Upload
others
View
2
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Draaiboek Aruba Hi-Winds 2016
Aruba Hi-Winds 30e editie 9-18 juli 2016 Locatie: Fisherman's Huts Event coördinatoren: Rixt van der Laan en Kristen Bos
Inhoudsopgave
Voorwoord .............................................................................................................................................. 1
Hoofdsponsoren ...................................................................................................................................... 2
Overige sponsoren .................................................................................................................................. 3
Contactgegevens ..................................................................................................................................... 5
Organiserend comité ........................................................................................................................... 5
Hoofdsponsoren .................................................................................................................................. 6
Overige sponsoren .............................................................................................................................. 6
Deelnemers overzicht .............................................................................................................................. 9
Local participants ................................................................................................................................ 9
Non local participants........................................................................................................................ 10
List of participants by country ........................................................................................................... 11
HET EVENT ............................................................................................................................................. 12
Opbouwdagen + bijbehorende leveranciers ..................................................................................... 12
Event schema per dag + wedstrijdschema ........................................................................................ 15
Aruba Medical Assistance schema .................................................................................................... 24
Avondprogramma ............................................................................................................................. 24
Vrijwilligersschema's ......................................................................................................................... 25
Vrijwilligers informatie ...................................................................................................................... 25
Voor vrijwilligers ............................................................................................................................ 25
Informatie muntverkoop ............................................................................................................... 25
Merchandise .................................................................................................................................. 25
Bar ................................................................................................................................................. 25
Cateringschema ................................................................................................................................. 26
Bandschema ...................................................................................................................................... 28
Afbouwschema .................................................................................................................................. 29
Plattegrond ........................................................................................................................................ 29
EVALUATIES ........................................................................................................................................... 30
Evaluatie over sponsors/leveranciers door Rixt en Kristen ............................................................... 30
Algemene evaluatie door Rixt en Kristen .......................................................................................... 37
Evaluatie van vrijwilligers .................................................................................................................. 40
Tent reparatie .................................................................................................................................... 40
Evaluatie hoofdsponsoren ................................................................................................................. 41
ATA ................................................................................................................................................ 41
Mariniers ....................................................................................................................................... 41
Cool FM.......................................................................................................................................... 41
Purple Entertainment .................................................................................................................... 41
Romar ............................................................................................................................................ 41
VOORBEREIDINGSPERIODE ................................................................................................................... 42
Tijdlijn ................................................................................................................................................ 42
Sponsorbrief voorbeeld ......................................................................................................................... 44
Sponsorpakket ....................................................................................................................................... 45
Sponsorcontract voorbeeld ................................................................................................................... 46
Sponsor overzicht .................................................................................................................................. 48
Invoice voorbeeld .................................................................................................................................. 49
Lodging 2016 ......................................................................................................................................... 50
Lycra's .................................................................................................................................................... 51
Geplaatste order ............................................................................................................................... 51
Voorbeeld lycra deelnemers ............................................................................................................. 52
Maten + namen lycra's ...................................................................................................................... 53
Polo's Hi-Winds organisatie ................................................................................................................... 54
T-shirts crew leden ................................................................................................................................ 54
Promotie materiaal ............................................................................................................................... 55
Logo 2016 .......................................................................................................................................... 55
Poster Hi-Winds ................................................................................................................................. 56
Poster Mountainbike 2016 ................................................................................................................ 57
Uitnodiging VIP Boot ......................................................................................................................... 58
Personen voor VIP boot ..................................................................................................................... 58
Band overzicht + financiën ................................................................................................................ 59
Security schema..................................................................................................................................... 61
Security gehele event ........................................................................................................................ 61
Security schema laatste weekend .................................................................................................... 61
Merchandise .......................................................................................................................................... 62
Petten ................................................................................................................................................ 62
Tanktops ............................................................................................................................................ 63
Goodiebag ............................................................................................................................................. 63
Radio spot .............................................................................................................................................. 64
Social media........................................................................................................................................... 64
Vervoer kitesurfen van Eagle beach naar Fisherman's Huts ................................................................. 65
Aansprakelijkheidsverzekering .............................................................................................................. 65
Waterbakken ......................................................................................................................................... 65
Pers conferentie .................................................................................................................................... 66
Press release English version ............................................................................................................. 66
Belangrijke zaken tijdens pers conferentie ....................................................................................... 67
Winkelstraat .......................................................................................................................................... 67
Inrichting beach met pallets .................................................................................................................. 67
MC Programma ..................................................................................................................................... 68
Wedstrijdzaken ...................................................................................................................................... 69
Junior semi long distance Hi winds 2016 .......................................................................................... 69
Inschrijving KITE KIDS ........................................................................................................................ 71
Inschrijving KITE ADULTS ................................................................................................................... 72
Inschrijving Windsurfen IFCA ................................................................................................................ 73
Inschrijving Windsurfen Hi-Winds ..................................................................................................... 74
Extra pakket ....................................................................................................................................... 75
Certificaat kinderen ........................................................................................................................... 76
Teaser en aftermovie Hi-Winds ............................................................................................................. 77
Nawoord ................................................................................................................................................ 78
1
Voorwoord Voor u ligt het draaiboek van Aruba Hi-Winds 2016. In dit draaiboek zijn eigenlijk alle aspecten meegenomen die van invloed zijn geweest op de Hi-Winds. Alle sponsoren worden weergegeven en tevens zijn alle contacten van alle meewerkende partijen te vinden. Daarnaast worden de deelnemers getoond en zullen vervolgens alle documenten getoond worden die te maken hebben gehad met het event, de evaluatie en de voorbereidingsperiode. Dit draaiboek wordt getoond aan de organisatie van Hi-Winds en de nieuwe stagiaires. Het draaiboek
kan als richtlijn gebruikt worden voor volgende edities en is een handvat om de organisatie goed te
laten leiden.
De dropbox waarmee gewerkt is en waar alle documenten in te vinden zijn, zal gedeeld worden met
de nieuwe stagiaires van 2017, Arnaud Plas en Ruben Metz.
Rixt van der Laan en Kristen Bos
Event coördinatoren Aruba Hi-Winds 2016
2
Hoofdsponsoren
3
Overige sponsoren
4
5
Contactgegevens
Organiserend comité
Wie: Nummer: E-mail: Functie:
Rixt van der Laan +2976611338 [email protected] Event coördinator
Kristen Bos +2976611336 [email protected] Event coördinator
Wim Eelens In Hi-Winds telefoons
[email protected] Voorzitter Event: mountainbike/ eindverantwoordelijk
Paul Eelens In Hi-Winds telefoons
[email protected] Algemeen bestuurslid Event: ICT
Frank Eelens In Hi-Winds telefoons
[email protected] Algemeen bestuurslid Event: Banners/boot
Edwin Hekman In Hi-Winds telefoons
[email protected] Algemeen bestuurslid/ sponsoren Event: mountainbike
Sabine Rump In Hi-Winds telefoons
[email protected] Algemeen bestuurslid Event: inschrijvingen en boot
Evert Bongers In Hi-Winds telefoons
[email protected] Algemeen bestuurslid/ penningmeester Event: registratie wedstrijden etc.
Marin Bijl In Hi-Winds telefoons
[email protected] Algemeen bestuurslid Event: kitesurf afdeling
Ron Henriquez In Hi-Winds telefoons
[email protected] Algemeen bestuurslid Event: was niet aanwezig
Marja Hoveling In Hi-Winds telefoons
[email protected] Algemeen: contact financiën Event: registratie en bijhouden financiën
6
Hoofdsponsoren
Partij: Contactpersoon Adres: Sponsor/leverancier
ATA (Aruba Tourism Autorithy)
Mark Benson [email protected]
L.G. Smith Blvd 8, Oranjestad, Aruba
Hoofdsponsor
Romar Trading (Bright)
Henk Bouwman [email protected]
Schotlandstraat 71, Aruba
Hoofdsponsor: drank
Purple Entertainment Group
Paulien van der Meulen [email protected]
Dominicaweg 11 Oranjestad,Aruba
Hoofdsponsor: entertainment/stage
Mariniers Kazerne
Tony Maes [email protected]
Marinierskazerne Savaneta Savaneta, Aruba
Hoofdsponsor: boten
Fresh FM / Cool FM
Alex Ponson [email protected]
Caya G. F. Betico Croes 23, Oranjestad, Aruba
Hoofdsponsor: live radio en promotie
Overige sponsoren
Partij: Contactpersoon: Adres Sponsor/leverancier
Windparken Aruba
Henri en Marcel [email protected] [email protected]
Vestigen zich niet op Aruba
Sponsor
4 sale magazine/ Print Media
Jimena [email protected]
Seroe Blanco 20, Oranjestad, Aruba
Sponsor/leverancier: design en posters
Aruba Active Vacation FX sports
Wim Eelens [email protected]
Noord (Fishermans Huts beach), Aruba Rooi Santo 28 Oranjestad Aruba
Sponsor/leverancier: materialen
Vela Paul Eelens [email protected]
LG. Smith Boulevard 101 Between Marriot and the Ritz Carlton
Sponsor/leverancier: materialen
Superfood Erick Kelly: [email protected] Peter: [email protected]
Bubali 141-A, Noord, Aruba
Sponsor/leverancier: fruit
KPMG Wai Chui Chaong [email protected] Trisia: [email protected]
Wayaca 31-D, Oranjestad, Aruba
Sponsor
7
Fusion/Divi resorts
Marin Bijl [email protected]
J.E. Irausquin Blvd 45, Aruba
Sponsor/leverancier: materialen
Boardwalk Stephanie rooijakkers [email protected]
Bakval 20, Noord, Aruba
Sponsor: kamers IFCA
Aruba beach villa's
[email protected] L.G. Smith Blvd, Noord, Aruba
Sponsor: kamers race director
Boolchand/Havaianas
Boolchand: eslaine croes [email protected] havaianas: Prakash [email protected]
Havenstraat 25, Oranjestad, Aruba
Sponsor/leverancier: Slippers
Precision Printing Hashvin [email protected]
Englandstraat #38 (terrein achter ling&sons, schuin tegen over elite productions, ingang parkeerplek is tussen twee hekken door)
Sponsor/leverancier: caps,shirts/buttons
Rotech Fred [email protected]
Tanki Leendert 10-B
Sponsor/leverancier: elektra
Aruba Deal Edwin Hekman [email protected]
(dit is edwin zijn bedrijf en omdat hij zoveel doet krijgt hij promotie voor arubadeal)
Setar Suzy Maduro [email protected]
SETAR Head office Seroe Blanco
Sponsor/leverancier: WIFI/internet
AFM Robert Croes [email protected]
Antraco Aruba Group 126, Oranjestad, Aruba
Sponsort interview en promotie
ASD Martin van der Velden [email protected]
Schotlandstraat 73, Aruba
Sponsor/leverancier: Cups voor drinken
Amast Greg Marchena [email protected]
Balashi 65A Oranjestad, Aruba
Sponsor
Insel Air Via Marja Hoveling 50% discount boardbags surfers
Dunkin Donuts Andrea Brand [email protected]
In Palm Beach, aan de kant van Starbucks
Sponsor/leverancier: Ontbijt
Kukoo Kunukuu Maki Wiggings [email protected]
Noord 128P, Noord, Aruba
Sponsort/leverancier: bussen voor kite vervoer
Welcome MKT Maki Wiggings [email protected]
Schotlandstraat 49, Oranjestad, Aruba
Sponsor: flyers op airport
Old cunucu House
Mireilla [email protected]
Sponsor/leverancier: catering
8
Chogogo Tours Bob Pel [email protected]
Noord Cura Cabai 136 ARUBA
Korting op partybus en deed kite vervoer
Wind Racers Club Aruba
Marja Hoveling [email protected]
Palm Beach
More4less Gregory Jansen [email protected]
Sabana Blanco 61, Oranjestad, Aruba
Sponsor/leverancier: huurauto
Sinner Calvin Kiks [email protected]
Palm Beach Sponsor/leverancier: sinner brillen
Zen Design Darin [email protected]
Tanki Leendert, 213, Oranjestad, Aruba
Sponsor/leverancier: sticker auto en press wall
Zenitel Tecelly Donker [email protected]
Avenida Milio Croes 106, Oranjestad, Aruba
Sponsor: portofoons
9
Deelnemers overzicht
Local participants
Aruba
1. Steven Lageveen
11. Carmen Geelkens 21. Jan Roodzant 31. Wouter v/d Berg
2. Ethan Westera 12. Reynier Gaarthuis 22. Jaromir Petronilia 32. Maki Wiggins
3. Nik van den Eerenbeemt
13. Tom de Vries 23. Sil Grijpma 33. Javier Sint Jago
4. Nicky Rep 14. Floris Kaffener 24. Jairo Kelly 34. Addie Meijer
5. Lucas Croes 15. Jaydan Saladin 25. Phillip Kervel 35. Jerrel Kelly
6. Maxime Ingwersen
16. JP v/d Eerenbeemt 26. Diederik Kemmerling
36. Reinier van Sisseren
7. Nicky Rep 17. Pechi Pechacek 27. Remco van den Berg
37. Rik Valize
8. Alexander v/d Velden
18. Arnold Lieuw 28. José Vrolijk 38. Max Meijer
9. Toon Gaarthuis
19. Diego Barber 29. Etienne Thiel 39. Shane Baaij
10. Megan van Ewijk
20. Jeroen Gerfen 30. Wesley Trampez 40. Richard van den Burg
41. Armando Wester 51. Zoe Loefstok 61. Milan de Jonge 71. Tristan de Man
42. Marc Tromp 52. Guusje ten Hove 62. Tom Croes 72. Christie
43. Eric Gresnigt 53. Ellen Hiddink 63. Melvin v/d Linde 73. Jos Waterreus
44. Remy Gaarthuis 54. Kim van der Linden 64. Darren Maris 74. Nicolas Verploeg
45. Eddie Pieren 55. Iris Valize 65. Ryan Lampe 75. Danye Kurc
46. Timo Tuin 56. Nadine Mol 66. Mark Tjon
47. Jurjen Feitsma 57. Orlando de Weever
67. Rob Grijpma
48. Ari Lichtenstein 58. Mack v/d Eerenbeemt
68. Robin van Veghel
49. Aat Hoek 59. Nathan Westera 69. Nikaj van der Meer
50. Bincho Mansur 60. Malik Hoveling 70. Tetor Nghiem
Total local participants: 75
10
Non local participants
Bonaire Bonaire Brazilië Venezuela
1. Taty Frans 11. Christiaan Zweers
1. Eric Elbing 1Gollito Estredo
1. Florian Wegerer
12. Constantino Saragoza
1 Georgia Elbling 2Luis Padrino
2 Jurgen Saragoza
13. Juvannie Agostien
3 Mateus Isaac 3Gilberto di Fiore
4 Gian Martis 14. Jurgen Saragoza
4Harry Carvajal
5 Arnold Wilsoe 15. Florian Wegerer
5 Manuel Ortiz
6 Raynold Wilsoe
16. Mikki de Man 6 Carola Gonzalez
7 Jeankarl Mayer 17. Sebastian Schondorfer
7 Oriana Colmenares
8 Joshua Saladin 8 Juan Carlos Fernandez
9 Pieter Zweers 9 Miguelito Bruggeman
10 Sil Romeijn 10 Valentin Rodriguez
11 Alyssa Wijnand 11 Carenys Salazar
Belgium Suis Germany Austria
1. Kai Sommen 1. Julien Testorf 2. Dominik
1. Vincent Testorf
1. Nikolas Zach
France Czech Republic Canada Cuba
1. Flo Gosset 1. Miroslav Frank 1. Brian Fenton 1. Gladys Duarte
USA Netherlands Peru Argentia
1. Timmy Zach 1 Frank van Slobbe 1 Guillermo Ruiz 1 Raul Marquez
2. William Stilwell
2 Freija Oudshoorn 2 Nicolas Schreier 2 Sergio Mehl
3. Gary Gilman 3 Wendy van Vuuren 3 Simon Sousa 3 Ricardo Albisu
4. Tho Nghiem 4 Wendy van Vuuren 4 Nicolas Schreier
5. BaileyAnn Nghiem
5 Max van der Storm
5 Alessio Botteri
6. Myles Borash 6 Maria Belen Bazo
7. James Mueller
Colombia Norway
1. Uwe Dreyer 1 Martin Moller Hovda
2. Jean Paul Lichti
11
List of participants by country
Country Total participants
Aruba 75
Bonaire 17
Brazil 3
Venezuela 11
Belgium 1
Switzerland 1
Canada 1
Germany 1
Austria 1
France 1
Czech Republic 1
Cuba 1
USA 7
Netherlands 5
Peru 6
Argentina 3
Colombia 2
Norway 1
Total participants: 159
12
HET EVENT
Opbouwdagen + bijbehorende leveranciers
Woensdag 29 juni:
Sponsors leveren promotiemateriaal aan bij Vela
Rixt en Kristen zijn hele dag aanwezig om alle materialen te ontvangen. Als bedrijven niet komen, dienen ze het zelf bij Fisherman's Huts te brengen.
