Upload
sutan
View
3.316
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
ii
PERSETUJUAN PEMBIMBING
Tugas Akhir dengan judul “SISTEM KEARSIPAN PADA DINAS
PETERNAKAN PROVINSI JAWA TENGAH” telah disetujui oleh pembimbing
untuk diajukan ke sidang ujian Tugas Akhir pada :
Hari :
Tanggal :
Pembimbing
Drs. Marimin NIP. 130 818 769
Mengetahui: Ketua Jurusan Manajemen
Drs. Sugiharto, M.Si NIP. 131 286 682
iii
HALAMAN PENGESAHAN
Telah dipertahankan didepan tim penguji Tugas Akhir ini dan diterima
sebagai salah satu syarat guna menyelesaikan studi akhir program Diploma Tiga
(D3) program Studi Manajemen Perkantoran Jurusan Manajemen Fakultas
Ekonomi Universitas Negeri Semarang pada :
Hari :
Tanggal:
Penguji I Penguji II
Drs. Marimin Drs. Ade Rustiana, M.Si NIP. 130 818 769 NIP. 132 003 070
Mengetahui : Dekan
Drs. Agus Wahyudin, M.Si. NIP. 131 658 236
iv
PERNYATAAN
Saya menyatakan bahwa yang tertulis di dalam Tugas Akhir ini benar-
benar hasil karya saya sendiri, bukan jiplakan dari karya tulis orang lain baik
sebagian atau seluruhnya pendapat atau temuan orang lain yang terdapat dalam
Tugas Akhir ini dikutip atau dirujuk berdasarkan kode etik ilmiah.
Semarang,
Ririn Irmawati NIM. 3354303032
v
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
MOTTO
“Hari ini harus lebih baik dari hari kemarin, dan hari esok harus lebih baik
dari hari ini “
“Kemurahan hati tidak berhenti pada orang yang kamu beri. Dengan
memberi kamu mengajar orang lain untuk memberi juga”.
“Belajarlah untuk tersenyum sekalipun ada yang kurang menyenangkan
hatimu”.
“Sesungguhnya sesudah kesulitan ada kemudahan”. ( Q.S Al Insyiroh : 6).
“Berharaplah selalu kepada Allah SWT untuk mendapatkan hasil yang
terbaik tetapi siapkanlah diri apabila mendapatkan yang terburuk. Dan
jadikan pengalaman sebagai guru yang sejati karena orang yang berakhlak
akan mengambil pengalaman sebagai pelajaran”.
Persembahan :
Ku Persembahkan untuk :
♦ Bapak dan Ibuku tercinta
♦ Kakak dan adikku tersayang Elina, Andri,
Indra dan Garnis.
♦ Teman-teman prodi Manajemen Perkantoran.
♦ Almamaterku
vi
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas
limpahan rahmat dan hidayahNya, bahwasanya dengan bekal ilmu yang terbatas
ini penullis dapat menyelesaikan Tugas Akhir
Penulis menyadari bahwa dalam penyelesaian Tugas Akhir ini tidak lepas
dari bantuan yang berasal dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis
mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Drs. Agus Wahyudin. M.Si, Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Negeri
Semarang yang atas bantuannya dalam memberikan ijin untuk melakukan
penelitian.
2. Drs. Sugiharto. M.Si, Ketua Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi
Universitas Negeri Semarang yang telah memberikan bantuan dalam proses
penyusunan ijin penelitian.
3. Drs. Marimin, selaku dosen pembimbing yang telah memberikan arahan,
perhatian dan bimbingan dalam penulisan Tugas Akhir.
4. Ir. Kusmaningsih. MP, Kepala Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah yang
telah memberikan ijin untuk penelitian.
5. Semua staf karyawan Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah yang secara
langsung maupun tidak langsung memberikan bantuan kepada penulis.
6. Bapak, ibu, kakak dan adikku tersayang yang telah memberikan dorongan dan
semangat untuk terus maju.
vii
7. Teman-teman dan sahabatku yang telah memberikan dorongan untuk tetap
bersemangat.
8. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah memberikan
bantuan sehingga terselesaikannya penyusunan Tugas Akhir ini.
Penulis menyadari dengan sepenuhnya bahwa dalam penulisan ini masih
banyak kekurangan. Oleh karena itu kritik dan saran yang sifatnya membangun
sangat diharapkan agar dapat diperbaiki dikemudian hari.
Semoga Tugas Akhir ini dapat sedikit sumbangan pengetahuan yang
berarti. Amin.
Semarang, 2006
Penulis
viii
SARI RIRIN IRMAWATI. 2006. “ Sistem Kearsipan Pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah”. Program Studi Manajemen Perkantoran D3 Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang. Kata Kunci : Sistem, Kearsipan
Setiap kantor baik pemerintah maupun swasta memerlukan suatu sistem kearsipan yang baik guna kelancaran dalam melakukan berbagai kegiatan administrasi. Dan yang terpenting dapat mendukung tercapainya tujuan suatu organisasi. Oleh karena itu diperlukan suatu sistem kearsipan yang baik guna memperlancar dalam pengambilan keputusan dan kegiatan kearsipan lainnya.
Permasalahan yang dikaji dalam penelitian ini adalah: (1) Sistem kearsipan apa yang digunakan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah? (2) Bagaimana pengurusan dan pengendalian surat pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah? (3) Kendala-kendala apa sajakah yang dihadapi dalam kegiatan kearsipan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah.?
Lokasi penelitian di Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah Jalan Jenderal Gatot Soebroto (Tarubudaya) Ungaran. Objek kajian dari penelitian ini adalah sistem kearsipan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah metode observasi, wawancara, dokumentasi dan studi pustaka. Data yang dikumpulkan dianalisis dengan analisis deskriptif kualititif.
Berdasarkan hasil penelitian maka dapat disimpulkan bahwa sistem kearsipan yang digunakan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah adalah sistem abjad dan pokok soal. Pengurusan dan pengendalian surat pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah sudah berjalan baik sesuai prosedur yang ada. Sedangkan kedala-kendala yang dihadapi dalam kegiatan kearsipan antara lain: pengurusan dan pengendalian surat yang masuk tidak langsung diproses akan tetapi menunggu surat terkumpul, ruang penyimpanan arsip masih bercampur dengan ruang kerja, tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan, kurang adanya kesadaran pegawai terhadap peran dan pentingnya arsip, serta pengamanan dan pemeliharaan arsip kurang maksimal.
Berdasarkan kesimpulan maka penulis memberi saran sistem kearsipan yang digunakan harus dapat dimengerti, mudah dipahami dan dilaksanakan dengan baik, pengurusan dan pengendalian surat perlu ditingkatkan guna kelancaran dalam pemrosesan surat, dan kendala-kendala yang dihadapi dalam kegiatan kearsipan perlu diatasi dan ditindak lanjuti jika dilihat dari aspek sumber daya manusia yaitu perlu ditingkatkan kualitas sumber daya manusia supaya dapat menerapkan ilmu yang dimiliki serta meningkatkan kesadaran para pegawai terhadap peran dan pentingnya arsip. Jika dilihat dari aspek lingkungan maka ruang penyimpanan arsip sebaiknya dipisah dengan ruang kerja serta pemeliharaan dan pengamanan arsip harus ditingkatkan supaya lebih efektif dan efisien.
ix
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ..................................................................................... i
PERSETUJUAN PEMBIMBING................................................................. ii
HALAMAN PENGESAHAN ....................................................................... iii
PERNYATAAN ............................................................................................ iv
MOTTO DAN PERSEMBAHAN ............................................................... v
KATA PENGANTAR................................................................................... vi
SARI ....... ...................................................................................................... viii
DAFTAR ISI ................................................................................................. ix
DAFTAR GAMBAR................................................................................... xi
DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................. xii
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................... 1
A. Latar Belakang ..................................................................... 1
B. Permasalahan ...................................................................... 4
C. Tujuan Penelitian ................................................................. 4
D. Manfaat Penelitian ............................................................... 4
BAB II LANDASAN TEORI .................................................................. 6
A... Pengertian Arsip dan Sistem Kearsipan ............................... 6
B. Fungsi Arsip......................................................................... 8
C. Macam-macam Sistem Kearsipan........................................ 9
D. Tahap Sistem Kearsipan....................................................... 12
E. Pengamanan dan Pemeliharaan Arsip.................................. 27
x
BAB III METODOLOGI PENELITIAN................................................. 31
A. Lokasi Penelitian.................................................................. 31
B. Objek Kajian ........................................................................ 31
C. Metode Pengumpulan Data.................................................. 32
D. Metode Analisis Data........................................................... 33
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN .......................... 34
A. Gambaran Umum................................................................. 34
a. .. Sejarah Singkat Dinas Peternakan .............................. 34
b... Aktivitas Kearsipan....................................................... 43
c. .. Sumber Daya Manusia .................................................. 44
d... Fasilitas Pendukung ...................................................... 44
B. Hasil Penelitian .................................................................... 46
C. Pembahasan ......................................................................... 59
BAB V PENUTUP................................................................................... 62
A. KESIMPULAN.................................................................... 62
B. SARAN ................................................................................ 62
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
xi
DAFTAR GAMBAR
1. Gambar 1 : Bagan Pengurusan Surat masuk Penting.
2. Gambar 2 : Bagan Pengurusan Surat Masuk Biasa.
3. Gambar 3 : Bagan Pengurusan Surat Keluar Penting
4. Gambar 4 : Bagan Pengurusan Surat Keluar Biasa.
xii
DAFTAR LAMPIRAN
1. Struktur Organisasi Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah.
2. Pedoman Wawancara.
3. Bentuk lembar disposisi.
4. Bentuk kartu kendali surat masuk dan keluar.
5. Bentuk lembar pengantar surat rutin.
6. Bentuk Tab/folder.
7. Bentuk sekat/ guide.
8. Bentuk rak arsip.
9. Bentuk filling cabinet/ lemari arsip.
10. Bentuk doos arsip.
11. Bentuk daftar pertelaan arsip yang akan dipindahkan.
12. Bentuk berita acara pemindahan arsip inaktif.
13. Bentuk daftar pertelaan arsip yang akan musnahkan/diserahkan.
14. Bentuk berita acara pemusnahan arsip
15. Berita acara penyerahan arsip dinamis inaktif dari Dinas Peternakan kepada
Badan Arsip Daerah.
16. Surat Permohonan Ijin Penelitian.
17. Surat Ijin Penelitian
18. Surat Keterangan telah melakukan penelitian.
19. Lembar formulir bimbingan
20. Surat Rekomendasi.
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Di era sekarang ini kearsipan sangatlah penting. Sejalan dengan
adanya kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi didukung pula dengan
adanya kemajuan di bidang informasi. Maka semakin banyak dokumen-
dokumen, berkas ataupun arsip-arsip yang terkumpul dan disimpan karena
masih mempunyai nilai guna. Dalam hal ini arsip merupakan pusat informasi.
Oleh karena itu lembaga baik pemerintah maupun swasta masing-masing
memiliki cara atau aturan dalam menata arsip, baik surat masuk maupun
keluar yang disusun sedemikian rupa dan digolong-golongkan menjadi
beberapa kelompok. Proses pengurusan atau penggolongan surat masuk
maupun keluar hingga penyusutan dan pemusnahannya lebih dikenal dengan
kearsipan. Kearsipan ini sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus
dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi sehari-hari disegala
bidang kegiatan.
