Open InnovationNeue Wege frneue Ideen

Mobility Capture-Lsung fr Mobile Banking

Print & Document Management (v)erkannte Potenziale fr Dokumenten- und Work ow-Prozesse

Special Social Business Strategie & Realisierung von Social Business Projekten Schlsselfaktor: Enterprise Search

Ausgab

e Mrz / April 201

4

Mrz / April 2014 Ausgabe #1-14 Deutschland Euro 12,00 ISSN: 1864-8398 www.dokmagazin.de

SharePoint: Automatisierung / Steuerung von Engineering Dokumenten

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Planverwaltung im Engineering-Bereich und

wurde vollstndig auf der Basis von Microsoft

SharePoint entwickelt. CadacOrganice Lsun-

gen werden weltweit bei projektorientier ten

Engineering-Unternehmen, fr die Verwaltung

von Projektdokumenten und CAD-Zeichnun-

gen, fr das Workf low-Management und fr

die Ausgabe und den Versand von Dokumen-

ten eingesetzt.

Cadac Group (250 Mitarbeitern, >12 Standor ten

weltweit) ist seit ber 25 Jahren Spezialist fr Automa-

tisierungslsungen zur Schaf fung, Verwaltung & zum

Austausch digitaler Entwurfsinformationen. Die Cadac

Group entwickelt auch autonome und unabhngige

Software(wie CadacOrganice) zur Verbesserung und

Optimierung von Entwur fsprozessen, fr das Doku-

mentenmanagement und die Projektkommunikation.

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Yes we re open! Das Motto dieser Ausgabe zieht sich konsequent durch alle Themenbereiche.

Neugierig geworden?

Wir starten mit dem Thema Open Innovation neue Wege fr neue Ideen im Innovationsmanagement. In unserem Special Social Business geht es um Strategie & Realisierung von Social-Business-Projekten; Enterprise Search als Schlssel-faktor nehmen wir unter die Lupe.

Offene und neue Anstze versprechen die Themen Smart Information Management, integratives Dokumentenmanagement, Mobile Banking, Automatisierung und Steuerung von Dokumen-tendaten in SharePoint, Print & Document Management und die DOK.Expertenrunde diskutiert die Vorteile des ZUGFeRD-Modells.

Offen fr Neues auch ein passendes Motto (nicht nur) fr diese DOK.Ausgabe.

Schon heute wollen wir Ihnen einen Ausblick geben auf die DOK.live Vortrge am Donnerstag, 9. Oktober bei der DMS EXPO 2014 in Stuttgart:Wir freuen uns, auch in diesem Jahr wieder die Themen Share-Point, Collaboration und Social Business mit Leben zu fllen und auf die Forumbhne zu bringen. Erstmals sollen auch auf einem Gemeinschaftsstand, geplant als SharePoint-Area, Anbieter ihre Lsungen fr & mit SharePoint ber alle drei Messetage prsentieren knnen. Doch jetzt geht s erst mal auf zur CeBIT nach Hannover und dafr haben wir hier: www.cebit.de/aktion?rwyab Gratis-E-Tickets fr Sie hinterlegt.

Ich wnsche Ihnen einen informations-intensiven CeBIT-Aufenthalt

Birgit Reber Chefredaktion DOK.magazin Herausgeberin

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live

Special: Social Business36 | SchlsselfaktorEnterpriseSearch

FranzKgl,IntraFindSoftwareAG

40 | Interview|AlleseineFragederFrage!HarisHusain,ThomsonReuters

SharePoint44 | WithaLittleHelpfromMyFriends

IanBamber,BottomlineTechnologies

47 | Gut,besserAutomatisierunginSharePointMichaelDenzler,AvePointDeutschlandGmbH

52 | PerfektesTuning!PaulSmeets,CadacGroupALMSolutionsBV

Praxis57 | IntegrativesDokumentenmanagement

SebastianWenzky,it-novumGmbH

60 | DOK.ExpertenrundeInterview|ZUGFeRDamStartJrgenBiffar,DocuWareGmbHStefanEngel-Flechsig,RechtsanwaltAndreasPelekies,GS1GermanyGmbHDr.BerndWild,intarsysconsultingGmbH

64 | XML-FirstfrdieTechnischeDokumentationMarcusBollenbach,AdobeSystemsGmbH

68 | Historydigitalisiert.JrgenNeitzel,ZeutschelGmbH

Inhaltsverzeichnis

3 | Editorial

4 | Inhalt

4 | 5

Inhalt

Thema6 | OpenInnovationneueWegefrneueIdeen

KerstinWiktor,PumacyTechnologiesAG

14 | ClusteralsDrehscheibefrdasInnovationsmanagementGinoBrunetti,Software-Cluster

Cloud Computing18 | MitSmartInformationManagementzurWissensbrse

MartinaTomaschowski,EmpolisInformationManage-mentGmbH

Mobile Business22 | MobileBankingwirmachenunseinBild

ThomasS.Senger,Kofax

Special: Social Business26 | MittelstandsetztaufOffenheitundTransparenz

gegenberKundenMartinaFiddrich,IBMDeutschlandGmbH

30 | SocialSoftwarekannmaninstallierenSocialBusinessnichtAlexanderKluge,Kluge&PartnerConsultingGmbH

Trend70 | Print&DocumentManagement(v)erkanntePotenziale

MatthiasKraus,IDCCentralEuropeGmbH

Security Datensicherheit75 | SicherheitslckeMultifunktionsgert

EnnoLckel,NSiEuropeGmbH

Kommentar78 | WegeausderIT-Wegwerfproduktion

JrgenNeitzel

80| Veranstaltungen

81| Inserentenverzeichnis / Vorschau

82 | Impressum

Referenten

Schweizerische Bundesbahnen

FUTUREMANAGE- MENTGROUP AG

NWEBS

Messe Frankfurt GmbH

8. Darmstdter Technologietag

15. Mai 2014Orangerie Darmstadt

Das diesjhrige Programm beschftigt sich mit agilem Projektvorgehen bei der Verwaltung und Planung aller Baustellen der Schweizerischen Bundesbahnen (SBB), einer neuartigen semantischen Community-Lsung, dem FMG FutureNet und einer Rck-schau auf einige Jahre Semantik fr Business-Matching.

Meet the Semantic Enterprise

Special GuestProf. Dr. rer. nat. Dr. h.c. mult.

Wolfgang Wahlster vom Deutschen Forschungszentrum fr Knstliche Intelligenz (DFKI)

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OpenInnovationneueWegefrneueIdeen

IdeenundInnovationentaucheninderheutigenKommunikationmehrmalstglichaufallenKanlenauf,zudemwerdensiebersozialeMedieninWindeseiletransportiertundsindweltweitver-fgbar.FrkleineAlltagsideenistdieseffentlicheVerbreitunginderRegeleinadquatesVorgehen.ImprofessionellenUmfeldjedoch ist es zunchst existenziell fr den Ideengeber, seineGedankeningeschtzterUmgebungzuentwickeln.

Allerdings beinhaltet diese Entwicklungsphase auch den Aus-tauschmit Experten und an dieser Stelle tauchen erste Fra-gennachdemProcedereauf.Wie lsstes sichorganisieren, ineiner zunehmend schneller und komplexer werdenden Weltwissenschaftlichesundoperatives Expertenwissen zusammen-zufhren?Wiegelingtes,auchwirklich jedenExperten frdiejeweilige Fragestellung einzubeziehen und dabei relevanteMechanismenzumSchutzgeistigenEigentumszubercksichti-gen?WieknnenneuesteErkenntnisseindieEntwicklungeinerIdeeeinflieen,ohnedassdieseinfalscheHndegelangen,aberdennoch Wissen ber Branchen, Hierarchien oder Territorienhinwegausgetauschtwerdenkann?

Innovation=Zu-undAbflussvoninternemwieexternemWissen

Wie sind Innovationen heute also mglich? Bereits vor mehralszehnJahrenprgteHenryChesbroughProfessorderHaasSchoolofBusinessanderUniversityofCalifornia,BerkeleydenBegriffOpenInnovation.SeinerDefinitionnacherklrterdamitdenzweckmigenZu-undAbflussvonWissenzurBeschleu-nigung von Innovationen. Mit inzwischen weltweit verteiltemWissenknnensichUnternehmennichtmehrausschlielichauf

Thema

Kerstin Wiktor, Projektleiterin Innovationsmanagement fr die Be-reiche Open Innovation und KMU-Beratung bei der Pumacy Tech-nologies AG. Das Unternehmen ist fhrender Anbieter fr Wissens-, Prozess- und Innovationsmanage-ment. Pumacy ist in der Luftfahrt- und Automobilindustrie, dem Maschinen- und Anlagenbau sowie den Life Sciences aktiv und ist vom BMWi fr gefrderte Innovationbe-ratung von KMU autorisiert.

www.pumacy.de

ihre eigene Forschung verlassen, sondern sollten ErfindungenodergeistigesEigentumdannvonanderenUnternehmenakqui-rieren,wennesdasGeschftsmodellweiterentwickelt.[1]

SeithernhernsichTheorieundPraxis immerweiteran:OpenInnovationwirdlautTrendindex2013.1des2b.AheadThinkTank[2]vonmehralszweiDrittelnderbefragtenUnternehmenausunterschiedlichen Branchen als sehr relevant fr ihre Brancheeingestuft undgewinntweiter anBedeutung. In zweibis fnfJahrenwirdder Trend seinegrteRelevanz erreichen, sodieAussagen. Besonders in der Automobilindustrie, in den Berei-chenMobilittundLogistik,demGesundheitswesensowiebeiDienstleistungenundFinanzenwirdOpenInnovationkurz-bismittelfristigeinenweiterenBedeutungsschuberhalten.

Wissenschaft und Technik

Markt

neue Produkte und Dienstleistungen

interne Ideen

externe Ideen Technologien

Boomerang-Eekte

LizensierungfremderMarkt

neuer Markt

eigener Markt

Technologie Spin-os

FORSCHUNG ENTWICKLUNG FORSCHUNG ENTWICKLUNG

Bild1:OpenInnovationbedeutetdieEinbeziehunginternerundexter-nerIdeen(nachHenryChesbrough)

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Thema

Aus konomischer Sicht ist es heute nahezu unmglich, alleKompetenzenundExpertenimeigenenUnternehmen,dereige-nenOrganisation,jazumTeilsogarimeigenenLandzufinden.Im Zuge einer globalisierten Welt sind Experten jeglicher ArtheuteinallenBranchenundauchanentlegenenFleckenanzu-treffen.FrschnelleunderfolgreicheInnovationenistessomitfast unausweichlich, externe Ideengeber, Forscher, EntwicklerundFachexpertenindieeigeneForschungs-undEntwicklungs-landschaft zu integrieren. In vielen Chefetagen wchst daherinzwischen die berzeugung, dass externe Ideen als ebensowertvollbetrachtetwerdenmssenwieinterneunddasseineindenEntwicklungsabteilungennochvorherrschendeNot-inven-ted-here-MentalittschnelleInnovationenbremst.

EinZeichendafrsinddiezumTeilnochjungenoderimEntste-henbegriffenenHUBsJointVentureszwischenUnternehmen,auchimWettbewerbstehende,mitdemZiel,gemeinsamanderEntwicklungneuerTechnologienzuarbeiten.Einesdavonistz.B.HubjecteinZusammenschlussvonBMW,Daimler,RWE,EnBW,SiemensundBoschimBereichElektromobilitt.

BesondersinderIndustriemusssichjedochdieErkenntnisnochflchendeckend durchsetzen, dass bei der Entwicklung vonIdeenzurMarktreifeebenso internewieauchexterneFachex-pertenflexibelhinzugezogenwerdenunddassjedeMglichkeitzurVermarktungguterIdeeninBetrachtkommenkann,soferndiese der Beschleunigung der Technologieentwicklung allge-mein dient auch wenn sie nicht zum ursprnglichen Unter-nehmensportfolio passt. Open Innovation im vollen UmfangbedeutetdasZulassenvonOffenheitberdengesamtenInno-vationsprozess hinweg, die Verwertung, den Markt und demzugrundeliegenden bis hin zu neuen Geschftsmodellen ein-geschlossen.DieOIAMarketStudy2013derRWTHAachen [3]besagt,dass sich indenkommendenJahrenderSchwerpunktvonOpen-Innovation-ProjektenvonderIdeensuchesukzessiveinRichtungMarkt-undTechnologiesucheverlagernwird.

