes para la toma de decisiones en
cuanto a la gestión de la organización relativa a la producción.
El funcionamiento del sistema o plan de cuenta propuesto se presenta a través de
una serie de asientos contables que se deben registrar para que el sistema de costos
propuesto cumpla con su cometido.
Para finalizar, es preciso mencionar que el sistema de contabilidad de costos
diseñado, además de permitir la determinación de los costos en la empresa Funlemos,
constituye el punto de partida para una contabilidad de costos analítica o gerencial que
permite el análisis de las cifras reportadas por el sistema a los fines de toma de decisiones
fundamentadas, logrando así la consolidación y crecimiento de la empresa en el mundo
competitivo moderno signado por constantes cambios y técnicas de costos.
150
150
151
151
RECOMENDACIONES:
Con la finalidad de contribuir a solventar la problemática que presenta Funlemos en
la determinación de sus costos y para el éxito en la implantación del sistema de información
propuesto, se presentan a continuación una serie de consideraciones que debe tener presente
la empresa como fases previas y paralelas a la puesta en marcha del sistema:
• Integrar el sistema administrativo - contable, en los subsistemas referidos al módulo de
inventarios de materiales y de nómina con el sistema contable de costo propuesto, lo que
permitirá la eficiencia en los procesos y evitará la duplicidad en las operaciones.
• Incorporar en el sistema de costos el formulario orden de producción, presentado en esta
propuesta (Anexo 9), el cual permitirá realizar una adecuada acumulación de costos por
cada orden y generará toda la información que se requiere en la toma de decisiones.
• Implantar el modelo de asignación de costos indirectos de Carga Fabril, propuesto por la
Lic. Rosalinda Martínez, en su trabajo de grado realizado en diciembre de 1997, a fin de
determinar la tasa predeterminada de Carga Fabril a ser usada en cada período contable
de la empresa, y así poder imputar el tercer elemento de costo a cada producto.
• Diseñar el formulario “Solicitud de Consumo de Material” el cual servirá para llevar un
control sobre los materiales enviados a producción.
152
152
• En función de la implantación del modelo se deben tener en cuenta las siguientes
recomendaciones:
• Instruir al personal de contabilidad de costos en cuanto al funcionamiento del
sistema de información propuesto.
• Realizar revisiones periódicas al sistema de información contable, con la
finalidad de incorporar al sistema todas aquellas partidas o cuentas que, debido a
los cambios ocurridos en el medio ambiente de la empresa (tanto internos como
externos), sean necesarias incluir en la contabilidad de costos de la misma.
Por último vale la pena recomendar a la empresa la realización de un estudio
exhaustivo acerca de los costos que se generan en la fabricación de los moldes, los cuales
constituyen el punto de partida de los productos que fabrica Funlemos, esto con la finalidad
de realizar una correcta asignación del costo del molde al producto.
