DMS és WF rendszer - Üzleti követelményspecifikációcdn.szerencsejatek.hu/download/012/731/SZRT_DMS_Uz… · Web viewAz előkészítés első lépéseként felmérésre kerültek

Üzleti követelményspecifikációa Szerencsejáték Zrt.

irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres

megoldására

Készítette: Kóczé ZoltánPetróczi Gábor

2013. július 2.

1/47

Tartalomjegyzék

1. Bevezetés..............................................................................................................41.1.Háttér...........................................................................................................................41.2.A dokumentum célja.....................................................................................................41.3.A kialakítandó rendszer célja.......................................................................................41.4.Hatókör.........................................................................................................................51.5.Támogatandó folyamatok.............................................................................................6

2. Jelenlegi helyzet összefoglalása........................................................................72.1.Iratkezelés....................................................................................................................72.2.Dokumentumkezelés....................................................................................................82.3.Folyamatirányítás.........................................................................................................8

3. Funkcionális követelmények – a támogatandó üzleti folyamatok...................93.1.Áttekintő folyamattérkép...............................................................................................93.2.Folyamatok leírása.....................................................................................................10

3.2.1. Érkeztetés, iktatás......................................................................................................103.2.2. Ügyintézés.................................................................................................................173.2.3. Postázás (expediálás)................................................................................................203.2.4. Ügy lezárása, irattározás...........................................................................................243.2.5. Digitalizálás................................................................................................................29

4. Általános követelmények...................................................................................304.1.Alapigények................................................................................................................304.2.Felhasználói felületek.................................................................................................314.3.Hibaüzenetek.............................................................................................................324.4.Riportok, lekérdezések...............................................................................................324.5.Határidők kezelése.....................................................................................................344.6.Automatikus értesítések.............................................................................................344.7.Központi törzsadattár kezelése..................................................................................354.8.Dokumentumkezelés..................................................................................................354.9.Titkos ügyiratok kezelése (TÜK)................................................................................36

5. Biztonsági követelmények.................................................................................365.1.Rendelkezésre állás...................................................................................................365.2.Hozzáférés, jogosultságok kezelése..........................................................................375.3.Szervezeti hierarchia leképezése..............................................................................385.4.Naplózás....................................................................................................................39

6. Informatikai követelmények..............................................................................396.1.Üzemeltetési környezet..............................................................................................396.2.Adattárolás.................................................................................................................39

2/47

Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres

megoldásra

7. Integrációs követelmények................................................................................40

1. számú melléklet: Folyamatábrázolás jelölésrendszere..................................44

2. számú melléklet: Igényfelmérő interjúk listája..................................................46

3. számú melléklet: Fogalomtár..............................................................................48

3/47


megoldásra

1. BEVEZETÉS

1.1. Háttér

A Szerencsejáték Zrt. (továbbiakban SZZRT) szakterületei és a cégvezetés is megfogalmazta igényét a SZZRT

jelenlegi irat- és dokumentumkezelő, valamint folyamatirányító rendszereinek egységes megújítására, ezáltal a

kapcsolódó folyamatok informatikai támogatásának, automatizáltságának, működési biztonságának növelésére.

Ennek megvalósítása egy előkészítő projekttel indult, amely a SZZRT működéséhez igazodva fogalmazza meg a

rendszerrel szemben támasztott követelményeket és támogatja annak kiválasztását, implementációját.

Az előkészítés első lépéseként felmérésre kerültek a SZZRT által jelenleg alkalmazott irat- és

dokumentumkezelő, valamint folyamatirányító rendszerek, valamint az iratkezelési folyamatok végrehajtásának

eddigi gyakorlata. Az összegyűjtött információk alapján egy helyzetértékelés történt és a lehetséges továbblépési

irányok kerültek meghatározásra, valamint a megrendelő területtel való egyeztetés eredményeként a javasolt

továbbfejlesztési irány is rögzítve lett.

A helyzetelemzés információiból kiindulva kidolgozásra került egy, az SZZRT szintjén egységes iratkezelési- és

folyamatirányítási koncepció, amely az egyes szakterületekkel egyeztetve lett (az interjúk, illetve az azokon részt

vett interjúalanyok listáját a 2. számú melléklet tartalmazza). Ennek során összegyűjtésre kerültek a szakterületi

specifikus iratkezelési és folyamatirányítási igények, melyek az egységes koncepcióval együtt jelen dokumentum

alapjául szolgálnak.

1.2. A dokumentum célja

Jelen dokumentum célja, hogy összefoglalja a Szerencsejáték Zrt. üzleti elvárásait, követelményeit a kialakítandó

iratkezelési és folyamatirányítási rendszerrel kapcsolatosan.

A dokumentum alapjául fog szolgálni a később elkészítésre kerülő szoftver követelményspecifikációnak, amely a

leendő rendszerrel szemben támasztott funkcionális és egyéb követelményeket határozza meg részletesen.

1.3. A kialakítandó rendszer célja

A Szerencsejáték Zrt.-nél bevezetésre kerülő egységes irat- és dokumentumkezelési- valamint folyamatirányítási

rendszer célja (függetlenül attól, hogy egy, vagy több informatikai szoftvermegoldásból fog állni), hogy

strukturáltan és jól kezelhetően kiszolgálja valamennyi szervezeti egység, szakterület vállalati szinten egységes

iratkezelését, és ezzel integráltan és hatékonyan megvalósítsa a szintén vállalati szinten egységes

dokumentumkezelés, és folyamatirányítás informatikai támogatását.

A rendszerrel szemben támasztott főbb célok az alábbiak:

- Teljesítse a vonatkozó jogszabályi előírásokat.

- Igazodjon a Szerencsejáték Zrt. működési sajátosságaihoz, vonatkozó szabályozásaihoz.

4/47


megoldásra

- Teljes vállalati szintű, SZZRT szinten minden szervezeti egységnél egységes iratkezelést valósítson meg

a bejövő-, kimenő-, és a belső iratok vonatkozásában is. Ezáltal biztosítsa az iratokra vonatkozóan az

alábbiak teljesülését:

o átlátható, rendszerezett és rendezett irattárolás;

o egyértelmű irat azonosítás;

o teljes körű nyilvántartás;

o nyomon követhetőség (fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető)

o az iratok feldolgozottságának követése (státusz)

o egyértelmű felelősség (kezelésével kapcsolatos személyi felelősség egyértelműen

megállapítható);

o információvédelem (tartalma csak az arra jogosultak számára ismerhető meg).

- Tegye lehetővé a vonatkozó dokumentumok és a hozzájuk, vagy a témakörhöz kapcsolódó egyéb

dokumentumok (pl. mellékletek, levelezések) elektronikus kezelését, mind az iratkezelés, mind a

folyamatkezelés, mind az interfészen kapcsolódó rendszerek esetén

- Támogassa és gyorsítsa az iratokkal kapcsolatos ügyintézési folyamatokat.

- Támogassa mind a papíralapú, mind az elektronikus iratkezelési folyamatok végrehajtását

- Biztosítson vállalati szintű és egységes munkafolyamat (workflow) támogató platformot.

- Az iratkezeléssel integrációban legyen képes szakterületi munkafolyamatok vezérlésének támogatására

(amennyiben az iratkezelés és folyamatirányítás támogatása külön szoftvermegoldásokkal kerülnek

megvalósításra).

- Igazodjon a Szerencsejáték Zrt. jelenlegi informatikai környezetéhez, informatikai stratégiai

célkitűzéseihez.

1.4. Hatókör

A kialakítandó rendszer hatóköre szervezeti szempontból a Szerencsejáték Zrt. teljes szervezetére, azaz

valamennyi szervezeti egységére kiterjed. Ez a jelenlegi szervezeti struktúrát figyelembe véve az alábbi fő

szervezeti egységeket és azok alegységeit foglalja magában:

- Biztonsági Igazgatóság;

- Gazdasági Igazgatóság;

- Informatikai Igazgatóság;

- Interaktív Játék Főosztály;

- Jogi és Ellenőrzési Igazgatóság;

- Kereskedelmi és Játékszervezési Igazgatóság;

- Marketing és Kommunikációs Igazgatóság;

- Üzletfejlesztési és Minőségirányítási Osztály;

- Vezérigazgatói Titkárság.

A rendszer felhasználói az iratok iktatását, illetve azokkal szakfeladatot (ügyintézést) végző munkatársak lesznek,

továbbá a folyamatirányítás vonatkozásában a releváns folyamatokban résztvevő egyéb SZZRT munkavállalók

és vezetők.

5/47


megoldásra

A rendszer funkcionális hatóköre tehát három funkciócsoportot foglal magában:

- az iratkezelést;

- a dokumentumkezelést;

- és a folyamatirányítást.

Az egyes funkciócsoportok tartalmának részletezését a későbbi fejezetek tartalmazzák.

A kialakítandó rendszer hatókörbe tartozik továbbá a meglévő szakrendszerekkel történő integrációs

adatkapcsolatok megvalósítása is.

1.5. Támogatandó folyamatok

A kialakítandó rendszernek a funkciócsoportok bontásában legalább az alábbi üzleti folyamatokat kell támogatnia

(dőltbetűvel a folyamatba tartozó főbb folyamatszakaszok, funkciók szerepelnek):

- Iratkezelés

o Érkeztetés, iktatás

Érkeztetés

Átadás-átvétel

Iktatás

Szignálás

o Ügyintézés

Feladatkezelés, határidőzés

Csoportmunka támogatás

Válaszirat csatolás, előzményezés

o Postázás (expediálás)

Boríték címzés

Tértivevény nyomtatás

Postakönyv vezetés

o Ügy lezárás, irattározás

Ügy lezárás

Kézi irattározás

Központi irattározás

Irattári kikérés

Selejtezés

o Digitalizálás

Központi, kötegelt digitalizálás

Egyéni, szakterületi digitalizálás

- Dokumentumkezelés

o Dokumentumok készítésével kapcsolatos csoportmunka támogatás

o Dokumentumok tárolása, nyilvántartása

o Dokumentumok verziókezelése

o Dokumentumok publikálása

6/47


megoldásra

- Folyamatirányítás (a javasló szakterületek az alábbi üzleti folyamatokat jelölték ki a rendszer bevezetése

során workflow támogatással megvalósítandónak)

o Belső ellenőrzések (Biztonsági Igazgatóság)

o Szerződéskészítés (Beruházási és Üzemeltetési Főosztály)

o Sorsjegy reklamáció (Gazdasági Főosztály)

o Szerződéskészítés, szerződéskötés (Informatikai Igazgatóság, Marketing és Kommunikációs

Igazgatóság)

o Fogadási ajánlatok kezelése (Interaktív Játék Főosztály)

o Panaszkezelés (Jogi és Ellenőrzési Igazgatóság)

o Terminál telepítés (Kereskedelmi és Játékszervezési Igazgatóság)

o Nyereményátadások (Marketing és Kommunikációs Igazgatóság)

o Szabályozáskészítés (Üzletfejlesztési és Minőségirányítási Osztály)

o szponzori szerződéskészítés / adománylevél készítés (Vezig. Titkárság)

2. JELENLEGI HELYZET ÖSSZEFOGLALÁSA

2.1. Iratkezelés

A helyzetelemzés során megállapítottuk, hogy a Szerencsejáték Zrt. az iratkezelési folyamatának végrehajtása

során túlnyomórészt nem alkalmaz elektronikus iratkezelő rendszert. Az iratkezelés folyamata ennek megfelelően

korszerűtlen, túlnyomórészt papíralapon zajlik, ami észrevehetően rontja az SZZRT általános ügyintézési

hatékonyságát.

Az alkalmazott iratkezelési gyakorlattal kapcsolatban azonosított fő problémák:

- Szervezeti egységenként eltér az iratkezelési folyamat gyakorlati végrehajtása.

- Az SZZRT többszörös (sávos) iktatást alkalmaz, így szervezeti egységenként újra elvégzik az iktatást.

- A területek szakértői szokásjog alapján végzik az iratkezelési feladataikat.

