DocFlow x SharePoint

DocFlow x SharePointSOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI

Ottimizzare l’investimento SharePoint automatizzando i Processi Aziendali

www.docflow.com

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• Verifica e approvazione Fatture Fornitore• Conservazione Sostitutiva documenti fiscali• Real-Time Finance Dashboard

• Distribuzione on-line ed email del Cedolino• Composizione e conservazione sostitutiva del Libro Unico del Lavoro• Gestione completa del Fascicolo del Dipendente• Processo elettronico dei Permessi, Variazione orario, Trasferte e Nota Spese

FINANZA

RISORSEUMANE

• Archiviazione documenti del ciclo di vendita (dall’ordine alla fattura)• Gestione Contratti di Fornitura• Gestione documentazione della Clientela (CRM)

• Emissione RDA• Emissione Ordini di Acquisto• Documentazione di Gara• Gestione completa della Pratica Acquisti• Qualifica Fornitori

• Documentazione tecnica allegata ai prodotti/equipaggiamenti• Gestione documenti di commessa e processi autorizzativi

• Archiviazione di tutti i contenuti aziendali: file, email, documenti e dati• Gestione del Ciclo di Vita dei cespiti ICT• Governance dei Processi IT• Guasti e Richieste Intervento

VENDITE

ACQUISTI

PRODUZIONE

SISTEMIINFORMATIVI

DocFlow x SharePoint

QUALI SCENARI APPLICATIVI?

In ottica di continuo miglioramento, DocFlow stimola le imprese a riorganizzare le procedure di lavoro favoren-done agilità, efficacia, sostenibilità, conformità e governabilità. Questo grazie a strumenti di lavoro che risparmiano agli individui le attività di scarso valore aggiunto.

Le persone in ufficio trascorrono la gran parte del loro tempo lavorativo per interagire con altri attori interni o esterni all’impresa, scambiandosi contenuti non strutturati. Per questo hanno bisogno di strumenti intuitivi di Collaboration, che portino con sé Compliance e Control senza per questo appesantire l’operatività quotidiana.

SharePoint è la piattaforma ideale su cui allestire Soluzioni Applicative per la gestione di Processi Aziendali che devono integrarsi con i sistemi Legacy.

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INTEGRARE I SISTEMI LEGACY CON SHAREPOINT N

“GESTIRE I PROCESSI DOCUMENTALI MEDIANTE I SISTEMI ERP, SENZA AVVALERSI DI UN SISTEMA DOCUMENTALE A PARTE È POSSIBILE, MA IMPLICA COSTI ELEVATI E UNA RILEVANTE COMPLESSITÀ NELLE FASI DI IMPLEMENTAZIONE E DI GESTIONE”

Sono poche quindi le imprese che possono permettersi

progetti di questo tipo e, di conseguenza, il mondo transa-

zionale e quello documentale vivono in universi separati: se

per gestire un processo transazionale serve un documento,

gli utenti devono ricercarlo e gestirlo con attività manuali

spesso causa di colli di bottiglia e costi nascosti. Si pensi, ad

processo è bloccato. Queste problematiche si incontrano ità

si

egli ultimi anni le organizzazioni hanno

concentrato l’attenzione sui sistemi ERP e

CRM al fine di riuscire a gestire in maniera

rapida ed efficace i dati delle transazioni.

Ma oltre che sui dati, i processi di

business si basano sulla gestione collabo-

rativa dei documenti, i quali precedono e affiancano le relative

transazioni. Gli ERP e i CRM sono la soluzione ottimale per la

gestione delle informazioni strutturate ma, essendo chiusi su se

stessi, non sono in grado di supportare tutti gli aspetti dei

processi. Gestire i processi documentali mediante i sistemi

gestionali senza avvalersi di un sistema documentale è possibile,

ma implica costi elevati e una rilevante complessità nelle fasi di

implementazione e di gestione.

AUTOMATIZZARE I PROCESSI AZIENDALI CON SHAREPOINT E DOCFLOW

Nell’ambito dell’Information Management DocFlow mette a dispo-

sizione dei suoi Clienti l’esperienza necessaria per realizzare soluzioni

efficienti per gestire i documenti - Document Management,

implementare workflow documentali - Process Management, offrire

l'accesso a informazioni essenziali per i processi di Compliance &

Control e ottimizzare la Collaboration tra gruppi di lavoro.

DocFlow ritiene che SharePoint sia la piattaforma ideale per gestire

in modo efficiente le informazioni all’interno dell’Azienda e per realiz-

zare soluzioni applicative per la gestione dei processi aziendali

attraverso gli strumenti attualmente in uso per la produttività indivi-

duale. Ha così deciso di sviluppare soluzioni verticali su SharePoint

implementando componenti aggiuntivi per completare la governance sui contenuti documentali, integrarsi con i sistemi

Legacy, velocizzare i processi aziendali e condividere le informazioni all’interno e tra le diverse organizzazioni.

