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Dra. Edith Huancauqui Rodríguez
EL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
Programación y Actos Preparatorios
Etapa de Selección
Ejecución contractual
Desde la convocatoria
Hasta antes de la suscripción del contrato
FASES DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL
- PAC- Expediente de Contratación- Comité Especial- Bases
*En sentido amplio: es el conjunto de actuaciones referidas al proceso de contratación, desde la decisión de adquirir o contratar hasta la culminación del contrato.
• En sentido estricto: Expediente que reúne la información necesaria para la contratación de un objeto determinado (RTM, VR, etc), el que una vez aprobado es remitido al CE para el inicio de sus labores (fase inicial).
¿Qué entendemos por Expediente de Contratación?
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
¿Cuándo se inicia?
*Se inicia con el requerimiento del área usuaria.*Progresivamente y en forma cronológica y ordenada se va
adjuntando toda la documentación correspondiente a cada fase. Debe incluir las ofertas no ganadoras. *Concluye con la conformidad de recepción de la última
prestación, o con la liquidación, en caso de obras, y con el pago.*Permanecer en custodia del OEC, salvo en el periodo en que
dicha custodia esté a cargo del Comité Especial.
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
¿Por qué es necesario contar con un expediente de contratación? ¿Cuál es su Finalidad?
1. Contar con la información técnica, económica y selectiva que permita a la Entidad obtener una oferta idónea, con la calidad requerida o mejorada y a precio adecuado.
2. Reunir todas las actuaciones del proceso de contratación, desde el requerimiento del área usuaria hasta la culminación del contrato, incluyendo las ofertas no ganadoras. Debe estar bajo custodia del OEC.
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
Requisitos mínimos para su aprobación:
*Requerimientos Técnicos Mínimos (RTM) debidamente definidos
*Estudio de Posibilidades que ofrece el mercado
*Certificación de Crédito Presupuestario
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN FASE INICIAL
El ÁREA USUARIA es responsable de definir con precisión las características, condiciones, cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras a contratar, las que deben encontrarse descritas en las especificaciones técnicas, términos de referencia o expediente técnico.Asimismo, debe señalar la finalidad pública de la contratación.
En la determinación de las características técnicas NO debe aludirse a marcas o nombres comerciales, diseños, fabricantes, ni descripción que oriente la adquisición o contratación de marca, fabricante o tipo de producto específico.
1. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS
EXCEPCION: ESTANDARIZACION
Comprenden:
Características técnicas (la propia
Entidad las establece):
• Bienes: Especificaciones Técnicas
• Servicios: Términos de Referencia
• Obras: Expediente Técnico
Normas Reglamentarias:
• Reglamentos técnicos (DISCAMEC)
• Normas Metrológicas (INDECOPI)
• Normas Sanitarias (Salud)
• Reglamentos sectoriales
Otros requisitos:
• Normas técnicas nacionales e internacionales (tienen por fin prever la calidad de procesos de producción, etc).
1. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS
*Deben ser congruentes, proporcionales y razonables en función al mercado.
*Deben incidir sobre los objetivos, funciones y operatividad de los bienes, servicios u obras.
*Deben cumplir con las normas nacionales aprobadas por autoridades competentes.
Ejemplo: El certificado de calidad ISO no puede
ser considerado RTM
1. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS
¿Cuál es el grado de discrecionalidad del área usuaria, del OEC, inclusive del órgano especializado para la
determinación de las características técnicas?
¿Hay grados de discrecionalidad en la determinación de características técnicas?
1. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS
• Sistema de contratación
• Modalidad de Selección
• Modalidad de ejecución contractual
• Disponibilidad Presupuestal
• Tipo de proceso• Resumen ejecutivo
En obras y actividades derivadas de proyectos de inversión :
• Declaración de viabilidad del SNIP
• Expediente Técnico• Disponibilidad del
terreno
El expediente de contratación en la fase inicial debe incluir, lo siguiente:
1. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS
Para:
- Determinar valor referencial
- Pluralidad de marcas y postores
- Ajuste a características
- Propuesta de factores
- Distribución de la buena pro.
2. ESTUDIO DE POSIBILIDADES QUE OFRECE EL MERCADO
El valor referencial es el costo estimado aprobado por la Entidad para la contratación de bienes, servicios u obras sobre la base de los precios de mercado.
El OEC debe determinar el valor referencial.
El OEC puede solicitar apoyo que requiera del Área Usuaria, este último está obligado a dar apoyo bajo responsabilidad.