NeueInnovationskulturermglichtneueGeschfts-modelle

Wenn es gelingt, durch professionelles Innovationsmanage-

Bild2:Markt-undTechnologiesuchevonUnternehmennimmtzu(Quelle:OIAMarketStudy2013derRWTHAachen)

mentdahinzukommen,dasskeineguteIdee,keineErfindungin irgendeiner Schublade verstaubt, ohne dass der Markt siewirklich und endgltig abgelehnt hat, werden UnternehmenihrrealesInnovationspotenzialhebenknnen.WennIdeenundProdukte, die neue Geschftsmodelle erfordern, konsequentausSichtderVermarktungbetrachtetwerden,wennMarketingundVertriebbereitsineinemfrhenStadiumindieGestaltungpotenzieller Geschftsmodelle einbezogen werden, ergebensich fr Unternehmen weitreichende Mglichkeiten, konjunk-turelle Schwankungen unbeschadet zu meistern und sogargestrkt daraus hervorzugehen. Das allerdings erfordert eineganzheitlichoffeneInnovationskulturaufallenEbenenange-fangenbeimTop-ManagementbishinzumAzubi.

UnternehmenwieIBModer3MsindVorreiterbeiderEinbezie-hungexternerIdeenundderexternenVerwertungvoneigenenIdeen und Entwicklungen. In ihren UnternehmensstrategiensindEinnahmenausderVerwertungvonRechtendesgeistigenEigentums (Intellectual Property, IP) als feste Ergebnisgrenund Bilanzposten seit langem etabliert. IP-Rechte werden zurWare, wenn sie im eigenen Unternehmen keine Verwendungfinden,sichjedochamMarkteinadquaterWertdafrermittelnlsst.SpezialisierteDienstleisterhaltenhierfrbesondereBewer-tungsalgorithmenvorunderleichterndamitdiePrognosedespotenziellenMarktwertesundsomitdieEntscheidungfrodergegeneineexterneVerwertung.DasreduziertKostenfrunge-nutzteIP-RechteundermglichteineRefinanzierungz.B.durchPatent- oder Gebrauchsmusteranmeldung fr diese geschtz-ten Ideen, indie inwieauch immergearteterWeise investiert

wurde.DamitwerdenfinanzielleMittel frei, diedasUnterneh-men in die Entwicklung anderer, zur UnternehmensstrategiepassendereProdukteundDienstleistungenflieenlassenkann.Ungenutzte, brachliegende Ideen werden so zum Erlsfaktor.ImUmkehrschluss ergibt sichdarausdieOffenheit gegenberderstrategischenInklusionfremderIdeenoderIP-RechtedurchZukufe,sofernsiedaseigenePortfoliobereichern.

OffenheitundgeistigesEigentumkeineswegseinschmalerGrat

InZeitenvonSocialMediagibtespraktischkeinenGrundmehr,warumUnternehmenoderForschungseinrichtungenauf ihrenF&E-Ergebnissen sitzenbleibenoder an verschiedenenStellenauf dem Globus Parallelentwicklungen finanziert werden unddringend bentigtes Wissen zurckgehalten wird. Nicht nurUnternehmen der Privatwirtschaft, auch die ffentliche Handhatnichtszuverschenken.HierbestehtdieHerausforderungvoralleminderUmgestaltungvonStrukturenundProzessensowiederEntwicklunginnovationsfreundlicherDenkmuster.

NebenderEntwicklungderentsprechenden InnovationskulturbedarfeseineszweitenwichtigenBestandteils:einerfrOpenInnovationgeeignetendigitalenPlattform.Diesemusssowohldie Beteiligung Externer im Sinne von Social Business zulas-sen,alsauchberentsprechendeBereicheverfgen,zudenennur berechtigte Personen Zugang haben, so dass neben

Bild3:GemeinsamesIdeenmanagementbereinePlattform

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Thema

der allgemeinen IT-Sicherheit die Geheimhaltung im Einzelfallgewhrleistetist.DieneuesteStudiederinternationalenStrate-gieberatungBooz&Company[4]ermittelte,dassbereitsheute8,1 Prozentder F&E-Budgetsder 1000 forschungs-intensivstenUnternehmen in die Digitalisierung des Innovationsprozesses,inneuartigeWerkzeugeflieen.DieseWerkzeugesindsowohlEigenentwicklungenvonUnternehmenalsauchamMarktver-fgbareStandardlsungen.

Optimal ist es, wenn ein Open-Innovation-Werkzeug Funktio-nen beinhaltet, die eine zustzliche Innovationsmanagement-Software nur fr interne Ablufe obsolet macht, weil siebereitsintegriertsindunddiebestenfallsberSchnittstellenzurinternen IT-Landschaft verfgt. Das erhht die Akzeptanz aufallenEbenen.MitarbeiteroderExterneknnenunterBeachtungderSchutzwrdigkeitihreIdeenaufeinePlattformstellen,ihrenBeitragzugestelltenAufgabenleistenunderhaltenunmittelbarbzw. in definierten Zeitabstnden Feedback, sinnvollerweiseuntersttzt durch eine Gamification-Komponente. Wenn derInnovationsmanager alle organisatorischen und inhaltlichenFragen ber die Plattform lsen kann, verschiedene Innovati-onsprozesseabgebildetwerdenunddasManagementsichaufderselbenPlattformeinenschnellenberblickberdieInnova-tionsaktivitten, Flaschenhlse, Entwicklungen und Statistikenverschaffen kann, wird Innovationsmanagement vom Kosten-zumErlsfaktorundeinstrategischesSteuerungsinstrument,andemalleBeteiligtengleichermaenSpahaben.

DerOpen-Innovation-AnsatzverbindetalleMarkt-teilnehmer

Sprichtman vonOpen Innovation, so bezieht sich der BegriffaufallegesellschaftlichenBereiche,dennInnovationistsowohlimmikro-alsauchmakrokonomischenSinnevonBedeutung.DerZauberbestehtinderVerbindunginnovativerkosystemezueiner InnovationCommunity,wiezumBeispielder InductOpen-Innovation-CommunityTM.

ZurffnungverschiedenerInnovationskanlegehrtauch,dassz.B.dasPotenzialdesffentlichenBereichsdurcheinenachfra-geseitige Innovationspolitik aktiv fr die Erprobung und denEinsatz innovativer Produkte und Lsungen genutzt und dieffentlicheHandsozumKatalysatorfrInnovationenentwickeltwird. Sie trgt auf dieseWeise ebenfalls zur Umsetzung einerinnovationsorientiertenForschungs-undInnovationspolitikbei und kann einemMarktversagen von innovativen Lsungen,die beispielsweise in Forschungsprojekten entwickelt werden,rechtzeitigvorbeugenbzw.korrigierendindieEntwicklungein-greifen. Hierfr sind neben geeignetenManahmen und Pro-grammen auch Vernderungen in den gngigen Vergabepro-zessenerforderlich.

Neue Instrumente einer innovationsorientierten Beschaffung,wie siemitdervorkommerziellenBeschaffung (Precommercial

Bild4:EineOpen-Innovation-PlattformermglichteinemoderneInnovationskultur

Procurement,PCP)undderBeschaffungvonInnovationen(Pub-licProcurementofInnovation)bereitsheutevonderEUundvomBund eingeschlagen werden, zeigen neue Perspektiven undChancenauf.DieseWegeorientierensichu.a.aninternationalenErfahrungenausdenUSAundChina.BesondersindenUSAliegtdasBeschaffungsvolumen innovativerGterweit berdem inDeutschland.AuchChinamachtessichzurAufgabe,dieffent-licheBeschaffungzumInstrumentzurVerbreitunginlndischerInnovationeneinzusetzen[5].NachAngabendesBMWi[6]liegtdasBeschaffungsvolumenderffentlichenHandinDeutschlandSchtzungenzufolgebeietwa300MilliardenEuroimJahr.DasPotenzial, durch vernderte Rahmenbedingungen innovativeProdukte in denMarkt einzuleiten, ist enorm. Jeder kann sichausrechnen,wasesbedeutet,nureinProzentderBeschaffungs-kostendurchdenEinsatz innovativerProdukteundDienstleis-tungen und durch Bndelung von Beschaffungsprozessen zusparen!Ganz abgesehen von denwirtschaftlichenAuswirkun-gen z.B. auf die Arbeitsmarktsituation, die der Einsatz eigenerinnovativer Lsungen bewirkt. Erste Manahmen zur Umset-zungwurdendurchdenBundbereitseingeleitet.

So wurde 2013 das Kompetenzzentrum innovative Beschaf-fung(www.koinno-bmwi.de)eingerichtetundmitderAufgabebetraut, Beschaffungsstellen beim Erwerb von neuen Produk-ten,DienstleistungenundSystemlsungenzuberaten.Dastrgtdazubei,ffentlicheBeschaffungsstellen imVernderungspro-zesszuuntersttzen.DieBereitstellungeinerentsprechen-

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denOpen-Innovation-Plattform,wie sie oben beschrieben ist,knntehierfrdiedigitaleUntersttzungliefern.

Nicht nur die ffentliche Hand profitiert von einer modernenInnovationskultur solcheVernderungenwirkengleicherma-enpositiv auf die gesamteWirtschaft.Unternehmenwerdenzu eigenen Beitrgen motiviert, da sich mit den zustzlichenVermarktungskanlen vllig neue Verwertungschancen erge-ben. Hier sind es vor allem die hochinnovativen kleinen undmittelstndischenUnternehmen,denenderZugangzumMarkterleichtertwirdunddiesoihrinnovativesPotenzialbesseraus-schpfenknnen.

Ebenfalls kann es schneller gelingen, ForschungsergebnisseausdemakademischenUmfeldindiePraxiszuberfhren,daWissenschaftler in die entsprechenden MarktberlegungeneinbezogenwerdenundihreErgebnisseeinergrerenauchinternationalenNutzergemeinschaftangebotenwerden.EineweiterespannendeOption istdie,VentureCapital frEntwick-lungenanzulocken,da InvestorendemInnovationsprozess fol-genund rechtzeitig ihre Entscheidungen fr finanzielleUnter-sttzungtreffenknnen.

Fazit

berblicktmandie aktuellenEntwicklungenund zieht zudemdieErgebnissederangefhrtenStudienzuRate,gehtdieReise

fr Unternehmen eindeutig in Richtung Open Innovation.EinBeispielwieeinmutigesundhochinnovativesBerlinerKMUausderMedizintechnikbrancheersteSchritteunternimmt,umseinenInnovationsprozessneuzustrukturierenunddabeidurchEinsatzderOpen-Innovation-SoftwarederFirmaInductA.S.dieffnungimSinnevonOpenInnovationzulsst,stellenwirgernineinerdernchstenAusgabenvor. n

Quellenverweise[1]ImOriginal:OpenInnovation:theuseofpurposiveinflowsandoutflowsofknowledgetoaccelerateinnovation.Withknowledgenowwidelydistributed,companiescannotrelyentirelyontheirownresearch,butshouldacquireinventionsorintellectualpropertyfromothercompanieswhenitadvancesthebusinessmodel.(Quelle:http://openinnovation.berkeley.edu)

[2]Trendindex2013.1des2b.AheadThinkTank(http://www.2bahead.com/uploads/media/Summary_Trendindex_2013_01.pdf)

[3]OIAMarketStudy2013derRWTHAachen(http://mass-customiza-tion.de/oi-market-study-2013)

[4]StrategieberatungBooz&Company,GlobalInnovation1000(vgl.http://www.booz.com/media/file/BoozCo_2013-Global-Innovation-1000-Study-Navigating-the-Digital-Future_Media-Report.pdf,S.10)

[5]vgl.EFI-Gutachten2013derBundesregierung,JahresgutachtenzuForschung,InnovationundtechnologischerLeistungsfhigkeitDeutschlands2013

[6]vgl.BMWI,http://www.bmwi.de/DE/Themen/Technologie/Rahmen-bedingungen/innovation-beschaffungswesen.html

Thema

Promotion

GrenzenloseFreiheitbeimDrucken

Mobile Gerte sind in der heutigen Welt allgegenwrtig. Anfnglich fast ausschlielich im privaten Bereich einge-setzt, etablieren sich Smartphone, Tablet und Co. immer mehr in den Bros. Und stellen das Drucken vor besondere Herausforderungen.