Arsip atau dokumen diperlukan sebagai sarana informasi dan bukti
resmi dalam penyelenggaraan administrasi. Untuk kelancaran administrasi
dalam suatu kantor diperlukan kearsipan yang teratur. Kearsipan yang teratur
dan tertib merupakan alat informasi dan referensi dasar yang sistematik yang
metodenya dapat membantu pimpinan baik lembaga pemerintah maupun
swasta guna kelancaran dalam pelaksanaan kegiatan ataupun tugas yang
2
berkaitan dengan kedinasan. Karena pada dasarnya arsip merupakan
kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai
kegunaan agar setiap kali dperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
(The Liang Gie, 1990: 12)
Dalam menjalankan tugas, seorang pimpinan memerlukan arsip
sebagai penunjang kelancaran tugas pokok terutama didalam pengelolaan
surat, harus dapat dilaksanakan dengan tertib dan terkendali. Karena arsip
adalah merupakan bahan-bahan informasi yang erat sekali dengan keputusan-
keputusan yang harus diambil oleh pemimpin. (Sularso Mulyono, dkk, 1985
:30). Begitu juga Dinas Peternakan merupakan salah satu unit organisasi
yang juga melaksanakan urusan yang berhubungan dengan administrasi dan
setiap saat memerlukan informasi baik dalam surat atau dokumen yang
dibuat maupun diterima. Informasi tersebut merupakan salah satu bahan
dalam rangka pengambilan keputusan. Untuk memperlancar dalam
pengambilan keputusan, maka suatu surat atau dokumen diatur, ditata
disimpan dengan tertib dan teratur berdasarkan suatu sistem.
Sistem adalah serangkaian dari prosedur-prosedur yang saling
berkaitan dengan tujuan untuk melakukan suatu fungsi. Kearsipan adalah
penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanannya yang baik menurut
aturan yang telah ditetapkan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap
kertas (surat) bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan
cepat. Selain itu kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat
3
menurut aturan dan prosedur yaitu berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok
yang meliputi penyimpanan, penempatan dan penemuan kembali suatu arsip.
(Sularso Mulyono, dkk. 1985 : 3)
Dengan demikian sistem kearsipan adalah sistem penerbitan
(Ordenan, arranging) dan penguraian (beschrijven, deskription) daripada
bahan-bahan arsip sedemikian rupa sehingga semua bahan arsip setiap waktu
dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi. (Prajudi Atmosudirjo. 1990:3).
Adapun yang menjadi alasan penulis mengambil judul dalam tugas
akhir ini adalah pada kenyataannya bidang kearsipan pada Dinas Peternakan
Provinsi Jawa Tengah belum mendapat perhatian dari pegawai yang
menangani kearsipan karena mengingat jumlah pegawai kearsipan yang
sedikit dan karena banyaknya pekerjaan sehingga pekerjaan yang dilakukan
hanya sebatas kerja sambilan serta dalam penyimpanan arsip masih kurang
teratur jika dilihat dalam penataannya masih kurang tertib. Oleh karena itu
dibutuhkan suatu sistem kearsipan yang baik.
Mengingat pentingnya suatu kearsipan yang diterapkan oleh suatu
instansi baik pemerintah maupun swasta. Maka penulis tertarik untuk
mengambil judul Tugas Akhir tentang : “ SISTEM KEARSIPAN PADA
DINAS PETERNAKAN PROVINSI JAWA TENGAH “.
4
B. PERMASALAHAN
Adapun masalah yang akan dikemukakan penulis adalah :
1. Sistem kearsipan apa yang digunakan pada Dinas Peternakan Provinsi
Jawa Tengah?
2. Bagaimana pengurusan dan pengendalian surat pada Dinas Peternakan
Provinsi Jawa Tengah?
3. Kendala-kendala apa sajakah yang dihadapi dalam kegiatan kearsipan
pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah?
C. TUJUAN PENELITIAN
1. Untuk mengetahui sistem kearsipan yang digunakan pada Dinas
Peternakan Provinsi Jawa Tengah.
2. Untuk mengetahui pengurusan dan pengendalian surat pada Dinas
Peternakan Provinsi Jawa Tengah.
3. Untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi dalam kegiatan
kearsipan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah.
D. MANFAAT PENELITIAN
1. Manfaat Teoritis
Hasil penelitian diharapkan dapat memberikan masukan dan menambah
wahana pengembangan tentang sistem kearsipan serta memberikan
tambahan pengetahuan tersendiri bagi Mahasiswa Manajemen
Perkantoran pada khususnya.
5
2. Manfaat Praktis
a. Bagi Mahasiswa
Dapat menambah pengetahuan, menjadi sumber informasi tentang
sistem kearsipan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah serta
menambah pengalaman di dunia kerja yang sesungguhnya serta
sebagai gambaran sampai dimana teori-teori yang penulis terima di
bangku kuliah bila diterapkan di lapangan.
b. Bagi Perguruan Tinggi
Sebagai referensi bagi mahasiswa khususnya tentang sistem kearsipan
atau yang ada kaitanya dengan penulisan tugas akhir ini.
c. Bagi Perusahaan
Sebagai bahan referensi dan pertimbangan mengenai sistem kearsipan
yang ada pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah.
6
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Pengertian Arsip dan Sistem Kearsipan
Arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan “Arcivum”
yang artinya tempat untuk menyimpan.sering pula kata tersebut ditulis
“Archeon” yang berarti Balai Kota (tempat untuk menyimpan dokumen)
tentang masalah pemerintahan. Menurut bahasa Belanda yang dikatakan
“Archief” mempunyai arti:
a. Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang
lain.
b. Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berwujud tulisan, gambar,
grafik, dan sebagainya.
c. Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingatan.
Perkataan arsip yang sudah secara umum dianggap sebagai istilah
bahasa Indonesia, mempunyai arti :
1. Tempat untuk menyimpan berkas sebagai bahan pengingatan.
2. Bahan-bahan baik, baik berwujud surat, laporan, perjanjian, gambar-
gambar hasil kegiatan, statistika kuitansi, dan sebagainya yang disimpan
sebagai bahan pengingatan.
Menurut Undang-Undang No.7 Tahun 1971 pasal (1) yang
mendefinisikan arsip sebagai berikut :
7
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara
dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam
kadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan
atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan bangsa.
Sedangkan menurut The Liang Gie, 1990:12 Arsip adalah kumpulan
warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar
setiap kali diperlukan dapat secara cepat diketemukan.
Dari uraian diatas maka dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud
arsip adalah surat yang disimpan untuk kemudian diambil atau diketemukan
kembali bila diperlukan dengan mudah dan cepat.
Sistem adalah suatu cara atau rangkaian prosedur yang menjadi suatu
kesatuan untuk melakukan suatu fungsi. Kearsipan adalah penempatan kertas-
kertas dalam tempat penyimpanannya yang baik menurut aturan yang telah
ditetapkan terlebih dahulu sedemikian rupa, sehingga setiap kertas (surat) bila
diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat. ( Sularso
Mulyono,1983 :3 ).
Selain itu kearsipan juga berarti masalah aktivitas penyelenggaraan
arsip sejak dilahirkan atau diciptakan hingga arsip tersebut dimusnahkan atau
dilestarikan.(E. Martono, 1982 : 26).
8
Sistem kearsipan sering disebut filling sistem yaitu sistem, metode
atau suatu cara yang dipergunakan dalam pengurusan dan penyimpanan arsip
dengan mempergunakan suatu metode yang telah ditetapkan. Sedangkan
menurut Prajudi Atmosudirjo yang dimaksud sistem kearsipan itu sendiri
adalah sistem penerbitan (Ordenan, Arronging) dan penguraian (Beschrijuen,
Description) dari pada arsip setiap waktu dapat digunakan oleh pimpinan
organisasi.
B. Fungsi arsip
Menurut Undang-Undang nomor 7 tahun 1971 disebutkan bahwa arsip
dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan yaitu :
1. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi.
Arsip dinamis ini dibedakan menjadi dua yaitu :
a) Arsip aktif
Arsip aktif adalah arsip dinamis yang masih diperlukan dan sering
dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi.
b) Arsip Inaktif
Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya
sudah jarang dan hanya dipergunakan sebagai referensi bagi sustu
organisasi.
9
2. Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari.
C. Macam-macam Sistem Kearsipan
Menurut Hadi Abubakar 1991 : 28 sistem kearsipan dibagi menjadi 3
antara lain :
a. Sistem Deretan
Sistem deretan ini dikelompokkan menjadi 2 yaitu :
1. Sistem Kronologis
Sistem kronologis adalah suatu sistem yang menata bundel-bundel
arsip berdasarkan tanggal surat masuk dan keluar.
2. Sistem Numeric Agenda ( Sistem Kaulbach )
Siatem numeric agenda adalah suatu sistem yang didasarkan pada
nomor agenda surat masuk atau keluar
b. Sistem Hubungan Sama
Sistem hubungan sama dibagi menjadi 2 yaitu :
1. Alamat Patner (Sistem Alphabetis)
Alamat pathner adalah suatu sistem yang semua surat masuk atau
keluar ditata berdasarkan dari instansi mana surat tersebut datang atau
kemana surat tersebut ditujukan, maka surat masuk atau keluar disusun
secara alphabetis. Alphabetis ini diatur berdasarkan indeks abjad.
Sistem ini disebut sistem Alphabetis. Dengan sistem ini surat masuk
10
atau keluar lebih mudah ditemukan kembali serta lebih mantap dan
sistematis.
2. Sistem Berdasarkan Isi Surat
Sistem berdasarkan isi surat adalah suatu sistem yang tersulit
penggunaannya, tetapi merupakan sistem yang terbaik dan lebih
mudah menemukan surat atau arsip. Syarat penggunaan sistem ini
adalah dengan pola klasifikasi kearsipan. Karena pola klasifikasi
kearsipan merupakan sarana untuk menemukan kembali arsip dengan
lebih cepat dan mudah.
c. Sistem Kearsipan Pola Baru/ Sistem Kartu Kendali
Sistem kearsipan Pola Baru adalah merupakan gabungan dari sistem
partner (alphabetis/abjad) dan sistem isi surat (pokok soal). Dengan sistem
ini akan lebih efisien dan surat atsu arsip yang diperlukan lebih cepat
ditemukan kembali.
Sistem penyimpanan arsip menurut Sularso Mulyono, dkk (1985: 12)
menuliskan 5 macam sistem yaitu :
1. Sistem abjad
2. Sistem Pokok Soal (Subjek)
3. Sistem Tanggal (Kronologis)
4. Sistem Nomor
a. Sistem Klasifikasi Desimal
b. Sistem Terminal Digit
5. Sistem Wilayah
11
Sedangkan (The Liang Gie, 1983 : 219-220 ) mengatakan bahwa
aktivitas pokok dalam bidang kearsipan berupa penyimpanan arsip.
Dalam hal ini sistem penyimpanan arsip dibedakan menjadi lima yaitu :
1. Sistem Abjad
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan arsip yang disimpan
menurut abjad dari nama-nama orang/organisasi utama yang tertera
dalam tiap-tiap arsip itu. Berdasarkan urutan abjad ini, sepucuk surat
yang beerhubungan dengan seseorang langsung dapat ditemukan
kembali dengan lebih cepat dan mudah kalau semua surat dicampur
adukkan.