153
153
BIBLIOGRAFÍA
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154
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SAMPIERI, ROBERTO CARLOS, CARLOS FERNÁNDEZ y PILAR BAPTISTA,
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ANEXOS
149
149
ANEXO 1 ORGANIGRAMA
150
150
ANEXO 2 ORDEN DE PRODUCCIÓN
151
151
ANEXO 3 VALE DE ALMACÉN
152
152
ANEXO 4 CONTROL DE CARGA
153
153
ANEXO 5 ORDEN DE COMPRA
154
154
ANEXO 6 INFORME DE RECEPCIÓN
155
155
ANEXO 7 DIARIO DE PRODUCCIÓN
156
156
ANEXO 8 CUESTIONARIO
157
157
ANEXO 9 ORDEN DE PRODUCCIÓN
CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABER
1 1 1 5 1 01 01 001 001 INVENTARIO DE ACERO INOXIDABLE 316 LING. 1 1 5 1 99 01 001 001 001 INVENTARIO DE ARENAS BANCO 2
1 1 5 2 01 01 001 INVENTARIO DE PRODUCTOS EN PROCESO MATERIAL ORDEN No. 001
5 1 1 1 01 01 001 001 001 ARENAS (CARGA FABRIL REAL) 1 1 5 1 01 01 001 001 INVENTARIO DE ACERO INOXIDABLE 316 LING. 1 1 5 1 99 01 001 001 001 INVENTARIO DE ARENAS 3
5 1 2 1 01 01 001 001 001 001 01 PRODUCTOS EN PROCESO MATERIAL DEPARTAMENTO 1 5 1 2 1 01 01 002 001 001 INVENTARIO FINAL DE PRODUCTOS EN PROCESO ORDEN 001
MATERIAL
4 6 SUELDOS Y SALARIOS POR DISTRIBUIR 6 BENEFICIOS CONTRACTUALES POR DISTRIBUIR 6 CONTRIBUCIONES POR DISTRIBUIR 1 BANCO 2 CONTRIBUCIONES POR PAGAR 5
1 1 5 2 02 01 001 INVENTARIO DE PRODUCTOS EN PROCESO MANO DE OBRA ORDEN No. 001
5 1 1 1 01 02 001 001 SUELDO A EMPLEADOS (CARGA FABRIL REAL) 6 SUELDOS Y SALARIOS POR DISTRIBUIR 6 BENEFICIOS CONTRACTUALES POR DISTRIBUIR 6 CONTRIBUCIONES POR DISTRIBUIR
6 DEBE HABE
R 5 1 2 1 01 01 001 001 002 001 01 PRODUCTOS EN PROCESO MANO DE OBRA DEPARTAMENTO 1 5 1 2 1 01 01 002 001 002 INVENTARIO FINAL DE PRODUCTOS EN PROCESO ORDEN 001 MANO DE
OBRA
7 5 1 1 1 01 03 003 002 DEPRECIACION MAQUINARIA Y EQUIPO (CARGA FABRIL REAL) 5 1 1 1 01 03 002 002 ELECTRICIDAD Y ASEO (CARGA FABRIL REAL) 1 BANCO 1 DEPRECIACION ACUMULADA MAQUINARIA 8
1 1 5 2 03 01 001 INVENTARIO DE PRODUCTOS EN PROCESO CARGA FABRIL ORDEN No. 001
5 1 1 2 01 01 001 001 001 CARGA FABRIL APLICADA ORDEN DE PRODUCCIÓN No. 001 9
5 1 2 1 01 01 001 001 003 001 01 PRODUCTOS EN PROCESO CARGA FABRIL DEPARTAMENTO 1 5 1 2 1 01 01 002 001 003 INVENTARIO FINAL DE PRODUCTOS EN PROCESO ORDEN 001 CARGA
FABRIL
10 1 1 5 3 01 INVENTARIO DE PRODUCTOS TERMINADOS 1 1 5 2 01 01 001 INVENTARIO DE PRODUCTOS EN PROCESO MATERIAL ORDEN
No. 001
1 1 5 2 02 01 001 INVENTARIO DE PRODUCTOS EN PROCESO MANO DE OBRA ORDEN No. 001
1 1 5 2 03 01 001 INVENTARIO DE PRODUCTOS EN PROCESO CARGA FABRIL APLICADA ORDEN No. 001
11
5 1 2 1 01 01 002 001 001 INVENTARIO FINAL DE PRODUCTOS EN PROCESO ORDEN 001 MATERIAL
5 1 2 1 01 01 002 001 002 INVENTARIO FINAL DE PRODUCTOS EN PROCESO ORDEN 001 MANO DE OBRA
5 1 2 1 01 01 002 001 003 INVENTARIO FINAL DE PRODUCTOS EN PROCESO ORDEN 001CARGA FABRIL
5 1 2 1 02 01 INVENTARIO FINAL DE PRODUCTOS TERMINADOS 12
5 1 9 1 01 02 COSTO DE PRODUCCION Y VENTA NORMAL 1 1 5 3 01 INVENTARIO DE PRODUCTOS TERMINADOS 13
5 1 2 1 02 01 INVENTARIO FINAL DE PRODUCTOS TERMINADOS 5 1 9 1 01 02 COSTO DE PRODUCCION Y VENTA NORMAL 14