WasfreinigeFirmenmittlerweilezumStandardgehrt,musssichinanderenUnternehmenerstnochbeweisen.DankguterSchnittstellen undder Entwicklung vonprofessionellenAppli-kationenlassensichmitTabletsundSmartphonesvieleAufga-benimBrogleichermaenerledigenwiemitdemklassischenComputer.

Dochwie siehtesmitdemDruckenaus?Fast immer stehtamEnde vieler BrottigkeitenderAusdruck vonMemosbis zuRechnungslufenausSAP.GanzgleichwelcheAnwendung,wel-chesSystemoderwelchesGertverwendetwird,dieerzeugtenDatenmssen auf das Papier. Und das zu jeder Zeit und vonjedemOrt,abervorallemhchstsicherundgeschtztvorunbe-fugtemZugriff.ModerneDrucklsungenbercksichtigenzwarmobileGertewieSmartphones,unterschtzenaberdenSicher-heitsaspekt.

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ClusteralsDrehscheibefrdasInnovationsmanagement

Software-Cluster,OpenInnovation,Business-Portal,semantischeNetze,BusinessMatching,Bewertungsmodell

OpenInnovationfindet immergrerenAnklanginder freienWirtschaftundbedeutet,Innovationsprozessenichtausschlie-lich hinter verschlossenen Tren nur mit eigenen Forschernumzusetzen, sondernsich frKooperationenmitanderenkom-plementrenUnternehmenundsogarWettbewerbernzuffnen.Verschiedene Unternehmen arbeiten demnach intensiv zusam-men, um neue, bis dahin externe Ressourcen zu gemeinsam zuerschlieen, interdisziplinreProblemezu lsenoder imeigenenUnternehmennichtverwendbareInnovationsergebnissezuteilen.

Dieses neue Innovationsmanagement stellt Unternehmen vorbetrchtlicheHerausforderungenundzwarnichtnurinBezugaufihreeigeneFirmenkultur.EinezentraleAufgabebestehtvorallemdarin,einenverlsslichenKooperationspartnerzufinden,derdiegleicheInnovationsstrategieverfolgt.

Organisationsform:VernetzunginregionalenClustern

DiesystematischeSuchenachdenrichtigenKooperationspart-nernwirdorganisiertinregionalenClustern,indenensichUnter-nehmenundForschungseinrichtungenauseinemTechnologie-bereichentlangeinerWertschpfungskettevernetzen.AlleininDeutschland existieren mehrere Dutzend bedeutende ClusterverschiedensterTechnologiebereiche.

Ein wichtiger Cluster ist der Software-Cluster im SdwestenDeutschlands, Europas Silicon Valley fr Unternehmenssoft-ware(www.software-cluster.org).InderRegionrundumDarm-stadt, Kaiserslautern,KarlsruheundSaarbckenarbeitenmehr

Gino Brunetti, Cluster-Manager des Software-Clusters. Der Software-Cluster im Sdwesten Deutschlands gilt als Europas Silicon Valley. Rund um die Zentren der Softwareentwicklung Darmstadt, Karlsruhe, Kaiserslau-tern, Saarbrcken und Walldorf arbeiten Universitten, Unterneh-men und Forschungseinrichtungen eng zusammen. Sie entwickeln gemeinsam die Unternehmenssoft-ware der Zukunft. Dafr wurde der Software-Cluster u.a. im Spitzen-clusterwettbewerb der Bundesregie-rung ausgezeichnet.

www.software-cluster.org

HALLE 9

D44

Thema

als100.000Beschftigteinber11.000Software-Unternehmen.Darunter sind die groen deutschenHersteller vonUnterneh-menssoftware,SAPAGundSoftwareAG,sowiezahlreicheinno-vative Mittelstndler und renommierte Forschungseinrichtun-gen.Seit2007wirdderClusterdurcheinegemeinsameStrategieundStrukturverstrktkoordiniert,seit2010isterausgezeichnetimSpitzencluster-WettbewerbderBundesregierung.

Ziele:PartnerfindenLsungenerarbeiten

Wie dienen Cluster nun dazu, Open Innovation-Prozesse zubefrdern? In Clustern kommen Unternehmen zusammen,

Bild1:Software-ClusterVernetzungvonBusiness-Partnern(intelligentviews)

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die in der Regel hochinnovativ sind und von gemeinsamenZielen geleitet werden. Manche Kontakte ergeben sich auto-matisch, bedingt durch die groe rumliche Nhe der Unter-nehmen zueinander. Viele weitere werden durch vom Clus-termanagement aus organisierte Dienstleistungen wie etwaNetzwerk- und Matchmaking-Veranstaltungen befrdert.Darber hinaus entstehen jedoch auch zunehmend eigenesoftwarebasierte Lsungen, die dasWissensmanagement unddieIdentifikationgeeigneterkomplementrerPartnerfrOpenInnovation Management-Lsungen im Cluster untersttzen.BeispielesindetwaderExpertFinderB2BderFirmaCenterprisesolutions (www.c3-networking.de) oder die Lsung clu derthinktoinnovateGmbH(www.clu.de).

Auch im Software-Cluster wurde eine eigenstndige Lsungentwickelt,diedemsoftwareuntersttztenMatchingvonClus-ter-Firmendient, um soOpen Innovation zuuntersttzen.DieLsungbautaufK-Infinityauf,einemProduktderDarmstdterFirma intelligent views gmbh (www.i-views.de), die semanti-schesWissensmanagement ermglicht. Das Produkt wurde ineinemPilotprojektandieBedrfnissedesClusterManagementsangepasst und steht als Software-Cluster-Business-Portal denregistriertenClusterfirmenimNetzzurfreienVerfgung(www.software-cluster.org/mein-cluster).

Vorgehen:RelationenbildenbersemantischeNetze

InklassischenFirmendatenbankenknnensichFirmennurmitihren jeweiligen Profilen eintragen und Kompetenzfelder undBranchen auswhlen. Danach wird selektiert. Typischerweisesind diese Angebote statisch und bieten keine auswertbarenVernetzungen an, da die blichen DatenbankeintragungeninderRegelnurdaseinfacheSuchenundFilternvonanderenUnternehmenuntersttzen.AufdieseWeisebleibenaberbei-

spielsweiseAbhngigkeitenoderBerhrungenvonKompetenz-feldern meist unbercksichtigt, da diese untereinander nichtvernetztsind.GleichesgiltfrAnforderungen,diebranchenun-abhngig zu betrachten sind. So bleiben viele Potenziale, z.B.im Bereich eines innovativen Business Matching oder Koope-rationsmglichkeiten ber thematische bereinstimmungen,ungenutzt.

Im Software-Cluster-Business-Portal wird diesem Problemmit der Einfhrung eines semantischen Netzes begegnet. EinsemantischesNetzbestehtausKnoten,dieKonzeptereprsen-tierenundKantenalsVerbindungen,dieBeziehungen(Relatio-nen)zwischendenKnotenherstellen.SoknnenvonUnterneh-men aus Relationen zu vielen verschiedenen Feldern gebildetwerden,aberauchdieeinzelnenFelderknnenmiteinanderinBeziehungstehen.DasZiel desBusiness-Portals ist es, allen registriertenNutzerndie Vernetzung der Unternehmen ber deren Themen, Ange-botsportfolios,BranchenihrerKundenundbereitsvorhandeneKooperationen undMitgliedschaften zu ermglichen, umbei-spielsweise Projektpartner (sowohl fr Business Developmentals auch R&D) zu finden oder Bietergemeinschaften bei Aus-schreibungenzubilden.

Ergebnis:BusinessMatchingmittelsSuch-algorithmen

AlsGrundlagefrdieEntwicklungundUmsetzungdessemanti-schenMehrwertdiensteswurdeeinBewertungsmodellevaluiertundrealisiert.DiesesBewertungsmodellstelltsicher,dassesfralle Beteiligtenden sinnvollsten semantischenDienst prototy-pischumsetzenkann.DieRecherche-undEvaluationsphasezudemBewertungsmodellwurdeinsbesondereinKooperationmitden Indikatoren-undEvaluationsexpertendesFraunhofer IESEdurchgefhrt.

Thema

DieSuchalgorithmenwurdensoentwickelt,dasssiealsseman-tischerDienstNutzerndesBusiness-Portalsberdiedortvorge-haltenenThemenUnternehmenvorschlagen,und soeinBusi-ness-Matchingmglichmachen.GrundlagehierfrwarenzweirelevanteParameter:

n GranularittundVernderungderThemenvernetzungsowie

n die technischeMglichkeit der Kombination verschiedenersemantischerSuchen

Der Vorteil der semantischen Reprsentation im Vergleich zudenbisherigenAnstzenliegtdarin,dasseinKontextdargestelltund verschiedene Sichtweisen auf Daten untersttzt werden.Fehlinterpretationen durch unterschiedliche Erfahrungs- bzw.Informationshintergrnde korrespondierender Akteure wer-denverringert.DarausresultierteingemeinsamesVerstndnis.FernertragensemantischeModelledazubei,nebenexplizitemWissenauchimplizitesWissenabzubilden.DurchSchlussfolge-rungen abgeleitetes Wissen (Information-Push) bildet einezustzlicheWissensressource imOpen Innovation-Prozess, diekeinebisherigeCluster-Management-Lsungleistet.

Fazit

Das Business-Portal des Software-Clusters ist damit selber eininnovativerDienst,deraufeinemsemantischenSystemaufbautundbislangsoinkeinemanderenClusterexistiert. n

Bild2:NetworkingimBusiness-Portal

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Die richtige Information zur richtigen Zeit zur richtigen PersonaufverschiedenstenZielplattformenvordieserklassischenHer-ausforderungdesContent-undKnowledgeManagementstehenheutesehrvieleUnternehmen.DochinsbesondereinBranchen,indenensichdie relevanten Informationensehr schnellndernund in denen absolute Genauigkeit und Qualitt unabdingbarsind, ist die effiziente und zuverlssige Steuerung von InhaltenentscheidendfrdenMarkterfolg.

So sehen sich groe Prfungsgesellschaften und Netzwerkemittlerer Wirtschaftsprfungsgesellschaften einer gewaltigenMenge an relevanten Inhalten gegenber, die sehr komplexsind,sichstndigndernundoftmalsnureinebegrenzteGl-tigkeit besitzen Gesetze, Regularien, Gerichtsurteile, Inter-pretationen, Kommentare, Tabellen, unternehmensspezifischeCompliance-Regelungenusw.Verschrfendkommthinzu,dassmittelstndische Unternehmen immer hufiger internationalttig sind und selbstverstndlich von ihrem Prfer erwarten,auchbeiAuslandsbezugumfassend in jederBestimmungnor-mensichergeprftzuwerden.Gleichzeitig istderWettbewerbunterdenPrfungsgesellschaftensehrhartunddiePreisebefin-den sich imSinkflug.KeinWunder also,dass indiesemSektorimmermehraufeffizientesContent-undKnowledgeManage-ment gesetzt wird, um dieser Zwickmhle aus wachsendenAnforderungenundgleichzeitigschmelzendenMargenentge-genzutreten.

VerwaltungundBereitstellungvonprfungsrelevan-tenInhalten

Vor diesemHintergrundhat Empolis spezifisch fr denBedarfgroer Prfungsgesellschaften eine Lsung zur geregelten

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Martina Tomaschowski, Vice President Marketing & PR bei Empolis. Empolis-Lsungen bef-higen Unternehmen und Organisa-tionen, die exponentiell wachsende Menge strukturierter und unstruk-turierter Daten zu analysieren, zu interpretieren und automatisiert zu verarbeiten. Sie nutzen damit ihr Wissenskapital, um unternehmens-kritische Geschftsprozesse zu optimieren. Entscheider, Mitarbei-ter und Kunden erhalten so stets situations- und aufgabengerecht genau die Information, die fr sie relevant ist.