Donderdag 30 juni:
Pers conferentie 17:00 - 18:00 bij The Sandpiper Bar, Divi All Inclusive
USB-sticks meenemen
T-shirts organisatie meenemen
Merchandise meenemen voor promotie
Bright blikjes kopen en meenemen Vrijdag 1 juli:
Wat: Wie: Meenemen: Tijd:
Briefing vrijwilligers Alle vrijwilligers
Koelbox + drinken Vrijwilligers schema's + pennen
Rond 16:00 bij Fisherman's Huts
Arnaud Plas komt aan Evert n.v.t. 18:30 aankomst Airport
Maandag 4 juli:
Bedrijf: Levering van: Tijd: Contact:
Setar Internet Na het zetten van de trailers etc. komen ze langs om wifi te plaatsen
Suzy Maduro 297 5970017
Dinsdag 5 juli:
Bedrijf: Levering van: Tijd: Contact:
Rotech Kuilen graven + stroom leggen
5 juli Fred
Surfschool aav verplaatsen
Wim Eelens
More4less Ophalen van de huurauto
's ochtends Gregory jansen 00297-588-7255
13
Woensdag 6 juli:
Wie: Wat: Tijd: Contact:
Hi-Winds + vrijwilligers Tent opzetten (+ 5 waterbakken vullen met water voordat tent omhoog gaat)
Vanaf 16:00 Mark +zoon (cash geld meenemen, 200 gulden ongeveer)
ASJA 297 5944427 (inmiddels hebben we de waterbakken gekocht dus die hoeven we niet weer opnieuw te huren) AMAST 297 730 5223 (Amast had geholpen met vervoer maar hoeft in het vervolg niet meer want ze staan bij Sabine in de container)
Water voor in waterbakken
Overdag Brandweer Airport 297 5291147
Meteoro 2 Wc's In de ochtend Meteoro 297 5862633
Water, bier, broodjes regelen
Superfood, pizzeria of subway o.i.d.
Marin haalt de tent!! Mokers etc. aan wim terug geven
Ecotech Vuilnisbakken leveren
Overdag Julio 523-6687
Donderdag 7 juli:
Bedrijf: Levering van: Tijd: Contact:
Albo 60 hekken +/- 8:30 Mieke 297 5285843 Renusha 297 5285843
Purple entertainment Stage/toren/geluid 's ochtends vroeg Paulien 297 5929545
Bohama Office trailer na 14:00 Rene 297 5938490
Via Marin - Tent bij office - Witte tentjes 3 bij 3 - Golfkar
Overdag Marin 297 7355277
DOW 12 grote tenten DOW voor mensen en hun opslag
Rond 17:00 Ronnie 297 5284785
Elite Cas di Glas Rond 10:00 Krish 297 5930144
Bon bini cargo Biercontainer Na 15:00 Armando: 297 5947090
Bright Barren en koelers Overdag Henk Bouwman 297 5945410
Dixies Meteoro 8 wc's Overdag 297 5862633
14
Vrijdag 8 juli:
Bedrijf: Levering van: Datum en tijd: Contact:
Andina IJs IJs en koelers Overdag 297 5830111
Old cunucu house Catering indeling Overdag bekijken en klaarmaken
Mireila 5946870 Arthuro 5940270
Boolchand Bekijken en inrichten van stand
Overdag Prakash 297 7458681
Sport Caribe Bekijken en inrichten stand
Overdag Jessleen
Rotech Airco en elektriciteit Nog alles nachecken Fred 2977350735
Aruba bank Pinmachines leveren Evert haalt ze overdag op
Het is besteld. Nummer gevraagd.
Hi-Winds KPMG spullen klaarmaken
Van te voren checken en zaterdagochtend klaar leggen
Geert Steeghs 2 licht torens Op vrijdag de 15e regelen
Geert 2975948424
Aruba Medical Assistant
EHBO Overdag inrichten 2977330270
Van der biezen 3 tenten voor surfspullen
Overdag Tom van der biezen 5636561
Superfood Fruit bestellen voor 15:00 bellen, en zaterdagochtend rond 10:00 ophalen
Marcel: 5975583
Pieters partycentre 150 stoelen en 20 tafels
Overdag 5887494 Izaira
Zenitel 10 portofoons Ophalen tussen 14:00 - 17:00
Tecelly 2977310101
KIKS Leveren van de zonnebrillen
Overdag Calvin 297 7487334
Bright Drank bestelling Overdag Henk Bouwman 297 5945410
ASD Ophalen of leveren van de cups
Overdag en nieuwe halen als ze op zijn
Martin van der velde
Picobello Leveren van koelers Overdag Ewald
15
Event schema per dag + wedstrijdschema
Superfood Ophalen van het fruit elke dag van 9-17 juli (Superfood pas meenemen)
Elke dag rond 15:00 bestelling door geven en dan de volgende ochtend rond 10:00 ophalen
Marcel 5975583
Zaterdag 9 juli:
Bedrijf: Wat: Wie: Tijd:
Dunkin donuts Ontbijt ophalen Kristen 7:30 's ochtends
Mariniers Kleine boten leveren n.v.t. 's ochtends bij Fisherman's Huts
Picobello Leveren van ijs Picobello 's ochtends vroeg bij Fisherman's Huts
KPMG en Hi-Winds Activiteiten programma voor de kinderen
Edwin, Paul + Kristen en vrijwilligers
08:00-12:00 bij Fisherman's Huts
Superfood Fruit ophalen Rixt Rond 10:00
Hi-Winds Inschrijving mountainbike
Edwin, Wim + samenwerkende partij
18:00-21:00 bij Fisherman's Huts
Surfwedstrijden Zie schema hieronder
Saturday
July 9
9:30 Registration & Skippers meeting Semi-Long Distance Race Kite Juniors
10:00 Start Semi-Long Distance Race Kite Juniors
12:00 Registration Mountain Bike event
12:30 Lunch break
16
13:00 Start Mountain Bike event
19:00 Awards Giving Mountain Bike event
Zondag 10 juli:
Bedrijf: Wat Wie: Tijd:
Dunkin donuts Ontbijt ophalen Kristen 7:30 's ochtends
Hi-Winds Mountainbike wedstrijden
Edwin, Wim + vrijwilligers
07:30-11:00
Superfood Fruit ophalen Rixt Rond 10:00
Hi-Winds Prijsuitreiking mountbainbike
Edwin, Wim+ vrijwilligers
13:30
Hi-Winds E.K Voetbal kijken Paul 14:30
Surfwedstrijden Zie schema hieronder n.v.t. n.v.t.
's avonds bands en DJ's Zie bandschema N.v.t. n.v.t.
Sunday
July 10
8:30 Registration Kite freestyle
10:00 Skippersmeeting Kite Freestyle
10:00 Start Semi-Long Distance Race Kite Juniors
10:30 Start Kite Freestyle
12:30 Lunch break
17
Maandag 11 juli:
Wie: Wat Waar: Tijd:
Dunkin donuts Ontbijt ophalen Kristen 7:30 's ochtends
Hi-Winds Inschrijfdag! Fisherman's Hut's 14:00-18:00
Evert, Sabine, Manon, Marja
inschrijven en ontvangen van bandje
Office 14:00-18:00
Rixt en Kristen + vrijwilligers
lycra en goodiebag uitdelen
De tent 14:00-18:00
Hi-Winds Openingsceremonie Fisherman's Huts Old Cunucu doet catering
19:00 - 22:00
Dinsdag 12 juli:
Wie: Wat Waar: Tijd:
Dunkin donuts Ontbijt ophalen Kristen 7:30 's ochtends
Hi-Winds Surfwedstrijden, zie schema hieronder
Fisherman's Huts Vanaf 10:00
Superfood Fruit ophalen Rixt Rond 10:00
Hi-Winds met Chogogo Tours
Avondprogramma: party bus
Verzamelen bij Fisherman's Hut's
19:00-22:00 Chogogo Tours
Tuesday
July 12
10:00 Windsurfing Slalom: Skippers meeting
11:00 Windsurfing Slalom:
First possible warning signal & start of races
12:30 Lunch break
14:00 Windsurfing: Slalom races continued
16:30 till 18:00 Happy hour by Amstel Bright
18
Woensdag 13 juli:
Wie: Wat Waar: Tijd:
Dunkin donuts Ontbijt ophalen Kristen 7:30 's ochtends
Hi-Winds Surfwedstrijden, zie schema hieronder
Fisherman's Hut's Vanaf 10:00
Superfood Fruit ophalen Rixt Rond 10:00
Hi-Winds met Cinema Avondprogramma; filmavond
Bioscoop Paseo Mall vanaf 19:00 tot +/- 22:00
Wednesday
July 13
10:00 Windsurfing Slalom Start of Races
12:30 Lunch break
14:00 Windsurfing: Slalom races continued
16:30 till 18:00 Happy hour by Amstel Bright
Donderdag 14 juli:
Wie: Wat Waar: Tijd:
Dunkin donuts Ontbijt ophalen Kristen 7:30 's ochtends
Hi-Winds Surfwedstrijden, zie schema hieronder
Fisherman's Huts Vanaf 10:00
Superfood Fruit ophalen Rixt Rond 10:00
Hi-Winds Avondprogramma Beer (sprite) pong, darten, karaoke bij de Fisherman's Huts
19:00
19
Thursday
July 14
10:00 Windsurfing Slalom Start of Races
12:30 Lunch break
14:00 Windsurfing: Slalom races continued
16:30 till 18:00 Happy hour by Amstel Bright
Vrijdag 15 juli:
Bedrijf: Levering van: Tijd: Contact:
Mariniers 1 Frisk Vrijdag Tony Maes
Wie: Wat Waar: Tijd:
Dunkin donuts Ontbijt ophalen Kristen 7:30 's ochtends
Hi-Winds Surfwedstrijden, zie schema hieronder
Fisherman's Huts Vanaf 10:00
Superfood Fruit ophalen Rixt Rond 10:00
Amstel Bright meisjes Rondlopen met Bright
Op het strand 15 en 16 juli van 6-9
ATA en Hi-Winds IFCA uitreiking In de tent Na wedstrijden rond 19:00 tot 20:00
Hi-Winds Bands en dj's Zie bandschema n.v.t.