2. Sistem Pokok Soal
Sistem pokok soal adalah sistem penyimpanan arsip yang disimpan
menurut urutan yang dimuat dalam tiap-tiap arsip yang bersangkutan.
Dalam penyelenggaraan sistem ini perlu ditentukan terlebih dahulu
masalah-masalah yang dihadapi sehari-hari.
3. Sistem Geografis
Sistem geografis adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan
pada pengelompokkan menurut nama tempat (wilayah). Sistem ini
sering disebut dengan sistem wilayah (lokasi).
Pada sistem ini setiap arsip baik surat masuk maupun keluar yang
alamatnya dalam satu wilayah yang sama disimpan dalam satu berkas
atau tempat tertentu.
12
4. Sistem Nomor
Sistem nomor adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada
kode-kode nomor sebagai pengganti dari nama orang/nama badan
atau pokok masalah. Pada sistem ini nomor yang diberikan akan
selamanya tetap sama dan tidak pernah berubah.
5. Sistem Tanggal
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan arsip menurut urut-urutan
tanggal yang tertera pada tiap arsip itu. Sistem ini dipakai bagi arsip-
arsip dan yang harus diperhatikan suatu jangka waktu tertentu.
D. Tahap – tahap Kearsipan
Dalam melaksanakan tugas pekerjaan suatu instansi khususnya bagian
yang menangani kearsipan harus melakukan berbagai tahap atau kegiatan
kearsipan antara lain :
a. Pengurusan dan pengendalian surat
Pengurusan dan pengendalian surat adalah kegiatan-kegiatan
mencatat surat masuk dan keluar dalam kartu kendali rangkap tiga.
Tahap ini merupakan tahap dimana surat masuk dan keluar diregistrasi
atau diagenda sesuai sistem yang telah ditentukan perlu diketahui bahwa
yang dicatat dalam kartu kendali adalah surat yang masuk atau surat
keluar yang penting. Sedangkan untuk surat masuk dan keluar biasa
maupun rahasia dicatat dalam lembar pengantar surat.
Adapun bentuk dari kartu kendali surat masuk dan keluar (Terlampir).
Selain itu yang perlu dicatat dalam kartu kendali antara lain :
13
a. Kolom indeks
Kolom ini diisi dengan masalah yang menonjol dalam surat, sesuai
jenis indeks nama orang, nama instansi, nama tempat ataupun
masalahnya.
b. Kolom tanggal
Diisi sesuai dengan tanggal masuknya surat, nomor urut sesuai
dengan nomor urut pada hari tersebut, sedangkan huruf (M)
dilingkari, berarti surat masuk. Dan kalau (K) dilingkari berarti surat
keluar.
c. Kolom kode
Diisi dengan kode yang sesuai masalah yang terdapat dalam pola
klasifikasi kearsipan dari instansi yang telah dibuat.
d. Kolom isi ringkas
Diisi uraian ringkas tentang isi surat. Uraian ini harus benar-benar
ringkas, tetapi jelas masalah yang terkandung dalam surat tersebut.
Sedangkan surat dibaca secara teliti, tepat dan cepat.
e. Kolom lampiran
Diisi sesuai dengan jumlah lampiran yang terdapat pada surat
tersebut.
f. Kolom dari
Diisi dari instansi surat itu dari mana datangnya.
g. Kolom kepada
Diisi kepada siapa surat tersebut ditujukan
14
h. Kolom nomor surat
Diisi nomor sesuai dengan nomor surat yang masuk
i. Kolom tanggal
Diisi tanggal surat masuk tersebut.
j. Kolom pengolah
Diisi unit kerja di instansi tersebut yang akan menangani surat
tersebut.
k. Kolom paraf
Setelah surat tersebut disampaikan ke unit kerja dan diterima, maka
yang menerima surat tersebut membubuhi paraf sebagai tanda
terima.
l. Kolom catatan
Kolom ini dicatat apa saja yang perlu dijelaskan tentang surat
tersebut, misalnya lampiran tidak ada, surat tidak lengkap
lembarannya.
Dalam pengurusan dan pengendalian surat masing-masing
organisasi menggolongkan surat tergantung pada organisasi yang
bersangkutan. Penggolongan surat dibagi menjadi 3 macam yaitu surat
penting, biasa dan rahasia. Sebelumnya juga telah dibuat ketentuan atau
peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar dari
instansi lain diterima melalui satu pintu yaitu unit kearsipan. Jadi akan
lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya.
15
Adapun pengurusan dan pengendalian surat sebagai berikut :
1. Pengurusan dan pengendalian surat masuk
a). Penerimaan surat
Surat-surat yang masuk diterima oleh penerima surat kemudian
dikirimkan kepada pencatat surat.
b). Pencatat surat
Pencatat surat memisahkan mana yang termasuk surat penting,
biasa / rutin dan rahasia. Kemudian pencatat membuka surat
tersebut dan mencatat hal-hal yang perlu. Untuk surat penting
dicatat pada kartu kendali rangkap 3 (tiga) dan untuk surat
rutin/biasa dan surat rahasia dicatat pada lembar pengantar surat
selanjutnya surat dikirimkan kepada pengarah surat untuk surat
penting dikirim bersama ke tiga kartu kendalinya yang berwarna
putih (I), kuning (II) dan merah muda (III), Surat biasa dikirim
bersama lembar pengantarnya rangkap 2 (dua), sedangkan untuk
surat rahasia pencatat surat membuka sampul surat pertama
karena biasanya surat rahasia bersampul ganda, kemudian
mencatat hal-hal yang perlu pada lembar pengantar surat dan
selanjutnya dikirim kepada pengarah surat bersama lembar
pengantarnya.
c). Pengarah atau pengendalian
1. Surat penting
16
Surat penting beserta 3 kartu kendali diterima oleh pengarah
surat (atasan unit kearsipan) untuk mengontrol pengisian
kartu kendali tersebut. Pengarah mengisi kolom indeks,
kode dan kolom pengolah yang dikosongkan oleh pencatat,
karena pencatat tidak dapat menentukan dengan tepat
kolom-kolom tersebut. Kartu kendali yang berwarna putih
(I) ditahan oleh pengarah surat yang berfungsi sebagai
kontrol terhadap surat masuk tersebut. Pengendalian kartu
kendali dapat dilaksanakan sesuai dengan keadaan. Surat
beserta 2 kartu kendali kuning (II) dan merah muda (III)
diteruskan ke unit pengolah, kartu kendali putih (I) disimpan
dalam kotak kartu kendali oleh pengarah sebagai kartu
kontrol.
2. Surat biasa dan rahasia
Dari pengarah surat, surat tersebut bersama 2 lembar
pengantarnya langsung dikirim kepada pengolah. Lembar
pengantar (I) dikirimkan kembali kepada pengarah surat
sebagai bukti bahwa surat sudah diterima.
d). Penyampaian ke unit pengolah
Di unit pengolah surat penting diterima oleh petugas Tata Usaha
dan kartu kendali kuning (II) dan merah muda (III) diparaf.
Setelah itu kartu kendali kuning (II) dikembalikan ke penata
arsip di unit kearsipan. Sedangkan kartu kendali merah muda
17
(III) masih melekat pada surat tersebut. Untuk surat biasa Unit
pengolah menerima surat dan 2 lembar pengantarnya dibubuhi
paraf. Lembar pengantar (I) surat tetap berada pada unit
pengolah untuk disimpan dan lembar pengantar (II) dikirimkan
kembali ke ke pencatat di unit kearsipan.
Sedangkan untuk surat rahasia surat beserta lembar pengantar
diterima oleh unit pengolah sebagai bukti surat tersebut sampai.
e). Penyimpanan
Penata arsip menerima kembali kartu kendali kuning (II) yang
telah diparaf oleh unit pengolah dan disimpan dalam kotak kartu
kendali sebagai bukti, bahwa surat penting berada pada unit
pengolah.
Untuk surat biasa setelah lembar pengantar surat sampai di unit
kearsipan maka oleh pencatat surat disimpan kembali apabila
masih diperlukan. Tetapi apabila tidak maka lembar pengantar
surat tersebut dapat dimusnahkan karena sudah tidak terpakai.
Sedangkan untuk surat rahasia lembar pengantar surat rahasia
setelah diterima oleh pengarah surat kemudian disimpan ke
dalam tempat khusus.
18
Bagan Pengurusan Surat Masuk Penting
Unit Kearsipan Penerima
surat Pencatat
surat Pengarah
Surat Penata arsip
Unit Pengolah
(Hadi Abu Bakar, 1991 : 39 )
Keterangan :
1). Kartu kendali I warna putih.
2). Kartu kendali II warna kuning.
3). Kartu kendali III warna merah muda.
Bagan Pengurusan Surat Masuk Biasa
Unit Kearsipan Penerima Pencatat Pengarah Penata arsip
Unit Pengolah
( Hadi Abu Bakar, 1991 : 42 )
Keterangan :
1). Lembar pengantar I
2). Lembar pengantar II
III
II
I
SUR
AT
III
II I
SUR
AT
III
II
SUR
AT
I
II
II
II I
SUR
AT II
I
SUR
AT
II I
19
2. Pengurusan dan pengendalian surat keluar
1. Pembuatan konsep surat
Surat baik penting, dan biasa sebelum diketik harus dikonsep
terlebih dahulu oleh pengolah kemudian diketik rangkap beserta
tembusannya menjadi surat selanjutnya diperiksa kembali oleh
pengolah, apakah surat tersebut sudah sesuai dengan konsepnya
atau tidak. Setelah itu surat ditanda tangani oleh pengolah.
2. Pencatatan surat
Surat keluar setelah ditandatangani maka unit pengolah mencatat
dengan mengisi 3 kartu kendali apabila surat tersebut penting
yaitu kartu kendali putih (I) dan kuning (II). Kemudian
diteruskan ke unit kearsipan untuk dikirimkan ke alamat instansi,
sebagai tujuan surat keluar tersebut.
Setelah semua kolom kartu kendali diisi, tanda (K) dilingkari.
Tembusan surat (B) beserta kartu kendali merah muda (III)
disimpan di unit pengolah. Selanjutnya surat beserta tembusan
dan dua kartu kendali (kuning dan putih) diteruskan ke pencatat
unit kearsipan. Oleh pencatat unit kearsipan surat tersebut diberi
nomor, tanggal surat, stempel dan menyiapkan sampulnya.
Tembusan surat juga dicap tanggal pengiriman surat beserta
kartu kendali kuning (II) setelah itu diberi paraf dan
dikembalikan lagi unit pengolah supaya diketahui bahwa
suratnya sudah diterima oleh pencatat unit kearsipan.kemudian
20
kartu kendali kuning (II) tadi dikembalikan ke penata arsip untuk
disimpan sebagai pengganti surat.
Untuk surat biasa dicatat dalam lembar pengantar surat biasa
rangkap 2, setelah dicatat surat beserta arsip surat dan kedua
lembar pengantar biasa disampaikan kepada unit pengolah untuk
disimpan, setelah surat aslinya dikirimkan arsip surat distempel
jam dan tanggal pengirimannya selanjutnya arsip surat dan
lembar pengantar surat biasa II disampaikan kepada unit
pengolah untuk disimpan dan lembar pengantar biasa I disimpan
pada Unit Kearsipan pada pencatat.
