Đỗ Hoàng Hải Di động: 0913308777 Email: …cvauni.edu.vn/imgupload_dinhkem/file/Tin hoc Dai... · Web viewMỗi tài liệu phải được cất lên đĩa với một

Bài giảng MS Word 2007

PHẦN IIHỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN MICROSOFT WINWORD 2007

1. Môc tiªu:1.1 KiÕn thøc:

- N¾m ®îc çc kiÕn thøc c¬ b¶n phÇn mÒm so¹n th¶o Microsoft Word 2007

1.2 Kü n¨ng:- Thùc hiÖn ®îc çc thao t¸c c¬ b¶n so¹n th¶o v¨n b¶n - NhËn biÕt ®îc çc thanh c«ng cô, çc menu...khi so¹n th¶o

v¨n b¶n- T¹o ®îc v¨n b¶n, b¸o ço theo mÉu chuÈn cña nhµ níc.1.3 Th¸i ®é:- øng dông hÖ ®iÒu hµnh Winword vµo c«ng t¸c hµng ngµy

nh: So¹n th¶o çc b¸o ço, v¨n b¶n, chØ thÞ, c«ng v¨n...2. Kh¸i qu¸t néi dung:

Néi dung gåm:- Khëi ®éng vµo ch¬ng tr×nh- So¹n th¶o v¨n b¶n- LÖnh vÒ File (tÖp)- Tho¸t khái ch¬ng tr×nh- §Þnh d¹ng v¨n b¶n- B¶ng biÓu- T¹o chó thÝch vµ tÝnh to¸n- ChÌn vµ vÏ çc ®èi tîng- ChÌn c«ng thøc vµ v¨n b¶n- Tr×nh bµy trang in

3. Ph©n bè thêi gian gi¶ng d¹y vµ häc tËp: 5 tiÕt

- Khëi ®éng vµo, ra ch¬ng tr×nh:

+ So¹n th¶o v¨n b¶n

2 tiÕt

2


+ LÖnh vÒ File (tÖp)+Tho¸t khái ch¬ng tr×nh

- §Þnh d¹ng v¨n b¶n+ B¶ng biÓu: + T¹o chó thÝch vµ tÝnh to¸n+ ChÌn vµ vÏ çc ®èi tîng+ ChÌn c«ng thøc vµ v¨n b¶n

- Tr×nh bµy trang in

2 tiÕt

1 tiÕt

Hệ soạn thảo văn bản Microsoft Winword 2007 là gói sản phẩm đã được hãng

phần mềm Microsoft nâng cấp hoàn thiện từ những phiên bản trước và được bổ sung

nhiều tính năng mới và tiện dụng cho người dùng. Đặc biệt đã có ngôn ngữ Tiếng

Việt hỗ trợ về giao diện cũng như về hướng dẫn sử dụng chương trình hoàn toàn

bằng ngôn ngữ tiếng Việt dễ dùng và đem lại hiệu quả cao. Là một trong những phần

mềm máy tính được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay là Microsoft Word 2007 của

hãng Microsoft hay còn gọi phần mềm Winword 2007.

1- Cung cấp đầy đủ nhất các kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản đa

dạng, dễ sử dụng;

2- Khả năng đồ hoạ mạnh, kết hợp với công nghệ OLE (Objects Linking

and Embeding) bạn có thể chèn được nhiều hơn những gì ngoài hình ảnh và âm

thanh lên tài liệu word như: biểu đồ, bảng tính,.v.v.

3- Có thể kết xuất, nhập dữ liệu dưới nhiều loại định dạng khác nhau. Đặc

biệt khả năng chuyển đổi dữ liệu giữa Word với các phần mềm khác trong bộ

Microsoft Office đã làm cho việc xử lý các ứng dụng văn phòng trở nên đơn

giản và hiệu quả hơn.

4- Dễ dàng kết chuyển tài liệu thành dạng HTML để chia sẻ dữ liệu trên

mạng nội bộ, cũng như mạng Internet.

3


1. Khởi động Winword 2007.

- Mở Start của Windows chọn Programs\Microsoft Office\Microsoft

Office Word 2007 theo như Hình 5:

Hình 5

- Nháy kép chuột lên biểu tượng của phần mềm Word 2007 nếu như

nhìn thấy nó bất kỳ ở chỗ nào: trên thanh tác vụ (task bar), trên màn hình nền

(Desktop) của Windows …

2. Môi trường làm việc của Winword 2007.

Sau khi Winword 2007 được khởi động, màn hình làm việc như sau:

Hình 6

4

Thanh chức năng

Tab chức năng

Các nhóm lệnh của Tab chức năng

Thước căn lề và khổ giấy

Thanh cuốn trang văn bản

Thanh trạng thái


2.1. Mở một tài liệu mới.

Khi khởi động chương chình Word 2007 luôn mở sẵn một tài liệu mới

(Documents) với tên tài liệu ngầm định là Document xx.