CloudComputing

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Inhaltsbereitstellung und Publikation auf verschiedene Ziel-plattformen entwickelt, mit der den steigenden qualitativenundquantitativenAnforderungenfrdieErstellung,VerwaltungundBereitstellung vonprfungsrelevanten Inhaltenbegegnetwerdenkann.Zielistes,mitdieserunternehmensweitenLsungweltweitsowohlMitarbeiteralsauchinabgestufterFormKun-denmitqualittsgesichertemWissenzuversorgen.

DasBesondereandieserLsungist,dasssieContent-undKnow-ledgeManagementintelligentmiteinanderkombiniertStich-wortSmartInformationManagement.AllgemeingesprochenwerdenhierbeidieineinemComponentContentManagement

System erstellten und verwalteten Inhalte mit dem in einemKnowledgeManagementSystemhinterlegtenodergeneriertenWissen (beispielsweise ber Produkte, Kunden, deren Profile,Lieferantenuvm.)zuintelligenten,smartenInhaltenkombiniert,um so einen Mehrwert aus Information zu schaffen. InhaltewerdenalsonichtnurmitMetadatenausgezeichnet,sondernzustzlich ineinenwissensbezogenenKontextgestellt.Sobaldsich die Wissensbasis im Laufe der Zeit ndert, kann dies zurFolgehaben,dassbestimmteInhaltepltzlichandersalsinderVergangenheitbewertetwerden.Folglichmssensiedannent-wederaktualisiertodergelschtwerden.DiesleistetdasSystemimSinnevonSmartInformationManagementautomatisch.

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AutorisierterContenttagesaktuellundsprach-unabhngig

DieLsungistinderLage,smtlichenZielgruppen(Wirtschafts-prfer, Steuerberater, Rechtsanwlte und Mitarbeiter im Pr-fungsprozess)jederzeitundsprachunabhngig,autorisierteundtagesaktuelleInformationeninhchsterQualittbereitzustellenund dabei Zugriffsrechte und Sicherheitsrichtlinien korrekt zubercksichtigen.ZudemwirddiezeitlicheGltigkeitvonGeset-zenundRegelnautomatisiertumgesetzt.AufdieseWeiseerhal-tenbeispielsweiseVorschriften,dieeinerzeitlichenBegrenzungunterliegen,nachderentsprechendenFristdenStatus Abge-laufenundwerdenausdemInformationspoolentfernt.

Technisch realisiertwird dies ber den sogenannten ContentBroker. Dieser bernimmt die Inhalte aus den verschiedenenQuellen(wieSEC,IFRS,AICPA,GASBusw.),automatisiertUpdatesund erledigt die dynamische Publizierung und Verteilung vonrelevantenInhalten.NatrlichwerdenhierbeiauchdievondenRedakteurenfreigegebenenInformationenausinternenQuellendynamischbercksichtigtundautomatischindieentsprechen-den Dokumente eingefgt. Bezglich der Dokumentart kannessichnebenTextenauchumBilder,PDFsoderandereDatei-formate handeln. Auch Versionierungen werden automatischbeachtet.ImFalleeinerirrtmlichenFreigabekannderentspre-chende Inhalt auchwieder zurckgerufenwerdenund stehtdemInformationspoolanschlieendnichtmehrzurVerfgung.

PublikationssystemKomfortdurchformularbasier-tenEditor

DasSystemistsoausgelegt,dassdasPublikationssystemunddasRedaktionssystemvoneinanderentkoppeltsind.Soistgewhr-leistet,dassdasPublikationssystemauchdannnochzurVerf-gungsteht,wenndasRedaktionssystemeinmalbeispielsweisedurchdasAufspieleneinesUpgradesgewartetwird. EbensoistdieZugriffskontrolleentkoppelt,d.h.dasPublikationssystem

greiftberdieContent-Broker-APIundeineverschlsselteundauthentifizierteVerbindungdirektaufdenverffentlichtenCon-tentzu.

Externe Redakteure knnen sich direkt in das System einlog-genundihreInhalteeffizienteinbinden.Hierzuwurdeeinfor-mularbasierterEditorentwickelt,mitdemdieFachredakteuresehrintuitivarbeitenknnen.DerNutzermerktdabeigarnicht,dasserunmittelbarXML-Inhaltebearbeitet,daderEditorseineInhalte im Hintergrund bersetzt. All dies trgt dazu bei, denRedaktionsaufwandsogeringwiemglichzuhalten.

DerContentBrokerverwaltetpermanentundhochperformantDaten-Updates.DieunterschiedlichenPublikationssystemekn-nensojederzeiteineAnfragestellenwielieferemirallefrmichrelevantenDokumenteseitgesternunderhaltendieentspre-chendenDokumente,beidenenmanjederzeitsicherseinkann,dassdieInhaltekorrektundgltigsind.DabeiwurdeeinHaupt-augenmerkaufdieflexibleAusgabeder jeweiligenInformatio-nen gelegt. Unterschiedlichste Zielformate wie beispielsweiseIntranet,WeboderSmartphonewurdenbercksichtigt,umdenPrfernwirklich jederzeitund in jeder SituationdasbentigteWissenvermittelnzuknnen.DadieLsungCloud-basiert ist,reicht also einWebbrowser und eine Internetverbindung, umjederzeitundunkompliziertZugriffaufdiebentigtenInhaltezubekommen.DieInhalteknnendarberhinausauchininternePortale beispielsweise auf Basis von SharePoint publiziertwerden.

Fazit

FrWirtschaftsprfungsgesellschaftenamortisiert sichdieEin-fhrungeinersolchenLsunginwenigerals18Monaten.DiemitPrfungshandlungenbetrautenMitarbeiterknnensoqualitativhochwertigeArbeitinkrzererZeiterbringen.Gleichzeitigredu-ziertdasSystemsprbardieKosten frRechercheundRedak-tion. n

CloudComputing

Promotion

DasSystemmachtdeutlich,wennbeispielsweiseHR-Dokumentefalsch abgelegt wurden. Erbt die IT-Abteilung eine gewach-sene SharePoint-Struktur, schafft dg classification Transparenzber die Inhalte. Im Zusammenspiel mit der Archivierungsl-sung von dataglobal knnen beispielsweise GDPdU-relevanteDokumenteautomatisiertrevisionssicherarchiviertwerden.

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SharePoint gewinnt kontinuierlich an Bedeutung und nimmt bereits in vielen Unternehmen die Rolle eines zen-tralen Informationsspeichers ein. In der Praxis zeigen sich jedoch noch erhebliche Lcken in Bezug auf Effizienz, Sicherheit und Compliance.

SharePoint-Server wachsen sowohl in Bezug auf Struktur undVolumen im Tagesgeschft oftmals wenig strukturiert undkontrolliert. Da SharePoint-Sites oftmals erst spt unter dieKontrollederzentralen ITkommen,bleibenAnforderungenanZugriffsschutz und IT-Sicherheit oftmals unbercksichtigt. DaimmermehrInformationenimSharePointlanden,mssenauchCompliance-AnforderungenwiebeispielweisedieArchivierungerflltwerden.

DiehoheIntransparenzinvielengroenSharePoint-Umgebun-genbehindertdieseBemhungenjedocherheblich.SowirdausdenSharePoint-ServernschnelleinSecurity-,Compliance-undKostenrisiko.

Abhilfe verspricht hier die automatische Klassifizierung derSharePoint-InhalteinBezugaufihregeschftlicheRelevanzundSensibilitt.DieseautomatischeKlassifizierungmussdabeinichtnurdieMetadatenderDokumentebercksichtigenoderMusterwie Schlsselwrter oder Nummernfolgen erkennen knnen.BesondereVorteilebieten lernfhigeVerfahren,beidenenderKlassifizierermitBeispielentrainiertwerdenkann.

DieKlassifizierungbeantworteterstmalsFragenwie: Woliegteigentlichwas? WerdendieAblagestrukturenrichtiggenutzt? WoliegensensibleInformationen,woarchivierungs-

pflichtigeDokumente? GehrendieDateieninsSharePointoderwrensieim

File-Systemnichtbesseraufgehoben?DieautomatischeKlassifizierungschafftdieseTransparenzundAnalysemglichkeitenvonderGesamtheitallerSharePoint-ServerbisaufdaseinzelneSharePoint-Dokumenthinunter.

DiesesMehranTransparenzistderSchlsselzumehrEffizienz,SicherheitundCompliance.SoknnenmitdgclassificationvondataglobalsehreinfachAnalysenerfolgen,wosensible InhalteaufdemSharePoint-Serverliegen.

AutomatischeKlassifizierungvonSharePoint-DokumentendecktSicherheits-undCompliance-Lckenauf

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MobileAppsbietenmittlerweilenichtnurInformationenbereinUnternehmenanoftdienensieauchalsKommunikationswegzur Durchfhrung umfassender geschftlicher Transaktionen.DochwirddieGeduldderAnwendernichtseltenaufeineharteProbegestellt: Naturgem ist die Eingabe vonumfangreichenDatenineinFormularaufeinerkleinenSmartphone-oderTablet-Oberflche langwierigundumstndlich.UmdieseAktionen zuvereinfachenundsowohlschnellalsauchsicherabzuschlieen,werdenmehrundmehrautomatisierteErfassungsprozessemit-hilfe einer mobilen Bilderfassung eingesetzt. Die Menge dermanuellindieAppeinzugebendenDatenwirdaufdieseWeiseerheblich reduziert, Ausnahmen und Benutzerfehler knnenleichtereliminiertundbehobenwerden,waskostspieligemanu-elleRevisionenundValidierungenreduziert.

DirekteEinbindungmobilerGerteindieDaten-erfassung

Organisationen,dieeineeinheitlichePlattform fr ihremobileErfassungnutzen, knnenproblemlosunternehmensweit eineVielzahl von Lsungen bereitstellen im Bankenbereich bei-spielsweise fr Zahlungsvorgnge, Ferneinreichungen vonSchecks, Gewhrung von Hypothekendarlehen oder Kontoer-ffnung. Unternehmen knnen auf Basis dieser Anwendungs-fllesogareigeneneueAngeboteentwickeln(z.B.frUmschul-dungen im Kreditkartengeschft) wie die folgenden kurzenBeispielezeigen:

n AnerkennungmobilbermittelterAusweisdatenHandybenutzerknnenihrenFhrerscheinfotografierenunddieDatenwerdenautomatischineinemobileAppber-nommen.EsspieltkeineRolle,obdieInformationenletzten

MobileBankingwirmachenunseinBild.

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Thomas S. Senger, Senior Vice President, EMEA Software & So-lutions bei Kofax. Kofax Limited (NASDAQ und LSE: KFX) ist ein fhrender Anbieter von Smart Pro-cess Applications fr die kritische First MileTM, um die Kommuni-kation der Unternehmen mit ihren Kunden zu optimieren. Kofax-Lsungen schaffen eine grundle-gende Verbindung zwischen den Systems of Engagement, in denen informationsintensive Kundenkom-munikation in Echtzeit stattfindet, und den Systems of Record in der Regel groe und eher unflexible Unternehmensanwendungen und Repositorys, die sich nur schwer an neue Technologien anpassen lassen.

MobileBusiness

EndesderErffnungeinesKontos,einemautomatischenServiceangebotodereinerSchadensmeldungdienen,mitderErfassungderAusweisdatenentflltdieNotwendigkeitlstigermanuellerEingabenamMobilgert.DieAppkannnichtnurdieKlardatenaufeinemAusweisauslesen,sonderngegebenenfallsauchBarcodeserfassen,womiteinhchstesMaanGenauigkeiterreichtwird.

n ErfassungundEinreichungvonSchecksmitdemMobilgertEineschnelleAufnahmeundeinigeKlicksgengen,ummitderLsungzurFerneinreichungvonSchecksautomatischdieScheckdatenzuextrahieren(persnlich,geschftlich,Rckvergtungoderbehrdlichausgestellt)unddemKontodenBetragautomatischgutzuschreibenallesperHandy.

n MobileZahlungMiteinerZahlungslsungknnenneueZahlungsempfngeraufgenommenodereineRechnungbezahltwerdenhierzumussdiebetreffendeRechnungmitdemMobilgerterfasstwerden.AucheineunkomplizierteNeuaufnahmevonKun-denkannberallmitdemMobilgerterfolgen.