*VALOR REFERENCIAL
Presupuestos y cotizaciones actualizadas
Precios Históricos
Estructura de Costos
Precios SEACE, etc.
Para su determinación, el OEC debe emplear como mínimo dos (02) fuentes:
*VALOR REFERENCIAL
Alternativas existentes según el
nivel de
comercialización
Descuentos por
volúmenes
Disponibilidad inmediata
Mejoras en las
condiciones de
venta
EL ESTUDIO DEBE CONSIDERAR TAMBIÉN
LOS SIGUIENTES ASPECTOS:
GarantíasCosto total de propiedad
*VALOR REFERENCIAL
Las cotizaciones que se efectúan en el estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, requieren como condición básica:
*Que exista un mercado competitivo.
*Que el proveedor que hace la cotización NO conozca que ésta servirá para estimar un VR.
En muchos casos, es difícil que se cumplan estas características. Por ello se generan distorsiones en la estimación del VR.
*VALOR REFERENCIAL
¿QUÉ DEBE INCLUIR ?
• El costo del Bien o Servicio, además de su margen de comercialización o utilidad.
• Tributos, Seguros, Costos de Transporte al punto de entrega, Inspecciones, Pruebas solicitadas, Costos Laborales y cualquier otro concepto.
• En casos de servicios de Intermediación Laboral, el VR debe calcularse respetando todas las normas laborales.
• Valor referencial en la AMAZONIA
*VALOR REFERENCIAL
CARACTERISTICAS ESPECIALES
• El VR es de carácter PÚBLICO.
• Puede ser declarado de carácter RESERVADO cuando la naturaleza de la contratación lo haga necesario, cuando se trate de bienes, servicios u obras que revisten complejidad o cuando conlleven innovaciones tecnológicas (justificación debida).
• El VR siempre será informado al SEACE
*VALOR REFERENCIAL
• ANTIGÜEDAD:
– BIENES Y SERVICIOS: 03 meses desde aprobación del
Expediente de Contratación.
– CONSULTORÍA DE OBRA: 06 meses desde aprobación del
expediente de contratación.
– OBRAS: 06 meses desde la fecha de determinación del presupuesto de obra consignada en el expediente técnico.
*VALOR REFERENCIAL
LÍMITES:
* Para Bienes y Servicios, las propuestas que excedan VR serán devueltas, sin límite mínimo
* Obras: No deben exceder el 10% del VR, ni menor al 90%
* Consultoría: No menor del 90%
*VALOR REFERENCIAL
Errores Frecuentes:
* Se determina en base a estudio desactualizado o en función a pocas cotizaciones.
* No se sustenta el procedimiento seguido para su cálculo.* Si el valor referencial está en moneda extranjera, no se
indica el tipo de cambio que debe emplearse para efectuar el pago.
* Para su determinación no se toma en cuenta los precios históricos (contratos).
* Para suministros de combustible, alimentos, entre otros, no se indica el procedimiento a seguir para el reajuste.
*VALOR REFERENCIAL
Contenido de la Certificación Presupuestal:
* Fuente de Financiamiento
* Cadena Funcional Programática y del gasto
* Monto al cual asciende la certificación con las anotaciones del caso
3. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
En su fase inicial, será aprobado
por el Titular de la Entidad u órgano
competente (por delegación).
En proceso declarado desierto:
Sólo si se ha modificado algún extremo del expediente
de contratación, la siguiente convocatoria contará con
nueva aprobación del expediente.
NO OLVIDAR:
Aprobado el Expediente de Contratación, se incorporarán
todas las actuaciones que se realicen desde la designación
del Comité Especial hasta la culminación del contrato.
Los contratos de bienes y servicios culminan con la
conformidad de recepción de la última prestación y el pago
correspondiente. Los contratos de ejecución o consultoría de
obras culminan con la liquidación y pago correspondiente.
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
(funcionario competente)
Nota:
Cada Entidad debe definir los procedimientos y plazos para la determinación y aprobación del Exp. Contrat. y
designación del Comité Especial (Directivas, Instructivos).
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
COMITE ESPECIALAPROBACIONExpediente de Contratación
Formulación: área usuaria, OEC, Presupuesto
“¿Es posible que la aprobación de expediente de contratación y las Bases de una AMC que deriva de otro proceso de selección por declaratoria de desierto (licitación pública, concurso público o adjudicación directa) sean aprobados por quien haya sido facultado para dicha aprobación; o debe ser aprobado por la instancia que aprobó el expediente de contratación y las Bases del proceso de selección original?”
