Dokumenthanteringsplan - Kristianstad

Dokumenthanteringsplan för omsorgsnämnden i Kristianstads kommun

Antagen av omsorgsnämnden 2017-12-14

Dokumenthanteringsplan OmsorgsnämndenAntagen 2017-12-14

InledningEnligt det kommunala arkivreglementet, antaget av kommunfullmäktige 2017-10-17 § 221, ska dokumenthanteringsplaner upprättas för samtliga myndigheter. En dokumenthanteringsplan innehåller myndighetens gallringsbeslut och beskriver de handlingar som inkommit, upprättats och/eller förvaras i verksamheten samt hur dessa hanteras. Planen ska ses över och revideras årligen. Dokumenthanteringsplanen ger en översikt över handlingsbeståndet och fungerar som hanteringsanvisningar. Planen är också ett sökredskap som ska kunna användas av både kommunens anställda och allmänheten. En god dokumenthanteringsplan skapar kontinuitet i ärendehanteringen.

Dokumenthanteringsplanen är strukturerad efter Kristianstads kommuns klassificeringsstruktur, antagen av kommunfullmäktige 2017-04-18 § 118. Klassificeringsstrukturen är baserad på VerkSAM diarium version 2.2, ett klasificeringsschema som förvaltas av kommunalförbundet Sydarkivera.

Bevaras: innebär att handling ska arkiveras för all framtid. Handlingar som ska bevaras levereras till kommunarkivet tidigast ett år efter avslut.Gallras: innebär att handling förstörs och därmed inte kan återsökas eller återskapas. Sekretessbelagd handling strimlas. Gallringsbara handlingar i elektronisk form gallras i systemet. Om det står en tidsgräns (gallringsfrist) för bevarande får handlingen gallras (förstöras) efter angivet antal hela år. I undantagsfall kan gallringsfrist anges i annan form än antal år. Saknas det gallringsbeslut på en handlingstyp så är gallring inte tillåten. Rådgör istället med kommunarkivet om revidering av planen.Gallras vid inaktualitet: innebär att handling gallras när den inte längre behövs i verksamheten. Förvaringsplats: avser den plats där handlingen förvaras innan den gallras eller skickas till kommunarkivet.Registreras: anger om handlingen ska registreras.

Kommunövergripande gallringsbeslut finns i gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse, beslutad i kommunfullmäktige 2017-10-17 § 222.

BegreppKod: är den punktnotation som används i klassificeringsstrukturen för att hierarkiskt och systematiskt ordna de rubriker som motsvarar verksamhetsområden, processgrupper och processer.Handlingstyp: är en benämning på handlingar som tillkommer genom att en aktivitet genomförs upprepat. Med aktivitet avses ett led i en process.

Informationssäkerhetsklassning: klassning som görs utifrån konsekvenser som uppstår om t ex informationen inte kan nås, om den förvanskas, brister i åtkomstbegränsning eller det inte går att följa upp vem som gjort vad med informationen. Denna kolumn måste utredas ytterligare.Sekretess: anger om handlingen kan beröras av sekretess och i så fall enligt vilket lagrum.Kommentar: innehåller kompletterande uppgifter.

Hur hittar man i planen?Det enklaste sättet att hitta en handling eller en rubrik är genom sökfunktionen (Ctrl+F) i Adobe Reader. Klassificeringsstrukturen kan användas som en innehållsförteckning.

DokumenthanteringsplanOmsorgsnämnden

Antagen 2017-12-14

1

Kod HandlingstypBevaras/gallras Förvaringsplats

Registreras (diarieförs) Sekretess

Info.säk-klass Kommentar

1DEMOKRATI OCH LEDNING

1. 2 Politiskt beslutsfattande1. 2. 1 Politiska beslut

Protokoll BevarasEvolution och närarkiv

Det sammanhängande protokollet. Respektive beslutsparagraf tillhör ärendet.

Protokollsanteckningar BevarasEvolution och närarkiv Ingår i protokollet.

Reservation BevarasEvolution och närarkiv Ingår i protokollet.

Uppropslistor/ närvarolistorSe kommentar

Evolution och närarkiv Ingår i protokollet. Om inte ska de bevaras.

Omröstningslistor/voteringslistor BevarasEvolution och närarkiv Ingår i protokollet.

Besluts- underlag/ utredningSe kommentar

Evolution och närarkiv

Respektive beslutsunderlag/utredning/yttrande tillhör ärendet/akten.

1. 2. 2 Offentlig dialogAnteckningar från möten Bevaras Evolution Registreras

Medborgarförslag BevarasEvolution och närarkiv Registreras

Tjänsteskrivelse Bevaras Evolution RegistrerasProtokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Bevaras Evolution Registreras

1. 2. 3 Redovisa delegation

Delegationsbeslut BevarasEvolution och närarkiv Registreras

Tillhör ärendet/akten. Tjänsteskrivelse och beslut.

Delegationslista Bevaras Evolution Registreras

Dokumenthanteringsplan Omsorgsnämnden

Antagen 2017-xx-xx

2




1. 2. 5Tillsätta och entledigaförtroendevaldaAvsägelse av uppdrag från förtroendevald Bevaras

Evolution och i närarkiv Registreras

1. 2. 6

Initiativ från förtroendevalda,nämnd, revisorer, bolag,fullmäktigeberedningMotionProtokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Bevaras Evolution RegistrerasTjänsteskrivelse/Yttrande Bevaras Evolution Registreras Om remitterad till förvaltning

Protokollsutdrag/Beslut nämnd Bevaras Evolution Registreras Om remitterad till nämndInterpellationProtokollsutdrag/beslut Kf Bevaras Evolution RegistrerasYttrande/svar Bevaras Evolution RegistrerasFrågaProtokollsutdrag/beslut Bevaras Evolution Registreras

1. 2. 7 Återkoppla till förtroendevaldaRapporter och anmälningsärenden i ON Bevaras Evolution Registreras Informationsärenden.

Redovisning av ej färdigberedda motioner, ej verkställda beslut, medborgarinitiativ mm i ON Bevaras Evolution Registreras Informationsärenden.Rapporter och anmälningsärenden i ON Bevaras Evolution Registreras Informationsärenden.

1. 3 Verksamhetsledning1. 3. 1 Styrande dokument


Antagen 2017-xx-xx

3




Delegeringsordning Bevaras Evolution RegistrerasBeslut om vidaredelegering Bevaras Evolution RegistrerasFörslag till förändrad delegeringsordning Bevaras Evolution RegistrerasTjänsteskrivelse Bevaras Evolution RegistrerasProtokollsutdrag/beslut Bevaras Evolution RegistrerasReglemente Bevaras Evolution Registreras Antas i fullmäktige.

Planer, verksamhetsledning Bevaras Evolution Registreras

Antas i fullmäktige. T ex likabehandlingsplan, jämställdhetsplan, plan mot kränkande behandling.

Policy Bevaras Evolution Registreras

Antas i fullmäktige eller nämnd. Avser policydokument utfärdade av den egna huvudmannen eller vårdgivaren, t.ex. hälsoplan, antimobbningspolicy, arbetsmiljöpolicy, drogförebyggande insatser, hälso- och sjukvårdsarbete.

Riktlinjer Bevaras Evolution Registreras Antas i nämnd.Handlingsprogram Bevaras Evolution Registreras Förebyggande verksamhet.

Rutin- och metodbeskrivningar, handböcker

Se kommentar Evolution

1 arkivex bevaras. Övriga gallras vid inaktualitet. Avser t ex rutinbeskrivningar etc. utfärdade av den egna huvudmannen eller vårdgivaren.

LathundarGallras vid inaktualitet Evolution Gallras när ny version upprättats.

Instruktioner av tillfällig eller ringa karaktär

Gallras vid inaktualitet Evolution

Klassificeringsstrukturer Bevaras Evolution RegistrerasDokumenthanteringsplaner Bevaras Evolution RegistrerasTaxor och avgifter Bevaras Evolution Registreras


Antagen 2017-xx-xx

4




1. 3. 2

Organisera och fördela arbete ochansvarOrganisationsplan/beskrivning Bevaras Evolution RegistrerasTjänsteskrivelse Bevaras Evolution RegistrerasProtokollsutdrag/beslut Ksau/Ks/Kf/Nämnderna Bevaras Evolution RegistrerasAttest- och utanordningsbehörigheter Bevaras Evolution RegistrerasAttestregister Bevaras EvolutionDelegationer rörande övergripande ansvar Bevaras Evolution Registreras

T.ex. verksamhetschefernas delegation till ersättare vid ledighet.

1. 3. 3 Leda det interna arbetet

Protokoll/anteckningar Bevaras Evolution Registreras

T ex interna verksamhetskonferenser, personalkonferenser, ledningsmöten, råd och kommittéer.

1. 3. 4Samverka med personal ochfackliga organisationerProtokoll förhandlingar mellan fack och arbetsgivare, MBL Bevaras Evolution RegistrerasFörhandlingsfullmakt för facklig företrädare Bevaras Evolution RegistrerasProtokoll Löneöversyn Bevaras Evolution RegistrerasAvtal/överenskommelse om lokal samverkan Bevaras Evolution Registreras

Protokoll från central samverkansgrupp mellan arbetsgivare och arbetstagare Bevaras Evolution Registreras

Protokollsutdrag från tex central samverkansgrupp bör ligga i alla ärenden som samverkas, tex när styrdokument tas, budget, omorganisationer, lönesättning mm.


Antagen 2017-xx-xx

5




Protokoll från lokal samverkansgrupp mellan arbetsgivare och arbetstagare (SVG) Bevaras Evolution RegistrerasPartssammansatta grupper som arbetsutskott till APT och/eller SVG Bevaras EvolutionProtokoll/anteckningar från arbetsplatsträffar/ arbetslagsmöten


Om de innehåller beslut som inte finns någon annanstans måste de bevaras annars kan de gallras efter 2 år.

Kallelse med bilagorGallras efter 1 år

Evolution och G-mapp

1. 4

Planering och uppföljningav verksamheten

1. 4. 1 Mål- och ekonomistyrning

Budget med flerårsplan Bevaras

Digitalt, G-server och på papper i närarkiv plan 3 i Rådhus Skåne Registreras

Slutdokument för budgetprocessen. Anger fastställd budget i nämnd och styrelse samt fullmäktige.

Budgetunderlag (beräkningsunderlag, verifikationer, justeringsverifikationer, övrigt budgetunderlag)

Gallras efter 10 år Digitalt, G-server

Tilhör ärendet om budget som registreras i samband med ärendets behandling.

Målsättningar Bevaras


Finns som ett avsnitt i Budget med flerårsplan som är slutdokument för budgetprocessen. Enligt kommunens styrsystem.


Antagen 2017-xx-xx

6




Månadsuppföljningar Gallras efter 1-3 år

Digitalt, G-serverRegistreras

Underlag delårsrapport/-bokslut (Huvudbok, saldo kontoklass 1-2. Resultat- och balansräkning, saldo kontoklass 3-8. Specifikationer till vissa tillgångs- och skuldkonton.) Bevaras

Digitalt, G-server och på papper i närarkiv plan 3 i Rådhus Skåne

Tilhör ärendet om delårsrapport som registreras i samband med ärendets behandling.

Kontoklass 1-2 visar tillgångar och skulder. Kontoklass 3-8 rör intäkter/inkomster och kostnader/utgifter. Överförs till centralarkiv 3 år efter redovisningsåret

Intern kontrollBevaras 1-3 år Digitalt, G-server Registreras

Dokumentation av upplägg och arbetsformer, samt rapporter och eventuella åtgärdsplaner (motsvarande). Årliga rapporter blir ärenden som diarieförs.

Årsredovisning Bevaras


Slutdokument för bokslutsprocessen och underlag till fastställt bokslut i nämnd, styrelse och fullmäktige.

Underlag årsredovisning/årsbokslut (Huvudbok, saldo kontoklass 1-2. Resultat- och balansräkning, saldo kontoklass 3-8. Specifikationer (bokslutsbilagor) till samtliga tillgångs- och skuldkonton.) Bevaras


Tilhör ärendet om årsredovisning som registreras i samband med ärendets behandling.

Kontoklass 1-2 visar tillgångar och skulder. Kontoklass 3-8 rör intäkter/inkomster och kostnader/utgifter. Överförs till centralarkiv 3 år efter redovisningsåret

Räkenskapssammandrag till SCB

Gallras 6 år efter redovisningsåret



Antagen 2017-xx-xx

7




Årsförbrukning (bokfört belopp på resp slag/konto samt ansvarskod) Bevaras


Tilhör ärendet om årsredovisning som registreras i samband med ärendets behandling.

Ingår i huvudbok som finns i årsbokslut. Förvaras även digitalt i 10 år i resp år bokslutsmapp på G:server. Överförs till centralarkiv 3 år efter redovisningsåret.

Avtal

Gallras 3 år efter det redovisningsår då avtalet löpt ut

Kassaskåp i närarkiv plan 3 i Rådhus Skåne

Förteckning över avtal finns på G-server "Värdearkiv"

1. 4. 2Begära ökat anslag/tilläggsbudgetBegäran om tilläggsbudget/tilläggsanslag Bevaras RegistrerasBeslut/protokollsutdrag Bevaras Registreras

1. 4. 3 Investeringar

1. 5 Kvalitetsledning1. 5. 1 Kvalitetsstyra

Direktiv gällande ledningssystemet

Se kommentar Registreras Klassificeras under 1. 3. 1 Styrande dokument.

Granskning av ledningssystem, resultat av Bevaras RegistrerasDokumentation från kvalitetsarbete, underlag

Gallras vid inaktualitet

Kvalitetsdokument Bevaras Registreras


Antagen 2017-xx-xx

8




Mål för kvalitets-och säkerhetsarbetet

Se kommentar Registreras Klassificeras under 1. 3. 1 Styrande dokument.

ÅtgärdsplanerSe kommentar Registreras Klassificeras under 1. 3. 1 Styrande dokument.

Rapporter, uppföljningar Bevaras RegistrerasProtokollsutdrag/beslut Bevaras Registreras

Uppföljning av mål Bevaras RegistrerasAvser inrapporterad uppföljning på verksamhetsnivå.

Uppföljning av verksamhet och kvalitét Bevaras Registreras

Avser dokumenterade uppföljningar. Protokoll och utvärdering bevaras och registreras. Underlag gallras efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts.

Sammanställning av klagomål på verksamhetsnivå Bevaras

Avser sammanställningar för rapportering till verksamheten.

1. 5. 2 Mäta verksamhetskvalitetIntern kontroll

Intern kontrollplanSe kommentar Registreras Klassificeras under 1. 3. 1 Styrande dokument.

Riskanalys vid större förändring BevarasRapporter, uppföljning Bevaras RegistrerasProtokollsutdrag/beslut Bevaras Registreras

AvvikelserapporterSe kommentar Flexite Registreras

Födelsedatum 05, 15, 25 bevaras. Övriga gallras 10 år efter sista anteckning.

Checklistor Bevaras Registreras

DokumentationGallras efter 5 år Episerver

Avser dokumenterad kontroll t.ex. steriliserings- och desinfektionsrutiner på avdelning/enhet

Analyser Bevaras Registreras


Antagen 2017-xx-xx

9




Inspektionsrapporter Bevaras RegistrerasKontroller Bevaras RegistrerasBeslut Bevaras RegistrerasEnkät

Enkäter, egenproducerademed intern eller extern mottagare Bevaras Registreras

Svaren kan gallras vid inaktualitet om sammanställning hargjorts. Annars bevaras svaren. Ett exemplar av frågeformuläretbevaras.

Enkäter, svar på inkomnainterna

Gallras efter 2 år

Bevaras ihop med enkäten om svaret utgör myndighetenssvar eller är av annan betydelse för verksamheten. Annarsgallras vid inaktualitet efter att sammanställning gjorts.

