Dokumenthanteringsplan 2019 - Kalmar · 2019. 1. 22. · 9 år. 1-mån listor i varje pärm. SFB beslut från försäkringskassan Papper Ekon. adm.F-arkiv Kronologiskt G=10 år Förvaras

Socialförvaltningen

Box 834, 391 28 KALMAR Tel 0480-45 00 00 vx │[email protected]

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning

Johnny Lesseur 2019-01-17 SN 2019/0036.01.02 0480-450000

Socialnämnden

Dokumenthanteringsplan 2019

Förslag till beslut

Socialnämnden beslutar att fastställa dokumenthanteringsplan 2019 enligt bilaga samt besluta om gallring enligt den fastställda planen.

Bakgrund

Socialnämnden ska årligen besluta om dokumenthanteringsplan för social-nämndens verksamhet. Dokumenthanteringsplanen är ett tillägg till den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen med de delar som är verk-samhetsspecifika för socialnämndens verksamheter. Genom att fastställa dokumenthanteringsplanen beslutas om förvaring av dokument, bevarandetider och gallringsregler för olika typer av dokument i socialnämndens verksamhet. Inför beslut är dokumenthanteringsplanen genomgången och godkänd av ansvarig tjänsteperson på kommunarkivet. Tillkommande dokument, borttag och ändringar i den reviderade planen är markerade med rött. Johnny Lesseur Cecilia Frid Förvaltningssekreterare Socialchef Bilaga Dokumenthanteringsplan 2019

SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29

Socialförvaltningens Dokumenthanteringsplan

Innehållsförteckning

Läsanvisning ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. 3

Förklaring till dokumenthanteringsplan ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 4

Förkortningar ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 5

Förteckning över IT-system (verksamhetssystem) samt systemförvaltare ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………7

Protokoll, samverkan ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 8

Personal, organisation, förändring……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. 8

Ekonomi …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 8

Logglistor ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 10

Mätning, analys och resultat …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 10

Individärende gemensamt (där inte annat anges vid resp delområde) …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 12

Allmän administration inom individ- och familjeomsorg ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 14

Ekonomiskt bistånd …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 14

Dödsboanmälan ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………16

Förvaltning av dödsbo …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….17

Placeringsärenden barn ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………17

1


Familjehem, kontaktperson/-familj …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….19

Missbruk ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….19

Medlingsverksamhet ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..19

Familjerätt ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..20

Faderskap/föräldraskap ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..20

Vårdnad, boende och umgänge ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..22

Adoptioner …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..24

Omsorg om personer med funktionsnedsättning ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………26

Handläggning SoL socialpsykiatri ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..26

Insatser enligt LSS ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….27

Handläggning LSS och SoL funktionsnedsättning ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..28

Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) LSS-SoL ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 30

Budgetrådgivning och skuldrådgivning ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 34

Tillstånd och tillsyn för näringsliv och föreningar …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 35

Tillståndsgivning och tillsyn enligt Alkohollagen ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….35

Tillstånd och kontroll av tobaksförsäljning samt kontroll av försäljning av receptfria läkemedel ………………………………………………………………………………………………………………………………………. 36

Tillstånd och kontroll av lotteriverksamhet ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….37

2


Läsanvisning

Mallen är förberedande för en verksamhetsbaserad arkivredovisning och ska användas för förvaltningarnas verksamhetsspecifika handlingar.

Diariekod/strukturenhet – anger den kod/struktur som handlingen diarieförs och sorteras efter om inget annat anges.

Handlingsslag är en överordnad beteckning på olika handlingstyper. Exempel på handlingsslag är: protokoll där då handlingstyper är de olika

protokoll som uppstår inom respektive process/aktivitet. Handlingsslag ersätts då t.ex. med Protokoll och handlingstyp med samverkansprotokoll.

Media/beskrivning anger om det är papper eller digitalt.

Förvaringsplats kan vara en funktion (sekreterare/handläggare), fysisk plats (”lilla arkivet”), verksamhetssystem eller mapp på gemensam.

Sortering = Handlingarnas inbördes sorteringsordning, kronologisk, diariekod eller pnr (personnummerordning). Den sortering som anges följer

handlingarna som ska till kommunarkivet.

Bevara eller gallra anger om handlingen ska till kommunarkivet eller om den kan gallras och i så fall efter hur lång tid. T.ex. B=5 år betyder att

handlingarna ska bevaras och ska till kommunarkiv efter 5 år. Om det anges endast ett B betyder det att handlingarna bevaras på

förvaltningen/enheten/ i verksamhetssystemet. G=10 år betyder att handlingen får gallras efter 10 helår. Handlingar som skapats 2005 och har en

10-årig gallringsfrist får gallras först år 2016. GIA= gallras vid inaktualitet. Handlingar kan gallras omedelbart eller när de inte längre behövs för

verksamheten. Tiden för det kan anges i anmärkningsfältet vid behov.

I anmärkningsfältet finns utrymme för tilläggsinformation som rör handläggning eller hantering

3


Förklaring till dokumenthanteringsplan

Handling: dokument som inkommit till eller upprättats hos myndigheten, vilket kan vara i form av text på papper, bilder, filmer, ljudinspelningar, e-

post, digital information såsom datafiler eller annan media som innehåller information.

Bevaras: innebär att handlingen skall arkiveras för all framtid. Handlingar som skall bevaras levereras till kommunarkivet.

Gallras: innebär att handlingen förstörs och därmed inte kan återsökas eller återskapas. När det exempelvis anges att en handling kan gallras efter tio

år, så betyder det att gallring utförs på det elfte året. Oavsett om en handling finns på papper, digital form eller annat format gäller de gallringsregler

som framgår av dokumenthanteringsplanen.

Bevara eller gallras: anger om handlingen ska till kommunarkivet eller om den kan gallras

Vid inaktualitet: innebär att handlingen gallras när den inte längre behövs i verksamheten.

Anmärkning: innehåller kompletterande uppgifter, såsom innehåll, uppkomst, hänvisningar och specifika gallringsbestämmelser

4


Förkortningar

K-arkiv: Kommunarkiv, kommunens gemensamma arkiv

F-arkiv: Förvaltningsarkiv

N-arkiv: Närarkiv; kan vara tjänsterum eller tillgång till arkiv inom arbetsplatsen, arkivskåp.