Khi đang làm việc với một tài liệu của Word 2007 muốn mở một tài liệu

mới để làm việc người sử dụng nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N.

2.2. Lưu trữ (Ghi) tài liệu vào đĩa cứng (Hard Disk).

Mỗi tài liệu phải được cất lên đĩa với một tệp tin có phần tên chinh (Tuỳ

đặt) và phần mở rộng DOCX nếu ghi theo đinh dạng Word 2007 còn phần mở

rộng là DOC nếu ghi theo định dang Word 97/Word 2003.

Theo ngầm định của hệ thống khi cài đặt thì các tệp tài liệu của bạn sẽ

được cất vào thư mục C:\Documents and Settings\All Users\Documents trên

đĩa cứng. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi lại thư mục này bằng cách chọn đến thư

mục cần thiết khi Ghi văn bản (tài liệu).

Để thực hiện ghi tài liệu lên đĩa ta thực hiện như sau:

Mở Nút Office chọn mục “Lưu như …” sau đó chọn cách thức định dạng

lưu File tài liệu (theo giải thích của Hình 7) xuất hiện hộp thoại để thực hiện các

thao tác như đặt tên File, chọn ổ đĩa, thư mục cần thiết để lưu File (Hình 8) kết thúc

thao tác chọn nút để lưu File văn bản và thư mục đã chọn.

Hình 7

5

Lưu văn bảnvới định dạng Word2007 có phần

mở rộng là DOCX

Lưu văn bảnvới định dạng theo khuôn mẫu

của tài liệu đã trình bày

Lưu văn bảnvới định dạng Word2003 có phần

mở rộng là DOC

Lưu văn bảnvới một định dạng khác (Rich Text Format - RTF)


Hình 8

Chú ý 1 : Cần thực hiện thao tác Ghi văn bản thường xuyên trong quá

trình soạn thảo văn bản, để tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố như mất điện,

hay những trục trặc khác của máy tính. (Nhấn Ctrl + S).

Chú ý 2: Khi có sự thay đổi về nội dung của tệp văn bản mà chưa kip ghi

hoặc tệp văn bản chưa được đặt tên, mà người sử dụng ra lệnh thoát khỏi Word

hệ thống sẽ cảnh báo là có ghi lại những thay đổi đó không? Hình 9

Hình 9

Chú ý 3: Khi thực hiện ghi File văn bản trong cùng một Thư mục mà

cùng tên thì hệ thống sẽ hiện thị thông báo, thực hiện các lựa chọn cần thiết,

phù hợp để lưu văn bản. Nếu chọn mục “Thay thế tệp hiện có” thì nội dụng File

văn bản cũ được thay thế bằng nội dung của văn bản mới. (nội dung của file cũ

không thể khôi phục lại được nữa). Hình 10

6

Chọn Ổ đĩa và Thư mục cần lưu tệp văn bản

Nhập tên File đặt cho văn bản cần lưu chữ

Chọn kiểu định dạng Lưu trữ cho File văn bản


Hình 10

2.3. Mở tài liệu đã có trên đĩa cứng (Hard Disk).

Để mở một văn bản Word 2007 đã có trên đĩa cứng, thực hiện như sau:

Khởi động Word 2007, nhấn tổ hợp phím Ctrl + O hoặc nhấn chọn nút

lệnh Open xuất hiện hộp thoại Hình 11 và thực hiện theo các chỉ dẫn trên

hình vẽ để mở văn bản theo cầu, kết thúc các thao tác chọn nút .

Chú ý: Cũng có thể mở File văn bản bằng cách bấm đúp chuột trái vào tên

File văn bản trong trình duyệt Explore của Windows, tự động gọi Word để mở.

Hình 11

2.4. Thoát khỏi môi trường làm việc Word 2007.

Khi không làm việc với Word 2007, thực hiện một trong các cách sau:

7

Chọn Ổ đĩa, đường dẫn, Thư mục chứa tệp văn bản cần mở

Danh sách các Thư mục và các File có trong Thư mục hiện hành (Thư mục đang

làm việc)

Chọn kiểu định dạng để liệt kê danh sách các File


Mở nút Office chọn nút Thoát khỏi Winword hoặc

nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4 hoặc bấm chuột vào dấu ở góc trên bên phải

màn hình làm việc của Winword.

3. Định dạng văn bản.