Gemeinsam ist allen den hier angesprochenen MglichkeitenfrerweiterbareLsungen,dasssiejeweilsdaraufbasieren,dassfrdieErfassungdernotwendigenDatendiemobilenEndgertederBenutzereingesetztwerden.

ExtrahierungderDatenausdenerfasstenBildern

Ob es sich bei der App um eine Erweiterung von Kernerfas-sungsprozessenwiez.B.Kontoerffnungen,Scheckeinreichun-gen,BezahlungvonRechnungen,Hypothekenverarbeitung,

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Kreditkarten-Umschuldungen, Schadensmeldungen, Beleg-management-Ansprche oder um eine spezielle App fr denKundenservicehandelt,beiderergnzendeDokumenteben-tigt werden, um eine Transaktion auszulsen, abzuschlieenoderzuuntersttzenwichtig ist,dassdasBild inderTatallerelevantenDatenenthlt,diezurUntersttzungderTransaktionbentigtwerden.DahermussesnichtnurfrdieVerarbeitungoptimiert,sondernauchordentlichausgerichtet,zugeschnittenund verbessert werden. Darber hinausmuss das Format derextrahiertenDatenfrdenTransferperHandygeeignetsein.

Die dazu erforderliche Bildoptimierung wird dabei direkt beiderErfassungdesDokumentsaufdemSmartphoneoderTabletausgefhrt. Durch die Ausfhrung der Bildoptimierung direktaufdemGertistnichtnurgewhrleistet,dassdasBildlesbarist,FormatundAusrichtungkorrektsindundesinseinerGesamtheiterfasstwurde,sondernsiesorgtauchfreinkleineresDatenvo-lumen.Nochwichtigerist,dassdasBildvonhchsterQualittistundsofortweiterverarbeitetwerdenkann.DieerstklassigeBild-verarbeitung sorgt so fr eine hohe Bilderkennungsrate (OCR,ICR,OMR,Barcode),wasdieVerarbeitungbeschleunigt.

Sicherheitsmerkmal:Rckwrtsabgleichderextra-hiertenDaten

Durch einen erweiterten Datenabgleich werden die Mobilge-rtezuleistungsfhigenBildgebungsplattformen.DiesesFunk-tionsmerkmalbestimmtdieGltigkeitkritischerDaten,dieausDokumenten extrahiert wurden. Der Abgleich erfolgt dabeianhand eines Rckwrtsabgleichs der extrahierten Daten miteinerbereitsvorhandenenDatenbank,beidemfehlerhafteoderzweifelhafte Daten korrigiert werden. Diese Technologie wird

momentanbeidermobilenErfassungeingesetztundistfrdenEndbenutzerunsichtbar.DiePrfungselbsterfolgt inwenigenSekundenundlieferteinsehrhohesMaanGenauigkeit.

Die Verwendung von Datenbestnden Dritter fr eine Daten-bereinigung oder um Informationen zu validieren und zukorrigierenisteinwichtigerBestandteildermobilenErfassung.SokannzumBeispielfrdieErweiterungdermobilenErfassungeineDatenbankderPostherangezogenwerden,umAdressen,dievonFhrerscheinenerfasstwurden,zukorrigierenoderdieDatenbankeinesRechnungsstellersfrdieKorrekturvonDaten,die von einer Konsumentenrechnung erfasst wurden. DiesererweiterteDatenabgleich stellt sicher, dass die aus denDoku-mentenextrahiertenDatengenausind.ErentlastetdenBenut-zer,dersonstDatenkorrigierenodermanuelleingebenmsste.

FazitundAusblick

MiteinermobilenErfassungsanwendung,kombiniertmiteinerPlattform wie beispielsweise Kofax Mobile Capture, knnenUnternehmen schnell leistungsfhige, interaktive Merkmaledes Prozessmanagements in ihre mobilen Apps integrieren.Diebewhrte,offenePlattformuntersttztpraktischjedeErfas-sungsanwendungundhochentwickelteAnalysenverbesserndie Benutzererfahrungdurch volle Transparenz. So lassen sichinformationsintensive Interaktionen straffen. Patentierte Infor-mationserfassungeinschlielichOptionenzurBildbearbeitung,dieautomatischaufdemGertausgefhrtwird,extrahiertundvalidiertInformationenfrdieFolgeverarbeitungausFotosundVideos, die mit dem Smartphone oder Tablet aufgenommenwurden. n

MobileBusiness

Promotion

sichtlichen E-Mail Client) ist Bestandteil der integrierten Post-korblsung. Damit wird das Verteilen, Priorisieren und Zuwei-senandieMitarbeitersowiedieLastverteilung,dasintelligenteAntwortverfahren,dieEinhaltungderServiceLevelu.v.a.m.sehreffizientundmitarbeiterfreundlichorganisiert.

Kodak Info Insight ist aber nicht nur fr die Bearbeitung vonE-Mails geeignet.Die Software-Plattformermglicht esUnter-nehmenpraktisch jede Formvon Informationen sei es Post-eingang, SMS oder Beitrge in Social Media Netzwerken zuerkennenundrichtigzuordnen.Sieliest,verstehtundverwalteteingehende und vorhandene Daten und schafft so auch eineInformations-undWissenssammlungimUnternehmen.Dadurchlassen sichGeschfts-undEntscheidungsprozessebeschleuni-gen,wasnichtnurmageblichzueinerSenkungderKostenbei-trgt,sondernauchfrzufriedeneKundensorgt.

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Die E-Mail Flut wird in Zukunft noch steigen und damit auch der Druck auf umgehende Reaktion. Da viele der E-Mails keinen Mehrwert erzeugen, sondern meist Routineanfra-gen wie Adressnderungen, Statusnachfragen oder Ummel-dungen sind, ist eine Beantwortung durch qualifizierte Mitarbeiter schlichtweg zu kostenintensiv. UnternehmenbentigenLsungen,mitdenensiediesenProzessautomatisie-renknnen.KodakInfoInsightisteineSoftware-Suite,diedieseAufgabenbernimmt.

BeiE-MailshandeltessichmeistumunstrukturierteDatenundenthalten teilweise sogarmehrereThemen.Hufigknnen sienurunterKenntnisderAnhngeinterpretiertwerden,vorallemderAnteilanVideosundBildernnimmtrasantzuz.B.beiScha-densmeldungen.DarberhinauserwartetderKundeeinesofor-tigeReaktionaufseineE-Mails.WenndieBearbeitungszeiteinerAnfragedemKundenalszulangeerscheint,stellterdiegleicheAnfragenocheinmalberdengleichenoderauchbereinenanderenKanal.DasstelltUnternehmenvorechteHerausforde-rungen.

AbhilfeschaffenhiereffizienteLsungenwieKodakInfoInsight.DieSoftwareliestundverstehteingehendeDatenundkannsodie geeigneten Prozesse anstoen. Je nach Inhalt kann soforteine automatische Antwort generiert werden oder die E-Mailwird zum entsprechenden Mitarbeiter weitergeleitet. So wirdeineVielzahl vonAnfrageneinfach fallabschlieendohnekos-tenintensiveService-MitarbeitererledigtundzwarinsehrvielkrzererZeit.

Es ist lngst unbestritten, das selbstlernende Verfahren mitknstlicher Intelligenz den klassischen, regelbasierten Anst-zenfrdieAnalysevonFreitextendeutlichberlegensind.DasSelfServiceModulvonInfoInsightbeispielsweisehilftAnfra-genberdieUnternehmens-FAQ-Webseiten intuitivund intel-ligentzubeantworten,mglichstfallabschlieendbeimerstenMal.DabeilerntdasSystemkontinuierlichvondenFragenundAntworten der Kunden oder Interessenten und optimiert sichdabeiselbstimmerweiter.HufigwerdendieseVerfahrendurchWissensdatenbanken (Knowledge Base) untersttzt, die dasnotwendige Wissen zur Verfgung stellen und kontinuierlichweiterselbstndigaufbauen.

KodakInfoInsightistJavabasiert,alsonahezuberalleinsetzbarundskalierbar.DereinheitlicheNachbearbeitungsclientkannandiejeweiligeAufgabeoptischangepasstwerden.MitdemWork-flowdesigner knnen die Projekte auf einfache Art undWeiseaufgesetztwerden,eigeneKundenmoduleoderProzesseleichtintegriertwerden.EineCockpit-Oberflche(hnlicheinember-

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Wenn es um Entscheidungen geht, dann werden sie auch imMittelstandimmerhufigervondenFachabteilungengetroffen.AusdiesemGrundhatIBMerstmalsfrihreweltweiteCxO-StudieTheCustomer-activatedEnterprise Insights fromtheMidmar-ket[1]unterschiedlicheEntscheiderbefragt.DieAbkrzungCxOstehtfrChiefxOfficersalsoCEO(ChiefExecutiveOfficer),CIO(Chief InformationOfficer)oderCMO (ChiefMarketingOfficer).DieErgebnissefrdiemittelstndischenCxOsstammenausderglobalenC-Suite-StudieTheCustomer-activatedEnterprise,frdiedasIBMInstituteforBusinessValuemehrals4.000CxOsaus70Lndernbefragthat.

DieAntwortendermittelstndischenEntscheiderzeigengrund-legendeVernderungen:WhrendGeschftsfhrer bisher ihrenBlickvorallemnachinnenaufdaseigeneUnternehmengerichtethaben, um ihre Prozesse effizienter zugestalten, geht der Blicknunverstrktnachauen.

DigitaleUnternehmensstrategieNachholbedarfbeiUnternehmen

MitmehrOffenheitundTransparenzgegenberKunden,Part-nernundMitarbeitern soll dieWertschpfunggesteigertwer-den. Doch hierfr ist eine integrierte digitale Strategie unab-dingbar. Denn nur so lsst sich das komplette Wissen einesUnternehmenszentralbndelnundauswerten.DiesgiltsowohlfrstrukturiertealsauchunstrukturierteDatenwiesieetwaberSocial-Media-Kanleeinflieen.

DerMittelstand ist jedoch, sodie IBMStudie,nur teilweiseaufdiese Situation vorbereitet: Erst zwei von fnfMittelstndlernverfgenbereineintegriertedigitaleStrategie,mitdersieKun-den, Partner und Mitarbeiter direkt in Entscheidungsprozesseeinbinden knnen. Jedoch mchten dies viele Unternehmen

MittelstandsetztaufOffenheitundTransparenzgegenberKunden

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Martina Fiddrich, Geschfts-bereichsleiterin Mittelstand fr Deutschland, sterreich und die Schweiz bei IBM Deutschland. Vor ber 100 Jahren gegrndet, ist die IBM durch weit ber Technolo-gien hinausgehende Innovationen zu einer der strksten Marken der Welt aufgestiegen. Jhrlich inves-tiert das Unternehmen rund sechs Millarden US-Dollar in Forschung und Entwicklung und gehrt mit einem Umsatz von knapp 100 Milliarden US-Dollar im Jahr 2013 zu den weltweit grten Anbietern im Bereich Informationstechnologie und B2B-Lsungen.

Special:SocialBusiness

HALLE 2

A10

ndern:Bis2017wollenviervonfnfCMOsihreKundeninforma-tionenfrGeschftsentscheidungenauswerten.Zielistes,Kun-den nicht mehr in Zielgruppen unter soziodemographischenMerkmalen einzuteilen, sondern individuell anzusprechen.Gerade unstrukturierte Social-Media-Daten versprechen hiereintieferesVerstndnisfrderenWnscheundAnforderungen.

