Docsvision SharePoint Edition - СЭД на SharePoint

Нужен документооборот на SharePoint? Попробуйте Docsvision SharePoint Edition!

Сергей Курьянов,Docsvision

05.12.13

www.docsvision.comСлайд: 2

Групповая работа и СЭД


Что у Вас есть сейчас?

• Только файловый сервер и e-mail для оперативной работы с документами

• Есть портал для оперативной работы в рабочих группах, СЭД нет

• Есть СЭД для работы с официальными документами, портала нет

• Есть СЭД на портале, но с ней есть проблемы


Управление контентом на предприятии

Корпоративное управление Оперативное управление

Официальные документы Рабочие документы

СЭД Портал/E-Mail+


Как у Вас распределяются пользователи?• Большинство работает с оперативными документами• Большинство работает с официальными документами• 50/50


От СЭД и E-mail к порталу


Официальные документы Рабочие документы

СЭД E-MailПортал

Регистрация

Повышение эффективности оперативного управления


От файл-сервера и E-mail к порталу


Рабочие документы

Файл-сервер/E-mail

Нет управления официальными

документами

Портал


Каким путем пришла к СЭД на портале Ваша организация?• Сначала портал для поддержки рабочих групп, потом СЭД

для официальных документов• У нас уже есть СЭД, теперь мы хотим поддержать работу в

рабочих группах для пользователей, которые будут работать через портал

• Нам не нужен портал, просто мы считаем что СЭД на портале обойдется дешевле

• Нам не нужна СЭД для официальных документов, нужна поддержка оперативной работы на портале


От портала к СЭД на портале

Портал +Управление официальными

документами

= СЭД на портале


От портала к СЭД на портале


Параметры проекта

• Неофициальные документы Простые сценарии – 80% Участники – 80% Готовая функциональность

портала

• Официальные документы Сложные сценарии – 20% Участники – 20% Функциональность нужно

реализовывать

Решение простое – внедрим как есть, потом доработаем!

Так кажется, а что на самом деле?

20% функциональности связано с 80% затрат и рисков


Что такое управление официальными документами?

• Потоковый ввод и регистрация

• Рассмотрение, резолюция, дерево резолюций

• Контроль исполнительской дисциплины по документам

• Ведение номенклатуры дел• Списание в архив и

управление архивом бумажных документов

• Электронные регламенты Административные Бизнес-процессы

• Интегрированный потоковый ввод и распознавание

• Бизнес-логика резолюции, пользовательский интерфейс дерева в карточке документа

• Динамический контроль при изменениях дерева резолюции

• Ведение номенклатуры дел, номераторы

• Приложение «Управление архивом»

• Workflow и интеграция EAI

Функциональность Компоненты СЭД


В чем тут сложности с порталом?

• Статистика AIIM* по рынку расширений к SharePoint (2013): Workflow и управления процессами (42% использует или планирует

использовать) Управление архивом (41%) Управление записями и фискальными документами (36%) Интегрированные средства захвата и сканирования документов

(30%)

• Все это те самые 20% необходимых сценариев!• Мощность рынка расширений доказывает

функциональную недостаточность SharePoint как СЭД

* AIIM - The Global Community of Information Professionals


Дешево и красиво?Рекомендации по планированию внедрения SharePoint как ECM(Info-Tech Research Group)

Balance the benefits against the cost

SharePoint is far more expensive than you might think.

VS.

Hardware

SQL Server

Windows Server

SharePoint Server

Search Options

Security Tools

Consider every use case for SharePoint. Certain use cases might force dramatic increases in hardware and software costs. Records Management, for example, will likely require a separate SharePoint farm with different operational requirements. SharePoint for public websites will require licensing a different – and expensive – version of SharePoint!

Third-Party Tools

Microsoft Office

Training

$

Staff

SharePoint licensing depends on your intended use case

Answer the questions in Info-Tech’s decision model to determine your SharePoint licensing costs*.

* Assumes Open licensing without Software Assurance. For complete estimates, use the Microsoft Licensing Advisor.

Do we have the infrastructure? All SharePoint deployments require Windows Server and some version of SQL Server. Only small stand-alone deployments can make use of SQL Server Express. SP1 for SharePoint is required for SQL Server 2012.

1Windows Server 2008,SQL Server 2008, or SharePoint Server 2012.

SQL Server 2012 (Standard)$898/server$208/CALWindows Server 2008 (Standard)$898/server$30/CAL

2 Microsoft SharePoint Foundation.SharePoint Foundation is the basic version that offers limited capability and is free with Windows Server licensing.