Friday
July 15
10:00 Windsurfing Slalom Start of Races
12:30 Lunch break
20
14:00 Windsurfing: Slalom races continued
15:00 Last possible warning signal
16:00 Kiteboarding and windsurfing: Skippers meeting long distance
race #1
17:00 Kiteboarding: start Long Distance race #1
17:30 Windsurfing: start Long Distance race #1
16:30 till
18:00
Happy hour by Amstel Bright
20:00 Prize giving ceremony IFCA Championships
Zaterdag 16 juli:
Wie: Wat Waar: Tijd:
Dunkin donuts Ontbijt ophalen Kristen 7:30 's ochtends
Hi-Winds Surfwedstrijden, zie schema hieronder
Fisherman's Huts Vanaf 8:30
Yoga Warming up: Yoga Fisherman's Huts 8:45
Superfood Fruit ophalen Rixt Rond 10:00
Denis SUP Fisherman's Huts Eind van de middag na longdistance als het goed weer is
Hi-Winds Bands en dj's Zie bandschema N.v.t.
21
Saturday
July 16
08:30 Windsurfing Freestyle: Skippers Meeting
09:00 Kiteboarding and windsurfing: Skippers meeting long distance
race #2 & #3
09:30 Kiteboarding: start Long Distance race #2
10:00 Start Windsurfing Freestyle Competition
10:00 Windsurfing: start Long Distance race #2
10:00 Windsurfing: Barracudas & Guppies: Skippers Meeting
10:30 Windsurfing: Barracudas & Guppies: start races
12:30 Lunch break
14:00 Windsurfing Freestyle Competition continued
16:00 Kiteboarding: start Long Distance race #3
16:30 Windsurfing: start Long Distance race #3
16:30 till
18:00
Happy hour by Amstel Bright
22
Zondag 17 juli:
Wie: Wat Waar: Tijd:
Dunkin donuts Ontbijt ophalen Kristen 7:30 's ochtends
Hi-Winds Surfwedstrijden, zie schema hieronder
Fisherman's Huts Vanaf 09:00
Yoga Warming up: Yoga Fisherman's Huts 8:45
Superfood Fruit ophalen Rixt Rond 10:00
Denis SUP Fisherman's Huts Eind van de middag na longdistance als het goed weer is
Hi-Winds Bands en dj's Zie bandschema n.v.t.
Sunday July 17
09:00 Windsurfing Freestyle Competition continued
09:00 Kiteboarding and windsurfing: Skippers meeting long
distance race #4 & #5
09:30 Windsurfing: Barracudas & Guppies: races continued
09:30 Kiteboarding: start Long Distance race #4
10:00 Windsurfing: start Long Distance race #4
12:30 Lunch break
14:00 Windsurfing Freestyle Competition continued (if necessary)
15:00 Kiteboarding: start Long Distance race #5
15:30 Windsurfing: start Long Distance race #5
16:30 till 18:00 Happy hour by Amstel Bright
23
Maandag 18 juli:
Wie: Wat Waar: Tijd:
Hi-Winds Extra dag voor surfen Fisherman's Huts n.t.b.
Hi-Winds Opruimen site Fisherman's Huts Vanaf 09:00
Hi-Winds en Paseo Herencia
Award night en afsluitingsdiner voorbereiden
Paseo Herencia, Palm Beach bij watershow
's middags voorbereiden en 's avonds van 18:00 - 21:00
Monday
July 18
Only to make up for not completed races or competition
18:00 till 21:00 Awards Evening & Dinner
24
Aruba Medical Assistance schema
Afspraken:
Aruba Medical Assistance is er van 9 t/m 17 juli met 2 personeelsleden
Korps Mariniers levert één verpleegster met uitrusting die ook inzetbaar is voor op het water
Schema:
Dag: Tijd:
Zaterdag 9 juli Eerste wedstrijd om 10:00 Laatste wedstrijd om 14:00
Zondag 10 juli Eerste wedstrijd om 09:00 Happy hour van tot 18:00 + avondprogramma
Maandag 11 juli Registratiedag en officiele opening (in principe geen ehbo nodig omdat er geen wedstrijden zijn)
Dinsdag 12 juli Eerste wedstrijd om 11:00 happy hour tot 18:00
Woensdag 13 juli Eerste wedstrijd om 10:00 Happy hour tot 18:00
Donderdag 14 juli Eerste wedstrijd om 10:00 Happy hour tot 18:00
Vrijdag 15 juli Eerste wedstrijd om 10:00 Happy hour tot 18:00
Zaterdag 16 juli Eerste wedstrijd om 9:30 Happy hour tot 18:00
Zondag 17 juli Eerste wedstrijd om 09:00 Happy hour tot 18:00
Maandag 18 juli (evt. extra wedstrijddag ivm geen wind of onafgemaakte races)
Nader te bepalen
Avondprogramma
Dinsdagavond Chogogo tours party bus: mensen met een all week pass of party package mogen officieel gezien alleen op de partybus. Als er plek over is kunnen de vrijwilligers mee en andere surfers die willen. Tevens nemen we water voor iedereen mee en als ze zelf drank willen moeten ze dat zelf meenemen of kopen bij de bar. Evt. een tussenstop bij 080 om daar wat te drinken.
Woensdagavond: bioscoop Paseo Herencia: op de dag van de film een inschrijflijst maken waarop de deelnemers zich kunnen inschrijven voor de twee aangeboden films. 's middags alvast kaartjes halen en evt. 's avonds voor de film nog kaartjes erbij kopen als er op het laatste moment nog mensen meegaan. Dit jaar doen we het bij Paseo Mal bioscoop. Op maandag dinsdag en woensdag is tweede kaartje gratis.
Donderdag avond: Karaoke night, beer (sprite) pong, darten: met de beer (sprite) pong krijgt iedereen 1 biertje of 1 sprite van ons en daarna moeten ze zelf betalen.
25
Vrijwilligersschema's De vrijwilligers schema's staan in het excell bestand in dropbox. Deze dropbox wordt gedeeld met de nieuwe stagiaires. Zie map: Aruba Hi-Winds 2016 draaiboeken en planningen --> 2016 --> volunteers schedule Aruba Hi-Winds 2016. In dit bestand zijn alle contacten en de schema's te vinden. Ook de mensen met een greencard staan hierin vermeld.
Vrijwilligers informatie
Voor vrijwilligers
Elke vrijwilliger krijgt een rood crew shirt.
Elke vrijwilliger krijgt per dag 6 munten. Wanneer iemand een halve dag helpt wat minder en
wanneer iemand een hele dag helpt natuurlijk wat meer. Dit is een beetje lastig in te
schatten maar moet worden bijgehouden op de lijst.
Van vrijwilligers wordt verwacht dat zij buiten de bar een drankje drinken of roken, dit mag
niet in de bar.
Informatie muntverkoop
Er zijn 2 personen die samen werken tijdens de muntverkoop. De één neemt het geld aan van de klant en geeft dit aan de kassa persoon. Deze geeft het wisselgeld terug aan de ander en die geeft het aantal muntjes en wisselgeld weer aan de klant mee. Zo kan het overzichtelijk betaald worden.
In de piek uren en drukke weekenden dien je stress bestendig te zijn en wordt verwacht dat je rustig kunt werken.
Lees de bedragen en aantal munten goed af op de lijsten zodat je precies weet wat je geeft en krijgt.
Merchandise
In de tent van de muntverkoop wordt de merchandise verkocht.
Hang en/of leg de merchandise leuk neer zodat het voor de klant aantrekkelijk is
Schrijf op de lijsten die bij de merchandise liggen, per dag op, wat en hoeveel er verkocht is en hoe (pin/cash)
Zodra er iemand wil pinnen, dienen zij naar de front office te gaan en te pinnen bij Marja. Marja geeft het pin bonnetje dan mee aan de klant en de klant komt dan terug met het bonnetje en krijgt de bril of pet/shirt. Het bonnetje stop je in de box
Bar
Als barpersoneel dien je de bar goed in de gaten te houden.
Je haalt de voorraad uit de biercontainer als er moet worden bijgevuld. Hou daarom ook goed in de gaten of er iets bijgevuld moet worden.
Als er iets op is uit de biercontainer, dien je dit op tijd door te geven aan de organisatoren zodat zij dit kunnen bijbestellen.
Let erop dat open gebroken dozen met bijvoorbeeld volle wijn flessen NIET worden geaccepteerd bij Romar zodra het event is afgelopen. Zorg er daarom voor dat je niet alle dozen open maakt.
26
Deel de bar (koelers) op een logische manier in zodat je snel en handig drank kan serveren. Stem dit af met het personeel waarmee je werkt
Zorg ervoor dat er tijdens de piek uren voldoende drank is bijgevuld.
Cateringschema Totaal aan cateraars voor Hi-Winds 2016:
Dunkin Donuts: elke ochtend van 9-18 juli haalt Kristen koffie/ontbijt bij Dunkin Donuts voor de ochtendploeg
Superfood: elke ochtend van 9-18 juli haalt Rixt het fruit rond 10:00 op. Dag ervoor rond 15:00 bestelling doorgeven.
Old Cunucu House
Lasagna man (via Manon Hekman)
Marin (Divi)
Afsluitingsdiner @ Paseo Herencia door Lazy Turtle
Datum: Wat: Bedrijf: Voor wie: Aantal: Prijs:
6,7,8 juli Rixt en Kristen regelen pizza o.i.d
Opbouw vrijwilligers
Zaterdag 9 juli Lunch: grouper filet met rijst
Old Cunucu
Staff/deelnemers Hi-Winds
70 mensen
Hi-Winds betaald 6 gulden per lunch aan Old Cunucu House
Zondag 10 juli Lunch: lasagne Ivm mountainbike en voetbal
Lasagnenman
Staff en deelnemers
200 mensen
Manon overzicht
Maandag 11 juli Openingsceremonie Old Cunucu House
Staff en deelnemers
200 mensen
11 gulden
Dinsdag 12 juli Lunch: Teriaky chicken
Old Cunucu
Staff/deelnemers Hi-Winds
200 mensen
Hi-Winds betaald 11 gulden per lunch aan Old cunucu House
Woensdag 13 juli
Lunch: Pasta bolognese
Old Cunucu
Staff/deelnemers Hi-Winds
200 mensen
Hi-Winds betaald 11 gulden per lunch aan Old cunucu House
Donderdag 14 juli
Lunch: Lasagne man
Lasagne man
Staff en deelnemers
200 mensen
Via Manon
Vrijdag 15 juli Lunch: Grouper filet met mashed potato en salade
Old Cunucu
Staff/ deelnemers Hi-Winds
200 mensen
Hi-Winds betaald 11 gulden per lunch aan Old
27
Diner: awardsnight IFCA
Marin (Divi)
200 mensen
cunucu House Gesponsord
Zaterdag 16 juli Lunch: Broodje hamburger met patat Diner: Stewed chicken met rijst en salade
Old cunucu Old cunucu
Staff/deelnemers Hi-Winds Staff/deelnemers Hi-Winds
200 mensen 200 mensen
Hi-Winds betaald 6 gulden per lunch aan Old Cunucu House Hi-Winds betaald 11 gulden per diner aan Old Cunucu House
Zondag 17 juli Lunch: sate peanut sauce met patat
Old cunucu
Staff en deelnemers
200 mensen
Hi-Winds betaald 11 gulden per lunch aan Old Cunucu House
Maandag 18 juli Awardsnight en diner @ Paseo Herencia van 18:00 - 21:00
Lazy Turtle
Surfers en staff
200 mensen
Heeft Manon geregeld
28
Bandschema
29
Afbouwschema
- Nader te bepalen en in overleg met leveranciers en sponsoren communiceren wanneer iedereen
alles komt ophalen en afbouwen.
- Vrijwilligers zoeken die kunnen helpen (aan 5/6 man genoeg omdat het veel ophalen is en wij zelf
niet veel kunnen doen in principe)
- Sponsor trofeeën weg brengen + alle promotie materialen terug brengen naar de sponsoren
Plattegrond
30
EVALUATIES
Evaluatie over sponsors/leveranciers door Rixt en Kristen Alle sponsoren en/of leveranciers waar we contact mee hebben gehad zijn hieronder weergegeven. Tevens zijn er opmerkingen weergegeven die voor volgend jaar van belang zijn.
Aruba Tourism Authority Contactpersoon: Mark Benson Opmerkingen: grote hoofdsponsor. Probeer veel contact te houden en veel naar hun sturen. Alle PT en promotie moet door hun gecheckt worden. Hopelijk sponsoren ze volgend jaar opnieuw veel geld.
Romar Contactpersoon: Henk Bouwman of Thijs Opmerkingen: hoofdsponsor van Bright en alle dranken. Alles moet goed gecommuniceerd worden met hun. Ze zijn een grote sponsor en leveren veel maar moeten wel goede afspraken mee gemaakt worden. Check het contract en wat je precies nodig hebt voor het bar gedeelte. Koelers, postmix, tenten, bar etc. zorg ervoor dat de kosten goed worden bijgehouden en check alle bestellingen die afgeleverd worden.