Sammanställning Bevaras RegistrerasStatistik

Statistik, allmän av betydelseSe kommentar

Statistik av betydelse bevaras. Övrig statistik gallras vid inaktualitet

Statistik, verksamhetsspecifikSe kommentar

Statistik av betydelse för verksamheten bevaras. Övrig statistik gallras vid inaktualitet

1. 5. 3Säkra och förbättraverksamhetskvalitetVerksamhetsplan Bevaras Business objectsTjänsteskrivelse Bevaras RegistrerasProtokollsutdrag/Beslut Bevaras Registreras


Antagen 2017-xx-xx

10




Kvalitetsgranskningar, protokoll och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten Bevaras Business objects

Protokoll och utvärdering bevaras och registreras. Underlag gallras efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts.

1. 5. 5 Anmälan enligt lag

Avser anmälan mot myndigheten. T.ex. Lex Sarah, Lex Maria eller kränkande behandling av skolelev.

Anmälan om missförhållande BevarasEvolution och närarkiv Registreras Kan gälla t.ex. Lex Sarah, Lex Maria.

Anmälan om kränkande behandling Bevaras Registreras Kan gälla kränkande behandling av skolelev

Klagomål till IVO BevarasEvolution och handläggare Registreras

Avser klagomål som gäller vårdenhet hos den egna vårdgivaren.

Utredning/rapport BevarasEvolution och handläggare Registreras

Tjänsteskrivelse BevarasEvolution och handläggare Registreras

Beslut BevarasEvolution och handläggare Registreras

Patientskaderegleringen (PSR), beslut som rör den egna vårdgivaren Bevaras Registreras Egna journalkopior gallras vid inaktualitet.

1. 5. 6 Forum för samråd

Protokoll/minnesanteckningar Bevaras

Evolution och i pärm hos nämndsekreterare Registreras

Exempelvis protokoll från Kommunala pensionärsrådet/Kommunala rådet för funktionsnedsatta.

Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper Bevaras

Evolution och närarkiv Registreras Exempelvis Förvaltningsövergripande samverka

Skrivelser från representanter i samråd Bevaras Registreras


Antagen 2017-xx-xx

11




1. 6Verksamhetsutveckling och samverkan

1. 6. 1 Omvärldsbevakning

Omvärldsanalyser Se kommentar Registreras

Omvärldsanalyser som underlag till beslut bevaras, omvärldsanalyser av tillfällig betydelse gallras vid inaktualitet

Redovisningar från externa projekt och utredningar

Se kommentar Registreras

Redovisningar från externa projekt och utredningar som underlag till beslut bevaras, omvärldsanalyser av tillfällig betydelse gallras vid inaktualitet

Redovisningar från studiebesök och konferenser


1. 6. 2 ProjektFörstudier

Tjänsteskrivelse BevarasHos respektive avdelning Registreras

Beslut BevarasHos respektive avdelning Registreras

Direktiv BevarasHos respektive avdelning Registreras

Plan BevarasHos respektive avdelning Registreras

Utvärdering BevarasHos respektive avdelning Registreras

Sammanställning BevarasHos respektive avdelning Registreras

ProjektAnsökan om att inleda projekt/projektansökan Bevaras

Hos respektive avdelning Registreras


Antagen 2017-xx-xx

12




Beslut om inledande av projekt BevarasHos respektive avdelning Registreras

Avtal BevarasHos respektive avdelning Registreras

Anteckningar från mötenSe kommentar

Hos respektive avdelning

Minnesanteckningar utan beslut kan gallras efter 2 år. Anteckningar som innehåller beslut ska bevaras

Beslutsförteckningar BevarasHos respektive avdelning Registreras

Projektanvisningar BevarasHos respektive avdelning Registreras

Projektdirektiv BevarasHos respektive avdelning Registreras

Projektplan BevarasHos respektive avdelning Registreras

Korrespondens BevarasHos respektive avdelning Registreras

Deltagarförteckningar BevarasHos respektive avdelning

Teknisk plan BevarasHos respektive avdelning

Resursplan BevarasHos respektive avdelning Registreras

Tidplan BevarasHos respektive avdelning Registreras

Utvärderingar BevarasHos respektive avdelning Registreras

Delrapporter BevarasHos respektive avdelning Registreras

Ex: Kartläggningsrapport, rapporter från SKL eller andra myndigheter

Förteckning över styrgruppens medlemmar Bevaras



Antagen 2017-xx-xx

13




Styrgruppens protokoll BevarasHos respektive avdelning Registreras

Broschyrer och annat egenproducerat material Bevaras


Tidningsannonser BevarasHos respektive avdelning

Hemsidor BevarasHos respektive avdelning

Budget BevarasHos respektive avdelning Registreras

Bokföringsplan BevarasHos respektive avdelning Registreras

Revisionshandlingar BevarasHos respektive avdelning Registreras

Ansökningar och beslut om utbetalningar Bevaras


Ekonomisk slutredovisning BevarasHos respektive avdelning Registreras

Slutrapporter BevarasHos respektive avdelning Registreras

Handbok BevarasHos respektive avdelning Registreras

Enkät, upprättad BevarasHos respektive avdelning Registreras

Enkätsvar, inkomnaGallras efter 2 år


Sammanställning av enkätsvar BevarasHos respektive avdelning Registreras

FakturorGallras efter 10 år



Antagen 2017-xx-xx

14




Intervjuer

Gallras efter 2 år efter projektets slut


Räknas som arbetsmaterial och underlag för sammanställning och slutrapport

MeddelandenGallras efter 2 år


Månadsrapporter - ekonomiGallras efter 2 år



Observationsanteckningar

Gallras efter 2 år efter projektets slut



Underlag för budgetberäkningGallras efter 10 år



EU-projekt

Dokumentationen i ett EU-projekt är viktig. Den behövs bl.a. eftersom att EU genom revisioner och om dokumentationen inte är komplett kan kräva tillbaka hela eller delar av EU-bidraget. Revision sker i Strukturfonderna upp till 3 år efter att sista betalningen är gjort från EU. Övriga fonder kan ha revision upp till 5 år efter slutbetalning.

Innan projektet startar

Protokoll från nämnder/styrelse rörande EU-ansökan Bevaras


Beslut från nämnder/styrelser rörande EU-ansökan Bevaras

Hos respektive avdelning Registreras Kopia i projektdokumentationen.

Projektansökan BevarasHos respektive avdelning Registreras Kopia i projektdokumentationen.


Antagen 2017-xx-xx

15




Projektbeslut BevarasHos respektive avdelning Registreras Kopia i projektdokumentationen.

Fördjupad projektplan BevarasHos respektive avdelning Registreras

Inbegriper godkänd, reviderade och ej godkända projektplaner.

Partnerskapsavtal BevarasHos respektive avdelning Registreras Medfinansieringsintyg.

Samverkansavtal BevarasHos respektive avdelning Registreras Kopia i projektdokumentationen.

Kontrakt BevarasHos respektive avdelning Registreras Kopia i projektdokumentationen.

Korrespondens av vikt BevarasHos respektive avdelning Registreras

Avser korrespondens med ex medfinansiärer och projekt-partners. Kopia i projektdokumentationen.

Källmaterial och statistik som varit underlag för projektets problembeskrivning Bevaras


Underlag och uträkningar BevarasHos respektive avdelning Registreras

Vid budgetering och framtagande av beräkningsunderlag. Kopia i projektdokumentationen.

Kommunikationsstrategi/ kommunikationsplan Bevaras


Under projektets gång

Ansökan om utbetalning BevarasHos respektive avdelning Registreras

Utbetalning av stöd AoU (även ansökningar om utbetalning i förskott). Inklusive missiv med underlag såsom löneunderlag, fakturaunderlag och finansieringsunderlag m.m. kallades tidigare rekvisition.

First Level Control Certificate BevarasHos respektive avdelning Registreras Intyg från kontrollen på förstanivån.

Lägesrapporter BevarasHos respektive avdelning Registreras


Antagen 2017-xx-xx

16




Korrespondens BevarasHos respektive avdelning Registreras

Korrespondens av vikt. Avser bl. a korrespondens med finansiärer (EU- och medfinansiärer) och projektpartners.

Information om partners och underleverantörer Bevaras


Information om deltagare BevarasHos respektive avdelning Deltagarförteckningar, kursintyg.

Avtal BevarasHos respektive avdelning Registreras

Projektkontrakt, samverkansavtal. (Hyres-, leasing- och underentreprenörsavtal får gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision)

Partnerskapsavtal BevarasHos respektive avdelning Registreras

Mellan parter som samverkar i ett projektgenomförande

Protokoll från styrgrupps- och projektmöten Bevaras


Dokumentation från (se även grupp 3) protokoll, mötesanteckningar och signerade listor. T ex från samverkanspartsmöten och möten med ekonomer/kommunikatörer

Avsiktsförklaring BevarasHos respektive avdelning Registreras

(Letter of intent/commitment) ”Letter of intent” innebär att de organisationer som ska vara med i projektet skriftligen intygar bl. a hur mycket arbetstid och vilka finansiella resurser de tänker lägga in i arbetet

Revisionsintyg BevarasHos respektive avdelning Registreras

Intyg från godkänd eller auktoriserad revisor som granskar och bestyrker riktigheten i de uppgifter som stödmottagaren lämnar i ansökan om utbetalning.


Antagen 2017-xx-xx

17




Rapporter BevarasHos respektive avdelning Registreras

Lägesrapporter, följeforskning, interimsrapport/delrapport, meddelande/rapport till förvaltande myndighet om projektet försenas, reserapport.

Plan BevarasHos respektive avdelning Registreras

PLAN för projektets följeforskning. Bifogas den första lägesrapporten.

Pressklipp etc BevarasHos respektive avdelning Registreras

Artiklar och annonser om projektet i tidskrifter, webbtidningar etc.

Pressmeddelanden BevarasHos respektive avdelning Registreras Om det egna projektet

Strategi-/handlingsplan BevarasHos respektive avdelning Registreras För implementering av projektresultat

Uppdragsbeskrivning BevarasHos respektive avdelning Registreras

Avser bl. a projektpersonal, utvärderare/följeforskare

Marknadsförings- och informationsmaterial Bevaras


Annonser om egna projektet, broschyrer och informationsfoldrar etc. nyhetsbrev, affischer, roll-ups och skyltmaterial etc., faktablad, filmer och fotografier om projektet. Skyltmaterial ska avbildas genom t ex fotografering. Efter avbildning kan skyltmaterialet gallras.

Hemsida externt/intranät BevarasHos respektive avdelning

Information av allmän karaktärGallras vid inaktualitet


Från programförvaltande myndigheter i Sverige

Föreskrifter och reglerGallras vid inaktualitet


Dagböcker (projektdagböcker)Gallras vid inaktualitet


Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision

Arbetsplaner, tidsplaner Gallras vid inaktualitet




Antagen 2017-xx-xx

18




ArbetstidsredovisningGallras vid inaktualitet


För redovisning av personal som är anställd i projektet. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision

Friställningsintyg för offentligt anställd personal (ERUF)




Avräkningsplan för förskottGallras vid inaktualitet



Fullmakter för projektledarenGallras vid inaktualitet



Deltagarrapportering till SCBGallras vid inaktualitet


Projektdeltagarnas personnummer, antal timmar de deltagit per månad och eventuella avbrottsorsaker. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision

UNDERLAG FÖR UTGIFTER t ex förbrukningsinventarier, biljetter, övernattning, konferenslokal, kopiatoranvändning, traktamenten och hyra av bil, utbildnings-material, förbruknings-material och nyttjande av nödvändig utrustning för projektet



T ex underlag för korttidshyra t ex datorprojektor som används vid enstaka tillfällen och kanske hyrs vid varje användningstillfälle. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision

Dokument som visar SYNLIGGÖRANDE/publicitet (allt material som kan verifiera att kravet på offentliggörande fullgjorts).



Det kan ex vara kopior av annonser, artiklar/notiser, marknadsföringsmaterial, foton av skyltar, trycksaker, visitkort, skärmdumpar eller utskrift av hemsida som byggts upp för projektet samt filmer och fotografier från utställningar m.m. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision


Antagen 2017-xx-xx

19




SOCIALA MEDIER t ex Facebook, Twitter, bloggar, Linkedin m fl. kanaler för information och utökad medborgadialog om projektet.



Meddelanden, inlägg, inkomna frågor med svar av betydelse, liksom allt som föranleder någon åtgärd bevaras utanför det sociala mediet. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Meddelanden, inlägg, inkomna frågor med svar av betydelse, liksom allt som föranleder någon åtgärd bevaras utanför det sociala mediet. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision

KORRESPONDENS av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär




Utdrag ur RÄKENSKAPER t ex Ekonomiska månads-rapporter, plusgiro- och bankgirolistor (där det framgår att betalning gjorts). Utskrift ur ekonomidatabasen



Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision.

Kopior av VERIFIKATIONER t exLeverantörsfakturakopior, reseräkningar, kvitton och boardingcards Gallras vid

inaktualitetHos respektive avdelning

Original ibland ekonomihandlingarna i huvudmannens arkiv. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision.

Kopior av REKRYTERINGSÄRENDEN



Original finns i huvudmannens ärendehanteringssystem. Avser bl. a kopior av annons, sökandeförteckning, anställningsavtal, ansökan, rekryteringsbeslut. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision.


Antagen 2017-xx-xx

20




Kopia av ANSTÄLLNINGSAVTAL Gallras vid inaktualitet


Original i huvudmannens personaldossié. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision.

Utdrag ur LÖNELISTAGallras vid inaktualitet


Original i personaldatabasen. För redovisningen av personalkostnader ska personalavdelningen och den som hanterar lön kontaktas för att hitta lämpliga rutiner för att särskilja projektets lönekostnader från ordinarie verksamhet. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision

Uppgifter om kopiatoranvändning/beräkning av indirekta kostnader Gallras vid

inaktualitetHos respektive avdelning


UPPHANDLINGSÄRENDEN Beslut om upphandling, anbudsinbjudan, förfrågningsunderlag, annonsering, anbudsförteckning/anbudsöppningsprotokoll, antaget anbud, utvärderings-protokoll, tilldelningsbeslut, efterannonsering



Original finns i huvudmannens ärendehanteringssystem. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision.

Kopia av AVTAL/ KONTRAKT T ex med antagen leverantör



Original i huvudmannens diarium. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision.


Antagen 2017-xx-xx

21




Dokumentation från STYRGRUPPS- OCH PROJEKTMÖTEN Dagordningar och kallelser, t ex från samverkanspartsmöten och möten med ekonomer/kommunikatörer




PROJEKTPLANER kring varje aktivitet




Dokumentation kring/från arrangemang och aktiviteter



AKTIVITETER t ex inbjudningar, anmälningar, program-/mötesagenda, deltagarförteckningar/närvarolistor, egenproducerat utbildningsmaterial o dyl. kursdokumentation, Power Point presentationer, filmer och fotografier), provformulär/ifyllda provformulär, prov-/examensresultat, kursintyg. T ex från mässor, konferenser och kickoffer.Bevaras eller Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision, se motsvarande handling i huvudmannens arkiv.

Rekryteringsärenden BevarasHos respektive avdelning Registreras

Kopior av handlingarna ska finnas i projektet. Originalen stannar i diariet.

Budget med kalkyler BevarasHos respektive avdelning Registreras

Ekonomisk redovisning BevarasHos respektive avdelning Registreras

Kopior ur den ekonomiska redovisningen ska finnas i projektet. Originalen stannar i diariet.