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esempio, alle procedure per la registrazione di una fattura:

all’arrivo del documento i dati vengono inseriti manualmente

nel sistema ERP ed entrano a far parte del mondo transazio-

nale. Ma cosa succede se per esempio il fornitore che ha

emesso la fattura non è presente nel sistema e, di conse-

guenza, nemmeno il relativo ordine? La fattura di solito viene

fotocopiata, portata alla persona che si occupa

dell’inserimento dei dati relativi ai nuovi fornitori e a quella

che si occupa degli ordini. Mentre vengono svolte queste

attività, l’intero processo è bloccato. Queste problematiche

si incontrano anche in tutte le altre aree aziendali le cui

attività si basano su transazioni: amministrazione (dati delle

fatture, delle scritture contabili…), risorse umane (dati

relativi ai cedolini di pagamento, ai permessi…), vendite

(dati relativi al ciclo di vendita), acquisti (schede fornitori,

ordini di acquisto…). Per le aziende concentrarsi solo sui

dati è quindi limitante e occorre riuscire a colmare il gap che

ancora esiste tra il mondo transazionale e quello documen-

tale integrando in un unico sistema di orchestrazione transa-

zioni, documenti e processi.

“DOCFLOW HA SVILUPPATO MOLTE SOLUZIONI SULL’ENTER- PRISE CONTENT MANAGEMENT DI SHAREPOINT CHE, INTERFACCIANDOSI DIRETTAMENTE CON I GESTIONALI, CONSENTONO DI COLLEGARE LE TRANSAZIONI AI DOCUMENTI E ALLE INFORMAZIONI E DI GESTIRE IN MANIERA AUTOMATIZZATA I PROCESSI CONNESSI“

Efficienza e velocità in tutte le aree aziendali

Molte aziende hanno già adottato o sono in procinto di

adottare SharePoint per la Collaboration e quindi si sono

dotate o si doteranno anche del motore documentale che,

opportunamente integrato, consente di gestire i processi

documentali in maniera semplice ed economica.

La Collaboration è sicuramente una delle chiavi di successo

per l’incremento del business e la riduzione dei costi ma

occorre anche valutare la possibilità di offrire ai propri

utenti soluzioni produttive efficaci e a costi contenuti e

SharePoint mette a disposizione, oltre alle interfacce, anche

alcune delle componenti necessarie. DocFlow ha sviluppato

molte soluzioni sull’Enterprise Content Management di

SharePoint che, interfacciandosi direttamente con gli ERP

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più diffusi, consentono di collegare le transazioni ai docu-

menti e alle informazioni (strutturati e non) e di gestire in

maniera automatizzata i processi connessi.

L’unione SharePoint-DocFlow permette di far leva sugli investi-

menti che le imprese hanno già effettuato nei Sistemi Legacy

e nel Sistema di Collaboration e Portal, valorizzandoli

e ottimizzandoli.

“DOCFLOW NON IMPONE NESSUN MODELLO PRECOSTITUITO MA, PARTENDO DA BEST PRACTICE SVILUPPATE IN MOLTI ANNI DI ESPERIENZA, PROPONE APPLICAZIONI CREATE AD HOC SULLA BASE DELLE SPECIFICHE ESIGENZE”

In pratica, i documenti vengono acquisiti da diversi canali

nella soluzione DocFlow, classificati e legati al preciso

processo di business per essere pronti a entrare nell’ECM

di SharePoint ed essere orchestrati tramite il workflow. A

questo punto l’utente di business preposto riceve una

segnalazione ed entra a far parte del processo. Quando

l’utente si trova a gestire un evento generato da ERP o

CRM il sistema in automatico mette a disposizione i docu-

menti e le informazioni correlate e consente di innestare il

processo di approvazione, al termine del quale viene inviato

un segnale al gestionale per notificare all’utente che il

processo è concluso. Un ulteriore step per la gestione dei

documenti all’interno dell’ECM di SharePoint è dato dalla

Conservazione Sostitutiva, prevista dalla soluzione

DocFlow. Quindi grazie all’integrazione SharePoint-

DocFlow, i documenti correlati dei Gestionali possono

essere portati direttamente in Sostitutiva.

DocFlow porta innovazione nella gestione dei processi

organizzativi legati alla gestione di documenti, modelli che

nelle imprese, negli ultimi anni, non hanno subito evoluzioni

sostanziali, nonostante i progressi dell’IT, e questo a disca-

pito di efficienza e di efficacia. La soluzione è frutto di una

conoscenza approfondita da parte di DocFlow, non solo

delle tecnologie e delle normative, ma anche delle specifici-

tà dei processi di business. DocFlow non impone nessun

modello precostituito ma, partendo da best practice svilup-

pate in molti anni di esperienza, propone applicazioni

create ad hoc sulla base delle esigenze e delle caratteristi-

che dell’azienda.