SharePoint FoundationFREE! (With Windows Server)

3 Microsoft SharePoint Server (Standard).

SharePoint Server Standard provides improved search and enables users to create personal pages and IT to better manage meta-data and overall system administration. The result is a more stable and usable SharePoint environment. See Microsoft’s edition comparisons.

SharePoint Server (Standard)$4,828.00/server$93.00/CAL

Do we need advanced search, InfoPath forms, or BI?

4 Microsoft SharePoint Server (Enterprise).

Advanced SharePoint applications require the Enterprise version of the product. See Microsoft’s edition comparisons. Full PivotPoint capability will also require SQL Server Enterprise.

SharePoint Server (Enterprise)$88.00/CAL

Do we have basic collaboration needs?

Do we have internal social or ECM needs?

http://www.microsoft.com/licensing/mla/default.aspx

http://support.microsoft.com/kb/2460045

http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?displaylang=en&id=5970

http://sharepoint.microsoft.com/en-us/buy/Pages/Editions-Comparison.aspx

http://sharepoint.microsoft.com/en-us/buy/Pages/Editions-Comparison.aspx

External SharePoint applications and search complicatethe costs

Deploying public SharePoint sites to anonymous users requires different licensing. SharePoint Server 2010 for Internet Sites also requires dedicated infrastructure.*

5SharePoint Server 2010 for Internet Sites (Standard).

Do we have external users? SharePoint Server 2010 for Internet Sites$11,557.00/server

SharePoint Server 2010 for Internet Sites (Enterprise)$40,564.00/server

* No additional licensing is required for internal users who author external content. Internal users of a SharePoint system that faces externally must be licensed with conventional SharePoint licenses and CALs. External Connector Licenses for both Windows Server and SQL Server are also likely required.

Do we have multiple domains or require advanced search?

Microsoft SharePoint Server 2010 for Internet Sites (Enterprise).

The Enterprise edition enables administrators to manage multiple domains and bundles FAST Search for external applications.

6

7 Microsoft Search Server 2010.

SharePoint Foundation offers a limited search function that only crawls local SharePoint sites. Microsoft Search Server 2010 and SharePoint Server can crawl a variety of different content types. For more information on search, see Slide 37.

Microsoft Search Server 2010$15,642.00/server

Do we need a lot more search?

8 FAST Search Server 2010 for SharePoint.

FAST Search Server provides extreme scalability. It also enables administrators to tune searching capability. It is a key enabler for search-enabled applications.

FAST Search Server 2010 for SharePoint$21,671.00/server

Do we need more search?

You’re not done yet. Consider security and productivity applications

Productivity Applications:

A client tool for creating content, managing lists and libraries, creating basic workflows, etc. Both 32-bit and 64-bit versions are available.

a SharePoint Designer 2010

SharePoint Designer 2010FREE

Project Server enables broad collaboration and requires SharePoint Enterprise CALs. Use by an external audience requires SharePoint for Internet Suites.

b Project Server 2010

Project Sever 2010$4,828/server$316/CAL

Web-enabled versions of the Office productivity applications can be deployed to SharePoint Foundation and SharePoint Server.

c Office Web Apps

Office Web AppsValid office licenses + device licenses as required

ECM makes security particularly important. Enterprises may need a specialized gateway device.d Forefront UAG Server

Forefront UAG 2010$6,431/server$15/CAL

Security Applications:

Most SharePoint deployments depend on a variety of different third-party tools to facilitate administration and to enable different use cases. Info-Tech’s solution set Extend SharePoint to Overcome Key Challenges specifically addresses issues related to workflow, administration, social computing, and mobile support.



http://www.infotech.com/research/ss/it-extend-sharepoint-to-overcome-key-challenges

But wait, there’s more! Training for end users and administrators

Administrators must be trained to be effective; incorporate Microsoft training into your staff development program.

PRO: Microsoft SharePoint 2010, Administrator1 Exam 70-668CertificationMCITP: SharePoint Administrator 2010

TS: Microsoft SharePoint 2010, Application Development2 Exam 70-573CertificationMCPD: SharePoint Developer 2010

TS: Microsoft SharePoint 2010, Configuring3 Exam 70-667CertificationMCITP: SharePoint Administrator 2010

PRO: Designing and Developing Microsoft SharePoint 2010 Applications4 Exam 70-576

CertificationMCPD: SharePoint Developer 2010

SharePoint 20105 Exam 77-886CertificationMOS: SharePoint 2010

TS: Microsoft Project Server 2010, Configuring6 Exam 70-177CertificationMCTS: Microsoft Project Server 2010, Configuration

http://www.microsoft.com/learning/en/us/Exam.aspx?ID=70-668&Locale=en-us

http://www.microsoft.com/learning/en/us/Exam.aspx?ID=70-573&locale=en-us




http://www.microsoft.com/learning/en/us/Exam.aspx?ID=70-177&locale=en-us

And still more! SharePoint administrators aren’t cheap

It depends who you ask, but SharePoint administrators are about $72,000/year unencumbered.