Sedangkan untuk surat rahasia surat tersebut langsung
disampaikan kepada unit kearsipan sudah dalam keadaan tertutup
disertai dengan lembar pengantar surat rahasia rangkap dua
setelah kedua lembar pengantar surat diparaf maka lembar II
dikembalikan kepada Unit Pengolah dan lembar I disimpan oleh
pencatat .
3. Pengiriman surat
Surat keluar tersebut dimasukkan dalam sampul dituliskan untuk
siapa dan alamat yang dituju kemudian diteruskan ke ekspedisi
untuk dikirimkan ke alamatnya.
21
Bagan Pengurusan Surat Keluar Penting
Unit Kearsipan Unit Pengolah Pencatat Pengarah Penata arsip ekspedisi
DISIMPAN
DITELITI
DISIMPAN
( Hadi Abu Bakar, 1991 : 41)
Keterangan :
A= Surat Asli, T= Tembusan, dan I, II, III = kartu kendali
Bagan Pengurusan Surat Keluar Biasa
Unit Kearsipan Unit Pengolah Pencatat Pengarah Penata
arsip ekspedisi
(Hadi Abu Bakar, 1991 : 44)
III
II
I
T T A
II
T
II
I
T
A
I
II II
T A
II I
T A
II I
II T
I
22
Catatan :
Untuk surat masuk apabila oleh unit pengolah diteruskan kepada
unit kerja yang selanjutnya maka surat tersebut diteruskan dengan 2
lembar disposisi. Sebelum surat diajukan ke atas maka petugas tata usaha
meleketkan 2 lembar disposisi dengan karbon pada surat tersebut.
Selanjutnya oleh petugas tata usaha diteruskan ke unit kerja bawahan
untuk diproses. Unit kerja bawahan menerima surat tersebut dan
membubuhi paraf dibelakang lembar disposisi ke II dan dikembalikan ke
tata usaha pimpinan. Selanjutnya petugas tata usaha menyimpan lembar
disposisi II dalam kotak lembar disposisi. Sesuai tanggal penyelesaian
surat. (Hadi Abubakar, 1991 : 33-47).
b. Penyimpanan Arsip
Tahap ini merupakan prosedur atau langkah-langkah pekerjaan yang
dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. dalam
hal ini suatu surat atau arsip disimpan berdasarkan sistem kearsipan
yang telah ditentukan.
Adapun langkah-langkah atau prosedur penyimpanan antara lain :
1) Pemeriksaan
Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan warkat dengan
cara memeriksa setiap lembar warkat ataupun surat-surat untuk
memperoleh kepastian bahwa warkat ataupun surat yang
bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan.
23
2) Mengindeks
Mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada nama apa atau
subjek apa, atau kata tangkap lainnya surat akan disimpan.
3) Memberi tanda
Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara
sederhana yaitu dengan mmberi tanda garis atau lingkaran dengan
warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada
langkah pekerjaan mengindeks. Dengan adanya tanda ini maka surat
akan mudah disortir dan disimpan. Disamping itu bila suatu saat
nanti surat ini dipinjam atau keluar file, petugas akan mudah
menyimpan kembali surat tersebut berdasarkan tanda (kode)
penyimpanan yang sudah ada.
4) Menyortir
Menyortir adalah mengelompokkan atau mengklasifikasikan warkat-
warkat untuk persiapan ke langkah terakhir yaitu penyimpanan
(Zulkifli Amsah, 1992:66). Langkah ini diadakan khusus untuk
jumlah volume warkat yang banyak, sehingga untuk memudahkan
penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan
pengelompokkan sistem penyimpanan yang digunakan.
5) Menyimpan
Menyimpan adalah menempatkan dokumen sesuai sistem
penyimpanan dan peralatan yang digunakan.
24
c. Tahap Penyusutan dan Pemusnahan arsip
1.1 Penyusutan arsip
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara :
1) Memindahan arsip inaktif dari unit pengolah keunit kearsipan
dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan
Pemerintah masing-masing.
2) Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang
berlaku.
3) Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip
Nasional.
Sedangkan penyusutan arsip sendiri bertujuan untuk :
1) Menghindari pencampuradukkan arsip aktif dan inaktif.
2) Menghemat biaya, baik untuk membeli peralatan,
pemeliharaan, kepegawaian, dan tempat yang digunakan untuk
menyimpan arsip aktif menjadi longgar.
3) Untuk memudahkan pencarian kembali arsip apabila sewaktu-
waktu diperlukan..
4) Untuk memudahkan pengiriman ke ARNAS
( Sutarto, 1997 )
Dalam penyusutan arsip yang terpenting adanya jadwal
retensi arsip yaitu suatu daftar yang memuat kebijaksanaan
seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan.
25
Daftar retensi tersebut menunjukkan :
1. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (di
satuan kerja) sebelum dipindahkan ke Pusat Penyimpanan
Arsip (file inaktif).
2. Jangka waktu lamanya penyimpanan masing-masing kelompok
arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke ANRI.
Tujuan dari daftar retensi arsip menurut Basir Barthos yaitu:
a. Penyisihan arsip-arsip dengan tepat bagi arsip-arsip yang tidak
memiliki jangka waktu simpan lama.
b. Penyimpanan sementara arsip-arsip yang tidak diperlukan lagi
bagi kepentingan administrasi.
c. Pemeliharaan arsip-arsip yang bernilai permanen.
Selain itu dalam penyusutan arsip terdapat adanya
pemindahan arsip dari unit pengolah ke pusat penyimpanan arsip
adalah dengan cara menyiangi (weeding) arsip yang telah habis
jangka waktu penyimpanannya dan sudah tidak dipergunakan lagi.
( Sularso Mulyono, dkk. 1985 :59 ).
Dengan cara ini akan diperoleh :
1. Arsip yang harus dipindahkan ke pusat penyimpanan.
2. Arsip yang akan dimusnahkan.
Pemindahan arsip ke pusat penyimpanan arsip tidak
dilakukan lembar demi lembar, tetapi dilakukan perberkas. Tidak
semua arsip yang berada di pusat penyimpanan setelah habis
26
jangka waktu penyimpanannya mesti dipindahkan ke arsip
nasional, demikian pula tidak semua arsip yang habis jangka waktu
penyimpanan mesti dimusnahkan.
1.2 Pemusnahan arsip
Memusnahkan arsip berarti menghapus keberadaan arsip
dari tempat penyimpanan. Jadi pemusnahan arsip adalah tindakan
menghancurkan secara fisik arsip-arsip yang sudah berakhir
fungsinya dan sudah tidak memiliki nilai kegunaan lagi.
(Sularso Mulyono dkk, 1986 : 60).
Didalam peraturan pemerintah No.34 tahun 1969 tentang
penyusutan arsip, disebutkan bahwa arsip yang perlu mendapat
persetujuan yang berumur diatas 10 tahun.
Dalam pemusnahan arsip ada 3 ketentuan yang berlaku
antara lain:
1. Perlu daftar pertelaan arsip
2. Harus dibuatkan berita acara pemusnahan arsip.
3. Harus disaksikan oleh 2 orang pejabat yang berwenang.
Kegiatan pemusnahan hendaknya dilakukan secara periodik,
kalau berpatokan pada jadwal retensi niscaya setiap tahun akan ada
pemusnahan.
Cara memusnahkan arsip yang sudah tidak mempunyai nilai
guna dapat dilakukan dengan 3 cara yaitu :
1. Pembakaran
27
Pemusnahan dengan cara pembakaran adalah yang lazim
dilakukan, karena pelaksanaannya mudah. Pembakaran arsip
harus dilakukan dengan sempurna, artinya perlu dicek apakah
kertas sudah terbakar sempurna (sudah jadi abu).
2. Penghancuran arsip dengan bahan kimia
Pemusnahan dengan cara ini adalah memusnahkan arsip
dengan menuangkan bahan kimia di atas tumpukan arsip.
Dengan demikian, apabila penghancuran dilakukan pada
tempat tertentu apakah di suatu lubang atau bak maka tidak
perlu ditunggu arsip pasti akan hancur.
3. Pencacahan Arsip
Arsip yang sudah dicacah berujud potongan-potongan kertas
yang sama sekali tidak dapat dikenal lagi identitas arsip yang
bersangkutan.
E. Pengamanan dan Pemeliharaan arsip
1.1 Pengamanan arsip
Arsip yang disimpan harus dijamin aman, baik dari kerusakan
maupun dari kehilangan. Salah satu metode perlindungan arsip yang
sangat vital dilakukan dengan cara :
a. Membuat duplikat untuk tujuan perlindungan dan disimpan pada
lokal perusahaan yang tempatnya berlainan.
b. Menyimpan pada ruangan khusus atau almari besi.
c. Menyimpan arsip asli pada pusat penyimpanan arsip vital.
28
Selain itu untuk mencegah terjadinya kehilangan, setiap
pengeluaran arsip yang sifatnya meminjam (digunakan dibagian lain)
perlu bukti peminjaman. Untuk mencegah kerusakan, perlu ditertibkan
agar petugas atau siapapun yang masuk ruang penyimpanan dilarang
membawa barang atau makanan yang dapat menimbulkan datangnya
serangga atau hewan sehingga mengakibatkan kerusakan arsip.
2.1 Pemeliharaan arsip
Arsip harus dijaga keamanannya, baik segi kualitas (tidak
mengalami kerusakan), kualitas (tidak ada yang tercecer hilang) maupun
dari segi informalitas (kerahasiaannya), pemeliharaan secara fisik dapat
dilakukan dengan cara :
a. Pengaturan Ruangan
Ruang penyimpanan arsip harus dijaga agar tetap kering (tidak
terlalu lembab), tenang (dengan sinar matahari meskipun jangan
terkena sinar matahari langsung). Ruangan harus kuat dan
mempunyai fentilasi yang memadai, terhindar dari kemungkinan
serangan api, air maupun serangan serangga pemakan kertas.
b. Pemeliharaan tempat penyimpanan
Sebaiknya arsip disimpan di tempat-tempat terbuka, misalnya
dengan mengunakan rak-rak arsip. Apabila harus disimpan di tempat
tertutup (di lemari), maka lemari tempat penyimpanan itu harus
sering terbuka untuk menjaga tingkat kelembapan. Juga penataan
arsip di lemari tersebut diatur secara renggang agar ada udara
29
diantara berkas-berkas yang di simpan itu, perlunya tingkat
kelembapan yang diinginkan. Karena apabila tumbuhnya jamur dan
sejenisnya, sudah pasti akan merusak arsip yang disimpan.
c. Tindakan preventif
Ini berarti menjaga terjadinya kerusakan arsip dengan cara tindakan
pencegahan, yaitu melarang petugas atau siapapun membawa
makanan ke ruang tempat penyimpanan. Hal ini dikhawatirkan sisa-
sisa makanan menyebabkan masuknya serangga/hewan lain dalam
ruangan tempat penyimpanan. Demikian pula, petugas atau orang
lain tidak diperkenankan merokok di ruangan. Selain asapnya dapat
menimbulkan kerusakan kertas, nyala api untuk menghidupkan
rokok dan puntung rokok dapat membahayakan arsip. Di samping
tindakan tertentu, untuk mengamankan arsip dapat di pasang tabung
pemadam kebakaran.
d. Tempat dan letak arsip
Tempat arsip sebaiknya terbuat dari tempat logam kalau tempat arsip
dari kayu, maka harus dipilih kayu berkwalitas (misalnya kayu jati).