- A szabályzatot a szakterületi szervezeti egységek szabadon, iránymutatásként értelmezik, gyakorlatilag

esetlegesen tartják be.

- Elektronikus küldemények, elektronikus dokumentumok kezelése hiányzik.

- Az iratkezelés szervezeten belüli felelőssége elosztott.

Az SZZRT jelenlegi iratkezelési gyakorlata nem biztosítja az iratok strukturált nyilvántartását, nyomon

követhetőségét, kereshetőségét, ezáltal lassítja, bürokratizálja a szervezet működését, nem adja meg a

vezetőknek a kapcsolatos ügyintézésekre vonatkozóan a megfelelő helyzetképet, így az időben való beavatkozás

lehetőségét.

7/47


megoldásra

2.2. Dokumentumkezelés

Az SZZRT ügykezelési folyamataiban a magyarországi államigazgatási gyakorlatnál is kisebb mértékben

alkalmaz elektronikus dokumentumokat – Mind a külső, mind a belső ügyek esetében a legtöbb szervezeti

egység papíralapon végzi az ügyintézést, az elektronikus dokumentumok legtöbb esetben csak az iratok

előállítása során jelennek meg, mint munkaanyag.

Alkalmazott elektronikus dokumentumkezelési megoldások:

- A megosztott hálózati mappákat (mentett munkaterület)valamennyi szakterületi szervezeti egység

használja, ez az elterjedt elektronikus dokumentumkezelési megoldás SZZRT-n belül.

- Van belső intranet rendszer (Microsoft Sharepoint alapokon), amely alkalmas dokumentumkezelésre, de

jellemzően csak belső marketing célokra és projektek nyilvántartására használják. Továbbá a belső

intranet rendszer dokumentumközpontja szolgál a Társaság szabályozásainak nyilvántartására és

tárolására, (mely fő felépítésében a szervezeti- és szabályozási hierarchiát követi).

- Iratok szkennelése csak néhány szervezeti egységnél gyakorlat, csak belső célokat szolgál (a postázás

meggyorsítása, illetve az eredeti iratok képének megőrzése).

Az elektronikus dokumentumok kezelési gyakorlata megfelel a szakterületek által elvártnak, de ezen elvárások

még a papíralapú iratkezelés alapján jelentkeztek.

2.3. Folyamatirányítás

Az SZZRT-n belül a munkafolyamatok irányítása alapvetően a különböző szabályozásokon keresztül valósul

meg, ezek funkció- és feladatszemléletűek, csak részlegesen tartalmaznak folyamatokat. A folyamatok

irányításának informatikai részleges támogatása ez idáig csak a gazdasági- és az informatikai területeken

valósult meg.

A Gazdasági Igazgatóságon készült egy munkafolyamat (workflow) vezérlő megoldás (eFlow, Basware), amely a

folyamat irányítása mellett annak valós idejű monitorozását is lehetővé teszi. Ez a rendszer azonban csak a

gazdasági terület egy folyamatára (bejövő számla feldolgozás) lett bevezetve, bár 1-1 tevékenység erejéig a többi

szakterület is dolgozik benne. Az informatikai terület is rendelkezik specifikus folyamatokat támogató dobozos,

vagy egyedi fejlesztésű IT rendszerekkel (pl. helpdesk), de ezek specifikus és lokális megoldások, az SZZRT-n

belül jelenleg nincs egységes, vállalati szintű workflow támogató megoldás.

Az SZZRT többi területén egyáltalán nem jellemző a folyamatok informatikai rendszereken történő vezérlése,

irányítása. A napi munkavégzéshez használnak számítógépet, de a munkatársak nagyrészt irodai (pl. Word,

Excel, Outlook) alkalmazásokkal dolgoznak, az információk továbbítása nagyrészt papír alapon, kisebb részben

elektronikusan történik.

A vállalton belül a folyamatmenedzsment részeként az SZZRT üzleti (értékteremtő) folyamatai teljes körűen,

elemi tevékenység szinten, az egyéb (irányító, támogató) folyamatok pedig részlegesen vannak dokumentálva az

ARIS folyamatmenedzsment támogató informatikai rendszerben. Ezek a folyamatmodellek jó alapul tudnak

szolgálni a folyamatok informatikai támogatását megvalósító későbbi fejlesztésekhez.

8/47


megoldásra

Az SZZRT-ben vállalati szinten bevezetésre került a belső intranet rendszer alapjául is szolgáló Microsoft

SharePoint technológia, amelyhez jelenleg 700 felhasználói licenccel áll rendelkezésre. A SharePoint alkalmas

munkafolyamatok leképezésére és teljes körű informatikai támogatására is, sőt ennek adatbázis vonatkozású

licenceivel is rendelkezik az SZZRT, de vállalati szinten ez nincs folyamatok informatikai támogatására,

irányítására használva.

3. FUNKCIONÁLIS KÖVETELMÉNYEK – A TÁMOGATANDÓ ÜZLETI FOLYAMATOK

Jelen fejezet célja, hogy bemutassa a Szerencsejáték Zrt. számára javasolt egységes iratkezelési folyamatot,

amelynek informatikai támogatását a kialakítandó az irat- és dokumentumkezelő rendszernek kell teljes körűen

megvalósítania. A teljes körűség az alábbi folyamat összes lépését jelenti.

3.1. Áttekintő folyamattérkép

+

Érkeztetés, iktatás

+

Postázás (expediálás)

+Ügyintézés

+

Digitalizálás

+

Ügy lezárás, irattározás

9/47


megoldásra

3.2. Folyamatok leírása

3.2.1. Érkeztetés, iktatás

+Ügyintézés

Központi Postabontó Címzett szervezeti egység

Küldemény átvétele

Bontható a küldemény?

ÉrkeztetésBontás

Érkeztetés

+

Digitalizálás (központi

szkennelés)

Beérkező papíralapú küldemény

Közvetlenül a szervezeti egységhez beérkező

papíralapú küldemény

Szervezeti egységhez beérkező email

Küldemény érkeztetése

Átadás az illetékes

szervezeti egységnek

Illetékes szervezeti

egység meghatározása

Címzett szervezet az

illetékes?

Igen

Nem

Bontás

Átadás a címzett szervezeti egységnek

Manuális digitalizálás

Nem

Igen

Előzményezés

Létező ügyhöz

tartozik?

Iktatás új főszámra

Iktatás meglevő főszámra

Szignálás

NemIgen

Igen Nem


Vezető



Iktatandóküldemény?

1.01A 1.01B 1.01C

1.02 1.02

1.03

1.04A 1.06A

1.06B

Azonosítás vonalkóddal

1.05

1.06A

1.07A

1.08

1.09

1.091.10

1.10

1.04B

1.07B

1.11BCímzett

szervezet az illetékes?

Nem

Igen

Illetékesség vizsgálata

(e-mail)

1.121.13

1.14

1.15 1.16

1.17

10/47


megoldásra

Az érkeztetés és az iktatás lépései az alábbiak:

No.Lépés, állapot megnevezése

Lépés leírása

1.01ABeérkező papíralapú

küldemény

A Szerencsejáték Zrt.-nek érkező küldemények alapértelmezett

esetben a Postabontóhoz érkeznek be.

1.01B

Közvetlenül a szervezeti

egységhez beérkező

papíralapú küldemény

Amennyiben a beérkező küldemény közvetlenül a címzett szervezeti

egységhez érkezik, a küldemény kezelésének felelőssége a címzett

szervezeti egységé.

1.01CSzervezeti egységhez

beérkező email küldemény

Az e-mailben érkező küldemények szintén részét képezik az

iratkezelési folyamatnak. Az iratkezelési folyamatba azon e-maileket

kell bevonni (azokat kell iktatni), amelyek papíralapon érkezve iktatásra

kerülnének.

1.02 Küldemény átvételeA küldeményt a címzett átveszi a továbbítást végző cégtől, szükség

esetén igazolva annak átvételét.

1.03Küldemény

bonthatóságának eldöntése

A Postabontó megvizsgálja, hogy van-e jogosultsága a beérkezett

küldemény bontására. Alapértelmezetten az alábbi típusú

küldemények nem bonthatóak:

- SK jelzéssel érkezett küldemények

- Rendőrségtől és bíróságtól jövő küldemények

- A borítékon az üzleti titkok, bizalmas megjelölés van, vagy

bármi olyan megjegyzés, amiből már a bontás előtt

egyértelműen megállapítható, hogy minősített adatot

tartalmaz

o Azon küldeménytípusok, amelyeknél ezt az arra

jogosult személy (a címzett szervezeti egység

vezetője) elrendelte azok felbontás nélküli

továbbítást (például a Humán Főosztály számára

érkező küldemények)

o Nyeremény kifizetéssel kapcsolatos küldemények

A rendszer részletes tervezésekor további vizsgálat szükséges a

bonthatóság pontos feltételrendszerére vonatkozóan.

1.04A Küldemény bontása Ha a küldemény bontható, a Postabontó elvégzi a bontást.

Ha a küldemény sérült, vagy a küldeményben érték (pénz,

játékszelvény, sorsjegy, stb.) található, vagy a küldemény tévesen

került bontásra, erről a Postabontó külön jegyzőkönyvet vesz fel.

11/47


megoldásra


Lépés leírása

A jegyzőkönyvet csatolni kell az irathoz, majd az irat kezelése a

standard folyamat szerint folytatódik. Ha a téves bontás miatt egyedi

intézkedés is szükséges, azt az irat ügyintézőjének kell elindítania.

1.04B

Küldemény bontása a

címzett szervezeti

egységen

Amennyiben a küldemény közvetlenül (pl. futár útján) jutott el a címzett

szervezeti egységhez, vagy a Postabontó nem bonthatta fel, a

küldemény bontása a címzett szervezeti egység felelősségi körébe

tartozik.

Ha a küldemény sérült, vagy a küldeményben érték (pénz,

játékszelvény, sorsjegy, stb.) található, vagy a küldemény tévesen

került bontásra, erről a szakterületi egység jegyzőkönyvet vesz fel. A

jegyzőkönyvet csatolni kell az irathoz, majd az irat kezelése a standard

folyamat szerint folytatódik.

1.05 Azonosítás vonalkóddal

A szkennelendő küldemények első lapjára az érkeztetést végző

személy elhelyez egy vonalkódot, amely az irat egyedi azonosításának

célját szolgálja.

Az iraton elhelyezett vonalkód számát az érkeztetést végző munkatárs

rögzíti az elektronikus iratkezelő rendszerben.

1.06A Érkeztetés

A Postabontó elvégzi a hozzá beérkezett küldemények érkeztetését.

Érkeztetés során legalább az alábbi adatokat kell rögzíteni:

- Küldemény érkezésének dátuma

- Küldemény feladója

- Küldemény címzettje

- Küldemény vonalkódja (csak bontott küldemény esetén)

- Küldeményérkeztetési azonosítója (az iratkezelő rendszer

automatikusan állítja elő)

- Az érkeztetés helyének meghatározása (az iratkezelő rendszer

automatikusan állítja elő)

- Az érkeztetés egyéb információi pl. sérült volt a küldemény

(jegyzőkönyv szám stb.)

Minden érkeztetett küldemény borítékán el kell helyezni az érkeztetési

bejegyzést, amely tartalmazza a beérkezés idejét, valamint az

érkeztetési azonosítót.

Nem kell érkeztetni, és más módon sem kell nyilvántartásba venni a

sajtótermékeket, reklámanyagokat, üdvözlő lapokat, tömeges

értesítéseket, árjegyzékeket, tértivevényeket.

12/47


megoldásra


Lépés leírása

1.06BÉrkeztetés a címzett

szervezeti egységen

Amennyiben a küldemény közvetlenül (pl. futár útján) jutott el a címzett

szervezeti egységhez, az érkeztetés (valamint a digitalizálás)

elvégzése a címzett szervezeti egység felelősségi körébe tartozik.