The Robert Half Technology Salary Guide 2011 provides salaries for a range of relevant roles:• Applications Development Manager $88,500 to $125,250• Project Manager $76,250 to $113,000• Systems Analyst $65,500 to $93,500• Applications Architect $92,250 to $124,750• Business Systems Analyst $64,500 to $93,750

Robert Half Technology also puts a salary premium on core SharePoint skills:• ASP Development +4%• SharePoint Skills +11%• C# Development +8%• .NET Development +7%

Payscale provides a more specific number for a SharePoint Administrator with 5 years of experience: $71,201

Other providers give slightly different ranges:• SimplyHired $72,000 (with a premium on BizTalk)• Glassdoor $33/hour (ranging $29-38)

http://www.simplyhired.com/a/salary/search/q-sharepoint

http://www.glassdoor.com/Salaries/sharepoint-salary-SRCH_KO0,10.htm


Как должна выглядеть идеальная СЭД на SharePoint?


Идеальная СЭД на SharePoint

• Портал Единое пространство, легкие сценарии работы с документами

• Групповая работа Работа с проектами документов

• Управление официальными документами Все функции СЭД – захват (capturing) регистрация, архив, резолюции, КИД Record Management Безопасность Электронная подпись

• Управление административными процессами Фиксированные регламенты

• Управление основными бизнес-процессами Параметрическая автоматизация, гибкая настройка

• Минимальное количество поставщиков в одном решении («нативность»)


Рассмотрим все альтернативы

• Доработка SharePoint путем программирования Заказные или полузаказные разработки мелких производителей Продукты крупных производителей

• Интеграция с расширениями от сторонних производителей Nintex и т.п.

• Интеграция с классической СЭД (ECM)


Доработки и «продукты на базе» SharePoint• Заказные и полузаказные разработки

Дорого, если нужно реализовать те самые 20% необходимых функций Привязывают к конкретной версии SharePoint, которые достаточно часто

обновляются и как правило не дают полной совместимости Привязывают к разработчику У мелкого разработчика может просто не хватить сил, даже если вы готовы

платить Не дают необходимой гибкости в управлении основными бизнес-процессами

• Продукты на базе Это уже не SharePoint, это новая система Привязка к циклу обновления «коробки» Недостаточный спрос, чтобы стимулировать производителя развивать и

обновлять свой продукт

• Получается не так дешево и не так красиво как предполагалось


Использование внешних расширений

• Как правило одним расширением не достичь результатов, приходится интегрировать несколько разных

• Дорого Например Nintex от $10 000

• Сложно в администрировании и поддержке• Синхронизация циклов обновлений всей связки продуктов• Проблемы совместимости при миграции• Все равно нужны заказные доработки

Со всеми вытекающими рисками и затратами


Интеграция с классической СЭД

• Функциональность СЭД «из коробки» Рынок разработчика СЭД шире чем рынок SharePoint и затраты на развитие

продукта делятся между всеми заказчиками

• Дороже чем «чистый» SharePoint Но «чистый» в коробке не содержит необходимого

• Требует администрирования еще одной системы Но только одной

• Требует кастомизации Но делает ее возможной

• Дает набор готовых приложений «вокруг СЭД» Архив Обращения граждан СМЭВ, МЭДО ЭЦП


Еще раз про идеальную СЭД на SharePoint


Идеальная СЭД на SharePoint








Это Docsvision SharePoint Edition!







SharePoint

Docsvision

11+


Будущее как мы его видим

• Использование портала дает вам: 80% легких сценариев для 80% пользователей Возможности web 2.0 – социальная сеть, wiki Легкий доступ с любой платформы, в том числе мобильность Реализацию портальной стратегии управления ИТ Хороший ROI

• Интеграция с СЭД дает вам: Единое пространство корпоративного контента Управление официальными документами 20% необходимых сценариев для 20% профессиональных управленцев Готовый набор приложений для административного управления

• Свободу управления и развития вашей ИТ-системы• Низкие риски


Один слайд про Docsvision SharePoint Edition• Docsvision SharePoint Edition – платформа СЭД для

SharePoint• Состав

Сервер SharePoint Editiono Сервер Docsvision + шлюз в SharePoint

Клиент Docsvision для SharePointo Набор веб-частей, открываются «толстые» карточки

Опцииo Легкий клиентo Клиент для Outlook

• Выгодные цены – дешевле чем «обычный Docsvision» на стоимость SharePoint Server и CAL Условия приобретения – Навигаторов не более 20%


Битва СЭД с SharePoint


Идеальная СЭД на SharePoint – Docsvision SharePoint Edition!







