DOKUMENTU ELEKTRONISKA APSTRĀDE UN GLABĀŠANA

Jānis Kronbergs, Biznesa attīstības vadītājs, Lattelecom BPO

Inguss Savickis, Atlīdzību direktora vietnieks, AAS Balta

LTRK seminārs

09.12.2010.

|

Apjomīgākās dokumentu plūsmasKlientu dokumenti •Pieteikumi;

•Līgumi;•Rēķini;•Citi dok.

Piegādātāju dokumenti •Pieteikumi;

•Līgumi;•Rēķini;•Citi dok.

Personāla dokumenti •Līgumi;

•Mācības;•Komandējumi;•Algas lapiņas;•Citi dok;.

Uzņēmuma pārvaldes dokumenti •Organizācija

•Rīkojumi;•Protokoli;•Resursi;•Procedūras;•Citi dok.

|

Dokumentu elektroniskas aprites priekšrocības

Dokumentu piederība

Laiks Mobilitāte Izmaksas Ieņēmumi

Klienti Ātrāka klientu apkalpošana

Apkalpošana neatkarīgi no klienta atrašanās vietas

Zemākas izmaksas viena klienta apkalpošanai

Augstāka klientu apmierinātība, ātrāki ieņēmumi

Piegādātāji

Ātrāka pakalpojumu saņemšana

Apkalpošana neatkarīgi no piegādātāja atrašanās vietas

Zemākas izmaksas viena piegādātāja apkalpošanai, mazāk krājumu

Personāls Īsāks laiks komandējumu un mācību saskaņošanai

Personāla lietvedība tikai elektroniski

Zemākas viena darbinieka administrēšanas izmaksas

|

Izaicinājumi

•Biznesa procesu izvēle

•Pārmaiņu secība

•Risinājums (iekšējie un ārpakalpojumu resursi)

•Pārmaiņu realizācija

|

Ārpakalpojumu piemēri

Klientu dokumenti:

Bankas, apdrošinātāji, telekomunikāciju u.c. publisko pakalpojumu sniedzēji

Piegādātāju dokumenti:

Piegādātāju rēķini, to elektroniska saskaņošana, glabāšana

Personāla lietvedība:

Personāla pašapkalpošanās un lietvedība, algu aprēķins

Ieskats Baltā un atlīdzību procesos

Atlīdzību direktora vietnieks

Ingus Savickis

09.12.2010

Apdrošināšanas akciju sabiedrība

• BALTA tika dibināta 1992. gada 28.janvārī

• 2001 – par BALTA galveno akcionāru, kļūst Dānijas apdrošināšanas sabiedrība Codan, kas ir lielākās britu apdrošinātāju grupas RSA sastāvā

• RSA Group darbojas 28 valstīs un tās pakalpojumi ir pieejami 130 valstīs visā pasaulē

• RSA Grupa ir vadošais apdrošinātājs Baltijā ar kopējo tirgus daļu vairāk kā 20% Baltijas valstīs;

• BALTA parakstītās prēmijas 2009. gadā LVL 41.6 milj.

Lēmumu pieņemšana

Kāpēc, kaut ko mainīt?

• Pieaugošs biznesa apjoms

• Pieaugošas klientu prasības

• Dokumentu plūsmas nevienmērība - pārrāvumi, kļūdas

• Atlīdzību procesu efektivitāte

Izaicinājumi:

•Realizācijas laiks

•Realizācijas apjoms

•Izmaiņu kopuma sarežģītums

Apdrošināšanas atlīdzību administrēšana

Kā bija Kā ir tagad

• Klients iesniedz rakstisku pieteikumu reģionālajā filiālē vai Rīgā Atlīdzību centrā

• Visus bojājumus novērtē eksperti

• Papīra dokumenti tiek pārsūtīti vai individuāli skanēti un sūtīti elektroniski

• Daļēja elektronisko dokumentu glabātuve

• Komunikācija ar autoservisiem - fax

• Atlīdzību administrēšanas process notiek secīgi, dažādiem speciālistiem, saņemot fizisko lietu

• Komunikācija ar klientu – rakstiskas vēstules

• Pamatā pieteikumi tiek saņemti telefoniski

• 70% autotransporta bojājumus novērtē autoservisi

• Dokumentu centralizēta skanēšana

• Pilnīga elektronisko dokumentu glabāšana un aprite

• WEB komunikācija ar autoservisiem

• Atlīdzību administrēšanas process organizēts paralēli

• Komunikācija ar klientu – zvanu centrs, SMS, WEB, e-pasti, fax serveri

Ieguvumi

• Klientu ērtības un apmierinātība

• Atlīdzību process kļuva vairākas reizes ātrāks

• Izmaksu būtisks samazinājums

• Sadarbības partneru apmierinātība

• Nav pazudušu dokumentu

• Ir jauns atspēriens nākotnes attīstībai

|

Secinājumi

• Dokumentu digitalizācija ir iespēja palielināt mobilitāti un ātrumu uzņēmumiem kuriem šie divi faktori ir svarīgi biznesa stratēģijas realizācijā;

• Ārpakalpojumi ir ātrs un efektīvs veids lai pārietu uz dokumentu elektronisku apriti;

• Ir svarīgi izvēlēties pareizo ceļu pārejai uz dokumentu elektronisku apriti un izmantot pārbaudītus un Latvijas apstākļiem piemērotus risinājumus.

Paldies!