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3 4OCR fatture

I principali campi della fattura sono riconosciuti da uno speciale “motore OCR” in grado di leggere i campi senza un training specifico

Data-Entry CorrezioneDopo la fase di scansione è possibile la correzione dei dati non riconosciuti dall’OCR (circa il 20%). L’ERP valida i dati inseriti

Scansione massivaI lotti sono scansiti con speciali scanner da 20-50 pagine/minu- to in grado di leggere i separa-tori automaticamente; terminata l’operazione, le fatture sono riposte in una scatola per lo stoccaggio

Preparazione fattureAperte le buste, le fatture sono separate l’una dall’altra con barcode o fogli separatori speciali per formare lotti di documenti

Post-booking workflowRaccolta delle autorizzazioni relative al pagamento delle fatture e alla gestione delle anomalie

Conservazione sostitutiva

Si preparano CD/DVD conformi alle normative italiane sulla conservazio-ne: le fatture cartacee possono essere distrutte o remotizzate

Registrazione contabileRegistrazione contabile automatizzata nel sistema Legacy con inserimento automatico dei campi previsti e collegamento all’immagine della fattura

Pre-booking workflowRaccolta dei dati contabili e delle autorizzazioni pro- pedeutiche alla registra-zione contabile delle fatture6

VERIFICA E APPROVAZIONE DELLA FATTURA FORNITORI

SCENARI APPLICATIVI

I processi di Verifica Fattura (“VeFa”) e di approvazione al pagamento legati alla fattura fornitore sono considerati i più costosi in termini di risorse interne, per via della loro importanza e delicatezza.Spesso la VeFa rappresenta l’unico vero processo di controllo delle spese di commessa e la sua gestione permette di riallineare tutto il processo che va dall’ordine al pagamento.Il processo di automazione può essere suddiviso in tre fasi:

IL PROCESSO DI LAVORO

FINANZA

BUSINESS CHALLENGE

• Semplificare e velocizzare la verificae l’approvazione delle fatture sin dalloro arrivo in azienda senza circola-zione di carta

• Coinvolgere efficacemente i procu-ratori per le autorizzazioni

• Rendere il processo trasparentee certificabile

BUSINESS SOLUTION

• Lettura automatica del contenutodelle fatture (OCR)

• Integrazione con l’ERPper la registrazione automatica della fattura

• Workflow via Web/Mail/Mobile con notifiche e code di lavoro “intelligenti”

BUSINESS BENEFITS

• Efficienza: minori risorse per il ciclo diverifica, approvazione e archiviazione

• Efficacia: i Contabili si occupano della sola parte pregiata

• Compliance: un processo automa-del proprio lavoro

tizzato è un processo controllatoe misurabile

• Competitività: migliora l’immagineaziendale verso l’esterno

• Opportunità: il processo, svincolatodalla carta, può essere esternalizzato

• pre-booking: controllo preventivo della fattura, recupero e correzione dati e invio alle transazioni di registrazione dell’ERP• post-booking: flusso di approvazione al pagamento, totale o parziale, per livelli di procura, seriale o in parallelo• pagamento: incrocio tra le scadenze di pagamento indicate dal sistema ERP e il reale livello di approvazione ricevuto

dalla fattura

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SCENARI APPLICATIVI

PROCESSO ELETTRONICO DEI PERMESSI E DELLE VARIAZIONI DI ORARIO


RISORSE UMANE

BUSINESS CHALLENGE

• Velocizzare e semplificare il pro-cesso di richiesta senza circolazionedi carta

• Rispetto delle date del payroll• Archiviare e consultare i documenti

prodotti

BUSINESS SOLUTION

• Lettura automatica dei moduli car-tacei via OCR

• Workflow via Web/Mail/Mobile connotifiche e code di lavoro “intelli-genti”

• Registrazione automatica delle tran-sazioni sui sistemi ERP o Legacy

BUSINESS BENEFITS

• Efficienza: minori risorse per laraccolta dei moduli e la registrazione

• Efficacia: reportistica ed “earlyindicators” dell’andamento del pro-cesso

• Compliance: totale trasparenzae monitoraggio del processo

L’automazione del processo di gestione dei permessi e delle variazioni di orario è solo uno dei tanti processi HR “distri-buiti” trasformabili in elettronico con buoni vantaggi per l’azienda. I candidati naturali per questo tipo di automazione sono tutti i processi di richiesta provenienti dal dipendente, che generalmente si articolano in:• compilazione del modulo elettronico e cartaceo• approvazione da parte del responsabile o dell’addetto HR• caricamento della transazione nel sistema ERP o Legacy di riferimentoL’automazione possibile con DocFlow permette a tutti gli attori coinvolti in questo processo aziendale di recuperare efficienza. I vantaggi aumentano con l’aumentare del numero di dipendenti e della complessità aziendale.