Szervezeti egységen történő bontás esetén a bontó szervezeti egység

feladata annak eldöntése, hogy szükséges-e az elektronikus példány

előállítása. Ha igen, a szkennelés ez esetben a bontó szervezeti

egység feladata. (Az irat képe az iratkezelő rendszerben csatolható az

irathoz.)

1.07ADigitalizálás (központi

digitalizálás)

Központi szkennelés – az alfolyamatot egy későbbi alpontban

részletesen bemutatjuk

1.07B Manuális digitalizálás

A szervezeti egység vezetőjének ilyen irányú utasítása esetén az

érkeztetést végző személy szkenneli a bontott küldeményt, majd azt

kézzel csatolja az iratkezelő rendszer megfelelő érkeztetési

bejegyzéséhez.

1.08Illetékes szervezeti egység

meghatározása

A Postabontó a címzés, vagy a küldemény tartalma alapján

meghatározza a címzett szervezeti egységet.

1.09Átadás a címzett szervezeti

egységnek

A Postabontó a beérkező papíralapú küldeményt eljuttatja a címzett

szervezeti egységnek. A Postabontó az átadás kezdeményezését az

iratkezelő rendszerben rögzíti.

Szükség esetén az átadás során nemcsak címzett szervezeti egység,

hanem közvetlen személy is meghatározható.

A szervezeti egység az irat átvételét követően több szervezeti

egységnek is átadhatja az irat másolatát, azonban elsődleges címzett

csak egyetlen szervezet lehet. (Másolat átadása esetén az ügyintézési

és iratkezelési felelősség nem kerül átadásra, míg ügyintézésre való,

eredeti irattal történő átadás-átvétel esetében a címzett szervezeti

egység veszi át az irat ügyintézési és iratkezelési felelősségét.)

1.10 Küldemény átvétele Az átvétel igazolja az átadott iratcsomag kezelési és ügyintézési

felelősségének átvételét.

Amely szervezet felé más szervezeti egység átadás-átvételt

kezdeményezett, az értesítést kap az iratkezelő rendszerben a várható

papíralapú küldeményről. A papíralapú iratcsomag megérkezésekor az

átvevő ellenőrzi, hogy az iratcsomag teljes körűen megérkezett-e,

megfelelőség esetén az elektronikus iratkezelő rendszerben átveszi

azt. (Papíralapú átadás-átvétel nem szükséges.)

Ha a küldemény hiányos, vagy a címzett szervezeti egység tévesen

13/47


megoldásra


Lépés leírása

lett megjelölve az irat felelőseként, az átvétel megtagadható.

Lehetőség lesz tisztán elektronikus átadás-átvétel lefolytatására is – ez

esetben értelemszerűen nem kell megvárni a papíralapú küldemény

megérkezését, hanem a küldemény azonnal átvehető.

1.11A Illetékesség vizsgálata

Ha a Postabontó által átadott beérkező iratról a címzett szervezeti

egység úgy ítéli meg, hogy más szervezeti egység a felelős az irat

kezeléséért, illetve az irat kapcsán szükséges ügyintézés

végrehajtásáért, a címzett szervezeti egység az iratot átadás-átvétellel

visszaadja a Postabontónak.

1.11BIlletékesség vizsgálata

bejövő e-mail esetében

A címzett szervezeti egység megvizsgálja, hogy ő jogosult-e a

beérkező e-mail megválaszolása, illetve a kapcsolatos ügyintézés

koordinálása, vagy az más szervezeti egység hatáskörébe tartozik.

1.12 E-mail továbbítása

Ha a beérkező e-mail más szervezeti egység felelősségi körébe

tartozik, a címzett szervezeti egység iktatás nélkül, egy munkanapon

belül továbbítja az e-mailt.

1.13Iktatás szükségességének

meghatározása

A felelős szervezeti egység eldönti, hogy az adott küldemény

iktatandó-e. Alapvetően minden érkeztetett, külön szakrendszerben

nem kezelt, de ügyintézést igénylő iratot iktatni kell. (Minden, a

Postabontótól átvett irat tovább csak iktatva továbbítható)

Elektronikus küldemények közül azokat kell iktatni, amelyek

papíralapon érkezve iktatásra kerülnének.

1.14 ElőzményezésIktatás előtt a felelős szervezeti egység megvizsgálja, hogy az iratnak

van-e előzménye.

1.15 Iktatás meglevő főszámra Amennyiben az adott irat már folyamatban levő ügyhöz tartozik, a

folyamatban levő ügy alá, új alszámra kell az iratot beiktatni.

Az adott ügy ügyintézéséért felelős felhasználó (személy, vagy

szervezeti egység), illetve opcionálisan a szervezeti egység vezetője

automatikus értesítést kap az új irat iktatásáról.

Az iktatás során a papíralapú iraton is fel kell tüntetni az elektronikus

iratkezelő rendszer által adott iktatószámot.

E-mail küldemény közvetlenül az Outlook levelező rendszerből,

beépülő klienssel iktatható, mind bejövő, mind kimenő irat esetében.

Az iktatás során az iratkezelő rendszerben kötelezően kitöltendő

adatokat a 98/2011 sz. vezérigazgatói utasítás Iratkezelési és

irattárazási Szabályzatról tartalmazza. (Meg kell adni legalább az

14/47


megoldásra


Lépés leírása

ügyirat tárgyát, típusát (irattári tételszámát, iktatószámát,

iratkapcsolatait).

A kötelező mezők kitöltését az elektronikus iratkezelő rendszer

ellenőrzi, mint kitöltöttségét, mind a felvitt adatok formátumát,

értékkészletét tekintve.

1.16 Iktatás új főszámra

Amennyiben az adott irathoz kapcsolódóan nincs folyamatban levő

ügy, az iratot új főszámra kell iktatni. Amennyiben az adott iratnak van

már lezárt előzménye, az adott iratnál jelezni kell az előzmény iratot

(előirat), míg az előzmény iratnál (előirat) fel kell tüntetni az utóiratot.

Az előzmény irat létezésének meghatározásához egy több paramétert

is figyelembe vevő, összetett keresőfelület szükséges.

1.17 Szignálás

Az irat felelőse (ügyintéző) átadja a papír alapú, vagy elektronikus

iratot a szervezeti egység vezetőjének.

Az új ügy ügyintézőjét a címzett szervezeti egység vezetője (vagy

meghatalmazottja) jelöli ki, ezzel szignálva az ügyet. Minden vezető a

közvetlen beosztottjaira, vagy az alá besorolt szervezeti egységek

beosztottjaira szignálhat..

A szignálás során lehetőség van ügyintézési utasítás, valamint

határidő megadására is.

Egy ügyirat (főszám) egyszerre csak egyetlen szervezeti egység

ügyintézési felelősségében lehet. Ez nem zárja azonban ki, hogy

egyes alfeladatok, alszámok más szervezeti egységnek kerüljenek

kiosztásra – ez esetben az iratról másolatot kell készíteni, és azt új

alszámon iktatva, megfelelő ügyintézési utasítással kell szignálni a

közreműködő szervezeti egység számára. Az ügy intézése minden

esetben azon szervezet/személy felelősségi körébe tartozik, amelyre

az ügyirat (főszám) szignálva van.

15/47


megoldásra

3.2.2. Ügyintézés

Vezető

+


Ügyintéző

Átvétel ügyintézésre

Válasz szükséges?

Nem

+Ügy lezárása

+

Ügy határidős irattárba tétele

IgenKapcsolódó workflow?

Nem

Kimenő irat tervezetének elkészítése

Nem

Jóváhagyás szükséges? Igen

Felterjesztés jóváhagyásra

Jóváhagyás megtörténik?

Jóváhagyás

NemIgen

Visszautasítás, kezelési utasítás

Ügyintézésért felelős szervezeti egység

Jóváhagyott dokumentum feltöltése az

ügyiratba

+Expediálás

Igen

Külső rendszer esetén

interfészen történő

adatátadás

Kiadmányozás

2.01

2.02

2.03

IgenSzükséges külső adat?

Nem

2.06

2.04

2.05

Szükséges információ bekérése

2.07

2.08

2.09

2.11

2.12

2.132.14

2.15

2.16

Kimenő irattervezet

iktatása

2.10

16/47


megoldásra

Az ügyintézés lépései az alábbiak:


Lépés leírása

2.01 Átvétel ügyintézésre A szignált iratot a szignált személy átveszi.

2.02

Ügyintézés/válaszirat

szükségességének

eldöntése

Szignálás nélküli ügyirat esetében a felelős ügyintéző, szignálás

esetén az adott szervezeti egység vezetője (szignálási utasításban

jelezve) eldönti, hogy szükséges-e válasziratot készíteni, illetve

ügyintézési folyamatot indítani a beérkező irat alapján.

Ha nem szükséges ügyintézési folyamatot indítani, az ügyintéző

lezárja az ügyet a rendszerben.

2.03

Van olyan workflow, amely

támogatja az ügyintézési

feladatok végrehajtását?

Ha az ügytípus ügyintézéséhez van workflow folyamat, az ügyintéző

elindítja a szükséges workflow-t.

2.04

Interfészen történő

adatátadás (külső rendszer

esetén)

A workflow végrehajtásához az iratkezelő rendszer interfészen átadja a

szükséges adatokat a workflow modulnak.

2.05Workflow folyamat

végrehajtása (külső)

A workflow folyamat befejezéséig az iratkezelő rendszerben további

feladat nincs, a szükséges adatokat az iratkezelő rendszer a workflow

folyamatból interfészen automatikusan átemeli.

2.06 Szükséges külső adat?Az ügyintéző eldönti, hogy az ügy végig viteléhez rendelkezésére áll-e

minden információ.

2.07Szükséges információk

bekérése

Ha az ügyintézés lefolytatásához rendelkezésre nem álló külső adat,

információ (pl. szakvélemény, vagy külső fél közreműködése)

szükséges, az ügyintéző bekéri a szükséges külső információt.

A külső információ várható beérkezéséig (beérkezési határidejéig) az

ügyintéző az ügyet felfüggeszti, azaz határidős irattárba teszi.

2.08Kimenő irat tervezetének

elkészítése

Az ügyintéző készíti el az ügyintézési folyamatban szükséges kimenő

iratot. Az elkészített iratot az ügyintéző iktatja az iratkezelő

rendszerben.

2.09 Jóváhagyás szükséges?

A vonatkozó szabályozások alapján egyértelmű esetekben a rendszer

automatikusan meghatározza, illetve betartatja az ügytípusok

jóváhagyási szintjeit. Egyéb esetekben az ügyintéző felelőssége

eldönteni, hogy az általa készített válaszirat akár szervezeten kívüli,

akár szervezeten belüli elküldése előtt jóváhagyandó-e a vezetőjével.

Ha vezetői jóváhagyás nem szükséges, az ügyintéző postázza az

iratot.

2.10 Kimenő irattervezet iktatása Az ügyintéző iktatja a felterjesztendő irattervezetet

17/47


megoldásra


Lépés leírása

A kimenő irattervezet iktatása a bejövő irattervezet iktatási módjával

megegyezően, a téma szerinti főszám következő alszámára kerül

iktatásra.

2.11 Felterjesztés jóváhagyásra

Amennyiben szükséges (szignáláskor a vezető úgy rendelkezett), vagy

az ügyintéző úgy ítéli meg, hogy az általa készített válaszirat vezetői

jóváhagyása, vagy aláírása szükséges, átadja az iratot a vezető

számára.

2.12 Jóváhagyás megtörténik?A vezető ellenőrzi a kimenő irattervezetet, ez alapján eldönti, hogy a

kimenő irat elkészült formájában kiküldhető-e, illetve aláírható-e

2.13Visszautasítás, kezelési

utasítás

Ha a válaszirat a vezető döntése szerint elkészült formájában nem

küldhető ki, a vezető visszaadja további módosításra a kimenő iratot a

felelős ügyintézőnek.

Visszautasításkor meg kell adni, hogy milyen további módosítások

szükségesek a kimenő irat tervezeten.

2.14 Jóváhagyás

Ha a válaszirat a vezető döntése szerint elkészült formájában

kiküldhető, a vezető az iratkezelő rendszerben jóváhagyja a kimenő

irat tervezetet.