Referencia: OPINIÓN Nº 094-2011/DTN
INQUIETUDES
En los procesos de selección a convocarse en la Amazonía, ¿es legalmente correcto que las bases deben establecer un valor referencial considerando el IGV, y otro valor referencial sin considerar el IGV?
Referencia: OPINIÓN Nº 007-2012/DTN
INQUIETUDES
FUNCIONARIOS Y ÓRGANOS RESPONSABLES
1. Titular de la Entidad2. Área usuaria3. Órgano encargado de las
contrataciones4. Comité Especial
FUNCIONARIOS Y ÓRGANOS RESPONSABLES
Art. 5 del Reglamento:
*Es la más alta autoridad ejecutiva de la Entidad.
*Aprueba, autoriza y supervisa los procesos de contrataciones.
Ejemplos:
Congreso de la República: Presidente
Poder Judicial: Presidente
Empresas del Estado: Gerente General
Gobierno Regional: Presidente
Gobierno Local: Alcalde
TITULAR DE LA ENTIDAD
DELEGACIÓNEl Titular de la Entidad puede delegar facultades que le concede la norma de contrataciones, siendo indelegables los siguientes:
*Autorización de exoneraciones.*Declaración de nulidad de oficio. *Aprobación de prestaciones adicionales de obra.*Emisión de pronunciamientos sobre las observaciones
a las Bases Administrativas.*Decisión de encargar procesos a entidad privada
nacional o internacional
TITULAR DE LA ENTIDAD
OEC
Definición:C.T. Características Técnicas V.R.Valor referencial
Determinación del tipo de proceso de
selección: LP, CP, ADP, ADS, AMC.
Responsable del Fraccionamiento: No se debe dividir una contratación para dar lugar al cambio del tipo de proceso de selección.
Responsable del Fraccionamiento: No se debe dividir una contratación para dar lugar al cambio del tipo de proceso de selección.
NECESIDADConsolidar en el PAC
Área Usuaria: Realiza el requerimiento (determina necesidades, características técnicas y la cantidad de lo que se va a adquirir o contratar). Indica Finalidad Pública de la Contratación
Estudio de las posibilidades
que ofrece el Mercado
AREA USUARIA y OEC
A PARTIR DEL 2013: Obligatoriamente deberán ser profesionales y/o técnicos debidamente certificados.
REQUISITOS:
FUNCIONARIOS Y/O SERVIDORES DEL OEC
Directiva N° 001-2011-OSCE/CD
1. Capacitación técnica en contrataciones públicas o gestión logística: no < 80 horas lectivas (5 últimos años)
2. Experiencia laboral general: no < a 3 años
3. Experiencia laboral en materia de contrataciones públicas o en logística privada: no <1 año
FUNCIONARIOS Y/O SERVIDORES DEL OECPROCEDIMIENTO DE CERTIFICACION VIRTUAL OSCE:
www.seace.gob.pe/ www.osce.gob.pe
EL COMITÉ ESPECIAL
DESIGNACIÓN:
*A través del funcionario competente:
según niveles de competencia
*Se realiza:
*Por escrito
*En función a las personas
¿Existe jerarquía entre los miembros del comité?
COMITÉ ESPECIAL
COMITÉ ESPECIAL
TIPOS:
Comité Especial (ad hoc): Para cada proceso de selección, se da en cualquier tipo de proceso, salvo menor cuantía (opcional).
Comité Especial Permanente: Para varios procesos de selección; solo está permitido en las Adjudicaciones Directas y las Menores Cuantías.
¿Cuándo no es necesario conformar Comité Especial?
Para procesos de menor cuantía y en las contrataciones exoneradas.
COMITÉ ESPECIAL
• Tres miembros: uno del área usuaria y otro del OEC. Por lo menos 01 debe conocer técnicamente el objeto de la contratación.
• La designación debe cuidar que exista correspondencia entre cada miembro titular y su suplente (efecto espejo).
• Debe instalarse al día siguiente de la designación, notificada junto con el Expediente de Contratación.
NO OLVIDAR:En la conformación del Comité Especial
Permanente sólo se exige que 01 sea representante del OEC.
* NO PUEDEN SER MIEMBROS:
Titular de la Entidad
Funcionarios: Control y fiscalización
Funcionarios que aprobaron el
expediente, Bases, Comité Especial
Funcionarios, servidores o expertos
independientes sancionados.