3.1. Thiết lập Tab.

Tab là công cụ được sử dụng rất nhiều trong việc nhập và trình bày văn

bản. Ngoài khả năng dịch chuyển điểm trỏ theo từng bước nhảy, mục này sẽ giới

thiệu cách sử dụng Tab cho việc tạo một văn bản hiển thị dưới dạng các cột.

Bài toán đặt ra: Hãy tạo văn bản với dữ liệu như sau (không dùng bảng

biểu để xử lý dữ liệu)

STT Họ và tên Địa chỉ

1. Nguyễn Văn Quang 123, Tây Sơn

2. Hồ Hải Hà 68, Nguyễn Du

3. Dương Quốc Toản 23/10 Nguyễn Trãi

4. Nguyễn Anh Đức 32/7 Nguyễn Trãi

Phân tích dữ liệu như trên, ta thấy STT dùng kiểu Tab giữa , Họ và tên

dùng Tab trái , địa chỉ dùng Tab phải .

Để thay đổi các kiểu Tab bấm chuột vào phần giao nhau giữa thước dọc

và thước ngang, mỗi lần kích chuột sẽ chuyển một kiểu Tab.

Sau khi chọn được kiểu Tab phù hợp, bấm chuột trên thước ngang để

chọn điểm dừng Tab tương ứng.

Để loại bỏ một điểm Tab trên thước ngang, bấm giữ chuột tại Tab cần loại

bỏ kéo ra khỏi thước rồi thả chuột.

Để giải quyết bài toán trên ta thực hiện theo các bước sau:

B1: Chọn các đoạn văn bản cần định dạng (bôi đen 5 dòng dữ liệu trên).

B2: Bấm chuột ở phần giao giữa thước dọc và thước ngang để chọn kiểu

Tab tương ứng, sau đó bấm chuột trên thước ngang để chọn điểm dừng Tab phù

hợp với cấu trúc dữ liệu cần định dạng. Kết quả như Hình 12:

8


Hình 12

B3: Huỷ bỏ bôi đen và di chuyển con trỏ đến vi trí văn bản tương ứng rồi

nhấn phím “Tab” trên bàn phím. Kết quả đạt được như Hình 13.

Hình 13

Chú ý: Để thay đổi khoảng cách dừng Tab trên thước, bôi đen các đoạn

văn bản cần thay đổi khoảng cách Tab, bấm và giữ chuột vào ký hiệu Tabtrên

thước ngang đồng thời di chuyển dọc theo thước ngang. Thao tác này chỉ tác

động lên các đoạn văn bản được bôi đen, không ảnh hưởng tới các đoạn văn

bản khác của dữ liệu đang soan thảo.

3.2. Định dạng phông chữ.

Để định dạng phông chữ cho đoạn văn bản ta làm như sau:

B1: Chọn (bôi đen) khối văn bản;

B2: Dùng chuột bấm lên hộp thoại Phông (Ctrl+Shift+F) trên Tab chức

năng “Trang đầu” hoặc nhấn Ctrl + D để mở hộp thoại định dạng phông chữ,

sau đó chọn nhãn Phông và làm theo chỉ dẫn ghi chú trên Hình 14.

9

Điểm dừng Tab trên thước ngang


Hình 14

3.3. Định dạng đoạn văn bản.

Ở mục 3.2 chúng ta đã làm quen với các thao tác động lên các ký tự của

vùng văn bản đã được chọn (được bôi đen). Trong phần này, chúng ta thực hiện

các thao tác tác động lên các đoạn văn bản đã được chọn. Mỗi đoạn văn bản

trong vùng chọn (vùng bôi đen) sẽ lần lượt được coi là đoạn văn bản hiện thời.

Mỗi dấu xuống dòng (Enter) sẽ tạo thành một đoạn văn bản. Khi định

dạng đoạn văn bản, không cần phải lựa chọn toàn bộ đoạn văn bản, mà chỉ cần

đặt con trỏ soạn thảo trong đoạn văn bản cần định dạng.

Mục đích của việc định dạng Đoạn văn bản nhằm thực hiện các công việc

sau: Dãn khoảng cách giữa các dòng văn bản trong đoạn, dãn khoảng cách

giữa đoạn văn bản hiện thời với đoạn văn bản kế trước, kế sau, căn đoạn văn

băn theo lề trái, lề phải, tạo khoảng cách thụt đầu dòng, sử dụng hộp thoại Tab.

