SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI

La vostra Impresa è ricca di contenuti.Per gestirli basta un semplice gesto.

Maqualicontenuti?

Per farvi vedere di cosa ci occupiamo vi invitiamo a chiuderegli occhi. Ora ‘osservate’ tutto quello che avete davanti a voi:

la mail di un cliente a cui dare conferma, la fattura di un forni-tore da vistare, un preventivo da preparare, oppure l'ordine che state per emettere, ferie da approvare, … Se riuscite a vedere tutto questo, significa che siete immersi in processi "collaborativi".La vostra attività prevede la modifica di informazioni prodotteper voi e le vostre azioni avvengono in base alle informazioni a cui avete attinto.Spesso sono azioni di routine, che disperdono il vostro tempo e la vostra attenzione: date conferma di ricezione di un messaggio,ricordate a qualcuno di darvi qualcosa, fotocopiate un contrattoda inserire nel vostro raccoglitore personale, inoltrate ad altridocumenti che avete elaborato, …Informazioni, azioni, ricordi e documenti. Procedure da rispettaree accordi da richiamare. In altre parole flussi da governare.

Ecco di cosa parliamo: di soluzioni che governano questi flussicon gesti semplici, che facciano risparmiare tempo e impegno a tutti i livelli della vostra Impresa.

Se pensate che i Processi Collaborativi rappresentano l'80%delle informazioni che trattate ogni giorno, spesso veicolate da Documenti che nascono in forma eterogenea per formato(cartaceo, digitale, messaggi e-mail, fax, comunicazioni verbali... )per giunta creati o classificati senza regole codificate, vi risulte-ranno ancora più chiari i nostri servizi: rendere omogeneee facilmente reperibili tutte le informazioni documentali attraversola normalizzazione della vostra organizzazione di lavoro.Insomma, in azienda, qualunque comunicazione o 'passaggio di conoscenza' avviene attraverso informazioni destrutturate.Tali informazioni non possono essere trattate da alcun sistemadi ERP che, per sua natura, non supporta il metodo e i processiattraverso i quali sono state create.DocFlow lo sa fare. Non imponendo alcun modello precostituitoma elaborando applicazioni ad hoc create sulla base del vostrosistema-azienda in essere, con tutte le sue caratteristiche peculiari e specialistiche.

No, non parliamo di archiviazione...

FAQ:a cosaserveDocFlow?

Più efficienza, più agilità, più controllo.

DocFlow è un partner innovativo nella gestione dei processi collaborativi caratterizzati da alto interscambio di conoscenza

e propone soluzioni che migliorano:

• l'Efficienza Operativa con riduzione dei costi, aumento della profittabilità e della produttività;

• l'Agilità di Business per un vantaggio competitivo più elevato,per stabilire una leadership di mercato e per una migliore adattabilità a condizioni sempre più mutevoli;

• la Visibilità e il Controllo per una maggiore mitigazione del rischio, per una più alta aderenza alle normative e come supporto ad audit e misurazioni. Raggiungiamo questi risultati grazie a tre semplici (non scontate)

caratteristiche:

CompetenzaLa specializzazione ci permette di offrire skill di punta nel nostrosettore con una profonda conoscenza della tecnologia,delle applicazioni e delle normative;

ContinuitàLe nostre soluzioni sono progettate per un utilizzo nel lungo termine: oltre il 50% dei nostri clienti usano le nostre soluzionida oltre 6 anni;

PartecipazionePartecipiamo a un ciclo virtuoso di partnership per migliorare i processi proponendo ai nostri clienti Best Practices selezionatein diversi settori applicativi.

CONSERVAZIONE

DIST

RIBU

ZION

E

ORGANIZZAZIONE GESTIONEPROCESSI

COMPLIANCE

CATT

URA

INTEGRAZIONE

DocFlowin treparole:EfficienzaEfficaciaCompliance

‘Cabliamo’ i vostri processi.

Introdurre la tecnologia in supporto ai processi collaborativi significa rendere efficienti i processi people intensive, facilitare

la trasmissione della conoscenza e garantire il rispetto delle regole.

Per raggiungere questi obiettivi DocFlow 'Cabla' i processi,li rende 'obbligatori': si tratta di un metodo per formalizzare le esperienze aziendali, per trasferire il know how dai singoliall'organizzazione e facilitarne la coerenza.

Insomma, individuiamo i processi di comunicazione e ne agevoliamoil flusso attraverso il “cablaggio” del processo stesso e tuttoquesto avviene collegando le 'knowledge islands', i centri produttori della conoscenza, trasformando quest'ultima da tacita in esplicita.