COMITÉ ESPECIAL
INTERVENCIÓN DE MIEMBROS SUPLENTES:
Si el titular está ausente, su suplente lo reemplazará, respetándose la conformación.
La Entidad evaluará motivo de ausencia, sin impedir participación de su suplente.
El miembro titular reemplazado, podrá reincorporarse al comité como miembro suplente, previa autorización posterior a la evaluación señalada.
COMITÉ ESPECIAL
COMPETENCIAS:
Elaborar las Bases
Convocar al proceso
Absolver Consultas y Observaciones
Evaluar propuestas
Otorgar la Buena Pro
Declarar desierto el proceso
Consultar o proponer las modificaciones de
características técnicas o del valor referencial
Otros actos necesarios
COMITÉ ESPECIAL
COMITÉ ESPECIAL
EL COMITE ESPECIAL NO TIENE COMPETENCIA DIRECTA PARA MODIFICAR:
Cantidad, plano o dimensión de bien, servicio u obra.
Características y especificaciones Valor referencial Fuente de Financiamiento Tipo de proceso
Colegialidad
Especialidad
Solidaridad
Autonomía
Confidencialidad
COMITÉ ESPECIAL
PRINCIPIOS QUE INSPIRAN LA ACTUACIÓN DEL COMITÉ ESPECIAL:
¿Cómo se toman las decisiones?Para procesos en general
Para Sesionar: TodosPara Adoptar Acuerdos:
Unanimidad Mayoría
COMITÉ ESPECIAL
Nota: Los actos deberán figurar en actas suscritas, con las votaciones y la fundamentación de los votos en contra.
El colegiado tomará en cuenta que:
1. Si duda sobre exactitud de un documento, informará a la OEC para la inmediata fiscalización posterior.
2. No suspenderá el
proceso. Comunicará, en su
caso, al Tribunal de Contrataciones
del Estado.
3. Hay responsabilidad
solidaria por cualquier
irregularidad imputable por
dolo, negligencia o culpa inexcusable.
COMITÉ ESPECIAL
CAUSALES DE REMOCIÓN:
Caso Fortuito o Fuerza Mayor
(Art. 1315 del Código Civil)
Cese en el servicio declarado con documento motivado
¿Los miembros del Comité pueden declinar,
renunciar su designación ?
COMITÉ ESPECIAL
Cuándo cesan las funciones del Comité Especial?
*Con la Buena Pro consentida
*Cancelación del proceso
COMITÉ ESPECIAL
¿En el supuesto previsto en el art. 148, numeral 2) del Reglamento, declarado
desierto el proceso, quién debe efectuar la nueva convocatoria?
Se designó un Comité Especial Permanente para llevar a cabo los procesos de selección de Adjudicaciones Directas de la Entidad, para el actual ejercicio presupuestal. Uno de los miembros titulares de dicho Comité (contratado bajo el régimen del D. Leg. 728), hace uso de su periodo vacacional, debidamente autorizado, la consulta es si a su retorno ¿le corresponde de forma automática asumir sus funciones en calidad de titular en el Comité Especial para los nuevos procesos de selección a convocarse, aún cuando el miembro reemplazante continúa laborando normalmente?
INQUIETUDES
Referencia: OPINIÓN Nº 004-2011/DTN
“¿Cómo subsanar la participación del Comité Especial si al final quedan dos miembros y los demás no quieren participar?”
Referencia: OPINIÓN Nº 048-2011/DTN
INQUIETUDES
Administrativa, civil, penal
• Amonestación escrita.• Suspensión sin goce de remuneraciones de 30 a 90 días.• Cese temporal hasta 12 meses.• Destitución.• Según régimen laboral o contractual.
Administrativa:
RESPONSABILIDAD DE LOS FUNCIONARIOS Y/O SERVIDORES
NOTA: D.S. N° 023-2011-PCM (Reglamento de Infracciones y Sanciones para la responsabilidad administrativa funcional derivada de los informes emitidos por los órganos del SNC)
BASES ADMINISTRATIVAS
Se elaboran en función a la información técnica y económica contenida en el expediente de contratación.
Sólo serán aprobados los originales visados en todas sus páginas por miembros del Comité o del órgano a cargo.
Podrán ser prepublicadas en el SEACE y en el portal institucional.
BASES
• Requerimiento del bien, servicio u obra materia de la contratación.
• Reglas de procedimiento.• Derechos y obligaciones de las
partes.
¿QUÉ ASPECTOS REGULAN LAS BASES?