5 1 1 1 01 04 COSTOS RECIBIDOS DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS 5 1 1 1 02 04 COSTOS RECIBIDOS DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS 5 1 1 1 03 04 COSTOS RECIBIDOS DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS 5 1 1 1 04 04 COSTOS RECIBIDOS DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS DEBE HABE
R 5 1 1 1 05 04 COSTOS RECIBIDOS DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS 5 1 1 1 06 04 COSTOS RECIBIDOS DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS 5 1 1 1 07 04 COSTOS RECIBIDOS DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS 5 1 1 1 08 04 COSTOS RECIBIDOS DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS 5 1 1 1 09 04 COSTOS RECIBIDOS DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS 5 1 1 1 10 04 COSTOS RECIBIDOS DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS 5 1 1 1 11 04 COSTOS RECIBIDOS DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS 5 1 1 1 12 04 COSTOS RECIBIDOS DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS 5 1 1 1 13 04 COSTOS RECIBIDOS DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS
5 1 1 1 14 04 COSTOS RECIBIDOS DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS 5 1 1 1 15 04 COSTOS RECIBIDOS DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS 5 1 1 1 16 04 COSTOS RECIBIDOS DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS 5 1 1 1 17 03 999 001 COSTOS TRANSFERIDOS A LOS DEPARTAMENTOS
PRODUCTIVOS
5 1 1 1 18 03 999 001 COSTOS TRANSFERIDOS A LOS DEPARTAMENTOS PRODUCTIVOS
5 1 1 1 19 03 999 001 COSTOS TRANSFERIDOS A LOS DEPARTAMENTOS PRODUCTIVOS
5 1 1 1 20 03 999 001 COSTOS TRANSFERIDOS A LOS DEPARTAMENTOS PRODUCTIVOS
5 1 1 1 21 03 999 001 COSTOS TRANSFERIDOS A LOS DEPARTAMENTOS PRODUCTIVOS
5 1 1 1 22 03 999 001 COSTOS TRANSFERIDOS A LOS DEPARTAMENTOS PRODUCTIVOS
5 1 1 1 23 03 999 001 COSTOS TRANSFERIDOS A LOS DEPARTAMENTOS PRODUCTIVOS
5 1 1 1 24 03 999 001 COSTOS TRANSFERIDOS A LOS DEPARTAMENTOS PRODUCTIVOS
5 1 1 1 25 03 999 001 COSTOS TRANSFERIDOS A LOS DEPARTAMENTOS PRODUCTIVOS
5 1 1 1 26 03 999 001 COSTOS TRANSFERIDOS A LOS DEPARTAMENTOS PRODUCTIVOS
5 1 1 1 27 03 999 001 COSTOS TRANSFERIDOS A LOS DEPARTAMENTOS PRODUCTIVOS
5 1 1 1 28 03 999 001 COSTOS TRANSFERIDOS A LOS DEPARTAMENTOS PRODUCTIVOS
5 1 1 1 29 03 999 001 COSTOS TRANSFERIDOS A LOS DEPARTAMENTOS PRODUCTIVOS
5 1 1 1 30 03 999 001 COSTOS TRANSFERIDOS A LOS DEPARTAMENTOS PRODUCTIVOS
5 1 1 1 31 03 999 001 COSTOS TRANSFERIDOS A LOS DEPARTAMENTOS PRODUCTIVOS
5 1 1 1 32 03 999 001 COSTOS TRANSFERIDOS A LOS DEPARTAMENTOS PRODUCTIVOS
DEBE HABER
5 1 1 1 33 03 999 001 COSTOS TRANSFERIDOS A LOS DEPARTAMENTOS PRODUCTIVOS
15 (CIERRE DE PERIODO) 5 1 9 1 01 01 COSTO DE PRODUCCION Y VENTA REAL ACUMULADO 5 1 1 3 01 01 002 SOBREAPLICACION DE LA CARGA FABRIL 5 1 9 1 01 02 COSTO DE PRODUCCIÓN Y VENTA NORMAL 5 1 1 3 01 01 001 SUBAPLICACION DE LA CARGA FABRIL 16
5 1 9 1 01 02 COSTO DE PRODUCCIÓN Y VENTA NORMAL 5 1 2 1 01 01 001 002 001 001 INVENTARIO INICIAL DE PRODUCTOS EN PROCESO ORDEN 001