Jadi dengan tempat penyimpanan yang baik, kerusakan arsip dapat
dicegah sedini mungkin. Di samping tempat yang memadai, letak
arsip juga perlu diatur, yaitu tidak boleh terlalu berdekatan, arsip
harus terletak pada tempat yang longgar dan tidak boleh terlipat.
30
e. Kondisi arsip
Untuk menjaga keutuhan arsip salah satu pemeliharaannya adalah
menjaga kebersihannya, baik dengan peralatan sederhana seperti
kemucing maupun dari peralatan modern yaitu vacuum cleaner.
Secara nasional pemerintah mempunyai kewajiban dan
penyelamatan arsip, baik arsip yang berasal dari kegiatan pemerintah
maupun arsip dari organisasi swasta atau perorangan. Bagi arsip-arsip
yang rusaknya sangat hebat, serahkanlah arsip-arsip tersebut ke Arsip
Nasional RI untuk diperbaiki.
31
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
A. Lokasi Penelitian
Lokasi penelitian yang dilakukan penulis pada Dinas Peternakan Provinsi
Jawa Tengah Jl. Jenderal Gatot Soebroto (Tarubudaya) Ungaran.
B. Jenis Data
Adapun jenis data yang penulis gunakan dalam penulisan tugas akhir ini
adalah :
1. Data primer
Yaitu data yang diperoleh langsung dari lapangan dalam hal ini
bertindak sebagai responden adalah pegawai dilingkungan kantor Dinas
Peternakan Provinsi Jawa Tengah mengenai sistem kearsipan.
2. Data sekunder
Sumber data yang diperoleh secara tidak langsung memberi
keterangan dan bersifat melengkapi sumber data primer. Dalam hal ini
yang menjadi sumber data sekunder adalah buku, literatur, dokumentasi,
dan sumber bacaan lain yang berkaitan dengan masalah yang diteliti.
C. Objek Kajian
Objek kajian penelitian adalah objek penelitian atau apa yang menjadi
titik penelitian (Suharsimi Arikunto, 2002:96). Adapun objek kajian dalam
penelitian yang penulis lakukan adalah mengenai sistem kearsipan pada Dinas
Peternakan Provinsi Jawa Tengah.
32
D. Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan penulis dalam laporan ini adalah :
a. Observasi
Observasi adalah pengamatan secara langsung yang meliputi kegiatan
pemuatan perhatian terhadap suatu objek menggunakan seluruh alat indera
(Suharsimi Arikunto, 2002:13). Dalam hal ini penulis melakukan
pengamatan secara langsung mengenai hal-hal yang berhubungan dengan
sistem kearsipan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah.
b. Wawancara
Wawancara atau interview adalah suatu cara mengumpulkan data
dengan dialog langsung yang dilakukan oleh pewawancara (interview).
(Suharsimi Arikunto, 2002 :132). Metode wawancara yang digunakan
penulis untuk mendapatkan data dengan cara mengajukan pertanyaan
kepada unit organisasi yang terkait dengan sistem kearsipan pada Dinas
Peternakan Provinsi Jawa Tengah.
c. Dokumentasi
Dokumentasi adalah data yang diperoleh dengan cara
mengumpulkan data-data yang disediakan oleh instansi. (Suharsimi
Arikonto, 2002 : 236). Yang dimaksud dokumentasi ini adalah mencari
atau mendapatkan data-data mengenai hal-hal atau variabel-variabel yang
berupa catatan, transkrip, buku, surat kabar, majalah, notulen, agenda dan
lain-lain.
33
d. Kepustakaan
Kepustakaan adalah metode pengumpulan data yang digunakan
penulis dengan mempergunakan buku atau referensi yang berkaitan
dengan masalah yang sedang dibahas. Kepustakaan diperoleh penulis
dengan cara membaca buku dan literatur yang terkait dengan sistem
kearsipan.
E. Metode Analisis Data
a. Teknik Penyajian Data
Untuk mencapai tujuan penelitian sesuai dengan yang diharapkan
dalam penyusunan tugas akhir ini dan untuk diperoleh suatu kumpulan
maka data yang terkumpul akan dianalisis kualitatif dengan langkah-
langkah yaitu mengumpulkan data-data yang diperlukan dalam suatu
pendataan. Penyajian data pemilihan ini dipergunakan metode deskriptif
kualitatif yaitu menggambarkan kenyataan-kenyataan yang terjadi bersifat
umum dan kemungkinan yang dihadapi serta solusinya.
b. Metode Analisis Data
Dari data yang diperoleh kemudian disajikan berdasarkan analisis.
Secara umum analisis data yang digunakan adalah secara kualitatif yaitu
analisis yang tidak didasarkan pada perhitungan statistika yang berbentuk
kualitatif (jumlah) akan tetapi dalam bentuk pertanyaan dan uraian yang
selanjutnya akan disusun secara sistematis dalam bentuk Tugas Akhir.
34
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum
a). Sejarah Singkat Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah
Dalam rangka meningkatkan pendapatan peternakan yang
menunjang pelaksanaan program pembangunan dibidang peternakan untuk
mensukseskannya diperlukan diversifikasi usaha-usaha tertentu untuk
mencapai tujuan tersebut perlu adanya suatu organisasi sebagai wadahnya.
Untuk mengetahui pertumbuhan Dinas Peternakan Propinsi Jawa
Tengah maka dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Masa penjajahan Belanda (1841)
Pada masa ini dibentuk Dinas Kehewanan di daerah-daerah.
Pada tahun 1905 dibentuk Jawatan Kehewanan Pusat (Burgelijke
Veeartsenijkundige Dients (BVD)). Urusan pemerintah dibidang
kehewanan pada tahun 1912 diatur dalam Staatblad 1912 No. 423 dan
435 yang meliputi: pemberantasan penyakit menular, perbaikan
peternakan, kesehatan atau kebersihan (Hygiene) veteriner.
2. Masa Sebelum Keputusan Menteri Dalam Negeri No.363 tahun 1977
Dinas Peternakan mulanya diberi nama Dinas Kehewanan
dibentuk berdasarkan pangkal (UU No.10Tahun 1950) dan penyerahan
urusan lebih lanjut dari pemerintah pusat kepada Provinsi Jawa
Tengah dibidang kehewanan (Peraturan Pemerintah No.33 Tahun
35
1951) penyerahan sebagian urusan pemerintah dalam lapangan
kehewanan Provinsi Jawa Tengah. No.33 Tahun 1951 tersebut telah
ditetapkan Keputusan Dewan Pemerintah Daerah Swatantra Tingkat I
Jawa Tengah tanggal 10 Desember 1958 No.H.130/1/20 yaitu tentang
susunan dan pembagian lapangan pekerjaan pada Dinas Kehewanan
Daerah Swatantra Tingkat I Jawa Tengah sebagai akibat dihapuskan
daerah-daerah administratif Karesidenan dan Kawedanan dengan
peraturan pemerintah No.50 Tahun 1960 jo Peraturan presiden No.20
Tahun 1963. Hal ini dilaksanakan dengan keputusan Gubernur Kepala
Daerah Provinsi Jawa Tengah tanggal 4 Mei 1966 No.HU 7/1/9 yaitu
peraturan penetapan Susunan Organisasi dan Lapangan Tugas Dinas
kehewanan Provinsi Jawa Tengah.
Pada tanggal 6 Januari 1959 dikeluarkan peraturan daerah
tentang“ Penyerahan Urusan Kesehatan Hewan Kepala Daerah
Swatantra bawahan“ kemudian tanggal 19 Juli 1961 PERDA tentang
“Penyerahan sebagian tugasnya dalam lapangan kehewanan kepada
Dinas Tingkat II.
Dikeluarkannya keputusan Presiden tanggal 18 Januari 1968
ditetapkan perubahan sebutan Direktorat Jenderal Kehewanan pada
Departemen Pertanian menjadi Direktorat Jenderal Peternakan pada
Departemen Pertanian. Untuk itu dikeluarkan Keputusan Gubernur
Kepala Daerah Provinsi Jawa Tengah tanggal 29 Juli 1968
No.Hukum.G.2/1/4, yang merubah sebutan Dinas Kehewanan Provinsi
36
Jawa Tengah sebagaimana ditetapkan berdasarkan surat Keputusan
Gubernur Kepala Daerah Provinsi Jawa Tengah tanggal 4 Mei 1966
No. HU.7/1 menjadi Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah.
3. Masa Sesudah Keputusan Menteri Dalam Negeri No.363 Tahun 1977.
Dengan dikeluarkan Keputusan Menteri Dalam Negeri No. 363
Tahun 1977 tentang Pedoman Pembentukan Susunan Organisasi dan
Tata Kerja Dinas Daerah, maka diadakan penertiban Dinas-dinas yang
ada di Jawa Tengah termasuk Dinas Peternakan Provinsi Daerah
Tingkat I Jawa Tengah. Dinas Peternakan diatur dalam keputusan
Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah tanggal 4 Mei 1966
No. HU 7/1/9 jo tanggal 29 Juli 1968 No. Hukum G.28/1/4 selanjutnya
ditertibkan sesuai Peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Dengan mendasar surat kawat Menteri Dalam Negeri tanggal
15 Juni 1981 No.061/5812/5, perlu ditambah sub dinas penyebaran
peternakan pada Dinas Peternakan Provinsi Daerah Tingkat I Jawa
Tengah sebagai tindak lanjut telah ditetapkannya PERDA Provinsi
Daerah Tingkat I Jawa Tengah No.22 Tahun 1981 tentang perubahan
pertama kali PERDA No.4 Tahun 1980 tentang susunan organisasi dan
Tata kerja Dinas Peternakan Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Tengah.
4. Perubahan terakhir tentang “Susunan Organisasi dan Tata Kerja Dinas
Peternakan Provinsi Jawa Tengah dengan Peraturan Daerah No.9
Tahun 1996.
37
− Kedudukan, Tugas Pokok, dan Fungsi Dinas Peternakan
Propinsi Jawa Tengah
Kedudukan :
Dinas Peternakan merupakan unsur pelaksanaan pemerintah
daerah dibidang peternakan yang dipimpin oleh seorang Kepala
Dinas, yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Gubernur
melalui sekretaris daerah.
Tugas Pokok :
a. Melaksanakan kewenangan desentralisasi di bidang peternakan
yang diserahkan kepada pemerintah daerah.
b. Melaksanakan kewenangan dibidang peternakan yang bersifat
lintas kabupaten/kota.
c. Melaksanakan kewenangan kabupaten/kota dibidang peternakan
yang di kerjasamakan dengan atau diserahkan kepada provinsi
sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
d. Melaksanakan kewenangan dekonsentrasi yang dilimpahkan
kepada Gubernur dan tugas pembantuan dididang peternakan
sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku
Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut, Dinas
Peternakan mempunyai fungsi yaitu :
a. Pelaksanaan rumusan kebijakan teknik dibidang peternakan sesuai
kebijakan yang ditetapkan oleh Gubernur.