Korps Mariniers Contactpersoon: Tony Maes Opmerkingen: Hoofdsponsor die boten levert. Dit jaar was het erg goed geregeld. Ze krijgen allemaal 2 lycra’s en 6 munten per persoon per dag. De munten werden 's ochtends aan Tony gegeven zodat ze de hele dag vooruit konden. Ook kregen ze elke dag water en gatorade voor op het water. Dit jaar kregen ze een petje van vorig jaar erbij. In september komt er een nieuwe commandant. Probeer alles met hem te bespreken zodat ze hetzelfde kunnen aanbieden (zie mapje sponsoren; mariniers). Jan ten Hove heeft aangegeven in het evaluatiegesprek dat ze het water gedeelte op zich willen nemen zodat de communicatie strakker verloopt. De nieuwe commandant zal dit dan dus op zich moeten nemen. Overleg dit op tijd met hun en communiceer hierover wat de mogelijkheden zijn.
Purple Entertainment Contactpersoon: Paulien Vermeulen Opmerkingen: Hoofdsponsor die entertainment regelt (stage en tower). Contact verliep goed. Zorg ervoor dat het bandschema duidelijk met hun besproken wordt en dat ze over alles op de hoogte zijn want zij doen daar ook alles mee qua sound checken etc. Verder was ze heel tevreden en het contact was heel goed tussen ons. Uit het evaluatiegesprek kwam naar voren om volgend jaar misschien een andere site indeling met podium en tent etc. te doen. Dit is al is eerder besproken maar kijk naar de mogelijkheden. Overleg dit met Wim Eelens.
Cool FM / Fresh FM Contactpersoon: Alex Ponson Opmerkingen: Hoofdsponsor van promotie via radio etc. voor radiospots en live uitzendingen. Dit jaar gekozen om meer met Fresh te doen dan met Cool FM. Werd erg gewaardeerd. Alex was super tevreden en heeft het nog nooit zo goed ervaren. Hij was positief over onze communicatie en hij vond dat we hard werkten en oplossingsgericht werkten. Zorg er voor dat er genoeg stroom en wifi is in het glazenhuis. Dit moet gecommuniceerd worden met Rotech en Setar. Betrek Alex bij alle dj's die je wilt regelen want ze kunnen dj's voor goedkopere prijs krijgen.
31
Glazenhuis/Cas di Glas Contactpersoon: Krish Opmerkingen: is geen sponsor maar levert Cas di Glas. Moet op tijd geregeld worden zodat het gereserveerd kan worden. 2 maand van te voren ongeveer. Cool en fresh FM staan hier in tijdens de Hi-Winds en doen live uitzendingen en interviews. Zorg er goed voor dat hier ook wifi is.
Amast Contactpersoon: Greg Marchena Opmerkingen: Is een kraan bedrijf. Sponsort uit goodwill want doet verder niks met de kranen tijdens Hi-Winds. Hij heeft laat betaald dit jaar, hou daar rekening mee. Hij kan veel doen en is eventueel voor meer dingen inzetten wat betreft vervoer e.d. Heeft ons veel geholpen.
Setar Contactpersoon: Susy Opmerkingen: Sponsor die alle wifi aanlegt tijdens Hi-Winds. Contact was niet heel goed dit jaar. We probeerden veel te communiceren maar ze zei aldoor dat het wel goed zou komen. Zorg er daarom voor dat er duidelijke afspraken worden gemaakt en probeer niet zo maar te vertrouwen dat alles goed komt. Wij vonden het daardoor best slecht dit jaar. Wifi op de site werkte eerst niet goed dus dit kan voor volgend jaar beter. Ook krijgen we gratis telefoons van hun en kunnen we gratis opwaarderen. Echter met de Hi-Winds konden we niet goed bellen en was er veel gedoe met die telefoons.
Superfood Contactpersoon: Erick Kelly Opmerkingen: Sponsort cash en is barter (fruit) sponsor. Fruit elke dag ophalen met een cadeaukaart. Werkte ideaal en was genoeg fruit voor de hele week. Willen volgend jaar graag weer sponsoren.
Sinner Contactpersoon: Calvin Kiks Opmerkingen: dit jaar niet zoveel brillen gekocht. Sinner wordt ook verkocht bij Vela en FX. Duidelijk afspreken met Wim of hij dit volgend jaar nog wil. Calvin heeft nog een promotie bedrijfje waar hij promotie materialen kan drukken. Dus als iemand wat nodig heeft kan dat bijv. bij hem gedaan worden.
Windparken Aruba Contactpersoon: Marcel Vermeulen Opmerkingen: goede sponsor omdat ze veel geld hebben gesponsord. Ze zijn niet veel op het eiland, alleen af en toe. Hebben één meeting gehad en verder alles via e-mail gedaan. Promotie materiaal van hun is door Calvin Kiks van Sinner gemaakt. Contact met hun verliep erg soepel.
KPMG Contactpersoon: Trizia Opmerkingen: prima verlopen dit jaar. Wel het programma voor de kids aanhouden. De kinderen waren dit jaar wel meer dan een uur te laat voor de activiteiten. De strand activiteiten kunnen geskipt worden volgend jaar. Water was veel leuker.
Boolchand; Comfy Feet & Accessories VBA Contactpersoon: Esleen Croes, Prakash Opmerkingen: cash sponsoring was prima en snel geregeld. Contact was goed. De havaianas stand op het strand heeft echter weinig verkocht. Even checken of ze dat weer willen doen. Ze hadden ook 10 flipflop cheques voor de winaars maar dat zijn we vergeten, oeps (haha).
32
Zenitel Contactpersoon: Tecelly Opmerkingen: sponsoren de portofoons. Let op dat de portofoons met goede opladers geleverd worden. Dat was dit jaar niet het geval. Van te voren alles checken.
ASD Contactpersoon: Martin van der Velde Opmerkingen: sponsoren 1000 awg,- aan cups voor drinken. Dit jaar eerst te weinig opgehaald. Maar je kan in 1x keer ook meerdere dozen meenemen. Wat je overhoud mag je terug geven in dichte dozen. Of bewaren voor volgend jaar. Contact verliep verder prima en hij was bereid om mee te helpen.
Antraco Contactpersoon: Robert Croes Opmerkingen: Is een radiobedrijf maar deed geen cash sponsoring dit jaar. Ze staan wel op de auto en lycra’s maar hebben bijna niks gedaan. Alleen iets voor de goodiebags en een interview afgenomen wat op de facebook kwam. Zorg er dus voor dat het contract dit jaar wordt aangepast.
FX Sports
Vela Contactpersoon: Wim en Paul Eelens Opmerkingen: Sponsoren bootjes en materiaal. Shops zijn van Wim. Let op dat je alles met hun overlegd qua merchandise en wat er met personeel gebeurd. Dit jaar kreeg het personeel van Vela en FX gratis eten maar dat was niet goed gecommuniceerd met ons. Dus even met Wim overleggen wat zij onderling afspreken met elkaar.
Aruba Deal Contactpersoon: Edwin Opmerkingen: Geen sponsor maar omdat Edwin in het comité zit, en Aruba Deal van hem is, wordt er wel reclame voor hem gemaakt.
Fusion Contactpersoon: Marin Bijl opmerkingen: Marin wilde dit jaar geen reclame maken voor Divi maar alleen voor zijn andere restaurant, Fusion. Eerst zou hier de persconferentie zijn maar dat is uiteindelijk niet door gegaan. Marin heeft erg veel spullen geleverd voor Hi-Winds maar hij gaat uit het comité. Vergaderingen zijn daarom niet meer bij hem op het kantoor. Nieuwe vergaderruimte zoeken. Hij heeft wel aangegeven nog spullen te willen leveren. Communiceer dit tijdig met hem.
Wind Racers Club Aruba Contactpersoon: Marja Hoveling Opmerkingen: doordat de WRCA onderdeel is van de IFCA hebben we de wedstrijden kunnen organiseren. Alle jongens van de club doen mee aan Hi-Winds en er zijn veel ouders die erg betrokken zijn zowel bij de WRCA als bij Hi-Winds. Tevens is Marja Hoveling verantwoordelijk voor het contact met Insel Air (korting op boardbags vervoer) en doet zij alle financiën bij Hi-Winds vanaf dit jaar. Alles wat met financiën te maken heeft moet zij hebben en weten. Overleg dit goed met haar.
33
Boardwalk Contactpersoon: Stephanie Rooijakkers Opmerkingen: Sponsort gedeelte van kamers voor de judges. Spreek goed af wat en doe dit tijdig want ze kunnen vol zitten. Contact was prima.
Aruba Beach Villa's Contactpersoon: Phill Opmerkingen: sponsoren ook kamers voor de mensen die ingevlogen worden. Blijf hier goed contact mee houden en ga vaak langs.
Inzel Air Contactpersoon: Marja Hoveling Opmerkingen: Inzel air sponsort 50 procent op het vervoeren van de boardbags. Marja regelt dit omdat ze dat ook doet voor de WRCA kinderen die met boardbags vliegen. Op tijd regelen dit jaar.
Rotech Contactpersoon: Fred Opmerkingen: Rotech regelt alle elektriciteit. Communiceer dit op tijd. Ze hebben dit jaar kuilen gegraven en ook toen gelijk kabels gelegd. Wel een puntje voor volgend jaar dat Rotech er elke dag met het opbouwen moet zijn. Dit jaar was de Cas di Glas niet goed aangesloten. Fred was moeilijk te bereiken omdat hij op Bonaire zat. Dus op tijd regelen. Verder prima.
Divi Resort Club Contacterpersoon: Marin Bijl Opmerkingen: dit jaar zouden we een sponsorboot krijgen van de Divi resort club. Uiteindelijk bleek de boot kapot te zijn en hebben we hier geen gebruik van gemaakt.
Dunkin Donuts Palm Beach Contactpersoon: Andrea Opmerkingen: Sponsort ontbijt. We krijgen elke ochtend voor 20 personen bagels, muffins en koffie gesponsord. Hier betalen we niks voor maar moeten wel het ontbijt zelf ophalen. Communiceer dit tijdig met haar.
Precision Printing Contactpersoon: Hashvin Opmerkingen: Sponsort en levert merchandise producten. Goed de deal bespreken met hun. Dit jaar staan ze op alle promotie materialen maar de deal was niet duidelijk. We doen bij hun de petten, tanktops, crew shirts voor vrijwilligers en de polo’s voor het comité. Goed afstemmen komend jaar.
More 4 less Contactpersoon: Gregory Jansen Opmerkingen: sponsort een huurautor. We krijgen een extra auto tijdens de Hi-winds. Er moet alleen een borg betaald worden. Verder goed geregeld.
The Old Cunucu House Contactpersoon: Mireilla Opmerkingen: Regelt catering en sponsort bepaald eten. Dit jaar waren ze voor Hi-Winds de cateraar. Lekker gegeten en veel waren tevreden. Sommigen ook niet. Wel een aantal punten die beter kunnen. Ze moeten sowieso met 2 frituren komen als ze het weer gaan doen volgend jaar en gemakkelijker het eten serveren want nu stond er soms een hele lange rij of moest er opnieuw eten worden gehaald waardoor het lang duurde. (dit is 2 dagen voor gevallen). Bespreek wat de
34
organisatie wil met Old Cunucu House en overleg dit ook met Old Cunucu zelf. Voor hun was het ook redelijk nieuw dus je kan zaken bespreekbaar maken.
Print Media/4sale magazine Contactpersoon: Jimena Opmerkingen: Sponsort gedeeltelijk posters etc. Dit jaar was er veel onduidelijkheid. In de eerste maand al veel met ze besproken maar uiteindelijk alles op het laatste moment nog geregeld en brochures zijn nooit gedrukt. We kregen daarvoor het programma gedrukt maar dat was gewoon op een a4 aan elkaar geniet. De deal klopt dus niet meer. Ze zei tegen ons dat de jongens die voor ons waren, alles op het laatste moment deden en wij probeerden dit recht te zetten maar komt ook zeker uit hun kant weinig actie. Dus goed een nieuw contract op stellen. (In augustus 2016 een mail gekregen waarin ze de samenwerking willen stopzetten wegens economische redenen. Het is dus van belang dat er een nieuw print bedrijf wordt gezocht).
Zen Design Contactpersoon: Darrin en Yvet Opmerkingen: Sponsort sticker op de auto. De presswall wordt ook bij hun gedaan, maar daar betalen we wel voor. Dit jaar staan ze niet op de poster omdat dat de jaren daarvoor ook niet werd gedaan maar dat klopt niet en is niet netjes. Deze sponsor niet vergeten volgend jaar en checken waar ze allemaal op moeten komen. Ze wilden zelf nog het dak van de auto bestickeren omdat dat afgelopen jaar niet gedaan was. Op tijd met hun communiceren en kijken naar mogelijkheden.
Meteoro dixies Contactpersoon: Man van Meteoro Opmerkingen: Hier regelden we de dixies. In het begin had ik dixies geregeld bij Aledda N.V en die waren erg enthousiast. Vervolgens zei Evert nee we doen het bij Meteoro want daar zijn we altijd al. Toen omgewisseld. Echter slechte keus want ze zijn hun beloftes niet nagekomen. Er was opnieuw geen licht en weinig wc papier. Volgend jaar dus bij Aledda N.V [email protected]. goed met haar contacten en zorg ervoor dat er licht en genoeg w.c papier is.