MATERIAL
5 1 2 1 01 01 001 002 001 002 INVENTARIO INICIAL DE PRODUCTOS EN PROCESO ORDEN 001 MANO DE OBRA
5 1 2 1 01 01 001 002 001 003 INVENTARIO INICIAL DE PRODUCTOS EN PROCESO ORDEN 001CARGA FABRIL
5 1 2 1 01 02 001 INVENTARIO INICIAL DE PRODUCTOS TERMINADOS 5 1 2 1 01 01 001 001 001 001 01 PRODUCTOS EN PROCESO MATERIAL DEPARTAMENTO 1 5 1 2 1 01 01 001 001 002 001 01 PRODUCTOS EN PROCESO MANO DE OBRA DEPARTAMENTO 1 5 1 2 1 01 01 001 001 003 001 01 PRODUCTOS EN PROCESO CARGA FABRIL OBRA
DEPARTAMENTO 1
17 DEBE HABE
R
R 5 1 2 1 01 01 001 001 001 999 PRODUCTOS EN PROCESO MATERIAL DEL EJERCICIO ECONOMICO 5 1 2 1 01 01 001 001 002 999 PRODUCTOS EN PROCESO MANO DE OBRA DEL EJERCICIO
ECONOMICO
5 1 2 1 01 01 001 001 003 999 PRODUCTOS EN PROCESO CARGA FABRIL DEL EJERCICIO ECONOMICO
5 1 1 3 01 01 001 SUBAPLICACION DE LA CARGA FABRIL 5 1 1 3 01 01 002 SOBREAPLICACION DE LA CARGA FABRIL 5 1 9 1 01 01 COSTO DE PRODUCCION Y VENTA REAL ACUMULADO 5 1 2 1 01 01 001 002 001 001 INVENTARIO INICIAL DE PRODUCTOS EN PROCESO ORDEN 001
MATERIAL
5 1 2 1 01 01 001 002 001 002 INVENTARIO INICIAL DE PRODUCTOS EN PROCESO ORDEN 001 MANO DE OBRA
5 1 2 1 01 01 001 002 001 003 INVENTARIO INICIAL DE PRODUCTOS EN PROCESO ORDEN 001CARGA FABRIL
5 1 2 1 01 02 001 INVENTARIO INICIAL DE PRODUCTOS TERMINADOS INICIO DEL NUEVO PERIODO ECONOMICO 1
5 1 2 1 01 01 001 002 001 001 INVENTARIO INICIAL DE PRODUCTOS EN PROCESO ORDEN 001 MATERIAL
5 1 2 1 01 01 001 002 001 002 INVENTARIO INICIAL DE PRODUCTOS EN PROCESO ORDEN 001 MANO DE OBRA
5 1 2 1 01 01 001 002 001 003 INVENTARIO INICIAL DE PRODUCTOS EN PROCESO ORDEN 001CARGA FABRIL
5 1 2 1 01 02 001 INVENTARIO INICIAL DE PRODUCTOS TERMINADOS 5 1 2 1 01 01 002 001 001 INVENTARIO FINAL DE PRODUCTOS EN PROCESO ORDEN 001
MATERIAL
5 1 2 1 01 01 002 001 002 INVENTARIO FINAL DE PRODUCTOS EN PROCESO ORDEN 001 MANO DE OBRA
5 1 2 1 01 01 002 001 003 INVENTARIO FINAL DE PRODUCTOS EN PROCESO ORDEN 001CARGA FABRIL
5 1 2 1 02 01 INVENTARIO FINAL DE PRODUCTOS TERMINADOS
SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE, DEPARTAMENTALIZADO Y POR ÓRDENES ESPECÍFICAS PARA LA EMPRESA FUNDICIÓN
METALÚRGICA LEMOS C.A.
HERNÁNDEZ D., LIZBET M.
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO
BARQUISIMETO. 1998.-
SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE, DEPARTAMENTALIZADO Y POR ÓRDENES ESPECÍFICAS PARA LA EMPRESA FUNDICIÓN
METALÚRGICA LEMOS C.A.
Por
HERNÁNDEZ D., LIZBET M.
Trabajo de grado para optar al título de
Especialista en Costos
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO
Decanato de Administración y Contaduría
Dirección de Posgrado
BARQUISIMETO. 1998.-
DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
CONTABLE, DEPARTAMENTALIZADO Y
POR ÓRDENES ESPECÍFICAS PARA
LA EMPRESA FUNDICIÓN
METALÚRGICA LEMOS C.A.
Por
HERNÁNDEZ D., LIZBET M.
Trabajo de grado aprobado por
Prof. Ingrid Lameda Tutor
Prof. Eunice Batidas
Prof. Marbella Arriechi
Barquisimeto, de 1998.-
MODELO DE ASIGNACIÓN DE COSTOS DE CARGA FABRIL EN LA EMPRESA FUNDICIÓN METALÚRGICA LEMOS C.A.
Lizbet M. Hernández D.