38
b. Pelaksanaan penyusunan rencana dan program, pelaksanaan
fasilitasi, monitoring, evaluasi dan pelaporan dibidang peternakan.
c. Pelaksanaan perumusan, penetapan, pengawasan dan pengendalian
mutu benih, bibit, pakan dan produk hasil peternakan.
d. Pelaksanaan perumusan penetapan pengawasan dan pengendalian
standar teknis rumah potong hewan, rumah sakit hewan, dan
satuan pelayanan peternakan terpadu.
e. Pelaksanaan pengawasan dan pengendalian kesehatan masyarakat
veteriner lintas kabupaten/kota serta pemberdayaan masyarakat.
f. Pelaksanaan pengaturan dan pengawasan penggunaan bibit unggul
peternakan.
g. Pelaksanaan fasilitasi perencanaan kawasan peternakan
berdasarkan kesepakatan antar kabupaten /kota.
h. Pelaksanaan pengaturan, pengamatan, pentelidikan dan
penggolongan wabah penyakit hewan menular lintas kabupaten/
kota.
i. Melaksanakan pemberian dukungan pengendalian eradiksi
(pembasmian) penyakit hewan menular.
j. Pelaksanaan pemantauan, peramalan dan pengendalian serta
penanggulangan eksplosi penyakit hewan menular.
k. Pelaksanaan urusan kepegawaian, keuangan, hukum, hubungan
masyarakat, organisasi dan tata laksana, serta umum dan
perlengkapan.
39
− Struktur Organisasi
Kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh instansi ataupun
kantor guna mencapai tujuan yang telah ditentukan, diperlukan adanya
wadah agar terdapat suatu keteraturan arah dan tujuan yang
dikehendaki, yaitu tempat dan wadah dalam bentuk organisasi.
Dalam suatu kantor sudah pasti mempunyai susunan
organisasi, struktur organisasi yang menunjukkan hubungan-hubungan
antara fungsi dan bagian, maupun orang-orang yang mempunyai
kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda.
Susunan Organisasi Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah.
1. Susunan Organisasi Dinas Peternakan terdiri dari :
a. Kepala Dinas
b. Bagian Tata Usaha membawahi :
1) Sub Bagian Kepegawaian
2) Sub Bagian Keuangan
3) Sub Bagian Hukum, hubungan masyarakat, organisasi dan
tatalaksana.
4) Sub Bagian Umum
c. Sub Dinas Program membawahi :
1) Seksi perencanaan dan program
2) Seksi data dan informasi peternakan
3) Seksi evaluasi dan pelaporan
d. Sub Dinas Produksi dan Perbibitan membawahi :
40
1) Seksi bibit ternak
2) Seksi budidaya dan pelestarian bibit unggul
3) Seksi pakan dan teknologi peternakan
e. Sub Dinas Pengembangan Peternakan membawahi :
1) Seksi pelayanan usaha dan promosi
2) Seksi sumberdaya
3) Seksi pengembangan kawasan
f. Sub Dinas Kesehatan Hewan dan Masyarakat Veteriner
membawahi :
1) Seksi pengamatan dan penyelidikan penyakit hewan
2) Seksi pencegahan dan pemberantasan penyakit hewan
3) Seksi kesehatan masyarakat veteriner
g. Kelompok jabatab fungsional, terdiri dari sejumlah jabatan
fungsional yang terbagi kelompok sesuai dengan bidang
keahlian dan keterampilannya.
2. Bagian Tata Usaha dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang
berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas.
3. Sub Dinas-sub dinas, masing-masing dipimpin oleh kepala Sub
Dinas yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala
Dinas.
4. Sub bagian-sub bagian masing-masing dipimpin oleh seorang
kepala seksi yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada
Kepala Bagian Tata Usaha.
41
5. Seksi-seksi masing-masing dipimpin oleh kepala seksi yang berada
dibawah dan bertanggung jawab kepada kepala sub Dinas yang
bersangkutan.
6. Kelompok jabatan fungsional dipimpin oleh seorang pejabat
fungsional senior sebagai ketua kelompok dan bertanggung jawab
kepada Kepala Dinas.
7. Bagan organisasi Dinas Peternakan Provinsi sebagaimana
tercantum dalam lampiran merupakan bagian yang tidak
terpisahkan dari peraturan daerah.
− Job Deskripsi
Tugas-tugas dari masing-masing jabatan antara lain :
1. Kepala Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah bertugas :
a). Melaksanakan kewenangan desentralisasi dibidang
peternakan yang diserahkan kepada pemerintah daerah.
b). Melaksanakan kewenangan bidang peternakan
kabupaten/kota yang diserahkan/dikerjasamakan provinsi
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.
c). Melaksanakan kewenangan dekonsentrasi dibidang
peternakan yang dilimpahkan sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
2. Bagian Tata Usaha bertugas melaksanakan pengelolaan urusan
administrasi kepegawaian, keuangan, umum, serta hukum,
organisasi dan tatalaksana. Bagian Tata Usaha ini terdiri dari
42
beberapa sub bagian yang masing-masing mempunyai tugas
yaitu :
a). Sub Bagian Kepegawaian mempunyai tugas yaitu
menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan dan
pengembangan pegawai, mutasi pegawai dan administrasi
kepegawaian.
b). Sub Bagian Hukum, hubungan masyarakat, organisasi dan
ketatalaksanaan mempunyai tugas yaitu melakukan
pembinaan produk hukum, dokumentasi dan informasi
hukum, kelembagaan.
c). Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas yaitu menyiapkan
bahan Rencana Anggaran Pendapatandan Belanja Dinas
Peternakan, pembukuan, perhitungan anggaran dan
verivikasi serta perbendaharaan.
d). Sub Bagian Umum mempunyai tugas melakukan urusan
surat-menyurat, kearsipan, rumah tangga serta
perlengkapan.
3. Sub Dinas Program mempunyai tugas melaksanakan sebagian
tugas Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah dibidang
perencanaan dan penyusunan program peternakan berdasarkan
kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Dinas Peternakan.
43
4. Sub Dinas Produksi dan Perbibitan mempunyai tugas
melaksanakan sebagian tugas Dinas Peternakan dibidang
Produksi dan Perbibitan.
5. Sub Dinas Pengembangan Peternakan bertugas melaksanakan
tugas Dinas Peternakan dibidang pengembangan peternakan.
6. Sub Dinas Kesehatan Hewan dan Kesehatan Masyarakat
Veteriner mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas
Peternakan Provinsi Jawa Tengah dibidang kesehatan hewan
dan kesehatan masyarakat veteriner.
7. Kelompok jabatan fungsional pada Dinas Peternakan Provinsi
Jawa Tengah bertugas sesuai dengan jabatan fungsional masing-
masing sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.
b). Aktivitas Kearsipan
Setiap kantor baik pemerintah maupun swasta selalu melakukan
berbagai kegiatan administrasi. Adapun kegiatan administrasi tersebut
yaitu kegiatan yang berhubungan dengan masalah kearsipan. Begitu juga
Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah juga melakukan berbagai
aktivitas ataupun kegiatan dibidang kearsipan. Pengelolaan kearsipan
dilakukan oleh Bagian Umum yang merupakan Unit Kearsipan. Kegiatan
ataupun aktivitas kearsipan yang dilakukan antara lain pengurusan surat,
penyimpanan, pemeliharaan dan pengamanan arsip, serta penyusutan dan
pemusnahan arsip, apabila arsip tersebut sudah tidak dipergunakan lagi.
Aktivitas ataupun kegiatan kearsipan tersebut harus dapat dilaksanakan
44
dengan baik dan juga perlu ditingkatkan guna kelancaran kegiatan
kearsipan.
c). Sumber Daya Manusia
Dalam melakukan aktivitas kearsipan perlu adanya Sumber Daya
Manusia yang mengelolanya. Disamping itu juga harus provesional,
cekatan dan terampil. Pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah
sumber daya yang menangani masalah kearsipan ada 2 orang. Keduanya
berpendidikan SLTA dan Sarjana. Akan tetapi dalam melaksanakan
kegiatan kearsipan tersebut masih sebatas kerja sambilan. Oleh karena itu
masih diperlukan tenaga ataupun pegawai yang khusus menangani
ataupun mengurus masalah kearsipan. Sehingga dengan begitu dapat
memperlancar semua tugas-tugas kearsipan serta supaya tugas-tugas lain
tidak terbengkalai.
d). Fasilitas Pendukung
Dalam melaksanakan aktivitas kearsipan diperlukan fasilitas
pendukung guna kelancaran pelaksanaan kegiatan tersebut. Misalnya saja
dalam pengurusan surat pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah
memerlukan sarana pendukung yaitu :
1. Kartu kendali adalah lembar isian untuk pencatatan, penerimaan,
penyamapian, penemuan kembali, sekaligus alat penyerahan arsip.
2. Lembar Pengantar adalah sarana pencatatan surat masuk biasa dan
surat rahasia yang masih memerlukan tindak lanjut.
45
3. Lembar Disposisi adalah isian untuk mencantumkan instruksi atau
informasi mengenai isi surat dinas.
Selain itu dalam penyimpanan ataupun penataan arsip pada Dinas
Peternakan Provinsi Jawa Tengah juga menggunakan peralatan dan
perlengkapan sebagai pendukung. Adapun peralatan dan perlengkapan
tersebut antara lain :
1. Filling Cabinet
Adalah lemari untuk menyimpan arsip aktif yang didalamnya tempat
untuk menyimpan map atau folder.
2. Tickler File
Adalah kotak tempat menyimpan kartu kendali.
3. Rak Arsip
Adalah suatu rak tempat menyimpan arsip inaktif pada unit kearsipan.
4. Map/ folder
Adalah map tempat menyimpan arsip sehingga dapat terhimpun dalam
suatu wadah yang baik.
5. Sekat/guide
Adalah suatu pembatas atau petunjuk antara pokok masalah dengan
rincian atau sub-sub masalah.
6. Doos/ boks arsip
Adalah suatu dos tempat memasukkan arsip inaktif untuk kemudian
disimpan pada rak arsip.
Adapun bentuk dari peralatan dan perlengkapan kearsipan (terlampir).
46
B. Hasil Penelitian
Sistem kearsipan sangat berperan penting dalam penyelenggaraan
administrasi, sehingga dapat memperlancar proses administrasi. Adapun
tujuan dari penyelenggaraan kearsipan adalah pencarian atau penemuan
kembali arsip. Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah merupakan unit
organisasi yang setiap harinya mengurusi kegiatan administrasi. Adapun tahap
atau kegiatan yang dilakukan antara lain pengurusan dan pengendalian surat
serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kearsipan.
Adapun hasil dari penelitian ini meliputi :
1. Sistem kearsipan yang digunakan pada Dinas Peternakan Provinsi
Jawa Tengah.
Sistem kearsipan yang digunakan pada Dinas Peternakan Provinsi
Jawa Tengah adalah sistem abjad dan pokok soal. Dengan menggunakan
sistem abjad dan pokok soal akan dapat memperlancar penyimpanan arsip
dan mempermudah penemuan kembali surat maupun arsip. Kedua sistem
tersebut masih dipergunakan sampai sekarang walaupun terkadang dalam
penataannya masih kurang teratur.
Kode pokok soal yang dipergunakan dalam penyimpanan surat antara lain
Kode Masalah
000-099 Umum
100-199 Pemerintahan
200-299 Politik
300-399 Keamanan dan Ketertiban Umum
47
400-499 Kesejahteraan Sosial
500-599 Perekonomian
600-699 Pekerjaan Umum dan Ketenagaan
700-799 Pengawasan
800-899 Kepegawaian
900-999 Keuangan
Dalam menggunakan sistem pokok soal maka penata arsip
menentukan masalah-masalah yang umum dipermasalahkan. Masalah-
masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu masalah. Selanjutnya
masalah tersebut dijadikan sub-sub masalah begitu seterusnya.