SoL: Socialtjänstlagen

LVU: Lag med särskilda bestämmelser om vård av unga

LVM: Lag om vård av missbrukare i vissa fall

LSS: Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade

LPT: Lag om psykiatrisk tvångsvård

LRV: Lag om rättspsykiatrisk vård

SFB: Socialförsäkringsbalken

MFoF: Myndigheten Familjerätt och Familjestöd

Lmv: Läkemedelsverket

CSN: Centrala studiestödsnämnden

IVO: Inspektionen för vård och omsorg

5


Förkortningar

AlkT: IT-system för handläggning av alkoholtillstånd

SUV: Datorbaserat verktyg för systematisk uppföljning för verksamheter som arbetar med våld i nära relation. En version finns för våldsutsatta och en version för våldsutövare

FIA: Förutsättningar inför arbete

SUE: Systematisk uppföljning ekonomiskt bistånd

Lex Sarah: Rapportering av missförhållanden

BBIC: Barns behov i centrum (utredningssystem för barn/unga)

SIP: Samordnad individuell plan

Pnr: Personnummer

Boss: Budget och skuldrådgivningssystem

B: Bevaras

G: Gallras

GIA: Gallras vid inaktualitet

6


Förteckning över IT-system (verksamhetssystem) samt systemförvaltare

Adato Kristina Appert

Alk-T Bo Johansson

ASI/ADAD Inger Hagelin

Boss Kjell Wikström

Cosmic Link Clara Halléhn

Cosmic Messenger Clara Halléhn

Draftit Johnny Lesseur

Genetec Niklas Stånggren

HSA - Hälso- och sjukvårdens

adressregister Clara Halléhn

Hypergene Anneli Hilmansson

Journal Digital Johan Abrahamsson

Multi Access Styra Niklas Stånggren

Outlook Johnny Lesseur

Palliativregistret Annika Lindgren Sparr

Pascal Emma Nilsson

Personec/Visma Kristina Appert

Procapita IFO Inger Hagelin

Procapita VoO/Lifecare Clara Halléhn

Public 360 Johnny Lesseur

Senior Alert Emma Nilsson

Självservice Kristina Appert

Social jour Elisabet Oskarsson

Streamflow Johnny Lesseur

Svevac Emma Nilsson

TimeCare Kristina Appert

WebSesam Emma Nilsson

Via Competence Sofia Karlsson

WinLas Kristina Appert

Xpand Camilla Hällqvist

7


Diariekod/

strukturenhet

Protokoll, samverkan

LSS-råd Papper Rådets sekr Kronologiskt B=5 år Till kommunarkiv efter 5 årPsykiatriråd Papper Rådets sekr Kronologiskt B=5 år Till kommunarkiv efter 5 årLokal rekryteringsgrupp Papper/digitalt Diariet KL Kronologiskt G=5 årProtokoll och mötesanteckningar från samarbetsgrupp mellan socialtjänst, skola, polis eller liknande

Papper Ansvarig handläggare Kronologiskt G=5 år Förvaras hos Förebyggandeteamet

Samverkan – Samordnad vårdplan vid psykiatrisk tvångsvård, LPT, och rättspsykiatrisk vård, LRV avvikelse (BAL) - blankett

Papper Ansvarig handläggare Kronologiskt G=5 år

Avvikelse (LOS) - Cosmic Översyn pågår Översyn pågår Översyn pågår Översyn pågår Översyn pågår

Personal, organisation, förändring

Fysiska och/eller organisatoriska förändringar i socialförvaltningens verksamhet – blankett

DigitaltG:/Socialförvaltningen/Gemensamt/Förändringar

Kronologiskt GIA Sparas digitalt i två år

Fysiska och/eller organisatoriska förändringar i socialförvaltningens verksamhet - beslutsunderlag

Papper, digital Ansvarig chef Kronologiskt G=2 år Sparas digitalt

Information till Bemanningsservice om nya ärenden/verksamheter blankett

Papper Bemanningsservice Namn alfabetiskt GIA Sparas digitalt

Sekretessförbindelse för Socialförvaltningen - blankett Papper Personalakt Pnr GIA Vid avslut av anställning

Frånvaro- och avvikelserapport - blankett Papper/digitalt Löneadministratör Pnr G=2 årGäller schemalagd personal för funktionshindrade

Ledig befattning/övertalighet blankett Papper/digitalt HR-specialist GIA

Ansökan om arbetsrotation för handläggare Papper HR-specialist Namn alfabetiskt G=6 mån

Ekonomi

Tolkrekvisitioner Papper Respektive enhet, F-arkiv Kronologiskt G=10 år

Bevaras (B)/Gallras (G) AnmärkningHandlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering

(8)


Diariekod/

strukturenhetBevaras (B)/Gallras (G) AnmärkningHandlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering

Sammandragslista av utbetalningar från Procapita, makulerade, debiterings- besked från plus- och bankgiro

Papper Ekonomi.adm, F-arkiv Kronologiskt G=10 årFörvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F-arkiv i 9 år. 1-mån listor i varje pärm.

Underlag till fakturor från privat assistansgivare Papper, digital Ekon. adm., F-arkiv Kronologiskt G=10 årFörvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F-arkiv i 9 år. 1-mån listor i varje pärm.

Underlag till ansökan om förhöjd assistansersättning Papper, digital Ekon. adm., F-arkiv Kronologiskt G=10 år

Assistansräkningar och tidsredovisningar med underskriftFörvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F-arkiv i 9 år. 1-mån listor i varje pärm.

SFB beslut från försäkringskassan Papper Ekon. adm.F-arkiv Kronologiskt G=10 årFörvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F-arkiv i 9 år. 1-mån listor i varje pärm.

Specifikation kontoinsättning assistansersättningPapper, Excel-fil, G-katalog, Personlig assistans

Ekon. adm., F-arkiv

Kronologiskt G=10 årFörvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F-arkiv i 9 år. 1-mån listor i varje pärm.

Utbetalningsbesked från försäkringskassan gällande assistansersättning

Papper Ekon. adm., F-arkiv Kronologiskt G=10 årFörvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F-arkiv i 9 år. 1-mån listor i varje pärm.