Antagen 2017-xx-xx

22




VerifikationerSe kommentar


Ska vara ställda till projektägaren och utan svårighet kunna kopplas till projektet Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision

Bank- och postgirobetalningarSe kommentar


Räcker med kopior som visar att pengarna betalts in/ut. Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision

Ekonomiska transaktionerSe kommentar


Projektägare ska sär-redovisa projektet så att transaktioner direkt kan utläsas i redovisningen. Transaktionerna ska även vara tillgängliga digitalt i sitt ursprungs-sammanhang för revision. Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision

Administrativa kostnaderSe kommentar


Uträkningar av både direkta och indirekta kostnader Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision

boende

kommentar

avdelning

Gallras tidigast EFTER sista tidpunkt för

LönekostnaderSe kommentar


Projektägare ska sär-redovisa projektet så att lönekostnader direkt kan utläsas i redovisningen. Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision

Underlag för pension och försäkringar (PO – 55,658%)

Se kommentar



Upphandlingsärenden BevarasHos respektive avdelning Registreras

De olika stegen i upphandlingen ska dokumenterat skriftligt och kunna visas upp. För att en kostnad i ett strukturfondsprojekt ska betraktas som stöd-berättigad ska den upp-kommit genom ett en offentlig upphandling ha gjorts, när så krävs. För mer information se 2. 6. 1 Genomföra upphandling

Avsluta projektet


Antagen 2017-xx-xx

23




Beslut om avslut BevarasHos respektive avdelning Registreras

Avslut enligt plan och förtida avslut. Kopia i projektdokumentationen.

Information om projektresultat/avslutat projekt Bevaras


Inbjudningar, anmälningar, presentationsmaterial. Kopia i projektdokumentationen.

Utvärderingsplan BevarasHos respektive avdelning Registreras Kopia i projektdokumentationen.

Korrespondens av vikt BevarasHos respektive avdelning Registreras

Rapporter BevarasHos respektive avdelning Registreras

Meddelande/rapport till förvaltande myndighet om projektet avbryts. Kopia i projektdokumentationen.

Upphävande av beslut och återbetalnings-skyldighet Bevaras


Revision av projektet

Revisionsärende BevarasHos respektive avdelning Registreras

Ex avisering om revisionsbesök, revisionsrapport.

1. 6. 3 Samverka externt

Samverkansavtal BevarasHos respektive avdelning Registreras

Överenskommelse BevarasHos respektive avdelning Registreras

MinnesanteckningarGallras efter 2 år


Protokoll

Bevaras i värdkommunen.


1. 7Allmänna handlingar och arkiv

1. 7. 1 Post och postöppning


Antagen 2017-xx-xx

24




Rutiner för postöppning Bevaras

PostöppningsfullmaktGallras vid inaktualitet


1. 7. 2 Lämna ut allmänna handlingar

Förfrågningar om att ta del av allmän handling som saknar pågående ärende klassificeras här. Om det finns ärende så ingår förfågan i respektive ärende och ska klassificeras och föras till det ärende som överklagas om överklagan sker.

Inkommen begäran om att ta del av allmän handling och handlingen lämnas ut

Gallras efter utlämnande

Inkommen begäran om att ta del av allmän handling och handlingen nekas helt eller delvis att lämnas ut

Se kommentar

I ärenden som överklagas ska begäran om att ta del av allmän handling bevaras annars kan de gallras vid inaktualitet.

Observera att beslut att inte lämna ut allmän handling kan överklagas inom tre veckor från den dag då klaganden fick del av beslutet. Inkommen begäran som nekats kan alltså gallras tidigast efter tre veckor.

Beslut om att inte lämna ut allmän handling helt eller delvis Bevaras RegistrerasBesvärshänvisning Bevaras Registreras


Antagen 2017-xx-xx

25




Kopior av utlämnade handlingarSe kommentar Registreras

I ärenden som överklagas ska kopior på de utlämnade handlingarna bevaras annars kan de gallras vid inaktualitet.

Observera att beslut att inte lämna ut allmän handling kan överklagas inom tre veckor från den dag då klaganden fick del av beslutet. Kopior av de utlämnade handlingar där uppgifter maskats kan alltså gallras tidigast efter tre veckor.

Överklagande av beslut att ej lämna ut allmän handling Bevaras RegistrerasBeslut/dom från kammarrätten Bevaras Registreras

1. 7. 3 Redovisa information

Ärendekort BevarasSkrivs ut och arkivläggs tillsammans med ärendet så länge ärendet bevaras på papper.

Arkivbeskrivning Bevaras Ska upprättas enligt ArkL 6 §. Beskrivning av en myndighets allmänna handlingar Bevaras OSL 4 kap, 2 §. Kan ingå i arkivbeskrivningen.

Dokumenthanteringsplan BevarasRegistreras, se kommentar Klassificeras under 1. 3. 1 Styrande dokument

1. 7. 4 Vårda och förvara arkivKvittenser på interna lån av handlingar

Se kommentar Handläggare Gallras när handlngarna återlämnats

1. 8 Tillsyn och Revision1. 8. 1 Revision och granskning


Antagen 2017-xx-xx

26




Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll Bevaras

Evolution eller respektive avdelnings närarkiv Registreras

Begäran om yttrande Bevaras


Yttrande/svar Bevaras


Protokollsutdrag/beslut Bevaras


Beslut från revisionen Bevaras


1. 8. 2 Tillsyn från tillsynsmyndighet

Här klassificeras handlingingar gällande när den egna verksamheten blir utsatt för tillsyn. När den egna verksamheten utför tillsyn klassificeras dessa handlingar under sitt eget område.

Meddelande om förestående inspektion Bevaras



Antagen 2017-xx-xx

27




Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll Bevaras


Underrättelse om inkommen anmälan Bevaras


Begäran om uppgifter/yttrande Bevaras


Yttrande/svar Bevaras


Protokollsutdrag/beslut Bevaras


Beslut/dom Bevaras


Kontrollplan Bevaras

Evolution eller respektive avdelnings närarkiv

Register över ansvariga Bevaras

Evolution eller respektive avdelnings närarkiv


Antagen 2017-xx-xx

28




Handlingar rörande återkommande rutinmässiga kontroller av kortvarig betydelse

Gallras efter 2 år

Evolution eller respektive avdelnings närarkiv Egenkontroll, t ex livsmedel.

1. 9

Remisser, undersökningar och statistik

1. 9. 1 Externa remisserRemiss/begäran om yttrande Bevaras RegistrerasYttrande/svar Bevaras RegistrerasProtokollsutdrag/Beslut Bevaras RegistrerasBeslut från remitterande organ Bevaras Registreras

1. 9. 2 Externa undersökningar

Enkäter, inkomnaSe kommentar

Registreras och bevaras om de är av vikt annars gallras vid inaktualitet

Enkätsvar, avgivetSe kommentar

Registreras och bevaras om de är av vikt annars gallras vid inaktualitet

1. 9. 3 Statistik till andra myndigheter

Begäran om uppgifterGallras vid inaktualitet

Lämnade uppgifterSe kommentar

1 arkivex av den egna organisationens sammanställningar (motsv.) bevaras. Övriga gallras vid inaktualitet

1. 11. 2 VänortsutbyteInbjudningar, brev och svar Bevaras Evolution Registreras

Samarbetsavtal och uppsägelser Bevaras Evolution Registreras


Antagen 2017-xx-xx

29




Rapporter, protokoll och underlag från vänortsmöten Bevaras Evolution Registreras

Gåvor till kommunen Bevaras EvolutionSärskilt dokument upprättas därinformaton om fysiska gåvor från vänorter förs in.

1. 12 Dataskydd

1. 12. 1Personuppgiftsombud/ dataskyddsombud

Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen


Entledigande av tidigare anmält personuppgiftsombud


Ingår i Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen

Förordnande av personuppgiftsombud Bevaras

Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar

Informationsmaterial till personuppgiftsombudet från Datainspektionen


Inrättande av personuppgiftsombud Bevaras


1. 12. 2 SamtyckenFörbindelse, policy för PuL, informationsamt samtycken/återtaganden avsamtycken till behandlingav personuppgiftersamt återtagandenav samtyckentill utlägg påwebbplats Bevaras Närarkiv Förvaras i personalakt


Antagen 2017-xx-xx

30




1. 12. 3 PersonuppgiftsbehandlingAnmälan av behandling av personuppgifter till Datainspektionen BevarasAnmälan av behandling av personuppgifter till personuppgiftsombudet


Nämndens/styrelsens instruktion för förvaltningen angående behandling av personuppgifter Bevaras


Personuppgiftsbiträde, avtal med BevarasPersonuppgiftsbiträde, checklista för kontroll av avtalsuppfyllelse t ex säkerhet


Personuppgfitsbiträde, instruktioner för Bevaras

Registerförteckningar Bevaras

Personuppgiftsombudets förteckning och beskrivning överpersonregister

Registerutdrag (begäran om) samt svar

Gallras efter 1 år

2 INTERN SERVICE2. 1 Mötesadministration2. 1. 1 Mötesplanering

Sammanträdesplanering (kalender) Bevaras

Ingår i protokoll. Sammanställning över sammanträdestider bevaras ej.

Protokollsutdrag/beslutBevaras

Evolution och närarkiv


Antagen 2017-xx-xx

31




Beställningar av fika och lokaler Gallras efter genomförande Handläggare

2. 1. 2 Genomföra mötenKallelse/ärendelista/föredragningslista med beslutsunderlag (kopior av de ärenden som tas upp på mötet)

Gallras efter sammanträde

Evolution, G-mapp eller handläggare. Beror på vilken typ av sammanträde som hålls.

Kallelse/ärendelista/föredragningslista Se

kommentarEvolution, G-mapp eller handläggare.

Får gallras om protokollet innehåller en ärendeförteckning annars måste de bevaras.

Kungörelse Gallras efter 2 år

Justeringsanslag Gallras efter vunnit laga kraft Skickas via internpost till Rådhuset för anslag.

2. 2Administration av förtroendevalda

2. 2. 2Ersättning och arvoden tillförtroendevalda

Arvodesunderlag (närvarolistan, förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar etc.)

Gallras efter 10 år

Evolution och pärm hos nämndsekreterare

2. 2. 3Utveckla förtroendevaldaskompetensProtokollsutdrag/beslut Bevaras Evolution Registreras

Inbjudan till externa kurser och konferenser för förtroendevalda

Se kommentar Handläggare Gallras efter genomförande


Antagen 2017-xx-xx

32




2. 2. 4 Avtacka/hedra förtroendevalda

Riktlinjer för gåvorSe kommentar Evolution, intranät

Ingår i Regler för jubileumsgåva till förtroendevalda och medarbetare och klassificeras under 1.3.1 Styrande dokument.

Register över gåvorGallras vid inaktualitet Evolution Beskrivning av valbara gåvor.

Beslut om utdelade gåvor Bevaras Evolution

2. 3Informera och kommunicera internt

2. 3. 1 Internt informationsmaterialKataloger eller annat informationsmaterial kring bl.a kursutbud och tjänster, interna Bevaras Ett exemplar av varje ska bevaras.Verksamhetens historia Bevaras

OmvärldsbevakningGallras vid inaktualitet

Notified-extern pressbevakningstjänst

Pressklipp, nyhetssammandrag eller motsvarande omvärldsbevakningmed direkt anknytning till verksamheten köps in via ett externt företag- Notified.

KalenderGallras vid inaktualitet Kalender för skolans verksamhet.

Broschyrer, foldrar (för internt bruk) Bevaras Handläggare 1 arkivexemplar skickas till kommunarkivet.Fotografier, filmer och animationer framtagna för t ex information och utbildning

Gallras vid inaktualitet G:mapp eller Flickr

2. 3. 2 Intern webb


Antagen 2017-xx-xx

33




Handböcker/interna rutinerSe kommentar

Kristianstadskommuns hemsida

Klassificeras under 1.3.1 Styrande dokument. 1 ex sparas vid större förändringar

DokumentbibliotekGallras vid inaktualitet Uppdateras löpande

Webbsidor BevarasKristianstadskommuns hemsida

Sparas i XML- eller XHTLM-format en gång per år samt vid större förändringar. Scheman, dokumenttypsdefinitioner ochlayout-mallar framställs och bevaras i form av elektroniska mallar.

2. 3. 3Projekt- och samarbetsytor på webben

SamarbetsytorGallras vid inaktualitet

Informationen måste ha sparats på annan plats.

ProjektytorGallras vid inaktualitet


DokumentbibliotekGallras vid inaktualitet


2. 3. 4Direktkommunikation med medarbetareMassutskick via e-post eller sms, informationsträffar

Gallras vid inaktualitet Handläggare

Material från interna informationsträffar

Gallras vid inaktualitet Handläggare

2. 4 Ekonomiadministration2. 4. 1 Kontoplan/gällande


Antagen 2017-xx-xx

34




Attest- och utanordningsbehörigheter (Beslut om attest)

Gallras 3 år efter beslutsåret Digitalt, G-mapp

Styrelsens beslut om att delegera beslutsrätt för attest och utanordning finns i delegationsordning. Resp. delegats beslut om attest sparas som mail i outlookserver. Blankett med behörighetsuppgifter gallras vid inaktualitet.

Affärssystem Visma (Ekonomiadministrativa handlingar)

Se kommentar

Innehåller en mängd handlingstyper rörande beställning, faktura, redovisning och reskontra som bevaras/gallras beroende på vilken information de innehåller.

2. 4. 2 LeverantörsreskontraOriginalkvitton till reseräkningar, utlägg och betalkortsfakturor


På respektive enhet, arkiv

Originalkvitton på papper där själva handlingen (reseräkning, betalkortsfaktura) är elektronisk. Kvittona finns även skannade till verifikationen.

Egenskapade leverantörsbetalning ("Ny faktura"), typ 100, 121



10-årsregel eftersom fakturaoriginal förekommer.

Övriga utbetalningar, typ 110 Gallras 10 år efter redovisningsåret


Utbetalningar anhörigstöd, typ 365


På myndighetsenheten, arkiv

Internfakturering mm, typ 14x


Förvaras i affärssystemet


Antagen 2017-xx-xx

35




2. 4. 3 Kundreskontra

Debiteringslista (förteckning över genomförd fakturering samt underlag)


Förvaras på papper eller digitalt hos registrerande förvaltning.

Kundfakturor Gallras 10 år efter redovisningsåret

Förvaras digitalt i affärssystemet.

Gallras normalt efter 10 år förutsatt att ej betalda fakturor överförts till långtidsbevakning.

2. 4. 5 Fakturera interntUnderlag Gallras efter 2

årInterdebitering/kostnadsfördelning

Gallras efter 10 år Närarkiv

Bokföringsorder Gallras efter 10 år Närarkiv

Avstämningslista Gallras efter 10 år Närarkiv

2. 4. 6 Löpande bokföring/redovisningKassabok Gallras tio år

efter redovisningsåret

Hos respektive enhet

Privata medel, matkassa

Omföringar och rättningar Gallras 10 år efter redovisningsåret

Närarkiv Omföringar och rättningar som sker på samma vernr som original.

Kontoavstämningar Gallras vid inaktualitet

Handläggare Kontoavstämningar i samband med delårsbokslut och bokslut ingår som bokslutsbilaga i fastställt bokslut.


Antagen 2017-xx-xx

36




Bokföringsorder på papper, typ 230, 280, 290


Handläggare, närarkiv

Bokföringsorder, elektronisk typ 299


Förvaras i ekonomisystemet

Budgetverifikationer, typ 6xx


Handläggare, närarkiv

Kassaregister Gallras 10 år efter redovisningsåret

Sammanställning förvaras hos registrerande enhet. Förvaras som papper.

Kontrollremsor eller journalminnen över försäljningens transaktioner.

Kvittokopior Gallras 10 år efter redovisningsåret

Förvaras hos registrerande/säljande enhet.

Kvittokopior vid kontant försäljning där kassaregister saknas betecknas som räkenskapsmaterial.

Dagskasserapport Gallras tio år efter redovisningsåret

Förvaras hos registrerande/säljande enhet.