Il primo vantaggio (assolutamente 'gratuito') deriva dal migliora-mento organizzativo ottenuto dal conseguente 'cablaggio' di alcune regole

Ecco perché parliamo di:

• Efficienza con un ROI dimostrabile e risultati visibili nell'arco dei primi 12 mesi;

• Efficacia in termini di aumento della qualità aziendale derivante da una migliore ed organica fruibilità della Conoscenza;

• Compliance per la sicurezza delle informazioni con una sostenibile conformità alle crescenti normative (responsabilità penale degli amministratori,conservazione sostitutiva, norme ISO, CNIPA...)

Ilprototipoincrementale

Partiamo da voi. Procediamo con voi.

Sono finiti da un pezzo i tempi nei quali apportare modifiche "in corso d'opera" era non solo costoso ma complicato

e laborioso: oggi lo sviluppo di un’applicazione è assolutamentepiù semplice ed elastico.

Ecco perché il nostro approccio è quello di raggiungere, dopouna approfondita analisi dello 'stato di fatto', un primo prototipoda plasmare, poi, sulle specifiche esigenze dell'azienda cliente.

In un segmento applicativo dove non esistono modelli consolidatie cultura diffusa, DocFlow propone, quindi, il metodo del “prototipoincrementale” (con il non trascurabile vantaggio di minimizzarela resistenza all' innovazione).

Dapprima si procede all'analisi del processo “as is”, confrontandolocon casi di eccellenza, passando poi alla progettazione del progetto pilota.

Dopo una profonda analisi dei requisiti con key user e le primeeventuali modifiche, saremo pronti per l'implementazione dell'applicazione.

Ma il nostro lavoro non termina qui: DocFlow, infatti, non soloassiste alla messa in produzione ma offre un continuo tuningcon 'effective care' (vi invitiamo ad approfondire la conoscenzadel nostro metodo nelle prossime due pagine...)

Deliverya tuttii costi.

Quellipiù bassi.

Effective Care: la certezza del risultato.

DocFlow è portatrice di innovazione nei processi collaborativi partendo da Best practices analoghe, dalla conoscenza

dei processi, delle tecnologie e delle normative specifiche.

Grazie alla sua completa autonomia di sviluppo, implementa la soluzione adattandola alle esigenze del cliente, assiste alla sua messa in produzione e al successivo utilizzo partecipandoa tutta la fase di cambiamento, perfino proponendo nuovi miglioramenti grazie alle esperienze maturate e alle ultime tecnologie acquisite.

Queste tecniche e procedure per la certezza dei risultati si chiamanometodo 'Effective Care' che si potrebbe leggere anche così:“se ve lo promettiamo, lo facciamo”.

Effective Care struttura le Attività in Task, raccolte su 3 Piani distinti:

• Deployment - Stabilire le Regole di Ingaggio e curare il roll-out delle Soluzioni. Task propedeutici alla definizione delle regole di ingaggio,la configurazione e costruzione del modello di Effective Care,il roll-out delle soluzioni di progetto e la organizzazione della base di conoscenza necessaria alla erogazione del servizio nel tempo.

• Operations - Condurre nel tempo le Operazioni.Task funzionali alla conduzione dell’architettura, nei modi e tempi prestabiliti.

• Governance - Presidiare l’EfficaciaTask per misurare l’efficacia del sistema, identificare le aree di miglioramento e proporre le opportune azioni evolutive.

GlistrumentidiDocFlow

Tecnologia Leader. Per Leader.

Per garantire continuità ai suoi clienti, in un mondo dinamicocome quello della tecnologia informatica, DocFlow ha scelto

di adottare gli standard, quando questi siano presenti.

Per questo DocFlow sviluppa le proprie soluzioni usando tecno-logie di leader mondiali con i quali ha instaurato una relazionestrategica di lungo termine.

Su queste tecnologie DocFlow ha costituito nel tempo una profonda conoscenza e autonomia, creando una strutturatecnica fra le più numerose e qualificate in assoluto.

Tre sono le tecnologie fondamentali presenti nelle soluzioniDocFlow :• ECM (Enterprise Content Management)

per la gestione dei contenuti• BPM (Business Process Management )

per la gestione dei processi• IMAGING

per la gestione dei flussi cartacei

A queste DocFlow aggiunge una specifica competenza nell’inte-grazione di sistemi che le ha permesso tra l'altro di creare una interfaccia certificata per integrare SAP con sistemi ECM.

Tutte le tecnologie accessorie necessarie per gestire i processidocumentali, quali la firma elettronica, marca temporale,crittografia, content mining, storage management, incrementano il patrimonio di conoscenze di DocFlow.