2.15 Kiadmányozás Amennyiben szükséges, a vezető papíron aláírja az iratot.

2.16Jóváhagyott dokumentum

feltöltése az ügyiratba

A felelős ügyintéző feltölti az iratkezelő rendszerbe a jóváhagyott

kimenő irathoz a jóváhagyott dokumentumot – amennyiben a vezető

papíron is aláírta az iratot, akkor az aláírt irat szkennelt verzióját,

egyéb esetben szerkeszthető elektronikus verzióját.

(.doc, .docx, .xls, .xlsx, stb.)

18/47


megoldásra

3.2.3. Postázás (expediálás)

+

Ügyintézés, kiküldendő

papíralapú irat

Felelős szervezeti egység ügyintézője

Küldemény postázási adatainak rögzítése

Tértivevény szükséges?

Nem

Boríték címzése(opcionális

boríték-nyomtatás)

Tértivevény címzése

(opcionális tértivevény nyomtatás)

Igen

Postázandó irat átadása a

Postabontónak

Központi Postabontó

Postázandó irat átvétele

Postázási adatok automatikus

átvétele a Postakönyvbe

Postázás

Tértivevényes küldemény?

IgenNem

Átvételi információk

rögzítése

Ügyintézés lezárva?

+Ügyintézés

NemIgen

+

Ügy lezárása, irattárazás

Tértivevény visszaérkezése

Postázási információ jelzése

+

Ügyintézés, belső irat

Belső átadás a címzettnek

Átvétel visszajelzése

+

3.01

3.02

3.03

3.04

3.05

3.06

3.07

3.08

3.09

3.10

3.11

3.123.13

3.14

3.15

+

Ügyintézés, Kiküldendő

elektronikus irat

Elektronikus irat elküldése a

címzettnek (e-mail)

3.16

Elküldött e-mail iktatása

3.17

19/47


megoldásra

A postázás lépései az alábbiak:


Lépés leírása

3.01 Belső átadás a címzettnek

Belső küldemény esetén ajánlott az elektronikus iratátadás. Ez

esetben a küldő szervezeti egység elkészíti a vonatkozó elektronikus

iratot (csatolja megfelelő alszámra a Word, vagy az aláírt és szkennelt

PDF fájlt), majd átadás-átvételt kezdeményez a címzett szervezeti

egység részére.

Szükség esetén természetesen belső postával, vagy saját

kézbesítéssel papíralapon is átadható az irat.

Az irat másolatban több szervezeti egységnek is átadható, elsődleges

címzett azonban csak egyetlen szervezet lehet. (Másolat átadása

esetén az ügyintézési és iratkezelési felelősség nem kerül átadásra,

míg ügyintézésre való átadás-átvétel esetében a címzett szervezeti

egység veszi át az irat ügyintézési és iratkezelési felelősségét.)

3.02 Átvétel visszajelzése

Az átvételt követően a címzett belső szervezeti egység az elektronikus

iratkezelő rendszerben átveszi az adott iratot, amely átvételről a feladó

szervezeti egység az iratkezelő rendszerben, opcionálisan

(felhasználónként külön beállítható) e-mailben értesítést kap.

3.03Küldemény postázási

adatainak rögzítése

A küldemény postázási adatainak feltöltése során meg kell adni a

címzett adatait, valamint a küldemény típusát (levél, csomag,

elektronikus küldemény, stb.), valamint a küldemény elküldésének

módját (ajánlott, tértivevényes, futár, stb.).

A címzett megadása preferáltan az elektronikus iratkezelő rendszer

központi törzsadattárból történik, de lehetőség van egyedi címzett

megadására (illetve ennek a törzsadattárba való felvételének kérésére)

is.

3.04 Boríték címzése

A kimenő küldemény borítékának elkészítése a küldeményt (a kimenő

iratot) elkészítő szervezeti egység feladata. Az elektronikus iratkezelő

rendszer lehetőséget biztosít (Word sablon alapján) a boríték az

iratkezelő rendszerben rögzített címzett adatok központi nyomtató

eszközökön (Ricoh Aficio MP C3001) való kinyomtatására.

3.05Tértivevény készítés

szükséges?

A kimenő küldeményt előkészítő ügyintéző a postázási adatok

rögzítése során rögzítette, hogy szükséges-e tértivevény nyomtatása.

Az elektronikus iratkezelő rendszer ezen rögzített adat alapján boríték

nyomtatása után automatikusan felajánlja a tértivevény nyomtatását.

3.06 Tértivevény Ha szükséges, a kimenő küldeményhez tartozó tértivevény elkészítése

a küldeményt (a kimenő iratot) elkészítő szervezeti egység feladata.

20/47


megoldásra


Lépés leírása

Az elektronikus iratkezelő rendszer lehetőséget biztosít (Word sablon

alapján) a tértivevény az iratkezelő rendszerben rögzített címzett

adatok központi eszközökön (Ricoh Aficio MP C3001) nyomtatására.

3.07Postázandó irat átadása a

Postabontónak

A postázásra előkészített papíralapú iratot a küldő szervezeti egység

átadja a Postabontónak postázásra. (A küldő szervezeti egység

eljuttatja a papíralapú iratot, valamint a kapcsolatos borítékot és

tértivevényt a Postabontónak, valamint az elektronikus iratkezelő

rendszerben átadja azokat.)

3.08 Postázandó irat átvétele

A Postabontó ellenőrzi az elküldendő irat, valamint a boríték és a

tértivevény címzését, helyes kitöltöttségét. Ha megfelelő, az

elektronikus iratkezelő rendszerben átveszi a küldeményt.

3.09

Postázási adatok

automatikus átvétele a

Postakönyvbe

A Postabontó a postázandó küldemények postázási adatait az

elektronikus iratkezelő rendszerben átemeli a Postabontó által vezetett

elektronikus Postakönyvbe, ugyanakkor az elküldendő iratoknál jelzi a

postára adás dátumát.

A Postakönyvben rögzített postázási adatok automatikusan

megjelennek az iratban, így a küldő szervezeti egység ellenőrizheti a

postázás megtörténtét.

3.10 Postázás

A Postabontó naponta egyszer, a meghatározott időben átadja a

postázást végző cégnek (Magyar Posta, futárszolgálat, egyéb szállító

szolgáltató) a postázandó küldeményeket, valamint a Postakönyvből

lekért elektronikus küldeményjegyzéket.

3.11 Tértivevényes küldemény?

A postázás végrehajtása után az elektronikus iratkezelő rendszer attól

függően, hogy tértivevényes volt-e az elküldött irat, visszajelez a

küldeményt küldő szervezeti egységnek a postázásról, vagy vár a

tértivevény visszaérkezésére.

3.12 Tértivevény visszaérkezéseHa tértivevényes volt az elküldött irat, az iratkezelő rendszerben

rögzíteni kell a visszaérkező tértivevények adatait.

3.13.Átvételi információk

rögzítése

A visszaérkező tértivevények adatait (ragszám alapján) a Postabontó

rögzíti a megfelelő elküldött (kimenő) küldeményhez.

3.14Postázási információ

visszajelzése

Az összes tértivevény adatainak rögzítése után (ha nem volt

tértivevény, akkor postázás után azonnal) az elektronikus iratkezelő

rendszer automatikusan visszajelzést ad a küldeményt küldő

szervezeti egység számára a küldemény kézbesítésének

sikerességéről.

3.15 Ügyintézés A kézbesítési információk birtokában az ügy ügyintézéséért felelős (az

21/47


megoldásra


Lépés leírása

lezárhatóságának

eldöntése

utolsó küldeményt kiküldő) szervezeti egység eldönti, hogy várható

további intézkedés az ügyben, vagy az ügy lezárható.

3.16Elektronikus irat elküldése

a címzettnek (e-mail)

E-mail alapú kimenő küldemény esetén az ügyintéző a hivatalos

SZZRT e-mail fiókját használva elküldi a kimenő elektronikus levelet a

címzett számára, preferáltan olvasási visszaigazolás kérése mellett.

3.17 Elküldött e-mail iktatásaE-mail alapú kimenő küldemények esetén az ügyintéző iktatja az

elküldött e-mailt a beépülő Outlook kliens segítségével.

22/47


megoldásra

3.2.4. Ügy lezárása, irattározás

+Expediálás

Felelős szervezeti egység ügyintézője

+

Ügyintézés

Ügy zárása kimenő irat után

Ügy zárása bejövő irat után

Ügyirat teljesség ellenőrzése

Ügyirat lezárása

Ügyirat áttétele a kézi irattárba

Ügyirat átadása a Központi Irattárnak

Központi Iratkezelő

Ügyirat ellenőrzése,

átvétele

Papíralapú ügyirat

elhelyezése az irattárban

Elektronikus ügyirat

archiválása

Ügyirat kikérése az irattárból


selejtezése

+

Ügyirat dokumentált

kiadása

Ügyirat visszavétele az

irattárba

Ügyirat tanulmányozása,

felhasználása

Ügyirat visszaszolgálta-tása az irattárnak

+Ügyintézés

Határidős irattárba tett irat

Ügyirat határidős irattárba tétele

Ügyirat visszavétele

Ügyirat tárolása a megadott határidőig

Ügyirat tárolása az irattári terv szerinti határidőig

Ügyirat tárolása az átmeneti

irattárban 2 évig

+Ügyintézés

Levéltárba adandó?

Igen

Nem

Levéltári átadás

4.01 4.04

4.02

4.03

4.05

4.06

4.08

2.06

4.09

4.10

4.11

4.17

4.12

4.14 4.13

4.164.15

4.18

4.194.20

23/47


megoldásra

Az ügy lezárás és az irattárazás lépései az alábbiak:


Lépés leírása

4.01Ügyirat határidős irattárba

tétele

Amennyiben az ügy intézése során az ügyintéző valamilyen külső

eseményre, további információra, vagy határidő leteltére vár, az adott

ügyet megadott idő elteltéig határidős irattárba teszi (határidőbe teszi,

azaz megadott határidő leltéig felfüggeszti).

4.02Ügyirat tárolása a megadott

határidőig

Az elektronikus iratkezelő rendszer a határidős irattárba tett ügyeket

nyilvántartja, a határidő leteltekor jelez az ügyintézőnek, hogy lejárt a

megadott határidő.

4.03 Ügyirat visszavétele

Az ügyintéző visszaveszi a határidős irattárból az ügyet, folytatva

annak ügyintézését.

A határidős irattárból az ügyintézőnek a határidő lejárta előtt is

lehetősége van az ügy visszavételére. (Amennyiben az az esemény,

aminek bekövetkeztéig az ügy felfüggesztésre került, a megadott

határidőnél hamarabb következik be.)

4.04Ügyirat teljesség

ellenőrzése

Az ügyintézési folyamat végén az ügyeket le kell zárni, irattárazásra

elő kell készíteni.

Az ügyek lezárása előtt az ügyért (főszámért) felelős ügyintéző elvégzi

az ügyirat teljesség ellenőrzését, azaz ellenőrzi, hogy az összes, az

ügyhöz tartozó alszám megfelelő státuszban legyen, illetve az ügy

mappájában megtalálható legyen az összes papíralapú alszám,

valamint az elektronikus iratkezelő rendszerbe fel legyen töltve az

összes elektronikus alszám. Az ügyintéző ellenőrzi továbbá, hogy az

ügy irattári tételszáma megfelelően legyen megadva.

Az irattári tételszámok kizárólag legördülő menüből választhatóak ki,

biztosítandó, hogy kizárólag érvényes irattári tételszámok legyenek

kiválaszthatóak.

4.05 Ügyirat lezárása A teljesség ellenőrzés után az ügyintéző az iratkezelő rendszerben

lezárja az ügyet. Bizonyos ügytípusok esetén ehhez vezetői

jóváhagyás is szükséges.

Irattári tételszám, vagy az elektronikus példányok hiánya, vagy még

függőben levő postázás esetén az elektronikus iratkezelő rendszer

nem engedi lezárni az ügyet.