10

Chọn phông chữ

Chọn kiểu chữ

Chọn cỡ chữ

Các hiệu ứng đặc biệt

của ký tự

Xem trước nhưng thay đổi khi chọn lệnh

Ghi lại những giá trị hiện tại cho lần sử dụng sau


Cách thực hiện như sau:

B1: Chọn (bôi đen) các đoạn văn bản;

B 2: Dùng chuột bấm vào góc dưới bên phải của hộp thoại Đoạn văn

hoặc bấm phải chuột trên vùng văn bản rồi chọn lệnh sau đó

bấm chuột chọn nhãn “Thụt lề và Giãn cách” của hộp thoại “Đoạn văn” và

thực hiện các thao tác theo chỉ dẫn ghi ở hình 15.

Hình 15

Chọn để kết thúc quá trình thiết lập thông số cho đoạn văn bản.

11

Chọn kiểu căn lề cho các đoạn văn bản theo

lề Trái,theo lề Phải

Khai báo khoảng cách từ vị trí đầu, cuối của đoạn văn bản so với

vị trí mép lề Trái, mép lề Phải

Chọn đối tượng để tạo khoảng cách thụt đầu dòng

Khai báo khoảng cách thụt đầu dòng

Khoảng cách đoạn văn bản hiện thời so với đoạn văn bản kế

trước, kế sau

Chọn kiểu dãn các dòng văn bản trong các đoạn văn bản

được chọn

Khai báo giá trị tương ứng với kiểu dãn dòng


3.4. Chèn các đối tượng đặc biệt vào văn bản.

3.4.1. Chèn ký tự đặc biệt.

Đặt con trỏ soạn thảo vào vị trí cần chèn ký tự đặc biệt rồi thực hiện mở

Tab chức năng Chèn chọn mục Ký hiệu sau đó chọn mục

xuất hiện hộp thoại và làm theo chỉ dẫn như hình 16.

Hình 16

Để chèn ký tự đặc biệt nào người sử dụng kích kép chuột vào ký tự đó

hoặc chọn ký tự cần chèn rồi bấm chọn nút , kết thúc quá trình chèn

các ký tự đặc biệt người sử dụng bấm nút để đóng hộp thoại.

Chú ý: Ký tự đặc biệt sau khi chèn vào văn bản sẽ mang đầy đủ tính năng

như ký tự được gõ từ bàn phím.

3.4.2. Chèn phương trình và công thức toán học.

Đặt con trỏ soạn thảo vào vị trí cần chèn phương trình hay công thức rồi

thực hiện mở Tab chức năng Chèn chọn mục Phương trình xuất

hiện một hộp thoại chứa phương trình mẫu như Hình 17, chọn kiểu phương trình

cần tạo hay chọn xuất hiện thanh công cụ “Thiết kế”

12

Lựa chọn kiểu hiện thị các ký tự đặc biệt

Các ký tự đặc biệt của kiểu đã chọn hiện thị tại đây


cho phép nhập công thức hay phương trình và làm theo chỉ dẫn như Hình 18, kết

thúc quá trình nhập công thức hay phương trình ta bấm chuột ra ngoài phạm vi

vùng nhập công thức.

Hình 17

Ví dụ: Chọn kiểu thứ 4 sẽ xuất hiện công thức mẫu như sau, bấm chuột vào vị trí

trong công thức để sửa chữa và thay đổi nội dung của công thức.

Hình 18

3.4.3. Chèn hình ảnh, hình dạng vào tài liệu (văn bản).

Để chèn các đối tượng vào văn bản hay tài liệu, người sử dụng đặt con trỏ

soạn thảo vào vị trí cần chèn. Bấm chọn Tab chức năng “Chèn” rồi tiến hành

bấm chuột vào đối tượng muốn chèn như: Hình ảnh, Clip Art (hình ảnh có sẵn),

13

Danh sách liệt kê các mẫu phương trình, công thức có

sẵn trong hệ thống

Chọn các chức năng để gõ công thức, phương trình

theo yêu cầu

Phạm vi và vị trí hiện thị công thức hay phương trình

trong quá trình soạn thảo


hình dạng, biểu đồ, số trang văn bản, tiêu đề đầu, tiêu đề cuối, WordArt (chữ

kiểu quảng cáo), ngày giờ, bảng biểu …. Hình 19.

Hình 19

Hình 19

Ví dụ: Để chèn hình ngôi sao ta thực hiện như sau:

Đặt con trỏ vào vùng cần vẽ ngôi sao mở mục Hình dạng chọn hình ngôi

sao, lúc này trỏ chuột có dạng hình chữ thập mảnh, bấm giữ và kéo chuột trên

vùng cần vẽ, kết thúc băng cách thả chuột hình 20.