RESUMEN
El trabajo de investigación aquí presentado consiste en un proyecto factible, debido
a que se encuentra orientado a solucionar un problema planteado con la determinación de los costos de carga fabril en la empresa Fundición Metalúrgica Lemos C.A.
Se ha estructurado en capítulos, comenzando con el planteamiento del problema, donde se desarrolla la importancia de la investigación, así como los objetivos planteados, además del alcance y limitaciones encontradas en el desarrollo de la misma.
Luego se desarrolla el marco teórico referencial, el cual incluye algunos de los
antecedentes y estudios realizados con antelación y que guardan relación con el problema planteado, así como las bases teóricas que lo sustentan como lo son la carga fabril, su definición, clasificación, tasa predeterminada, procedimientos durante y al cierre del ejercicio económico, cuando se emplea la técnica del costeo normal, departamentalización y métodos de asignación de tan relevante elemento del costo.
Seguidamente se presenta el marco metodológico empleado para la realización del
mismo, donde se describe el método de estudio, el diseño de investigación, las técnicas e instrumentos para la recolección y análisis de la información, así como la factibilidad de realización del proyecto.
La última parte se encuentra referida al trabajo de campo propiamente dicho, que
comenzó con la aplicación de los instrumentos que permitieron recolectar la información para realizar el diagnóstico del funcionamiento del sistema de contabilidad de costos y presentar el modelo de asignación de costos indirectos propuesto, cumpliendo con el objetivo general trazado.
Las conclusiones obtenidas conducen a señalar que el modelo de asignación propuesto surtirá los resultados de él esperados, si se cumplen las recomendaciones presentadas para su ejecución y puesta en marcha.
Dedico este trabajo a Dios Todopoderoso, por todas las cosas bellas que me ha concedido, a mis padres, por darme la vida y por brindarme siempre su apoyo y a mis hijas por ser la razón de mi existencia
AGRADECIMIENTO
A la empresa Fundición Metalúrgica Lemos C.A., por haber permitido realizar, en tan
prestigiosa empresa, el presente trabajo y en particular, al ingeniero Juan Alvarez y al
Técnico Alejandro Alvarado, ya que sin su valiosa colaboración no hubiese logrado
culminar esta investigación.
A mis amigos, Jorge, Katy, Daniel y muy especialmente a Rosalinda por su ayuda
constante e incondicional en la realización de este proyecto.
A todas aquellas personas que de una u otra forma contribuyeron a lograr este meta.
A todos GRACIAS.....
ACTA DE APROBACIÓN
En mi carácter de tutor del trabajo de grado presentado por la Lic. Lizbet Mireya
Hernández Díaz, para optar al grado de Especialista en Costos, titulado Diseño de un
Sistema de Información Contable, Departamentalizado y por Órdenes Específicas para la
Empresa Fundición Metalúrgica Lemos C.A., considero que dicho trabajo reúne los
requisitos y méritos suficientes para ser sometido a la evaluación por parte del Jurado
examinador que se designe.
En Barquisimeto a los veintiocho días del mes de mayo de mil novecientos noventa
y ocho.
Lic. Ingrid Lameda Especialista en Costos
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA
COORDINACIÓN DE POSTGRADO POSTGRADO EN CONTADURÍA MENCIÓN COSTOS
FUNDICIÓN METALÚRGICA LEMOS JEFE DE PLANTA ESTIMADO SEÑOR_________________________________
• Estamos realizando un trabajo de investigación que permitirá facilitar la asignación de costos a los productos fabricados por la empresa.
• Requerimos de su valiosa colaboración para que conteste a unas preguntas sencillas. • Sus respuestas serán confidenciales por lo que le pedimos que responda este cuestionario
con la mayor sinceridad y objetividad posible. • No hay respuestas correctas ni incorrectas, solo procure que sus respuestas correspondan
directamente con lo que se pregunta. • Lea las instrucciones generales cuidadosamente.
MUCHAS GRACIAS POR SU COLABORACIÓN Y POR BRINDARNOS SU TIEMPO
Barquisimeto 1998
INSTRUCCIONES GENERALES
1. Lea cuidadosamente cada una de las preguntas que se le presentan, antes de responder.
2. En el caso de las preguntas que presentan las opciones de respuestas Si___ No___ escoja una (1) sola opción. 3. Marque con una equis (X) la opción seleccionada. 4. Use letra de imprenta para las respuestas que no sean de opción Si___ No____ .