Az elektronikus iratkezelő rendszer kizárólag lezárt ügyet enged

irattárazni, biztosítandó ezzel, hogy ténylegesen csak rendezett,

megfelelő metaadatokkal rendelkező ügyek kerülhessenek az irattárba.

A lezárt ügyiratok, illetve azok alszámai (azok metaadatai,

24/47


megoldásra


Lépés leírása

csatolmányai) már nem módosíthatóak, azokhoz új csatolmány sem

vehető fel.

4.06 Ügyirat kézi irattárba tételeAz ügyirat lezárása után az ügyintéző átadja a szervezeti egysége kézi

irattáráért felelős személynek a papíralapú iratot.

4.07Ügyirat tárolása az

átmeneti irattárban

A lezárt ügyiratok alapértelmezetten két évig a felelős szervezeti

egység kézi irattárában maradnak. Ez idő alatt papíralapon az adott

szervezeti egység kézi irattárért felelős személyének kezelésében

vannak, elektronikusan pedig külön irattárból való kikérés nélkül

megnyithatják azok a felhasználók, akik lezáráskor hozzáfértek az

ügyirathoz, illetve annak alszámaihoz.

A két éves határidő lejárta után az elektronikus iratkezelő rendszer

értesítést küld az adott szervezeti egység kézi irattárért felelős

személyének. Ez évente egy értesítést jelent, az adott évben a

központi irattárnak átadandó iratok felsorolásával.

Az ügyirat kézi irattárban való tárolási idejét az adott szervezeti egység

kézi irattárért felelős személy jogosult megváltoztatni,

4.08Ügyirat átadása a központi

irattárnak

A két éves (illetve módosított) kézi irattárazás után az adott szervezeti

egység kézi irattárért felelős személy az adott évben irattárazandó

(nem selejtezhető) ügyiratokat az Iratkezelési Szabályzatnak

megfelelően rendszerezve (pl. dobozolva), tételes átadójegyzékkel

átadja a Központi Irattárnak. Az átadójegyzék Excel formátumban is

letölthető.

Az irattári átadás az elektronikus iratkezelő rendszerben történik..

4.09Ügyirat ellenőrzése,

átvétele

A Központi Irattár tételesen ellenőrzi a számára a szervezeti egységek

által átadott ügyiratokat, megfelelőség esetén az elektronikus

iratkezelő rendszerben átveszi azokat.

4.10Papíralapú ügyirat

elhelyezése az irattárban

A Központi Irattár az átvett, irattározandó anyagokat megfelelően

strukturálva,(pl. dobozolva), és a visszakereshetőséget segítő

azonosítási módszert alkalmazva elhelyezi az irattárban (pl. doboz

címkézése, polcok azonosítása)

4.11Elektronikus ügyirat

archiválása

A Központi Irattárnak átadott ügyiratok elektronikus példányait az

elektronikus iratkezelő rendszer archiválja.

4.12 Ügyirat kikérése az

irattárból

Amennyiben valamely szakterületnek szüksége van egy, már a

Központi Irattárban levő ügyiratra, az elektronikus iratkezelő

rendszerben megtekintésre kikéri azt a Központi Irattárból.

25/47


megoldásra


Lépés leírása

Amennyiben elektronikus iratot kíván kikérni az irattárból a kérelmező,

az elektronikus iratkezelő rendszer (megfelelő hozzáférési jogosultság

esetén) az elektronikus példányt automatikusan a kérvényező

rendelkezésére bocsátja. (Automatikus hozzáférése azoknak lehet,

akik korábban is hozzáfértek az adott anyaghoz)


dokumentált kiadása

A Központi Irattár működéséért felelős SZZRT oldali szervezet

ellenőrzi az irattári kikérést kezdeményező szervezet adott ügyirathoz

való hozzáférési jogosultságát. Hozzáférési jogosultság esetén az

elektronikus iratkezelő rendszerben rögzített átadás-átvétellel átadja az

ügyiratot a kérelmező szervezeti egységnek, hozzáférés hiányában az

irattárazást kezdeményező (tehát az ügyért felelős) szervezeti egység

állásfoglalását kéri.


betekintés

A Központi Irattárból ideiglenesen kikért papíralapú ügyiratok kezelési

felelőssége az ügyirat visszaszolgáltatásáig a kikérő szervezeti

egységnél van.

4.15


visszaszolgáltatása az

irattárnak

Az ügyirat tanulmányozása után a kérelmező szervezeti egység az

elektronikus iratkezelő rendszerben rögzített átadás-átvétellel

visszaadja azt a Központi Irattárnak.

A Központi Irattárból betekintésre kikért ügyiratok 30 napig lehetnek a

kikérő szervezeti egységnél. ezen határidő lejártakor az elektronikus

iratkezelő rendszer figyelmeztető üzenetet küld a kikérő szervezeti

egységnek, valamint a Központi Irattárnak.

A 30 napos kikérési határidőt a Központi Irattár meghosszabbíthatja.

4.16.Papíralapú ügyirat

visszavétele

A kikért ügyirat visszaszolgáltatásakor a Központi Irattár újra elhelyezi

azt az irattárban.

4.17Ügyirat tárolása az irattári

terv szerinti határidőig

A Központi Irattár felelős az irattárba tett iratok irattári terv szerinti

határidőig való tárolásáért, megfelelő állapotban való megőrzéséért.

A tárolási határidő lejártakor az elektronikus iratkezelő rendszer

automatikus figyelmeztető üzenetet küld a Központi Irattárnak.

4.18 Levéltárba adás eldöntéseA lejárt tárolási idejű iratokról a Központi Irattár az irattári tételszám

alapján eldönti, hogy selejtezendőek, vagy levéltárba adandóak.

4.19 Levéltári átadás

A levéltárba adandó ügyiratokat a Központi Iratkezelő évente egyszer,

az elektronikus iratkezelő rendszer által generált lista alapján átadja a

Levéltárnak.

4.20 Papíralapú ügyirat

selejtezése

Az irattári tárolás után selejtezendő ügyiratok selejtezését évente

egyszer, az elektronikus iratkezelő rendszer által generált lista alapján

26/47


megoldásra


Lépés leírása

a Központi Irattár végzi. A selejtezésről selejtezési jegyzőkönyv készül.

A selejtezett papíralapú iratok metaadatai, valamint csatolt elektronikus

példányai nem kerülnek végleges törlésre, adathordozón való rögzítés

után a Központi Irattár őrzi azokat. (Javasolt olyan adathordozó

kiválasztása, amelynek a legjobb az ár/kapacitás aránya.)

3.2.5. Digitalizálás

+


Átvétel digitalizálásra

Központi Iratkezelő

Irat szkennelésre való előkészítése

Kötegelt szkennelés

OCR feldolgozás (automatikus)

+

Érkeztetés, iktatás Digitális iratkép

csatolása (automatikus)

5.01

+Vonalkód

azonosítása (automatikus)

5.02

5.03

5.04

5.05

5.06

27/47


megoldásra

A digitalizálás lépései az alábbiak::


Lépés leírása

5.01 Átvétel digitalizálásra

Amennyiben az érkeztetést és a digitalizálást nem ugyanaz a személy

végzi, a szkennelést végző személy átveszi digitalizálásra az iratot.

Amennyiben a szkennelést ugyanaz a szervezet végzi, mint a

beérkező küldemény bontását, a digitalizálásra való átvételt külön nem

kell jelezni az iratkezelő rendszerben.

A központi digitalizálást a Postabontó végzi mindkét budapesti

telephelyen.

5.02Irat szkennelésre való

előkészítése

A szkennelést végző munkatárs előkészíti az iratot szkennelésre.

Ennek során ellenőrzi, hogy az iratköteg lapszkennerrel olvasható

legyen, azaz eltávolítja a kapcsokat, rögzítéseket.

Amennyiben az irat valamely melléklete roncsolás mentesen nem

bontható (pl. közjegyző által hitelesített fűzés, stb.), az irat adott

melléklete szkennelése nem kötelező – szükség esetén az irat

laponkénti szkenneléssel, majd az elkészült fájl iratkezelő rendszerbe

való csatolásával megoldható.

Amennyiben az iratnak nem szkennelendő melléklete van, az

érkeztetés során megjegyzésben jelölni kell azt.

5.03 Kötegelt szkennelés

A szkennelést végző munkatárs a szkennelésre előkészített

iratcsomagot nagyteljesítményű lapszkennerrel digitalizálja, majd a

digitalizált iratcsomagot visszaadja az érkeztetést végző csoportnak.

A folyamat további automatikus feldolgozási lépései innentől kezdve a

háttérben történik, azok végrehajtása a papíralapú iratok címzetteknek

való eljuttatását nem késleltetheti.

5.04Vonalkód azonosítása

(automatikus lépés)

A vonalkód felismerő szoftver észleli az iratok első lapján levő

vonalkódot, ez alapján iratonként egy PDF fájlt készít, amelynek

nevébe felveszi a vonalkód azonosítót is.

5.05OCR feldolgozás


A digitalizáló rendszer karakterfelismerő szoftverrel (OCR) feldolgozza

a szkennelt fájlokat. Ennek kimenete egy kereshető, kétrétegű PDF

fájl.

5.06Digitális iratkép csatolása


A digitalizáló rendszer az elkészült, kereshető PDF fájlt csatolja az

azonosított vonalkódnak megfelelő irathoz az elektronikus iratkezelő

rendszerbe.

28/47


megoldásra

4. ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEK

4.1. Alapigények

A Szerencsejáték Zrt. új elektronikus iratkezelő rendszerével szemben támasztott alapvető (általános) igények az

alábbiak:

- A rendszer legyen összhangban a hatályos jogszabályokkal, feleljen meg az alábbi szabályozásoknak:

o 1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről;

o 335/2005. (XII. 29.) kormányrendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános

követelményeiről;

o 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél

alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről.

- Támogassa a Szerencsejáték Zrt. minden szervezeti egységének iratkezeléssel kapcsolatos napi

munkavégzését, szolgáltasson naprakész információt az SZZRT vezetése számára az iratokkal

összefüggésben az ügykezelés teljesítményéről.

- Támogassa a „papírmentes iroda” elvét, segítse elő ennek szervezeten belüli elterjedését.

- Támogassa a hiteles dokumentum kezelés elvét (elektronikus aláírás); de a napi munkavégzés során

csak a szükséges elektronikus hitelességi szintet kell biztosítani.

- Az ügyintézési felület legyen átlátható, a logikailag összetartozó mezőket egy felületen jelenítse meg, az

adatbevitelt listákkal, és formátumellenőrzéssel támogassa.

- Beépülő, vagy integrált workflow modullal biztosítsa a kiválasztott üzleti folyamatok szabályozásoknak

megfelelő, dokumentált, szabványosított végrehajtását és az alkalmazott ARIS folyamatmenedzsment

rendszerhez való kapcsolódást, annak monitoring felületéhez való adat- és információszolgáltatást

- Feleljen meg az SZZRT belső szakterületi (számviteli, valamint bérre és munkaügyre vonatkozó, stb.)

iratkezelési szabályozásainak

A rendszer az iratkezelési feladatokon túl támogassa:

- az ügyintézéshez, iratkezeléshez, iratokhoz kötődő adatszolgáltatási feladatokat;

- az iratkezelés és kommunikáció gyorsabbá, pontosabbá tételét, az adminisztráció csökkentését,

egyszerűsítését;

- az ügyintézői munka szervezését, és támogatását;

- a folyamatos vezetői tájékoztatást, biztosítva ezáltal a szükséges vezetői beavatkozás lehetőségét.

4.2. Felhasználói felületek

Az elektronikus iratkezelő rendszernek magyar nyelvű felhasználói felületet kell biztosítania. A felhasználói

felületeknek áttekinthetőknek, egyértelműeknek kell lenniük.