Bohama Contactpersoon: René Opmerkingen: Sponsort office trailer. Goed geregeld met Rene. Op tijd communiceren.
Picobello Contactpersoon: Ewald Opmerkingen: Regelt de ijsjes tijdens Hi-Winds. Was goed geregeld. Probeer de koelers zo goed mogelijk af te sluiten en in de schaduw te zetten want soms was het ijs wat zacht. Echter ligt dat aan de warmte. Ewald heeft aangegeven dat hij nieuwe koelers heeft besteld die beter bestemd zijn tegen de hitte. Wie weet is dat voor Hi-Winds ook beter om die te gebruiken. Communiceer dit met hem.
DOW tenten Contactpersoon: Ronnie Opmerkingen: Regelt 12 grote tenten waar spullen onder kunnen worden gezet. Goed geregeld alleen mag het volgend jaar wat eerder worden aangevraagd. 2 maand van te voren ongeveer. Moet wel voor worden betaald. Contact was prima.
Van der Biezen Contactpersoon: Tom Opmerkingen: leveren 3 tenten voor surfspullen. Contact was goed. Moet wel voor worden betaald.
35
Pieters partycentre Contactpersoon: Izaira Opmerkingen: leveren 150 stoelen en 22 tafels. Hiervoor moet je betalen. Contact was prima.
Aruba Medical Assistance: Contactpersoon: Azriah Palm Opmerkingen: regelen de EHBO. Contact was goed. Ze zijn met zn tweeën. Op tijd aanvragen. Behoren ook tot de vrijwilligers en krijgen daarom ook eten etc. ze hebben via de mariniers een verpleegkundige die op het water actief is. Zij moeten samen in contact worden gebracht.
Andina ijs Contactpersoon: mevrouw (geen naam van bekend) Opmerkingen: leveren het ijs (koelijs). Contact was prima. Zorg ervoor dat de ijskoelers tijdens de opbouwdagen het doen en goed worden aangesloten. Dit jaar werkte het eerst niet goed. Daarna was het prima. Zorg ervoor dat mensen van de bar de ijsvoorraad bij houden. Zodra het bijna leeg is moet iemand van de organisatoren bellen zodat het ijs kan worden bijgevuld. Ze kwamen dan snel bijbullen.
Bon Bini Cargo Contactpersoon: Armando Opmerkingen: levert de grote bier container waarin de opslag plaats vind van alle dranken etc. Contact was goed. Op tijd aangeven dat we de container nodig hebben.
ALBO hekken Contactpersoon: Mieke Krohn Opmerkingen: leveren alle hekken die om het terrein worden gezet. Contact was goed we hadden ze op tijd geregeld. We hadden dit jaar 60 hekken. Deze moesten wel betaald worden.
Ecotech Contactpersoon: Julio Opmerkingen: leveren grote container en toters. 1 grote 20 foot container en 10 toters (we kregen hiervan 5 gesponsord). Contact was prima. Probeer voor volgend jaar een lagere 20 foot container te krijgen zodat we de toters makkelijker kunnen deponeren. Dat was dit jaar niet handig.
Chogogo Tours Contactpersoon: Bob Pel Opmerkingen: leuk contact. 2 party bussen regelen voor dinsdagavond. Van 19:00 - 22:00 touren door Aruba. Contact was goed en was leuke avond. Hij wil voor volgend jaar eventueel wel iets doen met sponsoring. Dit jaar nog voor betaald. Communiceer dit tijdig met Bob en vraag naar de mogelijkehden
Kukoo Kunukuu Contactpersoon: Maki Wiggins Opmerkingen: regelt vervoer tijdens long distance kitesurfen in het laatste weekend vanaf Eagle beach terug naar de Huts. Eerst hadden we contact met Tim van Tiel maar dat contact verliep niet heel goed en toen zijn we daarna naar Maki gegaan wat super goed verliep. De bussen kregen we gesponsord. Tevens heeft Maki een marketing bureau waarvoor hij 5000 flyers had laten drukken voor de airport tasjes voor toeristen met een flyer van HI-Winds + happy hour coupon. Echter werkte dit niet goed dus even kijken of jullie dat dit jaar weer willen doen. Overleg met hem.
36
Brandweer Airport Contactpersoon: mevrouw (geen naam bekend) Opmerkingen: vullen het water in de waterbakken. Dit jaar wisten we van niks dat dit er moest komen maar gelukkig nog snel kunnen regelen. Moet ver van te voren worden aangevraagd. Je moet dan een brief sturen zodat je het gedoneerd krijgt. Dit jaar kregen we gelukkig ook nog donatie. Overig onderkomen:
Beach House Aruba 10% korting. We weten niet of hier echt gebruik van is gemaakt maar je ze bellen of ze het weer willen doen.
Aruba Blue Village bood goedkopere kamers aan tijdens de Hi-Winds van 9 t/m 18 juli. Dit hebben wij met hun overlegd. Ze zijn geen sponsor maar moeten wel op de site komen. Ze boden het volgende aan: de prijs is 60,- per nacht voor maximaal 3 personen in 1 junior studio excl ontbijt. Misschien willen ze volgend jaar weer iets betekenen. Overleg dit met Angelique de Rouw.
37
Algemene evaluatie door Rixt en Kristen
Zorg voor een strakke tijdsplanning qua promotie. Met alle huidige sponsoren dient zo snel mogelijk contact te worden gezocht en het contract dient dan zo snel mogelijk rond te zijn zodat je de logo's kan verzamelen voor Hi-Winds 2017. Check alle logo's van huidige sponsoren en als er nieuwe sponsoren komen vergeet ze niet op de auto te zetten als dat nodig is etc. Je zult merken dat het aan het eind te lang duurt en soms heb je ineens nog iemand waar je een deal mee sluit en die moet dan ook ineens nog op de auto of poster. Hier kan je soms niet rekening mee houden maar zorg dat je al het andere dan alvast klaar hebt zodat er aan het eind alleen nog kleine dingen hoeven worden toegevoegd aan bijvoorbeeld de poster of een andere promotie middel.
Alle promo materialen die je de deur uit doet via internet of uitdeelt moet worden gecheckt door de ATA.
Check alle logo's van de sponsoren op posters, auto etc. zodat er niet bijvoorbeeld oude logo's op staan. Misschien hebben ze ondertussen een nieuw logo. Communiceer dit met het bedrijf
Waterbakken hebben we dit jaar gekocht maar het vullen daarvan moet op tijd worden geregeld. De brandweer heeft het dit jaar gevuld.
Postmix van Romar op tijd aanvragen
WC's niet meer bij Meteoro (er was geen licht en genoeg wc papier)
Gelijk in het begin al bij alle sponsoren langs en contracten vast stellen. Sommige kloppen niet meer en het is goed om even alle contracten door te nemen en evt. nieuwe op te stellen
Setar contact was niet echt goed. Suzy reageert niet altijd en zegt dat alles goed kwam maar wifi deed het niet goed eerst. Telefoons van setar werkten ook niet altijd goed.
Mariniers boten aanvragen voor de Hi-Winds in verband nieuwe commandant. Nieuw plan bespreken met hem
Alle materialen van DIVI checken of we ze weer kunnen krijgen. Marin stopt er namelijk mee maar wil nog wel wat betekenen dus even kijken en checken hoe dat zit. We kregen van DIVI; lounge sets, golfkar, gesponsord eten tijdens ifca, persconferentie locatie, goodiebag tasjes en tanktops, vergadering locatie, security via Marin
Als het avond programma is, moet 1 stagiaire op het strand blijven om de bar draaiende te houden ivm happy hour. De andere stagiair kan dan met de bus mee. Niet alle twee mee met de avond activiteit
Houd de communicatie strak zodat het niet via allemaal verschillende lijntjes loopt. Zorg ervoor dat 1 iemand een taak op zich neemt en een ander persoon een andere taak. Ook met externe partijen belangrijk. Wie doet wat en wie is waar verantwoordelijk voor. Als er iets stuk is, klop je bij 1 persoon aan en die moet het dan fixen in plaats van dat 5 personen zich ermee gaan bemoeien. Er zijn namelijk veel mensen die zich graag ergens mee bemoeien.
Zorg voor voldoende water op het strand zodat iedereen water kan aftappen. Het idee kan zijn om een gratis waterleiding neer te zetten zodat de watervoorziening beter is en mensen water kunnen drinken zonder dat ze steeds een nieuw flesje of cup hoeven te vragen. Je kan bijvoorbeeld in de goodiebag een Hi-Winds bidon doen zodat de deelnemers die opnieuw kunnen gebruiken (recyclen). Scheelt weer drinken etc.
Probeer zoveel mogelijk recyclebare producten te krijgen tijdens catering etc.
Inschrijvingen: probeer een nieuw systeem te bedenken met bandjes. Misschien handig om met 3 kleuren bandjes te werken zodat het duidelijk is voor de organisatie waar welke kleur voor staat. Als je dan een kleur hebt dan horen daar ook regels bij. Bijvoorbeeld of je mag eten of niet. Dit jaar schepte dat onduidelijkheid bij het eten omdat we niet wisten wie nou eigenlijk eten mocht en wie niet.
Voor de catering deden we dit jaar een afstreeplijst waarbij de deelnemer een donkerblauwe munt kreeg voor het eten en een lichtblauwe voor een softdrink (cola, 7-up). Dit systeem was
38
niet heel handig. Je weet namelijk niet altijd wie er surft. Dit staat ook in verband met die bandjes waar het hierboven overgaat. Alleen de mensen die een all week pass of party package hebben of die dag surfen krijgen eten. Probeer hier een duidelijkere of handigere manier in te vinden. En deze ook manier afstemmen met de catering.
Probeer binnen het team duidelijkheid te scheppen wat betreft afspraken. Wanneer er soms iets gevraagd wordt krijg je 5 antwoorden terug in plaats van 1 goed antwoord.
Voor de catering hadden we soms teveel deelnemers ingecalculeerd. Waardoor we met nog 50 lunch boxes over zaten. Dit verkochten we dan maar probeer aan de hand van de dagen en aantal surfers exactere aantallen door te geven. We hadden nu vaak 200 ingeschat maar je kan ook 150 doen. Dit overleggen met de catering en het team.
Tijdens de prijsuitreiking in de Paseo Herencia moet er een podium komen. Hier wisten wij eerst niks vanaf totdat iemand ermee kwam. Edwin Hekman heeft toen bij de Wielerbond een 123 podium geregeld. Zorg ervoor dat dit op tijd wordt gecommuniceerd. Bij de uitreiking in de tent werd gewoon het hoofdpodium van artiesten gebruikt.
Promotiematerialen van sponsoren zoals vlaggen en banners dienen vooraf door de sponsor zelf gemarkeerd te worden. Dit jaar was dat niet het geval waardoor het niet goed kon worden bijgehouden. Er wordt op verschillende dagen materiaal gebracht. Tijdens het opruimen dient het dan weer in de juiste zakken gedaan te worden. Als dit gemarkeerde zakken zijn is het handiger om alles terug te brengen naar de sponsor anders ligt alles door elkaar. Wat ook een optie is, is om de sponsoren zelf de materialen te laten brengen en zelf weer op te laten halen. Dan kunnen ze het zelf opruimen en voorkom je problemen.
Regel voor opbouwdagen een koelbox met ijs zodat de vrijwilligers genoeg drinken hebben. Ook tijdens de volunteersmeeting of andere gelegenheden even rekening mee houden.
Zorg voor genoeg vrijwilligers zodat je meer vaste takenlijsten kan maken. Ook voor de vuilnis mensen hebben die de vuilnisbakken kunnen legen etc. dit geldt ook voor ijs bijvullen. Maar vaak wordt dit door de bar ook gedaan.
Vrijwilligers: Zorg ervoor dat je genoeg mensen indeelt bij de bar en de munten. Ook goed controleren of de mensen bij de muntverkoop goed kunnen hoofdrekenen en redelijk stress bestendig zijn. Zet er betrouwbare mensen neer zodat je die de regie kan geven en ook kan vertrouwen. Zorg voor een goede instructie dat alles duidelijk is. Mensen komen vaak aanwaaien en houden zich niet aan het schema waardoor je soms even moet schakelen om wel genoeg mensen te hebben voor de bar en merchandise. Dit loopt uiteindelijk wel los maar blijf controleren. Wat nog een andere optie is voor de bar; om het uit handen te geven aan een bedrijf die hierin gespecialiseerd is (is een tip van Romar wat in het evaluatiegesprek naar voren kwam) zie evaluatie Romar voor meer info.
Black Pearl wil iets betekenen. Contacten voor party boot of iets dergelijks (Wim Sommen heeft contact)
Muntverkoop informatie:
Je kan eventueel 2x2 mensen inzetten zodat je 2 lijnen creëert bij de munterverkoop.
Probeer een pin machine te regelen bij de muntverkoop. Op deze manier hoeven de klanten niet naar de front office om te betalen. Dit scheelt tijd. De pinbonnetjes dienen dan wel te moeten worden bewaard. Maar hier kan je een goed overzicht voor maken.
Zorg ervoor dat de tokenlijst en dranklijst op de tafel ligt bij de muntverkoop zodat er snel gekeken kan worden wat iets kost.
Romar heeft een nieuwe drankenlijst en tokenlijst gemaakt die we aan de bar hebben gehangen voor de klanten. Deze liggen voornamelijk bij Sabine in de container. De organisatie dient deze lijst te checken met de crew en met Romar voordat het evenement begint. Eventuele aanpassingen dienen te worden doorgevoerd.