2. Pengurusan dan Pengendalian surat pada Dinas Peternakan Provinsi
Jawa Tengah.
Dalam pengurusan dan pengendalian surat baik masuk maupun
keluar pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah sarana pencatatannya
menggunakan kartu kendali. Dengan kartu kendali akan mempermudah
pengendalian surat. Kartu kendali hanya dipergunakan untuk mencatat
surat masuk maupun keluar penting, sedangkan surat biasa dan rahasia
menggunakan lembar pengantar surat. Cara pencatatan dan sarana
pencatatan disesuaikan dengan sifat suratnya yaitu surat penting, biasa
maupun rahasia. Adapun disana juga dibuat ketentuan bahwa semua surat
yang masuk dari instansi lain diterima melalui satu pintu yaitu Unit
Kearsipan. Dengan demikian unit kearsipan dapat mudah untuk
mengontrol dan mengawasinya.
48
Adapun pengurusan dan pengendalian surat pada Dinas Peternakan
Provinsi Jawa Tengah adalah sebagai berikut :
a. Surat Masuk
1). Penerima
Surat masuk di unit kearsipan dan diterima oleh penerima surat
kemudian diserahkan kepada pencatat surat.
2). Pencatat
Pencatat surat membuka sampul surat dan mencatat segala hal
untuk surat penting dicatat dalam kartu kendali rangkap 3
berwarna putih, kuning dan merah muda. Sedangkan untuk surat
biasa dan rahasia dicatat dalam lembar pengantar surat rangkap 2.
3). Pengarah dan penyampaian ke unit pengolah
a). Surat penting
Surat penting beserta 3 kartu kendali diterima oleh pengarah
untuk selanjutnya pengarah mengisi kolom kartu kendali yang
masih dikosongkan oleh pencatat surat. Kemudian 2 kartu
kendali kuning (II) dan merah muda (III) diserahkan ke unit
pengolah sedangkan kartu kendali putih (I) tetap ditahan di
pengarah guna kontrol terhadap surat tersebut.
Unit pengolah menerima surat dan kartu kendali (kuning dan
merah muda) beserta lembar disposisi yang (diparaf) dari
pimpinan dan memberikan disposisi beserta surat kepada
pelaksana. Selain itu kartu kendali kuning (II) dikembalikan
49
ke penata arsip di Unit Kearsipan. Sedangkan kartu kendali
merah muda (III) beserta lembar disposisi yang masih melekat
pada surat tersebut dikembalikan ke Unit Pengolah.
b). Surat biasa
Dari pengarah surat, surat tersebut bersama 2 lembar
pengantar langsung dikirim kepada pengolah. Setelah di paraf
lembar pengantar I dikirimkan kembali kepada pengarah surat
di unit kearsipan sebagai bukti bahwa surat sudah diterima.
Sedangkan yang II tetap berada di pengolah. Unit pengolah
kemudian mengisi lembar disposisi beserta suratnya untuk
disampaikan kepada pimpinan. Setelah mendapat paraf
kemudian diteruskan ke Unit pelaksana.
c). Surat Rahasia
Dari pengarah kemudian unit pengolah menerima surat
rahasia beserta 2 lembar pengantar dan menyerahkan kepada
pimpinan unit pengolah. Setelah diterima oleh pimpinan maka
lembar pengantar I dikembalikan kepada pencatat di unit
kearsipan. sedangkan lembar pengantar II tetap berada di unit
pengolah. Jadi untuk surat rahasia ini berhenti sampai diterima
oleh pimpinan.
4). Penyimpanan
Penata arsip menerima kembali kartu kendali kuning (II) yang
telah diparaf oleh unit pengolah dan disimpan dalam kotak kartu
50
kendali ditata menurut abjad sebagai bukti bahwa surat penting
berada pada unit pengolah. Untuk surat biasa setelah lembar
pengantar surat sampai di unit kearsipan maka oleh pencatat surat
disimpan kembali. Sedangkan untuk surat rahasia lembar
pengantar surat rahasia setelah diterima oleh pengarah surat
kemudian disimpan.
Bagan pengurusan surat masuk penting
Unit Kearsipan Penerima Pencatat Pengarah Penata
arsip
Unit Pengolah
Sumber : Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah
Keterangan :
1. Kartu Kendali warna Putih (I), kuning (II), merah muda (III).
2. Lembar disposisi (LD).
SURAT SURAT
I II
III
SURAT
I II
III
LD SURAT
II
I
II
III
LD SURAT
51
Bagan pengurusan surat masuk biasa
Unit Kearsipan Penerima Pencatat Pengarah Penata
arsip
Unit Pengolah
Unit pelaksana
Sumber : Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah Keterangan :
1. Lembar pengantar I dan lembar pengantar II
2. Lembar disposisi=LD
b. Surat keluar
1. Pembuatan konsep surat
Surat penting, biasa sebelum diketik harus dikonsep dahulu oleh
pimpinan kemudian diserahkan unit pengolah untuk diketik
menjadi surat rangkap 2 yang I untuk surat yang dikirim dan II
sebagai arsip. Setelah itu surat diserahkan kepada pimpinan untuk
ditandatangani atau disahkan. Untuk surat rahasia diserahkan
dalam keadaan tertutup.
SURAT SURAT SURAT
I II
I
II
I
LD SURAT
I
II
II
LD SURAT
52
2. Pencatatan surat
a. Surat Penting
Surat keluar setelah ditandatangani dan mendapat pengesahan
dari pimpinan unit pengolah lalu dicatat dalam kartu kendali
surat keluar rangkap 3 yaitu putih (I), kuning (II) dan merah
muda (III). Setelah itu surat beserta kartu kendali tetap berada
di unit pengolah untuk mendapatkan paraf. Kemudian kartu
kendali kuning (II) dan merah muda (III) beserta arsip surat
tetap berada di unit pengolah sedangkan kartu kendali putih
(I) diserahkan pada unit kearsipan. kemudian kartu kendali
kuning (II) dikembalikan pada unit kearsipan. dan untuk
selanjutnya surat keluar diserahkan ke ekspedisi untuk
dikirimkan.
b. Surat biasa
Surat biasa dicatat pada lembar pengantar surat biasa rangkap
2, setelah dicatat surat beserta arsip surat dan 2 lembar
pengantar disampaikan kepada unit pengolah untuk disimpan,
setelah surat aslinya dikirimkan arsip surat distempel jam dan
tanggal pengirimannya selanjutnya arsip surat dan lembar
pengantar surat biasa II disampaikan kepada unit pengolah
untuk disimpan dan lembar pengantar biasa I disimpan pada
Unit Kearsipan pada pencatat.
53
c. Surat Rahasia
Surat rahasia langsung disampaikan kepada unit kearsipan
sudah dalam keadaan tertutup disertai dengan lembar
pengantar surat rahasia rangkap 2 setelah kedua lembar
pengantar surat diparaf maka lembar II dikembalikan kepada
Unit Pengolah dan lembar pengantar I disimpan oleh pencatat.
3. Pengiriman surat
Surat keluar tersebut dimasukkan dalam sampul dituliskan untuk
siapa dan alamat yang dituju kemudian diteruskan ke ekspedisi
untuk dikirimkan ke alamatnya.
Bagan Pengurusan Surat Keluar Penting
Unit Kearsipan Unit Pengolah Pencatat Pengarah Penata arsip Ekspedisi
Sumber : Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah. Keterangan :
Kartu kendali putih (I), kuning (II), dan merah muda (III).
ARSIP SURAT
I
ARSIP
II
SURAT
II III
SURAT
I II
III
I
ARSIP
III
54
Bagan Pengurusan Surat Keluar Biasa
Unit Kearsipan Unit Pengolah Pencatat Pengarah Penata
Arsip Ekspedisi
Sumber : Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah
Keterangan :
Lembar pengantar (I) dan Lembar Pengantar (II).
Dalam pengurusan dan pengendalian surat Pada Dinas
Peternakan Provinsi Jawa Tengah sudah berjalan baik akan tetapi terdapat
kendala yaitu dalam pengurusan surat yang masuk tidak langsung diproses
akan tetapi menunggu surat terkumpul 2 sampai 3 surat dan pegawai atau
petugas yang khusus menangani surat hanya sebatas kerja sambilan.
3. Penyimpanan Arsip pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah.
Arsip – arsip yang ada pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa
Tengah disimpan berdasarkan sistem kearsipan yaitu sistem abjad dan
pokok soal. Adapun cara penyimpanannya yaitu :
ARSIP
SURAT
II I ARSIP
SURAT
II I
SURAT
II
ARSIP
I
55
a. Pemeriksaan
Setiap lembar surat atau arsip diperiksa untuk diketahui mana arsip
yang siap untuk disimpan serta perlu diteliti kembali apa sudah diberi
disposisi atau belum.
b. Mengindeks
Surat maupun arsip pada Dinas Peternakan diindeks berdasarkan abjad
nama orang dan indeks masalah sesuai dengan kartu kendali dan
dituliskan pada surat atau arsip disebelah kanan atas dengan
mengunakan pensil.
c. Memberi tanda
Surat atau arsip yang telah diindeks maka untuk selanjutnya diberi
kode berupa tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok guna
memudahkan dalam penyimpanan arsipnya.
d. Menyortir
Surat atau arsip setelah dindeks dan diberi kode maka harus
dikelompokkan atau diklasifikasikan yang tidak mempunyai sangkut
paut dalam pokok masalah dipisahkan..
e. Menyimpan
Setelah surat atau arsip dikelompokkan maka untuk selanjutnya
dilakukan penyimpanan dengan meletakkan arsip atau surat tersebut
pada tempat penyimpanannya.
Dalam meletakkan arsip atau surat ke filling cabinet dilakukan
tidak hanya diletakkan saja tetapi juga diatur yaitu :
56
a. Arsip atau surat yang telah dikelompokkan dimasukkan dalam
map/folder yang disusun berurutan kebelakang menurut kode
klasifikasi.
b. Kemudian map yang berisi surat tersebut dimasukkan dalam filling
cabinet yang didalamnya terdapat sekat yang memisahkan antara surat
yang satu dengan surat yang lain berdasarkan pokok masalah. Untuk
arsip aktif disimpan pada filling cabinet sedangkan untuk arsip inaktif
diletakkan pada rak arsip.
Dalam penyimpanan arsippun juga terdapat kendala yaitu ruang
penyimpanannya menjadi satu dengan ruang kerja, sehingga menyebabkan
ruangan tersebut menjadi arus lalu lintas pegawai. Hal ini yang dapat
menyebabkan segi keamanan dan kerahasiaamn arsip kurang terjaga.
4. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip pada Dinas Peternakan Provinsi
Jawa Tengah.
Penyusutan arsip pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah
dilakukan dengan cara :
1). Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan yaitu:
a. Unit pengolah meneliti arsip-arsip aktif yang sudah mencapai
masa inaktif yaitu dengan melihat daftar retensi arsip.
b. Memisah-misahkan antara arsip aktif dan inaktif serta menata
arsip inaktif tersebut untuk dipindahkan di unit kearsipan.