29/47


megoldásra

A felületek kialakításakor figyelembe kell venni az általános szoftver ergonómiai szempontokat. Az adatbeviteli

űrlapokon az adatok elhelyezését a következők figyelembe vételével kell megvalósítani:

- az adat használatának gyakorisága;

- az adat kötelező/nem kötelező jellege (erre utaló egyértelmű jelöléssel);

- adatok-, adatmezők logikai sorrendisége (a rendszer minden iratkezelési munkafolyamat lépés során

logikus rendben, csak az adott ügyviteli funkcióra koncentrálva rendezze az adatokat, illetve a kitöltendő

adatmezőket;

- az űrlapok egy oldalon való kialakítása (törekedni kell a görgetés, vagy lapváltás nélküli űrlapokra).

Az irat- és dokumentumkezelő rendszernek az egyes képernyőkhöz, funkciókhoz egyedi súgó funkcióval, vagy

megfelelő felhasználói dokumentációval, illetve felhasználó támogatással kell rendelkeznie.

Az irat- és dokumentumkezelő rendszer tegye lehetővé az ügyiratokkal végzett műveletek nagy tömegben történő

hatékony végrehajtását, támogassa az iratkezelési műveletek nagytömegű, egy munkafolyamattal történő,

egyidejű végrehajtását. A rendszer ezekben az esetekben is figyelje a felhasználói jogosultságokat,

szerepköröket, és csak a megfelelő jogosultságok megléte esetén engedélyezze a művelet elvégzését, illetve a

sikertelen kísérleteket jelezze a felhasználó számára.

4.3. Hibaüzenetek

Az irat- és dokumentumkezelő rendszernek hiba esetén egyértelmű hibaüzeneteket kell adnia, amelyek alapján

az illetékes (felhasználó vagy rendszergazda) képes a szükséges lépéseket megtenni. A hibaüzeneteket két fő

csoportra kell osztani:

- A felhasználó tevékenységével kapcsolatos hibák (pl. kötelező mező kitöltetlensége miatti adatrögzítési

hiba):

Ezekben az esetekben a rendszernek jelölnie kell, hogy a felhasználó milyen hibát követett el, és azt

hogyan lehet korrigálni (pl. mely mező formátuma hibás, mi a helyes formátum)

- Üzemeltetési típusú hiba (pl. adatbázis vagy alkalmazás oldali hiba):

A rendszergazda általi beavatkozást igénylő hibákról, azok kezelési módjáról az üzemeltetési

dokumentációban részletes leírást kell biztosítani. Az üzemeltetési hibákat egyértelmű azonosítóval kell

ellátni, hogy a felhasználó a rendszergazda értesítésekor arra hivatkozni tudjon.

4.4. Riportok, lekérdezések

Az elektronikus iratkezelő rendszer szolgáltasson naprakész információt, statisztikákat a Szerencsejáték Zrt.

vezetői számára az iratkezelési és ügyintézési feladatok alábbi jellemzőiről:

- folyamatban levő ügyek;

30/47


megoldásra

o folyamatban levő ügyek száma;

o iktatott iratok száma;

o késedelmes ügyek száma;

o ügyintézési idő;

az ügy kezdete óta eltelt idő;

az ügy kezdete óta eltelt ügyintézési idő;

az ügy kezdete óta felfüggesztett státuszban eltelt idő;

o az utolsó átadás óta eltelt idő;

o a szignálási határidőből hátralevő idő;

o az ügy határidejéből hátralevő idő;

o be nem tartott határidők, azok mennyisége;

- lezárt ügyek;

o lezárt ügyek, iratok száma;

határidőben lezárt ügyek száma;

határidőn túl lezárt ügyek száma;

átlagos késés, csúszás;

o irattárban levő ügyek száma;

kézi (átmeneti) irattár;

kézi irattárban levő ügyiratok száma;

kézi irattárban levő, meghosszabbított kézi irattári tárolású ügyiratok száma;

kézi irattárban levő, lejárt őrzési idejű, még a Központi Irattárnak át nem adott

ügyiratok száma;

központi irattár;

központi irattárban levő ügyiratok száma;

kikölcsönzött ügyiratok száma;

lejárt határidejű kölcsönzések;

irattári terv szerint levéltárba adandó ügyiratok száma;

irattári terv szerint selejtezendő iratok száma.

A lekérdezéseknek legalább az alábbi bontások szerint kell elkészíthetőnek lenniük:

- felhasználónként;

31/47


megoldásra

- ügyintézőnként;

- szervezeti egységenként;

o osztály;

o főosztály;

o igazgatóság;

o teljes szervezet;

- irattípusonként;

- megadott időszakra;

- irat irányára;

o bejövő;

o kimenő;

o belső.

Rendelkezésre kell állnia továbbá egy szabadon paraméterezhető lekérdező felületnek is, ahol (megfelelő

informatikai képzettség, és megfelelő jogosultság birtokában) a szoftver szállítójának támogatása nélkül is további

egyedi lekérdezések definiálhatóak.

4.5. Határidők kezelése

Az elektronikus iratkezelő rendszernek képesnek kell lennie ügyiratonként és iratonként is egyedi határidő

kezelésre. Határidő az ügyirat, illetve irat típusából automatikusan következhet, de szignálás során

megváltoztatható.

A rendszer figyelmeztetést kell küldjön a felhasználóknak a határidő lejárta előtt a beállított paramétereknek

megfelelő időpontban (pl. 2 munkanappal), illetve a határidő lejártakor a felhasználónak, valamint a szignálónak.

Az elektronikus iratkezelő rendszer munkanapban, valamint naptári napban is képes a határidők számítására,

akár ügyiratonként vegyesen is.

4.6. Automatikus értesítések

Az elektronikus iratkezelő rendszer felhasználói legalább az alábbi eseményekről kaphatnak az általuk beállított

paraméterek szerint email értesítést:

- hamarosan lejáró határidő;

32/47


megoldásra

- lejárt határidő;

- új átveendő irat;

- visszautasított irat;

- legalább 3 munkanapja átadás alatt levő irat;

- szignálandó irat;

- az adott felhasználóra szignált irat;

- jóváhagyandó irat.

A kért értesítések köre felhasználó csoportonként, opcionálisan felhasználónként egyedileg legyen beállítható.

4.7. Központi törzsadattár kezelése

Az elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszernek rendelkeznie kell központi törzsadattárral, amelyben a

jóváhagyott partner törzsadatok rögzíthetőek.

A bejövő küldemények beküldő, valamint a kimenő küldemények címzett adatainál elsődlegesen a központi

törzsadattárban levő (tehát ellenőrzött, helyes adatokkal szereplő) partnereket lehessen felvenni.

Amennyiben a beküldő/címzett nem szerepel a központi törzsadattárban, legyen lehetőség egyedi küldő/címzett

megadására is. Egyedi beküldő/címzett adatok megadása esetén az elektronikus iratkezelő rendszer kérdezzen

rá, hogy akarja-e az ügyintéző, hogy a megadott adatok átemelésre kerüljenek a központi törzsadattárba. Legyen

lehetőség már meglevő partnerek adatainak módosítására is.

A központi törzsadattárba kérelmezett új partnerek, vagy partner adat módosítások a törzsadattár módosításra

jogosult felhasználói körhöz fussanak be. Csak a törzsadattár módosításra jogosult felhasználó által jóváhagyott

új törzsadatok, illetve törzsadat módosítások kerüljenek át a központi törzsadattárba.

A központi törzsadattár módosításra jogosult felhasználók külön felületen láthassák, milyen elbírálandó új

törzsadatok, módosítás kérések vannak a rendszerben.

A központi törzsadattár kezeléséért felelős szervezeti egységnek célszerű a Központi Postabontót kijelölni.

4.8. Dokumentumkezelés

Az irat- és dokumentumkezelő rendszernek alkalmasnak kell lennie az iratok és ügyintézéssel kapcsolatos egyéb

dokumentumok elektronikus kezelésének alábbi funkcióinak megvalósítására:

- adatbázis alapú tárolás;

- gyors keresés (dokumentum szövegében is), indexálás;

33/47


megoldásra

- verziókezelés;

- változáskezelés, nyomon követés, naplózás (letöltés, megtekintés, módosítás, stb.);

- csoportmunka támogatás (több felhasználó általi egyidejű szerkesztés);

- összetett rendszerezhetőség (pl. mappastruktúra, címkék);

- a dokumentumok hivatkozás (link) alapú elérhetősége (jogosultság függő).

4.9. Titkos ügyiratok kezelése (TÜK)

Az elektronikus iratkezelő rendszer a standard ügyintézési folyamatokon túl kell, hogy támogassa a titkos

ügyiratok kezelésének folyamatát is.

A rendszerben a TÜK iktatókönyvnek egy, az általános SZZRT iktatókönyvvel szerkezetében tökéletesen

megegyező, de jogosultsági rendszerében eltérő iktatókönyvnek kell lennie. Az általános SZZRT iktatókönyvben

minden felhasználó férjen hozzá a szervezeti egységénél levő iratokhoz, de új iratot iktatni, vagy dokumentumot

feltölteni csak a számára átadott, általa átvett ügyiratokhoz tudjon. A TÜK iktatókönyv esetében ezzel szemben

minden felhasználó kizárólag azokhoz az ügyiratokhoz, illetve csatolt fájlokhoz férjen hozzá (azaz kizárólag

azokat tudja megnyitni), amelyeket személyesen számára engedélyeztek.

A hozzáférés lehessen megtekintési, vagy írási jogosultságú.

Minden új ügyirat (főszám) létrehozásakor kizárólag a létrehozó felhasználó szerepeljen a megtekintésre és

írásra jogosultak között. További személynek való hozzáférést kizárólag a TÜK szabályzatban meghatározott

szerepköröket betöltő felhasználók adhassanak ki, amely hozzáférés kiadási jog helyettesítési funkcióval ne

legyen átadható.

A TÜK iktatókönyv és az általános SZZRT iktatókönyv között lehessen kereszthivatkozásokat tenni. (Kapcsolt

ügyiratok, előzményezés.)

Elektronikus iratok a TÜK irattárba ugyanúgy feltölthetőek legyenek, mint az általános SZZRT iktatókönyvbe.

A „Naplózás” fejezetben írtaktól eltérően a TÜK iktatókönyv esetében a naplózási funkciókat semmilyen módon

ne lehessen kikapcsolni, vagy azok működését korlátozni, tehát minden esetben biztosított kell, hogy minden

adatmező módosításról (vagy hozzáférésről) meg lehessen utólag állapítani, hogy mely felhasználó, mely

időpontban, milyen adatot milyen adatra módosított.

A Humán Főosztály speciális biztonsági igényei alapján a HFO részére szintén egyedi hozzáférési rendszerű

iktatókönyv kialakítása szükséges.

34/47


megoldásra

5. BIZTONSÁGI KÖVETELMÉNYEK

5.1. Rendelkezésre állás

Az elektronikus iratkezelő rendszernek képesnek kell lennie a 7x24 üzemelésre, ugyanakkor az elvárt

rendelkezésre állás 5x10 óra (munkanapokon 07.00-17.00).

Az elektronikus iratkezelő rendszer rendelkezzen a vonatkozó BCP (üzletmenet-folytonossági), valamint DRP

(visszaállítási) tervekkel is (a rendszer kialakítása során ezeknek is el kell készülniük).

5.2. Hozzáférés, jogosultságok kezelése

Az elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszernek alapvetően mátrix jogosultsági rendszer alapján kell

működnie. A felhasználók jogosultságait ne csak egyesével, hanem tömegesen, szerepkör és szervezeti egység

alapján is meg lehessen adni, illetve módosítani. (Minden, az elektronikus irat- és dokumentumkezelő

rendszerben rendelkezésre álló funkcióhoz meg kell adni, hogy mely szerepkörű felhasználók jogosultak az adott

művelet végrehajtására.)

Javasolt, hogy minden igazgatóságon legyen legalább egy kijelölt, valamint egy helyettes kulcsfelhasználó, aki a

jogosultságkezelési feladatokat az igazgatóságon belül ellátja.

Külön legyen szabályozható, hogy egy adott szervezeti egység esetében más szervezeti egység felhasználói

milyen hozzáférési jogosultságokkal rendelkezzenek.