1 Gli utenti dotati di PC compilano a video la richiesta

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Gli utenti non dotati di PC (ad es. gli operai) compila-no manualmente la richie-sta e la inviano a un centro di raccolta

L’operatore effettua la scansione del modulo con un software in grado di leggere automaticamente il CID, il nominativo, la motivazione, le date e gli orari contenuti in esso

La specifica transazione del sistema legacy registra automa-ticamente il permesso.L’operatore interviene solo nei casi anomali

Il processo di automazione da parte dei responsabili si svolge su Web, client di posta Outlook/Lotus o dispositivo mobile

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GESTIONE DOCUMENTAZIONE DELLA CLIENTELA

SCENARI APPLICATIVI


VENDITE

BUSINESS CHALLENGE

• Velocizzare e semplificare il pro-cesso di richiesta senza circolazionedi carta

• Archiviare e consultare i documenti prodotti

BUSINESS SOLUTION

• Archiviazione centralizzata di tuttii documenti della Clientela

• Storico di lavorazione delle pratiche• Dispacciamento automatico• Integrazione bidirezionale con i prin-

cipali sistemi CRM

BUSINESS BENEFITS

• Efficienza: minori risorse occorrentiper la gestione della documentazione

• Efficacia: i documenti non vannosmarriti e sono accessibili immedia-tamente dal Contact Center

• Compliance: calcolo immediato di KPI e prevenzione degli scostamenti dagli SLA per aderenza a normative interne, esterne e di settore

Quando si implementa un sistema di Customer Relationship Management (CRM) non deve essere dimenticata l’importanza di una gestione efficiente ed efficace dei documenti e dei processi relativi non strettamente legati al sistema.Esistono difatti attività comunemente effettuate dal CRM che coinvolgono documenti, e ben si prestano all’automazione:• protocollare i documenti in ingresso ed archiviarli• imbustare/spedire comunicazioni e contratti• gestire i faldoni dell’archivioLa soluzione CRMDocs di DocFlow offre un ampio ventaglio di funzionalità da cui attingere per migliorare i propri processi CRM.

3Le notifiche, le approvazioni e il recupero di altre informazioni utili al processo CRM sono estese a tutta l’azienda via Web, e-mail e Mobile. L’archivio storico della clientela è consultabile via Web, DashBoard, reportistica, calcolo KPI legati alla qualità del servizio alle normative del settore. Conservazione sostitutiva a norma di legge

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Archiviazione automatica di documenti generati dal CRM e da altri sistemi legacy con trasforma-zione in PDF, firma digitale o protocollazione

Specifiche categorie di documenti ricevuti e lavorati dal Workflow andranno a generare in automatico la corrispondente attività sul CRM (”Service Request” su Siebel e “Business Activity” su SAP CRM)

Distribuzione automatica delle comu-nicazioni alla clientela via e-mail, e-mail certificata, Postel e fax

Gli utenti del CRM e gli operatori del Call Center accedono a tutta la documentazione della clientela direttamente dal client SAP o Siebel o altro Legacy senza dover interrompere il proprio lavoro o aprire un’altra applicazione

Archiviazione dei documenti in ingresso su carta, e-mail, fax e documenti Office.

Profilazione di tutti i documenti in ingresso e uscita con creazione di una “pratica del cliente” e di una sotto-pratica per la specifica attività CRM

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SCENARI APPLICATIVI

GESTIONE COMPLETA DELLA PRATICA ACQUISTI


ACQUISTI

BUSINESS CHALLENGE

• Gestire un processo molto artico-lato e disperso

• Aumentare la trasparenza dei pro-cessi autorizzativi

• Archiviare e rendere sempre con-sultabili i documenti storici dellepratiche

BUSINESS SOLUTION

• Archiviazione centralizzata di tuttii documenti suddivisi per “PraticaFornitore”

• Storico di lavorazione delle pratiche• Invio automatico al Fornitore• Integrazione con i processi di busi-

ness SAP del procurement

BUSINESS BENEFITS

• Efficienza: servono meno risorse perla gestione della documentazione

• Efficacia: buyer focalizzati sul pro-cesso e non sulla gestione dei do-cumenti

• Compliance: l’aderenza dei processiautorizzativi alle regole interne edesterne e alle normative di settoreè documentabile

L’approvvigionamento è uno principali fattori strategici e competitivi per un’azienda. Questo processo necessita pertanto di procedure efficaci e sistemi efficienti, in grado di snellire con criterio i vari step operativi, ciascuno dei quali produce una precisa tipologia di documenti più o meno destrutturati.

Caratteristica del processo degli acquisti è quella di essere trasversale all’organigramma: non tutti gli attori coinvolti

possono avere accesso ai sistemi ERP e il ciclo di vita di una pratica richiede la gestione di retroazioni e sincronizzazioni

“push”. Con l’ERP si sostiene la parte transazionale del ciclo di vita, ma si trascurano le restanti parti content-enabled,

destrutturate per loro natura. Per la gestione dei documenti relativi alle pratiche di acquisto, il crescente bisogno di

compliance e di supporto alle azioni di audit giustifica l’introduzione di un sistema specializzato e integrato con i sistemi

ERP. Le funzionalità di automazione che DocFlow introduce nel processo di approvvigionamento sono una risposta effica-

ce proprio a questa esigenza.