DemokratisierungsprozessKundenmeinungalsInnovationspotenzial

Der direkteDraht zumKunden, darber sind sich diemeistenUnternehmeneinig,istdigital.SosehenaktuellzweiDritteldermittelstndischenCxOsdieDigitalisierungderSchnittstellezumKundenalsgrteHerausforderungan,uminderAuenansichtprsenterzuwerden.TransparenzberuhtallerdingsaufGegen-seitigkeitundffnetwiederumdemKundendenBlickinsUnter-nehmen.AusdiesemGrundsindneunvonzehnCxOsbereit,dieuneingeschrnkteKontrollefrihrenBereichabzugeben.Rund60ProzentderEntscheiderwollenihreKundendirekteinbinden,umneueGeschftsstrategienzuentwickeln.

UmdieInteraktionmitKundenvoranzutreiben,solldieKonver-genzvonsozialen,mobilenunddigitalenNetzwerkeneffizientergenutztwerden.Diesen Demokratisierungsprozess zwischenUnternehmenundKundensehendieEntscheideralswichtigesInnovationspotenzial frneueProdukteundDienstleistungen.CxOswissen, dass online geuerteMeinungen ein wichtigerTeil des gesellschaftlichen Diskurses sind. Sie legen deshalbbesonderenWert darauf, diesen in ihre DatenauswertungmitBigDataAnalytics einzubinden. Vor allemCMOs laut Studiefast 90 Prozent drngen darauf, zuknftig eine konsistenteStrategie zu entwickeln, die alle sozialen unddigitalen Kanleumfasst.

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AnalysegrundlagenmittelszentralerAbfragevonKennzahlen

WieAnalysenimRahmendesIBMDigitalAnalyticsBenchmarkzeigen,sindimAugenblickvorallembeimwebbasiertenOnline-HandelenormeWachstumsratenzubeobachtennichtseltenliegen die jhrlichen Zuwchse bei 30 Prozent undmehr. AmstrkstennahmendieVerkufebermobileGertewie SmartPhonesoderTabletszu.DasbedeutetfrdieAnbieter,dasssieinnerhalb krzester Zeit immermehr Produkte, mehr KundenundmehrBestellungenmanagenmssen.

Mit Big-Data-Analytics-Lsungen ist es mglich, aus Einkauf,Logistik oder Marketing per Knopfdruck zentrale Kennzahlenabzufragen.SolassensichindividuelleAuswertungenvonKenn-zahlenwieRohertrge,LagerkostenproStckoderUmstzeproArtikel ermitteln. Mit wenigenMausklicks berblicken Verant-wortliche smtliche Bestellungen der vergangenen Jahre undknnen individuelle Dashboard-Sichten konfigurieren, durcheinzelneProduktkategoriennavigieren,Analyseparameteraus-whlenundeinzelneDatenstze auswerten.DurchdetaillierteKundenanalysen erhaltendieMarketing-Verantwortlichen tg-lich Einblicke, welche Produkte bei welchen Kundengruppenbesonders beliebt sind. Marketing-Aktionen wie Newsletteroder Sonderangebote lassen sich dadurch gezielter durchfh-ren.

DienstleisterzeichnenverantwortlichfrITundGeschftsanwendungen

LautCxO-StudiewollenviervonfnfCIOsihreFrontofficesdigi-talisierenundsonheranihreKundenrckenvorallemdurchdieIntegrationvonmobilenEndgertenwieSmartphonesoderTablets. Zuknftig sollen die IT-Leiter weniger Zeit fr ihre IT-SystemeundBetriebsablufeaufwendenundstattdessenmehrZeit in die Verbesserung der individuellen Kundenerfahrunginvestieren. So wie sich die Fachabteilungen immer mehr IT-

Expertiseaneignen,betrachtenCIOsverstrktdenNutzenihrerITfrdenGeschftserfolg.EineEntwicklung,diefralleMitglie-derderFhrungsebenegiltsiewerdenihrgewohntesTerrainverlassenmssen.

Diesbedeutetwiederum,dassgeradeimMittelstanddieITver-strktindieHndevonPartnerngegebenwird.WarenPartnerfrher eher Produktlieferanten, geht esheute zunehmendumLsungenundIT-Dienstleistungen,dieeinenmessbarenMehr-wertbringen.DiePartnerbernehmenimMittelstanddieVer-antwortungfrdieIT,whrendsichdasUnternehmenselbstaufseineKernkompetenzenkonzentriert.Bereits2012bezogjederdritteMittelstndlerweltweitsoeineStudievonAMI-PartnersseineITalsDienstleitungvoneinemManagedServiceProvider(kurzMSP).SiebietensmtlicheDienstleistungen rundumdieITcloudbasiertan,vomBereitstellender IT-Infrastrukturbiszukompletten Geschftsprozessen oder GeschftsanwendungenwieBusinessAnalytics.

BigDataAnalyticsumfassendeInformationenfrunternehmerischeEntscheidungsprozesse

WiedieErgebnissederStudieinderPraxisaussehen,zeigtdasBeispieleinesmittelstndischenUnternehmens,dasIBMbereitsimBig-Data-Umfeldbetreut.DasinHeilbronnansssigeUnter-nehmenbeyerdynamicstelltheuteMikrofone,Kopfhrer,Head-setssowieKonferenzsystemeherundliefertdieseindieganzeWelt. Um Geschftsentscheidungen schneller und gezieltertreffen zu knnen, setzt dasUnternehmenauf die intelligenteDatenauswertungmit einer IBM Business-Intelligence-Lsung.MitdemBig-Data-AnsatzknnenGeschftsfhrung,ControllingoderAreaManagerdigitaleInformationenalsBerichte,Ad-hoc-AnalysenoderSoll-Ist-Vergleicheauswerten.FlexibellassensichParameterzubestimmtenProduktgruppen,Vertriebsregionen,ZeitrumenoderHandelspartnernfestlegen.

Mit der Auswertung groer und heterogener Datenmen-gen sammelt und analysiert beyerdynamic rund um die Uhr

Special:SocialBusiness

wertvollesWissenzuKunden,PartnernundMrkten.SoknnenfrhzeitigWachstumsmrkte,Designtrendsoderzukunftstrch-tige Produkte identifiziert werden. Produktion, Vertrieb undMarketingaktionenlassensichzeitnahaufvernderteAnforde-rungenoder Bedrfnisse abstimmen. Steigendeund sinkendeVerkaufszahlen kann beyerdynamic in Echtzeit erfassen unddirekt indieProduktionsplanung integrierendiesspartnichtnurRessourcenundKosten,sondernverbessertauchunterneh-merischeEntscheidungsprozesse. n

Quellenhinweise[1]https://www14.software.ibm.com/webapp/iwm/web/signup.do?source=csuite-EMEA&S_PKG=ov17602

IBM auf der CeBIT 2014: Build a smarter enterprise

DieErkenntnissederCxO-StudiewerdensichsehrzeitnahaufdieIT-StrategiendesMittelstandesauswirken.WelcheVernderungenundTransformationendamiteinhergehen,zeigtIBMaufderCeBIT2014amMessestandA10inHalle2unterdemMessemottoBuildasmarterenterpriseundbndeltdamitdieIT-TrendsCloud,BigDataAnalytics,MobileundSocial.

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DenWandel zum Enterprise 2.0 fordern Experten seit Jahren.Aus dem Web 2.0 entlehnte Werkzeuge sollen Menschen undTechnologie, Fachkrfte undUnternehmens-Wissen,MitarbeiterundVorgesetze,KundenundLieferantenmiteinanderverbinden.Denn schon seit langem ist auch Unternehmensverantwortli-chenklar,dassdieAnforderungenderheutigenZeitdiealther-gebrachtenStrukturenverndernwerden.Dies lsst sich auchmitZahlenuntermauern:AlswichtigsterexternerEinflussfaktorfrdieEntwicklungihresUnternehmenswirdseitzweiJahrenderFaktorTechnologiegenannt[1].

FrdenGeschftsfhreroderVorstandeinesmittelstndischenUnternehmenssinddieseThemenzwarmedialprsent,aberdieIT-AbteilungkanndiesenAnforderungenkaumetwasEntspre-chendesentgegensetzen.Zusehrsinddie IT-BudgetsnurzumBetriebundErhaltderLeistungausgelegt.ZuwenigSpielraumbestehtfrvisionreThemen.DieITistmeistnichtEnablerundPartnerderFachbereiche.Sie liefert soverlsslichwiemglichdieBasisfunktionalitten.

SocialBusinessfolgteigenenRegeln

Whrend aber beispielsweise Entscheidungen fr oder gegendie Cloud berwiegend innerhalb der IT umgesetzt werdenmssen, so ist das Thema Social Business eine Herausforde-rungfrdasUnternehmenalsGanzes.ZwarhabenallegroenIT-Anbieter sogenannte Social Business Suites im Portfolio:Blog,Wiki,FileSharingundActivityStreamsinklusive.MeistsinddieLsungenvergleichsweise leicht installiertundschnellein-satzfhig.

SocialSoftwarekannmaninstallierenSocialBusinessnicht

Collaboration-Plattform,Unternehmenskommunikation,SocialSoftwareTools

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Alexander Kluge beschftigt sich als Berater seit fast zwanzig Jahren mit den drei groen K: Kommu-nikation, Kooperation und Koordi-nierung von Geschftsprozessen. Er grndete mit Kluge & Partner ei-nen der ersten Lotus Business Part-ner in Deutschland, wurde mehr-fach in der LOTUS und spter IBM Community ausgezeichnet. Heute begleitet Alexander Kluge strategi-sche Projekte an der Schnittstelle zwischen Organisationsentwicklung und IT. Das Enterprise 2.0 ist dabei ein Schwerpunktthema.

Special:SocialBusiness

DieerwartetekulturelleVernderungstelltsichabernichtvonalleine ein. Dies mussten insbesondere diejenigen Unterneh-menschnelllernen,dieimRahmenderAdaptionvonWeb-2.0-Arbeitsprinzipien und -Softwaretools genannt Enterprise 2.0dieerstenGehversuchemachten.DasMitmachwebimUnter-nehmenfolgtoffenbaranderenRegelnalsauerhalbderUnter-nehmensgrenzenmitFacebook&Co.

HerausforderungSocialBusinessinderFinanz-branche

WasalsotreibtheuteeinmittelstndischesUnternehmendazu,ein Social Business-Projekt anzugehen? Auf der Suche nachAntworten lohnt sich ein Blick auf einen konkreten Anwen-dungsfall.DerOstdeutscheSparkassenverbandmitSitzinBerlinvertritt die Interessen von 45Mitgliedssparkassen in vier Bun-deslndern.ZudenAufgabenderrund250Mitarbeitergehrenneben Interessenvertretung und Wirtschaftsprfung auch dieBeratung in betriebswirtschaftlichen und steuerlichen FragensowiedieWeiterbildungimRahmenderhauseigenenAkademie.

DieHerausforderungdernchstenJahre:EinestrkereProfilie-rungalsBeratungshaus,mehrNhezudenSparkassen,strkereVernetzungmitGeschftspartnern,PolitikundGesellschaft.DieErkenntnis:DerVernderungsprozesserfordertIT-UntersttzungmitflexiblenWerkzeugen.Anforderungenwiedie leichte Inte-grationexternerPartnerodergaranyplace,anydevicewarenbishersonichtvorgesehen.MitLotusNotesexistiertezwareinebewhrte, aber indie JahregekommenePlattform frZusam-menarbeit. Gerade fr diejenigen Anwendern, die privat

Bild1:StartseitedesPortals

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Special:SocialBusiness

Facebook,Dropbox,Google,iCloud&Conutzen,gehtallerdingseine Zusammenarbeit ber Notes-Datenbank, Abteilungslauf-werkeundallzuoftviaE-Mailnichtweitgenug.

IntegrationvonSocialSoftwareTools

FrUnternehmen,diewiederOSVaufLotusNotessetzen,liegtesnahe,aufdieSocialSoftwareToolsderIBMzusetzen.MitIBMConnections,aktuell inderVersion4.5,erhltderKundeeinenSetvonAnwendungen,diesichdurcheinegemeinsameOber-flche und Administration auszeichnen: Blogs, Wikis, Lesezei-chen-undDatei-VerwaltungintegrierensichindenAktivitten-Strom. Eine simple aber effektive Aktivitten-Verwaltung alsMini-Projektmanagement ergnzt das Portfolio, ebenso wieMail und Kalender. Die IBM-Connections-Komponenten integ-rierensichmitPlug-ins inLotusNotes.Und InstantMessagingviaSametimeebenso.