Igényelt szerepkörök:

- Alkalmazásgazda (szakmai adminisztrátor)

o Az irat- és dokumentumkezelő rendszer hozzáférési jogosultságainak, törzsadatainak (zárt

értékláncú listáinak) módosítása.

- Érkeztető

o A központi iratkezelő olyan munkatársa, aki a Szerencsejáték Zrt.-hez beérkező iratok

érkeztetési feladatok ellátásáért felelős.

- Postázó

o A központi iratkezelő (Postabontó) olyan munkatársa, aki a kimenő iratok postázási

feladatainak ellátásáért felelős.

- Iratkezelő

o A szakterületi szervezeti egységeknél az iratkezelési feladatokat ellátó személy. Lehet kijelölt

asszisztens, vagy ennek hiányában a szervezeti egység egy vagy több ügyintézője.

35/47


megoldásra

o Az elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszerben csak a szervezeti számára szignált

ügyiratokhoz, iratokhoz hozzáférő felhasználó.

- Irattáros

o Központi irattár kezelésre jogosult személy

- Ügyintéző

o Ügyintézési feladatokkal megbízott, az elektronikus iratkezelő rendszerben a számára szignált,

illetve átadott ügyiratokhoz, iratokhoz hozzáférő felhasználó.

- Vezető

o A szervezeti egysége felett szignálási, kiadmányozási, illetve betekintési jogokkal rendelkező,

vezető beosztású személy.

- Lekérdező

o Kizárólag olvasási joggal rendelkező felhasználó. (Az elektronikus irat- és dokumentumkezelő

rendszerbe feltöltött adatok módosítására nem jogosult.)

- Rendszergazda (IT adminisztrátor)

o Az elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszer informatikai üzemeltetéséért felelős

szakember.

o Jellemzően nem közvetlenül a rendszerbe felvitt adatokhoz, hanem a rendszert kiszolgáló

szerverekhez és adatbázisokhoz rendelkezik adminisztrátori jogosultsággal.

A jogosultsági mátrix módosítására az alkalmazásgazda legyen jogosult.

A jogosultságokat meghatározó jogosultsági mátrix az alábbi minta szerint épüljön fel:

Menüpont FunkcióAlkalmazás-

gazdaÉrkeztető Ügyintéző Vezető Irattáros Lekérdező Postázó

Érkeztetés Új űrlap Módosítás Sztornózás Továbbítás Átvétel Megtekintés

Ugyanakkor a jogosultságrendszer túlzottan korlátozó beállítása igen rugalmatlan rendszerhez vezethet, ezért

igény, hogy az alapbeállításokat megfelelő jogosultsággal (alkalmazásgazda) a későbbiekben bármikor

módosítani lehessen; valamint ugyanezen okból szükséges, hogy egy adattípusra egy szerepkört egyszerre több

felhasználó (felhasználói csoport) is betölthessen. Továbbá igény, hogy a rendszerben legyen tömeges

jogosultság illetve szerepkör változtatási lehetőség.

36/47


megoldásra

5.3. Szervezeti hierarchia leképezése

Az elektronikus iratkezelő rendszer az ARIS folyamatmenedzsment rendszerben leképezett szervezeti hierarchia

felhasználásával és a Szerencsejáték Zrt. belső címtárának (AD) segítségével legyen képes leképezni

munkavállalói szintig a teljes munka és szerepköri struktúrát.

- Az egyes felhasználói csoportokhoz különféle jogosultságok legyenek rendelhetőek, a felhasználói

csoport jogait az abba besorolt felhasználók automatikusan kapják meg.

- Egy felhasználó több szervezeti egységhez is tartozhasson. Az SZMSZ-től eltérő felhasználói csoportok

definiálására is legyen mód.

- Az alkalmazás nyújtson lehetőséget a dolgozók beosztási hierarchia szerinti megjelenítésére. A

rendszeradminisztrátor állíthassa be az egyes felhasználók számára azokat a szervezeti egységeket,

amelyeknél a felhasználó feladatokat láthat el.

- A felhasználó ezekből a szervezeti egységekből, a rendszer iratkezelési moduljain keresztül választhassa

ki az aktuális szervezeti egységet, amely a következő választásig, vagy a rendszeradminisztrátor

beavatkozásáig marad érvényben.

- Mivel a szervezeti hierarchia, illetve a szervezeti egység felhasználói is változhatnak, ezért a rendszer

biztosítson lehetőséget a változások rugalmas átvezetésére, amelyet a Szerencsejáték Zrt. oldali

adminisztrátoroknak is meg kell tudniuk valósítani

5.4. Naplózás

Az elektronikus iratkezelő rendszernek képesnek kell lennie szabványos naplózási megoldás alkalmazására.

A naplónak olyan mélységűnek kell lennie, hogy minden egyes mező tekintetében egyértelműen visszakövethető

lehessen, hogy mely felhasználó, mely időpontban, milyen cselekményeket hajtott végre a rendszerben. Nem

csak a módosítási, hanem a megtekintési (ügyirat, irat, csatolt dokumentum) cselekményeket is rögzíteni kell a

napló állományban.

A napló adatokat a rendszernek időbélyeggel kell ellátnia.

6. INFORMATIKAI KÖVETELMÉNYEK

6.1. Üzemeltetési környezet

A rendszer üzemeltetési környezetének illeszkednie kell a Szerencsejáték Zrt. általános üzemeltetési

környezetéhez. Ennek megfelelően Microsoft Windows Server 2008/2012 operációs rendszeren, valamint

Microsoft SQL adatbázison kell üzemelnie, más megoldás mind költség, mint üzemeltetési okokból nem

fogadható el. Az SZZRT rendelkezik MS DataCenter (servers és CAL) licencekkel, amelyekkel az elektronikus

iratkezelő rendszert kiszolgáló alaprendszer is lefedhető.

37/47


megoldásra

A Szerencsejáték Zrt. rendelkezik a fentieken túl az összes belső felhasználót lefedő Microsoft SharePoint 2013

licencekkel is, amelyek le tudják fedni az elektronikus iratkezelő rendszer mögötti dokumentumtár funkciókat.

Ezek igénybevétele azonban lehetőség, nincs kötelező jelleggel előírva.

6.2. Adattárolás

Az adatokat egy adatbázisban, logikailag egyetlen példányban kell tárolni. Az adattárolás megvalósításakor

szükséges, hogy redundancia-mentes, konszolidált és normalizált adatstruktúrák kerüljenek meghatározásra.

Külön listában kell tárolni a zárt értéklistájú adatmezők lehetséges értékeit (pl. irattípus, irattári tételszám, stb.).

Követelmény, hogy a rendszer élesítése után is támogassa a kezelendő adatok (irattípusonként eltérő) körének

változtatását, vagyis legyen képes a meglévő adatcsoportok attribútumainak változtatására (bővítésére), és

megjelenítésére (és minden szempontnak megfelelő kezelésére) olyan módon, hogy az ne kívánjon meg

fejlesztői közreműködést.

Az adattároló rendszer tervezésekor az általános adatvédelmi törvényeket, illetve a Szerencsejáték Zrt.

működésére vonatkozó jogszabályokat kell betartani..

7. INTEGRÁCIÓS KÖVETELMÉNYEK

A kialakításra kerülő rendszert a Szerencsejáték Zrt. valamennyi területe használni fogja a napi

munkavégzéshez, ezért fontos szempont az SZZRT jelenlegi működéséhez, az azt támogató meglévő

informatikai alkalmazásához való illeszkedés, integráció.

- Amennyiben az iratkezelő, dokumentumkezelő és folyamatirányító megoldások több informatikai szoftver

által kerülnek megvalósításra, az ezek közötti integráció feltétlenül szükséges. Ebben az esetben az

integrációs követelmények:

o Iratkezelő <> Dokumentumkezelő

Az iratkezelő rendszerben kezelt iratokhoz kapcsolódó dokumentumok rögzítéskor a

dokumentumkezelő rendszerben kerüljenek automatikusan eltárolásra, verziózásra és a

további dokumentummenedzsment funkció (pl. címkézés, keresés) is legyen elérhető az

iratkezelőből.

o Iratkezelő <> Folyamatirányító (workflow)

Az iratkezelő rendszerben kezelt iratokkal kapcsolatos, a folyamatirányító (workflow)

rendszerben leképezett (az által vezérelt) ügyintézési folyamatok az iratkezelési folyamatból

elérhetők indíthatók, elérhetők legyenek, és amennyiben a vezérelt folyamatban (workflow-ban)

iratkezelési feladat (pl. új iktatandó irat) keletkezik, az onnan egyből elvégezhető legyen a

rendszerek közötti manuális felhasználói átjelentkezés nélkül. A workflow-k a bemeneti

adataikat az irat, illetve az ügyirat adataiból (tehát az elektronikus irat- és dokumentumkezelő

rendszerből) kapják, és a workflow lefutása végén a kiküldésre kerülő anyag a workflow-ban

38/47


megoldásra

rögzített eljárással feltöltésre kerül a dokumentumtárba. A közbenső lépéseket a workflow

folyamatvezérelten, automatikusan, az irattípus alapján vezeti.

o Folyamatirányító <> Dokumentumkezelő

A munkafolyamat során keletkező, illetve kezelendő dokumentumok automatikusan átadásra

kell kerüljenek a dokumentumkezelő rendszernek, az ott elvégzett feladatok adatait azután a

folyamatirányítónak kell megkapnia.

- Microsoft Office

Az elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszernek a Microsoft Office 2007, 2010, 2013 termékek

közül a Word, valamint az Outlook rendszerhez beépülő klienssel kell rendelkeznie, amely lehetővé teszi

az irat elektronikus iratkezelő rendszerbe való átemelését, iktatásának indítását, támogatását.

- Microsoft Dynamics AX

A SZZRT integrált vállalatirányítási (ERP) rendszerében történik a szerződések nyilvántartása. A

szerződés igénye már kerüljön iktatásra az iratkezelő rendszerben és a szerződés életciklusát már az,

illetve a workflow rendszer támogassa. A folyamat azon szakaszában, amikor a szerződés már

várhatóan aláírásra fog kerülni, akkor kell csak AX-be bekerülnie (adat átadással), addig a jogi és

szakmai fordulók csak az iratkezelőben zajlanak. AX-be átadandó a szerződés iktatószáma, témája, a

partner, a szerződés utolsó Word verziójának linkje, később az aláírt, beszkennelt kötelezettségvállalás

linkje, amit az iratkezelő rendszer tároljon.

Továbbá az iratkezelő és az AX rendszer között szükséges integrációs kapcsolat a partnertörzsek

szinkronizálására is. Az iratkezelő az iratokkal kapcsolatos partnereket, az AX pedig a számlázás és

egyéb pénzügyi-számviteli funkciók kapcsán kezelendő partnereket tárolja.

- Humánerő gazdálkodás és Oracle HR

A Humánerő gazdálkodás és az Oracle HR modul a SZZRT jelenlegi munkaügyi nyilvántartó rendszerei,

melyek 2014-ben a tervek szerint kiváltásra kerülnek egy integrált humán szoftverrel. A munkaügyi

nyilvántartóból az iratkezelőnek át kell tudni venni az iktatandó bérjegyzék, munkaügyi iratok megfelelő

adatait.

- Benyil

A SZZRT bejelentés kezelő rendszeréből (Benyil) át kell tudni venni az új bejelentéseket és azokat

iktatni az iktatórendszerben

- ACTS – HelpDesk (2014 januárjától SCCM)

A rendszernek iktatásra át kell tudnia venni a helpdesk rendszerből az iktatandó új igénybejelentéseket.

- ARIS

A folyamatirányító rendszernek kell tudni adatot fogadni a folyamatok tervezését és modell alapú

dokumentálását is megvalósító ARIS rendszer adatbázisából a workflow fejlesztésekkel támogatott

folyamatokra vonatkozóan, hogy ne kelljen a folyamatirányító rendszerben újra felépíteni a folyamatokat.