Hình 20

4. Bảng biểu trong Microsoft Winword 2007.

4.1. Tạo bảng biểu.

Đặt con trỏ vào vị trí cần tạo bảng, mở Tab chức năng “Chèn” chọn vào

hộp “ Bảng” xuất hiện cửa sổ đổ xuống, bấm giữ chuột trái và kéo qua số ô cần

tạo theo yêu cầu Hình 21.

14

Chọn hình ngôi sao để vẽ

Danh sách các hình vẽ theo từng chủ đề: Dạng cơ bản, mũi tên hình khối, lưu đồ, khung chú thích, hình ngôi

sao và biểu ngữ …


Hinh 21

Hình 22

Hình 23

15

Các ô được chọn để tạo bảng (gồm 6 côt và 3 hàng)

Chức năng chèn bảng theo số cột, số dòng do người sử dụng khai báo Hinh 22

Chức năng chèn bảng tính Excel để tính toán được Hinh 23

Chức năng chèn bảng biểu theo mẫu bảng có sẵn của hệ thống Hinh 24

Khai báo số cột, số hàng cần tạo cho bảng biểu

Các tuỳ chọn làm việc khi tạo bảng biểu theo yêu cầu

cụ thể của công việc

Vùng nhập số liệu và nội dung công thức như làm việc

trên Excel 2007


Hình 24

4.2. Trình bày bảng biểu.

4.2.1. Trình bày dữ liệu trong bảng.

Sau khi đã chèn một bảng lên tài liệu tiến hành nhập, định dạng dữ liệu

giống như nhập và trình bày dữ liệu ở soạn thảo văn bản bình thường chỉ khác

đối tượng làm việc được giới hạn các lề là đường viền của ô bảng tính đang làm

việc (chú ý quan sát các lề của ô bảng tính trên thước ngang và thước dọc)

4.2.2. Trình bày đường viền cho bảng.

Chọn các ô hay các hàng, cột của bảng để trình bày sau đó mở Tab chức năng

“Thiết kế” và chọn mục “Vẽ viền” Hình 25

Hộp chức năng để kẻ đường viền.

16

Liệt kê các các biểu mẫu có sẵn trong hệ thống để người sử dụng chọn biểu mẫu phù

hợp với công việc


Hinh 25

4.3. Các xử lý trên bảng biểu.

Trong khi làm việc với bảng biểu người sử dụng muốn thay đổi cấu trúc

của bảng biểu như thêm hàng, cột, ô hay xoá bỏ bít hàng, cột, ô hoặc cũng có thể

gộp các ô của bảng thành một ô, tách 1 ô của bảng làm nhiều ô…

Chọn đối tượng làm việc trong bảng: Đối tượng làm việc trong bảng là ô,

hàng, cột khi ta chọn đối tượng nào thì hệ thống sẽ cung cấp các lệnh tương ứng

cho đối tượng đã được chọn (Dùng Menu nhanh khi bấm phải chuột vào đối

tượng đã chọn và chọn lệnh tương ứng).

Ví dụ: Ta có bảng dữ liệu như sau (tạo bảng và nhập dữ liệu).

STT Họ tên Ngày sinh

1 Nguyễn Văn Nam 12/3/1983

2 Trần Thị Bình 22/1/1981

- Chèn thêm một cột Giới tính vào sau cột Họ tên: Đặt con trỏ vào ô họ

tên rồi bấm phải chuột chọn chèn cột vào bên phải của ô, trước khi thực hiện

thao tác này cần chuẩn bị phần giấy trống để khi chèn thêm cột bảng không bị

tràn, bị vỡ bảng.

17

Chọn kiểu đường viền cần kẻ

Bấm chuột vào từng đường kẻ để kẻ viền

theo tuỳ chọn

Lựa chọn mầu và độ rộng của đường

viền cho bảng


- Muốn xoá hàng, ô nào của bảng ta chọn hàng, ô đó rồi bấm phải chuột

tại vùng chọn (vùng bôi đen) rồi tiến hành chọn lệnh tương ứng để thực hiện.

- Muốn gộp nhiều ô thành 1 ô ta chọn các ô muốn gộp, rồi bấm phải chuột

tại vùng chọn rồi tiến hành chọn lệnh “Kết hợp ô” để thực hiện Hinh 26.

Hình 26

5. In ấn văn bản tài liệu.

5.1. Quy trình in ấn một tài liệu.

In ấn là công đoạn rất quan trọng và là khâu cuối cùng trong qui trình

soạn thảo văn bản, tài liệu.

Để làm tốt việc in ấn cho tài liệu của mình, thực hiện theo qui trình sau:

- Định dạng trang in: Đây là bước bạn phải làm đầu tiên khi soạn thảo một

tài liệu trên Word;

- Soạn thảo tài liệu: Bao gồm tất cả các kỹ năng mà bạn đã được tìm hiểu.