BeidieserLsungmussmanallerdingsaucheinigeSchwachstel-lenakzeptieren,dieinderaktuellenVersionnochinBezugaufUsablilityundWartbarkeitexistieren.Aufdieschwierige Integ-rationexternerPartnerhatIBMzwarmittlerweilemitdemange-kndigten Guest User-Konzept reagiert. Anderen NachteilenwiezumBeispielderrudimentrenAdministrationsmglichkeitwurdemitdemEinsatzvonDrittproduktenwiedemConnec-tionsAdministrationToolkitderFirmaTimeToActbegegnet.

SocialistkeinSelbstlufer

So weit, so gut? Nein. Social Software kann man installieren,SocialBusinessnicht.AuchdieseErfahrungmusstederVerbandmachen. Denn einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren in SocialBusinessProjekten istdieEinbindungderverschiedenen Inter-essengruppenimUnternehmen.WelcheInteressenaberhabendieseBereiche?

Die IT-Abteilung hat jahrelang erfolgreich die Standardisie-rung der Soft- und Hardware vorangetrieben und zentraleWerkzeugeundumfangreichemehrstufigeBerechtigungskon-zepte implementiert.KollaborativeToolswieLotusNotesoderSharePointsindzwarimEinsatz,spiegelnaberletztlichnurdieAbteilungsgrenzenwider.AufdieneuenAnforderungenandieIntegrationtemporrerexternerArbeitskrftesowiedieimmerhufigere Einbeziehung externer Partner und Dienstleister istdie IT nicht vorbereitet. Die Folge: SmarteMitarbeiter suchensicheinfache,berall verfgbareLsungen im Internet,bauenihre eigene kleine Schatten-IT und umgehen alle Regeln dersicherenKommunikation.

DiePersonalabteilungbekommtesmitMitarbeiternder soge-nanntenGenerationYzutun,frdiezeit-,orts-undgerteun-abhngige Kommunikation eine Selbstverstndlichkeit sind.Hochqualifizierte Nachwuchskrfte finden sich in traditionel-len, vonHierarchieund starren Informationsflssengeprgten

Bild2:KommunikationberdieSocial-Business-Plattform

Organisationennichtmehr zurecht, siewechselnhufigerdenJob. InderFolgemussdasUnternehmenmithhererFluktua-tion kmpfen, Wissen besser dokumentieren und zugnglichmachen, Kandidaten optimale Arbeitsbedingungen bieten,schnelleEinarbeitung(Onboarding)garantieren.Diesbeinhal-tet auch die Bereitstellung vonmodernenArbeitswerkzeugenfrinterneundexterneKommunikation.

Die Unternehmenskommunikation musste sich in den letztenJahrenmassivmitsozialenMedieninderexternenKommunika-tionauseinandersetzen.DerNachwuchsstelltnunzuRechtdieFrage,warumdiegleichen Instrumentenicht auchdie interneKommunikationundZusammenarbeit verbessern knnen.DieinterneKommunikationstehtdabeivorganzneuenHerausfor-derungen. Wie die Kommunikationsprozesse lenken? Wie mitvertretbaremAufwanddieBotschaftandieMitarbeiterbringen?UndwiemitdenHerausforderungenumgehen,wennwirklichinoffenenWortendieFhrungdesHauseskritisiertwird?

Und nicht zuletztmuss die Unternehmensfhrung zum einenmitdenneuenexternenTreibernumgehen,aberauchmiteinerneuen Dynamik der internen Organisation. Gut abgeschirmtdurch Stab und mittlere Fhrungsebene, drangen bisher Sig-nalewederungefiltertnachobennochdirekteBotschaftenoderauchpersnlicheGedankennachunten.Die neuen Technolo-gienbeseitigendieseFilterundsorgenfrVerwunderungaufdereinenundfrAngstaufderanderenSeite.

Bild3:Social-KomponentenderPlattform

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DochdiePraxis zeigt:DieEinfhrungvonSocial Software lstnicht eines der angesprochenen Probleme. Gerade imMittel-stand sind die Erwartungen hoch und die Beteiligten schnellberfordert.80ProzentderSocialSoftwareProjektewerdenihrZielnichterreichen,orakelndieAnalystenvonGartnerineineraktuellenStudie.Warumistdasso?FrdieITAbteilungsolltedieEinfhrungeinerneuenSoftwarekeinNeulandsein.Aber imGegensatzzurEinfhrungeinerneuenERP-LsunglsstsichhierdieNutzungnichtverordnen.

AktiveAusgestaltungeinerneuenKommunikations-kulturaufallenEbenen

Viele Unternehmen trifft diese Erkenntnis unvorbereitet, denOSVglcklicherweisenicht.DasProjektteamwurdevonAnfangan fachbereichsbergreifend besetzt, IT und Unternehmens-kommunikationarbeitenengzusammen.InnovatorenausallenFachbereichen wurden identifiziert und erarbeiteten gemein-sam konkrete Anwendungsflle fr das neue Unternehmens-netzwerk.EineSocialBusinessWochebrachteAnwenderndieWerkzeugedesWeb2.0nher,ProjektteamsgestalteteneigeneAnwendungen, in zahlreichenWorkshopswurdenbestehendeArbeitsprozesse sinnvoll in Frage gestellt und neue Lsungendiskutiert.

Bei der Einfhrung einer Lsung, die die gesamte Kommuni-kationskultur verndern und die Zusammenarbeit berUnter-nehmensgrenzen hinaus optimieren soll, ist zudem die TopManagement Untersttzung gefordert. Auch hier ging derOSVmitgutemBeispielvoran.MitdemformuliertenZieleinerhierarchiefreienKommunikationgingderAppell zuroffenenKommunikationanalleMitarbeiter.Dennoch:NurdiewenigstenMitarbeiterwagensichausderDeckungundsprechenneuralgi-schePunkteffentlichan.DerIrrglaube,miteinemsozialenNetzquasi sofort eine partizipative Unternehmenskultur etablierenzuknnen, ist aberweit verbreitet.DassdieserWandel vern-dertesFhrungsverhaltenundeineandereKommunikationskul-turerfordern,unterschtzenvieleUnternehmenebensowiedenFaktorZeit,derfreinensolchenVernderungsprozessbentigtwird.

ZentraleAufgabeimEinfhrungsprozessistdarberhinausdieberwindung der digitalen Kluft in der Arbeitnehmerschaft.GeradeltereKollegenhabenvieleVorbehaltegegendieneuen

Werkzeuge,nichtzuletztauch,weiltraditionelleMedienngstein Bezug auf Facebook, Twitter & Co schren. Stattdessen giltes, mit den ngsten umzugehen und die Mitarbeiter mitzu-nehmen.Nichtallewirdmanberzeugen,WiderstndenmussRaumgegebenundfrToleranzgeworbenwerden.VieleUnter-nehmenunterschtzendabeiauchdenAufwandfrSchulungund Coaching der Mitarbeiter sowie fr die projektbegleiten-den Kommunikationsmanahmen. Ein ausgewogenerMix vonPush und Pull Manahmen kann zu schnellerer Adaptionfhren.WhrendmitPullberwiegendNeugiererzeugtwer-densoll,wirdmitausgewhltenPushManahmenaufDruckgesetzt.IstdieaktuelleVerlautbarungderGeschftsfhrungnurimVorstands-Blogzu lesen,sobringtmanNutzermitsanftemDruckinsneueNetz.

Fazit

DasneueDenkenundHandelnbrauchtZeitundeinengagiertesProjektteam,hinterdemdasTopManagementsteht.VieleDingemussmanausprobieren,einigewerdenscheitern.DieIdeevomArbeitsplatzohneMail-Flut?Eherunrealistisch,dieInformations-flutbahntsichaufanderenKanlenihrenWeg.SocialSoftwarealsviralesTool,das sichvonselbsteinfhrt?DieRealitt zeigt:Keineswegs.Dennoch:AndenneuenFormenderKommunika-tionundZusammenarbeitwirdkeinWegmehrvorbeifhren.EsistZeit,sichschonjetztdamitauseinanderzusetzen.DieTechno-logieistverfgbar,derWegnochlang. n

Special:SocialBusiness

Quellenangabe:[1]IBMCEOStudie2013:DerFaktorTechnologiercktedabeivonRangsechsimJahr2004aufPlatzeinsimJahr2012undbliebauchimJahr2013fhrend.

VeranstaltungzumThema:

40. DNUG KonferenzKernthemenaufderam20.bis21.Mai2014inKarlsruhestattfindendenKonferenzsindmoderneZusammenarbeitundKommunikationausstrategischer,organisatorischerundtechnischerSicht.dnug.de/conference

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In einer 2013 verffentlichten Anwenderstudie gabenmehr alszweiDrittelderBefragtenan,dasssiemitdenMglichkeitenderInformationsbeschaffungundderRechercheinihremUnterneh-men unzufrieden sind. Zudem investieren sie durchschnittlich34Minuten tglich indie SuchenachDokumentenundwichti-gen Informationen. Moderne Suchtechnologien wie EnterpriseSearch-Lsungenoder automatisiertesMetadatenmanagement,welche bei der Informationsbeschaffung untersttzen und ent-lastenknnten,sindindenUnternehmenimmernochwenigver-breitetnurjedervierteStudienteilnehmerhataktuellZugriffaufintelligenteRecherchelsungen.

AnwendermitStatusQuoinUnternehmenunzufrieden

Diese Ergebnisse sind Teil einer reprsentativen Online-Befra-gung, die das unabhngige MarktforschungsunternehmenDATACOMResearchimAuftragderIntraFindSoftwareAGimJahr2013durchfhrte.ImFokusderStudiestandendieErfahrungen,AnforderungenundWnschevonAnwendernzumderzeitigentechnischen Stand der Informationsbeschaffung und -bereit-stellung.BewertetwurdezudemdieZufriedenheitmitundderEinsatzvonbereitsbestehendenLsungenfrEnterpriseSearchundautomatischesMetadatenmanagementinUnternehmen.

Die Antworten der 150 Studienteilnehmer aus Deutschland,sterreichundderSchweizergabeneineneinheitlichenTenor:WachsendeMengenvorallemunstrukturierterDatenerfordernneue Denkanstze, innovative Strategien und leistungsfhigeSoftwarelsungen.DieAnwenderwnschensicheineBereitstel-lungvonUnternehmensinformationen,dieesihnenermglicht,diese effizient zu finden und fr ihren tglichenArbeitsablauf

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Franz Kgl, Vorstand und Mit-grnder der IntraFind Software AG. IntraFind entwickelt Produkte und Lsungen fr das effiziente Suchen, Finden und Analysieren von Informationen. Volltextsuche und die komplette Bandbreite an Textanalyseverfahren bilden die Grundlage fr optimale Recher-cheergebnisse. Das IntraFind-L-sungsspektrum reicht von der Suche in einer Applikation, Enterprise Search und Metadatenmanagement bis hin zu spezialisierten, suchba-sierten Anwendungen und Textana-lyselsungen.

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HALLE 3

F36VOI-Stand

zunutzen.Esgehtklarhervor: Isolierte, applikationsbezogeneSuchmglichkeiten,aberauchherkmmlicheLsungenwiedieklassische einfache Volltextsuche werden den AnforderungenderAnwendernichtlngergerecht.

ModerneSuchtechnologieninUnternehmenwenigverbreitet

LautAussagederStudienteilnehmersetzenUnternehmender-zeit wenig auf die Integration moderner Suchtechnologien TextanalyseundTextklassifikationfindenkaumAnwendung.DieSuchenachwertvollenInformationenwirddamitzurSisyphus-arbeitfrjedenMitarbeiter.Lediglich23ProzentderBefragtenstehen Lsungen fr eine bergreifende, unternehmensweiteSuchezurVerfgung,nur14ProzentknnenTechnologienfrautomatisierte Verschlagwortung (Tagging) nutzen. ImDurch-schnittverbringendieAnwender fastdreiStundenproWochemitderSuchenachwichtigenInformationenundDokumenten,dies entspricht 7 Prozent ihrer Gesamtarbeitsleistung. DieseUmfrageergebnisse verdeutlichen: Die zunehmende Informa-tionsdichte fordert intelligente Mechanismen und Lsungen,damitMitarbeiterzuknftigverlsslicheEntscheidungentreffenundeffizientarbeitenknnen.

