Doświadczenia i rekomendacje kontrolera

Doświadczenia i rekomendacje kontrolera

Bielsko - Biała, 9 grudnia 2013 r.

Kontroler pierwszego stopnia w województwie śląskim

1. Wojewoda Śląski – na podstawie Porozumienia z 22 sierpnia 2008 r. zawartego z Ministrem Rozwoju Regionalnego, który pełni rolę Instytucji Zarządzającej w Programie.

2. Zadania związane z kontrolą pierwszego stopnia realizowane są w Wydziale Informacji Europejskiej i Projektów Transgranicznych Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Oddziale realizacji projektów transgranicznych.

Specyfika pracy kontrolera

1. Przyporządkowanie pracowników Oddziału do poszczególnych Partnerów projektów.

2. Zasada „dwóch par oczu”: każda kontrola prowadzona jest przez co najmniej dwie osoby w oparciu o listy sprawdzające. Akceptacja dokumentów sprawozdawczych i rozliczeniowych następuje po weryfikacji dokonanej przez każdego z kontrolerów.

Specyfika pracy kontrolera

3. Różnorodność stosowanych dokumentów.4. Uznaniowość – niezależny osąd kontrolera.5. Terminowość – opóźnienia w procesie kontroli:

ograniczenia administracyjne, duża liczba procedur kontrolnych.

6. Kontrole zewnętrzne do kilku razy w ciągu roku: IZ, UKS, NIK, KE.

Rola kontrolera1. Współtworzenie systemu kontroli w Programie.2. Zapewnienie kontroli w trybie ciągłym w każdym

realizowanym projekcie.3. Celem kontroli jest zweryfikowanie: • czy zadeklarowane przez beneficjenta wydatki zostały

rzeczywiście poniesione; • czy środki zostały racjonalnie wydatkowane (gospodarowanie

środkami publicznymi);• czy roboty budowlane zostały zrealizowane, a usługi, towary i

dzieła dostarczone zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie;

• czy projekt i wydatki w części realizowanej przez polskiego partnera są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi.

Zadania kontrolera1. Przeprowadzanie regularnego monitoringu

merytorycznego projektu (kontrola raportów).2. Certyfikowanie zadeklarowanych wydatków.3. Przeprowadzanie kontroli i wizyt monitorujących

w siedzibie beneficjenta oraz na miejscu realizacji projektu.

4. Raportowanie o nieprawidłowościach do Instytucji Zarządzającej.

5. Opiniowanie zmian w projektach.6. Udzielanie beneficjentom wskazówek.7. Prowadzenie szkoleń.

Zadania kontrolera „w terenie”

Kontrole na miejscu

planowe- na zakończenie (mikroprojektu)

- w trakcie realizacji

- systemowe

doraźne

inne- na wniosek IZ

- wsparcie kontroli

administracyjnej

wizyty monitorujące

Zadania kontrolera „w terenie”

Liczba kontroli przeprowadzonych na miejscu

Liczba wizyt monitorujących

44 16

w tym kontrole mikroprojektów

w tym kontrole pozaplanowe

9 3

Stan wdrażania Programu w województwie

Zdjęcia z kontroli na miejscu

Zdjęcia z kontroli na miejscu

Wnioski z kontroli

PLUSY I MINUSY

Wnioski z kontroliMINUSY1. Zaburza pracę instytucji.2. Generuje koszty związane

z wykrytymi nieprawidłowościami.

3. Angażuje czas na wyjaśnienia nawet drobnych uchybień.

4. Powoduje stres pracowników.

PLUSY1. Może wskazać problemy

i poprawić funkcjonowanie instytucji.

2. Poprawia wydatkowanie środków publicznych.

3. Podniesienie kwalifikacji pracowników poprzez dokształcanie się.

4. Satysfakcja z efektów.

Wnioski z kontroli1. Projekt dobrze zaplanowany i opisany we wniosku

aplikacyjnym – mniej zmian, minimalizacja ryzyka wystąpienia kosztów niekwalifikowalnych, sprawniejsza weryfikacja, szybsza refundacja.

2. Projekt właściwie rozliczony administracyjnie – mniej niespodzianek podczas kontroli na miejscu.

3. Projekt ukierunkowany na osiągnięcie celu transgranicznego, a nie pozyskanie funduszy jako celu samego w sobie – przemyślane działania dają wymierne efekty podczas kontroli.

Wnioski z kontroli1. Wypełnianie dokumentacji sprawozdawczo – rozliczeniowej z

pominięciem zapisów instrukcji i dokumentacji programowej.

2. Zbyt rozbudowane i przeszacowane budżety we wnioskach aplikacyjnych:

a) koszty osobowe,b) koszty ogólne.3. Pozycje budżetowe niezwiązane z działaniami

w projekcie, albo przeciwnie: niezaplanowanie wydatków, które usprawniłyby działania projektowe.