Gemensam dagskasserapport/verifikation upprättas över den aktuella periodens försäljning (kontant, kort, swish) och är räkenskapsmaterial. Dagskasserapporten i original ska vara signerad av den som upprättat den. Kopia på dagskasserapport ingår i dagbokföringen, typ 220.


Antagen 2017-xx-xx

37




Sammanställning över swishbetalningar

Gallras tio år efter redovisningsåret

Sammanställning förvaras hos registrerande enhet. Kan förvaras som datafil eller papper.

Sammanställning med transaktionsdetaljer över swishbetalningar bör tas ut med månadsintervall och är att betrakta som räkenskapsmaterial.

2. 4. 7 Ekonomiska anspråkBestridande av faktura Bevaras Handläggare Registreras PrövasÄrenden om reducerad avgift Bevaras Registreras Prövas

2. 4. 9 Utbetalningar

Direktutbetalningar RoR Gallras efter tio år

Handläggare och arkiv Flit-peng, oms-resor, skadestånd

Föreningsbidrag Handläggare Registreras2. 4. 11 Kontantkassa

Kassarullar Gallras efter 10 år


Redovisning av kassa Gallras efter 10 år


Babs-kvitton, kassakvitton Gallras efter 10 år


Bankinsättningar Gallras efter 10 år


2. 5. 2 Inkommande bidrag

EU-bidrag

Gallras efter speciella regler för EU-projekt

Hos respektive avdelning Registreras Underlag till projekt sparas, ej inbetalningen

StatsbidragGallras efter 10 år Registreras Underlag till projekt sparas, ej inbetalningen


Antagen 2017-xx-xx

38




Uppgifter om bidragskriterier Bevaras Registreras Underlag till projekt sparas, ej inbetalningen

Redovisning av statsbidrag Bevaras Registreras Underlag till projekt sparas, ej inbetalningen2. 6 Inköp och försäljning2. 6. 1 Genomföra upphandling

Tjänsteskrivelse Bevaras Evolution Registreras

Protokollsutdrag/beslut Bevaras Evolution Registreras T.ex. beslut om att genomföra upphandling.

Fullmakt Bevaras Evolution RegistrerasT.ex. fullmakt om att genomföra samordnad upphandling.

Annons och förfrågningsunderlagBevaras Evolution Registreras

OSL 19 kap 3 §

Frågor och svarBevaras Evolution Registreras

OSL 19 kap 3 §

Kompletteringar/KFU Bevaras Evolution RegistrerasOSL 19 kap 3 §

Öppningsprotokoll BevarasEvolution och handläggare Registreras

OSL 19 kap 3 §

Upphandlingsprotokoll BevarasEvolution och handläggare Registreras

OSL 19 kap 3 §

Anbudsutvärdering Bevaras Evolution RegistrerasOSL 19 kap 3 §

Anbud, ej antaget - Över tröskelvärde

Se kommentar Registreras

OSL 19 kap 3 §

Gallras efter 5 år. Upphandlingar annonserade i TED måste ej antagna anbud bevaras.

Anbud, ej antaget - Under tröskelvärde

Gallras efter 5 år

Antaget anbud Bevaras Evolution RegistrerasOSL 19 kap 3 §


Antagen 2017-xx-xx

39




Tilldelningsbeslut Bevaras Evolution Registreras

Avbruten upphandlingSe kommentar Registreras

Upphandlingar av verksamhetskritisk art samt handlingar som inte är av ringa betydelse bevaras.Övriga upphandlingar gallras 2 år efter avtalstidens utgång om inget annat anges.

Överprövning Bevaras Registreras2. 6. 2 Avropa från ramavtal

OffertGallras vid inaktualitet Handläggare

Tjänsteskrivelse Bevaras HandläggareProtokollsutdrag/beslut Bevaras Handläggare

BeställningsbekräftelseGallras vid inaktualitet Handläggare

GarantibevisGallras vid inaktualitet Handläggare

ProduktdokumentationGallras vid inaktualitet Handläggare

Följesedel Gallras Handläggare

2. 6. 3 Genomföra direktupphandling

Förfrågningsunderlag/upphandlingsdokument direktupphandling Bevaras Evolution Registreras

OfferterGallras vid inaktualitet

OrderbekräftelseGallras efter 2 år


Antagen 2017-xx-xx

40




Garantibevis

Gallras vid garantitidens upphörande

ProduktdokumentationGallras vid inaktualitet

FöljesedelGallras efter 2 år

2. 6. 4 Förvalta avtalRamavtal Bevaras Evolution Registreras

Avtal av rutinmässig karaktärGallras vid inaktualitet Evolution Se kommentar

Registreras. T.ex. leasingavtal. Om huvudavtal registreras ska även detta registreras

Avtalsuppföljning BevarasEvolution och handläggare Registreras

Avtalsförlänging BevarasEvolution och upphandlingssystem Registreras

Avtal av vikt Bevaras Evolution Registreras

Avtal som omfattas av avskrivning eller med lång rättslig betydelse. Avtal ingångna genom upphandling.

2. 6. 5 Kommuninterna tjänster

Hantera kunder, beställningar, leveranser, klagomål etc. Till exempel i samband med intraprenader när tjänster säljs till förvaltningar, Repro mm. Hela processen - både köp och sälj av interna tjänster, utom fakturering (se ekonomi).

2. 7 Personaladministration2. 7. 1 Rekrytera personal


Antagen 2017-xx-xx

41




Annons, arbetsanalys och kravprofil Bevaras Verksamhetssystem Registreras Förvaras i rekryteringsverktyget

Sammanställning över sökandeGallras efter 2 år Verksamhetssystem Registreras

Ansökningar, ej erhållen tjänstGallras efter 2 år Verksamhetssystem Registreras

Pågrund av möjligheten att överklaga enligt § 23 i lag om förbud mot diskriminering

Ansökningshandlingar, CV, personligt brev, betyg/intyg, legitimation, erhållen tjänst Bevaras Närarkiv Förvaras i personalaktAnsökningshandlingar, när sökande återtar sin ansökan

Gallras efter 2 år Verksamhetssystem Registreras

Ansökningshandlingar, när tjänsten dras tillbaka

Gallras efter 2 år Verksamhetssystem Registreras

2. 7. 2 Anställa personal

Anställningsavtal, anställningsbevis Bevaras Närarkiv

Förvaras i personalakt. Gäller både tillsvidareanställning och tillfälliga anställningar

Uppdragsbeskrivning Bevaras Närarkiv Förvaras i personalakt.Introduktionsplan för medarbetare


Beställning av användarkontoSe kommentar

Kontohantering klassificeras under 2.11.2 Förvalta IT-system. Gäller beställning av nytt konto, bekräftelse och uppsägning av konto.

Beställning av passerkort och tjänsteID-kort, SITHS-kort

Se kommentar

Klassificeras under 5.5.1 Skydda byggnader och egendom

Kvittens för nycklar och passerkort, SITHS-kort

Se kommentar



Antagen 2017-xx-xx

42




Ansvarsförbindelse för digital kommunikation (IT-policy) och medgivande att hantera personadresserad post Bevaras Närarkiv Finns med i anställningsavtal

MobiltelefonavtalGallras efter 10 år Närarkiv Förvaras i personalakt

Förbindelser rörande sekretess och tystnadsplikt Bevaras Närarkiv Förvaras i personalaktTjänstebilsavtal Bevaras Närarkiv Förvaras i personalakt.

Registerutdrag enligt kontroll för arbete inom skola/förskola, för arbete med barn med funktionsnedsättning, för arbete i hem för vård eller boende som tar emot barn, för övrigt arbete med barn/kontakt med barn

Se kommentar I personalakt

Timavlönade inom SoS. Registerutdraget uppvisas men behålls ej, dock görs en notering personalsystemet.

2. 7. 3 Bemanning och ledigheter

Ledigheter Bevaras Verksamhetssystem Registreras Alla ledigheter registreras i personalsystemByte av semesterdagstillägg mot ledig tid

Gallras efter 2 år Närarkiv Registreras Förvaras hos Lönesupport

SemesterlistorGallras vid inaktualitet


2. 7. 4 Administrera anställningarFörändringar och tillägg i anställningsvillkoren Bevaras Närarkiv Registreras Förvaras i personalakt

Utredning av bisysslaGallras vid inaktualitet Närarkiv Förvaras personalakt


Antagen 2017-xx-xx

43




Beslut och övriga underlag kopplat till lönebidrag från Arbetsförmedlingen Bevaras Närarkiv Förvaras i personalakt

2. 7. 5 Personalhälsa

Sjukanmälan Bevaras Verksamhetssystem Registreras Registreras i personalsystemLäkarintyg (ej rehabiliteringsärenden)

Gallras efter 2 år Verksamhetssystem Registreras Förvaras i rehabiliteringsverktyg

Läkarintyg i samband med rehabilitering Bevaras Verksamhetssystem Registreras

OSL kap 39 § 2 Förvaras i rehabiliteringsverktyg

Rehabiliteringsutredning Bevaras Verksamhetssystem RegistrerasOSL kap 39 § 1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg

Dokumentation i samband med rehabmöten Bevaras Verksamhetssystem Registreras


Remiss samt svar på rehabiliteringsbedömning/arbetsförmågebedömning via AME Bevaras Verksamhetssystem Registreras


Dokumentation och handlingar från Försäkringskassan Bevaras Verksamhetssystem Registreras Förvaras i rehabiliteringsverktygBehandlingskontrakt och återkoppling Bevaras Verksamhetssystem Registreras


Beslut om förstadagsintyg Bevaras Verksamhetssystem RegistrerasOSL kap 39 § 1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg

Beslut om sjukersättning, rehabiliteringsersättning mm från Försäkringskassan Bevaras Närarkiv Registreras

OSL kap 39 § 2 Förvaras i personalakt.

Besked och underrättelse om omreglering av anställningsvillkor vid partiell sjukersättning Bevaras Närarkiv

OSL kap 39 § 1-2 Förvaras i personalakt.

Handlingar och beslut rörande omplacering Bevaras Verksamhetssystem Registreras



Antagen 2017-xx-xx

44




Utredning om diskriminering, trakasserier eller kränkande särbehandling Bevaras Verksamhetssystem Registreras

OSL kap 39 § 2 Diarieförs i ärendehanteringssystem

Personalhälsovårdsjournal Bevaras AME

2. 7. 6 Utbilda och utveckla personal

Medarbetarsamtal, individuella utvecklingsplaner

Gallras när nytt dokument är upprättat eller när anställning avslutas


Lönesamtal

Gallras när nytt dokument är upprättat


Intyg om fortbildning inom ramen för anställningen Bevaras Närarkiv Förvaras i personalaktFritidsstudie, beslut Bevaras Närarkiv Förvaras i personalakt

KursmaterialGallras vid inaktualitet


2. 7. 7 Disciplinåtgärder för personalDokumentation om misskötsamhet Bevaras Verksamhetssystem Registreras Förvaras i rehabiliteringsverktyg

Underlag, yttrande inför disciplinär åtgärd samt beslut. Bevaras Närarkiv Registreras

Förvaras i personalakt. Beslut är offentliga men sekretessprövning görs beträffande underlag.

PolisanmälanSe kommentar I personalakt Klassificeras under 5.5.7 Anmäla till polis


Antagen 2017-xx-xx

45




2. 7. 8 Uppvakta personal

Riktlinjer för gåvorSe kommentar Evolution, intranät

Ingår i Regler för jubileumsgåva till förtroendevalda och medarbetare och klassificeras under 1.3.1 Styrande dokument.

Sammanställningar över aktuell personal


2. 7. 9 Avsluta anställningUppsägning på egen begäran Bevaras Närarkiv Registreras Förvaras i personalaktAnsökan om pension Se 2.10.1 PensionBesked om avgångsskyldighet vid hel sjukersättning Bevaras Närarkiv Registreras Förvaras i personalaktAvslut av anställning genom överenskommelse Bevaras Närarkiv Registreras Förvaras i personalakt

Beslut om uppsägning eller avsked från arbetsgivarens sida Bevaras

Närarkiv/ Verksamhetssystem Registreras

Förvaras i personalakt/ ärendehanteringssystem

MBL-protokoll Bevaras Verksamhetssystem Registreras Förvaras i ärendehanteringssystemTjänstgöringsbetyg, kopia Bevaras Närarkiv Förvaras i personalakt

Tjänstgöringsintyg, kopiaGallras efter 2 år Verksamhetssystem Registreras Förvaras i verksamhetssystem

Dödsfallsintyg Bevaras Närarkiv Registreras Förvaras i personalakt

2. 8Systematiskt arbetsmiljöarbete

2. 8. 1 Arbetsmiljö-/skyddsrond

Årlig uppföljning Bevaras Verksamhetssystem RegistrerasMyndighetsspecifik dokumentation bevaras. Förvaras i ärendehanteringssystem


Antagen 2017-xx-xx

46




Arbetsmiljörond/Skyddrond Bevaras Verksamhetssystem Registeras

Riskbedömning Bevaras Verksamhetssystem RegistrerasHandlingsplan arbetsmiljöåtgärder Bevaras Verksamhetssystem Registreras

2. 8. 2 Utreda arbetsmiljö

Beslut från arbetsmiljöverket Bevaras Verksamhetssystem Registreras Förvaras i ärendehanteringssystem

Delegering av arbetsmiljöarbetsuppgifter

Gallras när ny ansvarig har utsetts Närarkiv Förvaras i personalakt

Sjukfrånvarostatistik, riskanalysSe kommentar

Klassificeras under 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet

Utredningar arbetsmiljöGallras efter 5 år Närarkiv Registreras

Tex teamutveckling, kartläggning av psykosocialaförhållanden, utredning av inomhusmiljö.

2. 9 Löneadministration

2. 9. 1 Registrera tjänstgöring och lön

TimlistorGallras efter 5 år I personalakt

LäkarintygGallras efter 2 år Adato Skannas in, ingen papperskopia sparas.

Sjukanmälan till Försäkringskassan

Gallras efter 2 år Heroma

2. 9. 2Beräkna lön, arvoden ochersättningar


Antagen 2017-xx-xx

47




PersonalstatistikSe kommentar Handläggare

Statistik klassificeras under 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet. Statistik av betydelse för verksamheten bevaras. Övrig statistik gallras vid inaktualitet

2. 9. 3Verkställa lön, arvoden ochersättningar

2. 10 Pension2. 10. 1 Pensioner

Ansökan om pension Bevaras Handläggare Förvaras i personalakt2. 11 IT och telefoni2. 11. 1 Införa IT-system

Utredning/underlagSe kommentar G-mapp Se kommentar

Utredningar/underlag av vikt bevaras och registreras, resten gallras vid inaktualitet.

KravspecifikationSe kommentar G-mapp Se kommentar

Kravspecifikation av vikt bevaras och registreras, resten gallras vid inaktualitet.

Avtal med leverantörSe kommentar G-mapp

Avtal av rutinmässig karaktär gallras vid inaktualitet, avtal av vikt bevaras.

Korrespondens med leverantörSe kommentar Handläggare

Korrespondens av vikt bevaras, resten gallras efter 3 månader

LeveransgodkännandeSe kommentar

Handläggare, G-mapp

Leveransgodkännande av vikt bevaras, resten gallras efter kontroll att leveransen stämmer. Leveransgodkännande kan vara e-post, orderbekräftelse, betald faktura

Inbjudan till utbildningGallras vid inaktualitet Handläggare

Internt utbildningsmaterialGallras vid inaktualitet G-mapp

Rutin för införande av systemGallras vid inaktualitet G-mapp


Antagen 2017-xx-xx

48




Informationsklassning, informationssäkerhetsklassning Bevaras?