- Thiết lập tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang (nếu cần thiết).

18

Cột được chọn

Menu nhanh xuất hiện khi bấm phải chuột tại đối tượng đã chọn

(tuỳ theo đối tượng Menu sẽ thay đổi để gọi lệnh tương ứng)

Các lệnh Chèn trong nhóm lệnh Chèn (Menu lệnh này cũng sẽ thay đổi tuỳ thuộc vào công việc mà người sử dụng

cần làm)


- Xem lại toàn cục của tài liệu đây là khâu rất quan trọng. Cho phép bạn

có thể xem nội dung, bố cục các trang trước khi in.

- Thực hiện lệnh để đưa dữ liệu ra máy in để in lên giấy (Máy in đã được

cài đặt và sẵn sang thực hiện công việc in tài liệu).

5.2. Định dạng trang in.

Tính năng này giúp thiết lập cấu trúc trang in: Đặt lề trang in, chọn khổ

giấy in, chọn hướng in, đặt lề cho tiêu đề đầu, tiêu đề cuối. Thực hiện như sau:

- Đặt con trỏ vào văn bản đang soạn thảo.

- Chọn Tab “Bố trí trang”, chọn tiếp mục “Thiết lập trang” Hình 27

Hình 27

* Đặt lề và chọn hướng in.

Để đặt lề và chọn hướng in ta chọn nhãn “Lề” của hộp thoại “Thiết lập

trang” như Hình 28.

19

Bấm chuột trái tại ký hiệu mũi tên để mở hộ thoại Thiết lập trang


Hình 28

* Chọn khổ giấy in.

Để chọn khổ giấy in ta chọn nhãn “Giấy” của hộp thoại “Thiết lập

trang” như Hình 29.

20

Khai báo khoảng cách lề cho trang in và phần dành cho

đóng gáy thành quyển

Chọn hướng in cho tài liệu (In ngang khổ giấy hay in dọc theo

khổ giấy)

Xem văn bản trước những thay đổi khi

thiết lập

Chọn phạm vi tài liệu chịu tác động của các

thiết lâh thông số


Hình 29

5.3. In tài liệu (Văn bản).

Trước khi thực hiện lệnh in văn bản ra máy in người sử dụng tiến hành

xem bố cục của văn bản trước (Xem văn bản trước khi in).

Mở nút Office dịch chuyển trỏ chuột xuống mục In sau đó chọn

mục “Xem trước khi in” làm theo chi dẫn ghi chú Hình 30.

21

Chọn cỡ giấy in: Khổ A4, A3, Letter …

Kích thước của khổ giấy đã chọn

Chọn nguồn giấy của máy in (khay tay hay

khay tự động)

Xem trước những thay đổi trong khi

thiết lập


Hình 30

Sau khi đã hoàn chỉnh việc soạn thảo và trìh bày tài liệu hoặc văn bản, người sử

dụng tiến hành ra lệnh cho máy in làm việc: Mở nút Office dịch chuyển

trỏ chuột xuống mục In sau đó chọn mục “In” làm theo chi dẫn ghi chú Hình

31: (Với điều kiện máy in đã được cài đặt đúng loại và ở trạng thái sẵn sàng làm

việc), chọn OK để in: Hình 31

22

Thực hiện lệnh In

Đóng cửa sổ Xem trước khi In

Tài liệu hiện thị ở dạng toàn cục (Xem bố cục tài liệu

Chuyển để xem trang kế trước hoặc

trang kế sau


PHẦN IIISOẠN THẢO VÀ TRÌNH CHIẾU BÀI GIẢNG ĐIỆN TỬ

BẰNG PHẦN MỀM MICROSOFT POWERPOINT 20072. Môc tiªu:2.1 KiÕn thøc: - N¾m ®îc çc néi dung c¬ b¶n phÇn mÒm PowerPoint

2007.- N¾m ®îc çc t¸c dông cña phÇn mÒm PowerPoint

2007.2.2 Kü n¨ng:- Thùc hiÖn ®îc çc thao t¸c c¬ b¶n: T¹o néi dung çc

Slides, hiÖu øng cho çc ®èi tîng...- NhËn biÕt ®îc çc giao diÖn cña çc thanh c«ng cô, Menu

trªn mµn h×nh giao diÖn PowerPoint 2007.- BiÕt tr×nh chiÕu çc Slides2.3 Th¸i ®é:- Sö dông phÇn mÒm PowerPoint 2007 vµo c«ng t¸c hµng

ngµy

2. Kh¸i qu¸t néi dung:

Néi dung bµi viÕt gåm 7 néi dung chÝnh: Khëi ®éng ch¬ng tr×nh Lu v¨n b¶n ra ®Üa Thao t¸c ®Þnh d¹ng phiªn tr×nh bµy BiÓu ®å, s¬ ®å vµ b¶ng biÓu T¹o çc liªn kÕt T¹o çc h×nh ¶nh chuyÓn ®éng In Slides