57
c. Unit pengolah memindahkan arsip inaktif ke unit kearsipan
dengan membuat berita acara pemindahan arsip disertai daftar
pertelaan arsip rangkap 2 (dua) .
d. Pemindahan arsip inaktif dilakukan sekurang-kurangnya enam
bulan sekali.
2). Pemusnahan arsip pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah
dilakukan dengan :
a. Membuat daftar pertelaan arsip yang akan dimusnahkan dan
menyampaikan daftar tersebut kepada pimpinan untuk
memperoleh persetujuan.
b. Setelah mendapat persetujuan maka arsip-arsip tersebut
dikelompokkan dan dimasukkan ke dalam doos arsip untuk
selanjutnya dibawa ke Badan Arsip Daerah untuk dimusnahkan
disana dengan membuat berita acara pemusnahan dan daftar
pertelaan arsip rangkap 1 (satu).
3). Penyerahan arsip
Penyerahan arsip dari Dinas Peternkan Provinsi Jawa Tengah ke
Arsip Nasional dilakukan sekali dalam setahun melalui Badan Arsip
Daerah. Penyerahan arsip ini dilaksanakan dengan membuat berita
acara rangkap dua disertai daftar pertelaan arsip. Lembar I untuk
Arsip Nasional dan lembar II untuk Badan Arsip Daerah.
58
5. Pengamanan dan pemeliharaan arsip
Pengamanan dan pemeliharaan arsip pada Dinas Peternakan
Provinsi Jawa Tengah masih dilakukan dengan cara yang sederhana yaitu
dengan melakukan pengontrolan kemungkinan adanya debu cara
membersihkan tempat penyimpanan arsip dengan kemucing dan
memberikan kapur barus (kamperisasi) pada tempat penyimpanan
arsipnya. Selain itu melarang pegawai untuk membawa makanan dan
menaruh makanan ke tempat penyimpanan arsip.
6. Kendala-kendala yang dihadapi dalam kegiatan kearsipan pada
Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah.
Dari hasil penelitian diatas maka terdapat adanya kendala-kendala
yang dihadapi dalam kegiatan kearsipan pada Dinas Peternakan Provinsi
Jawa Tengah. Kendala-kendala tersebut antara lain :
1. Dalam pengurusan dan pengendalian surat yang masuk tidak langsung
diproses akan tetapi menunggu surat yang masuk terkumpul dahulu.
2. Ruang penyimpanan arsip masih bercampur dengan ruang kerja.
3. Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu
kearsipan karena pegawai yang tidak cakap.
4. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peran dan pentingnya
arsip.
5. Dalam pemeliharaan maupun pengamanan arsip masih kurang
maksimal .
59
C. Pembahasan
Dinas Peternakan merupakan salah satu unit organisasi yang
melaksanakan urusan yang berhubungan dengan administrasi dan setiap saat
memerlukan informasi baik dalam surat atau dokumen yang dibuat maupun
diterima baik itu surat maupun dokumen lain. Untuk itu suatu surat atau
dokumen diatur, ditata dengan tertib berdasarkan suatu sistem kearsipan.
Sistem kearsipan yang digunakan pada Dinas Peternakan Provinsi
Jawa Tengah adalah sistem abjad dan pokok masalah. Dengan menggunakan
kedua sistem tersebut dapat memperlancar penyimpanan dan penemuan
kembali arsip.
Pengurusan dan pengendalian surat pada Dinas Peternakan Provinsi
Jawa Tengah sudah menerapkan sistem kearsipan pola baru atau lebih
dikenal sistem kartu kendali. Dengan kartu kendali akan mempermudah
pengendalian surat. Cara dan sarana pencatatan disesuaikan dengan sifat
suratnya yaitu surat penting, biasa maupun rahasia. Adapun langkah dalam
pengurusan dan pengendalian surat masuk yaitu penerima, pencatatan,
pengarah/pengendali, penyampaian ke unit pengolah dan penyimpanan.
Sedangkan untuk surat keluar yaitu pembuatan konsep surat, pencatatan dan
pengiriman.
Jadi dari hasil analisa antara teori dan fakta dalam pengurusan surat sama
hanya saja pada fakta yang ada terkadang pengurusan surat yang masuk tidak
ditangani secara langsung tetapi menunggu surat yang datang terkumpul dulu
setelah terkumpul baru diproses.
60
Pada dasarnya arsip-arsip pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa
Tengah yang sudah tidak dipergunakan atau habis masa berlakunya
disusutkan dan dimusnahkan dengan disertai berita acara dan daftar pertelaan
arsip. Untuk pemusnahan arsip tidak dilakukan sendiri melainkan arsip
tersebut dimasukkan dalam doos arsip untuk selanjutnya dibawa ke badan
arsip daerah untuk dimusnahkan.
Pengamanan dan pemeliharaan arsip pada Dinas Peternakan Provinsi
Jawa Tengah hanya sebatas membersihkan tempat penyimpanan arsip dengan
kemucing seperti almari arsip / filling cabinet, boks arsip. Selain itu
digunakan kamperisasi yaitu memberikan kapur barus secukupnya pada
tempat penyimpanan arsip dan melarang pegawai untuk membawa makanan
dan menaruh makanan ke tempat penyimpanan arsip guna menghindari
kerusakan dan kehilangan arsip.
Dalam melaksanakan kegiatan kearsipan sering terjadi adanya
kendala-kendala yang dihadapi. Adapun kendala-kendala yang dihadapi yaitu
pengurusan surat yang masuk tidak langsung diproses akan tetapi menunggu
surat yang masuk terkumpul dahulu, ruang penyimpanan arsip masih
bercampur dengan ruang kerja, Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti
perkembangan ilmu kearsipan karena pegawai yang tidak cakap, kurang
adanya kesadaran para pegawai terhadap peran dan pentingnya arsip, serta
pemeliharaan maupun pengamanan arsip masih kurang maksimal .
Untuk mengantisipasi kendala-kendala tersebut maka langkah yang
harus diambil yaitu : pengurusan surat yang masuk harus segera diproses
61
supaya tidak menumpuk, memisahkan ruang penyimpanan arsip dengan ruang
kerja, meningkatkan tata kerja kearsipan dengan memberikan pelatihan
ataupun kursus-kursus bagi pegawai yang menangani masalah kearsipan, serta
meningkatkan kesadaran para pegawai terhadap peran dan pentingnya arsip.
Sehingga diharapkan dalam menjalankan kegiatan kearsipan dapat berjalan
dengan lancar.
62
BAB V
PENUTUP
A. KESIMPULAN
1. Sistem kearsipan yang digunakan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa
Tengah adalah sistem abjad dan pokok soal. Dengan menggunakan kedua
sistem tersebut dapat memperlancar penemuan kembali arsip serta
memudahkan penyimpanan ataupun penataan arsip.
2. Pengurusan dan pengendalian surat pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa
Tengah sudah berjalan baik dan sesuai prosedur yang ada.
3. Kendala-kendala yang dihadapi dalam kegiatan kearsipan pada Dinas
Peternakan Provinsi Jawa Tengah yaitu: dalam pengurusan dan
pengendalian surat yang masuk tidak langsung diproses akan tetapi
menunggu surat terkumpul, ruang penyimpanan arsip masih bercampur
dengan ruang kerja, tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti
perkembangan ilmu kearsipan karena pegawai yang tidak cakap, kurang
adanya kesadaran para pegawai terhadap peran dan pentingnya arsip.
B. SARAN
1. Untuk memperlancar jalannya proses penyimpanan dan penemuan kembali
arsip agar mudah dan cepat pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah
sebaiknya sistem kearsipan yang ada harus dapat dimengerti, mudah
dipahami dan dilaksanakan dengan baik.
63
2. Pengurusan dan pengendalian surat pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa
Tengah sebaiknya ditingkatkan kembali guna kelancaran dalam pemrosesan
surat yaitu mulai dari penerimaan, pencatatan, pengarah/pengendali,
penyampaian sampai pada penyimpanannya.
3. Kendala-kendala yang dihadapi dalam kegiatan kearsipan pada Dinas
Peternakan Provinsi Jawa Tengah perlu di atasi dan ditindak jika dilihat dari
beberapa aspek yang ada yaitu
1). Sumber Daya Manusia.
− Perlu meningkatkan kualitas sumber daya manusia supaya dapat
menerapkan ilmu yang telah dimiliki yaitu dengan memberikan
pelatihan, pendidikan, kursus-kursus mengenai pengelolaan
kearsipan.
− Meningkatkan kesadaran para pegawai terhadap peran dan
pentingnya suatu arsip yaitu dengan memberikan arahan, bimbingan
tentang kearsipan selain itu perlu adanya tanggung jawab dari
pengelola arsip.
2). Lingkungan/tempat
− Ruang penyimpanan arsip dan ruang kerja sebaiknya perlu
dipisahkan supaya tidak menjadi lalu lintas pegawai serta supaya
kerahasiaan dan keamanan arsip dapat terjaga.
− Pemeliharaan dan pengamanan arsip perlu ditingkatkan yaitu tidak
hanya membersihkan dengan kemucing saja sebaiknya perlu
menggunakan vaccum cleaner supaya lebih efesien dan efektif.
DAFTAR PUSTAKA
Abu Bakar Hadi. 1991. Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali. Jakarta :
Djambatan.
Amsyah, Zulkifly. 1992. Manajemen Kearsipan. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka
Arikunto, Suharsimi. 2002. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek.
Jakarta : Rineka Cipta..
Badan Arsip Daerah Daerah Provinsi Jawa Tengah. 2005. Pedoman Standar
Pembinaan Kearsipan.
Dinas Peternakan Propinsi Jawa Tengah. 1986. Himpunan peraturan
perundangan tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Dinas
Peternakan Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Tengah.
Gie, The Liang. 1983. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Nur
Cahaya.
Martono, E. 1982. Rekord Manajemen Dan Filling Dalam Praktek Perkantoran
Modern. Jakarta : Karya Utama.
Mulyono, Sularso dkk. 1985. Dasar-dasar Kearsipan. Yogyakarta : Liberty.
Sutarto,. 1997. Sekretaris Dan Tata Warkat. Yogyakarta : gajah Mada University
Press.
Widjaja, A.W. 1993. Administrasi Kearsipan. Jakarta : PT. Grafindo Persada.
PEDOMAN WAWANCARA
1. Bagaimana proses pengurusan dan pengendalian surat pada Dinas Peternakan
Provinsi Jawa Tengah?
2. Sistem kearsipan apa yang digunakan?
3. Bagaimana cara penyimpanan arsip pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa
Tengah?
4. Peralatan dan perlengkapan apa sajakah dalam penyimpanan arsip?
5. Langkah-langkah apa sajakah yang dapat digunakan untuk menemukan
kembali arsip pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah?
6. Bagaimana penyusutan arsip pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah ?
7. Bagaimana cara pemindahan arsip dari unit pengolah ke pusat penyimpanan
arsip ?
8. Ketentuan-ketentuan apa saja yang berlaku dalam pemusnahan arsip ?
9. Bagaimana langkah pemusnahan arsip ?
10. Dalam jangka waktu berapa dilakukan pemusnahan arsip ?
11. Bagaimana cara menjaga keamanan arsip ?
12. Bagaimana cara menjaga keutuhan arsip ?
13. Apakah ada dana untuk perawatan arsip ?
14. Bagaimana cara pemeliharaan arsip?
15. Kendala-kendala apa sajakah yang dihadapi dalam kegiatan kearsipan?