PotenzialunstrukturierterDatenkaumgenutzt

54ProzentderAnwendergehenvoneinemstarkenWachstumunstrukturierter Informationen in den nchsten drei Jahrenaus und besttigen, dass diese Datenmengenmit den aktuellgenutztenToolsknftignichtmehrzubewltigenundfrden

Einzelnennichtmehrzuerschlieenseinwerden.Dabeienthal-ten auch unstrukturierte Informationenwichtige Erkenntnisse,die von den Unternehmen ausgewertet und als strategischeEntscheidungsgrundlagen genutzt werden sollten. Die IDC-Studie DigitalUniverse [1] prgte indiesemZusammenhangden Begriff des Big Data Gap 23 Prozent des weltweitenGesamtdatenbestandes(digitalesUniversum)knntenpersentzliche Erkenntnisse bringen. Derzeit werden nur 3 Prozentdieser Daten analysiert und knnen als Entscheidungsgrund-lage herangezogen werden, was primr auf einen Mangel anTextanalyseverfahrensowieeineunzureichendestandardisierteVerschlagwortung zurckzufhren ist. Somit liegt ein GroteilpotenziellrelevanterInformationenbrach,diewederhistorischbetrachtetwerden,noch inzukunftsweisendeEntscheidungeneinflieen.

Empfehlenswert wre es daher, auf Seiten der Unternehmendie aktuelle Daten- bzw. Informationsstrategie zu prfen undzu berdenken, ummehr Effizienz undAgilitt amMarkt undgegenberdemWettbewerbzuerreichensowiedieMotivationundZufriedenheitdereigenenMitarbeiterhinsichtlichderInfor-mationsbeschaffungzusteigern.

InformationssilosalsVersteckspiel

Ein groes Hindernis sehen die Anwender in den zahlreichenInformationssilosderUnternehmen:DereigenePCgefolgtvonderE-Mail-Flut,vonGruppenlaufwerken,Kollaborationsoberfl-chen,CMS-undCRM-SystemenalledieseSystemeundAppli-kationen verfgen ber keinen bergreifenden Zugang undmssenimschlechtestenFalljeweilseinzelndurchsuchtwerden.ZahlenausdemBusinessIntelligenceTool,Kundendatenaus

IsolierteInformationssilosundapplikations-spezifischeSuchfunktionensindfrAnwenderHaupthindernissebeiderInformationsbeschaffung.

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Informationsbeschaffung ab. Bewusst oder unbewusst nutzenMenschenunterschiedlicheRecherchemethoden,umzumZielzukommen. IstderSuchbegriffbekanntundbestehteineVor-stellungberdasgewnschteErgebnis,sprichtmanvonderziel-gerichtetenSuche.GibteseineVorstellungberdasErgebnis,dochkeineeindeutigenSuchbegriffe,wendenMenschengege-benenfallsFilterfunktionenzurEingrenzungdesSuchbereichesoderderSuchergebnissean. ImHintergrunduntersttzendenSuchendentechnologischhochqualitativeAblufe:Textanalyse-verfahrenbzw.linguistischeKomponenten,diedenSuchbegrifferkennenundumrelevanteSynonymeergnzensowieMetada-ten,diedemSuchenden intelligenteFilteranbietenoderauchganzesemantischeWissensnetze,diedenAnwenderalsIdeen-lieferantenuntersttzen.

Fr die Auswahl einer Enterprise Search-Lsung sollten dieseSuchszenarien inBetrachtgezogenwerden,dennnurdasVor-handensein derartiger Mechanismen und FunktionalittenuntersttztMitarbeitereffizientundlangfristig.

SynergiennutzenEnterpriseSearchundMeta-datenmanagement

Schlagworte (Key Words) sind heutzutage vor allem aus demWorld Wide Web nicht mehr wegzudenken. Sie helfen uns,Inhalte zu sortieren oder Themen einzuordnen. Schlagworteauf Medienportalen erleichtern dem Leser beispielsweise dieNavigationunduntersttzenihndabei,nochtieferineinThemaeinzusteigen.Texte,diedasselbeThemabetreffen,werdenaufBasiserkannterSchlagworteintelligentmiteinanderverlinkt.DerEffekt:DerLeserverweiltlngeraufdieserWebseite,daerdurchdenzustzlichenArtikeleinenklarenMehrwerterfhrtundsichumfassendzueinemThemainformierenkann.

Unternehmensintern vereinfacht ein leistungsstarkes Schlag-wort-bzw.MetadatenmanagementdieSuchenach relevantenDokumentenundInhaltenimArbeitsalltag.ZustzlichsorgtdieautomatisierteErzeugungundVerarbeitungvonMetadatenfrmehr Transparenz und bersicht ber vorhandene Datenbe-stndeundnicht zuletzt fr einebessereQualitt der Sucher-

demCRM,DatenbltterausdemDMS.DieKomplexittderInfor-mationsbeschaffungnimmtfrdieMitarbeitermitdemGradderGlobalisierungihresUnternehmensmassivzu.Zudemexistierennicht in allen Unternehmen konkrete Vorgaben, welche Infor-mationen inwelchenSystemenabzulegen sind. SowissendieAnwender oft nicht,wo undwie sie ihre Recherche beginnensollen. Die in ihren Unternehmen vorhandenen anwendungs-spezifischenSuchlsungenundeinfachenVolltextsuchenwur-denvon39ProzentderBefragtenalswenighilfreicheingestuft.Sie knnen immer nur ausschnittweise Ergebnisse liefern undstellenkeinebergreifendenZusammenhngeher.

Neben den genannten funktionalen Unzulnglichkeiten hin-dern historisch gewachsene Informationssilos der einzelnenAbteilungen, Bereiche und Organisationseinheiten aufgrundihres hufig limitierten Zugriffs rund ein Drittel der befragtenAnwender an einer effektiven Recherche. Sind Dokumentebereits im Unternehmen vorhanden, aber fr den suchendenMitarbeiternichtauffindbaroderzugnglich,werdensieoftmalsneuerstelltnichtseltenaufderGrundlagelokalgespeicherterAltversionendeserfolglosgesuchtenDokuments.Diesbedeu-tetnichtnurunntigeMehrarbeitundausUnternehmenssichtdieVerschwendungwertvollerRessourcen,sondernfhrtauchlangfristigzuFrustrationundsinkenderMotivationderMitarbei-ter.Darberhinausleidetdiebersichtlichkeit,wennzudemsel-benThemaeineVielzahlanDokumentenmitunterschiedlichenDokumentennamenundunterschiedlicherAktualittexistierteineFalle,indiedernchsteKollege,derebendiesesDokumentbentigt,nurzuleichtgeratenkann.

Frerfolgreiche,zeitsparendeRecherchenbentigenAnwendereine benutzerfreundliche und vor allem unternehmensweiteSuche mit zeitgemen Funktionalitten, die eine mglichsthoheVollstndigkeit,Relevanz,PrzisionunddamitQualittderSuchergebnissesicherstellen.

Suchen&FindenGlckssache?

Intelligente Enterprise Search-Lsungendecken vor allem ver-schiedene menschliche Denk- und Herangehensweisen der

Special:SocialBusiness

gebnissedieseMeinungteilen75ProzentderUmfrageteilneh-mer.DieklareMehrheitderBefragten(64Prozent)siehtzudemdenVorteilderZeitersparnisdurchdieVerwendungvonMeta-datenbeiderSuche.DerEinsatzautomatischerodergesttzterVerfahrenermglichtdiestandardisierteundobjektiveGenerie-rungqualitativhochwertigerMetadatenausDokumentenundentlastetvonmanuellenVerschlagwortungsaufgaben.

AnwenderstudieergibtklarenHandlungsbedarffrUnternehmen

Zusammenfassendlsstsichfesthalten,dassmoderneTechnolo-gienfrapplikationsbergreifende,unternehmensweiteSuche,Metadatenmanagement,TextanalyseundTextklassifikationeinenormesPotenzialzurSteigerungderEffizienzundQualittvonUnternehmensprozessenbeinhalten, derzeit aber noch zu sel-teneingesetztwerden.Unternehmensolltendiesinihrerkurz-bismittelfristigenIT-Planungunbedingtbercksichtigen.

DerZugang,dieAnalyseunddieNutzungvonUnternehmens-

informationenmssen fralleMitarbeiter schnell,einfachundzugleicheffizientmglichsein.ReineVolltextsucheundisolierteSuchfunktionen innerhalb einzelner Anwendungen reichenhierzunichtmehraus.

AusorganisatorischerSichtgiltes,abteilungs-undbereichsbe-zogeneInformationssilosundZugangsbarrierenaufzubrechen.Unternehmen sollten darber hinaus die unterschiedlichenVorgehensweisen vonMitarbeitern bei der Informationssuchebeachten.NebenderklassischenVolltextsucheberdieEingabevonSuchbegriffenmssenauchmoderneRechercheformenwieFiltermglichkeitenzurEingrenzungvonSuchergebnissenoderder Einsatz von Linguistik fr eine optimale Verarbeitung derSuchanfrageundqualitativhochwertigeSuchergebnisseunter-sttztwerden. n

Literaturhinweis[1]StudieTheDigitalUniversein2020:BigData,BiggerDigitalShadows,andBiggestGrowthintheFarEast,durchgefhrtvomMarktforschungs-undBeratungsunternehmenIDCimAuftragderECMCorporation,Dezember2012.EinWhitepapermitdendetailliertenStudienergebnissenstehtzumDownloadbereit:http://www.intrafind.de/studie.

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DieweltweiteMarkt-undAnalyseplattformEikondesAnbietersvon intelligenten Informationen fr Unternehmen und Fach-leute,ThomsonReuters,bietetnebendersemantischenSucheeinezustzlicheErweiterungderPlattformGraphSearch.DasDok.magazinsprachmitHarisHusain,derbeidemUnternehmendenBereichSucheverantwortet,darber,wiesowirmanchmalnichtnurAntworten,sondernauchFragensuchen.

Herr Husain, krzlich haben Sie die Option Graph Search als neue Funktion eingefhrt. Knnen Sie uns zunchst etwas zu Eikon selbst erzhlen, bevor wir auf die Erweiterung der Such-funktion zu sprechen kommen?

DiePlattformunseresUnternehmenswirdvonvielenverschie-denen Finanzmarktteilnehmern genutzt etwa Analysten,HndlernoderkonomenundsiedecktalleAsset-Klassenab.VonDevisenund festverzinslichen InvestmentsberRohstoffeundAktienbishinzuDerivaten.

Erst vor einigen Monaten haben wir uns an dieser Stelle ber die Einfhrung von semantischer Suche unterhalten. Nun gibt es mit Graph Search schon wieder etwas Neues zu berichten. Wie kommt es, dass Eikon und die Suchfunktion in so kurzer Zeit bereits wieder erweitert werden?

Wirarbeitenlaufenddaran,diefortschrittlichstenSuch-Mecha-nismenundTechnologienzuintegrieren,umallegewnschtenInformationeneinfachundschnellzufinden.Deswegenhabenwir zuletztGraphSearch integriert,umesunserenNutzernzuerleichtern,SuchvorgngedirekterinihreArbeitsablufeeinzu-bindenunddamitZeiteinzusparen.

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Haris Husain leitet bei Thomson Reuters den Bereich Suche in der Abteilung Finanzen & Risiken. Thomson Reuters ist der weltweit fhrende Anbieter von intelligenten Informationen fr Unternehmen und Fachleute. Thomson Reuters kombiniert Industrie-Expertise mit innovativer Technologie und versorgt u.a. Entscheidungstrger in den Bereichen Finanzen, Recht, Steuern, Buchhaltung, Wissen-schaft und Medien mit kritischen Informationen, untersttzt durch die weltweit vertrauenswrdigste News-Organisation.

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