4. Ph©n bè thêi gian gi¶ng d¹y vµ häc tËp: 5 tiÕt

- Khëi ®éng vào, ra ch¬ng tr×nh 1

Đỗ Hoàng Hải Email: [email protected] 23 Điện thoại: 0913 308 777

mailto:[email protected]


+ Lu v¨n b¶n ra ®Üa - Thao t¸c ®Þnh d¹ng phiªn tr×nh bµy+ BiÓu ®å, s¬ ®å vµ b¶ng biÓu+ T¹o çc liªn kÕt- T¹o çc h×nh ¶nh chuyÓn ®éng- In Slides

tiÕt

2 tiÕt

1 tiÕt

1 tiÕt

Microsoft PowerPoint 2007 là gói sản phẩm đã được hãng phần mềm

Microsoft nâng cấp hoàn thiện từ những phiên bản trước và được bổ sung nhiều tính

năng mới và tiện dụng cho người dùng. Đặc biệt đã có gói sản phẩm ngôn ngữ Tiếng

Việt hỗ trợ về giao diện hoàn toàn bằng ngôn ngữ Tiếng Việt dễ dùng và đem lại

hiệu quả cao. Là một trong những phần mềm được sử dụng rộng rãi để biên tập và

tạo ra những bài giảng điện tử, những mô phỏng sinh động, trực quan.

Có thể kết xuất, nhập dữ liệu dưới nhiều loại định dạng khác nhau. Đặc

biệt khả năng chuyển đổi dữ liệu giữa PowerPoint 2007 với các phần mềm khác

trong bộ Microsoft Office đã làm cho việc xử lý các ứng dụng văn phòng trở nên

đơn giản và hiệu quả hơn.

1. Khởi động PowerPoint 2007.

- Mở Start của Windows chọn Programs\Microsoft Office\Microsoft

Office PowerPoint 2007 theo như Hình 49:




Hình 49

- Nháy kép chuột lên biểu tượng của phần mềm

PowerPoint 2007 nếu như nhìn thấy nó bất kỳ ở chỗ nào: trên thanh tác vụ (task

bar), trên màn hình nền (Desktop) của Windows …




2. Môi trường làm việc của PowerPoint 2007.

Sau khi PowerPoint 2007 được khởi động, màn hình làm việc như Hình 50:

Hình 50

2.1. Mở một Slide (Bản chiếu) mới.

Khi khởi động chương chình PowerPoint 2007 luôn mở sẵn một Slide mới

(Presentation1) với tên tài liệu ngầm định là Presentation xx.

Khi đang làm việc với một bản chiếu Presentation muốn mở một bản

chiếu mới để làm việc người sử dụng nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N.

2.2. Lưu trữ (Ghi) bản chiếu vào đĩa cứng (Hard Disk).

Mỗi bản chiếu phải được cất lên đĩa với một tệp tin có phần tên chinh

(Tuỳ đặt) và phần mở rộng pptx nếu ghi theo đinh dạng PowerPoint 2007 còn

phần mở rộng là ppt nếu ghi theo định dang PowerPoin 2003.

Để thực hiện ghi tài liệu lên đĩa ta thực hiện như sau:

Mở Nút Office chọn mục “Lưu như …” sau đó chọn cách thức định dạng

lưu File tài liệu (theo giải thích của Hình 51) xuất hiện hộp thoại để thực hiện các

thao tác như đặt tên File, chọn ổ đĩa, thư mục cần thiết để lưu File (Hình 52) kết


Thanh chức năng

Tab chức năng

Các nhóm lệnh của Tab chức năng

Thanh cuốn trang văn bản

Thanh trạng thái



thúc thao tác chọn nút để lưu File văn bản và thư mục đã chọn.

Hình 51

Hình 52

Chú ý 1 : Cần thực hiện thao tác Ghi file thường xuyên trong quá trình

soạn thảo và thiết kế, để tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố như mất điện, hay

những trục trặc khác của máy tính. (Nhấn Ctrl + S thường xuyên).