39
Merhandise:
In de tent waar de muntverkoop is wordt ook de merchandise verkocht. Hiervoor zijn 1 of 2 vrijwilligers nodig die goed met financiën om kunnen gaan en zich verantwoordelijk voelen om alles ook goed te noteren. Tijdens drukke uren 2 personen. De merchandise hangt of staat in de bar (petten en/of shirtjes/lycra's).
De betaling van de merchandise werd eerst in de tent gedaan maar is daarna veranderd omdat het de betaling toen gedaan werd in de front office. De klant diende eerst te betalen in de front office en komt dan terug met het bonnetje zodat de pet of het shirt kan worden meegegeven. Volgend jaar kijken hoe dit het makkelijkst en beste kan worden gedaan zodat de financiën goed worden bijgehouden.
Dit jaar verkochten we via onze sponsor Sinner, zonnebrillen, die ook in dit gedeelte werden verkocht. De betaling hiervan werd later ook gedaan in de front office. Zodra de klant een bril wil kopen dienen ze te betalen in de office met het kaartje wat aan de bril hangt. Op dit kaartje staat een SISU nummer. Dit nummer dien je te noteren achter de bar en in de front office op de Sinner lijst. Zodra de betaling voldaan is kan de klant de bril bij de merchandise ophalen en stopt de vrijwilliger het bonnetje in een kistje. Op deze manier kan de brillen verkoop worden bijgehouden. Dit dient wel goed te worden bij gehouden. Eventueel een nieuwe manier vinden hoe dit het beste kan worden gedaan als ze volgend jaar weer brillen verkopen.
Misschien is het een idee om alle merchandise in een trailer te doen of er plaats voor te maken zodat het in één ruimte kan worden afgehandeld
Bar:
Het bar personeel dient het bar gedeelte goed in de gaten te houden. Het personeel haalt voorraad uit de bier container waar alle spullen in zijn opgeslagen. Zodra er producten op zijn dient het personeel dit door te geven aan de organisatoren zodat dit kan worden bij besteld.
Let erop dat open gebroken dozen met bijvoorbeeld volle wijn flessen NIET worden geaccepteerd bij Romar zodra het event is afgelopen. Zorg er daarom voor dat het personeel de dozen leest voordat ze open worden gemaakt. Graag alleen openen wanneer dit nodig is en niet onnodig open maken. Romar accepteert namelijk alleen maar dichte dozen die retour mogen gaan.
Deel de bar (koelers) op een logische manier in zodat je snel en handig drank kan serveren. Stem dit af met het personeel
Zorg ervoor dat er tijdens de piek uren (happy hour en in het weekend) de bar is bijgevuld met genoeg koelijst en drank
40
Evaluatie van vrijwilligers
Top: Tip:
Gezelligheid van Rixt en Kristen Takenlijst verbeteren en Rixt en Kristen volgend jaar terug vragen
Eten was lekker, Old Cunucu House aanhouden Tent volledig in orde laten maken
De sublieme aftermovie Minder dj's, meer bands
Leuke MC's: Jake en Sandy Volgend jaar Big Air Kite
Meer prullenbakken
Meer promotie vooraf, minstens maand van te voren + billboard
Love the creativity such as pallets etc. And loved your energy!
Tighter lycra's for participants
Eten was goed Nieuwe swipe machine
Gezelligheid!! Meer communiceren
Iedereen was heel tevreden, leuke mensen, heerlijk eten, alles op tijd georganiseerd, geen tips!
Ijsjes: alleen cups ipv verpakt ijs
Super gezellig! En goede samenwerking in het team
Website en facebook kan nog meer gebruikt worden
Tent reparatie
De grote witte tent ondergaat een reparatie waardoor hij vanaf 2017 weer een aantal jaren
mee kan.
41
Evaluatie hoofdsponsoren
ATA
Het was prettig om met jullie te werken. You guys were “on the ball” en hebben het goed laten lopen. Tip, zou volgende jaar beter contact hebben m.b.t plaatsting van banners/vlaggen. Bv de Aruba flags zijn achter aan de tent geplaats waarbij alleen de mensen die meededen zicht hadden op de banners. Terwijl aan de strand kant, er alleen maar 1 aruba vlag te zien was.
Mariniers
Waren erg tevreden en communicatie met stagiaires was top. Ook kregen ze voldoende voorzieningen zoals eten en drinken etc. Voor volgend jaar willen ze vaste communicatie regelen met de Hi-Winds zodat zij verantwoordelijk zijn. Zij hebben hier de mogelijkheden en ervaringen voor.
Cool FM
Erg tevreden en de communicatie was sterk en jullie dachten altijd oplossingsgericht.
Purple Entertainment
Was erg tevreden over de communicatie met de stagiaires. Reageerden altijd snel en dat was fijn. Voor volgend jaar zouden zij de indeling van het podium en de stage etc. anders willen doen zodat er meer gebruik van kan worden gemaakt en Hi-Winds naar hun mening ook meer mensen trekt. In overleg met Wim wat hierin de mogelijkheden zijn.
Romar
Positief: samenwerking was goed. we hadden snel contact en we reageerden altijd snel. Goede
communicatie en we dachten oplossingsgericht. Nooit chagrijnig.
Verbeterpunten: - professionelere uitstraling hanteren - 1 centrale ingang maken en alles verder dicht maken - een ingang zonder wc's dus die ergens anders plaatsen - bargedeelte uitbesteden aan een bedrijf. Zo krijg je meer verkoop (Mark Kiezebrink bijv. van love festival en beachtennis) - borden maken met muntverkoop en bar etc. zodat het beter aangegeven wordt - hekken met rollen amstel bright erop - meer entertainment overdag. Bijv. bandje of karaoke overdag - is het avondprogramma nodig? Kost geld. Waarom niet 1 avond ipv 3. - waarom is Hi-Winds zo lang? Maak het in plaats van 9 dagen korter - houd de bucketdeal er altijd in. Niet alleen savonds maar ook overdag. - merchandise anders aanpakken, eerder verkopen (hier hadden we onze redenen voor) - vrijwilligers kost geld. Zet er een ploeg op die weet wat ie doet, ook uitbesteden - live stream op tv (dat hadden we0 - leer van elk jaar en maak gebruik van de sponsoren en dus ook van Romar. Romar sponsort 15.000 maar is dat het nog waard? Voor hun een afweging om elk jaar te maken. - publiek betrekken en behouden - romar en sponsoren betrekken bij vergadering voor het maken van sponsor en event afspraken - sponsorvlaggen beter indelen kan ook door sponsor zelf gedaan worden. - vork lift truck voor bier - old cunucu house vonden ze niet positief. Moet betere uitstraling krijgen en vitrine moet ook mooier en hygiënischer worden ingericht.
42
VOORBEREIDINGSPERIODE
Tijdlijn
Februari: Draaiboek doornemen Visitekaartjes stagiaires maken Logo Hi-Winds aanpassen (Remco van der Berg) Sponsorpakketten bekijken en eventueel aanpassen Sponsorbrief opstellen Sponsorbezoeken starten Sponsoren werven Vergadering starten (eerste periodes 1x per week, daarna 2x per week) Taakverdeling stagiaires Merchandise Website/facebook/social media (Begroting opstellen) Maart: Design merchandise Merchandise bestellen Sponsoren bezoeken Sponsoren werven Sponsorbrief evt. meenemen naar sponsoren Lay-out marketing producten Begroting Eerste contact maken met Altered Latitudes voor lycra’s T-shirts vrijwilligers Polo's crew Promo film (wie maakt trailer/teaser en aftermovie?) Radio/tv benaderen April: Constante promotie/marketing (facebook,instagram etc.) + poster ideeën bedenken Gadgets/goodiebag producten bij sponsors vragen Vergunning aanvragen bij politie voor Hi-Winds en mountainbike Artiesten/bands benaderen Sponsor contracten afgerond Lodging (verblijf regelen voor officials) Sticker pick-up Mei: Einde sponsoring, alles bevestigen Geld binnen halen van sponsoren Alle logo's hebben en klaarmaken voor lycra's, poster, posterwall Bandschema opstellen in samenwerking met cool FM en purple entertainment Begroting sponsors Security voor hele event en het tweede weekend (2 aparte: Suen via Wim, en via Marin) Controleren van zand (ATA) Vrijwilligers voor event en opbouw Afvalcontainers regelen
43
Waterbakken + vullen Koel ijs IJsjes Site invullen qua side events Aansprakelijkheidsverzekering via CMB (roelie) Banners, zeilstickers Presswall Catering Avond programma indeling Long distance vervoer regelen bij Kukoo Kunuku Juni: Tafels en stoelen Persconferentie Radiospots Avondprogramma afgerond Insel air voor boardbags Sponsorgeld binnenkrijgen Back-up plan Vrijwilligers schema Waterschema Event schema Opbouwschema Check check dubbel check Afleveren banners van sponsoren Inschrijvingen Juli: Opbouw Event Aftermovie Afbouw Schoonmaak Betalingen & inkomsten overzicht Sponsoren bedanken Evalueren Afronden en inleveren van compleet draaiboek voor volgende editie Media Value Report afronden voor ATA
44
Sponsorbrief voorbeeld
Aruba Hi-Winds 2016
Regarding: Sponsorship Aruba Hi-Winds 2016 Dear sir/madam, We, Rixt van der Laan and Kristen Bos are the event coordinators of the Aruba Hi-Winds 2016. Aruba Hi-Winds is a renowned wind- and kitesurf event and we would be delighted if we can link your company to our event. This year is the 30th annual of Aruba Hi-Winds. We celebrate this annual from July 9th till July 18th. Of course the event will stay loyal to its venue; the Fisherman's Huts, the place known as 'the best surf spot of Aruba'. Windsurfing, kitesurfing and mountainbiking are the main sports during the event. This year Aruba Hi-Winds collaborates together with IFCA (International Funboard Class Association). Through this collaboration the event will be more international and the Aruba Hi-Winds will get more attention. The Aruba Hi-Winds is one of the largest and best-known surfing events in the world. Since its earliest days Aruba Hi-Winds has drawn international surf professionals and talented amateur surfers to the island. These days the Aruba Hi-Winds is one the largest international sporting events on the island. The event has seen continuous growth resulting in a lot of media-attention; it has increased the global visibility of Aruba. The enthusiastic support and involvement of loyal sponsors in the previous years has been the key to our success. We would be very happy to welcome you as a sponsor of the Aruba Hi-Winds 2016. We hereby attach our sponsor packages for the Aruba Hi-Winds 2016. We can make ourselves available at your convenience to visit you and discuss the sponsor opportunities. Yours sincerely, Rixt van der Laan Kristen Bos Event Coördinators Aruba Hi-Winds 2016 [email protected] www.hiwindsaruba.com
45
Sponsorpakket
SPONSOR PACKAGES SUPPORT 1.000+
BRONZE 3.000+
SILVER 6.000+
GOLD 12.500+
PLATINUM 20.000+
SUPPORT 1.000+ O LOGO ON THE POSTER O LOGO ON FLYER O LOGO ON WEBSITE O LOGO ON CLOSING CEREMONY
SCREEN O LOGO IN HI-WINDS TRAILER
BRONZE 3.000+ O LOGO IN HI-WINDS CEREMONY
TRAILER O COMPANY BANNER AT HI-WINDS
SITE O LOGO ON LYCRAS O LOGO ON PICKUP TRUCK
SILVER 6.000+ O LOGO ON ENTRANCE & EXIT
BILLBOARD O LOGO ON MTB START & FINISH O COMPANY BANNER AT MTB SITE O LOGO IN HI-WINDS AFTER MOVIE
GOLD 12.500+ O MAJOR SPONSOR REFERENCE O HI-WINDS NETWORK MEETING O COMPANY NAME IN RADIO SPOTS O LOGO ON MTB T-SHIRTS O FREE SUBSCRIPTION FOR COMPANY
MTB O LOGO ON STAFF/VOLUNTEER T-
SHIRTS
PLATINUM 20.000+ O MAIN SPONSOR REFERENCE O PRESS TALK DURING MEDIA
CONFERENCE O EXTRA ATTENTION ON THE HI-WINDS
MOVIE O ADVERTISEMENT ON THE HI-WINDS
FACEBOOK O LOGO IN COMPANY LOUNGE O COMPANY NAME FOR SURF ACTIVITY O LOGO ON STAGE
46
Sponsorcontract voorbeeld
Sponsoring organization: Comfy Feet & Accessories VBA
Represented by: Prakash Nanwani
Concerning: Sponsoring Aruba Hi-Winds 2016: 9th – 18th July
Sponsor package: Support 1000,-
To be arranged by sponsoring organization:
AWG 1000,-
10 pairs of flipflops for the winners Total sponsoring valued in cash: AWG 1000,-
To be arranged by Aruba Hi-Winds 2016: Support sponsor exposure
Logo on poster
Logo on flyer
Logo on website
Logo on closing ceremony screen
Logo in Hi-Winds trailer Conditions:
Aruba Hi-Winds will determine the placement of all promotional material on the site. Aruba
Hi-Winds will strive to place promotional material to the liking of the sponsoring
organization.
The Support sponsor package allows any banners/beach flags to be placed at the Hi-Winds
site.
Please ensure to provide online promotional material (high resolution logo’s/ website’s
address and email address) before Friday, May 15th 2016.