Il cliente DocFlow può operare con la massima serenità graziealla qualificata competenza diretta di un partner che lo accom-pagna anche in quelle aree dove spesso la conoscenza diventararefatta.

Lenostresoluzioni

Gestione Documentale Completa.

Le soluzioni che DocFlow propone sono il risultato di anni di esperienza, e sono tutte orientate a rendere facilmente

fruibili tutte le informazioni necessarie, dati e documenti.In molte aree aziendali i processi documentali svolgono un ruolofondamentale: ecco dove il nostro intervento dà i migliori risultati.

Per citarle, ecco alcune aree:

• DocFlow ImprovePiattaforma per la gestione di Compliance e Governance

• DocFlow SynergyGestione dei Documenti e dei Processi Amministrativi

• DocFlow eProcsGestione del Protocollo e Correspondence Tracking

• DocFlow SecureDocsGestione dei Documenti Riservati

• DocFlow PLDMGestione dei Documenti di Commessa

• DocFlow CRDMGestione dei Documenti della Clientela

• DocFlow ContractManagementGestione del ciclo di vita del Contratto

• DocFlow HRDMGestione dei Documenti della Direzione del Personale

• DocFlow ITDM Gestione dei Documenti e Processi di Information Technology

Amministrazione Ciclo Attivo e PassivoAutomazione fattureConservazione sostitutivaPortale documenti per clienti/fornitori

ApprovvigionamentiRDA ed Ordine di AcquistoContratti di AppaltoQualificazione fornitori

Area Tecnica e QualitàDocument. Tecnica di ProdottoDocumenti di commessaDocumenti ISO 9001Non conformità ed azioni correttiveGestione materie pericolose

Marketing & VenditeComunicazioni ClienteRassegna stampaOfferte e contrattiFlusso evasione ordini

Personale e OrganizzazioneDocumenti riservati del personaleEmployee Self-serviceCompliance e GovernanceAffari Societari e LegaliDelibere CDA e bilanciGestione corrispondenza

...e questa è la Suite delle nostre applicazioni al completo:

Uno dei più importanti vantaggi che Docflow offre al cliente è la selezione dell'applicazione più idonea: il punto di partenzaavanzato per ogni area applicativa che consente di ottenere in tempi brevi risultati significativi...

Il successonon è maisoltantoun caso...

... infatti ve ne raccontiamo due.CASE HISTORY 1: SETTORE ENERGIA

600.000 ordini all’anno,300.000 fatture da inviare in automatico

8 filiali sul territorio,50 utenti interni e 400 esterni

Assegnazione in automaticoa 6 business unit differenti anche in funzione dei carichi

4 livelli approvativi su schemidi workflow dinamici

Integrazione nativa con Directory aziendale e sistemi ERP e CRM

Processo interamente paperless e conservazione sostitutiva

Ciclo di vita dell’ordine ridotto a pochi giorni ”

CICLO PASSIVO

I principali fornitori inviano le fatture in PDF:33% di carta in meno!

Registrazione contabile più spedita: 50% di lavoro in meno.

Processo ‘paperless’ di verifica e autorizzazione fatture nel 100% delle sedi____________________50% di risparmio

CICLO ATTIVO

In sei mesi fatture inviate via eMail al 95% dei clienti

100% delle fatture pubblicatesul portalino clienti in PDF e XML

Conservazione Sostituivadi fatture e libri fiscali:0% stampe0% archivio”____________________25% di risparmio

CASE HISTORY 2: SETTORE EDITORIA

_____________________________________________Missione compiuta in pochi mesi

DocFlowFacts& Figures

In fondo, è tutta questione di... numeri.• Inizio attività nel 1995

• Certificata ISO9001: 2000

• Sede a Milano

• Uffici a Torino, Roma e Padova

• 8 Tbyte di dati in linea

• Oltre 300 applicazioni in produzione

• 150 clienti attivi per oltre 25.000 postazioni

• La maggioranza appartiene al segmento “Grande Azienda”(il 40% dei quali è quotato in Borsa)

• Il 95% ha effettuato almeno un nuovo ordine

• In produzione con oltre il 99% dei progetti avviati

• Il 75% dei clienti ha un contratto di manutenzione attivo

• Di questi il 50% utilizza nostre applicazioni da oltre 4 anni

• Alcuni di questi utilizzano nostre applicazioni da oltre 8 anni

SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI

DocFlow Italia SpA

Centro Dir. Milanofiori

Strada 4, Palazzo Q8

20089 Rozzano MILANO

Tel 02 57 50 33 66

Fax 02 57 50 33 69

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