CUESTIONARIO
1. ¿Existen en la empresa manuales de organización -funciones y cargos- y de procedimientos?
Sí _____ No ______
2. ¿Cuál es la estructura organizativa de la empresa? _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ 3. ¿Qué tipos de aleaciones fabrica la empresa? _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ 4. ¿Las aleaciones se clasifican por productos?
Sí _____ No ______ 5. ¿Que tipos de productos se fabrican en la empresa? _________________________________________________________________________
__________ 6. Describa el proceso productivo de los productos que elabora la empresa. 6.1 Partes y Piezas
_________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ 6.2 Barras y Bocinas _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ NOTA: Si requiere espacio utilice la hoja en blanco que se incluye al final de este cuestionario. 7. ¿Existen diagramas del proceso productivo?
Sí _____ No ______ 8. ¿Se planifica la producción?
Sí _____ No ______
9. Si la respuesta anterior es afirmativa, diga usted ¿Cómo y quién planifica la producción? _________________________________________________________________________
__________ ___________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________
__________ ___________________________________________________________________________________ 10.¿La empresa posee un sistema de costos implantado?
Sí _____ No ______ 11.¿Cómo está estructurada la fábrica? En departamentos Sí _____ No ______ En secciones Si _____ No ______ 12.Mencione las unidades productivas _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ 13.Mencione las unidades de servicio _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________
___________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
__________ 14.¿Utilizan algún formulario para recoger los costos en que incurren los productos en el
proceso?
Sí _____ No ______ 15.Si la respuesta de la pregunta anterior es afirmativa, nombre los formularios utilizados
en el proceso productivo _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ 16.¿Cómo se recopilan o acumulan los costos de producción? _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ 17. ¿Qué inventarios maneja la empresa?
___________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ ___________________________________________________________________________________ 18. ¿Los inventarios de materiales y suministros se encuentran codificados?
Sí _____ No ______ 19. De ser afirmativa la respuesta anterior, podría decir ¿cómo es la codificación asignada a
cada tipo de inventario? _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ 20. ¿En fábrica se lleva un control sobre los inventarios de materiales, productos en proceso
y productos terminados?
Sí _____ No ______ 21. De ser afirmativa la respuesta anterior, ¿Cómo es ese control? _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________
___________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
__________ 22. ¿ Poseen los materiales y suministros alguna clasificación?
Sí _____ No ______ 23. De ser afirmativa la respuesta anterior, ¿Cuál es la clasificación de los materiales y
suministros? _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ 24. ¿Qué tipo de sistema de inventario utiliza la empresa para la valuación y control de sus
inventarios (materiales y suministros, productos en proceso, productos terminados? _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ ___________________________________________________________________________________ 25. ¿Existe una unidad de compras en la empresa?
___________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ ___________________________________________________________________________________ 26. Describa el procedimiento de compra de materiales _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ ___________________________________________________________________________________ 27. ¿Qué tipo de materiales se compran en la empresa? _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ ___________________________________________________________________________________ 28. ¿Existe una unidad de recepción de materiales? _________________________________________________________________________
__________
___________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
__________ ___________________________________________________________________________________ 29. ¿Cómo se clasifica la mano de obra? _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ 30. ¿Cuáles son los beneficios que le otorga la empresa a su personal? _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ ___________________________________________________________________________________ 31. ¿Cómo se calcula el costo unitario de la mano de obra empleada en la producción?
Explique _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________
_________________________________________________________________________
__________ ___________________________________________________________________________________ 32. ¿Se tiene un control de asistencia del personal? Explique _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ ___________________________________________________________________________________ 33. ¿Cómo se originan los costos indirectos de fabricación? _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ ___________________________________________________________________________________ 34. ¿Cómo clasifican los costos indirectos de fabricación? _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________
___________________________________________________________________________________
35. Mencione los costos indirectos de fabricación _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ ___________________________________________________________________________________ 36. ¿Cómo se calculan los costos totales y unitarios de los productos? _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ 37. ¿Cómo asignan los costos indirectos a los productos? _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________
38. ¿Quién es el responsable del registro de la contabilidad de costos o existe un departamento o sección de contabilidad de costos?