Please ensure to provide tangible promotional material (banners/beachflags) on Monday,
29th of June at Vela Surfshop (in between the Marriot and Ritz-Carlton).
A cheque can be addressed to ‘Stichting Aruba Windsurf & Kite Events’. It is also possible to transfer
AWG 1000,- to the following bank account:
Account name: Stichting Aruba Windsurf & Kite Events Account Nr.: 2430780190
Aruba Bank Spaans Lagoenweg 31 Savaneta
Swift: arubawax
47
Details: Aruba Hi-Winds 2016 + ‘Name sponsoring organization’ You are kindly requested to fulfil your sponsorship at your earliest convenience or before May 27th
2016.
Date: 31-3-2016 Signature: Signature: Prakash Nanwani Rixt van der Laan Kristen Bos Comfy Feet & Accessories VBA Aruba Hi-Winds 2016
48
Sponsor overzicht
Sponsor 2015 2016 Betaald
Contactpersoon
Telefoonnummer
ATA (30.000 gulden + 25.000 dollar IFCA)
Mark Benson
Ritz 6.500 0,- Louella Brezovar
The Lab 2000 0,- Diederik Kemmerling
Ezee brothers 1000 0,- Achterwege laten
ASD 1000 (cups) 1000
Setar 1000 2000 Suzy Maduro
Clearly Realty 1000 0,- Rick Maes
Superfood 3000 3000 Jack Bult
Antraco 2500 0,- Robert croes
VacayVibes 1000 0,-
Kiks 1000 + verkoop brillen
1.000 + verkoop brillen
Calvin Kiks
Arubabank CMB
1000
0,- 0,-
Nelleke
Windmolenpark
6000 12.500 Marcel Vermolen
KPMG 2000 3000 Wai Chui Chaong
Romar 1000 (15.000 in barter)
Henk Bouwman
Surfclubresort 500 0,- Niks mee gedaan
Amast 1000 2000 Greg
Boolchand 1000 Eslaine Croes
49
Invoice voorbeeld
INVOICE Aruba Hi-Winds Fishermen’s Huts [T]+297 6611338 [E] [email protected] [T]+297 6611336 www.hiwindsaruba.com
DATE: Wednesday, May 18th 2016
TO: ASD
QTY DESCRIPTION AMOUNT
Sponsorship Aruba Hi-Winds 2016
Afl. 1000,-
Total Afl. AFL 1000,-
A check can be addressed to 'Foundation Aruba Windsurf & Kite Events' before 27 of May 2016. Or you can transfer Afl. to the following banking details at your earliest convenience or at least before May 27th 2016. Aruba Hi-Winds 2016 Account name: Stichting Aruba Windsurf & Kite Events Account Nr.: 2430780190
Aruba Bank Spaans Lagoenweg 31 Savaneta
Swift: arubawax Details: Aruba Hi-Winds 2016 + ‘name sponsor’
50
Lodging 2016
Lodging: Contact: Pakket: Aantal personen:
Boardwalk [email protected] [email protected] Bakval 20, palm beach
Tussen support and bronze
voor Eric Kling en Ruben Petrisie van zaterdag 9 tot zaterdag 16 juli (juryleden)
Sale board vacations/ aruba beach villa's
Phill L.g. smith blvd, noord aruba
1 room for Victor Wijnand and his family (4 total) from sunday 10 july till tuesday 19 july. 1 room voor Ingmar Schitzler, Steve Wassenberg, Youri Koeks en Alexander Daal (4 in total) from friday 15 july till sunday 17 july (4 single beds)
Aruba blue village Angelique de Rouw Geen Bieden kamers aan tegen speciale prijs
51
Lycra's
Geplaatste order
Hi Tom, Hearby our final order for the lycra's during Aruba Hi-Winds 2016. Lycra Officials: - Color: COLOMBIA BLUE - Men's Long sleeve - Black text - Front design: Aruba Hi-Winds 2016, then the aruba hi-winds logo (see attachment) - Back design: Official (black text), en then the main sponsors (ATA, Mariniers, Purple, Bright and Cool FM - Sleeves: Black star with aruba.com (same one as last year on the offical lycra only in black) Sizes: S: 10 M: 42 L: 38 XL: 10 Lycra Participants: - Color: SAFETY YELLOW - Men's Long sleeve - Black text - Front design: Aruba Hi-Winds 2016, then the aruba hi-winds logo (see attachment), Mainsponors like last year (ATA, Mariens, Purple, Bright and Cool FM) - Back design: Rest logo's, all the logo's in black design. Same logo's as last year with a few changes: > Remove Aruba Rocks, Divi Talmarijn Aruba, The lab > ADD: Fusion, Boardwalk, KPMG - Sleeves: Aruba with star in black text (Same as last year's participant lycra design) Sizes: XS: 60 S: 80 M: 85 L: 70 XL:45 Lycra KIDS: - Color: WHITE - Long sleeve - Black text - Front design: Aruba Hi-Winds 2016, then the Aruba Hi-Winds 2016 logo (see attachment), then the mainsponsors like last year (ATA, Mariens, Purple, Bright and Cool FM) - Back design: Rest logo's, all the logo's in black design. Same logo's as last year with a few changes: > Remove Aruba Rocks, Divi Talmarijn Aruba, The lab
52
> ADD: Fusion, Boardwalk, KPMG - Sleeves: Aruba with star in black text (Same as last year) * This design is exactly the same as the participant long sleeve in safety yellow, only this one is white color Sizes: S: 20 M: 20 L: 20 These are all the lycra's we need. All the lycra's are almost the same as last year, only the logo from Hi-Winds 2016, the black text, the colors and some new logo's. Last year the logo's where a little bit to small at the back. Is it possible to create bigger logo's on the back? We think the logo's can be bigger. The lycra's need to be in Miami on the 1st of June, because we need the lycra's on Aruba at the 24th of June (by boot). Let me know if this is possible. In the attachment you will find the new Hi-Winds logo, and some new sponsor logo's. If you have any questions, let me know! Kind regards, Rixt van der Laan
Voorbeeld lycra deelnemers
53
Maten + namen lycra's
Comité aantal + maten 2 lycra's per persoon: Evert XL Edwin XL Frank L Paul M Wim L Sabine M Ron XL Marin M Rixt M Kristen M Filmer M
Mariniers + maten 2 lycra's per persoon: S: 0 M: 18 (6x3) L: 18 (6x3) XL: 0
Judges/directors/boten + maten 2 lycra's per persoon: Viktor Pieter Judges Kite judges Kids'Race S: 8 (4x2) M: 12 (6x2) L: 14 (7x2) XL: 4 (2x2)
54
Polo's Hi-Winds organisatie Evert: L Ron: L Frank: L Edwin: L Paul: M Wim: M Marin: M Sabine: S Rixt: M Kristen: S Extra stagiaires: M & L Totaal: 2: XL 4: M 4: L 2: S
Design:
Donkerblauw
Op linkerborst (vanuit drager gezien) Aruba Hi-Winds (zie logo van pet)
T-shirts crew leden Design:
Rode shirts
Witte tekst
Op linkerborst (vanuit drager gezien) Aruba Hi-Winds (logo van pet)
'CREW' op achterkant Totaal:
50 shirts in totaal
20x S
20x M
20x L
55
Promotie materiaal
Logo 2016
56
Poster Hi-Winds
57
Poster Mountainbike 2016
58
Uitnodiging VIP Boot
Personen voor VIP boot
VIP boot Zondag 17e van 5 tot 6
Wie Check Opmerkingen
Anthony Blok
Ruben Croes
Jan van Nes
Yolanda Croes
Jan Leysner
Rodney Croes
Julie Renfro
J-P v/d E
Papi de l'Isle
Phil van Sailboard's
Richard Visser
Sponsorboot zondag 17e van 3 tot 4 of 4 tot 5
Wie Check Opmerkingen
ATA 2 personen
Purple entertainment 2 personen
Fresh FM / Cool FM
Mariniers
Amstel bright (romar) 2 personen
59
Band overzicht + financiën
Overzicht Bands Aruba Hi-Winds 2016
Wie Wanneer Kosten Contact Opmerkingen Roots i riddim
Eerste zondag 10 juli
500 AWG Check
DJ 101 Eerste zondag 10 juli
100 dollar (175 AWG)
Geen nummer van
DJ Jorick Kroes
Eerste zondag 10 juli
Vorig jaar gratis +297 7314088
Check Niet gespeeld dit jaar. Is niet op komen dagen.
Totaal: 675 AWG
Alain Rockney
Vrijdag 15 juli 500 (met de openingsceremonie er bij 800 AWG)
+297 5650069
Check
Dj bigrik Vrijdag 15 juli 100 dollar +297 5925383
Check
Totaal: 675 AWG
Dj Top ranking
Zaterdag 16 juli
100 dollar +297 5945443
Check
Cozmic Stonez
Zaterdag 16 juli
550 AWG +297 5925853
Check 1 uur
Kawura (band)
Zaterdag 17 juli
(500 AWG) via alex +297 7344750
Check Kawura (band)
Totaal: 1.225 AWG (top ranking en kawura 1 bedrag voor de sets berekend)
Honeypot Zondag 17 juli (700 AWG) +297 5937084
Check Hoofd act
Nutzbeatz Zondag 17 juli
Vorig jaar (500 AWG)
+ 297 5948817 nieuw nummer. Is gemaild
Check
1 dj renzo Zondag 17 juli 100 dollar via alex +297 5925579
Check
Totaal: 1.375 AWG
Totaal: 3.950 AWG voor alle bands en DJ’s
60
Tijdschema 2016:
Zondag 10
17.00-19:00 DJ 101
19:00 - 21:00 DJ Jorick Croes
21:00-22.00 (?) Roots I Riddim (speelt 1 uur)
Vrijdag 15
16.00-18.00 DJ Bigrig
18.00-19.00 Alain Rockney
19:00- 20:00 IFCA uitreiking
20.00-22.00 Alain Rockney
Zaterdag 16
16.00-19:00 DJ top rankin
19:00-20:00 Kawura 1e set
20.00-21:00 Cozmic Stonez
21:00-22:00 Kawura 2e set
Zondag 17
16.00-19.30 DJ Renzo
19.30-21:00 Honeypot
21:00-23.00 Nutzbeatz
61
Security schema
Security gehele event
Elke dag 2 shifts. Van 12 uur ’s nachts tot 4 uur ’s nachts zijn er 2 man security die elkaar daarna afwisselen.
Dagen Bewaking strand (marin) Personen:
Woensdag 6 juli (start opbouw hi-winds)
1e shift 8-4 's ochtends 2e shift 12 - 8
1 persoon 1 persoon
Donderdag 7 juli 1e shift 8-4 's ochtends 2e shift 12 - 8
1 persoon 1 persoon
Vrijdag 8 juli 1e shift 8-4 's ochtends 2e shift 12 - 8
1 persoon 1 persoon
Zaterdag 9 juli 1e shift 8-4 's ochtends 2e shift 12 - 8
1 persoon 1 persoon
Zondag 10 juli 1e shift 8-4 's ochtends 2e shift 12 - 8
1 persoon 1 persoon
Maandag 11 juli 1e shift 8-4 's ochtends 2e shift 12 - 8
1 persoon 1 persoon
Dinsdag 12 juli 1e shift 8-4 's ochtends 2e shift 12 - 8
1 persoon 1 persoon
Woensdag 13 juli 1e shift 8-4 's ochtends 2e shift 12 - 8
1 persoon 1 persoon
Donderdag 14 juli 1e shift 8-4 's ochtends 2e shift 12 - 8
1 persoon 1 persoon
Vrijdag 15 juli 1e shift 8-4 's ochtends 2e shift 12 - 8
1 persoon 1 persoon
Zaterdag 16 juli 1e shift 8-4 's ochtends 2e shift 12 - 8
1 persoon 1 persoon
Zondag 17 juli 1e shift 8-4 's ochtends 2e shift 12 - 8
1 persoon 1 persoon
Maandag 18 juli afbouw 1e shift 8-4 's ochtends 2e shift 12 - 8
1 persoon 1 persoon
Dinsdag 19 juli afbouw 1e shift 8-4 's ochtends 2e shift 12 - 8
1 persoon 1 persoon
Woensdag 20 juli afbouw 1e shift 8-4 's ochtends 2e shift 12 - 8
1 persoon 1 persoon
Security schema laatste weekend De security voor het laatste weekend is geregeld via Wim (Suen). De volgende informatie is daarbij van belang geweest:
Tijdens het feest: 2e weekend zaterdag en zondag van 18:00 - 23:00 's avonds
62
Merchandise
Petten
Ongeveer 60 per stuk (kleine verandering omdat er maar bepaalde petten beschikbaar waren)
Totaal 600 petten
+ 200 buttons met 30th annual erop
Cork grey Aztec: Galaxy black black Floral hawai
Graffiti black aqua Lepra green Animal black black
63
Tanktops Design:
Wit/zwarte tanktop voor dames met kruis op de rug
Wit/zwarte tanktop voor heren met open arm gaten
Zie afbeelding voor logo
Alleen logo op voorkant
Het logo is op het zwarte shirt te verkrijgen in de kleuren blauw, wit en oranje
Het logo is op het witte shirt te verkrijgen in de kleur zwart Totaal:
160 tanktops in totaal
100 mannen
60 vrouwen Voorbeeld tanktop:
Goodiebag
Wie Wat Opmerkingen
Fusion/Divi t-shirts het tasje zelf
Binnen
Antraco Zonnebrand Binnen
Bula Stickers Binnen
Mariniers Ballonnen, pennen en bandjes
Binnen
Hi-Winds Buttons En programma voor deelnemers (dit is het schema van de website)
Binnen
64
Radio spot
RADIO spot Cool FM (tevens opgestuurd naar ilovearuba en Antraco AFM)
Ladies en Gents, Aruba Hi-Winds is back with the IFCA Pan American Slalom Championships.