Bandi gare

Richiesta di acquisto

Specifiche tecniche

Archivio storico del fornitore

Richiesta/e di offerta

Offerta/e fornitori

Lettera di assegnazione e accettazione

Ordine/i di acquisto

Conferma ordine/i

PRATICAACQUISTI

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Acquisizione automatica dei documenti via scanner, fax server, client utente, documenti emessi

da SAP

Workflow di assegnazione e autorizzazione via Web,

via e-mail,

via Mobile

Accesso documenti da SAPGui

Ricerca e navigazione via Web

Dashboard andamento pratiche

Distribuzione multi-canale dei

documenti verso fornitori

Via e-mail

Via Postel

Via fax

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GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE ALLEGATA A PRODOTTI ED EQUIPAGGIAMENTI

SCENARI APPLICATIVI


PRODUZIONE

BUSINESS CHALLENGE

• Organizzare e storicizzare tuttala documentazione di produzione

• Condivisione della documentazione proveniente da altre Business Unit

BUSINESS SOLUTION

• Automatismi per l’archiviazionedella documentazione pregressa

• Integrazione con i processi di busi-ness dell’ERP

BUSINESS BENEFITS

• Efficienza: servono minori risorse perla gestione della documentazione

• Efficacia: nessuno smarrimento didocumenti, che diventano facilmenteaccssibili via Web e tramite

la GUI dell’ERP

• Compliance: il sistema soddisfala regolamentazione interna, esterna e le normative di settore legate all’archiviazione dei documenti

La documentazione allegata ai dati dei sistemi ERP per quanto riguarda prodotti, attrezzature, macchinari e in genere

equipaggiamenti, è un tema molto vasto.

Qualsiasi “elemento” inserito in un sistema ERP si accompagna infatti a una dote più o meno consistente di documenti,

legati a qualità, dati di produzione, gestione operativa, riparazione e altro ancora. Questa documentazione può prove-

nire dall’interno, essere generata automaticamente dai sistemi di produzione o arrivare dai fornitori. Va aggiunta poi

la documentazione del cosiddetto storico, già esistente in azienda e custodita su supporti di diverso tipo, dischi o

anche in forma cartacea. La proposta di DocFlow per la gestione degli “allegati” si compone di un sistema documentale

integrato con l’ERP in grado di archiviare, organizzare e rendere disponibile l’intera documentazione, in modalità

semplice e sicura.

Le email e i documenti

cartacei ed elettronici

da archiviare, vengono

prima acquisiti via Web,

per poi essere indicizza-

ti con i codici degli

equipaggiamenti ERP di

riferimento. In ultimo

inviati a DOCFLOW per

essere archiviati

2

I documenti, i tabulati e quant’altro

emesso dai diversi moduli ERP

vengono automaticamente convertiti

in PDF e inviati a DOCFLOW per

l’archiviazione

1 La consultazione, la ricerca e la

estrazione di documenti e di

porzioni dei tabulati è possibile

sia da client web che direttamente

dal client ERP

5

Moduli automatici provvedono alla

archiviazione automatica di intere

cartelle del file-system contenenti i

documenti organizzati per codice di

equipaggiamento

4

I documenti cartacei ed elettronici vengono acquisiti diretta-

mente dal client ERP a partire dalla transazione dell’oggetto

e inviati a DOCFLOW per essere archiviati come i suoi

allegati

3

Utenti Web

Utenti SAP

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SCENARI APPLICATIVI

Governance dei Processi IT


SISTEMI INFORMATIVI

BUSINESS CHALLENGE BUSINESS SOLUTION BUSINESS BENEFITS

La governance dei processi IT rappresenta un’esigenza sempre più diffusa nelle aziende che oggi devono: supportare

adeguatamente i processi di business; garantire disponibilità, integrità e confidenzialità dei dati; favorire la piena produttività

dei sistemi informativi di supporto; adempiere completamente alle esigenze di conformità ai vari requisiti di legge che grava-

no sulle aziende quotate e non. Adeguarsi alla normativa di settore sugli aspetti di auditing delle procedure e dei sistemi

informativi richiede, al fine di mitigare il rischio operativo, la certificazione dell’adeguatezza delle procedure amministrativo-

contabili e l’effettiva applicazione dei controlli in esse contenuti. In sostanza, la legge richiede alle società di identificare i

processi che alimentano e generano le informative di natura patrimoniale, economica e finanziaria, di formalizzare adeguate

procedure amministrativo-contabili e di fornire alle figure responsabili gli elementi necessari a valutarne e attestarne periodi-

camente l’adeguatezza e l’effettiva operatività.

DocFlow per venire incontro a queste esigenze ha realizzato una soluzione di gestione delle iniziative di budget IT, compati-

bile con i requisiti imposti dalla normativa e dalle procedure interne del Cliente. Il sistema implementato prevede di gestire

un processo integrato: definizione delle voci di budget e approvazione; richiesta e validazione della soluzione e dell’offerta

economica con il Fornitore; definizione della Scheda di Intervento e della documentazione obbligatoria; validazione

dell’Intervento da parte del Cliente Interno; verifica e validazione dell’Intervento. Il sistema fornisce inoltre i report di

controllo del budget e i report operativi per monitorare lo stato delle iniziative.