Underlag för Habiliteringsersättning Papper, digital Ekon. adm., F-arkiv Kronologiskt G=10 årFörvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F-arkiv i 9 år

Kvittens kontantkort Papper Ekon. adm, F-arkiv Kronologiskt G=10 årFörvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F-arkiv i 9 år

(9)


Diariekod/


Logglistor

Loggningslistor, Procapita Digitalt SystemförvaltareKronologiskt ordning

GIA Sparas hos systemförvaltare i 2 år

Loggningslistor som lett till utredning Papper Verksamhetschef Namn alfabetiskt Till Kl-kontoret Personalenheten

Mätning, analys och resultat

Aktgranskning myndighetshandläggning – blankett Digitalt G:/Socialförvaltningen/ECEnhetsvis kronologiskt

G=2 årFr o m 2018 sker alll aktgranskning digitalt

Aktgranskning myndighetshandläggning vid BBIC handläggning - blankett

Digitalt G:/Socialförvaltningen/ECEnhetsvis kronologiskt

G=2 årFr o m 2018 sker alll aktgranskning digitalt

Journalgranskning vid genomförande av insats Papper Enhetschef Kronologiskt G=2 år

11.03, 11.04 Lex Sarah rapporter Papper, digitaltRegistrator Verksamhetssystem

Diarienummer B=5 årÖverförs till K-arkiv efter 5 år. Ingår i diarieförda handlingar

11.03, 11.04 Lex Sarah utredningar Papper, digitaltRegistrator Verksamhetssystem

Diariennummer B=5 årÖverförs till K-arkiv efter 5 år. Ingår i diarieförda handlingar

11.03, 11.04 Lex Sarah anmälningar till IVO Papper, digitaltRegistrator Verksamhetssystem

Diariennummer B=5 årÖverförs till K-arkiv efter 5 år. Ingår i diarieförda handlingar

11.01 Rapport till nämnd ang synpunkter, avvikelser, Lex Sarah DigitaltRegistrator Verksamhetssystem

Kronologiskt Diarienummer

B Ingår i diarieförda handlingar

Egenkontroll verksamhetschef - blankett Papper, digitalt Verksamhetschef Kronologiskt G=2 årRiskanalys för kvalitetsarbete utifrån ett brukarperspektiv-blankett

Papper Hos ansvarig chef Kronologiskt G=2 år

Rapportering hemlöshetPapper digitalt G-katalog, dator

Verksamhetsutvecklare Kronologiskt G=2 år

Hemlöshet akut - blankettPapper digitalt G-katalog, dator

Verksamhetsutvecklare Kronologiskt GIAIngår i samman- ställningsverktyg i H-katalog, dator

Hemlöshet avvisade - blankettPapper digitalt G-katalog, dator

Verksamhetsutvecklare Kronologiskt GIAIngår i sammanställningsverktyg i H-katalog, dator

(10)


Diariekod/


Hemlöshet institutionsvistelse och kategoriboende-blankettPapper digitalt G-katalog, dator


Hemlöshet långsiktiga boendelösning-blankettPapper digitalt G-katalog, dator


Intern ansökan för långsiktig boendelösning PapperBostadshandläggare N-arkiv

Personummer GIASamtycke av den enskilde krävs. Blanketten ingår i VHB

Våld i nära relationer, rapportering internt - blankett Papper, G-katalog, dator VerksamhetsutvecklareKronologiskt Årsvis

G=2 årIngår i sammanställningsverktyg i H-katalog, dator

Rapportering våld i nära relationer G-katalog, dator VerksamhetsutvecklareKronologiskt Årsvis

G=2 årIngår i sammanställningsverktyg i H-katalog, dator

(11)


Diariekod/


Individärende gemensamt (där inte annat anges vid

resp delområde)

Personakt (om inte annat anges vid nedan angivna dokumentslag)

Papper/digitalVerksamhetssystem F-arkiv

Pnr B/G= 5 år

Sorteras i person- nummerordn. Födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning om inget annat anges.

Anmälningar med eventuella bilagor Papper F-arkiv Pnr B/G=5 årAnsökningar med eventuella bilagor Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år

Journalblad Papper/digital (xml)Verksamhetssystem F-arkiv

Pnr B/G=5 år

Utredningar i enskilt ärende Papper/digital (xml)Verksamhetssystem F-arkiv

Pnr B/G=5 år

Yttranden i individärenden Papper F-arkiv Pnr B/G=5 årBeslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats Papper/digital (xml) F-arkiv Pnr B/G=5 årÖverklaganden med bilagor Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år

11.01 Beslut/domar i förvaltningsdomstol PapperF-arkiv Registrator

PnrB/G=5 år Se anmärkning

Domar hos registrator gallras efter 2 år.

Dokumentation av planering som rör den enskilde t.ex. vårdplan, SIP genomförandeplan

Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år

Ansökningar till institutioner om vård Papper F-arkiv Pnr B/G=5 årÖverenskommelser Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år

(12)


Diariekod/


Handlingar av betydelse för ärendet Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år

T.ex. registerkontroller som utgör underlag för beslut. Inkomna, upprättade och skickade. Ex. begäran om yttrande från åkl, polis, trsptstyrelsen. Inleder utredn utan förhands- besked. Anvisn från Migrationsverket. Medd om god man från överförmyndarnämnden

Avtal om handhav. av annans medel Papper F-arkiv Pnr B/G=5 årFullmakter Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år

Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Papper N-arkiv Pnr GIAT.ex. registerkontroller av tillfällig betydelse

Makulerad uppgift gällande enskild person i digitalt ärendehanteringssystem

Papper N-arkivOmvänd Kronologiskt ordning

G=5 årMakulerad handling ska skrivas ut och undertecknas av behörig beslutsfattare innan borttagning.

Nytt

Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.fl. Papper N-arkiv Pnr GIARemisser till t.ex. arbetsförmedling, läkare m.fl. Papper N-arkiv Pnr GIAKopior av räkningar för under sökningar utförda på uppdrag av socialtjänsten

Papper N-arkiv Pnr G=2 år

Meddelande om utskrivning från vårdhem eller liknande Papper N-arkiv Pnr GIAKopior av hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. Papper N-arkiv Pnr GIA

Meddelande från hyresvärd (hyresskulder, uppsägningar etc) Papper N-arkiv Pnr GIA

Underrättelser från Kronofogdemynd om avhysning Papper N-arkiv Pnr GIAAktualisering görs när det finns barn med.

(13)


Diariekod/


Allmän administration inom individ och

familjeomsorg

Anmälningar som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende

Pärm/papperAnsvarig handläggare Kännedomspärm F-arkiv

Omvänd Kronologiskt ordning

G=5 år

Orosanmäln samt beslut om varför man inte öppnar ärendet. Diarieförs eller registreras på annat sätt enligt sekretesslagens regler, årsvis (t ex. polisrapport, LOB-rapporter)

Rapporter och meddelanden som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende


Omvänd Kronologiskt ordning

G=2 år

Meddelande om avhysning, hyresskuld, elskuld. Diarieförs eller registreras på annat sätt enl Offentlighets- och sekretesslagens regler

Register över rapporter och meddelanden som inte ger upphov till ärende


Kronologiskt G=2 årKontaktförbud från TR. Åtalsunderlåtelse från åkl. Ej förekomst i soc.reg.

Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. för bostäder som tillhandahålls av socialtjänsten

Pärm/papper Ansvarig handläggare Kronologiskt G=2 årEfter att kontraktet upphört att gälla

Meddelande om placering inom kommunen av barn från annan kommun

Pärm/papper Ansvarig handläggareOmvänd Kronologiskt ordning

GIA/G=5 år

När placeringen upphört att gälla. Om man inte får kännedom om när placeringen upphör kan meddelande gallras 5 år efter sista notering

Räkenskaper enskildas medel Pärm/papper Ansvarig handläggare G=10 år

Ekonomiskt bistånd

Ansökningar från enskild om bistånd, med ev. bilagor. Gäller även bistånd till begravningskostnader

Papper/digital (xml)Verksamhetssystem/ F-arkiv

Pnr B/G=5 år

(14)


Diariekod/


Bilagor till enskilds ansökan om bistånd Papper N-arkiv Pnr-ordning GIA

Gäller kopior på kvitton, fakturor. Gallras vid avslut av ärende, innan insortering i F-arkiv, under förutsättning att notering i personakten skett av uppgifter i bilagan

Uppgifter om bilaga samt summa som noterats i personakten Papper/digital (xml) F-arkiv Pnr-ordning G=5 år

Kan gallras under förutsättning att personakten inte tillhör gallringsundantag enligt socialtjänstlag 12 kap 2 § samt social-

Journalblad Papper/digital (xml)Verksamhetssystem F-arkiv

Pnr B/G=5 år

Utredningar i enskilt ärende inklusive grundutredning Papper/digital (xml)Verksamhetssystem F-arkiv

Pnr B/G=5 årBilagor: Sjukintyg, läkarutlåtanden, utredn eller utlåtanden fr anda myndigheter sparas.

Beslut i enskilt ärende om bistånd Papper/digital (xml)Verksamhetssystem F-arkiv

Pnr B/G=5 år

Överklaganden, med bilagor Papper F-arkiv Pnr B/G=5 årBeslut/domar i förvaltningsdomstol Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år

Återkravshandlingar Papper/digital (xml)Verksamhetssystem F-arkiv

Pnr B/G=5 år

Dokumentation av planering som rör den enskilde t.ex. överenskommelser, genomförandeplan, SIP

Papper/digital (xml)Verksamhetssystem F-arkiv

Pnr B/G=5 år

Skriftlig information till och från andra enheter inom socialtjänsten och andra myndigheter

Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år

Meddelande från hyresvärd, elbolag, kronofogdemyndighet om skulder, uppsägning och avhysning

Papper N-arkiv Pnr

GIA efter 3 månader Kännedoms-pärm

Kallelser till möte med handläggare mm Papper N-arkiv Pnr GIA

(15)


Diariekod/


Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Papper N-arkiv Pnr GIA

Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse Papper N-arkiv Pnr GIA

Dödsboanmälan

Dödsfallsintyg/släktutredning Papper F-arkivBokstavsordning Årsvis

B/G 5 årAlla handlingar förvaras i pärm, årsvis

Boutredningar Papper F-arkivBokstavsordning Årsvis

B/G 5 år

Ekonomiska redovisningar Papper F-arkivBokstavsordning Årsvis

B/G 5 år

Protokoll/journalanteckning över hembesök DigitaltVerksamhetssystem F-arkiv

Bokstavsordning Årsvis

B/G 5 år

Fullmakter Papper F-arkivBokstavsordning Årsvis

B/G 5 år

Korrespondens Papper F-arkivBokstavsordning Årsvis

B/G 5 år

Kopior på fakturor Papper F-arkivBokstavsordning Årsvis

B/G 5 år

Kopior på dödsboanmälan PapperVerksamhetssystem F-arkiv


B/G 5 årDödsboanmälan som görs enligt Ärvdabalken kan enligt 20 kap 8 a § gallras efter 5 år.

Kopior på boutredning, bouppteckning Papper F-arkivBokstavsordning Årsvis

B/G 5 år

(16)


Diariekod/


Förvaltning av dödsbo

Anmälan Papper/digitalVerksamhetssystem F-arkiv


B/G 5 år

Enligt 18 kap 2 § Ärvdabalken. Från sjukhus, polis, omsorgsförvaltning osv, då ingen uppgift om anhörig finns

Begäran om släktutredning Papper/digitalt F-arkivBokstavsordning Årsvis

Till Landsarkivet om uppgift om personen inte finns i Skatteverkets folkbokföring.

Svar på släktutredning från Landsarkivet Papper F-arkivBokstavsordning Årsvis

B/G 5 årFörmedlas vidare till anhörig eller Kammarkollegiet

Bekräftelse på beställning av begravning Papper F-arkivBokstavsordning Årsvis

B/G 5 årEnligt 5 kap 2 § Begravningslagen, innan svar från Landsarkivet har inkommit

Placeringsärenden barn

Personakterna sorteras i personnummerordning. Levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning.

Journalblad Papper/digital (xml) F-arkiv Pnr B=5 år

Dokumentation av planering, vårdplan, SIP, genomförandeplan PapperVerksamhetssystem F-arkiv

Pnr B=5 år

Anmälningar från polis, skola etc Papper N-arkiv Pnr B=5 år

Beslut och beslutsunderlag PapperVerksamhetssystem F-arkiv

Pnr B=5 år

Handlingar rörande underställning till Förvaltningsrätt PapperVerksamhetssystem F-arkiv

Pnr B=5 årAnsökn blankett finns endast i pappersform

Övervägande av vård enl SoL/LVU Papper/digitalVerksamhetssystem F-arkiv

Pnr B=5 år

Omprövning av vård enl LVU Papper/digitalVerksamhetssystem F-arkiv

Pnr B=5 år

(17)


Diariekod/


Uppföljning BBIC Papper/digitalVerksamhetssystem F-arkiv

Pnr B=5 år

Avtal med föräldrar Papper F-arkiv Pnr B=5 år

11.03Överflyttning av vårdnad till familjehem. Endast tjänsteskrivelsen

Papper/digitalVerksamhetssystem, Registrator, F-arkiv

Pnr B=5 årIngår i diarieförda handlingar. Efter 1 år överförs till F-arkiv

Ansökningar om behov av vård (till institutioner) Papper F-arkiv Pnr B=5 årEftergift av förälders ersättnings- skyldighet för barns vård i ett annat hem än det egna