ProjekthandlingarSe kommentar

Projekthandlingar klassificeras under 1.6.2 Projekt

2. 11. 2 Förvalta IT-system

Förvaltningsplan för systemSe kommentar G-mapp

Gallras när systemet avvecklats eller ny plan upprättats

Riskanalys för systemSe kommentar G-mapp

Gallras när systemet avvecklats eller ny riskanalys upprättats

Systemdokumentation (verksamhet, förståelse och teknisk dokumentation)

Se kommentar G-mapp

Systemdokumentation av vikt bevaras. Övrig systemdokumentation gallras när systemet avvecklats eller ny dokumentation upprättats.

Rutiner för kontrollerSe kommentar G-mapp

Gallras när systemet avvecklats eller nya rutiner upprättats

Rutiner för versionshanteringSe kommentar G-mapp


Dokumentation om metoder och verktyg

Se kommentar G-mapp

Gallras när systemet avvecklats eller ny dokumentation upprättats

Rutiner för utvärderingarSe kommentar G-mapp


RutinbeskrivningarSe kommentar G-mapp


Roll- och ansvarsbeskrivningarSe kommentar G-mapp

Gallras när systemet avvecklats eller nya beskrivningar upprättats

Lista över användareGallras vid inaktualitet

Ligger i respektive system

SITHS-kortSe kommentar



Antagen 2017-xx-xx

49




Inom oms förv används för Webbaserade portaler, NPÖ, Mina planer, Seniro alert och Pascal

Förbättringsvägen Bevaras DigitaltStödsystem för systematisk förbättringshantering

Handböcker Bevaras Digitalt OF handböcker

Ledningssystemet Bevaras Digitalt

OF Huvudprocesser (Kundprocessen och Förebyggandeprocessen) samt processer för Ordinärt boende, Vård och omsorgsboende, Daglig verksamhet, Boende LSS och Korttidsvistelse/tillsyn LSS.

OFCourse Bevaras DigitaltAnmälningssystem för kurser som OF arrangerar för OF' personal.

Åtkomstkontrollen Gallras efter 2 år Digitalt

Stödsystem för slumpmässig åtkomstkontroll i Procapita VoO

Avtal med IT leverantörerGallras efter 2 år Papper/digitalt Registreras När avtalstiden gått ut.

BiträdesavtalGallras efter avtalets slut Digitalt Registreras När avtalstiden gått ut.

KomKat (HSA katalog)Gallras 4 ggr/år Digitalt

Nationell katalog, databas driftas av Kommunförbundet Skåne

Behörighets blanketter Gallras efter 10 år Digitalt Efter avslut

BehörighetsformulärGallras efter 10 år Papper/digitalt Efter avslut

Facebook Bevaras Närarkiv Registreras Kommungemensamt

2. 12 Fordon och materiel


Antagen 2017-xx-xx

50




2. 12. 1 Förråd och lager

InventeringarGallras efter 2 år


2. 12. 2 Fordon

Fordonsplan/register över fordonRevideras fortlöpande

Fordonsägaren, G-mapp Investering/planering. Revideras fortlöpande.

KörjournalGallras efter 2 år Bilansvarig

Kvitton, bränsle och tillbehör

Gallras 10 år efter redovisningsåret Bilansvarig

BesiktningsprotokollGallras efter 2 år Bilansvarig

Registreringsbevis, leasing LeasingföretagetRegistreringsbevis, kommunägd bil

Se kommentar Närarkiv

Gallras när fordonet inte längre ägs av kommunen

Årssammanställning Bevaras Fordonsägaren Registreras2. 12. 3 Utrustning och inventarier

Besiktningsprotokoll, logistik

Gallras 2 år efter avtalstiden utgång

Garanti- och avtalsahandlingar

Gallras när garantin/avtalet har gått ut Handläggare

Antalsstatistik per artikelGallras efter 2 år

Artikar med negativt saldo, månadslista

Gallras efter 2 år


Antagen 2017-xx-xx

51




Artiklar med överlagerGallras efter 2 år

Beställningar, listorGallras efter 2 år

Beställningar, beställningsbekräftelser


Bokföringsjournaler, förrådGallras efter 10 år

Bokföringsjournaler, listorGallras efter 2 år

Debiteringslistor, listorGallras efter 2 år

FöljesedelslistorGallras efter 2 år

FöljesedlarGallras efter 2 år

Om motsvarande faktura är specificerad och inte en samlingsfaktura

FörbrukningslistorGallras efter 2 år

Förbrukningsrapporter Gallras efter 2 år

Kassationslistor

Gallras efter 2 år (ej månad 12 år, 13)

KassationsrapporterGallras efter 2 år

Kassationsrapporter, årsrapportGallras efter 10 år

Materialinventarium

Gallras efter 2 år (ej månad 12 år, 13)


Antagen 2017-xx-xx

52




MateriallistorGallras efter 2 år

Registreringsunderlag för inventering

Gallras efter 2 år

ReklamationerGallras efter 2 år

RekvisitionerGallras efter 2 år

Rekvisitioner, kopiorGallras vid inaktualitet

Rekvisitioner, listorGallras efter 2 år

2. 13Interna servicefunktioner

2. 13. 1 Tryckeri och repro

BeställningarGallras vid inaktualitet Handläggare Gäller beställningar till externa tryckeriet

Pliktexemplar till KBSe kommentar Handläggare

1 ex av allt tryck skickas till KB. Förvaras hos Kungliga Biblioteket, Stockholm

2. 13. 5 Posthantering

Kvittenser, rek.brevGallras efter 2 år

Kvittenser, paketGallras efter 2 år

Kvittenser, värdeförsändelserGallras efter 2 år

FrankeringGallras efter 2 år

Kvittens Gallras efter 2 år


Antagen 2017-xx-xx

53




2. 14Tillagnings- och mottagningskök

2. 14. 1 Planera och förbereda måltider

AvtalGallras efter 2 år Evolution Registreras Förnyas varje år

Beställning av mat/matportionerGallras efter 1 år Mashie

DistributionslistorGallras vid inaktualitet Mashie

Egenkontroll, LivsmedelGallras efter 1 år

Egenkontroll, RengöringGallras efter 1 år

Enkät, sammanställning G-mapp

Info allergener - märkningslagen MashieKontrollrapport,riskklassificering, Miljö och hälsoskydd,

Gallras efter 10 år Evolution Registreras

MatsedlarGallras efter 1 år Mashie

NäringsvärdesberäkningarGallras efter 1 år Mashie

Portioner, statistikGallras vid inaktualitet G-mapp

Prislistor gästerGallras vid inaktualitet G-mapp

Prislistor, internaGallras vid inaktualitet G-mapp

Prislistor, livsmedelGallras vid inaktualitet Mashie


Antagen 2017-xx-xx

54




ReceptGallras vid inaktualitet Mashie

Restaurangrapport Evolution Registreras

Minnesanteckn. Kostenhetens träffGallras efter 3 år

3 SAMHÄLLSSERVICE3. 3 Medborgarservice3. 3. 1 Hantera frågor

Rutinmässiga frågorGallras efter 1 år Flexite Registreras

Personuppgifter och bifogade filer tas bort. Frågor som även registreras i andra verksamhetssystem, hanteras enligt respektive förvaltnings bevarande och gallringsregler.

Rutinmässiga svar och hänvisningar

Gallras efter 1 år Flexite Registreras Personuppgifter och bifogade filer tas bort

Överrenskommelser/Samtjänstavtal

Gallras 5 år efter upphörd giltighet Närarkiv Registreras Överenskommelse med Medborgarcenter.

Policy, instruktioner,övergripande dokumentationav verksamheten i medborgarcenter

Gallras efter upphörd giltighet Sharepoint

SynpunkterGallras efter 2 år

Flexite och i pärm hos nämndsekreterare Registreras

Medborgarcenter registrerar och skickar sedan Synpunkten till nämndsekreterare. Förvaras i pärm.

Uppgifter om användare

Gallras när uppgifterna är inaktuella Flexite Uppgifter om behörighet i Flexite, mm.

3. 4Extern information och kommunikation


Antagen 2017-xx-xx

55




3. 4. 1 Ge kommuninformation

Broschyrer och foldrar (för externt bruk) Bevaras Handläggare

Ett arkivexemplar av egenproducerat material (som broschyrer och foldrar) skickas till kommunarkivet.

Sociala medier Bevaras

Evolution (I PDF-format) samt närarkiv Registreras

T.ex. Facebook, Twitter. Varje halvår/varje år/vid större förändring ska utdrag göras. Datum för detta är den 28 februari samt 28 augusti. Ögonblicksbild av det sociala mediet bevaras genom skärmdump i PDF/A-format. Även chattlogg från sociala medier sparas ner om sådan finns.

Bloggar, extern webbplatsVid inaktualitet Se kommentar

Inlägg som innehåller sekretessbelagd information ska omedelbart tas bort, samt tas om hand för diarieföring/ registrering och handläggning.

Bloggar, egna webbplatsen Bevaras Se kommentar

Sparas ner en gång om året tillsammans med intranät och webbplats.Inlägg som innehåller sekretessbelagd information ska omedelbarttas bort, samt tas om hand för diarieföring/ registrering och handläggning.

Pressmeddelanden Bevaras MynewsdeskDigitala handlingar bevaras i väntan på strategi för digitalt långtidsbevarande.

Tidningar, egenproducerade reklambilagor Bevaras Evolution Registreras

Ett arkivexemplar av fysiska tidningar skickas till kommunarkivet. Digitala handlingar bevaras i väntan på strategi för digitalt långtidsbevarande.


Antagen 2017-xx-xx

56




Publikationer Bevaras1 exemplar av varje ska bevaras i kronologisk ordning

E-pliktsexemplar

Ett exemplar av alla de filer som vänder sig till allmänheten och som finns på webbsidan och som ersatt ex. broshyrer ska levereras till KB

3. 9Stiftelser, fonder och donationer

3. 9. 1 StiftelserBidragsansökningar och beslut Bevaras

Papper/Digitalt 2 år

På ansvarig avdelnigng

Registreras Även beslutsunderlag bevaras.

Övrig dokumentation som kan förekomma, bevaras eller gallras enligt vad som för övrigt anges i dokumenthanteringsplanen

Övrig korrespondens, uppgifter om förtroendevalda ledamöter, blanketter och information

3. 9. 2 FonderBidragsansökningar och beslut Bevaras


På ansvarig avdelning




Övrig korrespondens, blanketter och information

3. 9. 3 DonationerBidragsansökningar och beslut Bevaras





Antagen 2017-xx-xx

57






Övrig korrespondens, uppgifter om förtroendevalda ledamöter, blanketter och information

4 SAMHÄLLSBYGGNAD

4. 5Byggnader och anläggningar

4. 5. 4 Uthyrning

Andrahandskontrakt lägenheter/elevrum

Gallras 2 år efter avslutad hyresperiod

Närarkiv/administrativ personal

Boendeplan

Gallras när eleven slutar på gymnasiet Elevens pärm

Avtal med bredbandsbolag och Canal Digital


5TRYGGHET OCH SÄKERHET

5. 5 Skydd och säkerhet

5. 5. 1 Skydda byggnader och egendom

Nyckelkvittenser - personal Riksgymnasiet

Gallras när anställning avslutats

I pärm i elevhem eller hos administrativ personal

Nyckelkvittenser - elever Riksgymnasiet

Gallras när eleven slutar I pärm i elevhem


Antagen 2017-xx-xx

58




5. 5. 6 Säkerhet för brukareRegister över innehavare av trygghetstelefon/-larm


LarmloggarGallras efter 2 år

Larmrapporter med register Gallras efter 5 år

Uppgift om larmet noteras i personakt eller annat system för uppföljning

Nyckelkvittenser till brukares boenden

Gallras 2 år efter upphörd service

Nyckellistor, brukares nycklar, dagliga

Gallras efter 2 år

Nyckelkvittenser , personal, enhetens nycklar

Gallras 2 år efter återlämnande

Register över brukares nycklarGallras vid inaktualitet Uppdateras kontinuerligt

5. 5. 7 Anmäla till polisPolisanmälningar, allmänna

Gallras efter 2 år

Anmälande förvaltning/ bolag

Nej, avsteg kan förekomma

Avstegen avser enskilda uppgifter som kan omfattas av sekretess, exempelvis personuppgifter.

Polisanmälningar, rörande personal

Bevaras I personalakt

Nej, avsteg kan förekomma


Polisanmälningar, rörande elever

Bevaras I elevakt

OSL 10:20-21 samt andra avsteg kan förekomma



Antagen 2017-xx-xx

59




5. 7Skade- ochtillbudsrapportering

5. 7. 4 TillbudUppgifter kopplat till individ i samband med arbetsskada och tillbud Bevaras

Verksamhetssystem eller i personalakt Registreras

OSL kap 39 § 1-2

Förvaras i verktyget för arbetsskador och tillbud. Förvaras i personalakt i de fall de kommer in i pappersform

Anmälan om arbetsskada till Försäkringskassan Bevaras Verksamhetssystem Registreras

OSL kap 39 § 1-2

Förvaras i verktyget för arbetsskador och tillbud

Sammanställning av tillbud, olycksfall och arbetsskador Bevaras Verksamhetssystem Registeras

Ingår i systematiskt arbetsmiljöarbete. Anmälningar registreras och bevaras i verktyget för arbetsskador och tillbud

7 SKOLA7. 7 Gymnasiesärskola7. 7. 1 Anta och placera i

Antagningsbesked

Gallras när eleven slutar på gymnasiet G-mapp

7. 7. 2Planera utbildning i gymnasiesärskola

7. 7. 3Följa upp utbildning i gymnasiesärskola

7. 7. 4 Närvaro i gymnasiesärskola

8 VÅRD OCH OMSORG

8. 1Förebyggande vård och omsorg


Antagen 2017-xx-xx

60




8. 1. 1 Stöd för anhöriga Stöd till anhöriga oavsett verksamhet.

8. 1. 2 Uppsökande verksamhet

8. 2 Hälso- och sjukvård Enligt Hälso- och sjukvårdslagen (HSL)

8. 2. 1 Samordna vårdplanering

Enligt lag (2017: 612) om samverkan vid utskrivning från sluten vård. Sköts i ett delat IT-system.

Inskrivningsmeddelande Gallras efter 5 år

Meddelandefunktion Gallras efter 5 år

Kartläggning Gallras efter 5 år

Ställningstagande inför utskrivning

Gallras efter 5 år

Kallelse till SIP Gallras efter 5 år

Utskrivningklar Gallras efter 5 år

Meddelande om makulerad utskrivning

Gallras efter 5 år

Utskrivningsmeddelande/utskriven från sjukhus

Gallras efter 5 år

Tvärprofessionell epikris Se kommentar


Samordnad individuell plan Se kommentar


Utskrivningsinformation Se kommentar



Antagen 2017-xx-xx

61




8. 2. 2 Hantera läkemedel

HSLF-FS 2017:37 Socialstyrelsens föreskrifter och allmäna råd om ordination och hantering av läkemedel i hälso-och sjukvården

Förbrukningsjournal över narkotika, förråd

Se kommentar

Läkemedels-förråden

Avser journal för förrådsadministration av narkotika. Gallras 10 år efter inaktualitet. (Journal över enskild patients förbrukning se 8.2.5 Dokumentera i patientjournal

Förteckning över narkotikaansvariga sjuksköterskor Se

kommentar

MASLäkemedels-förråden

Sjuksköterskor utsedda att kontrollräkna narkotika i basläkemedelsförråd. Gallras 3 år efter inaktualitet.