Chú ý 2: Khi có sự thay đổi về nội dung của bản trình chiếu mà chưa kip


Lưu văn bảnvới định dạng PowerPoint 2007 có phần

mở rộng là PPTX

Lưu với định dạng đóng gói theo khuôn mẫu đã trình chiếu (File chạy)

Lưu văn bảnvới định dạng PowerPoint 2003

có phần mở rồng là PPT

Lưu với một định dạng khác (PDF - XPS)

Lưu với một định dạng khác, có tính mở rộng

Chọn Ổ đĩa và Thư mục cần lưu File .pptx

Nhập tên File đặt cho bản chiếu cần lưu Chọn kiểu định dạng Lưu

trữ cho bản trình chiếu



ghi hoặc chưa được đặt tên, mà người sử dụng ra lệnh thoát khỏi PowerPoint

2007 hệ thống sẽ cảnh báo là có ghi lại những thay đổi đó không? Hình 53

Hình 53

Chú ý 3: Khi thực hiện ghi bản chiếu trong một Thư mục mà cùng tên thì

hệ thống sẽ hiện thị thông báo, thực hiện các lựa chọn cần thiết, phù hợp để lưu

bản chiếu. Nếu chọn “Có” thì nội dụng File cũ được thay thế bằng nội dung của

file mới. (nội dung của file cũ không thể khôi phục lại được nữa). Hình 54

Hình 54

2.3. Mở bản chiếu (file pptx) đã có trên đĩa cứng (Hard Disk).

Để mở một bản chiếu 2007 đã có, thực hiện như sau:

Khởi động PowerPoint 2007, nhấn tổ hợp phím Ctrl + O hoặc nhấn chọn

nút lệnh Open xuất hiện hộp thoại Hình 55 và thực hiện theo các chỉ dẫn

trên hình vẽ để mở file theo yêu cầu, kết thúc khai báo chọn nút .

Chú ý: Cũng có thể mở File văn bản bằng cách bấm đúp chuột trái vào tên

File văn bản trong trình duyệt Explore của Windows, tự động gọi PowerPoint

2007 để mở.




Hình 55

2.4. Thoát khỏi môi trường làm việc PowerPoint 2007.

Khi không làm việc với PowerPoint 2007, thực hiện các cách sau:

Mở nút Office chọn nút Thoát khỏi PowerPoint 2007

hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4 hoặc bấm chuột vào

dấu ở góc trên bên phải màn hình làm việc của PowerPoint 2007.

3. Soạn thảo và định dạng dữ liệu trong Slide của PowerPoint 2007.

Trang một bản trình chiếu (1 File) có rất nhiều Slide, mỗi Slide sẽ truyền

tải một lượng thông tin đến đích tiếp nhận có thể là âm thanh, video, văn bản,

biểu đồ, bảng biểu, hình ảnh …

Để thiết kế cho các Slide người sử dụng các chức năng soạn thảo và trình

bày văn bản tương tự như với Microsoft Winword 2007: Trình bày Font chữ,

đoạn văn bản, chền ký tự đặ biệt, chèn bảng biểu, chèn hình ảnh, hình dạng …

Ngoài các thao tác định dang như Word 2007 thì PowerPoint còn có

riêng một Tab chức năng “Định dạng” để tác động đến từng đối tượng trên mỗi

Slide Hình 56

Hình 56


Chọn Ổ đĩa, đường dẫn, Thư mục chứa tệp Bản chiếu cần mở

Danh sách các Thư mục và các File có trong Thư mục hiện hành (Thư mục đang

làm việc)

Chọn kiểu định dạng để liệt kê danh sách các File



4. Hiệu ứng hoạt hình cho các đối tượng trong Slide.

Chọn đối tường cần tác động hoạt hình.

Mở Tab chức năng “Hoạt hình” và làm theo ghi chú Hình 57.

Hinh 57

1- Thiết lập hoạt hình cho từng Slide (Tác động lên cả Slide).

2- Thiết lập hoạt hình cho từng đối tượng của từng Slide.

3- Thiết lập chi tiết các hiệu ứng hoạt hình cho từng đối tượng của từng

Slide, chi tiết tới từng dòng trong từng Slide.

Ghi chú: Với phiên bản PowerPoint 2007 giao diện Tiếng Việt thì việc

ứng dụng PowerPoint 2007 vào việc soạn bài giảng điện tử là hoàn toàn có

thể thực hiện được. Với các cảnh báo, các nhóm lệnh hoàn toàn là tiếng Việt

cùng với lời giải thích hết sức dễ hiểu, với mỗi thao tác thay đổi trên Sliđe hệ

thống chương trình luôn có ví dụ minh hoạ và mô phỏng sự thay đổi đó.

Do thời gian tập huấn bị hạn chế nên việc khai thác, sử dụng các tính

năng chi tiết của phần PowerPoint 2007 các học viên sẽ thực hiện trong quá

trình thực hành thiết kế bài giảng điện tử.


12

3