Papper F-arkiv Pnr B=5 år

Underhållsskyldighet för barns vård i ett annat hem än det egna Papper F-arkiv Pnr B=5 år

Avtal med underhållsskyldig för barns vård i annat hem än det egna


Vårdnadsutredningar PapperVerksamhetssystem F-arkiv

Pnr B=5 år

Sammanfattande utredningar om lämpligt familjehem för den placerade, s.k. matchningsutredning

Papper F-arkiv Pnr B=5 årDock inte utredningen om familjehemmet som sådant, som har en egen akt

Yttranden till åklagare, polis, tingsrätt, förvaltningsrätt, kammarrätt


Domar Papper F-arkiv Pnr B=5 årMeddelande från institution om utskrivning Papper F-arkiv Pnr B=5 årAnsvarsförbindelse Papper F-arkiv Pnr B=5 år

Vårdnadsöverflytt till familjehem Papper F-arkiv Pnr B=5 år Handlingar i socialnämndsärende

Handlingar av betydelse för ärendet Papper F-arkiv Pnr B=5 år Upprättade, inkomna, skickade

Placeringsmeddelanden från statens institutionsstyrelse Papper F-arkiv Pnr B=5 år

Journaler med bilagor från hem för vård eller boende Papper F-arkiv Pnr B=5 årVid enskilt bedriven verksamhet efter överlämnande enligt avtal

Anmälan mot familjehem, resultat av utredning och beslut Papper F-arkiv Pnr B=5 år

(18)


Diariekod/


Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Papper N-arkiv Pnr GIA

Familjehem, Kontaktperson/-familj

Ansökan Papper N-arkiv alfabetisk/pnr B/G=5 år

Ansökan som inte leder till utredning PapperN-arkiv Särskild pärm

Kronologiskt ordning

G=5 år

Journalblad Papper N-arkiv alfabetisk/pnr B/G=5 årUtredningar Papper N-arkiv alfabetisk/pnr B/G=5 årAvtal Papper N-arkiv alfabetisk/pnr B/G=5 år

11.03 Avtal med konsulentorganisation familjehemsvård PapperRegistrator N-arkiv

Diarienummer/ pnr

B/G=10 år Se anmärkning

Avtal i familjehemsakt gallras 5 år efter sista aktualitet.

Ansvarsförbindelse för kostnader Papper N-arkiv alfabetisk/pnr B/G=5 år

Anmälan mot familjehem, resultat av utredning och beslut Papper N-arkiv Alfabetisk/pnr B/G=5 år

Missbruk

Ansökningar om vård enligt LVM med bilagor Papper F-arkiv Pnr B/G=5 årAnsökan, utredning, anmälningar, Läkarintyg, vårdplan, SIS-platsanvisning su-protokoll

Anmälningar från polis om behov av LVM etc. Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år

Beslut och beslutsunderlag PapperVerksamhetssystem F-arkiv

Pnr B/G=5 år

Handlingar rörande underställning till Förvaltningsrätt Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år

Journaler med bilagor från hem för vård eller boende Papper/digital (xml)Verksamhetssystem F-arkiv

Pnr B/G=5 år

Dokumentation av vårdplan, genomförandeplan, ASI-intervju Papper/digital F-arkiv Pnr B/G=5 år

ASI 2 - Bortfallsblankett Papper/digital F-arkiv Pnr G=2år

Medlingsverksamhet

Årsberättelse/verksamhetsberättelse Papper F-arkiv Kronologiskt B=5 årStatistik Papper F-arkiv Kronologiskt B=5 år

(19)


Diariekod/


Anteckningar i ärendet Papper N-arkiv GIAPolisrapport, kopia Papper N-arkiv GIA

Familjerätt

Faderskap/föräldraskap

Underrättelse från Skatteverket om nyfött barn till ogift mor Papper N-arkiv Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv

Underrättelser från skatteverket om inflyttat barn Papper N-arkiv Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv

Journalblad Papper/digitalVerksamhetssystem N-arkiv

Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv

S-protokoll Papper/digitalVerksamhetssystem N-arkiv


MF-protokoll Papper/digitalVerksamhetssystem N-arkiv


Faderskaps-, föräldraskaps- erkännande/ - bekräftelse Papper/digitalVerksamhetssystem N-arkiv


Anmälningar om faderskap, föräldraskap Papper N-arkiv Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv

Identitetsstyrkande handlingar Papper N-arkiv Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv

Handlingar om vårdnaden av barn Papper N-arkiv Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv

(20)


Diariekod/


Intyg (ultraljud, förlossning, utveckling etc.) Papper N-arkiv Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv

Handlingar i rättsgenetiska och rättskemiska frågor Papper N-arkiv Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv

Underlag och beslut rörande nedläggning av faderskapsärenden Papper/digitalVerksamhetssystem N-arkiv


Handlingar i ärende rörande hävande av faderskap eller föräldraskap

Papper/digitalVerksamhetssystem N-arkiv


Anmälan om gemensam vårdnad Papper/digitalVerksamhetssystem N-arkiv


Kallelser till rättegång, möte med handläggare mm Papper N-arkiv Pnr GIA

Handlingar av betydelse för ärendet PapperN-arkiv Verksamhetssystem


Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Papper N-arkiv Barnets pnr GIA

Begäran om hjälp från utrikesdepartementet Papper/digitalN-arkiv Verksamhetssystem

Barnets pnr GIA

Ifrågasättande av faderskap, barnet fött inom äktenskapet Papper/digitalN-arkiv Verksamhetssystem


Ifrågasättande av tidigare fastställt faderskap Papper/digitalN-arkiv Verksamhetssystem


Medverkan i utredning för annan kommun PapperN-arkiv Verksamhetssystem

Barnets pnr G=1 år Efter avslut

(21)


Diariekod/


Arbetsblad = aktualiseringsblad Papper N-arkiv Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv

Vårdnad, boende och umgänge

Tingsrättens begäran om utredning Papper N-arkivAlfabetisk ordning i N-arkiv

B/G=5 årEfter 1 år i N-arkiv, överföras till F-arkiv sorterat på barnets personnummer.

Journalblad Papper/digitalN-arkiv Verksamhetssystem

Alfabetisk ordning i N-arkiv

B/G=5 årEfter 1 år i N-arkiv, överföras till F-arkiv sorterat på barnets personnummer.