• Gestione del processo di definizione

e approvazione budget

• Controllo del flusso d’offerta con il

Fornitore

• Rispetto del Processo e della

documentazione per il Change

Management

• Automatizzazione dei processi

approvativi per la realizzazione e

il monitoraggio del budget

• Controllo della Compliance, del

completamento della documentazio-

ne e report per audit

• Integrazione con sistemi ERP

• Efficienza: maggiore efficienza del

processo di definizione del budget e

del processo di approvazione

• Efficacia: nessuno smarrimento di

documenti, che vengono controllati

e profilati

• Compliance: il sistema soddisfa le

regole interne, esterne e l’aderenza

alla normativa di settore

Demand

Manager2

Approva

Scheda

Risorsa IT

Apertura RdA

su ERP

Notifica perApprovazioneRichiesta.Inserita da Risorsa IT

RichiestaOfferta eQuotazione

Allega Offerta eQuotazione

Fornitori

ApprovazioneSpecifiche

Verifica SoluzioneProposta

ClienteInterno

Risorse ITNotifica Approvazione

Nuova SchedaRichiesta Attività

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1

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CASE HISTORY

GRUPPO FERRETTIDocFlow Synergy per l’automazione dei processi di business per le Aree Industriale, Commerciale e Amministrativa

L’azienda

Il Gruppo Ferretti è tra i leader mondiali nella progettazio-ne, costruzione e commercializzazione di motor yacht di lusso, con un portafoglio unico di alcuni tra i più esclusivi brand della nautica mondiale: Ferretti Yachts, Pershing, Itama, Bertram, Riva, Mochi Craft, CRN e Custom Line. Il Gruppo Ferretti controlla inoltre due Società attive nel settore dell’arredamento per la nautica, che rappresentano un importante vantaggio competitivo, consentendo il presidio di una fase significativa della catena del valore. Inoltre queste Società offrono componenti anche al merca-to esterno: Diesse Arredamenti S.p.A., acquisita nel 2002, è attiva nella produzione e commercializzazione di compo-nenti di arredamento per imbarcazioni; Zago S.p.A., acquisi-ta nel 2003, è specializzata nella produzione e assemblag-gio di manufatti e arredamenti in legno per mega-yacht superiori ai 100 piedi.

L’esigenza

Gruppo Ferretti aveva l’esigenza di dotarsi di un sistema informativo adeguato al nuovo assetto societario e ai relativi processi aziendali. L’obiettivo è stato raggiunto attraverso il re-engineering del modello di controllo, del piano dei conti e di alcuni processi chiave in area industriale e commerciale, e con l’adozione di una soluzione uniforme per il Gruppo, integrata alla nuova piattaforma SAP a supporto di tutti i processi aziendali.Le Aree impattate sono l’Area Industriale per i processi di gestione delle modifiche e della fattibilità, l’Area Commer-ciale per il processo di gestione delle offerte fuori standard e l’Area Amministrativa per la gestione del processo di verifica fattura.

La soluzione

Gruppo Ferretti ha implementato DocFlow Synergy, che fornisce le funzionalità di Enterprise Content Management, e Business Process Management, necessaria alla realizzazio-ne delle soluzioni per le tre Aree interessate.La soluzione ha consentito per l’Area Amministrativa: la smaterializzazione delle fatture passive, la verifica dei dati,

la raccolta informazioni, la registrazione automatizzata, l’approvazione al pagamento e l’archiviazione storica. In questo modo vengono unificati i processi di lavorazione e approvazione, ed è possibile accedere ai documenti direttamente dal client SAP. Gli immediati vantaggi raggiunti sono: eliminazione degli interscambi di documenti in cartaceo per approvazioni e anomalie, semplificazione dei processi, possibilità di notificare immediatamente i diversi eventi che accadono ed eliminazione degli archivi cartacei grazie alla Conservazione Sostitutiva.Per l’Area Industriale sono stati realizzati due Workflow, il primo a supporto del processo di gestione del modello base e delle relative modifiche dettate da esigenze di marketing, di re-engineering e di riduzioni costi.Il secondo flusso supporta il processo di gestione della fattibilità di personalizzazioni richieste dal cliente e di aggiunte di accessori dopo l’avvio dei lavori.Per l’Area Commerciale è stato automatizzato il processo di autorizzazione delle offerte commerciali che risultano fuori standard per: valore, scontistica, garanzia, credito e rischio tecnico.