Förteckningar över utlämnade kort och nycklar till läkemedelsförråd

Se kommentar Ansvarig chef

Instruktioner för läkemedelshantering Bevaras Episerver Finns i Hälso- och sjukvårdshandboken.Kvalitetgranskningar, protokoll och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten


Registreras

Se 1.5.3 Säkra och förbättra verksamhetskvalitet

Läkemedelslista för enskild patient

Se kommentar Se 8.2.5 Dokumentera i patientjournal

Ordinationshandling för insulin Se kommentar Se 8.2.5 Dokumentera i patientjournal

Ordinationshandling/Läke-medelslista Dos

Se kommentar Se 8.2.5 Dokumentera i patientjournal

Ordinationshandling Waran Se kommentar Se 8.2.5 Dokumentera i patientjournal

Ordinationshandling ögondroppar Se kommentar Se 8.2.5 Dokumentera i patientjournal

Ordinationshandling, övrig Se kommentar Se 8.2.5 Dokumentera i patientjournal


Antagen 2017-xx-xx

62




Ordinationer enligt generella direktiv

Gallras efter 10 år Evolution

RegistrerasDvs. 10 år efter inaktualitet

Packlista för doser Gallras vid inaktualitet Handläggare

Packlistan sparas till nästa leverans och gallras därefter.

Rekvisitioner till apotekGallras efter 10 år

Sjuksköterske-expeditionen

Avser rekvisitioner över läkemedel (inkl. narkotiska preparat) eller teknisk sprit till läkemedelsförråd

Uttag från Basläkemedelsförråd Gallras efter 1 år

Basläkemedels-förråd

Dokumentation av uttag ur basläkemedelsförrådet

Signerad hämtad beställning från Närförråd

Gallras efter 1 år

Basläkemedels-förråd

Dokumentation av hämtad beställning till närförråd

Signeringslistor över administrerade läkemedel Gallras efter

10 år

Signeringslista läkemedel, Vid behovsläkemedel. Se 8.2.5 Dokumentera i patientjournal.

8. 2. 3 Patientsäkerhet och avvikelser Enligt Patientsäkerhetslagen (2010:659)Anmälningar enligt bestämmelser om t.ex. lex Maria.Anmälningar enligt 3 kap. 7§ PSL Anmäla legitimerad personal

Se kommentar Evolution Registreras Se 1.5.5 Anmäla enligt Lag

Ansvar i patientsäkerhetsarbetet, dokumentation

Bevaras Evolution RegistrerasAvvikelserapporter rörande enskilda patienter

Se kommentar Flexite


Checklistor för vårdenheternas egenkontroll (motsv.)

Gallras efter 2 år Vårdenheten

HSAN-beslut Se kommentar Evolution Registreras Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet


Antagen 2017-xx-xx

63




Hygienrond, dokumentation Se kommentar Evolution Registreras Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet

HändelseanalyserSe kommentar

EvolutionFlexite Registreras

Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitetlex Maria registreras i Evolution.Övriga bifogas Flexiteutredningen.

Inspektionen för vård och omsorg (IVO):s beslut


Registreras Se 1.5.5 eller 1.8.2 beroende på om det är ett beslut efter tillsyn på grund av anmälan i ett specifikt fall eller mer övergripande tillsynsverksamhet.

Kontroller, dokumentationGallras efter 5 år Episerver

Avser dokumenterad kontroll t.ex. steriliserings- och desinfektionsrutiner på avdelning/enhet

Korrespondens i förtroendefrågor mellan vårdgivare och patientnämnd/förtroende-nämnd

Se kommentar Evolution Registreras Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet

Korrespondens i förtroendefrågor mellan vårdgivare och patient

Bevaras Evolution

Registreras

Läkemedelsförsäkringsföreningens försäkringsbolags beslut


Mål för kvalitets-och patientsäkerhetsarbetet

Se kommentar Se 1.4.1 Mål och ekonomistyrning

Patientskaderegleringen (PSR), beslut som rör den egna vårdgivaren

Se kommentar Evolution Registreras Se 1.5.5 Anmälningar enligt lag

Patientsäkerhetsberättelse

Bevaras Evolution

Registreras Enligt 3 kap 10 § PSL ska vårdgivaren senast 1 mars varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse.

Riskanalyser Se kommentar G-mapp

RegistrerasSe 1.5.2 Mätning av verksamhetskvalitet


Antagen 2017-xx-xx

64




Rekommendationer (motsv.) om vårdhygien

Se kommentar Episerver

Se 1.3.2 Organisera och fördela arbete och ansvar

Rådgivning, dokumenterad

Bevaras Evolution

Registreras Avser rådgivning vid särskilda tillfällen, t.ex vid hantering av vatten, mat, disk, avfall, tvätt etc.

Sammanställningar, statistik etc. över vårdhygieniska mätdata resultat mfl. uppgifter

Se kommentar Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet

Skadeståndsärenden vid patientskada Bevaras Evolution

Registreras

Statistik, allmän Se kommentar Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet

Uppföljningar av rutiner, dokumentation



Utbildning i vårdhygieniska frågor, dokumentation


Information som är egenproducerad eller framtagen för myndighetens, vårdgivarens etc. räkning (bildspel, text etc.) bevaras. Powerpoint-bilder kan bevaras som utskrift eller digital fil, over-headbilder kan (i förekommande fall) överföras till papper eller bevaras som skannad fil. Ej verksamhetsunik information som använts i utbildningen gallras vid inaktualitet.

Åtgärdsplaner Bevaras Evolution Registreras Avser lokala planer. 8. 2. 4 Undersöka, vårda, behandla


Antagen 2017-xx-xx

65




Bilder av patientspecifika skador, åtgärder etc.

Se kommentar

Analoga och elektroniska bilder samt teckningar. Bilder som ej utgör journalhandling (t.ex. som med patientens medgivande tas för undervisningssyfte) gallras vid inaktualitet. Bilder av betydelse för patientens vård och behandling, eller som används för information och dialog med patient ingår i patientjournal och bevaras där.

Checklistor till grund för uppföljning av kvalitet i vårdprocessen


Delegering och eventuellt återkallande av delegering för medicinska arbetsuppgifter

Se kommentar

Procapita (verksamhets-system)Arbetsplatsen

Delegering i verksamhetssystemet gallras efter 10 år. Påskrivna pappersexemplaret förvaras på arbetsplatsen. Gallras efter 10 år.

Minnesanteckningar vid överrapportering

Se kommentar

Avser personalens minnesanteckningar för tillfälligt bruk rörande brukare vilket är arbetsmaterial och rensas bort vid inaktualitet. Förs normalt i verksamhetssystem

Signaturförtydligandelistor (handstilsprov)

Bevaras Pappersjournal

Avser listor med signatur och namnförtydliganden som identifierar personal som dokumenterar och signerar i patientjournal. 8.2.5 Dokumentera i patientjournal.

Signeringslistor Se kommentar Se 8.2.5 Dokumentera i patientjournal


Antagen 2017-xx-xx

66




Övervakningslistor och noteringar vid övervakning

Se kommentar

Se listor över kontroll och mätning av patientens vakenhet, puls, blodtryck, temperatur, vakenhet etc. 8.2.5 Dokumentera i patientjournal

8. 2. 5 Föra patientjournal, generellt

Allt som berör en enskild patient ska samlas i en patientjournal. Ev. pappersakt ska sorteras på personnummer. Rutiner för vad som finns i pappersakt respektive vad som finns i den digitala akten ska finnas.

Patientjournal (generellt)


Kommunarkiv, Procapita (verksamhets-system)Närarkiv

Födelsedatum 05, 15, 25 bevaras. Övriga journaler gallras 10 år efter sista anteckning. Förvaras i närarkivet.

Patientjournal som inte är möjlig att härleda till en specifik patient


Närarkiv,Procapita (verksamhets-system)

Avser journal som är helt eller delvis oläslig, saknar namnuppgift eller där det av annan anledning inte går att fastställa vilken person journalen avser

Patientjournal som skannats

Se kommentar

Patientjournal på papper som skannats gallras efter skanningen, under förutsättning att en fullständig och likalydande kopia bevaras i skannad form. För att uppfylla kravet på likalydande kopia krävs rutiner och teknik som ger betryggande garantier för att innehållet i den skannade versionen helt överensstämmer med originalet. Observera att färgade bilder etc. kan behöva skannas i färg.

Patientjournal som upprättats i elektronisk form i original Bevaras



Antagen 2017-xx-xx

67




8. 2. 6 Dokumentera i patientjournal

Avser patientjournal förd av samtliga journalföringspliktiga yrkesgrupper. Se uppräkning nedan av handlingstyper som kan ingå i patientjournal och företrädesvis arkiveras där.

Patientjournal i kommunal hälso- och sjukvårdAnmälan, rapportering etc. till andra myndigheter Bevaras Avser t.ex. anmälan till socialtjänstenAnsvarsövertagande vid läkemedelshantering, dokumentation Bevaras

Kopia på läkarens dokumentation avseende ansvarsövertagande. Se 8.2.5.

Avbildningar, skisser etc. som beskriver planerad åtgärd eller resultat av åtgärd Bevaras Se 8.2.5.Bilder av patientspecifika skador, åtgärder etc.

Se kommentar

Analoga och elektroniska bilder samt teckningar. Bilder av betydelse för patientens vård och behandling, eller som används för information och dialog med patient ingår i patientjournal, se 8.2.5. Övriga bilder (t.ex. som med patientens medgivande tas för undervisningssyfte) gallras vid inaktualitet.

Blodtryckslista Bevaras Se 8.2.5.Blåsträningslista Bevaras Se 8.2.5.


Antagen 2017-xx-xx

68




Brev eller meddelande till, från eller avseende patient

Se kommentar

Brev eller meddelande av betydelse för vård och behandling bevaras i patientjournal. Brev som inte behövs för en god och säker vård av patienten diareförs i dokument- och ärendehanteringssystemet. Brev eller meddelande av tillfällig eller ringa karaktär gallras vid inaktualitet

Checklistor av betydelse för behandling, bedömning, beslut och diagnos Bevaras Se 8.2.5.Checklistor av tillfällig eller ringa betydelse

Gallras vid inaktualitet Närarkiv

Avser checklistor som t.ex. "Checklista vid hemgång" o.dyl.

Daganteckningar rörande patienter Bevaras Kallas även rapportblad. Se 8.2.5.Dietjournal Bevaras Kallas även kostlista. Se 8.2.5.Filmsekvenser (elektroniska eller video)


Ingår i 8.2.5. Film av betydelse för patientjournalens syfte och innehåll. Ingår i patientjournal, men förvaras vid behov separat, för att inte skadas eller skada andra handlingar. I journalen görs notering om att film finns och var den förvaras. Film som saknar betydelse för patientjournalens syfte gallras vid inaktualitet t.ex. film som tagits i undervisningssyfte.

Förbrukningsjournal över narkotika, individuell Bevaras Se 8.2.5.Borttagna narkotiska läkemedelsplåster

Se kommentar Lämnas till Apoteket för destruktion.

Hemsjukvård, ansökningar och beslut Bevaras Se 8.2.5.


Antagen 2017-xx-xx

69




Injektionslistor/signeringslistorBevaras Se 8.2.5.

Intyg

Bevaras

Den som utfärdar intyget ska anteckna detta i journalen och även spara en kopia av intyget. Se 8.2.5.

Journalkopior som beställs från annan vårdgivare Bevaras Förs till den egna patientjournalenListor över administrerade (intagna) läkemedel för enskild patient Bevaras Se 8.2.5.Listor över intag av mat, vätska etc, generellt


Dessa handlingar kan aktualiseras i ett anmälnings- eller försäkringsärende och bör betraktas som journalhandling och bör därför bevaras i 10 år

Listor över utförsel av uppmätt urin avföring, kräkning etc, generellt

Gallras efter 10 år Journalhandling. Kallas även miktionlista

Listor över kontroll och mätning av patientens vakenhet, puls, blodtryck, temperatur etc, generellt Bevaras Kallas också övervakningslistor. Se 8.2.5.Ljudupptagningar


Ljudupptagning av betydelse för undersökning, vård och behandling bevaras som del av patientjournal, se 8.2.5. Övriga ljudupptagningar gallras vid inaktualitet

Läkemedelsbiverkningar, uppgift om Bevaras Se 8.2.5.Läkemedelslistor, individuella

BevarasKopia som förvaras hos patient gallras vid inaktualitet

Ordinationer, generelltBevaras

Avser ordinationslistor, ordinationskort, noteringar om telefonrecept etc. Se 8.2.5.


Antagen 2017-xx-xx

70




Remisser, utgående svar/utlåtanden (generellt)

Bevaras

Svar ska bevaras i sin helhet, oavsett om uppgifterna skrivits av eller förts över till journaltexten. Svar på papper bevaras på papper eller om inskannad fullständig och likalydande kopia skapad med betryggande metoder och rutiner (pappersoriginalet kan då gallras vid inaktualitet). Elektroniskt överförda svar integreras och bevaras i elektronisk form. Se 8.2.5.

Rättad uppgift i journal

Bevaras

Ev. rättelse ska göras på sådant sätt att ursprungstexten fortfarande är läsbar. Vid digital journalföring ska ändringar bevaras i systemets historik. Se 8.2.5.

Samordnad individuell planBevaras

Skrivs ut från Mina planer och förs till patientjournal. Se 8.2.5.

Samtal med patient, dokumentation

Se kommentar

Avser även samtal före och efter vårdtillfället. Antecknade samtal med patient av betydelse för vård och behandling bevaras i patientjournal, övriga gallras vid inaktualitet.

Signeringslistor vid läkemedelsadministration (att ge läkemedel) till enskild patient Gallras efter

10 år. Se 8.2.5.Signeringslista, övriga Gallras efter

10 år.Exempelvis kontroll av antidecubitusmadrasser. Se 8.2.5.

SondmatningsschemaSe kommentar

Schemat gallras efter 3 år förutsatt att alla uppgifter om sondmatningen antecknats i patientjournalen

Telefonrådgivning Se kommentar Se Samtal med patient, dokumentation


Antagen 2017-xx-xx

71




Testinstrument

Bevaras

Observera den särskilda sekretessen för uppgifter i psykologiska prov i 17 kap 4 § OSL (Går även under benämningen instrumentsekretess). Självskattningsinstrument etc. av betydelse för undersökning bedömning, beslut, diagnos eller uppföljning, se 8.2.5. Självskattningsinstrument etc. av tillfällig eller ringa betydelse gallras vid inaktualitet.

Tvärprofessionell epikris Bevaras Se 8.2.5.Utskrivningsinformation Bevaras Se 8.2.5.Vändschema

Se kommentar

Vändschemat gallras efter 10 år, om anteckning i journal att vändschema satts in och hur ofta vändning ska utföras har gjorts som bevaras.

8. 3 Rehabilitera

Rehablitering innebär insatser som syftar till att en patient med förvärvad funktionsnedsättning återvinner eller bibehåller bästa möjliga funktionstillstånd. Insatserna kan vara av arbetslivsinriktad, medicinsk, pedagogisk, psykologisk, social eller teknisk art. Verksamheten kan hanteras på olika sätt i olika landsting och kommuner

8. 3. 1Erbjuda fysioterapi och arbetsterapiSigneringslista, träning Gallras efter

10 år. Se 8.2.5.8. 3. 2 Tillhandahålla hjälpmedel


Antagen 2017-xx-xx

72




Ankomstkontroller, dokumentation

Se kommen-tar Handläggare Gallras tre år efter att produkten tagits ur bruk.

Avtal rörande inköp av medicintekniska produkter och apparaturer

Se kommentar

Hanteras i enligt med ekonomihandlingar i övrigt. Se 2.4 Ekonomiadminstration

Avtal rörande service och underhåll

Se kommentar


Bostadsanpassning, handlingar rörande

Se kommentar

Avser kopia av intyg eller andra handlingar som kompletterar ansökan. (Själva ansökan hanteras av den enhet som fattar beslut i frågan.) Bevaras i patientjournal

Dokumenterade kvalitetskontroller av produkter Se

kommentar Handläggare

Avser kontroll utförd av särskild personal. Gallras tre år efter att produkten tagits ur bruk. Gallras av ansvarig personal.

Felanmälningar och servicebeställning

Se kommentar Handläggare

Gallras 3 år efter utförd åtgärd. Gallras av ansvarig personal.