Utdrag ur social- och polisregister Papper N-arkivAlfabetisk ordning i N-arkiv

B/G=5 år

Personbevis Papper N-arkivAlfabetisk ordning i N-arkiv

B/G=5 år

Överenskommelser (om t.ex. umgängesresor) Papper N-arkivAlfabetisk ordning i N-arkiv

B/G=5 år

Handlingar av betydelse för ärendet Papper N-arkivAlfabetisk ordning i N-arkiv

B/G=5 år Upprättade, inkomna, skickade

Avtal som inte blivit godkända Papper/digitalN-arkiv Verksamhetssystem

Alfabetisk ordning B/G=5 årEfter 1 år i N-arkiv, överföras till F-arkiv sorterat på barnets personnummer.

Motivering och beslut till att nämnden inte godkänt avtal Papper N-arkiv Barnets pnr B/G=5 årEfter 1 år i N-arkiv, överföras till F-arkiv sorterat på barnets personnummer.

(22)


Diariekod/


Remiss från tingsrätt om samarbetssamtal Papper N-arkiv Alfabetisk ordning B/G=5 årEfter 1 år i N-arkiv, överföras till F-arkiv sorterat på barnets personnummer.

Av socialnämnden godkända avtal om boende, vårdnad, umgänge

Papper/digital N-arkiv Barnets pnrB/G=5 år Se anmärkning

Får inte gallras förrän barnet fyllt 18 år. Gallras senast 5 år efter det att barnet fyllt 18 år om det ej ska bevaras ur forskningssynpunkt.

Domar från tingsrätt Papper N-arkiv Alfabetisk ordning B/G=5 årEfter 1 år i N-arkiv, överföras till F-arkiv sorterat på barnets personnummer.

Meddelande till Skatteverket, CSN, Försäkringskassan om godkänt avtal

Papper N-arkiv Barnets pnr B/G=5 år

Får inte gallras förrän barnet fyllt 18 år. Gallras senast 5 år efter det att barnet fyllt 18 år om det ej ska bevaras ur forskningssynpunkt.

Kallelser till rättegång, möte med handläggare mm Papper N-arkiv Alfabetisk ordning GIA

Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Papper N-arkiv Alfabetisk ordning GIA

(23)


Diariekod/


AdoptionerPersonakt läggs upp när barnet anlänt

Handlingar i ej genomförda adoptioner Papper/digitalN-arkiv Verksamhetssystem

Alfabetisk ordning B/G=5 år

Personakterna för födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Fadern

Intyg om adoptionsutbildning Papper N-arkiv Alfabetisk ordning B=5 år Faderns personnummer

Ansökningar om medgivande med bilagor Papper N-arkiv Alfabetisk ordning B=5 år Faderns personnummer

Journalblad Papper/digitalN-arkiv Verksamhetssystem

Alfabetisk ordning B=5 år Faderns personnummer

Utdrag ur social- och polisregister Papper N-arkiv Alfabetisk ordning B=5 år Efter faderns namn i pappersakt.

Medgivande till socialnämnden att hämta uppgifter ur andra register - sekretesseftergift

Papper N-arkiv Alfabetisk ordning GIA

Anmälan om förslag på barn Papper N-arkiv Alfabetisk ordning B=5 år Efter faderns namn

Samtycken med bilagor Papper N-arkiv Alfabetisk ordning B=5 år Efter faderns namn

Utredningar Papper/digitalN-arkiv verksam hetssystem

Alfabetisk ordning B=5 år Efter faderns namn

Handlingar rörande barnets ursprung Papper N-arkiv Barnets pnr B=5 år Barnets personnummerHandlingar i genomförda adoptioner Papper N-arkiv Barnets pnr B=5 år

(24)


Diariekod/


Referenser Papper N-arkiv Alfabetisk ordning B=5 år Efter faderns namn

11.01 Yttrande från socialnämnd till tingsrätt Papper/digitalN-arkiv Verksamhetssystem Registrator

Barnets pnr/ Diarienummer

B=5 år

Myndigheten Familjerätt och Familjestöd (MFoF) Papper N-arkiv Alfabetisk ordning B=5 år Efter faderns namn

Yttrande från Socialstyrelsens rättsliga råd Papper N-arkiv Alfabetisk ordning B=5 år Efter faderns namn

Yttranden från behandlande läkare Papper N-arkiv Alfabetisk ordning B=5 år Efter faderns namn

Handlingar av betydelse i ärendet PapperN-arkiv Verksamhetssystem

Alfabetisk ordning B=5 årEfter faderns namn. Upprättade, inkomna, skickade

Beslut, medgivanden Papper N-arkiv Alfabetisk ordning B=5 år Efter faderns namn

Aktualiseringsintyg Papper N-arkiv Alfabetisk ordning B=5 år Efter faderns namn

Ansökan till tingsrätt om adoption Papper N-arkiv Barnets pnr B=5 år Barnets personnummerTingsrättens dom Papper N-arkiv Barnets pnr B=5 år Barnets personnummer

Återkallelse av medgivande Papper/digital N-arkiv Alfabetisk ordning B/G=5 år

Personakterna för födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Efter faderns namn

Överklaganden, med bilagor Papper N-arkiv Pnr B=5 år Efter faderns namnBeslut/domar i förvaltningsdomstol Papper N-arkiv Pnr B=5 år Efter faderns namn

(25)


Diariekod/


Uppföljningsrapporter Papper/digitalN-arkiv Verksamhetssystem

Barnets pnr B=5 år Barnets personnummer

Kallelser till rättegång, möte med handläggare etc Papper N-arkiv Alfabetisk ordning GIA Efter faderns namn

Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Papper N-arkiv Pnr GIA Efter faderns namn

Omsorg om personer med funktionsnedsättning

Handläggning SoL, Socialpsykiatri

Personakt Papper/digital N-arkiv Pnr B/G=5 år

Personakterna för födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning.