Il progetto

La Piattaforma ha consentito di automatizzare i processi richiesti abilitando i seguenti benefici:• Velocità di Business: la soluzione garantisce la massima velocità di adattamento al mutare delle esigenze di business (mercato, prodotti, clienti)• Tipologia degli Attori: gli attori operativi sono diversi, di varie organizzazioni e spesso non in ufficio e quindi necessitano di notifica via mail di compiti assegnati, accessi Web e Mobile, documenti on-line• Approccio Implementativo: il processo nasce sul campo, dopo una prima sgrossatura del flusso si realizzano “prototipi incrementali”, che aggiungono evoluzioni in termini di copertura di rami del processo e strumenti operativi all’utente• DashBoard Operativa: necessità da parte della direzio- ne di avere una chiara visione dell’andamento “business” del processo (indicatori di saturazione, stato delle trattative, durata del processo)

NOVARTIS VACCINESDocFlow Synergy per automatizzare il processo di approvazione delle fatture passive e automazione del processo di autorizzazione dei pagamenti

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CASE HISTORY

L’azienda

Novartis è una delle aziende leader mondiale nell'offerta di

terapie per proteggere la salute.

Presente in oltre 140 Paesi, con più di 100.000 collabora-

tori, è strutturata in quattro grandi divisioni: prodotti

farmaceutici, Vaccini & Diagnostica, Sandoz e Consumer

Health. Novartis Vaccines and Diagnostics è l’unica azienda

biotecnologica impegnata nel settore dei vaccini in Italia,

l’unica che ricerca, sviluppa e produce vaccini nel nostro

Paese.

Oggi Novartis Vaccines, con i due siti di Siena e Rosia, le sue

competenze scientifiche e il suo elevato livello di innovazio-

ne tecnologica, rappresenta un solido punto di riferimento

dello scenario sanitario italiano e internazionale per quanto

riguarda la lotta alle malattie infettive.

L’azienda vanta oltre cento anni di attività. Dal 1904, anno

della Fondazione dell'Istituto Sieroterapico e Vaccinogeno

Achille Sclavo, ad oggi ha prodotto e commercializzato

vaccini che hanno contribuito al miglioramento della qualità

della vita di milioni di persone in tutto il mondo.

L’esigenza

La divisione Amministrazione di Novartis Vaccini aveva la

necessità di gestire il ciclo di approvazione delle fatture

passive che avveniva mediante la circolazione del cartaceo

con ovvi problemi di perdita di documenti e ritardi dovuti

alla difficile reperibilità degli approvatori spesso in trasferta.

Inoltre, esisteva l’esigenza di automatizzare il processo di

approvazione di alcune tipologie di pagamenti gestiti fuori

dalle normali procedure.

La soluzione

Novartis ha implementato DocFlow Synergy che ha

consentito di migliorare i processi autorizzativi per

l’approvazione al pagamento delle fatture passive. Il flusso

prevede che all’arrivo della fattura di un fornitore questa

venga sottoposta all’archiviazione elettronica mediante

scansione e allo smistamento ai responsabili per

l’approvazione o alle segreterie che possono re-inoltrare ai

responsabili. Una volta inserite nel documentale e smistate,

le fatture sono pronte per essere lavorate mediante

l’imputazione dei dati mancanti a cui seguirà poi

l’autorizzazione, la gestione del pagamento al fornitore e

l’archiviazione.

Per la gestione del processo di pagamento DocFlow ha

realizzato un workflow per la compilazione del modulo di

richiesta, l’autorizzazione del pagamento, la sua approva-

zione e il successivo inoltro all’Ufficio Tesoreria per la

preparazione della documentazione necessaria alla fase di

effettivo pagamento e gestione degli esiti.

Per entrambe le soluzioni la piattaforma ha consentito di

realizzare delle funzioni di notifica e alert, oltre che su

normali sistemi Office, anche su sistemi Mobile così da

venire incontro alle esigenze degli utenti, spesso in trasferta,

e consentire loro l’approvazione anche da remoto.

Il progetto

Nei progetti la parte consulenziale si è rivelata importante

nella progettazione del ciclo organizzativo di processo con

l’obiettivo di adattare la soluzione alle specifiche esigenze.

Il valore dell’approccio DocFlow risiede nel fatto di essere

incrementale, consentendo l’immediata risoluzione di

eventuali problematiche, sia di tipo tecnico sia organizzati-

vo, e lo sviluppo del processo mediante fasi successive

dopo l’avvio in produzione. Questo approccio ha permesso

di rendere operativi i sistemi in tempi molto rapidi, con un

ridotto impatto sull’utenza, fornendo da subito benefici

tangibili.

SHAREPOINT 2010

Negli scorsi anni SharePoint è diventata la piattaforma più usata per la Collaboration e l’ECM nelle e tra le

aziende di qualsiasi dimensione a livello Worldwide, l’arrivo sul mercato della versione 2010 le ha consentito

di fare un ulteriore passo avanti in quanto, l’aggiunta di specifiche funzionalità ECM, l’ha resa una piattaforma

solida per la realizzazione delle CCA ovvero, secondo Gartner, le Composite Content Application . Inoltre,

la politica di licensing di Microsoft, le permetterà una «naturale e graduale» penetrazione del mercato da parte

delle aziende con contratti attivi.