Funktionshandlingar rörande produkt


3 år efter att produkten tagits ur bruk. Gallras av ansvarig personal.

Försäljning av nya eller utarangerade hjälpmedel, handlingar rörande

Se kommentar


Garantisedlar o.dyl.


Garantisedlar som hanteras vid hjälpmedelsenheten gallras efter att produkten sålts eller på annat sätt tagits ur bruk (garantisedlar som överlämnats av sjukvården till kund omfattas inte av gallringsbeslut i denna plan.)


Antagen 2017-xx-xx

73




Informationsblad etc. om hjälpmedel

Bevaras

1 arkivex. av information som är egenproducerad eller framtagen för vårdgivarens, enhetens etc. räkning bevaras, övriga gallras vid inaktualitet.

Kalibreringsrapporter Gallras efter 3 år Handläggare

Lån av hjälpmedel, handlingar rörande

Se kommentar Närarkiv

Avser t.ex. låneförbindelser och kvitteringar vid återlämnande av lånade hjälpmedel. Gallras 3 år efter återlämnandet.

Registeruppgifter över medicintekniska produkter

Bevaras G-server

Inventarium för registrering av uppgifter om medicinteknisk utrustning, benämning, placering, åtgärd etc.

Rekvisition av hjälpmedel


Avser egen utgående rekvisition. Rekvisition som ej utgör räkenskapsinformation gallras efter 5 år. Rekvisition som utgör räkenskapsinformation gallras efter 10 år.

Temperaturavläsning, dokumentation

Gallras efter 3 år Handläggare Läkemedelskylskåp

Tillbudsrapporter rörande medicintekniska produkter

Se kommentar Flexite Registreras Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet

UnderhållsschemanGallras efter 3 år Handläggare

Utbytesdelar, uppgift omGallras efter 3 år Handläggare

Gallras 3 år efter att produkten tagits ur bruk. Gallras av ansvarig personal.


Antagen 2017-xx-xx

74




8. 4 Logga händelser

Loggning i nätverk eller i databassystem har flera syften. Loggar som dokumenterar tillgång till information, vilka sökningar som utförts, av vem och från vilken datorplats mfl. uppgifter kan underlätta revisioner, disciplin- och ansvarsärenden, samt undanröja misstankar om manipulation och förebygga missbruk. Vårdgivaren har enligt 5 kap 5 § PdL skyldighet att på begäran lämna ut loggningsuppgifter till patient. Uppgifterna ska enligt 4 kap 10 § HSLF-FS 2016:40 vara så tydligt utformade att patienten kan bedöma om åtkomsten till journaluppgifterna varit befogad, och loggen ska innehålla uppgifter om vårdenhet och tidpunkt för när någon tagit del av journalinformationen. I den offentliga sjukvården kan patienten även begära att få ta del av namnet på dem som varit inloggade, vilket kan ske efter sekretessprövning enligt OSL.

8. 4. 1 Loggar Logguppgifter

Gallras efter 5 år Åtkomstkontrollen

Om uppgifter i logg leder till åtgärd ska uppgifterna bevaras tillsammans med det ärende som då bildas.Avser rutinmässiga loggar som dokumenterar loggar över åtkomst till patientjournaler (anropens ursprung och plats, ansvarig användare för operationer, datum, tidpunkt, berörda tabeller och fält, historiska samt uppdaterade värden etc.)


Antagen 2017-xx-xx

75




8. 5Föra vårdrelaterade register

8. 5. 1Lämna uppgifter till interna och externa registerHSA-katalogen

Bevaras

Avser lokala kataloguppgifter länkade till det nationella Hälso- och sjukvårdens samlade adressregister (HSA-katalogen) med gemensam sökbild. Bevaras i versioner genom uttag av data 1 gång per år. Ev. ändringar och rättelser av katalogen får genomföras om ändringarna bevaras i systemets historik.

Underlag för ändring och rättelse av personuppgifter i lokala system

Se kommentar

Avser blankett (motsv.) med uppgifter om vilka personuppgifter som ska ändras/rättas, orsak, samt ev. kontroll. Underlaget gallras efter 10 år, om ändringar/rättelser bevaras i systemets historik.

Uppgifter i lokalt kvalitetsregister

Bevaras

Uppgifter får gallras enbart om registrerad patient motsätter sig att uppgifterna ska finnas med i registret. Ändringar och rättelse av felaktiga uppgifter får genomföras om dessa bevaras i systemets historik


Antagen 2017-xx-xx

76




Uppgifter i lokalt patientadministrativt system

Se kommentar

Ny information får tillföras. Kontaktuppgifter (adress, tel etc.) får uppdateras löpande utan krav på historik. Personuppgifter (namn, personnummer etc.) bevaras. Alla övriga personanknutna uppgifter t.ex. vilken klinik som besökts bevaras. Ev. ändringar och rättelser av felaktiga personuppgifter eller vårdrelaterade uppgifter får genomföras om ändringarna bevaras i systemets historik.

Uppgifter i övriga lokala vårdrelaterade system

Bevaras

Ny information får tillföras. Kontaktuppgifter (adress, tel etc.) får uppdateras löpande utan krav på historik. Se 8.2.5. Ev. ändringar och rättelser av felaktiga personuppgifter eller vårdrelaterade uppgifter får genomföras om ändringarna bevaras i systemets historik.

Uppgifter till kommunala hälso- och sjukvårdsregistret

Se kommentar

Hälso- och sjukvården har uppgiftsskyldighet till detta register. Beslutas och hanteras av Inspektionen för vård och omsorg (IVO)

Uppgifter som lämnats till externa system, generellt

Se kommentar

Beslutas och hanteras av resp. mottagare (dvs. informationsägaren).

8. 6

Hantera journaler, förfrågningar och tillstånd

8. 6. 1Hantera journaler och förfrågningar


Antagen 2017-xx-xx

77




Avtal rörande förvaring av journaler

Bevaras

Registreras Avtalen gäller journaler som fortfarande används av den dagliga verksamheten och ej överlämnats till arkivmyndighet. Se även 1.5.7 Juridska handlingar

Avtal rörande skanning av journaler

Bevaras


Avtal rörande utlån av journaler

Bevaras


Beställningar och rekvisitioner av journaler

Bevaras

Avser inkomna förfrågningar och egna utgående. Lånekvitton, påminnelser etc. gallras vid inaktualitet om uppgift om att journalen lånats ut, när och till vem bevaras på annat sätt (t.ex. i låneliggare eller uppgift som bifogats journal).

Fullmakter för utlämnande av uppgifter


Förstörande av uppgifter i patientjournal på begäran av enskild person, handlingar rörande Se

kommentar

Registreras Avser t.ex. IVOs beslut om förstörande av uppgifter. När beslut finns om att en hel journal ska förstöras får ingen mapp eller dokumentation finnas på journalens plats. Bevaras bland diarieförda handlingar

Förteckning (motsv.) över patienter och journaler

Bevaras

Avser förteckningar (i förekommande fall), som dokumenterar förflyttningar av journaler mellan t.ex. BVC och skola, eller överlämnande av journaler till arkivmyndighet. Förteckningarna är användbara vid återsökning.


Antagen 2017-xx-xx

78




Förteckning (motsv.) över inlånade, utlånade eller kopierade journaler

Bevaras

Bevaras med tanke på ev. framtida begäran o journalförstöring eller ändring. Gäller även kopior från mikrofilmade, skannade eller helt digitala journaler.

Journalkopior inkomna från annan vårdgivare

Bevaras

Avser kopior som beställts för patient som man har en aktuell vårdrelation till. Papperskopior förs till den egenupprättade patientjournalen. Se 8.2.5. Inkomna elektroniska uppgifter bifogas egen elektronisk journal.

Journalkopior, uppgift om utlämnade kopior

Bevaras

Vid utlämnande av journalkopior ska det enligt PdL 3 kap. 11§ dokumenteras i patientjournalen vem som har fått handlingen, avskriften eller kopian och när denna har lämnats ut. Detta gäller dock inte utlämnande genom direktåtkomst. Se 8.2.5.

Journalnummerförteckningar (motsv.) Bevaras I förekommande fallMikrofilmsregister Bevaras I förekommande fallPatientförteckningar upprättade i samband med förflyttning av journaler Bevaras I förekommande fallReversal över överlämnade journaler Bevaras

Upprättas vanligen vid överlämnande till arkivmyndighet.

Samtycke till utlämnande eller delning av uppgifter i journal


Avser skriftliga samtycken eller noteringar i journal i förekommande fall.

Spärr samt hävande av spärr rörande tillgång till uppgifter i patientjournal, uppgift om Bevaras

Avser uppgifter i system för sammanhållen journalföring

Utlån av journal, uppgifter om Se kommentar Se Beställningar och rekvistioner av journaler


Antagen 2017-xx-xx

79




8. 6. 2Handlägga forskningsansökningarAnsökan om att få forska i medicinsk dokumentation Bevaras

Registreras Avser förfrågan med beskrivning av forskningen och annat underlag.

Förbehåll vid forskning Bevaras RegistrerasGodkännande från etisk nämnd om forskning Bevaras

RegistrerasBevaras tillsammans med forskningsansökan

Sekretessförbindelser Bevaras RegistrerasTillstånd att bedriva forskning Bevaras Registreras

8. 7 Stöd och omsorg Enligt Socialtjänstlagen SoL.

8. 7. 1Administration av stöd och omsorgAnmälningar till ansvarig nämnd enligt Lex Sarah

Se kommentar Se 1.5.5 Anmälningar enligt lag

Avtal med enskilda utförare Bevaras RegistrerasProtokoll från pensionärsråd, förtroenderåd och motsvarande organ

Se kommentar

Evolution och närarkiv Registreras Se 1.5.6 Forum för samråd

Styr- och policydokument rörande verksamheten

Se kommentar Se 1.3.1 Styrande dokument

Dokumentatation från metod- och verksamhetsutveckling

Se kommentar


Dokumentation från kvalitetsarbete

Se kommentar


Årsstatistik över antal brukare i olika verksamhetsformer


Sammanställning över brukarenkäter


Tillsynsrapporter över enskilt bedrivna verksamheter



Antagen 2017-xx-xx

80




Avtal med enskilda utförare BevarasKorrespondens med enskilda utförare Bevaras

Registreras

Förteckningar över institutioner och serviceinrättningar

BevarasAnmälningar som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende

Gallras efter 5 år

RegistrerasSka registreras tillsammans med beslut och underlag för beslut i allmänna diariet.

Anmälningar som resulterar i ett ärende

Gallras efter 5 år

Registreras Notering görs om att ärendet överförts till verksamhetssystem i allmänna diariet.

Arbetsmiljöbesiktningar t.ex. skyddsrond

Se kommentar Se 2.8 Systematiskt arbetsmiljöarbete

Beslut om att inte starta ett ärende Gallras efter 5 år

Registreras

Brukarenkäter Se kommentar Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet

Kontrakt och avtal av rutinmässig karaktär Bevaras

RegistrerasSe även 1.5.7 Juridska handlingar

Rapporter och meddelanden som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende

Gallras efter 2 år

Register över rapporter och meddelanden som inte ger upphov till ärende

Gallras efter 2 år

8. 7. 2Dokumentera i personakt enligt SoL inom omsorg

Personakterna sorteras i personnummerordning och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov.


Antagen 2017-xx-xx

81




Handläggarfas

Anmälningar som tillhör ärende eller som ger upphov till ärende 5 år/Bevaras Registreras Registreras i Procapita/LifecareAnsökningar från enskild om bistånd eller service med eventuella bilagor 5 år/Bevaras Registreras Registreras i Procapita/LifecareBeslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats 5 år/Bevaras Registreras Registreras i Procapita/LifecareAvslag i enskilt ärende om bistånd och/eller insats 5 år/Bevaras Registreras Registreras i Procapita/LifecareMottagningsbevis


I fysisk akt, procapita/lifecare

Mottagningsbevis inkommande i samband med delgivning av beslut om avslag.

Domar 5 år/Bevaras I fysisk akt Registreras Registreras i myndighetsjournalDokumentation av planering som rör den enskild

5 år/Bevaras I fysisk akt

T.ex. arbetsplaner, handlingsplaner, serviceplaner, vårdplaner, genomförandeplaner, Sippar,

Fullmakter5 år/Bevaras


Registerutdrag Vid inaktualitet

I fysisk akt, procapita/lifecare Registerutdrag om ställföreträdarskap

Inkommande och utgående handlingar av betydelse i ärendet

5 år/BevarasI fysisk akt, procapita/lifecare

Ex. läkarintyg, ADL-bedömningar, personakt från verkställighet när person avlider/avslutar insatser el. byter utförare Sol/LSS. Yttranden. Mejl.

Registerkontroller som utgör underlag för beslut 5 år/BevarasAvgiftsbeslut 5 år/BevarasUpprättade handlingar av betydelse i ärendet 5 år/Bevaras


Antagen 2017-xx-xx

82




Ärendeblad, journalblad 5 år/BevarasÖverklaganden, med bilagor


Underlag för fastställande av avgift

Gallras efter 5 år

Ex. matdistribution, dagverksamhet, korttidsboende, frånvaro, matavdrag särskilt boende. OBS! Kan gallras efter 3 år men kan underlätta för verksamheten om man gallrar både pappershandlingar och i verksamhetssystemet efter 5 år för att slippa göra plockgallring (om underlaget skannas in kan pappershandlingarna gallras efter kontroll av läsbarhet)

Kallelser (till möte med handläggare m.m.)


Kopior av hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc.


Anmälningar om missförhållande5 år/Bevaras


RegistrerasOriginal i diariet och kopia i personakt

Meddelanden om utskrivning, från sluten hälso- och sjukvård eller liknande


I fysisk akt, procapita,/lifecare

Genomförandefas/verkställighetAvtal om handhavande av annans medel 5 år/Bevaras Genomförandeakt

Social journal SoL/LSS 5 år/BevarasProcapita och genomförandeakt

Arbetsanteckningar SoL/LSS

Gallras vid inaktualitet. Se kommentar

Procapita och genomförandeakt

Granskas innan de förstörs då de kan innehålla uppgifter som ska tillföras journalen.


Antagen 2017-xx-xx

83




Genomförandeplaner (arbetsplaner, omsorgsplaner m.m.) 5 år/Bevaras


Utredning/Beställning SoL/LSS5 år/Bevaras


Handlingar som rör avvikelsehantering 5 år/Bevaras Flexite

Registreras Rapporter/handlingar som blir del av Lex Sarah-ärenden bevaras med ärendeakten.

Signaturförtydligandeblankett SoL/LSS 5 år/Bevaras GenomförandeaktInkomna/upprättade handlingar/skrivelser SoL/LSS, som tillför sakuppgifter i ärendet.

5 år/Bevaras GenomförandeaktFullmakter 5 år/Bevaras GenomförandeaktLegal företrädare 5 år/Bevaras GenomförandeaktSigneringslista för genomförande av insats 5 år/Bevaras GenomförandeaktSenior Alert-blanketter

5 år/Bevaras Genomförandeakt

Födda dag 5, 15 och 25 bevaras. Till centralarkivet efter 5 år. Gäller enbart kunder där informationen inte registreras i kvalitetsregistret.