Anmälningar Papper N-arkiv Pnr B/G=5 årAnsökningar från enskild om bistånd eller service, med ev bilagor

Papper N-arkiv Pnr B/G=5 år

Journalblad Papper/digitalN-arkiv/ verksamhetssystem

Pnr B/G=5 år

Utredningar i enskilt ärende PapperN-arkiv/ verksamhetssystem

Pnr B/G=5 år

Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats PapperN-arkiv/ verksamhetssystem

Pnr B/G=5 år

Överklaganden med bilagor Papper N-arkiv Pnr B/G=5 årBeslut/domar i förvaltningsdomstol Papper N-arkiv Pnr B/G=5 årKallelser (till möte med handläggare) Papper N-arkiv Pnr GIADokumentation av planering som rör den enskilde t.ex. handlinsplaner, SIP, vårdplan

Papper N-arkiv Pnr

(26)


Diariekod/


Remisser till t.ex. arbetsförmedling, sjukvård Papper N-arkiv Pnr GIAAnsökningar till institutioner om vård Papper N-arkiv PnrKopior av räkningar för undersökningar utförda på uppdrag av socialtjänsten

Papper N-arkiv Pnr G=2 år

Meddelande om utskrivning från sluten hälso- och sjukvård Papper N-arkiv Pnr GIA

Handlingar av betydelse för ärendet Papper N-arkiv Pnr B/G=5 årT.ex. registerkontroller som utgör underlag för beslut. Upprättade, inkomna, skickade

Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Papper N-arkiv Pnr GIAT.ex. registerkontroller av tillfällig betydelse

Fullmakter Papper N-arkiv Pnr B/G=5 årKopior av hyreskontrakt etc Papper N-arkiv Pnr GIA

Genomförandeplaner PapperN-arkiv/ verksamhetssystem

Pnr B/G=5 år

Löpande arbetsanteckningar DigitaltN-arkiv/ verksamhetssystem

Pnr GIA

Social journal Papper N-arkiv Pnr B/G=5 år

Insatser enligt LSS (Verkställighet, gäller ej utredningsenheter)



(27)


Diariekod/


Handlingar som inkommit eller upprättats i samband med en insats i form av boende i familjehem eller i bostad med

särskild service för barn och unga som behöver bo utanför föräldrahemmet

Papper N-arkiv PnrB=5 år Se anmärkning

Bevarande av handlingar rörande placerade barn och unga.

Genomförandeplanering, SIP Papper/digital (xml)N-arkiv /verksam-hetssystem

Pnr B/G=5 år

Informationsblad (fakta, personuppgifter, sjukdomar) Papper/digital (xml)N-arkiv /verksam-hetssystem

Pnr B/G=5 år

Löpande arbetsanteckningar Digitalt Verksamhetssystem Pnr GIANär dokumentationen sammanfattats i social journal

Social journal Papper/digital (xml)N-arkiv /verksam-hetssystem

Pnr B/G=5 år

Meddelanden om utskrivning från sjukhus eller liknande Papper N-arkiv Pnr GIAAktivitetscheman Papper N-arkiv Pnr GIA

Observationslistor Papper N-arkiv Pnr GIA När notering gjorts i social journal

Kopior av anteckningar från annan kommun eller landsting Papper N-arkiv Pnr GIA

Korrespondens av vikt med anhörig/ brukare/ställföreträdare/ombud

Papper N-arkiv Pnr B/G=5 år

Avtal om handhavande av annans medel Papper N-arkiv Pnr B/G=5 år

Handläggning LSS och SoL funktionsnedsättning



(28)


Diariekod/


Handlingar som inkommit eller upprättats i samband med en insats i form av boende i familjehem eller i bostad med

särskild service för barn och unga som behöver bo utanför föräldrahemmet

Papper N-arkiv PnrB=5 år Se anmärkning

Bevarande av handlingar rörande placerade barn och unga.

Ansökningar om insatser med eventuella bilagor Papper N-arkiv Pnr B/G=5 år

Daganteckningar Papper/digital (xml)N-arkiv/verksam-hetssystem

Pnr B/G=5 år

Utredningar, utlåtanden Papper/digital (xml)N-arkiv/verksam-hetssystem

Pnr B/G=5 årUtredningar digitalt tills beslut fattas. Därefter i pappersform i personakt.

Beslut om insats Papper/digital (xml)N-arkiv/verksam-hetssystem

Pnr B/G=5 år

Överklaganden med bilagor PapperN-arkiv/verksam-hetssystem

Pnr B/G=5 år

Beslut/domar i förvaltningsdomstol PapperN-arkiv/verksam-hetssystem

Pnr B/G=5 år

Kallelser Papper N-arkiv Pnr GIA

Dokumentation av planering som rör den enskilde t.ex. SIP, Individuell plan enligt LSS

Papper/digital (xml)N-arkiv/verksamhetssystem

Pnr B/G=5 år

Social dokumentation gällande personer med funktionsnedsättning, Social journal - SoL

Papper/digitalN-arkiv/verksamhetssystem

Pnr B/G=5 år

Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, institutioner mm Papper N-arkiv Pnr G=2 år

Anmälan och beslut om ställföreträdare Papper N-arkiv Pnr B/G=5 år

(29)


Diariekod/


Handlingar av betydelse i ärendet Papper/digital (xml)N-arkiv/verksam-hetssystem

Pnr B/G=5 år Upprättade, inkomna, skickade

Fullmakter Papper N-arkiv Pnr B/G=5 år

Inkommen handling utan ansökan PapperKännedomspärm hos mottagning barn/vuxen

Pnr GIA Gallras efter 3 månader

Hälso-och sjukvårdslagen (HSL) LSS-SoL

Delegering av hälso- och sjukvårdsuppgifter samt förvaring av läkemedel- Signaturförtydligande för läkemedelshantering

Papper/digitaltPärm hos ansvarig personalgrupp/Procapita

Pnr patient/pnr personal

G=3 årFinns både personbunden och icke personbunden delegering. Gallras tre år efter upphörd delegering.

Ifyllt och signerat försättsblad vid arkivering Papper Patientjournal Pnr B

I närarkiv under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens arkiv på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens centralarkiv.

Nytt

Journalanteckning från annan vårdgivare Papper/digital Patientjournal Pnr B


Nytt

Vårdplan, t ex samordnad individuell plan (SIP) Papper/digital Patientjournal Pnr B


Nytt

(30)


Diariekod/


Epikris annan vårdgivare Papper/digital Patientjournal Pnr B


Nytt

Sårvårdsjournal Papper/digital Patientjournal Pnr B

I pärm hos patient under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens arkiv på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens centralarkiv.