Ez döntően a folyamat tevékenységeit (lépéseit), kapcsolódó szerepköröket, input-output adatokat,

39/47


megoldásra

eseményeket jelenti. A folyamatirányító rendszernek pedig valós idejű adatokat kell tudni átadni a

vezérelt folyamatok monitorozásához (lefutott-, futó folyamatok száma, feldolgozási időadatok, stb.)

- Szabványos csatolófelület

Az elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszernek képesnek kell lennie más, külső rendszerekkel

folyatott szabványos adatcserére. Az ehhez szükséges adatkommunikációt webservice alapú

üzeneteken keresztül kell megvalósítani.

Az iratok, ügyiratok átadás-átvételét biztosító felület pontos specifikációját a rendszer

dokumentációjában rögzíteni kell.

Az interfész felületen minimálisan kezelendő (átvételt, illetve átadást teljes körűen biztosítandó)

adattípusok az alábbiak:

o érkeztetési adatok:

a küldemény érkeztetési száma;

a küldemény beérkezésének ideje;

a küldemény feladója;

a küldemény postai azonosítója (ragszáma);

a küldemény küldő által feltüntetett iktatószáma, illetve egyéb azonosítója;

digitalizálás esetén az irat vonalkódja;

az érkeztetést végző személy neve, szervezeti egysége;

a küldeményt birtokló szervezeti egység megjelölése;

csatolt elektronikus dokumentumok;

o ügyirat iktatási, illetve ügyintézési adatok:

az ügyirat tárgya;

az ügyirat iktatószáma;

irattári tételszám;

a létrehozás dátuma;

a külső partner (beküldő, vagy címzett) neve;

az ügy (ügyirat) felelőse (szignált szervezeti egység és ügyintéző);

o irat iktatási, illetve ügyintézési adatok:

az irat tárgya;

az irat iktatószáma;

az irat típusa;

az érkezés dátuma;

küldemény adathordozójának típusa (papíralapú, elektronikus);

az irat birtokosa (birtokos szervezeti egység és ügyintéző);

az irat felelőse (szignált szervezeti egység és ügyintéző);

csatolt elektronikus dokumentumok;

bejövő irat esetén továbbá:

a feladó neve, postai és e-mail címe;

a kapcsolódó érkeztető szám;

40/47


megoldásra

érkeztetéshez kapcsolódó adatok (az érkeztetőszám kitöltése után

automatikusan átemelésre kerülnek);

o könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítója

(ragszáma);

o a küldemény küldő által feltüntetett iktatószáma, illetve egyéb

azonosítója;

o digitalizálás esetén az irat vonalkódját;

a kapcsolódó küldemény bontója;

a kapcsolódó küldemény bontás ideje;

kimenő irat esetén továbbá:

a címzett neve, postai és e-mail címe;;

a kimenő irat aktuális verziója (folyamatban levő ügy esetén tervezet, expediálás után

a végleges verzió);

- Faxszerver

A kialakítandó irat- és dokumentumkezelő rendszernek szabványos interfészen integrálódnia kell tudnia

az SZZRT által bevezetésre kerülő elektronikus faxszerver alkalmazással.

- Vágólap használata

Az átmeneti adattároló vágólap (clipboard – másolás/beillesztés funkciók) használata az irat- és

dokumentumkezelő rendszer egészére vonatkozóan biztosított kell, hogy legyen.

41/47


megoldásra

1. SZÁMÚ MELLÉKLET: FOLYAMATÁBRÁZOLÁS JELÖLÉSRENDSZERE

Jelen dokumentumban ábrázolt folyamatok a hazai közigazgatásban is elterjedt és alkalmazott, nemzetközi

BPMN (Business Process Modeling Notation) szabvány 1.1 verziója szerint kerültek ábrázolásra.

A dokumentumban szereplő folyamatok szimbólumait és azok jelentését az alábbi táblázat tartalmazza

SZIBÓLUM JELENTÉS, MAGYARÁZAT

Külső, hivatkozott folyamat

Folyamatlépés, tevékenység

Szereplő, szerepkör

Az adott szereplő által végzett tevékenységek az ő „sáv”-jában vannak elhelyezve

Szekvencia

A folyamat logikai lefutási irányát mutatja

Adatfolyam

Sávok (szereplők) közötti adatáramlást és logikai kapcsolatot jelöl

Normál kezdő esemény

Üzenet típusú kezdő esemény

A folyamatot valamilyen üzenet indítja

Jelölés, hivatkozás típusú kezdő esemény

A folyamat egy másik folyamatból, annak eredményeként indul

Időzítő köztes esemény

A folyamat közben a folyamat lefutása bizonyos időt, bizonyos időpontig vár, vagy akkor indul el

Üzenet köztes esemény

A folyamat közben a folyamat lefutása bizonyos időt üzenetre, információra vár, vagy annak megérkezésekor fut tovább

42/47


megoldásra

SZIBÓLUM JELENTÉS, MAGYARÁZAT

Jelölés, hivatkozás típusú záró esemény

A folyamat véget ér és egy másik folyamatot indít el

Megszakítás

A folyamat véget ér

Logikai elágazás

A folyamat logikailag elágazik, benne ezt jelölő kérdés definiálható, a belőle kimenő szekvenciák pedig az eseteket jelölik

Párhuzamosítás

A folyamat ez után több szálon, párhuzamosan fut tovább

A szabványról további részletes információk annak hivatalos weboldalán (http://www.bpmn.org/) találhatók.

43/47


megoldásra

http://www.bpmn.org/

2. SZÁMÚ MELLÉKLET: IGÉNYFELMÉRŐ INTERJÚK LISTÁJA

TERÜLET, SZERVEZETI EGYSÉG RÉSZTVEVŐK (SZZRT) DÁTUM

Biztonsági Igazgatóság

Halász Károly

Horváth Viktória

Kriston Annamária

Laki Tibor

2013.05.09

Beruházási és Üzemeltetési FőosztályBathóné Gaschler Brigitta

Hegedűs Tímea2013.05.10

Értékesítési Osztály Fehér Attiláné 2013.05.23

Gazdasági Főosztály

Ábrahám Nóra

Bazsonyi Judit

Békei Andrea

Ilosvai Gyuláné

Oumarou Éva

Szilárdfy Tünde

2013.05.10

Humán FőosztályKumánovich János

Kicsi Anna2013.05.10

Hálózati Oktatási Osztály Gábor Gabriella 2013.05.23

Informatikai Igazgatóság Molnár Csaba 2013.05.07

Interaktív Játék Főosztály Dénesné Vass Andrea 2013.05.09

Jogi és Ellenőrzési IgazgatóságKalotai Zsuzsanna

Mátyás Annamária2013.05.08

Kereskedelmi és Játékszervezési Igazgatóság Tersztyánszky Lászlóné 2013.05.08

Kontrolling FőosztályÁbrahám Nóra

Barcsik László2013.05.10

Központi Értékesítési Régió

Fási Éva

Horváth Julianna

Hunvald Györgyné

2013.05.14

Marketing és Kommunikációs Igazgatóság Katona Norbert 2013.05.07

Miskolci Értékesítési Régió Sápi Gabriella 2013.05.23

Üzletfejlesztés és Minőségirányítási OsztályHarnosné Matos Erika

Rácz László2013.05.07

44/47


megoldásra

TERÜLET, SZERVEZETI EGYSÉG RÉSZTVEVŐK (SZZRT) DÁTUM

Pécsi Értékesítési Régió Lovas Györgyné 2013.05.23

Számsorsjáték Osztály és Sorsjegy Osztály Nikázy Edina 2013.05.23

Szegedi Értékesítési Régió Nagyné Fekete Krisztina 2013.05.23

Vezérigazgatói Titkárság

Kemény Krisztina

Lévai Tiborné

Vangyia Béláné

Gombos Ildikó

2013.05.09

45/47


megoldásra

3. SZÁMÚ MELLÉKLET: FOGALOMTÁR

FOGALOM MAGYARÁZAT

Alszám Az egy adott ügyben (főszámon) keletkezett iratok azonosítását szolgáló, a főszámon belül egyedi, a keletkezés sorrendje szerint sorfolytonos azonosító szám

Archiválás Elektronikus iktatókönyvek és adatállományaik, valamint elektronikus dokumentumok hosszú távú biztonságos megőrzése elektronikus adathordozón

ARIS Adatbázis alapú folyamattervező, nyilvántartó és elemző szoftver, amelyben az SZZRT értékteremtő üzleti folyamatai modellek formájában dokumentálva vannak.

Átadás Irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása

BCP Business Continuity Plan – üzletmenet folytonossági terv: Annak leírása, hogy hogyan lehet egy üzleti folyamatot fenntartani, működtetni annak sérülése, leállása alatt és után.

Dokumentum

Ismereteket rögzítő információhordozó, összességében minden, ami információt tartalmaz, dokumentumnak minősül. Ez lehet tárgy, könyv, folyóirat, audiovizuális hordozó, számítógépes memória stb. Lényege, hogy az információt rögzítve tartalmazza, célja pedig az információ közlése, a tudás átadása. (Ezáltal egy tágabb fogalom, mint az irat.)

DRPDisaster Recovery Plan - katasztrófa helyreállítási terv: Annak leírása, hogy hogyan lehet az adott informatikai rendszert, szolgáltatást katasztrofális esemény bekövetkeztekor helyreállítani.

Előirat Összekapcsolt ügyiratok iratok esetében a korábban keletkezett, előzmény ügy

EPCAz eseményvezérelt folyamatlánc (Event-driven Process Chain), az ARIS folyamatábrázolási módszertana, amely a folyamatot egymást követő események és funkciók sorozataként kezeli.

Érkeztetés Az érkezett küldemény azonosítóval történő ellátása és adatainak nyilvántartásba vétele

Expediálás Az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása

Főszám Az egy adott ügy azonosítására szolgáló iktatási gyűjtőszám

Iktatás Az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az érkeztetést vagy a keletkezést követően

Iktatókönyv Olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik

Iktatószám Olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot

Irat

Valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja

Irattári tételszámAz iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó azonosító (az irat szempontjából zárt elemű értéklánc)

46/47


megoldásra

FOGALOM MAGYARÁZAT

Kézi irattár (átmeneti irattár)A szervezeti egységeknél kialakított olyan lokális irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés vagy központi irattárba adás előtti őrzése történik

Kiadmányozás Az ügyintéző által elkészített kimenő irat tervezet vezetői ellenőrzése, jóváhagyása

Központi irattárSZZRT szinten központi, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett, fizikai, illetve elektronikus tárolóhely

Küldemény Az irat vagy tárgy - kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét -, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el

Lefúrás (drill down) Az adatok egyre részletezettebben nézetben való vizsgálata. Pl. felbontjuk az összesített iktatási adatokat területekre, vagy a havi összesített adatokat lebontjuk napi adatokra.

Levéltárba adás A lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása a Magyar Nemzeti Levéltárnak

Postakönyv A postai szolgáltatónak átadott küldemények nyilvántartása

Postázás Az expediált irat borítékolása, nyilvántartásba (postakönyvbe) vétele, postai szolgáltatónak való nyilvántartott átadása

Rendelkezésre állás A rendszer által nyújtott szolgáltatások adott időintervallumban normál működésre kész állása, működőképessége.

Selejtezés A lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése

Szemantikai ellenőrzés Adott információ, információ halmaz tartalmi, jelentésbeli (tehát nem formai) ellenőrzése.

Szignálás Az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása

Utóirat Összekapcsolt ügyiratok iratok esetében a később keletkezett kapcsolatos ügy

Ügyintéző Az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti

Ügyintéző szervezeti egység Az ügy intézésére kijelölt szervezeti egység

Ügyirat Egy adott ügyben keletkezett valamennyi irat

47/47


megoldásra

Documents

DMS és WF rendszer - Üzleti követelményspecifikációcdn.szerencsejatek.hu/download/012/731/SZRT_DMS_Uz… · Web viewAz előkészítés első lépéseként felmérésre kerültek