_________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ 39. ¿Cuál es el proceso o técnica que utiliza la empresa para presupuestar el precio de venta
de un producto? _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________ _________________________________________________________________________
__________
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FACTIBILIDAD DE APLICACIÓN DEL MODELO
Para la implantación del modelo propuesto en el presente trabajo de investigación,
se hace necesario realizar un estudio de factibilidad, el cual debe abarcar los aspectos
técnicos, financieros y económicos relacionados con la ejecución y puesta en marcha del
sistema de información contable propuesto a la empresa Funlemos.
El estudio de mercado realizado entre diferentes organizaciones manufactureras,
ubicadas en la región, arrojó como resultado la inexistencia de sistemas de información
contables que suministren a las gerencias de las empresas una información precisa de sus
costos, por lo tanto el modelo propuesto podría ser utilizado por todas aquellas empresas
que presenten similitud con la empresa Funlemos (que trabaja por ordenes de producción) y
puede constituir un punto de partida para las organizaciones que deseen elaborar sus
propios sistemas.
A través del estudio técnico realizado a la empresa, se pudo determinar que la
misma cuenta con los recursos físicos, financieros y humanos que se requieren para la
implantación y puesta en marcha del modelo.
EJECUCIÓN Y PUESTA EN MARCHA DEL PROYECTO
Las consideraciones que se deben tener presentes para la ejecución y puesta en
marcha del modelo son: en primer término, y una vez instalado el sistema, se debe accesar
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al mismo el catálogo de cuentas incorporado en la propuesta. Luego de debe realizar los
registros contables propuestos en el capítulo V del proyecto, los cuales se deben ir
realizando de acuerdo a las operaciones que se vayan generando en la empresa, es decir, tal
y como esta en la propuesta, existen registros que deben hacerse al comprar materiales y
suministros, también se registran los envíos de materiales a producción, la imputación de la
mano de obra directa y de los otros costos indirectos a cada orden de producción, entre
otros registros.
Para la realización de lo antes expuesto se determinó que la empresa cuenta con los
equipos necesarios (hardware y software) y con el personal requerido, no obstante este
personal debe ser entrenado en cuanto a los pasos a realizar en cada operación, es decir,
deben conocer los registros contables a realizar en cada fase del proceso productivo y así
mantener un control estricto de los costos de cada orden de producción.
El estudio financiero realizado en Funlemos determinó que la misma cuenta con los
recursos financieros necesarios para afrontar los gastos corrientes que generará la puesta en
marcha del modelo, gastos que se revertirán en beneficio de la impresa.
Por último, se presenta a continuación el plan de ejecución del proyecto, el cual
servirá como elemento de control para la realización del mismo.
ACTIVIDADES TIEMPO DE EJECUCIÓN
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Montaje del Sistema Contable:
♦ Incorporación del Catálogo de Cuentas 01/06/1998 al 31/07/1998
♦ Revisión del Catálogo de Cuentas 01/08/1998 al 31/08/1998
Entrenamiento del Personal 01/08/1998 al 31/08/1998
Recolección de los datos de costos de producción 01/09/1998 al 30/09/1998
Procesamiento de datos 01/10/1998 al 15/10/1998
Revisión del funcionamiento del sistema, considerando
todas las etapas que lo conforman
16/10/1998 al 31/10/1998
Aprobación del sistema 1/11/1998 al 15/11/1998
Continuación del funcionamiento del sistema 16/11/1998
SISTEMA DE PRODUCCIÓN POR ÓRDENES ESPECÍFICAS
LLAMADA O VISITA DEL CLIENTE
• Especifica el producto deseado: Cantidad - Calidad - Características.
• Pregunta sobre: P.V.P. - Fechas de Entrega, Condiciones de Pago, Transporte, etc.
Si no se ha fabricado Si se ha fabricado anteriormente
Si tiene existencia en el almacén
Se cotiza el PVP y las condiciones del
cliente
• Estudio profundo • Se diseña el producto • Se estima:
− Período de tiempo para
− elaborarlo − Cantidad y tipo de
Mat − y M.O. − Máquinas a
Se realizan estimaciones en
base a experiencias pasadas y
considerando costos actuales y
Si acepta Si no acepta
Otro proceso
Si acepta
Se ordena a la fábrica la elaboración y fecha de entrega al
cliente (orden de producción)
• Se planifica y programa el trabajo
• Se distribuyen órdenes a toda la fábrica de lo que habrá de hacerse
• Se definen horarios de trabajo,
Si no acepta
Fin
Fin