Gallras vid inaktualitet Genomförandeakt

Levnadsberättelser 5 år/Bevaras Genomförandeakt

8. 7. 3 Omsorg

Vård- och omsorgsboende, korttidsboende/växelboende. Boenden har kallats för olika saker under åren, till exempel ålderdomshem, servicebostad, gruppboende. Kallas numera särskilt boende för äldre

Förteckning över boenden Bevaras


Antagen 2017-xx-xx

84




Boenderegister Gallras vid inaktualitet Under ständig bearbetning

Brukarenkäter, enkäter till närstående


Egenkontroll livsmedelshygien, rapport om kyl, frys m.m. enligt egenkontrollprogram


Förteckning över aktiva i verkställighet


Under ständig bearbetning och visar brukare som är aktuella för omsorgen

HyresgästkortGallras vid inaktualitet

Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc för bostäder som tillhandhålls av socialtjänsten

Gallras efter 2 år

Efter det att kontraktet upphört att gälla, under förutsättning att hyresskuld eller besiktningskommentar inte kvarstår

LarmloggarSe kommentar Se 5.5.6 Säkerhet för brukare

Matsedlar Se kommentar Se 2.14.1 Planera och förbereda måltider

Månadsredovisning utförda timmar

Gallras efter 2 år

Månadsuppföljning till hemkommun

Gallras efter 2 år Underlag för debitering

Nyckelkvittenser, boendes nycklar Se kommentar Se 5.5.6 Säkerhet för brukare

Nyckelkvittenser till brukares boenden

Se kommentar Se 5.5.6 Säkerhet för brukare

Nyckelkvittenser , personal, enhetens nycklar


Närvaro- och frånvarorapporter Gallras efter 2 år Underlag för debitering


Antagen 2017-xx-xx

85




Planering av genomförande av insatser


Protokoll/mötesanteckningar från boenderåd (eller motsvarande samråd med de boende/och eller deras närstående Se

kommentar Se 1.5.6 Forum för samrådProtokoll/mötesanteckningar från möten med föreståndare för de särskilda boendeformerna Se

kommentar Se 1.3.3 Leda det interna arbetetRegister över innehavare av trygghetstelefon/-larm


PersonalschemanGallras efter 2 år

Vårdtyngdsmätningar, underlag Gallras vid inaktualitet När sammanställning gjorts

Handlingar rörande de boendeKontaktmannaskap - bekräftelse från anställd och information till boende


Redovisning av "handhavda" medel


Fickpengsredovisning Gallras efter 2 år

Tillhörighetslistor Gallras vid inaktualitet Efter kvittens

FärdtjänstkortSe kommentar

Tillhör brukaren och är inte allmän handling. Vid inaktualitet åter till brukare/dödsbo

8. 7. 4 Aktiviteter/öppen verksamhetTill exempel dagverksamhet för personer med demenssjukdom


Antagen 2017-xx-xx

86




Aktivitetsutbud, program i dagverksamhet BevarasAvpersonifierad deltagarstatistik i dagverksamheten

BevarasVerksamhetsberättelser Se

kommentar Se 1.4.1 Mål- och ekonomistyrningDeltagarlistor Gallras vid

inaktualitet Under ständig bearbetningNärvarorapporter Gallras efter 2

år Underlag för debitering

8. 8Insatser för funktionsnedsatta Insatser enligt Lagen om Stöd och Service, LSS

8. 8. 1Administration av insatser för funktionsnedsattaAnmälningar till ansvarig nämnd Se

kommentar Se 1.5.5 Anmäla enligt lagAnmälan till Länsstyrelsen om personskada

Se kommentar Se 5.7.4 Tillbud

Avtal med enskilda Bevaras Registreras Se även 1.5.7 Juridska handlingarAvtal med entreprenörer Bevaras Registreras Se även 1.5.7 Juridska handlingarDokumentation av egenproducerade utbildningar och informationsinsatser för personal, anhöriga etc BevarasEgenproducerat informationsmaterial om funktionshinder och stödformer Se

kommentar Se 3.4.1 Ge kommuninformation


Antagen 2017-xx-xx

87




Korrespondens med enskilda utförare BevarasProtokoll och mötesanteckningar från samverkan med frivilligorganisationer Se

kommentar Se 1.5.6 Forum för samrådStyr- och policydokument rörande verksamheten

Se kommentar Se 1.3.1 Styrande dokument

Kvalitetsdokument, process- och organisationsbeskrivningar

Se kommentar


Statistik över olika insatser Se kommentar Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet

8. 8. 2Utreda insatser för funktionsnedsatta

Personakt enligt Lagen om stöd och service (LSS), barn och ungdom

Personakter som upprättats i samband med insats rörande boende i familjehem eller bostad med särskild service för barn eller ungdomar utanför familjehemmet. Det måste framgå av beslut och åtgärder/insatser vilken lag som använts, alltså SoL eller LSS. Personakterna sorteras i personnummerordning och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning

HandläggarfasAnmälan om ställföreträdare/god man/förvaltare Vid

inaktualitet Procapita/lifecare Registeras i SOL-akten i Procapita.Registerutdrag om ställföreträdarskap

Vid inaktualitet



Antagen 2017-xx-xx

88




Begäran/ansökan om insats med eventuella bilagor


Bilagor kan vara läkarutlåtande, utredningar, försäkringskassan, arbetsförmedling, skola. Anteckningar från personal inom verksamheten.

Beslut5år/bevaras Procapita/lifecare

T ex insatsbeslut, avskrivningsbeslut och beslut om förhandsbesked

Beslut/domar 5 år/Bevaras Procapita/lifecare

Individuell plan 5 år/ Bevaras Procapita/lifecare Individuell plan enl.§10 LSS

Samordnad individuell plan 5 år/ bevaras I fysisk aktFullmakter Vid

inaktualitetI fysisk akt, procapita/lifecare

Inkommande och utgående handlingar av betydelse i ärendet

5 år/ BevarasI fysisk akt, procapita/lifecare

Ex. läkarintyg, ADL-bedömningar, personakt från verkställighet när person avlider/avslutar insatser el. byter utförare Sol/LSS. Yttranden. Mejl.

Anmälningar om missförhållande5 år/Bevaras


Registreras Orosanmälan gällande barn/ personer med missbruk.

Upprättade handlingar av betydelse i ärendet 5 år/ BevarasÄrendeblad/utredningsdokument social 5 år/ BevarasÖverklaganden, med bilagor

5 år/ BevarasI fysisk akt, procapita/lifecare

Genomförandefas/verkställighetAnmälning enligt Lex Sarah Bevaras Registreras Se 1.5.5 Anmälningar enligt lag

Social journal SoL/LSS 5 år/BevarasProcapita och genomförandeakt


Antagen 2017-xx-xx

89




Arbetsanteckningar SoL/LSS

Gallras vid inaktualitet. Se kommentar.


Granskas innan de förstörs då de kan innehålla uppgifter som ska tillföras journalen.

Genomförandeplaner (arbetsplaner, omsorgsplaner m.m.) 5 år/Bevaras


Utredning/Beställning SoL/LSS5 år/Bevaras


Handlingar som rör avvikelsehantering 5 år/Bevaras Flexite

Registreras Rapporter/handlingar som blir del av Lex Sarah-ärenden bevaras med ärendeakten.

Signaturförtydligandeblankett SoL/LSS 5 år/Bevaras GenomförandeaktInkomna/upprättade handlingar/skrivelser SoL/LSS, som tillför sakuppgifter i ärendet.

5 år/Bevaras GenomförandeaktFullmakter 5 år/Bevaras GenomförandeaktLegal företrädare 5 år/Bevaras GenomförandeaktSenior Alert-blanketter

5 år/Bevaras Genomförandeakt

Till centralarkivet efter 5 år. Gäller enbart kunder där informationen inte registreras i kvalitetsregistret.


Gallras vid inaktualitet Genomförandeakt

Levnadsberättelser5 år/Bevaras Genomförandeakt

Födda dag 5, 15 och 25 bevaras. Till centralarkivet efter 5 år.

8. 8. 3 Personlig assistansTidsredovisning LASS till Försäkringskassan



Debiteringsunderlag. Original till FK, kopia sparas på enheten.


Antagen 2017-xx-xx

90




Utbetalningsbesked från försäkringskassan

Gallras tio år efter redovisningsåret Närarkiv

Kopior på beslut från försäkringskassan, avtal, räkningar

Gallras efter 2 år


8. 8. 4 Ledsagarservice

8. 8. 5Utse kontaktperson för funktionsnedsatta

Personakterna sorteras i personnummerordning och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov.

Anmälan mot kontaktpersoner/kontaktfamilj, resultat av utredning och beslut

5 år/Bevaras

Registreras

Original i diariet. Kopior i kontaktpersonsakt samt i personakt för placerat barn/vuxen.

Ansökan om att bli kontaktperson/kontaktfamilj 5 år/BevarasAnsvarsförbindelser 5 år/BevarasAvtal om ersättningar vid vårdnadsöverflyttningar 5 år/Bevaras

Avtal med t.ex. kontaktpersoner 5 år/BevarasBeslut om vård/medgivande 5 år/BevarasBeslut om placering 5 år/BevarasUtredningar av kontaktfamilj/kontaktperson 5 år/Bevaras


Antagen 2017-xx-xx

91




Ärendeblad, journalblad 5 år/BevarasEkonomiska uppgifter om kontaktfamiljsersättning


Separat akt i kontaktfamilj/kontaktpersonsakten

Intervjuunderlag från kontaktafamilj/kontaktperson

Gallras efter gjord sammanfattning

8. 8. 6 Avlösarservice i hemmet

8. 8. 7Korttidsvistelse utanför hemmet

8. 8. 8Korttidstillsyn för skolungdom över tolv år

8. 8. 9Bostad med särskild service för barn och ungdomar Anmälningar till ansvarig nämnd Se

kommentar Se 1.5.5 Anmäla enligt lagBoendeenkäter, enkäter till närstående


Dagböcker, meddelandeböcker Gallras vid inaktualitet Får inte innehålla uppgifter om enskilda

Egenkontroll livsmedelshygien, rapport om kyl, frys m.m enligt egenkontrollprogram



Förteckning över boende i bostäder med särskild service

Gallras vid inaktualitet Under ständig bearbetning


Antagen 2017-xx-xx

92




Information enligt personuppgiftslagen till boende/företrädare

Gallras vid inaktualitet När boende utgår ur verksamheten


Larmrapporter med register Se kommentar Se 5.5.6 Säkerhet för brukare







Redovisning av boendes privata medel


Register över innehavare av trygghetstelefon/-larm


Utbetalning av habiliteringsersättning

Gallras efter 2 år

Vårddagsuppgifter Gallras efter 2 år

8. 8. 10Bostad med särskild service för vuxnaAnmälningar till ansvarig nämnd Se

kommentar Se 1.5.5 Anmäla enligt lagBoenderegister Gallras vid

inaktualitetBoendeenkäter, enkäter till närstående



Antagen 2017-xx-xx

93




Dagböcker, meddelandeböcker Gallras vid inaktualitet Får inte innehålla uppgifter om enskilda

Egenkontroll livsmedelshygien, rapport om kyl, frys m.m enligt egenkontrollprogram



Förteckning över boende i bostäder med särskild service

Gallras vid inaktualitet Under ständig bearbetning

Information enligt personuppgiftslagen till boende/företrädare

Gallras vid inaktualitet När boende utgår ur verksamheten


Larmrapporter med register Se kommentar Se 5.5.6 Säkerhet för brukare







Redovisning av boendes privata medel


Register över innehavare av trygghetstelefon/-larm


Utbetalning av habiliteringsersättning

Gallras efter 2 år

Vårddagsuppgifter Gallras efter 2 år


Antagen 2017-xx-xx

94




8. 8. 11Daglig verksamhet för funktionsnedsattaAktivitetsutbud, program i dagverksamhet BevarasAvpersonifierad deltagarstatistik i dagverksamheten

BevarasVerksamhetsberättelser Se

kommentar Se 1.4.1 Mål- och ekonomistyrningDeltagarlistor Gallras vid

inaktualitet Under ständig bearbetningNärvarorapporter Gallras efter 2

år Underlag för debitering8. 8. 12 Fritid för funktionsnedsatta

8. 9Insatser för psykiskt funktionsnedsatta

Se 8.8 Insatser för fysiskt funktionsnedsatta. OBS! Samma innehåll i strukturen oavsett om det är psykiskt eller fysiskt funktionsnedsatta.

8. 9. 1Administration av insatser psykiskt funktionsnedsatta

8. 9. 2Utreda insatser för psykiskt funktionsnedsatta

8. 9. 3Dagverksamhet för psykiskt funktionsnedsatta


Antagen 2017-xx-xx

95




8. 9. 4Sysselsätta psykiskt funktionsnedsatta

8. 9. 5Bostad med särskild service för psykiskt funktionsnedsatta

8. 9. 6Boendestöd för psykiskt funktionsnedsatta

8. 9. 7Utse kontaktperson för psykiskt funktionsnedsatta

8. 10 Bostadsanpassning

Lagen om bostadsanpassningsbidrag (1992:1574). OBS! Akterna kan bevaras av forskningsskäl vilket Sydarkivera rekommenderar.

8. 10. 1Ansöka om bostadsanpassningsbidragAnsökningsblankett Gallras 10 år

efter beslutRegistreras

Bygglov för bygglovpliktiga åtgärder

Gallras 10 år efter beslut

Registreras

Foton Gallras 10 år efter beslut

Registreras

Intyg från läkare, arbetsterapeut eller sakkunnig


Registreras

Plan- och uppställningsritningar vid omfattande inredningsarbeten Gallras 10 år

efter beslut

Registreras


Antagen 2017-xx-xx

96




Ritning av bostaden före respektive efter ändringen vid ändrad planlösning


Registreras

Tjänsteskisser Gallras 10 år efter beslut

Registreras

Anbudsförfrågan Gallras 10 år efter beslut

Registreras

Anbud/offerter Gallras 10 år efter beslut

Registreras

Sammanställning över offerter Gallras 10 år efter beslut

Registreras

Tackbrev skickas till de vars anbud inte antagits


Registreras

Orderbekräftelse Gallras 10 år efter beslut

Registreras

Tjänsteanteckning Gallras 10 år efter beslut

Registreras

Faktura, kopia Gallras 10 år efter beslut

Registreras Kommer in från entreprenör, fastighetsägare etc.

Slutbesiktning, efter åtgärd Gallras 10 år efter beslut

RegistrerasTjänsteanteckningar

Delegationsbeslut om bostadsanpassningsbidrag och utbetalning


Registreras

Delegationsbeslut. Register över åtgärdade lägenheter och hus BevarasStatistiska sammanställningar Se

kommentar Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet

8. 10. 2 Ansöka om återställningsbidragAnsökan Gallras 10 år

efter beslutRegistreras


Antagen 2017-xx-xx

97




Anbudsförfrågan Gallras 10 år efter beslut

Registreras

Anbud/offerter Gallras 10 år efter beslut

Registreras

Sammanställning över offerter Gallras 10 år efter beslut

Registreras

Tackbrev skickas till de vars anbud inte antagits


Registreras

Orderbekräftelse Gallras 10 år efter beslut

Registreras

Tjänsteanteckning Gallras 10 år efter beslut

Registreras

Beslut om återställningsbidrag Gallras 10 år efter beslut

Registreras

Beslut om återanvändning Gallras 10 år efter beslut

Registreras

Faktura, kopia Gallras 10 år efter beslut

Registreras

8. 11 Färdtjänst

Huvudmannen/kommunen kan hantera färdtjänsten, men verksamheten har ofta överlåtits till Trafikhuvudmannen, ex. till länstrafik/motsvarande

8. 11. 1Ansöka om färdtjänst/riksfärdtjänstAnsökan Skånetrafiken RegistrerasDelegationsbeslut Gallras 5 år

efter inaktualitet

Registreras

Dom Gallras 5 år efter inaktualitet

Registreras


Antagen 2017-xx-xx

98




Läkarintyg Gallras 5 år efter inaktualitet

Registreras

Anteckningar Gallras vid inaktualitet

Registreras

Återkallelse av tillstånd Gallras efter 5 år

Registreras

8. 11. 2 Följa upp färdtjänstÅrsstatistik Se

kommentar Skånetrafiken Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitetRegister/förteckningar över färdtjänstberättigade

Gallras efter 5 år

Documents

Dokumenthanteringsplan - Kristianstad