SharePoint

Docsvision

11+








SharePoint

Docsvision

11+

Что такое SharePoint?

Что такое SharePoint?

• Хранилище данныхПо подразделениям, по видам, личный кабинет.

• Коллективная работаФорумы, комментарии к документам.

• Внутренние ресурсы Новости, заявки, календари и т.д.

КОРПОРАТИВНЫЙ ПОРТАЛ

Как это выглядит?

Корпоративный портал на SharePoint

Хранилище данных

Личный кабинет

Коллективная работа

Новости компании








SharePoint

Docsvision

11+

Что такое Docsvision?

Docsvision – система управления документами и процессами

• Готовые приложения«Управление документами», «Управление совещаниями», «Обращения граждан» и т.д.




• КонструкторыБолее 8 конструкторов для настройки и развития системы.





• Различные рабочие местаКлиент для iPad, для смартфона iPhone и Android, клиент для Outlook, web-клиент.






• Электронная подписьВсе виды электронной подписи в полном соответствии ФЗ-63.






• Электронная подписьВсе виды электронной подписи в полном соответствии ФЗ-63.

• Средства интеграции с другими системамиШлюзы к 1С:Предприятие, к SharePoint, к SAP B1, к почте и т.д.

Что такое Docsvision в сравнении с SharePoint?

• Хранилище данных + обработка данных

• Коллективная работа + соблюдение регламентов

• Внутренние ресурсы + готовые приложения и модули

Система управления документами и процессами

Что такое Docsvision SharePoint Edition?


Дополнение портала SharePoint функциями

системы управления документами и процессами Docsvision

• Готовые приложения на SharePoint

• Конструкторы на SharePoint

• Различные рабочие места на SharePoint

• Электронная подпись на SharePoint

• Средства интеграции с другими системами


Какие технологии Docsvision используются на SharePoint?


Расширения Docsvision для SharePoint (Web Parts)

Работа с системой Docsvision на портале SharePoint:

• Все функции Навигатора Docsvision на SharePoint

• Открытие карточек Docsvision прямо из SharePoint

• Формы поиска по документам Docsvision на SharePoint

• Отчеты Docsvision (подсветка, группировка, сортировка) на SharePoint


Готовый шлюз Docsvision к SharePoint

Позволяет workflow-системе Docsvision взаимодействовать с SharePoint:

• Мониторинг данных в SharePoint

• Чтение данных из SharePoint

• Запись данных в SharePoint

Функция «Мониторинг объектов SharePoint»

Объекты SharePoint, с которыми работает шлюз

14 объектов SharePoint

«Универсальная функция» шлюза к SharePoint

Универсальная функция

Более 100 функций для работы с объектами SharePoint*

*описание всех функций в документации к Шлюзу к SharePoint

Какие сценарии работы реализует Docsvision SharePoint Edition?

Сценарии работы Docsvision SharePoint Edition

Сценарий 1: Работа с приложениями Docsvision на SharePoint

По принципу «одного окна».

Сценарий 2: Библиотека документов из Docsvision на SharePointПубликация на SharePoint документов, обработанных в Docsvision.

Сценарий 3: Корпоративное workflow-приложение на

SharePointНа SharePoint создание заявки, а в Docsvision ее обработка.

Сценарий 4: Интеграция различных IT-систем на SharePointСвязка систем с помощью шлюзов Docsvision и публикация на SharePoint.

Сценарий №1 Работа с приложениями Docsvision

на SharePoint

«Одно окно» для работы с Docsvision

Рабочее место делопроизводителя на портале SharePoint

Реестр входящий документов Docsvision на SharePoint

Создание нового входящего документа на SharePoint

Регистрационная карточка входящего документа

Рабочее место сотрудника для работы с документами и заданиями на SharePoint

Задания сотрудника из Docsvision на SharePoint

Карточка задания Docsvision на SharePoint

Документ был зарегистрирован и исполнен на SharePoint

Поиск данных Docsvision на SharePoint

Поиск SharePoint

Атрибутивный поиск Docsvision

Отчеты Docsvision на SharePoint

Экспорт отчета Docsvision из SharePoint

Сценарий №2Библиотека документов из Docsvision

на SharePoint

Публикация на SharePoint документов, обработанных в Docsvision

Сценарий №3Корпоративное workflow-приложение

на SharePoint

На SharePoint создание заявки, а в Docsvision ее обработка

Сценарий №4Интеграция различных IT-систем

на SharePoint

Связка систем с помощью шлюзов Docsvision и публикация на SharePoint

Спасибо за внимание!

Documents

Docsvision SharePoint Edition - СЭД на SharePoint