Nytt

Ordinationshandling Papper Patientjournal Pnr B


Nytt

Signeringslistor läkemedel/utförda insatser Papper Patientjournal Pnr B


Nytt

Förbrukningsjournal narkotika Papper Patientjournal Pnr B


Nytt

(31)


Diariekod/


Signaturförteckning Papper Patientjournal Pnr B


Nytt

Intyg, t ex bostadsanpassning Papper/digital Patientjournal Pnr B


Nytt

Fotografier, video- och bandupptagningar Papper/digital Patientjournal Pnr B


Nytt

Blodtransfusionsjournaler Papper/digital Patientjournal Pnr B


Nytt

Mätvärden enligt bedömningsinstrument Papper/digital Patientjournal Pnr B


Nytt

(32)


Diariekod/


Remisser Papper Patientjournal Pnr B


Nytt

Hälsodeklaration för vaccination ? Patientjournal Pnr B


Nytt

Instruktioner/träningsprogram Papper/digital Patientjournal Pnr B


Nytt

Annat av betydelse Papper/digital Patientjournal Pnr B


Nytt

Journalhandlingar Alkohol- och drogmottagning (ADM) Papper Patientjournal Pnr B

I närarkiv under pågående vård och fem år efter avslutad vård. Därefter slutförvaring i kommunens centralarkiv.

Nytt

(33)


Diariekod/


Budgetrådgivning och skuldrådgivning

Ärenden rörande budgetrådgivning Papper/digitalF-arkiv/ verksamhetssystem

Kronologiskt Årsvis

G=5 år

Ärendeblad, minnesant, skuldöversikter och kalkyler, förslag till hushållsbudget, underlag från långivare, kopior av korrespondens och överenskommelse med fodringsägare

Ärenden rörande skuldrådgivning, prövade enligt skuldsanringslagen

Papper/digitalF-arkiv/ verksamhetssystem


G=5 år

Ärendeblad, minnesant, skuldöversikter och kalkyler, förslag till hushållsbudget, underlag från långivare, kopior av korrespondens och överenskommelse med fodringsägare, kopior av ansökan till och beslut från kronofogdemyndighet samt förekommande tingsrättsbeslut

Ärenden rörande skuldrådgivning, ej prövade enligt skuldsaneringslagen

Papper och verksamhetssystem

F-arkiv/ verksamhetssystem


G=5 år

Ärendeblad, minnesant, skuldöversikter och kalkyler, förslag till hushållsbudget, underlag från långivare, kopior av korrespondens och överenskommelse med fodringsägare

(34)


Diariekod/


Tillstånd och tillsyn för näringsliv och föreningar

Tillståndsgivning och tillsyn enligt alkohollagen

Diariet AlkT Papper/digital AlkT Alfabetisk ordning B=5 år

Utredningar och förslag till beslut i ärenden rörande stadigvarande serveringstillstånd

Papper/digital AlkT Alfabetisk ordning B=5 år

Tillståndsbevis, stadigvarande servering (inklusive planritning) Papper/digital AlkT Alfabetisk ordning B=5 år

Domar rörande tillstånds- och tillsynsärenden Papper/digital AlkT Alfabetisk ordning B=5 år

Överklaganden Papper/digital AlkT Alfabetisk ordning B=5 år

Utredningar och förslag till beslut i tillsynsärenden rörande återkallelser av serveringstillstånd


Återkallelsebeslut av serveringstillstånd Papper/digital AlkT Alfabetisk ordning B=5 år

Utredningar och förslag till beslut i tillsynsärenden rörande varningar och sanktioner


Beslut rörande varningar, erinran och sanktioner Papper/digital AlkT Alfabetisk ordning B=5 år

Underlag för beslut rörande stadigvarande serveringstillstånd Papper N-arkiv Alfabetisk ordning G=3 årEfter att verksamheten upphört under förutsättning att besluten kan förstås utan underlagen

Anmälningar om utsedda serverings ansvariga personer Papper N-arkiv Alfabetisk ordning GIA

Restaurangrapporter Papper N-arkiv Alfabetisk ordning G=10 år

Handlingar rörande tillfälliga serveringstillstånd till allmänheten Papper N-arkiv Alfabetisk ordning G=5 år Samtliga handlingar i ärendet

(35)


Diariekod/


Handlingar rörande tillfälliga serveringstillstånd till slutna sällskap och godkännande av lokal

Papper N-arkiv Alfabetisk ordning G=5 år Samtliga handlingar i ärendet

Tillsynsrapporter vid restauranginspektioner Papper N-arkiv Alfabetisk ordningB/G=5 år Se anmärkning

Bevaras i tillsynsärenden som leder till utredning om förbud eller varning

Korrespondens rörande alkoholärende Papper N-arkiv Alfabetisk ordningB/G=5 år Se anmärkning


Tillsynsrapporter vid kontroll av detaljhandel med öl Papper N-arkiv Alfabetisk ordningB/G=5 år Se anmärkning


Anmälningar om ölförsäljning Papper/digital Narkiv/AlkT Alfabetisk ordning B=5 år När verksamheten upphört

Tillstånd och kontroll av tobaksförsäljning samt kontroll av försäljning av receptfria läkemedel

Anmälan om försäljning av tobak Papper/digital Arkivskåp/AlkT Alfabetisk ordning B=5 år

Utredningar och beslut om förbud, föreläggande eller vite i ärenden rörande försäljning av tobak

Papper N-arkiv Alfabetisk ordning B=5 år

Anmälan från Läkemedelsverket om försäljning av receptfria läkemedel

Papper/digital N-arkiv /AlkT Alfabetisk ordning B=5 år

Utredningar och beslut om förbud, föreläggande eller vite i ärenden rörande försäljning av läkemedel

Papper N-arkiv Alfabetisk ordning B=5 år

Tillsynsrapporter, försäljning av tobak Papper N-arkiv Alfabetisk ordningB/G=5 år Se anmärkning

Bevaras i ärenden som leder till utredning om förbud, föreläggande eller vite

Korrespondens med näringsidkaren i ärenden rörande försäljning av tobak och receptfria läkemedel

Papper/digital N-arkiv /AlkT Alfabetisk ordningB/G=5 år Se anmärkning

Bevaras i ärenden som leder till utredning om förbud, föreläggande eller vite

(36)


Diariekod/


Tillstånd och kontroll av lotteriverksamhet

11.02 Ärenden om lotteritillstånd Papper/digital Diariet Diarienummer B=5 år Ansökan - delegationsbeslut

Yttranden till lotteriinspektionen Papper N-arkiv Alfabetisk ordning G=3 år

(37)

Documents

Dokumenthanteringsplan 2019 - Kalmar · 2019. 1. 22. · 9 år. 1-mån listor i varje pärm. SFB beslut från försäkringskassan Papper Ekon. adm.F-arkiv Kronologiskt G=10 år Förvaras