Non è difficile pensare che nei prossimi due anni SharePoint diventerà a tutti gli effetti in una comodidy e, per

le aziende, questo comporterà un consolidamento ed una razionalizzazione della piattaforma (con conseguen-

te risparmio) per tutte quelle applicazioni non coperte da sistemi Legacy.

Per Docflow questo si trasforma in una opportunità per introdurre con maggiore semplicità nelle aziende le

soluzioni di automazione dei processi «ad elevato scambio di conoscenza» che implementa.

NUOVE FUNZIONALITÀ ECP DI SHAREPOINT 2010

Il principale motivo del successo di SharePoint 2010 come piattaforma ECM è dovuto dall’introduzione di

nuove e migliorate funzionalità base di Gestione Documentale:

Vediamo alcune:

• Introduzione del concetto di identificativo univoco per ogni documento (DocumentID)

• Nuovo concetto di Pratica aggregante per più documenti (DocumentSet)

• Nuovi paradigmi di gestione dei Metadati (viste ad albero, form dati, form di lookup, tassonomie

personalizzabili e tagging)

• Gestione automatizzata ed integrate dello storico/off-line (Records Management)

• Introdotto il DAP: Digital Asset Management ovvero la gestione dei contenuti multimediali

• Nuovo motore di indicizzazione e ricerca dei contenuti “Enterprise Search”

• I file fisici dei documenti possono risiedere nel database oppure essere gestiti in file system

separati con il modulo RBS: Remote Blob System

• Scalabilità! (1 milione di documenti per Folder, sistema multi-site)

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CHI È

Un Partnerper innovare

DocFlow® è un marchio registrato di DocFlow Italia; SAP® è un marchio registrato di SAP AG; SIEBEL® è un marchio registrato di Oracle Corporation; DYNAMICS ® è un marchio registrato di Microsoft Corporation

Le attività di tutte le organizzazioni si basano su documenti, informazioni e processi collaborativi che l’ERP, per la sua stessa natura, non è in grado di supportare. DocFlow invece sì, portando innovazione tecnologica e organiz-zativa nelle imprese che vogliono migliorare l’efficienza e l’agilità del business a partire dai processi. Le soluzioni, rese disponibili anche in outsourcing, e i servizi di consulenza/progettazione che la società propone sono frutto di anni di esperienza e di competenze specifiche, best practice e una profonda conoscenza delle tecnologie, delle normative e dei processi di business che caratterizzano le diverse aree aziendali e i settori merceologici.

Processi documentali integrati

L’obiettivo di DocFlow è ‘cablare’ i processi aziendali, formalizzandoli e facendo in modo che vi sia integrazione tra questi processi, i documenti presenti nel sistema documentale e i dati del Sistema Legacy. Per questa integrazione DocFlow non impone alcun modello standardizzato, ma propone progetti e ‘plasma’ le applicazioni sulla base della specificità del business.Si parte quindi con un’analisi della situazione ‘as is’ per comprendere le esigenze, i requisiti di business e le possibili aree di miglioramento. Questo con un lavoro sinergico tra DocFlow e l’azienda cliente e un forte coin-volgimento dei key user. Dopo di che si parte con un progetto pilota che viene ampliato per abbracciare tutte le aree di interesse. Il contributo di DocFlow non termina con il roll-out della soluzione, ma prosegue in un ciclo virtuoso di partnership con il cliente per un costante tuning del progetto per un miglioramento continuo. Questo spiega perché DocFlow è menzionata da Gartner tra le aziende ‘ECM Vendor’ per la regione Emea.Tra le aree che possono essere migliorate grazie a DocFlow: documenti e processi amministrativi, processi collaborativi negli ambiti regolamentati, ciclo di vendita, documenti del personale, ciclo di vita dei documenti di commessa, gestione del protocollo aziendale e gestione dei processi content-enabled in ambito customer care. In tutti questi ambiti DocFlow riesce a colmare il gap tra la gestione transazionale del gestionale e la reale necessità di gestione del processo collaborativo.

Partnership with MicrosoftDocflow è partner Microsoft dal 1996 nell’area del “Collaboration”. Segue da vicino l’evoluzione del prodotto SharePoint sin dal 2000 e dalla versione 2003 ha iniziato a integrarlo nelle sue soluzioni e a utilizzare la sua componente ECM.Con la versione 2007 DocFlow ha effettuato l’integrazione di tutte le tecnologie con la componente di ECM offrendo così ai suoi clienti la possibilità di sfruttare l’infrastruttura SharePoint per processi documentali di produzione integrati con SAP.La versione 2010 aggiunge l’ultimo tassello, con la piena maturità del prodotto sia in termini funzionali sia di scalabilità.

DocFlow Italia SpACentro Dir. MilanofioriStrada 4, Palazzo Q820089 Rozzano MILANOTel 02 57 50 33 66Fax 02 57 50 33 69

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