Windsurfing, Kitesurfing and mountainbike competitions @ the Fisherman's Huts from 9 till 18th of
July.
Be there! Like us on facebook and instagram or hiwindsaruba.com for the complete schedule.
Aruba Hi-Winds is powered by:
Aruba Tourism Authority
Amstel Bright
Purple Entertainment Group
Korps Mariniers
Cool FM and Fresh FM
Social media
De inloggegevens van onderstaande social media accounts zijn te vinden in de dropbox onder het
mapje 'social media'.
Gmail
65
Vervoer kitesurfen van Eagle beach naar Fisherman's Huts
Schema Kukoo Kunuku bussen
Dag: Tijd:
Zaterdag 16 juli - Om 9:30 start de eerste kite long distance wedstrijd en om 16:00 de tweede kite long distance wedstrijd. We hebben dan een bus nodig van 9:30 tot +/- 10:30 en een bus van 16:00 tot +/- 17:00 om alle surfers vanaf Eagle Beach naar Fisherman's Hut's te brengen.
Zondag 17 juli - Om 9:30 start de eerste kite long distance wedstrijd en om 15:00 de tweede kite longdistance wedstrijd. We hebben dan een bus nodig van 9:30 tot +/-10:30 en om 15:00 tot +/- 16:00 om alle surfers weer vanaf Eagle Beach naar Fisherman's Hut's te brengen.
In jullie bus worden alleen de surfers vervoerd
Het vervoeren van de surfspullen wordt gedaan door de Mariniers.
We hebben dus alleen bussen nodig voor de aangegeven tijden en niet voor de hele middag.
Schema Chogogo Tours Vrijdag 15 juli
Dag: Tijd:
Vrijdag 15 juli - 1 bus van 17:00 tot +/- 19:30
Aansprakelijkheidsverzekering De aansprakelijkheidsverzekering is in 2016 geregeld via Roelie Groenewegen van CMB Aruba. De verzekering is te vinden in de dropbox onder het mapje 'verzekering'.
Waterbakken
Er zijn in 2016 waterpakken gekocht voor 250 awg,-. Deze staan bij Sabine Rump in de tuin als opslag.
Er hoeven in 2017 daarom geen nieuwe waterbakken te worden geregeld. Ze moeten alleen gevuld
worden. Dit is in 2016 gedaan door de Brandweer. Regel dit op tijd.
66
Pers conferentie
Press release English version ARUBA HI-WINDS READY FOR ITS ANNIVERSARY EDITION
The month of July is here and so local as well as international windsurfers and kiteboarders are
getting their gear ready for the annual Aruba Hi-Winds, the largest aquatic event of its kind in the
Caribbean. This year, the event is celebrating its 30th anniversary. A lot of things have changed since
the early years, in the late 80's, early 90's, when professional windsurfers used to come to Aruba to
compete. Aruba Hi-Winds, however, has always managed to follow the latest trends. In the past 20
years, it was a popular amateur event, bringing in participants from the Americas, Europe and the
Caribbean. Kiteboarding has become an important part of the event, as have SUP (Paddle board) and
Mountain Bike competitions. Aruba Hi-Winds has moved with the times and it is here to stay, so
expect the beach of Fisherman's Huts to fill up with colorful sails and enthusiastic athletes once again
in the second week of July.
When Aruba Hi-Winds celebrated its 25th edition in 2011, the World Tour of the Professional
Windsurfing Association (PWA) paid a visit to Aruba. World Champions like Antoine Albeau and Bjorn
Dunckerbeck fought it out to win the prize money, sponsored by the Aruba government. Sarah-Quita
Offringa, multiple world champion freestyle and slalom, raised on this island and a participant at the
Aruba Hi-Winds through the years, competed as well.
On the occasion of the 2016 anniversary, the International Funboard Class Association (IFCA) is our
guest. The Pan-American Slalom Championships will be on the program and the North- and the
South-American Slalom titles will be at stake, the Caribbean being part of North-America for the
occasion. There are various local candidates for these titles, following the example of Sarah-Quita
who has inspired several juniors: Nik and Mack van den Eerenbeemt, Ethan Westera and his younger
brother Nathan are just a few of the budding talents of this island. They will compete for the titles in
their respective categories, which vary from Youth and Juniors to Masters and Grandmasters.
Besides this international main event, held from July 12 till 15, the regular amateur Hi-Winds events
will also be on the agenda: on Sunday, July 10, there will be Kite Freestyle competition and Mountain
Bike races, in the weekend of July 16 and 17, windsurfers and kiteboarders alike will do five long
distance races and in the meantime windsurfers will battle it out on the ocean for the freestyle titles
of King of the Huts and Prince of the Huts. A SUP competition will be held at the end of the afternoon
during that final weekend.
Aruba Hi-Winds is not only a sport feast, but it also means musical entertainment: DJ's and live bands
will perform on weekend nights, such as DJ Jorick Croes and reggae band Roots I Riddim on Sunday
10; DJ BigRic and Alain Rockney on Friday 15, DJ Top Ranking, Cozmic Stonez and Kawura on Saturday
16 and DJ Renzo, Honeypot and Nutzbeat on Sunday 17.
Together with the Aruba Hi-Winds committee members, the organizers of the event, Kristen Bos and
Rixt van der Laan, have worked hard to put together a great event. They are inviting everyone who
loves sun, sea, watersports, cold beer and live entertainment to write down the Aruba Hi-Winds at
67
Fishermen's Huts (July 9 till 18) in their agendas to be sure not to miss it. Find us on Facebook and
'Like' us to stay up to date. Further information to be found on www.hiwindsaruba.com.
Belangrijke zaken tijdens pers conferentie
Donderdag 30 juni:
Pers conferentie 17:00 - 18:00 bij The Sandpiper Bar, Divi All Inclusive
USB-sticks meenemen voor pers (hierop staan press release in Nederlands, Engels en Papiamento en foto's van Hi-Winds)
T-shirts organisatie meenemen (blauwe polo's)
Merchandise meenemen voor promotie
Bright blikjes kopen en meenemen
Winkelstraat
Tijdens het winkelstraat met Hi-Winds zijn de volgende bedrijfjes aanwezig:
Havaianas (verkoop slippers)
Sports Caribe (verkoop sportkleding)
1 sieraden winkeltje (verkoop armbandjes, kettinkjes etc.)
1 kunst (verkoop kunst beeldjes handmade)
Inrichting beach met pallets
Hieronder twee voorbeelden van hoe we de site hebben ingericht:
68
MC Programma MC: Sandy van T Het programma voor de MC zag er als volgt uit: Alle sponsoren:
Aruba Tourism Authority
Bright
Korps Mariniers
Purple Entertainment
Cool FM / Fresh FM
Amast
Setar
Superfood
Sinner
Windparken Aruba
KPMG
Boolchand; Comfy Feet & Accessories VBA
Zenitel
ASD
Antraco
FX Sports
Vela
Aruba Deal
Fushion
Wind Racers Club Aruba
Boardwalk
Aruba Beach Villa's
Inzel Air
Rotech
Divi Resort Club
Dunkin Donuts
Precision Printing
More 4 less
The Old Cunucu House
Print Media
Zen Design Winkelstraatje: Hi-Winds schema: - Hi-Winds Caps + tanktops - Zie programma - Havaianas - Sport Caribe - Souvenirs Overig: Catering benoemen, Happy Hour etc. en yoga in het laatste weekend door Dushi Yoga.
69
Wedstrijdzaken
Junior semi long distance Hi winds 2016 3 races als mogelijk, geen discard. Zaterdag 2, zondag 1. (ivm freestyle) Volunteers: - Racedirector Pieter Verduijn, Arnold Lieuw - Rescue/finish boat Addie and Arnold (2 boats) - Flag, back up finish and Registration Astrid and Chantal - Enter/exit water list Theo Rescue boat team: - Klaar zetten van parcours: - 1 boei draai punt tussen wrak en arashi. Afhankelijk van wind. - 1 boei finish in verlengde van vela vlag, halve wind tov draai punt. - Tijdens race: 1 boat finish boat bij boei, andere boat safety /bezem vaart met groep mee Skippermeeting (racedirector legt uit) : - Juniors (no adults) buiten leeftijdcat. mogen mee varen zonder score - Parcours : volgorde van de vlaggen , start line, waar is de boei, waar is de finish en van welke kant te passeren, draaien - te vroeg vertrekken is omdraaien, terug over startline, opnieuw starten anders disq. - maak een buddy - ga je op het water en van het water meld bij ………. (enter/exit water parent) - wanneer safety of pick up nodig, blijf geduldig en kalm. Het kan zijn dat de boat 5 tot 10 min nodig heeft bij je te komen. Wanneer mogelijk gewoon lekker door blijven varen. Vlaggen en back up finish: (Chantal en Astrid) 3 min voor race rode vlag omhoog (1 minuut rood) 2 min voor race rode flag omlaag (1 minuut niks) 1 min voor race geel (30 sec geel) 0.30 sec geel omlaag (30 sec niks) 00.00 groen omhoog Back up finish: wanneer nodig zal de finish boat ook moeten helpen by safety. Dus voor de zekerheid ook vanaf de kant een zicht houden op wie er finished, in welke volgorde. Finish rode vlag vela en boei. Materiaal geregeld: - 2 boeien incl ankers (AKC) - 3 vlaggen (AKC) - 2 blackboard voor skippersmeeting (Que Pasa) - Boat 1 (Addie) - Boat 2 (Arnold)
70
Materiaal nodig van Hi-Winds - 4 klemboard incl pen (1. enter/exit water parent, 2. finish boat, 3. starter/backup finish team 4. Racedirrector) - Official lycra’s / t shirt voor wed. begeleiding
71
Inschrijving KITE KIDS
KITE Kids:
Freestyle competition ONLY or Semi-Long
Distance Races ONLY : $ 50 / Fl. 90;
Freestyle AND Semi-Long Distance Races: $
80 / Fl. 140 including lycra, goody bag,
lunches and dinners (when provided).
Extra:
Full week’s lunches, dinners (when provided)
& parties for ONLY-participants : $ 50 / Fl. 90
Please take into account that we do NOT accept $100 bills.
72
Inschrijving KITE ADULTS
KITEBOARDING: Adults
Kiteboard Long Distance Races ONLY : $ 60 /
Fl. 110; (including lycra, goody bag, lunches &
dinners ; Extra: numbered bib $10).
Kiteboard Freestyle competition ONLY : $ 60
/ Fl. 110; (including lycra, goody bag, lunches
& dinners (when provided).
Kiteboard Freestyle competition AND Long
Distance Races: $ 100 / Fl. 175 (Not included:
a numbered bib which is mandatory for Long
Distance Races, available at $10 refundable
down-payment).
Extra:
Full week’s lunches, dinners (when provided)
& parties for ONLY-participants : $ 50 / Fl. 90
Please take into account that we do NOT accept $100 bills.
73
Inschrijving Windsurfen IFCA
IFCA registration
Adults: € 130/$ 145/Fl. 260; Youth & Juniors
€ 110 / $ 125 / Fl. 220 (Including lycra &
goody bag)
Extra:
Full week’s lunches, dinners (when provided)
& parties for ONLY-participants : $ 50 / Fl. 90
Please take into account that we do NOT accept $100 bills.
74
Inschrijving Windsurfen Hi-Winds
Windsurfing:
Windsurf Freestyle competition ONLY or Long Distance Races ONLY : $ 60 / Fl. 110 (incl. lycra and lunch on Saturday and Sunday and dinner on Friday 15 & Monday 18 at Awards Evening)
Windsurfing Kids (New, Super- & Big) : $ 60 / Fl. 110 incl. Kid of the Huts Freestyle competition, lycra, goody bag, lunches and dinners (when provided)
Windsurfing Guppies & Barracudas : $ 50 / Fl. 90 incl. guppy competition, lycra, goody bag, lunches and dinners (when provided)
Extra:
Full week’s lunches, dinners (when provided)
& parties for ONLY-participants : $ 50 / Fl. 90
Please take into account that we do NOT accept $100 bills.
75
Extra pakket
Extra packages
Mountain Bike Racing: $ 25 / Fl. 45
Full week’s lunches, dinners (when provided) & parties for ONLY-participants : $ 50 / Fl. 90
Non sailing Participants: $ 60 / Fl. 110 (including goody bag, lunches, dinners (on July 11, 15, 16 & 18) & parties)
Please take into account that we do NOT accept $100 bills.
76
Certificaat kinderen
Certificate
………………. PARTICIPATED
IN THE
ARUBA HI-WINDS
2016
77
Teaser en aftermovie Hi-Winds
De teaser is te vinden via de volgende link:
https://www.youtube.com/watch?v=hSXYNjwcOLc
De aftermovie is te vinden via de volgende link:
https://www.youtube.com/watch?v=F0bA7jRbrpI
78
Nawoord
Wanneer je zaken of documenten mist of ergens meer informatie over wilt weten neem dan contact op met onderstaande organisatoren van 2016:
Rixt van der Laan [email protected]
Kristen Bos [email protected]