NO OLVIDAR: Uso obligatorio de Bases Estandarizadas(www.osce.gob.pe)
*Titular de la Entidad - Nunca quien elabora las Bases
*Por escrito
*Delegación
APROBACIÓN DE LAS BASES
Se solicitarán los documentos estrictamente necesarios. EVITAR: copias legalizadas, licencia de funcionamiento, etc.
Según el objeto de contratación y conforme a los parámetros establecidos por la normativa.
NO se aplicará factores de evaluación ni bonificación alguna en la evaluación de propuestas.
METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN Para
Subasta Inversa
Para acreditar
cumplimiento de RTM
Para Factores de Evaluación
Criterios
Documentos Sustentatorios
Factores deEvaluación
Puntaje 5, 10, 15, 20, ....
Los factores deben guardar criterios de objetividad, congruencia, razonabilidad y proporcionalidad
¿Qué implica una buena elección?
METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN
BIENES Las mismas que en el anterior Reglamento, así como:
Mejoras a las características técnicas y condiciones previstas en las Bases.
Experiencia del Postor: monto acumulado en 08 años, hasta 5 veces el VR, con máx. 20 contrataciones, sin importar número de documentos que las sustenten.
Cumplimiento de la Prestación: Certificados o constancias de prestaciones sin incurrir en penalidades. NO mayor a 20 contrataciones.
FACTORES DE EVALUACIÓN
FACTORES DE EVALUACIÓN
CUMPLIMIENTO DE LA PRESTACIÓN:
Ojo: para asignación de puntaje tomar en consideración fórmula sugerida por OSCE:
PCP= PF x CBC
NC
Donde:
PCP=Puntaje a otorgarse al postor
PF=Puntaje máximo del Factor
NC=Número de contrataciones presentadas para acreditar la experiencia del postor
CBC=Número de constancias de buen cumplimento de la prestación
SERVICIOS EN GENERAL:Factores Referidos al Postor Experiencia:
Monto facturado en un período de hasta 08 años No mayor a 5 Veces el Valor Referencial Máximo 10 servicios
Cumplimiento del servicio:Certificados o constancias que acrediten haber brindado el servicio sin incurrir en penalidades. Máximo 10.
• Factores Referidos al Personal• Mejoras a las condiciones previstas en las Bases• Otros, tales como: equipamiento, infraestructura
FACTORES DE EVALUACIÓN
Servicios de consultoría* Experiencia en la actividad
* Hasta 15 años* Hasta 5 Veces el Valor Referencial* Máximo 10 servicios
* Experiencia en la Especialidad* Hasta 10 años* Hasta 2 Veces el Valor Referencial* Máximo 10 servicios
• Personal Propuesto• Mejoras a las condiciones previstas en las Bases• Factores Referidos al Objeto de la convocatoria• Cumplimiento del Servicio: Certificados o constancias
que acrediten haber brindado el servicio sin incurrir en penalidades. Máx 10 servicios
FACTORES DE EVALUACIÓN
Factores de Obras (LP y ADP)
Experiencia en obras en general: Ejecutados hasta en los últimos 10 años Hasta 5 Veces el Valor Referencial
Experiencia en obras similares: Ejecutados hasta en los últimos 10 años Por un máximo acumulado equivalente al
Valor Referencial. Cada obra 15% del VR
• Factores Referidos al Personal Propuesto• Cumplimiento de ejecución de Obras:
Certificados o constancias por ejecución de obras sin penalidad. Máximo 10
FACTORES DE EVALUACIÓN
“CONSIDERANDO QUE LA EXPERIENCIA DE POSTOR NO ES CONDICION TECNICA MINIMA, SOLICITO A OSCE SE SIRVA CONFIRMAR SI ES POSIBLE ACREDITAR DICHA LA EXPERIENCIA, TRATÁNDOSE DE CONTRATACION DE BIENES, DE MANERA DISTINTA QUE LA ESTABLECIDA POR EL REGLAMENTO DE LA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO. CONCRETAMENTE, A TRAVÉS DE LA PRESENTACION DE UNA DECLARACION JURADA QUE PRECISE TANTO EL BIEN OBJETO DE VENTA COMO LO FACTURADO Y COBRADO POR ESTA, SIN OBSERVACIONES NI CUESTIONAMIENTOS POR PARTE DEL ADQUIRIENTE. ”
INQUIETUDES
Referencia: OPINIÓN Nº 010-2012/DTN
MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCION ! ! ! ! !