4. Myślenie budżetem, a nie projektem: nieprzemyślane „czasowo” zakupy.

Wnioski z kontroli c.d.5. Koordynatorzy zewnętrzni, a pracownicy partnera – loteria czy

inwestycja?6. Lakoniczne pod względem formalnym protokoły odbioru, niezgodność

pomiarów powykonawczych z projektami budowlanymi, zła jakość dokumentacji technicznej przyczynami:

a) częstych zmian w projektach, b) nieterminowego kończenia projektów,c) problemów z rozliczeniem wskaźników.7. Stosowanie procedur ustawy Prawo zamówień publicznych źródłem: a) najczęstszych nieprawidłowości, b) korekt finansowych,c) zwrotów środków zrefundowanych,

najpoważniejszych skutków finansowych dla Beneficjentów.

Rekomendacje - zamówienia publiczneJak minimalizować ryzyko wystąpienia nieprawidłowości?

1. Działanie zgodnie z przepisami Prawa zamówień publicznych i rozporządzeń okołoustawowych.

2. Kontrola ex - ante dokumentacji przetargowej.3. Znajomość „Taryfikatora” – dokumentu pn. „Wymierzanie korekt

finansowych za naruszenia prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE”.

4. Zapoznanie się z listami sprawdzającymi do kontroli ex – post postępowań przetargowych.

5. Informowanie Wykonawców o źródłach finansowania zamówienia zgodnie z zasadami promocji i informacji Programu.

Rekomendacje - zamówienia publiczneNa co zwrócić szczególną uwagę?

• Na dyspozycje zawarte w art. 29 ustawy Prawo zamówień publicznych, dotyczące zakazu opisywania przedmiotu zamówienia w sposób nieprecyzyjny, niejednoznaczny, a przede wszystkim nieobiektywny (poprzez wskazywanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia).

• Na opisywanie warunków udziału w postępowaniu adekwatnie do celu, jaki zamierza osiągnąć Zamawiający.

• Na żądanie od wykonawców wyłącznie oświadczeń lub dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania – zgodnie z rozporządzeniem: art. 25 ust. 2.

• Na ostrożne stosowanie pozacenowych kryteriów oceny ofert.

Rekomendacje – cechy dobrego projektu

Definicja


Projekt to zorganizowany i ułożony w czasie ciąg wielu działań zmierzających do osiągnięcia konkretnego i mierzalnego celu.Działania projektu realizowane są:

w zdefiniowanym terminie w określonej przestrzeni wydzielonymi zasobami ludzkimi wydzielonymi zasobami rzeczowymi wydzielonymi zasobami finansowymi.


Definicja Williama H. Kilpatricka: „Projekt to odważne, planowe działanie, wykonywane całym sercem w środowisku społecznym.”

Rekomendacje – cechy dobrego projektu1. Wartość dodana współpracy

transgranicznej.2. Odpowiedź na realne problemy

i potrzeby zidentyfikowane na obszarze wsparcia.

3. Wspólna wizja Partnerów projektu – realna współpraca zespołów realizujących projekt po obydwu stronach granicy.

Rekomendacje – cechy dobrego projektu c.d.5. Przemyślany i dobrze napisany wniosek aplikacyjny.6. Jednoznaczny opis celów, działań. 7. Uwzględnianie uwarunkowań (np. możliwości

finansowych jednostki). 8. Racjonalny budżet.9. Rozsądny czas realizacji.10. Wskaźniki jednoznaczne i mierzalne powiązane z

zaplanowanymi działaniami.11. Skuteczna i poprawna pod względem formalnym

promocja.

Rekomendacje – cechy złego projektu

1. Pozyskanie funduszy.2. Zabezpieczenie pensji i finansowania

jednostki.3. Brak możliwości wdrożenia rezultatów

projektu: „projekty do szuflady”.4. Powtarzalność –

w opozycji do innowacyjności i unikatowości.

Wartość wnioskowana (euro)

Wartość zcertyfikowana (euro)

Wydatki kwalifikowalne

13 966 801,94 13 269 286,07

Refundacja z EFRR 11 852 287,53 11 276 396,70



Liczba wystawionych Certyfikatów: 187.Średnia wartość Certyfikatu (w euro): • koszty kwalifikowalne: 58 455,00• refundacja z EFRR: 49 675,76.Średni koszt kontroli pierwszego stopnia: ok. 2% zcertyfikowanych kwot.


26 Partnerów zrealizowało lub wciąż realizuje 25 projektów.Kontroler zakończył rozliczanie 15 projektów.Dwóch partnerów nie rozpoczęło jeszcze rozliczania wydatków w projektach. Kontroler wystawił 171 Certyfikatów kontroli pierwszego stopnia (z wyłączeniem projektu parasolowego).W ramach projektu parasolowego: 16 Certyfikatów.


Rodzaje raportów cząstkowych*

Liczba złożonych i zatwierdzonych raportów

Średnia liczba korekt raportów

bezkosztowe 33 1,06

kosztowe 173 1,78łącznie 206 1,42

*z wyłączeniem projektu parasolowego

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘRadosław Kowalik

Śląski Urząd WojewódzkiWydział Informacji Europejskiej i Projektów Transgranicznych

Oddział realizacji projektów transgranicznych

Documents

Doświadczenia i rekomendacje kontrolera